Manual Del Curso Intro Idea 9

8/15/2019 Manual Del Curso Intro Idea 9

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Be A Better Auditor.

You Have The Knowledge.

We Have The Tools.

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INTRODUCTORY TRAINING GUIDE


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Copyright © 2012 CaseWare IDEA Inc. Todos los derechos reservados. Este manual y susarchivos de datos son propiedad registrada y poseen todos los derechos reservados.Ninguna parte de esta publicación puede ser reproducida, emitida, transcrita, guardada enun sistema para su posterior recuperación o traducida en ningún idioma bajo ningúnconcepto sin el permiso de CaseWare IDEA Inc.

IDEA es una marca registrada de CaseWare International Inc.

Copyright 2012

CaseWare IDEA Inc.

469 King Street West, 2nd Floor

Toronto, Ontario

M5V 1K4

Impreso y encuadernado en Canadá

Noviembre de 2012


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CONTENIDO

SECCIÓN 1

Introducción a IDEA .................................................................................................... 11

1.1. Introducción ............................................................................................................ 12

1.2. Las etapas del uso de IDEA .................................................................................. 14

1.2.1. Determinar si IDEA es apropiado para la auditoría ................................. 14

1.2.2. Identificar dónde se puede usar IDEA ..................................................... 14

1.2.3. Obtención de los datos ............................................................................ 15

1.2.4. Analizar los datos .................................................................................... 16

1.2.5. Revisar su análisis, la limpieza el mantenimiento ................................... 16

1.3. Preparación de la capacitación .............................................................................. 17

1.3.1. Instalación de los archivos de capacitación ............................................ 17

1.3.2. Cargar IDEA ............................................................................................ 17

1.4. Componentes de IDEA .......................................................................................... 19

1.5. Sistema de Ayuda de IDEA.................................................................................... 21

Ejercicio 1A: Navegar por la Ayuda de IDEA ..................................... 22

SECCIÓN 2

Administración de bases de datos ............................................................................ 25

2.1. Gestión de proyectos ............................................................................................. 26

Ejercicio 2A: Crear un proyecto .......................................................... 27

Ejercicio 2B: Seleccionar un proyecto ................................................ 28


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Guía del curso de introducción a IDEA Versión Nueve

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2.2. Biblioteca ............................................................................................................... 29

2.2.1. Biblioteca de proyecto, Biblioteca local y Biblioteca corporativa 29

2.2.2. Grupos de biblioteca ............................................................................... 30

2.3. El Explorador de archivos ...................................................................................... 33

2.4. Administración de bases de datos ......................................................................... 36 2.4.1. Crear subcarpetas .................................................................................. 36

2.4.2. Copiar y mover bases de datos .............................................................. 36

2.4.3. Marcar bases de datos ........................................................................... 36

2.4.4. Desbloquear bases de datos .................................................................. 37

SECCIÓN 3

Obtener e importar los datos ..................................................................................... 39

3.1. Antes de usar IDEA ............................................................................................... 40

3.1.1. Planificación ............................................................................................ 40

3.1.2. Solicitud de los datos .............................................................................. 40

3.1.3. Transferencia de los datos ...................................................................... 40

3.1.4. Diferentes tipos de archivos .................................................................... 40

3.2. Importar un archivo de Microsoft Excel ................................................................. 42

Ejercicio 3A: Importar un archivo Microsoft Excel ............................. 42

3.3. Modificar campos ................................................................................................... 46

3.4. Importar un archivo dBASE ................................................................................... 49

Ejercicio 3B: Importar un archivo dBASE .......................................... 49

3.5. Importar un archivo de Microsoft Access .............................................................. 51

Ejercicio 3C: Importar un archivo Microsoft Access ........................... 51

3.6. Importar archivos CVS........................................................................................... 54

Ejercicio 3D: Importar un archivo CSV............................................... 54

3.7. Importar otros archivos con Report Reader .......................................................... 58

Ejercicio 3E: Importar un archivo de informe impreso ....................... 59

SECCIÓN 4

Conciliación y evaluación de los datos ..................................................................... 71 4.1. Principios de conciliación ...................................................................................... 72

4.2. Total de control ...................................................................................................... 73

Ejercicio 4A: Conciliar los datos usando la propiedad Total deControl........................................................................... 73


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Contenido

5 CaseWare IDEA Inc.

4.3. Estadísticas de Campo .......................................................................................... 74

Ejercicio 4B: Conciliar datos usando la propiedad Estadísticas decampo ............................................................................ 74

4.4. Indexar ................................................................................................................... 76

Ejercicio 4C: Indexar una Base de datos por un campo .................... 76

Ejercicio 4D: Indexar una Base de datos por múltiples campos ........ 77

4.5. Agrupar registros .................................................................................................... 79

Ejercicio 4E: Agrupar registros ........................................................... 79

4.6. Ir a .......................................................................................................................... 81

Ejercicio 4F: Localizar un registro específico con la función Ir a ....... 81

4.7. Buscar .................................................................................................................... 82

Ejercicio 4G: buscar un registro específico con la función Buscar ..... 82

SECCIÓN 5

Detectar registros específicos ................................................................................... 85

5.1. Criterio .................................................................................................................... 86

Ejercicio 5A: Visualizar los registros filtrados ..................................... 86

Ejercicio 5B: Guardar elementos filtrados .......................................... 88

Ejercicio 5C: Ver varias bases de datos simultáneamente ................ 90

5.2. Uso del Editor de ecuaciones para crear un criterio .............................................. 92

Ejercicio 5D: Uso del Editor de ecuaciones ........................................ 97

5.3. Extracción directa (recuperar elementos de valor elevado) ................................ 101

Ejercicio 5E: Ejecutar una Extracción directa................................... 101

Ejercicio 5F: Detectar elementos inusuales con la funciónExtracción directa ........................................................ 104

Ejercicio 5G: Extraer importes inusuales de ventas ......................... 106

Ejercicio 5H: Extracción de ventas inusuales para el Producto 06 .. 109

SECCIÓN 6

Perfil de los Datos ..................................................................................................... 111

6.1. Estratificación ....................................................................................................... 112

6.1.1. Estratificar un campo numérico ............................................................. 112

Ejercicio 6A: Estratificar las ventas .................................................. 113

Ejercicio 6B: Estratificar especificando un campo para agrupar ...... 119

6.1.2. Estratificar un campo Fecha .................................................................. 122

Ejercicio 6C: Estratificar una base de datos por mes ....................... 122

6.1.3. Estratificar un campo Caracter .............................................................. 124


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6.2. Sumarización ....................................................................................................... 125

Ejercicio 6D: Ejecutar una Sumarización como un Resultado ......... 125

Ejercicio 6E: Crear una base de datos de Sumarización ................ 127

6.3. Tabla PIVOT ........................................................................................................ 129

Ejercicio 6F: Crear una Tabla pivot....................................................... 129

SECCIÓN 7

Identificar irregularidades ........................................................................................ 135

7.1. Detección de Clave Duplicada ............................................................................ 136

Ejercicio 7A: Ejecutar una Detección de Clave Duplicada .............. 136

Ejercicio 7B: Buscar registros no duplicados ................................... 138

Ejercicio 7C: Buscar registros no duplicados II ................................ 139

7.2. Detección de Omisiones ...................................................................................... 140

Ejercicio 7D: Detección de Omisiones sobre un campo Numérico . 140

Ejercicio 7E: Detección de Omisiones sobre un campo Fecha ....... 141

SECCIÓN 8

Muestreo .................................................................................................................... 145

8.1. Muestreo .............................................................................................................. 146

8.2. Muestreo Sistemático de Registros ..................................................................... 147

Ejercicio 8A: Extraer una Muestra Sistemática ................................ 147

8.3. Muestreo Aleatorio de Registros ......................................................................... 149 Ejercicio 8B: Extraer una Muestra Aleatoria .................................... 149

8.4. Muestreo Aleatorio Estratificado .......................................................................... 151

Ejercicio 8C: Extraer una Muestra aleatoria estratificada ................ 151

SECCIÓN 9

Auditoría de un archivo de mayor general .............................................................. 155

9.1. Particularidades del caso de estudio ................................................................... 156

Ejercicio 9A: Conciliar totales de cuenta.......................................... 156

Ejercicio 9B: Identificar transacciones faltantes .............................. 157

Ejercicio 9C: Probar la duplicación de las transacciones de débito 157

Ejercicio 9D: Identificar entradas sin valores ................................... 158

Ejercicio 9E: Crear una muestra aleatoria de cheques ................... 158


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Contenido


SECCIÓN 1

Manejar y Agregar Campos ...................................................................................... 159

10.1. Manejo de Campos .............................................................................................. 160

10.1.1. Modificar Campos .................................................................................. 160

Ejercicio 10A: Modificar Campos ....................................................... 161

10.1.2. Agregar Campos ................................................................................... 161

Ejercicio 10B: Agregar campos Virtuales ........................................... 161

Ejercicio 10C: Agregar campos normales .......................................... 163

Ejercicio 10D: Agregar Campos Editables ......................................... 165

SECCIÓN 11

Crear ecuaciones ...................................................................................................... 167

11.1.

