Manual de Utilizador - IPBRICKdownloads.ipbrick.com/.../documentation/manualipdoc4_pt.pdfCap tulo 1 O iPortalDoc O presente manual destina-se a todos os utilizadores que no seu dia-a-dia

iPortalDoc - Gestor Documental

Manual de UtilizadorIPBRICKInternational

v4.0

Dezembro 2012

2

Conteudo

1 O iPortalDoc 91.1 O que e o iPortalDoc? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

1.1.1 Gestao de utilizadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101.2 Caracterısticas do iPortalDoc . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121.3 Interfaces do iPortalDoc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

1.3.1 Interface de Acesso Web . . . . . . . . . . . . . . . . . 131.3.2 Interface de sistema de ficheiros . . . . . . . . . . . . . 211.3.3 Interface de Correio Eletronico . . . . . . . . . . . . . . 24

2 Funcionalidades do iPortalDoc 272.1 Menu Documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

2.1.1 Abrir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282.1.2 Introduzir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292.1.3 Encaminhar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332.1.4 Carimbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382.1.5 Remover . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392.1.6 Digitalizar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402.1.7 Check Out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412.1.8 Atualizar rev. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422.1.9 Alterar Info. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432.1.10 Associar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442.1.11 Ligar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 452.1.12 Ligar Docs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462.1.13 Marcar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472.1.14 Mover . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472.1.15 Assinar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482.1.16 Mover docs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 492.1.17 Permissoes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

3

4 CONTEUDO

2.1.18 Imprimir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502.1.19 Cancelar workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522.1.20 Info Doc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522.1.21 Doc. Assoc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542.1.22 Mails Assoc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542.1.23 Edicoes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542.1.24 Workflow Doc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 552.1.25 Acoes Doc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

2.2 Menu Definicoes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 552.2.1 Interface Configuracao . . . . . . . . . . . . . . . . . . 562.2.2 Utilizadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 692.2.3 Perfil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 742.2.4 Assunto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 762.2.5 Centro de Custo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 772.2.6 Sub-centro de Custo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 782.2.7 Funcionario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 782.2.8 Network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 802.2.9 Ass. Utilizador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 812.2.10 Tipos Doc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 812.2.11 Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 832.2.12 Templates Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 862.2.13 Email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 942.2.14 Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 952.2.15 Palavras chave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 982.2.16 Constroi FS Global . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 982.2.17 Constroi mailFS Global . . . . . . . . . . . . . . . . . 992.2.18 iPortalDoc Light . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 992.2.19 Introduzir Hierarquia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1002.2.20 Projectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

2.3 Menu Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1002.3.1 Desenhar um esboco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1012.3.2 Conceber . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1022.3.3 Instanciar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1112.3.4 Configurar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1122.3.5 Remover Instancia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1122.3.6 Inserir acoes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1132.3.7 Alterar Transicao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1132.3.8 Visualizar F.T. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

CONTEUDO 5

2.3.9 Tempo Exec. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1142.3.10 Ass. Tipo Doc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1142.3.11 Ass. Diretoria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1152.3.12 Agendamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1152.3.13 Gerador de acoes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

2.4 Menu Diretoria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1172.4.1 Alterar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1182.4.2 Criar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1182.4.3 Remover . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1202.4.4 Mover . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1202.4.5 Ass.Utilizador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1212.4.6 Ass.Utiliz. Tipo Doc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1212.4.7 Ass.Utiliz.Work. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1222.4.8 Ass.Utiliz.Macro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1232.4.9 Replicar Permissoes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1232.4.10 Info . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1252.4.11 Lista de acoes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1252.4.12 acoes por utilizador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

2.5 Menu Modulos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1282.5.1 Introducao de Hierarquia . . . . . . . . . . . . . . . . . 1282.5.2 Gestao de Energia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1302.5.3 SAFT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1312.5.4 Servicos Sociais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1312.5.5 Agendamento de workflows . . . . . . . . . . . . . . . . 1372.5.6 Introducao Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . 1392.5.7 Modulo Miniaturas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

2.6 Menu Sessao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1442.6.1 Acoes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1452.6.2 Calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1472.6.3 Entidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1472.6.4 Criar uma Entidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1502.6.5 Criar um Contato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1532.6.6 Ordenar Docs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1552.6.7 Config. Utilizador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1562.6.8 Gestao de +info . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1572.6.9 Mudar Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1582.6.10 Mudar Sigla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1582.6.11 Historico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

6 CONTEUDO

2.6.12 Layout grafico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1622.6.13 Constroi filesystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1632.6.14 Constroi Filesystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1632.6.15 Terminar Sessao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

3 Guia de utilizacao do iPortalDoc 1653.1 Criacao de uma hierarquia de Pastas . . . . . . . . . . . . . . 1653.2 Atribuicao de utilizadores a uma diretoria . . . . . . . . . . . 1683.3 Configuracao de Fluxos de Trabalho e Tipos de Documento . . 169

3.3.1 Atribuicao de Workflows e Tipos de Documento a Uti-lizadores nas diretorias . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

3.3.2 Retroceder Estados no Workflow . . . . . . . . . . . . 1733.4 Introducao de documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

3.4.1 Introducao de documentos via Samba . . . . . . . . . . 1783.4.2 Introducao de documentos via Web . . . . . . . . . . . 178

3.5 Classificacao de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1793.6 Selecionar Documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1843.7 Referencias de um Documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184

3.7.1 Ligar Documentos a Diretorias . . . . . . . . . . . . . . 1853.7.2 Codigos atribuıdos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1853.7.3 Entidade associada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1863.7.4 Palavras-Chave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1863.7.5 Associacao entre documentos . . . . . . . . . . . . . . 187

3.8 Permissoes relativas a um documento . . . . . . . . . . . . . . 1873.8.1 Workflow Activo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1883.8.2 Finalizado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189

3.9 Criacao de Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1903.9.1 Menus de Edicao de Templates . . . . . . . . . . . . . 1903.9.2 Alteracao das Formatacoes . . . . . . . . . . . . . . . . 1923.9.3 Criacao de Relatorios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

3.10 Assinar Digitalmente um Documento no iPortalDoc usando oCartao de Cidadao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1933.10.1 Requisitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1933.10.2 Configuracao no iPortalDoc . . . . . . . . . . . . . . . 195

3.11 Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1953.12 Acoes a Realizar pelo Utilizador . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

3.12.1 Encaminhamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1993.12.2 Outros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

CONTEUDO 7

3.13 Mais Informacao no +Info . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2043.13.1 Esquema cronologico total . . . . . . . . . . . . . . . . 2043.13.2 Documentos Associados . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

4 Anexo A - Acoes Tipo 2074.1 Listagem de Acoes-Tipo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2094.2 Definicao dos campos presentes nas acoes-tipo . . . . . . . . . 216

4.2.1 Identificacao da acao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2164.2.2 Elementos da acao - Esquema Cronologico do Work-

flow e Documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2174.2.3 Comentarios e Filtro de grupos . . . . . . . . . . . . . 2184.2.4 Encaminhamentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2214.2.5 Sub-acoes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2234.2.6 Tarefas a executar ao realizar a acao . . . . . . . . . . 2254.2.7 Opcoes dos frames e Outros . . . . . . . . . . . . . . . 2304.2.8 Abrir a seguinte frame por defeito . . . . . . . . . . . . 232

5 Anexo B - Criacao de Workflows 2355.1 Opcoes no Menu Workflow do iPortalDoc: . . . . . . . . . . . 237

5.1.1 Menu Workflow > Conceber . . . . . . . . . . . . . . . 2385.2 Elementos constituintes e ordem de criacao: . . . . . . . . . . 2385.3 Exemplo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

5.3.1 Descricao do funcionamento do workflow . . . . . . . . 2475.4 Questoes adicionais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

8 CONTEUDO

Capıtulo 1

O iPortalDoc

O presente manual destina-se a todos os utilizadores que no seu dia-a-dia utilizam o iPortalDoc como suporte da sua atividade.

Este manual foi estruturado e concebido a pensar no utilizador final doiPortalDoc, constituindo um guia simples que orientara o utilizador ao longodas funcionalidades dos menus, tal como pela criacao dos proprios processos.A aplicacao esta desenhada para que a sua utilizacao seja facil e intuitiva; dequalquer forma nao se dispensa a consulta deste manual geral do iPortalDoccontendo a explicacao de todas as funcionalidades do sistema.

1.1 O que e o iPortalDoc?

O iPortalDoc e um Sistema de Gestao de Documentacao e Workflowpara empresas e instituicoes, que permite aos seus utilizadores a gestao dosfluxos dos documentos, como tambem, simplesmente, proceder ao seu ar-quivo para posterior gestao. Para um bom funcionamento do sistema e vitalque seja bem organizado. Esta solucao de Gestao Documental encara ainformacao digital como um substituto do papel e nao uma tecnologia adja-cente.

O iPortalDoc nao funciona sozinho, quer isto dizer, que o iPortalDocfunciona em colaboracao com outro sistema, a IPBRICK. E na IPBRICKque comeca a atividade do iPortalDoc. E aqui que se faz a introducao egestao dos utilizadores do iPortalDoc, bem como dos grupos aos quais elespertencem.

9

10 CAPITULO 1. O IPORTALDOC

1.1.1 Gestao de utilizadores

O unico perfil capaz de realizar esta tarefa e o administrador do sistema.Para isso o administrador tem que aceder a https://IPBRICK, onde serapedida a sua validacao (Figura 1.1).

Figura 1.1: Validacao na IPBRICK

Apos a validacao e lhe apresentado um ecra que por defeito mostra asdefinicoes da IPBRICK. O administrador tera que aceder, do lado esquerdodo ecra, a divisoria IPBRICK.I e aceder a funcao Gestao de Utilizadores.Se ja houver utilizadores na IPBRICK e apresentada uma listagem do nomedos utilizadores tal como na figura 1.2.

Figura 1.2: Insercao de utilizadores no IPBRICK

Nesse mesmo ecra do lado direito aparece a opcao inserir na qual o

1.1. O QUE E O IPORTALDOC? 11

administrador tera de clicar para inserir utilizadores. Aı sera apresentadoao administrador um formulario, como o da Figura 1.3, para a insercao dosdados dos utilizadores. Esta operacao pode ser repetida quantas vezes fornecessario.

Figura 1.3: Formulario de utilizadores

No entanto, e importante nao esquecer que no final e necessario executarum Aplicar Configuracoes para que os utilizadores sejam definitivamenteadmitidos como utilizadores do sistema, tal como na Figura 1.4.

Figura 1.4: Validacao dos utilizadores


Segue-se um processo semelhante para a criacao e gestao dos grupos.Para isso acedemos ao menu Grupos de Utilizadores na divisoria IPBRICK.I.Se houver grupos, estes sao apresentados na parte central do ecra, sendopossıvel a insercao de mais grupos clicando no botao Inserir.

Contudo, os utilizadores que acabaram de ser inseridos na IPBRICKnao aparecem de imediato no iPortalDoc, nem sequer tem acesso a ele. Aadmissao de novos utilizadores no iPortalDoc e uma operacao que deve serfeita no proprio iPortalDoc. Esta funcionalidade sera apresentada mais afrente no Capıtulo 2. Quanto a remocao dos utilizadores do sistema, estadevera ser feita tambem no iPortalDoc.

1.2 Caracterısticas do iPortalDoc

Uma boa implementacao do iPortalDoc resultara numa serie de benefıciospara a atividade da organizacao. Entre eles podem-se destacar:

• facilidade de utilizacao, formacao reduzida;

• integracao no ambiente de trabalho dos utilizadores: este sis-tema permite a integracao de qualquer tipo de documentacao em qual-quer formato;

• seguranca no acesso e acoes sobre documentos: o iPortalDoc eum sistema que fornece garantias de seguranca, atraves da atribuicaode diversos perfis e respetivas permissoes;

• reducao de informacao em papel e controlo de processos coma utilizacao de workflow: este sistema permite a reducao drasticada documentacao em papel, atraves da digitalizacao de documentos;

• facilidade de comunicacao: este sistema permite a troca de in-formacao digitalmente entre as pessoas e/ou os departamentos inter-essados de forma rapida e segura, evitando um meio de comunicacaoexterno ao iPortalDoc (ex: telefone, comunicacao oral, etc.).

• Integracao com outros Softwares: Esta uniao permite-nos umavisao integrada e abrangente envolvendo mais que um sistema, sim-plificando assim a gestao de documentos para utilizadores de ambas

1.3. INTERFACES DO IPORTALDOC 13

aplicacoes. Por conseguinte evitam-se duplicacoes de registos de in-formacao e e facilitada a disponibilizacao e partilha de documentosproduzidos e registados em diversas aplicacoes.

Vistas as caracterısticas gerais do iPortalDoc, segue-se a exploracaodas tres principais interfaces de interacao que a arquitectura deste sistemaproporciona.

1.3 Interfaces do iPortalDoc

Todas as interfaces de acesso sao assentes em interfaces de comunicacoessuportadas em protocolos normalizados (HTTPS, SMB, SMTP). O iPortal-Doc apresenta tres interfaces de acesso que permitem a interacao utilizador-sistema:

• acesso WEB atraves de um navegador de Internet;

• acesso SMB (partilhas de rede) atraves de um gestor de ficheiros;

• acesso de correio eletronico atraves de um leitor de mail.

Visto que o iPortalDoc e suportado por protocolos Internet, este podeser acedido a partir de estacoes de trabalho de qualquer tipo: Windows, Mac,Unix, Palms, etc.

Em resumo, o utilizador pode aceder/visualizar os seus documentosatraves de:

• um navegador de Internet (ex: Internet Explorer)

• um gestor de ficheiros (ex: Windows Explorer)

Este tipo de abordagem para a concepcao do iPortalDoc permite aosutilizadores visualizarem os documentos nao so no interior da empresa (In-tranet) como a partir do exterior (Internet).

1.3.1 Interface de Acesso Web

Esta e a interface mais poderosa, visto permitir todo o tipo de operacoessobre documentos, gestao de workflows, insercao de templates, etc. A inter-face grafica de acesso WEB esta dividida em quatro areas que possibilitama interacao com os documentos, como se apresenta na Figura 1.5:


1. Area de navegacao na hierarquia documental (area do lado esquerdo);

2. Area de visualizacao dos documentos de uma dada diretoria da hierar-quia de gestao documental (ao centro);

3. Pesquisas (area superior direita);

4. Barra de ferramentas (por cima da area de visualizacao dos documen-tos).

Figura 1.5: Areas de Navegacao do iPortalDoc

Area de navegacao na hierarquia documental

A area de navegacao na hierarquia documental esta do lado esquerdodo navegador WEB e permite ao utilizador selecionar a parte do sistema degestao documental (Figura 1.6) onde deseja efectuar consultas ou alteracoes,isto e, selecionar a diretoria com a qual pretende interagir. Esta area permiteainda que o utilizador possa ver quais as diretorias e respetivos documentosem simultaneo, caso o seu perfil o permita.


Figura 1.6: Hierarquia dos documentos

Area de visualizacao de documentos

A area central do navegador WEB, a direita da hierarquia documentale a area de visualizacao de documentos do iPortalDoc. Nesta area, Figura1.7, o utilizador ve a listagem dos documentos que estao na diretoria que eleselecionou na hierarquia documental. Nessas listagens o utilizador acede ouoculta os sumarios e descricoes dos documentos, seleciona e le documentos,bem como pode aceder a outro tipo de informacoes.

Figura 1.7: Visualizacao dos tıtulos dos documentos e respetivos sumarios

Barra de Ferramentas

No navegador WEB, por cima da area central de visualizacao de doc-umentos, esta a barra de ferramentas, como se pode ver na figura 1.8.


Figura 1.8: Menus disponibilizados para a configuracao/construcao do sistema

E nesta area que o utilizador interage com o sistema. Isto e, acedendoaos menus e respetivas opcoes, podera:

• Executar funcionalidades sobre documentos;

• Criar workflows (fluxos documentais);

• Criar e alterar diretorias (Pastas);

• Gestao de utilizadores e perfis;

• etc.

A barra de ferramentas e composta por cinco ”Menus”essenciais.

Nota : No entanto, tem que se ter em conta o perfil dos utilizadores, istoe, o numero e tipo de menus, como tambem as opcoes dos respetivos menus,podem variar consoante o utilizador e respetivo perfil (as permissoes e osperfis serao explicados mais a frente. Assim a partir de cada menu teremosacesso a uma serie de funcionalidades:

• Menu Documento - manipular documentos e aceder a informacaoassociada, efectuar encaminhamentos, ligacoes, edicoes novas, asso-ciacoes, entre outras;

• Menu Definicoes - aceder as definicoes do sistema no que diz respeitoa perfis, utilizadores, grupos, tipos de entidades, entidades e contatos;criacao de novos tipos de documentos e templates;

• Menu Workflow - Criacao de fluxos documentais, instanciando-os econfigurando-os para posterior utilizacao;

• Menu Diretoria - Criar e/ou alterar pastas que irao compor a nossahierarquia documental. Aqui pode-se associar utilizadores a estas di-retorias com determinados perfis de utilizacao e assim associar fluxosdocumentais aos utilizadores nas diretorias apropriadas.


• Menu Modulos - Aqui e possıvel ter acesso as mais diversas funcional-idades vocacionadas para darem resposta as necessidades especıficas deuma certa atividade ou organizacao. Entre os varios modulos que po-dem ser ativados encontrara o de Estatısticas, Gestao de energia entremuitos outros.

• Menu Sessao - aceder e configurar a informacao da sessao em curso,ver a sua informacao de utilizador no sistema, ver as suas acoes pen-dentes e aceder a sua agenda pessoal.

Pesquisa

A pesquisa do iPortalDoc permite encontrar facil e rapidamente doc-umentos sem estar a percorrer todas as diretorias e todos os documentosexistentes numa ou varias pastas do sistema (Figura 1.13).

Figura 1.9: Caixa de Pesquisa

Numa primeira fase, o utilizador pode selecionar a pasta onde pretendeefectuar a pesquisa, ou simplesmente deixar o motor de pesquisa per-correr todas as diretorias ao ativar a diretoria principal. A pesquisapercorre nao so a pasta como todas as subpastas e ficheiros nelas contidos.Apos a pesquisa, aquando da listagem dos resultados, mais uma vez ha queter em atencao as permissoes dos utilizadores, pois na listagem so estaraoos documentos aos quais os utilizadores tem permissoes. Temos disponıveisdois tipos de pesquisa:

• Pesquisa rapida(PR) - Esta pesquisa incide agora, por omissao, sobreos tıtulos e nao sobre palavras chave. Existem depois mais opcaoes emtermos de separadores de resultados;

• Pesquisa avancada(PA) - Na pesquisa avancada existir agora apenasum menu (PA). Para definir o tipo de pesquisa deve escolher uma dasopcoes ”Por estados activos”ou ”Por estados realizados”no formulariode pesquisa.


Figura 1.10: Escolha de estados no formulario de pesquisa avancada

Existe tambem a disponibilidade de utilizar o link de pesquisa queencontra sempre que estiver na pagina de uma pasta ou diretoria.

Figura 1.11: Link Pesquisa

A pesquisa sera efectuada na pasta selecionada.

Por omissao, apenas esta selecionado o campo Tıtulo, mas podera se-lecionar quaisquer dos campos apresentados (Tıtulo, Sumario, Descricao,Palavras-Chave).

Figura 1.12: Janela de Pesquisa

Este exemplo recuperara todos os documentos da pasta Testes que con-tenham no tıtulo os termos Teste e Superior.


Figura 1.13: Exemplo Pesquisa

O link Ver Tudo devolve-o a vista total de documentos contidos napasta.

Figura 1.14: link Ver Tudo

A pesquisa avancada e mais complexa, pois podera cruzar-se diferenteselementos e evitar-se assim resultados indesejados, por exemplo: pesquisar osdocumentos da entidade Fornecedores, introduzidos pelo Funcionario RicardoBorges. Acedendo a esta opcao o utilizador tem acesso a um formulario(Figura 3.21) onde pode pesquisar por: tipo de documento, workflow, datade introducao do documento no iPortalDoc, etc.

Podera, tambem, pesquisar sobre qualquer campo de classificacao dosdocumentos, e estados do workflow em que se podem encontrar. Ainda, se oscampos tıtulos, sumarios, descricoes, palavras chave e comentarios estiveremtodos selecionados, sao recuperados os documentos que contem a palavra depesquisa em todos estes campos. O sistema permite palavras ou partes depalavras.


Figura 1.15: Formulario da pesquisa avancada

Tanto na pesquisa pesquisa rapida como avancada existe a possibilidadede efectuar o download de todos os documentos encontrados para um ficheiro.zip. Para isso devera recorrer a opcao Download, quando o resultado dapesquisa e apresentado (Figura 1.16).


Figura 1.16: Link Download no resultado de uma pesquisa

1.3.2 Interface de sistema de ficheiros

Para alem da interface WEB existe a interface SMB (acesso a partilhas)criada para oferecer um acesso rapido aos documentos, ja que o acesso aosdocumentos via sistemas de ficheiros em rede sao muito mais rapidos que osacessos WEB. Esta gestao de ficheiros e feita na Intranet.

O aspecto visual deste acesso e familiar a maioria dos utilizadores talcomo se pode ver na Figura 1.17.

Figura 1.17: Visualizacao da partilha do utilizador no sistema de gestao docu-mental

O Sistema de Gestao de Documentacao cria uma partilha de rede comos documentos que o utilizador pode aceder no iPortalDoc, congruente com


as permissoes da interface WEB. Nesta interface, do lado esquerdo do ecra,tem-se acesso a hierarquia documental tal qual a hierarquia da interfaceWEB. Esta interface facilita a copia de grandes quantidades de documentose possibilita uma visualizacao amigavel para os utilizadores que estao habit-uados a trabalhar neste tipo de ambiente.

O sistema cria automaticamente duas pastas unicas (partilhas de rede).Estas pastas sao de dois tipos e tem funcoes diferentes:

• Insercao - e a pasta onde se colocam os documentos que vem de forado sistema, por exemplo, via digitalizacao, associando-os aos respetivosworkflows (Figura 1.18);

• Acesso - nesta pasta esta representada a hierarquia documental doiPortalDoc a qual o utilizador pode aceder mediante as suas permissoes(Figura 1.18).

Figura 1.18: Pastas: Acesso e Insercao

Para aceder a estas pastas sao necessarios os seguintes passos:

• No caso do sistema operativo Windows, acede-se ao Windows Explorer( O meu computador);


• Menu Ferramentas, opcao ligar unidades de rede;

• Aparece uma caixa de dialogo onde se coloca a unidade a qual se queraceder: unidade Z, e a pasta a qual se quer aceder: pasta Insercao oupasta Acesso. Onde pede a pasta a qual se quer aceder, coloca-se odomınio da pasta seguido de / e o nome da pasta (Acesso ou Insercao).

Como ja foi referido, a pasta Insercao permite a introducao de doc-umentos no iPortalDoc e consequentemente coloca-os no respetivo fluxo degestao documental. As pastas dos workflows sao criadas automaticamentea partir do momento que os workflows sao ativados. Contudo, os documen-tos aı inseridos nao ficam permanentemente nessas pastas, pois o sistemapercorre essas pastas a ’procura’ de novos documentos, quando os encontra”passa-os”para a pasta acesso e assim para a hierarquia do iPortalDoc.

Quando um documento e introduzido desta forma, e conveniente quea primeira acao seja Classificar, pois quando o documento chega ao iPor-talDoc, visto ja estar associado ao respetivo workflow, sera imediatamentedirigido a pessoa responsavel pela primeira acao. Um documento que seja in-serido desta forma fica com um aspecto diferente das restantes pastas quandoaparece na hierarquia documental, de notar que o proprio icone e diferente.

Nesta situacao, na hierarquia documental, tanto na interface WEBcomo na interface de Gestor de Ficheiros, o documento aparece numa di-retoria que corresponde ao seu workflow (Figura 1.19), e esta diretoria ecomposta por subpastas que correspondem ao ano, mes e dia da introducaodo documento no sistema. E na subpasta que corresponde ao dia de in-troducao que se vai encontrar o documento.

Figura 1.19: Hierarquia documental aquando da introducao de documentos viapasta Insercao


1.3.3 Interface de Correio Eletronico

Outra das formas do utilizador comunicar com o sistema de gestaode documentacao e atraves do servico de correio eletronico. Sempre que outilizador tem uma acao a realizar no gestor documental, no momento em queo workflow e ativado, este envia um e-mail (ver figura 1.20) ao responsavelda acao com um link que lhe permite aceder a acao que tem para realizar.

Figura 1.20: Visualizacao de um email do iPortalDoc dirigido a um utilizador

Posteriormente, se a acao ainda nao tiver sido realizada, o sistema enviaoutro e-mail a avisar o responsavel da acao que tem uma acao para realizare que ja devia ter sido realizada. No dia em que o prazo da acao termina,o sistema envia novamente um aviso ao proprietario da acao. Caso, o prazoda acao expire, sem que esta tenha sido realizada, no dia seguinte o sistemamanda um e-mail ao Coordenador da diretoria e ao Administrador. De no-tar, que a frequencia das notificacoes das acoes depende do prazo que foiestabelecido para a realizacao de cada acao.

Para alem desta notificacao de realizacao de acoes, a interface de correioeletronico, juntamente com a interface WEB, permite ao utilizador associardocumentos a e-mails. Esta funcionalidade torna-se util para que o utilizadortenha sempre acesso rapido e organizado aos documentos, e aos e-mails eworkflows que lhes estao associados, tal como na figura 1.21.


Figura 1.21: Visualizacao dos e-mails associados a documentos na pasta Acesso

Atraves da interface WEB, desde que se esteja a utilizar o servidor demail do iPortalDoc, ao selecionar-se um documento e acedendo a opcao info,tem-se acesso aos e-mails que estao associados ao documento selecionado, talcomo na Figura 1.22.

Figura 1.22: Visualizacao dos mails associados a um documento.

Para se poder aceder a interface de Correio Eletronico e necessario quecada utilizador seja detentor de duas contas de e-mail. Elas sao:

• a conta normal de utilizador - esta conta e criada automaticamentepelo servidor IPBRICK, quando se faz a insercao dos utilizadores. Esta


conta e do tipo: username [email protected]. Com estaconta o utilizador e notificado das acoes que tem para realizar no iPor-talDoc.

• a conta especial iPortalDoc - esta conta e criada automaticamentequando o utilizador acede pela primeira vez ao iPortalDoc, daı a primeiraentrada ser mais demorada, e e do tipo: Dbdocusername@domain*.com.Com esta conta o utilizador acede a pasta Acesso onde pode ver a hi-erarquia tal qual a da interface WEB e respetivos documentos.

*Este domain e o domınio da empresa. Consequentemente, o domıniovaria consoante a empresa. No caso da iPortalMais seria, por exemplo: [email protected].

Capıtulo 2

Funcionalidades do iPortalDoc

A barra de ferramentas esta dividida em seis menus distintos, tal comose pode observar na figura 2.1. Cada opcao do menu diz respeito a umafuncionalidade do iPortalDoc.

Figura 2.1: Barra de Ferramentas

2.1 Menu Documento

Nota: Se aceder ao menu sem selecionar qualquer documento, apenasencontrara disponıveis as funcionalidades Remover (com ou sem pesquisa),Introduzir, Mover docs, Carimbar, Digitalizar e Ligar docs.

Para que todas as opcoes (representadas na figura 2.2) estejam disponıveisneste menu, e necessaria uma seleccao previa de um documento. Para sele-cionar um documento e necessario clicar na imagem apresentada na framecentral, que se encontra do lado esquerdo do tıtulo. Sempre que um docu-mento se encontra selecionado, a cor do tıtulo e apresentada de forma distintada dos restantes documentos (azul).

O menu Documento encontra-se dividido em duas partes distintas,a primeira relacionada com as acoes/tarefas que se podem efectuar sobre o

27

28 CAPITULO 2. FUNCIONALIDADES DO IPORTALDOC

documento, e a segunda, relativa a informacao e historial do documento emquestao.

