Manual Do Usuario SEI 2.5.1 - Cópia

Sistema Eletrnico de Informaes

Manual do Usurio

Verso 2.5.1

Sistema Eletrnico de Informaes Manual do Usurio 2

A primeira verso deste Manual do Usurio do SEI foi elaborada conjuntamente pelos seguintes rgos, colaboradores do projeto Processo Eletrnico Nacional do Governo Federal:


Sumrio 1 Viso Geral .................................................................. 7

1.1 O que o SEI? .......................................................................................................................... 7

1.2 Gesto por Processo e por Desempenho ................................................................................ 8

1.3 Boas Prticas de Utilizao do Sistema ................................................................................... 9

1.4 Vdeos Tutoriais ..................................................................................................................... 10

2 Iniciando Operaes no SEI ....................................... 12

2.1 Acesso ao Sistema ................................................................................................................. 12

2.2 Barra de Ferramentas............................................................................................................ 12

2.3 Menu Principal ...................................................................................................................... 13

2.4 ................................................................................................ 14

2.5 Tela do Processo .................................................................................................................... 17

2.6 Base de Conhecimento.......................................................................................................... 20

2.7 Tela do Documento ............................................................................................................... 25

2.8 Restrio de Acesso ............................................................................................................... 28

3 Operaes Bsicas com Processos ............................ 32

3.1 rvore de Documentos do Processo ..................................................................................... 32

3.2 Iniciar Processo ..................................................................................................................... 32

3.3 Tipos de Processo .................................................................................................................. 35

3.4 Processos com Restrio de Acesso ...................................................................................... 36

3.5 Concluir Processos................................................................................................................. 41

3.6 Reabrir Processos .................................................................................................................. 43

3.7 Excluir Processos ................................................................................................................... 43

3.8 Gerar PDF do Processo .......................................................................................................... 45

4 Trabalho Colaborativo .............................................. 47

4.1 Receber Processos na Unidade ............................................................................................. 47

4.2 Atribuir Processos a um Usurio ........................................................................................... 47

4.3 Enviar Processos para outra Unidade ................................................................................... 49

4.4 Controle de Prazos ................................................................................................................ 51

4.5 Inserir Anotaes .................................................................................................................. 53

4.6 Cincia ................................................................................................................................... 54


5 Relaes entre Informaes ..................................... 57

5.1 Sobrestar Processo ................................................................................................................ 57

5.2 Relacionar Processos ............................................................................................................. 58

5.3 Anexar Processos .................................................................................................................. 60

6 Recuperando Informaes ........................................ 65

6.1 Verificar o Histrico de Modificaes ................................................................................... 65

6.2 Acrescentar Informaes ao Histrico .................................................................................. 65

6.3 Acompanhamento Especial ................................................................................................... 67

6.4 Blocos Internos ...................................................................................................................... 69

6.5 Mtodos de Pesquisa ............................................................................................................ 73

6.6 Medies de Desempenho .................................................................................................... 77

7 Operaes Bsicas com Documentos ....................... 86

7.1 Incluir Documentos ............................................................................................................... 86

7.2 Documentos Gerados no Sistema ......................................................................................... 88

7.3 Editar Documentos ................................................................................................................ 91

7.3.1 Incluir Imagens .............................................................................................................. 94

7.3.2 Referenciar Documentos ou Processos ......................................................................... 96

7.4 Verses .................................................................................................................................. 98

7.5 Textos Padro ........................................................................................................................ 99

7.6 Modelos de Documentos .................................................................................................... 101

7.7 Publicar Documentos .......................................................................................................... 105

7.8 Documentos Externos ......................................................................................................... 107

7.9 Orientaes para digitalizao ............................................................................................ 111

7.10 Excluir Documentos ............................................................................................................. 113

7.11 Cancelar Documento ........................................................................................................... 114

8 Assinaturas .............................................................. 117

8.1 Restrio Visualizao de Minutas ................................................................................... 117

8.2 Bloco de Reunio ................................................................................................................. 117

8.3 Assinatura de Documento Interno ...................................................................................... 121

8.4 Assinatura de Documento Externo ..................................................................................... 123

8.5 Credenciais de Assinatura ................................................................................................... 125

8.6 Assinaturas por Usurios de outras Unidades .................................................................... 127


8.7 Assinar Documentos em Bloco de Assinatura ..................................................................... 130

9 Copiando e Movendo Informaes ......................... 135

9.1 Duplicar Processo ................................................................................................................ 135

9.2 Mover Documentos Externos.............................................................................................. 136

9.3 Alterar a Ordem dos Documentos ...................................................................................... 140

10 Usurios Externos ................................................... 142

10.1 Interface com Usurios Externos ........................................................................................ 142

10.2 Enviar E-mails ...................................................................................................................... 143

10.3 Grupos de E-mail ................................................................................................................. 145

10.4 Acesso Externo .................................................................................................................... 147

10.5 Assinatura por Usurio Externo .......................................................................................... 149

11 Arquivamento ......................................................... 153

11.1 Arquivamento e Contagem de Temporalidade ................................................................... 153

11.2 Solicitar Desarquivamento (conferir via fsica) ................................................................... 153


Parte I Viso Geral


1 Viso Geral

1.1 O que o SEI?

O Sistema Eletrnico de Informaes (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4 Regio (TRF4), um sistema de gesto de processos e documentos arquivsticos eletrnicos, com interface amigvel e prticas inovadoras de trabalho. Uma das suas principais caractersticas a libertao do papel como suporte fsico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualizao e comunicao de novos eventos em tempo real.

O um dos produtos do projeto Processo Eletrnico Nacional (PEN), iniciativa conjunta de rgos e entidades de diversas esferas da Administrao Pblica, com o intuito de construir uma infraestrutura pblica de processos e documentos administrativos eletrnicos. Coordenado pelo Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto, o PEN proporciona a integrao de diferentes esforos que j estavam em curso no mbito do Governo Federal e possibilita melhorias no desempenho dos processos da Administrao Pblica, com ganhos em agilidade, produtividade, transparncia e satisfao do pblico usurio e reduo de custos. A inteno do projeto disponibilizar uma soluo flexvel o bastante para ser adaptada realidade de rgos e entidades da Administrao Pblica de diferentes reas de negcio. A soluo ser disponibilizada no Portal do Software Pblico do Governo Federal.

O uma ferramenta que permite a produo, edio, assinatura e trmite de documentos dentro do prprio sistema, proporcionando a virtualizao de processos e documentos, permitindo atuao simultnea de vrias unidades ao mesmo tempo em um mesmo processo, ainda que distantes fisicamente, reduzindo o tempo de realizao das atividades.

Principais facilidades do :

a. Portabilidade: 100% Web e pode ser acessado por meio dos principais navegadores do mercado: Internet Explorer, Firefox e Google Chrome;

b. Acesso Remoto: em razo da portabilidade j mencionada, pode ser acessado remotamente por diversos tipos de equipamentos, como microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones de vrios sistemas operacionais (Windows,


Linux, IOS da Apple e Android do Google). Isto possibilita que os usurios trabalhem a distncia;

c. Acesso de usurios externos: gerencia o acesso de usurios externos aos expedientes administrativos que lhes digam respeito, permitindo que tomem conhecimento do teor do processo e, por exemplo, assinem remotamente contratos e outros tipos de documentos;

d. Controle de nvel de acesso: gerencia a criao e o trmite de processos e documentos restritos e sigilosos, conferindo o acesso somente s unidades envolvidas ou a usurios especficos;

e. Tramitao em mltiplas unidades: incorpora novo conceito de processo eletrnico, que rompe com a tradicional tramitao linear, inerente limitao fsica do papel. Deste modo, vrias unidades podem ser demandadas simultaneamente a tomar providncias e manifestar-se no mesmo expediente administrativo, sempre que os atos sejam autnomos entre si;

f. Funcionalidades especficas: controle de prazos, ouvidoria, estatsticas da unidade, tempo do processo, base de conhecimento, pesquisa em todo teor, acompanhamento especial, modelos de documentos, textos padro, sobrestamento de processos, assinatura em bloco, organizao de processos em bloco, acesso externo, entre outros;

g. Sistema intuitivo: estruturado com boa navegabilidade e usabilidade.

1.2 Gesto por Processo e por Desempenho

Um dos principais conceitos do sistema a gesto por processo.

Assim, para se criar um documento deve-se antes iniciar o Tipo de Processo

correspondente ou inserir o documento em um processo j existente. Isso

viabiliza os relatrios de Estatsticas da Unidade e Desempenho de Processos

no , o que inclui o tempo mdio de cada Tipo de Processo no rgo e o

tempo mdio de tramitao do Tipo de Processo em cada Unidade (para saber

mais sobre estatsticas, consulte: Medies de Desempenho).


