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MANUAL INTELISIS

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MANUAL

CONFIGURACIÓN III Versión 2800

Edición 01


Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Versión

2800 Fecha de Emisión 28/ Marzo/ 2006 Elaboro Leopoldo Hernández López Revisó Ing. Carlos Israel Villanueva Quevedo

MANUAL DE CONFIGURACIÓN SISTEMA INTELISIS

FECHAS CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN: FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN: No. De REVISIÓN: HOJA: MI-MC-CONFIGURACIÓN-2800-III 28/MARZO/2006 1 4 de 128

CONFIGURACIÓN DE INTÉLISIS

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INDICE I. CONFIGURAR SUCURSALES................................................................................................ 8

1. Ruta de Acceso ................................................................................................................. 8 1.1 Descripción del Tablero ................................................................................................. 9 2. Crear una Sucursal .................................................................................................... 10 2.1 Registro de Datos Generales....................................................................................... 10 2.2 Configuración de los Valores por Omisión ................................................................... 13 2.3 Registro de los Datos Fiscales..................................................................................... 13 2.4 Configuración Web ...................................................................................................... 14 3. Descripción de la Pantalla Sucursal......................................................................... 14

II. CONFIGURACIÓN USUARIOS............................................................................................ 16 1. Ruta de Acceso ............................................................................................................... 16 1.2 Descripción del Tablero de Control de Usuarios .......................................................... 17 2. Creación de Usuarios, su Configuración y Accesos .............................................. 18 2.1 Datos Principales del Usuario ...................................................................................... 18 2.2 Configuración de un Usuario........................................................................................ 19 2.2.1 Definición de los Valores por Omisión ..................................................................... 20 2.2.2 Opciones y Privilegios de los Movimientos .............................................................. 20 2.2.3 Sucursales del Usuario............................................................................................ 24 2.2.4 Consultas Especiales del Usuario............................................................................ 25 2.2.5 Opciones del Usuario .............................................................................................. 26 2.2.6 Configuración de la ceja: Otros................................................................................ 30 2.2.7 Configuración Punto de Venta del Usuario .............................................................. 33 2.2.8 Configuración de Opciones para Uso de Plantillas InfoPath.................................... 33 2.2.9 Configuración de la careta VIN de la Configuración del Usuario.............................. 34 2.3 Configuración de los Accesos del Usuario ................................................................... 35

III. CONFIGURACIÓN DE LOS GENERALES.......................................................................... 37 1. Ruta de Acceso................................................................................................................. 38 2. Monedas ........................................................................................................................... 38 3. Unidades........................................................................................................................... 39 4. Condiciones de Pago ........................................................................................................ 40 5. Formas de Pago................................................................................................................ 41 6. Unidades Estratégicas de Negocios (UEN’s) .................................................................... 43 7. Tipos de Vales .................................................................................................................. 44 8. Evaluaciones..................................................................................................................... 45 9. Actividades........................................................................................................................ 48 10. Campos Extras................................................................................................................ 48

IV. CONFIGURACIÓN DE CONSECUTIVOS........................................................................... 49 V. TIPOS DE MOVIMIENTO..................................................................................................... 50

1. Ruta de Acceso a los Tipos de Movimientos..................................................................... 50 2. Configuración de los Tipos de Movimientos ...................................................................... 51

VI. SITUACIONES.................................................................................................................... 52 1. Ruta de Acceso a las Situaciones ..................................................................................... 52 2. Configuración de situaciones ............................................................................................ 53

VII. CONCEPTOS..................................................................................................................... 54 1. Ruta de Acceso a los Conceptos de los Módulos.............................................................. 54 2. Configuración de Conceptos ............................................................................................. 55 2.1 Configuración de Conceptos de Gastos .......................................................................... 55

VIII. OBSERVACIONES ........................................................................................................... 57




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1. Ruta de acceso a la configuración de Observaciones....................................................... 57 2. Configuración de Observaciones ...................................................................................... 57

IX. DOCUMENTACIÓN ............................................................................................................ 57 1. Ruta de acceso a la configuración de Documentación...................................................... 58 2. Configuración de la Documentación.................................................................................. 58

X. VENTAS............................................................................................................................... 59 1. Ruta de acceso a la configuración de otras opciones de Ventas ...................................... 59 2. Descuentos Globales ........................................................................................................ 60 3. Otros Cargos (Automáticos) .............................................................................................. 61 4. Causas de Cancelaciones y Devoluciones........................................................................ 62 5. Instrucciones ..................................................................................................................... 62 6. Clasificaciones .................................................................................................................. 63 7. Tipos de Contratos............................................................................................................ 64 8. Comentarios...................................................................................................................... 64 9. Venta Restringida (Fechas/ Horas) ................................................................................... 64

XI. SERVICIOS......................................................................................................................... 66 1. Ruta de acceso a otras opciones de configuración del módulo de Servicios..................... 66 2. Tipos de Servicios............................................................................................................. 66 3. Tipos de Órdenes.............................................................................................................. 67 4. Tipos de Operaciones ....................................................................................................... 67 5. Tipos de Contratos............................................................................................................ 67 6. Tareas............................................................................................................................... 68 7. Identificadores................................................................................................................... 68

XII. MODULOS DE ATENCIÓN................................................................................................ 69 1. Ruta de acceso ................................................................................................................. 69 2. Estados ............................................................................................................................. 69 3. Clasificaciones .................................................................................................................. 69

XIII. EMBARQUES ................................................................................................................... 70 1. Ruta de acceso ................................................................................................................. 70 2. Vehículos .......................................................................................................................... 70 3. Formas de Envió ............................................................................................................... 72 4. Zonas ................................................................................................................................ 72 5. Rutas................................................................................................................................. 73 6. Tarifas ............................................................................................................................... 74 7. Acciones ........................................................................................................................... 75 8. Estados ............................................................................................................................. 75 9. Causas.............................................................................................................................. 76

XIV. TESORERÍA ..................................................................................................................... 76 1. Ruta de acceso ................................................................................................................. 76 2. Sucursales Bancarias........................................................................................................ 76 3. Beneficiarios...................................................................................................................... 77 4. Instituciones Financieras................................................................................................... 77

XV. CUENTAS POR COBRAR................................................................................................. 78 1. Ruta de acceso ................................................................................................................. 78 2. Ajustes .............................................................................................................................. 79 3. Orden Aplicación Sugerida................................................................................................ 79

XVI. CUENTAS POR PAGAR................................................................................................... 79 1. Ruta de acceso ................................................................................................................. 79 2. Ajustes .............................................................................................................................. 79 3. Orden Aplicación Sugerida................................................................................................ 80

XVII. GASTOS.......................................................................................................................... 80




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1. Ruta de acceso ................................................................................................................. 80 2. Clasificaciones .................................................................................................................. 80 3. Actividades........................................................................................................................ 81 4. Tipos de Contratos............................................................................................................ 82 5. Gastos Indirectos – Entrada de Producto (Inventarios) ..................................................... 82

XVIII. COMPRAS...................................................................................................................... 82 1. Ruta de acceso ................................................................................................................. 82 2. Causas (Cancelación/ Devolución) ................................................................................... 83 3. Instrucciones ..................................................................................................................... 83 4. Compra Prorrateada (por Omisión) ................................................................................... 84 5. Formas de Entrega ........................................................................................................... 84

XIX. NÓMINA ........................................................................................................................... 84 1. Ruta de acceso ................................................................................................................. 85 2. Tipos de Periodo ............................................................................................................... 85 3. Jornadas ........................................................................................................................... 86 4. Tipos de Contratos............................................................................................................ 87 5. Zonas Económicas............................................................................................................ 87 6. Propiedades de la Nómina ................................................................................................ 88 7. Movimientos - Validar Fechas ........................................................................................... 88 8. Plazas ............................................................................................................................... 88 9. Localidades ....................................................................................................................... 89 10. Mínimos Profesionales .................................................................................................... 90 11. Premios........................................................................................................................... 90 12. Configuración del Personal ............................................................................................. 91

XX. GENERADOR DE REPORTES ......................................................................................... 93 XXI. GENERADOR DE VISTAS ESPECIALES ........................................................................ 95 XXII. GENERADOR DE NÓMINA............................................................................................. 96 XXIII. CONEXIÓN CONTABLE................................................................................................. 98

1. Ruta de Acceso................................................................................................................. 98 2. Generador de Pólizas........................................................................................................ 98 3. Lista de Cuentas ............................................................................................................. 101 4. Tipos de Cuentas ............................................................................................................ 101

XXIV. CONTABILIDAD AUTOMÁTICA................................................................................... 101 XXV. CONFIGURACIÓN- OTROS ......................................................................................... 104

1. Tablas ............................................................................................................................. 104 2. Impresión ........................................................................................................................ 105 3. Códigos de Barras .......................................................................................................... 106 4. Tipos de Bloqueos .......................................................................................................... 107 5. Plantillas Excel ................................................................................................................ 107 6. Países ............................................................................................................................. 109 7. Días Festivos .................................................................................................................. 109 8. Horas (Agenda)............................................................................................................... 110 9. Códigos Postales ............................................................................................................ 110 10. Zonas de Impuestos...................................................................................................... 111 11. Lotes Fijos..................................................................................................................... 111 12. Tareas........................................................................................................................... 111 12.1 Estados de Tareas ...................................................................................................... 111 12.2 Tipos de Tareas .......................................................................................................... 112 12.3 Tareas por Omisión..................................................................................................... 112 13. Otros Idiomas................................................................................................................ 112 14. Importación ................................................................................................................... 113




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14.1 Aduanas...................................................................................................................... 113 14.2 Claves de Pedimentos ................................................................................................ 113 14.3 Regímenes.................................................................................................................. 113 14.4 Tratados Comerciales ................................................................................................. 114 14.5 Programas Sectoriales ................................................................................................ 115 14.6 Identificadores............................................................................................................. 115 15. Escuelas ....................................................................................................................... 115 15.1 Grados ........................................................................................................................ 115 15.2 Aulas ........................................................................................................................... 116 15.3 Materias ...................................................................................................................... 116 15.4 Tipos de Eventos......................................................................................................... 116 15.5 Calendario................................................................................................................... 117 16. Tipos Pólizas (Seguros) ................................................................................................ 117 17. Tipos de Referencias .................................................................................................... 117 18. Religiones ..................................................................................................................... 118 19. Títulos de los Clientes ................................................................................................... 118 20. Eventos ......................................................................................................................... 118 21. Lista Negra (Contactos) ................................................................................................ 118 22. Lista Negra (Zonas)....................................................................................................... 119 23. Cubos............................................................................................................................ 119 23.1 Dimensiones del Cubo ................................................................................................ 121 23.2 Niveles del Cubo ......................................................................................................... 121 23.3 Medidas ...................................................................................................................... 122 24. WEB.............................................................................................................................. 123 25. Consecutivos Generales ............................................................................................... 123 26. Ramas a Sincronizar ..................................................................................................... 124 27. Turnos........................................................................................................................... 124 28. Módulos/ Sub Módulos.................................................................................................. 125 29. Movimientos Desde el Cliente ....................................................................................... 125 30. Movimientos desde el Proveedor .................................................................................. 126 31. Tipos de Cuentas .......................................................................................................... 126 32. Configuración – Base de Datos..................................................................................... 127 33. Acrónimos ..................................................................................................................... 129 34. Tasas ............................................................................................................................ 129




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I. CONFIGURAR SUCURSALES Las sucursales por definirlo de alguna manera, son extensiones del objeto de una sociedad en un lugar diferente al del domicilio social. Intélisis cuenta con la opción para dar de alta más de una sucursal en la siguiente ruta de acceso.

1. Ruta de Acceso

Ruta de Acceso Paso 1: Ir a Menú de la barra principal de Intélisis seleccionar/ Configurar/

Sucursales Paso 2 Seleccionar una empresa existente en la ventana <Abrir - Empresas>

Imagen 1 – Ruta de Acceso a la Configuración de Sucursales

Después de ingresar a la ruta anterior Intélisis desplegará el Tablero “Abrir – Sucursales”, a partir del cual se pueden crear sucursales nuevas, abrir las existentes para aplicar cambios o darlas de baja.

Imagen 2 – Tablero de control “Abrir – Sucursales”




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1.1 Descripción del Tablero El tablero “Abrir – Sucursales” se estructura de la siguiente manera.

1. La Barra de Título, describe el nombre de la pantalla e incluye los botones de control:

• Minimizar Ventana,

• Maximizar Ventana y

• Cerrar Ventana. 2. Los Filtros de Búsqueda, permiten localizar sucursales por nombre y o estatus

(bloqueado, alta, etc.)

• Facilita la búsqueda de registros que contengan la(s) letra(s) o caracteres que usted indique en este campo, por lo que el resultado de la búsqueda estará en función de los caracteres que se capturen en dicho filtro.

Para buscar registros que empiecen con uno o varios caracteres, captúrelos en el campo del Filtro y oprima <Enter>. Puede utilizar el comodín asterisco (*) que le ayuda a considerar cualquier carácter (letra o número) en el orden que lo coloque, es decir al principio, en medio o al final de la cadena.

Por ejemplo: Si teclea CTE* aparecerán elementos como: CTE0001, CTE0002, etc. Para regresar a la vista original, borre el campo del Filtro y teclee <Enter>.

• Estatus, este filtro muestra las sucursales registradas en el sistema de acuerdo a las siguientes condiciones: Todos, Alta, Baja o Bloqueado.

3. La Ventana Lateral de Exploración, muestra la estructura jerárquica de las sucursales existentes en la base de datos. Mediante esta ventana de exploración puede buscar sucursales agrupadas por zonas, grupos o por cualquier otra categoría que haya sido configurada, bastara con seleccionar la carpeta deseada para que la ventana de resultados muestre el listado de sucursales que le corresponden.

4. La Ventana de Resultados, muestra la lista de sucursales dadas de alta con base en

los criterios de búsqueda especificados. 5. Opciones de Vistas, estos iconos proporcionan formas de organizar e identificar los

registros de sucursales.

• Actualizar, al presionar este botón se actualiza la información de la ventana de resultados.

• Iconos Grandes, indica al tablero generar una vista de la información en forma de botones grandes.

• Iconos pequeños, vista de Información con Botones Pequeños. Al presionar este icono el tablero desplegara la información en forma de botones pequeños.




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• Vista con detalles, le indica al tablero mostrar una lista de las sucursales y sus detalles.

6. Botones de Acceso, tienen las siguientes funcionalidades:

• Permite abrir los registros que se muestran en la ventana de resultados, al seleccionar el archivo deseado y haciendo clic en este botón.

• Al dar clic en este botón despliega la ventana sucursales para iniciar el registro de otra sucursal.

• Permite copiar la información completa de una sucursal existente, al seleccionarla en la ventana de resultados y haciendo clic en este botón. Esta funcionalidad puede ser útil cuando se tiene perfectamente configurados los parámetros de una sucursal y se desea que estos se repliquen en una sucursal de nueva creación.

• al dar clic en este botón se cierra la ventana del tablero de control.

2. Crear una Sucursal Para crear una sucursal da clic en el botón del tablero de control “Abrir - Sucursales”. Al desplegarse la ventana ‘Sucursales’, registra los datos de la sucursal y/ o configura los parámetros necesarios para su correcto funcionamiento, con base en los siguientes puntos. 2.1 Registro de Datos Generales Selecciona la ceja ‘Datos Generales’ y registra en cada campo la información requerida

Imagen 3 – Sucursales ficha ‘Datos Generales’




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CAMPO DESCRIPCIÓN

Número En este campo captura el número de identificación de la sucursal. El número que se le asigne deberá ser diferente del número cero, ya que por default el sistema lo asigna a la empresa matriz.

Servidor Este campo se despliega cuando la casilla de la opción ‘EN LÍNEA’ esta apagada, esto quiere decir que la sucursal no transferirá información con la base de datos de la empresa en tiempo real, sino que utilizara el método de la sincronización. Para ello en este campo se indicara el nombre del servidor que almacenara la información generada por la sucursal, y posteriormente enviarla a la base de datos principal.

Base de Datos

Este campo se despliega cuando la casilla de la opción ‘EN LÍNEA’ esta apagada, esto quiere decir que la sucursal transferirá información con la base de datos de la empresa por medio de sincronizaciones. Para ello en este campo se indicara el nombre de la base de datos donde se guardaran los registros y/o transacciones de la sucursal, y posteriormente procesar la información para su envió a la base de datos principal.

Prefijo Movimientos

El prefijo es un grupo de caracteres alfanuméricos que se asignan a cada sucursal, y este aparecerá en todos los movimientos que en ella se generen, de esta forma la empresa al concentrar la información de todas las sucursales que pudieran existir, al rastrear el origen de los movimientos podrán identificar la sucursal que los emitió.

En Línea Activa esta casilla si la transferencia de información entre la sucursal y la base de datos de la empresa se efectuara en tiempo real. Al activarse el check Intélisis ocultara los campos anteriores, que son; Servidor y Base de datos, pero desplegara el campo ‘Sucursal Principal’.

Sucursal Principal

En este campo se define el número asignado a la base de datos con la que se establecerá la comunicación en tiempo real, el cual es cero, ya que por omisión del sistema este número se asigna automáticamente al crear la base de datos de la empresa. El campo sucursal en línea aparece una vez activado el check anterior (En Línea).

Nombre En este campo se asigna el nombre de la sucursal.

Dirección Escribe el nombre de la calle y número en donde se localiza la empresa.

Colonia Escribe el nombre de la colonia en donde se localiza la empresa.

Código Postal

Captura en el campo el código postal que corresponda al domicilio de la sucursal.

Población Escribe el nombre de la Población donde se ubica la sucursal.

Estado Nombre del estado del domicilio de la sucursal.

País Seleccionar el País de ubicación de la sucursal.

Encargado Escribe el nombre de la persona responsable de la Sucursal, por ejemplo del Gerente General.

Teléfono y Fax

Escribe los números telefónicos de la Sucursal, así como, sus números de Fax.

Región Define la región donde se ubica la empresa (Bajío, occidente, norte, noreste, etc.), seleccionándola de la lista desplegada al dar clic en el combo del campo. En caso de no haber regiones configuradas ingresa al menú <Maestros/ Regiones> de la pantalla ‘Sucursales’, registrarlas y guarda la información, como se ve en las pantalla de abajo.




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CAMPO DESCRIPCIÓN

Zona

Impuestos Establece la zona de impuestos que le corresponda a la sucursal (fronteriza o centro), seleccionándola de la lista desplegada al dar clic en el combo del campo. Si no existen zonas de impuesto configuradas, ingresa en el menú principal de Intelisis: <Configurar/ Otros/ Zonas de Impuestos>, registrarlas como se ve en la pantalla de abajo y guarda la información.

Grupo Indica a que Grupo pertenece la Sucursal.

Zona Económica

Señala la Zona Económica perteneciente al domicilio en que esta ubicada la Sucursal, para efectos de determinar el salario mínimo aplicable en la zona.

Categoría En este campo se establece la categoría a la que corresponda la sucursal, las categorías se configuran el la tabla del menú <Maestros/ Categorías> de la pantalla Sucursales.

Estatus

En este campo indica el estatus de la Sucursal, de las siguientes opciones que permite el sistema: Alta, Bloqueado, Baja.

Fecha de Alta Indica la fecha en que se realizo el Alta al sistema de la Sucursal.

Central Regional

Al activar este campo se indica que la sucursal es considerada como la Central de una región.




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2.2 Configuración de los Valores por Omisión Selecciona la ceja ‘Valores por Omisión’ y para cada campo establece, los valores más usados en las operaciones de la Sucursal, como son; almacén donde se surten los artículos, lista de precios, centro de costos, cliente de mayor facturación, acreedor, etc. Los datos predefinidos en cada campo aparecerán automáticamente en los movimientos que emita la Sucursal, facilitando el llenado de la pantalla de captura en algunos módulos (ventas, compras, inventarios, etc.) Por ejemplo, al generar una venta no será necesario especificar el almacén de surtido de los productos ya que este ha sido predefinido como un valor por omisión, en el caso de que se requiera facturar de un almacén diferente, podrá cambiarse el almacén por omisión del movimiento por algún otro dado de alta y al concluir, e iniciar un movimiento nuevo Intélisis volverá a sugerir el almacén predefinido. De manera similar el sistema trabajará con el resto de valores definidos por omisión.

Imagen 4 – Sucursales ficha ‘Valores por Omisión

2.3 Registro de los Datos Fiscales Selecciona la ceja ‘Fiscal’ y registra en los campos correspondientes captura el RFC de la empresa/ sucursal y el registro patronal.

Imagen 5 – Sucursales ficha ‘Fiscal’




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2.4 Configuración Web Después de capturar los datos fiscales de la empresa, selecciona la ceja ‘Configuración Web’ y define lo siguiente:

Imagen 6 – Sucursales ficha ‘Configuración Web’

CAMPO DESCRIPCIÓN

Movimiento Ventas

En este campo define el movimiento del módulo de ventas que podrá emitirse desde una aplicación Web.

Almacén Establece el campo el almacén donde se tomarán los artículos a facturar.

Usuario Captura la clave del usuario que tendrá acceso al movimiento.

UEN En este campo se define la Unidad Estratégica de Negocios relacionada con los movimientos de Ventas.

Concepto En esta opción define el concepto con el que se emitirán los movimientos desde Internet.

Una vez que se hayan configurado los datos y parámetros de la Sucursal, o efectuar modificaciones en un registro existente guarda la información dando clic en el icono de la barra de herramientas.

NOTA: Evita el uso de paréntesis en la información que se capture dentro de la configuración

de la base de datos. 3. Descripción de la Pantalla Sucursal Después de explicar la parte donde se registran la información a dar de alta en una sucursal, se describe la funcionalidad de los iconos que integran la barra de herramientas de la ventana “Sucursales”.




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Imagen 7 – Pantalla “Sucursales”

1. Barra de Título, describe el nombre de la pantalla e incluye los botones de control:


• Maximizar Ventana (no funciona para la ventana) y

• Cerrar Ventana. 2. La Barra de Herramientas, la integran los siguientes iconos:

• Al dar clic en este icono Intélisis permite iniciar el registro de otra sucursal,

• Despliega el Tablero “Abrir – Sucursales”,

• Permite guardar la información capturada en una sucursal,

• Elimina la información capturada de la sucursal,

• Este icono despliega la pantalla [Movimientos Seguimiento Especial, que NO afecten al Inventario Directamente], donde se establecen o configuran a la sucursal aquellos movimientos que deben monitorearse constantemente.

• Despliega la pantalla “Anexos” donde se pueden adjuntar archivos de la sucursal, comentarios, imágenes, etc.

• Despliega la pantalla “Documentación” por medio de la cual se permite informar que documentación conforma a la sucursal (Organigrama, etc.)




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II. CONFIGURACIÓN USUARIOS Las cuentas de usuario definen las acciones que un usuario podrá realizar en el ERP Intélisis, ellas establecen los privilegios asignados a cada usuario, e incluyen el ID (nombre de usuario) y la contraseña necesarios para ingresar a Intélisis. Para dar de alta un usuario ingresa a la siguiente ruta de acceso.

1. Ruta de Acceso

Ruta de Acceso Ir a Menú de la barra principal de Intélisis seleccionar/ Configurar/ Usuarios/ Usuarios

Imagen 8 – Ruta de Acceso a la Configuración de Usuarios

Después de ingresar a la ruta anterior Intélisis desplegará el Tablero “Abrir – Usuarios”, a partir del cual se pueden dar de alta las cuentas de usuario, o modificar las existentes.

