MANUAL OPERATIVO Y ADMINISTRATIVO DEL …mqrinvestigar.com/mqr/MANUALMQR.pdfAnexo ATS – SRI…………………………………………………… 57 Identificación Informante

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MANUAL OPERATIVO Y ADMINISTRATIVO

DEL

SISTEMA FINANCIERO CONTABLE

MQR®

Revisión 2009



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ÍNDICE Antecedentes…………………………………………………………………….…… 12

Contenido del Paquete Informático…………………………………………….…... 13 Requerimientos Computacionales………………………………………………….. 14 Configuración del entorno de Windows………………………………………….… 16 Instalación del Sistema……………………………………………………………… 20 Ambiente monousuario…………………………………………………….… 20 Ambiente multiusuario en redes…………………………………………..….. 21 Preparación de la red………………………………………………... 21 En el Servidor…………………………………………………….… 21 Ingreso de licencias………………………………………... 23 Generar el disco virtual…………………………………….. 25 En los usuarios………………………………………………………. 25 En las estaciones de trabajo…………………………………………. 25 Protocolos de Comunicación en la red…………………………………………….. 26 Configuración de un acceso remoto a un servidor mediante una red pública....… 28 Opciones y Teclas de función.……………………………………………………… 29 Configuración para grabar un Archivo en Excel……………………………….… 30 SQL Migración…………………………………………………………………….. 26

Instalar Fuente para generar Código de Barras……………………………….…. 31 Parametrización de Cuentas Contables del Sistema MQR ……………….….. 32 Módulos Financieros Contables

Contabilidad.…………………………………………………………….…... 33 Asientos Contables………………………………………………..… 34 Entradas de asientos Modificación Eliminación Consultas Listados de Diarios Soporte de Diario Retenciones Listado

Comprobantes Voucher – Cheques Solo Cheques Comprobante de Retenciones Llenar formularios de Impuestos Imprimir formularios de Impuestos Diario General por Nro. De Asientos

Control Presupuestario……………………………………………... 38

Pág.



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Listado de Partidas Cédula Presupuestaria Auxiliares Libro Auxiliar Libro Mayor Balances……………………………………………………………. 41 General Analítico Comprobación Comparativo Estado Caja de Bancos Balance a Excel Resultados x C.C Plan de Cuentas……………………………………………………. 46 Creación Modificación Eliminación Consultas Listado Automatización……………………………………………………. 51 Organizar Integración Caja & Cartera Facturación Inventarios Nómina Órdenes Producción Activos Fijos Proveedores Índices Financieros Conciliación Bancaria…………………………………………….. 53 Actualizar Cuentas Conciliar su Cuenta Conciliar del Estado Conciliación con Glose Registro no Conciliados Listado de Cheques Balance Inicial Especiales…………………………………………………………. 55 Activar Mes Cierre Mensual Indexar Archivos Reconstruir

Respaldo Recuperar Respaldo Depurar Anulados Configurar Retenciones Tabla Configurar Libros Diarios Configurar Centros de Costos Renumerar Asientos



3

Configurar Cheque Preimpreso Configurar Año de Apertura Configurar Comprobante de Egreso Configurar Comprobante en General Configurar Monedas Configurar Comprobante Retenciones Configurar formularios Imprimir Matriz

Anexo ATS – SRI…………………………………………………… 57 Identificación Informante Período Informado Compras Ventas Exportaciones o Ingresos del Exterior Comprobantes Anulados Talón Resumen de Anexo Transacional Generar Medio Magnético XML Fichas de Clientes Ficha de Proveedores Organizar para Validación Anexo REOC – SRI…………………………………………………. 58 Identificación Informante Período Informado Compras Talón Resumen de Anexo Transacional Generar Medio Magnético XML Ficha de Proveedores Organizar para Validación Anexo RDEP – SRI

Activos Fijos…………………………………………………………………. 60 Ficha de Bienes Consultas de Fichas Movimientos Depreciación Manual Depreciación Automática Especiales Ubicaciones Tipo de Bien Reversar Asientos Contables Respaldos Recuperar Respaldos Estadísticas Listado de Bienes Listado de Ubicación

Listado por Tipo Movimientos Depreciaciones Listado por Custodio

Etiquetas Facturación……………………………………………………………….….. 65



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Elaborar Factura Modificar Factura Anular Factura Imprimir Factura Nuevos Clientes Actualizar Datos Clientes Estadísticas Listado de Ventas Generales Listado de Ventas Detalladas Listado de Ventas por M2V Listado de Ventas por Cliente Listado de Ventas por Vendedor

Listado de Vendedores Listado de Ventas con Fletes por Vendedor Listado de Vencimientos Listado de Ventas por Producto Listado de Ventas por Turnos Ventas de Clientes por M2V Utilidad Bruta en Ventas Listado por Tipo de Ventas Listado Utilidades Facturas Ventas Tarifa 0, IVA e ICE Facturas Pendientes de Cobro Facturas Glosadas por Cliente Facturas Cobradas Listado Ventas por Ven por Producto Listado Ventas por Ven por Clientes Ventas de Vendedores por M2V Saldos de Facturas por vencer Resumen de Cobros Puntos de Venta Facturas Pendiente del día Listado de Facturas Anuladas Resumen de Ventas por Cliente Facturas pagadas sin N/C Listado de Ventas por Servicios Listado Pauta de Publicidad por Fecha Listado Pauta de Publicidad por Código Listado Fechas de Pauta de Publicidad Resumen Ventas de Publicidad por Regional Resumen Ventas de Publicidad por Tipo de Anuncio Listado Pauta de Publicidad por Código Ordenado Listado por Ventas por Combo de Servicios

Guías de Remisión Elaborar Guía Modificar Guía

Anular Guía Actualizar Guía Imprimir Guía Estadísticas



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Configurar Impresión Guías Configurar Numeración Guías

Proformas Elaborar Proformas

Modificar Proformas Anular Proformas Imprimir Proformas Especiales Estadísticas Configurar a Factura Indexado

Notas de Crédito por Devoluciones Elaborar Notas de Crédito Anular Notas de Crédito Imprimir Notas de Crédito Listado de Clientes con Nota de Crédito Lista de Vendedores con Nota de Crédito Listado Nota de Crédito por Clientes Listado Nota de Crédito por Vendedores Configurar impresión Notas de Crédito Configurar numeración Notas de Crédito Reconstruir Notas de Crédito

Consultas PVP Productos Consultas PVP Servicios Especiales Configurar Impresión Factura Configurar Parámetros Factura Configurar Numeración Factura Actualizar Tabla Vendedores Configurar Contabilización Configurar Turnos Respaldar Archivos Recuperar Respaldo Archivo Reversar Asientos Contables Configurar Formas de Pago Configurar Servicios Configurar Recargos Configurar Combos de Servicios Configurar Combos en Detalle

Activar factura anulada Migración a Excel

Caja Recaudación…………………………………………………………….. 73 Recaudación por Clientes Recaudación por Facturas Resumen de Ingreso Resumen de Ingreso con Diferencia Estado de Cuenta Listado de Faltantes Listado de Sobrantes Glose de Valores Facturas días anteriores



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Cancelación de garantía Listado de Garantías Pendientes Listado de Garantías Canceladas Listado de vencimiento de garantías

Cartera ………………………………………………………………….….… 76 Movimientos Créditos Débitos Modificar Créditos Modificar Débitos Cancelación de Garantías Listado valores en garantía pendientes Listado valores en garantía cancelados

Listado vencimiento de valores en garantía Estado de Cuenta del Cliente

Nuevos Clientes Actualizar Datos de Clientes Consultar Clientes Datos Complementarios Especiales Configurar Comprobantes Configurar Intereses por Mora Configurar Intereses Prepago Configurar Tabla Cobradores Configurar Tabla Vendedores Configurar Contabilización Configurar Ciudades Respaldar Archivos Recuperar Respaldo de Archivos Configurar Pagos Reversar Asientos Contables Configurar Profesiones Configurar Sectores Configurar Planes Unificar Clientes Estadísticas Listado de Cartera Vencida Listado de Cartera Prepagada Listado de Cupos de Crédito Listado de Clientes Listado de Cobradores Listado de Retenciones Listado de Notas de Débito Listado de Notas de Crédito Listado de Cheques Posfechados

Listado Saldos de Clientes Listado de Movimientos

Listado Saldos & Observaciones Vencimiento Facturas Extracontable Antigüedad de Cartera Vencida



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Antigüedad de Saldos de Cartera Resumen de Ingresos Resumen de Cartera por Vendedor Listado de facturas por antigüedad

Migra Ficha a Excel Saldo de Apertura

Inventarios…………………………………………………………………..... 81

Almacén Crear Ficha de Productos Actualizar ficha de Productos Consulta Producto Cambiar Códigos Precio de Venta Ficha de Proveedores Consulta Proveedores Tarifación Etiquetas Inventario Inicial Multibodega Existencias Multibodegas Arqueo Existencia Física

Bodega Movimientos Actualizar Movimientos Comprobantes del Sistema Comprobantes Preimpresos Duplicar Movimientos Estadísticas Especiales Costeo de Productos

Proveedores………………………………………………………………….. 90 Movimientos Modificar Movimientos

Eliminar Movimientos Consultar movimientos Ficha de Proveedores Consulta Proveedores Estadísticas Saldo de apertura Especiales Migrar ficha a Excel

Conf. Comprobantes Actualiza Nro. Comprobantes Comprobante de Retención Preimpreso Respaldar Archivos Recuperar Respaldos Producción………………………………………………………………….... 95

Ordenes de Trabajo Crear Actualizar



8

Eliminar Cerrar Orden Activar Orden Transferir Orden Movimientos Materias Primas Mano Obra Directa Gastos Fabricación Duplicar Orden Estadísticas Especiales Comprobantes Departamentos Respaldar Órdenes Recuperar Órdenes Reversar Contable

Nómina……………………………………………………………………….. 99 Movimientos Ingresar

Modificar Consultar Otros Ingresos Otros Descuentos Registro préstamo Duplicar rol Eliminar rol Movimientos resumidos Generar Quincena en porcentaje

Actualizar Empleados Consultar Empleados Estadísticas Imprimir Rol de Pagos

Imprime Rol Quincenas Recibo de Pago Recibo de Pago Quincenal Décimo Tercero Décimo Cuarto Planilla IESS Planilla Fondos de Reserva Carta Debito Bancario Finiquito Liquidar Haberes Provisiones Mensuales Distribución de Utilidades Listado de Personal Listado de Movimientos Listado de Impuestos Liquidación de Impuestos Planilla Impuestos [RT-T] Glose de Otros Ing. Y Desc. Glose Ing. Y Descuento por Concepto



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Recibo individual glosado Saldo de los Préstamos Auxiliares de Préstamos Generación de Cheques Listado de Horas Extras

Medio Magnético Especiales Configurar Medio Magnético Configurar Parámetros para Cálculos Configurar Departamentos Configurar Secciones Configurar Tabla de Impuesto Mensual Configurar Asiento Contable Configurar Parametrizar IESS Respaldar Recuperar Respaldo Reversar contable

Proceso para Automatización……………………………………………………… 108 Módulos Administrativos

Control de Personal…………………………………………………………. 110 Timbrar Tarjeta Tarjeta de Control Kardex Borrar Registros de Tiempo Respaldar Archivo Recuperar Respaldo Archivos

Mailin Agenda……………………………………………………………… 111 Marketing Fichas……………………………………………………………… 112 Definir Tipos

Definir Asignaciones Seguimiento por Cliente Seguimientos por Tipo Seguimientos por Asignación Seguimientos por Usuario Respaldar Archivos Recuperar respaldos de Archivos

Servicio al Cliente…………………………………………………………. 113 Seguimientos Consultas Definir Áreas Definir Vía Estadísticas Seguimientos por Clientes Seguimientos por Áreas Seguimientos por Vías Seguimientos por Usuario Respaldar Archivos Recuperar Respaldos de Archivos

Upgrade……………………………………………………………………… 115



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Claves……………………………………………………………………….. 115 Configuración…………………………………………………………….... 116

Respaldos (localidad) Recuperar Respaldos Datos de la Empresa Configurar Empresas Configurar Cuentas Fichas de Usuarios Cerrar Año Transferir Saldos de Apertura Cargar Fotografías

Mantenimiento…………………………………………………………...… 120 Multiempresa …………………………………………………………………….. 120 SQL Migración de Datos……………………………………………….……….... 121 Licenciamiento……………………………………………………………………. 121 Actualizaciones desde Internet…………………………………………………... 122 Soporte Virtual vía Internet………………………….......................................... 122 Diagramas de Procesos…………………………………………………………… 123

Módulos Financieros Contables Integrados Módulos Administrativos

Ejercicio Práctico……………………………………………………………..….. 141 Test para Evaluación…………………………………………………………….. 143 Glosario de Terminología…………………………………………..………..….. 145 Preguntas Frecuentes

Procedimiento para realizar una conciliación bancaria…………….……..….. 155 ¿Qué es el manejo de integración de procesos?................................................. 158 Mantenimiento: por fallas, por pérdida de información………………..……. 158 ¿Cómo facturar en negativo?........................................................................... 160 ¿Cuál es el procedimiento para realizar el cierre de año?................................. 160 ¿Cuál es el procedimiento para la distribución de utilidades?........................... 161 Manejo de integración de procesos en versiones inferiores a la 8……………. 162 Procedimiento de transferencia de bodega………………………….……. 163 ¿Cómo efectuar el anticipo a clientes?.............................................................. 164 ¿Cómo efectuar el anticipo de proveedores?..................................................... 165 ¿Cuales son los pasos a seguir cuando se desee cambiar de maquina o se formatee el ordenador?................................................................................. 165 Pasos a seguir cuando se desconfiguren las impresiones…………………….. 166 Pasos a seguir para configurar el balance inicial ……………………………. 166 Clientes duplicados, ¿cómo unificarlos?........................................................... 166 Manejo de varias empresas, ¿cómo hacer una actualización?........................... 167 ¿Cómo parametrizar un documento?................................................................ 167 ¿Por qué se altera la numeración en la facturación?......................................... 168 ¿2 o más usuarios pueden trabajar en el mismo módulo en el sistema multiusuario?................................................................................................... 168 ¿Se puede transferir varias veces los saldos iniciales después de creado el nuevo año?....................................................................................... 168 ¿Cómo se crea una nota de venta preimpresa?......................................... 168



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Antecedentes

En el cambiante mundo de la tecnología avanzada, es realmente imprescindible que el profesional contable, conozca y asimile como los sistemas de información basados en computadora afectan su entorno profesional.

Los Sistemas Financieros Contables frente a la globalización mundial han llevado al profesional contable a un enfrentamiento constate entre hombre y tecnología.

Partiendo del hecho de que todo profesional contable necesita modernizarse con la tecnología existente, necesita de una herramienta de soporte como es el caso de la Aplicación de Usuario



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Final MQR®, para esto es necesario utilizar el medio informático existente más los conocimientos de Control de Auditoría para que la computación sea un medio eficaz e innovador de control.

En este sentido es necesario, que el sistema a implementarse disponga de un riguroso componente de controles y accesos a información requerida por los usuarios y estos conduzcan a la protección de datos, así como la información en general de las organizaciones en toda su complejidad.

Por lo que el Sistema Financiero Contable MQR® de producción ecuatoriana, ha sido suficientemente acogido por varias empresas del sector industrial y comercial desde 1995.

¿Qué es MQR®?

(Manager Quick Research™) ‘Búsqueda Gerencial en Tiempo Real’

Ingeniería de software en tiempo real para soluciones de negocios orientada a pequeñas y medianas empresas (PYMES).

¿Quiénes somos?

Somos un equipo conformado por profesionales con formación en áreas como: informática, finanzas, auditoría y contabilidad con los objetivos de enfrentar y brindar soluciones integrales ante la problemática empresarial.

Fundamentos Operativos

• Opera en sistemas operativos como Windows, Netware Novell y compatibles

• Trabaja en equipos pc con tecnología PENTIUM o compatibles

• Incorpora en su performance la filosofía Cliente Servidor

• Su estructura modular permite la integración de procesos en la contabilidad

• En su gestión de manejo incorpora el concepto multiusuario, multiempresa y multiperiodo

• Para salvaguardar la integridad de la información maneja el concepto de respaldo diario en tiempo real

• Su diseño y arquitectura se fundamenta en Microsoft Visual Fox

• Cuenta con niveles de acceso distribuidos por módulo o en forma general para cada usuario en función a la clave secreta que se le asigne.

• Tiene inmersas opciones para efectuar copias de seguridad en forma general de todos sus módulos componentes y en forma individualizada por cada módulo hacia medios externos como disquetes, además dejando una copia de seguridad en el Disco Duro al momento de la ejecución del respaldo. Los respaldos se graban en modalidad de 32bits en la Carpeta BACKUPMQR, en el disco C en donde se almacenan respaldo diarios de la información. Esto depende de la capacidad disponible de su disco duro local.



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DIAGRAMA DE ENTORNO INFORMÁTICO MQR

Contenido del Paquete Informático MQR

A. Caja de almacenamiento B. Cd de Instalación, contiene manual e instaladores. C. Certificado de Autenticidad, el mismo que incluye el número de licencia de acuerdo a las

condiciones comerciales de licenciamiento. D. Disquete de licenciamiento y Upgrade.

Precauciones

Como alternativa para salvaguardar los medios físicos originales de instalación, manténgase en lugares secos protegidos de la humedad y las altas temperaturas.

Requerimientos computacionales Software Operativo

• Para estaciones de trabajo bajo la modalidad de cliente se requiere Sistema Operativo Windows95 en adelante. Se recomienda la versión XP.



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• Con referencia al Sistema Operativo Windows Vista, se recomienda configurarlo de la forma más estándar posible, para evitar el excesivo uso de recursos.

• Para ambientes multiusuarios se requiere un servidor con sistema operativo netware como Novell, Linux (necesario que tenga compatibilidad con una partición en Windows), NT, Windows Server 2000, 2003, 2008 (desde 2003 permiten varias sesiones de usuarios remotos) o XP (permite una sesión de usuario) u otros de función similar.

Arquitectura Hardware

• Microcomputadores Pc con procesadores Celeron, Pentium III o compatibles en adelante con un mínimo de 64 en RAM y Disco Duro de 20MB.

• En máquinas servidores como recomendación que tengan tecnología Server.

Topología de Red

• Como recomendación utilizar HUBS o concentradores utilizando cableado estructurado para conectores Rj45 de preferencia flexible con categoría 5 en delante de preferencia en el rango de 10/100 Mbps. De preferencia a 100 Mbps.

• Configuración del cable con conectores RJ45 de punto a punto:

Pc computador Hub / concentrador

• Configuración del cable con conectores RJ45 de punto cruzado:

Pc computador Pc computador

CONFIGURACIÓN DEL ENTORNO DE WINDOWS Para lograr un óptimo desempeño del Sistema Financiero Contable MQR, se necesitan realizar las siguientes tareas.

1 2 3 4 5 6 7 8

1 2 3 4 5 6 7 8

1 2 3 4 5 6 7 8

1 2 3 4 5 6 7 8



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• Si utiliza Sistema Operativo Windows XP o similar, configure el equipo al máximo rendimiento para aplicaciones, si éste hace de SERVIDOR, verifique que no tenga en DISPLAY ningún papel tapiz y que no se encuentre ACTIVADO el modo automático, la inactividad para protector de pantalla, apagado de disco duro o monitor.

• Se recomienda utilizar antivirus que permitan configurar excepciones; ya que se debe

establecer que el antivirus no ataque a los archivos DBF que representan la base de datos del sistema. El sistema MQR no utiliza motor de bases de datos, genera archivos planos.

• Reconfigure el rendimiento del equipo:

1. Hacer clic derecho sobre el icono de Mi PC que se encuentra en el escritorio de Windows. 2. Se escoge la opción Propiedades. 3. A continuación se presentará la ventana Propiedades del sistema. 4. En la parte superior de la ventana se observa varias opciones, se selecciona la pestaña

denominada Opciones avanzadas. 5. En la opción Rendimiento, se hace clic en el botón Configuración. 6. Se presentará la ventana Opciones de rendimiento. 7. En la pestaña Efectos Visuales, se escoge la opción Ajustar para obtener el mejor

rendimiento. 8. Se hace clic en el botón Aceptar.

• La siguiente opción a modificar es desactivar la descarga automática de actualizaciones de Windows, ya que ésta opción ocupa recursos del equipo, para lo cual se realizan los siguientes pasos:



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1. Hacer clic derecho sobre el icono de Mi PC. Se escoge la opción Propiedades. 2. A continuación se presentará la ventana Propiedades del sistema. 3. Se escoge la pestaña denominada Actualizaciones automáticas. 4. Se hace clic en la opción Desactivar Actualizaciones automáticas. 5. Se hace clic en el botón Aceptar.

• A continuación se va a configurar las propiedades de Conexión de área local, con el fin de

desactivar opciones que ocupan recursos innecesarios.

1. Hacer clic derecho sobre el icono de Mis sitios de red que se encuentra en el papel tapiz de

Windows (escritorio). 2. Sobre el icono Conexión de área local, se hace clic derecho y se escoge la opción

Propiedades. 3. En la pestaña General, se selecciona la opción Programador de paquetes QoS. 4. Se hace clic en el botón Desinstalar. 5. Se presentará un mensaje, el cual se acepta.



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6. Entonces la opción Programador de paquetes QoS ya no estará activa. 7. En la misma ventana, se activa la opción Mostrar icono en el área de notificación al

conectarse, haciendo clic sobre la opción. 8. Se realiza un clic en el botón Aceptar y se presentará el siguiente icono en la barra de

estado, junto a un mensaje que indicará el estado y velocidad de la conexión.

• Reconfigure la operación del sistema operativo en modo clásico en versiones XP o superiores:

1. Hacemos clic derecho sobre la barra de tareas y escogemos la opción Propiedades.

2. Se abrirá la ventana Propiedades de la barra de tareas y del menú Inicio. 3. Seleccionamos la opción Menú Inicio clásico y hacemos clic en el botón Aceptar. • Para que el equipo trabaje con un buen rendimiento, se debe configurar el archivo

config.nt, para esto se deben realizar los siguientes pasos: 1. Hacer doble clic sobre el icono de Mi PC. 2. Se ingresa al Disco local C, se hace doble clic sobre la carpeta Windows, una vez dentro

de esta se busca una carpeta llamada system32.



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3. Una vez dentro de la carpeta system32, se busca un archivo denominado CONFIG.NT. 4. Se hace doble clic sobre el archivo, y se presentará una ventana que dice que Windows no

puede abrir este archivo. 5. Se escoge la opción Seleccionar el programa de una lista, luego se presiona el botón

Aceptar.

6. Se escoge la opción Bloc de notas y luego se presiona el botón Aceptar. 7. Se abrirá el archivo CONFIG, se dirige al final de archivo y modifica la opción:

files=100 buffers=60

• Estandarice la velocidad de comunicación de las tarjetas de comunicación a 100 Mbps de preferencia, en todos los equipos como se indica:

1. Hacer clic derecho sobre el icono de Mis sitios de red que se encuentra en el papel tapiz de

Windows (escritorio).