1.3 Boas Prticas de Utilizao do Sistema

Para garantir melhor aproveitamento dos recursos do sistema no

decorrer do tempo e o alcance dos resultados pretendidos de maneira eficaz,

so aconselhveis algumas prticas:

a. Padronizar procedimentos: por ser uma soluo bastante

flexvel, o proporciona formas variadas de utilizao de

suas funcionalidades, assim como permite a adaptao a

diferentes realidades. Por isso, importante que rgos e

instituies padronizem procedimentos em diversos nveis,

tanto por meio da implementao de normas de utilizao do

sistema, quanto pela padronizao de processos de trabalho

em cada unidade. A instituio de normas e procedimentos

proporciona segurana da informao e a organizao do

trabalho. Padronizaes no mbito das unidades (tais como

tipos de documentos, tabelas de temporalidade, metodologias

e nomenclaturas comuns) facilitam a utilizao de recursos que

o sistema oferece, tais como pesquisa e medio de

desempenho dos processos (para saber mais sobre pesquisas e

medies, consulte: Mtodos de Pesquisa e Medies de

Desempenho);

b. Acesso como regra e o sigilo como exceo: a transparncia

um instrumento de controle social que proporciona meios para

garantir a correta atuao do Estado. O adota a filosofia da

transparncia administrativa, ainda que permita atribuir

restrio de acesso a processos e documentos em casos

especficos. O sistema tem como princpio a transparncia do

fluxo de informaes e o trabalho colaborativo. O ideal que

se facilite e priorize a publicidade como forma de garantir o

funcionamento eficiente do sistema;

c. Respeitar as etapas do processo e o fluxo de informaes: O

proporciona instrumentos para medio e monitoramento

dos processos. Tambm proporciona meios de manter um

processo ou conjuntos de processos em permanente

acompanhamento, sem que isso interfira nos fluxos de

atividades e andamentos. Por isso, importante cumprir cada


etapa de maneira eficiente para a correta medio de

desempenho dos processos, assim como deve ser feito uso de

funcionalidades de pesquisa e acompanhamento para consulta

a informaes. Um exemplo de boa prtica a concluso do

processo ou seu envio para outra unidade to logo as

atividades pertinentes na unidade sejam finalizadas, sem

mant-lo desnecessariamente aberto na unidade atual (para

saber mais sobre pesquisa, acompanhamento e medies,

consulte: Mtodos de Pesquisa, Acompanhamento Especial,

Blocos Internos e Medies de Desempenho).

d. Dar preferncia ao editor do : Embora o sistema permita

importar alguns formatos de arquivo (Documento Externo), os

documentos formais do rgo devem ser redigidos no prprio

sistema (Documento Interno). possvel a customizao de

tipos de documentos em obedincia aos padres e formatao

estabelecidos por instrumentos legais, tais como o Manual de

Redao da Presidncia da Repblica. Os tipos de documentos

tambm podem ser configurados de acordo com a realidade

dos rgos e instituies. Outras vantagens do uso de

Documentos Internos so seus formatos padronizados e

automatizados (data, numerao, endereo da unidade,

processo de referncia e nmero SEI), alm da possibilidade

dos documentos que exigirem publicao oficial serem

publicados diretamente no em Veculo de Publicao,

interno (p. ex. Boletim de Servio) ou externo (Portal).

1.4 Vdeos Tutoriais

A opo est disponvel na Barra de ferramentas do sistema . Esta opo contm uma relao de vdeos que descrevem passo a passo vrias funcionalidades do sistema. Ao clicar sobre a opo, ser apresentado um ndice de vdeos com a descrio de algumas funcionalidades. Basta clicar sobre a descrio desejada e o sistema abrir outra tela, possibilitando dar incio ao vdeo.


Parte II Iniciando

Operaes no SEI


2 Iniciando Operaes no SEI

2.1 Acesso ao Sistema

Para acessar o , o usurio deve utilizar seu login e senha:

2.2 Barra de Ferramentas

O possui uma barra de ferramentas no topo da pgina:

Segue abaixo a descrio de cada item da Barra:

Item Descrio

Para saber +o passo a passo de vrias funcionalidades do .

Menuprincipal.

Pesquisa ossibilita uma busca rpida com diversos parmetros sobre o processo ou documento.

Caixa de seleo de Unidadeusurio em qual unidade ele est logado e possibilita navegar pelas unidades para as quais tenha permisso.


Controle de Processosvoltar pgina inicial.

Novidades -se informado sobre novas funcionalidades adicionadas ao .

Usurio ca o usurio que est logado.

Configuraes do Sistemaalterar o esquema de cores.

Sair do Sistema permite ao usurio sair com segurana do sistema.

2.3 Menu Principal

a barra cinza localizada na lateral esquerda da tela, que disponibiliza um conjunto de funcionalidades, podendo ser distintas a depender do perfil do usurio ou do tipo de unidade. O perfil bsico apresenta as seguintes opes:


2.4

a tela principal do , onde so visualizados todos os processos que esto abertos na unidade. Os processos esto separados em dois grupos:

processos recebidos de outra unidade e processos gerados pela prpria

unidade do usurio logado :

Esta tela ainda apresenta um grupo de cones com funcionalidades que possibilitam efetuar operaes para um conjunto de processos (operaes em lote). Basta marcar a caixa de seleo ao lado do nmero de cada processo e, ento, selecionar o cone correspondente ao desejada:

Segue a descrio detalhada das funcionalidades destes cones:

Item Descrio

Enviar Processounidade. Conclui o processo na unidade remetente, a menos que, no momento do envio, seja marcada Manter processo aberto na unidade atual O processo desaparecer da tela do Controle de Processos, mas poder ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento


Especial.

Atualizar Andamentoinformao/despacho de andamento ao(s) processo(s) selecionado(s). Serve para registros meramente interlocutrios e explicaes de situaes.

Atribuio de Processos distribuir os processos. Informa que o processo est sob a responsabilidade de um usurio da unidade.

Incluir em Blocodo sistema. Esse cone permite incluir o processo em um Bloco Interno ou em um Bloco de Reunio.

Sobrestar Processoaguardar alguma providncia antes de ter prosseguimento.

Concluir Processo nesta Unidadeprocesso na unidade, quando no h mais nenhuma ao a ser tomada pela unidade. O processo desaparecer da tela do Controle de Processos, mas poder ser recuperado na pesquisa.

Anotaesno devem constar dos autos do processo, geralmente orientaes internas de trabalho da equipe.

Processos com Credencial de Acesso nesta Unidadepara controlar os processos sigilosos (reservado, secreto, ultrassecreto) em que o usurio possui credencial. Visvel apenas para usurios que possuam credencial de acesso a processos sigilosos.

A tela Controle de Processos tambm apresenta smbolos e

orientaes visuais para facilitar a identificao da situao de cada processo

dentro dos grupos e :

Item Descrio

Apresenta apenas os processos atribudos ao usurio logado. Para voltar tela anterior, basta clicar em Ver todos os processos


Login entre parntese: informao do usurio a quem o processo foi atribudo na unidade.

Processos com nmero em preto: processos com nvel de acesso pblico ou restrito j acessados por algum usurio da unidade.

Processos com nmero em vermelho: processos remetidos unidade ainda no acessados.

Processos com nmero em azul: processos acessados e/ou que sofreram alguma ao pelo usurio por login/sesso.

Processos com fundo preto: processos com nvel de acesso sigiloso j acessados por algum usurio da unidade. Somente so visveis para usurios com credencial de acesso ao processo sigiloso.

Processos com fundo vermelho: processos sigilosos que ainda no foram recebidos/acessados.

Processos com fundo azul: processos sigilosos acessados e/ou que sofreram alguma ao pelo usurio por login/sesso.

Alerta que o processo remetido para a unidade do usurio tem prazo de retorno programado a vencer.

Alerta que o processo remetido para unidade est com prazo de retorno programado expirado (atrasado).

Um documento do processo foi publicado.

Alerta que indica a incluso de um novo documento no processo ou indica que um documento (externo ou interno) foi assinado.

Anotao simples.


Anotao com prioridade.

Alerta que existe um documento sigiloso (com credencial) para ser assinado.

Ao passar o cursor sobre o nmero do processo (sem clicar), mostrada a informao do Tipo de Processo e a Especificao (ambas so registradas no momento da abertura de um processo).

Para acessar o contedo de um processo, basta clicar sobre o respectivo nmero.

2.5 Tela do Processo

Controle de Processos que possibilitar ao usurio

visualizar seu contedo, conforme figura abaixo. O lado esquerdo mostra o nmero do processo e a respectiva relao de documentos organizados por ordem de autuao. A seguir mostrada a opo de Consultar Andamento. Em seguida, so mostrados os Processos Relacionados, se houver.

direita so mostrados todos os cones de operaes possveis para o processo e, logo aps, so mostradas as unidades nas quais o processo est aberto:


H situaes em que o processo no possui andamentos abertos, est sobrestado ou foi anexado a outro processo. Nestes casos, apenas os cones com operaes pertinentes, assim como o status do processo so exibidos.

A tela do processo apresenta os mesmos cones da tela (com operaes possveis para grupos de processos), alm de

outros cones com funcionalidades que permitem atuao sobre o processo em questo:


1. Apenas nos processos sigilosos sero visualizados os cones:

Segue abaixo descrio detalhada das funcionalidades dos cones da tela do processo (para verificar a descrio dos cones da tela do processo

Controle de Processos ).