Figura 2.2: Menu Documento

2.1.1 Abrir

Figura 2.3: Opcao Abrir

Ao aceder a esta opcao, o utilizador visualiza a ultima revisao do doc-umento. Dependendo da extensao do ficheiro inserido, ele sera aberto coma aplicacao correspondente, isto e, se o ficheiro tiver uma extensao do tipo

2.1. MENU DOCUMENTO 29

.xls sera apresentado ao utilizador atraves da aplicacao Excel, no caso doutilizador estar a trabalhar numa estacao com sistema operativo Windows.

2.1.2 Introduzir

Figura 2.4: Opcao Introduzir

Sempre que o utilizador pretende introduzir um novo documento noiPortalDoc, tera que aceder a esta opcao do menu. Tenha sempre em atencaoa diretoria que esta selecionada (estara ativa a cor azul) pois sera nessa pastaque o documento sera introduzido. Na frame central ira aparecer um for-mulario igual ao da figura 3.19, em que os seguintes campos sao obrigatorios:

• Tipo de Doc., ao ser atribuıdo um tipo de documento e gerado au-tomaticamente um codigo para o documento em questao. Por defeito,esta selecionado o tipo ”Nao Definido”. Se introduzir um documento dotipo template PDF, automaticamente aparece uma box denominada de’Mail Merge’ que permite guardar listas de entidades e contatos, paraque o mesmo seja gerado e classificado com essas entidades.

Para criar um novo tipo de documento, o utilizador deve selecionarno Menu Definicoes a funcionalidade Tipos Doc. (Para mais in-formacao consulte a subseccao 2.2.11 - Tipos de Doc. deste docu-mento);

• Workflow, nesta pop list o utilizador, tem que escolher o fluxo detrabalho que o documento tera de percorrer. O utilizador devera tersempre um workflow associado a diretoria, para tal devera aceder aomenu Workflow e instanciar o fluxo de trabalho, posteriormente se-lecionar a opcao configurar e, por fim, abrir a opcao Ass. Utiliz.Work. do menu Diretoria. A instanciacao e configuracao do fluxode trabalho apenas pode ser realizada por um utilizador com perfilSuper User.


Figura 2.5: Menu Introduzir Documento

• Tıtulo, corresponde ao tıtulo com o qual o documento sera listado naframe central;

• Ficheiro e o campo onde o utilizador carrega o documento para osistema. Este campo tem que ser preenchido para a maioria dos fluxosde trabalho. No entanto existem tipos de workflows que nao o exigem;

Alem dos campos obrigatorios, existem outros campos que ajudam acomplementar a descricao de um documento. Sao importantes , tambem, na


medida em que, a posteriores pesquisas poderao incidir sobre eles:

• Tipo de Entidade, onde o utilizador seleciona o grupo da entidade aoqual esta associado o documento. Apos a escolha do tipo de entidade,surgira o campo Entidade onde se especifica qual a entidade dentro dotipo selecionado anteriormente. Convem realcar que as entidades saoinseridas na IPBrick, sendo que no iPortalDoc ocorre apenas a seleccaodas entidades colocadas anteriormente no sistema.

• Seleccao para Mail Merge - quando se pretende enviar um doc-umento, gerado por template, com o mesmo conteudo, para variasentidades. Tem de se selecionar os tipos de entidade e entidades, eopcionalmente os contatos e localizacao (ou localizacoes, no caso de termais do que uma morada).

• Assunto. Nesta opcao e possıvel introduzir o assunto a que se refereo documento que vai ser inserido. Para introduzir um novo assuntoa lista de assuntos deve ir ao menu Definicoes e selecionar o campoAssunto.

• Ordem. Atraves desta funcionalidade, o utilizador pode especificara ordem em que pretende que apareca o documento dentro da dire-toria em que ele sera introduzido. Um numero baixo (por exemplo,1) colocara o documento no topo da lista de documentos apresenta-dos nessa diretoria. O metodo de ordenacao dos documentos pode serainda configurado atraves da funcionalidade Ordenar Docs, no menuDefinicoes (cronologico,...).

• Edicao. Neste campo o utilizador pode definir com que numero deedicao ficara o documento. O numero que aparece por defeito e o 0.1.

• Valor. Atraves desta opcao o utilizador pode definir um valor para odocumento introduzido, como por exemplo, o valor monetario de umaproposta.

• Elaborado em: e o campo onde se pode colocar a data em que o doc-umento foi criado. Por exemplo,podera variar da Data de Introducaono Sistema que ficara no campo ’Inserido Em’.


• Geracao Automatica - indica que o documento vai ser criado a par-tir de um template e esta relacionado com o tipo de documento se-lecionado. Ou seja, se o tipo de documento fosse ’Manual’, e fossenecessario procurar o documento no disco, apareceria o campo Ficheiro,em vez de Geracao Automatica:

• Sumario e Descricao sao campos onde o utilizador pode expor oconteudo do documento, sendo que, por norma, o sumario e maissucinto do que a descricao. Ambos os campos podem ou nao aparecerquando o documento e listado, dependendo da preferencia do utilizadorque introduz o documento.

• Localizacao fısica e a caixa de texto onde o utilizador pode referir alocalizacao no arquivo de um documento em papel.

• Palavras-chave e o campo destinado a colocacao de palavras que mel-hor descrevem o documento e que poderao ser uteis para encontrar odocumento em pesquisas por palavra-chave. Deverao ser termos sim-ples e soltos, separados por cada linha (ao contrario do Sumario eDescricao que sao campos de texto livre).

• Documento sem permissoes de leitura simultanea - se sele-cionada esta opcao implica que dois utilizadores diferentes nao poderaoler o documento em simultaneo.

Durante a introducao de documentos com base em templates pdf o sis-tema grava automaticamente de 5 em 5 minutos todos os dados inseridos, bemcomo a classificacao do mesmo. Se por algum motivo a edicao do documentofor interrompida, quando o utilizador voltar a editar o mesmo documento,e-lhe apresentada uma mensagem a perguntar se deseja continuar a edicao:


Figura 2.6: Aviso de Edicao do Documento

• Sim - herdara os campos do documento antigo em edicao;

• Nao - comecara um documento vazio;

2.1.3 Encaminhar

Figura 2.7: Opcao Encaminhar

Sempre que um utilizador tenha permissoes sobre um determinado doc-umento podera encaminha-lo para utilizadores do iPortalDoc ou pessoas ex-ternas a aplicacao. Para isso, basta selecionar o documento pretendido e, emseguida, uma das tres funcionalidades Encaminhar, dependendo do destinoa que o utilizador pretenda dar ao documento.

Em qualquer uma das opcoes o utilizador pode escrever uma mensageme um post-it, sendo que a mensagem ficara registada no Esquema Cronologicodo documento, ao contrario do post-it que sera apenas visualizado pelo des-tinatario do documento. Alem disso, podera definir que utilizadores teraoacesso ao documento. Como ja foi referido, as diferentes opcoes de encam-inhamento contem propriedades especıficas de acordo com o fim a que sepretenda dar ao documento:


Encaminhar Doc.

Ao escolher esta opcao, o utilizador seleciona o(s) utilizador(es) a quempretende encaminhar o documento (figura 2.8). Os utilizadores selecionadosserao notificados atraves de um email, contendo um link para o documento.

Figura 2.8: Encaminhar Documento

Nota: O utilizador tem ainda a possibilidade de efectuar um encam-inhamento com varios documentos em simultaneo. Esta funcionalidade evalida para encaminhamentos para o exterior, encaminhamentos e encam-inhamentos com acao pendente. Para o efeito, deve aceder-se a janela doencaminhamento pretendido e recorrer ao ıcone [Adicionar] (figura 2.9) parair criando a lista dos documentos a enviar.

Figura 2.9: Icone Adicionar

Encaminhar Exterior

O utilizador podera encaminhar o documento para o exterior, ou seja,para nao-utilizadores do iPortalDoc, bastando para isso selecionar a opcaoEncaminhar Ext. e colocar o(s) email(s) desejado(s) na caixa Encaminharpara (figura 2.10).


Figura 2.10: Encaminhar para o Exterior

Se desejar podera criar um template de email para encaminhamento, oprimeiro passo sera criar o seu template de email e grava-lo como .eml

Figura 2.11: Gravar template de Email no Thunderbird


Figura 2.12: Gravar como .eml no Thunderbird

Para encaminhar o documento com o templates de email aceda a:Menu Documento > Encaminhar > Exterior > Inserir Template

Figura 2.13: Opcao Inserir Template

Atribue um nome ao seu template e clique em Browse... para selecionaro ficheiro eml desejado.

Figura 2.14: Importar template de Email

Agora tera sempre disponıvel o template inserido. Ficara assim, sempreassociado ao documento e como anexo irao os documentos associados.

Figura 2.15: Template de Email criado


Encaminhar Acc. Pend.

Atraves desta opcao, alem do email que o utilizador podera receberdevido ao encaminhamento do documento (o envio do email e opcional edefinido na altura do encaminhamento), e igualmente acrescentada uma acaona listagem das suas acoes pendentes. Contudo, esta acao nao tem influenciano workflow do documento. O tempo disponıvel para a realizacao dessaacao pode ser determinada atraves da funcionalidade Tempo Limite da acao,representada na figura 2.16.

Figura 2.16: Definicao do tempo limite para a acao

Ao encaminhar um documento com acao pendente o utilizador pode es-colher se pretende receber uma notificacao aquando da realizacao desta acao,bem como o comentario escrito pela pessoa para quem se encaminhou. Parao efeito, o utilizador que efectuar o encaminhamento devera recorrer a opcao”Ser notificado”, existente na interface de encaminhamento de documentoscom acao pendente (figura 2.17).


Figura 2.17: Opcao Ser Notificado

Nota: Qualquer documento pode ser encaminhado por qualquer uti-lizador, sempre que tenha permissoes para tal, a qualquer altura, indepen-dentemente do documento ter um workflow especıfico e encontrar-se ou naoem determinado estado.

2.1.4 Carimbar

Figura 2.18: Opcao Carimbar

Ao aceder a esta funcao, o utilizador devera ter selecionado previamentea diretoria onde pretende introduzir o documento carimbado. O iPortalDoccria um carimbo sequencial que vai ser impresso em cada documento que vaiser introduzido no sistema. Posteriormente, sera lancada uma acao para digi-talizar o documento, sendo depois associado ao respectivo tipo de documentoe workflow para que este seja introduzido.


2.1.5 Remover

Figura 2.19: Opcao Remover

Sempre que desejar eliminar documentos do sistema devera usar a fun-cionalidade Remover, sendo que, para um documento ser apagado do iPor-talDoc, tem de estar obrigatoriamente no Estado Final do seu Workflow.Para alem disso, o utilizador tem de ter permissoes que lhe permitam efec-tuar essa operacao. Esta funcionalidade esta dividida em duas possibilidades:

Remover s/ pesquisa

Figura 2.20: Opcao Remover sem pesquisa

Atraves desta opcao pode remover todos os documentos que se encon-trem na diretoria em que o utilizador se situe e consequentes subdiretorias.Os documentos aparecerao todos em listagem, bastando selecionar os doc-umentos a eliminar ou, caso pretenda, remover todos os documentos dessadiretoria atraves da opcao do canto superior direito selecionar todos.

Figura 2.21: Remover sem pesquisa


Remover c/ pesquisa

Figura 2.22: Opcao Remover com pesquisa

Ao selecionar esta opcao, o utilizar podera pesquisar o documento quepretende remover, sendo possıvel especificar a diretoria onde o documentose encontra, bem como o tipo de documento, o workflow ou o autor dodocumento (ver figura 2.23). Seguidamente, aparecera um quadro semelhanteao da figura 2.21 com os documentos que correspondem as especificidades queo utilizador determinou na sua pesquisa.

Figura 2.23: Remover com pesquisa

2.1.6 Digitalizar

Figura 2.24: Opcao Digitalizar

Nem sempre visıvel, esta opcao esta integrada com a interface de gestaode ficheiros, na medida em que, a introducao de documentos (tais comofaxes ou cartas) com a funcionalidade Digitalizar e feita atraves da pastainsercao que associa os documentos aos respectivos workflows. O scanner


esta programado para digitalizar e enviar imagens para o Digital Center(pasta share). Sempre que um utilizador pretende introduzir um documentono sistema via digitalizacao devera aceder a opcao Digitalizar no MenuDocumento e selecionar o Workflow para o qual pretende que a pasta DigitalCenter aponte.

2.1.7 Check Out

Figura 2.25: Opcao Check Out

A opcao Check Out permite, a qualquer utilizador com perfil editor, sobre umdeterminado documento, bloquear o acesso ao mesmo em termos de Leiturae ou Atualizacao de revisao.

Na pagina apresentada podera ver dados sobre o documento selecionado,se esta ja em check out ou nao, assim como as opcoes de bloqueio do docu-mento. E possıvel selecionar ambas ou apenas uma das opcoes.

Figura 2.26: Opcao Check Out


Ao clicar no botao Check Out sera pedido que confirme as configuracoes.

Figura 2.27: Confirmacao de Check Out

NOTA: Ao criar um tipo de documento (Menu Definicoes � Tipos deDoc.) pode-se escollher se se deseja permitir a utilizacao da funcionalidadeCheck in/Check out.

Figura 2.28: Opcao Check Out em Tipos de Doc.

2.1.8 Atualizar rev.

Figura 2.29: Opcao Atualizar Revisao

Ao selecionar esta opcao, o utilizador pode atualizar o ficheiro associ-ado ao documento, introduzindo um novo. De realcar que, com a colocacaode um novo ficheiro associado ao documento, o ficheiro anteriormente colo-cado nao desaparece, ficando associado ao historico do documento e visıvelquando se acede a Edicoes, no menu Documento.


Alem disso, e igualmente possıvel alterar no documento o seu codigo(caso seja permitido), o valor, a data de elaboracao, a descricao e a sua lo-calizacao fısica. Quando se efectua uma atualizacao do documento, o seunumero de edicao altera, numero esse que tambem pode ser configurado peloutilizador aquando a atualizacao.

Convem destacar que a atualizacao de um documento so e possıvel emtres situacoes:

• Caso o documento se encontre no Estado Final do seu workflow;

• Caso o workflow do documento tenha iniciado mas ainda nao tenhasido executada nenhuma acao;

• Caso exista uma acao especıfica no workflow que possibilite a atual-izacao do documento.

2.1.9 Alterar Info.

Figura 2.30: Opcao Alterar Info.

Ao aceder a esta funcionalidade, o utilizador pode modificar a in-formacao relativa ao documento, tal como o tıtulo, a entidade associada,o valor, o sumario, a descricao, a localizacao fısica e/ou as palavras-chave.Sempre que seja feita alguma alteracao num documento, esta ficara registadano respectivo esquema cronologico.

Alem disso, o tipo de documento e o codigo podem tambem ser mod-ificados, caso existam permissoes a esse nıvel. A unica informacao que naopode ser alterada diz respeito ao autor do documento, a sua edicao e aoficheiro associado (para atualizar a edicao do documento e/ou introduzir umnovo ficheiro escolha a opcao Atualizar Rev.)

A alteracao de informacao de um documento so e possıvel nas mesmassituacoes indicadas na funcionalidade Atualizar rev.


2.1.10 Associar

Figura 2.31: Opcao Associar

O utilizador deve recorrer a esta funcionalidade caso pretenda relacionardois ou mais documentos. Essa associacao tanto pode tanto pode ser bidi-reccional como unidireccional, bastando para isso que o utilizador selecioneo tipo de relacao que se encontra do lado direito da listagem de documentos(ver figura 2.32). Note-se que o utilizador apenas consegue visualizar as dire-torias e documentos nos quais tem permissao. Existem duas funcionalidadesque permitem associar documentos:

Figura 2.32: Associar documentos


Associar s/ pesquisa

Na opcao de Associar s/ pesquisa aparece a diretoria e as subdireto-rias que permitem a associacao dos documentos. Para associar o documentoque selecionou previamente a outros basta clicar nas checkbox’s apresentadasnesta listagem e clicar no botao Associar Documentos.

Esta associacao de documentos ficara visıvel no ıcone +info, em Docs.Associados.

Associar c/ pesquisa

A opcao Associar c/ pesquisa permite efectuar uma seleccao previa,de modo a que aparecam apenas os documentos que correspondam as caraterısticasindicadas pelo utilizador. Este tipo de pesquisa evita a procura de documen-tos percorrendo toda a hierarquia.

2.1.11 Ligar

Figura 2.33: Opcao Ligar

Um documento existente numa determinada diretoria pode ser lig-ado/copiado a outra. Quando o utilizador acede a esta opcao, e apresentadana frame central, uma listagem de todas as diretorias a que o utilizador tempermissao. Para adicionar o documento a outra diretoria, basta clicar nacheckbox da diretoria pretendida (ver figura 2.50). Para efectuar esta acao eimportante que o utlizador tenha permissoes de escrita na pasta de destino.Caso pretenda alterar a localizacao da pasta do documento, deve optar pelafuncionalidade Mover.


Figura 2.34: Ligar Documento a diferentes Diretorias

2.1.12 Ligar Docs

Figura 2.35: Opcao Ligar Documentos

Esta opcao permite que se crie uma copia do documento para adicionarem outras diretorias. Ao selecionar esta funcionalidade, o utilizador tem deescolher primeiramente o(s) documento(s) que pretende ligar e, em seguida,marcar a diretoria ou diretorias para onde deseja copiar os documentos.

A diferenca desta funcionalidade para a apresentada no ponto 2.1.10e que em Ligar Docs tem a possibilidade de copiar varios documentos emsimultaneo.


2.1.13 Marcar

Figura 2.36: Opcao Marcar

Apos a selecao de um documento, e possivel utilizar esta opcao para o marcarcomo importante, para que possa seguir o estado do documento selecionado.

Figura 2.37: Marcar documento como importante.

2.1.14 Mover

Figura 2.38: Opcao Mover

Ao aceder a esta funcionalidade o utilizador deve selecionar previamenteo documento que pretende mover, bem como devera apresentar permissoes deescrita na pasta de destino. Na frame central o utilizador podera visualizar ahierarquia das pastas, e aı devera selecionar a(s) diretoria(s) para onde quermover o documento. Se pretender efectuar uma copia do documento noutrapasta, deve optar pela funcionalidade Ligar.


Figura 2.39: Mover Documento

2.1.15 Assinar

Figura 2.40: Opcao Assinar

Esta opcao permite-lhe apor uma assinatura digital num documento atravesate do cartao de cidadao.

Figura 2.41: Opcao Assinar - Cartao de Cidadao

Ao selecionar a opcao Cartao de Cidadao tera acesso, nao so ao doc-umento em si, mas tambem a janela de cumprimento dessa acao em duasframes distintas.


Figura 2.42: Opcao Assinar - Duas frames

NOTA: Para mais informacoes consulte a seccao 3.10 deste documento

2.1.16 Mover docs.

Figura 2.43: Opcao Mover Documentos

Ao recorrer a esta funcionalidade, aparecera na frame central umalistagem de todos os documentos existentes na diretoria em que o utilizadorse encontra. Aı, o utilizador pode escolher que documentos pretende mover e,apos carregar no botao selecionar Diretorias, escolher a diretoria para ondedeseja mover o(s) documento(s).


2.1.17 Permissoes

Figura 2.44: Opcao permissoes

Para aceder a esta funcao o utilizador necessita de ter perfil de Coor-denador ou Super User na diretoria, visto esta funcionalidade possibilitar aalteracao de permissoes atribuıdas sobre a diretoria em que se encontra esobre o documento selecionado (ver figura 2.45). Apenas e permitido alterarpermissoes de utilizadores que possuam um perfil inferior ao de Coordenadore no caso do documento selecionado se encontrar no seu Estado Final.

Figura 2.45: Permissoes de Utilizadores

2.1.18 Imprimir

Esta opcao permite-lhe imprimir o ’BI’ do documento selecionado, contendoa mais variada informacao sobre o mesmo e sobre o esquema cronologico doseu workflow.

Para configurar que dados a visualizar, aceda ao menu Definicoes >

Interface de Configuracao. Aı clique na pop-list Menu e selecione Impressao.


Figura 2.46: Menu - Impressao

Ira ser visualizada uma nova pagina onde podera configurar os dados aserem impressos no BI do documento assim como a imagem e a informacaono rodape.

Figura 2.47: Configuracao do BI do documento (imagem parcial)

NOTA: Por omissao, sao impressos todos os dados disponıveis.


Figura 2.48: BI do Documento

2.1.19 Cancelar workflow

Quando o utilizador seleciona um documento que nao se encontra no seuestado final e acede ao menu Documento, esta opcao encontra-se visıvel.O seu objetivo passa por anular o fluxo que o documento teria de percor-rer, encaminhando-o imediatamente para o seu Estado Final. Para maisinformacoes acerca de workflows, veja a 2.3 deste manual.

2.1.20 Info Doc.

Figura 2.49: Opcao Info Doc.


Figura 2.50: Icone Info

E apresentada numa janela (figura 2.51) uma lista de toda a Meta-Informacao relativa ao documento selecionado, desde tıtulo, entidade, autor,etc.

Figura 2.51: Informacao sobre um documento

Selecione os dados a serem incluıdos no BI do documento e clique nobotao Atualizar.


2.1.21 Doc. Assoc.

Figura 2.52: Opcao Documentos Associados

Ao ser acedida esta opcao e apresentada uma janela, na qual sao listadostodos os documentos que estao associados ao documento que foi selecionado.Para associar documentos, escolha uma das seguintes funcionalidades: As-sociar s/ pesquisa ou Associar c/ pesquisa.

2.1.22 Mails Assoc.

Figura 2.53: Opcao Mails Associados

Ao aceder a esta funcionalidade, o utilizador tem acesso aos e-mails queestao associados ao documento selecionado. Para associar e-mails a um doc-umento, o utilizador deve incluir no tıtulo ou corpo do e-mail que pretendeenviar a referencia relativa ao documento, atraves do codigo do mesmo. Porexemplo: ref<ND 586/2004>

NOTA: O codigo tem de estar, exatamente, reflectido tal e qual noiPortalDoc.

2.1.23 Edicoes

Figura 2.54: Opcao Edicoes

2.2. MENU DEFINICOES 55

Nesta funcionalidade o utilizador pode ter acesso as diferentes revisoesque um documento possui, incluindo dados e ficheiros relativos a cada umadas edicoes. Existem dois tipos de edicoes, uma relativa a introducao doWorkflow e outra que faz parte do workflow. Quando se atualiza uma revisaodurante o workflow, esta acao nao inicia um novo workflow. Por outro lado,se o documento estiver no Estado final, o workflow volta ao inıcio.

2.1.24 Workflow Doc.

Figura 2.55: Opcao Workflow Doc.

Ao aceder a esta opcao, o utilizador pode visualizar que etapas doworkflow o documento selecionado ja percorreu. Esta informacao esta repre-sentada graficamente.

2.1.25 Acoes Doc.

Figura 2.56: Opcao acoes Doc.

Nesta opcao do menu, o utilizador pode visualizar as acoes que necessitade efectuar no documento selecionado, caso existam.

2.2 Menu Definicoes

A excepcao da opcao Entidades deste menu, a qual a maioria dos uti-lizadores pode aceder, este menu so esta acessıvel a utilizadores com perfil deSuper User, com as seguintes funcionalidades representadas na figura 2.57, eque serao descritas em seguida.


Figura 2.57: Menu Definicoes

2.2.1 Interface Configuracao

Figura 2.58: Opcao acoes Doc.

Ao aceder a esta opcao do menu e permitido ao utilizador com perfilSuper User configurar a interface, onde podera fazer alteracoes, entre outros,a nıvel do logotipo, modulos, dados dos documentos, impressao ou calendario.Seguidamente serao explicados mais detalhadamente cada ponto deste menu.

• Logotipo do iPortalDoc

O iPortalDoc permite-lhe alterar a sua imagem de apresentacao - logotipo.Assim, ao clicar no botao ’procurar’, seleciona a imagem que pretende e o


seu novo logotipo aparecera no iPortalDoc

Existe tambem a possibilidade de colocar logotipos com um fundo trans-parente no iPortalDoc. O logotipo passa tambem a aparecer no formulariode validacao.

• Linguagem do iPortalDoc

Neste parametro e lhe permitido escolher o idioma pretendido de acordocom as sugestoes que o iPortalDoc apresenta.

• Modulos Ativos

Este campo permite-lhe selecionar os modulos que melhor se adequamao seu perfil, acrescentando assim aos menus as funcionalidades que escolher.

• Destacam-se:

– Modulo Gestao de Projectos

E aqui que procede a ativacao do parametro Projectos do menu Definicoes.No modulo Gestao de Projectos pode configurar a hierarquia dos pro-jectos, do seu codigo, das zonas e areas do projecto, dos utilizadoresque podem criar projectos e da pasta onde se pretendem guardar.

Ao criar a hierarquia dos projectos pode logo associar-se workflows,tipos de documento e macros a cada uma das pastas, assim como, in-serir documentos nessas pastas para que ao introduzir os projectos,estes sejam automaticamente inseridos nessas diretorias do iPortalDoc.

Quando e ativado o modulo de Gestao de Projectos, e colocado o campo”Projecto”nos formularios de introducao e atualizacao de documento,gestao de +info e pesquisas.

– Modulo DBDOCMAILS


Este modulo permite guardar de uma forma automatica todos os emailsque passam pelo iPortalDoc (enviados e recebidos). Os emails ficamguardados no iPortalDoc como documentos.

As configuracoes associadas a este modulo podem ser acedidas em:Definic~oes � Interface configurac~ao � Modulos activos � Modulo

DBDOCMAILS

NOTA: Para mais informacao consulte o Anexo B - Administracaoe coordenacao - subseccao 5.12 - Modulo DBDocMails

O workflow e o tipo de documento associado aos emails bem como adiretoria onde estes vao ser guardados (organizados por ano/mes/dia,por exemplo) sao configurados nesta interface. E ainda possıvel de-terminar os enderecos permitidos (whitelist) ou entao nao introduziremails de alguns destinatarios ou remetentes (blacklist).

No modulo DBDOCMAILS, e agora possıvel definir varias configuracoes,quer para emails enviados, quer para emails recebidos. Desta forma,torna-se possıvel efectuar a seguinte configuracao (exemplo para emailsrecebidos):

– Os e-mails recebidos da conta [email protected],vao seguir o workflow X com o tipo de doc. Z, serao armazena-dos na diretoria /recebidos/ e organizados por ano, ano/mes ouano/mes/dia (2.59);


Figura 2.59: Exemplo de Configuracao 1

– Os e-mails recebidos da conta [email protected], vao seguir oworkflow Y com o tipo de doc. X, serao armazenados na direto-ria /recebidos/B e organizados por ano, ano/mes ou ano/mes/dia(figura 2.60)

Figura 2.60: Exemplo de Configuracao 2

NOTA: E possıvel alterar o valor predefinido ’De’ para a outra ori-entacao do sentido do trafego de emails que se deseja filtrar (Para)


– Carimbador

Interface de configuracao do carimbo a imprimir nos documentos. Aquideterminaremos os campos que pretendemos que aparecam no carimboe de que forma.

• Dados dos Documentos

Nesta funcao pode retirar ou acrescentar caraterısticas ao menu Docu-mento, definindo-as nas opcoes disponıveis. Tem a possibilidade de configu-rar o autor dos documentos que entram no iPortalDoc atraves do share deinsercao ou atraves da contas de email dos workflows.

• Dados dos Workflows

Tambem esta opcao oferece a possibilidade de retirar ou acrescentarcaraterısticas ao menu Workflow.

• acoes a Realizar

Sao disponibilizadas opcoes que podem ser selecionadas para delinearemas acoes do utilizador.

• Emails Associados

Neste campo define a Sigla pela qual quer associar os seus documentosaos Emails. Por omissao, encontra-se configurado Ref<codigo>

• Expiracao de Validacao

O Administrador pode definir o tempo de expiracao da validacao/autenticacaono iPortalDoc caso um utilizador nao esteja a interagir com o sistema durantedeterminado perıodo de tempo.

• Assinatura Digital

E lhe concedida a possibilidade de introduzir assinatura digital, garantindoa sua seguranca e autenticidade.

• Alterar Licenca


Permite-lhe alterar as licencas que se prendem com a utilizacao doprograma, como a validade, os utilizadores, etc.

Possibilidade de criar N iPortalDoc’s (instancias) dentro de um mesmoservidor. Para o efeito foi desenvolvida uma interface que pode ser acedidaem:

Definicoes � Interface configuracao � Configuracoes do servidor � InstanciasDesta forma torna-se muito simples a criacao de uma nova instancia de

iPortalDoc, sendo suficiente que se indique o domınio, seguido da aplicacaode configuracoes na IPBRICK.