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2. Sobre el icono Conexión de área local, hacer clic derecho y seleccionar la opción Propiedades.

3. En la pestaña General, hacer clic sobre el botón Configurar. 4. Se presentará la ventana de Propiedades de la tarjeta de red, seleccionar la pestaña

Opciones avanzadas. 5. En Propiedad, marcar la opción Velocidad y dúplex del enlace. 6. En la opción Valor, escoger Modo completo 100.

7. Hacer clic en el botón Aceptar.

INSTALACIÓN DEL SISTEMA Los medios magnéticos para la instalación tienen dos presentaciones según la versión que se instale:

• Disquete (versión DOS) • CD (versión Visual)



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INSTALACIÓN Verifique los medios de instalación que sean los adecuados y el licenciamiento respectivo de acuerdo a la Factura y al Contrato de Condiciones Comerciales del Proveedor. Corra el programa SETUPWIN.EXE.

Lea cuidadosamente el Contrato de Licencia para Usuario Final de Software y acepte los términos.

AMBIENTES MONOUSUARIO, UN SOLO EQUIPO Identifique la carpeta que va contener la base de datos y los programas ejecutables del sistema, con máximo 8 caracteres alfanuméricos, no utilice espacios o símbolos raros como tildes o eñes, espacios en blanco, o caracteres especiales. Ejemplo de instalación:

Se instalará en la carpeta determinada, el Sistema, el Manual Operativo y demás archivos

Cuando termine el proceso ingresará a la Pantalla Principal del Sistema MQR Una vez concluida la instalación se presentará una ventana que contiene 3 opciones de licenciamiento:

• En Demostración el mismo que estará a prueba por período de 30 días.



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• Licencia Académica, para efectos académicos, el cual es concedido solo para enseñanza & aprendizaje.

• Licencia Profesional, el cual que requiere de un número de identificación del Producto que viene en la especie valorada que acompaña al SOFTWARE, a continuación el sistema le pedirá una clave de activación, la misma que tendrá que solicitarle al proveedor.

En la ubicación que usted haya escogido para que el sistema se instale (en la unidad C o D), se van a crear 2 carpetas, en la primera carpeta se encuentra el archivo ejecutable y librerías necesarias para la ejecución de sistema, en la carpeta BACKUPMQR se creará un zip de respaldo de la información de su empresa que haya ingresado al sistema.

AMBIENTES MULTIUSUARIO EN REDES Si va instalar en una Red de Datos, verifique que el entorno informático sea el adecuado y se encuentre configurado en forma óptima, tanto las comunicaciones como el disco virtual de red. PREPARACIÓN DE LA RED Pasos a seguir para crear un recurso compartido para servidor y disco virtual de red para terminales: EN EL SERVIDOR:

1. Seleccionar la computadora que va a ser el SERVIDOR, de preferencia que tenga tecnología SCSI, y que no vaya a ser utilizada para ningún trabajo operativo. Se recomienda que utilice como Sistemas Operativos a Novell, Linux (necesario que tenga compatibilidad con una partición en Windows), NT, Windows Server 2000, 2003, 2008 o XP u otros de función similar.

2. En el servidor configurar el nombre de la computadora y el grupo de trabajo al que pertenece.



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a. Sobre el icono de Mi PC, hacer clic derecho, escoja la opción Propiedades. En la parte superior de la ventana se ven varias opciones, seleccione la opción Nombre de equipo.

b. En Descripción del equipo, se digita SERVER DE DATOS. c. Para modificar los datos como nombre del equipo o Grupo de trabajo, se hace clic

en el botón Cambiar. En la ventana que se despliegue se pueden realizar los cambios antes mencionados.

3. Crear una carpeta en la raíz del disco C o D, que se llame por ejemplo: SERVERMQR, allí es donde se instalará la Base de Datos y el programa contable que se compartirá en la RED. Debe configurarse con acceso total permitido, para lo cual:

a. Realizar doble clic en icono de Mi PC, luego doble clic sobre Disco local C; en un

espacio en blanco de la pantalla hacer clic derecho, se presentará un menú contextual, escoja la opción Nuevo, y a continuación seleccione Carpeta. Edite el nombre de la carpeta, ejemplo: SERVRMQR, con máximo 8 caracteres alfanuméricos, no utilice espacios o símbolos raros como tildes o eñes, espacios en blanco, o caracteres especiales.

b. Una vez creada la carpeta, hacer clic derecho sobre la misma y escoger la opción Compartir y seguridad.

c. En la parte superior se observan varias opciones, seleccione la pestaña Compartir y dentro de esta opción se busca Uso compartido y seguridad de red.



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d. Se activan las opciones: Compartir esta carpeta en la red y Permitir que los usuarios de la red cambien mis archivos.

e. Se hace clic en el botón Aceptar.

4. Corra el programa SETUPWIN.EXE.

Lea cuidadosamente el Contrato de Licencia para Usuario Final de Software y acepte los términos.

5. Identifique la carpeta que va contener la base de datos y los programas ejecutables del sistema, para lo cual haga clic en el botón Examinar, y busque la carpeta que ya ha compartido y que se encuentra en la raíz C o D.

Se instalará en la carpeta determinada, el Sistema, el Manual Operativo y demás archivos Cuando termine el proceso ingresará a la Pantalla Principal del Sistema MQR.



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Ingreso de licencias Para ingresar licencias adicionales, es decir para permitir que más de un usuario trabaje con el sistema, se debe configurar el licenciamiento, el sistema le pedirá el disquete que contiene las licencias adicionales para una red de datos. Para realizar esto: haga un clic izquierdo en Net 1/1, en el cuadro de diálogo presione Si, seleccione la Unidad Disco de 3½, y a continuación marcamos el archivo licencia.mqr, presione el botón Aceptar. A continuación la barra cambiará de Net 1/1 a Net 1/ (# de usuarios que haya adquirido).

Para generar el disco virtual

1. Desde el papel tapiz de WINDOWS (Escritorio), sobre el icono de MIS SITIOS DE RED, presione el botón derecho del MOUSE, seleccione la opción Conectar a una unidad de red.

2. En la opción Unidad: señale la unidad virtual M, presione el botón Examinar, se presentará una ventana donde debe escoger Mis sitios de red, luego Toda la red, Red de Microsoft Windows, luego el grupo de trabajo, en este caso MQR, a continuación escoja el nombre de su equipo y busque la carpeta que habíamos compartido en pasos anteriores.



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3. Ponga un visto en la opción Conectar de nuevo al iniciar sesión, de esta manera tendrá un disco virtual M. A este concepto se lo conoce como la RED VIRTUAL DE DATOS. Esto es clave para la instalación de Bases de Datos o Sistemas Contables Multiusuarios.

De tal forma que todas las estaciones de trabajo, incluido el servidor deben tener el Disco Virtual de Red, como por ejemplo M:

En las estaciones de trabajo:

En las otras estaciones de trabajo que se encuentran en la red, se debe configurar, el grupo de trabajo, para lo cual se debe:

1. Hacer clic derecho sobre el icono de Mi PC. Escoja la opción Propiedades. A continuación se presentará la ventana Propiedades del sistema.

2. En la parte superior de la ventana, se escoge la pestaña denominada Nombre de equipo. 3. Realizar clic en el botón Cambiar… 4. Digitar el nombre del equipo, por ejemplo: Asesor. 5. En la opción Grupo de trabajo, digitar MQR (o el grupo de Trabajo que esté en el

servidor) 6. Hacer clic en la opción Aceptar.

Con estas características todas las terminales configuradas como clientes tomarán los recursos del servidor tales como la fecha y hora del mismo, siempre que ingrese a la aplicación MQR.

Se debe crear una Red Virtual de Datos en cada una de las estaciones de trabajo, los pasos para realizar esta tarea ya fueron explicados.

En caso de ser en Red, en las demás estaciones de trabajo, solo cree el acceso directo abriendo en MI PC, el disco virtual “M:”, abra la carpeta donde se instaló la base de datos, como por ejemplo “M:\WINMRQ”, y haga un doble clic en el programa “MQR.EXE”. El sistema procederá a crear el icono de acceso directo, así como también las librerías que necesita la estación de trabajo como CLIENTE. En la ubicación que usted haya escogido para que el sistema se instale (en la unidad C o D), se va a crear 1 carpeta, por ejemplo: MQR.EXE, en esta carpeta se encuentra el archivo ejecutable y librerías necesarias para la ejecución de sistema.



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PROTOCOLOS DE COMUNICACIÓN EN LA RED

De preferencia use protocolo Internet (TCP/IP).

Cuando tenga más de dos equipos en red es necesario usar un CONCENTRADOR SWICTH de preferencia que trabaje a 100 Mbps (Mega bits por Segundo). Usar cableado estructurado de categoría 5 en adelante con la siguiente configuración que va de punto a punto con conectores RJ45 (Conector de Cable 8 hilos). Verifique y utilice un solo protocolo de comunicación de preferencia TCP/IP (Protocolo de Comunicación basado en Internet), el mismo que le permite obtener una dirección fija para la transmisión de datos y utilice la opción de Cliente para redes Microsoft. Ejemplo como configurar un IP (Protocolo de Internet):

Para generar una dirección única en cada equipo de trabajo proceda como se indica:

1. Hacer clic derecho sobre el icono de Mis sitios de red que se encuentra en el papel tapiz de Windows (escritorio).



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2. Sobre el icono Conexión de área local, hacer clic derecho y escoger la opción Propiedades. 3. En la pestaña General, escoger la opción Protocolo Internet (TCP/IP).

4. Hacer clic en el botón Propiedades. 5. En la pestaña General, seleccionar la opción Usar la siguiente dirección IP. 6. Digitar la Dirección IP: 192.168.0.1 y la Máscara de subred: 255.255.255.0. Para cada

estación de trabajo (equipo) solo se debe cambiar el último dígito de la dirección IP. 7. Hacer clic en el botón Aceptar.

Nota: Para configurar Puntos de Venta Remotos, utilizando INTERNET (RED PUBLICA), utilice el concepto TERMINAL SERVICE, con la conexión a escritorio remoto, es la opción más económica y eficiente la que ofrece una VPN, (VIRTUAL PRIVATE NETWARE), una tecnología de red que permite extender la red local sobre una red pública. Estas tecnologías son mecanismos de comunicación que se configuran sobre una Red Primaria de Internet Dedicada (Banda Ancha), es recomendable utilizar 512k de subida (Tx transmisión) y 512k de bajada (Rx recepción) de datos. Consulte las mejores ofertas en cuanto al servicio que le pueda ofrecer su proveedor de INTERNET, se recomienda, contratar una IP FIJA (Dirección de Internet Fija para un Dominio o un Servidor Público). CONFIGURACION DE UN ACCESO REMOTO A UN SERVIDOR MEDIANTE UNA RED PÚBLICA Esta opción le permite acceder al equipo donde se encuentra instalado el sistema MQR, desde cualquier otro equipo, en cualquier lugar, con la condición que se encuentre conectado al Internet.

1. Para poder acceder a su equipo, primero debe realizar la siguiente configuración en el equipo (Servidor o computador que sirva de puente o Gateway) donde se encuentre instalado el Sistema MQR.

a. Sobre el icono de MI PC, hacer clic derecho, escoger la opción Propiedades, a continuación se presentará una ventana, con varias opciones en la parte superior.

b. Escoger la opción Remoto, en la casilla Escritorio Remoto, poner un visto en la opción Permitir que los usuarios se conecten de manera remota a este equipo.

c. Luego se presiona el botón Aceptar.

Posteriormente desde el equipo que esté utilizando, ingrese en accesorios, comunicaciones, luego en conexión a escritorio remoto.



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1. Hacer clic en el botón Inicio de la barra de tareas, escoger la opción Programas, a continuación escoger la opción Accesorios, luego escoger la opción Comunicaciones.

2. Dentro del menú Comunicaciones escoger la opción Conexión a Escritorio Remoto.

Posterior a esto se ingresa la dirección IP FIJA, contratada a un proveedor de INTERNET, este proceso hace un link directo a su red local, o su dominio central como un usuario más de la red. En el Sistema Operativo WINDOWS 2003 en adelante es posible abrir varias secciones de usuarios remotos.



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OPCIONES Y TECLAS DE FUNCIÓN

En la navegación por menús y pantallas del sistema usted encontrará a menudo las siguientes opciones:

< ↓ > Esta opción puede aparecer en las pantallas de selección o de consulta, e indica el avance de página en la consulta de códigos o información. “Presione Enter para seleccionar”

< ↑ > Esta opción puede aparecer en las pantallas de selección o de consulta, e indica el avance de página en la consulta de códigos o información. “Presione Enter para seleccionar”

< Esc > La tecla de Escape puede ser utilizada para: - Cancelar la ejecución de un proceso - Salir sin grabar de una pantalla de ingreso - Retornar al menú o submenú anterior < F4 > Tecla de función para imprimir comprobantes a presentaciones preliminares o

impresos.

< F9 > Tecla de función para insertar registros en pantallas de ingreso de información. < F12> Tecla de función para borrar registros en pantallas de ingreso o actualización de

datos. < F2 >< F3 > Tecla de función para búsqueda de información. < F5 > Tecla de función para aparecer la calculadora. < F8 > Tecla de función para seleccionar ingresos. Nota.- Siempre en la parte superior de las tablas o Submenús, en un recuadro azul, aparecen las instrucciones de las teclas que tienen funcionabilidad.

ADVERTENCIA: Dependiendo de la prioridad del usuario se le solicitara el ingreso de claves de acceso a algunas de las opciones de los menús del sistema. Tiene dos claves, la primaria y la secundaria de 4 caracteres. No intente ingresar a opciones que no corresponden a sus funciones.



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Todos los reportes que se generan en las Estadísticas de los Módulos tienen una interface para seleccionar la salida en presentación WORDPAD, impresoras o archivos.

CONFIGURACIÓN PARA GRABAR UN ARCHIVO EN EXCEL Se debe digitar el nombre del archivo y el lugar donde se va a guardar el mismo. A continuación se mostrará una ventana de confirmación del proceso de grabación, luego se abrirá la ventana de Excel. Si la versión de Excel que tiene instalada es en inglés, no necesitará realizar esta configuración. Caso contrario, (si tiene Excel en español), debe realizar los siguientes pasos:

1. En la Barra de Menú, se escoge la opción Archivo, luego Abrir, se busca donde se había guardado el archivo y lo abre.

2. A continuación se presentará una ventana de diálogo, donde vamos a realizar la configuración para que un archivo tipo texto se acople a las celdas de Excel.

3. Como primer paso, se debe escoger la opción De ancho fijo, presione el botón Siguiente. Se presentará la siguiente ventana, en donde se debe señalar las divisiones entre las columnas.



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4. En el siguiente paso, se debe hacer clic sobre el botón Avanzadas, y en la opción separador

decimal se escoge punto, y en la opción separador de miles se escoge coma, hacer clic en el botón Aceptar.

5. En la opción Formato de los datos en columnas, se debe escoger Texto.

6. Así, se presentará la información de la siguiente manera:



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SQL MIGRACION Otra alternativa para evitar realizar dicha configuración, es utilizar una herramienta propia del sistema, esta es SQL Migración, se encuentra ubicada en la parte inferior, derecha del menú principal de acceso a MQR. Se explica detalladamente en la página.

PARA INSTALAR LA FUENTE PARA GENERAR CODIGO DE BARRAS

1. Hacer clic en el botón Inicio de la barra de tareas, en el menú que se despliegue escoger la opción Configuración y luego la opción Panel de Control.

2. Escoger la opción Fuentes o Font.

3. Luego debe colocarse en la barra del menú y escoger: Archivo, Instalar Fuente. 4. Seleccione el directorio donde esta la fuente a Cargar (es decir, el directorio donde se

grabó el sistema):



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5. Se selecciona la fuente a instalar 3 of 9 barcode del la carpeta donde se encuentre la Base MQR, por ejemplo de c:\WINMQR y luego se verifica la fuente:

PARAMETRIZACIÓN DE CUENTAS CONTABLES DEL SISTEMA MQR

Cuando se instala por primera vez el sistema para llevar contabilidad se debe: CONFIGURACION DEL SISTEMA • Parametrizar cuentas de utilidades, impuestos y retenciones, es decir direccionar o seleccionar

del plan de cuentas, las cuentas contables con las cuales cada uno de los módulos Financieros debe funcionar, la cuenta de Utilidad o Pérdida del Presente Ejercicio no debe tener movimientos ni el saldo inicial, es reservada para que el sistema aplique los resultados.

CONTABILIDAD � Crear el plan de cuentas, el sistema viene con un catálogo de cuentas adaptable a cualquier empresa, es recomendable aplicar este porque ya está parametrizado en los demás módulos. Se tiene que parametrizar las cuentas contables para que el sistema MQR genere los asientos cada vez que se haga una factura, compra a proveedor, recaudación, etc. M. FACTURACION K.-ESPECIALES E. Configurar contabilización M. CARTERA E.- ESPECIALES F.- Configurar contabilización



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M. INVENTARIO D.- ESPECIALES B.- Cuentas contables M. NOMINA E.-ESPECIALES F.- Asiento Contable M. CONFIGURACION E. Configurar Cuentas Contables

MÓDULOS FINANCIEROS

Los Modulos Financieros están ubicados al lado izquierdo del menú principal de acceso a MQR.

1. Contabilidad 2. Activos Fijos 3. Facturación 4. Caja Recaudación 5. Cartera 6. Inventarios 7. Proveedores 8. Producción 9. Nómina

1. MODULO DE CONTABILIDAD

Este Módulo permite registrar los asientos manuales, oponer reportes, de diarios, auxiliares, balances, y demás procesos que nos permite cada opción. Para acceder, hacer clic en el botón Contabilidad 2008.



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ASIENTOS CONTABLES Según el tipo de transacción se pueden clasificar las operaciones en diferentes Libros Diarios, los Diarios Números 6 (NOMINA) y 9 (INTEGRACION) son reservados por el sistema para el Proceso de Automatización.

A continuación detallaremos cada una de las opciones que nos presenta Asientos Contables: A. ENTRADAS DE ASIENTOS.- En esta opción se realizan los asientos manuales, los asientos

que no son generados en forma automática por el MQR. Nos presenta los tipos de Diarios que podemos registrar extracontablemente. E inclusive los registros para la conciliación bancaria.



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Nota.- Para poder digitar los datos numéricos se debe marcar todo el cuadro de texto. B. MODIFICACION.- Modifica los errores que se hallan registrados en los asientos manuales, de acuerdo a la naturaleza del registro realizado. Se puede seleccionar el asiento:

• Por número • Por documento • Por fechas • Por tipo de integración • Por beneficiario

Escoja la opción y presione Enter. A continuación, debe digitar los datos para poder encontrar el asiento. C. ELIMINACION.- Elimina todo el asiento contable que se registró, sea los que son generados por contabilidad en entradas de asientos (asientos manuales) o los de tipo 9 de integración. Comenzar por el proceso de búsqueda como ya se explicó en la opción Modificación.

D. CONSULTAS.- Una vez que tomamos esta opción nos permite Visualizar el asiento, generado sin tener opción a modificarlo. Comenzar por el proceso de búsqueda como ya se explicó en la opción Modificación.



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E. LIBROS DIARIOS.- Permite sacar los diarios por tipos de asientos y diarios (ingresos, egresos, documentos, etc.) por meses, o general; es decir de todo el año y de todo los diarios, colocando Escape.

F. SOPORTE DE DIARIO.- Saca todos los libros diarios, de un mes determinado. G. RETENCIONES LISTADO.- Presenta el reporte de todas las retenciones realizadas a los proveedores, con sus respectivos grupos de porcentajes, bases, valores retenidos y códigos de retención.



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H. COMPROBANTES.- Es la impresión de los comprobantes de los diferentes tipos de libros diarios, ya sea en formato preimpreso (autorizado por SRI) o diseño del sistema.

I. VOUCHERS-CUEQUES.- Permite la impresión de este documento. J. SOLO CHEQUES.- Impresión del documento preimpreso (cheque)



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K. COMPROBANTES DE RETENCION.- Imprime en el documento preimpreso autorizado por el SRI, a diferentes formatos prediseñado y predeterminado o preimpreso.

L. LLENAR FORMULARIOS DE IMPUESTOS.- Asignar valores a los campos ya definidos de los formularios.

M. IMPRIMIR FORMULARIOS DE IMPUESTOS.- Imprime el contenido del documento para su declaración.



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N.- DIARIO GENERAL POR No. DE ASIENTO.- Seleccionamos la opción N, damos clic en OK, luego nos permite colocar de que número a que número de asientos deseamos desplegar en pantalla o imprimir, o aceptamos todos para visualizar.

CONTROL PRESUPUESTARIO

En el Módulo Contabilidad Opción B, están las opciones Control Presupuestario y dentro de éste lo siguiente: Listado de Partidas y Cédula Presupuestaria.

A. LISTADO DE PARTIDAS.- Imprime todas las partidas registradas o asignadas al realizar el plan de cuentas. Para los listados se puede escoger la forma como observar la información, ya sea G (se refiere a todos los tipos: Ingresos, Egresos, Facturas, Depreciación, Provisiones, Nómina, Documentos, Ajustes, Integración) o por tipo, es decir, por cualquiera de las opciones antes nombradas. B. CEDULA PRESUPUESTARIA.- Presenta el movimiento generado al utilizar las cuentas

que se asignaron en la partida.



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AUXILIARES

Permite la impresión por rangos de fechas de una cuenta auxiliar.

En el Módulo Contabilidad: • Seleccionar la opción C, AUXILIARES • Hacer clic sobre el botón OK, • A continuación se digita desde que fecha hasta que fecha desea el reporte, • Presione la tecla Enter • Seleccione como se desea la impresión si en pantalla o impreso.

LIBRO AUXILIAR



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En el Módulo Contabilidad: • Escoger la opción D, Libro Auxiliar • Hacer clic sobre el botón OK, • A continuación se digita desde que fecha hasta que fecha desea el reporte, • Presione la tecla Enter , se presenta la cuenta que se desea visualizar • Seleccione como se desea la impresión si en pantalla o impreso.

LIBRO MAYOR En el modulo Contabilidad: • Escoger la opción D, Libro Mayor • Hacer clic sobre el botón OK, • Se muestra el número del último mes cerrado, además se puede escoger la forma como se

desee revisar el libro mayor, se tienen las opciones de visualizar por todas las cuentas de Mayor o por rango (permite seleccionar de que cuenta a que cuenta de mayor desea consultar), una vez que se escoja la opción presione Enter.

• Seleccione como se desea la impresión si en pantalla o impreso.

BALANCES



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En el Módulo Contabilidad seleccione la opción F, Balances, presione el botón OK y nos permite escoger que tipo de balance desea. Cabe recordar que para realizar todas las consultas es necesario cerrar cada uno de los meses.

A. GENERAL.- Presentación del Estado Financiero, el General y el de Resultados a nivel de cuentas de Mayor hacia arriba, puede además de escoger el mes, determinar si desea el reporte acumulado o neto.

