Manual Final Swap

7/25/2019 Manual Final Swap

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Manual de usuario software SWAP

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1.

OBJETIVOS DE LA APLICACIN

Permitir el ingreso, validacin e impresin de Inversin de Producto (IP) por medio de Cortes oDocumentos de Canje, permitir la generacin de los archivos correspondientes para soporte del pagode IP, administracin de soportes y abonos de convenios, cambios automatizados en los Listados dePrecios, informacin de IP en tiempo Real, Reportes estticos y dinmicos.

Mdulo de IPEste mdulo permite la digitacin de Cortes por medio de las vietas entregadas al Contralor Jr.,modificacin de Cortesno pagados, impresin de soportes para el pago de IP mediante la generacinde reportes a la medida.

Mdulo de Listados de PreciosEste mdulo permite el ingreso, actualizacin y/o modificacin de Listados de PreciosIP/CIF/PVF/PVP en tiempo real. Esto nos permite que la toma de decisiones en el cambio de Precios,se aplique en el momento que el Gerente de Producto lo autorice.

Mdulo de ConveniosEste mdulo nos permite el ingreso, consulta, modificacin y abono de convenios. Mejorando elcontrol de gasto de Mercadeo.

Mdulo de ReportesEste mdulo nos muestra el Listado de Reportes que podemos ejecutar, verificando antes el Rol paradeterminar el permiso que se tiene sobre el reporte. Los reportes pueden crearse mediante unasolicitud al Coordinador de Informtica.


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2.

INGRESO A LA APLICACIN

Desde la barra de tareas de Windows seleccione el icono SWAP.

A continuacin, se presenta la pantalla de inicio de la aplicacin.

Iniciar Sistema

Al iniciar el sistema no se puede realizar ninguna accin mientras el usuario no ha ingresado suscredenciales. Para realizar la verificacin de credenciales dar Clic en el botnLogin. Ingresar losdatos de Usuarioy Contrasea. Luego Clic enIngresar.

Usuario

Contrasea

BotnLogin


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3.

MDULO DE IP

Responsables:

Contralores Jr. (digitacin de datos)

Eduardo Cristales (ingreso o modificacin de informacin, con previa solicitud por correoelectrnico)

Expanda las opciones de IP dando clic en el iconoIP. Cada una de las opciones del men de IP sedescribe por separado.

Ingreso de DatosNos permite ingresar los datos correspondientes a IP, que son:

1. Nuevo Corte

2.

Sucursal3. Dependiente

Icono IP

Opciones deIngreso


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Edicion de CorteLa edicin del corte se puede realizar mientras el estado del corte no sea pagado.

El corte se divide en cuatro estados, los cuales son:

1. Edicin

2.

Guardado3. Pagado4. Anulado

El mtodo para realizar modificaciones es dentro de la misma pantalla del ingreso. Solo bastacolocar el nmero de corte y clic en Cargar o presionar la tecla ENTER. Luego nos carga toda lainformacin del corte en donde se puede agregar, quitar o modificar algn elemento del corte.

Agregar: el mtodo de agregar elementos al corte es igual al mtodo de ingreso (colocaridentificacin del dependiente, cdigo de producto y cantidad).

Quitar: seleccionar el tem a eliminar, Clic en botnEditar, luego clic en el botnEliminar.

Modificar: Seleccionar el tem a modificar, Clic enEditar, modificamos el dato requerido yclic enActualizar.

Botn Editar

Botn Actualizar

Botn Eliminar

Listado deProductos


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Pagar CorteEl pago de corte nos bloquea la funcin deEdicin,por lo que es el paso final del Corte.

El pago de Corte se realiza seleccionando promotor a pagar. Despus de seleccionar el promotornos muestra los Cortes realizados del promotor.

Ingresamos Documento de Canje. Lo cual nos permite realizar en un pago varios cortes.Seleccionamos Cortes.

Clic en Botn Operar.