@Funciones ......................................................................................................... 168

Ejercicio 11A: Agregar campos Virtuales usando la función @LEFT 168

Ejercicio 11B: Agregar campos Virtuales usando la función @Right 170

Ejercicio 11C: Agregar campos Virtuales usando la función@Round ...................................................................... 170

Ejercicio 11D: Evaluar el impacto del redondeo ................................. 171

Ejercicio 11E: Filtrar registros en campos Virtuales ........................... 171

Ejercicio 11F: Uso de @Match para filtrar registros .......................... 171

SECCIÓN 12

Usar múltiples bases de datos ................................................................................. 173

12.1. Agregar bases de datos ....................................................................................... 174

Ejercicio 12A: Agregar bases de datos .............................................. 174

12.2. Unir bases de datos ............................................................................................. 176

Ejercicio 12B: Importar un archivo para unir ...................................... 178

Ejercicio 12C: Unir campos de diferentes bases de datos ................. 179

Ejercicio 12D: Identificar registros no coincidentes ............................ 182

SECCIÓN 13

Salidas ....................................................................................................................... 183

13.1. Personalizar y guardar una vista de los datos ..................................................... 184

13.1.1. Ocultar campos ..................................................................................... 184

13.1.2. Modificar el ancho de columna .............................................................. 184

13.1.3. Modificar el orden de los campos .......................................................... 184


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13.1.4. congelar columnas ................................................................................ 185

13.1.5. Mostrar estadísticas de campo ............................................................. 185

13.1.6. Resaltar espacios.................................................................................. 186

13.1.7. Agrupar y desagrupar ........................................................................... 186

13.1.8. Formato de columnas ........................................................................... 186

13.1.9. Vistas .................................................................................................... 187

13.2. Imprimir los datos o los resultados de una función ............................................. 188

13.3. Crear informes y gráficos personalizados ........................................................... 189

13.3.1. Crear un informe ................................................................................... 189

13.3.2. Representación gráfica de datos .......................................................... 189

13.4. Exportar los datos a una serie de formatos de archivo ....................................... 190

13.4.1. Exportar ................................................................................................. 190

13.4.2. Publicar ................................................................................................. 190

13.5. Transferir datos y gráficos a otros programas de software ................................. 191 13.5.1. Cortar, copiar y pegar ........................................................................... 191

13.5.2. Arrastrar y soltar.................................................................................... 191

SECCIÓN 14

Ejercicio de recapitulación ....................................................................................... 193

14.1. Particularidades del caso de estudio ................................................................... 194

14.2. Perfil de los Datos ................................................................................................ 195

Ejercicio 14A: Importar el archivo de EX EMPLEADOS .................... 195

Ejercicio 14B: Análisis de ex empleados ........................................... 195

Ejercicio 14C: Análisis de ex empleados por edad con un gráficode barras ..................................................................... 196

Ejercicio 14D: Calcular las edades promedio, MAYOR y MENOR .... 197

Ejercicio 14E: Distribución por grupo ................................................. 198

14.3. Evidencia de Auditoría ......................................................................................... 199

Ejercicio 14F: Importar la información de pagos A contrados ........... 199

Ejercicio 14G: Aislar pagos efectuados a ex empleados ................... 199

Ejercicio 14H: Identificar el número de empleados ............................ 200

Ejercicio 14I: Los resultados son simples. Rellene los espaciosvacíos. ......................................................................... 201


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Contenido


SECCIÓN 15

Documentación ......................................................................................................... 203

15.1. Revisión................................................................................................................ 204

15.2. Historial ................................................................................................................ 205

15.3. Comentarios ......................................................................................................... 208

15.4. Diagrama Global del Proyecto ............................................................................. 209

15.5. Datos, documentación y administración del tiempo ............................................ 212

15.5.1. Copia de seguridad de datos ................................................................ 212

15.5.2. Manual ................................................................................................... 212

15.5.3. Administración ....................................................................................... 212

SECCIÓN 16

Otros productos ........................................................................................................ 215 16.1. CaseWare SmartAnalyzer.................................................................................... 216

Ejercicio 16A: Uso de SmartAnalyzer ................................................ 216

16.1.1. Preparación de los datos ....................................................................... 223

16.1.2. Rutinas de importación estándar ........................................................... 223

16.1.3. Diversidad de aplicaciones .................................................................... 224

16.1.4. Potente y flexible ................................................................................... 225

16.2. IDEA Server ......................................................................................................... 226

16.2.1. Biblioteca corporativa ............................................................................ 227

16.2.2. Sincronizar datos ................................................................................... 228 16.2.3. Bases de datos virtuales ....................................................................... 228

16.3. SmartExporter ...................................................................................................... 229

16.4. CaseWare Monitor ............................................................................................... 230

SECCIÓN 17

Cómo acceder a los recursos .................................................................................. 233

17.1. Sitio de soporte de CaseWare IDEA .................................................................... 234

17.1.1. Crear una cuenta de usuario ................................................................. 235

17.1.2. Iniciar sesión en el sitio web de recursos y soporte de IDEA ............... 236

17.2. Otras opciones de capacitación ........................................................................... 238

17.2.1. Curso de capacitación intermedia de IDEA .......................................... 238

17.2.2. Curso de capacitación avanzada de IDEA ............................................ 238

17.2.3. Capacitación de IDEAScript .................................................................. 239

17.2.4. Capacitación ofrecida por nuestros distribuidores ................................ 240


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Desafíos IDEA

Ejercicios avanzados ................................................................................................ 243

Desafío IDEA Nº 1 .......................................................................................................... 244

Apéndice

@Funciones .............................................................................................................. 245


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ECCIÓN 1

Introducción a IDEAObjetivos de la sección

Comprender el objetivo del uso de IDEA y sus características principales.

Identificar dónde y cuándo utilizar IDEA en una auditoría.

Comprender cómo utilizar IDEA.

Instalación de los archivos del curso.

Iniciar IDEA.


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1.1. INTRODUCCIÓN

Esta guía de capacitación contiene información acerca de algunas de lasfunciones más utilizadas en IDEA.

IDEA es una herramienta de interrogación de archivos electrónicos que puede ser

utilizada por diversas personas y organizaciones, incluyendo auditores,contadores, investigadores y personal de tecnología de la información. Analizalos datos en diversidad de formas y permite la extracción, el muestreo y el manejode información para identificar errores, problemas, cuestiones específicas ytendencias. Con IDEA usted podrá leer, visualizar, analizar, manejar, obtenermuestras y extraer archivos de datos desde prácticamente cualquier origen; desdegrandes sistemas a equipos personales. IDEA cuenta con funciones ycaracterísticas que no se encuentran en ningún otro producto. Las funciones deIDEA le ayudan a trabajar de una manera más eficiente y efectiva, y agreganmucho más valor a su organización y proyectos.

IDEA se puede comparar con programas de hojas cálculo, tal como Microsoft

Excel ©. La diferencia entre IDEA y hojas de cálculo reside fundamentalmente enel hecho de que IDEA se ha diseñado específicamente para auditores einvestigadores. Es por esta razón que IDEA cuenta con funcionalidadesorientadas a auditores e investigadores y les ayuda a cumplir con sus objetivos.Por ejemplo, IDEA:

Crea un registro de todos los cambios realizados a un archivo (base dedatos) y mantiene una pista de la auditoría o bitácora de todas lasoperaciones, incluso la importación y pruebas de auditoría realizadas en labase de datos. Etiqueta cada entrada con el ID de usuario proveniente delacceso a Windows.

Permite importar y exportar datos en diversidad de formatos, incluso

archivos originados desde grandes equipos informáticos y software decontabilidad.

Lee y procesa millones de registros en segundos.