C. ANALÍTICO.- Presentación del Estados Financieros el General y el de Resultados a nivel de

cuentas de Transacción o auxiliares hacia arriba.



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• Escoger la opción B, Analítico y presionar el botón OK. • Digitar G si se refiere a todos los tipos: Ingresos, Egresos, Facturas, Depreciación,

Provisiones, Nómina, Documentos, Ajustes, Integración o por tipo, es decir, por cualquiera de las opciones antes nombradas.

• Si desea el reporte acumulado o neto. • Además de indicar el mes que necesite. • Y luego escoja la forma en la cual desee visualizar la información.

D. COMPROBACIÓN.- Presentación a nivel de sumas y saldos para determinar la ecuación

contable.



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•••• Se escoge la opción C, Comprobación y presione el botón OK. •••• Digitar G si se refiere a todos los tipos: Ingresos, Egresos, Facturas, Depreciación,


•••• Si desea el reporte acumulado o neto, por año o por mes. •••• Y luego escoja la forma en la cual desee visualizar la información.

E. COMPARATIVO._ Presentación de Estados Financieros en un rango de meses de ENERO

a DICIEMBRE de un período contable. •••• Se escoge la opción D, Comparativo y presione el botón OK.



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•••• Digitar G si se refiere a todos los tipos: Ingresos, Egresos, Facturas, Depreciación, Provisiones, Nómina, Documentos, Ajustes, Integración o por tipo, es decir, por cualquiera de las opciones antes nombradas.

•••• A continuación, se mostrará el mes de cierre. •••• Y luego escoja la forma en la cual desee visualizar la información.



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F. ESTADO CAJA BANCOS.- Resumen diario de los movimientos de caja bancos. •••• Se escoge la opción E, Estado Caja Bancos y presione el botón OK. •••• Digite el número de movimiento que necesite, además de la fecha de corte. •••• Y luego escoja la forma en la cual se desee visualizar la información.

F. BALANCE A EXCEL.- Presenta el Balance comparativo en Excel •••• Se escoge la opción F, Balance a Excel y presione el botón OK. •••• Digite el nombre del archivo y presione Enter.

G. RESULTADOS POR CENTROS DE COSTOS. Nos presenta un balance de resultados

individual por todos los centros de costos que tenemos creados. •••• Se escoge la opción G, Resultados por Centros de Costos y presione el botón OK. •••• Digitar el número del tipo, ya sea: Depreciación, Provisiones, Nómina. •••• Si desea todo el estado o no, si desea el reporte acumulado o neto •••• El rango de mes, además del número de centro de costo. •••• Y luego se escoge la forma en la cual desee visualizar la información.

NOTA.- Para sacar el balance de resultados, se debe colocar en cualquier balance, que es por tipo 4 (ingresos, egresos) y que sea todo el estado.

PLAN DE CUENTAS



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En el módulo de Contabilidad opción G, luego presione el botón OK y se desplegará otras opciones para operar.

A. CREACION.- Permite crear las cuentas mayores y auxiliares.

Se caracteriza por el manejo y configuración de un catálogo de cuentas jerarquizado por niveles de Títulos, Grupos, Subgrupos, Mayores y Auxiliares.

1. ACTIVOS 2. PASIVOS 3. PATRIMONIO O CAPITAL 4. INGRESOS 5. EGRESOS 6. COSTOS

NIVELES 1 2 3 4 5

1. Titulo 2. Grupo 3. Subgrupo 4. Mayor 5. Auxiliar



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B. MODIFICACION.- Esta opción nos permite modificar en caso de equivocación el nombre de la cuenta y el nivel si es mayor (N) o auxiliar (S), más no el código contable.

• Se selecciona la cuenta ya sea por nombre o por código.

C. ELIMINACION.- Se utiliza esta opción cuando la cuenta a borrar no tenga movimientos, primero tenemos que eliminar los auxiliares y después los mayores.

• Se selecciona la cuenta ya sea por nombre o por código.



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D. CONSULTAS.- Visualiza el plan de cuentas sólo por pantalla, sin opción a modificar. • Se selecciona la cuenta ya sea por nombre o por código.

E. LISTADO.- Permite obtener el listado de todo el plan de cuentas o por tipos, sea en Pantalla o impreso. •••• Se escoge la opción E, Listado y presione el botón OK. •••• Digitar G si se refiere a todos los tipos: Ingresos, Egresos, Facturas, Depreciación,


•••• Escoja la forma en la cual desee visualizar la información.

Nota: La cuenta de Utilidad o Pérdida del Presente Ejercicio no debe tener movimientos y debe empezar con saldo de apertura en 0 y el auxiliar contable debe estar sin movimientos, por cuanto se trata de una cuenta reservada por el sistema, el mismo que pondrá en forma automática el resultado del ejercicio una vez cerrado el balance. CATALOGO DEL PLAN DE CUENTAS INCORPORADO EN EL SISTEMA MQR A 1. . . . ACTIVO A 1.1. . . CORRIENTE A 1.1.1. . DISPONIBLE A 1.1.1.01. CAJA A 1.1.1.01.00001 Caja Efectivo A 1.1.1.01.00002 Caja Chica A 1.1.1.01.00003 Caja Recaudación A 1.1.1.02. BANCOS A 1.1.1.02.01 NACIONALES A 1.1.1.02.01001 Pacifico Cta.Cte....... A 1.1.1.02.02 EXTRANJEROS A 1.1.1.02.02001 Internacional Cta.Cte..... A 1.1.2. . EXIGIBLE A 1.1.2.01. CARTERA A 1.1.2.01.00001 Ctas. X Cob. Clientes A 1.1.2.02. EMPLEADOS A 1.1.2.02.00001 Anticipo Sueldos



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A 1.1.2.02.00002 Préstamos A 1.1.2.03. CREDITO FISCAL A 1.1.2.03.00001 Iva En Compras (mensual) A 1.1.2.03.00002 Iva Retenido En Ventas (mensual) A 1.1.2.03.00003 Retención Fuente Por Ventas (anual) A 1.1.3. . REALIZABLE A 1.1.3.01. INVENTARIOS A 1.1.3.01.00001 Inventario Para Vender A 1.1.3.02. MATERIAS PRIMAS A 1.1.3.02.00001 Materiales A 1.1.3.03. MANO DE OBRA DIRECTA A 1.1.3.03.00001 Jornales A 1.1.3.04. COSTOS DE FABRICACION A 1.1.3.04.00001 Agua A 1.1.3.05. PRODUCCION EN PROCESO A 1.1.3.05.00001 Productos en Proceso A 1.1.3.06. TRANSFERENCIAS A 1.1.3.06.00001 Transferencia de Bodega A 1.2. . . FIJO A 1.2.1. . DEPRECIABLE A 1.2.1.01. MUEBLES Y ENSERES A 1.2.1.01.00001 Muebles de Oficina A 1.2.1.01.00002 Deprec. Acumulada Muebles A 1.2.1.02. EQUIPOS DE OFICINA A 1.2.1.02.00001 Computadoras A 1.2.1.02.00002 Deprec. Acumulada Computadoras A 1.2.1.03. VEHICULOS A 1.2.1.03.00001 Motocicletas A 1.2.1.03.00002 Deprec. Acumulada Motocicletas A 1.2.1.03.00003 Automóviles A 1.2.1.03.00004 Deprec. Acumulada Automóviles A 1.2.1.03.00005 Camionetas A 1.2.1.03.00006 Deprec. Acumulada Camionetas A 1.2.1.04. EDIFICIOS A 1.2.1.04.00001 Edificios A 1.2.1.04.00002 Deprec. Acumulada Edificios A 1.2.2. . NO DEPRECIABLE A 1.2.2.01. TERRENOS A 1.2.2.01.00001 Terrenos A 1.3. . . OTROS A 1.3.1. . DIFERIDOS A 1.3.1.01. Constitución de la Empresa A 1.3.1.01.00001 Gastos de Constitución Empresa P 2. . . . PASIVO P 2.1. . . CORRIENTES P 2.1.1. . CORTO PLAZO P 2.1.1.01. CON EL SRI. P 2.1.1.01.00001 Retención Fuente Por Compras P 2.1.1.01.00002 IVA En Ventas Por Pagar



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P 2.1.1.01.00003 Retención IVA Por Pagar P 2.1.1.01.00004 Impuesto Renta Empleados P 2.1.1.01.00005 ICE Por Pagar P 2.1.1.02. PROVEEDORES P 2.1.1.02.00001 MQR S.A. P 2.1.1.02.00002 Mano de Obra por Pagar P 2.1.1.02.00003 Costos Indirectos de Fca. Por P 2.1.1.02.00004 Varios Proveedores P 2.1.1.03. IESS P 2.1.1.03.00001 Aporte Individual Empleados P 2.1.1.03.00002 Préstamos Quirografarios C 3. . . . PATRIMONIO C 3.1. . . CAPITAL C 3.1.1. . CAPITAL SOCIAL C 3.1.1.01. ACCIONISTAS C 3.1.1.01.00001 Socio.......... C 3.2. . . RESULTADOS C 3.2.1. . PRESENTE EJERCICIO C 3.2.1.01. UTILIDAD & PERDIDA C 3.2.1.01.00001 Utilidad & Perdida C 3.2.2. . EJERCICIOS ANTERIORES C 3.2.2.01. UTILIDAD & PERDIDA C 3.2.2.01.00001 Utilidad C 3.2.2.01.00002 Perdida I 4. . . . INGRESOS I 4.1. . . OPERACIONALES I 4.1.1. . VENTAS I 4.1.1.01. CON IMPUESTO I 4.1.1.01.00001 Ventas con Impuesto I 4.1.1.02. SIN IMPUESTO I 4.1.1.02.00001 Ventas sin Impuesto I 4.1.1.03. DESCUENTOS I 4.1.1.03.00001 Descuento En Ventas I 4.1.1.04. FLETES I 4.1.1.04.00001 Fletes En Ventas I 4.1.1.05. DEVOLUCIONES I 4.1.1.05.00001 Devolución en Vtas I 4.1.1.06. COSTO DE VENTAS I 4.1.1.06.00001 Costo de Ventas I 4.2. . . NO OPERACIONALES I 4.2.1. . RENDIMIENTOS FINANCIEROS I 4.2.1.01. CARTERA I 4.2.1.01.00001 Notas de Debito I 4.2.2. . OTROS I 4.2.2.01. EMPLEADOS I 4.2.2.01.00001 Atrasos I 4.2.2.01.00002 Multas I 4.2.2.01.00003 Otros



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E 5. . . . EGRESOS E 5.1. . . OPERACIONALES E 5.1.1. . ADMINISTRACION E 5.1.1.01. SUELDOS E 5.1.1.01.00001 Sueldo Básico E 5.1.1.01.00002 Horas Nocturnas E 5.1.1.01.00003 Horas Suplementarias E 5.1.1.01.00004 Horas Extraordinarias E 5.1.1.01.00005 Componente Salarial E 5.1.1.01.00006 Incremento Salarial E 5.1.1.01.00007 Movilizaciones E 5.1.1.01.00008 Varios E 5.1.1.01.00009 Otros Ingresos E 5.1.1.01.00010 Aporte Patronal E 5.1.1.02. HONORARIOS E 5.1.1.02.00001 Honorarios Profesionales E 5.1.2. . VENTAS E 5.1.2.01. COMISIONES E 5.1.2.01.00001 Comisiones Vendedores E 5.2. . . NO OPERACIONALES E 5.2.1. . CENTROS DE COSTOS E 5.2.1.01. UTILIZACIONES E 5.2.1.01.00001 Ensamblaje de Equipos E 5.2.2. . DEPRECIACIONES E 5.2.2.01. ACTIVOS E 5.2.2.01.00001 Activos Fijos

AUTOMATIZACION En el módulo Contabilidad opción H, presione el botón Ok, a continuación se desplegará algunas opciones más.

A. ORGANIZAR INTEGRACION.- Proceso de integración que permite contabilizar todas las operaciones de los módulos extracontables como: Activos Fijos, Facturación, Caja, Cartera, Inventarios, Proveedores, Producción y Nómina.

INDICES FINANCIEROS

En el Módulo Contabilidad opción I.- luego presione OK, a continuación se despliega otra pantalla en donde usted por ejemplo si desea saber el Índice de solvencia selecciona en la parte



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derecha el código de la cuenta activo (1) en el siguiente casillero la cuenta del Pasivo (2) luego clic en el número del mes que desea resultados, están de color rojo.

Al hacer clic en la lupa de razón de liquidez le saldrá el siguiente mensaje.

Son indicadores de Gerencia para especificar la posición económica de un periodo determinado de tiempo, y así enfocar las decisiones. Se presenta una tabla para determinar la situación financiera de la Empresa.

CONCILIACIÓN BANCARIA



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Esta opción le permite poder realizar sus conciliaciones de manera automática solo por haber ingresado los registros contables por Módulo Contabilidad o por Módulo de Proveedores en caso de cancelaciones.

A.- ACTUALIZAR CUENTAS.- Actualiza los datos de la cuenta, nombre de titular, número de

cuenta, etc. Para registros actualizados de archivo de cada cuenta bancaria. • Se selecciona la cuenta ya sea por nombre o por código.

B.- CONCILIAR SU CUENTA.- Es donde se ingresa el saldo que emite el banco en el estado de

cuenta, al ingresarlo permite visualizar todos los ingresos y egresos realizados en las entradas de asientos. Los cheques y depósitos que quedaron en tránsito de otros meses se los debe hacer constar en las columnas que indican retiros o depósitos. • Se selecciona la cuenta ya sea por nombre o por código. • Se digita el mes a conciliar. • Se digita el saldo del estado de la Cuenta del Banco.

C.- CONCILIAR DEL ESTADO Permite la impresión de las cuentas de bancos que se están

conciliando. • Seleccione la cuenta, ya sea por nombre o por código.



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• Se digita el mes a conciliar. • Escoja la forma en la cual desee visualizar la información.

D.- CONCILIAR CON GLOSE.- Permite la impresión de las cuentas de bancos que se están

conciliando con glose. • Seleccione la cuenta, ya sea por nombre o por código. • Se digita el mes a conciliar. • Escoja la forma en la cual desee visualizar la información.

E.- REGISTROS NO CONCILIADOS.- Despliega los registros no conciliados o en tránsito.

• Seleccione la cuenta, ya sea por nombre o por código, luego seleccione el Banco, y presione Enter. Digite el mes a conciliar.

F.- LISTADO DE CHEQUES.- Permite visualizar el listado de cheques girados.

• Seleccione la cuenta, ya sea por nombre o por código, luego seleccione el Banco, y presione Enter. A continuación se digita de que fecha a que fecha desea el listado de cheques

• Escoja la forma en la cual desee visualizar la información. (Pantalla o impresión).

BALANCE INICIAL



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Permite ingresar la información necesaria para generar el Balance Inicial de la empresa. Se utiliza la plantilla predeterminada del sistema, se digita las cantidades respectivas.

ESPECIALES Permite parametrizar las tablas adicionales que aparecen en el módulo de contabilidad.

A. ACTIVAR MES.- Activa los meses, para poder realizar modificaciones, rectificaciones de los asientos contables. B. CIERRE MENSUAL.- Cierra el mes restringiendo el ingreso de datos, modificaciones. NOTA: Es un requisito para sacar balances. C. INDEXAR ARCHIVOS.- Organiza las bases o índices interna del módulo de contabilidad. D. RECONSTRUIR.- Organiza la información para la obtención del balance. E. RESPALDOS.- Permite respaldar la información solo del módulo de contabilidad, se debe seleccionar el sitio donde se va a guardar el respaldo. F. RECUPERAR RESPALDOS.- Permite recuperar respaldos del módulo de contabilidad, se debe seleccionar el sitio donde se guardó el respaldo. G.- DEPURAR ANULADOS.- Permite vaciar los registros anulados. H.- CONFIGURAR RETENCIONES TABLA.- Tabla en la que se aumentan los porcentajes (F9 añade) con la respectiva descripción de la retención, ejemplo: 1% Retención Fuente por Compras 30% IVA en compras por Bienes I.- CONFIGURAR LIBROS DIARIOS.- Permite crear más libros diarios, o cambiar los conceptos que están ya definidos, Ej.:

1. INGRESOS 2. EGRESOS 3. FACTURAS



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4. DEPRECIACIONES 5. PROVISIONES 6. NOMINA 7. DOCUMENTOS 8. REVALORIZACION 9. INTEGRACION 10. ETC.

J.- CONFIGURAR CENTROS DE COSTOS.- Crea los diferentes centros de costos para poder sacar balances de pérdidas y ganancias (F9 añade y F12 Elimina). K.- REENUMERAR ASIENTOS.- Reenumera todos los asientos contables generados en el MQR. Por los libros diarios utilizados. L.- CONFIGURAR CHEQUE PREIMPRESO.- Configura la impresión predefinida de los cheques para que se los imprima en el formato preimpreso. M.- CONFIGURAR AÑO DE APERTURA.- En ésta opción se le coloca el año en curso, aparecen el acumulado de retenciones que se han generado en un año y el número de estados caja-bancos que se han impreso. N.- CONFIGURAR COMPROBANTE DE EGRESO.- Sirve para configurar el comprobante del formato preimpreso. O.- CONFIGURAR COMPROBANTES EN GENERAL.- Configura el comprobante preimpreso, o predefinido por ejemplo el comprobante de Ingreso. P.- CONFIGURAR MONEDAS.- Configura el número de decimales y cantidades con los que desea trabajar, en todos los módulos del MQR. Y numero de decimales.

Q.- CONFIGURAR COMPROBANTES RETENCIONES.- Permite configurar el documento preimpreso o parametrizar de acuerdo a los campos autorizado por el SRI. El tipo a declarar pueden ser: E: Encabezado, C: Cuerpo, P: Pie, las letras que digite deben ser en mayúsculas. R.- CONFIGURAR FORMULARIOS.- Parametriza los formularios de impuestos, para realizar esta tarea se debe utilizar los botones que se encuentran en la parte superior de la ventana. S.- IMPRIMIR MATRIZ.- Imprime la matriz para facilitar la parametrización de formularios o comprobantes de Egreso, Ingreso, Facturas, Nota de Venta, etc.

ANEXO ATS – SRI



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El Anexo Transaccional Simplificado es un reporte que integra información de las transacciones realizadas por un contribuyente, referentes a compras, ventas, exportaciones, comprobantes de venta anulados, recaes, rendimientos financieros y fideicomisos. Esta información debe ser presentada por:

• Los contribuyentes especiales • Las entidades del sector público • Los contribuyentes con autorización para imprimir sus comprobantes de venta y de

retención a través de sistemas computarizados (Auto impresores) • Los contribuyentes que solicitan devoluciones de IVA, excepto personas discapacitadas,

de la tercera edad y organismos internacionales • Las instituciones financieras, incluye cooperativas de ahorro y crédito • Las empresas emisoras de tarjetas de crédito • Las administradoras de fideicomisos mercantiles y fondos de inversión

A. IDENTIFICACIÓN DEL INFORMANTE.- Corresponde a la información del declarante (RUC y razón o denominación social), una vez ingresada la información, se presiona el botón Grabar.

B. PERIODO INFORMADO.- Permite escoger al año y mes que se va a declarar, además

de mostrar de acuerdo a su RUC, cual es la fecha máxima de recepción del Anexo Transaccional Simplificado.

C. COMPRAS.- Permite importar de manera automática todas las compras que se hayan

realizado durante el período que se vaya a declarar. •••• Primero hay que borrar la fila de ejemplo (presione el botón Borrar Fila). •••• Para importar las compras presione el botón Importar compras, si al realizar esta

acción se observa información en color rojo, significa que existe algún error. •••• Se puede ingresar de forma manual la información de las compras, para eso se

presiona el botón Insertar Fila. •••• Se puede exportar e importar a Excel, para lo cual se utilizan los botones

respectivos. •••• También se puede borrar la importación que se haya realizado o borrar toda la

información que haya digitado.

D. VENTAS.- Permite importar de manera automática todas las ventas que se hayan realizado durante el período que se vaya a declarar. Se sigue el mismo procedimiento que se explicó en Compras.

E. EXPORTACIONES O INGRESOS DEL EXTERIOR.- El ingreso de esta información se debe realizar de forma manual.

•••• Primero hay que borrar la fila de ejemplo (se presiona el botón Borrar Fila).



60

•••• Para ingresar la información correspondiente a Exportaciones o Ingresos del Exterior, se presiona el botón Insertar Fila.

•••• Se puede exportar a Excel, para lo cual se utiliza el botón respectivo. •••• Puede borrar toda la información que se haya digitado.

F. COMPROBANTES ANULADOS.- El ingreso de esta información se debe realizar de forma manual.

•••• Primero hay que borrar la fila de ejemplo (se presiona el botón Borrar Fila). •••• Para ingresar la información correspondiente a Comprobantes anulados, se

presiona el botón Insertar Fila. •••• Se puede exportar a Excel, para lo cual se utiliza el botón respectivo. •••• Puede borrar toda la información que se haya digitado.

G. TALÓN RESUMEN DE ANEXO TRANSACIONAL.- Esta opción presenta un resumen de la información que se ha digitado para el Anexo Transaccional.

H. GENERAR MEDIO MAGNÉTICO XML.- Esta opción genera a partir de la

información ingresada, el archivo en formato XML (formato que exige el SRI).

I. FICHA DE CLIENTES.- Permite visualizar los datos ingresados de los clientes a través de la ficha, sin hacer modificaciones.

J. FICHA DE PROVEEDORES.- Permite visualizar los datos ingresados de los

proveedores a través de la ficha, permitiendo realizar modificaciones.

K. ORGANIZAR PARA VALIDACIÓN.- Esta opción le ayudará a verificar que la información digitada para la declaración sea correcta. Esta opción deberá ser realizada en el servidor y no debe estar conectado ningún usuario al sistema.

ANEXO REOC – SRI Ayuda a la creación de las Retenciones por Otros Conceptos, que se debe presentar al SRI.

En este anexo el contribuyente reportará un detalle de cada compra efectuada en el mes, incluyendo los datos del proveedor y del comprobante de venta. Cuando se haya efectuado la retención en la fuente de Impuesto a la Renta, se deberán incluir los valores retenidos y la información del comprobante de retención.



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También deben ser informadas las compras en las cuales no haya retención en la fuente de Impuesto a la Renta, como por ejemplo:

• Pagos con tarjeta de crédito • Pagos a través de convenios de débito o de recaudación • Compras no sujetas a retención • Reembolso de gastos • Emisión de nota de crédito o nota de débito A. IDENTIFICACIÓN INFORMANTE.- Corresponde a la información del declarante

(RUC y razón o denominación social), una vez ingresada la información, se presiona el botón Grabar.

B. PERIODO INFORMADO.- Permite escoger al año y mes que se va a declarar, además

de mostrar de acuerdo a su RUC, cual es la fecha máxima de recepción del Anexo Transaccional Simplificado.