Imagen 9 – Tablero de Control “Abrir – Usuarios”




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1.2 Descripción del Tablero de Control de Usuarios El tablero “Abrir – Usuarios” se estructura de la siguiente manera. 1. La Barra de Título, describe el nombre de la pantalla e incluye los botones de control:


• Maximizar Ventana y

• Cerrar Ventana.

2. Los Filtros de Búsqueda, permiten localizar a un usuario al escribir todo o parte de su nombre y o estatus (bloqueado, alta, etc.)

• Facilita la búsqueda de registros escribiendo su nombre completo ó una parte de ellos, o mediante su clave. Para buscar registros que empiecen con uno o varios caracteres, captúrelos en el campo del Filtro y oprima <Enter>. Puede utilizar el comodín asterisco (*) que le ayuda a considerar cualquier carácter (letra o número) en el orden que lo coloque, es decir al principio, en medio o al final de la cadena. Por ejemplo: Si teclea CTE* aparecerán elementos como: CTE0001, CTE0002, etc. Para regresar a la vista original, borre el campo del Filtro y teclee <Enter>.

• Este filtro muestra un listado de los usuarios del sistema de acuerdo a las siguientes condiciones: Todos, Alta, Baja o Bloqueados.

3. La Ventana Lateral de Exploración, muestra la estructura jerárquica en las que se clasifican

los usuarios de Intélisis. Mediante esta ventana se pueden buscar a los usuarios por su clasificación o cualquier otra categoría que haya sido configurada, bastara con seleccionar la carpeta deseada para que la ventana de resultados muestre el listado de usuarios que agrupan.

4. La Ventana de Resultados, muestra la lista de usuarios dados de alta con base en los criterios de búsqueda especificados.

5. Opciones de Vistas, estos iconos proporcionan formas de organizar e identificar los registros de los usuarios.

• Actualizar, al presionar este botón se actualiza la información de la ventana de resultados.

• Iconos Grandes, indica al tablero generar una vista de la información en forma de botones grandes.

• Iconos pequeños, vista de Información con Botones Pequeños. Al presionar este icono el tablero desplegara la información en forma de botones pequeños.

• Vista con detalles, le indica al tablero mostrar una lista de las sucursales y sus detalles.

6. Botones de Acceso, tienen las siguientes funcionalidades:




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• Permite abrir los registros que se muestran en la ventana de resultados,

al seleccionar el usuario deseado y haciendo clic en este botón. • Este botón despliega la ventana Usuarios para iniciar el registro de otra

sucursal. • Permite copiar la información completa de un Usuario existente, al

seleccionarla en la ventana de resultados y haciendo clic en este botón. Esta funcionalidad puede ser útil cuando se tiene perfectamente configurados los parámetros de un Usuario y se desea que estos se repliquen en otro usuario de nueva creación.

• al dar clic en este botón se cierra la ventana del tablero de control. 2. Creación de Usuarios, su Configuración y Accesos Crea una cuenta de usuario al dar clic en el botón del tablero de control “Abrir - Usuarios” y registra los datos de la cuenta, así como define los niveles y perfiles de acceso con base en la descripción de los siguientes puntos. 2.1 Datos Principales del Usuario En la pantalla de los usuarios registra la siguiente información solicitada por los campos

Imagen 10 – Ventana de Captura “Usuarios”




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CAMPO DESCRIPCIÓN

Clave En este campo define el ID del usuario, generalmente se integran por la primer letra del nombre y el apellido, por ejemplo: Usuario: Pablo Correa – su ID seria: PCORREA

Nombre Captura el nombre completo del usuario.

Sucursal Indica el número de la sucursal a la que tendrá acceso. Al indicar la clave de la sucursal automáticamente se mostrara el nombre de esta en el campo adjunto.

Estatus Indica el estatus para el usuario de las opciones que dispone el sistema: Alta, Bloqueado o Baja.

Contraseña y Confirmación

En estos campos se define la contraseña del usuario. La contraseña es la medida de seguridad para restringir los nombres de inicio de sesión a cuentas de usuario y el acceso a los sistemas y recursos. Algunos sistemas permiten crear contraseñas con letras, números y símbolos, y distinguen entre mayúscula y minúsculas.

Grupo Trabajo En este campo se establece el grupo de trabajo al que pertenecerá e usuario.

Departamento Permite establecer el departamento de adscripción del usuario.

Correo Electrónico

De ser necesario capture la cuenta del correo electrónico del usuario del sistema

Oficina Indica la oficina a la que pertenece el usuario

Teléfono Capture en el espacio el teléfono del usuario

Extensión Número de extensión telefónica donde se puede localizar al usuario

Idioma Indica en este campo el idioma que domina el usuario, aparte de su idioma nativo

Observaciones De ser necesario, este campo permite escribir algún comentario referente al usuario.

Usar Configuración de

En caso de que se le desee asignar al usuario los mismo niveles y perfiles de acceso, de otro usuario con el mismo puesto o funciones dentro de la empresa (por ejemplo, vendedores), indique en este campo la clave de quien se heredarán los accesos.

Usar Acceso de

Permite definir la clave de otra cuenta de la que se desea utilizar el mismo acceso.

2.2 Configuración de un Usuario Al terminar el registro de los datos de usuario, se debe configurar sus privilegios del sistema ingresando al menú <Edición/ Configuración> de la pantalla ‘Usuarios’, o da clic en el icono en la barra de herramientas.

Imagen 11 – Ruta de acceso para configurar los privilegios del usuario

Intélisis desplegara la siguiente ventana, en ella se activan los privilegios o accesos, así como los valores por omisión con base en las descripciones siguientes:




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Imagen 11 – Configuración de los Valores por Omisión del Usuario

2.2.1 Definición de los Valores por Omisión En la ceja ‘Valores por Omisión’ se establecen las opciones del sistema que más utilizará el usuario en sus operaciones, como son; almacén donde surtirá los productos de venta, lista de precios, centro de costos, cliente de mayor facturación, moneda de transacciones, zona de impuestos, tipo de artículo, etc. Los datos predefinidos en cada campo aparecerán automáticamente en los movimientos que emita el usuario, facilitando el llenado de la pantalla de captura en algunos módulos (ventas, compras, inventarios, etc.) Por ejemplo, al generarse una venta no será necesario especificar el almacén de surtido de los productos ya que este ha sido predefinido como un valor por omisión, por lo que el sistema lo registrará automáticamente en el movimiento, en el caso de que se requiera facturar de un almacén diferente, podrá cambiarse el almacén por omisión por algún otro dado de alta y al concluir, e iniciar un movimiento nuevo Intélisis volverá a sugerir el almacén determinado. De manera similar el sistema trabajará con el resto de valores definidos por omisión. 2.2.2 Opciones y Privilegios de los Movimientos La pestaña ‘Movimientos’ de la configuración de usuarios, contiene las variables y opciones que permiten otorgar o quitar a los usuarios funciones sobre los movimientos que se emitan en el sistema, activa las casillas que sean necesarias con base en la descripción, que a continuación se da de ellas.




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Imagen 12 – Configuración de Opciones de Movimientos del Usuario

2.2.2.1 Funcionalidad de opciones

CAMPO DESCRIPCIÓN

Afectar Cuando se activa esta casilla se le otorga al usuario el privilegio de afectar los movimientos a los que tiene acceso.

Cancelar Esta opción le otorga al usuario las posibilidades de cancelar un movimiento después de afectarlo.

Desafectar Permite regresar un movimiento a un estado anterior de su última afectación.

Reservar Con esta opción se le permitirá al usuario, reservar del inventario disponible las cantidades necesarias para cumplir con un pedido, al afectar este movimiento en el módulo de Ventas. Con esto se descontara del disponible, la cantidad reservada y no podrá utilizarse para otro movimiento diferente donde se reverso.

Des – Reservar

Esta opción le otorga al usuario el privilegio para regresar la cantidad de inventario reservada en un pedido, al inventario disponible.

Asignar Permite que el Usuario pueda aumentar la cantidad ordenada a un Pedido que fue ligado a una Orden de Compra al habilitar en la configuración del módulo de Inventarios la opción Back Order´s por Movimiento.

Des- Asignar Permite que el Usuario pueda disminuir la cantidad ordenada a un Pedido que fue ligado a una Orden de Compra al habilitar en la configuración del módulo de Inventarios la opción Back Order´s por Movimiento.

Imprimir Esta opción le otorga al usuario el privilegio de imprimir la información que muestre o se genere en el sistema, como puede ser; movimientos, reportes, formatos, etc.

Presentación Preliminar

Esta opción le otorga al usuario el privilegio de generar vistas preliminares de la información que muestre o se genere en el sistema (Movimientos, reportes, formatos, etc.)

Impresión Al activar este check para el usuario, cada que se concluya un movimiento en el sistema, se




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CAMPO DESCRIPCIÓN Inmediata emitirá una impresión del mismo.

Enviar/ Recibir Excel

Esta opción le otorga al usuario la función de enviar cierta información del sistema, a Excel para personalizar su contenido.

Personalizar Vistas

Permite al usuario personalizar la visualización de la información en los tableros de control de los módulos, de los exploradores, etc.

Modificar Agente (Ventas Pendientes)

Cuando un movimiento del módulo de Ventas (pedido, factura) se encuentre en estatus pendiente, con esta opción se permite modificar el agente del movimiento por otro.

Modificar Usuario (Propietario)

Cuando se afecta cualquier movimiento, el sistema registra para el mismo la clave del usuario que lo afecto. Con esta opción se permite que el usuario modifique las propiedades del movimiento para que se cambie o modifique el usuario que lo haya afectado y/ o concluido por alguno otro.

Modificar Situación

Permite modificar al usuario las situaciones configuradas de los movimientos.

Modificar Consecutivos

Permite modificar al usuario los consecutivos de los movimientos. Es necesario aclarar que con activar esta opción no será suficiente para que se puedan editar los consecutivos de los movimientos, sino que deberá habilitarse para el módulo donde necesariamente se requiera que el usuario capture los consecutivos, la opción “EDITAR CONSECUTIVOS”, la cual se puede configurar en la ruta <menú principal de Intélisis elegir Configurar/ Empresas/ Abrir una Empresa/ al mostrarse la pantalla Empresas seleccionar Edición Opciones de Módulos y activar la opción>.

Modificar Conceptos

Esta opción le permite a una cuenta de usuario editar los conceptos de los movimientos cuando se encuentran en estatus pendiente y/ o concluidos.

Modificar Referencias

Esta opción le permite a una cuenta de usuario editar la referencia de los movimientos cuando se encuentran en estatus pendiente y/ o concluidos.

Modificar Propiedades Series/ Lotes

Esta opción le permite a una cuenta de usuario editar las propiedades de series o lotes, en los movimientos cuando se encuentran en estatus pendiente y/ o concluidos.

Modificar Proyecto, UEN, Actividad, Centro de Costos

Esta opción le permite a una cuenta de usuario modificar el Proyecto, UEN, las Actividades o el Centro de Costos de los movimientos en estatus pendiente y/ o concluidos.

Consultar Movimientos del Grupo de Trabajo

Al activar esta opción el Usuario podrá consultar únicamente los Movimientos generados por el grupo de trabajo al que pertenezca.

Consultar Movimientos

Con esta opción el usuario tendrá el acceso para generar consultas de todos los movimientos de otros usuarios.

En esta parte se activa para un módulo la opción de editar consecutivos.




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CAMPO DESCRIPCIÓN Otros Usuarios

Modificar Movimientos Otros Usuarios

Permite al usuario generar cambios/ modificaciones en los movimientos emitidos por otros usuarios.

Afectar Movimientos Otros Usuarios

Permite al usuario afectar movimientos emitidos por otros usuarios.

Cancelar Movimientos Otros Usuarios

Al activarse permitirá al usuario cancelar movimientos del sistema generados por otros usuarios.

Modificar Lista Precios (Ventas)

Al encender la casilla permitirá al usuario generar modificaciones a las listas de precios que se utilizan para el módulo de Ventas.

Modificar Zona Impuestos (Ventas)

Al encender la casilla permitirá al usuario generar modificaciones a las opciones de impuesto que se utilizan para el módulo de Ventas.

Bloquear Facturación Directa

Esta opción no permite que se emitan movimientos de venta (facturas/ notas de mostrador) cuando no existan movimientos que las originen, como son los pedidos, cotizaciones, solicitud de servicios, servicios confirmados, etc.

Refacturar (Ventas)

Cuando se utilizan impresoras de matriz de puntos es muy habitual que se atore la hoja en la impresora por lo que esta función Permite Activar y Desactivar la función de Re facturar del módulo de Ventas. Como su nombre lo indica cancela en automático la factura atorada y la reemplaza por una nueva, en otras palabras cancela el movimiento con el número de factura echada a perder y genera automáticamente uno nuevo.

Traspasar Todo (Inventarios)

Esta Función Permite Activar y Desactivar la sugerencia que efectúa el sistema de Traspasar todo el inventario del módulo de Inventarios.

Eliminación Parcial (Nómina Borrador)

Esta Función habilita para el usuario en el menú “Archivo” de la pantalla de Nómina la opción ‘CANCELACIÓN PARCIAL’ la cual permite generar cancelación parciales de los movimientos de nómina cuando se encuentran en estatus de borrador o concluido.

Autorizar Movimientos Bloqueados

Con esta opción el usuario podrá desbloquear los movimientos bloqueados por el sistema.

Autorizar: Ventas

Le otorga al usuario el privilegio de autorizar la afectación de movimientos en el módulo de Ventas cuando estos no cumplan alguna política de precio o descuento, por ejemplo, otorgar un descuento mayor a lo permitido. Generalmente esta característica se le proporciona a Jefes de Área o Gerentes.

Autorizar: Compras

Otorga al usuario el privilegio de autorizar la afectación de movimientos en el módulo de Compras cuando estos no cumplan alguna política de costo o de recepción de mercancía.

Autorizar: CXP Otorga al usuario el privilegio de autorizar la afectación de movimientos en el módulo de CXP, para que posteriormente otro usuario puedan concluirlo.

Autorizar: Gastos

Esta Función permite Activar para el usuario, generalmente el jefe o gerente, que autorice las validaciones del módulo de Gastos que restringen al subordinado, afectar o concluir un movimiento.

Autorizar: Tesorería

Esta opción permite Activar para el usuario, generalmente el jefe o gerente para que autorice las validaciones del módulo de Tesorería que restringen al subordinado, afectar o concluir un movimiento.

Autorizar: Punto de Venta

Esta opción permite Activar para el usuario, generalmente el jefe o gerente, que autorice las validaciones del módulo de Tesorería que restringen al subordinado, afectar o concluir un movimiento.

Autorizar: Series/ Lotes –

Esta opción permite Activar para el usuario, generalmente el jefe o gerente, que autorice movimientos de artículos con número de serie o lote que por alguna validación el sistema no




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CAMPO DESCRIPCIÓN Control Calidad

permita generar alguna transacción con ellos.

Generar Movimientos desde el Cliente

Al activar la casilla se le permitirá al usuario emitir movimientos de Venta y/ o CXC directamente en el catálogo de los clientes.

Generar Movimientos desde el Artículo

Al activar la casilla se le permitirá al usuario emitir el movimiento de Inventarios; ‘Solicitud’ directamente en el catálogo de artículos.

Generar Movimientos desde el Proveedor

Al activar el check se le privilegiará al usuario con la posibilidad de emitir movimientos del módulo de Compras, Gastos, CXP y Atención a Proveedores, desde el registro del proveedor en el catalogo de proveedores.

Editar Artículos del Cliente

Al encender la casilla el sistema habilita en el menú EDICIÖN de la pantalla Clientes, la opción “ARTÍCULOS DEL CLIENTE” donde se ingresan o se crea la lista de aquellos artículos que solo podrá comprar o venderse por Cliente.

Cuentas por Cobrar Express (Tesorería)

Al activar el check Intélisis permitirá al usuario que genere movimientos de Cuentas por Cobrar en el módulo de Tesorería.

Cuentas por Pagar Express (Tesorería)

Al activar el check Intélisis permitirá al usuario que genere movimientos de Cuentas por Pagar en el módulo de Tesorería.

2.2.3 Sucursales del Usuario La pestaña ‘Sucursales’ muestra las opciones de acceso relacionadas a las sucursales de la empresa, de estas activa las casillas que sean necesarias con base en la descripción, que a continuación se da de ellas.

Imagen 13 – Configuración Sucursales del Usuario

2.2.3.1 Funcionalidad de opciones

CAMPO DESCRIPCIÓN

Asignar Movimientos a Otras Sucursales

Al activar la casilla significa que el usuario, tendrá facultades para asignar movimientos generados en una sucursal a otra, es decir que al estar trabajando desde la matriz existe la posibilidad de asignar el movimiento a una sucursal como si el movimiento se hubiera generado en la misma.

Consultar Movimientos

Al habilitar la casilla se le otorga al usuario el acceso para revisar movimientos que se emitan en otras sucursales, esta opción generalmente se activa para un usuario clave en las operaciones




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CAMPO DESCRIPCIÓN de Otras Sucursales

de la empresa, que bien podría ser un Jefe de Área o Gerente.

Afectar Movimientos de Otras Sucursales (en línea)

Cuando se activa la casilla se otorga al usuario el acceso para afectar (concluir) movimientos generados en otras sucursales, esta opción generalmente se activa para un usuario clave en las operaciones de la empresa, que bien podría ser un Jefe de Área o Gerente. Esta opción funciona cuando las sucursales de la empresa están conectadas en tiempo real con la base de datos de la empresa.

Accesar Todas las Sucursales

Cuando se activa esta casilla, en la pantalla de configuración de Usuarios se inhibe el icono

, y al usuario se le otorgara el derecho de poder ingresar a los registros de cualquier sucursal dada de alta en Intélisis. En caso que se requiera solo darle acceso a determinadas sucursales, se debe desactivar la casilla e ingresar a la pantalla del icono ‘Acceso Sucursales’ para indicar al usuario, solo aquellas a las que podrá ingresar.

2.2.4 Consultas Especiales del Usuario En esta parte de la configuración se le activa al usuario, los accesos para efectuar consultas de la información de los clientes, deudores, acreedores, etc. para que pueda efectuarlas desde los movimientos, sin tener que visitar los exploradores, reportes o los catálogos.

Imagen 14 – Configuración de Consultas Especiales del Usuario

2.2.4.1 Descripción de las opciones

CAMPO DESCRIPCIÓN

Información Clientes Esta opción activa para el usuario el icono , el cual despliega la información de los clientes en

el módulo de Ventas.

Información Esta opción activa para el usuario el icono , el cual despliega la información de los deudores




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CAMPO DESCRIPCIÓN Deudores en el módulo de Cuentas por Cobrar.

Información Acreedores Esta opción activa para el usuario el icono , el cual despliega la información de los acreedores

en el módulo de Cuentas por Pagar.

Información Cuentas de Dinero

Esta opción activa para el usuario el icono , el cual despliega la información de la cuenta de dinero de los movimientos en el módulo de Tesorería.

Acceso Total a Cuentas y Maestros

Esta opción le otorga al usuario el privilegio de ingresar a todas las cuentas y maestros de la empresa.

Consultar Costos

Le permite al usuario efectuar la consulta de los costos de los artículos desde el módulo de Inventarios y Compras.

Bloquear Costos

Esta opción le bloquea al usuario la posibilidad de modificar o capturar el costo de los inventarios en su registro del catalogo de Inventarios, así como, en el módulo de Compras e Inventarios.

Consultar Movimientos de Otras Empresas

Otorga al usuario la posibilidad de efectuar la consulta de movimientos en otras empresas dadas de alta en la misma base de datos.

Consultar Clientes de Otros Agentes

Permite al usuario generar consultas de los Clientes de cada agente

Comisiones y Destajos Pendientes del Agente

Si activa esta opción, el Usuario podrá consultar información de las comisiones pendientes de los Agentes registrados en el Sistema.

Bloquear Otros Datos del Cliente

Las pestañas disponibles en la pantalla de los Clientes son: Datos Generales, Datos Personales, Fiscal, Seguro, Datos de Ventas, Regla de Negocio, Perfiles, CRM, Internet y Otros. Cuando se prende esta bandera inhibe las pestañas: Seguro, Datos de Ventas, Regla de Negocio, CRM, Internet y Otros, para que la información de las mismas no pueda modificarse por el usuario.

Bloquear Otros Datos del Artículo

Las pestañas disponibles en la pantalla de los Artículos son: Datos Generales, Precios, Planeación, Otros Datos. Cuando se prende la bandera inhibe las pestañas: Precios, Planeación, Otros Datos, para que la información de las mismas no pueda modificarse por el usuario.

2.2.5 Opciones del Usuario Esta parte de la configuración contiene las opciones que se le otorgaran, así como, aquellas que se le bloquearan al usuario, para editar algunos datos o información requerida en algunos movimientos. Con base en la descripción siguiente de cada una de ellas y las necesidades o perfil del usuario, activa las casillas necesarias.




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Imagen 15 – Configuración de las Opciones de Usuario

2.2.5.1 Descripción de las Opciones de Usuario

CAMPO DESCRIPCIÓN

Modificar Vencimientos Pendientes

Esta Función Permite Activar y Desactivar la edición del campo de Fecha de Vencimiento en los movimientos que se emitan en el módulo de CXC y CXP, cuando estos se encuentran en estatus pendiente o concluido. Para modificar este dato se deberá ingresar al menú ‘Edición/ Campos’ de la pantalla del módulo.

Modificar Entregas Pendientes

Al activar la casilla el usuario podrá editar la información del campo “Formas de Entrega” en los movimientos del Módulo de Compras, aun cuando estos se encuentren en estatus de Pendiente o concluido. Las formas de entrega se editan ingresando al menú ‘Edición/ Campos’ de la pantalla del módulo.

Modificar Fechas Requeridas

Esta opción le otorga al usuario la facultad de modificar los datos del campo “Fecha Requerida” a nivel detalle en los movimientos del sistema.

Modificar Agente (Ventas Pendientes)

Permite a la cuenta de usuario modificar los datos del campo “Agente” en los movimientos del Módulo de Ventas, cuando estos se encuentran en estatus de pendiente o concluido. Para modificar el agente en un movimiento de estas características, el usuario debe ingresar al menú <Edición - Campos> de la pantalla del módulo.

Modificar Agente (CXC Pendientes)

Permite a la cuenta de usuario modificar los datos del campo “Agente” en los movimientos del Módulo de CXC, cuando estos se encuentran en estatus de pendiente o concluido. Para modificar el agente en un movimiento de estas características, el usuario debe ingresar al menú <Edición - Campos> de la pantalla del módulo.




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CAMPO DESCRIPCIÓN Modificar Descuento

Global en Importe Al encender la casilla, se habilita la opción “Descuento Global” para el usuario en el menú EDICIÓN de la pantalla del módulo de Ventas. Esta opción permitirá modificar en importe el descuento a otorgar a los clientes, con la finalidad de otorgar mayor o menor descuento con respecto de los ya definidos en el sistema.

Modificar Envíos Pendientes

Activa para el usuario el privilegio de modificar la información del campo “Forma de Envió” en los movimientos de Ventas con estatus pendiente y/ o concluido. Para ello el usuario tiene que ingresar al menú Edición/ Campos del movimiento.