IDEA lleva a cabo las siguientes tareas; las cuales son útiles para contadores,auditores y profesionales en sistemas y finanzas:

Compara, une, concatena y conecta diferentes archivos de diferente fuente.

Extrae operaciones específicas, identifica omisiones (por ejemplo, en unasecuencia numérica de cheques), o duplicados.

Perfila datos mediante la sumarización, estratificación o antigüedades dearchivos.

Obtiene estadísticas en forma automática.

Visualiza gráficamente datos y resultados.

Obtiene muestras usando diferentes métodos de muestreo.


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1.2. LAS ETAPAS DEL USO DE IDEA

El proceso para utilizar IDEA varía de acuerdo a las circunstancias pero los pasosprincipales a tener en cuenta se encuentran detallados en el siguiente esquema:

1.2.1. DETERMINAR SI IDEA ES APROPIADO PARA LA AUDITORÍA

Los posibles beneficios de utilizar IDEA se pueden juzgar a partir de los objetivosde auditoría y los problemas esperados, así como desde el volumen de los datos,la cantidad de registros y ancho de los registros, y la cantidad de campos. Sedebe prestar una atención especial a la utilidad que agregan los análisisadicionales a la información que proveen los sistemas actuales y cualquier otrofactor especial, tal como la detección e investigación de fraudes, auditorías

operativas o de gestión (al obtener estadísticas de rendimiento) e investigacionesespeciales.

1.2.2. IDENTIFICAR DÓNDE SE PUEDE USAR IDEA

IDEA se puede usar en diferentes áreas con diferentes fines y objetivos. IDEA seutiliza generalmente para validar la exactitud e integridad de la información,mostrando los datos de diversas maneras y generando análisis difíciles de

Determinar si IDEA esapropiado para la auditoría

Considerar los objetivos deauditoría y dónde se puede

utilizar IDEA

Determinar los datos

necesarios y organizar la

descarga

Usar tareas de IDEA

Revisión, limpieza y

mantenimiento


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Sección 1: Introducción a IDEA


obtener de otro modo. IDEA puede ser útil también para identificar elementosinusuales o extraños, validando los datos mediante el cruce de informaciónrelacionada, o efectuando cálculos específicos.

Si bien IDEA permite aumentar su ámbito de acción mediante el análisis de unagran cantidad de información, cubriendo potencialmente el 100% de las

operaciones, usted también puede extraer y analizar solo una porción de la basede datos usando las funciones de muestreo de IDEA. Usted también puede usarIDEA para examinar un subconjunto de la población (muestra) que le permitapredecir resultados financieros o estimar la aparición de determinados elementosen la muestra y trasladar estas conclusiones al universo como un todo.

En auditorías, IDEA se utiliza generalmente para pruebas sustantivas. Si tiene lanecesidad de determinar si existen elementos erróneos, cuantificar un problema, oidentificar ciertos elementos, entonces se debería utilizar IDEA. IDEA no se utilizageneralmente para verificar procedimientos aunque puede inferirse que si noexisten errores, entonces los procedimientos deberían estar funcionandocorrectamente. IDEA puede utilizarse también para pruebas de cumplimiento

cuando se cuenta con controles informáticos mediante los cuales puedan volver acalcularse pruebas de edición, hacer comparaciones y efectuar otrosprocedimientos informáticos.

La calidad de los datos, el conocimiento de la base de datos con la que seestá trabajando y su experiencia contribuirán al éxito de los procesos conIDEA. Con el tiempo, usted podrá incrementar el alcance de sus investigaciones,ya sea realizando pruebas que no puedan ser efectuadas manualmente,produciendo análisis complejos o detectando anomalías que usted nunca pensóque fuera factible.

También es normal que, utilizando IDEA, se identifican una mayor cantidad deelementos excepcionales y consultas en comparación con otros métodos,demandando más tiempo para darles seguimiento. No obstante, el uso de IDEApuede reemplazar otras pruebas y ahorrar tiempo en su trabajo. En consecuencia,el costo de utilizar IDEA debe ser sopesado con el beneficio de su uso.

1.2.3. OBTENCIÓN DE LOS DATOS

A diferencia de lo que ocurre en los programas de hojas de cálculo o bases dedatos, los usuarios de IDEA no escriben o crean los datos, solo leen y analizan losdatos de un cliente o de otros. Debido a la naturaleza del trabajo en IDEA, ladescarga de los datos e su importación en IDEA es de vital importancia y a vecesmás laboriosa y costosa que el propio análisis.

La descarga de los datos es la etapa más técnica del proceso, requiriendo por logeneral de la asistencia y cooperación de especialistas en informática. Sinembargo, con la aparición de nuevas técnicas y herramientas, este proceso escada vez más sencillo, por lo que son muy pocos los archivos que no pueden serimportados; a pesar de que el tiempo y los costos pueden variarconsiderablemente.


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Antes de descargar y analizar los datos se debe necesariamente identificar lainformación requerida. Con frecuencia es un proceso de dos vías, en el que laspruebas que se van a realizar se limitan por los datos que hay disponibles. Losdatos requeridos pueden estar en más de un archivo o equipos del sistema. Esimportante, en esta etapa, que el usuario comprenda la disponibilidad y detallesde las bases de datos. Tal vez deba examinar el diccionario de datos paradeterminar la estructura del archivo y las relaciones entre las bases de datos y lastablas.

Al determinar los datos requeridos puede ser más sencillo solicitar la importaciónde todos los campos. Sin embargo, en algunos casos esto puede resultar entamaños de archivos muy grandes e invertir mucho tiempo a la hora de definirtodos los campos cuando se importa el archivo en IDEA. Por lo tanto, espreferible ser selectivo e ignorar los campos en blanco, los campos condescripciones extensas y la información que no es necesaria. Al mismo tiempo, nodebería omitirse información relevante.

1.2.4. ANALIZAR LOS DATOSConsulte las secciones 2 a 14 para obtener información detallada acerca de lastareas de IDEA.

1.2.5. REVISAR SU ANÁLISIS, LA LIMPIEZA EL MANTENIMIENTO

Consulte la sección 15 para obtener información detallada acerca de la revisión desu análisis, la limpieza el mantenimiento del trabajo.


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1.3. PREPARACIÓN DE LA CAPACITACIÓN

A lo largo del curso se irán completando ejercicios y casos de estudio utilizandovarias de las funciones y tareas en IDEA. La mayoría de los ejercicios y casosprácticos se basan en archivos de datos de una empresa ficticia llamada BrightIDEA, Inc. Antes de comenzar los ejercicios se supone que se realizaron todos los

pasos de la sección Planificar el uso de IDEA, que solicitó los archivos correctosde Bright IDEA, Inc. y que descargó correctamente a su equipo los archivos delcliente.

Bright IDEA, Inc. es una compañía que posee ingresos anuales de 44 millones dedólares. La compañía se dedica a la venta de relojes en todo el mundo por mediode su red de distribuidores. Bright IDEA, Inc. tiene clientes individuales así comotiendas. Su ejercicio comercial finaliza el sábado, 31 de diciembre de 2011.

1.3.1. INSTALACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE CAPACITACIÓN

1. Coloque el CD en la unidad de lectura correspondiente.

Aparece el asistente de configuración de la capacitación introductoria deCaseWare IDEA. Si el asistente no aparece automáticamente, haga clic enel botón Inicio de Windows, en el campo Buscar programas y archivos escriba Ejecutar y luego haga clic en Ejecutar en la lista. En el diálogoEjecutar, escriba D:\Curso de introducción.exe (donde D es la letraasignada a su unidad de CD-ROM) y luego haga clic en Aceptar.

En forma predeterminada, los archivos de capacitación se instalan en lacarpeta Proyectos gestionados ubicada en:

C:\Usuarios\\Documentos\Mis documentos IDEA\Mis Proyectos deIDEA\Curso de introducción

2. Acepte la carpeta de destino predeterminada y haga clic en Instalar .

3. Cuando termine el proceso de instalación, haga clic en Cerrar .

1.3.2. CARGAR IDEA

Haga clic en el botón Inicio de Windows y seleccione Todos los programas >IDEA > IDEA.


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1.4. COMPONENTES DE IDEA

Examine los componentes de la ventana de IDEA tal como se muestran en lasiguiente imagen:

IDEA muestra el contenido de la base de datos en la parte central de la ventana.Desplácese por los campos (columnas) y registros (filas) en la base de datos

usando las teclas de desplazamiento o usando el mouse y de las barras dedesplazamiento horizontal y vertical. El número de registro aparece a la izquierdade cada fila. La cantidad de registros que contiene la base de datos se muestra enla parte derecha de la Barra de estado, situada en la parte inferior de la pantalla.En este ejemplo, el archivo de datos contiene 900 registros.