C. COMPRAS.- Permite importar de manera automática todas las compras que se hayan

realizado durante el período que se vaya a declarar. •••• Primero hay que borrar la fila de ejemplo (presione el botón Borrar Fila). •••• Para importar las compras presione el botón Importar compras, si al realizar esta

acción se observa información en color rojo, significa que existe algún error. •••• Se puede ingresar de forma manual la información de las compras, para eso se

presiona el botón Insertar Fila. •••• Se puede exportar e importar a Excel, para lo cual se utilizan los botones

respectivos. •••• También se puede borrar la importación que se haya realizado o borrar toda la


D. TALÓN RESUMEN DE ANEXO TRANSACIONAL.- Esta opción presenta un resumen de la información que se ha digitado para el Anexo Transaccional.

E. GENERAR MEDIO MAGNÉTICO XML.- Esta opción genera a partir de la

información ingresada, el archivo en formato XML (formato que exige el SRI). F. FICHA DE PROVEEDORES.- Permite visualizar los datos ingresados de los

proveedores a través de la ficha, permitiendo realizar modificaciones.

G. ORGANIZAR PARA VALIDACIÓN.- Esta opción le ayudará a verificar que la información digitada para la declaración sea correcta. Esta opción deberá ser realizada en el servidor y no debe estar conectado ningún usuario al sistema.

ANEXO RDEP – SRI



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A. IDENTIFICACIÓN INFORMANTE.- Corresponde a la información del declarante (RUC y razón o denominación social), una vez ingresada la información, se presiona el botón Grabar.

B. AÑO INFORMADO.- Permite escoger al año que se va a declarar, además de mostrar de

acuerdo a su RUC, cual es la fecha máxima de recepción del Anexo de Relación de Dependecia.

C. RDEP.- Permite importar de manera automática todas las nóminas del período que se vaya

a declarar. a. Primero hay que borrar la fila de ejemplo (presione el botón Borrar Fila). b. Para importar las nóminas presione el botón Importar Nómina, si al realizar esta

acción se observa información en color rojo, significa que existe algún error. c. Se puede ingresar de forma manual la información de las nóminas, para eso se

presiona el botón Insertar Fila. d. Se puede exportar e importar a Excel, para lo cual se utilizan los botones

respectivos. e. También se puede borrar la importación que se haya realizado o borrar toda la


H. TALÓN RESUMEN DE RDEP.- Esta opción presenta un resumen de la información que se ha digitado para el Anexo de Relación de Dependecia.

I. GENERAR MEDIO MAGNÉTICO XML.- Esta opción genera a partir de la

información ingresada, el archivo en formato XML (formato que exige el SRI). J. FICHA DE EMPLEADOS.- Permite visualizar los datos ingresados de los empleados a

través de la ficha, permitiendo realizar modificaciones.

K. ORGANIZAR PARA VALIDACIÓN.- Esta opción le ayudará a verificar que la información digitada para la declaración sea correcta. Esta opción deberá ser realizada en el servidor y no debe estar conectado ningún usuario al sistema.

MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS



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Lleva un control de bitácoras y seguimientos de los activos así como el registro contable del costo histórico y la depreciación mensual de cada bien, los mismos que son integrados al libro diario de integración en Contabilidad.

Usted encontrará en este módulo la ayuda como puede registrar sus activos fijos en cada una de las fichas con su codificación respectiva.

Se recomienda se establezca una codificación por familias para su fácil búsqueda y seguimiento como sigue: CODIGO CATALOGO CONTABLE DEL PLAN DE CUENTAS AUXILIAR * Vehículos * Muebles y Enseres * Equipo de computación * Equipo de oficina * Equipo de Laboratorio * Equipo Eléctrico � CODIGO ( CODIGO ARTICULO ITEM)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 PRIMER NIVEL: 1 y 2 EO = Equipo Oficina EC = Equipo Computo VH = Vehículo ME = Muebles y Enseres EE = Equipo Eléctrico EL = Equipo Laboratorio



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SEGUNDO NIVEL: 4 y 5 EO / Equipo de Oficina = CA = calculadora EN = Engrampadora Ejemplo: EO-CA-0001 / EO-EN-0001

A. FICHA DE BIENES.- Ingresa la información del Activo para su depreciación. •••• Se procede a llenar cada uno de los campos con la información respectiva a los

activos que se desee ingresar. •••• En la parte superior derecha, se observan varios botones: Nuevo (crea un nuevo

archivo), Inicio (le lleva al primer registro de activo que ingresó), Siguiente (muestra el siguiente registro a partir del que esté en pantalla), Anterior (muestra el anterior registro a partir del que esté en pantalla), Final (le lleva al último registro de activo que ingresó), Borrar (elimina la información del activo que se encuentre en pantalla).

•••• En primer lugar colocamos el código del activo a registrar, luego el código contable del activo, descripción del activo, fecha de compra del bien, código contable del proveedor, registra la serie del activo si lo tiene, igualmente como placa, marca, modelo, registra el custodio del bien o responsable, en el casillero de Ubicación registra el departamento donde se encuentra ubicado el bien, en Tipo registra la especificación del bien, la cuenta contable del gasto depreciación, luego la cuenta contable Depreciación Acumulada. Se registra el costo histórico del bien, si ya es un bien de una contabilidad anterior, registre el valor acumulado, y si es un bien nuevo no se coloca valor.

•••• Cuando se termine de ingresar la información, se presiona el botón Actualizar para registrar el bien.

B. CONSULTAS DE FICHAS.- Permite solo consultar las Fichas creada, no acepta ningún tipo de modificación.

C. MOVIMIENTOS.- Permite ingresar datos de reparación o mantenimiento de cada bien. •••• Presione la tecla F9 para insertar y presione F12 para borrar filas.



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•••• Se sitúa en la celda Código, digite el número 1 y presione Enter, a continuación se presentará una ventana con la información desplegada de los bienes.

•••• Escoge el bien y presione Enter.

D. DEPRECIACION MANUAL.- Genera la depreciación el usuario manualmente una vez

que se haya seleccionado de que activo desea generar la depreciación. • Para ingresar información se sitúa en la celda y se procede a digitar los datos,

presione Enter para cambiar de celda.

E. DEPRECIACION AUTOMATICA.- El sistema genera automáticamente la

depreciación dependiendo el rango. Una vez que se seleccione, debe indicar desde que activo a que activo desea realizar la depreciación. Y hace clic en Depreciar.

F. ESPECIALES.- Permite parametrizar las tablas adicionales que aparecen en el módulo de Activos Fijos.

TABLA PARA PARAMETRIZAR TIPO BIEN



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CODIGO – IDENTIFICATIVO ME = Muebles y Enseres EQC = Equipo de Computación Nombres = Clasificación del Código / Equipo de Oficina Años de Vida = Tiempo de duración contable de un bien o activo Porcentaje Depreciación Anual = Costo Histórico – Valor Residual

Vida Útil

a.- UBICACIÓN.- Nos permite añadir filas con (F9) o eliminar con (F12) las ubicaciones o departamentos que genera la empresa, se digita los datos, luego presione ESC y ya está registrado.

b.- TIPOS DE BIENES.- Permite parametrizar los tipos de bienes que utiliza la empresa, para generar su respectiva depreciación. F9 para añadir y F12 para eliminar filas.

c.- REVERSAR ASIENTOS CONTABLES.- Nos da la oportunidad de reversar un asiento para revisarlo o corregirlo. Indicando desde que fecha a que fecha desea reversar. Se digitan las fechas respectivas y se presiona Enter. d.- RESPALDOS.- Permite copiar la información ingresada guardarla en un magnético. e.- RECUPERAR RESPALDO.- Ayuda a recuperar la información guardada. De este módulo.

G. ESTADÍSTICAS.- Genera reportes en pantalla o impresos.

a. LISTADO DE BIENES.- Presenta un reporte de Bienes registrados. Se puede

seleccionar lo bienes por código o por descripción.



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b. LISTADO UBICACIÓN.- Indica un reporte de Ubicación de los Bienes registrados.

c. LISTADO POR TIPO.- Presenta un listado por tipo de bienes.

d. MOVIMIENTOS.- Despliega los movimientos generados de cada uno de los bienes.

e. DEPRECIACIONES.- Presenta las depreciaciones generadas por cada bien.

f. LISTADO POR CUSTODIO.- Presenta un listado de los bienes con su respectivo

custodio.

H. ETIQUETAS.- Le permite visualizar los bienes con sus respectivas etiquetas de identificación para marcar o registrar cada bien con su código de registro de código de barras.

MÓDULO DE FACTURACIÓN



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A. ELABORAR FACTURA.- Esta opción permite la elaboración de la factura. Es importante que al ingresar a esta opción, presione ENTER para que siga el número secuencial de la misma. Cuando el cliente paga por cuotas o abona, a la factura se tiene que poner el valor recaudado en pagado y el desglose de las cuotas en la tabla, que se encuentra ubicada en la parte superior que indica Actualizar (graba la factura).

B. MODIFICAR.- Sirve para realizar cambios en caso de equivocación siempre y cuando no haya sido impresa.



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C. ANULAR FACTURA.- Borra la factura, retorna el artículo al inventario y disminuye el estado de cuenta del cliente. D. IMPRIMIR FACTURA.- Imprime la factura individual o por rango después de haberla elaborado. E. NUEVOS CLIENTES.- Para registrar a un cliente se coloca un clic en NUEVO se ingresa los datos y se presiona el botón Actualizar (sirve para grabar).

F.- ACTUALIZAR DATOS CLIENTES.- Permite modificar los datos de los clientes que se hayan ingresado. G. ESTADISTICAS.- Presenta los listados y los reportes que genera el Módulo de Facturación.

a.- Listado de ventas Generales.- Despliega reportes



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b.- Listado de ventas Detalladas.- Despliega reportes

c.- Listado de ventas por M2V.- Despliega reportes d.- Listado de Ventas por Cliente.- Despliega reportes e.- Listado de Ventas por Vendedor.- Despliega reportes f.- Listado de Vendedores.- Despliega reportes g.- Listado de Ventas con Fletes por Vendedor.- Despliega reportes h.- Listado de Vencimientos.- Despliega reportes i.- Lista de Ventas por Producto.- Despliega reportes j.- Lista de Ventas por Turno.- Despliega reportes k.- Ventas de Clientes por M2V.- Despliega reportes l.- Utilidad Bruta en Ventas.- Despliega reportes m.- Listado por Tipo de Ventas.- Despliega reportes n.- Listado de Utilidades Facturas.- Despliega reportes o.- Ventas Tarifa 0, IVA e ICE.- Despliega reportes p.- Facturas Pendientes de Cobro.- Despliega reportes q.- Facturas Glosadas por Cliente.- Despliega reportes r.- Facturas Cobradas.- Despliega reportes s.- Listado de Ventas por Ven. Por Producto.- Despliega reportes t.- Listado de Ventas por Ven por Cliente.- Despliega reportes u.- Ventas de Vendedores por M2V.- Despliega reportes v.- Saldos de Facturas por Vencer.- Despliega reportes



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w.- Resumen de Cobros Punto de Venta.- Despliega reportes x.- Facturas Pendientes del Día.- Despliega reportes y.- Listado de Facturas Anuladas.- Despliega reportes z.- Resumen de Ventas por Cliente.- Despliega reportes aa.- Facturas pagadas sin N/C.- Despliega reportes. ab.- Listado de Ventas por Servicios.- Despliega reportes. ac.- Listado Pauta de Publicidad x Fecha.- Despliega reportes. ad.- Listado Pauta de Publicidad x Código.- Despliega reportes. ae.- Listado Fechas de Pauta de Publicidad.- Despliega reportes. af.- Resumen de Ventas de Publicidad Regional.- Despliega reportes. ag.- Resumen de Ventas de Publicidad por tipo de Anuncio.- Despliega reportes. ah.- Listado Pauta de Publicidad por Código Ordenado.- Despliega reportes. ai.- Listado de Ventas por Combo de Servicios.- Despliega reportes. H.- GUIAS DE REMISION.-

a.- Elaborar Guías.- Esta opción permite realizar dos procedimientos: 1.- Elaborar la guía teniendo una factura, para que se trasladen los datos ingresados al elaborar la factura. 2.- Elaborar la guía sin haber realizado la factura. b.- Modificar Guías.- Permite cambiar en caso de ingresar mal los datos siempre y cuando no se haya impreso. c.- Anular Guías.- Borra la guía sin afectar a ningún módulo. d.- Actualizar Guías.- Esta opción nos permite ingresar el número de la factura cuando primero se haya elaborado la guía, y así obtener los correspondientes reportes. e.- Imprimir Guías.- Imprime la guía en forma individual o por rango después de haber sido elaborado. f.- Estadísticas.- Presenta los listados y los reportes de las guías. En esta opción encontramos varias opciones para desplegar los listados:



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• Listado de Clientes con guías • Listado de Transportistas con guía • Listado Facturas por Clientes • Listado Facturas por Transportista

g.- Configurar Impresión Guías.- Es para configurar el diseño de la guía preimpresa. Se debe colocar sobre cada celda y digitar los datos a modificar. . h.- Configurar Numeración Guías.- Se coloca el número de la guía que se va a utilizar. I.- PROFORMAS

a.- Elaborar Proformas.- Sirve para ingresar los ítems que vamos a proformar, los mismos que no afectan al inventario (solo toma el nombre del ítem.) b.- Modificar Proforma.- Puede realizar cambios después de haberla elaborado. c.- Anular Proforma.- Permite anular la pro forma elaborada. d.- Imprimir Proforma.- Imprime los documentos después de haberlos elaborado. e.- Especiales (PROFORMAS)

• Configurar impresión Facturas.- Configura el formato preimpreso de la proforma.



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• Configurar Parámetros Proforma.- En ésta opción creamos otro número de serie para la

pro forma.

• Configurar Numeración Proforma.- Coloca el número de proforma que sigue en adelante, para seguir la secuencia de la misma.

• Respaldar Archivos.- Baja la información a disquete o al disco C, de los que es las

proformas.

• Recuperar Respaldo Archivos.- Recupera la información contenida el disquete o en el disco C, referente sólo a proformas.

f.- Estadísticas (PROFORMAS).- Presenta los listados y reportes de preformas, se puede visualizar según los siguientes listados.

• Listados Generales.- Despliega Reporte • Listados Detallados.- Despliega Reporte • Listados por Cliente.- Despliega Reporte • Listados por Vendedor.- Despliega Reporte

g.- Convertir a factura.- Opción que permite el traslado de los ítems que se han proformado a la factura, disminuyendo de ésta manera el inventario y afectando la cuenta del cliente. h.- Indexado.- Organiza los índices internos de la base de proformas. J.- NOTAS DE CREDITO POR DEVOLUCIONES.- Esta opción se utiliza cuando el cliente le devuelve las mercaderías afectando de esta manera al módulo de inventarios por el reingreso del producto en cartera, por la disminución del estado de cuenta del cliente y la contabilidad por la cuenta del IVA.

a. Elaborar Nota de Créditos b. Anular Nota de Créditos c. Imprimir Nota de Créditos d. Listado de Clientes con Nota de Créditos e. Lista de Vendedores con Nota de Créditos f. Listado de Notas de Crédito por Cliente g. Listado de Notas de Crédito por Vendedor h. Configurar Impresión de Nota de Crédito i. Configurar Numeración de Nota de Crédito j. Reconstruir Notas de Crédito

K.- CONSULTA PVP PRODUCTOS.- Consulta de precios al público por su respectivo artículo, esta opción permite solo visualizar la información. L.- CONSULTA PVP SERVICIOS.- Consulta de precios al público de acuerdo al servicio brindado, esta opción permite solo visualizar la información. M.- ESPECIALES (FACTURACIÓN)



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a.- Configurar Impresión Facturas.- Permite configurar el documento preimpreso autorizado por el SRI.

b.- Parámetros de Facturas.- Permite la creación de series de facturas, así como el bloqueo de los campos que aparecen al elaborar la misma, ejemplo: Bloqueo para PVP, descuentos, etc. c.- Configurar Numeración Factura.- Configura el número de la factura que se va ha utilizar de ahora en adelante.



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d.- Actualiza Tabla de Vendedores.- Permite el ingreso de datos de las personas encargadas de realizar las ventas.

e.- Configurar Contabilización.- Reservada para el contador. Configura el asiento contable de las ventas y costo de ventas.

f.- Configurar Turnos.- Permite el ingreso de los diferentes turnos de trabajo para las personas de ventas. g.- Respaldar Archivos.- Baja la información del MQR a disquete o al disco C. h.- Recuperar Respaldos.- Permite la recuperación de lo respaldado en disquete o disco. i.- Reversar Asientos Contables.- Permite realizar modificaciones en cualquier opción del módulo de facturación, después de haber sido automatizada. j.- Configurar formas de Pago.- Despliega la tabla de los bancos existentes, tarjetas de crédito, efectivo u otros, a fin de que al realizar la recaudación pueda escoger el tipo de pago que esté haciendo el cliente y registrarlo. k.- Configurar Servicios.- Permite configurar los tipos de servicios que estén relacionados a la empresa. l.- Configurar Recargos.- Permite configurar recargos a la facturación. m.- Configurar Combos de Servicios.- Permite agrupar varios servicios bajo un nombre, en esta opción se declara un código y un nombre que va a representar a un combo. n.- Configurar Combos en Detalle.- En esta opción se determinan cada uno de los servicios que van pertenecer a los combos. o.- Activar factura Anulada.- Permite recuperar una factura que haya sido anulada.

N.- MIGRACION A EXCEL.- Esta opción permite migrar una factura a Excel.

MÓDULO DE CAJA RECAUDACIÓN



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Se maneja integradamente en función a las ventas de bienes o servicios generados por el módulo de facturación, el mismo que administra y controla cronológicamente las facturas por medio de estadísticas.

a.- Recaudación por Clientes.- Permite el ingreso de lo recaudado de acuerdo a los clientes. En la celda Cliente, se digita 1, se presiona Enter, se visualizará una ventana que permite seleccionar al cliente, se presiona Enter y se cargará parte de la información del mismo. Para insertar una recaudación, se presiona el botón Insertar Línea, y para archivar la información se presiona el botón Grabar. b.- Recaudación por Facturas.- Permite el ingreso de lo recaudado de acuerdo a las facturas que se hayan creado. c.- Resumen de Ingreso.- Presenta lo recaudado por el lapso de tiempo que se requiera; con un desglose de documentos con los que el cliente ha cancelado (forma de pago), ejemplo: Efectivo 500.00 Banco Pichincha 1000.00 Tarjeta Diners 5000.00

d.- Resumen de Ingresos con Diferencias.- Presenta un listado de los ingresos que ya se han cobrado, junto con la diferencia que falta por cobrar. e.- Estado de Cuenta.- Despliega el listado individual de las facturas canceladas y pendientes de pago de los clientes.



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f .- Listado de Faltantes.- Obtención de reportes. g .- Listado de Sobrantes.- obtención de reportes. h.- Glose de Valores.- Reporte de glose de valores en caja por fecha. i.- Facturas días anteriores a la fecha.- Reporte de recaudación de días anteriores a la fecha de corte. j.- Cancelación de Garantías.- Permite registrar la cancelación de garantías pendientes de Clientes. k.- Listado de Valores en Garantías Pendientes de Cancelación.- Reporte de valores pendientes l.- Listado de Garantías Canceladas.- Despliega Reportes de valores canceladas en garantía. m.- Listado de vencimientos de Valores en Garantías.- Nos permite observar en pantalla o preimpresa los vencimientos de valores en garantía.

MÓDULO DE CARTERA



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Se maneja integradamente en función a las ventas de bienes o servicios generados por el módulo de facturación, él mismo que administra y controla cronológicamente las facturas por medio de estadísticas.

Las ventas son clasificadas y registradas para la emisión de cobros a través del módulo de cartera que es el encargado de establecer los movimientos y saldos vencidos de las cuentas por cobrar de clientes, los mismos que son administrados mediante registro de notas de débito y crédito numeradas en forma secuencial.

Entre las funciones de la cartera tiene como actividad principal controlar y actualizar los registros generados por caja recaudación.

La recuperación del efectivo y especies monetarias es recibida mediante la generación de comprobantes de ingreso a caja numerados en secuencia de pagos.

Caja recaudación presenta una estadística de cierre diario en donde se glosan todos los valores recaudados durante el día.

A.- MOVIMIENTOS

a.- Créditos.- Permite la generación de notas de crédito (por recaudaciones, devoluciones, descuentos especiales) sobre las facturas a los clientes

b.- Débitos.- Permite la generación de notas de débito (cobro interés por mora) sobre las facturas a los clientes.



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c.- Modificar Créditos.- Modifica las notas de crédito generadas por facturación, caja, cartera (Al registrar el pago o abono), de una fecha a otra. d.- Modificar Débitos.- Modifica las notas de débito generadas por facturación. e.- Cancelación de Garantías.- Registra la cancelación del valor en garantía una vez efectivizado el cheque o la letra, de acuerdo a la factura y cliente. f.- Listado valores en garantía pendientes.- Presenta el Reporte solicitado, de una fecha a otra. g.- Listado valores en garantía canceladas.- Reporte preimpreso o solicitado, de una fecha a otra. h.- Listado de vencimientos de valores en garantía.- Reporte de vencimiento de valores. i.- Estado de Cuenta del Cliente.- Despliega el listado individual de las facturas canceladas y pendientes de pago de los clientes. B.- NUEVOS CLIENTES.- Se ingresa los datos de los clientes, como último se realiza un clic en el botón Grabar.

C.- ACTUALIZAR DATOS DE CLIENTE.- Permite modificar los datos del cliente. Al final se da clic en el botón Grabar. En la parte superior derecha, se observan varios botones: Nuevo (crea



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un nuevo archivo), Inicio (le lleva al primer registro de activo que ingresó), Siguiente (muestra el siguiente registro a partir del que esté en pantalla), Anterior (muestra el anterior registro a partir del que esté en pantalla), Final (le lleva al último registro de activo que ingresó), Borrar (elimina la información del activo que se encuentre en pantalla). D.- CONSULTAR CLIENTES.- Permite visualizar los datos ingresados a través de la ficha, sin hacer modificaciones. E.- DATOS COMPLEMENTARIOS.- Permite Complementar la información que no se encuentra registrada.

F.- ESPECIALES En esta opción le permite configurar o parametrizar las necesidades del usuario.

a.- Configurar Comprobantes.- Crea comprobantes de notas de débito (F8) y notas de crédito (F9), así como también el direccionamiento a los auxiliares correctos, (F12) para borrar.