Modificar Referencias Pendientes

Permite al usuario poder editar las referencias de los movimientos del sistema cuando se encuentren en estatus pendiente o concluido. Para que esta función funcione correctamente se debe apagar la casilla ‘Modificar Referencia (Cualquier Estatus Inclusive Movimientos Concluidos!!)’ en Configurar / Usuario / Usuario / Configuración / Movimientos.

Modificar Movimientos Vigentes/ Procesar (Nómina)

Con esta opción se le otorga al usuario la facultad para realizar modificaciones en los movimientos de estatus vigente o por procesar del módulo de Nómina.

Modificar Almacén de Entregas

Con esta opción activada, el usuario podrá editar el campo del Almacén en el movimiento ORDEN DE COMPRA cuando se encuentre en estatus pendiente o concluido.

Modificar Almacén Pedidos Afectados

Al activar la casilla se habilita para el usuario la opción ‘Modificar Almacén Pedido’ en el menú ARCHIVO de la pantalla de Ventas. Esta opción permitirá modificar el almacén donde se coloco un pedido por otro, cuando este movimiento se encuentre en estatus Pendiente. También habilita la opción ‘Modificar Almacén Orden’ del menú ARCHIVO en la pantalla de Inventarios, que permitirá modificar el almacén que se haya especificado en los movimientos de; Orden Traspaso, Orden Transferencia y Orden Consumo, cuando se encuentren en estatus pendiente.

Modificar Propiedades Lotes Afectados

Permite al usuario modificar las propiedades de los artículos tipo lote, en aquellos movimientos en estatus pendiente. Para modificar las propiedades de un lote, el usuario debe ingresar dentro de la pantalla del movimiento al menú <Edición- Series/ Lotes del Artículo>.

Agregar Cliente Express

Activa para el usuario en el menú <Edición> de la pantalla de movimientos “Ventas”, la opción ‘Agregar Cliente’, que permite dar de alta cuentas de Clientes de manera rápida y con los datos mínimos que se necesitan para facturar, con ello se evita que el usuario tenga que salir del módulo de ventas para ingresar al catálogo de clientes y darlos de alta, de ahí a que a esta opción se le llama; Agregar cliente Express.

Agregar Artículo Express

Activa para el usuario en el menú <Edición> de la pantalla de movimientos “Ventas y Compras”, la opción ‘Agregar Artículo’, que permite dar de alta Artículos de manera rápida y con los datos mínimos que se necesitan para facturar o comprar, con ello se evita que el usuario tenga que salir del módulo de ventas y/ o compras, para ingresar al catálogo de Artículos a darlos de alta.

Agregar Concepto Express

Activa para el usuario en el menú <Edición> de la pantalla de movimientos “Gastos y Mantenimiento”, la opción ‘Concepto Express’, que permite crear conceptos de gasto de manera rápida, con ello se evita que el usuario tenga que ingresar a la tabla de conceptos de gastos para editarlos.

Modificar Datos Cliente (Ventas, Explorar Cte)

Activa la opción ‘Datos Cliente’ dentro del menú <Edición> de la mascara de “Ventas”, y en el “Explorador de Clientes” el icono ‘Editar Datos Cliente’, estas opciones despliegan una vista con la información de un Cliente, donde se pueden generar cambios a la información de su cuenta como son; Categoría, Grupo, Familia, Ruta, Días de Pago, Agente de Ventas, Agente de Servicios, Datos del CRM, etc.

Editar Sucursales del Cliente en Ventas

Activa la opción ‘Sucursales del Cliente’ dentro del menú <Edición> de la mascara de “Ventas”, dicha opción muestra la pantalla con la información de las sucursales dadas de alta para el cliente, y permite modificarlas, dar de alta o de baja.

Cambio Presentaciones Express

Activa la opción ‘Cambio Presentaciones Express’ dentro del menú <Edición> de la mascara de “Inventarios”, dicha opción muestra la pantalla con la información de las presentaciones de un Artículo para editarlas y guardarlas sin tener que ingresar a la cuenta del Artículo.

Bloquear Cuenta Dinero (CXC)

Al encender la casilla, el sistema inhibe para el usuario el campo [Cuenta] de la pantalla de “Cuentas por Cobrar”, y no permite editar la cuenta bancaria donde ingresara el




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CAMPO DESCRIPCIÓN dinero de un cobro.

Bloquear Cuenta Dinero (CXP)

Al encender la casilla, el sistema inhibe para el usuario el campo [Cuenta] de la pantalla de “Cuentas por Pagar”, esto evitará que pueda editarse la información de este campo.

Bloquear Cuenta Dinero (Tesorería)

Al encender la casilla, el sistema inhibe para el usuario el campo [Cuenta] de la pantalla de “Tesorería”, esto evitará que pueda editarse la información de este campo.

Bloquear Condiciones

Inhibe para el usuario el campo donde se indican las “Condiciones de Pago/ Cobro” de las pantallas de captura, evitando que puedan modificarse o indicar alguna de ellas a un movimiento.

Bloquear Fecha Emisión

Bloquea para el usuario el campo donde se captura la [Fecha de Emisión] de los movimientos.

Bloquear Moneda Bloquea para el usuario el campo donde se especifica la [Moneda] de operación de los movimientos.

Bloquear Almacén Bloquea los campos donde se indica el [Almacén], tanto a nivel encabezado, como en el detalle de los movimientos.

Bloquear Agente Inhibe el campo de los movimientos donde se especifica la clave del [Agente] para que no puedan relacionarse con algún movimiento.

Bloquear Proyecto Inhibe el campo [Proyecto] de las pantallas de los módulos, para que no puedan editase.

Bloquear Actividad Evita que el usuario pueda capturar alguna actividad en los movimientos.

Bloquear Centro de Costos

Inhibe el campo [Centro de Costos] de los movimientos evitando que se pueda capturar en ellos.

Bloquear Forma de Pago

Evita que el usuario capture la forma de pago en los movimientos.

Bloquear Deducciones Especiales (Personal)

Inhibe la opción ‘Deducciones Especiales’ del menú <Edición>, de la pantalla del Personal.

Bloquear Cancelación Factura Extemporáneas

Esta función evita en el módulo de Ventas que el Usuario no pueda Cancelar Facturas de meses anteriores al de Operación.

Bloquear Lista Materiales (Artículos)

Inhibe la opción ‘Lista de Materiales’ del menú <Edición>, de la pantalla “Artículos” para que el usuario no pueda modificarlas.

Bloquear Precios Inhibe en la cuenta del artículo, los campos donde se capturan sus precios de venta para que el usuario no pueda modificarlos. Con esta opción activada la única forma que existe para editarlos es a través del módulo de Precios y Costos, siempre y cuando el usuario tenga acceso a este módulo y sus movimientos, en caso contrario será otro usuario con los privilegios suficientes el que tendrá que capturarlos.

Bloquear Descuento Global

En el módulo de Ventas evita que el Usuario pueda otorgar descuentos a los clientes, ya que le inhibe el campo ‘Descuento Global’.

Bloquear Descuento Línea

En el módulo de Ventas evita que el Usuario pueda otorgar descuentos por cada artículo a los clientes, ya que le inhibe el campo ‘Desc. y Descuento’ que aparecen a nivel detalle en la pantalla de los movimientos, no permitiendo la captura de los importes o porcentajes a descontar en una venta.

Bloquear Encabezado Ventas

Esta Función Permite Activar y Desactivar en el módulo de Ventas para que el Usuario no pueda modificar el encabezado de Ventas al capturar movimientos.

Bloquear Notas Cantidades Negativas

Esta opción cuando esta encendida no permite que el usuario emita notas en el módulo de Ventas, con cantidades negativas. Al tratar de afectar un movimiento y la opción esta encendida el sistema lanzara la siguiente advertencia.

Bloquear Afectación Con esta opción se le niega al usuario generar el cobro de las facturas, desde el módulo de




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CAMPO DESCRIPCIÓN Cobro Inmediato Ventas, ya que le deshabilita el icono de afectación de la pantalla “Cobro”, la cual se

despliega al afectar una factura o nota.

Usar Plantillas Office

Esta opción permite que el usuario utilice las plantillas de Office que se cuelguen a los movimientos.

Configurar Plantillas Office (Cuentas)

Habilita al usuario el privilegio para que pueda editar las plantillas de Office y colgarlas a las cuentas o catálogos del sistema (Clientes, Proveedores, Artículos, Personal, etc.)

Abrir Cajón Le otorga al usuario permisos sufrientes para que pueda abrir el cajón de dinero, en el módulo de “Punto de Venta”, cuando este capturando algún movimiento.

2.2.6 Configuración de la ceja: Otros Esta parte de la configuración contiene opciones adicionales que el usuario puede realizar dentro de los movimientos. Con base en la descripción siguiente de cada una de ellas y las necesidades o perfil del usuario, activa las casillas necesarias.

Imagen 16 – Configuración de Otras opciones del Usuario




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2.2.6.1 Descripción de las opciones de configuración

CAMPO DESCRIPCIÓN

Movimientos Express en CXC

Al habilitar esta opción, se le permite al Usuario agregar un Movimiento a otro movimiento, en el Módulo de Cuentas Por Cobrar oprimiendo en el Menú Edición, “Agregar Movimiento”.

Movimiento Express en CXP

Al habilitar esta opción, se le permite al Usuario agregar un Movimiento a otro movimiento, en el Módulo de Cuentas Por Pagar desde el menú <Edición/ Agregar Movimiento>.

Modificar Back Order Asignado (Cliente)

Permite que el Usuario cambie el Cliente asignado en el detalle de una Orden de Compra. Esto será posible si está activada la opción “Back Order por Cliente” en la configuración de Inventarios.

Generar Orden Transferencia Desde el Pedido (Back Orders – Nivel Movimiento)

Permite al usuario generar una orden de transferencia desde un pedido que no ha sido entregado y se encuentra en Back Orders, o espera de surtido al recibir el artículo o material.

Cancelar Embarques desde el Explorador

Con esta opción se le dan los permisos al usuario de poder cancelar un movimiento pendiente de embarcar, al consultarlo desde el Explorador de Embarques.

Modificar Factor en Tipos Movimientos

Le permite al usuario poder modificar el factor de los tipos de movimientos (Menú Configurar/ Tipos de Movimientos/ <seleccionar módulo>)

Afectar en Lote Permite que el Usuario pueda afectar varios movimientos que haya seleccionado en los Tableros de Control de los módulos de Cuentas por Cobrar y de Contabilidad, con la opción ‘Afectar Selección’ que despliega el menú contextual del Mouse, cuando se da un clic con el botón secundario.

Cancelar en Lote Permite que el Usuario pueda cancelar varios movimientos que haya seleccionado en los Tableros de Control de los módulos de Cuentas por Cobrar y de Contabilidad, con la opción ‘Cancelar Selección’ que despliega el menú contextual del Mouse, cuando se da un clic con el botón secundario.

Contabilizar en Lote Esta función permite al usuario en el módulo de Contabilidad subir a los estados financieros un conjunto de pólizas seleccionadas en el tablero de control.

Bloquear Moneda Precio (Artículos)

Si se activa esta opción el Usuario no podrá establecer o editar el campo ‘Moneda Venta’ de la pantalla de los Artículos.

Bloquear Moneda Costo (Artículos)

Si se activa esta opción el Usuario no podrá establecer o editar el campo ‘Moneda Costo’ de la pantalla de los Artículos.

Bloquear Lista Materiales (Artículos)

Inhibe la opción ‘Lista de Materiales’ del menú <Edición>, de la pantalla “Artículos” para que el usuario no pueda modificarlas.

Modificar Observaciones Pendientes

Al habilitar esta opción, permite que el Usuario pueda modificar las Observaciones de los movimientos en estatus Pendiente.

Modificar Anexos en Movimientos Concluidos y Cancelados

Permite que el Usuario pueda editar los Anexos de aquellos Movimientos Concluidos o Cancelados.

Bloquear Maestros (Personal)

Esta función permite bloquear al usuario para que no pueda ingresar a las opciones del menú <Maestros> de la pantalla del Personal (Puestos, Departamentos, Categorías, Grupos, Nacionalidades, Niveles Académicos, Valuaciones Laborales, Zonas Económicas, Sindicatos, Áreas y Fuentes).

Bloquear Alta Express (Personal)

Desactiva la opción ‘Altas Express’ del menú <Archivo> de la pantalla del Personal, para que el usuario no pueda generar el alta de empleados desde las cuentas del catálogo.

Control Acceso a Almacenes

Cuando se enciende la casilla, Intélisis deshabilita la opción ‘Configurar Almacenes’ y muestra el icono [Acceso Almacenes] en la parte superior de la ventana de “Configuración de Usuarios”, este icono muestra la ventana “Almacenes con Acceso” donde se enlistan los almacenes con los que podrá generar movimientos el usuario. En caso de que la casilla de esta opción se encuentre apagada, el usuario tendrá acceso a todas las cuentas de almacén existentes en el sistema.

Configurar Desde




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CAMPO DESCRIPCIÓN Almacenes Activa la opción ‘Configurar Almacenes con Acceso’ en el menú <Edición> de la

pantalla de los Almacenes, con ello se evita que el usuario tenga acceso a la configuración de un usuario y controle o asigne el acceso a los almacenes hacia otros usuario, desde la cuenta del almacén.

Control Acceso a Listas Precios (Requiere: ‘Control Listas Precios.esp’

Cuando se enciende la casilla, Intélisis muestra el icono [Acceso Listas Precios] en la parte superior de la ventana “Configuración de Usuarios”, el cual despliega la ventana “Listas de Precios con Acceso” donde se definen las listas de precio de los artículos que podrá utilizar el usuario. En caso de que la casilla de esta opción se encuentre apagada, el usuario tendrá acceso a todas las listas de precio existentes en el sistema.

Limitar a Compras Locales

Cuando se prende esta función en el “Catalogo de Artículos” en la pestaña de ‘Planeación’ se Inhibe el campo [Tipo de Compra] (Local y Centralizada), por lo que el usuario que tenga prendida esta Bandera únicamente podrá ver en el sistema los que en el catálogo de Artículos tengan Local.

Sugerir Disponible (Ventas/ Inventarios)

Cuando se enciende esta casilla y el usuario genere los siguientes movimientos: - En Inventarios: transferencias, traspasos, salidas diversas, y en - Ventas; pedidos, cotizaciones, facturas, notas.

El sistema sugerirá que el movimiento se efectúe por toda la cantidad de artículos disponibles en almacén, de cada partida capturada.

Sugerir Disponible (Compras)

Cuando se enciende esta casilla y el usuario genere los siguientes movimientos en el módulo de Compras; Entrada de compra, orden de compra, requisición, entrada con gastos, el sistema sugerirá que el movimiento se efectúe por toda la cantidad de artículos disponibles de cada partida capturada.

Sugerir Inventario Físico ‘Todo el Almacén’

El sistema sugerirá por omisión el inventario físico a todo el almacén.

Modificar Tabla Prorrateo en el Gasto

Permitirá al usuario editar la tabla de prorrateo dentro de los movimientos de Gastos.

Gastos (Punto Venta)

Esta casilla permite al usuario utilizar los conceptos de gastos en el módulo de Punto de Venta.

Editar % Deducible (Gastos)

En la ruta: Configurar / Conceptos / Gastos, además de crearse los conceptos de gasto, % deducible de cada Concepto se puede bloquear, para que el usuario no lo mueva. Pero al encender esta casilla se le permitirá editar en el Concepto del gasto el % deducible.

Editar Ordenes al Liberar (Planeador)

Con esta opción se le otorga al usuario el privilegio de modificar las ordenes del planeador, cuando están han sido liberadas.

Generar Ordenes Compra (Herramienta Procesar Requisiciones)

Con esta casilla encendida se le permite al usuario utilizar la Herramienta ‘Procesar Requisiciones de Compra’, para que al mismo tiempo genere varias Ordenes de Compra a partir de la Requisiciones que se encuentren en estatus pendiente.

Traspasar Movimientos (Precaución: Esta función NO se debe habilitar si maneja sucursales sincronizadas)

Permite al usuario traspasar los movimientos entre sucursales.

Ocultar Saldo Cuenta Dinero (Tesorería)

Al encenderse esta opción el sistema ocultara los saldos de las cuentas bancarias de la pantalla de Tesorería.

Recibir de Más (Sin Límites)

Si en la ruta: Configurar / Empresas / Compras (2), se tiene activada la bandera ‘Recibir de Más’ y se fija un tope en % con respecto a lo ordenado, el sistema validará que no se reciba más de lo permitido. Pero al activar esta opción el usuario no tendrá límites para recibir mercancía excedente a lo ordenado.

Digitalizar Esta función activa el icono de Digitalización en donde los usuarios pueden subir imágenes normales y escaneadas así como documentos en cualquier formato Office. Generalmente aparece en las pantallas de los Anexos.




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2.2.7 Configuración Punto de Venta del Usuario Esta parte de la configuración contiene opciones adicionales que el usuario puede realizar dentro de los movimientos. Con base en la descripción siguiente de cada una de ellas y las necesidades o perfil del usuario, activa las casillas necesarias.

Imagen 17 – Configuración de opciones de Punto de Venta para el Usuario

2.2.7.1 Descripción de Opciones de Usuario para Punto de Venta

CAMPO DESCRIPCIÓN

Abrir Cajón Siempre Al activar la casilla de la opción, el sistema permite al usuario abrir siempre el cajón de dinero, al utilizar el Punto de Venta.

Bloquear Egresos Esta opción evita que el Usuario dentro del Punto de Venta, genere egresos de dinero.

Modificar Notas (Estatus sin Afectar)

Permite al Usuario editar las notas emitidas en el Punto de Venta, cuando se encuentren en Borrador.

Modificar Notas (Estatus Borrador)

Al activar la casilla el Usuario podrá editar las notas emitidas en el Punto de Venta, cuando se encuentren en Borrador.

Cobrar Notas (Estatus Borrador)

Permite al usuario generar el cobro de las notas sin concluir (estatus borrador)

2.2.8 Configuración de Opciones para Uso de Plantillas InfoPath

Imagen 18 – Configuración de opciones InfoPath para el Usuario




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2.2.8.1 Descripción de Opciones de InfoPath para el Usuario

CAMPO DESCRIPCIÓN

InfoPath Esta opción se habilita cuando se activa la casilla ‘InfoPath’ de la Configuración General de la Empresa. Con esta opción se le permite al Usuario asociar plantillas de InfoPath a movimientos, que se puedan manejar las plantillas desde intelisis, abrir InfoPath, guardar plantillas y rellenar formularios.

Ejecutable En este campo se captura el directorio donde se encuentra el ejecutable de la aplicación de Office que permite utilizar las plantillas de InfoPath.

2.2.9 Configuración de la careta VIN de la Configuración del Usuario

Imagen 19 – Carpeta VIN de la Configuración del Usuario

2.2.9.1 Descripción de Opciones de la Carpeta VIN de la Configuración de Usuario

CAMPO DESCRIPCIÓN

Modificar Fecha Baja

Permite que el Usuario edite las fechas de baja de los VIN.

Modificar Fecha Pago

Permite que el Usuario edite las fechas de pago de los VIN.

Modificar Componentes

Permite que el Usuario edite los componentes que integran el VIN.

Modificar Datos del VIN (en el Servicio)

Permite que el Usuario edite los datos del VIN desde los movimientos del módulo de Servicios.

Una vez que se hayan configurado las opciones del usuario da clic en para salvar la parametrización y cerrar la ventana de la configuración.




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2.3 Configuración de los Accesos del Usuario Una vez que han definido los parámetros de la Configuración de Usuario, se tiene que indicar las opciones del menú de Intélisis que podrá utilizar, para ello se tiene que ingresar a: <Menú Configurar/ Usuarios/ Accesos> en la barra de título del sistema (imagen 20).

Imagen 20 – Ruta de acceso a la configuración de accesos de Usuarios

El sistema mostrara la siguiente imagen, en ella se visualizara del lado izquierdo la lista de los usuarios dados de alta en el sistema y a la derecha, los botones que despliegan las ventanas con las opciones del menú que podrán asignarse a cada usuario.

Imagen 21 – Pantalla de Accesos

El botón:

- , despliega la ventana con las opciones que dan acceso a los menús; procesos, cuentas, reportes, herramientas, exploradores, configurar y cubos.

- , despliega la ventana con los movimientos de todos los módulos que se le pueden otorgar al usuario para que pueda generarlos.

- , despliega la ventana con los movimientos de todos los módulos que se le pueden otorgar al usuario para que solo pueda consultarlos, es decir no podrá generarlos pero si consultar los movimientos que sean generados por otros usuarios.




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- , en la ventana de este botón aparecen los reportes creados con base en los requerimientos del Cliente, para agregar al usuario solo aquellos que necesitara obtener del sistema.

- , despliega la ventana con los movimientos que se le puede otorgar el usuario para que pueda autorizarlos.

- , cierra la pantalla Accesos. Para otorgar el acceso a las opciones del sistema lleva a cabo los siguientes pasos:

1. Selecciona la clave del usuario en la pantalla de Accesos y dar clic en los botones de la derecha, uno a la vez.

Imagen 22 – Pantalla de Accesos

2. Cada botón seleccionado desplegará una pantalla con el nombre de estos, y en cada ventana se visualizarán las opciones que se pueden agregar al usuario. De cada pantalla selecciona solo la opción u opciones disponibles, que utilizara el usuario y dar clic en el botón [Agregar]. En caso de que se le desee otorgar acceso a todas las opciones de la pantalla dar clic con el botón secundario del Mouse en el espacio en blanco y elegir ‘Seleccionar Todo’ del menú contextual, después dar clic en [Agregar].

Seleccionar la clave de usuario y el botón de acuerdo a los accesos que se otorgarán

Seleccionar la clave de usuario y el botón de

acuerdo a los accesos que se otorgarán




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Imagen 23 – Selección de las opciones que se le agregarán al usuario

3. Las opciones seleccionadas, pasaran del listado disponible al panel de la Lista en Uso.

Imagen 24 – Opciones que puede utilizar el usuario

4. Al finalizar la edición de los accesos dar clic en el botón [Aceptar] de cada ventana para guardar los cambios.

III. CONFIGURACIÓN DE LOS GENERALES Los generales son aquellas opciones que se podrán utilizar en los diferentes módulos del sistema, así como en los catálogos, exploradores, reportes. Las opciones generales comprenden; Monedas, Unidades, Condiciones de Pago, Formas de Pago, Evaluaciones, UEN’s, Propiedades, Tipos de Vales, Actividades y Campos Extras, a continuación se irán describiendo cada una de ellas y como se configuran.

Seleccionar la clave de usuario y el botón de acuerdo a los accesos que se otorgarán

Seleccionar las opciones correspondientes y dar clic

en agregar.

Opciones otorgadas al

usuario

En esta parte se puede editar el orden en que

aparecerán los acceso del usuario, al

seleccionar la opción y dando clic

en los botones; [Subir] o [Bajar]




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1. Ruta de Acceso

Ruta de Acceso Ir a Menú Configurar de la barra de Intélisis/ Generales/ seleccionar opción deseada (Monedas, condiciones pago, unidades, etc.)

Imagen 25 – Acceso a la Configuración de los Generales

2. Monedas Las monedas son los conjuntos de signos representativos de dinero circulante de cada país. En Intélisis las monedas dadas de alta se emplean en los diferentes módulos para el registro de las transacciones económicas de los movimientos, para identificar en cada uno de ellos el tipo de divisa utilizada.