Item Descrio

Incluir Documentoinserir (arquivos definidos como

Cincia as unidades informem ao remetente que tiveram cincia do processo, dispensando a necessidade de se criar um novo documento para este fim.

Consultar/alterar processoos dados de cadastro do processo, tais como: descrio, interessado, destinatrio e nvel de acesso.

Duplicar processointegrantes de um processo.

Relacionar processosprocesso a outro.

Enviar Correspondncia Eletrnica -mail relacionado ao processo, com ou sem anexos.

Gerenciar Disponibilizao de Acesso Externoliberar acesso a um usurio externo. Envia e-mail com link que dar acesso aos documentos do processo.

Ateno


Acompanhamento Especialo andamento do processo mesmo que ele esteja tramitando em outra unidade.

Anexar Processo

Gerar arquivo do processo arquivo do processo no formato PDF. O usurio pode escolher quais documentos ele deseja incluir no arquivo.

Excluir utilizada para excluir um processo criado na unidade, desde que ele no tenha sido enviado a outras unidades.

Controle de Processosdo .

Gerenciar Credencial de Acessorecebeu permisso de acesso a um processo sigiloso possa conceder permisso a outro usurio.

Renunciar Credencial de Acessoutilizado para cancelar a credencial de acesso a um processo. Visvel apenas aos usurios com credencial de acesso ao processo.

2.6 Base de Conhecimento

Funcionalidade que permite descrever as etapas de um processo e anexar documentos relacionados ao Tipo de Processo vinculado quela base de conhecimento. As bases relacionadas podem ser consultadas por todas as

unidades por meio do cone .

O cone visualizado ao lado do nmero de protocolo do processo, para todos os processos criados com o Tipo de Processo correspondente, incluindo os processos que foram abertos antes da criao da base.


Uma Base de Conhecimento somente pode ser modificada pela Unidade que a criou.

Enquanto boa prtica, de forma a garantir uniformidade e a eficincia dentro da instituio, as bases de conhecimento devem ser criadas pela Unidade com competncia sobre os procedimentos afetos ao Tipo de Processo.

Para criar a base de conhecimento, o usurio deve selecionar o menu Base de Conhecimento:

Em seguida, clicar no boto :

Novo Procedimento, para preenchimento do Descrio seleo dos Tipos de Processo Associados com a Base de Conhecimento em criao. Ao procedimento, possvel anexar arquivos que contenham detalhes sobre o processo de trabalho, por exemplo, um diagrama de fluxo:


Aps salvar as informaes, o abrir automaticamente uma tela em que dever ser informado o contedo do procedimento, conforme padro definido pelo Administrador do Sistema:

No contedo do procedimento importante utilizar hiperlinks (da Intranet ou Internet) sobre os termos que referenciem leis, decretos, portarias e at mesmo sistemas informatizados relacionados com o trabalho. No campo Quais documentos so necessrios?devem-se referenciar os Tipos de

Documentos disponveis no .

Ao finalizar o preenchimento, dever ser selecionado o cone

.


Na unidade criadora da base, as informaes so acessveis para

consulta e edio por meio da opo , acessvel em Base de Conhecimento via menu principal:

O sistema abrir um quadro com a relao das bases de conhecimento da unidade:

O cone utilizado para visualizar o contedo do procedimento.

O cone utilizado para editar o contedo do procedimento.

O cone permite que o usurio altere os dados de cadastro do procedimento (Descrio, Tipos de Processo Associados e Anexo).

Depois de finalizadas as edies, deve-se clicar no cone

para que a base possa ficar disponvel e finalmente ser exibida ao lado do nmero de protocolo dos Tipos de Processo correspondentes.

Aps liberada a primeira verso do Procedimento, somente ser possvel alterar seu cadastro e contedo por meio do cone

. Com isso, o sistema abrir uma tela para, primeiramente, alterar o cadastro do Procedimento:


Aps as modificaes, deve-se clicar em :

Bases de conhecimento com diversas verses apresentam o cone

:

O cone abre um quadro com a lista e detalhes das verses:


O cone permite ao usurio excluir o procedimento.

2.7 Tela do Documento

Um documento selecionado recebe uma marcao em azul. O sistema abre uma tela que contm duas reas. esquerda mostra o nmero do processo, a respectiva relao de documentos, enfatizando o documento

selecionado . Logo abaixo mostrada a opo de consulta ao andamento do

processo . direita so mostrados todos os cones de operaes possveis

para documentos . Abaixo dos cones, mostrado o corpo do documento.

Ao clicar em um dos documentos que compem o processo ser apresentado um novo menu com as aes que podero ser realizadas no documento. No caso de documento externo ser apresentada uma barra de menu com algumas aes diferentes das apresentadas para os documentos internos.

Documento Interno:

Documento Interno assinado:


1. O cone apresentado somente no caso de documento sigiloso.

Documento Externo:

Documento Externo assinado:

Item Descrio

Atualizar Andamentoandamento da situao do processo sem a necessidade de se efetuar um trmite.

Cincia unidade que teve cincia do documento, sem a necessidade de se criar um novo documento para este fim. A cincia do documento marca, automaticamente, cincia do processo.

Consultar/Alterar Documentoalterar os dados de cadastro do documento, tais como: descrio, interessado, destinatrio e nvel de acesso.

Editar Contedocontedo de documentos gerados na unidade.

Ateno


Assinar Documentoeletronicamente os documentos gerados no .

Gerenciar Credenciais de Assinaturalogado conceda credencial a outro usurio (de qualquer unidade) para assinatura de um documento sigiloso.

Imprimir WEBVisvel somente para documentos produzidos no editor de texto do .

Gerenciar Liberaes para Assinatura Externausurio externo assine um documento produzido no .

Incluir em Bloco de Assinaturausurio, de qualquer unidade, possa assinar um documento produzido no .

Enviar Documento por Correio Eletrnicoenviar um documento por e-mail por meio do .

Cancelar Documento o cancelamento de um documento que seja desnecessrio ao processo. Essa opo deve ser utilizada se o documento j tiver sido tramitado ou visualizado por outra unidade, caso contrrio usar a opo

justificado, pois equivale a um Desentranhamento.

Adicionar aos Modelos Favoritoso documento como modelo, para aproveitar seu formato e contedo na confeco de novos documentos.

Verses do Documentovezes um documento gerado no foi editado, quando e por quem.

Excluir a unidade que seja desnecessrio ao processo, antes do trmite ou visualizao por outra unidade.

Mover documento para outro processodocumento externo de um processo para outro.


2.8 Restrio de Acesso

Ao abrir um processo ou criar um documento no , dever ser indicado o nvel de acesso.

H trs nveis de acesso possveis: sigiloso, restrito e pblico. Os nveis de restrio de acesso permitidos so configurados durante o cadastro do tipo de processo. Significa que s possvel abrir um processo sigiloso se essa opo estiver configurada como permitida para o tipo de processo escolhido. Os tipos de processos que podem ser sigilosos aparecem com o

Escolha o Tipo do Processo

desejvel que a maioria dos tipos de processo no possua restrio de acesso. No entanto, h casos em que abrir a informao em um momento inoportuno pode causar danos. Para estes casos importante restringir o acesso informao, informando a hiptese legal que ampara tal situao.

Hiptese Legal com uma das opes disponveis na barra de rolagem.

Hiptese legal , de seleo obrigatria, em conformidade

com a Lei de Acesso Informao (LAI), Lei n 12.527, de 18 de novembro de 2011.

Secreto UltrassecretoReservado

1. Ao inserir um documento restrito em um processo pblico, o processo assumir, automaticamente, o comportamento do nvel de acesso deste

Dicas


documento. Tambm deve-se levar em considerao que, ao criar um processo com nvel de restrio de acesso, todos os documentos nele inseridos, independentemente de serem pblicos ou no, assumiro o comportamento do maior nvel de restrio de acesso, ou seja, o conjunto sempre assumir as caractersticas do maior nvel de restrio de acesso. De qualquer forma, importante que o usurio sempre indique o nvel de acesso documento a documento, dependendo da informao neles contida, evitando restringir o acesso do processo como um todo.

2. Processos sigilosos no so recuperveis pela funcionalidade de pesquisa. Tambm no so registrados nas estatsticas do sistema (para saber mais sobre estatsticas que o sistema oferece, consulte: Medies de Desempenho).

3. Processos restritos podem ser recuperados pela funcionalidade de pesquisa. No entanto, os contedos de todos os documentos (mesmo assinados) so inacessveis para usurios das unidades em que o processo no tenha tramitado (para saber mais sobre a funcionalidade de pesquisa, consulte: Mtodos de Pesquisa).

4. Ao realizar a pesquisa de um processo em que um documento tenha recebido restrio de acesso, todo o processo, ou o contedo de todos os documentos desse processo, no podero mais ser visualizados. Somente sero visualizados o nmero do processo e a descrio de cada documento.

5. Para alterar o nvel de acesso de Restrito ou Pblico para Sigiloso, o processo deve estar aberto somente para a unidade que efetua a operao.