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b.- Configurar Intereses por Mora.- Ingresa la tabla del interés (F9) con los respectivos días de plazo, (F12) para borrar. c.- Configura Intereses Prepago.- Ingresa la tabla del interés (F9) con los respectivos días de plazo. d.- Configurar tabla de Cobradores.- Permite el registro de los datos de las personas encargadas de registrar las recaudaciones, (F9) para Crear y (F12) para borrar las filas. e.- Configurar tabla de Vendedores.- Nos permite actualizar o modificar los datos de los vendedores autorizados por la empresa, (F9) para Crear y (F12) para borrar las filas. f.- Configurar Contabilización.- Parametriza las cuentas contables, las cuales permitirán obtener los resultados de los movimientos respectivos, para editar se sitúa en cada una de las celdas y digita los datos, para salir presione Escape. g.- Configura Ciudades.- Ingresa a la tabla de ciudades donde se encuentran los clientes, (F9) para Crear y (F12) para borrar las filas. h.- Respaldar Archivos.- Baja la información del MQR a disquete o al disco C. i.- Recuperar Respaldos de Archivos.- Permite la recuperación de lo respaldado en disquete o disco C. j.- Configurar Pagos.- Despliega la tabla de los bancos existentes, tarjetas de crédito o efectivo, a fin de que al realizar la recaudación pueda escoger el tipo de pago que esté haciendo el cliente y registrarlo. k.- Reversar Asientos Contables.- Permite realizar modificaciones en cualquier opción del módulo de facturación, después de haber sido automatizada. l.- Configurar profesiones.- Sirve para ingresar la tabla de las diferentes profesiones de los clientes, (F9) para Crear y (F12) para borrar las filas, Escape para Salir. m.- Configurar sectores.- Actualiza la tabla de los sectores donde se ubican los clientes, (F9) para Crear y (F12) para borrar las filas, Escape para Salir. n.- Configurar Planes.- Son los diferentes planes de pago a los que puede acceder el cliente, (F9) para Crear y (F12) para borrar las filas, Escape para Salir. o.- Unificar Clientes.- Permite unificar cuando se haya duplicado la ficha de un cliente. Se recomienda primero sacar un respaldo de la información. G.- ESTADISTICAS.- Presenta el informe de los reportes y listados del módulo de cartera.



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a.- Listado de Cartera Vencida.- Despliega Reporte b.- Listado de Cartera Prepagada.- Despliega Reporte c.- Listado de Cupos de Crédito.- Despliega Reporte d.- Listado de Clientes.- Despliega Reporte e.- Listado de Cobradores.- Despliega Reporte f.- Listado de Retenciones.- Despliega Reporte

g.- Listado de Notas de Débito.- Despliega Reporte h.- Listado de Notas de Crédito.- Despliega Reporte i.- Listado de Ch. posfechados.- Despliega Reporte j.- listado de saldos de clientes.- Despliega Reporte

k.- Listado de Movimientos.- Despliega Reporte



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l.- Listado de saldos y Observaciones.- Despliega Reporte m.- Vencimientos facturas Extracontable.- Despliega Reporte n.- Antigüedad de Cartera Vencida.- Despliega Reporte o.- Antigüedad de saldos de cartera.- Despliega Reporte p.- Resumen de ingresos.- Despliega Reporte q.- Resumen de cartera por Vendedor.- Permite observar un reporte de cartera por vendedor. r.- Listado de facturas por antigüedad.- Le permite solicitar el reporte desde una fecha a otra fecha. H.- MIGRAR A EXCELL.- Baja la información de la opción de datos complementarios a la Hoja electrónica. I.- SALDOS DE APERTURA.- Presenta la lista de todos los clientes, con la finalidad de colocar saldos iniciales.



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MÓDULO DE INVENTARIOS

En este módulo se maneja los conceptos Almacén y Bodega, en el primero es donde se define las políticas para la creación del catálogo de productos a ser controlados por la Bodega, también define listas de precios para la venta en varias clasificaciones, los mismos que pueden ser tarifados por rangos de acuerdo a la configuración que se le imponga.

Además se maneja la base de proveedores internos y externos que van afectar los movimientos de ingresos a la bodega.

El Concepto Bodega es aplicado en función a los Ingresos y Egresos. Los ingresos pueden definirse por Compras, Devoluciones en Ventas, Transferencias de Bodegas y Por Ingresos por Inventarios Iniciales.

Los Egresos se definen por Ventas realizadas por Facturación, Rechazos de Mercaderías, Devoluciones en Compra, Transferencias de Bodegas y Por Utilización o Centros de Costo.

Los movimientos a la bodega generan comprobantes individuales, que son numerados en forma cronológica.

A.- ALMACEN.- Aquí se despliegan otras opciones para dar mejor administración al registro de productos.



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a.- Ficha de Productos y Servicios.- Permite el ingreso de datos de las mercaderías que posee la empresa, lo más importante de llenar en la ficha es el código del artículo, código contable, nombre, el impuesto y el saldo inicial, el resto es para información interna de la empresa. Para ingresar una nueva ficha de un producto se debe presionar el botón Nuevo, cada vez que llene una celda se debe presionar Enter y esto le permitirá navegar correctamente para completar la ficha. Las opciones Cantidad, Valor unidad y valor total, se llenan a través de la opción Inventario inicial Multibodega que se encuentra en éste módulo.

b.- Consulta Productos.- Visualiza los datos ingresados de los productos a través de la ficha sin la opción de modificar o realizar ningún cambio. c.- Cambiar Códigos.- Permite cambiar el código del artículo creado.



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Se debe colocar en la columna Código cambiado, a continuación se ubica en la celda referente al producto y digite el nuevo código, luego presione el botón Grabar para realizar la actualización.

d.- Precios de Venta.- Esta opción permite el ingreso de los diferentes tipos de precio con lo que la empresa puede comercializar o vender sus artículos. F9 para insertar una nueva fila, F12 para borrar una fila, F2 para buscar el código de un producto, F3 busca un ítem en especial, F4 para importar una nueva lista de precios que se haya realizado con anterioridad, con esta opción se eliminará la lista que se está visualizando y se cargará una nueva.

e.- Ficha de Proveedores.- Permite el ingreso de los datos del proveedor. Estos datos pueden ser ingresados también por inventarios. Para ingresar una ficha se debe hacer clic en el botón Nuevo y después de ingresar los datos se presiona el botón Actualizar para grabar la información. f.- Consulta de Proveedores.- Visualiza la información ingresado en la ficha de proveedores sin opción a modificar. g.- Tarifación.- Permite el aumento de los diferentes tipos de precio de venta de los artículos por rango, ya sea en porcentaje o en valores. Para grabar presione el botón Generar.



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h.- Etiquetas.- Genera la impresión de código de barras para los diferentes tipos de artículos que tenemos en inventario con diferentes precios.

i.- Inventario Inicial Multibodega.- Permite ingresar los saldos iniciales en formato del sistema, en cada una de las bodegas que se vaya a utilizar. En la columna de valor unitario se coloca el costo de cada producto y en la columna correspondiente se digita la cantidad de productos, luego se presiona el botón Grabar.

j.- Existencias Miltibodega.- Despliega las existencias en cada una de las bodegas. Con el botón Excel permite exportar esta tabla.



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k.- Arqueo Existencia Física.- Permite visualizar todos los movimientos que se hayan realizado con respecto a los productos que estén en Inventario.

B.- BODEGA.- Aquí se despliegan otras opciones que ayudarán a la utilización del módulo.

a.- Movimientos.- Permite el ingreso y egreso de artículos por compras, transferencia de bodega, facturas, utilizaciones etc. F2 Crea una nueva ficha de un producto, F9 inserta una nueva fila, F12 borra la fila y Escape para Salir.



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b.- Actualizaciones Movimientos.- Permite realizar modificaciones en los diferentes comprobantes de ingresos y egresos que se tengan en la bodega por cualquier concepto que se haya generado. F2 Crea una nueva ficha de un producto, F9 inserta una nueva fila, F12 borra la fila y Escape para Salir.

c.- Comprobantes de Sistema.- Imprime los comprobantes que diseña el sistema y que son ingresados por la opción de movimientos.

d.- Comprobantes Preimpresos.- Imprime los comprobantes en un formato preimpreso propio de cada empresa. e.- Duplicar Movimientos.- Permite duplicar el contenido del documento continuando la numeración. C.- ESTADISTICAS.- Permite la impresión de los diferentes listados y reportes que presenta este módulo.



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a.- Stock –- Existencias.- Despliega reporte visualizado o impreso del stock de los productos, indicando la fecha de corte que desee el reporte, desde que código a que código. b.- Stock Mínimos y máximos.- Despliega reportes de los productos con su respectivo stock máximo y mínimo, además de permitir indicar desde que código a que código se realiza el despliegue. c.- Listado de centro de costos.- Despliega reportes, seleccionando el movimiento que se necesite, el producto y el rango de fecha. d.- Productos sin precio de Vta.- Despliega Reportes de productos que no tienen precios de venta. Se debe ingresar desde que producto hasta que producto desea generar el reporte. e.- Rotación de Inventarios.- Despliega Reportes indicando desde que fecha desea obtener el listado de rotación de inventarios hasta la fecha de corte. f.- Listado de Ingresos.- Despliega Reportes indicando tipo de movimiento y desde que fecha desea obtener el listado. g.- Listado de Egresos.- Despliega Reportes permitiendo indicar el tipo de movimiento y desde que fecha desea el listado de Egresos. h.- Utilizaciones por Agrupación.- Despliega Reportes de listados de utilizaciones, indicando desde que ítems a que ítems se desea el reporte y desde que fecha. i.- Listado de Kardex.- Despliega Reportes por Código o por ITEM, y desde que fecha se desea el listado del Kardex.



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j.- Reporte de consumo por responsable.- Despliega Reportes solicitando desde que fecha desee el reporte de consumos, además de mostrar la información de los responsables. k.- Listado de precios de venta.- Despliega reportes con la opción de escoger el Ítem y el tipo de precio. l.- Listado de Inconsistencias.- Despliega reportes de inconsistencias, se selecciona fecha, por código o por Ítem, desde que Ítem a que Ítem. Y a continuación se despliega el listado de Inconsistencias a la fecha del corte. m.- Movimientos de utilización.- Despliega reportes de los movimientos de utilización, puede ser en pantalla o impresora. n.- Listado de compras por producto.- Despliega listado de compras por producto indicando desde que Ítem y desde que fecha se solicita. o.- Listado de compras por proveedor.- Despliega Reportes, indicando desde que proveedor y fecha se desea obtener listado de compras por proveedor. p.- Hoja resumen de movimientos.- Despliega reportes indicando desde que fecha hasta que fecha, igualmente desde que ítem y obtendrá la hoja de resumen de movimientos. q.- Listado precios de mercado.- Permite solicitar por fecha de corte, por Ítem o por código y nos presentara el listado de existencias al último precio de mercado. r.- Listado de compras por fecha.- Despliega Reportes una vez que se indique desde que fecha a que fecha, seleccione si desea con impuesto o sin impuesto o por todo. s.- Precio de ventas con existencia.- Despliega reportes indicando desde que Ítem y tipo de precio, ejecuta con Enter y despliega el listado de precios de venta con existencias. t.- Listado de productos.- Despliega Reportes por código o por Ítem, ejecuta con Enter y le permite ingresar desde que Ítem, y obtener el listado de productos.



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u.- Diferencias en toma física.- Permite desplegar un reporte de todos los movimientos que se hayan realizado con respecto a los productos. D.- ESPECIALES.- Aquí se presentan otras opciones para la mejor utilización del módulo.

a.- Comprobantes. Permite la creación de los diferentes tipos de comprobantes (Conceptos) por lo que puede ingresar y egresar los artículos de bodega. F8 para crear ingresos, F9 para crear egresos, F12 para borrar.

b.- Cuenta Contable.- Parametriza las cuentas de retención que intervienen al realizar una compra. Estos códigos contables vienen desde el Plan de cuentas. F8 para crear ingresos, F9 para crear egresos.

c.- Centros de Costo.- Permite la configuración de cuentas que intervienen al realizar un egreso de inventario por utilización, transferencia etc. F9 para crear y F12 para borrar.



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d.- Reversar Contable.- Reversa la contabilización del módulo de Inventarios por rangos de fechas, en caso de realizar alguna modificación en los diferentes comprobantes, después de haber sido automatizados. e.- Respaldo.- Esta opción permite asegurar la información del módulo de Inventarios bajando el respaldo a un disquete o al disco C de la máquina. f.- Recupera Respaldos.- Recupera la información del disquete o del disco C. Se hace clic en el botón Ok, y a continuación seleccione de donde va ha recuperar la información. g.- Tipos de Precios.- Tabla que permite la configuración de los diferentes tipos de precios que puede tener la empresa para comercializar sus productos. (F9) si desea ingresar más tipos de precios, (F12) eliminar las filas. h.- Responsables.- Asigna los nombres de las personas que van ha manejar el módulo de Inventarios. (F9) si desea ingresar, (F12) eliminar las filas, Escape para Salir. i.- Áreas.- Se configuran las diferentes secciones que hay dentro de la bodega. Con las teclas (F9) crea una nueva fila y con (F12) elimina las Áreas no deseadas. E.- COSTEO DE PRODUCTOS.- Organiza los saldos de los artículos para que se genere el costo de ventas.

PROVEEDORES

A. MOVIMIENTOS.- Genera obligaciones (débito) y pagos (crédito) a los proveedores.



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B. MODIFICAR MOVIMIENTOS.- Permite realizar modificaciones en los comprobantes de débito y crédito. Una vez que acepta esta opción digite el proveedor, presione Enter y se despliega

un listado de los movimientos realizados. Haga clic sobre el icono (<|), luego aparecerá el movimiento realizado y le permitirá modificar la equivocación, no olvide hacer clic en el botón Actualizar y se registrará lo realizado. C. ELIMINAR MOVIMIENTOS.- Permite eliminar un movimiento filtrado por proveedor, para

lo cual, haga clic sobre el icono (<|), luego aparecerá una ventana de confirmación para realizar la eliminación, presione Aceptar y se eliminará el movimiento. D. CONSULTAR MOVIMIENTOS.- Permite visualizar la información de los movimientos

realizados, sin opción a modificación. Haga clic sobre el icono (<|), y se mostrará la ficha respectiva. E. FICHAS DE PROVEEDORES.- Se ingresa o modifica los datos de proveedores. Una vez que se llene todos los datos en blanco presione el botón Actualizar para guardar la información.



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F. CONSULTAR PROVEEDORES.- Permite visualizar los datos ingresados, sin opción a modificar. G. ESTADISTICAS.- Informe de reportes y listado del módulo de Proveedores como: estados de cuenta, fecha de vencimiento de las facturas de proveedores, datos que son ingresados al realizar los asientos o libros diarios, etc. Ejemplo

a.- Estados de cuenta.- Esta opción genera reportes de Estado de Cuenta a la fecha de Corte, para lo cual, se puede seleccionar el listado por rango o individual, por proveedor, desde una fecha específica.



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b.- Listado de vencimientos.- Despliega reportes ingresando la fecha de corte que desee, presiona Enter y tendrá en pantalla el listado de vencimientos de proveedores. c.- Listado de cupos de crédito.- Despliega reportes, para lo cual, se debe seleccionar desde y hasta que proveedor se necesita el listado, presione Enter y visualizará el listado de cupos de crédito, y plazo de pago. d.- Listado de proveedores.- Despliega reportes de los proveedores, si desea todos solo presione Enter, caso contrario, permite digitar un rango de proveedores y podrá obtener Listado de Proveedores. e.- Listado de retenciones.- Despliega reportes, se debe indicar un rango de fechas para el listado, se indica el código de impuesto y se obtendrá el listado de retenciones a proveedores.

f.- Listado de débitos.- Despliega reportes, para lo cual se debe indicar un rango de fechas para obtener el listado de débitos a proveedores. Se puede visualizar en pantalla o impreso. g.- Listado de crédito.- Despliega reportes, para lo cual se debe indicar un rango de fechas para obtener el listado de créditos a proveedores. Se puede visualizar en pantalla o impreso.



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h.- Listado de saldos.- Despliega reportes, para esto se debe indicar un rango de proveedores y la fecha de corte. Se puede visualizar en pantalla o impreso.

i.- Listado de movimientos.- Despliega reportes, para esto se debe indicar un rango de proveedores y un rango de fechas. Se puede visualizar en pantalla o impreso. H. SALDOS DE APERTURA.- En esta opción se debe ingresar los saldos iniciales de cada uno de los proveedores.

I. ESPECIALES.- Aquí se presentan otras opciones para la mejor utilización del módulo.

a. Migrar ficha a Excel.- Traslada la información de proveedores a Excel.



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b. Configurar Comprobantes.- Ingresa el último número del comprobante utilizado para continuar con la numeración de débito y crédito y comprobantes de retención. . c. Actualizar Nro. Comprobante.- Permite modificar número de documento, para esto debe situarse en la columna Documento y digitar el nuevo número. d. Comprobante de Retención Preimpreso.- Despliega la información del comprobante de retención realizado, preimpreso según su selección. e. Respaldar Archivos.- Permite enviar a una unidad de almacenamiento la información como copia. f. Recuperar Respaldos Archivos.-Nos facilita recuperar la copia enviada a una unidad de almacenamiento.



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ORDENES DE PRODUCCIÓN

Este módulo permite controlar y registrar los tres elementos del costo como: Materias Primas, Mano de Obra Directa y Gastos Indirectos de Fabricación.

El objetivo principal de las Órdenes de Producción es determinar el costo unitario y la transferencia automatizada de este a los inventarios.

A.- ORDENES DE TRABAJO

a.- Crear.- Genera la orden de producción de un artículo.

b.- Actualizar.- Modifica la información ingresada a través de la opción creada. c.- Eliminar.- Elimina la orden de producción siempre y cuando no tenga movimientos de materias prima, mano de obra y gastos de fabricación. d.- Cerrar Orden.- Restringe los pedidos de mano de obra, materia prima y gasto de fabricación. e.- Activar Orden.- Esta opción permite hacer más movimientos en la orden de producción después de haber sido cerrada. f.- Transferir Orden.- Opción que es utilizada cuando el producto se encuentra terminado para alimentar el inventario de productos disponible para la venta.



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B.- MOVIMIENTOS

a.- Materia Prima.- Alimenta la orden de producción; están directamente ligadas a la existencia controlada por la bodega en forma integrada. Se debe seleccionar por Ingresos, Actualizaciones o Comprobantes.

b.- Mano de Obra Directa.- Se relaciona con el catálogo de cuentas en la contabilidad para establecer la liquidación de pagos respectivos.

Constan las horas y valores que se tiene que pagar a las personas que han intervenido en el proceso de producción. Se debe seleccionar por Ingresos, Actualizaciones o Comprobantes.



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c.- Gastos de Fabricación.- Constan todos los gastos indirectos que se han utilizado para producir como: agua, luz, teléfono etc. Se encuentran en función a la clasificación dada por el Plan de Cuentas. Se debe seleccionar por Ingresos, Actualizaciones o Comprobantes.

d.- Duplicar Orden.- Duplica la orden si se trata de la misma producción.

C. ESTADISTICA.- Presenta listados y reportes.

a.- Ordenes de producción.- Reporte de órdenes generadas. Se debe indicar un rango de órdenes y otro de fechas.

b.- Materias Primas.- Despliega reportes. Se debe indicar un rango de órdenes, para visualizar el listado. c.- Mano de obra directa.- Despliega reportes. Se debe indicar un rango de órdenes, entonces se puede visualizar el listado. d.- Gastos de Fabricación.- Despliega reportes. Se debe indicar un rango de órdenes, entonces se puede visualizar el listado. e.- Departamentos.- Despliega reporte. Se debe indicar un rango de números de departamentos, entonces se pueden visualizar el listado.



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f.- Clientes.- Despliega reportes de ordenes de producción por cliente, para esto se define un rango de clientes. g.- Productos.- Despliega reportes de órdenes de producción por productos, para esto se define un rango de productos. h.- Listado de Órdenes.- Despliega reportes de órdenes por rango de fecha, se puede escoger: (C) Ordenes cerradas, (A) Ordenes Abiertas, (T) Ordenes Transferidas y si se desea todas las órdenes se deja en blanco.

i.- Utilización Materia Prima.- Despliega reportes de utilización de materia prima dentro de un rango de fecha y orden. j.- Materia Prima por lotes.- Despliega reportes de utilización de materia prima por lotes, para lo cual se debe indicar un rango de fechas y lotes. D.- ESPECIALES.- Aquí se presentan otras opciones para la mejor utilización del módulo.

a.- Comprobantes.- Presenta la tabla de los pedidos de materia prima, mano de obra y gastos de fabricación para colocar el número secuencial de cada pedido mencionado.



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b.- Departamentos.- Configura las diferentes áreas y departamentos que intervienen el proceso productivo. F9 para crear departamentos, F12 para borrar filas.

c.- Respaldar Órdenes.- Esta opción nos permite asegurar la información del módulo de producción bajando el respaldo a un disquete o al disco C de la máquina. d.- Recuperar Órdenes.- Recupera la información del disquete o del disco C. e.- Reversar Contable.- Reversa la contabilización del módulo de Inventarios por rangos de fechas en caso de necesitar realizar alguna modificación en los diferentes comprobantes.

MÓDULO DE NÓMINA

Este módulo permite la administración y el seguimiento de los empleados en función de los roles de pago semanales, quincenales y mensuales.

Permite la configuración de las formas de cálculo de la planilla de pagos generando bitácoras y comprobantes de liquidación de haberes, así como la generación de planillas de sobresueldos y del seguro social.

A.- MOVIMIENTOS



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a.- Ingresar.- Permite buscar a los empleados ya sea por sus apellidos o número de cédula; una vez elegido el empleado se confirma la fecha de elaboración del rol, si es quincenal o mensual; confirmar mes, año y Q para quincena o M mensual. Cuando es por anticipo o quincenas solo especificamos el valor a recibir, se escribe alguna observación y aceptar para grabar el movimiento. En el caso de ser sueldo se debe escribir el número de días trabajados adicional, si recibe valores adicionales por otros ingresos, por comisiones, en número de horas para cálculos de horas nocturnas, extraordinarias o suplementarias; la movilización y varios. Para los egresos es el mismo procedimiento si existen otros descuentos, préstamos, atrasos, multas o préstamos quirografarios. Se finaliza la elaboración del rol con alguna observación y ase presiona el botón Aceptar para grabar.

b.- Modificar.- Es el mismo procedimiento que el rol de pagos en su elaboración, sólo que en este caso los valores ya están dados, los mismos que pueden ser modificados ya sea en anticipos o sueldos.



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c.- Consultar.- Nos permite visualizar por pantalla los movimientos realizados del empleado ya sea de quincena o su rol de pagos, sin opción a modificar. d.- Otros ingresos.- En el caso de que el empleado tenga programado recibir alguna bonificación en cuotas manteniendo un registro histórico de otros ingresos registrados meses atrás. F9 para crear filas y F12 para Borrar. e.- Otros Descuentos.- Se utiliza esta opción cuando el empleado tenga un descuento o pago a algún préstamo detallado en cuotas. f.- Registró Préstamos.- Esta opción permite registrar los Préstamos Adicionales fuera de los anticipos de sueldo indicando fecha, valor del préstamo e indicando desde que fecha empieza el descuento y el número de pagos. Además en la columna Concepto se escribe el motivo del préstamo.

g.- Duplicar Rol.- Si la empresa dispone de una amplia nómina de empleados se puede utilizar esta opción en lugar de volver a ingresar cada empleado, además de modificar si es necesario. h.- Eliminar Rol.- Permite borrar el rol duplicado de ser necesario. i.- Movimientos Resumidos.- Permite registrar movimientos de descuento por cada uno de los registros. La búsqueda se define por nombre o cédula. j.- Generar Quincena en Porcentajes. Permite registrar el porcentaje fijado por la empresa como quincena para todos los empleados. B.- ACTUALIZAR EMPLEADOS.- En esta opción se puede ingresar datos completos del empleado como identificación, afiliación, IESS, libreta militar, apellidos, nombres, dirección, ciudad, provincia, cargo, teléfonos, fecha y lugar de nacimiento, sexo, cargas, activo o inactivo, con o sin salario, fecha de ingreso, fecha de salida, departamento, sección sueldo base, hora base, archivo de foto y firma. Adicional tipo de cuenta y número en el caso de transferencias bancarias.