2. Ingreso de SucursalNos permite el ingreso de varias sucursales por Clientes, en el caso especial de una sucursal porcliente se deber crear de la misma forma una sucursal con el mismo nombre. Los pasos para lacreacin de una sucursal es la siguiente:

a. Seleccionar Cliente. (nos cargara las sucursales creadas del cliente, la regin y ciudad paraevitar duplicacin de datos)

b. Ingresar el nombre de la sucursal.c. Ingresar direccin de la sucursal.d. Seleccionar Departamento. (en el caso que no existiera en la lista, solicitar al departamento

de informtica que sea agregado).e. Seleccionar Municipio. (en el caso que no existiera en la lista, solicitar al departamento de

informtica que sea agregado).f. Ingresar telfono de sucursalg. Clic en Nuevo.

Promotor

Documento de

Canje

Botn Operar

Listado deCortes


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3. Ingreso de AsociadoEl ingreso de asociados es totalmente independiente de la sucursal debido a la rotacin que tienen

todos los asociados en las sucursales, para evitar la duplicacin de datos se cargan automticamentelos dependientes del pas y se pueden realizar bsquedas por nombre o documento de identificacin.Para el ingreso de asociados los pasos son los siguientes:

a. Ingreso de Nombresb. Ingreso de Apellidosc.

Ingreso de Documento de Identificacin (De no tener este dato debern asignar un numerode documento aleatorio que no exista).

B.

C.

D.

E.

A.

F.G.

A

B.

C.


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4.

MDULO DE LISTADOS DE PRECIOS IP/CIF/PVF/PVPResponsables:

Gerente de Mercadeo (Aprobacin de Precios). Analista de Precios (Ingreso y Modificacin de Precios, posterior a la aprobacin del

gerente de mercadeo).Este mdulo nos permite ingresar, actualizar y asignar Listados de Precios IP/CIF/PVF/PVP entiempo real. Es el primer paso en el proceso de ingreso de IP, debido a que en el mdulo de IPnicamente muestra los clientes con una Lista de Precios asignada.

Ingreso de Listados de PreciosEl ingreso de Listado de Precios se puede realizar en tres opciones.

Ingreso desde Archivo de Excel Manual o por producto Desde una lista existente

Icono Listados dePrecios

Desde Archivo Excel

Ingreso manual o porproducto

Desde Lista Existente


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1. Ingreso de Listado desde ArchivoNos permite ingresar desde un archivo de formato (.xls) Excel. Los pasos son los siguientes:

a. Seleccionar pas.b. Seleccionar tipo de lista IP/CIF/PVF/PVP.c. Ingresar nombre de lista.

d.

Seleccionar Archivo.e.

Muestra el listado de productos a cargar.f. Presionar el botn cargar.

Nota: el formato del archivo (.xls) debe ser el siguiente:Producto Valor140713 1

El valor del producto debe ser ingresado en moneda local. El nombre de la hoja de Excel debe tenerel nombre de Lista.

2. Ingreso de Listado por ProductoNos permite el ingreso de listado manual, agregando un producto a la vez. Los pasos son lossiguientes:

a. Seleccionar pas.b. Seleccionar tipo de lista IP/CIF/PVF/PVP.c. Ingresar nombre de lista.d. Ingresar cdigo de producto.

e.

Ingresar precio de IP del producto.f. Presionar teclaENTER.g. Presionar botn operar.

A

B.

C.

D.

E.

F.


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3. Ingreso de Lista por Listado ExistenteNos permite el ingreso de una lista nueva desde un listado de precios existente. Los pasos son lossiguientes:

a. Seleccionamos lista existente.b. Seleccionamos tipo de lista.c. Seleccionamos pas.d. Agregamos productos (opcional).e. Eliminamos productos (opcional). Se selecciona el tem del listado y presionamos la tecla

Suprimir.f.

Presionamos el botn Guardar.

A.B.

C.D.

E. G.

A.B.

C.

D.

E.

F.


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Modificar Listados de PreciosNos permite modificar cualquier listado de precios, aadir o eliminar productos del listado. Paramodificar/aadir/eliminar, los siguientes pasos:

a. Seleccionar Listado de Precios.b. Muestra el listado de productos.

c.

Seleccionamos el producto a modificar.d. Presionamos el Botn Agregar.

Modificar:

e. Modificamos el campo valor.f. Presionamos el botn Nuevo.

Aadir:g.

Seleccionamos el producto.h.