Las monedas se dan de alta en la tabla “Monedas”, para ingresar a ella bastará con elegir la opción ‘Monedas’ de los Generales (menú Configurar/ Generales/ Monedas).

Imagen 26 –Monedas

La tabla incluye las columnas:

• Nombre – Registra el nombre de la moneda dada de alta. • Nombre (2)– Nombre de la moneda dada de alta. • Tipo de Cambio – Esta columna despliega el valor de la moneda extranjera, en

comparación con la de circulación nacional. • Tipo de Cambio Venta – Muestra el valor en moneda nacional, al que se vende la

divisa correspondiente (Dólar, Yen, etc.) en las casas de cambio/ bancos.




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• Tipo Cambio Compra – Muestra el valor en moneda nacional, al que se compra la divisa correspondiente por las casas de cambio/ bancos.

• % Tolerancia – En este campo se establece un porcentaje de tolerancia al valor de la moneda para efectuar operaciones.

Al configurar las monedas de acuerdo a la descripción anterior, se puede editar el orden en que se desplegarán, cuando estas sean consultadas desde el campo moneda de las pantallas de los movimientos, exploradores, vista previas de los reportes, etc. Las monedas se pueden establecer de la más utilizada a la de menos uso, para fijar el orden de las monedas ingresa a la pantalla [Orden de las Monedas] del icono . En la pantalla bastara con seleccionar la moneda dando un clic con el Mouse sin soltar, arrastrar la moneda hasta su nueva ubicación y enseguida liberar el botón.

El icono , mostrara la pantalla con el registro de los cambios efectuados a las monedas.

3. Unidades Las unidades de medida son los valores de una propiedad que se pueden expresar en unidades de longitud, volumen, peso, etc. Las cantidades correspondientes a medidas de la misma magnitud se pueden sumar, aunque no estén expresadas con las mismas unidades, multiplicar o dividir entre ellas y cambiar las unidades con que se representan. Las unidades se dan de alta en la tabla que se ubica en la ruta: Menú Configurar/ Generales/ Unidades.

Imagen 27 – Unidades

Para establecer las unidades de medida que se utilizarán en Intélisis registra lo siguiente:

• Unidad – Nombre de la unidad (Litros, metros, centímetros, toneladas, cajas, etc.) • Factor – Indica el valor de la unidad de medida.




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• Decimales Válidas – Establece el numero de decimales a emplear en el registro de las unidades de medida.

También el sistema permite establecer un orden de las unidades de medida, mediante la ventana del icono , así como definir validaciones para conversiones validas con el icono .

4. Condiciones de Pago Determinan las condiciones de pago que se utilizarán en los movimientos de Pago/ Cobro, generados en los diferentes módulos del sistema, derivados de la adquisición de artículos o servicios ó la prestación de servicios a terceras personas. Las condiciones de pago se dan de alta en la ruta: Menú Configurar/ Generales/ Condiciones de Pago.

Imagen 28 – Condiciones de Pago

Como se aprecia en la ventana de condiciones de pago, pueden clasificarse en grupos que al darlos de alta o existir se despliegan en forma de carpetas en el panel “Explorador de Grupos” (lado izquierdo de la ventana). En el panel central se despliegan las condiciones de pago dadas de alta para el sistema y a la derecha la configuración de cada condición. Para dar de alta una condición de pago presiona el icono y registrar la información de cada campo con base en la descripción siguiente.




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Nombre - Registra el nombre de la condición por ejemplo; contado, crédito 30 días, crédito 90 días, etc.

Tipo Condición – Esta opción permite definir si la condición será a “Crédito o de Contado”. De establecerse la condición de contado se inhabilitan los campos: Días Vencimiento, Tipo Días y Días Hábiles.

Días Vencimiento – Establece los días de crédito (plazo de vencimiento) de la condición de pago.

Tipo Días – Define el tipo de días que se considerarán para calcular el plazo de vencimiento de la condición de pago. Por ejemplo si se establece el tipo de días “Naturales” para una condición de pago de 30 días, el sistema contara 30 días corridos a partir de la fecha de facturación para determinar el vencimiento del pago. En caso de definir ‘Días hábiles’ el sistema no considerará los días de descanso para definir la fecha de vencimiento del pago.

Días Hábiles – En esta opción se definen los días de semana considerados como laborables y que aplicaran para la condición de pago establecida, el sistema cuenta con tres opciones: de Lunes- Viernes, Lunes- Sábados ó Todos los Días.

Por Meses – Al activar este check se habilita el campo Meses, para definir una condición de pago, obviamente de tipo crédito con una duración en meses deseado (1, 2, 3, etc.)

Por Semanas – Al activar este check se habilita el campo Semanas, para definir una condición de pago, obviamente de tipo crédito con una duración en semanas requerida (1,2, 3, etc.)

Control Anticipos – En este campo indica si la condición de pago manejara un control de anticipos y cual de las siguientes opciones es la que utilizará; abierto, plazos, fecha requerida o cobrar pedido.

Día Corte – Este check habilita el campo “Día” para que en los casos de que llegara a ser requerido se especifique el número correspondiente al día de corte.

Documentación Automática – Al activar este check se habilita la ficha [Documentación Automática], para especificar en una condición de pago, la cantidad de documentos que deberá generar, el periodo de emisión de cada documento (Mensual, bimestral, etc.), el porcentaje de interés a cobrar, el concepto de los intereses del documento y una fecha de vencimiento de los documentos.

Intereses Devengados – Al activar este check se habilita la ficha [Intereses Devengados] para especificar la tasa de interés aplicable a la condición de pago.

Pronto Pago Fijo – Cuando se activa la casilla se habilita la carpeta [Pronto Pago Fijo] con los campos; base, días pronto pago, % de descuento por pronto pago, tipo de días y días hábiles.

Grupo – En este campo registra el grupo al que corresponde la condición de pago.

Acceso – En este campo se define el usuario que podrá utilizar la condición de pago, de no especificar ningún usuario, todos en el sistema podrán emplearla.

5. Formas de Pago Son los medios de Pago/ Cobro usados en el sistema para indicar en los movimientos de los diferentes módulos, la forma en que se efectúa el pago o cobro de las facturas derivados de la adquisición/ venta de artículos o servicios.




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Las formas de pago se dan de alta en la ruta: Menú Configurar/ Generales/ Formas de Pago, y registra lo siguiente:

Imagen 29 – Formas de Pago

Como se aprecia la ventana anterior en su barra lateral izquierda, despliega las Formas de Pago dadas de alta en Intélisis y a la derecha, la configuración de las formas de pago. Para configurar una forma de pago dar clic en y registrar la información de cada campo con base en la descripción siguiente.

CAMPO

Clave – Indica el nombre de la forma de pago/ cobro (cheque, transferencia, deposito, tarjeta de crédito, etc.)

Grupo – Puede utilizarse para indicar el grupo que le corresponde a la forma de pago. Los grupos ayudan a clasificar y ordenarlas.

Movimiento Ingreso Bancos – En este campo se especifica el movimiento de ingreso que se generará en Intélisis, al utilizar la forma de pago.

* Bancario - Genera un abono en la cuenta de la empresa. * Apertura Caja, se abre la caja para dar ingreso al capital entrante. * Aumento Caja, se genera un aumento de capital en la caja. * Cargo Bancario, se genera un cargo a la cuenta bancaria. * Cargo Bancario IVA, Se genera un cargo a cuentas con emisión de impuestos. * Cheque, Se da ingreso a un cheque a cuentas. * Cheque devuelto, Se genera una devolución de cheque devuelto. * Cheque Electrónico. Se genera un depósito en forma electrónica.

Movimiento Egreso Bancos – En este campo se especifica el movimiento de egreso que se generará en Intélisis, al utilizar la forma de pago.




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Moneda Específica – En esta parte de la configuración se indica la moneda para la forma de pago: Pesos, dólar, yen, libra, euro, etc.

Cuenta Dinero (por Omisión) – Indica la cuenta de dinero, que automáticamente afectara el sistema al utilizar la forma de pago, siempre y cuando en un movimiento de pago/ cobro, no se haya indicado dentro del campo correspondiente la cuenta bancaria que se deberá afectar.

Referencia Requerida – Al activar el check el sistema solicitara una referencia obligatoria, al utilizar la forma de pago dentro en los movimientos de pago ó cobro.

Permite Cambio (Ventas Contado) – Al encender la casilla se le indica al sistema que permita otorgar cambio al efectuar un cobro con la forma de pago.

Restringida – Restringe el uso de las formas de pago.

Importación – Se activa para indicar que la forma de pago se utilizará en movimientos de importación.

Punto de Venta – Al activar esta opción el sistema permitirá emplear la forma de pago en los movimientos de punto de venta (Módulo de Caja Registradora).

Tarjeta Banda Magnética – Se activa para indicar si la forma de pago utilizará una banda magnética para aplicar el cobro/ pago.

También la pantalla de las formas de pago incluye en la parte superior los siguientes iconos:

* - este icono despliega la ventana [Denominaciones] donde se pueden configurar las denominaciones validas que se podrán aceptar en la forma de pago.

* - Despliega una pantalla para establecer el descuento que se otorgara, con base en los precios de lista y que podrán utilizarse en el módulo de Punto de Venta.

* - Con este icono se despliega la tabla donde se dan de alta los grupos que posteriormente podrán utilizarse para clasificar las formas de pago.

* - Muestra la pantalla donde se puede establecer el orden en que deben desplegarse las formas de pago.

6. Unidades Estratégicas de Negocios (UEN’s) Son las unidades administrativas del organismo con misiones y objetivos diferentes pero orientados al objetivo principal de la compañía, así como planeación independiente; en otros casos también puede ser una división de la compañía, una línea de productos en una división, o a veces un solo producto o marca. Para dar de alta una UEN, ingresa a la ruta: Menú Configurar/ Generales/ UEN’s y registra los de la unidad de negocio con base en la descripción siguiente




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Imagen 30 – Pantalla de captura de las UEN’s

Campos de captura para las UEN’s:

Número - Indica el orden asignado a las Coordinaciones dadas de alta (1,2,3, etc.)

Nombre – Nombre de la Unidad Estratégica del Negocio.

Límite Captura Renglones (Facturas) – En este campo se establece el número de renglones máximos que se podrán imprimir en una factura. Esta característica es útil cuando por lo general se facturan varias claves o artículos para un solo cliente y por lo consiguiente rebasan el cuerpo de la factura, por eso se limitan los renglones para distribuir las claves en varios documentos.

Al finalizar la captura de las UEN’s de la empresa da clic en para salvar los cambios y cerrar la ventana.

7. Tipos de Vales Los vales son documentos que pueden ser intercambiados por Bienes o Servicios, que tienen un valor y sirven como sustituto de la moneda. Para dar de alta los Tipos de Vales de la compañía, ingresa a la ruta: Menú Configurar/ Generales/ Tipos Vales.

Imagen 31 – Pantalla de captura de los Tipos de Vales

Campos de captura para el registro de los Vales:

Tipo - Nombre del tipo de vale; gasolina, comida, despensa.

Precio (por Omisión) – El es valor que tendrá el vale. El valor que se indique no significará que obligatoriamente se asignara este valor a los vales, sino que será un dato sugerido por el sistema dentro de los movimientos.

Moneda (por Omisión) – Indica la moneda del valor de los vales.




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Tiene Vigencia – En este campo se indicara la opción ‘SI’ para indicarle al sistema que los vales tendrán vigencia de expiración, por lo que al capturarlos en Intélisis el sistema solicite el registro de vigencia de los mismos. En caso contrario registrar la opción ‘NO’

Al finalizar la captura de las Tipos d Vales da clic en para salvar los cambios y cerrar la ventana.

8. Evaluaciones Son los medios que se utilizan para medir el conocimiento de algún curso, desempeño de actividades, detectar las percepciones de los empleados hacia la empresa, evaluar la calidad o satisfacción de los productos o servicios, etc. Las Evaluaciones se crean ingresando a la ruta: Menú Configurar/ Generales/ Evaluaciones. Al ingresar a la opción ‘Evaluaciones’ se desplegará el Tablero de Control, en el se deberá dar clic en el botón para crear una evaluación.

Imagen 32 – Tablero de Control de las Evaluaciones

Intelisis desplegara el formato de los datos principales de la evaluación para la captura de los datos siguientes.

El nombre de la evaluación.

Aplicación; personas a quien se aplicará (personal, clientes, proveedores, etc.)

Grupo; clasificación a la que pertenece la evaluación.

Orden; registra el orden en que deben aparecer las evaluaciones, en caso de que existan otras.

Tipo; establece el tipo de evaluación (entrevista, encuesta, etc.)

Duración; tiempo en que debe aplicarse la evaluación.

Descripción; captura un comentario que ayude a referenciar a la evaluación.




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Imagen 33 – Captura de los datos principales de una evaluación

Después de capturar los datos de la evaluación, guarda la información y elige el icono para editar las preguntas o puntos a evaluar, registrando los datos siguientes como se aprecia en la imagen 34.

Punto (nombre); la descripción del punto/ parámetro a evaluar.

Sección; registra una clasificación para los puntos de evaluación en caso de que se requiera separarlos por grupos.

Respuesta; India la tabla de evaluación que se utilizara para calificar cada punto. Las tablas de calificaciones se dan de alta en la ruta. Menú Configurar/ Otros/ Tablas/ Evaluación.

% peso; asigna un peso en porcentaje para cada punto de la evaluación (el total de los valores asignados a los puntos debe sumar 100%)

Referencia; comentarios existentes sobre el punto a evaluar




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Imagen 34 – Formato de la evaluación

Si se requiere ingresar una descripción más extensa a cada punto de la evaluación a manera de dar mayor definición de lo que se pretende calificar, seleccionar cada punto como lo muestra la imagen 34 y dar clic en el icono .

En la pantalla [Comentarios] registrar la descripción deseada y guardar los cambios .

Imagen 35 – Pantalla para describir los puntos de la evaluación

Ya que se tienen configurados los puntos de la evaluación, al igual que las monedas formas de pago, condiciones de pago, se puede cambiar el orden de los puntasen la pantalla del icono .

Imagen 36 – Ordenar Evaluación




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Al desplegarse la pantalla [Ordenar Evaluación], seleccionar cada punto dando un clic con el botón principal del Mouse sin soltarlo y arrástralo hacia arriba o abajo hasta la ubicación deseada y libera el Mouse para establecerlo en su nueva ubicación. Después de terminar de generar los cambios presiona el icono para salvar las modificaciones y cerrar la ventana. Posteriormente guarda la información del resto de las ventanas desplegadas y ciérralas hasta regresar al menú principal de Intélisis, o salir del completamente del sistema.

9. Actividades Son las acciones que podrán relacionarse a movimientos y catálogos del sistema. Para dar de alta actividades ingresar a la ruta: Menú Configurar/ Generales/ Actividades y capturar los siguientes datos.

Imagen 37 – Pantalla de registro de Actividades

Campos de captura para el registro de las Actividades:

Actividad - En este campo se describe la actividad.

Grupo – Permite establecer una clasificación para la actividad.

Costo MN (por hora) – Permite registrar el costo por realizar la actividad.

Módulo Específico – Indica el módulo donde se puede utilizar la actividad.

10. Campos Extras Los campos extras son aquellos que se crean para utilizarlos en los movimientos o algunas cuentas, y capturar información adicional que no pide el sistema. Estos campos de dan de alta en la ruta: Menú Configurar/ Generales/ Campos Extras y pueden condicionarse para su captura obligatoria.




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Imagen 38 – Pantalla de alta de Campos Extras

Para dar de alta un campo debe registrarse lo siguiente: el prefijo del campo, base, un sufijo, el nombre del campo, en caso de requerirse una nomenclatura para los datos de captura, el tipo de ayuda y la forma de validación. Cuando se tienen capturados todos los campos extra se deberá dar clic en el icono de , después de esto podrán ligarse los campos con algún movimiento o cuenta, para ello consultar el manual; MI-MEJ-FUNC-2800 MANUAL DE MEJORAS A FUNCIONALIDADES.

IV. CONFIGURACIÓN DE CONSECUTIVOS Los consecutivos (IDS) son números de folio que el sistema asigna a cada uno de los movimientos que se generan en cada módulo. El número es único por movimiento, por lo tanto Intélisis evita que se repitan, en el caso de tratarse de movimientos del mismo nombre y mismo módulo, por ejemplo nunca habrá dos movimientos “Factura” con el número 1. Por cada módulo el sistema cuenta con una tabla de consecutivos de los movimientos, la ruta de acceso es la siguiente: Menú Configurar/ Consecutivos/ <Seleccionar la tabla de Módulo deseado>. Para ejemplificar se muestra la tabla de consecutivos del módulo de Contabilidad.

Imagen 38 – Consecutivos de Contabilidad




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Generalmente las pantallas de consecutivos de los diferentes módulos se integran por las columnas siguientes:

• Movimiento, Identifica los movimientos generados en el módulo (Diario, egresos, Movimiento compensado, etc.)

• Periodo, Indica el periodo (mes) al que aplica el último movimiento generado. • Ejercicio, Indica el año de aplicación para los movimientos. • Último Consecutivo, Muestra el último número utilizado en los movimientos.

De acuerdo a los consecutivos anteriores (imagen 38), de generarse otra “Distribución“, el siguiente número que asigne el sistema será el 661 (después 662 hasta n), ya que el consecutivo 660 existe para ese movimiento (Distribución). Cuando se crea una base de datos nueva, la tabla de consecutivos de cada módulo esta vacía por lo que al procesar el primer movimiento iniciara en 1. Cuando por necesidades de operación se requiera empezar con folios diferentes de 1, por ejemplo de 1001 en delante, especifique dentro de la tabla el movimiento al cual desea personalizar el consecutivo y capture él numero 1000 como el último folio utilizado.

V. TIPOS DE MOVIMIENTO Tipos de Movimientos es la opción de Intélisis que permite personalizar los nombres de los movimientos o crear movimientos nuevos, así como editar el flujo de los mismos, de tal manera que se cumpla con los requerimientos de la empresa.

1. Ruta de Acceso a los Tipos de Movimientos La ruta de acceso para los tipos de movimiento es: Menú Configurar/ Tipos de Movimiento/ seleccionar el Módulo correspondiente. Para ejemplificar se muestra la pantalla de Tipos de Movimientos del módulo de Gastos.




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Imagen 39 – Pantalla de configuración de los Tipos de Movimiento

2. Configuración de los Tipos de Movimientos Las ventanas Tipos de Movimiento de los diferentes módulos, muestran un panel lateral izquierdo, que muestran la lista completa de los movimientos del módulo y a la derecha bajo la ficha [Datos Generales] la configuración para cada movimiento. Descripción de Opciones – Ficha Datos Generales

Nombre – En este campo se da de alta o cambia el nombre de un movimiento.

Clave Afectación – En esta opción se define la clave que internamente utiliza el sistema para identificar el comportamiento del movimiento.

Factor – Establece el factor de afectación del movimiento ya sea negativo o positivo. Los factores positivos generan (incrementan) saldos de los movimientos, los negativos disminuyen.

Consecutivo Módulo – Especifica la clave del módulo donde se generara y a partir del cual se le dará seguimiento al movimiento.

Consecutivo Movimiento – Este campo indica el Movimiento que llevara el control del consecutivo. Se recomienda que el nombre sea idéntico al registrado en el campo del nombre.

Consecutivo por Empresa – En este campo se especifica la forma en que se emitirán los consecutivos del movimiento:

• Si, aplica cuando se necesita llevar consecutivos diferentes por cada empresa dada de alta en el sistema.

• No, si no se requiere de los consecutivos por empresa, registra una sola secuencia de consecutivos para todas las empresas.




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• Grupo, Agrupa consecutivos por grupos de empresas.

Consecutivo Sucursal Específica - Enciende la bandera si desea controlar el consecutivo del movimiento por sucursales. Es decir cada sucursal manejara una factura con número 1, en caso de estar desactivada si se genera una factura en la matriz con el número 1, cuando se genere una factura desde una sucursal llevara el 2.

Control Consecutivos – Con esta opción se define si se requiere llevar un control de los consecutivos del movimiento.

Días Vencimiento – En este campo se define para el movimiento días de vencimiento y después de los cuales no podrá utilizarse.

Generar Paralelo (Atención) – Si se requiere generar un movimiento paralelo en los módulos de atención, en este campo se indicara en cual de ellos debe generarse. Para que funcione debe crearse en el módulo de atención especificado, un movimiento con el mismo nombre.

Avisos Automáticos (e-mail) – Con esta opción se permite enviar correos automáticos del movimiento a cuentas de correo electrónico.

Impresión Inmediata – Se activa para generar una impresión automática del movimiento al instante de concluirlo.

Campos Extras – Habilita la opción para ligar al movimiento campos de captura adicionales.

Para dar de alta un movimiento da un clic en el icono de la pantalla Tipos de Movimiento y configura los campos de la ficha “Datos Generales” con la información especificada anteriormente.

VI. SITUACIONES Las situaciones frenan el flujo normal de un movimiento, solicitando la validación/ autorización del usuario con los privilegios suficientes para afectarla/ desactivarla y permitir que los usuarios que no tengan habilitada esta característica continúen el proceso normal de los movimientos. Por ejemplo que un Gerente Administrativo valide o autorice la emisión de un cheque para que un usuario final lo concluya.

1. Ruta de Acceso a las Situaciones La ruta de acceso para las situaciones es: Menú Configurar/ Situaciones/ seleccionar el Módulo donde se configuro o desea editar una situación. Enseguida el sistema mostrara una pantalla como la siguiente, con las situaciones dadas de alta para el módulo. Para ejemplificar se muestra la pantalla de Situaciones del módulo de Gastos.

Eliminado: Situaciones




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Imagen 40 – Pantalla de Situaciones

La ventana anterior indica en que movimiento y estatus se activan las situaciones. Por ejemplo al generar el movimiento “Solicitud Fondo Fijo”, la situación que le fue configurada se activara al avanzar al estatus de “Pendiente”, únicamente para los usuarios que estén autorizados o configurados dentro del sistema para liberar dicho movimiento.

2. Configuración de situaciones Para configurar una situación deben registrarse en los campos lo siguiente.

Movimiento

Estatus

Indicar el movimiento que será bloqueado por la situación. Define el estatus donde se encenderá la situación.

Después dar clic en el icono , para desplegar la pantalla siguiente y terminar de configurar la situación, registrando en cada campo la información correspondiente

Imagen 41 – Detalles de la configuración de la situación

Situación: Nombre asignado a la situación. Orden: Selecciona el orden en que se cumplirá la situación. Flujo: Seleccionar la opción ‘Inicial Todas’ para definir que es la primer

situación que debe activarse en el movimiento. Cuando se oprime en el botón , el campo proporciona otras opciones




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que son: Todas: Cuando no existe secuencia específica. Inicial: Cuando debe comenzar con esa situación. Inicial Especial: Cuando inicia un proceso con orden riguroso

Nota: Al poner inicial especial o especial se prende el icono del flujo de las situaciones

Especial: Que posee una secuencia rigurosa. Final: La última Situación.

Permite afectar:

En este campo se indica la opción ‘SI’ cuando se quiere que se pueda afectar el movimiento al activarse la situación. En caso contrario seleccionar ‘NO’.