Pop-List Menu

Ainda neste menu, podemos observar no canto superior direito a pop-listMenu (figura 2.61) que nos permite configurar:

Figura 2.61: Menu (lista pop-down)

• Modulos Adicionais

Opcao que da acesso a criacao de modulos exterirores. Por exemplocriar um link para um motor de busca.

• Campos aux.

E possıvel configurar quais os utilizadores a terem acesso aos camposauxiliares, quer em termos de gestao quer em termos de visualizacao.


Aceda a Definicoes > Interface de Configuracao

Figura 2.62: Menu Definicoes - Interface de Configuracao

Na nova pagina, clique na pop-list Menu e selecione Campos aux

Figura 2.63: Menu (lista pop-down) Campos Aux.

Na interface apresentada, podera configurar, para cada campo auxiliar,se ira estar Ativo ou nao, os Tipos de Documentos, as permissoes de gestaoe as de visualizacao. Cada ıcone corresponde a uma destas definicoes , bastapairar com o cursor em cime de qualquer um para surgir um pequeno textoque o identifica.

Figura 2.64: Icones de Gestao


Figura 2.65: Gestao Campos Auxiliares

Tomando como exemplo o campo auxiliar Registo e clicando no ıconeda cheve inglesa, podera configurar os tipos de documentos a ele associados.

Clique em Selecionar tudo, se pretende que todos os tipos de docu-mentos lhe estejam associados, ou clique apenas nos que pretende associar.Quando terminar, clique em Submeter. Caso nao pretenda efetuar nenhumaalteracao pode, a qualquer momento Fechar a janela, clicando no botao cor-respondente.

Figura 2.66: Configuracao Tipos de Documento


O ıcone seguinte da-lhe a possibilidade de configurar as permissoes degestao.

Figura 2.67: Icone de Permissoes de Gestao

Basta selecionar os utilizadores sem permissao e passa-los para o lado dacaixa de utilizadores com permissao, clicando no botao com a seta que apontana direcao correta. Da mesma forma e possıvel reverter as permissoes fazendoo mesmo so que desta feita para a caixa de utilizadores sem permissao.

Figura 2.68: Configuracao de Utilizadores com acesso ao campo

O botao Todos permite-lhe que a totalidade dos utilizadores seja trans-ferida para a caixa desejada


Figura 2.69: Botao Todos

Quando terminar clique no botao Submeter. Ira ser motificado dosucesso da atualizacao.

Figura 2.70: Confirmacao

O ultimo ıcone permite-lhe configurar as permissoes de visualizacao

Figura 2.71: Icone de permissao de visualizacao


E da mesma forma que na configuracao apresentada anteriormente, astaselecionar os utilizadores sem permissao e passa-los para o lado da caixa deutilizadores com permissao, clicando no botao com a seta que aponta nadirecao correta. Da mesma forma e possıvel reverter as permissoes fazendoo mesmo so que desta feita para a caixa de utilizadores sem permissao.

Figura 2.72: Configuracao de utilizadores com permissao de visualizacao

• Impressao

acao que permite personalizar a impressao do seu documento, desde:

- Impressao de docs. - Logotipo do BI do documento;

- Dados a imprimir no BI do doc. - Informacao sobre o documento;

- Dados a imprimir no BI do doc. - Esquema cronologico do documento;

- Dados a imprimir no BI do doc. - Cadastro do documento.

• Calendario


Permite-lhe a gestao dos dias uteis e feriados.

• Interfaces

Tal como nos email’s associados, aqui e possıvel definir as pessoas quepodem ver os documentos atraves do explorador e e ainda possıvel configurara sigla que sera usada para associar os emails.

• Acoes

Esta opcao trata de assinaturas e envio de documentos, com a possibil-idade de adicionar texto.

• Workflows

Executa a reconstrucao das contas de emails dos workflows

• Utilizadores

Apresenta dados gerais dos utilizadores, tais como: Nome, Login e adata de expiracao e tempo restante da sessao.

• Layout grafico

Permite-lhe alterar a imagem de fundo da pagina de autenticacao doiPortalDoc.

• Release Notes

Neste ultimo parametro pode consultar todas as novas funcionalidadese correccoes por versao.

Foi incluido de base no iPortalDoc documentacao sobre os Web Ser-vices fornecidos pela aplicacao. A documentacao contem a lista de todosos metodos existentes e respectivas descricoes e exemplos de utilizacao dosmesmos. Para aceder a documentacao:

Definicoes � Interface configuracao � Web Services

Foi criado um novo tipo de numeracao para os codigos dos documentos:

Sequencial por funcionario e assunto.


2.2.2 Utilizadores

Figura 2.73: Opcao Utilizadores

Esta opcao so pode ser gerida por um utilizador com perfil Super User.Ao aceder a esta funcionalidade, e apresentada a listagem dos utilizadoresexistentes e tambem varios links no canto superior direito (Gestao, Cargos eGrupos).

Figura 2.74: Listagem Utilizadores

O link Gestao (ver figura 2.75) apresenta duas caixas onde podera as-sociar os utilizadores existentes na IPBrick, ao iPortalDoc, para que estespossam interagir com o sistema, ou mesmo retira-los do iPortalDoc.


Figura 2.75: Associacao de utilizadores ao iPortalDoc

De seguida, selecione os utilizadores da caixa Utilizadores LDAP paraa caixa Utilizadores iPortalDoc (figura 2.75) e, por fim, carregar no botaoInserir. Para remover utilizadores faz-se a operacao inversa. O numero deutilizadores que pode ser associado ao iPortalDoc depende do numero de li-cencas atribuıdas.

O link Cargos permite-lhe selecionar os utilizadores que irao desempen-har uma certa posicao hierarquica na organizacao.

A vantagem criar esta categoria esta no fato de poder colocar o cargodo utilizador em documentos gerados via templates PDF. A colocacao e feitaatraves de uma acao do workflow, que ao ser executada, coloca, automatica-mente, no documento o cargo do utilizador que a realizou.

Outra vantagem e a possibilidade de configurar uma acao no workflowpor forma a que a resultado de execucao da mesma seja definido pelo cargodo utilizador que a esta a realizar.


Figura 2.76: Cargos

Como pode ver na figura 2.76 nenhum Cargo esta criado por omissao,pelo que sera necessario cria-los. Para isso, clique no link Inserir.

Atribua um nome ao cargo e selecione qual ou quais os utilizadores queirao desempenhar essa funcao.

Figura 2.77: Insercao de Cargos

Clique no botao Guardar. Podera entao vizualizar o Cargo criado nalista.


Figura 2.78: Lista de Cargos

O link Grupos permite-lhe criar e utilizar apenas os grupos criados noiPortalDoc, nao efectuando por isso qualquer sincronizacao dos grupos doLDAP/AD.

Figura 2.79: Grupos e Sincronizacao

Para tal clique no link Sincronizacao e retire o visto da opcao ”Sin-cronizar os grupos do LDAP/AD”.


Figura 2.80: Sincronizacao

Para criar um Grupo clique no link Inserir, digite o nome e selecioneos membros desse grupo.

Figura 2.81: Insercao de Grupos

Quando terminar clque no botao Guardar, podera entao visualizar ainsercao do grupo na listagem.


Figura 2.82: Grupos e Sincronizacao Listagem

Nas diversas paginas onde sao apresentados grupos, serao listados con-juntamente os grupos sincronizados do LDAP/AD e os criados no iPortalDoc(associacao de Perfis, workflows, tipos de documento, macros, etc,).

2.2.3 Perfil

Figura 2.83: Opcao Perfil

Apos o utilizador efectuar a autenticacao no sistema, sao-lhe facultadasdiferentes funcionalidades, dependentes das permissoes associadas ao perfilque este tem atribuido em cada diretoria. E nesta area que os perfis podemser criados ou modificados para complementar com os que o iPortalDoc temja pre-configurados (figura 2.84). No entanto, apenas um Super User e quedispoe de permissoes para isso. De seguida, serao apresentados alguns perfise quais as suas permissoes.


Figura 2.84: Perfis

• Super User – denomina-se por Super User um utilizador ao qual estaatribuıdo um perfil com permissoes totais sobre todas as funcionali-dades do sistema. O Super User pode configurar e alterar os workflows,criar, remover, ou alterar grupos de utilizadores; introduzir, alterar ouremover dados de um utilizador do sistema; criar, remover ou alterarperfis.

• Coordenador – um utilizador que disponha de um perfil que lhepermita efectuar todas as funcionalidades numa determinada diretoria(criar, alterar, remover documentos/diretorias), e referido como sendoo Coordenador desta. O coordenador pode associar perfis e workflowsa utilizadores, na diretoria que coordena. Um utilizador que apresenteeste perfil, pode visualizar todos os documentos, independentementedo seu estado no Workflow. Utilizadores com este perfil podem, ainda,receber relatorios por email das acoes pendentes das pastas que coor-dena.

• Sub-Coordenador – um utilizador que dispoe deste perfil tem per-missao para efectuar todas as funcionalidades com excepcao de apagardiretorias. Um Sub-Coordenador pode associar perfis e workflows, nadiretoria que coordena.

• Leitor Absoluto – Um utilizador que possua este perfil tem per-missao para ler todos os documentos das diretorias existentes no sis-tema, mesmo que nao tenha intervencao nos mesmos. No entanto, naolhe e permitido criar, alterar ou remover documentos ou diretorias.


• Leitor – e denominado por leitor o utilizador que apenas pode lerdocumentos e diretorias. Tambem e permitida a visualizacao de todaa informacao correspondente aos varios documentos, nomeadamente,o workflow, revisoes, documentos associados e possıveis acoes que estetenha a realizar sobre este documento.

• Editor – para alem das permissoes associadas a um Leitor, este podeainda introduzir documentos.

• Navegador – tem apenas permissao para ver as diretorias, nao podecriar nem apagar. Nao tem qualquer acao sobre os documentos.

2.2.4 Assunto

Figura 2.85: Opcao Assuntos

Esta funcionalidade permite ao utilizador criar, alterar ou remover tiposde assuntos que sao atribuidos aos documentos (figura 2.86). Esta operacaoso pode ser gerida pelo Super User ou Coordenador de cada diretoria.


Figura 2.86: Insercao de Assuntos

A este campo Assuntos, o utilizador podera dar a designacao que maislhe convier, usando o campo para um parametro que necessite, por exemplo,para os Departamentos, Projectos, etc.

Para criar um tipo de assunto deve acrescentar uma descricao e sigla aatribuir e, caso pretenda, adicionar observacoes ao assunto. Para alterar ouremover assuntos, o utilizador deve selecionar a opcao Listar Assuntos quese encontra no canto superior direito da frame central. Aı, aparecera a listados assuntos existentes. Para remover ou alterar um assunto deve carregarno assunto em questao.

NOTA: Os assuntos que estiverem a ser utilizados em algum docu-mento nao podem ser removidos.

2.2.5 Centro de Custo

Esta funcionalidade (bem como as funcionalidades Sub-centro de custoe Network) pode ser ativada recorrendo ao menu Definicoes e selecionandoa opcao Interface configuracao . Aı, deve clicar na opcao Campos aux.em Menu e ativar a(s) funcionalidade(s) desejada(s).


Como e normal, as empresas costumam estar divididas em diferentesdiretorias, cada uma com os seus gastos especıficos. Assim, os documentosrelacionados com os custos de uma area delimitada da organizacao (por ex-emplo faturas) podem ser classificados atraves desta opcao. Quando acede aesta funcionalidade, o utilizador vera primeiramente uma lista dos centros decusto ja adicionados, podendo acrescentar mais se clicar na opcao localizadano lado superior direito do ecran Inserir centro de custo. Aı, deve indicarum nome e um codigo para o centro de custo e, se pretender, uma descricaopara o mesmo.

2.2.6 Sub-centro de Custo

Esta funcionalidade ativa-se tal como a opcao Centro de custo (de-scrita anteriormente). Alem disso, o objetivo desta opcao e semelhante a daopcao Centro de custo, apesar de permitir uma classificacao ainda maisespecıfica do documento, ao possibilitar a insercao de um sub-centro de custoassociado a um centro de custo previamente introduzido.

2.2.7 Funcionario

Esta opcao prende-se tambem com os campos auxiliares que permitem umacaraterizacao mais exaustiva do documento e permite-lhe associar um numerode funcionario a um utilizador.

Figura 2.87: Funcionario

Para criar uma nova entrada clique no link Inserir Funcionario, visıvelno canto superior direito.


Figura 2.88: Link Inserir Funcionario

Ira ser-lhe apresentado o formulario de insercao do funcionario. Preen-cha os campos apresentados:

• Descricao: A descricao do funcionario;

• Sigla: A sigla que ira identificar o funcionario;

• Observacoes: Campo de texto livre, serve apenas para sua referencia;

• Ativo: Se retirar o visto, a entrada nao fara parte das entradas a seremapresentadas no campo.

Figura 2.89: Formulario Inserir Funcionario

Ao clicar no botao Inserir, ira criar a entrada e esta estara visıvel napagina.


Figura 2.90: Funcionario inserido

Se desejar alterar ou apagar um Funcionario, clique na sua Descricaopara lhe ser apresentada a pagina de edicao. Altere os dados e clique nobotao Alterar ou remova a entrada clicando no botao Apagar.

Figura 2.91: Alterar Funcionario

2.2.8 Network

A funcionalidade Network surge como mais um possıvel classificadorde um documento, possibilitando a especificacao do mesmo tendo em conta


o projecto ao qual esta associado numa empresa. Para que esta opcao sejaativada e necessario que o utilizador va ao menu Definicoes e, depois deescolher a opcao Interface configuracao, clique em Menu, no canto su-perior direito, e de seguida escolha Campos aux. na lista pop-down Aı, epossıvel o utilizador escolher esta opcao, bem como configurar o formato docodigo que sera gerado.

2.2.9 Ass. Utilizador

Figura 2.92: Opcao Associar Utilizadores

Esta funcionalidade esta tambem intimamente ligada aos campos auxiliaresque permitem aprofundar a classificacao de um documento. Eles permitem aassociacao de varios utilizadores a estes campos classificativos possibilitandoassim uma caraterizacao documental mais completa.

Nota: Para ter acesso a opcao Campo Aux. navegue ate ao menuDefinicoes, selecione Interface Configuracao ira visualizar nessa paginaa lista pop-down Menu (canto superior direito) e clique nela e selecioneCampo Aux..

2.2.10 Tipos Doc.

Figura 2.93: Opcao Tipos de Documento

O tipo de documento e uma informacao que vai aparecer sempre queo utilizador introduzir um documento. E uma funcionalidade importantepara definir os Tipos de Documentos introduzidos no Sistema de GestaoDocumental. O utilizador ao aceder a funcionalidade Tipos Doc. podecriar, alterar ou remover tipos de documentos (figura 2.94).


Figura 2.94: Gestao Tipos de Documentos

No ecra Tipos Doc. aparece no campo Tipos de Documentos, poromissao, a opcao Novo Tipo, que e a opcao indicada para o caso do utilizadorpretender criar um novo tipo de documento. Nessa situacao, deve indicaruma descricao, uma sigla, um codigo e um template (caso seja necessario)para associar ao tipo de documento. De realcar que nesta funcionalidade podemoldar o codigo do tipo de documento da forma que o utilizador pretender,bastando para isso selecionar a opcao Gestao de codigos (figura 2.95).

Figura 2.95: Gestao de Codigos

O tipo de documento e uma informacao que vai ser pedida sempre que


se introduzir um documento no Sistema de Gestao Documental.

2.2.11 Templates

Figura 2.96: Opcao Templates

PDF

Ao aceder a esta funcionalidade o utilizador podera alterar, apagarou criar modelos sob o formato pdf. Estes templates relacionam-se com oaspecto grafico do documento e para gerar estes modelos e necessario queestes tenham um tipo de documento associados.

Figura 2.97: Templates PDF

Ao aceder a esta opcao aparecera uma listagem dos templates pdf jacriados (figura 2.97). Para modificar aspectos de um determinado template, outilizador deve primeiramente clicar com o rato sobre o template pretendido.Em seguida, pode mudar o nome do template e salvar as alteracoes, car-regando no botao Alterar Nome, ou entao apagar o template se selecionara opcao Remover. Para proceder a alteracoes na estrutura de um template,tem de escolher a opcao Editar que se encontra no canto superior direito doecra. Se pelo contrario, deseja criar um template de raız, clique no opcaoNovo.

Caso pretenda criar um novo template, deve selecionar a opcao Tem-plate que se encontra no canto superior direito, indicar o nome que pretendee, seguidamente, proceder a elaboracao do mesmo. Esta funcionalidade edescrita pormenorizadamente na seccao 3.9 deste manual.


Tipos de Letra

Se o desejar, pode inserir outros tipos de letra a lista das fontes ja incluıdas.Para isso, basta clicar na ligacao Tipos de Letra.

Figura 2.98: Ligacao Tipos de Letra

Ira visualizar a lista dos tipos de letra que se encontram ja instaladosno iPortalDoc.

Figura 2.99: Lista Tipos de Letra

Para adicionar um novo tipo, bastara clicar no link Adicionar, na novapagina digitar em Descricao uma pequena referencia sobre o tipo de letra eclicar em Inserir.

Figura 2.100: Inserir Tipos de Letra

Ao clicar no botao Inserir ira fazer aparecer a pagina de alteracao/uploaddo tipo de letra.


Figura 2.101: Tipos de Letra - Alterar

Cique em Browse... para selecionar o tipo de letra e fazer o seu upload.

NOTA: O tipo de letra deve ser do formato True Type Font.

MS Office Word/Excel

Figura 2.102: Opcao Templates Office

E possıvel introduzir documentos atraves do MS Word 2007 (.docx) e Excel(.xlsx). Apos a classificacao sera feito o download do documento anterior-mente configurado para edicao no MS Office 2007.

Quando o utilizador guardar o documento e questionado se pretendeenviar para o iPortalDoc e, em caso afirmativo sera introduzido. O docu-mento sera guardado no iPortalDoc no formato PDF.

NOTA: Para utilizacao desta funcionalidade e necessario que no MSOffice as macros estejam ativas.

Consulte as seccoes seguintes para mais detalhes sobre como utilizaresta funcionalidade.


2.2.12 Templates Office

Templates Office Passo-a-Passo

NOTA IMPORTANTE: Para que a funcionalidade Templates Office fun-cione devidamente e necessario ter instalado no posto de trabalho o MicrosoftSOAP Toolkit 3.0.

O primeiro passo sera a criacao de um tipo de documento. A con-figuracao efectua-se no Menu Definicoes > Templates pdf > MS Office Word(ou Excel) e nesta interface clique no link Importar.

Figura 2.103: Templates pdf - MS Office Word

De seguida, atribue um nome e faca o upload de um documento destetipo.

Figura 2.104: Importar

No menu definicoes > Tipos Doc. associe, na opcao ”Template degeracao automatica”, o Template (.docx ou .xlsx) com a designacao atribuidana importacao.


Figura 2.105: Opcao Template de Geracao Automatica

Clique no botao Inserir, no fundo da pagina, para confirmar a criacaodo Tipo de Documento.

Figura 2.106: Botao Inserir

Selecione a diretoria desejada e associe tipo de documento no MenuDiretoria - Ass.Util.TipoDoc. Clique no botao Associar.

Figura 2.107: Associacao Tipo de Documento


Podera agora introduzir o ficheiro atraves do Menu Documento - Intro-duzir.

Figura 2.108: Opcao Introduzir

Preencha o formulario de Insercao (os campos assinalados com um as-terisco vermelho sao de preenchimento obrigatorio) e clique no botao Inserirno fundo da pagina. Apos a introducao, e automaticamente feito o downloaddo modelo e aberto para edicao.

Figura 2.109: Formulario de Insercao

Ao clicar no botao Editar Documento localizado no fundo da pagina.

Figura 2.110: Botao Editar Documento

O browser fara o descarregamento do template para edicao.


Figura 2.111: Template para edicao

Abra o documento descarregado e edite-o.

Figura 2.112: Documento editado

Quando terminar a edicao e ao clique em gravar, recebera um aviso deseguranca que o notifica do fato de as macros terem sido desligadas.


Figura 2.113: Aviso de Seguranca

Clique em Opcoes... selecione Ativar este conteudo e clique em OK.

Figura 2.114: Opcoes de Seguranca

Insira as credenciais de utilizador e clique no botao iPortalDoc.


Figura 2.115: Credenciais Utilizador

Apos a insercao das credenciais o template sera inserido no iPortaldoc.

Figura 2.116: Template inserido

O documento estara disponıvel no formato PDF.


Figura 2.117: Documento inserido em PDF

Utilizacao de Pre-Inseridos nos Templates Office

Este e o procedimento para utilizar pre-inseridos nos templates Office.

1. No Office, clicar no botao do Office e abrir as ”Opcoes do Word”.No separador ”Popular”, ativar a opcao ”Mostrar separador Programador noFriso”.

2. Na barra superior, abrir o separador ”Programador”

Figura 2.118: Separador ’Programador’

Com o segundo ıcone podemos inserir um pre-inserido simples (ex: En-tidade > Nome) Com o segundo ıcone da segunda linha podemos inserir umpre-inserido de uma data, tendo a possibilidade de definir o formato pre-tendido para a data.


Figura 2.119: Opcao ’Propriedades’

Apos a insercao de um daqueles campos, selecionamos a opcao ”Pro-priedades”para darmos um nome ao elemento (no caso da data podemosdefinir o formato).

Nota: apenas e necessario inserir os campos, nao e necessario preenchernada, para alem do nome/etiqueta nas propriedades.

3. Guardamos o .docx e importamos o template para o iPortalDoc(Definicoes > Templates pdf > MS Office Word). Depois de atribuir nome aotemplate e importar, e-nos apresentada a lista dos campos que colocamos eos pre-inseridos que lhes podemos associar.

Figura 2.120: Lista de campos


Seleccionamos os campos pretendidos e importamos.

Quando introduzirmos o documento estes campos ja aparecerao preenchi-dos no documento word.

2.2.13 Email

Para fazer o upload de templates de mail em formato .eml aceda a opcaomail no menu Definicoes > Templates.

Figura 2.121: Opcao Mail no menu Templates

A proxima pagina apresentara a lista de templates de email importados.

Figura 2.122: Listagem de templates de email


Ao clicar no link Importar ira poder nomear o seu template e selecionarqual o ficheiro .eml a ser importado, atraves do botao Browse...

Figura 2.123: Gravar template de Email no Thunderbird

Apos a importacao podera ver o(s) templates na listagem.

Figura 2.124: Listagem com dois templates de email importados

2.2.14 Macros

Figura 2.125: Opcao Macros

Permite definir pastas de destino dos documentos introduzidos nasacoes de introduzir (anexos). Permite ainda aplicar macros diferentes as acoesde um documento, do tipo alterar, atualizar e introduzir (acoes). A criacaode macros visa facilitar a tarefa de um utilizador aquando a introducao denovos documentos. Assim, em vez ter de preencher um longo formulario de


cada vez que insere um documento, podem ser criadas macros que definamja qual o tipo de entidade, o tıtulo, o workflow e ate mesmo o proprio tıtulodo documento (figura 2.132), o que fara com que um utilizador tenha umformulario mais curto para preencher ou mesmo que nao necessite de umformulario para a introducao de documentos.

Figura 2.126: Definicao da Macro

Ao selecionar a opcao Macros, o utilizador encontrara uma listagemdas macros ja existentes. Para modificar o nome ou apagar uma macro, bastaselecionar a macro pretendida e, posteriormente, carregar no botao Alterar(apos atribuicao do novo nome) ou Remover.

Figura 2.127: Alterar da Macro


Se pretender alterar os parametros de uma macro, depois de a selecionardeve carregar na opcao Definir macro e proceder as modificacoes. Paraassociar um utilizador a uma macro deve dirigir-se ao menu Diretoria eselecionar a funcionalidade Ass. Utiliz. Macro.

As duas imagens seguintes ilustram bem a reducao que se pode atingirno preenchimento de campos do formulario de introducao de documento.

Figura 2.128: Exemplo antes da criacao da macro (parcial)

Figura 2.129: Exemplo apos a criacao da macro


2.2.15 Palavras chave

Figura 2.130: Opcao Palavras Chave

Com esta funcionalidade e possıvel criar termos que se podem associar adocumentos para uma futura recuperacao atraves de pesquisa.

Para isso existe o link Inserir palavras chave

Figura 2.131: Inserir Palavras Chave

Ao clicar nele podera criar uma palavra chave que estara depois disponıvelaquando da insercao de um documento.

Figura 2.132: Formulario de Insercao de Palavras Chave

2.2.16 Constroi FS Global

Figura 2.133: Opcao Constroi FS Global


Esta funcionalidade permite que seja reconstruıda toda a hierarquia daFile System Virtual, isto e, a hierarquia que e acedida via Explorador doWindows, no caso de ser este o Sistema Operativo utilizado pelos clientes.

2.2.17 Constroi mailFS Global

Figura 2.134: Opcao Constroi mailFS Global

Ao aceder a esta funcionalidade, o utilizador procede a reconstrucao dahierarquia dos mails associados para todos os utilizadores.

2.2.18 iPortalDoc Light

Figura 2.135: Opcao iPortalDoc Light

Nota: Esta opcao so sera visıvel apos a aquisicao e instalacao dasolucao iPortalDoc Light.

Devido a natureza da sua missao, o iPortalDoc e instalado no servidorde intranet, longe do ambiente de comunicacoes da organizacao. No entanto,pode ser util conceder, de uma forma restrita, acesso aos conteudos e fun-cionalidades contidas no iPortalDoc.

O Administrador do sistema sera capaz de listar os utilizadores compermissoes assim como alterar as configuracoes que deseje, como e visivel nafigura 2.136.

2.3. MENU WORKFLOW 99

Figura 2.136: iPortalDoc Light - Users List

Se a solucao iPortalDoc Light lhe interessa, entre em contato connoscoatraves do seguinte endereco:

[email protected]

2.2.19 Introduzir Hierarquia

Para mais informacoes sobre esta funcionalidade consulte a seccao 2.5.1.

2.2.20 Projectos

Para ter esta opcao ativa e necessaria a sua configuracao no menuDefinicoes (ver menu Definicoes - Interface de configuracao). Ao introduzirum projecto tem que se selecionar uma zona e uma area de projecto as-sim como uma entidade valida (que esteja no IPContactos). Nessa mesmainterface depois de escolhida a zona e a area para o projecto, e gerado au-tomaticamente o codigo para o projecto permitindo associar utilizadores doiPortalDoc as diversas pastas da hierarquia do projecto.

2.3 Menu Workflow

E atraves do Workflow que o Sistema de Gestao Documental vai fun-cionar, Qualquer documento que se encontre no iPortalDoc tem um fluxo


de trabalho (workflow) proprio. No mınimo possui uma etapa de armazena-mento, ou podera ter predefinido um circuito no qual varios utilizadores po-dem participar, realizando tarefas sobre o documento. Apenas os utilizadorescom perfil de Super User podem aceder a este menu (figura ??)

NOTA: Para mais informacoes sobre como criar um workflow Consulteo Capıtulo 5

Figura 2.137: Menu Workflow

2.3.1 Desenhar um esboco

Antes de se proceder a concepcao do Workflow desejado, dever-se-adefinir todos os passos que o nosso fluxo de trabalho percorrera. Esta plani-ficacao facilitara o passo seguinte da concepcao.


Figura 2.138: Exemplo de um Workflow

2.3.2 Conceber

Figura 2.139: Opcao Conceber

Com o iPortalDoc sao disponibilizados alguns templates de fluxos detrabalho. No entanto, atraves da funcionalidade de geracao de Workflows(Conceber) o cliente podera criar novos fluxos de trabalho ou alterar os ex-istentes. Ao selecionar esta funcionalidade o utilizador acede a uma listagem


com todos os workflows. Apos clicar num dos workflows, este podera efectuara visualizacao do diagrama do mesmo, selecionando o link Editar apresen-tado no canto superior direito da frame central do iPortalDoc.