6. Processos e documentos restritos so identificados por uma chave amarela ao lado dos respectivos nmeros.

7. Processos e documentos sigilosos so identificados por uma chave vermelha.


Parte III Operaes

Bsicas com

Processos


3 Operaes Bsicas com Processos

3.1 rvore de Documentos do Processo

Todos os documentos do processo so organizados por ordem de

incluso, na vertical, rvore de

documentos do

Processos que, por sua natureza, comportem grande volume de

documentos apresentam seus contedos aglutinados em pastas, de modo que

sempre fiquem visveis os ltimos documentos inseridos. Essa aglutinao no

suporte fsico, no existente em processo eletrnico.

3.2 Iniciar Processo

Para a abertura de um processo, deve ser selecionada a opo

"Iniciar Processo" no menu principal:


Na tela "Iniciar Processo" ser escolhido o tipo de processo

desejado. Os tipos mais usados ficam em destaque assim que a tela aberta.

Para outros tipos, deve ser selecionado o cone ao lado de "Escolha o Tipo de Processo". J, para voltar tela anterior dever

ser selecionado o cone .

O prximo passo o preenchimento de dados de cadastro do processo.

Esto disponveis os campos: Protocolo EspecificaoClassificao por Assuntos Interessados (opcional),

Observaes desta unidade Nvel de Acesso

Quando se tratar de um novo processo, deve se deixar marcada a Automtico . Assim o prprio fornecer seu nmero nico:

Caso contrrio, dever ser selecionada InformadoNeste caso, automaticamente ser disponibilizado um campo para que seja inserido o nmero de processo e sua data de autuao original:


Com exceo dos campos Protocolo informado Data de Autuao , o sistema permite que todos os demais dados de cadastro do processo sejam alterados posteriormente por meio do cone

(tela do processo), inclusive o Tipo de Processo.

O campo Especificao permite a incluso de 50 caracteres e utilizado para acrescentar informaes que diferenciem processos de um mesmo tipo. Estas informaes ficam visveis ao passar o cursor sobre o nmero do processo Controle de Processos Tipo de Processo:

O campo "Classificao por Assuntos" automaticamente preenchido e no deve ser alterado sem que o fato seja informado aos responsveis pela gesto documental.

O campo Interessados deve ser preenchido com a denominao de pessoa fsica ou jurdica que tenha interesse sobre o mrito do processo. O campo permite a incluso de vrios interessados.

Observaes desta unidade um campo de livre preenchimento, onde devem ser inseridas informaes adicionais que facilitem a identificao de um processo e a sua recuperao. As informaes desse campo s podero ser recuperadas, na pesquisa, pela unidade que as inseriu.

S Nvel de Acesso obrigatria para a abertura de um processo. Mesmo assim, possvel alterar o nvel de acesso de um processo

posteriormente por meio do cone , disponvel na tela do processo (para saber mais sobre o nvel de restrio de acesso adequado, consulte:

Restrio de Acesso).


1.

importantes para a pesquisa de documentos no sistema, sendo desejvel a adoo de padres de preenchimento pelas unidades (para saber mais sobre a funcionalidade de pesquisa, consulte: Mtodos de Pesquisa).

2. O ideal que a opo de insero manual do nmero de protocolo de um processo seja utilizada somente para os casos de processos gerados fora da entidade ou processos criados antes da implantao do .

3. O processo recm-aberto automaticamente atribudo ao usurio que o abriu e ser mostrado no grupo de processos Controle de Processos Gerados

4. S podem ser efetuadas modificaes no cadastro do processo por meio

do cone se o processo estiver aberto na unidade. Quando no aberto na unidade, o cone alterado automaticamente para

. 5. A incluso de um novo tipo de processo dever ser solicitada unidade

responsvel pela gesto documental.

3.3 Tipos de Processo

Um processo s pode ser aberto se estiver categorizado em um tipo disponvel na te Iniciar Processo

Dicas


Esta tela contm os tipos de processos nos quais os documentos sero includos, tendo em vista que no somente permitida a tramitao de processos.

possvel alterar o tipo de um processo em trmite. Basta selecionar o nmero na tela . O sistema abrir a tela

do processo. Dever ser selecionado o cone . Na tela Alterar Processo

Tipo de processosalvas.

1. A troca de tipo de processo pode ser efetuada em qualquer unidade na qual o processo esteja aberto.

2. A alterao de tipo de processo no fica disponvel ao visualizar o andamento do processo, por isso, a alterao pode ser registrada

selecionando-se o cone e descrevendo as alteraes no

informaes no podem ser editadas depois que so salvas (para saber mais sobre histrico de operaes de um processo, consulte: Verificar o Histrico de Modificaes).

3.4 Processos com Restrio de Acesso

Processos e documentos sigilosos so indicados por meio do cone

ao lado dos respectivos nmeros (rvore do processo).

J, processos e documentos restritos so indicados por meio do

cone ao lado dos nmeros.

Dicas


O permite que processos sigilosos tenham acompanhamento de trmites usurio a usurio, desde que, credenciados para acesso. Os usurios podem ser da unidade geradora ou de outras unidades.

Para atribuir uma credencial de acesso, o usurio gerador do

processo sigiloso deve selecionar a opo na tela do Conceder Credencial de Acesso para

nome de usurio j cadastrado no sistema.

Caso o usurio possa se logar em mais de uma unidade, o abre outro campo onde deve ser informada a unidade do usurio (se o sistema no reconhecer o usurio, no abrir o campo para preenchimento da unidade e a operao no ser completada).

Ao selecionar a unidade na barra de rolagem, o sistema abre a Conceder. Ao clicar na opo, mostrado um quadro com as

credenciais de acesso concedidas. Na mesma tela possvel conceder Cassar a Credencial de

Acesso Aes o quadro com a lista de credenciais.

Um usurio que recebeu uma credencial de acesso a um processo sigiloso o visualizar com um fundo colorido.

Ao selecionar o pro Credencial de Acesso


O usurio dever Senhatela do processo.

Gerenciar Credenciais de

Acesso Renunciar Credenciais de Acesso . O primeiro permite que o usurio, que recebeu a permisso, conceda credencial de acesso para outro usurio. O segundo permite renunciar credencial com um s clique, basta confirmar a operao.

Ao renunciar a uma credencial, o processo desaparece da tela .

No necessrio enviar o processo para a unidade do usurio com credencial para acesso.

1. Um processo sigiloso no pode ser includo em blocos ou em acompanhamento especial (para saber mais sobre blocos, consulte: Acompanhamento Especial, Blocos Internos, Bloco de Reunio e Assinaturas por Usurios de outras Unidades).

2. Processos sigilosos no podem ser anexados a outros processos. No entanto, permitem ser relacionados a outros processos. Neste caso, s

Dicas


ficam visveis para os usurios que possuem acesso a eles. Outros usurios no conseguem visualizar um processo sigiloso relacionado (para saber mais sobre relaes entre processos, consulte: Relaes entre Informaes).

3. Processos sigilosos permitem referncia somente a documentos do prprio processo (para saber mais sobre a insero de links, consulte: Incluir Imagens

4. O editor do sistema permite a incluso de imagens no corpo de

documentos, por meio do cone da barra de ferramentas:

Dever ser posicionado o cursor no local em que se pretende

inserir a imagem e clicar no cone magem


Ser aberta uma janela informando os formatos de imagem

permitidos para upload. Os formatos devero ser previamente cadastrados

pelo Administrador do S I

Ao selecionar um arquivo com formato permitido, basta clicar em

e ser possvel inserir a imagem no local desejado.


5. Referenciar Documentos ou Processos). 6. Processos sigilosos no so computados nas pesquisas disponveis por

meio do menu

7. Ao acessar o cone na Controle de Processos possvel verificar um quadro com a lista de processos sigilosos com permisso de acesso para o usurio. Caso no exista nenhum, o cone no fica visvel.

3.5 Concluir Processos

A concluso do processo em uma unidade no acarreta a concluso nas demais unidades nas quais esteja aberto.

O processo pode ser concludo na unidade por dois motivos:


a. A unidade concluiu sua etapa no processo, ou seja, no h mais nenhuma ao a ser tomada por parte da unidade, no obstante poder continuar aberto em outras unidades;

b. O processo j alcanou o seu objetivo em todas as unidades e dever ser concludo na ltima unidade em que estiver aberto.

Para efetuar a concluso, necessrio clicar no nmero do

processo e selecionar o cone e confirmar a operao.

Tambm possvel concluir mais de um processo ao mesmo tempo, selecionando a caixa de seleo dos processos desejados na tela Controle de Processos Concluir Processos Nesta

Unidade

1. Quando no houver mais nenhuma ao no processo por parte da unidade, esta dever envi-lo para unidade de destino ou conclu-lo. fundamental que sejam fechados os processos cuja ao j foi concluda. Caso contrrio, para fins de estatstica, o tempo em que ele permanecer aberto desnecessariamente na unidade ser computado como se o processo estivesse em andamento.

1. O envio de um processo para outra unidade sem selecionar a opo

, possui o mesmo efeito da concluso do processo para a unidade que efetua o envio.