Retroceder: Indica si se podrá retroceder el movimiento una vez encendida la situación, generalmente se recomienda Si.

Brincar: En este campo se indica la opción ‘SI’ cuando se quiere que se pueda avanzar el movimiento al activarse la situación. En caso contrario seleccionar ‘NO’.

Control de Usuarios:

En este campo se establece la opción ‘SI’ cuando se quiere que la situación se restrinja a determinados usuarios. Cuando se indica ‘SI’ se habilita el icono en el encabezado de la pantalla, en el se indica las calves de las personas que podrán modificarlas. despliega la Pantalla

Tiempo: Se indica el número establecido para el control de la operación.

VII. CONCEPTOS Los conceptos representan las partidas (ITEMS) que permiten ordenar e identificar sistemáticamente la aplicación de los movimientos. En algunos módulos, por ejemplo en; Gastos, Ventas, CXC y CXP su propósito principal es permitir el control contable de los mismos, ya que se conoce el origen y destino del dinero.

1. Ruta de Acceso a los Conceptos de los Módulos La ruta de acceso es: Menú Configura/ Conceptos/ <seleccionar módulo>.

Eliminado: Conceptos




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Imagen 42 – Pantalla de captura de conceptos

2. Configuración de Conceptos La pantalla de alta de conceptos para la mayoría de los módulos es igual a la anterior, su única diferencia esta en el nombre de las mismas y que los conceptos que en ellas se capturen solo podrán utilizarse para los movimientos de su respectivo módulo. Para dar de alta un concepto en la tabla “Conceptos – [nombre módulo]” registra la información solicitada por las columnas siguientes:

• Concepto, en este campo se registra el nombre del concepto. • Cuenta, este campo permite relacionar el concepto a una cuenta del catálogo contable. • Cuenta presupuesto, en el caso del ERP para gobierno se despliega este campo

adicional, donde se liga el concepto a una partida presupuestal, de tal manera que al emplearse en un movimiento se vaya afectando (ejerciendo) el presupuesto correspondiente.

2.1 Configuración de Conceptos de Gastos Para Gastos la pantalla de captura de los conceptos es diferente a la de otros módulos, y se puede ver en la imagen 43. La ventana se integra por un panel lateral izquierdo que despliega, las clasificaciones creadas para agrupar los conceptos y a la derecha la lista de conceptos que pudieran estar dados de alta. Al seleccionar una clasificación, solo aparecerán los conceptos del grupo.

Imagen 43 – Pantalla de Conceptos de Gastos




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Para dar de alta un concepto de Gastos dar clic en el icono , y registrar en los campos de la ficha “DETALLE” que se describen enseguida.

Imagen 44 – Detalle de la configuración de los conceptos de gastos

DESCRIPCIÓN DE CAMPOS

Concepto – En este campo se da de alta o cambia el nombre de un concepto.

Cuenta – Campo donde se registra la cuenta contable correspondiente al concepto.

Cuenta Presupuesto – En el caso del ERP para gobierno se despliega este campo adicional, donde se liga el concepto a una partida presupuestal, de tal manera que al afectar un movimiento se vaya ejerciendo el presupuesto asignado a la póliza.

Tipo - Especificar en este campo si el concepto será fijo o variable.

% Deducible – Registra el porcentaje del concepto deducible de impuestos, que se puede aplicar.

Limite Deducible – Permite establecer el límite deducible de impuestos del concepto.

% IVA – Establece el porcentaje de IVA aplicable al concepto.

% Retención ISR - En caso de ser aplicable al concepto, en este campo se indica el porcentaje que se deberá retener por ISR.

% Retención IVA - En caso de ser aplicable al concepto, se indica el porcentaje que se deberá retener por IVA. Por ejemplo para un pago por concepto de honorarios, se debe aplicar la retención del 10 % de IVA e ISR al beneficiario del importe total del gasto.

Clasificación – Establece la clasificación en la que se agrupará el concepto.




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Subclasificación - Establece la subclasificación a la que pertenece el concepto.

VIII. OBSERVACIONES Esta opción permite definir comentarios extensos para cada módulo, para que puedan relacionarse a los movimientos, las observaciones podrían ser leyendas/ advertencias sobre la venta de artículos. Por ejemplo ‘No se aceptan reclamaciones después de transcurrir 20 días, a la fecha de compra del artículo’, etc.

1. Ruta de acceso a la configuración de Observaciones La ruta de acceso es: Menú Configura/ Observaciones/ <seleccionar módulo>.

Imagen 45 – Pantalla de captura de Observaciones

2. Configuración de Observaciones Para dar de alta un comentario, en la pantalla de edición de observaciones del módulo que se trate, bastara con capturar la observación deseada (ver imagen 45) y dar clic en el

icono .

IX. DOCUMENTACIÓN La documentación es la opción de intélisis para crear listas de documentos y relacionarlas con; artículos, clientes, contactos, proveedores, cuentas de dinero, almacenes, agentes, personal, cuentas contables, proyectos, empresas, sucursales y VIN’S. Por ejemplo se pueden dar de alta los siguientes documentos para el personal: acta de nacimiento, CURP, comprobante de domicilio, identificación oficial, fotografías, cartas de recomendación, hoja del IMSS, carta de descuentos del Infonavit, etc. La pantalla de documentación para cuentas, almacenes, proyectos, etc., en cuanto a diseño es la misma, su única diferencia radica en el título que se conformara de la siguiente manera: [Documentación – (nombre de la opción deseada)].

Eliminado: Observaciones




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1. Ruta de acceso a la configuración de Documentación La ruta de acceso es: Menú Configurar / Documentación/ <seleccionar opción donde se crearán listas de documentos>.

Imagen 46 – Pantalla de captura de Documentación

2. Configuración de la Documentación Para crear listas de documentos llena la información solicitada por las columnas siguientes, en la pantalla de documentación:

• Documento, nombre del documento a dar de alta. • Grupo, permite indicar una clasificación por documento registrado. • Orden, en este campo se indica con números del 1 al n, el orden que se asignarán a

los documentos.

Al terminar dar clic en . Para ejemplificar la aplicación de los documentos dados de alta, ingresar a la ruta: Menú Configurar/ Personal/ Personal/ Abrir una cuenta e ir al menú Edición/ documentación. Intélisis desplegara la pantalla con el listado de documentos relacionados al personal y clasificada por los grupos definidos previamente. En la pantalla se indica activando la casilla, cuales de ellos ya tiene la persona, de esta manera se puede llevar un control del expediente del empleado. De manera similar funciona el alta de documentos para cuentas, proyectos, empresas, etc.




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Imagen 47 – Visualización de la documentación del personal

X. VENTAS Esta parte de la configuración proporciona las opciones para ingresar y definir; descuentos globales, cargos automáticos, causas de cancelaciones y devoluciones de productos, instrucciones, clasificaciones, tipos de contratos, comentarios, anexos a movimientos y ventas restringidas.

1. Ruta de acceso a la configuración de otras opciones de Ventas

Ruta de Acceso: Paso 1: Ir a Menú Configurar/ Ventas Paso 2: Seleccionar la opción que se desea configurar: descuentos, causas de

cancelación, etc.

Grupos de documentación

Eliminado: Ventas




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Imagen 48 – Acceso a Configuración/ Ventas

2. Descuentos Globales Los descuentos son reducciones practicadas habitualmente sobre el precio de venta de un bien o servicio, debido a consideraciones tales como volumen de ventas, condiciones de pago, prestigio o calidad del cliente, ubicación geográfica, etc. En el IVA, constituye una deducción a la base imponible (precio facturado del bien) sobre la que habrá de aplicarse la alícuota impositiva, por lo que debe evidenciarse en la factura correspondiente. Para configurar los descuentos de la empresa ingresar a la ruta: Menú Configurar/ Ventas/ Descuentos. Inmediatamente intélisis desplegara la siguiente pantalla, en caso de que existan descuentos ya definidos serán mostrados por la ventana y el porcentaje de aplicación de cada uno.

Imagen 49 – Descuentos Globales (en Cascada)

En la pantalla desplegada dar clic en , y capturar lo siguiente para crear un descuento en el sistema.

CAMPOS

Nombre – En este campo se registra el nombre del descuento o grupo de descuentos configurados.




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% Descuento (no. X) – En este campo registra el porcentaje que se descontara sobre el precio de venta.

Descripción (no. X)– se captura la descripción del descuento.

En caso de requerir que el descuento pueda utilizarse en los movimientos de Punto de Venta, activar la casilla ‘Descuentos Forma Pago (PV)’.

Imagen 50 – Configuración de un Descuento Global (en Cascada)

Al terminar dar clic en . 3. Otros Cargos (Automáticos) En esta opción se configuran cargos que se desean aplicar a los clientes, para que se realicen en automático deben ligarse a un artículo, definir el tipo de cargo, el porcentaje del cargo y en que moneda. Como ejemplo ver la siguiente pantalla.

Imagen 51 – Configuración de Cargos Automáticos

La ruta de acceso es: Menú Configurar/ Ventas/ Otros Cargos (Automáticos). Al terminar dar

clic en .




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4. Causas de Cancelaciones y Devoluciones Toda compañía que se dedique a la venta de productos, es objeto de sufrir cancelaciones/ de pedidos, o devoluciones de producto ya sea por que el producto no fue el solicitado, el empaque esta dañado, presenta derrames, etc. Las causas de cancelación y/ o devolución pueden ser utilizadas para emitir estadísticas, obtener las principales causas, para solucionarlas o buscar disminuir su ocurrencia. Las causas se dan de alta y pueden clasificarse en la pantalla de la ruta: Menú Configurar/ Ventas/ Causas (Cancelaciones/ devoluciones). Como ejemplo ver la siguiente pantalla.

Imagen 52 – Causas de Cancelaciones y Devoluciones

Al terminar dar clic en . 5. Instrucciones Esta opción de la configuración permite predefinir instrucciones para los movimientos de Ventas. Pueden especificar ventas especiales, procesos específicos para realizar ciertos movimientos en el modulo o algún comentario relacionado que debe ser visto por el usuario. Las instrucciones se registran en la pantalla de la ruta: Menú Configurar/ Ventas/ Instrucciones

y al terminar dar clic en el icono .

Imagen 53 – Instrucciones




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6. Clasificaciones Las clasificaciones son grupos donde se ordenarán cada uno de los conceptos o movimientos de Ventas. Para ingresar a su configuración la ruta es: Menú Configurar/ Ventas/ Clasificaciones En la pantalla presionar el icono y llenar los campos desplegados a la derecha para darlas de alta:

Lista- Registra o cambia el nombre de la clasificación.

Cuenta- Con este campo se relaciona la clasificación a una cuenta contable, lo que posteriormente permitirá definir una póliza que contabilice por clasificación de venta.

Responsable- Se indica la clave de la persona que responderá á la clasificación.

Imagen 54 – Clasificaciones de Ventas

Al terminar el alta de las clasificaciones dar clic en . Para establecer mayor detalle en la clasificación de conceptos se pueden definir sub clasificaciones, que son pequeños grupos de una clasificación. Después de presionar el icono , el sistema mostrara la pantalla de captura de sub clasificaciones.

Imagen 55 – Sub clasificaciones de Ventas

La ventana del lado izquierdo muestra el panel con las columnas:

Lista - Muestra las sub clasificaciones dadas de alta. Orden – Enumera el orden en que se desplegaran las sub clasificaciones, cuando son

consultadas en los movimientos de Ventas.

Elegir el icono , para definir una sub clasificación capturando en los campos de la derecha:

Lista- Nombre de una sub clasificación. Cuenta- Cuenta contable de la sub clasificación.

Con formato: Fuente: SinNegrita

Con formato: Normal,Justificado

Con formato: Fuente: 11 pt

Eliminado:

Eliminado: ¶

Eliminado:

Eliminado: l acisicación registrar la información de los campos descritos anteriormente y asignarle el orden numérico deseado

Eliminado: . ¶¶A la derecha se aprecia el detalle de cada sub clasificación:

Eliminado: En este campo se puede modificar el

Eliminado: n

Eliminado: Permite ligar una cuenta contable a




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7. Tipos de Contratos En esta parte del menú se definen los tipos de contratos a utilizar en los movimientos del módulo de Ventas y Servicios, estos datos serán informativos y se utilizarán para insertarlos como referencia en los movimientos. En caso de agencias automotrices el contrato es la orden de servicio que da ingreso a la unidad, y se estipulan las condiciones de la prestación del servicio, como lo son tiempos, fechas, límite de presupuestos, condiciones de manejo de refacciones nuevas y usadas, entre otros. Los contratos se dan de alta en la ruta: Menú Configurar/ Ventas/ Tipos de Contratos. Como ejemplo ver la siguiente pantalla.

Imagen 56 – Tipos de Contratos

Al terminar de configurar los contratos dar clic en . 8. Comentarios En esta parte de la configuración de Ventas, se editan los comentarios u observaciones a utilizar en los movimientos del módulo, generalmente son datos que se utilizan para comunicar promociones, descuentos, ofertas futuras, etc. Los comentarios se ingresan en la ruta: Menú Configurar/ Ventas/ Comentarios. Como ejemplo ver la siguiente pantalla.

Imagen 57 – Comentarios de Ventas

Al finalizar dar clic en . 9. Venta Restringida (Fechas/ Horas) Esta opción es nueva en la versión de Intélisis 2800, se activa al encender la casilla ‘Venta Restringida (Fechas/ Horas)’ de la configuración del modulo de Ventas 2, que se ubica en la

Con formato: Derecha

Con formato: Fuente: Negrita




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ruta: Menú Configurar/ Empresas/ Ingresar a la Cuenta de la Empresa/ Abrir el menú Edición/ seleccionar “Configuración Módulos”/ carpeta [Ventas (2)]>. Esta opción se puede utilizar para bloquear la venta de artículos por un periodo de tiempo definido, de acuerdo a su; Familia, Grupo, Categoría, Línea, Familia o Fabricante. Estos agrupadores se asocian a la cuenta del artículo (ver imagen 58), de ahí a que el sistema valida el artículo de acuerdo mediante su clasificación y si esta prohibida su venta no permitirá afectar el movimiento.

Imagen 58 – Pantalla de los Artículos

Un ejemplo de cuando se aplicaría esta función sería para los vinos y licores, los cuales por disposiciones gubernamentales en fechas especiales queda prohibida su venta (días de elecciones, estatales, federales, etc.), mejor conocidos como días de Ley Seca. Para configurar la restricción de venta de artículos ingresar a la ruta: Menú Configurar/ Ventas/ Venta Restringida (Fechas/ Horas).

Imagen 59 – Configuración de Ventas Restringidas

Campos mediante los cuales se pueden asociar o clasificar los artículos.

Con formato: Centrado





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Como se puede apreciar en la ventana anterior se deberá especificar el tipo de agrupador del artículo, el nombre del agrupador, la fecha y hora en que no podrá venderse el producto. Al

finalizar dar clic en .

XI. SERVICIOS Esta parte de la configuración agrupa las opciones donde se pueden definir; Tipos de Servicios, tipos de ordenes, tipos de operaciones, tipos de contratos, tareas e identificadores.

1. Ruta de acceso a otras opciones de configuración del módulo de Servicios

Imagen 60 – Acceso a Configuración/ Servicios

2. Tipos de Servicios En esta parte del menú se definen los tipos de servicios que ofrecerá la empresa y que se utilizarán en los movimientos del módulo de Servicios. Esta opción es útil para empresas que ofrecen productos intangibles, como las agencias automotrices que aparte de vender vehículos o refacciones, también ofrecen servicios. Los Tipos de Servicio se dan de alta en la ruta: Menú Configurar/ Servicios/ Tipos de Servicios. Como ejemplo ver la siguiente pantalla.

Al terminar dar clic en . Imagen 61 – Tipos de Servicios

Ruta de Acceso: Paso 1: Ir a Menú Configurar/ Servicios Paso 2: Seleccionar la opción a configurar

Con formato: Sin viñetas ninumeración

Con formato: Fuente: 10 pt,Color de fuente: Automático

Con formato: Normal, EspacioAntes: 0 pto

Tabla con formato




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3. Tipos de Órdenes En esta opción se capturan los tipos de órdenes para los servicios, algunos ejemplos son: Garantía, Interno, Público, Seguro, Flotilla, etc. Para dar de alta los tipos de ordenes ingresar en la ruta: Menú Configurar/ Servicios/ Tipos de Ordenes. Como ejemplo ver la siguiente pantalla, donde también se aprecia que pueden ligarse a una lista de precios.

Imagen 62 – Tipos de Ordenes

Al terminar dar clic en . 4. Tipos de Operaciones Esta parte de la configuración de Servicios, permite definir el tipo de operaciones que se llevarán a cabo, algunos ejemplos son: Hojalatería y pintura, Mantenimiento, Reparación Mayor y Revisiones. Para dar de alta las operaciones ingresar a la ruta: Menú Configurar/ Servicios/ Tipos de Operaciones. Como ejemplo ver la siguiente pantalla, donde también se aprecia que pueden identificarse mediante una clave.

Imagen 63 – Tipos de Operaciones

Al terminar de configurar dar clic en . 5. Tipos de Contratos El menú Tipos de Contratos, despliega una pantalla para registrar los tipos de contratos a utilizar en los movimientos del módulo. En caso de agencias automotrices el contrato es la orden de servicio que da ingreso a la unidad, y se estipulan las condiciones de la prestación del servicio, como lo son tiempos, fechas, límite de presupuestos, condiciones de manejo de refacciones nuevas y usadas, entre otros. Los contratos se dan de alta en la ruta: Menú Configurar/ Servicios/ Tipos de Contratos. Como ejemplo ver la siguiente pantalla.


Al terminar de configurar los contratos dar clic en .

Con formato: normal + ArialCar1, Fuente: 10 pt, SinNegrita, Color de fuente:Automático, Revisar laortografía y la gramática




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6. Tareas Esta opción despliega todas las tareas que se asignan a los empleados/ agentes de la empresa, a través de los movimientos de Servicios. La pantalla permite consultar las tareas por medio de las variables de los filtros de búsqueda y las carpetas, que aparecen en la parte superior de la ventana. Para ingresar a la opción Tareas ingresar a la ruta. Menú Configurar/ Servicios/ Tareas. Como ejemplo ver la siguiente pantalla.

Imagen 65 – Tareas de los movimientos de Servicios

Si se requiere ver los detalles de una de las tareas, bastara con seleccionarla y presionar el icono . Al finalizar la consulta de las tareas dar clic en el botón . 7. Identificadores Los identificadores son una opción que se utiliza en los servicios de agencias automotrices, ya que al asignar una operación de mantenimiento, en la orden de servicio registran el número y color del objeto que utilizan para identificar las unidades vehiculares. Para dar de alta los identificadores que se utilizarán ingresar a la ruta: Menú Configurar/ Servicios/ Identificadores.


Con formato: Izquierda






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Imagen 66 – Identificadores

XII. MODULOS DE ATENCIÓN En esta parte de la configuración se agrupan las opciones del sistema donde se crean; Estatus, Clasificaciones, Elementos y Medios, a emplearse en los movimientos de los Módulos de Atención.

1. Ruta de acceso

2. Estados Los estados representan las etapas o situaciones que se utilizan en los reportes de los movimientos de los módulos de Atención. Los estados se dan de alta en la pantalla ‘Estados de Soporte/ Reportes’ que se ubica en la ruta: Menú Configurar/ Módulos Atención/ Estados. Si se requiere dar de alta estados adicionales, a los que están predefinidos en el sistema captúralos como se aprecia en la pantalla siguiente y al finalizar da clic

en . Imagen 67 – Estados de los Módulos de Atención

3. Clasificaciones Las clasificaciones son grupos que permiten ordenar cada uno de los conceptos o movimientos de los Módulos de Atención. Para ingresar a su configuración la ruta es: Menú Configurar/ Módulos Atención/ Clasificaciones. En la pantalla presionar el icono y llenar los campos desplegados a la derecha para darlas de alta:

Lista- Registra o cambia el nombre de la clasificación.

Cuenta- Con este campo se relaciona la clasificación a una cuenta contable.

Responsable- Se indica la clave de la persona que responderá á la clasificación.

Imagen 68 – Clasificaciones en Módulos de Atención

Ruta de Acceso: Paso 1: Ir a Menú Configurar/ Módulos Atención Paso 2: Seleccionar la opción a configurar


Con formato: Fuente:Cursiva, Color de fuente: Azul


Con formato: Español(México)

Con formato: Numeración yviñetas





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Al terminar el alta de las clasificaciones dar clic en . Para un mayor detalle Intélisis permite establecer sub clasificaciones, que son pequeños grupos de una clasificación. Después de presionar el icono , el sistema mostrara la pantalla de captura ‘Sbclasificaciones’.

Imagen 69 – Sub clasificaciones Módulos de Atención La ventana del lado izquierdo muestra el panel con las columnas:

Lista - Muestra las sub clasificaciones dadas de alta. Orden – Enumera el orden en que se desplegaran las sub clasificaciones.


Lista- Nombre de la sub clasificación. Cuenta- Cuenta contable de la sub clasificación.

XIII. EMBARQUES En esta parte de la configuración se agrupan las opciones del sistema donde se dan de alta; Vehículos, Formas de Envió, Rutas, Zonas, Tarifas, Acciones, Estados y Causas.

1. Ruta de acceso

2. Vehículos Esta opción se emplea para elaborar el catálogo de unidades de transporte que se emplearán para realizar los embarques de producto, ya sea desde el proveedor o al cliente.

Imagen 70 – Pantalla de captura de los Vehículos

Ruta de Acceso: Paso 1: Ir a Menú Configurar/ Embarques Paso 2: Seleccionar la opción a configurar


Con formato: Sangría:Izquierda: 6.24 cm



Con formato: Fuente: 10 pt,Color de fuente: Automático

Con formato: Normal,Izquierda





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Para ingresar un vehículo deberá contar con registros de; Agentes, Proveedores y Rutas, posteriormente ingresar al: Menú Configurar/ Embarques/ Vehículos, dar clic en el icono y llenar los campos de las diferentes carpetas que integran la pantalla, con base en la descripción siguiente.

CARPETA DESCRIPCIÓN DE CAMPOS

VEHICULO

Clave: en este campo registra el número con el que se identificara el vehículo.

Estatus: indica el estatus de actividad del vehículo.

Descripción. captura la descripción del vehículo (Nombre, marca, modelos, tonelaje, etc.)

Placas: El número de placas o permiso provisional en su caso

Capacidad volumen: La capacidad en metros cúbicos de la unidad, sólo escribirá la cantidad, no especificará unidad de medida

Capacidad peso: Se indica la capacidad de carga en unidades de peso, del vehículo

Rendimiento combustible: Se indica el rendimiento que alcanza la unidad de combustible.

Rendimiento termo:.

Ruta por omisión: La clave de la ruta en caso de que esa unidad tenga una ruta predeterminada.

Proveedor. La clave del proveedor que ofrece el servicio de transportación.

Generar Gastos (Tarifa Costo): Se activa la bandera en caso de que se haya configurado que el embarque afecte directamente el módulo del costo cuando se carga al proveedor.

AGENTES Agente por omisión (2 y 3): En estos campos se asigna el vehículo de carga a un agente (chofer).

GASTO

Proveedor: En este campo se indica el proveedor dueño del vehiculo y quien ofrece el servicio de transporte a la compañía.