Apenas os Workflows que ainda nao foram instanciados permitem efec-tuar alteracoes nos diagramas. Para todos os outros que possuam instancias,a interface de edicao e meramente informativa. Caso prtenda alterar work-flows instanciados, devera, primeiramente, selecionar a opcao Remover Instancia(se nao tiver nenhum documento ja criado com esse workflow)

Para criar um novo fluxo de trabalho, apos ter acedido a funcionalidadeConceber do menu Workflow, o utilizador devera clicar no link Conceberapresentado no canto superior direito da frame central do iPortalDoc.

No formulario apresentado, devera introduzir uma descricao para ofluxo de trabalho e definir se este permite ou nao a introducao de um docu-mento sem efectuar o upload de um ficheiro (por defeito esta opcao nao estaselecionada). O fato de ser possıvel introduzir um documento no sistemasem anexar um ficheiro, permite o uso de informacao gerada aquando da in-troducao do mesmo, no ficheiro a ser desenvolvido e posteriormente anexadoao documento.

Um exemplo disto mesmo, sera a introducao de um documento do tipoProposta, cujo codigo gerado (Pr 24/2004) pelo iPortalDoc e posteriormenteutilizado no conteudo do ficheiro, a enviar para o cliente e a ser anexadoao documento. Esta opcao e muito util, quando o utilizador quer introduzirregistos sobre determinado assunto ou quando quer introduzir documentosao longo do workflow.

Apos a introducao do Workflow e disponibilizado o acesso a edicao domesmo, atraves do link Editar apresentado no canto superior direito da framecentral do iPortalDoc. A interface de edicao e diagrama do fluxo de trabalhosao apresentados numa nova janela. Nesta existe uma barra de ferramentasque dispoe de mais ou menos menus, consoante os elementos do diagramaque estao selecionados:

• Menu Estados

– Inserir: sempre ativo;


– Alterar: ativo se um estado esta selecionado;

– Remover: ativo se um estado esta selecionado;

• Menu acoes

– Inserir: ativo se um estado esta selecionado;

– Alterar: ativo se uma acao esta selecionada;

– Remover: ativo se uma acao esta selecionada;

• Menu F.Transicao

– Inserir: ativo se um estado com acao esta selecionado;

– Alterar: ativo se uma funcao de transicao esta selecionada;

– Remover: ativo se uma funcao de transicao esta selecionada;

Foram atribuıdos os seguintes sımbolos aos varios elementos do work-flow:

• Bolinha preta e traco associado: representa a introducao do doc-umento;

• Cırculo: estado;

• Quadrado: acao;

• Traco: funcao de transicao;

Devido aos fluxos de trabalho do iPortalDoc serem baseados em maquinasde estados, antes de iniciar a concepcao de um workflow o utilizador deveraestruturar o mesmo, por forma a que o diagrama obedeca as seguintes regras:

• As funcoes de transicao saem sempre pela parte inferior do estado eentram pela parte superior de outro estado;

• Entre dois estados nao podem existir duas funcoes de transicao em serie(uma a seguir a outra);

• Nao pode existir mais que um estado final;


• Apenas o estado final nao tem acoes associadas, todos os outros temque ter, pelo fato da transicao entre estados depender directamente doresultado destas;

• Possui a funcionalidade Drag and Drop que permite arrastar Estadose Funcoes de Transicao

Por forma a que o diagrama fique compreensıvel, todas as funcoes detransicao que efectuam ligacoes de retorno entre estados deverao ser colo-cadas a esquerda, as que efectuem ligacoes de avanco de estados devem ficarcolocadas a direita. Desta forma minimiza-se o risco de interseccao de linhas.

Introducao de Estados Ao selecionar esta opcao do menu Estados, outilizador tem acesso ao formulario de introducao dos dados do estado:

• Descricao do estado;

• Coordenada x e coordenada y onde ira ficar o estado desenhado nodiagrama (caso opte por usar a tecnica drag & drop, estas coordenadasadoptarao o local onde posicionou o elemento);

Introducao de Acoes Na janela apresentada existem varios campos quedeverao ser preenchidos da seguinte forma:

• Link ”Definir Codigo para a acao”, mostra numa nova janela umalistagem de codigos disponıveis no iPortalDoc, permitindo ao utilizadorselecionar o que achar mais adequado ao tipo de acao que esta a criar.As opcoes sao:

– acao de Execucao Automatica

Permite a definicao de um acao que e executada de uma forma au-tomatica. Nao pode ser utilizada no primeiro estado do workflow.

NOTA: Para mais informacao consulte o Anexo A - acoes-Tipodeste documento.

– Aceder a um Link

Permite a insercao de um link que devera ser acedido para a acao serexecutada.


– Atualiza e Encaminha Documento

Sub-acao para atualizar a revisao dodocumento.

– Atualizar Documento

Sub-acao para Atualizar a revisao do documento.

– Atualizar e Associar Documento

Sub-acoes para Atualizar e Associar o documento.

– Agendar Evento

Sub-acao que permite o acesso ao Calendario.

– Alterar e Encaminhar Documento

Sub-acao para Alterar Informacao do documento.

– Alterar e Enviar Documentos

Contem uma sub-acao para alterar o documento. Depois de executadocom sucesso, o documento e enviado para a entidade que o classifica.

– Alterar Informacao Doc.

Sub-acao para Alterar Informacao do documento.

– Aprovacao por aplicacao externa

Esta acao pode ser realizada apartir de uma aplicacao externa.

– Aprovar Documento

– Aprovar Documento com Comentario Pre-Definido

Este comentario pode ser escolhido de uma serie de comentarios pre-definidos.


– Aprovar Documento com Email

Contem link para o documento e caixa de texto para insercao de umcomentario. Envia email para o autor do documento caso este sejaaprovado.

– Aprovar Documento com Validacao

Pede autenticacao.

– Assinar Digitalmente um Documento PDF

Sub-acao para assinar digitalmente o documento.

– Assinar Digitalmente um Documento PDF com AssinaturaPessoal

Sub-acao para assinar digitalmente o documento.

– Assinar e Enviar Documentos

Esta acao permite que um documento seja assinado digitalmente coma assinatura digital especificada no iPortalDoc, e que o mesmo seja en-viado para a entidade que classifica o documento. O conteudo do emailque e enviado para a entidade pode ser definido em: –Sessao– � Inter-face configuracao � –Menu– � acoes. A acao pode ser configurada paraenviar o email para o endereco definido na entidade ou entao para umdos contatos da mesma.

Esta acao pode ser realizada a partir do share de insercao (necessarioativar o modulo ”Modulo assinar e enviar documentos”na interfacede configuracao). Juntamente com o ficheiro que se pretende assinar,indica-se o respectivo ficheiro xml com a informacao de classificacao. OiPortalDoc depois de introduzir o documento, coloca-lhe a assinaturadigital e envia-o para o email que esta especificado na entidade ou con-tato que classifica o documento.

No esquema cronologico do documento ficara registado se o documentofoi enviado e, em caso de insucesso, o motivo pelo qual o documentonao foi assinado e enviado.


– Associar Documento

Sub-acao para associar o documento.

– Associar e Encaminhar Documento

Contem link para o documento e caixa de texto para insercao de umcomentario. Sub-acao para Associar o documento. E definida a pessoaque devera efectuar a acao seguinte atraves do envio do documento.

– Carimbar Codigo

Imprime o codigo de localizacao fısica do documento.

– Classificar Documento

Sub-acao para Alterar Informacao do documento. Efectua a sugestaode um tıtulo para o documento.

– Digitalizar Documento

Apenas notifica o utilizador que tem que efectuar a digitalizacao de umdocumento.

– Encaminhar

Contem link para o documento e caixa de texto para insercao de umcomentario. E definida a pessoa que devera efectuar a acao seguinteatraves do envio do documento.

– Encaminhar Documento com Validacao

Contem link para o documento e caixa de texto para insercao de umcomentario. E definida a pessoa que devera efectuar a acao seguinteatraves do envio do documento. Pede autenticacao.

– Inserir Assistencia

Sub-acao para inserir assistencia.


– Inserir Honorarios

Contem link para o documento e caixa de texto para a insercao de umcomentario, valor e tempo.

– Introduzir

Sub-acao para Introduzir documento.

– Introduzir e Encaminhar Documento

Sub-acao para Introduzir documento.

– Ler Documento Automaticamente

Esta acao e realizada automaticamente sempre que o utilizador quetem que efectuar a acao abrir o documento.

– Ligar, Associar e Encaminhar

Contem uma sub-acao para ligar o documento e uma outra para asso-ciar.

– Ligar Documento

Apresenta a hierarquia das diretorias possibilitando ao utilizador efec-tuar a ligacao do documento a outras pastas. Envia email a notificara chegada do documento a todos os utilizadores que tenham permissaode leitura na diretoria, para onde este foi ligado.

– Ligar Documento sem Permissoes

Sub-acao para ligar o documento a outras pastas. Nao atribuı per-missoes.

– Ligar e Encaminhar Documento

Esta acao permite encaminhar um documento. Subacao para ligar odocumento a outras pastas.


– Mover Documento

Sub-acao para mover o documento.

– Preencher Automaticamente Campos de um Documentodo Tipo Template PDF.

Esta acao permite que, ao ser realizada, sejam preenchidos automati-camente campos de um documento que seja gerado atraves de um tem-plate PDF.

Exemplo: Ao aprovar um documento colocar a assinatura digitalizadade quem aprovou, o nome e ainda a data de aprovacao.

• Descricao da acao - O que pretende que o utilizador leia quando receberuma acao pendente;

• Atribuicao Posterior:

– Sim, implica que a acao pode ser atribuıda manualmente, istoe, a pessoa que realizou a acao do estado anterior e que decidequem ira efectuar a acao, ou automaticamente, sendo neste caso osistema a enviar a acao para o autor do documento para escolhero utilizador que devera realizar a acao;

– Nao, aquando da configuracao do workflow sera necessario atribuira realizacao da acao a um determinado utilizador;

• Resultados da acao:

– Define-se o resultado especıfico para aquela acao, por exemplo,Aprovado e Reprovado em que cada um dos resultados levara paraestados diferentes o documento;

– Operador p/ defeito, e a operacao, por valor logico, atribuıda aF.T. aquando da introducao de uma outra acao deste tipo, naparte de configuracao de workflows:

OU - para casos em que basta a realizacao de determinado resul-tado;

E - para casos em que todos os responsaveis pela acao necessitamde escolher aquele resultado.


Introducao de Funcoes de Transicao Na janela apresentada existemvarios campos que deverao ser preenchidos da seguinte forma:

• Estado seguinte, estado a ficar ativo sempre que seja efectuada estaTransicao;

• Coordenadas x e y onde devera ser desenhado o sımbolo da funcao detransicao (se fizer drag & drop da funcao de transicao, ela automati-camente ficara com as coordenadas de onde a posicionou);

• Direccao de saıda do Estado Atual, indicacao necessaria para a con-strucao do diagrama;

• Direccao de saıda da Funcao de transicao, indicacao necessaria para aconstrucao do diagrama;

• Resultado da acao que faz despoletar a Funcao de Transicao (por ex-emplo, do estado 1 segue para o estado 2 quando o resultado e x);

2.3.3 Instanciar

Figura 2.140: Opcao Instanciar

Depois de conceber o Workflow, segue a fase da Instanciacao. Paraaceder a esta funcionalidade o utilizador devera selecionar no menu Work-flow a opcao Instanciar.

Um template de Workflow pode servir de base a varios fluxos de tra-balho, isto e, criar uma copia de trabalho de um modelo de um workflow,podendo este ser instanciado varias vezes. Atraves desta funcionalidade epossıvel utilizar o mesmo fluxo de trabalho adaptando-o a cada Departa-mento da empresa, por exemplo um workflow do tipo Fax pode ser instanci-ado com descricoes ”Fax Departamento Tecnico”e ”Fax Departamento Com-ercial”possibilitando a distribuicao de chegada de faxes a varios pontos daempresa.


Em cada departamento os workflows estariam configurados para os uti-lizadores mais apropriados, nao necessitando de estar centralizado o servicopara uma ou duas pessoas em toda a empresa.

2.3.4 Configurar

Figura 2.141: Opcao Configurar

Apos ser instanciado, um workflow deve ser configurado, isto e, o SuperUser pode atribuir utilizadores as diferentes acoes de um fluxo de trabalhoe selecionar a opcao Ativo para que o Workflow possa ser utilizado.

Esta funcionalidade dispoe ainda de uma opcao que mantem as per-missoes do fluxo, apenas quando o workflow estiver finalizado, para isso, outilizador tera de selecionar a opcao Permissoes na frame central da fun-cionalidade Configurar.

Para alem da configuracao do Workflow, o utilizador pode configuraros fluxos de trabalho, como Inserir acoes, Alterar Transicao e o Tempo deExecucao.

2.3.5 Remover Instancia

Figura 2.142: Opcao Remover Instancia

Desde que um fluxo de trabalho nao esteja a ser utilizado por nenhumdocumento, a instancia do mesmo pode ser removida.


2.3.6 Inserir acoes

Figura 2.143: Opcao Inserir acoes

Para inserir uma acao num estado, o utilizador tem que especificar qualo workflow e o estado a que esta pertence. As acoes acrescentadas, vao sercopias de uma acao que ja existe, ou seja, vao ter o mesmo Codigo de acao,Tempo de Execucao e o mesmo Resultado.

Apos a insercao devera reconfigurar o fluxo de trabalho, isto e, atribuirum utilizador a acao criada. Ao ser inserida uma acao, automaticamentee alterada a funcao de transicao entre estados, pelo que o utilizador deveraconfirmar se esta transicao e a que pretende.

2.3.7 Alterar Transicao

Figura 2.144: Opcao Alterar Transicao

A funcao de transicao entre estados de determinado Workflow pode seralterada sempre que o Super User necessite, no entanto esta acao tem queser efectuada com o maximo cuidado, uma vez que e dela, que depende obom funcionamento do Workflow.

2.3.8 Visualizar F.T.

Figura 2.145: Opcao Visualizar F.T.


Como foi referido anteriormente, a alteracao das funcoes de transicao,e um assunto que requer alguma atencao, pelo que foi desenvolvida umainterface, na qual o utilizador pode visualizar facilmente como foram definidasas funcoes de transicao entre estados de um Workflow.

2.3.9 Tempo Exec.

Figura 2.146: Opcao Tempo Exec.

Como e importante que as acoes sejam efectuadas dentro de prazos bemdefinidos e para que tudo funcione da melhor forma numa empresa, foi im-plementada uma interface onde se podem determinar prazos para cada fluxode trabalho.

Sempre que faltar uma semana para o prazo de determinada acao ter-minar, o utilizador incumbido de a realizar sera informado via mail, sendoque esta situacao repete-se no dia em que termina o prazo. Apesar dasnotificacoes, se o utilizador nao efectuar a acao, no dia seguinte ao prazoterminar, o seu Super User sera notificado do facto atraves de um email.

A funcionalidade de Tempo de Execucao permite configurar o tempoque cada utilizador tem disponıvel para realizar uma acao. Por defeito, outilizador tem 30 dias para executar a acao. No entanto, esta opcao podeser alterada. Realce para o facto do Super User poder dar um certo prazode dias que seja contabilizado apenas nos dias uteis.

2.3.10 Ass. Tipo Doc.

Figura 2.147: Opcao Associar Tipo de Documento


Esta funcionalidade permite associar um tipo de documento a um work-flow. Esta associacao e apenas utilizada aquando da introducao automaticade documentos via share de insercao e por digitalizacao, isto e, atraves daspastas de introducao de workflows. Deste modo, se um workflow estiverassociado a um tipo de documento, ficara automaticamente classificado.

2.3.11 Ass. Diretoria

Figura 2.148: Opcao Associar Diretoria

Esta opcao permite associar uma determinada diretoria a um workflow.Esta associacao so e usada na introducao automatica de documentos via sharee digitalizacao. Desta forma, a diretoria (pasta e sub-pastas) sera associadaa um workflow.

2.3.12 Agendamento

Esta opcao permite a configuracao de workflows agendados e com possibil-idade de reiteracaoicao. Este e um modulo e direccionado aos gabinetes decontabilidade, mas com possibilidade de utilizacao em qualquer organizacao,que permite definir workflows com data agendada para o seu inıcio e com pos-sibilidade de repeticao, incluindo a atribuicao dos mesmos a determinadasentidades. Para os gabinetes de contabilidade ira permitir a gestao de paga-mentos de IRS, IVA, etc de cada cliente.

Para outras organizacoes ira permitir a gestao de workflows de paga-mentos de seguros, auditorias, reunioes de gestao, etc. A ativacao no moduloe atribuicao de permissoes aos utilizadores sobre o mesmo e feito em:

Definicoes � Interface configuracao � Agendamento de workflows

O agendamento dos workflows e feito no seguinte menu:

Workflow � Agendamento


2.3.13 Gerador de acoes

Figura 2.149: Opcao Gerador de acoes

Esta funcionalidade e muito util pois apresenta a lista de acoes tipifi-cadas (Figure 2.150 ) ja disponıveis no iPortalDoc sem a necessidade de fazerconfiguracoes adicionais.

Figura 2.150: Lista de acoes (imagem parcial)

Como podera ver a lista e bastante extensa e preve praticamente todasas situacoes que a sua organizacao podera encontrar, mas se assim o desejarpodera modificar uma acao, para isso basta clicar no seu nome. Uma novapagina ira ser visualizada (Figura 2.151) que lhe permitira editar a acao dasmais variadas formas, desde a sua designacao e descricao ate a alteracoesmais profundas, que irao se reflectir ate no aspecto grafico, ao incluir umaframe, avisos e comentarios, oferecendo ate a possibilidade de selecionar quala frame que abrira primeiro.


Figura 2.151: Pagina de Modificacao da acao (imagem parcial)

Quando terminar de editar a acao, clique por favor no botao Modi-ficar no fundo da pagina.

NOTA 1: As acoes-tipo originais nao deverao ser alteradas, ex-cepto quando as alteracoes preveem todos os processos existentes. Para casosespecıficos, sugere-se copiar a acao-tipo original e alterar o que se pretende.

NOTA 2: Para mais informacao sobre este topico, consulte o capıtulodedicado as Acoes a Realizar pelo Utilizador e o Anexo A deste documento.

2.4 Menu Diretoria

Para poder aceder a todas as funcionalidades disponibilizadas por estemenu (figura 2.152), o utilizador tem que ter no mınimo um perfil de Sub-Coordenador.

2.4. MENU DIRETORIA 117

Figura 2.152: Menu Diretoria

2.4.1 Alterar

Figura 2.153: Opcao Alterar

Apos a insercao de determinada diretoria os seus dados podem ser al-terados, bastando para tal aceder a esta opcao do menu.

2.4.2 Criar

Figura 2.154: Opcao Criar

O procedimento de criacao de uma nova Diretoria, necessita da seleccaoprevia de uma Diretoria Mae. Nesta sera inserida a que se pretende criar.

Para selecionar uma Diretoria basta clicar no nome da mesma, apre-sentado na hierarquia de diretorias, na frame do lado esquerdo do ecra. Ao


estar selecionada, a pasta e apresentada com uma cor distinta dos restantes,a semelhanca do que acontece nos documentos (figura 2.155).

Figura 2.155: Seleccao da Diretoria

Para criar pastas, o utilizador deve aceder ao menu Diretoria e es-colher a opcao Criar (figura 3.1).

Figura 2.156: Criar Diretoria

Na frame central o utilizador encontra um conjunto de campos parapreencher em funcao da pasta que esta a criar. Devera atribuir-lhe um nome,um tipo de diretoria, ou seja, o ıcone grafico que deseje que represente a suapasta e, opcionalmente, uma descricao para a pasta, quando passar o cursorsobre a mesma. O utilizador tem ainda a possibilidade de definir a ordempela qual pretende que a pasta apareca na hierarquia (figura 3.2).


Figura 2.157: Formulario de introducao de Diretoria

2.4.3 Remover

Figura 2.158: Opcao Remover

Sempre que e removida uma Diretoria, todos os dados relacionados comesta sao eliminados do gestor, nomeadamente, subdiretorias, documentos,utilizadores associados e respectivos workflows. Para remover uma diretoria,o utilizador tem de ser Super User ou Coordenador na mesma.

2.4.4 Mover

Figura 2.159: Opcao Mover

Esta funcionalidade e apenas acessıvel a utilizadores que tenham per-missoes de escrita na pasta destino. Deste modo, o utilizador devera sele-cionar a diretoria que pretende mover e posteriormente selecionar a diretoria


de destino. Para mover pastas, o utilizador tem de ser Super User ou Coor-denador na pasta de destino.

2.4.5 Ass.Utilizador

Figura 2.160: Opcao Associar Utilizador

Esta funcionalidade permite associar utilizadores a diretoria selecionada.De realcar que o mesmo utilizador pode ter perfis distintos, dependendo da di-retoria, ou seja, um utilizador numa diretoria pode ser Coordenador e noutraapenas Leitor. O facto de serem atribuıdos perfis nas diretorias existentes,permite gerir o acesso aos documentos existentes nessas mesmas diretorias.Para criar perfis, escolha a opcao Perfil do menu Definicoes.

2.4.6 Ass.Utiliz. Tipo Doc.

Figura 2.161: Opcao Associar Utilizador a Tipo de Documento

Esta funcionalidade permite associar os utilizadores aos tipos de docu-mentos criados na funcionalidade Tipos Doc. do menu Definicoes (figura2.162). Para criar um novo tipo de documento deve aceder a opcao TiposDoc., presente no menu Definicoes.

Para associar utilizadores ou grupos de utilizadores devera selecionaro nome do utilizador, ou, se pretender associar a um grupo inteiro, bastaraselecionar o nome do grupo e todos os seus elementos ficarao com o tipo dedocumento associado.


Figura 2.162: Associacao de utilizadores a Tipos de Documentos

2.4.7 Ass.Utiliz.Work.

Nas diretorias, cada utilizador pode ter associado varios fluxos de tra-balho, ou nenhum, dependendo das suas funcoes nessa diretoria (figura 2.163).Para criar um fluxo de trabalho, aceda ao menu Workflow e escolha a opcaoConceber.

NOTA: A opcao no fundo da janela de Associacao ou DesassociacaoRecursiva se selecionada, vai atribuir aquele tipo de documento ou workflowque estamos a associar aquele utilizador. tambem nas sub-diretorias.

Figura 2.163: Associacao de utilizadores a Workflow

A opcao Trocar Workflow permite, tal como o nome indica, trocar um


workflow por outro que o ira substituir por aquelas diretorias e utilizadores,nao necessitando de desassociar um primeiro e associar outro depois.

2.4.8 Ass.Utiliz.Macro.

Figura 2.164: Opcao Associar Utilizador a Macro

E atraves desta funcionalidade que as macros criadas podem ser as-sociadas a um utilizador. Do mesmo modo, macros ja associadas podemigualmente ser desassociadas recorrendo a esta opcao.

So e permitida uma macro por pessoa, podendo, no entanto, existirvarias macros numa mesma pasta, associada a varios utilizadores.

Importa referir, tambem, que se a macro tiver definida o tipo de docu-mento e workflow a serem usados naquela diretoria, os dois passos anteriores(2.4.6 e 2.4.7) deixam de ser necessarios.

2.4.9 Replicar Permissoes

Figura 2.165: Opcao Replicar Permissoes

Como o nome implica esta funcionalidade estende as permissoes de um se-lecionavel Utilizador de Referencia para um outro Utilizador atraves da se-leccao dos mesmos nas correspondentes listas pop-down (figura 2.166).


Figura 2.166: Replicar Permissoes

Nota: Tenha em atencao que necessita estar posicionado na diretoriadesejada de forma a que a replicacao seja feita nas pastas.

A checkbox de Replicacao Recursiva permite estender essas permissoesa todas as sub-pastas nessa mesma diretoria.

Existe tambem a opcao de replicar os seguintes atributos:

• Perfis nas Diretorias - O tipo de permissao que o utilizador de re-ferencia tinha sera atribuıdo ao novo utilizador;

• Tipos de Documentos - O novo utilizador podera introduzir os tiposde documento que o utilizador de referencia podia;

• Workflows;

• Macros - O utilizador podera usar as macros a que o utilizador derefrencia tinha acesso;

• Documentos - O novo utilizador ira ver os documentos que estavamrestritos as permissoes de um determinado workflow, mas que o uti-lizador de referencia teve acesso.


2.4.10 Info

Figura 2.167: Opcao Info

Esta funcionalidade e acessıvel a todos os utilizadores que possam vi-sualizar esta Diretoria. Aqui encontram informacao relativa a diretoria e aoperfil atribuıdo a cada utilizador.

2.4.11 Lista de acoes

Figura 2.168: Opcao Lista de acoes

Esta funcionalidade e acessıvel apenas a utilizadores com perfil SuperUser ou de Coordenador, que podem realizar acoes de outros utilizadores ouencaminha-las para outro.


Figura 2.169: Lista de acoes Pendentes

Quem tem acesso a esta lista, pode Agendar as acoes para uma datadefinida, fazendo com que a acao seja ocultada da listagem ate a data dereativacao. Para tal, clique na opcao Alterar e agende a acao. Sempre quepretender visualiza-las, clique na opcao Mostrar acoes Agendadas.

Figura 2.170: Alterar Agendamento da acao


Todas as acoes que realizamos, em determinado documento, ficaraoregistados no Esquema Cronologico do documento. Ao aceder a esta fun-cionalidade o utilizador pode visualizar todas as acoes que estao por realizare as realizadas consoante o seu perfil. Deste modo, um utilizador com perfilSuper User pode visualizar todas as acoes que estao por realizar por direto-rias e respectivos responsaveis por cada acao.

Figura 2.171: Esquema Cronologico

2.4.12 acoes por utilizador

Figura 2.172: Opcao Replicar Permissoes

Esta funcionalidade permite efectuar pesquisas relativas aos utilizadorese respectivas acoes a realizar. Ao efectuar a pesquisa, apenas pode selecionaro utilizador que pretende pesquisar, onde sao devolvidas todas as acoes porrealizar desse utilizador. Pode-se tambem efectuar a pesquisa por acao, ondeaparecem todos os utilizadores que tem a acao selecionada por realizar. Aspesquisas efectuadas com esta funcionalidade necessitam da seleccao previade uma diretoria.

2.5. MENU MODULOS 127

2.5 Menu Modulos

Figura 2.173: Menu Modulos

As funcionalidades disponıveis neste menu, dependem do tipo de permissoesde cada utilizador e dos modulos que ativou no menu Definicoes � Interfacede Configuracao. Aqui e possıvel ter acesso as mais diversas funcionali-dades vocacionadas para darem resposta as necessidades especıficas de umacerta atividade ou organizacao.

Consoante as escolhas efectuadas, o que e permitido visualizar ira variarsignificativamente.

Apresentamos, de seguida, alguns exemplos:

2.5.1 Introducao de Hierarquia

A possibilidade de introduzir uma hierarquia de pastas e ficheiros no iPor-talDoc e ativada e configurada na lista de modulos ativos da Interface deConfiguracao

Figura 2.174: Ativacao Modulo Introducao Hierarquia

E estara disponıvel no menu Definicoes � Introduzir Hierarquia.


Figura 2.175: Localizacao da opcao Introduzir Hierarquia

A configuracao do modulo passa por definir quais os utilizadores a terpermissao para introduzir hierarquias no iPortalDoc.

Para utilizacao deste modulo, basta colocar a hierarquia de pastas eficheiros que se pretende introduzir no share existente para o efeito (com onome ”Introduzir Hierarquia”) e acedendo a interface de Introduzir Hierar-quia sera necessario configurar a classificacao que irao ter os documentos dahierarquia a inserir. Depois de indicar os dados para essa classificacao de-vera clicar em Configurar para que essa informacao seja guardada, de formaa poder ser utilizada da proxima vez. Podera alterar essas configuracoessempre que achar conveniente.

Apos este passo apenas sera necessario clicar em ”Introduzir Hierar-quia”para dar inıcio ao processo de introducao das pastas e documentos no


iPortalDoc. Enquanto isto estiver a ser executado nao e permitido introduziruma nova hierarquia.

Depois do processo ter terminado, e enviado um e-mail para o uti-lizador que deu inıcio ao processo, a informar que a hierarquia ja se encontradisponıvel no iPortalDoc.