2. Um processo concludo em uma unidade pode ser recuperado a qualquer tempo por meio da pesquisa, fazendo uso das funcionalidades

ou pelo menu (para saber mais sobre tais funcionalidades, consulte:

Mtodos de Pesquisa, Acompanhamento Especial, Blocos Internos e Medies de Desempenho).

Dicas

Ateno


3. Caso um processo possua anotaes ao ser concludo, as anotaes sero automaticamente recuperadas se houver a reabertura do processo na unidade que efetuou a concluso (para saber mais sobre anotaes, consulte: Inserir Anotaes).

3.6 Reabrir Processos

permitido reabrir o processo por meio do cone (tela do processo). O sistema automaticamente atribui o processo para o usurio que efetuou a operao. Somente possvel reabrir um processo que j tenha passado pela unidade em que a operao efetuada. Aps envio para outra unidade, o processo poder ser reaberto a qualquer momento nas unidades por onde ele tramitou. No necessrio solicitar novo trmite.

3.7 Excluir Processos

Para o caso de processos abertos indevidamente, possvel a

excluso pela unidade geradora, por meio do cone . Este cone s fica visvel nas telas de processos e de documentos quando a operao estiver habilitada.


Para o caso de processos abertos indevidamente, que j tenham andamento em outras unidades, a funcionalidade a ser utilizada a anexao de processos (para saber mais sobre anexao de processos, consulte: Anexar Processos).

A excluso de processos s permitida, observadas as seguintes regras:

a. O processo no poder ter andamento aberto em outra unidade alm da geradora: o simples envio para outra unidade impossibilita a excluso, mesmo que no tenha ocorrido acesso;

b. O processo no poder ter documentos; c. O processo possui documentos externos e/ou gerados no

sistema que podem ser excludos: permite que sejam efetuadas as excluses de todos os documentos e, depois, a do processo (para saber mais sobre excluso de documentos, consulte: Excluir Documentos).

1. Caso um processo seja enviado para outra unidade, ainda que no tenha havido acesso na unidade de destino do processo, ainda que no possua documentos, ainda que seja mantido aberto na unidade atual e, embora o

cone permanea visvel, ter a excluso do processo impedida pelo sistema:

2. Processos excludos no so recuperados pela funcionalidade de pesquisa ou pelo menu Estatsticas da Unidade.

Ateno


3.8 Gerar PDF do Processo

Por meio do cone (tela do processo) possvel converter um processo em um arquivo em formato PDF. Alm dos documentos gerados internamente, o sistema processa e gera PDF a partir de alguns formatos aceitos. O usurio tem a opo de gerar o PDF de todos os documentos possveis ou de selecionar os documentos que deseja converter.

O sistema no converter formatos de imagem, som, arquivos compactados, documentos cancelados e minutas de documentos de outras unidades.


Parte IV Trabalho

Colaborativo


4 Trabalho Colaborativo

4.1 Receber Processos na Unidade

Controle de Processosabertos na unidade em dois grupos. O primeiro apresenta os processos recebidos e o segundo apresenta os processos gerados na unidade. O recebimento de processo ocorre quando o usurio clica sobre o registro que aparece em vermelho. O registra automaticamente no andamento do processo a hora, a unidade e o login do usurio que recebeu o processo.

4.2 Atribuir Processos a um Usurio

possvel a atribuio do processo para um usurio especfico dentro da unidade, ainda que isso no impea a edio por outro usurio da mesma unidade.

Os processos atribudos a uma pessoa aparecem com o devido login em destaque, ao lado do nmero do processo.

Para efetuar a atribuio, deve-se, clicar na caixa de seleo ao lado do nmero do processo ou processos a serem atribudos. Deve ser

selecionado o cone . Na tela seguinte, deve ser selecionado o nome do dest Atribuir para s informaes devem ser salvas.


Ver processos atribudos a mim Controle de Processos apenas os processos atribudos ao usurio logado:

Caso no haja nenhum processo atribudo ao usurio, a tela no listar Ver todos os processos

Para saber como est a distribuio dos processos da Unidade para um usurio especfico, basta Controle de Processos


Ainda nesta tela, possvel redistribuir os processos atribudos ao usurio, ao selecionar a caixa de seleo ao lado dos nmeros dos processos que devero ser redistribudos, selecionar um dos usurios disponveis na barra

-

1. Embora seja possvel atribuir vrios processos por vez, s possvel atribuir o processo para um usurio de cada vez.

2. Processos com o nmero em vermelho no possuem atribuio porque o sistema no permite que sejam atribudos processos durante o envio de uma unidade para a outra, exceto, no caso de processos sigilosos.

4.3 Enviar Processos para outra Unidade

Um processo pode ser enviado para outra unidade e permanecer aberto na atual. Tambm pode ser enviado para vrias unidades concomitantemente. Desse modo, possvel a edio e verificao de atualizaes em mais de uma unidade ao mesmo tempo.

Quando um processo enviado sem ser mantido aberto na unidade atual, deixa de ser visualizado na tela Controle de Processos.

Para efetuar o envio, necessrio clicar no nmero do processo ou na caixa de seleo ao lado do nmero. Deve ser selecionado o cone

. Na tela seguinte, devero ser informadas as unidades de destino do processo.

Manter processo aberto na unidade atual Remover anotao

Enviar e-mail de notificaoenviar um e-mail com texto no editvel a todos os usurios cadastrados na

Retorno programadodevolvido). Para saber mais sobre retorno programado, consulte: Controle de Prazos).

Dicas


Aps a seleo das opes, deve-se clicar em enviar.

possvel enviar vrios processos para uma unidade clicando na Controle de

Processos (na mesma tela). No entanto, o trmite de vrios processos para vrias unidades s ser possvel quando todos os processos se destinarem s mesmas unidades, ou seja, no possvel o trmite em bloco quando os processos selecionados tm destinos distintos. Nesse caso dever ser realizado o trmite individual, ou do conjunto com mesmo destino.

1. Outras formas que possibilitam a visualizao concomitante e continuada de processos em outras unidades sem que seja realizado seu envio so:

Bloco de Reunio (tela do processo), o Bloco de Assinaturas (tela

do documento) e Acompanhamento Especial . 2. Ao acessar a tela do processo, exibida a informao das unidades para as

quais o processo est aberto.

3. A disponibilizao de blocos de assinatura, blocos de reunio e acompanhamento especial no implica abertura dos processos para as

DicasD


respectivas unidades de disponibilizao (para saber mais sobre blocos, consulte: Acompanhamento Especial, Blocos Internos, Bloco de Reunio e Assinaturas por Usurios de outras Unidades).

4.4 Controle de Prazos

A funcionalidade Retorno Programado permite informar aos destinatrios de um processo um prazo para resposta demanda. muito til para controle de prazos para demandas urgentes, prazos legais ou regimentais sobre as demandas ou prazos definidos por autoridades externas ao rgo (p. ex. Ministrio Pblico e Poder Judicirio).

Ao enviar um processo para uma ou mais unidades, possvel programar a data para devoluo da demanda, preenchendo o campo Retorno Programado

O cone Retorno Programado fica visvel para as unidades de destino do processo. Ao passar o cursor sobre o cone, ele mostra a data de retorno e a unidade que o definiu.

medida que o prazo vai diminuindo, o cone muda de cor,

indicando a proximidade do vencimento :


A funcionalidade no retira o acesso ao processo caso a demanda no seja atendida no prazo. Ou seja, no trava o trabalho sobre o processo, mas apenas marca e controla prazos: quem demandou processo com prazo para unidade e quem est devendo processos com prazos definidos pela unidade.

Como regra geral, a unidade demandada com prazo em um processo no pode conclu-lo ou envi-lo para terceiros, exceto se o processo for mantido aberto na unidade atual, podendo, neste caso, inclusive, definir um outro prazo para a unidade destinatria. Ou seja, o tambm controla

em

possvel verificar a relao de controles programados da

Retorno Programado menu principal.

O sistema abrir uma tela que apresenta um calendrio e os

retornos programados para o dia. No calendrio, estaro sinalizados os dias

com marcao de retorno, em amarelo as datas a vencer ou que o prazo foi

cumprido at a data estabelecida e em vermelho as datas em atraso.

Tambm possvel navegar nos meses e anos. Para tanto, o

usurio dever clicar nas setas ao lado do ano ou ms.

Abaixo do calendrio, h a opo Ver todo o ms retornos previstos para o ms:

O organiza as informaes em dois quadros:

a. Processos para devolver : relao de processos enviados por outras unidades com marcao de prazo para a unidade. Aguardam uma ao especfica e devero ser devolvidos dentro do prazo determinado;


b. Processos aguardando retorno de outras unidades: relao de processos que a unidade encaminhou com prazo de retorno para outras unidades. Neste quadro tambm possvel excluir ou prorrogar o prazo originalmente estabelecido para a demanda.

1. A unidade destinatria de um processo com retorno programado somente pode:

a. Enviar o processo para a unidade demandante do retorno; ou b. Enviar o processo para terceiros, inclusive, podendo tambm

atribuir seu prprio retorno programado, desde que mantenha o processo aberto na prpria unidade. Isso possibilita o

.