Condición de Pago: En este caso se define la condición de pago mas empleada, en los pagos por servicios de fletes adquiridos, con el proveedor.

Clasificación: Se elige la clasificación en la que se agruparan los pagos hechos por concepto de fletes.

Subclasificación: Indica la subclasificación en la que se agruparan los pagos hechos por concepto de fletes

IVA: En este campo se captura el porcentaje sobre el costo del flete, que se cobrara a la empresa por concepto de IVA.

Retención ISR: Se indica el porcentaje que se retendrá al proveedor por concepto de ISR por el pago de flete.

Retención IVA: Se indica el porcentaje que se retendrá al proveedor por concepto de IVA por el pago de flete.

ACTIVO FIJO Artículo: Si el vehículo es propiedad de la empresa y esta registrado en el catalogo

de artículos, en este campo se indica la clave que le corresponde. Serie: Este campo permite indicar el no. De serie (VIN) de activo fijo que le

corresponde.

OTROS DATOS Descripción (no x): En estos campos se pueden registrar descripciones más

extensas sobre el vehículo. Esto si se necesita ya que el campo ‘Descripción’ de la ceja [VEHICULO] permite menos datos este campo.

Al finalizar de registrar los vehículos da clic en .

Con formato: Fuente: 9 pt,Negrita


Con formato: Sangría:Izquierda: 0.47 cm

Tabla con formato


Con formato: Espacio Antes: 3 pto, Imagen con viñetas +Nivel: 1 + Alineación: 0 cm +Tabulación después de: 0.63cm + Sangría: 0.63 cm


Con formato: Espacio Antes: 6 pto, Imagen con viñetas +Nivel: 1 + Alineación: 0 cm +Tabulación después de: 0.63cm + Sangría: 0.63 cm


Con formato

Con formato

Con formato

Con formato

Con formato

Con formato




Con formato


Con formato


Con formato

Con formato

Con formato


Con formato

Con formato



Con formato

... [1]

... [6]

... [2]

... [7]

... [3]

... [8]

... [4]

... [12]

... [5]

... [13]

... [9]

... [14]

... [10]

... [15]

... [11]

... [16]




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3. Formas de Envió Esta opción permite registrar las diferentes formas de envío mediante las cuales se llevará a cabo la entrega de productos al cliente. Para dar de alta la Forma de Envío ingresa a la ruta: Menú Configurar/ Embarques/ Formas Envió, dar clic en y capturar lo siguiente en la pantalla. CAMPO

DESCRIPCIÓN

Nombre: Escribe el nombre de la forma de envío definida. Dirección: Calle y número para la entrega. Colonia: Indicar el nombre de la colonia. Código Postal: Escribe el código postal del domicilio. Población: Escribe la población que corresponde al domicilio. Estado: Escribe el estado del domicilio. País: Escribe el país que corresponde al domicilio. Teléfonos: Escribe los teléfonos Encargado: Escribe el nombre de la persona encargada de la recepción. Se embarca: Al activar esta bandera el sistema realizará automáticamente el embarque.

Imagen 71 – Pantalla de captura de las Formas de Envió

Al concluir el registro de las formas de envío oprime . 4. Zonas Esta opción se utiliza para registrar las zonas en caso de que la empresa cuente con áreas de entregas y recolección. Para dar de alta las zonas a utilizar ingresa a la ruta: Menú Configurar/ Embarques/ Zonas, dar clic en y capturar la información como se aprecia en la imagen 72.

Con formato: Normal

Con formato: Diseño: Claro






Con formato

Con formato

Tabla con formato

Con formato

Con formato

Con formato

Con formato


Con formato

Con formato

Con formato

Con formato


Con formato

Con formato

Con formato

Con formato


Con formato

Con formato

Con formato

Con formato


Con formato






... [26]

... [17]

... [27]

... [18]

... [28]

... [19]

... [29]

... [31]

... [20]

... [30]

... [21]

... [23]

... [33]

... [22]

... [32]

... [34]

... [25]

... [35]

... [24]




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Imagen 72 – Pantalla de captura de las Zonas de Embarque

5. Rutas Esta opción permite registrar las rutas de transportación que cubre la empresa para llevar a cabo la entrega de productos al cliente. Esta opción se ubica en: Menú Configurar/ Embarques/ Rutas. Ingresa en cada campo la información que solicita, para capturar las rutas de embarque, con base en la siguiente descripción. CAMPO

DESCRIPCIÓN

Ruta: En este campo se indica el nombre de la ruta, por ejemplo: Atizapan- Tlalnepantla- Cuautitlan.

Zona: Se indica el nombre de la zona correspondiente a la ruta (norte, centro, sur, este) Tiempo Entrega:

El promedio estimado de entrega basándose principalmente en el recorrido que realizará la unidad y condiciones como el tráfico.

Unidad: Escribe la unidad de tiempo para la entrega pueden ser minutos, horas, días o semanas. Kilómetros: Captura los kilómetros que comprende todo el recorrido. Costo: Indica el costo que genera recorrer esa ruta.

Imagen 73 – Pantalla de captura de las Rutas de Embarques


Con formato: Justificado




Con formato: Fuente: 8 pt,Sin Negrita


Con formato: Diseño: Claro(Blanco)














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Cuando las cuentas de los clientes se han relacionado a una ruta de embarque, al dar clic en el

icono al tener seleccionada una de las rutas dadas de alta, el sistema despliega la pantalla [Ordenar Ruta] mostrando los clientes que se encuentran en la misma.

Imagen 74 – Pantalla que permite ordenar los clientes de cada ruta

También el icono , de la ventana [Rutas – Embarque] despliega una pantalla para agregar más datos sobre la ubicación de la ruta, como son el Estado, Códigos Postales y Delegaciones/ Municipios.

Ya que se tengan configurados los datos anteriores oprime , en cada ventana. 6. Tarifas Esta opción permite registrar los diferentes importes que conforman los costos de transporte, inventario y compras para llevar a cabo la entrega del producto a los clientes. Las tarifas sirven para indicar el cobro por el traslado del producto. Si se requiere configurar tarifas de embarque ir a la ruta: Menú Configurar/ Embarques/ Tarifas y capturar como se aprecia en la pantalla de abajo

Con formato: Fuente: 10 pt,Sin Negrita, Color de fuente:Automático






Con formato: Color defuente: Automático




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Imagen 75 – Pantalla de captura de las Tarifas de Embarque

7. Acciones En esta parte del menú de configuración, se dan de alta las acciones que se indicarán a los agentes con respecto a los embarques (Enviar, Recoger, Cobrar, etc.). Para dar de alta las acciones del módulo de embarques entrar a la ruta: Menú Configurar/ Embarques/ Acciones y capturar como se aprecia en la pantalla de abajo.

Imagen 76 – Pantalla de captura de las Acciones de Embarque

8. Estados Los estados representan las etapas o situaciones que se utilizan en los movimientos del módulo de Embarques. Los estados se dan de alta en la pantalla ‘Estados / Embarques’ que se ubica en la ruta: Menú Configurar/ Embarques/ Estados. Si se requiere dar de alta estados adicionales, a los que están predefinidos en el sistema

captúralos como se aprecia en la pantalla siguiente y al finalizar da clic en .


Con formato: Color defuente: Automático









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Imagen 77 – Pantalla de captura de los Estados de Embarques

9. Causas Para dar de alta las causas de embarque ir a la ruta: Menú Configurar/ Embarques/ Causas, y configurar la opción con base en el ejemplo de imagen 78.

Imagen 78 – Pantalla de captura de las Causas

de Embarque

Causa: Escribe la causa que origina el embarque

Categoría: Selecciona la categoría predefinida

como agrupador de la causa Al concluir el registro de causas de embarque

indica .

XIV. TESORERÍA En esta parte de la configuración incluye las opciones para dar de alta sucursales bancarias, beneficiarios e Instituciones Financieras

1. Ruta de acceso

2. Sucursales Bancarias Esta opción despliega una pantalla como la que se aprecia en la imagen 79 para el registrar las sucursales bancarias para la empresa, llenado cada campo de la pantalla como se describe a continuación.

CAMPO DESCRIPCIÓN

Nombre Nombre de la sucursal Bancaria. Dirección Dirección de la sucursal Bancaria. Colonia Nombre de la colonia en la cual se ubica la sucursal.

Ruta de Acceso: Paso 1: Ir a Menú Configurar/ Tesorería Paso 2: Seleccionar la opción a configurar (Sucursales bancarias, Beneficiarios o

Instituciones Financieras)






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Código Postal Código postal de acuerdo a la zona donde se ubique la sucursal. Población Población en donde se localiza la sucursal. Estado Entidad federativa en donde se ubica la sucursal. País País donde se ubica la sucursal. Teléfonos Números telefónicos con los que cuenta la sucursal. Fax Numero de Fax de la sucursal. Pedir Tono Este check se activa para señalar que se requerirá solicitar el tono para envió de fax. Gerente Se captura el nombre del Gerente responsable de la sucursal bancaria. Contacto 1 y 2 En estos campos se indica el nombre de las personas de la sucursal bancaria, con quien se

podrá establecer relaciones de negocio.

Imagen 79 – Formato de captura de las Sucursales Bancarias

3. Beneficiarios Permite registrar nombres de beneficiarios y cantidades monetarias asignadas a cada uno de ellos. Para esto se debe ingresar a la ruta: Menú Configurar/ Tesorería/ Beneficiarios y capturar la información como se aprecia en la siguiente imagen.

Imagen 80 – Formato de captura de Beneficiarios

4. Instituciones Financieras Permite dar de alta las Instituciones Financieras con las que trabajara la empresa, para ello ingresar a la ruta: Menú Configurar/ Tesorería/ Beneficiarios, dar clic en y llenar los campos con base en la descripción y pantallas siguientes. CAMPO DESCRIPCIÓN




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Clave Parámetro de identificación de la Institución Financiera, puede ser su nombre corto. Nombre Campo para registrar el nombre de la Institución. Ciudad Ciudad en donde se localiza la Institución Financiera. Estado Entidad federativa en la cual se encuentra la Institución Financiera. País País en donde se localiza la Institución Financiera. Banxico ABA Swif Chips BOFA Switch Aba Online

Switch Activo Paraíso Fiscal Ciudad Riesgo Estatus

Esta terminología es aplicable a las empresas de giro financiero.

Al concluir el registro de Instituciones financieras presionar el icono .

Imagen 81 – Formato de captura para Instituciones Financieras

XV. CUENTAS POR COBRAR

1. Ruta de acceso Ruta de Acceso: Paso 1: Ir a Menú Configurar/ Cuentas por Cobrar




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2. Ajustes En esta opción se pueden configurar los ajustes de las monedas, condicionando al sistema para que se eliminen los saldos menores que no se desean y redondear los decimales.


3. Orden Aplicación Sugerida En esta opción se configura el orden en que se desea efectuar la aplicación de los movimientos de Cuentas por Cobrar.

Imagen 83 – Formato de captura para el orden de las aplicaciones sugeridas.

XVI. CUENTAS POR PAGAR

1. Ruta de acceso

2. Ajustes En esta opción se pueden configurar los ajustes de las monedas, condicionando al sistema para que se eliminen los saldos menores que no se desean y redondear los decimales.

Paso 2: Seleccionar la opción a configurar (Ajustes, Orden Aplicación Sugerida o Voucher)

Ruta de Acceso: Paso 1: Ir a Menú Configurar/ Cuentas por Pagar Paso 2: Seleccionar la opción a configurar (Ajustes, Orden Aplicación Sugerida)




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3. Orden Aplicación Sugerida En esta opción se configura el orden en que se desea efectuar la aplicación de los movimientos de Cuentas por Pagar.

Imagen 83 – Formato de captura para el orden de las aplicaciones sugeridas.

XVII. GASTOS El menú gastos de la configuración contiene las opciones para crear; Clasificaciones, Actividades, Tipos de Contratos, Gastos Indirectos por Entrada de Producto.

1. Ruta de acceso

2. Clasificaciones Las clasificaciones son grupos que permiten ordenar cada uno de los conceptos de Gastos. A manera de establecer mayor detalle en la clasificación de conceptos, se tienen sub clasificaciones, que son pequeños grupos de una clasificación. Para ingresar a su configuración la ruta es: Menú Configurar/ Gastos/ Clasificaciones, al desplegar la pantalla presionar el icono y llenar los campos a la derecha para darlas de alta:

Lista- Registra o cambia el

nombre de la clasificación. Cuenta- Con este campo se

relaciona la clasificación a una cuenta contable.

Ruta de Acceso: Paso 1:En la barra de Intélisis ir a Menú Configurar / Gastos Paso 2: Elegir la opción a configurar [Clasificaciones, Actividades, Tipos de Contratos o Gastos Indirectos- Entrada de Producto Inventarios)]




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Responsable- Se indica la clave de la persona que responderá á la clasificación. Imagen 54 – Clasificaciones de Ventas

Al terminar el alta de las clasificaciones dar clic en . Si se necesita dividir las clasificaciones da clic en el icono , para desplegar la siguiente pantalla y dar del alta sub clasificaciones..

Imagen 55 – Sub clasificaciones de Gastos

La ventana mostrara de lado izquierdo el panel con las columnas:

Lista - Muestra las sub clasificaciones dadas de alta. Orden – Enumera el orden en que se desplegaran las sub clasificaciones, cuando son

consultadas en los movimientos de Gastos.


Lista- Nombre de una sub clasificación. Cuenta- Cuenta contable de la sub clasificación.

3. Actividades Son las acciones que podrán relacionarse a movimientos del módulo de Gastos. Para dar de alta actividades ingresar a la ruta: Menú Configurar/ Gastos/ Actividades y capturar los siguientes datos.

Imagen 56 – Pantalla de registro de Actividades

Campos de captura para el registro de las Actividades:

Actividad - En este campo se describe la actividad.

Grupo – Permite establecer una clasificación para la actividad.


Con formato: Normal,Justificado


Eliminado:

Eliminado: ¶

Eliminado:

Eliminado: l acisicación registrar la información de los campos descritos anteriormente y asignarle el orden numérico deseado

Eliminado: . ¶¶A la derecha se aprecia el detalle de cada sub clasificación:

Eliminado: En este campo se puede modificar el

Eliminado: n

Eliminado: Permite ligar una cuenta contable a




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Costo MN (por hora) – Permite registrar el costo por realizar la actividad.

Módulo Específico – Indica el módulo donde se puede utilizar la actividad.

4. Tipos de Contratos El menú Tipos de Contratos, despliega una pantalla para registrar los tipos de contratos a utilizar en los movimientos del módulo. . Los contratos se dan de alta en la ruta: Menú Configurar/ Gastos/ Tipos de Contratos. Como ejemplo ver la siguiente pantalla.



5. Gastos Indirectos – Entrada de Producto (Inventarios) En esta opción de la configuración se registran los gastos indirectos que se generan por la entrada del producto, y el porcentaje del costo total que estos representan.

Imagen 58 – Registro de los Gastos Indirectos

XVIII. COMPRAS El menú Compras de la configuración contiene las opciones para editar; Causas de cancelaciones y/o devoluciones, Instrucciones, Compras Prorrateadas y Formas de Entrega.

1. Ruta de acceso

Ruta de Acceso:




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2. Causas (Cancelación/ Devolución) Toda compañía que se dedique a la compra/ venta de productos, es objeto de sufrir cancelaciones/ de pedidos, o devoluciones de producto ya sea por que el producto no fue el solicitado, el empaque esta dañado, presenta derrames, etc. Las causas se dan de alta y pueden clasificarse en la pantalla de la ruta: Menú Configurar/ Compras/ Causas (Cancelaciones/ devoluciones). Como ejemplo ver la siguiente pantalla.

Imagen 59 – Causas de Cancelaciones y Devoluciones de Compras

Al terminar dar clic en .

3. Instrucciones Esta opción de la configuración permite predefinir instrucciones para los movimientos de Compras, estas pueden especificar compras especiales, procesos específicos para realizar ciertos movimientos en el modulo o algún comentario relacionado que debe ser visto por el usuario. Las instrucciones se registran en la pantalla de la ruta: Menú Configurar/ Compras/

Instrucciones y al terminar dar clic en el icono .

Imagen 60 – Instrucciones de Compras

Paso 1:En la barra de Intélisis ir a Menú Configurar / Compras Paso 2: Elegir la opción a configurar [Causas (cancelación/ devolución), Instrucciones, Compra Prorrateada (por omisión), Formas de Entrega]




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4. Compra Prorrateada (por Omisión) Esta opción permite repartir el importe total de una compra, entre varias sucursales, para ello ingresar a la ruta: Menú Configurar/ Compras/ Compra Prorrateada (por Omisión), y llenar cada campo conforme a la siguiente descripción.

Grupo Sucursal: Se indica el grupo de sucursales entre las cuales se repartirá la compra.

%: Se indica el porcentaje que absorberá cada sucursal.

Imagen 61 – Prorrateo de Compras

5. Formas de Entrega Esta opción permite registrar las diferentes formas de entrega en las cuales se llevará a cabo la entrega de productos por parte del proveedor. Para dar de alta la Formas de Entrega ingresa a la ruta: Menú Configurar/ Compras/ Formas Entrega, y capturar las diferentes formas como se aprecia en la pantalla.

Imagen 62 – Pantalla de captura de las Formas de Entrega

Al concluir oprime .

XIX. NÓMINA El menú Nómina de la configuración contiene las opciones para definir; Tipos de Periodo, Jornadas, Tipos de Contrato, Zonas Económicas, Propiedades de la Nómina, Movimientos,




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Validar Fecha, Plazas, Localidades, Mínimos Profesionales, Premios, Configuración del Personal, Nómina Automática (configuración conceptos nómina, conceptos nómina, cuantas contables- conceptos nómina).

1. Ruta de acceso

2. Tipos de Periodo Los periodos son determinantes para el pago de la Nómina y demás movimientos relacionados. Básicamente en las empresas manejan dos tipos de periodos; Semanal para el nivel operativo, y Quincenal para empleados de confianza. Para dar de alta un periodo ingresar al menú: Configurar/ Nómina/ Tipos de Periodos y configurar conforme a la siguiente descripción.

Imagen 63 – Tipos de Periodos Laborales

La tabla “Tipos de Periodos” despliega las columnas:

Periodo, Enlista los distintos periodos dados de alta. Días Periodo, Muestra la cantidad de días que integran el periodo, aunque cabe

especificar que no todos son laborables (sábados y domingos) Días Hábiles, Indica la cantidad de días que son hábiles del total que integran el

periodo. Ultimo Día Pagado, Esta columna muestra la fecha del último día pagado a los

empleados.

Ruta de Acceso: Paso 1:En la barra de Intélisis ir a Menú Configurar / Nómina Paso 2: Elegir la opción a configurar [Tipos de Periodo, Jornadas, Tipos de Contratos, Zonas Económicas, etc.]




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3. Jornadas Son los turnos (Horarios) diseñados para la relación laboral, durante los cuales el trabajador esta a disposición del patrón para prestar su servicio. La parametrización de las jornadas de trabajo se diseñan en la ruta: Configurar/ Nómina/ Jornadas. Cuando se ingresa a la ruta el sistema desplegara la pantalla [Jornadas] con las columnas:

Nombre, Nombre asignado a la Jornada de trabajo. Tipo, Específica si la jornada de trabajo requiere de un control de asistencia. Horas Promedio, Muestra la cantidad de horas que componen la jornada diaria de

trabajo para el empleado. Factor Ausentismo, Muestra el factor de ausentismo de la jornada.

Imagen 64 – Pantalla de captura de las Jornadas Laborales

Para configurar una jornada dar clic en nuevo y parametrizar con base en la siguiente descripción.

Imagen 65 – Configuración de Jornadas

DESCRIPCIÓN DE CAMPOS DE CONFIGRACIÓN DE LAS JORNADAS




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Nombre – En este campo se captura o cambia el nombre de la jornada.

Tipo – Este campo específica el tipo de control asignado a la jornada.

Horas Promedio – En esta opción se captura la cantidad de horas que componen la jornada de trabajo.

Factor Ausentismo - En esta opción se indica el factor de ausentismo de la jornada laboral.

Checks Días de la Semana (Domingo a Sábado) – Únicamente se deben activar las casillas que correspondan a los días de descanso que se otorgan a los empleados.

Días de Descanso Rompen la Rutina – Al habilitar esta opción se especificara que los días de descanso interrumpan la secuencia de la semana laboral.

Descansa en Días Festivos – Al activar esta opción se especifica que los días festivos también se considerarán días de descanso para los empleados.

Días Festivos Rompen la Rutina - Al habilitar esta opción se especificara que los días festivos interrumpen la secuencia de la semana laboral.

4. Tipos de Contratos Los contratos son documentos entre dos o más personas, donde se establecen las condiciones para prestar un servicio. Estos se dan de alta en la ruta: Menú Configurar/ Nómina/ Tipos Contratos, registrando la información como lo muestra la imagen.

Imagen 66 – Tipos de Contratos (Nómina)

La finalidad de establecer tipos de contratos es para indicar dentro del catálogo de empleados, el contrato aplicable a cada personal y diferenciar a estos al momento de procesar la nómina, y es que el pago de honorarios se calcula de manera diferente a una nómina normal.

5. Zonas Económicas Las Zonas Económicas son los grupos que para fines saláriales se ha dividido a la República Mexicana en Zona A, B y C las cuales se aprecian en la ventana siguiente. Para cada una de ellas rige diferente salario mínimo, los cuales son determinados por la Comisión Nacional de los Salarios Mínimos. Cada año se determinan nuevos salarios mínimos, por lo que estos deberán modificarse en la base de datos para cada zona, la ruta de acceso es: Menú Configurar/ Nómina/ Zonas Económicas.




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Imagen 67 – Zonas Económicas (Salarios Mínimos)

6. Propiedades de la Nómina En las “Propiedades de la Nómina” se configuran las condiciones, factores y valores por omisión, para el calculo idóneo de la nomina de los empleados, con base a las percepciones y deducciones que marca la Ley, así como también a las necesidades y procedimientos de cada Empresa. La descripción de cada propiedad de nómina se ha descrito anteriormente.

7. Movimientos - Validar Fechas La validación de fechas aplica para aquellos movimientos que se enlisten en la pantalla que se muestra a continuación. Por ejemplo verifica que al tratar de generar una falta o incapacidad no permita concluirlas, si las fechas de ocurrencia ya han sido registradas en movimientos previos para un mismo empleado. Si se requiere de configurar movimientos que necesitan validación por fecha ir al menú: Configurar/ Nómina/ Movimientos – Validar Fechas, y capturar como se ve en la pantalla.

Imagen 68 – Pantalla de captura de Movimientos que requieren de validar su fecha.

8. Plazas En esta opción se determinan el número de vacantes autorizadas por sucursal, departamento, y puesto, como se aprecia en la siguiente pantalla




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Imagen 69 – Pantalla de configuración de las Plazas por Puesto

DESCRIPCIÓN DE CAMPOS DE LA PANTALLA [PLAZAS]

Sucursal: Dentro del campo se especifica la sucursal en la que se encuentra el departamento, por omisión se tiene 0 para la matriz de la agencia.

Departamento: Se selecciona el departamento al cual pertenece la plaza.

Puesto: Tipo de puesto contenido en el departamento

Plazas: Número de lugares que se autorizaran para el puesto/ departamento/ sucursal.