Na funcionalidade ”Introduzir Hierarquia”foi adicionada uma opcaoque permite que sejam efectuadas atualizacoes da revisao de documentos,se na diretoria em causa existir um ficheiro com o mesmo nome (e extensao).Os documentos que ainda nao existam sao inseridos como novos. Este modode funcionamento e ativo na opcao ”Criar uma nova revisao do documentocaso o mesmo ja exista.”

2.5.2 Gestao de Energia

Figura 2.176: Modulo Gestao de Energia

Este modulo e dividido em tres menus:

• Infraestruturas

• Insercao de volume

• Relatorios/Estatısticas

Figura 2.177: Gestao de Energia - Opcoes Disponıveis


O primeiro permite caraterizar infraestruturas permitindo a um uti-lizador preencher um conjunto de campos relativos a dados gerais como lo-calizacao e codigos. E tambem possıvel distinguir se se trata de uma in-fraestruturas de producao ou consumo de energia e caraterizar diferentestipos de geracao (electrica, GPL, etc) e/ou consumo.

Caso a infraestrutura possua medidores de caudal e possıvel carateriza-los e posteriormente introduzir os valores relativos a medicoes de volumesrealizadas. Isto pode ser feito com recurso ao segundo menu, ”Insercao devolume”.

Por ultimo, a opcao Relatorios/Estatısticas apresentara a correlacao devalores energeticos consumidos.

2.5.3 SAFT

Figura 2.178: Ativacao modulo SAFT

Foi criado um novo modulo para arquivo de documentos com relevancia fiscalem suporte electronico designado ”Modulo SAFT”. Este modulo permite im-portar o ficheiro SAFT gerado pelo ERP, criando uma estrutura de diretoriaspor cada ficheiro SAFT inserido. Na diretoria criada vao ser ligadas todasas faturas, notas de credito, notas de debito e guardado o ficheiro importadocom o titulo ”indice”. Este modulo permitira guardar facilmente o conteudoda diretoria num CD, copiando a mesma a partir da partilha Acesso.

O modulo e configurado e ativado no menu Definicoes � Interfaceconfiguracao � SAFT. Somente os utilizadores autorizados tem acesso aomodulo a partir de Definicoes � Modulos � SAFT.

2.5.4 Servicos Sociais

Tal como em todos os outros, a ativacao deste modulo e feita em Definicoes� Interface de Configuracao


Figura 2.179:

Coloque o visto na opcao desejada e confirme as configuracoes imple-mentadas.

Figura 2.180: Ativacao modulo Servicos Sociais

Ao aceder agora ao menu, verificara que na opcao Configuracoes epossıvel definir os Servicos disponibilizados, Tipos de Pagamento, Mensal-idades, Planos de Pagamento, Pagamentos mensais, Pagamentos anuais eDescontos praticados.

Figura 2.181:

Definicao de Mensalidades:


Figura 2.182:

Definicao do Plano de Pagamento:

Figura 2.183:

No Plano de Pagamento define-se qual a percentagem da mensalidadee que mensalidades se paga em cada mes. (Neste caso, por exemplo, no mesde Setembro, devera ser pago 75% do valor da mensalidade de Setembro.)

Pagamentos Mensais (multas):


Figura 2.184:

Aqui, e possıvel definir o valor das multas a serem aplicadas (neste caso,por exemplo, e definida a formula a ser aplicada caso haja atrasos na saıdado Jardim de Infancia).

Pagamentos anuais (ferias):

Figura 2.185:

Aqui, podem definir-se valores extra a serem pagos anualmente, como


por exemplo valor acrescentado por determinado perıodo de ferias.

Para registar um utente nos Servicos Sociais devera aceder ao menuModulos � Servicos Sociais � Inserir utente.

Figura 2.186:

Sera, entao, apresentado um formulario que devera ser preenchido comos dados do utente. Os dados apresentados variam consoante o Servico Socialselecionado.

Figura 2.187:


Cada utente inserido tera entao uma ficha com os seus dados, ondeficam registados os pagamentos efectuados, etc.

Na opcao Pagamentos, da ficha de utente, e possıvel definir os paga-mentos que o mesmo tem a efectuar:

Figura 2.188:

Os pagamentos de cada mes ficarao, depois, disponıveis na ficha doutente:

Figura 2.189:

Na ficha do utente, e, tambem, possıvel registar Ocorrencias. As ocorrenciassao gastos extraordinarios que se teve com o utente e que devem, tambem,ser pagos. Nesta mesma pagina, podemos, tambem, definir os pagamentosmensais e anuais respeitantes ao utente.

As multas existentes podem ser consultadas em Servicos Sociais > Listade Multas.


Figura 2.190:

Para emitir os recibos dos pagamentos efectuados devera selecionar aopcao Recibos:

Figura 2.191:

Na pagina apresentada, devera selecionar-se o servico e mes pretendidose clicar em Gerar Dados.

2.5.5 Agendamento de workflows

O modulo ’Agendamento de workflows’ e direccionado aos gabinetes de con-tabilidade, mas com possibilidade de utilizacao em qualquer organizacao,permitindo definir workflows com data agendada para o seu inıcio e compossibilidade de repeticao, incluindo a atribuicao dos mesmos a determi-nadas entidades. Para os gabinetes de contabilidade ira permitir a gestaode pagamentos de IRS, IVA, etc de cada cliente. Para outras organizacoesira permitir a gestao de workflows de pagamentos de seguros, auditorias, re-unioes de gestao, etc.


A ativacao no modulo e atribuicao de permissoes aos utilizadores sobreo mesmo e feito em:

Definic~oes � Interface configurac~ao � Agendamento de workflows

Figura 2.192: Ativacao modulo Agendamento de workflows

O agendamento dos workflows:Workflow � Agendamento

Figura 2.193: Localizacao da opcao Agendamento


2.5.6 Introducao Documentos

Figura 2.194: Modulo de Introducao de documentos

Tal como em todos os outros modulos a ativacao/desativacao do mesmo efeita no menu Definicoes - Interface de Configuracao. Em Introducao dedocumentos coloque um visto para activer ou remova-o para o desativar.

Figura 2.195: Activacao do Modulo de Introducao de documentos

Este modulo torna possıvel o upload de documentos em grande escala.Para o efeito, os documentos que se pretendam importar deverao ser coloca-dos num ficheiro .zip, onde devera constar tambem um ficheiro .xls(x), quedevera conter a classificacao a atribuir a cada um dos documentos importadosobedecendo ao exemplo patente na imagem seguinte.


Figura 2.196: Ficheiro excel de importacao (imagem parcial)

Nota 1: Nao e necessario a inclusao de todos os campos de classificacao(e possıvel apagar colunas). No entanto, os campos ’documento’, ’workflow’e ’titulo’ sao obrigatorios.

Nota 2: O ficheiro zip nao podera conter pastas. Ou seja, os docu-mentos a serem comprimidos devem-no ser para a raız do ficheiro zip.

A designacao dos campos a configurar no ficheiro xls(x) (nome das colu-nas) pode ser alterada. Para isso aceda ao menu Modulos -> Introduc~ao Docs

e clique no link Configurac~oes.

Figura 2.197: Insercao e classificacao de Ficheiros

Tenha atencao as repercussoes destas modificacoes, aquando da criacaodo .xls(x). No final das alteracoes implementadas clique no botao Modificar,localizado no fundo da pagina.


Figura 2.198: Configurar Campos

Apos ter todos os ficheiros prontos para insercao (folha de calculo xls(x)mais os documentos a inserir)...

Figura 2.199: Ficheiros


selecione-os e comprima-os para .zip. Mais uma vez recorda-se que odeve fazer diretamente para a raız do ficheiro e nao para dentro de uma pasta(nao crie um diretorio no ficheiro .zip).

Figura 2.200: Compressao de Ficheiros

Para os introduzir aceda ao menu Modulos � Introduc~ao Docs. eclique em Browse... Selecione o ficheiro comprimido e de seguida clique nobotao Submeter.

Figura 2.201: Insercao e classificacao de Ficheiros

Sera visualizada uma lista dos documentos a inserir com duas opcoesdisponıveis.

Figura 2.202: Ficheiros Inseridos e Classificados

A opcao de validacao funciona como uma verificacao de erros apos al-teracao ou correcao. Se os campos nao forem validos serao assinalados a


vermelho.

Ao clicar no ıcone de roda dentada abrira a janela de alteracao de valorpara o campo respectivo.

Figura 2.203: Alterar valor

Como o proprio nome indica, a opcao de insercao introduz os documen-tos no iPortalDoc.

NOTA: Caso o campo caminho_pasta nao esteja preenchido, os ficheirosirao para a pasta ditada pelo seu workflow. De realcar que este campo so-brepoe-se sempre ao que e ditado pelo workflow, se uma outra localizacaofor inserida o ficheiro tera sempre como destino o estipulado pelo campo enunca o que e ditado pelo workflow.

Apos insercao vai poder visualizar a lista de documentos introduzidos.

Figura 2.204: Documentos inseridos

2.6. MENU SESSAO 143

Se desejar mais informacoes, clique em Ver registo de introduc~ao.

Figura 2.205: Registo de Introducao

2.5.7 Modulo Miniaturas

Se a funcionalidade miniatura estiver ativa sera apresentada no +info dodocumentos, alem da listagem na propria pasta, para que o utilizador possaconsultar a primeira pagina sem ter de abrir o documento.

Figura 2.206: Registo de Introducao

2.6 Menu Sessao

Todas as funcionalidades deste Menu (figura 2.207) estao disponıveis atodos os utilizadores, independentemente do seu perfil.


Aqui, cada utilizador gere a sua conta no iPortalDoc, como por ex-emplo, as suas acoes pendentes, o seu calendario, o idioma, determinadasconfiguracoes da interface que visualiza.

Figura 2.207: Menu Sessao

2.6.1 Acoes

Figura 2.208: Opcao acoes

Ao aceder a esta opcao do menu e apresentada numa nova janela alistagem de todas as acoes que o utilizador tem para efectuar (figura 2.209).


Figura 2.209: Listagem de acoes a realizar

O iPortalDoc da ainda a possibilidade de realizar acoes em bloco.Esta funcionalidade esta disponıvel nas acoes de encaminhar e aprovar, per-mitindo ao utilizador realizar todas as acoes do mesmo tipo que pretender.Esta funcionalidade permite tambem filtrar as acoes nao so pelo tipo da acaocomo tambem pelo tipo da entidade, entidade e tıtulo do documento.

NOTA 1: Quando um utilizador tem determinada acao pendente,ao clicar nesta para a resolver, tem agora disponıvel a funcionalidade deMarcar documento como importante para que possa seguir o estado daqueledocumento mesmo depois de realizar a sua acao. Na interface principal doiPortalDoc, junto ao ıcone das acoes pendentes, tera um novo ıcone com osdocumentos marcados pelo utilizador.

NOTA 2: Para mais informacao sobre esta e outras funcionalidadesconsulte o Anexo A e C deste documento


2.6.2 Calendario

Figura 2.210: Opcao Calendario

No Calendario e permitido aos utilizadores uma serie de acoes atravesdos links colocados no canto superior direito da janela apresentada. Estafuncionalidade e descrita no Capıtulo 3. E possıvel definir os dias uteis noInterface de Configuracao. Esta funcionalidade permite que um utilizadorpossa optar entre uma contagem que inclua todos os dias do mes ou apenasos dias uteis para a realizacao de acoes.

2.6.3 Entidades

Figura 2.211: Opcao Entidades

Ao aceder a esta opcao do menu, dependendo do tipo de perfil associadoas entidades que o utilizador tem associado, pode ou nao, ter opcao de gestao.No caso de nao possuir perfil de Administrador o utilizador apenas poderavisualizar os dados inseridos. Para introduzir entidades e necessario inserir,numa primeira fase, tipos de entidades. Os tipos de entidades sao catego-rias nas quais o utilizador vai organizar as entidades relacionadas com a suaorganizacao. As entidades sao geridas no IPContactos e aqui sao definidosos perfis associados as respectivas entidades. Independentemente do per-fil atribuıdo ao utilizador no iPortalDoc, a interface do IPContactos estadisponıvel para qualquer utilizador (figura 2.212). No entanto, o acesso aestes dados so e permitido se o utilizador apresentar um perfil valido noIPContactos.


Figura 2.212: Interface IP Contactos

Separador Dados Auxiliares

NOTA: Para criar uma Entidade, deve primeiro criar uma entrada Tipo deentidade na pagina Dados Auxiliares. Este procedimento e obrigatorio. Naopode criar uma Entidade se nao tem um tipo para a classificar.

selecionando este separador na pagina principal, visualizara uma listade atributos (Figura 2.213) que servira para caraterizar uma dada entidade.

Figura 2.213: Dados Auxiliares

Este passo e crucial, tera de criar pelo menos uma entrada em qualquerum destes atributos se deseja que eles estejam disponıveis quando esta a criar


entidades. Para o fazer, clique, por exemplo, em Novo Tipo de Entidade(Figura 2.215)

Figura 2.214: Botao Novo Tipo de Entidade

Insira os dados, por exemplo: Fornecedores e clique em Guardar

Figura 2.215: Tipo de Entidade

Esta e a lista completa de atributos:

• Tipos de Entidade - The mandatory attribute, a type of Entity (e.g.Fornecedores, Clientes,etc.)

• Categorias - Um tipo de entidade sub-nıvel (ex. CeBite 2001).

• Sub-Categorias - Tenha atencao que antes de criar uma sub-categoriadevera criar uma Categoria.

• Paıses - Criar um Paıs.

• Estados - Criar um Estado.

• Provıncias - Criar um Provıncia.


• Regioes - Criar um Regiao.

• Classificacao das Atividades Economicas - Identifica uma entidade peloseu codigo CAE.

• Grupos Associados - Criar um Grupo Associado (ex Consultor, Im-prensa, Revendedor, Utilizador, etc.)

• Campo Adicional - Atributo extra que necessite utilizar.

• Grupos de contatos - Cria uma etiqueta que identifica um grupo decontatos.

Siga o mesmo procedimento de criacao de Tipo de Entidades para osoutros atributos.

Separador Contatos Privados

Como o IPBrick Contactos integra-se com outras aplicacoes IPBrick, o sepa-rador Contatos Privados ira visualizar todas as entradas privadas criadas naaplicacao IPBrick eGroupware.

Separador Contatos Publicos

Neste separador podera criar entidades e adicionar-lhes contatos.

Figura 2.216: Separador Contatos Publicos

2.6.4 Criar uma Entidade

Como ja foi dito anteriormente, para ser possıvel a criacao de entidades, enecessario criar primeiro, pelo menos um Tipo de Entidade na pagina Auxil-iary Data.


NOTA: Este procedimento e obrigatorio.

Clique em Inserir.

No separador Geral, preencha os campos disponıveis (Nome, Endereco,Codigo Postal, Paıs and Numero de Contribuinte)

NOTA: Alguns destes atributos sao criados no separador Dados Auxil-iares e nao sao obrigatorios.

Figura 2.217: Contatos Publicos - Criacao de Entidades - Separador Geral

No separador Classificacao selecione o tipo de entidade que deseja criar(como pode ver, e aqui que se tornam importantes as configuracoes feitaspreviamente em Dados Auxiliares)

Figura 2.218: Contatos Publicos - Criacao de Entidades - Separador Classificacao


Para diversificar ainda mais a classificacao da entidade, existem maisdois separadores.

• Comunicacoes:

– Email.

– Telefone: Se desejar adicionar varios numeros por favor separe-oscom /

– Telemovel: Se desejar adicionar varios numeros por favor separe-os com /

– Fax: Se desejar adicionar varios numeros por favor separe-os com/

– MSN.

– IPBrick phone: selecione o IPBrick phone da entidade registadano servidor IPBrick.

• Outros:

– Localizacao: selecione a partir dos atributos previamente criados.

– Comentarios: Adicione os comentarios que desejar.

– NIB: Insira o NIB da entidade.

– Web: A pagina web da entidade.

– Domınio da empresa

– Mailing list: SIM ou NAO

– Aniversario: Clique por favor no icone do calendario para sele-cionar o aniversario da Entidade/Contato.

– Estado: Para selecionar um Estado tera de o criar em Dados Aux-iliares.

– Provıncia: Para selecionar uma Provıncia tera de a criar em DadosAuxiliares.

– Regiao: Para selecionar uma Regiao tera de a criar em DadosAuxiliares.

– Apresentacao: Preencha com os dados necessarios a serem consid-erados.


– Cargo: A posicao hierarquica ocupada.

– Campo Extra: Adiciona um atributo adicional.

Clique em Guardar

Depois de criar uma Entidade, podera verificar se todos os dados foraminseridos correctamente, se assim nao for, clique em Modificar ou Apagar sedeseja apagar a entrada.

2.6.5 Criar um Contato

Agora que criou uma Entidade podera adicionar-lhes Contatos.

No separador Contatos Publicos, selecione a entidade e clique no sepa-rador Contatos.

Figura 2.219: Contatos Publicos - Separador Contatos

Clique em Novo Contato.

Figura 2.220: Botao Novo Contato

Preencha os campos disponıveis (Nome, Endereco, Codigo Postal, Paısand Numero de Contribuinte)


Figura 2.221: Separador Geral

Para diversificar ainda mais a classificacao do contato, existem maisdois separadores.

• Comunicacoes:

– Email.

– Telefone: Se desejar adicionar varios numeros por favor separe-oscom /

– Telemovel: Se desejar adicionar varios numeros por favor separe-os com /

– Fax: Se desejar adicionar varios numeros por favor separe-os com/

– MSN.

– IPBrick phone: selecione o IPBrick phone da entidade registadano servidor IPBrick.

• Outros:

– Localizacao: selecione a partir dos atributos previamente criados.

– Comentarios: Adicione os comentarios que desejar.

– NIB: Insira o NIB do contato.

– Web: A pagina web do contato.


– Domınio da empresa

– Mailing list: SIM ou NAO

– Aniversario: Clique por favor no icone do calendario para sele-cionar o aniversario do Contato.

– Estado: Para selecionar um Estado tera de o criar em Dados Aux-iliares.

– Provıncia: Para selecionar uma Provıncia tera de a criar em DadosAuxiliares.

– Regiao: Para selecionar uma Regiao tera de a criar em DadosAuxiliares.

– Apresentacao: Preencha com os dados necessarios a serem consid-erados.

– Cargo: A posicao hierarquica ocupada.

– Campo Extra: Adiciona um atributo adicional.

Clique em Guardar.

Depois de criar o contato podera verificar se todos os dados inseridosestao correctos. Se nao estiverem, click em Editar ou Remover se desejarapagar a entrada.

2.6.6 Ordenar Docs

Figura 2.222: Opcao Ordenar Documentos

E atraves desta funcionalidade, que o utilizador podera proceder a or-denacao de documentos nas respectivas pastas. Esta ordenacao e feita pordiretoria, pode ser ascendente ou descendente e segundo varios criterios. Estafuncionalidade esta disponıvel a todos os utilizadores independentemente doseu perfil.


2.6.7 Config. Utilizador

Figura 2.223: Opcao Config. Utilizador

Esta opcao permite que um utilizador, independentemente das permissoes in-stituidas pelo Administrador do sistema, possa personalizar certos parametrosdo interface do seu iPortalDoc, tais como: linguagem, opcoes de ordenamentonas acoes a Executar (Prazo, Entidade, Tıtulo e Codigo do documento, De-scricao da acao), checkbox de listagem por diretoria (visualizar ou nao to-das as acoes, independentemente da pasta que se encontra selecionada) eordenacao do Esquema Cronologico (Ascendente ou Descendente), poderatambem organizar a tabela da lista de acoes com as colunas que achar con-venientes.

Figura 2.224: Configuracao de Utilizador


2.6.8 Gestao de +info

Figura 2.225: Opcao Gestao de +Info

Numa listagem de documentos de uma determinada diretoria e visıvel,a direita do documento, a opcao +info. Se o utilizador parar com o cursorem cima dessa area, aparecerao dados relativos a esse documento. Com afuncionalidade gestao de +info pode-se configurar se a caixa informativadeve ou nao ser visualizada, e que parametros relativos ao documento devemaparecer (figura 2.227).

Figura 2.226: Gestao de +info

NOTA: Se pretender que a informacao nao esteja visıvel, retire o visto


do campo Visıvel no fim da lista.

No fundo da pagina encontra tambem a opcao de apresentacao do doc-umento na mesma janela. Por omissao esta funcionalidade encontra-se de-sativada, clique na checkbox e selecione o tipo de visualizacao A, A+B, ouB

Figura 2.227: Gestao de +info (tipo visualizacao)

A opcao A e a visualizacao normal da janela +info, a opcao A+Bapresenta a mesma janela dividida entre o painel +info e o documento emquestao e, por ultimo, a opcao B apresenta-lhe apenas o documento.

2.6.9 Mudar Password

Figura 2.228: Opcao Mudar Password

Esta opcao permite ao utilizador alterar os seus dados, nomeadamentea sua password e email, se deste modo estiver configurado.

2.6.10 Mudar Sigla

Figura 2.229: Opcao Mudar Sigla


Ao selecionar esta funcao o utilizador pode alterar ou atribuir uma siglaao nome do utilizador, desta forma podera fazer com que a sigla configuradaesteja disponıvel para, por exemplo, fazer parte do codigo de documento.

Figura 2.230: Alterar Sigla de Utilizador

2.6.11 Historico

Figura 2.231: Opcao Historico

Esta funcionalidade, apresenta-lhe uma forma simples de nao so aceder aoregisto de todos os documentos consultados, mas tambem uma forma de en-contrar rapidamente a um documento(s) que consulte com frequencia.

Ao aceder a opcao encontrara a opcao de selecionar a Data inıcio eData fim da pesquisa.


Figura 2.232: Historico

Para escolher o dia de inıcio ou fim clique no ıcone calendario corre-spondente, caso deseje alterar a seleccao, limpe a escolha atraves do ıcone deeliminacao.

Figura 2.233: Icones Calendario e Eliminacao

Ao clicar no ıcone calendario sera apresentada uma nova janela con-tendo o calendario onde podera selecionar o dia de pesquisa desejado.

Figura 2.234: Janela Calendario


Quando terminar a seleccao, clique no botao Pesquisar para que seapresente os resultados de busca.

Figura 2.235: Resultado da Pesquisa

NOTA: Pode tambem aceder ao historico atraves do seu ıcone na paginaprincipal.

Figura 2.236: Icone ’Historico’


2.6.12 Layout grafico

Figura 2.237: Opcao Layout Grafico

A opcao Layout Grafico permite-lhe alterar o aspecto dos mais variados com-ponentes graficos da interface do iPortalDoc, da cor de texto das diretoriase menus as imagens de fundo.

NOTA: E sempre possıvel voltar as definicoes de origem do iPortalDoc,bastando para isso clicar no link Reverter para layout por omissao.

Figura 2.238: Pagina de configuracao do Layout Grafico


2.6.13 Constroi filesystem

Figura 2.239: Opcao Constroi Filesystem

Esta funcionalidade efectua a reconstrucao global da Area de Utilizador(hierarquia de pastas do iPortalDoc) na Filesystem virtual, ou seja, faz areconstrucao do sistema de ficheiros da area do utilizador que iniciou a sessaono iPortalDoc. E mais utilzada em caso de o utilizador nao conseguir aoaceder a determinada pasta, atraves de um explorador de ficheiros, na suaconta.

Figura 2.240: Reconstrucao do FS da area de utilizador

Clique em Continuar para reconstruir ou Sair para voltar ecra anterior

2.6.14 Constroi Filesystem

Figura 2.241: Opcao Constroi Filesystem

Esta opcao, tal como a anterior permite que seja agendada a recon-strucao da hierarquia dos mails associados, do utilizador que iniciou a sessaono iPortalDoc, na FileSystem virtua.


Esta funcionalidade e uma forma de solucionar um problemas de sin-cronizacao ou de acesso a pasta mapeada na conta do utilizador e que replicaa hierarquia documental disponıvel no iPortalDoc.

Figura 2.242: Agendamento da reconstrucao do FS de emails associados

2.6.15 Terminar Sessao

Figura 2.243: Opcao Terminar Sessao

Ao aceder a esta opcao o utilizador encerra a sua sessao no iPortalDoc.


Capıtulo 3

Guia de utilizacao doiPortalDoc

Por forma a conseguir o melhor aproveitamento do iPortalDoc e detodas as suas funcionalidades, e necessario que os utilizadores responsaveispela sua Administracao efetuem uma serie de operacoes previas, como porexemplo:

• Elaboracao da hierarquia de pastas;

• Atribuicao de utilizadores e respectivos perfis, nas distintas diretorias;

• Instanciacao e Configuracao dos Workflows a serem utilizados;

• Atribuicao dos workflows e tipos de documento aos diferentes uti-lizadores de cada diretoria;

A melhor opcao sera recriar o funcionamento normal da Empresa, istoe, organizar o iPortalDoc a semelhanca do dia-a-dia da actividade da em-presa. Desta forma, sera facilitada a compreensao e a adaptacao dos variosutilizadores ao sistema. No entanto, os processos a necessitarem de melho-rias poderao e deverao tirar partido desta aplicacao para se reorganizarem eautomatizarem.

3.1 Criacao de uma hierarquia de Pastas

As diversas diretorias e subdiretorias que encontrarmos na hierarquiadocumental do lado esquerdo do browser, atraves do explorador de pastas

165

166 CAPITULO 3. GUIA DE UTILIZACAO DO IPORTALDOC

ou mesmo via e-mail deverao reflectir os departamentos de uma empresa.Dentro desses encontrar-se-ao os documentos relacionados com os mesmos.

Para criar uma diretoria, o utilizador devera selecionar a opcao Criar,do menu Diretoria que lhe e apresentado na barra de ferramentas por cimada zona central de exposicao de documentos. Depois de selecionar essa opcaosera apresentado ao utilizador uma interface na frame central na qual deveraintroduzir o nome da diretoria, selecionar o tipo da diretoria, uma brevedescricao e a ordem.

Figura 3.1: Criar Diretoria

A selecao do tipo de diretoria apenas se reportara a escolha do ıcone/imagem que precede o nome da pasta. Quanto a ordem da diretoria, esta de-vera variar entre 1 e 200. Se o utilizador mantiver sempre a mesma ordem, assubdiretorias ficarao organizadas por ordem alfabetica. As opcoes Removere Alterar, tambem existentes no menu Diretoria permitem respectiva-mente, apagar a diretoria ou alterar qualquer tipo de informacao inserida.

Para construir uma hierarquia, o utilizador devera selecionar a diretoriana qual deseja colocar Subdiretorias. Para efetuar esta operacao, o utilizadortera que clicar no nome da diretoria pretendida, na listagem que e apresen-tada do lado esquerdo do ecra e executar os mesmos passos, ja descritosanteriormente. Sempre que uma diretoria esta selecionada, apresenta-se comuma cor diferente das restantes diretorias, neste caso, o azul.

Apos a fase inicial de construcao da hierarquia, todos os utilizadoresque tenham permissoes para criar sub-diretorias, numa dada diretoria, po-dem faze-lo.

Ao criar uma subdiretoria, os perfis e workflows associados aos uti-lizadores da diretoria hierarquicamente superior, sao transferidos para esta.No entanto, estas opcoes podem tambem ser modificadas, ou seja, os perfis

3.1. CRIACAO DE UMA HIERARQUIA DE PASTAS 167

Figura 3.2: Formulario de introducao de Diretoria

Figura 3.3: Seleccao de Diretoria

e workflows associados a diretoria nao tem necessariamente de ser os mes-mos da diretoria hierarquicamente superior. Estas questoes devem estar deacordo com as necessidades da organizacao.

Figura 3.4: Resultado final de criacao da subpasta


3.2 Atribuicao de utilizadores a uma direto-

ria

Um utilizador que possua um perfil de Super User ou seja um ad-ministrador do iPortalDoc pode introduzir utilizadores, atraves da interfaceapresentada apos selecao da opcao Utilizadores do menu Definicoes, emGestao. Para isso, os utilizadores devem ser previamente introduzidos naIPBrick, como foi descrito no Capıtulo 1, apresentando-se, assim, comoUtilizadores LDAP.

Para introduzirmos um utilizador no iPortalDoc selecionamos a opcaoUtilizadores do menu Definicoes Ao clicar sobre essa opcao ser-nos-aoapresentados os utilizadores ja associados ao iPortalDoc, caso haja algum(figura 3.5).