Cinta de IDEA Ventana de Base dedatos

VentanaPropiedades

Nombre delProyecto de

escritorio activo

Ventanasacoplables

VentanasExplorador de

archivos y Biblioteca

Información deproyecto IDEA

Server

Cantidad de registros yespacio disponible en

disco

Barra deherramientas de

Acceso rápido

Barra deherramientas del

Explorador dearchivos


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En la sección Base de Datos de la ventana de Propiedades, cada base de datosde IDEA cuenta con cinco opciones disponibles:

Propiedad Descripción

Datos Muestra los datos en la ventana de Base de Datos.

Historial Muestra el historial de todas las tareas ejecutadas sobre labase de datos.

Estadísticas deCampo

Muestra estadísticas para todos los campos Numéricos,Fecha y Hora de la base de datos.

Total de Control Muestra el total neto de un campo especificado para suconciliación.

Criterio Abre el Editor de ecuaciones y le permite especificar criteriosde visualización para filtrar registros.

La salida de los resultados de las tareas de IDEA se agrega a la base de datos enel área de Resultados de la ventana Propiedades. Las siguientes funcionespueden generar Resultados como salidas:

Estratificación

Sumarización

Detección de Omisiones

Antigüedad

Tabla dinámica

Ley de Benford

Gráfico

Generar números aleatorios

Muestreo de Unidad Monetaria

El área Índices de la ventana Propiedades detalla todos los índices que segeneraron en la base de datos activa. El índice activo aparecerá destacado conuna marca de verificación.

El área Comentarios de la ventana Propiedades permite que el usuario escriba

notas relacionadas con la base de datos.


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1.5. SISTEMA DE AYUDA DE IDEA

La Ayuda de IDEA es similar a la Ayuda utilizada en otras aplicaciones deWindows. La Ayuda de IDEA provee información útil y detallada, incluyendoinstrucciones paso por paso y temas relacionados para todas las principalestareas de IDEA. También incluye ejemplos y sugerencias para muchas de las

tareas de IDEA. El Sistema de Ayuda de IDEA le permite acceder también a la Ayuda de otros componentes de IDEA como Report Reader, IDEAScript, y elEditor de ecuaciones. La Ayuda de IDEA cuenta, en total, con más de 1.300páginas de información. No dude en consultar la Ayuda de IDEA cuando necesiteasistencia.

Hay dos formas en las que puede acceder a la ayuda de IDEA en cualquiermomento:

En la pestaña Archivo haga clic en Ayuda y luego haga clic en Ayuda deCaseWare IDEA.

Haga clic en el botón Ayuda en la cinta de IDEA.

También podrá acceder a la Ayuda de IDEA pulsando la tecla F1. La Ayuda deIDEA es sensible al contexto, es decir, que si presiona F1 estando abierto uncuadro de diálogo, aparecerá la Ayuda relacionada con ese cuadro de diálogo.Por ejemplo si pulsa F1 mientras se encuentra abierto el cuadro de diálogo

Antigüedad, se muestra la Ayuda de IDEA para la tarea Antigüedad.


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El Sistema de ayuda de IDEA fue creado con la última tecnología utilizandoHTML, sistema que le permite buscar palabras específicas, buscar en un índice, ovisualizar el contenido de la Ayuda en un modo organizado y de fácil acceso.

EJERCICIO 1A: NAVEGAR POR LA AYUDA DE IDEA

1. En la pestaña Archivo haga clic en Ayuda y luego en Ayuda deCaseWare IDEA.

2. En la pestaña Contenido, haga doble clic en Uso de utilidades de IDEA yluego explore los temas.

3. En la barra de herramientas de IDEA, haga clic en el botón Opciones yseleccione Inicio.


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ECCIÓN 2

Administración de bases de datosObjetivos de la sección

Comprender cómo guardar y segregar su trabajo.

Usar el Explorador de archivos.


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Sección 2: Gestión de proyectos


EJERCICIO 2A: CREAR UN PROYECTO

Para nuevos proyectos, probablemente usted estaría creando Proyectosgestionados. Los proyectos gestionados le permiten organizar todos los proyectosen una carpeta central, en el directorio de “Mis proyectos de IDEA”. Siga el

procedimiento a continuación para crear un proyecto gestionado.

1. En la pestaña Principal, dentro del grupo Proyectos, haga clic en Crear .

Aparecerá el diálogo Crear proyecto.

2. Seleccione la opción Proyecto gestionado.

3. En el campo Nombre de proyecto, escriba Nuevo proyecto IDEA.

4. Haga clic en Aceptar .

El proyecto nuevo se abre en IDEA. Al iniciar un nuevo proyecto, la carpetadel proyecto estará vacía. Deberá importar los archivos en IDEA para queéstos aparezcan visibles en el Explorador de Archivos.

En el cuadro de diálogo Crear proyecto, también tiene la opción para crearproyectos Externos. Los proyectos externos funcionan exactamente igual

que los proyectos administrados, excepto que están ubicados fuera deldirectorio de proyectos de IDEA. También puede utilizar la opción delProyecto externo para indicar carpetas de trabajo previas a IDEA VersiónNueve, que se podrán utilizar en IDEA. Cuando selecciona la opciónProyecto externo, puede crear o seleccionar una carpeta existente que estéfuera del directorio de proyectos de IDEA.


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EJERCICIO 2B: SELECCIONAR UN PROYECTO

Para este ejercicio, cambiará al proyecto del curso de introducción con elsiguiente procedimiento:

1. En la pestaña Principal, dentro del grupo Proyectos, haga clic enSeleccionar .

Aparecerá el diálogo Seleccionar proyecto. La pestaña Proyectosgestionados será mostrada en forma predeterminada. Tenga presente que

junto a la visualización predeterminada de los proyectos administrados,Samples y el Tutorial, también se mostrará el proyecto del Curso deintroducción. Si anteriormente especificó las propiedades del proyecto,observe que en el lado derecho del cuadro de diálogo está el botónPropiedades que le permite ver las propiedades del proyecto.

2. Seleccione Curso de introducción.


El proyecto Curso de introducción contiene tres bases de datos. Estasbases de datos se utilizarán posteriormente en el curso.

4. Para definir las propiedades del proyecto para este ejercicio, en la pestañaInicio dentro del grupo Proyecto, haga clic en Propiedades y escriba elnombre del informe y el periodo de informe para el proyecto.



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2.2. BIBLIOTECA

En IDEA una Biblioteca representa un repositorio de archivos. Puede administrarfácilmente todos los archivos asociados al proyecto a través de la ventanaBiblioteca. La ventana Biblioteca muestra todos los archivos asociados al proyectoactivo.

IDEA tiene tres bibliotecas. Cada Biblioteca contiene grupos de bibliotecasmediante los cuales puede organizar los archivos asociados al proyecto.

La ventana Biblioteca aparecerá deshabilitada si el proyectoseleccionado se encuentra asignado a una unidad de la red.

2.2.1. BIBLIOTECA DE PROYECTO, BIBLIOTECA LOCAL Y BIBLIOTECACORPORATIVA

La ventana Biblioteca muestra las siguientes tres bibliotecas y sus grupos yarchivos asociados:

Biblioteca corporativa

La Biblioteca corporativa es un repositorio de archivos de IDEA Servercompilado por líderes de equipo de IDEA Server. La Biblioteca corporativacontiene los grupos de biblioteca estándar del sistema. Los líderes deequipo podrán agregar archivos a estos grupos de biblioteca o crearnuevos grupos de biblioteca personalizados. Los usuarios que seencuentren conectados a IDEA Server podrán copiar archivos de laBiblioteca corporativa en sus proyectos de escritorio activos.

La Biblioteca corporativa solo se muestra si se encuentraconectado a IDEA Server.

Biblioteca local

La Biblioteca local es un repositorio de archivos sobre su unidad de discolocal usado para compartir archivos de todos sus proyectos de escritorio.La Biblioteca local siempre estará disponible al acceder a IDEA.

Biblioteca de proyecto actual

La Biblioteca del proyecto actual contiene todos los archivos asociados conel proyecto de escritorio activo.