Ingresamos valor de IP.i. Presionamos el botn Nuevo.

Eliminar:

j. Presionamos el botn Eliminar.

Asignar Listados

Nos permite asignar y desasignar listados a los clientes. Estn separados los listados IP de losListados PVF/CIF/PVP por motivos de control de roles. Los pasos para la asignacin de listados esel siguiente:

A.

B.

C.

D.

E. , H.

F. , I.

G.

J.


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Asignacin de Listados IP (La Sant)a. Clic en Asignar.

b. Clic en Asignar IP.c. Seleccionar Lista a Asignar.d.

Ingresar nombre o cdigo de farmacia a asignar.e. Clic Farmacia a asignar.f. Clic en el botn Asignar

Asignacin de Listados PVF/CIF/PVP (La Sant)a. Clic en Asignar.

b.

Clic en Asignar Listados.c. Clic en Seleccionar Tipo de Listado.d. Clic en Seleccionar Listado.e. Ingresar nombre o cdigo de farmacia a asignar.

f.

Clic en Farmacia a asignar.g. Clic en el botn asignar.

b. c.

d.

e.

f.


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b.

c.

d.

e.

f.

g.


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5. MDULO DE CONVENIOSResponsables:

Gerente de Mercadeo (Aprobacin de convenios). Analista de Mercadeo (Ingreso de Convenios, previo a la aprobacin del Gerente de

Mercadeo). Contralor Jr. (ingreso de abonos de convenio, previo al ingreso del convenio).

Nos permite realizar controlar y administrar los convenios. Dndonos control de abonos de pagos,ingreso de convenios y control de convenios por cliente o pas.

Ingreso de ConvenioNos permite guardar cualquier tipo de convenio con los clientes.

a. Seleccione Pasb. Seleccione Clientec. Seleccione Promotord. Fecha de Ingreso de Convenio

e.

Fecha de Inicio de Conveniof. Fecha de Fin de Conveniog. Seleccione Objetivoh.

Monto Objetivo (Si el objetivo es POSICIONAMIENTODEMARCA, el monto ser cero(0))

i. Descripcin del Objetivoj. Costo del Convenio

Icono deConvenios


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k. Descripcin del Conveniol. Seleccione Tipo de Actividadm. Seleccione Actividades (permite seleccionar varias por convenio)n. Seleccione Soporte del Convenio (permite seleccionar uno por convenio)o. Clic en Guardar

Abonos de ConvenioNos permite ingresar abonos a los convenios y nos muestra un listado de abonos realizados porconvenio. Se han agregado indicadores de abonos tales como:

Listado de abonos Realizados Porcentaje de abono a convenio. Cantidad total de pago Avisos de Pago de Excedido.

a. Seleccione Pas.

b.

Seleccione Cliente.c. Seleccione Conveniod. Ingrese nombre del beneficiario.e.

Fecha de Abono.f. Monto de Abono.g. Clic en Guardar.

A.

C.

B. D.

E.

F.

G.

H.

I.J.

K.

L. M

N.


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6. MDULO DE REPORTESEl mdulo de reportes se divide en tres secciones, que son los mdulos actualesListados de Precios,IP, Convenios. Todos los reportes ejecutados en SWAP nos permite exportarlos a formatos (.xls)Excel, (.pdf), etc. El desarrollo de reportes se puede realizar mediante una solicitud formal aldepartamento de informtica. Actualmente se cuenta con los siguientes reportes:

LISTADOS DE PRECIOS (Clientes con listado de precios IP asignados por pas):Nos muestra el listado de clientes con el listado actualmente asignado. Si no cuenta con un listadoasignado muestra el campo en blanco.

A.

B.

C.

D.

E.F.

G


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IPReporte por Corte (Resumen)

Nos muestra la informacin del corte agrupado por producto.

Reporte por Corte (Detallado)Nos muestra la informacin del corte agrupando por Dependiente y Producto.


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Reporte por Tramite de PagoNos muestra la informacin agrupada por sucursal. Mediante un documento se le puede hacerdesembolso de varios cortes.

ConveniosAbonos por Cliente

Nos muestra la informacin de abonos de los convenios mensual y el total pagado.

Documents

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