Figura 3.5: Listagem de utilizadores do iPortalDoc

Do lado direito temos a opcao Gestao que quando accionada nos di-reciona para um ecra no qual aparecem duas caixas (figure 3.6).: uma comos utilizadores do LDAP e outra com os utilizadores do iPortalDoc. Parase inserir um novo utilizador no iPortalDoc basta seleciona-lo na box dosutilizadores LDAP e carregar no botao inserir. Com esta operacao, um novoutilizador ja adicionado no IPBrick passara a ser um utilizador do iPortalDoc.

Da mesma forma, na IPBrick podem ser associados utilizadores a difer-entes Grupos (por exemplo: departamento tecnico, comercial, contabilidade,etc.).

Cada utilizador do iPortalDoc devera estar associado a cada diretoriacom o perfil mais adequado a sua funcao nessa mesma diretoria. O iPor-talDoc leva de base alguns perfis pre-configurados, como ja foi referido no

3.3. CONFIGURACAO DE FLUXOS DE TRABALHO E TIPOS DE DOCUMENTO169

Figura 3.6: Introducao de utilizadores no iPortalDoc

ponto 2.2.2 do capıtulo anterior, no entanto, podem ser criados uma in-finidade de outros, caso os administradores o desejem. Como vimos, cadaperfil esta associado a diferentes permissoes, quer nas diretorias, quer nosdocumentos.

Para associar um utilizador a uma diretoria, o Coordenador da mesmadevera seleciona-la, acedendo de seguida ao menu Diretoria e clicando naopcao Ass.Utilizador. Nesta interface, o Coordenador deve selecionar outilizador e proceder a atribuicao do perfil que achar mais correto, tambem edisponibilizada a operacao contraria, isto e, a desassociacao de utilizadores,tal como foi descrito no capıtulo anterior.

3.3 Configuracao de Fluxos de Trabalho e Tipos

de Documento

No menu Workflow, mais concretamente na opcao conceber, o iPor-talDoc disponibiliza uma serie de fluxos de trabalho ou Worflows. No entanto,estes workflows nao tem necessariamente de ser utilizados, podendo ser con-


cebidos novos ou mesmo alterar os ja existentes. Quer sejam criados (opcaoConceber), quer sejam modificados (opcao Editar, depois de selecionar oWorkflow que se pretende alterar), e necessario compreender que para queestes possam ser utilizados, tem que ser instanciados e activados. Para taldeverao aceder ao menu Workflow e selecionar a opcao respectiva.

Para criar um novo Workflow selecionamos a opcao conceber que nosreportara para um novo ecra no qual temos que escolher o nome (preencherbox descricao) que melhor ilustrara esse Workflow.

Figura 3.7: Concepcao de Workflows

Depois de lhe atribuir o nome devera seguir-se a edicao do respectivo,atraves da opcao editar. Ao clicar nessa opcao sera aberta uma nova janela,na qual se vai introduzindo os estados correspondentes as necessidades dedeterminado Workflow (figura 3.8).

Posteriormente, seleciona-se estado a estado (arrastando o estado, rep-resentado por um cırculo, para a grelha) e atribui-se a acao correspondentepara esse estado (representado por um quadrado) , resultados possiveıs eatribuicao posterior.

Por fim, o utilizador responsavel pela criacao do Workflow devera in-serir as Funcoes de Transicao entre cada estado, ficando assim concluıda todaa criacao e edicao do Workflow (diferentes setas disponıveis no lado esquerdo).

Apos a instanciacao de um workflow, este deve ser configurado, atravesda opcao Configurar do mesmo menu, isto e, devem ser atribuidos uti-lizadores as distintas acoes desse workflow e tornar o workflow activo para osistema.

Um template de Workflow pode ser instanciado quantas vezes se pre-


Figura 3.8: Edicao de Workflow

tender, desde que lhe sejam atribuidas descricoes distintas. No limite, todasas diretorias podem trabalhar com os mesmos templates de fluxos de tra-balho, estando cada um dos fluxos configurado para os utilizadores associa-dos a diretoria a que se destina. Por outro lado, tambem e viavel a utilizacaoglobal de determinado workflow. A configuracao e utilizacao de um workflowdepende apenas da polıtica interna da propria empresa.

Visto a utilizacao do iPortalDoc visar a realizacao de tarefas em temposde execucao pre-estabelecidos, cada Estado de um Workflow tem por defeitoum intervalo de execucao de 30 dias. No caso do utilizador pretender altera-lo devera aceder a opcao Tempo Exec., do menu Workflow.

Para um workflow seguir o seu caminho, tera de ter um tipo de docu-mento relacionado. Assim, o utilizador tera de criar o tipo de documento nomenu Definicoes > Tipos Doc. Aqui definira a tipologia do documento quepretende, o seu codigo e se correspondera a um template pdf ou nao.


Figura 3.9: Configuracao do Workflow

Depois de criados os tipos de documento e os workflows, o utilizadoresta pronto para associa-los a uma diretoria (previamente criada).

3.3.1 Atribuicao de Workflows e Tipos de Documentoa Utilizadores nas diretorias

Em cada diretoria os utilizadores associados provavelmente necessitamde utilizar workflows e tipos de documento diferentes, pelo que o Coorde-nador da mesma devera associar os workflows necessarios as funcoes de cadautilizador. Esta associacao e imprescindıvel, visto nao ser possıvel inserir umdocumento numa diretoria sem selecionar um workflow para o mesmo.

Para associar workflows a utilizadores numa diretoria, o Coordenadortem que selecionar a diretoria e de seguida aceder a opcao Ass.Utiliz.Work.,do menu Diretoria. Ao aceder a esta funcionalidade, e apresentada umainterface na frame central, na qual devera selecionar o utilizador e escolhero(s) workflow(s) que pretende atribuir. Da mesma forma podera desassociar


workflows.

3.3.2 Retroceder Estados no Workflow

Agora e possıvel recuar, a qualquer momento, o estado de um workflow,independentemente de estar em estado final ou da acao que, mais a montante,tenha estado na sua origem.

Ao aceder ao +info de um documento ira ter disponıvel a opcao deretrocesso.

Figura 3.10: Separadores + info

NOTA: Esta opcao esta disponıvel apenas a utilizadores com o perfilmınimo de coordenadores.

O link Retroceder Workflow esta inicialmente semi-oculto.

Figura 3.11: link Retroceder workflow (inativo)

Ira necessitar de o ’ativar’, clicando nele de forma a torna-lo visıvel

Figura 3.12: link Retroceder workflow (ativo)


Apos a activacao do link podera escolher o estado para qual desejaretroceder.Tome nota que so o podera fazer para um estado anterior, casotenha ocorrido la a acao decorrente.

Neste exemplo, o documento estava em estado final, mas por via doestado Normal e nao do Urgente. Logo, nao lhe sera possıvel retroceder paraUrgente.

Figura 3.13: Estado Final

Caso seja impossıvel retroceder para um determinado estado, este ficararealcado a vermelho, quando paire com o cursor na sua area.


Figura 3.14: Estado Urgente (realcado a vermelho)

Se for possıvel retroceder, o estado ficara realcado a verde, quandopairar com o cursor no estado para qual pretende recuar.

Figura 3.15: Estado Normal (realcado a verde)


Quando clicar no estado desejado visualizara uma nova janela.

Figura 3.16: Janela de retrocesso de worflow

Como referencia, digite o motivo pelo qual retrocedeu o estado e cliqueem Reverter.

Figura 3.17: Workflow revertido

3.4. INTRODUCAO DE DOCUMENTO 177

Podera depois confirmar que o estado foi revertido para Normal. Noteque surgiu uma nova acao (quadrado mais claro), que lhe dara acesso aocorrepondente registo no Esquema Cronologico.

Ao clicar nessa acao abrira uma nova janela com todos os dados a elapertencentes, ate o comentario inserido.

Figura 3.18: Registo do Esquema Cronologico

3.4 Introducao de documento

O iPortalDoc disponibiliza duas formas de insercao de documentos:

• Via Samba (protocolo SMB);

• Via Web (protocolo HTTPS);

Para que um utilizador possa introduzir documentos via Web, necessitade ter atribuıdo na diretoria em que pretende efetuar esta acao, um perfil compermissoes para tal e um workflow associado. O capıtulo ”3.5.2- ”Introducaode documentos via Web”permitira compreender melhor este aspecto.


3.4.1 Introducao de documentos via Samba

O iPortalDoc disponibiliza uma diretoria, acedida via Explorador doWindows, no caso de ser este o sistema Operativo utilizado, que e divididaem subdiretorias, uma para cada fluxo documental existente. O utilizadorpode via SMB introduzir diretamente um ficheiro numa subdiretoria, asso-ciando o ficheiro ao fluxo documental correspondente. Esta acao apenas epermtida atraves da pasta Insercao do Explorador do Windows.

E utilizado um programa que realiza uma amostragem de minuto a min-uto dos ficheiros existentes nas areas, analisando a alteracao no seu tamanho.Se entre duas amostras consecutivas o tamanho do ficheiro se mantiver in-alterado, implica que a transferencia do ficheiro esta concluıda, sendo esteautomaticamente introduzido no iPortalDoc. O documento gerado sera iden-tificado pelo fluxo documental atribuıdo juntamente com o nome do ficheiroe sera conduzido pelas varias etapas do fluxo documental associado. O docu-mento ficara organizado numa estrutura fluxo documental/ano/mes/dia, porforma a facilitar a identificacao de documentos inseridos automaticamente.

3.4.2 Introducao de documentos via Web

Ao selecionar a operacao Introduzir do menu Documento, o uti-lizador acede a uma interface que lhe possibilita a introducao de um docu-mento. Deve sempre verificar se esta a trabalhar na diretoria pre-tendida, aparecendo a diretoria selecionada a azul em negrito.

Aquando da introducao de um documento via Web, o utilizador podeinserir uma serie de dados que irao auxiliar a catalogar e a distinguir um doc-umento de outro, para alem da selecao do workflow que este deve percorrer.Alguns campos tem apenas como finalidade catalogar o documento e, assim,facilitar a sua posterior recuperacao, tais como palavras-chave, descricao esumario. No entanto, para a introducao de um documento encontramoscomo campos de preenchimento obrigatorio: o tıtulo, o tipo de documento eo workflow a utilizar (a menos que na macro ja tenhamos predefenidos esteselementos).

Caso nao se pretenda introduzir um documento com base num templatecriado, e necessario tambem indicar a localizacao do ficheiro, na opcao comesse mesmo nome.

3.5. CLASSIFICACAO DE DOCUMENTOS 179

Figura 3.19: Menu Introduzir Documento

3.5 Classificacao de documentos

Um documento no Sistema de Gestao Documental devera ser devi-damente classificado para que possa ser encontrado facilmente atraves de(pesquisa). Na introducao, alteracao ou actualizacao de um documento saodisponibilizados nos formularios respectivos um conjunto de campos, que cor-respondem exactamente ao conjunto de atributos que o documento poderater no sistema.


Uma correta ligacao dos documentos as diretorias (Atraves da Introducaode documentos, ou ja quando foi introduzido, atraves da Ligacao de Docu-mentos a diretorias), efetuando corretas associacoes de documentos (por ex-emplo, propostas a adjudicacoes, encomendas a facturas, etc) aliadas a umcorreto preenchimento dos atributos disponıveis permite que o documentofique devidamente classificado no sistema.

Principais formas de classificacao dos documentos:

• Palavras chave - Permite identificar os documentos atraves de umconjunto de palavras-chave definidas de acordo com as polıticas daempresa. E a pesquisa mais rapida do sistema;

• Entidade - Permite associar os documentos de uma dada entidade

• Tipo de documento - Permite identificar os documentos de um dadotipo

• Workflow - Permite classificar os documentos por tipo de fluxo definido.

• XML - O ficheiro XML utilizado para a classificacao de documentosdevera ser XML valido. Nesta versao os ficheiros de classificacao usadosnas versoes anteriores ainda serao suportados.

Os campos Registo, Referencia, Assunto e Funcionario, por exemplo,tambem sao uteis para a classificacao. A activacao destes campos e feitana interface de configuracao em ”Campos aux.”. O campo funcionario eum campo do tipo pop-list, com os dados a serem introduzidos no menuDefinic~oes-> Funcionario. Registo e referencia sao campos do tipo caixade texto.

Quando este processo e executado, o utilizador podera facilmente en-contrar o documento desejado atraves do motor de Pesquisa Rapida (PR) ou,quando pretender restringir mais a sua busca, atraves do motor de PesquisaAvancada (PA). A pesquisa rapida passa a ser feita, por omissao, sobre ostıtulos dos documentos, e nao sobre as palavras chave. Alem disso, existemagora novos separadores de resultados.


Figura 3.20: Resultado da pesquisa de um documento.

Para a pesquisa avancada passou a existir apenas um menu (PA). Paradefinir o tipo de pesquisa deve escolher uma das opcoes ”Por estados ac-tivos”ou ”Por estados realizados”no formulario de pesquisa. Podera tambemespecificar mais opcoes para a recuperacao do documento: tipo de entidade,entidade, assunto, tipo de documento, workflows e estados de workflows, au-tor, datas de introducao e elaboracao, codigo de documento, com ocorrenciasde palavras em titulos, sumarios, descricoes, palavras-chave e autores.

Pode, agora, tambem fazer pesquisa nos comentarios das acoes. Paratal devera escrever a expressao a pesquisar no campo Pesquisa e selecionarComentarios. O sistema permite palavras ou partes de palavras.

Exemplo da classificacao de um documento inserido via WEB Se erecebido um Fax do Cliente ”X”cujo remetente foi o ”Eng. Y”, com assuntoacerca de uma Adjudicacao de uma proposta de hardware, o documentodevera ser introduzido na diretoria relativa a Faxes do Cliente ”X”ou numadiretoria geral de Faxes sendo classificado como:


Figura 3.21: Formulario da pesquisa avancada

• Tipo de Entidade: Clientes (ja definida no sistema atraves da opcaoTipos Entidades no menu Definicoes)

• Entidade: X (ja definida no sistema atraves da opcao Entidades nomenu Definicoes)

• Contacto: Eng. Y


• Tipo de Documento: Fax

• Workflow: Fax (se for este o nome do workflow utilizado para o docu-mento em causa)

• Titulo: Adjudicacao Hardware

• Ficheiro: Efectuar o upload do fax recebido

• Sumario: Adjudicacao da proposta de hardware

• Descricao: (Poderia ter uma informacao mais detalhada do documento,por exemplo, uma breve descricao do material )

• Armazem fısico: Pasta2/2004 (corresponde ao arquivo em papel dodocumento, se existir)

• Palavras chave:

adjudicac~ao

hardware

Apos a introducao do documento este devera ficar associado a propostarespectiva atraves da funcionalidade Associar [No menu Documento].

Exemplo da classificacao de um documento inserido via SambaSupoe-se a mesma situacao anterior a excepcao do fax ser agora introduzidoautomaticamente no sistema. Neste caso, o documento tera ficado na dire-toria Fax/ano/mes/dia (estrutura criada automaticamente pelo sistema).

A classificacao deste documento tera que ser efetuada atraves da fun-cionalidade Alterar Info, disponıvel no Menu Documento. Apos a clas-sificacao do documento este devera ficar associado a proposta respectivaatraves da funcionalidade ”Associar Documentos”com ou sem pesquisa, queesta acessıvel atraves do Menu Documento. Caso exista uma diretoria parao Cliente ”X”o documento em questao podera ser aqui ligado.


3.6 Selecionar Documento

A selecao do documento e feita ao clicar no botao do lado esquerdo donome. A selecao e realcada a amarelo. (figura 3.22). De salientar que naopode ser selecionado mais do que um documento em simultaneo.

Figura 3.22: Exemplo de selecao de um documento

3.7 Referencias de um Documento

Cada documento inserido no iPortalDoc esta referenciado atraves de:

• diretoria na qual foi introduzido, e as quais foi ligado posteriormente;

• codigo atribuıdo (automaticamente) aquando da insercao, dependentedo tipo de documento escolhido pelo utilizador;

• entidade associada ao documento;

• palavras chave, inseridas pelo utilizador;

• associacao a outros documentos.

3.7. REFERENCIAS DE UM DOCUMENTO 185

3.7.1 Ligar Documentos a Diretorias

Apos estar finalizado, isto e, chegar ao estado final do workflow que temassociado, um documento pode ser ligado a outras diretorias. Para acedera esta funcionalidade, o utilizador devera selecionar a opcao Ligar (e naoLigar docs) do menu documento e na interface que lhe e apresentada naframe central, selecionar a box apresentada do lado esquerdo do nome dadiretoria a qual pretende ligar o documento, ou seja, selecionar a diretoriapara a qual quer copiar o documento. Nesta interface sao apresentadas decor distinta as diretorias as quais o documento ja esta ligado.

3.7.2 Codigos atribuıdos

Sempre que e inserido um documento e-lhe atribuıdo um codigo, que e geradoe e unico, mas dependente do Tipo de Documento que o utilizador selecionou.O codigo de um documento pode incluir a sigla que esta definida para cadaTipo de Documento, o ano em que foi inserido e o numero de documentosexistentes para o esse Tipo, no ano em questao.

Para os documentos que sao inseridos via Samba e-lhes atribuıdo umcodigo que corresponde ao nome do workflow, com que estes foram inseridos.Para criar novos Tipos de Documentos o Super User deve aceder a opcaoTipos Doc. do menu Definicoes, sendo necessario dar um nome quenao esteja em utilizacao para o novo tipo de documento (preencher box De-scricao), escolher uma sigla, atribuir um template ao novo tipo de documentoou escolher documento de introducao direta.


Figura 3.23: Criacao de um Tipo de Documento

3.7.3 Entidade associada

Ao introduzir um documento o utilizador pode associar uma entidade,por exemplo, um fax que veio da entidade x. A gestao ou introducao deentidades e feita, a parte, pela IPBrick, em contactos. Para isso, deve serselecionada a opcao Entidades no menu Definicoes. Esta operacao abrirauma nova janela que permite visualizar as entidades por ordem alfabetica, fil-trar ou ver todas. Permite ainda introduzir novas entidades, atraves da opcaoInserir. Estes passos encontram-se devidamente explicados no Capıtulo 1na seccao Gestao de Utilizadores.

3.7.4 Palavras-Chave

Ao inserir um documento via Web, o utilizador dispoe de um campochamado Palavras-chave, no qual devera colocar palavras pelas quais posteri-ormente possa facilmente pesquisar o documento. Deve escolher-se palavrasque identifiquem facilmente aquele documento, com vista a sua facil recu-peracao posterior.

A redundancia de palavras-chave entre documentos devera ser evitadapor forma a que a pesquisa de documentos seja mais rapida e eficiente, isto e,nao deverao existir muitos documentos com as mesmas palavras-chave. Parapesquisar um documento, o utilizador devera colocar a palavra a pesquisar

3.8. PERMISSOES RELATIVAS A UM DOCUMENTO 187

na caixa de texto apresentada no canto superior direito do ecran.

Ao efetuar esta operacao, serao percorridos todos os documentos dadiretoria selecionada e para os quais o utilizador possui permissao de leitura,a procura de uma sequencia de caracteres nas palavras-chave do documentoque correspondam a pesquisa do utilizador. E ainda disponibilizado ao uti-lizador uma Pesquisa Avancada. Esta funcionalidade e acedida atraves dolink colocado no canto superior direito da janela da Pesquisa. A PesquisaAvancada permite que o utilizador efetue a sua pesquisa em diversos campos,tal como ja tivemos oportunidade de ver.

3.7.5 Associacao entre documentos

Um documento pode estar associado a outros, por exemplo, uma fac-tura deve estar associada a uma proposta. Para conseguir aceder a opcao domenu Documento, Associar s/ pesquisa, o documento selecionado temde estar finalizado, ou seja, no seu estado final do workflow.

Como vimos num capıtulo anterior, e possıvel associar com ou sempesquisa. Na interface apresentada na frame central do iPortalDoc (figura3.24), deve ser selecionada a box que se encontra do lado esquerdo do doc-umento a associar, e no caso de se pretender que os utilizadores que tempermissoes de leitura nesse documento possam ver o documento selecionado,deve ser atribuıda a relacao Bidireccional, sendo que para tal basta clicar nabox correspondente.

3.8 Permissoes relativas a um documento

Um documento possui duas etapas distintas das permissoes sobre si,atribuıdas aos utilizadores:

• Durante o workflow;

• Apos finalizacao do worklfow;


Figura 3.24: Associacao de Documentos

3.8.1 Workflow Activo

No decorrer de um workflow so tem permissoes sobre o documento osutilizadores intervenientes nesse fluxo, para alem dos Super Users e Coorde-nadores da diretoria. Cada vez que e activada uma nova acao do workflow,o utilizador que ira realiza-la passa a ter permissoes sobre o documento.

Podera ocorrer, que determinado utilizador que nao tenha permissoespara aceder ao documento mas, durante o workflow, necessite de as ter.Para atribuir permissoes nas condicoes referidas anteriormente, e necessarioencaminhar o documento em questao, atraves da opcao Encaminhar Doc.do menu Documento. Esta acao pode ser efetuada por qualquer utilizadorque possua permissoes sobre o documento, e ficara registada no historial doworkflow.

No decorrer de um workflow, sempre que um utilizador tenha que re-alizar uma acao e notificado atraves de um email enviado pelo iPortalDoc.Pode cancelar o Workflow, anulando o fluxo que o documento teria de per-correr, encaminhando-o imediatamente para o seu Estado Final.

3.8. PERMISSOES RELATIVAS A UM DOCUMENTO 189

O historial de um workflow e informacao associada, pode ser acedidoatraves da opcao Workflow Doc. do menu Documento ou em +infoquando o documento esta selecionado. Na janela apresentada existem varioslinks no canto superior direito para aceder ao numero de revisoes, documen-tos associados, edicoes e outro tipo de informacoes relativas ao documentoselecionado.Quando selecionamos a opcao +info sobre um documento apareceum separador sobre o Esquema Cronologico do mesmo, sem ser necessariaa activacao desta opcao a partir do separador Workflow. Existe tambem apossibilidade de impressao do documento atraves do icone-impressora que seencontra junto da +info, descricao e pdf do documento.

Na janela de +info esta tambem disponıvel para os utilizadorescom permissoes iguais ou superiores a coordenador, um link que contema lista de acoes pendentes do documento. As acoes podem ser acedidase realizadas a partir desse link. Pode ainda ser alterado o utilizador querealiza a acao ou ”esconder”a acao, atribuindo-lhe uma data de reactivacao.

3.8.2 Finalizado

As permissoes associadas aos utilizadores, relativas a um documentofinalizado, dependem dos perfis que cada utilizador tem associado na dire-toria onde se pretende visualizar o documento. No entanto, e possibilitadaa alteracao de permissoes especıficas a um dado documento dentro de umadiretoria.

Assim, um utilizador com um perfil que nao o de Coordenador ou Su-per User pode deixar de ver um documento apesar do seu perfil lhe atribuirpermissoes para tal. Para efetuar uma operacao como a que foi descrita an-teriormente, o Coordenador da diretoria deve aceder a opcao Permissoes domenu Documento, com o respectivo documento selecionado, atribuindo ouretirando permissoes a um determinado utilizador, clicando depois em sub-meter.

Na frame central, sera apresentada uma descricao de todas as per-missoes atribuıdas os utilizadores associados a diretoria em que se esta atrabalhar. Ao clicar no link apresentado no canto superior direito da frame,Permissao Docs, passara a visualizar as permissoes relativas ao documento


selecionado, sendo possıvel a sua alteracao.

Nesta interface, os utilizadores com perfis de Super User e Coorde-nadores estao assinalados com os caracteres A e C respectivamente (nao epermitida a alteracao das permissoes destes utilizadores).

3.9 Criacao de Templates

E possıvel criar modelos sob o formato pdf que poderao ser muito uteis,por exemplo para actas de reuniao, facturas, faxes, entre outros. Estes tem-plates relacionam-se sobretudo com o aspecto grafico do documento, daı queo iPortalDoc ofereca a possibilidade de introduzir diferentes tipos de campos(editor, box, formulas, imagem fixa, texto pre-inserido ou fixo), bem comotabelas, pop lists ou outros.

Para criar um template pdf, devera ser selecionada a opcao Templatespdf do menu Definicoes. Na frame central surgira uma listagem dos tem-plates ja existentes. Para criar um novo modelo seleciona-se a opcao Tem-plate, introduz-se o nome pretendido para o mesmo e clica-se em InserirTemplate e, por fim, Editar. Para alterar ou simplesmente consultar umtemplate ja existente, e necessario seleciona-lo e escolher a opcao Editar.Em ambos os casos, abre uma nova janela, onde se procedera a elaboracaodo template. Em seguida, as funcionalidades de edicao de Templates seraopormenorizadas.

3.9.1 Menus de Edicao de Templates

Temos disponıveis, no menu Campos, varios elementos para construir o nossotemplate.

• A opcao Box distingue-se do elemento anterior porque a area de textolimita-se a uma linha, sendo util para pequenas quantidades de in-formacao.

• A terceira opcao Area de Texto sugere um espaco de texto corrido(textarea).

3.9. CRIACAO DE TEMPLATES 191

• A quarta opcao, Formula, possibilita a realizacao de calculos matematicos,usando dados das boxes.

• O campo imagem fixa e util caso o utilizador pretenda inserir umaimagem no documento.

• O elemento pre-inserido permite a recolha de dados existentes noIPContactos relativamente a uma dada entidade assim como a geracaoautomatica do responsavel pela elaboracao do documento, data de elab-oracao, codigo ou tıtulo do documento. Por exemplo, caso o utilizadorpretenda que a morada de uma determinada entidade apareca numtemplate basta selecionar esta opcao e escolher a variavel Entidade-Morada.

• A ultima opcao do Menu Campos, texto fixo, e utilizada para colocarno template texto inalteravel, que ira aparecer sempre que um novodocumento for criado.

Caso pretenda inserir uma tabela no documento devera selecionar omenu com o mesmo nome. Em primeiro lugar, ao selecionar a opcao items,e necessario escolher o nome para a tabela e so posteriormente serao pedidosos campos e colunas da tabela.

A criacao de uma pop list permite a criacao de um campo que conjugadiversas variaveis, sendo apenas possıvel ao criador do documento escolheruma das opcoes disponıveis.

Ha dois tipos de pop list, na primeira, aquando da criacao do template,o utilizador tera que inserir todas as variaveis possıveis. Na segunda ha umconjunto de variaveis pre-inseridas.

O Menu Outros permite a introducao de cabecalhos e rodapes, paragrafose alinhamento de campos.

O Menu Template permite pre-visualizar o documento e/ou formulario.Quando o documento estiver finalizado, este deve ser gerado, atraves daopcao Gerar. Antes de gerar, deve ter-se especial atencao ao inıcio e fimde paragrafos/cabecalho/alinhamento, visto que todas as opcoes que forem


abertas, devem ser fechadas.

Para gerar um template e necessario que este tenha um tipo de doc-umento associado. Como vimos, para isso deve selecionar-se a opcao TiposDoc. do menu Definicoes e inserir um novo tipo de documento com umanova descricao e sigla e na opcao Template de geracao automatica selecionaro template criado. Deste modo, quando um novo documento for introduzidocom o tipo de documento associado ao template, sera criado um documentocom base no modelo pretendido.

No gerador de templates PDF e agora possıvel posicionar elementos(texto fixo, caixas de texto, editores, etc) no documento atraves de drag&drop,isto e, para posicionar um elemento numa determinada posicao move-se omesmo ate a posicao pretendida. Para o gerador de templates PDF foramainda desenvolvidas as seguintes funcionalidades:

Possibilidade de pre-visualizar o documento PDF durante o desenvolvi-mento do mesmo. o Os formularios sao gerados com o aspecto grafico definidona concepcao do template PDF.

Possibilidade de definir as dimensoes da pagina (cabecalho, rodape emargens). o Para alem do posicionamento dos elementos, tambem o dimen-sionamento dos mesmos e feito graficamente.

Estabelecimento de um tempo mınimo, em horas, para a execucao deestados de um workflow.

3.9.2 Alteracao das Formatacoes

A alteracao das formatacoes de um template implica um ligeiro conhec-imento sobre XSL-FO. Deste modo, e possıvel alterar todas as formatacoesde um template, como tipo de letra, cor da letra ou das linhas de uma tabela,etc.