Puede visualizar todos los archivos de proyecto asociados contenidos en laBiblioteca corporativa, la Biblioteca local y la Biblioteca del proyecto actual, elestado de cada archivo (solo mostrado para la Biblioteca del proyecto actual), eltamaño de archivo y la fecha en la que fueron modificados por última vez.


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Cuando ve el proyecto en el Explorador de Windows, verá una estructura como laque se muestra a continuación. Cada nuevo proyecto que cree producirá estaestructura.

2.2.2. GRUPOS DE BIBLIOTECA

Al crear un Proyecto de escritorio, IDEA crea subcarpetas de biblioteca que lepermiten organizar todos los archivos asociados con el proyecto, comoecuaciones, macros, definiciones de registro y archivos de datos sin procesar. La

ventana Biblioteca de IDEA muestra estas subcarpetas como grupos debibliotecas del sistema y enumera los archivos incluidos en los grupos.

Subcarpeta debiblioteca en lacarpeta de proyecto

Grupo debiblioteca desistemacorrespondiente

Descripción

Funcionespersonales.ILB

Funcionespersonales

La ubicación predeterminada paraguardar archivos de Funcionespersonales.

Ecuaciones.ILB Ecuaciones La ubicación predeterminada para

guardar archivos de ecuaciones.

Exportaciones.ILB Exportaciones La ubicación predeterminada paraguardar archivos de bases de datosexportadas creados por la funciónExportar base de datos.

Definiciones deimportaciones.ILB

Definiciones deimportaciones

La ubicación predeterminada paraguardar archivos de definición de


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Subcarpeta debiblioteca en lacarpeta de proyecto

Grupo debiblioteca desistemacorrespondiente

Descripción

registros y plantillas.

Macros.ILB Macros La ubicación predeterminada paraguardar todas las macros IDEAScripty Visual Script.

Otros.ILB Otro La ubicación para guardar cualquiertipo de archivo.

Resultados.ILB Resultados La ubicación predeterminada paraguardar cualquier archivo de usuariodefinido como un informe como porejemplo los resultados.

Archivos fuente.ILB Archivos fuente La ubicación predeterminada para

guardar archivos de datos usados portodas las importaciones incluyendolos componentes de importaciónopcionales.

Al guardar archivos tales como ecuaciones, IDEA apuntará automáticamente a lascarpetas de biblioteca del proyecto de escritorio activo. Por ejemplo, cuando setrabaja con un proyecto gestionado y se guarda una ecuación, el diálogo Guardarcomo se abre automáticamente en la ruta:

Mis documentos de IDEA\Proyectos IDEA\\Equations.ILB

Una vez guardada la ecuación el archivo aparecerá en la Biblioteca bajo el grupoEcuaciones.


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Como puede ver a continuación, las ecuaciones, las definiciones de registro y lasplantillas que se crearon en este proyecto se guardan en sus correspondientescarpetas de grupo de la Biblioteca.


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2.3. EL EXPLORADOR DE ARCHIVOS

La ventana del Explorador de archivos muestra las bases de datos del Proyectode escritorio actual (panel Proyecto de escritorio) y si corresponde, el proyecto deIDEA Server (panel del proyecto de IDEA Server). Estas bases de datos puedenhaber sido creadas ya sea mediante una importación (por ejemplo desde un

archivo de Microsoft Excel) o generadas por medio de alguna función de IDEA.

El Explorador de archivos le permite visualizar las bases de datos y sus detallesen una vista jerárquica o no jerárquica.

La vista jerárquica le permite ver la relación padre-hijo entre las bases de datos(por ejemplo, el origen de una extracción o de una sumarización). Haga clic en elnodo de una base de datos principal para ver las bases de datos secundarias.


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La no jerárquica detalla las bases de datos (padre e hijo) en orden alfabético enformato plano sin ninguna información de la relación.

Al iniciar IDEA, en forma predeterminada, aparece el Explorador de archivos conla vista jerárquica. Puede cambiar desde la vista jerárquica a la vista no jerárquicaal hacer clic en el botón Visualización de archivos en la barra de herramientas delExplorador de archivos.

Actualmente, no notará diferencias en la ventana del Exploradorde archivos al cambiar entre la vista jerárquica y la vista no

jerárquica debido a que no hay bases de datos secundarias enel proyecto.


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El Explorador de Archivos es una ventana movible y redimensionable. ElExplorador de Archivos puede ser ampliado para ver la siguiente informaciónacerca de las bases de datos:

Nombre archivo

Cantidad de registros

Tamaño de archivo (en kb)

Fecha y hora de creación

Fecha y hora de la última modificación

Todas las opciones del Explorador de Archivos se encuentran disponibles, ya seapulsando el botón correspondiente dentro de la Barra de herramientas delExplorador de Archivos o haciendo clic sobre un archivo con el botón.

Además, muchas funciones de IDEA como Unir y Agregar se encuentrandisponibles desde el Explorador de Archivos.


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2.4. ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS

IDEA le permite organizar las bases de datos en el Explorador de archivos. Puedecrear subcarpetas dentro del proyecto, copiar y mover bases de datos, marcar unabase de datos y desbloquear las bases de datos bloqueadas.

2.4.1. CREAR SUBCARPETAS

El Explorador de archivos también le permite crear subcarpetas (un nivel) en elproyecto activo para facilitar el manejo de proyectos grandes. Se pueden crear porejemplo sub-carpetas por cada período de análisis o por cada subproyecto.

Para crear una subcarpeta, desde la Barra de herramientas del Explorador dearchivos, haga clic izquierdo en el botón Gestión de archivos y seleccione laopción Crear carpeta.

2.4.2. COPIAR Y MOVER BASES DE DATOS

Para unir, comparar y agregar bases de datos, éstas deben estar en el mismolugar, ya sea en el Proyecto de escritorio o en el Proyecto IDEA Server. Si lasbases de datos no se encuentran en la misma ubicación, puede usar las funcionesCopiar a o Mover a del Explorador de archivos para mover las bases de datosentre los proyectos de escritorio y los proyectos de IDEA Server.

2.4.3. MARCAR BASES DE DATOS

Si posee una base de datos importante de IDEA al que consulta periódicamente,IDEA le permite marcar la base de datos.

Para marcar una base de datos, seleccione la base de datos y en la barra deherramientas del Explorador de archivos, haga clic en el botón Marcar archivo.


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Al marcar una base de datos aparecerá la marca correspondiente dentro delExplorador de Archivos. Para unir, comparar y agregar bases de datos, éstasdeben estar en el mismo lugar, ya sea en el Proyecto de escritorio o en elProyecto IDEA Server.

2.4.4. DESBLOQUEAR BASES DE DATOS

Las bases de datos de IDEA operan en el modo lectura/escritura. El Explorador de Archivos muestra las bases de datos con el símbolo de bloqueado cuando elarchivo está siendo utilizado por otro usuario y no puede escribirse. La opción debloqueo evita que un usuario acceda a una base de datos que está siendo usadapor otro. Si una base de datos está bloqueada, un icono de bloqueo aparece a laizquierda del nombre del archivo dentro del Explorador de Archivos. Paradesbloquear una base de datos, haga clic con el botón derecho en la base dedatos que está bloqueada y seleccione Forzar desbloqueo en la lista.

Se encontrará en esta situación cuando un colega esté usando el Explorador deWindows para copiar archivos de IDEA desde el disco duro a un dispositivoexterno para compartirlos con usted y estos permanecen abiertos en IDEA en suequipo. Cuando los copia a la carpeta del proyecto aparecerán bloqueados debidoa que su colega los estaba usando cuando los copió.


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ECCIÓN 3

Obtener e importar los datosObjetivos de la sección

Obtener los datos y la información necesaria para la auditoría.

Comprender los diferentes formatos de archivos.

Comprender las definiciones de registro.

Modificar una definición de registro después de la importación.

Comprender los diferentes métodos de importación.

Usar el Asistente de Importación para completar el proceso de importación.


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3.1. ANTES DE USAR IDEA

Con este curso, los datos necesarios ya han sido instalados en su máquina. Enuna situación real, debe identificar, pedir e importar los datos requeridos antes decomenzar a usar IDEA. La Guía de Descarga de Datos se refiere a variosmétodos para la descarga de los datos en equipos personales para propósitos de

auditoría. A su vez, ofrece algunos consejos y sugerencias para tratar con unaserie de situaciones basadas en la experiencia práctica de más de 5,000descargas. Esta guía está disponible en el sitio Web de asistencia de CaseWareIDEA en ideasupport.caseware.com. Además en este sitio Web encontrará eldocumento Directrices para solicitar datos de sistemas informáticos. Estedocumento proporciona directrices que le ahorrarán tiempo y aumentarán susposibilidades de obtener y probar datos con éxito en formato electrónico.