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C.- CONSULTAR EMPLEADOS.- Esta opción permite solo la visualización de los datos, sin opción a modificación. D.- ESTADÍSTICAS.

Presenta los reportes y recibos de roles de pagos o de quincenas, cálculos de décimo tercer y cuarto sueldo, fondos de reserva, liquidaciones, distribución de utilidades, planillas del IESS, planillas de impuestos, generación de cheques entre otros. a.- Imprimir rol de pagos.- Despliega Reportes al seleccionar un mes y además de un rango de empleados, y departamentos.

b.- Imprimir rol de quincenas.- Despliega Reportes individuales por cada uno de los empleados registrados.

c.- Recibos de pago.- Despliega Reportes. Permite imprimir el recibo de pago individual ingresando mensual luego de seleccionar la información por empleado y aceptar. d.- Recibos de pago Quincenal.- Despliega Reportes en pantalla o impresora.



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e.- Décimo Tercero.- Despliega Reportes indicando el año, de que periodo y por los departamentos creados.

f.- Décimo cuarto.- Despliega Reportes. Listados indicando el año, de que periodo y por los departamentos creados.

g.- Planilla IESS.-



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h.- Planilla fondos de Reserva.- Despliega Reportes permitiendo indicar el año y desde que registro desea. i.- Carta Debito Bancario.- Despliega Reportes un modelo de solicitud al Banco del debito de la cuenta de la empresa y acredite a cada una de las cuentas de los empleados registrados. j.- Finiquito Liquidar haberes.- Despliega Reportes una vez que el empleado haya firmado su aviso de salida, el sistema le despliega la liquidación por empleado de acuerdo sus beneficios recibidos.

k.- Provisiones mensuales.- Despliega Reporte l.- Distribución Utilidades.- Despliega Reportes



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m.- Listado de Personal.- Despliega Reportes n.- Listado de movimientos.- Despliega Reportes o.- Listado de Impuestos.- Despliega Reportes p.- Liquidación de Impuestos.- Despliega Reportes q.- Planilla de Impuestos.- (RT-7).- Despliega Reportes r.- Glose de otros ing. Y Desc.- Despliega Reportes s.- Glose Ing. Y Desc. Concepto.- Despliega Reportes t.- Recibo individual glosado.. Despliega Reportes

u.- Saldo de los Préstamos.- Despliega Reportes v.- Auxiliares de Préstamos.- Despliega Reportes w.- Generación de cheques.- Despliega Reportes x.- Listado de Horas Extras.- Despliega Reportes E.- MEDIO MAGNÉTICO.- Esta opción permite guardar la información dentro de un medio magnético. F.- ESPECIALES



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a.- Configurar Medio Magnético.- Prepara la información para el banco en el caso de sueldos para las transferencias a las cuentas de los empleados. b.- Configurar Parámetros para Cálculos.- Detalla los valores y porcentajes de nomina para los cálculos de utilidades o beneficios de ley.

c.- Configurar Departamentos.- Las áreas que la empresa maneja ya sea administrativo, ventas, producción, etc. d.- Configurar Secciones.- Las que la empresa estime convenientes entre primera o principal. e.- Configurar tabla de impuesto mensual.- Es la tabla de retenciones en la fuente a los empleados de acuerdo a sus ingresos, la misma que puede ser modificada si la misma varía. f.- Configurar Asiento contable.- Configurar las cuentas de auxiliares con las que trabaja la nómina según el plan de cuentas para el proceso de automatización, dependiendo de las secciones o departamentos.



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g.- Configurar Parametrizar IESS.- Permite configurar la tabla de códigos de provincias, pagos y datos del empleador que el IESS solicita y en su formato. h.- Respaldar.- Respaldar la información solo de este MÓDULO a un medio magnético. i.- Recuperar respaldo.- Recuperar la información de un medio magnético externo. j.- Reversar contable.- Permite realizar modificaciones después de haber integrado el módulo de nomina con contabilidad desde un rango de fechas.

PROCESO DE AUTOMATIZACIÓN Para integrar la información de los módulos con contabilidad y sacar balances se procede a realizar los siguientes pasos: A. FACTURACIÓN K. ESPECIALES M. Indexado J. Reconstruir Facturas K. Reconstruir Costo de Ventas B. INVENTARIO F.- Indexado E.- Costeo de Productos A. PRODUCCIÓN F.- Indexado E.- Recosteo de Ordenes D. PROVEEDORES

O.- Indexado L.- Reconstruir

E. CARTERA I.- Indexado ESPECIALES G. Organizar Saldos J. Reconstruir Débitos y Créditos F. NOMINA E.- ESPECIALES K. Indexado G. ACTIVOS FIJOS I.- Indexado H. CONTABILIDAD

N.- ESPECIALES C. Indexado D. Reconstruir



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H. Automatización Permite la integración de los módulos extra contables, con contabilidad en el rango de fechas a elegir. A. Caja Cartera B. Facturación C. Inventarios D. Nómina E. Ordenes de Producción F. Activos Fijos G. Proveedores - Para visualizar los asientos contables generados por el MQR (tipo de Integración), se procede a: A. ASIENTOS CONTABLES E. Listados de Diarios Tipo de integración (9) N. ESPECIALES B. Cierre Mensual C. Indexar Archivos D. Reconstruir F. BALANCES A. General B. Analítico C Comprobación. D. Comparativo E. Estado de Caja Bancos F. Balance a Excel G. Resultados por C X C.

ELIMINACIÓN DE PROCESO DE AUTOMATIZACIÓN Para realizar cualquier modificación en los módulos, después de haber integrado se tiene que eliminar la integración para su correcta contabilización. Esto se lo realiza si hubiese inconsistencias en Balances CONTABILIDAD A. ASIENTO CONTABLE E- Eliminación

(Tipo de integración) desde 1 enero al 31 diciembre y desde el asiento 1 hasta 9999999. Ejemplo:

TIPO 9 DESDE 01/01/2003 HASTA 12/31/2003



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DESDE 1

HASTA 999999999 N. ESPECIALES

g. Depurar Anulados d. Reconstruir c. Indexado

MÓDULOS ADMINISTRATIVOS 1. Control de Personal 2. Marketing 3. Servicio al Cliente 4. Upgrade 5. Claves 6. Configuración 7. Reconstructor 8. Multiempresa 01 9. SQL. Migración

MÓDULO DE CONTROL DE PERSONAL

Es la acción de timbrar la tarjeta personal, llevando un control de las entradas y salidas del personal obteniendo un reporte de asistencia, Esta función se realiza ingresando el número de cédula registrado en la ficha de usuarios del módulo de configuración. Además puede registrar alguna novedad de cada empleado. A.- TIMBRAR TARJETA.-



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- B.- TARJETAS DE CONTROL.- Despliega reportes de asistencia, indicando fecha, hora, y novedades de cada empleado.

C.- KARDEX.- Presenta un Listado de control de Personal para poder obtener los detalles de la hora de ingreso y salida, que le ayudarán para que el departamento de Recursos humanos, calcule las horas extras, o descuentos por horas. D.- BORRAR REGISTROS DE TIEMPO.- Permite al administrador del sistema eliminar registros ya analizados que no requiera a futuro, indicando un rango de fechas. E.- RESPALDAR ARCHIVOS.- Generar Respaldo, a la unidad que desee o a un medio magnético. F.- RECUPERAR RESPALDO ARCHIVO.- Recupera el respaldo generado de la unidad o carpeta en la cual haya grabado el mismo.

MÓDULO DE MAILIN AGENDA Es un medio de comunicación interna de usuarios dentro del sistema contable que permite enviar

mensajes escritos. Esto se puede encontrar en cada módulo, está representado con el icono . Desde el momento que ingresa a algún módulo le saldrá un mensaje avisándole que tiene mensajes una vez que otra persona de la red le haya enviado.



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• Conferencia: le permite transmitir mensajes entre dos usuarios cuando están dentro del sistema, recuerde que para utilizar esta opción deben trabajar bajo red.

• Borrar Mensajes: borra todos los mensajes personales de cada usuario. • Reporte de Mensajes: puede imprimir a manera de consulta los mensajes enviados y

recibidos. • Adjuntar.- Permite adjuntar archivos, para enviar a los usuarios que estén en la red.

MÓDULO DE MARKETING Permite llevar una base de los datos de futuros clientes para realizar un seguimiento, es decir, que unas de las funciones que puede realizar es de una agenda electrónica.

A.- FICHAS.- Crea Fichas de Clientes para seguimiento. Permite registrar los datos de clientes por atender, o potenciales. Con recordatorio de citas próximas.



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B.- DEFINIR TIPOS.- Permite clasificar los medios de atención al cliente. Se puede crear o cambiar de acuerdo al requerimiento de su empresa. Es decir, permite modificar las opciones pertenecientes a Status. Se utiliza F9 para crear filas y F12 para borrar.

C.- DEFINIR ASIGNACIONES.- Para ver quién es responsable del futuro cliente. Es decir, permite modificar las opciones pertenecientes a Asignado. Se utiliza F9 para crear filas y F12 para borrar.

D.- SEGUIMIENTOS POR CLIENTES.- Nos permite visualizar y llevar un control de clientes registrado, se debe parametrizar un rango de fechas. E.- SEGUIMIENTOS POR TIPOS.- Despliega en pantalla o impreso un listado de clientes registrados pero clasificado por tipos. F.- SEGUIMIENTOS POR ASIGNACIÓN.- Despliega en pantalla o impreso un listado de clientes registrados según el responsable que haya sido asignado. G.- SEGUIMIENTOS POR USUARIOS.- Despliega un listado de usuarios permitidos por el sistema. H.- RESPALDAR ARCHIVOS.- Genera Respaldos a la unidad que desee o carpeta creada. I.- RECUPERAR RESPALDOS ARCHIVOS.- Recupera Respaldos que hayan sido generados.

MÓDULO DE SERVICIO AL CLIENTE



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A.- SEGUIMIENTOS.- Permite la búsqueda de los clientes que se encuentran en el Módulo de Cartera para llevar un control de los problemas y las diversas soluciones que se han dado a los clientes. En la parte superior de la ventana podemos visualizar varias opciones: Actualizar permite grabar la información; Excel permite emigrar, Borrar para eliminar información y Salir. En la parte inferior de la ventana se puede describir el detalle de los problemas que se hayan presentado.

B.- CONSULTAS.- Permite revisar las bitácoras de los clientes, es decir que despliega los registros de atenciones hacia el mismo, sin la opción de modificar. Se permite imprimir esta información. C.- DEFINIR ÁREAS.-Esta opción permite clasificar las áreas de problemas del sistema para una mejor atención al cliente. Se utiliza F9 para crear filas y F12 para borrar. D.- DEFINIR VÍA.- Clasificar la vía o el medio de comunicación que se utilice para ayuda o atención al cliente. Se utiliza F9 para crear filas y F12 para borrar. E.- ESTADÍSTICAS.- Reportes de antecedentes de los futuros clientes.



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a. Seguimientos por Clientes.- Despliega reporte de los problemas de un cliente. b. Seguimientos por Áreas.- Despliega reporte de los problemas de un cliente filtrado por

áreas. c. Seguimientos por Vías.- Despliega reporte de los problemas de un cliente filtrado por

vías. d. Seguimientos por Usuario.- Despliega reporte de los problemas de un cliente filtrado por

usuario asignado. F.- RESPALDAR ARCHIVOS.- Permite sacar respaldos o copia a cualquier unidad o carpeta creada en el disco. G.- RECUERAR RESPALDO ARCHIVO.- Sacar el respaldo copiado de cualquier unidad que haya generado el respaldo.

MÓDULO DE UPGRADE

Es el módulo que sirve para la actualización del sistema. Se puede realizar la actualización por dos formas, manual y por Internet.



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PASOS PARA PODER REALIZAR LA ACTUALIZACION MANUAL • Una vez que haya insertado el Disquete de actualización, se dirige al Módulo Upgrade, se

escoge la opción Upgrade Manual, luego se busca el archivo de actualización en la unidad A, se selecciona una carpeta comprimida o zip y luego se presiona el botón Upgrade.

• Se visualizará otro mensaje indicándole que se reiniciaría el MQR. Se presiona el botón Aceptar, y a continuación se realizará la actualización.

• Se vuelve abrir el MQR del escritorio y espere que suba la actualización, y por último le saldrá un cuadro indicándole VALIDACION ACTIVITY KEY con unos números, en ese momento llame a las Oficinas de MQR (022270010) para proporcionarle el Código de Activación.

MÓDULO DE CLAVES

Este módulo se encarga de configurar las seguridades físicas y lógicas de ingreso al sistema por usuarios. Le permite poner una clave personal para el usuario. Hay que tomar en cuenta que la clave caducará cada 30 días. Cuando se cumpla el plazo, digite la nueva clave en la celda de color blanco y en la parte inferior debe ingresar otra vez para confirmar la contraseña. Cuando se recibe el sistema, viene por default una clave, usted puede ingresar a esta opción y cambiar la misma por su clave personal.

MÓDULO DE CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA

� Primero debe estar seguro que ya ha respaldado su información por el Módulo de Configuración. NOTA IMPORTANTE.- Se recomienda generar un duplicado de dicho respaldo y almacenarlo en una unidad externa (flash memory, CD, etc.)

� Las actualizaciones se deben realizar en el servidor y las estaciones de trabajo no deben estar en uso.



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A.- RESPALDO (SUCURSAL).- Le permite sacar un respaldo de la localidad de trabajo o un respaldo en general de todo el sistema a un medio magnético externo. NOTA.- Se recomienda contar con un plan de contingencia para el almacenamiento de la información, para esto se debe:

• Sacar respaldos externos (es decir que se debe guardar la información en lugares externos y seguros)

• Llevar una bitácora diaria, es decir, obtener respaldos manuales cada día. • Hay que recordar que el sistema genera respaldos diarios automáticamente.

B.- RECUPERAR RESPALDO.- Le permite recuperar el respaldo, dependiendo donde se encuentre almacenado, ya sea en disquete, CD y para mayor seguridad el sistema genera un respaldo diario en el disco C de su computador automáticamente. C.- DATOS DE LA EMPRESA.- En esta opción se personaliza los datos de su empresa como son: Identificación de la Empresa, o Razón Social, números telefónicos, RUC, dirección, email.

D.- CONFIGURAR EMPRESAS.- Esta opción le permite crear el concepto MULTI EMPRESA o MULTI AGENCIA. Crea las localidades o puntos de ventas (sucursales), permitiéndole reemplazar



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la localidad por la razón social que vaya ha registrar, además consolida la información de todas las localidades para obtener un solo Balance, siempre que estas estén manejadas con un mismo PLAN DE CUENTAS, utilizando el principio contable uniformidad y reciprocidad en el tratamiento de MATRIZ y Sucursal. Antes de ejecutar esta opción debemos sacar respaldo de la información.

D.- CONFIGURAR CUENTAS.- Permite configurar la cuenta de pérdida o de la utilidad del ejercicio, como los mayores de Caja, Bancos y retenciones en la fuente y del IVA; teniendo presente que el plan de cuentas esté bien estructurado y pueda aparecer la tabla de Retenciones.

E.- FICHAS DE USUARIOS.- Permite establecer claves de seguridad para cada usuario como también las restricciones para cada módulo. Si no Hay segunda clave, no hay autorización a modificar.



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•••• En la parte superior derecha, se observan varios botones: Nuevo (crea un nuevo archivo), Inicio (le lleva al primer registro de usuario que ingresó), Siguiente (muestra el siguiente registro a partir del que esté en pantalla), Anterior (muestra el anterior registro a partir del que esté en pantalla), Final (le lleva al último registro de usuario que ingresó), Borrar (elimina la información del activo que se encuentre en pantalla).

•••• En esta opción podemos anexar la foto del usuario, para esto se presiona el botón Foto y se

busca el archivo de imagen de una de las unidades de almacenamiento. F.- CERRAR AÑO.- Permite realizar el proceso de cierre anual. Se mostrará el siguiente mensaje: Precaución para el año (2008). Para cerrar el año debe estar cerrado hasta el mes 12 en el Módulo de Contabilidad e indexado y costeado en el Módulo de Inventarios. Favor leer primero la precaución antes de hacer cualquier movimiento.

G.- TRANSFERIR SALDOS DE APERTURA.- Permite pasar el balance final del año que termina al balance inicial para el siguiente período contable.



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H.- CARGAR FOTOGRAFIAS.- Permite cargar gráficos o fotografías, para los diferentes módulos. Es decir, permite importar imágenes a la carpeta donde se cargó el sistema MQR. Acepta imágenes con formato jpg o bmp, y que la extensión del nombre no sobrepase los 8 caracteres. Estas imágenes pueden ser utilizadas en la Fichas de los Productos, de los Empleados.

MANTENIMIENTO Este proceso es recomendable:

• en caso de pérdida de luz



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• realizarlo al inicio del día. Realiza un reorganizamiento de la estructura de la base de datos, regenera los índices, las tablas y así, le permitirá recuperar los respaldos almacenados en el disco C. Esta opción se debe realizar en el servidor, y no debe estar activo ningún equipo.

• Primero debe presionar el botón Reconstruir módulo. • Luego otra vez debe ingresar a la opción Mantenimiento y presionar el botón Organizar

módulos.

PARA RECUPERAR RESPALDOS Se presiona el botón Recuperar Respaldos, luego se selecciona la carpeta BAKUPMQR, se procede a seleccionar el respaldo que se desee recuperar y se presiona Recuperar Respaldo, a continuación se presentará una ventana que le pide el ingreso de una clave secundaria, en ese momento llame a las Oficinas de MQR (022270010) para proporcionarle la clave, luego el proceso de recuperación de respaldos se iniciará.

MULTIEMPRESA

Esta opción le permite llevar hasta 98 localidades dentro del mismo sistema y consolidar en la localidad 99.

SQL MIGRACIÓN



125

Este módulo a usted le permite bajar o exportar la información de los diferentes módulos a formato de Excel para realizar modificaciones sin afectar al programa contable. Para eso, usted debe escoger el registro que necesite y presionar el botón Exportar a Excel. Si se tiene base de datos en Excel como por ejemplo listado de clientes, proveedores, Inventarios etc., puede importar desde Excel al módulo, con su respectiva estructura, al sistema MQR. Además permite migrar bases de datos de otros sistemas a MQR.

En esta ventana usted puede observar 3 columnas, la primera columna hace referencia a cada uno de los módulos de sistema, la segunda columna le permite seleccionar los las bases de datos propias del sistema, y en la tercera columna se encuentran los nombres de las columnas de las tablas de excel.

LICENCIAMIENTO Es el control de licenciamiento de usuarios a operar en el sistema contable. Para cargar la licencia haga un clic en NET 1/1 y podrá observar la aceptación a más estaciones de trabajo para que MQR sea Multiusuario.

ACTUALIZACIONES DESDE INTERNET



126

En la parte inferior izquierda podemos visualizar una opción que permite ingresar a la página Web del sistema:

En donde se pueden bajar actualizaciones del Sistema. Como ya se ha recomendado, primero realice un respaldo, a una carpeta en su disco o a un medio magnético por el módulo Configuración. En la parte superior de la página podemos encontrar la opción Descargas, donde podemos obtener las últimas actualizaciones del sistema de acuerdo a la versión que los clientes estén utilizando.

SOPORTE VIRTUAL VIA INTERNET

Esta opción permite dar soporte vía Internet, para esto: Realice un respaldo a Disco Duro de su información, luego presione el botón de soporte MQRUIO@ YAHOO.COM escriba un comentario, envíelo conjuntamente con orden de trabajo indicando el problema. (Más información 22 70 010 Quito)

DIAGRAMA DE PROCESOS



127

SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO CONTABLE

MANAGER QUICK RESEARCH

“BÚSQUEDA GERENCIAL EN TIEMPO REAL”

MÓDULOS FINANCIEROS CONTABLES INTEGRADOS

1 CONTABILIDAD

2 ACTIVOS

COSTO HISTORICO

DEPRECIACIONES REGISTRO CONTABLE

3 FACTURACION

4 CAJA

5 CARTERA

6 INVENTARIOS

7 NOMINA

8 PRODUCCION

EXISTENCIA

INGRESOS

EGRESOS BODEGA

VENTAS

PRODUCTO SERVICIO

CTA. X COBRAR

SALDO

CLIENTE

EMPLEADOS

ROL DE PAGOS

REPORTES REGISTRO

CONTABLE

ORDEN DE TRABAJO

PEDIDOS

MATERIA PRIMA

MANO DE OBRA DIRECTA

COSTO INDIRECTO DE FÁBRICA

REGISTRO CONTABLE

I N T E G R A C I O N

A PLAN DE CUENTAS

STOCK



128

NIVELES

EJEMPLO DE JERARQUIZACION

1 2 3 4 5

1

2

3

4

5

TITULO

GRUPO

SUBGRUPO

MAYOR

AUXILIARES

A

P

C

I

E

C

ACTIVO

PASIVO

PATRIMONIO

INGRESO

EGRESO

COSTO

1

1

1

1

CORRIENTE

ACTIVO

CORRIENTE

DISPONIBLE

ACTIVO

CORRIENTE

DISPONIBLE

CAJA

BANCOS

ACTIVOS

ACTIVOS

CORRIENTE

DISPONIBLE

CAJA

T G S M M A U X I L

BALANCES GENERALES

ESTADO DE RESULTADOS

Caja Sr. N.N.



129

CAJA

1 ACTIVOS 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 NOTA: El 5to Nivel Siempre es en la Cuenta de Auxiliar o de Transacción

B LIBROS DIARIOS

CLASIFICAR TRANSACCIONES

1

2

3

4

5

6

7

8

9

INGRESOS

EGRESOS

FACTURAS

DEPRECIACIONES

PROVISIONES

NOMINA

DOCUMENTOS

REVALORIZACIONES

INTEGRACION

A

S I E N T O C O N T A B L E

C REPORTES

AUXILIARES

CORRIENTES

DISPONIBLES

CAJA CHICA Sr. N.N.