Para aceder a esta funcionalidade, depois de gerado o template, deveraselecionar-se a opcao Download do menu Template, em Ficheiro XSL. Deseguida, sera necessario indicar o destino onde se pretende guardar o ficheirocom a extensao XSL, passando, assim, a ser possıvel altera-lo. No final decada alteracao, para actualizar o documento, deve selecionar-se essa mesmaopcao no menu Template.

3.10. ASSINAR DIGITALMENTE UM DOCUMENTO NO IPORTALDOC USANDO O CARTAO DE CIDADAO193

A visualizacao da alteracao das formatacoes apenas se torna possıvelquando se insere um novo documento.

3.9.3 Criacao de Relatorios

E ainda de salientar a possibilidade de criacao de relatorios com baseem dados provenientes da Base de Dados interna ou externa, em Oracle, SQLServer, Postgres ou mySQL.

Esta operacao e possıvel atraves da opcao Configurar BD externano menu Template. Assim, para configurar a base de dados, devem serpreenchidos os dados relativos ao nome e porta do servidor, nome da base dedados, utilizador e palavra-chave da mesma.

Deste modo, surgem as opcoes de criacao de Pop list dinamica e variavel,bem como de tabela dinamica, nos menus Pop list e Tabela respectivamente.Deste modo, sera possıvel fazer pesquisas, atraves de queries SQL, consul-tando as informacoes da base de dados e criando, assim, os relatorios.

3.10 Assinar Digitalmente um Documento no

iPortalDoc usando o Cartao de Cidadao

Nesta diretoria do documento serao descritos todos os passos necessariospara os utilizadores do iPortalDoc poderem utilizar a acao de assinaturaelectronica do cartao do cidadao. Serao enunciadas todas as aplicacoesnecessarias em cada computador, para que esta funcionalidade possa ser us-ada e sera feita tambem uma pequena descricao do seu funcionamento.

3.10.1 Requisitos

Para poder utilizar esta funcionalidade e necessario que estejam reunidos osseguintes requisitos:

• Aplicacao do Cartao do Cidadao;

• Java Virtual Machine versao igual ou superior a 1.6, podendo o down-load ser feito no site:


http://www.sun.com/download/index.jsp, na diretoria Java;

• A presenca de um leitor de cartoes;

Nota: E necessario que cada um destes items estejam presentes emtodos os computadores onde seja utilizada esta funcionalidade.

Aplicacao do Cartao do Cidadao

Esta aplicacao podera ser encontrada na pagina do Cartao do Cidadao, napagina Software para Utilizacao do Cartao, onde o utilizador podera fazer odownload do executavel de instalacao da aplicacao.

http://www.cartaodecidadao.pt/index.php?option=com_content&task=

view&id=102&Itemid=44&lang=pt

Para informacoes sobre o funcionamento da aplicacao do cartao docidadao, assim como sobre a configuracao do cartao para a utilizacao comoutras aplicacoes, podera recorrer a diretoria de manuais do site do cartaodo cidadao:


section&id=14&Itemid=100&lang=pt

Leitor de Cartoes

Em Windows, ao conectar o leitor no computador pela primeira vez, tera queinstalar os drivers, de forma a que o leitor funcione corretamente. No caso deutilizar o Windows Vista, nao sera necessario instalar os drivers, pois estesja vem incluidos com o sistema operativo. No caso de ser Windows XP ou2000, tera mesmo de o fazer, para obter mais informacao sobre o processo deinstalacao podera recorrer ao manual disponıvel no site do cartao do cidadao:


view&id=153&Itemid=100&lang=pt

http://www.sun.com/download/index.jsp

http://www.cartaodecidadao.pt/index.php?option=com_content&task=view&id=102&Itemid=44&lang=pt


http://www.cartaodecidadao.pt/index.php?option=com_content&task=section&id=14&Itemid=100&lang=pt

http://www.cartaodecidadao.pt/index.php?option=com_content&task=section&id=14&Itemid=100&lang=pt



3.11. AGENDA 195

3.10.2 Configuracao no iPortalDoc

Para ser usada esta nova funcionalidade do iPortalDoc e necessario ser cri-ado um workflow com uma acao Assinar documento electronicamente

atraves do cart~ao de cidad~ao.

Descricao da acao

Em primeiro lugar, sera apresentado ao utilizador o documento PDF quedevera ser assinado.

Para se proceder a assinatura deste, o utilizador devera aceder ao linkAssinar o documento. Ao aceder a este link, os utilizadores terao diponıvelo conteudo do documento a ser assinado podendo, selecionar em que paginao desejam fazer, assim como o local da pagina onde pretende que a assinaturaseja aplicada.

Para tal, deverao desenhar um retangulo que delimite o local desejadopara a assinatura. A definicao desse retangulo devera ser feita com o cursor,estando pressionado o botao direito deste, sobre a localizacao pretendida queficara compreendida entre os dois pontos mais extremos do retangulo.

Depois de selecionar a pagina e o local onde devera ser feita a assi-natura, o utilizador devera clicar no botao Assinar. Neste processo, seraapresentado ao utilizador uma interface, onde devera ser inserido o PIN deassinatura do cartao.

Depois de efetuada a assinatura, sera apresentado ao utilizador o doc-umento onde este podera verificar se foi assinado antes de proceder a suaactualizacao, sendo possivel, se desejar, escolher outra localizacao para assi-natura, bastando para isso, repetir novamente o processo.

3.11 Agenda

Ao clicar no link Calendario sera redirecionado para a aplicacao dewebcalendar (figura 3.25.


Figura 3.25: Redireccionamento para o Calendario Web

Apos autenticacao no IPBrick Groupware (figura 3.26) encontrara oCalendario dentro da opcao Organizacao (figura 3.27):

Figura 3.26: Autenticacao IPBrick Groupware

Figura 3.27: Calendario

3.11. AGENDA 197

O agendamento de um evento pode ser efetuado clicando no ıcone cor-respondente (figura 3.28).

Figura 3.28: Novo Evento

Surgirao, para preenchimento, as opcoes normais de configuracao deum evento: Tıtulo, Descricao, Duracao, Participantes, etc. (figura 3.29).

Figura 3.29: Adicionar Evento

Apos a configuracao, clique no botao Guardar Evento, ele estara agoravisıvel na pagina de calendario.


Figura 3.30: Evento Adicionado

Se clicar no evento, sera possıvel edita-lo, remove-lo ou exporta-lo, ba-stando para isso clicar no separador correspondente.

Figura 3.31: Evento (separadores)

3.12 Acoes a Realizar pelo Utilizador

Sempre que um utilizador recebe uma notificacao de necessidade de real-izacao de uma acao de um workflow, tem acesso aos comentarios colocadosnas acoes efetuadas no Estado anterior do mesmo fluxo.

3.12. ACOES A REALIZAR PELO UTILIZADOR 199

Sempre que o utilizador tiver acoes a realizar estas serao visualizadassempre que se autentique no iPortalDoc (e configure o seu browser paraaceitar janelas pop-up). Existem tambem outras formas de se aceder a paginaacoes a Realizar:

Na pagina ındice encontra o ıcone que lhe concede acesso directo aoseparador As Minhas acoes;

Figura 3.32: Icone de Acoes

Podera tambem aceder atraves do Menu Sessao, opcao acoes:

Figura 3.33: Menu Sessao - Acoes

3.12.1 Encaminhamento

Nas acoes de encaminhamento pode pesquisar o documento a encaminharutilizando o icone +. Na listagem dos resultados pode abrir os documentoscarregando no tıtulo ou aceder a sua informacao atraves do ıcone i.

E possıvel realizar encaminhamentos para utilizadores, para grupos deutilizadores ou para ambos simultaneamente, se assim estiver configurado.


Nesses casos visualizara duas listas, uma de grupos e outra de utilizadores:

Figura 3.34: Encaminhar Documento

Quando o encaminhamento e feito para utilizadores podera fazer pesquisapelo nome do utilizador a quem sera encaminhado o documento na seguintecaixa:

Figura 3.35: Caixa Pesquisa de Utilizador


Nos encaminhamentos com acao pendente e possıvel escolher se pre-tende receber uma notificacao aquando da realizacao desta acao, com o co-mentario escrito pela pessoa para quem se encaminhou:

Figura 3.36: Opcao Ser Notificado

Na acao ”Ler Doc Encaminhado”, sempre que a notificacao tenha sidopedida, existe uma opcao chamada ”Pedir resposta”, que se for seleccionada,ira gerar uma nova acao de ”Ler Doc Encaminhado”para a pessoa que ini-cialmente efectuou o encaminhamento com acao pendente.

Figura 3.37: Opcao Pedir Resposta

3.12.2 Outros

Na janela de acoes foi adicionada a opcao ”As acoes delegadas”, onde outilizador tem acesso a todos os documentos que encaminhou (”EncaminharDocumento”e ”Encaminhar Acao Pendente”):


Figura 3.38: Acoes Delegadas

Tambem na janela de acoes e possıvel, agora, avancar e retroceder nalista de acoes sem necessitar de voltar a lista.

Figura 3.39: Acoes a Realizar

Por exemplo, numa lista com duas acoes, se abrir a primeira acao masentretanto quiser passar a segunda bastara clicar no ıcone assinalado a ver-melho:


Figura 3.40: Setas de Navegacao

Nas acoes, poderemos ainda gravar comentarios clicando no ıcone degravacao:

Figura 3.41: Icone de Gravacao de Comentario

Os comentarios ficam gravados mesmo nao se realizando a acao e po-dem ser pesquisados na Pesquisa Avancada.

Tambem as notas podem se gravadas (mas nao sao pesquisaveis). Paraabrir o campo Notas clique no ıcone assinalado a verde. Aparecera uma areade texto. Para gravar a nota clique no ıcone de gravacao.


NOTA: Quando a acao for cumprida, tanto as notas como os co-mentarios serao eliminados.

Figura 3.42: Icone de Gravacao de Notas

3.13 Mais Informacao no +Info

O ıcone +Info oferece-lhe sempre a possibilidade de aceder a mais variadainformacao sobre um determinado documento dividido por separadores

3.13.1 Esquema cronologico total

Existe um novo separador, para alem do esquema cronologico habitual, quese refere ao esquema cronologico total que apresenta o esquema cronologicodo documento selecionado bem como os esquemas dos documentos associa-dos. Permite de uma forma mais rapida e funcional termos uma informacaocompleta do processo.

3.13. MAIS INFORMACAO NO +INFO 205

Figura 3.43: Esquema cronologico total

A associacao de documentos efetuada nas acoes fica registada no es-quema cronologico com a indicacao do documento associado, permitindo asua abertura e o acesso a janela de informacao:

Figura 3.44: Associacao de documentos no esquema cronologico

3.13.2 Documentos Associados

No separador dos Doc. Assoc. podera ver agora mais informacao relativa aosdocumentos associados, bem como aos documentos associados dos associados.


Figura 3.45: Documentos associados

Nessa lista pode visualizar o titulo do documento associado, a data deintroducao e o ıcone de acesso a informacao do documento (+info), podendoordenar a listagem por qualquer um destes campos.

Pode escolher visualizar 15, 30 ou 50 documentos por pagina e, ainda,fazer pesquisa sobre a listagem apresentada. E possıvel visualizar os docu-mentos associados aos da listagem, atraves da coluna Ver mais.

Figura 3.46: Ver Mais

Capıtulo 4

Anexo A - Acoes Tipo

O objectivo deste anexo e especificar a existencia das diversas acoes-tipo noiPortalDoc e de que forma poderemos utiliza-las na configuracao dos work-flows.

Para termos acesso a listagem de acoes-tipo existentes no nosso iPor-talDoc, deveremos recorrer ao menu Workflow > Gerador de Ac~oes.

Figura 4.1: Gerador de Acoes

Poderemos e deveremos tirar o maximo partido da diversidade de acoes-tipo apresentadas, e sempre que necessitarmos de especificacoes, poderemos

207

208 CAPITULO 4. ANEXO A - ACOES TIPO

personalizar.

NOTA IMPORTANTE! As acoes-tipo originais NUNCA deveraoser alteradas por uma questao de salvaguarda das configuracoes que poderaoja existir em funcionamento. Ou seja, sempre que pretendam alterar umaacao-tipo original deverao criar um copia com a respectiva alteracao, per-mitindo mais tarde a possibilidade de utilizacao da original.

Para tal, selecione a acao-tipo de referencia, clicando no seu nome.

Figura 4.2: Lista Acoes-tipo

Escolha a opcao Guardar como no canto superior direito.

Figura 4.3: Alterar Acoes-tipo

Altere o Tıtulo da acao e, se desejar, a Descricao (opcional).

4.1. LISTAGEM DE ACOES-TIPO 209

Figura 4.4: Guardar Como

Quando terminar a edicao clique em OK

Agora podera fazer as alteracoes que julgue necessarias, quando termi-nar clique em Alterar no fundo da pagina.

Figura 4.5: Botao Alterar

4.1 Listagem de Acoes-Tipo

1 Acao de execucao automaticaPermite a definicao de um acao que e executada de uma forma automatica.Nao pode ser utilizada no primeiro estado do workflow.

2 Aceder a um linkPermite a insercao de um link que devera ser acedido para a acao ser execu-tada.

3 Actualiza e encaminha documentoO resultado desta acao sera a criacao de novas edicoes/versoes do documento.Caso seja um template, podera alterar o seu conteudo, Se for um documentointroduzido por upload directo, fara a introducao de uma nova edicao do


documento.

Com esta acao-tipo tera disponıvel a listagem de utilizadores do iPor-talDoc para que escolha qual o utilizadores que realizara a acao seguinte (estae a diferenca que a separa da apresentada na alınea 4)

4 Actualizar documentoTal como a anterior esta acao contem link para o documento e caixa de textopara a insercao de um comentario, assim como uma sub-acao para Actualizara revisao do documento e permite criar novas edicoes/versoes.

5 Actualizar e associar documentoContem link para o documento e caixa de texto para a insercao de um co-mentario. Sub-acoes para Actualizar e Associar o documento. Sera possıvelcriar novas edicoes/versoes do documento, assim como associar documentosja existentes no iPortalDoc.

6 Agendar eventoContem link para o documento e caixa de texto para a insercao de um co-mentario. Sub-acao que permite o acesso ao Calendario e marcar um evento.

7 Alterar e Encaminhar DocumentoContem link para o documento e caixa de texto para a insercao de um co-mentario. Sub-acao para Alterar Informacao do documento, ou seja, classi-ficar o documento.

Por norma, esta acao e utilizada nos documentos que entrem por dig-italizacao e necessitem de meta-informacao (Tıtulo, Entidade, Descricao,Palavras-Chave, etc.). Aqui, teremos tambem disponıvel a lista de uti-lizadores do iPortalDoc para definirmos o utilizador que realizara a proximaacao.

8 Alterar e enviar documentosContem uma sub-acao para alterar o documento. Depois de executado comsucesso, o documento e enviado para a entidade que o classifica.

9 Alterar Informacao DocumentoContem link para o documento e caixa de texto para a insercao de um co-


mentario. Sub-acao para Alterar Informacao do documento, ou seja, classi-ficar o documento.

Tal como a alınea 7, esta acao e utilizada nos documentos que en-trem por digitalizacao e necessitem de meta-informacao (Tıtulo, Entidade,Descricao, Palavras-Chave, etc.), mas ao contrario dela, aqui nao teremosa lista de utilizadores, o que significa que o utilizador da acao seguinte jaestara definido no sistema (atribuicao fixa, autor, utilizador que realizou de-terminada acao anteriormente).

10 Aprovacao por aplicacao externaUma determinada acao de aprovacao dada numa aplicacao externa sera au-tomaticamente executada no iPortalDoc, via webservice.

11 Aprovacao por utilizadores externosAcao de aprovacao para os utilizadores do iPortalDoc Light. Contem linkpara o documento e caixa de texto para a insercao de um comentario.

Quando escolhemos esta acao, um utilizador do iPortalDoc Light seranotificado para realizar determinada acao do documento.

A definicao do utilizador a ser notificado e feita atraves do moduloiPortalDoc Light.

12 Aprovar documentoContem link para o documento e caixa de texto para a insercao de um co-mentario.

O utilizador apenas tera de selecionar o botao de resultado para realizaruma acao deste tipo.

13 Aprovar documento com comentario pre-definidoContem link para o documento e caixa de texto para a insercao de um co-mentario. Este comentario pode ser escolhido de uma serie de comentariospre-definidos.

14 Aprovar documento com emailContem link para o documento e caixa de texto para insercao de um co-


mentario. Envia email para o autor do documento caso este seja aprovado.

15 Aprovar documento com validacaoContem link para o documento e caixa de texto para a insercao de um co-mentario. Pede autenticacao do utilizador para poder realizar a acao.

16 Assinar digitalmente um documento PDFContem link para o documento e caixa de texto para a insercao de um co-mentario. Sub-acao para assinar digitalmente o documento.

17 Assinar e enviar documentosAssina digitalmente um documento PDF e envia-o para a entidade que oclassifica.

18 Assinar o documento com a assinatura digitalizada do uti-lizadorContem link para o documento e caixa de texto para a insercao de um co-mentario. Os documentos a assinar, deverao ser criados via template PDF,sendo que neste devera existir o elemento pre-inserido Autor -> Assinatura

digitalizada que indicara o local onde a assinatura sera colocada.

19 Assinar o documento com a assinatura electronica do cartaode cidadaoContem link para o documento e caixa de texto para a insercao de um co-mentario. Sub-acao para assinar digitalmente o documento com a assinaturaelectronica do cartao do cidadao.

NOTA: Para esta acao ser realizada com sucesso e necessario o leitorde Cartao de Cidadao

20 Assinar o documento com a assinatura electronica do uti-lizadorContem link para o documento e caixa de texto para a insercao de um co-mentario. Sub-acao para assinar digitalmente o documento com a assinaturaelectronica do utilizador.

21 Associar documentoContem link para o documento e caixa de texto para a insercao de um co-


mentario. Sub-acao para associar documentos existentes no iPortalDoc, bas-tante util para associar documentos de varias tipologias, presentes em variaspastas, mas relacionados entre si.

22 Associar e encaminhar documentoContem link para o documento e caixa de texto para insercao de um co-mentario. Sub-acao para Associar o documento. E definida a pessoa quedevera efectuar a acao seguinte, atraves da listagem de utilizadores do iPor-talDoc.

23 Atribuir permissoes aos utilizadoresAtribui permissoes aos utilizadores que estao associados ao campo Assuntoespecificado na classificacao do documento. Esta acao e realizada automati-camente, nao existindo por isso qualquer intervencao dos utilizadores.

Resumidamente, o termo colocado no campo Assunto (na altura da clas-sificacao de um determinado documento) dara permissoes ao(s) utilizador(es)que pertencerem/estiverm relacionados com determinado termo.

24 Carimbar codigoImprime o codigo de localizacao fısica do documento.

25 Classificar DocumentoContem link para o documento e caixa de texto para a insercao de um co-mentario. Sub-acao para Alterar Informacao do documento. Efectua a sug-estao de um tıtulo para o documento.

26 Digitalizar DocumentoApenas notifica o utilizador que tem que efectuar a digitalizacao de um doc-umento.

27 EncaminharContem link para o documento e caixa de texto para insercao de um co-mentario. E definida a pessoa que devera efectuar a acao seguinte atraves doenvio do documento.

28 Encaminhar Documento com validacaoContem link para o documento e caixa de texto para insercao de um co-


mentario. E definida a pessoa que devera efectuar a acao seguinte atraves doenvio do documento. Pede autenticacao.

29 Encaminhar documento para o exteriorAcao que permite o envio de um documento como anexo para um ou variosenderecos de email.

30 Encaminhar documentos ad-hocPermite o encaminhamento de documentos fora de workflows. Envia umemail de notificacao para os utilizadores selecionados.

31 Encaminhar documentos ad-hoc com acaoPermite a atribuicao de acoes aos utilizadores fora dos workflows.

32 Encaminhar documentos ad-hoc para o exteriorPermite o encaminhamento de documentos para o exterior fora do workflow.Envia um email para os enderecos especificados com o ficheiro do documentoem anexo.

33 Enviar faxAcao que permite o envio de documentos para o numero de fax especificadopelo utilizador, ou em alternativa, para o numero de fax da entidade sele-cionada atraves do link de pesquisa de entidades.

34 Imprimir documentoEfectua a impressao de documentos para a impressora configurada nestaacao. Esta acao e realizada automaticamente, nao existindo por isso qual-quer intervencao dos utilizadores.

E possıvel indicar o formato de impressao, os formatos disponıveis saopostscript e portable document format (pdf). A indicacao do formato e feitana tarefa Imprimir o documento para a impressora configurada nesta tarefa.

35 IntroduzirContem link para o documento e caixa de texto para a insercao de um co-mentario. Sub-acao para Introduzir documento que ficara automaticamenteassociado ao documento principal.


36 Introduzir e Encaminhar DocumentoContem link para o documento e caixa de texto para a insercao de um co-mentario. Sub-acao para Introduzir documento.

37 Ler documento automaticamenteEsta acao e realizada automaticamente sempre que o utilizador que tem queefectuar a acao abrir o documento.

38 Ligar documentoContem link para o documento e caixa de texto para a insercao de um co-mentario.Sub-acao para ligar o documento a outras pastas. Nao atribui per-missoes.

39 Ligar documento com permissoesApresenta a hierarquia das directorias possibilitando ao utilizador efectuara ligacao do documento a outras pastas. Envia email a notificar a chegadado documento a todos os utilizadores que tenham permissao de leitura nadrectoria, para onde este foi ligado.

40 Ligar e encaminhar documentoEsta acao permite encaminhar um documento. Sub-acao para ligar o docu-mento a outras pastas.

41 Ligar, associar e introduzirContem link para o documento e caixa de texto para a insercao de um co-mentario. Contem uma sub-acao para ligar o documento e uma outra paraassociar.

42 Mover documentoContem link para o documento e caixa de texto para a insercao de um co-mentario.Sub-acao para mover o documento.

43 Preencher automaticamente campos de um documento dotipo template PDFContem link para o documento e caixa de texto para a insercao de um co-mentario. No momento em que e executada, a acao preenche automatica-mente campos do documento.


4.2 Definicao dos campos presentes nas acoes-

tipo

4.2.1 Identificacao da acao

Figura 4.6: Identificacao da acao

A cada acao-tipo corresponde um Tıtulo que vem por pre-definida e que de-fine aquilo que a acao ira fazer. A Descricao contera uma apresentacao dasfuncoes da acao.

A primeira seleccao Listar na configuracao de workflows fara com quea acao apareca na listagem de acoes tipo quando estamos a conceber o nossoworkflow para que a possamos utilizar.

A opcao de Acao de execucao automatica, tal como o nome indica, fazcom que esta acao seja executada automaticamente sem a intervencao denenhum utilizador.

A principal utilidade deste campo e o de impedir o acumular de acoespendentes, no entanto, ela tambem contribui para agilizar a concretizacaodas acoes, ja que podera ser configurada de forma a cumprir uma acao (por

4.2. DEFINICAO DOS CAMPOS PRESENTES NAS ACOES-TIPO 217

exemplo a de ler documento) bastando para isso o utilizador abrir um ficheiroregistado no esquema cronologico.

4.2.2 Elementos da acao - Esquema Cronologico doWorkflow e Documento

Figura 4.7: Elementos da acao

NOTA: Para selecionar a configuracao desejada, coloque sempre um vistona check-box correspondente.

No menu Esquema Cronologico do Workflow, poderemos optar por vi-sualizar ou nao o link para acedermos rapidamente ao esquema cronologico.Na janela de acao pendente, este link aparecera logo por baixo da descricaoda acao.

Podera ser util, igualmente, a opcao de, ao passar o cursor por cimado link, surgir, automaticamente os comentarios, intervenientes e datas dasacoes - Apresentar o esquema cronologico ao passar o rato no link.

No menu Documento poderemos encontrar e definir algumas funcional-idades relacionadas com o documento em si:


• Poderemos colocar como obrigatorio a visualizacao do documento emcausa, selecionando, para tal, a opcao Obrigatorio no link para o docu-mento. Garantindo assim que o utiliza nao realiza a acao sem visualizarprimeiro o documento.

Caso o documento tenha documentos associados (ja anteriormente ouaquando a realizacao de acoes), estes poderao ser mostrados ou ocultadosmediante a opcao Lista com os documentos associados e respectivos links.Se ficarem visıveis, surgirao na janela de realizacao da acao, abaixo do linkpara o documento principal. O termo que surgira podera ser personalizadomediante a escolha na opcao Customizado.

Sempre que se aplique, na coluna da Obrigatoriedade da Acao epossıvel, tornar a funcao compulsoria, sendo depois possıvel inserir um pe-queno texto notificando o utilizador.

4.2.3 Comentarios e Filtro de grupos

Figura 4.8: Comentarios e Filtro de grupos

Na janela de acoes do utilizador podera ser util, igualmente, a opcao de, aopassar o cursor por cima do link, surgir, automaticamente os comentarios,


intervenientes e datas das acoes - Acesso aos comentarios.

Os termos de designacao podem ser personalizados mediante a escolhana opcao Customizado - O utilizador podera definir se pretende o campo co-mentario ou nao, podendo alterar a sua designacao. E tambem possıvel optarentre uma area de texto ou dispor de um editor de texto para os comentarios.

O menu Filtro de Grupos permite-lhe selecionar grupos de utilizadores,tornando mais facil a seleccao desejada.

Aquando da concretizacao da acao bastara clicar no ıcone:

Figura 4.9: Icone ’Filtrar por Grupos’

Os grupos disponıveis (por exemplo, Contabilidade, Administracao,etc.) ficarao visıveis. Quando selecionar o grupo, todos os utilizadores que ocompoem, ficarao visıveis.

NOTA: A opcao Apresentar o filtro de grupos maximizado permite quea caixa de seleccao dos grupos esteja visıvel sem necessidade de clicar no ıconedo filtro. Esta opcao serve para filtrar a lista de potenciais destinatarios dodocumento, mediante o grupo a que pertencam.

Figura 4.10: Filtro de Grupos Maximizado

Sempre que a Descricao esteja sublinhada sera possıvel clicar na mesmapara aceder a uma janela pop-up, onde podera inserir o comentario.


Figura 4.11: Exemplo de link na Descricao

O comentario inserido sera visualizado no esquema cronologico. Quandoterminar confirme o texto clicando no botao OK. Desta forma, tera um co-mentario padronizado.

Figura 4.12: Insercao de comentario

O campo Area de texto para colocar comentarios que nao ficam reg-istados no esquema cronologico so esta disponıvel apenas para os encamin-hamentos realizados fora dos workflows


4.2.4 Encaminhamentos

Figura 4.13: Encaminhamentos (parcial)

Na opcao Lista de utilizadores que permite definir quem realiza a proxima acao,atraves da check-box Encaminhar apenas para um utilizador, permite-lhe es-colher apenas um utilizador para o qual o documento seguira.

Se desejar encaminhar para apenas um utilizador coloque um visto emEncaminhar apenas para um utilizador.

Ao clicar na descricao, podera visualizar a janela de Configurar Tarefa,selecione os utilizadores pretendidos e clique no botao que lhe permita movera seleccao para a caixa correspondente.


Figura 4.14: Configurar Tarefa

O interface do iPortalDoc so deixara agora selecionar um unico uti-lizador para essa acao de encaminhamento.

Clique em OK para concluir a configuracao.

Figura 4.15: Encaminhamentos (cont.)

O campo: Para o encaminhamento exterior, preenche automaticamenteo e-mail do destinatario com o e-mail da entidade ou se configurado o e-mail


do contacto da entidade definido, permite que o documento seja encamin-hado para o contacto associado a entidade a que o documento foi classifi-cado, aquando da sua introducao. Facilita o envio do documento ja que outilizador nao necessitara de preencher com informacoes do email.

Figura 4.16: Configuracao do Contacto

4.2.5 Sub-acoes

Figura 4.17: Sub-Acoes (parcial)

Para alem das Acoes e possıvel configurar uma serie de Sub-Acoes inerentes(por exemplo, a actualizacao da edicao de um documento). Basta, para tal,selecionar a sub-acao que pretende, na primeira coluna, personalizar a de-scricao que deseja ser visualizada e colocar a execucao dessa tarefa comoObrigatoria ou Opcional.