3.1.1. PLANIFICACIÓN

La etapa de planificación consiste en discutir con los usuarios y personal de TI,

cuáles son los datos almacenados, cómo han sido guardados y cómo deben sertransferidos. En esta discusión deberá determinarse cuál es el método másapropiado para la importación de los datos.

3.1.2. SOLICITUD DE LOS DATOS

Una vez planificada la transferencia de los datos, deberá efectuarse una solicitudformal a las partes interesadas, solicitando los permisos y detallando los aspectosrequeridos (formato, método de almacenamiento, método de descarga, los plazospara la transferencia, etc.). IDEA al igual que otros paquetes similares, dependede la transferencia de datos desde el sistema que aloja los datos hasta la PCutilizada por el auditor. Este equipo principal puede ser un gran sistema o una PC

o un servidor en un entorno de red. Los datos pueden estar ya sea en un únicoarchivo, una base de datos o distribuidos en diferentes archivos y sistemas.Existen diversas formas de transferir datos, numerosas convenciones para lostipos de archivos y un sin fin de estructuras para el almacenamiento de los datos.

3.1.3. TRANSFERENCIA DE LOS DATOS

La transferencia se puede lograr por medio de una conexión directa desde elequipo de origen con el equipo personal, a través de una red que incluyaenrutadores y conmutadores o utilizando medios como CD-R, DVD-R, Unidadflash USB o una tarjeta digital segura. Dicha transferencia puede llevarse a caboen un solo paso o mediante pasos intermedios, como puede ser por ejemplotransferir primero los datos vía un servidor de archivos y luego transferirlos a unportátil.

3.1.4. DIFERENTES TIPOS DE ARCHIVOS

Para analizar la información usando IDEA, primero deben importarse los archivos.El Asistente de Importación lo guiará a través de los distintos pasos paracompletar el proceso de importación.


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Sección 3: Obtener e importar los datos


Los tipos de archivos que pueden ser leídos en IDEA usando el Asistente deImportación son:

ASCII (Texto) de Longitud Fija

EBCDIC de Longitud Fija

ASCII (Texto) Delimitado (incluyendo Comma Separated Value)

dBASE IV

Informes impresos y archivos Adobe PDF

Microsoft Excel

Microsoft Access

SAP/AIS

Paquetes contables (consulte el sitio web de CaseWare IDEA para más

información) ODBC

AS400

XML

Para la importación de los archivos ASCII y EBCDIC de longitud fija y los archivos ASCII delimitados, deben definirse los datos en IDEA en términos de longitud, tipoy la cantidad de campos (definición de registro). Al definir los datos creará unadefinición de registro que describirá el formato del archivo. El Asistente deImportación lo guiará a través de los diferentes pasos para la definición eimportación de los datos.

Las definiciones de registro se almacenan en el grupo Definiciones importadas dela Biblioteca. Una vez que se haya establecido la definición de registro para elarchivo a través del Asistente de Importación, esta podrá volverse a usar según serequiera.

Otros tipos de archivos, como los archivos de dBASE, Microsoft Excel y Microsoft Access se pueden leer directamente. Sin embargo, los archivos de MicrosoftExcel deben respetar sus respectivos formatos de base de datos.

IDEA puede acceder a una gran variedad de bases de datos tales como Oracle oSyBase a través del driver de Microsoft ODBC (Open DataBase Connectivity).

Si se presentan problemas en la obtención de los datos en bruto, o al transferirdatos ya sea por temas técnicos, por no contar con una debida asistencia delpersonal de TI, u otros contratiempos, una forma sencilla y simple de obtener losdatos es a través de la importación de archivos de informes impresos. Los datosformateados como un informe se imprimen en un archivo y se pueden extraermediante el módulo Report Reader en IDEA. Puede acceder a Report Reader através del Asistente de Importación.


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Importar un archivo de Microsoft Excel

IDEA puede leer directamente los archivos de dBASE, Microsoft Excel y Microsoft Access debido a que la información de los datos se detalla en el encabezado delarchivo. Estos tipos de archivos son los más fáciles y rápidos para importar y seimportan generalmente de la misma manera.

Reglas para importar hojas de cálculo

Se recomienda que antes de importar datos desde hojas decálculo de Microsoft Excel, compruebe el formato de los datospara asegurarse de que cumplan con el siguiente conjunto denormas:

Los datos a ser importados deben estar en formato detabla, es decir, como un bloque de filas y columnas.

La primera fila de la tabla debería tener los nombres decampo o debería contener los datos a importar.

Todas las columnas que posean tanto texto comonúmeros deberían tener el formato Texto.

Todas las columnas numéricas deberían contener unacantidad fija de decimales.

Las líneas en blanco, las líneas de subtotales y las líneasde totales deberían ser eliminadas del área de datos.

El área a ser importada debería estar seleccionada.

Los pasos detallados son aplicables a todas las tablas dedatos en una hoja de cálculo.

La hoja de cálculo está cerrada durante el proceso deimportación.

EJERCICIO 3A: IMPORTAR UN ARCHIVO MICROSOFT EXCEL

1. En la pestaña Principal, dentro del grupo Importar haga clic en Escritorio para iniciar el proceso de importación.

Aparece el Asistente de importación. Desde la primera pantalla puedeseleccionar el formato de archivo que desea importar.

2. Seleccione la opción Microsoft Excel.


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3. Haga clic en el botón Examinar situado al lado del campo Nombre paraseleccionar el archivo Microsoft Excel que va a importar.

4. Seleccione Transacciones de ventas.XLS.

5. Haga clic en Abrir .

El nombre del archivo y la ruta aparecen en el Asistente de importación.

6. Haga clic en Siguiente.

Aparece la pantalla de Microsoft Excel. Muestra una vista previa del archivode Microsoft Excel.

IDEA determinará los tipos de campos y anchos al escanear todas las filasde la hoja de cálculo. En caso que aparezca algún caracter inusual o nonumérico en campos numéricos o de fechas, éstos serán importados enIDEA como campos Caracter. Los símbolos utilizados normalmente para

detallar monedas o fechas son una excepción a esta regla siendoaceptables para IDEA ya que solo lee los datos de los campos y no elformato.


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7. Si la primera fila de la hoja contiene los nombres de las columnas,asegúrese de marcar la opción Primera fila son nombres de campo.

Si no se marca la opción Primera fila son nombres de campo, seproporcionarán nombres predeterminados para los campos (Col1, Col2)durante la importación.

En el área de Vista previa del diálogo Excel, observe que los camposFecha y Caracter son alineados a la izquierda, mientras que los camposNuméricos son alineados a la derecha.

8. Si la hoja de cálculo que se va a importar cuenta con una o varias celdasvacías dentro de una columna, los datos de esa columna se importarán aIDEA con el atributo de formato de celda Carácter. Si desea importar estosdatos como campos Numéricos, Fecha u Hora, marque la opción Importarceldas numéricas vacías como 0. Para este ejercicio, no seleccione estacasilla de opción.

9. En el cuadro Seleccione las hojas a importar, seleccione las hojas detrabajo a ser importadas.

Si selecciona múltiples hojas de trabajo para importar, cada hoja de trabajoserá importada como una base de datos distinta.

10. En el cuadro Archivo salida, acepte el nombre de base de datospredeterminado.

El nombre de base de datos predeterminado será el nombre del archivomás el nombre de la hoja de trabajo.


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3.2. MODIFICAR CAMPOS

Antes de modificar los campos se recomienda reconciliar o analizar los datos.Debe configurar la base de datos de modo que los nombres de los campos leparezcan lógicos y si es necesario, puede agregar descripciones. Además en estemomento puede asegurarse de que los campos tengan el tipo de datos correctos.

Por ejemplo, quiere asegurarse de que el campo de la cantidad sea numérico demodo que pueda realizar futuros análisis matemáticos o que un campo de fechase importe realmente como fecha de modo que pueda extraer rangos de fechasdel archivo. Tenga presente que este tema también se tratará en la sección 10.

Para hacer cualquier cambio a los campos de la base de datos, debe acceder a lafunción Manejo de Campos en IDEA. Esto se puede hacer de varias formas, lamás sencilla de todas es hacer doble clic en los datos en la base de datos activa.