4.5 Inserir Anotaes

As anotaes (post its) so de livre preenchimento e uma mesma anotao pode ser inserida em vrios processos ao mesmo tempo. Tambm possvel mudar o nvel de prioridade da anotao por meio do cone

e a cor do smbolo de anotao ficar em vermelho :

Dicas


A anotao s visvel para a unidade geradora. Significa que quando um processo enviado, de uma unidade para a outra, ela no fica visvel at que o processo seja devolvido. Caso no seja desejvel que ela volte

a aparecer, necessrio selecionar a opo Enviar Processo

Para inserir a anotao, deve-se clicar na caixa de seleo ao lado no nmero do processo ou processos que recebero anotaes. Ficar visvel

uma marca de seleo. Deve-se clicar no cone . O sistema abrir a tela de mesmo nome. No campo "Descrio" dever ser inserido o texto pretendido. Para mudar a cor da anotao, basta clicar na caixa de seleo "Prioridade" abaixo do campo Descrio e salvar informaes.

4.6 Cincia

A cincia indica que o documento ou processo foi verificado por determinado usurio, quando no necessria a assinatura. muito til nos casos de envio de documentos circulares ou mesmo em blocos de reunio.

a. Para dar cincia no processo: o usurio dever selecionar o

nmero do processo e clicar na opo da barra de menu do processo;

b. Para dar cincia no documento: o usurio dever acessar o processo e em seguida selecionar o documento que se pretende. Na barra de menu do documento, clicar na opo

.

Ao clicar no cone , possvel verificar os usurios que conferiram o documento:


necessrio tomar cuidado para no dar cincia em documentos equivocadamente. O no permite cancelar ou anular a cincia.

1. Ao atribuir cincia a um documento, automaticamente atribuda cincia ao respectivo processo.

2. O quadro com a lista de cincias do processo traz, alm das informaes das cincias no processo, tambm as informaes dos quadros das listas de cincias de cada documento com descries detalhadas.

3. A cincia pode ser atribuda s minutas da prpria unidade e s minutas inseridas em um bloco de reunio.

Dicas


Parte V Relaes entre

Informaes


5 Relaes entre Informaes

5.1 Sobrestar Processo

Esta funcionalidade deve ser utilizada apenas quando houver determinao formal para interrupo do trmite do processo, seja dentro do prprio processo ou a partir de outro processo. O sobrestamento faz com que a contagem do tempo do processo fique suspensa, at que seja retirado o sobrestamento.

Para sobrestar necessrio clicar no nmero do processo e

selecionar o cone :

a. Quando a determinao de interrupo do trmite do processo constar formalmente no prprio processo, selecione a opo "Somente Sobrestar", preencha o campo "Motivo" e salvar:

b. Quando a determinao de interrupo do trmite do processo constar formalmente em outro processo tambm existente no

, selecione Sobrestar vinculando a outro processo Processo para Vinculao, no qual deve ser informado o nmero do processo que tenha determinado seu sobrestamento. Ao clicar

em , automaticamente preencher Tipocom o respectivo tipo de processo a ser vinculado. O campo Motivo depois salvar:


Ao selecionar a opo "Processos Sobrestados" no menu principal, o sistema relaciona os processos da unidade que se encontram sobrestados e as informaes relativas ao sobrestamento: usurio que efetivou o sobrestamento; data; motivo; e Vinculaocaso o processo tenha sido sobrestado vinculado a outro processo:

Para remover o sobrestamento, basta o usurio selecionar o

processo e clicar no boto ou selecionar o cone "Remover Sobrestamento" no quadro que contm a relao de processos sobrestados.

1. Somente possvel sobrestar um processo que esteja aberto apenas na unidade que efetuar a operao.

2. No h regra para o tempo limite em que um processo deva permanecer sobrestado.

3. Processos sobrestados saem da tela de "Controle de Processos". Para que sejam visualizados, deve ser acessado o menu "Processos Sobrestados".

5.2 Relacionar Processos

Dicas


A funcionalidade utilizada para agrupar processos que possuam alguma ligao entre si (por exemplo, informaes complementares), porm, autnomos.

Caso existam processos relacionados, com o processo aberto, logo abaixo da rvore de documentos aparecem os tipos de processos que possuem relacionamentos, visveis para todas as unidades:

Ao clicar no tipo de processo, o sistema mostrar os nmeros de processos relacionados com aquele tipo. Ao clicar em um dos nmeros, o sistema abrir o processo correspondente e o processo anterior passa a figurar como relacionado ao processo ora aberto. Ou seja, o relacionamento nos dois sentidos.

Para relacionar processos necessrio estar com um dos processos aberto e, antes, saber o nmero dos processos a serem relacionados.

Na barra de menu do processo, deve-se selecionar o cone :


Em seguida aberta tela para informar o nmero do Processo

Destino e, ao clicar em , o sistema confirma a existncia do processo no e automaticamente preenche o Tipo , habilitando o boto

.

Ao clicar no boto, o sistema mostra um quadro com a lista de processos relacionados:

Para cancelar o relacionamento, basta selecionar o cone

Aes .

1. No h hierarquia entre processos relacionados. Ao contrrio da anexao, um processo no passa a fazer parte do outro e o vnculo pode ser desfeito a qualquer tempo.

2. possvel relacionar vrios processos em sequncia, inserindo nmero aps nmero.

5.3 Anexar Processos

A anexao de processos uma funcionalidade que permite juntar de maneira permanente processos do mesmo tipo, com o mesmo interessado e com o mesmo objetivo, uma vez verificado que as informaes deveriam ou podem estar agregadas em um processo nico.

Dicas


Como regra, o processo mais novo anexado ao processo mais antigo, de modo que o mais novo passa a compor a rvore de documentos do mais antigo. No processo anexado ser indicado o processo principal:

Para anexar um processo, necessrio saber o nmero a ser anexado. Deve-se selecionar o processo que receber o anexado e, ao abrir a

tela do processo, selecionar o cone :

Processo

nmero que ser anexado (processo mais recente) e clicar em . Automaticamente o preenche tipo de


processo a ser anexado e habilitar o boto . Ao clicar nesta opo, o informar que somente o Administrador do Sistema pode cancelar a operao:

Aps em a anexao efetivada. O mostrar a tela

Anexao de Processos um quadro listando os processos anexados. O processo anexado aparecer na rvore de documentos do processo principal:

1. A anexao dever ser utilizada quando houver necessidade de unificao permanente de processos do mesmo tipo, com o mesmo interessado e com o mesmo objetivo e, portanto, devero ser tratados de forma conjunta. Uma vez anexado a um processo principal, o processo acessrio deixa de ter independncia, no sendo mais possvel nenhuma ao isolada, tal como incluso de novos documentos.

2. Para que a anexao possa ser realizada, o processo a ser anexado deve estar aberto somente na unidade que efetuar a operao.

3. Ao ser realizada a operao de anexao, os relacionamentos do processo

anexado so mantidos. Basta clicar no cone do processo anexado (na rvore de documentos do processo principal) e selecionar Clique aqui para visualizar este processo em uma nova janelarelacionamentos sero mostrados abaixo da rvore de documentos do processo anexado.

4. A operao de anexao no pode envolver processos sigilosos. 5. Caso o processo a ser anexado tenha nvel de acesso "Restrito", o processo

principal ser "contaminado" por esse nvel (mesmo comportamento

Dicas


quando um documento restrito anexado a um processo com nvel de acesso "Pblico").

6. O processo a ser anexado no pode ter processos anexos a ele. 7. Quando um processo anexado se encontra em bloco de reunio

disponibilizado para outras unidades, deixa de ser possvel a visualizao de minutas do processo. No entanto, a informao sobre a anexao fica visvel na tela do processo (para saber mais sobre blocos de reunio, consulte: Bloco de Reunio).


Parte VI Recuperando

Informaes


6 Recuperando Informaes

6.1 Verificar o Histrico de Modificaes

possvel acessar o registro de alteraes efetuadas em um processo e verificar o momento e a unidade em que ocorreram. A opo

est disponvel na tela do processo, logo abaixo da rvore de documentos. Ao selecionar esta opo, abre- Histrico do processo um quadro que mostra data, unidade, usurio e descrio das operaes realizadas. Tambm possvel a visualizao do histrico detalhado ao

Ver histrico completo

6.2 Acrescentar Informaes ao Histrico

utilizada para acrescentar informaes no registradas automaticamente pelo sistema nos andamentos do processo. Desta maneira, o usurio pode acrescentar informaes a um processo sem necessitar fazer uso de um novo documento.

a. Para atualizar o andamento do processo o usurio dever selecionar o nmero do processo e clicar na opo

da barra de menu do processo; b. Para atualizar o andamento do documento o usurio dever

acessar o processo e em seguida selecionar o documento que se pretende, e na barra de menu do documento clicar na opo

.


A atualizao de andamento de processo tambm pode ser Controle de Processo. Para ir a esta tela, basta clicar no

cone na barra de ferramentas e, em seguida, selecionar o(s) processo(s) que

se pretende(m) atualizar o andamento e clicar no cone .