Como ja foi referido, neste documento, a opcao Obrigatorio, quandoselecionada, permite-lhe inserir um Aviso alertando o utilizador para o in-cumprimento da funcao correspondente. O texto a apresentar na acao, podesempre ser alterado preenchendo o campo Customizado.

Sub-acao para filtrar documentos e realizar acoes

Figura 4.18: Configuracao da Sub-Acao

Figura 4.19: Sub-Acoes (cont.)

A Sub-acao para aceder a um link permite-lhe inserir uma hiperligacaoatraves da configuracao do endereco, para que no momento da realizacao daacao, o utilizador aceda ao link aqui configurado.


Figura 4.20: Configuracao do endereco

4.2.6 Tarefas a executar ao realizar a acao

Figura 4.21: Tarefas a executar ao realizar a acao (parcial)

Aqui e possıvel escolher quais as tarefas a serem concretizadas. Se clicarno ıcone ’roda dentada’ podera Executar tarefa antes de realizar a acao,bastando para isso colocar um visto e confirmar a configuracao clicando nobotao OK.

Figura 4.22: Configuracao da tarefa


• Agendar acao para o numero de dias configurado nesta tarefaAo clicar neste campo abrira um a nova janela, podendo inserir onumero de dias desejado para agendar a acao pendente.

Figura 4.23: Configuracao do numero de dias

• Enviar documento por faxNa nova janela podera inserir o endereco do servidor de FAX. Poromissao, esta ja preenchida com os dados de autenticacao do Admin-istrador.

Figura 4.24: Servidor de Fax

• Atribuicao de permissoesA janela correspondente a este campo, permite-lhe efectuar a atribuicaode permissoes consoante os campos auxiliares criados, isto ira repercutir-se na Associacao de Utilizadores no menu Definicoes.

Desta forma, todos os utilizadores que estiverem associados, a estegrupo, terao automaticamente acesso ao documento.


Figura 4.25: Atribuicao de permissoes consoante o campo

• Imprimir o documento para a impressora configurada nesta tarefa Naacao Imprimir documento, e agora possıvel indicar o formato de im-pressao. Os formatos disponıveis sao postscript e portable documentformat (pdf). A indicacao do formato e feita na tarefa ”Imprimir odocumento para a impressora configurada nesta tarefa”. Com esta con-figuracao, a acao de impressao sera realizada automaticamente aquandoa passagem no workflow.

Figura 4.26: Configuracao da Impressora


Figura 4.27: Tarefas a executar ao realizar a acao (cont.)

• Atribuir permissoes a grupos de utilizadores Ao definir um grupo numaacao tipo, restringimos ja quais os utilizadores que terao acesso aodocumento.

Figura 4.28: Grupos

• Envia automaticamente o documento por email para a entidade que oclassifica Poderemos configurar previamente os dados que pretendemosquando encaminhamos um documento para o exterior, para a entidadecom que o documento foi classificado.

No topo da pagina encontrara disponıveis cinco elementos com os quaispoderemos complementar as nossas informacoes (Entidade, Documento,Codigo, Contacto e Acesso Acao)


Figura 4.29: Configuracao do email

• Executa uma acao especıfica do documento associado do tipo que estaconfigurado na tarefa

Figura 4.30: Tipo de documento e acao a executar


• Execucao das operacoes selecionadas sobre template PDF Com a con-figuracao desta tarefa, possibilitamos que, um template pdf associadoa um determinado tipo de documento, disponha de campos que surgemautomaticamente com a realizacao da acao.

Para cada elemento (Operacoes) pretendido, necessitaremos de umavariavel que aparecera na listagem de Campos a Trocar.

Figura 4.31: Operacoes - Templates PDF

4.2.7 Opcoes dos frames e Outros

Figura 4.32: Opcoes dos frames e Outros


Em Opcoes dos Frames, a opcao Vistas serve para visualizar tanto a acaocomo o documento na mesma janela e em frames diferentes. Se nao activaresta opcao, apenas a acao sera visıvel (ver seccao 4.6 deste documento).

A opcao Link para permitir voltar a janela com a lista de acoes pos-sibilita ao utilizador regressar a listagem de acoes pendentes, caso cancele arealizacao da acao presente. Dar a possibilidade aos utilizadores de definiremtempo limite de realizacao das acoes - Tal como o nome indica, permite aoresponsavel, pela acao em causa, estipular um prazo para que o utilizadorseguinte realize a sua acao.

O campo Link para a lista de emails associados a um documento per-mite visualizarmos na realizacao da acao, , alista de emails associados aodocumento em causa.

Link para pesquisa de entidades - Permite que o utilizador possa es-colher, na janela de de realizacao das acoes, uma entidade para classificar odocumento em causa.

Se desejar que o utilizador se autentique novamente, com as suas cre-denciais, para ser possıvel a realizacao de uma determinada acao, active aopcao Pedir autenticacao ao utilizador para realizar a acao.

Caso a acao seguinte possa ser agendada para uma determinada data,poder-se-a estipular os dias em que a acao pendente surja novamente na listade acoes pendentes - Caixa de texto para permitir aos utilizadores indicaremo numero de dias de agendamento da acao seguinte.


4.2.8 Abrir a seguinte frame por defeito

Figura 4.33: Abrir a seguinte frame por defeito

Consoante a seleccao da opcao Frame em campos anteriores e activandoa opcao Vistas, a configuracao de abertura de frames por defeito ficaradisponıvel.

A tıtulo exemplificativo apresentamos as etapas necessarias para a con-figuracao da janela com vistas A/B, para que o utilizador consiga visualizara acao, que tem de realizar, o lado esquerdo e o documento do lado direito.

Em Documento, no campo Link para o documento, activar Frame colo-cando um visto na check-box correspondente.

Figura 4.34: Activacao da frame

Mais em baixo, em Opcoes das frames active a opcao Vistas.


Figura 4.35: Opcao ’Vistas’

Em Abrir a seguinte frame por defeito, ficara entao disponıvel paraseleccao o campo Link para o documento, bastara, para isso, clicar no cırculocorrespondente.

Figura 4.36: Campo ’Link para documento’

Termine a configuracao, clicando no botao Alterar, situado no fundoda pagina.

Figura 4.37: Botao Alterar

O resultado final sera a visualizacao do documento, juntamente coma sub-acao a desempenhar em frames diferentes, facilitando ao utilizador averificacao do documento enquanto realiza as suas tarefas.

Figura 4.38: Resultado Final


Capıtulo 5

Anexo B - Criacao deWorkflows

O objetivo deste anexo e descrever o processo de criacao e o funcionamentode um workflow. Ou mais concretamente, explicar os passos necessarios aefetuar pelos utilizadores finais.

Um workflow, ou fluxo de trabalho, e simplesmente o circuito pre-definido que um documento deve fazer numa organizacao, entre departa-mentos. Implica portanto que haja determinadas etapas, nas quais os colab-oradores irao executar algum tipo de tarefa sobre o documento (o exemplomais simples sera a sua leitura), e eventualmente serao impostas condicoespara que o documento prossiga para um caminho ou outro (por exemplo,consoante uma fatura seja aprovada ou nao, e condicionado o seu envio parao responsavel pelo seu pagamento ou para notificacao de quem efetuou aencomenda que lhe deu origem).

Os workflows do iPortalDoc podem ser concebidos atraves de maquinasde estados ou, a partir da versao v4.0, redes de Petri. Aquando da concecaodo workflow, o utilizador pode escolher a variante que se adequa melhor aosseus fins. Uma vez que o procedimento de criacao de workflow varia ligeira-mente entre as duas variantes, estas serao explicadas separadamente.

Neste procedimento sera utilizado como exemplo para a explicacao umprocesso para correspondencia.

235

236 CAPITULO 5. ANEXO B - CRIACAO DE WORKFLOWS

Na primeira parte representa-se o processo com o workflow ”Cartas Re-cebidas”, concebido na variante mais antiga (maquina de estados) disponıvelem todas as versoes do iPortalDoc.

Na segunda parte o processo e representado pelo workflow ”Corre-spondencia Recebida”, concebido atraves de redes de Petri, variante apenasdisponıvel a partir da versao v4.0 do iPortalDoc.

No caso de haver a necessidade de definir um processo mais complexoque requeira ”sub-processos”internos independentes uns dos outros pode servantajoso utilizar redes de Petri.

Para exemplificar alterou-se o processo e criou-se um novo workflow”Correspondencia Recebida”atraves de redes de Petri que e representadograficamente da seguinte forma:

Figura 5.1:

Nesta versao do workflow tambem existem etapas interdependentes econsecutivas pelas quais o documento passa ate ao seu armazenamento, con-tudo e ilustrada a existencia de dois ”sub-processos”, entre a classificacao ea notificacao dos interessados. E aqui que reside a diferenca entre as duas

5.1. OPCOES NO MENU WORKFLOW DO IPORTALDOC: 237

variantes do workflow.

Resumidamente, apos introducao o documento passa pela primeiraetapa que e a classificacao. Neste passo tem-se duas opcoes: indicar queo documento foi classificado e dar continuidade ao processo ou enviar paraarquivo, terminando o processo, tal como no exemplo anterior.

Se continuar, o documento seguira dois caminhos: o Diretor receberauma notificacao para ler o documento e o utilizador responsavel pela classi-ficacao tera de encaminhar o documento a pessoa responsavel por respondera carta, que o fara no estado seguinte, encaminhando tambem o documentoa todos os interessados.

O processo so prosseguira quando ambos caminhos tiverem sido com-pletados, ou seja, quando o Diretor tiver lido a carta e determinado utilizadortiver respondido e encaminhado a carta. Assim, os utilizadores consideradospartes interessadas receberao uma acao para lerem o documento. Quandotodos tiverem lido o documento, o processo termina apresentando o workflowno Estado Final.

5.1 Opcoes no Menu Workflow do iPortal-

Doc:

Figura 5.2:


5.1.1 Menu Workflow > Conceber

Na listagem dos workflows existentes, no canto superior direito, deve se-lecionar o link ”Conceber”, atribuir uma designacao ao workflow, e clicar”Inserir Workflow”.

Figura 5.3:

O botao ”Alterar”refere-se unicamente a alteracao desta descricao. Paracomecar a construir o workflow selecione o link ”Editar”, no canto superiordireito.

A opcao ”Sem anexo”, quando ativa, possibilita selecionar todos oscampos existentes no momento de classificacao do documento, exceto o campo”Ficheiro”. Este campo e ocultado, o que impede fazer upload de um ficheirodo disco local. Por omissao, a opcao encontra-se e mantem-se inativa.

5.2 Elementos constituintes e ordem de criacao:

NOTA: Quando o editor de templates de workflow e aberto aparece apenasum menu, o menu ”Estados”. Depois de criados os estados, quando se sele-ciona um deles aparece o menu ”Acoes”. E apos estas serem criadas, o menu”Funcao de Transicao”aparece sempre que se seleciona um estado com acoes.

a) Estados (representados por cırculos)

5.2. ELEMENTOS CONSTITUINTES E ORDEM DE CRIACAO: 239

Figura 5.4:

Para criar um estado, deve arrastar o cırculo, que aparece do lado es-querdo, e largar num quadrado, na grelha do lado direito (mecanismo dragand drop). O primeiro estado devera ter a coordenada Y (vertical) no mınimoigual a 3, onde acaba o ıcone que ja aparece por predefinicao (cırculo pretoque simboliza a entrada de um documento no sistema). Estes dois ıconesligam-se automaticamente. Devera, entao, atribuir uma descricao ao estado(p.ex.: Classificacao).

O ultimo estado, ”Estado Final”que deve ter esta mesma designacao,e obrigatorio e nao possui acoes.

Em caso de engano, devera selecionar o estado em questao. No menuEstado encontrara as opcoes Alterar (designacao e coordenadas) e Remover.

E importante lembrar que deve manter pelo menos um quadrado deespacamento entre um estado e o seguinte para efetuar a ligacao entre eles.

a) Acoes (representadas por quadrados)

Para introduzir Acoes nos Estados, e necessario selecionar cada umdestes (ao clicar sobre eles ficarao assinalados a vermelho) fazendo surgir umnovo menu, Acoes, no qual se deve selecionar a opcao Inserir:


Figura 5.5:

Como ja foi referido, o Estado Final nao possui acoes associadas: eapenas um estado de arquivo/armazenamento final que indica que ja foramefetuadas as acoes necessarias sobre o documento.

Um estado pode possuir mais do que uma acao, o que significa que numdeterminado passo do circuito do documento podem estar duas pessoas, aomesmo tempo, a efetuar acoes diferentes sobre o mesmo documento (p.ex.enquanto uma pessoa classifica o documento outra pode estar a tomar con-hecimento/ler).

Para consultar/alterar ou remover uma acao e necessario seleciona-la(clique no quadrado) e selecionar a opcao pretendida no menu Acoes.

Exemplo de criacao/alteracao de uma acao no estado Notificacao:


Figura 5.6:

1. Clicando no link ”Definir Codigo para a Acao”e-lhe apresen-tada, em pop-up, uma lista de acoes-tipo que, em grande parte, sao semel-hantes as existentes no menu Documento do iPortalDoc (p.ex.: associar,atualizar revisao, alterar informacao, etc.). Assim que selecionar uma, iraaparecer na janela de criacao de acoes o campo ”Codigo Selecionado”.

2. A Descricao da Acao deve ser muito explıcita porque e o link queaparece na lista de acoes a realizar. Se assim for, verifica-se rapidamente oque esta a ser pedido:

Figura 5.7:


O acesso a esta lista pode ser efetuado atraves do ıcone/atalho, no cantosuperior esquerdo do iPortalDoc,

Figura 5.8:

(4 e o numero de acoes a realizar) ou atraves do menu Sessao, opcaoAcoes.

3. Quadro resumo de todas as opcoes possıveis no campo:

Tipo de Atribuicao:

Figura 5.9:


* ”Atribuicao posterior para o utilizador que fez a acao X do estado Y”:

No estado ”Notificacao interessados”, do workflow Correspondencia Re-cebida, poderıamos ter uma segunda opcao que seria Responder a Carta Rece-bida, e que levaria o workflow a uma nova acao para introduzir uma respostaa carta, como acontece num ramo anterior. Se se pretender que quem fazesta introducao seja a mesma pessoa que leu a carta, no estado ”Notificacaointeressados”(atribuıda por encaminhamento), entao pode-se considerar quee atribuıda posteriormente para o utilizador que fez a acao X (ler) do estadoY (notificacao).

** ”Atribuicao posterior para o autor original”:O autor original e o utilizador que introduz a primeira versao do doc-

umento. O autor (simplesmente ”autor”) e o utilizador que criou a versaomais recente do documento (ao atualizar a revisao do documento). Ou seja,o autor original e o autor podem ser utilizadores diferentes. Por exemplo, outilizador1 insere no iPortalDoc uma carta para enviar para o exterior (e oautor original), esta passa pela aprovacao do utilizador2 que corrige o docu-mento (este passa a ser o autor), e de seguida existe uma acao no workflowque retorna ao utilizador1 para que ele saiba se o documento que criou ja foiaprovado ou nao. Esta ultima acao teria de ser atribuıda ao autor original,porque se fosse atribuıda ao autor iria ser efetuada pelo utilizador2, e naopelo utilizador1.

*** ”Atribuicao posterior para o utilizador que deu inıcio ao workflow”:Continuando com o exemplo anterior, o workflow teria chegado ao Es-

tado Final, e entretanto o utilizador1 esta ausente, sendo solicitado ao uti-lizador3 que atualize o documento. O workflow vai ser reiniciado, e nestecaso, nao se pretende que a acao de notificacao seja realizada pelo utilizador1mas sim pelo utilizador3, portanto, a atribuicao da acao teria de ser para outilizador que deu inıcio ao workflow.

**** ”Atribuicao posterior atraves dos campos auxiliares”:E inserido um documento no iPortalDoc iniciando um workflow que

atribui a acao de classificacao ao utilizador1, que altera a informacao atribuindo”assunto X”ao documento no campo auxiliar ”Assunto”. Por configuracaoprevia, utilizador2 esta associado ao ”assunto X”. Se acao seguinte tiver estetipo de atribuicao, esta aparecera na lista de acoes do utilizador2.


4. Os Resultados da Acao representam opcoes ou botoes que aparecemna janela da acao, e que condicionam o rumo do fluxo do documento, isto e,dependendo da escolha o workflow segue um caminho ou outro. Por exemplo,na acao ”Classificar carta recebida”se a opcao selecionada for Arquivar o fluxosegue para o Estado Final, no entanto, se a opcao for Classificado o fluxosegue paralelamente para o utilizador que efetuou a classificacao, para queeste encaminhe o documento para o utilizador que deve responder a carta, epara o Diretor, que deve ler a carta.

Por omissao, aparece apenas uma linha para introduzir um resultado,mas na opcao ”Adicionar Resultado”podem adicionar-se tantas quantas asnecessarias.

O ”Operador por defeito”so produz efeito quando uma acao esta atribuıdaa varias pessoas. Com a opcao ”ou”basta que uma pessoa realize a acao paraque desapareca da lista de acoes a realizar das outras. A opcao ”e”implica quetodas as pessoas realizem a acao para que o workflow possa prosseguir. Porexemplo, uma vez no estado ”Notificacao interessados”, o workflow so passapara o Estado Final quando todos os destinatarios da carta selecionarem aopcao ”Lido”.

Ha ainda a possibilidade de definir a execucao automatica da acaoquando expira o tempo limite de execucao definido. Para isso, deve colo-car um visto nesta opcao e definir qual o resultado que a acao deve retornar.c) Funcoes de Transicao

Figura 5.10: Simbolo de Funcao de Transicao

A funcao de transicao e o elemento de ligacao entre estados, e, por isso,nao podem existir duas FT seguidas. Consoante o resultado (botao) sele-cionado, no momento da realizacao da acao, o documento segue determinadopercurso (p.ex.: quando o utilizador seleciona a opcao Classificado, no es-tado Classificacao, o workflow passa para os estados Encaminhamento paraDepartamento e Notificacao Diretor).


Figura 5.11:

Para introduzir uma FT deve selecionar um estado que ja possua umaacao, que sera o estado de partida/origem. Aparece, entao, um conjunto defuncoes de transicao do lado esquerdo, bastando arrastar e largar (no espacoentre dois estados) para a introduzir. Tal como para os estados e as acoes,tambem ao selecionar uma FT aparecem as opcoes Alterar e Remover.

Existe ainda um tipo especial de transicao para criar redes de Petri, quee representado por um travessao retangular preto, que se encontra tambemno painel lateral esquerdo. Esta nova transicao permite bloquear o workflowno ponto em que e colocada, sendo o workflow desbloqueado apenas quandotodos os ramos ligados a essa transicao tiverem sido executados.


Figura 5.12: Travessao de Bloqueio

Por exemplo, no workflow ”Correspondencia Recebida”deseja-se que oestado ”Notificacao interessados”fique ativo apenas quando todas as acoesanteriores de ambos ramos forem realizadas. Para isso colocou-se um trav-essao antes do estado ”Notificacao interessados”que obriga o workflow a es-perar pela realizacao da acao ”Ler carta recebida”do estado ”NotificacaoDiretor”e pela realizacao da acao ”Responder a carta”do estado ”Resposta”.

Os travessoes tambem podem ser necessarios quando ha acoes de en-caminhamento, uma vez que e possıvel replicar acoes aquando da realizacaodeste tipo de acoes. Isto e, nas acoes de encaminhamento e possıvel criarvarios ramos de um workflow criando varios encaminhamentos, o que e feitorecorrendo ao ıcone situado por baixo da janela direita de encaminhamento.Nesta situacao pode ser vantajoso definir um bloqueio num ponto do work-flow para reunir os resultados dos varios ramos.

Para utilizar os travessoes de bloqueio basta arrasta-lo para o quadradoanterior ao estado de destino da transicao e larga-lo nesse lugar. Aparecerauma janela para Insercao de transicao onde devera selecionar o estado dedestino da transicao. Para os remover basta agarrar, arrastar para fora doeditor e largar.

5.3 Exemplo

Criacao de workflow ”Correspondencia Recebida”de acordo com a tabela:

5.3. EXEMPLO 247

Figura 5.13: Caracterısticas do workflow Correspondencia Recebida

5.3.1 Descricao do funcionamento do workflow

Logo que o documento entra no sistema e enviado um email de no-tificacao ao responsavel por determinada acao para que proceda a sua ex-ecucao, sendo tambem acionada uma janela pop up com uma lista de AcoesPendentes assim que se efetua o login no iPortalDoc (tambem e possıvelaceder a esta lista atraves do menu ”Sessao”, opcao ”Acoes”ou do link

Figura 5.14:

Nota Muito Importante: ainda na janela de ”Acoes a Realizar”,deve verificar a opcao selecionada em ”Listagem por diretoria”, pois se ”Sim”mostraraapenas a listagem de acoes sobre documentos na seccao/directoria em que se


encontra, e respetivas subdiretorias. Devera selecionar ”Nao”para visualizartodas as acoes, independentemente da diretoria em que se encontram os docu-mentos (considera por predefinicao a raiz da hierarquia). Ao selecionar o tipode acao (por exemplo, Classificar carta recebida) no menu ”Acoes”tambemso aparecera a lista as acoes especificadas.

Para executar a acao basta seleciona-la sob a coluna ”Acesso Acao”.Surgira a janela correspondente onde se podera aceder ao documento e a suainformacao.

Figura 5.15:

Retomando o exemplo do workflow Correspondencia Recebida: as duasprimeiras acoes de classificar e encaminhar o documento sao executadas poromissao por determinado colaborador (no caso de ser mais do que um, bastaum deles realizar a acao para que esta deixe de aparecer na lista de acoes arealizar do outro). Apesar disto, e possıvel a qualquer momento fazer umareconfiguracao, atribuindo estas tarefas a outro(s) colaborador(es).

5.3. EXEMPLO 249

Figura 5.16:

Nesta acao de classificacao existem duas opcoes: Classificado, em que oworkflow prossegue para os estados ”Encaminhamento para Departamento”e”Notificacao Diretor”; e Arquivar, em que o workflow prossegue para o Es-tado Final.

Na acao de Encaminhar e selecionado o destinatario a partir de umalista de utilizadores do lado esquerdo. Para atribuir o encaminhamento devepassar o utilizador selecionado para a caixa do lado direito atraves do botao

Figura 5.17:

ou todos os utilizadores do sistema, atraves do botao ’Todos’.


Figura 5.18:

Em caso de engano, e possıvel reverter a situacao selecionando os nomesde utilizador na caixa do lado direito e clicando em

Figura 5.19:

ou no botao que aponta na mesma direcao, mas que englobe todos osutilizadores.

Figura 5.20:

E selecionar os utilizadores correctos, do modo previamente descrito.Por fim, deve clicar em ”Encaminhado”.

Como ja foi referido, se quiser criar varios ramos do workflow deve criarvarios encaminhamentos. Para isso deve selecionar o(s) utilizador(es) a quemo primeiro ramo diz respeito e clicar no ıcone +, , criando um ramo.

Figura 5.21:

Por exemplo: existe uma carta que diz respeito ao departamento tecnicoe ao departamento comercial. Na acao de encaminhamento seleciona-se o di-retor comercial e cria-se um ramo. De seguida, na mesma acao, seleciona-se

5.3. EXEMPLO 251

o diretor tecnico e cria-se o ramo. Por fim, deve clicar em ”Encaminhado”.Desta forma, os estados e respetivas acoes existentes entre o encaminhamentoe o travessao de bloqueio sao ”replicados”e independentes na sua evolucao.Caso tenha criado um ramo errado, pode remove-lo clicando na cruz ver-melha a frente da designacao do ramo.

Se se considerar que outro utilizador (que nao intervem no workflow)tambem deve ter conhecimento do documento em questao, e possıvel envia-lo, na propria janela da acao, atraves do link ”Para conhecimento”(enviandoo link para o documento por email) ou atraves do link ”Para encamin-hamento”(aparecendo na lista de acoes do utilizador selecionado, podendoenviar ou nao o link para o documento por email).

Figura 5.22:

Paralelamente, o Diretor recebeu uma acao para ”Ler carta recebida”.


Depois de carregar no link e ler o documento, deve selecionar a opcao ”Lido”.O workflow prosseguira assim que o travessao desbloquear a transicao, quandoobtiver os dois resultados que necessita. Ate la esta transicao ficara em es-pera.

Figura 5.23:

O utilizador destinatario do encaminhamento feito em ”encaminhamentopara Departamento”recebera uma acao para ”Responder a carta”, ou seja,introduzir no iPortalDoc um documento que ficara associado a esta carta.Depois de proceder a introducao o utilizador devera encaminhar a carta paratodas partes interessadas e carregar na opcao ”Respondido”.

5.3. EXEMPLO 253

Figura 5.24:

No momento em que ambos os resultados necessarios chegam ao trav-essao de bloqueio, este permite a continuacao do workflow transitando para oestado ”Notificacao Iinteressados”. O(s) destinatario(s) do encaminhamentoabrira(am) uma janela com um link para ler o documento. Selecionando aopcao ”Lido”o documento segue a funcao de transicao para o Estado Final,mas o documento so chegara efetivamente ao Estado Final quando todostiverem lido, pois na concecao do workflow foi definido o operador por pre-


definicao ’e’ para o resultado Lido.

Figura 5.25:

Para criacao de novos tipos de acao ou alteracao das existentes (comocolocar/retirar links das janelas de acao, por exemplo, link ”para conheci-mento”e ”para encaminhamento”) tera de utilizar o login Ipdocmaster. Relembre-se que nao e aconselhavel modificar as acoes pre-definidas, faca copias.

A partir da versao v3.1.9 ha ainda uma opcao no gerador de acoes,”Lista de grupos que permite definir qual o grupo que vai realiza a proximaacao”, que permite que no decorrer de um workflow sejam atribuıdas acoesa grupos de utilizadores atraves de encaminhamentos. O encaminhamento epor isso para grupos e nao para utilizadores.

Para utilizar esta nova opcao e necessario criar uma acao para atribuicaoa grupos de utilizadores, selecionando a opcao que indica que a acao seraatribuıda a um grupo. Nao esquecer que tal como acontece com as restantes

5.4. QUESTOES ADICIONAIS 255

acoes de encaminhamento, a acao a atribuir a grupos tera que ter um dosseguintes tipos: Atribuicao posterior por encaminhamento ou atribuicao pos-terior para o utilizador que fez a acao X do estado Y.

5.4 Questoes adicionais

Quando se pretende efetuar alguma alteracao ao workflow nao e possıvel faze-la se este ja estiver a ser utilizado por algum documento, mas tambem naoe necessario construir um novo de raiz. Se em geral a estrutura se man-tiver quase inalterada pode-se simplesmente exportar o workflow existente,importar com outro nome e efetuar as alteracoes.

Figura 5.26:


Para isto, seleciona-se um workflow da lista (menu Workflow > Conce-ber) e a opcao Editar. Na janela de criacao escolhe-se a opcao Exportar, nomenu workflow.

Para importar, aceda no iPortalDoc ao menu Workflow, opcao Con-ceber, e no canto superior direito ”Importar”. Para alterar basta procedercomo durante a concecao.

Antes disso, sugere-se que se altere o nome do workflow original parauma designacao do tipo ”Cartas Recebidas BF160512”(em que ”BF”significa”before”e ”160512”a data), por exemplo. Assim o novo workflow ficara coma designacao ”Cartas Recebidas”.

Isto e particularmente importante no caso das pastas de workflow cri-adas automaticamente, uma vez que mudando o nome do workflow iriaconsiderar-se que se trata de um novo e seria criada uma nova pasta.

No caso de o workflow estar a ser utilizado para introducao de docu-mentos numa pasta criada manualmente e conveniente desassociar a versaoanterior e associar a nova. Para tal, o modo mais simples sera selecionar apasta em questao e, no menu Diretoria � Ass.Util.Work, usar a opcao TrocarWorkflow (canto superior direito):

Figura 5.27:

Documents

Manual de Utilizador - IPBRICKdownloads.ipbrick.com/.../documentation/manualipdoc4_pt.pdfCap tulo 1 O iPortalDoc O presente manual destina-se a todos os utilizadores que no seu dia-a-dia