130

RETENCIONES VOUCHERS CHEQUES EGRESOS INGRESOS EN GENERAL

MAYORES

BALANCES

GENERAL

ANALITICO

CONSOLIDADO

RESULTADOS NETO MENSUAL

ACUMULADO

COMPROBACION

SUMAS Y SALDOS

COMPARATIVO

MENSUAL DEL PERIODO CONCILIACIONES

NETAS

GLOSADAS

LIBROS DIARIOS

MENSUALES

COMPROBANTES

2 ACTIVOS

FICHA DEL ACTIVO



131

BITACORAS

COSTO HISTORICO

REGISTRO CONTABLE

FECHA REGISTRO DEBE HABER 1 MM/DD/AA Activos Fijos Equipo M.N. XX.xx a) Proveedores por pagar Sr.N.M XX.xx Costo Histórico

DEPRECIACIONES

MENSUALES

REGISTRO CONTABLE

FECHA REGISTRO DEBE HABER 2 MM/DD/AA Gasto Depreciación equipo.N.M XX.xx a) Depr. Acumulado Equipo N.M. XX.xx

Depreciación mensual

3 FACTURACION

VENDEDORES



132

SERIES

VENTA

PRODUCTO

SERVICIO

REGISTRO CONTABLES

FECHA REGISTRO DEBE HABER

- 1- MM/DD/AA Cuentas por Cobrar del Sr. N.M. XXX.xx Descuento en Venta XX.xx a) Ventas Sin IVA XXX.xx Ventas Con IVA XX.xx IVA por pagar en Vtas XX.xx Fletes en Venta XX.xx Registro venta por factura # XXX 2 MM/DD/AA Costo de Venta XXX.xx

a) Inv. Mercadería para ventas XX.xx Inv. Materia Prima XX.xx Registro baja del Inventario

CAJA 4

RECAUDACION

RESUMEN INGRESO DIARIO



133

FECHA REGISTRO CONTABLE DEBE HABER MM/DD/AA 1 CAJA RECAUDACION DIA XXX.xx

RETENCION FUENTE CLIENTES XX.xx

RETENCION IVA CLIENTES XX.xx A) CUENTAS POR COBRAR SR. NM XXX.xx RESUMEN INGRESO DIARIO

REGISTRO

CONTABLE

CARTERA 5

MOVIMIENTOS



134

FECHA REGISTRO CONTABLE DEBE HABER MM/DD/AA 1 CUENTAS POR COBRAR CLIENTE SR. NN XXX.xx

a) NOTA DEBITO RENDIEMIENTO FINANCIERO XXX.xx

Registro intereses por mora FECHA REGISTRO CONTABLE HABER DEBE MM/DD/AA 2

NOTA CREDITO DESCUENTO EN VENTAS XXX.xx

a) CUENTAS POR COBRAR CLIENTE SR. NN XXX.xx

Registro descuento pronto pago

CUENTAS POR COBRAR

SALDOS

ESTADOS DE CUENTA

NOTA CREDITO NOTA DEBITO

INVENTARIOS 6

REGISTRO CONTABLE

REGISTRO CONTABLE



135

12345678901234 FECHA REGISTRO CONTABLE DEBE HABER MM/DD/AA 1

COMPRAS

ARTICULOS PRECIOS DE VENTA

PROVEEDORES

ALMACEN

DEVOLUCION EN VENTAS

TRASFERENCIA

Código de Barras

INVENTARIO INICIAL

BODEGA

INGRESOS

ETIQUETAS

TARIFACION

EGRESOS

VENTAS

TRANSFERENCIA

DEVOLUCION EN COMPRAS

RECHAZOS

UTILIZACION

DESPERDICIOS

A

B

A



136

INVENTARIO MERCADERIA PARA VENTA XXXxx INVENTARIO MATERIA PRIMA XXX.xx CREDITO FISCAL IVA XX.xx a) PROVEEDOR POR PAGAR SR. NN XXX.xx RETENCION FUENTE POR PAGAR XX.xx RETENCION IVA POR PAGAR XX.xx Registro de las compras FECHA REGISTRO CONTABLE DEBE HABER MM/DD/AA 2 GASTO MANTENIMIENTO EDIFICIO XXX.xx a) INVENTARIO MATERIA PRIMA XXX.xx INVENTARIO MERCADERIA PARA VENTA XXX.xx Registro utilización de inventario para consumo interno

NOMINA 7

EMPLEADOS

BITACORAS

ROL DE PAGOS

MENSUAL

B

REGISTRO CONTABLE



137

FECHA REGISTRO CONTABLE DEBE HABER MM/DD/AA 1 GASTO SUELDO ADMINISTRATIVO XXX.xx GASTO SUELDO VENTA XXX.xx

a) ANTICIPO EMPLEADOS XX.xx IESS POR PAGAR XX.xx IMPUESTO RENTA POR PAGAR XX.xx PRESTAMOS DEL IESS XX.xx BANCOS XXX.xx SUELDOS POR PAGAR XX.xx

Registro rol mensual

SEGUIMIENTOS QUINCENAS

DECIMO TERCERO

DECIMO CUARTO

IESS

IMPUESTOS

LIQUIDACION

PRODUCCION 8

PRODUCCION

CANTIDAD

PEDIDOS

MATERIA PRIMA

REPORTES



138

FECHA REGISTRO CONTABLE DEBE HABER MM/DD/AA 1 PRODUCTOS EN PROCESO DE FABRICACION XXX.xx a) INVENTARIOS MATERIAS PRIMAS XXX.xx Registro pedido materia prima

PRODUCTO

TIEMPO

COSTO

TRANSFERENCIA

MANO DE OBRA DIRECTA

COSTO INDIRECTO FABRICACION

D

A B C

DEPARTAMENTOS

FABRICACION

ENSAMBLAJE

ACABADO

POR 1. DEPARTAMENTOS 2. CLIENTES 3. PRODUCTOS

A



139

FECHA REGISTRO CONTABLE DEBE HABER MM/DD/AA 2 PRODUCTOS EN PROCESO DE FABRICACION XXX.xx a) MANO DE OBRA DIRECTA (jornales por pagar) XXX.xx Registro jornales obreros sin relación de dependencia FECHA REGISTRO CONTABLE DEBE HABER MM/DD/AA 3 PRODUCTOS EN PROCESO DE FABRICACION XXX.xx a) COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION XXX.xx

B

C



140

Carga Fabril Registro compra de agua

FECHA REGISTRO CONTABLE DEBE HABER

MM/DD/AA 4 INVENTARIO PRODUCTO TERMINADO XXX.xx a) PRODUCTOS EN PROCESO DE XXX.xx FABRICACION Registro transferencia de producción a inventarios

DIAGRAMA DE PROCESOS

SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO CONTABLE Manager Quick Research

“Búsqueda Gerencial en Tiempo Real”

MÓDULOS ADMINISTRATIVOS

9 MAILIN INTERNO

AGENDA ELECTRONICA

MENSAJES

D

AGENDA



141

10 CONTROL DE INTERNO

CONTROL DE TIEMPO

RELOJ ELECTRONICO

KARDEX

USUARIO

11

MARKETING

BASE DE DATOS

FUTUROS CLIENTES

SEGUIMIENTOS

ASIGNACIONES

12 POSTVENTA

CARTERA

PROBLEMAS SOLUCIONES

ASIGNACIÓN

VIAS DE COMUNICACION BITACORAS

13 UPGRADE

BITACORAS

TARJETA

KARDEX CLIENTE



142

.

ACTUALIZACION

3 MESES

DISCO

INTERNET

GARANTIA

REGISTRO OPERATIVO

14 ADMINISTRADOR PASSWORD

CAMBIAR CABLE INDIVIDUAL

CADUCIDAD MENSUAL

AÑO

REGISTRO CONTABLE

15 CONFIGURACIÓN

SISTEMA

CIERRES

ANUALES

APERTURA

OPERADORES

USUARIOS

CLAVES

PROPIEDADES

CADUCIDADES

LOCALIDADES

MULTIAGENCIA

MULTIEMPRESA

CONSOLIDAD

98

BACKUP GENERAL



143

16 RECONSTRUCTOR

RECUPERADOR BACKUP MIRRORING

BACKUP

POR USUARIO

RESPALDO DIARIO TIEMPO REAL



144

EJERCICIO PRÁCTICO EN MÓDULO DE INVENTARIOS

1. Se proceda a comprar 100 Materias Primas (Toles de plancha) a razón de 11.20 dólares cada una y también se compran 50 celulares a 12.00 dólares cada uno, al Proveedor MQR, se hace la retención en fuente por compras del 1%, adicionalmente se retiene el 30% del IVA.

2. Se utilizan 2 planchas de tol para mantenimiento de edificio EN MÓDULO DE ÓRDENES DE PRODUCCIÓN

3. Se genera la Orden de Producción Nro. 100 para fabricar muebles por la cantidad de 50, bajo pedido del Cliente S.A.

4. Se requiere Materias Primas de 4 planchas de Tol, Utilizadas en el Departamento de Fabricación.

5. Se contrata 4 horas al Jornalero externo N.N. a razón de 5 dólares cada hora 6. Se compra un tanque de agua por 20 dólares. 7. Se termina proceso de fabricación y se transfiere a producto terminado.

HERRAMIENTAS OPERATIVAS

SQL - SERVER SOPORTE VIRTUAL HELP

SQL CONSULTAS MIGRACION

RELACIONES

REPORTES

APLICACIONES

MOTOR BASE DE DATOS

OPCIONAL EXTERNO MQR

INTERNET

EMAIL @

VERSION

MANUAL

ESQUEMATICOS

DBF

EXCEL

BASE MQR



145

EN EL MÓDULO DE FACTURACIÓN

8. Se procede a facturar 20 Muebles A 100 dólares cada uno y 5 celulares a 50 dólares cada uno al Cliente S.A. con descuento del 1%, más impuestos; además se graban fletes por 5 dólares, la venta es a crédito simple.

EN EL MÓDULO DE CAJA

9. El Cliente S.A. nos abona un pago de 500 dólares el mismo que incluye una

Retención en Fuente de 5 dólares y de IVA por 6 dólares.

EN EL MÓDULO DE CARTERA

10. Se procede a generar una Nota de Débito por 3 dólares por intereses por mora de la factura Nro.1.

11. Se hace una Nota de Crédito por 2 dólares por descuento especial de la Factura Nro. 1.

Nota. Hasta aquí ejecute el proceso de automatización en contabilidad y verifique el Libro Diario de Integración. EN EL MÓDULO DE NOMINA

12. Haga un anticipo de 100 dólares a Mónica Pérez (SUELDO BASE $200) 13. Pague 30 días de labores de Mónica Pérez, tome en cuenta 20 dólares por Viáticos y

30 dólares por Representación, además pague 400 dólares por comisiones y tome en cuenta 4 Horas Nocturnas, 3 Horas Extraordinarias y 2 Suplementarias así como descuente 3 dólares por multas y 5 por uniformes.

EN EL MÓDULO DE ACTIVOS

14. Genere el ingreso de una computadora por 1000 dólares contra el proveedor MQR 15. Deprecie el primer gasto de la depreciación del computador.

EN EL MÓDULO DE CONTABILIDAD

16. Haga el registro del depósito del Resumen de Ingreso de Caja al Banco del Pacífico. 17. Pague Honorarios Profesionales a Juan Pérez por 112.00 dólares incluido el IVA,

retenga fuente por servicios e IVA Nota. Para tal efecto parta de un Balance de Situación Inicial como Saldos de Apertura Saldos de apertura de las siguientes cuentas: Banco del Pichincha $5000,00 Capital Social Socio A $5000,00 Como término del ejercicio automatice los procesos y presente Estados Financieros.



146

TEST PARA EVALUACIÓN

1. MQR es un Paquete informático diseñado en plataforma operativa

a. Visual Fox b. Visual Basic c. Lenguaje C+++

2. SQL – Server es una herramienta incorporada que permite a. La migración de las Bases MQR a otras plataformas b. Sacar respaldo c. Recuperar respaldo

3. ¿En que módulo se configuran los operadores o usuarios? a. En de Configuración del Sistema b. En de Upgrade c. En de Contabilidad

4. ¿Cuantos Módulo Integrados de Carácter Financiero Contable tiene MQR? a. 9 módulos b. 16 módulos c. 4 módulos

5. ¿Cuál es la característica principal del Módulo de Contabilidad? a. Plan de Cuentas Jerarquizado b. Asientos por partida doble



147

c. Balances y Mayores 6. ¿En que módulo se automatizan los registros contables de integración?

a. En Módulo de Configuración b. En Módulo de Contabilidad c. En Módulo de Inventarios

7. ¿En donde se definen los proveedores? a. En plan de cuentas y en Inventarios en la opción de Almacén b. En Inventarios c. En Nómina

8. ¿En donde se crean los clientes? a. En Módulo de Cartera b. En Módulo de Inventarios c. En Módulo de Contabilidad

9. ¿Cuál es el objetivo del Módulo Reconstructor? a. Recuperar el backup mirroring b. Sacar respaldo c. Actualizar operadores

10. ¿Cuántos juegos de disquetes es necesario mantener para respaldos? a. Un disquete b. Un juego de Lunes a Viernes en forma repetitiva c. Dos disquetes

11. ¿En que Módulo se lleva el costo histórico de un bien? a. En Módulo de Activos Fijos b. En Módulo de Inventarios c. En Módulo de Contabilidad

12. ¿En que Módulo se hace la liquidación de un empleado? a. En Módulo de Nómina b. En Módulo de Contabilidad c. En Módulo de Cartera

13. ¿En que Módulo se genera los cheques comprobantes? a. En el Módulo de Contabilidad b. En el Módulo de Inventarios c. En el Módulo de Activos

14. ¿En donde se configuran los porcentajes de retenciones? a. En Contabilidad opción especiales, tablas b. En Nomina especiales c. En Inventarios

15. ¿Qué es necesario hacer para obtener un kárdex valorado? a. Indexar y costear en Inventarios b. Imprimir estadísticas c. Configurar especiales de inventarios

16. ¿Cuál es el objetivo de una Nota de Débito en Cartera? a. Incrementar la deuda del cliente b. Registrar asiento contable c. Bajar la deuda del cliente

17. ¿En que parte de Nómina se configura la tabla de impuesto a la renta? a. En especiales de Nómina b. En configuración del Sistema



148

c. En contabilidad 18. ¿La finalidad del Módulo de Pos-venta es?

a. Llevar una Bitácora de los Clientes b. Registrar los problemas y soluciones de los clientes c. Verificar deudas de los clientes

19. ¿De donde se obtienen los estados de cuenta de los clientes? a. En Módulo de Caja y Cartera b. En inventarios c. Solo en Caja

20. ¿Se puede factura en negativo? a. No es factible b. Si se parametriza en especiales de facturación c. Si se define en inventarios

¡Gracias por usar MQR! Buena suerte...

GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA Alfanumérico

Conformado por letras, números y cualquier otro símbolo, tales como signos de puntuación y símbolos matemáticos.

Aplicación

1) Una tarea particular, tal como "Cuentas por Pagar" o "Control de Inventarios". 2) Un grupo relativo de programas que se aplican a un área particular.

Archivo

Grupo de datos tratados como una unidad. Archivo Maestro

Archivo con información permanente (nombre, dirección, ciudad) Archivo plano Es un archivo secuencial puro, o txt, éste puede estar separado por comas, punto y coma, un tab, un símbolo especial. Archivo DBF (Data Base File) Son archivos de bases de datos que genera Visual Fox en formato de DBase.



149

Back-up Información copiada generalmente en disquete para salvaguardarla.

Biblioteca (Librería)

Área del disco que puede contener programas e información relativa. (Directorios, No archivos)

Byte

La cantidad de almacenamiento requerida para representar un caracter. Campo

(De un registro) Uno o más caracteres relacionados entre si (nombre, sueldo, etc.). Caracter

Letra, dígito o símbolo. Compilar

(Un programa) Trasladar un programa escrito en lenguaje de alto nivel, a un programa en lenguaje de máquina.

Comunicaciones (Teleproceso)

La transmisión de datos entre computadores y/o estaciones de trabajo remotas. Configuración

Grupo de máquinas, dispositivos y programas que conforman un sistema de procesamiento de datos.

CPU

Unidad Central de Procesamiento. Disco

Unidad de almacenamiento de una o más caras, de superficie magnética donde la información debe ser almacenada.

Disquete

Disco magnético flexible que está permanentemente en una cubierta. Se utiliza para almacenar información.

Display (Pantalla, Estación de Trabajo, Terminal)

Máquina que incluye teclado y pantalla, en la que el usuario puede enviar y recibir información del sistema.

DOS (Disk Operating System)

Sistema Operacional de los discos de computadores. Hardware

El equipo (las máquinas). Es lo opuesto a software. IBM (International Business Machines Corporation)

Principal fabricante de computadores del mundo.

Input



150

Datos a ser procesados. KB (K-Byte)

1.024 bytes. Magazine

Una cubierta con capacidad para 10 disquetes. Memoria (Almacenamiento Principal)

Es la parte del CPU donde se corren los programas y se manejan los datos. Menú

Lista de ítems de una pantalla desde la que se puede efectuar una selección. Motor de Base de Datos Son programas que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. MB (Megabyte)

Un millón de bytes. 1048 k-bytes MIS (Management Information System)

Administración del sistema de información (Departamento de Sistemas). On-Line

Que está siendo directamente controlada (en línea) con el computador. Output

El resultado del procesamiento de datos. Password (Contraseña)

Opción del sistema que ayuda a prevenir el uso no autorizado de una estación de trabajo. Procedimiento

Grupo de instrucciones relacionadas de Operación, que causan que un programa o grupo de programas sean ejecutados. Secuencia de instrucciones para computadores.

Registro

Grupo de campos que son tratados como una unidad. Sistema

Lo conforman el computador, las unidades asociadas y los programas. Software

El grupo completo de programas, procedimientos y documentación relativa, asociados a un sistema de computadores. Contrasta con Hardware.

Usuario de sistemas

Personal de una oficina que está autorizada a utilizar una terminal, un computador o un reporte del sistema.



151

User Id (Identificación de Usuario)

Un juego único de caracteres que identifican a un usuario.



152

BANCO DE PREGUNTAS

1. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UNA CONCILIACIÓN BANCARIA Es el proceso sistemático de comparación entre los ajustes contables de una cuenta corriente

realizada por el banco y la cuenta de bancos correspondientes en la contabilidad de una empresa, con una explicación de las diferencias encontradas.

La conciliación bancaria es un procedimiento de control interno y de rutina que consiste en verificar que los registros realizados por la empresa, que se encuentren también registradas por el banco, con el objeto de verificar los fondos depositados y detectar errores u omisiones. Este proceso se concluye cuando logramos que el saldo contable, al sumar y restar las diferencias, sea igual al bancario.

Los pasos a seguir pueden resumirse a tres tipos de verificaciones:

• débitos contabilizados por la empresa se encuentren acreditados por el banco • créditos contabilizados por la empresa se encuentran debitados por el banco • partidas pendientes de la conciliación anterior se regularicen

Las diferencias que se produzcan en la conciliación pueden ser de dos tipos:

• Temporarias: aquellas que no están registradas por una cuestión de tiempo (diferencias en el clearing bancario), por este tipo de diferencias no debe registrarse ningún ajuste sino verificar que la misma se vaya regularizando con la emisión de los sucesivos resúmenes de cuenta.



153

• Permanentes: se refieren a errores u omisiones tanto del banco como del ente (gastos bancarios, intereses por descubierto, etc.), en estos casos debe realizarse un asiento de ajuste dado que, de lo contrario, la diferencia se mantendría.

DEBE

HABER

Cheques rechazados

500,00

Gastos bancarios

10,00

a Banco X

510,00

Movimientos bancarios

• Depósitos: los depósitos de efectivo o cheque implican el cambio de un activo por otro. Existen a su vez depósitos de valores al cobro, es decir, de cheques cuyo lugar de emisión impide su depósito en cuenta corriente pero permite la entrega a un banco que se encarga de su cobranza y de la acreditación del importe con la comisión correspondiente.

• Rechazo de cheques depositados: un cheque podría ser rechazado por el banco por fondos insuficientes, firma no ó distinta de la registrada por el banco, defectos formales, etc. En estos casos renace el crédito que se tenia contra quien entregó el valor y corresponde realizar un asiento debitando la cuenta cheques rechazados.

• Transferencia entre bancos: movimiento de los fondos desde una cuenta bancaria a otra abierta en otra entidad ó dentro del mismo banco. Las mismas pueden realizarse a través de banca telefónica, Internet, cajeros automáticos, etc.

• Colocaciones temporarias de fondos: cuando existen disponibilidades que no son necesarias emplear de inmediato es normal que se las coloque temporalmente con el objeto de obtener un resultado positivo de tales inversiones (moneda extranjera, títulos públicos o privados, cuotas parte de fondos comunes de inversión, depósitos a plazo fijo en entidades financieras u otros préstamos de corto plazo

• Débitos y créditos bancarios diversos: están relacionados con el mantenimiento de cuenta y otros servicios prestados por el banco.

• Autorizaciones para girar en descubierto: esto sucede cuando el banco faculta a un cliente a emitir cheques sin tener los fondos para cubrirlos, dentro del límite establecido como límite de crédito.

En el Módulo de Nómina, tenemos la opción de conciliación bancaria, que nos permite hacer un seguimiento a los registros contables de las cuentas auxiliares del Mayor de Bancos. La opción A, permite ingresar información de identificación de la cuenta bancaria como oficial de crédito, teléfonos, dirección del banco entre otros.



154

Para conciliar los movimientos, en la opción B, parta del Saldo del Estado del Banco, y marque con barra espaciadora los movimientos que consten en el estado bancario, y lo que no deje en blanco. Si tiene saldos de años anteriores, ponga los valores en abonos o retiros respectivamente.

Para conciliar se debe escribir S (Si) en la primera columna C. En la opción E, marque los valores que estén pendiente de meses anteriores, ponga la fecha de registro.



155



156

2. ¿QUÉ ES EL MANEJO DE INTEGRACIÓN DE PROCESOS? Procedimiento que debe ejecutarse para centralizar las operaciones realizadas en los módulos

extracontables, mediante un proceso de automatización en el Módulo de Contabilidad. Para ello debe verificarse antes que todos los módulos se encuentren parametrizados correctamente y las cuentas que se encuentren configuradas en los mismos existan en el Plan de Cuentas. Debe además verificarse que tanto la ficha de productos, proveedores y clientes tengan asignadas un código contable. Debe considerarse en el Módulo de Inventarios, que el Kárdex de todos los productos no tengan existencias negativas y se encuentren correctamente valorados al Costo Promedio Ponderado, para esto ejecute un Indexado y luego un Costeo de Productos. En el Módulo de Producción, si existen inconsistencias en Inventarios, proceda a Indexar y Recostear Ordenes de Producción. Si tuviera alguna inconsistencia, en anulaciones o modificaciones, antes de automatizar ejecute el módulo de mantenimiento, las dos primeras opciones. Una vez concluido esto, proceda a automatizar en el Módulo de Contabilidad, si tuviere que reversar esto, proceda en el Módulo de Contabilidad a eliminar los Asientos de Integración y ejecute nuevamente el proceso indicado.

3. MANTENIMIENTO: POR FALLAS, POR PÉRDIDA DE INFORMACIÓN

Esto generalmente sucede por fallas eléctricas, o fallas en la comunicación en la Red de Datos así como también por manipulación de la información por personal no autorizado, por lo que se recomienda tomar las precauciones físicas y lógicas en el Entorno Informático, esto es:

• Instalar en cada equipo de trabajo un regulador de voltaje. • Instalar en cada equipo de trabajo después del regulador de voltaje un UPS (Unidad de

Respaldo de Batería) que le brinde una autonomía de 15 minutos que permita cerrar los programas y apagar el equipo.