Desde esta ventana, para cambiar el nombre de un campo, haga doble clic en elnombre del campo y realice el cambio. Haga doble clic en el nombre del campoID_CLI y cámbielo a NUM_CLI.

La información de la columna Tipo es inicialmente especificada por IDEA durante

la importación. Hay disponible cuatro tipos de campos nativos. Caracter,Numérico, Fecha, y Hora. Para cambiar el tipo de datos, haga clic en la columnaTipo del campo que desea cambiar y en la lista desplegable, seleccione el tipo dedatos que necesita para este campo.


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3.3. IMPORTAR UN ARCHIVO DBASE

Este es un formato utilizado con mucha frecuencia para exportar datos desdediversos sistemas informáticos y el más fácil de importar a IDEA. La estructura deun archivo dBase consiste en un encabezado de archivo con la información sobreel archivo incluyendo la información de definición de campo.

Los archivos dBASE se importan directamente cuando su formato es dBASE IV.Si posee archivos de otras versiones de dBASE, es recomendable que abra losmismos desde Microsoft Excel o Microsoft Access para convertir los archivos a unformato que IDEA pueda importar.

EJERCICIO 3B: IMPORTAR UN ARCHIVO DBASE


2. En el Asistente de importación, seleccione dBASE.

3. Haga clic en el botón Examinar situado al lado del campo Nombre paraseleccionar el archivo dBASE que va a importar.

4. Seleccione Cuentas por cobrar.DBF.


El nombre de archivo y su ruta se añade al Asistente de importación.


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Aparecerá la pantalla Crear campos. A diferencia de una importación desdeExcel, con una importación de dBASE tiene la posibilidad de agregarcampo durante el proceso de importación.

7. Si no hay campos adicionales para agregar, haga clic en Siguiente paracontinuar con el proceso de importación.

Aparece la última pantalla del proceso de importación dBASE.

8. Acepte las opciones predeterminadas en la pantalla y haga clic en Finalizarpara finalizar el proceso.

Puede importar más de un archivo dBASE a la vez. Por ejemplo,si tiene 12 archivos mensuales de dBASE en un directorio querepresenta el archivo MG (Mayor General) de un año completo,simplemente resalte los 12 archivos en la ventana delExplorador de Windows y luego haga clic en Abrir.


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3.4. IMPORTAR UN ARCHIVO DE MICROSOFT ACCESS

Puede importar archivos Microsoft Access (*.MDB) directamente a IDEA utilizandoel Asistente de Importación.

Las bases de datos de Access pueden contener varias tablas. IDEA puede

importar una o varias tablas. Al seleccionar un archivo de Microsoft Access paraimportar, IDEA le mostrará una lista de todas las tablas en el archivoseleccionado. Si selecciona más de una tabla, cada una se importará en una basede datos de IDEA por separado con el mismo nombre que la tabla. Luego podrácambiar el nombre de estas bases de datos dentro de IDEA.

IDEA puede determinar la longitud de cada campo Caracter basándose en losprimeros 10.000 registros, o en la cantidad especificada por usted en la secciónOpciones campo Caracter del diálogo Microsoft Access del Asistente deImportación.

EJERCICIO 3C: IMPORTAR UN ARCHIVO MICROSOFT ACCESS

1. En la pestaña Principal, dentro del grupo Importar haga clic en Escritorio.

2. En el Asistente de importación, seleccione Microsoft Access.

3. Haga clic en el botón Examinar situado al lado del campo Nombre paraseleccionar el archivo Microsoft Access que va a importar.

4. Seleccione Archivo de seguimiento de ventas.MDB.



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La última pantalla del proceso de importación de Microsoft Access lepermite seleccionar las tablas que se incluyen en la base de datos. Si haymás de una tabla en la base de datos, puede elegir todas las que deseaimportar. Si no está seguro acerca de la longitud de cada campo, haga queIDEA analice todos los registros de todas las tablas que va a importar paraasegurarse de que no trunque ninguno de los campos caracter.

7. En este ejemplo, acepte toda la información predeterminada y luego hagaclic en Aceptar para finalizar la importación de archivos.


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3.5. IMPORTAR ARCHIVOS CVS

Los archivos de datos ASCII Delimitados son un formato muy común paraarchivos de longitud variable. Este formato ahorra espacio en disco,especialmente con campos de texto tales como nombres, direcciones ycomentarios.

Para poder utilizar archivos ASCII Delimitados, debe existir un separador (uncaracter especial) al final de cada campo dentro del registro. Además, los camposde texto pueden estar enmarcados (encapsulados) por otro carácter, normalmentecomillas (""). El separador por lo general es una coma (,). No obstante puede sertambién otro carácter como los dos puntos (:) o punto y coma (;).

Al final de cada registro debería haber un delimitador de registro, generalmentelos caracteres (retorno de carro y salto de línea). Estos símbolos nose verán en el archivo de texto a menos que se vean con un editor de texto.

Al importar un archivo ASCII delimitado a IDEA, se define el delimitador y la

encapsulación del campo de texto.

EJERCICIO 3D: IMPORTAR UN ARCHIVO CSV


2. En el Asistente de importación, acepte el tipo de importaciónpredeterminada, Texto. Un archivo CSV es una importación de texto.

3. Haga clic en el botón Examinar situado al lado del campo para seleccionarel archivo CVS que va a importar.

4. Seleccione CLIBANCO.CSV.




El Asistente de Importación reconocerá al archivo como un archivoDelimitado.


En el Asistente de importación; en la pantalla Detallar el separador de

campos y encapsulador de texto, podrá seleccionar el separador decampos y el encapsulador de texto que se utilizan en el archivo. El Asistente de Importación generalmente le mostrará la configuraciónapropiada.



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En el Asistente de importación, en la pantalla Detalles de campo, puedeespecificar los detalles del campo, como el nombre, el tipo y la descripcióndel campo….


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9. Especifique los siguientes detalles de campo a continuación y luego hagaclic en Siguiente:

Columna Nombre decampo

Tipo Dec Descripción

NUM1 NUM_CTA N 0 Número de cuenta

CAR2 CLIENTE C Nombre del cliente

CAR3 DIRECCION C Dirección del cliente

CAR4 CIUDAD C Ciudad del cliente

CAR5 PROVINCIA C Provincia del cliente

El Asistente de Importación especificará automáticamente una definición de

registro (.rdf o .rdm para IDEA Unicode) para este archivo. Esta definiciónpodrá ser útil si, en un futuro, se desean importar otros archivos queposean la misma definición.

10. En este ejercicio no agregaremos ningún campo adicional. Haga clic enSiguiente.

11. En este ejercicio no crearemos ningún criterio de importación. Haga clic enSiguiente.


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12. En el campo Nombre de base de datos escriba Clientes – banco.

13. Haga clic en Finalizar para importar el archivo.

14. En la pestaña Archivo, dentro del grupo Base de Datos haga clic enCerrar todas las bases de datos.


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3.6. IMPORTAR OTROS ARCHIVOS CON REPORT READER

Normalmente, la información que se desea auditar está impresa. En la mayoría delos casos esta información en formato impreso se puede convertir a formatoelectrónico y transferir al PC del auditor. En ciertas ocasiones, podría sernecesario usar un interceptor de archivo impreso que redirigirá el archivo por

imprimir a un archivo en disco.

Las diferencias existentes entre un archivo ASCII y un archivo de informe impresoradican principalmente en el encabezado, el pie de página y en las líneas ytotales por incluir o por eliminar al importar el archivo en IDEA.

Report Reader extrae datos de informes de texto sin formato guardados enarchivo o en archivos Adobe Acrobat PDF y los traduce al formato de archivo deIDEA.

Al importar archivos con Report Reader necesitará:

1. Acceder al archivo de informe impreso.

2. Crear el Diseño base.

Report Reader usa una serie de diseños para definir los datos a serimportados en IDEA. El primer diseño definido será el Diseño Base. ElDiseño Base le indicará a Report Reader que grave un registro por cadaocurrencia de la información definida por este diseño. El Diseño Base debeser definido al nivel de línea de detalle o de transacción. La línea de detallees la línea o líneas que contienen la información a ser identificada comouna única transacción o registro en el archivo resultante de IDEA. La líneade detalle puede ser una línea única o puede contener múltiples líneas. Sele solicitará:

Crear un diseño estándar : Seleccione esta opción cuando elinforme tiene columnas.

Crear un diseño flotante: Seleccione esta opción si los datosno se muestran en columnas.