A atualizao de andamento ainda poder ser realizada por meio

da funcionalidade Atualizar Andamento Descrio, que de livre preenchimento.

preciso ter cuidado ao preencher este campo porque, ao salvar as informaes, no possvel a edio do registro efetuado. Neste caso, dever ser feito outro registro corrigindo o anterior.

As informaes das atualizaes sero visualizadas na tela do

processo, , Histrico Completoquando se tratar de informaes essenciais ao entendimento processual, estas devero ser inseridas na forma de um novo documento, de acordo com o que a formalidade processual exigir.


6.3 Acompanhamento Especial

O Acompanhamento Especial permite que um processo pblico ou restrito que j tenha tramitado pela unidade permanea sempre visvel para a unidade, possibilitando a verificao de trmites posteriores e atualizaes (para saber mais sobre blocos, consulte: Blocos Internos, Bloco de Reunio e Assinaturas por Usurios de outras Unidades).

Os efeitos de um Acompanhamento Especial se estendem para os processos relacionados. Mesmo quando o processo concludo em todas as unidades, ainda ser visualizado ao se clicar no link do processo no quadro de Acompanhamento Especial.

Acompanhamento Especial nu principal, ser apresentado um quadro com a relao dos processos da unidade que esto em acompanhamento e as informaes de controle, tais como: usurio que marcou o acompanhamento, a data, o grupo, observao e ainda as aes possveis para o acompanhamento: Alterar Acompanhamento

Excluir Acompanhamento

Esta funcionalidade permite unidade concluir um processo e mant-lo em acompanhamento permanente, sem necessidade de buscas pelo formulrio de Pesquisa. Tambm permite a organizao por categorias de acompanhamento estabelecidas pela prpria unidade, alm do acrscimo de observaes aos processos em acompanhamento. O Acompanhamento Especial categorizado somente visvel para a unidade que o criou.

Para a incluso, deve ser verificado se j existe grupo de Acompanhamento Especial com o nome pretendido.

Caso j exista, basta adicionar o processo ao grupo de acompanhamento. Caso contrrio, dever ser aberto um novo grupo.

Para abrir um novo grupo, dever ser selecionada a opo "Acompanhamento Especial" no menu principal. Na tela seguinte, deve-se

clicar no boto .


Na tela Grupos de Acompanhamento selecionar o boto .

Ser apresentada a tela onde dever ser preenchido o campo "Nome" com a denominao desejada e,

em seguida, clicar no boto .

Ser apresentada nova tela com o grupo recm criado. Para adicionar um processo ao grupo de Acompanhamento Especial, necessrio

clicar no nmero do processo e selecionar o cone .

Deve-se, ento, selecionar o grupo desejado na barra de rolagem,

escrever uma observao e, em seguida, clicar no boto .


Um processo pode ser excludo do Acompanhamento Especial por meio do prprio quadro "Acompanhamento Especial", selecionando o cone

e confirmando que deseja realizar a retirada. Tambm possvel a excluso de processos em bloco, selecionando-se as devidas caixas de seleo no quadro, ao lado dos nmeros dos processos que se deseja

Excluir

6.4 Blocos Internos

Blocos internos servem para organizar conjuntos de processos que possuam alguma ligao entre si. uma organizao interna somente visvel pela unidade (para saber mais sobre blocos, consulte: Acompanhamento Especial, Bloco de Reunio e Assinaturas por Usurios de outras Unidades). No

h duas maneiras de incluir processos em um bloco interno:

a. Na Controle de Processos -se incluir um ou mais processos, clicando-se na caixa de seleo ao lado dos nmeros dos processos que sero includos em bloco.

b. Na tela do processo, possvel selecionar na barra de menu do

processo que ser includo em bloco.


Deve-se selecionar o cone . O Sistema abrir a tela Selecionar Bloco um quadro que mostra todos os blocos de reunio e

blocos internos abertos na unidade.

Deve-se clicar no cone de um do(s) bloco(s) apresentado(s) no

quadro e no cone Escolher este Bloco.

Ao clicar no boto , os processos sero includos no(s) bloco(s) selecionado(s).

Para se criar um novo bloco interno, necessrio selecionar a

opo .

Na Selecionar Bloco abrir uma tela onde dever ser inserida a descrio desejada do bloco.


Ao salvar informaes, o sistema retorna para a tela anterior. Basta clicar no boto e o(s) processo(s) ser(sero) automaticamente inserido(s) no novo bloco:

Para verificar os processos que fazem parte de determinado bloco, deve-se clicar na opo "Blocos Internos" (menu principal), selecionar o bloco

desejado e clicar no cone .


O apresentar uma tela identificando o nmero do bloco e apresentando um quadro que contm as informaes dos processos

pertencentes. Tambm habilitar os botes , , e as aes Anotaes Retirar Processo/Documento do Bloco

Para fazer anotaes nas linhas correspondentes a cada processo

pertencente ao bloco, basta incluir no campo a informao desejada.


1. O Acompanhamento Especial tem por fim manter um processo sempre disponvel para consulta por usurios de uma mesma unidade. A operao realizada processo a processo e as alteraes no acompanhamento no so registradas no histrico do processo. J, o bloco interno, embora tambm fique disponvel para todos os usurios de uma unidade, permite a incluso de vrios processos em um nico bloco.

6.5 Mtodos de Pesquisa

possvel o modo de pesquisa livre ou estruturado.

O sistema realiza busca em processos e documentos (gerados ou importados para o sistema). A pesquisa tambm retorna o contedo de documentos em formato PDF que tenham passado por processo de Reconhecimento tico de Caracteres (OCR). O Sistema pode buscar palavra ou sentena em documentos restritos. Neste caso, para as unidades em que o processo no tenha tramitado o retornar o processo e informar o documento em que se encontra o objeto da pesquisa, sem, no entanto, mostrar o contedo do documento.

Dicas


a. Na modalidade de pesquisa livre:

Basta inserir o termo procurado no campo "Pesquisa", ao lado da identificao da unidade, e o sistema buscar todos os documentos e processos que possuem aquele termo:

Se houver um nico resultado possvel para a pesquisa o sistema abrir o processo ou documento procurado (no caso de documentos gerados no sistema e documentos em PDF) ou, no caso de documentos externos em um dos formatos aceitos, o sistema indica o documento pesquisado e abre a opo de download para a mquina do usurio.

Se houver mais de um resultado possvel, o sistema abrir a tela de pesquisa com todos os resultados encontrados. Basta clicar no cone

ao lado da descrio para ter acesso ao processo ou documento:


b. Na modalidade de pesquisa estruturada:

No , deve-se acessar a opo "Pesquisa" no menu principal.

A pesquisa pode ser realizada pela barra:

Utilizando critrios de pesquisa:

Palavras, Siglas, Expresses ou Nmeros: busca ocorrncias de uma determinada palavra, sigla, expresso (deve ser informada entre aspas duplas) ou nmero:

Conector (E): busca por registros que contenham todas as palavras e expresses:


Conector (OU): busca por registros que contenham pelo menos uma das palavras ou expresses:

Conector (NO): busca Documentos que contenham a primeira, mas no a segunda palavra ou expresso, isto , exclui os documentos que contenham a palavra ou expresso seguinte ao conector (NO):

Ainda, possvel utilizar os campos disponveis no formulrio de pesquisa. O usurio pode optar em pesquisar processos, documentos gerados, documentos externos e ainda determinar um perodo especfico:

Como exemplo, foi preenchido o campo Especificao/Descrio com a sentena Demonstrao para treinamento

(especificao do processo n 19957.000052/2014-19):


O sistema recupera todos os processos no sigilosos que tenham a expresso procurada no campo especificao, inclusive processos de outras unidades (mesmo os processos que nunca tenham passado pela unidade que efetua a pesquisa).

A funcionalidade de pesquisa do pode realizar busca no contedo de documentos gerados no sistema, nos documentos externos digitalizados com processamento de OCR, nos documentos externos de texto (planilhas, txt, html, doc, docx, xls, pdf, etc.), alm da pesquisa em dados cadastrais de processos e documentos.

1. A pesquisa no recupera dados de processos e documentos sigilosos. 2. A pesquisa recupera mesmo os processos concludos em todas as unidades. 3. As informaes no campo

do processo) s podero ser recuperadas pela unidade que as inseriu.

6.6 Medies de Desempenho

Dicas


de visualizar Estatsticas da Unidade e de Desempenho de Processos. Os resultados so gerados em tempo real, sempre atualizados, com quadros e grficos interativos:

Ao se escolher o Unidade er apresentada a tela Estatsticas da Unidade, em que o usurio dever Perodo

qual deseja obter dados estatsticos sobre os processos que tramitaram na unidade:

Uma vez estabelecido o perodo, o usurio dever clicar em

. O apresentar os seguintes quadros e grficos:

a. Processos gerados no perodo (por tipo):


b. Processos com tramitao (em trmite) no perodo:

c. Processos com andamento fechado (concludo) na unidade ao final do perodo:


d. Processos com andamento aberto (em trmite) na unidade ao final do perodo:

e. Tempo mdio de tramitao no perodo:

f. Documentos gerados no perodo (por tipo):

g. Documentos gerados no perodo:


Ao clicar nas quantidades exibidas nas tabelas ou nas colunas dos grficos, o sistema abre quadros com informaes detalhadas, sobre o processo, rgo, unidade, tipo, ms e ano.