• Restringir el acceso a la información a nivel de Sistema Operativo, como a nivel de configuración del perfil del usuario en el Sistema MQR.



157

Como plan de contingencia se recomienda realizar el procedimiento de recuperación de respaldos. Regeneración de Índices Generales El Sistema MQR, para mejorar su rendimiento en la operación de búsqueda e impresión, utiliza en cada módulo el sistema de manejo de índices, para los ordenamientos de información, esto se lo puede hacer en forma general desde el Módulo de Mantenimiento, el que le permitirá reconstruir índices generales de todo el Sistema MQR. Reconectar la unidad de disco virtual Cuando el Cliente o la estación de trabajo, no pueda acceder al Sistema MQR, o salgo en mensaje “Desconectado Unidad de Disco Virtual M:\ o Servidor fuera de línea”, reconecta la unidad de disco virtual, con el mismo volumen que fue instalado, como por ejemplo “M”, como se menciona en el proceso de instalación. Véase página 20. Migración de Datos El Sistema MQR, contempla el Módulo de SQLMIGRACIÓN, el que permite integrar una interfase de automatización entre EXCEL y las Bases de Datos de MQR, mediante la que se puede importar y exportar información.

• Importación, primero exporte, revise, trabaje en la hoja de EXCEL exportada, recorte y pegue información siguiendo las estructuras e identificación de los campos para luego importarlas al MQR. Es recomendable que las celdas tenga formato de etiquetas, o apóstrofes al inicio.

• Exportación, se puede exporta el contenido de cualquier DBF (DATA BASE FOX), desde MQR hacia EXCEL, verifique los campos para administrar su contenido

UPGRADE O Actualización de Versiones

• MQR, incorpora un Módulo de UPGRADE, que permite actualizar las versiones y revisiones que se incorporen al Sistema MQR, de acuerdo a las exigencias y cambios de la realidad ecuatoriana en cuánto sean de estándares y requerimientos universales de los usuarios. Pasos véase en la página 115.

MANEJO Y ADMINISTRACION DE RESPALDOS Es necesario implementar una política como plan de contingencia en la Administración de Respaldos, internos como externos.

� Para los Respaldos Internos de Información, el Sistema MQR, tiene incorporado en su diseño un proceso automático, que respalda la información diariamente, y esta es almacenada en la carpeta BAKUPMQR, en donde la información se encuentra comprimida en formato ZIP. Estos respaldos pueden ser depurados en el Módulo de Mantenimiento, en el cual le permitirá borrar y recuperar la información en caso de siniestros. Se recomienda por efectos de almacenamiento mantener los 10 últimos días de respaldo en su disco local.

� Para Respaldos Externos, implemente una política de almacenamiento en medios

magnéticos externo como disquetes, CD u otros dispositivos externos, que constituyen la única garantía de su información en caso de un siniestro total, como robo de equipos o daño irreparable de los mismos. Si utiliza disquetes mantenga un juego semanal por empresa o localidad de trabajo, etiquete

los mismos y utilícelos en orden por cada día de trabajo.

� Recuperación de Respaldos Como plan contingente, puede hacerse la recuperación de respaldos internos o externos de la

información y verificar si este es el requerido.



158

Todos los módulos del Sistema MQR, en la opción de especiales cuenta con procesos de respaldos y recuperación de los mismos para efectos de seguridad y administrativos.

Si utiliza el concepto de Matriz y Sucursales o Matriz y Puntos de Venta, administre y configure en forma idéntica tanto los usuarios, claves y localidades de trabajo, para centralizar la información en la Matriz mediante disquetes, Inter. Net o cualquier otro medio externo de comunicación o transporte.

Configuración de Cuentas Contables, se tiene que definir las cuentas bases que le permitan integrar procesos tales como Conciliación Bancaria, obtención de Comprobantes de Retenciones para el SRI y así como también definir la Cuenta de Utilidad o Pérdida del Ejercicio Económico, la misma que es reservada para el Sistema MQR. Tome en cuenta que se debe mantener las siguientes cuentas por su naturaleza deudora o acreedora, estas son claves para obtener Anexos de IVA y Retenciones en la Fuente. El sistema le genera tablas auxiliares para cada cuenta si es el caso para la selección de porcentajes de retención.

A 1.1.2.03. IMPUESTOS CREDITO FISCAL A 1.1.2.03.00001 IVA En Compras (mes) AUXILIAR A 1.1.2.03.00002 IVA Retenido En VTAS (mes) AUXILIAR A 1.1.2.03.00003 Retención Fuente X VTAS (año) AUXILIAR P 2.1.1.01. IMPUESTOS P 2.1.1.01.00001 Retención Fuente X Compras AUXILIAR P 2.1.1.01.00002 IVA En VTAS X Pagar AUXILIAR P 2.1.1.01.00003 Retención IVA X Pagar AUXILIAR P 2.1.1.01.00004 Impuesto Renta Empleados AUXILIAR P 2.1.1.01.00005 ICE Por Pagar AUXILIAR C 3.2.1.01. UTILIDAD & PERDIDA C 3.2.1.01.00001 Utilidad & Perdida AUXILIAR

4. ¿CÓMO FACTURAR EN NEGATIVO? El sistema MQR le permite facturar en negativo; se puede encontrar esta opción en el módulo

Facturación, luego se escoge la opción (M) Especiales, presione el botón OK, y se presentará un nueva lista, en ésta, se elige la opción (B) Configurar parámetros de la factura. A continuación, se presenta una ventana y en la opción Factura en Negativo se digita S (Si) o N (No).

Nota.- Es importante recordar que al facturar en negativo, las existencias en Multibodega aparecerán con signo negativo.

5. ¿CUÁL ES EL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL CIERRE DE AÑO? El Sistema Contable MQR®, genera una nueva carpeta para el siguiente año, de esta manera el

usuario podrá trabajar en los dos años respectivamente, ejemplo: C:\MQR2006 contiene la Base de Datos del año 2006 C:\MQR2007 contendrá la Base de Datos del año 2007 Para ejecutar este procedimiento utilice el Módulo de Configuración, en la Opción, CERRAR AÑO. Debe ingresar el directorio de trabajo para el siguiente año. Si trabaja en RED, tiene que crear el nuevo acceso directo en las estaciones de trabajo para el siguiente año.



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No necesariamente debe estar al día en las operaciones contables o movimientos de carácter operacional en los módulos extracontables. Una vez cerrado el año, el usuario puede seguir ingresando movimientos en el año anterior como en el actual. Se pueden transferir saldos a nivel de Balance como a nivel operativo de los módulos extracontables como Cartera e Inventarios. Para esto debe tener cerrado el periodo contable, esto es, todo los meses cerrados hasta el 12, en el Módulo de Contabilidad, en opción de especiales, Cierre Mes. Si por alguna razón, hubiese descuadres o inconsistencias en alguno de los meses de cierre, siga el procedimiento de INTEGRACIÓN CONTABLE como sigue: 1. En el Módulo de Contabilidad, proceda activar todos los meses, luego elimine todos los asientos que se realizaron con el proceso de AUTOMATIZACIÓN, para ello ejecute la opción de eliminación de asientos del tipo 9, con rango de fechas del 1 de enero al 31 de enero del año en curso, con el rango de número de asiento del 1 hasta el 999999999. Luego en Especiales depure asientos ANULADOS y corra el procedimiento de RECONSTRUCTOR, de esta manera queda reversado el proceso de AUTOMATIZACIÓN. Si desea reversar la Automatización de Nómina, debe listar el Libro Diario del tipo 6, mes a mes, identifique los números de asientos y proceda a eliminarlos por número de asientos. 2. Verifique en los módulos extracontables que las fichas de Activos Fijos, Clientes, Proveedores y que en cada Orden de Producción, se encuentren asignadas las cuentas contables correctamente. 3. Verifique que en cada módulo, en la opción de ESPECIALES, el REGISTRO CONTABLE o ASIENTO CONTABLE, este correctamente configurado para el proceso de AUTOMATIZACIÓN. 4. PROCEDA A RECONSTRUIR Y ORGANIZAR la información en cada uno de los módulos, esto se los hace en versiones del MQR inferiores a la 8. En versiones de la 8 en adelante, ejecute el MODULO DE MANTENIMIENTO, las dos primeras opciones RECONSTRUIR y ORGANIZAR. 5. Finalmente en el Módulo de Contabilidad, proceda a AUTOMATIZAR todos los módulos, luego proceda a cerrar los meses hasta el 12, revise los Balances. Recuerde que el Kardex en Inventarios tiene un papel fundamental para los asientos de los Costos de Ventas, para esto debe cumplirse el principio de no haber existencias negativas, saque un listado del Kardex de todo el año y verifique esto. Si hubiese inconsistencias repita todo el proceso desde el paso 1.

6. ¿CUÁL ES EL PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES? En el año de Cierre del Período Contable, proceda a crear una cuenta auxiliar para la Distribución de Utilidades en el Plan de Cuentas como sigue:

C 3. . . . PATRIMONIO C 3.1. . . CAPITAL C 3.1.1. . CAPITAL SOCIAL C 3.1.1.01. ACCIONISTAS C 3.1.1.01.00001 Socio A AUXILIAR C 3.2. . . RESULTADOS C 3.2.1. . PRESENTE EJERCICIO C 3.2.1.01. UTILIDAD & PERDIDA C 3.2.1.01.00001 Utilidad & Perdida AUXILIAR C 3.2.1.01.00002 Utilidad a Distribuirse AUXILIAR C 3.2.2. . EJERCICIOS ANTERIORES C 3.2.2.01. UTILIDAD & PERDIDA



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C 3.2.2.01.00001 Utilidad AUXILIAR C 3.2.2.01.00002 Perdida AUXILIAR

Proceda a realizar los registros contables de reparto contra la cuenta UTILIDAD A DISTRIBUIRSE como sigue:

Utilidad a Distribuirse

10% Participación Trabajadores Individual Por Pagar 5% Participación Trabajadores Cargas Por Pagar Fondos de Reservas Utilidad Socios Por Pagar 7. MANEJO DE INTEGRACIÓN DE PROCESOS EN VERSIONES INFERIORES A

LA 8 Procedimiento que debe ejecutarse para centralizar las operaciones realizadas en los módulos extracontables, mediante un proceso de automatización en el Módulo de Contabilidad. Para ello debe verificarse antes que todos los módulos se encuentren PARAMETRIZADOS correctamente y las cuentas que se encuentren configuradas en los mismos existan en el Plan de Cuentas. Debe además verificarse que tanto la ficha de productos, proveedores y clientes tengan asignadas un código contable. Debe considerarse en el Módulo de Inventarios, que el Cardes de todos los productos no tengan existencias negativas y se encuentren correctamente valorados al Costo Promedio Ponderado, para esto ejecute un Indexado y luego un Costeo de Productos. En el Módulo de Producción, si existen inconsistencias en Inventarios, proceda a Indexar y Re costear Ordenes de Producción. Si tuviera alguna inconsistencia, en anulaciones o modificaciones, antes de automatizar ejecute el siguiente procedimiento: En el Módulo Reconstructor

Reconstruya Índices Generales, esto le permitirá organizar toda la Base de Datos y verificar su integridad. Véase en la Pág. 120

En el Módulo de Facturación En especiales, ejecute las instrucciones de Reconstruir Facturas y Reconstruir Costo de Ventas.

En el Módulo de Cartera En especiales, indexe, reconstruya débitos y créditos, y organice saldos.

En el Módulo de Inventarios Indexe y costee productos

En el Módulo de Proveedores Indexe y reconstruya

En el Módulo de Producción Indexe y Recosté Ordenes de Producción

En el Módulo de Nómina En especiales, indexe y reconstruya fechas Una vez concluido esto procesa a automatizar en el Módulo de Contabilidad, si tuviere que reversar esto, proceda en el Módulo de Contabilidad a eliminar los Asientos de Integración y ejecute nuevamente el proceso indicado.

8. PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DE BODEGA



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Al realizar las transferencias debemos tener en cuenta de cómo vamos a utilizar dicha transferencia. En este caso recurrimos al proveedor que ya se encuentra ingresado en el sistema denominado TRANSFERENCIAS DE BODEGA de esta manera:

Luego por el módulo de inventarios, especiales, comprobantes; verificamos el comprobante denominado transferencias de bodega.

Para realizar la transferencia propiamente dicha realizamos los ingresos y egresos por el módulo de inventarios.

Con tipo de comprobante transferencias de bodega, ya sea de ingresos o de ingresos



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En ingresos seleccionamos el proveedor transferencias de bodega

9. ¿CÓMO EFECTUAR EL ANTICIPO A CLIENTES? En ocasiones, y por distintas circunstancias los clientes de una empresa deciden anticipar una

cantidad de dinero para cubrir parte o la totalidad del importe de futuros pedidos. Dicha cantidad siempre llevará incluido el IVA correspondiente.

En este supuesto una empresa recibe la notificación de un cliente comunicándole que le hace entrega de un anticipo de $ 3.600. La empresa procederá a su contabilización de la siguiente forma:

DEBE HABER 3600 (572) Bancos (438) Anticipo de clientes 3024 (477) H.P. IVA Repercutido 496

Cuando se le presente la necesidad de registrar un anticipo a clientes se debe:

a. Ingresar al módulo Contabilidad, luego a Plan de Cuentas, aquí procedemos a crear la cuenta auxiliar Anticipo de Clientes, la configuración del mismo depende de la forma en que su Contador lleve la contabilidad.

b. Se verifica dentro del Plan de Cuentas, mediante un Listado que la cuenta Anticipo Cliente se ha creado.

c. Dentro del Módulo Contabilidad, se escoge la opción Asientos Contables y se procede a generar un asiento manual, se escoge la opción 1 (Ingreso) y se digitan los datos.

d. Luego se dirige a Cartera, Especiales, Configurar Comprobantes, proceda a crear un Crédito presionando F9, digite el concepto, el grupo y el código contable.



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e. Para efectuar el anticipo a clientes de una factura que se tenga creada se debe ingresar al Módulo Cartera, Movimientos, Crédito, luego se escoge la opción Anticipo Crédito, se selecciona la empresa, se indica el valor del anticipo y se procede a Grabar.

f. Cuando se produzca la cancelación del resto de la deuda se procede a registrarse

como Comprobante de pago, se automatiza Facturación, Cartera y se puede verificar el movimiento en el Diario General por Número de Asientos.

10. ¿CÓMO EFECTUAR EL ANTICIPO DE PROVEEDORES? Para realizar un anticipo de Proveedor se debe ingresar al Módulo Proveedores, luego Movimientos, escogemos Crédito, digita la información correspondiente y se procede a Grabar la información.

11. ¿CUALES SON LOS PASOS A SEGUIR CUANDO SE DESEE CAMBIAR DE

MAQUINA O SE FORMATEE EL ORDENADOR? El primer paso a realizar es grabar los respaldos de la información en un medio magnético sea una flash memory o CD. Para esto debe dirigirse al lugar donde se instaló el sistema, en la Unidad local (C o D), que se encuentra dentro de Mi PC, se debe buscar una carpeta que se llama BAKUPMQR, esta carpeta contiene toda la información relacionada a los movimientos que ha realizado su empresa con extensión .ZIP, copie la carpeta BAKUPMQR con toda la información en un medio magnético. • En el nuevo ordenador, proceda a la instalación del sistema, sea monousuario o multiusuario

(Instalación. Véase en la página 19). • Salimos del sistema. • A continuación se debe cargar la información respalda en el nuevo ordenador, para esto se

adjunta (pegar) la carpeta BAKUPMQR en la Unidad local (C o D) donde se haya instalado el sistema MQR.



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• Luego, se ingresa al sistema, en la parte lateral derecha se encontrará la opción Mantenimiento, hacemos clic sobre la opción y se desplegará una ventana con varias opciones.

• Se escoge la opción Recuperar Respaldos, se selecciona la carpeta BAKUPMQR y presione el botón Seleccionar.

• A continuación se desplegará un listado de fechas de los respaldos, se marca el respaldo de la fecha más actual y presionamos la opción Recuperar Respaldo.

• Para lograr un resultado más efectivo, se realiza el proceso de Mantenimiento (Véase pag. 120).

12. PASOS A SEGUIR CUANDO SE DESCONFIGUREN LAS IMPRESIONES

Cuando se presente problemas de configuración de impresiones se debe realizar un proceso de Mantenimiento (Véase pag. 120). También es necesario verificar la conexión física con la impresora, se recomienda realizar una impresión de prueba desde Word para verificar que no existan problemas con los puertos. La impresora debe estar configurada como predeterminada en todas las estaciones de trabajo (es decir en cada usuario), también debe estar condensada Si usa impresoras matriciales, estas deben estar condensadas (configuradas) en 10 cpi.

13. PASOS A SEGUIR PARA CONFIGURAR EL BALANCE INICIAL

El Balance Inicial puede ser requerido en dos casos: • Cuando se crea una nueva empresa • Cuando se ha realizado el proceso de cierre de año

El sistema MQR tiene incorporado un esquema de plan de cuentas; para crear, visualizar, modificar o eliminar parte del esquema del plan de cuentas se siguen los pasos que se explicarán a continuación. Cuando se crea una nueva empresa los pasos para configurar el balance inicial son:

a. Se ingresa al módulo Contabilidad, luego Plan de Cuentas; a continuación se presenta una ventana con varias opciones para crear, visualizar, modificar o eliminar el esquema de plan de cuentas que tiene el sistema (véase Pág. 46).

Cuando se ha realizado el proceso de cierre de año:

a. Se ingresa al módulo Configuración, se escoge la opción Cerrar Año y se toma en cuenta la precaución que se muestra. (Véase Pág. 118)

b. Una vez que se ha realizado el Cierre de Año, se debe realizar un proceso de Mantenimiento (Véase Pág. 120), luego se procede a escoger la opción H, Transferir Saldos de Apertura. (Véase Pág. 119).

14. CLIENTES DUPLICADOS, ¿CÓMO UNIFICARLOS?

El primer paso a realizar es grabar los respaldos de la información en un medio magnético sea una flash memory o CD. Para esto debe dirigirse al lugar donde se instaló el sistema, en la Unidad local (C o D), que se encuentra dentro de Mi PC, se debe buscar una carpeta que se llama BAKUPMQR, esta carpeta contiene toda la información relacionada a los movimientos que ha realizado su empresa con extensión .ZIP, copie la carpeta BAKUPMQR con toda la información en un medio magnético.

• En la parte lateral izquierda, de la ventana principal del sistema se encuentra la opción Cartera, se ingresa y se procede a elegir Especiales, en el siguiente menú se busca la opción Unificar Clientes, a continuación se presentará una venta en donde se debe seleccionar el nombre de los clientes que se desee unificar.

15. MANEJO DE VARIAS EMPRESAS, ¿CÓMO HACER UNA ACTUALIZACIÓN?



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El sistema MQR le da al cliente la posibilidad de trabajar en la contabilidad de varias localidades de la empresa (multi-agencia) dentro de un mismo sistema (Véase Pág. 117). Para realizar la actualización del sistema existen dos casos:

• Para clientes monousuarios • Para clientes multiusuarios

En el caso de clientes monousuarios, En este caso los pasos a seguir se encuentran en la Pág. 115. Así, todas las localidades que están dentro de su sistema estarán actualizadas. En el caso de clientes multiusuarios, En este caso la actualización se debe realizar en el equipo que sea el servidor, se debe pedir a todos los usuarios que salgan del sistema y se procede a realizar los pasos que se encuentran en la Pág. 115. Así, todas las localidades que están dentro de su sistema estarán actualizadas. EN EL CASO QUE ESTÉN TRABAJANDO CON MÁS DE 2 ICONOS, es decir, que se haya instalado el sistema más de una vez, el proceso de actualización se realiza como se lo explicó anteriormente, con la precaución de ejecutarlo en cada uno de los iconos (sistemas).

16. ¿CÓMO PARAMETRIZAR UN DOCUMENTO? En el módulo Contabilidad, se puede observar la opción Especiales, dentro de esta se puede encontrar las opciones para configurar la impresión de archivos, tales como: comprobantes de retenciones, cheques, libros diarios, etc; si se desea aumentar una opción a imprimir en alguno de dichos documentos, MQR brinda la opción de configurarlos para la impresión. Para esto, en el mismo Módulo de Contabilidad, se escoge la opción Especiales, luego Imprimir Matriz, se selecciona la forma de impresión y a continuación se presentará una ventana con la siguiente matriz.

Para indicar la posición donde se desee la impresión del nuevo ítem se debe alinear el documento al marco de la matriz, la punta del documento debe alinearse con el punto (1,1) (fila, columna) de la matriz impresa, se señala la posición y se observa que número de fila y columna ocupó, una vez que posea esta información, se dirige a las opciones de configuración de los documentos.

17. ¿POR QUÉ SE ALTERA LA NUMERACIÓN EN LA FACTURACIÓN?

DOCUMENTO A CONFIGURAR columna fila posición



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La numeración de la facturación se altera debido a algunos factores: • Alteraciones de corriente • Pérdida de energía eléctrica • Falta de mantenimiento en el sistema.

Para recuperar el orden en la numeración de la facturación, se debe realizar un proceso de mantenimiento (Véase Pág. 120).

18. ¿2 O MÁS USUARIOS PUEDEN TRABAJAR EN EL MISMO MÓDULO EN EL SISTEMA MULTIUSUARIO?

El sistema MQR permite que varios usuarios accedan a los módulos del sistema desde otros ordenadores, siendo una importante recomendación que si 2 o más personas deseen acceder al mismo módulo al mismo tiempo, el servidor que estén utilizando debe ser un Servidor Dedicado, es decir, que trabaje a velocidades apropiadas para manejar este tipo de acceso y envío de datos, además de las recomendaciones expuestas en el tema Requerimientos Computacionales (Véase en Pág. 13).

19. ¿SE PUEDE TRANSFERIR VARIAS VECES LOS SALDOS INICIALES DESPUÉS DE CREADO EL NUEVO AÑO?

No se puede, porque una vez que se realiza el cierre de año, los saldos iniciales ya han sido transferidos, y el saldo inicial ya ha sido establecido. (Véase Configurar Balance Inicial Pág. 167).

20. ¿CÓMO SE CREA UNA NOTA DE VENTA PREIMPRESA? Para crear una nota de venta preimpresa se debe ingresar al Módulo Facturación, Especiales, Configurar Parámetros Factura, y se procede a crear con F9, en serie se digita 2, en IVA 0, en Dscto. 99, en No. Registros 99, si se desea Facturar en negativo se pone S (si), en Printfin CHR(12).

Una vez creada la serie, se ingresa a Configurar Impresión Factura, seleccione la Serie y se configuran los parámetros de la Nota de Venta.

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MANUAL OPERATIVO Y ADMINISTRATIVO DEL …mqrinvestigar.com/mqr/MANUALMQR.pdfAnexo ATS – SRI…………………………………………………… 57 Identificación Informante