En uso: Este campo mostrar la cantidad de lugares que se estarán ocupando en el momento (no vacantes)

Vacantes: Mostrara el número de vacantes que resulta de la resta de no. de plazas, menos el no. En uso.

9. Localidades En esta opción se registran las localidades, en que se puede encontrar distribuida la operación de la empresa, capturando los datos como se muestran en la pantalla. Al concluir la configuración deseada

oprimir para salvar los cambios.

Imagen 70 – Detalle del registro de Localidades




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10. Mínimos Profesionales Salario mínimo es la cantidad menor que debe recibir en efectivo el trabajador por los servicios prestados en una jornada de trabajo. Los salarios mínimos podrán ser generales para una o varias áreas geográficas de aplicación, que pueden extenderse a una o más entidades federativas o profesionales, para una rama determinada de la actividad económica o para profesiones, oficios o trabajos especiales, dentro de una o varias áreas geográficas. Los salarios mínimos profesionales regirán para todos los trabajadores de las ramas de actividad económica, profesiones, oficios o trabajos especiales que se determinen dentro de una o varias áreas geográficas de aplicación. Los salarios mínimos se configuran en la ruta: Menú Configurar/ Nómina/ Mínimos Profesionales, indicando en la pantalla el número, descripción, y el salario de cada zona.

Imagen 71 – Pantalla de captura de Salarios Mínimos Profesionales

11. Premios Esta opción permite editar los premios para el módulo de Nómina en la ruta: Menú Configurar/ Nómina/ Premios, capturando la información como se aprecia en la pantalla.

Imagen 72 – Pantalla de configuración de Premios (Nómina)




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12. Configuración del Personal Esta opción permite configurar al personal de la empresa lo relacionado con el pago de la nomina: sueldo (tipo de período), horas extras, faltas, retardos, incapacidades días de aguinaldo, prestaciones (vales, premios, etc.), días especiales (domingos, festivos, etc.) y por último vacaciones. La ruta de acceso a la configuración es: Menú Configurar/ Nómina/ Configuración del Personal.

Imagen 73 – Pantalla de Configuración de la Nómina del Personal

Si se requiere editar la configuración del personal, al desplegarse la pantalla de clic en el icono y llene los campos de las diferentes carpetas que integran la pantalla, con base en la descripción siguiente.


DATOS GENERALES

Nombre: Nombre del perfil o del movimiento a realizar. Sueldo: Tipo de sueldo que se manejará bajo estas condiciones específicas. Se

puede seleccionar entre: • Días Periodo. Se consideran los días comprendidos en un periodo

ejemplo. 15 días la quincena. • Días Naturales. Día calendario considerando sábados y domingos. • Días Hábiles promedio. Número de días hábiles promedio en el periodo.

Horas Extras. Condiciones de las Horas extras, se puede seleccionar

o Días Periodo. Se consideran los días comprendidos en un periodo ejemplo. 15 días la quincena.

o Días Naturales. Día calendario considerando sábados y domingos. o Días Hábiles promedio. Número de días hábiles promedio en el

periodo. o NO. No hay Horas Extras SDI.

Faltas: Condiciones relacionadas a las faltas

• NO. No se aceptan Faltas SDI • Días Periodo. Se consideran los días comprendidos en un periodo

ejemplo. 15 días la quincena. • Días Hábiles promedio. Número de días hábiles promedio en el periodo. • Días Naturales. Día calendario considerando sábados y domingos.




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CARPETA DESCRIPCIÓN DE CAMPOS • SDI.

# Retardos Generan Falta: Número de retardos que generan una falta

Incapacidades: Condiciones de fechas para manejo de incapacidades pueden ser: Días Periodo.

• NO. No se aceptan Faltas SDI • Días Periodo. Se consideran los días comprendidos en un periodo

ejemplo. 15 días la quincena. • Días Hábiles promedio. Número de días hábiles promedio en el periodo. • Días Naturales. Día calendario considerando sábados y domingos. • SDI

Días Aguinaldo: Se especifica el número de días que se manejarán para el pago de aguinaldo al personal.

PRESTACIONES

Vales: Se especifica las condiciones que deberán cumplirse para hacer la entrega de vales a los empleados, las opciones son:

• Sin faltas • Siempre • Sin faltas y sin retardos • Nunca

Premio Asistencia. Se especifica las condiciones que deberán cumplirse para hacer la entrega de premios de asistencia a los empleados:

o Sin faltas o Siempre o Sin faltas y sin retardos o Nunca

Premio Puntualidad: Se especifica las condiciones que deberán cumplirse para hacer la entrega de premios de puntualidad a los empleados:

o Sin faltas o Siempre o Sin faltas y sin retardos o Nunca

Base: en este campo se define la base para el cálculo de las percepciones adicionales que se le entregaran al empleado.

%: Se indica el porcentaje de la base de cálculo, que se le entregara al personal como premio y/ o prestación adicional a su sueldo.

DÍAS ESPECIALES

Domingos en Jornada: Se determina si se toman los domingos como día laborable. % Prima Dominical: Porcentaje que será pagado extra al empleado al laborar los

domingos. Domingos Laborados: Se determina si se toman los domingos como día laborable. Descansos Laborados: Se determinan las condiciones para laborar los días de

descanso Festivos Laborados: Se determina si se toman los días festivos como laborables. Factor: Se indica el factor de pago que aplicará por los descansos y días festivos

laborados.

VACACIONES

Pago Prima: Se determina cuando se pagara la prima vacacional (por aniversario o vacaciones tomadas).

% Prima Vacacional: Se indica el porcentaje de prima vacacional que se otorgara a los empleados.

Vacaciones Disfrutadas: Se determinan las condiciones para el pago de vacaciones disfrutadas.

Vacaciones Pagadas: Se determinan las condiciones para el pago de vacaciones Pagadas.

o Días Naturales. Día calendario considerando sábados y domingos. o Días Hábiles promedio. Número de días hábiles promedio en el




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CARPETA DESCRIPCIÓN DE CAMPOS periodo.

o NO. No se aceptan o SDI

Vacaciones Aniversario: Se determinan las condiciones para el pago de vacaciones Aniversario

• Días Naturales. Día calendario considerando sábados y domingos. • Días Hábiles promedio. Número de días hábiles promedio en el periodo. • NO. No se aceptan • SDI

XX. GENERADOR DE REPORTES

Cuando se ingresa a la ruta anterior, Intélisis muestra la pantalla en donde se debe seleccionar la pestaña de Reportes. En el caso de que sea la primera vez que acceda a esta opción, la misma aparecerá vacía, pero conforme vaya creando sus propios reportes o se copien reportes ya creados, dicha pantalla irá listando aquellos que se encuentren en el Directorio de Objetos Especiales.

Imagen 74 – Pantalla SDK (Generador de Reportes)

Como primer paso para crear un reporte, seleccione la plantilla de ‘Agregar Reporte’. Aparecerá la siguiente ventana, la cual cuenta con varias pestañas a describir:

Ruta de Acceso:

Paso 1:En la barra de Intélisis ir a Menú Configurar/ Paso 2: Seleccionar Generador de Reportes




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Imagen 75 – Pantalla Reporte/ Accesos

Pestaña: Datos Generales

Clave Nombre del Reporte como archivo. Si el nombre consta de 2 o más palabras, no dejar espacios entre ellas o bien, usar el guión bajo (_)

Titulo Nombre del Reporte en el sistema o Título del mismo. Icono Permite asociarle una imagen al Reporte para su identificación. Tipo Identificación del elemento que se está creando: Reporte ó Explorador. Para

nuestro caso, marcamos Reportes. Vistas El sistema cuenta de entrada con una infinidad de vistas o consultas de SQL

previamente elaboradas. Seleccionar la que corresponda al tipo de reporte que se esté generando.




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Imagen 76 – Pantalla Reporte/ Accesos (selección de vistas)

Las vistas son un arreglo ordenado de campos de una o varias tablas que permite presentar información requerida por el usuario.

Especial Al activarlo, permite la creación de vistas por parte del usuario. Además de los Reportes, los Exploradores y la Conexión Contable hacen uso de las vistas en INTELISIS Por eso la importancia en el conocimiento de las mismas.

XXI. GENERADOR DE VISTAS ESPECIALES

Esta función se utiliza para personalizar todos los reportes existentes, adecuándolos a las necesidades de la empresa.

Ruta de Acceso:

Paso 1:En la barra de Intélisis ir a Menú Configurar/ Paso 2: Seleccionar Generador de Vistas Especiales




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Imagen 77 – Pantalla Generador de Vistas Especiales

Descripción de Iconos y Campos de la Pantalla

Vista: Es la lista de todas las listas preestablecidas o creadas anteriormente

Ejecutar: Genera una Vista previa del reporte

Generar Anexo: Adiciona anexos al reporte

XXII. GENERADOR DE NÓMINA




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El generador de nómina, permite configurar mediante formulas los pagos, erogaciones y descuentos normales por concepto de nómina de los empleados.

Imagen 78 – Pantalla Generador de Nóminas

Descripción de Campos de la Pantalla

Normal: Nombre del movimiento de nómina.

Empresa: Empresa a las que se aplican las formulas

Moneda: Moneda que se utiliza para el movimiento.

Estatus: Estatus del movimiento

Movimiento: Se selecciona el movimiento a partir de un listado en donde aparecen los

movimientos del módulo de nómina. Clasificación (Gasto): Clasificación predefinida por la empresa para clasificar los gastos

de los movimientos.

Concepto: En este campo con ayuda del Editor de Expresiones, se registran las

sentencias de SQL, requeridas por las formulas del movimiento. Proyecto: Proyecto asignado para la aplicación del movimiento. Observaciones: Formulas

Condición: Observaciones relativas al movimiento

Liquidación: Casilla de verificación para habilitar la liquidación en el movimiento.

Aceptar Bajas: Acepta la baja del movimiento

Filtrar último día pagado: Genera el filtro por último día pagado del movimiento.

Ruta de Acceso:

Paso 1:En la barra de Intélisis ir a Menú Configurar/ Paso 2: Seleccionar Generador de Nóminas




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La barra de herramientas de la parte superior despliega las pantallas relacionadas con cada una de las cuentas o movimientos relacionados.

XXIII. CONEXIÓN CONTABLE La conexión contable es otra opción que tienen los módulos de INTELISIS para configurar su contabilidad.

1. Ruta de Acceso

2. Generador de Pólizas Al ingresar a esta opción se mostrara la pantalla como la de abajo, agrupando por carpeta todos los módulos de Intelisis, es en esta parte donde se crearán todas las pólizas que serán utilizadas en la empresa.

Imagen 79 – Tablero de Control del Generador de Pólizas

Al seleccionar la ceja de uno de los módulos y dar clic en nuevo aparecerá la siguiente pantalla, donde el usuario podrá configurar la póliza que requiera a su total conveniencia.

Ruta de Acceso: Paso 1:En la barra de Intélisis ir a Menú Configurar / Paso 2: Seleccionar Conexión Contable y después la opción a configurar: Generador de Pólizas, Lista de Cuentas o Tipos de Cuentas.




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Imagen 80 – Pantalla de edición del Generador de Pólizas

A continuación se describe la funcionalidad de cada campo de la pantalla Generador de Pólizas:


DATOS GENERALES

Módulo; Se define el módulo en el cual desea generar la póliza que utilizará la empresa.

Movimiento; De acuerdo al módulo seleccionado, aparecerán los movimientos correspondientes, seleccione el movimiento en el cual se desea configurar una póliza.

Empresa; En este campo se especifica la empresa que trabajará con la póliza generada.

Contabilización En Línea: Al activar este check, al momento de efectuar un movimiento, el sistema generará automáticamente la póliza, en caso contrario, se deberá generar la póliza desde la herramienta Generar pólizas.

Tipo Póliza: Es el nombre que se le asignará a la póliza, por ejemplo: ‘Transferencia’ o ‘Depósito’, para el módulo de tesorería.

Concepto: En este campo se le asignará la información que el usuario desee que aparezca bajo el título de concepto y se configura mediante el Editor de Expresiones. En la parte superior izquierda de la pantalla, se pueden observar las expresiones que el usuario puede utilizar para configurar los diferentes campos del generador de pólizas, estas expresiones variarán de acuerdo al módulo en el que se esté trabajando. En la parte superior derecha de la pantalla, se encuentran las Funciones que serán utilizadas por el usuario para configurar las órdenes que se le den al sistema para que éste presente la información que se requiere. En la parte inferior de la pantalla se encuentra el área para escribir las órdenes e instrucciones para que el sistema opere de acuerdo a las necesidades de la empresa. Por último, el botón “Verificar”, tiene la función de revisar si la expresión que se ha

escrito es correcta, en caso de no serlo, manda un aviso de error.




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CARPETA DESCRIPCIÓN DE CAMPOS Referencia: En este campo se le asignará la información que el usuario desee que

aparezca bajo el título de referencia y se configura mediante el Editor de Expresiones.

Proyecto: En este campo se le asignará la información que el usuario desee que aparezca bajo el título de Proyecto y se configura mediante el Editor de Expresiones.

Observaciones: En este campo se le asignará la información que el usuario desee que aparezca bajo el título de observaciones y se configura mediante el Editor de Expresiones.

Estatus: Indica el estado que tiene la Póliza, ya sea activo o inactivo.

Incluir Movimientos sin Concepto: Al estar activa esta bandera, el sistema aceptará todos los movimientos, no importando que no se le haya asignado un concepto en específico al general la póliza.

Conceptos Validos: Aquí se asignan los conceptos que serán aceptados por el sistema al generar la póliza, estos conceptos son dados de alta en Menú General / Configurar / Conceptos.

Moneda Origen: Este campo se configurará mediante el Editor de Expresiones para indicar cual será la moneda que utilizará la póliza.

Tipo Cambio Origen: En este campo se configurará para indicar cual será el tipo de cambio que utilizará la póliza, mediante el Editor de Expresiones.

Condición: En este campo se especifican mediante el Editor de Expresiones algunas órdenes que condicionan el funcionamiento de la póliza, como por ejemplo seleccionar únicamente un proveedor que tenga ciertas características especiales para un movimiento determinado. Este campo es configurable mediante el Editor de Expresiones.

Cuenta: Este campo se configurará mediante el Editor de Expresiones para que la póliza tome la información referente a la cuenta contable del movimiento que se está generando y la despliegue.

Centro Costos: Al utilizar el Editor de Expresiones, el usuario podrá configurar este campo de tal forma que póliza tome la información referente a los Centros de Costos con los que está trabajando el movimiento.

Concepto: En este campo se le asignará la información que el usuario desee que aparezca bajo el título de concepto en el detalle del movimiento y se configura mediante el Editor de Expresiones.

Debe: La información que se configurará aquí es la referente a los montos que son cargados mediante el movimiento a contabilizar.

Haber: Con el Editor de Expresiones, se puede configurar la información referente a los montos que son abonados mediante el movimiento a contabilizar.

Orden: Es un campo numérico donde se asignará el orden en el cual se requiere que aparezcan los renglones dentro de la póliza.

Una vez: Este campo tiene dos posibles opciones: “Si” y “No”, al activar “No”, el sistema podrá copiar el renglón automáticamente el número de veces que sea necesario en un movimiento. De lo contrario solo lo ejecutará una vez.

Sucursal: Esta campo también se configura mediante el Editor de Expresiones, generalmente se redacta la expresión de tal forma que se obtenga la sucursal de la cual procede el movimiento.

CONDICIÓN GENERAL Este campo tiene la finalidad de ser más específico al concluir la póliza, ya que es en este campo donde se pueden discriminar ciertos casos especiales.

COMENTARIOS Es un campo informativo, sirve para anotar observaciones a la póliza que se está configurando.




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3. Lista de Cuentas La utilidad de esta opción radica en que mediante esta aplicación, se pueden asignar determinados contactos, artículos, almacenes, etc., a Cuentas Contables, todo esto para llevar un mejor control de la contabilidad de la empresa.

Imagen 81 – Pantalla de edición del Generador de Pólizas

4. Tipos de Cuentas

Imagen 82 – Pantalla de edición de los Tipos de Cuentas

La configuración que se muestra es la que está dada por omisión. Presenta dos campos:

Orden: Se le asigna una letra para que el sistema acomode de izquierda a derecha y de forma automática las Claves en las pestañas de la Lista de Cuentas.

Clave: Es un nombre que le asigna el usuario para que aparezca como pestaña en la pantalla de Lista de Cuentas.

XXIV. CONTABILIDAD AUTOMÁTICA Contabilidad Automática, es la opción de Intelisis que permite configurar pólizas contables, las cuales se generan automáticamente al afectar los movimientos correspondientes.




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Cuando se ingresa a la ruta anterior, el sistema desplegará la siguiente pantalla de configuración.

Imagen 83 – Pantalla de edición de la Contabilidad Automática

A continuación se describe la funcionalidad de cada campo. Folio: Se indica el número de folio que le corresponde a la clave de afectación del movimiento. Clave: Enlista la clave de afectación de los movimientos. Nombre (por omisión):

Indica el nombre del movimiento de acuerdo a su clave de afectación.

Descripción: Indica de acuerdo al registro que haya dado cada usuario un concepto del vale. Puede existir descripción o no.

Tipo Póliza: En este campo se indica el tipo de póliza a configurar o que esta configurada al movimiento, esta puede ser de Diario, Ingresos, Egresos, Cierre, Presupuesto.

Al indicar el tipo de póliza se despliega el icono en el encabezado, que despliega la pantalla para definir la póliza contable del movimiento.

También despliega el icono , el cual despliega una pantalla para condicionar o establecer pólizas para diferentes movimientos, pero que tienen la misma clave de afectación. La diferencia en la póliza por omisión con respecto a las pólizas por movimiento especifico, radica en que la primera aplicara para todos los movimientos que tengan la misma clave de afectación y la segunda aplica por nombre del movimiento aun cuando dichos movimientos tengan la misma clave de afectación.

Estatus contabilizar: Con el botón ayuda de este campo, habilita el estado del movimiento en el que se generara el

registro contable de la póliza. Pendiente. Procesar. Concluido.

Ruta de Acceso: Paso 1:En la barra de Intélisis ir a Menú Configurar / Paso 2: Seleccionar Contabilidad Automática y después el módulo donde se definirán las pólizas contables.




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Imagen 84 – Ejemplo de la configuración de una póliza por omisión, para la clave de afectación VTAS.F

(movimiento factura/ venta).

Imagen 85 – Ejemplo de la configuración de una póliza por movimiento, (Pago Fondo Fijo).

Movimiento al que aplica la póliza.

Movimiento al que aplica la póliza.




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XXV. CONFIGURACIÓN- OTROS 1. Tablas

1.1 Anuales Cada opción que se elija despliega una pantalla, por ejemplo Tablas/ Anuales, muestra la siguiente pantalla. Los datos de la Tabla INPC donde se capturan los factores del Índice Nacional de Precios al Consumidor publicados en el Diario Oficial de la Federación.

Al indicar este icono nos lleva a la siguiente para la captura de los datos antes mencionados.

Período: De acuerdo a los doce períodos se indica en cual se realiza el movimiento de activo fijo.

Mes: El mes se indica automáticamente al registrar el

período.

Importe: Se anota el factor INPC del mes correspondiente.

El icono muestra el siguiente tablero el cuál indica varios años, para que solamente se seleccione el año del ejercicio.

1.2 Impuestos: Esta opción permite registrar y editar tablas de impuestos, señalando el

nombre de la Tabla y el período al que aplica. Al editar la tabla, se pueden observar los

siguientes campos: Limite Inferior, Limite Superior, Cuota, Porcentaje, los cuales indican

los importes cuotas y porcentajes que aplican al pagar el impuesto.

Ruta de Acceso: Paso 1: Ir a Menú Configurar / Otros Paso 2: Desplegar opciones de Tablas e ingresar a la tabla deseada: Anuales, impuestos, conversión, numéricas, rangos valor, rangos nombre, evaluación.

Eliminado: ¶¶¶




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1.3 Conversión: Esta opción permite crear tablas de conversión de valores.

1.4 Tablas Numéricas: Permite crear tablas numéricas como son la tabla de vacaciones

contenida en la LFT.

2. Impresión Esta opción permite generar el envió de impresiones con diferentes características. 2.1 Servidor de Impresiones: Esta opción limita a las estaciones de trabajo a la impresión de las operaciones que realicen, por módulo y movimiento específico que podrán o no imprimir, así como reportes específicos y número de copias máximas. A continuación se menciona la funcionalidad de cada uno de los campos: Estación Trabajo: En este campo se indica el nombre de la estación de trabajo correspondiente. Empresa: Se indica el nombre de la empresa en la cual se esta trabajando. Módulo: Se indica el nombre del modulo al que pertenece el movimiento a imprimir. Movimiento: Se indica el nombre del movimiento a imprimir. Estatus: Este campo permite limitar la impresión de los movimientos basándose en su estatus. Reporte: Seleccione el nombre del reporte a imprimir. Puerto: Seleccione el puerto de la impresora. Copias: En este campo se especifica el número de copias permitidas para la impresión.

Imagen 86 – Pantalla de configuración del Servidor de

Impresiones

2.2 Consecutivo de Impresiones: Guarda el consecutivo de las impresiones que fueron enviadas a la impresora preestablecida. A continuación se describe la funcionalidad de cada campo: Activo: En este campo se indica si esta activo ó desactivo el número consecutivo. Consecutivo siguiente: En este campo se va registrando el número consecutivo. Movimiento: Se indica el nombre del movimiento correspondiente.

Imagen 87 – Pantalla de Consecutivos de Impresión




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2.3 Modos de Impresión: Esta opción permite establecer el tipo de letra con la que se imprimirá la información generada por el sistema Intélisis.

Imagen 88 – Pantalla de configuración de los Modos de

Impresión

2.4 Servidor LPR: En esta opción se establece la información correspondiente al servidor, como lo es: el nombre del mismo, la dirección IP y la sucursal del servidor de impresión.

Imagen 89 – Pantalla de configuración de Servidores LPR

3. Códigos de Barras

Imagen 90 – Pantalla de configuración de Códigos de Barras

Esta opción permite configurar los códigos de barras y relacionarlos con las siguientes cuentas:

Artículos Clientes Agentes Proveedores Almacenes Cuentas de Dinero Personal Lotes

Los campos de la pantalla tienen las siguientes funcionalidades:

Código: En este campo se registra el código con la que se identifica la cuenta (código de artículos, clientes, agentes, proveedores, etc.).

Clave: En este campo se registra la clave con la que se identifica la cuenta (código de artículos, clientes, agentes, proveedores, etc.).

Opción: Permite seleccionar las opciones con que cuentan los artículos (Aplica únicamente para la cuenta de artículos).

Cantidad: Se indica la cantidad de artículos que están siendo registrados con el código de barras ((Aplica únicamente para la cuenta de artículos).

Unidad: Indica la unidad de medida (Aplica únicamente para la cuenta de artículos).




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Serie/Lote: Indica el numero de serie ó de lote del artículo. (Aplica únicamente para la cuenta de artículos).

Tipo: Permite seleccionar el tipo de cuenta requerida (artículos, clientes, agentes, proveedores, almacenes, cuentas de dinero, personal, lotes).

Con los iconos que se muestran enseguida se puede realizar:

- , dar de alta artículos nuevos en la base de datos en forma rápida, evitando ingresar al catálogo de artículos.