Excluirla de la salida: Esta opción solo estará disponibledespués de crear el Diseño Base. Esta opción le permitiráexcluir líneas no requeridas para la importación.

3. Crear un Diseño agregado

Un Diseño Agregado captura información asociada al Diseño Base, quepuede ser compartida por más de un registro. Los datos definidos en elDiseño agregado se agregarán a los registros definidos en el Diseño base.Por ejemplo, en un informe con operaciones clasificadas por número decuenta, es posible contar con un número de cuenta asociado a un grupo deoperaciones. De esta forma la información de la operación individual serácapturada por el Diseño Base mientras que el Diseño Agregado capturaráel número de cuenta aplicable al grupo de operaciones.


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Si la información del Diseño Agregado es localizada antes de lasoperaciones del Diseño Base será denominado Diseño Agregado Anterior.Si la información del Diseño Agregado es localizada luego de lasoperaciones del Diseño Base será denominado Diseño Agregado Posterior.Por ejemplo en el siguiente informe, si la primera línea (12-5-2007, JamesMatthew) se selecciona como una muestra para el Diseño base, la muestrapara el Diseño agregado debería ser Cuenta 1023 y sería un Diseñoagregado previo debido a que está ubicado antes de la línea de muestradel Diseño base.

Cuenta 1023

12-5-2007 James Matthew 539,00

12-5-2007 Audrey Kapune 235.00

Cuenta 1024

3-5-2007 Shelly Wang 326.754-5-2007 Bruce Little 434.50

4. Vista previa de la base de datos resultante

5. Examinar el archivo para comprobar que no hay errores.

6. Importar el archivo a IDEA.

EJERCICIO 3E: IMPORTAR UN ARCHIVO DE INFORME IMPRESO

Acc eder al archiv o de inform e impr eso

1. En la pestaña Principal, dentro del grupo Importar haga clic en Escritorio

para iniciar el proceso de importación.

2. Para importar los informes a IDEA, seleccione Informe impreso y AdobePDF, luego seleccione el archivo ArchivoEjemplo.txt.



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Aparece un cuadro de mensaje, indicándole que cree un diseño estándar oun diseño flotante.

2. Acepte la opción predeterminada Crear un diseño estándar y luego hagaclic en Sí.

La línea seleccionada se copiará en la parte superior de la pantalladenominada Editor de campo.

Referencia detexto

Referencianumérica

Referenciade espacio

Referencia no enblanco

Línea de ancla Editor de campo Editor de ancla


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El Editor de campo es la sección comprendida entre las dos líneasamarillas con una flecha roja en el margen izquierdo. En una entrada multi-línea, una de las líneas deberá ser una Línea de ancla. La Línea de anclaaparecerá con una flecha roja en el margen izquierdo. De formapredeterminada es la primera línea, no obstante, puede seleccionarse unalínea diferente haciendo clic en el margen izquierdo de la línea elegida paraser Línea de ancla.

La ventana Detalles de campo aparecerá, a su vez, en el sector derecho dela pantalla. Al definir un campo esta ventana mostrará las propiedades yatributos de ese campo.

A esta altura deberá definir qué distingue a la línea de detalle del resto delas líneas del informe. Puede ser un texto específico, una combinación denúmeros o una fecha. En Report Reader, estos formatos reciben el nombrede Referencias. Para este informe, puede ver que el tercer campo ocolumna del informe es un campo de fecha y está formateado de la mismaforma a través de todo el informe (NNNN-NN-NN). Utilizando esta

información, puede definirse una referencia en la sección Editor de Ancla(la línea situada encima del Editor de Campo).

3. Ponga el cursor en el Editor de ancla, directamente sobre el primercarácter de la fecha, justo sobre el número 2. Ya que desea importar todaslas transacciones (cualquier entrada con una fecha), haga clic cuatro vecesen el botón Referencia numérica seguida de un guión (-).

Observe que todas las líneas del informe que cumplen con la condición osiguen ese patrón se resaltan en azul. Si deja fuera el guión (-) terminarácapturando la línea del encabezado que está sobre la fila del nombre delcampo (Base acumulada desde enero a diciembre de 2012) debido a que2012 coincide con la referencia NNNN.


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Las otras opciones disponibles para las referencias son:

Referencia de texto

Referencia de espacio

Referencia no en blanco

Para estos cuatro tipos específicos de referencia, debe hacerclic en el botón y no solo escribir una letra N, T, S o X mayúsculaya que el Lector de informes las reconocerá como letras y nocomo referencias específicas.

Puede examinar el informe para asegurarse que las líneas de detalle y sólolas líneas de detalle hayan sido seleccionadas. Cuando las líneasrequeridas estén seleccionadas, deberá definir la información que quiereimportar en IDEA desde las líneas de detalle. Esta información seráimportada en IDEA en campos separados.

4. En el Editor de campo (la fila con la flecha roja), resalte la información delnúmero de transacción.

El color del campo seleccionado pasará a ser naranja y se resaltarán todoslos registros correspondientes de las líneas de detalles. Desplácese por elinforme para verificar que el ancho del campo sea suficiente para capturarregistros con mayor cantidad datos y ajuste el ancho del campo en el Editorde campos si es necesario.

5. En la ventana Detalles de campo escriba la siguiente información:

Nombre: NUM_TRANS

Tipo: Numérico

Decimales: 0


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6. En el Editor de campo resalte el Tipo de información y deje espaciosuficiente para cadenas de datos largas.


Nombre: TIPO

Tipo: Caracter

8. En el Editor de campo, resalte la información de fecha.


Nombre: FECHA

Tipo: Fecha

Máscara: AAAA-MM-DD

10. En el Editor de campo resalte la información de Número y deje espaciosuficiente para cadenas de datos largas.


Nombre: NUM

Tipo: Carácter (Observe la mezcla de datos numéricos ycaracteres, por lo tanto es del tipo Carácter).

12. En el Editor de campo resalte la información de Nombre y deje espaciosuficiente para cadenas de datos largas.


Nombre: NOMBRE

Tipo: Caracter14. En el Editor de campo resalte la información de Comentario y deje espacio

suficiente para cadenas de datos largas.


Nombre: NOTA

Tipo: Caracter

16. En el Editor de campo resalte la información de Débito y deje espaciosuficiente para cadenas de datos largas.

17. En la ventana Detalles de campo escriba la siguiente información: Nombre: DEBITO

Tipo: Numérico

Decimales: 2

18. En el Editor de campo resalte la información de Crédito y deje espaciosuficiente para cadenas de datos largas.


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Nombre: CREDITO

Tipo: Numérico

Decimales: 2

Una vez completados los campos deberían coincidir con la siguiente tabla:

Nombre de campo Tipo Parámetro

NUM_TRANS Numérico Decimal: 0

TIPO Caracter

FECHA Fecha Máscara: AAAA-MM-DD

NUM Caracter

NOMBRE Caracter

NOTA Caracter

DEBITO Numérico Decimales: 2

CREDITO Numérico Decimales: 2

20. Haga clic en el botón Guardar Diseño .

Crear un D is eño Agregad o

Ahora tiene que crear un diseño adicional para asegurarse de que se atribuyó un

nombre de cuenta a la información de la transacción detallada correcta. En esteinforme, creará un Diseño agregado previo debido a que el nombre de la cuentaestá antes que las transacciones del Diseño base.

1. Resalte la línea situada debajo de los títulos de las columnas que contienenel nombre de cuenta y cree un nuevo diseño estándar.

En el Editor de ancla, debe utilizar los botones Referencia de espacio yReferencia de texto. Los nombres de la cuenta tienen una sangríaespecífica en este informe de modo que si hace referencia a todos losespacios hasta que comienza el texto para identificar el nombre de lacuenta, eliminará cualquier información de detalles que ya capturó y lainformación del encabezado en el informe.

2. Ponga el cursor en Editor de ancla en el extremo izquierdo y haga clic en elbotón Referencia de espacio para agregar espacios hasta el comienzo delos nombres de la cuenta.

3. Haga clic en el botón Referencia de texto.

Si se desplaza por el informe hasta el final de la cuenta de cheques,observará que también capturó la línea del total de la cuenta. Esto ayudará


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para la reconciliación que se abordará en la próxima sección, no deseamosincluir las líneas del total en el archivo que intentamos crear. Para queReport Reader ignore estas líneas, necesitamos agregar un par dereferencias de espacio donde hay números en las líneas de total.

4. En el Editor de campo, resalte la información de nombre de cuenta.


Documents

Manual Del Curso Intro Idea 9