1.

gerados no perodo, tanto minutas como documentos assinados.

Desempenho de Processos, ser

Estatsticas de Desempenho de Processos, em que o r Tipos de Processo Perodo

qual pretende obter os dados. Podero ser contabilizados todos os processos ou somente os concludos (neste caso, assinalar a opo

) e clicar no boto .

Como resultado, ser apresentada uma tabela com os tempos mdios de trmite dos tipos de processo no rgo.

Ao clicar nos tempos ou nas colunas do grfico, o sistema apresenta quadros com mais informaes.

Dicas


Ao se clicar no valor apresentado na Tempo Mdio , ser

apresentado um novo quadro com detalhes de todos os processos contabilizados na mdia:

Ao se clicar no valor apresentado na Tempo de cada processo,

ser apresentado um novo quadro com tempo de trmite do processo em cada unidade:


Por fim, clicando- Detalhar por Unidade acima do quadro que lista os detalhes de todos os processos contabilizados no tempo mdio, tem-se o tempo mdio de tramitao daquele tipo de processo pelas Unidades em que ficou aberto:


Parte VII Operaes

Bsicas com

Documentos


7 Operaes Bsicas com Documentos

7.1 Incluir Documentos

O sistema no permite o trmite de documentos avulsos. Todo documento dever estar contido em um processo criado previamente. H duas modalidades possveis de documentos em um processo do . A primeira o documento gerado a partir do editor do prprio sistema (desejvel). A segunda alternativa o documento externo: documentos digitalizados ou nos vrios formatos que possam ser importados para o sistema.

Assim como ocorre ao iniciar um processo, os documentos devero ser identificados com um tipo previamente registrado no sistema. Para documentos gerados este enquadramento ocorrer durante a escolha do tipo do documento. Para documentos externos o enquadramento ocorrer durante o cadastro de dados do documento. A incluso de documentos se d por meio

do cone na tela do processo:

Gerar Documento ser escolhido o tipo de documento desejado, sendo que tipos mais utilizados ficam em destaque assim que a tela

aberta. Para visualizar outros tipos, selecione o cone ao lado de "Escolha o Tipo do Documento". Para voltar lista anterior, basta

selecionar o cone .


Aps a operao de incluso, o documento inserido automaticamente na rvore de documentos do processo e fica disponvel para edio ou assinatura.

Sempre que um documento for clicado, o ir tarj-lo em azul e a visualizao de seu contedo ficar disponvel do lado direito da tela. Tambm ser apresentada uma nova barra de menu com todas as aes possveis para documentos.

A cada vez que um documento for includo ou quando um

documento (interno ou externo) for assinado, ficar visvel um alerta para todas as unidades em que o processo estiver aberto, exceto para a unidade geradora do documento. O cone fica visvel at que o primeiro acesso ao processo seja realizado. A ocorrncia do acesso em uma das unidades no impede que o alerta continue visvel para as demais.


1. O sistema permite a alterao dos dados de cadastro de documentos para todas as unidades em que o processo esteja aberto, ainda que o documento j tenha sido assinado digitalmente.

2. O sistema permite, inclusive, a troca do tipo do documento por qualquer unidade em que o processo esteja aberto.

3. O sistema tambm permite que possam ser enviados e-mails que comporo a rvore de documentos do processo. No possvel cancelar ou excluir estes e-mails.

4. A incluso de um documento com restrio do nvel de acesso em um processo com menor nvel de restrio faz com que todo o processo receba o nvel de restrio do documento inserido (para saber mais sobre processo e documentos com nveis de restrio de acesso, consulte: Processos com Restrio de Acesso).

7.2 Documentos Gerados no Sistema

Para a incluso de um documento gerado no sistema, deve ser selecionado o tipo do documento a partir da lista apresentada na tela "Gerar Documento".

Dicas


O prximo passo o preenchimento dos dados de cadastro do Texto inicial

Descrio Interessados Destinatrios cional), Observaes desta unidade Nvel de Acesso

sistema permite que esses dados sejam alterados posteriormente por meio do

cone (tela do documento). Deve ser selecionado o nvel de acesso e salvar informaes.

Quando o documento criado, fica visvel na rvore de documentos do processo:


1.

importantes para a pesquisa de documentos no sistema, sendo desejvel a adoo de padres de preenchimento pelas unidades.

2. Documentos gerados e no assinados so considerados minutas. Esto abertos para edio por qualquer usurio da unidade geradora. Tambm s podem ser visualizados por usurios da unidade geradora do documento, ainda que o processo seja enviado para outra unidade.

3. S podem ser efetuadas modificaes no cadastro do documento, se o processo estiver aberto para a unidade. As modificaes so feitas por

meio do cone: . 4. Quando o processo estiver em outra unidade, o cone muda para

. 5. Tipo de Documento

portanto, ateno na escolha do tipo de documento que pretende produzir.

6. Em regra, os documentos assumiro a temporalidade dos processos em que forem inseridos. No entanto, pode haver casos em que um documento de maior temporalidade seja inserido em um processo de menor temporalidade. Nestes casos, o processo dever assumir a temporalidade do documento (para saber mais sobre temporalidade, consulte: Arquivamento e Contagem de Temporalidade).

Dicas


7.3 Editar Documentos

Como regra geral permitida a edio somente para os usurios da unidade geradora, mesmo que o processo esteja aberto para outras unidades no momento da incluso do documento.

Ainda, devem ser cumpridos os seguintes requisitos:

a. Documentos gerados no editor de texto do ; b. Caso sejam produzidos por outra unidade, estarem disponveis

no bloco de assinatura da unidade do usurio que deseja edit-los;

c. No terem sido visualizado por usurio de unidades distintas da geradora do documento. Os documentos disponibilizados em blocos de assinatura podero ser editados desde que visualizados apenas pelas unidades includas nos blocos.

Para a edio, deve-se clicar no cone: disponvel na barra de menu da tela do documento.

O sistema abrir uma tela em que podero ser editados os textos apresentados nas sesses de cor branca. O permite, durante a edio, a incluso de links e a importao de textos e formatos do Word.


Aps realizar as alteraes o usurio Salvar

Excepcionalmente, documento j assinado eletronicamente pode

ser editado. Basta que, enquanto a caneta ainda esteja na cor amarela , algum da mesma unidade acesse o documento, realize sua edio e o assine novamente. Quando o documento acessado por algum de outra unidade, a

caneta muda da cor amarela para preta e as edies no so mais permitidas.

Utilizado o navegador Firefox (recomendado!), possvel utilizar o Verificador Ortogrfico para portugus do Brasil...

para acessar o corretor ortogrfico necessrio, dentro do editor e com o cursor em cima da palavra, manter pressionada a tecla CTRL e clicar no boto direito do mouse, es .


Aps o

Basta selecionar esta opo e em seguida se .

Para obter sugestes de palavras, posicionar o cursor sobre a palavra grifada pelo editor, abrir o menu (CTRL + boto direito do mouse) e escolher dentre as sugestes apresentadas.

1. A Edio de contedos de documentos gerados no sistema no se confunde com alterao dos dados de cadastro de documentos. No primeiro caso, somente permitida a edio por usurios da unidade geradora de um documento que ainda no recebeu assinatura eletrnica ou que, embora assinado, no tenha sido acessado por usurios de outras unidades. No segundo caso, a edio permitida por usurios das unidades

Dicas


onde o processo estiver aberto, ainda que o documento esteja assinado eletronicamente.

2. Apesar do sistema dar suporte ao Internet Explorer (8 ou superior) recomendado o uso dos navegadores Firefox (4 ou superior) ou Chrome.

3. Pode acontecer da janela do editor de texto do ser bloqueada por pop-ups. Caso isso ocorra, o usurio dever desabilitar o bloqueio de pop-ups do navegador, alm de sempre manter a verso do navegador atualizada.

7.3.1 Incluir Imagens

O editor do sistema permite a incluso de imagens no corpo de

documentos, por meio do cone da barra de ferramentas:

Dever ser posicionado o cursor no local em que se pretende

inserir a imagem e clicar no cone magem


Ser aberta uma janela informando os formatos de imagem

permitidos para upload. Os formatos devero ser previamente cadastrados

pelo Administrador do S I

Ao selecionar um arquivo com formato permitido, basta clicar em

e ser possvel inserir a imagem no local desejado.


7.3.2 Referenciar Documentos ou Processos

A operao de referncia a documentos ou a outros processos pode ser simplificada por meio da insero de um link do documento ou do processo (a ser referenciado) no corpo do documento em edio. Isto elimina a necessidade de busca do documento ou do processo no sistema.

Para inserir um link, necess

Documents

Manual Do Usuario SEI 2.5.1 - Cópia