- , registrar clientes nuevos en la base de datos en forma rápida, evitando ingresar al catálogo de clientes. 4. Tipos de Bloqueos En esta opción se definen los tipos de Bloqueos con que se desea operar en la empresa, por ejemplo un bloqueo en caja chica.

Imagen 91 – Pantalla de configuración de Códigos de Barras

La funcionalidad que tiene cada campo es la siguiente:

Clave: Permite asignar una clave para identificar el tipo de bloqueo.

Descripción: Indica la descripción del tipo de bloqueo.

Estatus: Permite seleccionar el estado en el que se encuentra el bloqueo: Bloqueado, Bloq Aviso.

5. Plantillas Excel Aquí se definen las plantillas en Excel que serán utilizadas, se pueden personalizar aumentando o reduciendo campos, consta del Nombre de la plantilla, el tipo de plantilla, la categoría, el Movimiento al que se relacionan, tipo de Moneda a utilizar, Cliente , sucursal del cliente y almacén.




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Imagen 92 – Pantalla de configuración de Plantillas Excel

La funcionalidad que tiene cada campo de la pantalla es la siguiente:

Plantilla: Se registra el nombre que se le asigno a la plantilla.

Tipo de Plantilla: Se indica el tipo de plantilla que corresponde, ejemplo: puede ser una plantilla de una orden de compra, una orden de distribución ó bien de un estado financiero.

Categoría: Las categorías son agrupadores que permiten clasificar a las plantillas. Las categorías se dan de alta en el menú Maestros.

Movimiento: Se especifica el nombre del movimiento con el que se relaciona la plantilla.

Moneda: Indica el tipo de moneda a emplear.

Cliente: Se indica el nombre del cliente con el que esta relacionada la plantilla

Sucursal cliente: indica el nombre de la sucursal del cliente con el que esta relacionada la plantilla

Almacén: indica el nombre del almacén con el que esta relacionada la plantilla

La barra de herramientas cuenta con el icono: Campos, que despliega la siguiente pantalla donde se indican las características que requiere cada uno de los campos que componen a la plantilla.

Imagen 93 – Pantalla de configuración de los Campos de la plantilla




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La funcionalidad que tiene cada campo es la siguiente:

Orden: Se indica el orden en el que aparecerán los campos dentro de la plantilla

Campo: Se indica el nombre que recibirá el campo.

Tipo Campo: Se indica el tipo de campo requerido, es decir si el campo es de texto, numérico, flotante, fecha, monetarios, etc.

Origen Dato: Se indica la procedencia de la información, es decir si el origen es desde una celda, guía, detalle, matriz, etc.

Posición Inicial: Se indica la ubicación del campo dentro de la hoja de Excel. (columna, celda).

6. Países En esta opción del sistema permite registrar o dar de alta nombre de países, que se emplearán en movimientos, registro de cuentas, etc. de Intélisis e identificarlos mediante una clave.

Imagen 94 – Pantalla de configuración de Países El icono [Estados] de la parte superior de la pantalla, muestra una subventana para registrar por cada país, los estados en que se encuentran divididos políticamente.

El sistema, por default enlista los estados de la Republica Mexicana, con una clave CURP preconfigurada.

Imagen 95 – Pantalla de configuración de Estados 7. Días Festivos En esta opción se determinan para el sistema, los días festivos o aniversarios de la empresa e indicar si ellos son laborales o no, como ejemplo ver la imagen siguiente.




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Imagen 96 – Pantalla de configuración de Estados

8. Horas (Agenda) Esta opción permite establecer los intervalos de tiempo (separación en minutos de las horas) que aparecerán en las agendas de trabajo, pudiendo se modificadas a cada hora, cada dos horas ó bien de acuerdo a los requerimientos de cada organización

Imagen 97 – Pantalla de configuración de Horas 9. Códigos Postales Esta opción cuenta con un listado de códigos postales de las entidades del Distrito Federal y zona conurbana, en donde se muestra la siguiente información: Estado, Delegación, Colonia y ruta. Cabe mencionar que los códigos postales se pueden agrupar por estado ó entidad federativa.

Imagen 98 – Pantalla de configuración Códigos Postales




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10. Zonas de Impuestos En esta opción se definen las Zonas geográficas y los impuestos que están establecidos en cada una de ellas.

Imagen 99 – Pantalla de configuración de las Zonas de Impuestos

11. Lotes Fijos Esta opción permite establecer un porcentaje específico a los impuestos (IVA, IEPS, ó bien cualquier otro impuesto) el cual aplica a un lote fijo. Al generarse el lote estos impuestos son aplicados directamente con base al porcentaje especificado.

Imagen 100 – Pantalla de configuración de Lotes Fijos

12. Tareas Este menú de la configuración agrupa las opciones para configurar los estatus de las tareas, tipos de tarea y las tareas por omisión.

12.1 Estados de Tareas En esta opción se dan de alta los estados que se asignarán a las Tareas. Los estatus que aparecen por default son los siguientes, pero si es necesario es posible editar los que sean necesarios:

Imagen 101 – Pantalla de alta de Estados de Tareas




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12.2 Tipos de Tareas Permite establecer o configurar ‘Tipos’ que se utiliza para clasificar u ordenar las tareas de los movimientos del sistema.

Imagen 102 – Pantalla de alta de los Tipos de Tareas

12.3 Tareas por Omisión Esta opción permite establecer tareas por omisión, las cuales se ejecutarán cuando el usuario no registre tarea alguna, ó deje el espacio en blanco en algún campo que lo requiera. Además es posible clasificarlas en categorías y asignarles un tiempo de ejecución. Las categorías de las tareas se establecen desde el icono que lleva el mismo nombre.

Imagen 103 – Pantalla de edición de las Tareas por Omisión

13. Otros Idiomas Esta opción permite establecer una lista de idiomas, que pueden ser manejados en el sistema, menú: Configurar/ Otros/ Otros Idiomas.

Imagen 104 – Pantalla de edición de las Tareas por Omisión

El icono , despliega una subventana para definir etiquetas para cada idioma y el icono , despliega la subventana que permite ordenar la lista de idiomas dados de alta.




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14. Importación Ruta de acceso: Menú Configurar/ Otros/ Importación. Este menú de la configuración agrupa las opciones para dar de alta listas de; aduanas, claves pedimentos, regímenes, tratados comerciales, programas sectoriales e identificadores

14.1 Aduanas Las aduanas son, Unidades Administrativas que se encargan de aplicar la legislación relativa a la o importación y exportación de mercancías y a los otros tratamientos aduaneros; así como de recaudar y hacer percibir gravámenes que les sean aplicables. Para dar de alta las aduanas que existen en el país, o en las cuales se efectuarán negociaciones de comercio exterior, ingresar a la ruta: Menú Configurar/ Otros/ Importación/ Aduanas, y capturar la información que solicitara la pantalla, ver imagen 105.

Imagen 105 – Pantalla de alta de Aduanas

14.2 Claves de Pedimentos En esta opción se registran las claves de los pedimentos, su descripción y temporalidad.

Imagen 106 – Pantalla de alta de Aduanas

14.3 Regímenes En esta parte del menú se dan de alta los Regímenes Aduaneros que comprende la Ley de Comercio Exterior.




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Imagen 107 – Pantalla de alta de Regímenes Aduaneros

14.4 Tratados Comerciales En esta opción del menú Configurar/ Importación, se registran los Tratados de Libre Comercio, o Acuerdos de Cooperación Bilateral/ trilateral en los que participa el País, etc. Ver imagen 108.

Imagen 108 – Pantalla de alta de Tratados de Libre Comercio

Al seleccionar uno de los tratados comerciales registrados en la pantalla anterior y dar clic en el

botón , se despliega la siguiente ventana para indicar los países que integran el acuerdo comercial seleccionado.

Imagen 109 – Países del Tratado Comercial




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14.5 Programas Sectoriales Los Programas de Promoción Sectorial (PROSEC) es un instrumento dirigido a personas morales productoras de determinadas mercancías, mediante el cual se les permite importar con arancel ADVALOREM preferencial (Impuesto General de Importación) diversos bienes para ser utilizados en la elaboración de productos específicos, independientemente de que las mercancías a producir sean destinadas a la exportación o al mercado nacional. Estos programas se establecieron en el Decreto por el que se establecen diversos Programas de Promoción Sectorial, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 31 de diciembre de 2000. Los Programas Sectoriales aplicables al comercio exterior, se dan de alta en la pantalla de la ruta: Menú Configurar/ Otros/ Importación/ Programas Sectoriales.

Imagen 110 – Pantalla de alta de los Programas Sectoriales

14.6 Identificadores Esta opción permite registrar los identificadores a utilizarse en materia de comercio exterior. La ruta es: Menú Configurar/ Otros/ Importación/ Identificadores.

Imagen 111 – Pantalla de alta de los Programas Sectoriales

15. Escuelas Ruta de acceso: Menú Configurar/ Otros/ Escuelas. Este menú de la configuración agrupa las opciones para crear listas de; Grados, aulas, materias, tipos de evento y calendario.

15.1 Grados Permite el registro de grados escolares.




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Imagen 112 – Pantalla de captura de grados escolares

15.2 Aulas Permite el registro de aulas escolares.

Imagen 112 – Pantalla de captura de aulas escolares

15.3 Materias En esta opción del menú se registran las materias escolares, su calve y el curso al que corresponden.

Imagen 113 – Pantalla de captura de las materias escolares

15.4 Tipos de Eventos Permite el registro de eventos escolares, como son; vacaciones, cursos, descansos, excursiones, etc.




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Imagen 114 – Pantalla de captura de los Tipos de Eventos

15.5 Calendario La opción ‘Calendario’ permite programar actividades escolares, como son, cursos, vacaciones, exámenes, evaluaciones, etc. indicando fechas y horas de realización, los asuntos que se tratarán, la sala o aula del evento, determinar un grado al que va dirigido, etc., como ejemplo ver imagen siguiente.

Im

Imagen 115 – Pantalla de configuración del calendario 16. Tipos Pólizas (Seguros) Ruta de acceso: Menú Configurar/ Otros/ Tipos Pólizas (Seguros). En esta ruta se registran los tipos de pólizas a utilizar en los movimientos y cuentas del sistema.

Imagen 116 – Pantalla de registro ‘Tipos de Pólizas’ 17. Tipos de Referencias Ruta de acceso: Menú Configurar/ Otros/ Tipos Referencias. La ruta despliega la ventana para registrar los tipos de referencias que se emplearán en movimientos y cuentas del sistema.

Imagen 117 – Pantalla de registro ‘Tipos de Referencias’




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18. Religiones Ruta de acceso: Menú Configurar/ Otros/ Religiones. En esta ruta se dan de alta las religiones que se relacionarán a las cuentas de empleados.

Imagen 118 – Pantalla de alta de ‘Religiones’ 19. Títulos de los Clientes La ruta: Menú Configurar/ Otros/ Títulos Clientes, muestra la pantalla donde se registran las diferentes formas o maneras en que se dirigirá a los clientes.

Imagen 119 – Pantalla de alta de ‘Títulos de Clientes’ 20. Eventos

Imagen 120 – Pantalla de alta de ‘Eventos’

Esta opción del menú muestra la ventana donde se registra la lista de eventos en los que participara la compañía. Ingresando el nombre del evento la fecha y la descripción de este, pudiendo agregar detalles al evento.

21. Lista Negra (Contactos)

Imagen 121 – Pantalla de edición de la Lista Negra de Contactos

En esta lista se ingresan todos aquellos contactos que por alguna causa o razón no son adecuados para hacer negociaciones con ellos.




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22. Lista Negra (Zonas)

En esta tabla se ingresan las zonas (colonias, o áreas) en las cuales no conviene como estrategia de negocio hacer convenio en ellas o no se puede realizar actividad con ellas, por el riesgo de la zona, trafico, etc.

Imagen 122 – Pantalla de edición de la Lista Negra de Zonas

23. Cubos

Esta opción del menú se ubica en la ruta: Menú Configurar/ Otros/ Cubos, al ingresar a ella el sistema muestra la siguiente pantalla, donde se inicia la configuración básica de los cubos.

Imagen 123 – Pantalla de configuración de Cubos

Los elementos que integran la ventana son los siguientes:

Guarda los datos que se ingresan ala pantalla

Agrega un renglón nuevo para agregar un cubo nuevo

Borra el renglón seleccionado con los datos del cubo

Activa la ventana que contiene la lista de dimensiones del cubo seleccionado

Activa la ventana que contiene la lista de Medidas del cubo seleccionado

Activa la ventana que contiene la lista de Formulas del cubo seleccionado




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En esta parte de la ventana se ven los cubos registrados, o en su caso permite la capturar los datos de los nombres de servicio (alta); el cursor siempre se posicionará en el primer renglón del cuerpo para iniciar la captura correspondiente, o se dará tantos ENTERS que sean necesarios hasta que se despliegue un

nuevo renglón. También se podrá desplazar con las flechas

de arriba hacia abajo de un renglón a otro, o auxiliarse por las techas Ctrl+inicio o Ctrl+fin, para posicionarse en el primero o al final del renglón correspondiente.

En esta parte de la ventana se capturan los datos del cubo. - Clave: Nombre corto del cubo - Nombre: Nombre del cubo - Descripción: Un breve descripción del cubo - Vista: Seleccione una vista del combo box, que es la que mostrará la información del cubo - Ultima actualización: Fecha de edición de los datos.

Secuencia de Operaciones Para registrar un cubo nuevo:

1. Haga clic en el botón 2. Capture los datos solicitados

3. Haga clic en el botón Para agregar datos de dimensiones, formulas y medidas del cubo haga click en los botones correspondientes; es indispensable agregar un cubo nuevo antes de asignarle dimensiones, medidas y formulas. Para borrar un cubo:

1 Haga clic en el botón Para Modificar los datos de un cubo: 2 Teclee directamente los datos en los elementos de texto (Clave, Nombre, Descripción)

3 Haga clic en el botón Para Modificar Dimensiones, Medidas o Formulas active la ventana correspondiente haciendo clic en el botón correspondiente de la barra de herramientas.




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23.1 Dimensiones del Cubo

La ventana de Dimensiones se activa cuando se da clic en el botón de la ventana de cubos. Las dimensiones son los datos que el cubo va a presentar, las dimensiones no se pueden eliminar, se pueden activar o desactivar. Elementos de la ventana de Dimensiones

Guarda los datos tecleados

Activa la ventana de Niveles de la Dimensión seleccionada

En esta parte de la ventana, visualiza las Dimensiones registradas, o en su caso permite la capturar los datos de las dimensiones (alta); el cursor siempre se posicionará en el primer renglón del cuerpo para iniciar la captura correspondiente, o se dará tantos ENTERS sea necesario hasta que se despliegue un nuevo renglón;

también se podrá desplazar con las flechas de arriba hacia abajo de un renglón a otro, o auxiliarse por las techas CTRL + INICIO o CTRL + FIN, para posicionarse en el primero o al final del renglón correspondiente. - Dimensión: Nombre del dato a presentar - Tipo: Tenemos 2 tipos de dimensiones, normal (de texto) o de tiempo (son datos que presentan fecha) - Activa: Tenemos dos valores para la dimensión; Si (activa) o No (inactiva), cuando una dimensión esta inactiva no se muestra en la lista de campos del Visor de Cubos. - Descripción: Una breve descripción de la dimensión

Secuencia de operaciones: Para activar una dimensión haga clic en la celda de la columna “Activa” y elija Si del combo box. Para desactivar una dimensión haga clic en la celda de la columna “Activa” y seleccione No del combo box. 23.2 Niveles del Cubo

La ventana de [Niveles] se activa cuando da clic en el botón de la ventana de Dimensiones. Los Niveles son los distintos campos de una dimensión. Elementos de la ventana de Niveles





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En esta parte de la ventana, visualiza los niveles registrados, o en su caso permite la capturar los datos de los niveles (alta); el cursor siempre se posicionará en el primer renglón del cuerpo para iniciar la captura correspondiente, o se dará tantos ENTERS sea necesario hasta que se despliegue un nuevo

renglón; también se podrá desplazar con las flechas de arriba hacia abajo de un renglón a otro, o auxiliarse por las techas CTRL + INICIO o CTRL + FIN, para posicionarse en el primero o al final del renglón correspondiente. - Campo: Nombre del campo a utilizar. - Nombre: Identificador para el campo, el nombre que despliega la lista de campos en la tabla dinámica del visor de cubos; se asocia el nombre con el Campo para identificarlo sin utilizar el nombre del campo que puede ser un acrónimo. - Descripción: Una breve descripción del Nivel.

Secuencia de operaciones: Para agregar un Nivel haga clic en un renglón vacío y teclee los datos solicitados. 23.3 Medidas

La ventana de Medidas se activa al dar clic en el botón de la ventana de Cubos. Las medidas son los datos de tipo numérico de un cubo como Totales. Elementos de la ventana de Medidas


En esta parte de la ventana, visualiza las medidas registradas, o en su caso permite la capturar los datos de las medidas (alta); el cursor siempre se posicionará en el primer renglón del cuerpo para iniciar la captura correspondiente, o se dará tantos ENTERS sea necesario hasta que se despliegue un nuevo renglón; también se podrá

desplazar con las flechas de arriba hacia abajo de un renglón a otro, o auxiliarse por las techas CTRL + INICIO o CTRL + FIN, para posicionarse en el primero o al final del renglón correspondiente.

Campo: Nombre del campo a utilizar Nombre: Identificador para el campo, nombre de la medida, el nombre que despliega la lista de campos en la tabla dinámica del visor de cubos; se asocia el nombre con el Campo para identificarlo sin utilizar el nombre del campo que puede ser un acrónimo. Descripción: Una breve descripción del Nivel. Secuencia de operaciones:




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Para agregar una Medida posicionarse en el último renglón, presionar la tecla ENTER y

registrar los datos solicitados. Al terminar dar clic en .

Para eliminar una medida hacer clic en el botón . 24. WEB Esta opción del menú se ubica en la ruta: Menú Configurar/ Otros/ Web.

Imagen 124 – Pantalla de configuración de los datos que aparecerán en

la WEB

Aquí se hace parte de la configuración Web, se indica la empresa que aparecerá en la Web, el usuario, el almacén, la UEN, El movimiento pedido y el concepto por omisión. Se habilita la opción de Actualizar datos del cliente, permitir seleccionar sucursal del cliente, ocultar descuentos, ocultar lista de precios y mostrar únicamente artículos con existencia.

25. Consecutivos Generales Esta opción del menú se ubica en la ruta: Menú Configurar/ Otros/ Web. Permite determinar los consecutivos generales que se utilizaran en la operación de la empresa.

Imagen 125 – Pantalla de edición de los

Consecutivos Generales




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A continuación se describe la funcionalidad de cada uno de los campos involucrados:

Tipo: En este campo se indica a que tipo de operación aplica el consecutivo, por ejemplo artículos, clientes, lotes, movimientos, etc.

Nivel: En este campo se indica si el consecutivo aplica a toda la empresa ó solo a una sucursal.

Prefijo: En caso de que sea necesario identificar el consecutivo con una clave específica es en este campo donde se indica a través de un prefijo.

Ultimo Consecutivo: Se indica a partir de que número debe empezar el nuevo número consecutivo.

26. Ramas a Sincronizar En esta opción se define que procesos van a estar sincronizados y cuales no.

Imagen 126 – Configuración de las Ramas a Sincronizar

27. Turnos Esta opción permite establecer los turnos de trabajo, de acuerdo a las necesidades de cada área o la empresa.

Imagen 127 – Ventana de Captura de los Turnos de Trabajo




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28. Módulos/ Sub Módulos Esta opción permite enlistar las claves de afectación y las descripciones de cada una de ellas, en caso de tener sub módulos aquí se pueden encontrar.

Imagen 128 – Ventana de captura de Módulos y Sub Módulos

29. Movimientos Desde el Cliente Esta opción se encuentra en la ruta: Menú Configurar/ Otros/ Movimientos Desde el Cliente, y permite definir aquellos movimientos que se podrán generar desde la cuenta de los Clientes. Para establecer movimientos desde el cliente, dar clic en [Nuevo] y registrar los datos como se aprecia en la siguiente imagen.

Imagen 129 – Ventana de Edición de movimientos que podrán generarse desde las cuentas de los

Clientes




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A continuación se describe la funcionalidad de cada campo:

Nombre: Se registra el nombre del movimiento que el cliente puede realizar.

Tipo: El sistema permite seleccionar una de tres opciones:

• Modulo

• Punto de Venta

• Facturar Notas Consumo

Acceso: En este campo se indica el usuario que tendrá acceso a este movimiento.

Modulo: Se indica el módulo al cual corresponde el movimiento (solo se puede elegir Ventas, CXC y modulo de Atención).

Sub Modulo: En caso de aplicar se indica el nombre del modulo al cual pertenece el movimiento.

Movimiento: En este campo se puede definir de todos los movimientos que comprenden el módulo seleccionado, aquel que se desea, pueda generarse desde la cuenta del cliente.

30. Movimientos desde el Proveedor Esta opción se encuentra en la ruta: Menú Configurar/ Otros/ Movimientos desde el Proveedor, y permite definir aquellos movimientos que se podrán generar desde las cuentas de Proveedores. Para establecer movimientos dar clic en [Nuevo], y registrar los datos como se aprecia en la siguiente imagen.

Imagen 130 – Ventana de Edición de movimientos que podrán generarse

desde las cuentas de los Proveedores 31. Tipos de Cuentas Esta opción agrupa las opciones para dar de alta diferentes tipos para las cuentas de Intélisis como son; tipos de agentes, tipos de clientes, tipos de proveedores y tipos de personal.




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Imagen 131 – Ejemplo de Creación de los Tipos de Agentes

32. Configuración – Base de Datos Ruta de acceso: Menú Configurar/ Otros/ Configuración – Base de Datos. Este menú da acceso a otras opciones de configuración con respecto a la base de datos del correo electrónico.

Imagen 132 – Configuración de la ceja [Generales]

La ficha [Contraseña] de la ventana “Configuración – Base Datos”, contiene las opciones para indicar la longitud o caracteres mínimos que deberán tener las contraseñas de acceso al sistema, si estas deben integrarse por caracteres alfanuméricos, o únicamente de números.




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Imagen 133 – Configuración de la ceja [Contraseña] de la ventana “Configuración – Base Datos”

La ficha [Outlook] incluye las casillas ‘Sincronizar Mensajes, Sincronizar Citas y Sincronizar Tareas’. Cuando se activan habilitan al sistema para que permita sincronizar mensajes, citas y tareas con el servidor de correo de la empresa.

Imagen 134 – Configuración de la ceja [Outlook] de la ventana “Configuración – Base Datos”




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33. Acrónimos Esta opción permite establecer un listado de siglas o acrónimos de referencia que son utilizados en las empresas. La mayoría son siglas de procesos, estrategias u organizaciones en ingles, presentadas en español. Se puede ingresar a los acrónimos en la ruta: Menú Configurar/ Otros/ Acrónimos

Imagen 135 – Pantalla de alta de Acrónimos

34. Tasas Esta opción permite establecer las tasas de interés que pueden ser utilizadas para realizar cálculos de inversión, en donde se tiene que indicar la siguiente información: descripción de la tasa, fecha, %, días, estatus y grupo. Para desplegar la pantalla de registro de tasas de interés, ir a la ruta: Menú Configurar/ Otros/ Tasas.

Imagen 136 – Pantalla de registro de Tasas de Interés

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Fuente: Sin Negrita


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