MANUAL DE USUARIO SGS CRONOS (APLICACIÓN WEB)

MANUAL DE USUARIO

SGS CRONOS (APLICACIÓN WEB)

FORMATO MANUAL DE USUARIO

Versión: 2.0 Fecha de emisión:

26/11/2018

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CONTENIDO

1. INTRODUCCION ................................................................................................................... 4

2. PROPOSITO ........................................................................................................................... 4

3. USUARIOS DE CRONOS ................................................................................................................ 5 3.1 SOLICITUD DE USUARIO ............................................................................................................ 5 3.2 INGRESAR AL SISTEMA .............................................................................................................. 5 3.3 CONTRASEÑA NUEVA OBLIGATORIA ..................................................................................... 6 3.4 PREGUNTA DE SEGURIDAD ...................................................................................................... 7 3.5 RECUPERACIÓN DE CONTRASEÑA ........................................................................................ 8

4. INGRESAR AL SITIO WEB DEL PROYECTO. ........................................................................... 10

5. GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................................................................................. 10 5.1 GESTOR DOCUMENTAL: NAVEGADOR WEB ..................................................................... 11 5.1.1 CREACIÓN DE SUBCARPETAS ............................................................................................... 14 5.1.2 AÑADIR DOCUMENTO BÁSICO ............................................................................................... 15 5.1.3 AÑADIR MÚLTIPLES DOCUMENTOS. .................................................................................... 17 5.1.4 GESTIONAR DOCUMENTOS. ................................................................................................... 18 5.1.5 GESTIONAR subcarpetas ........................................................................................................... 19 5.2 GESTOR DOCUMENTAL: WEBDAV: ...................................................................................... 20 5.2.1 OBTENER LINK DE ACCESO ................................................................................................... 20 5.2.2 CONFIGURAR UNIDAD DE RED: ............................................................................................. 22



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HISTORIAL DE VERSIONAMIENTO

Versión Fecha Responsable Descripción del Cambio

001 26/11/2018 Diego Parra ([email protected])

Creación del manual



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1. INTRODUCCION

El presente manual tiene como finalidad orientar a los usuarios en la utilización del sistema Web cronos con el fin de que puedan aprovechar todas las funcionalidades del sistema y puedan resolver todas las dudas que se tengan acerca de su uso.

2. PROPOSITO

El sistema SGS Cronos fue creado con la finalidad de poder gestionar Sitios web, usuarios, carpetas y documentos directamente desde internet. Cada aspecto comprende los siguientes beneficios:

• Gestión de sitios Web: Permite crear sitios Web completamente independientes dentro de una misma plataforma Web. Por lo anterior, Cronos permite que cada Proyecto de SGS-SIGA-ETSA que sea implementado, tenga su propio sitio Web, bein sea público (para cualquier usuario de internet) o privado (únicamente usuarios de la organización).

• Gestión de usuarios de organización: Permite gestionar usuarios y brindar herramientas de autenticación a los mismos. Por lo anterior, en Cronos, es posible crear usuarios a los empleados y conceder acceso a los sitios Web que le correspondan.

• Gestión de documentos: Cronos posee un gestor documental que permite almacenar archivos directamente en la nube (internet) y controlar el acceso a los mismos. El principal objetivo de esta funcionalidad es tener los archivos respaldados y evitar perder información clasificada, en caso de que un equipo se dañe o sea hurtado.

• Seguridad: Cronos provee la gestión de roles, los cuales permiten clasificar información o herramientas a usuarios en específico. Además, como se mencionó anteriormente, posee un sistema de autenticación a usuarios para acceder al sistema mediante una contraseña.

Cronos posee una arquitectura Web, lo cual permite que sea accedido a través de navegadores Web (Recomendado Cronos) mediante un computador o dispositivo móvil.



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3. USUARIOS DE CRONOS

3.1 SOLICITUD DE USUARIO

Inicialmente, para tener acceso a Cronos es necesario solicitar la creación de nuestro usuario. Para lo anterior, se debe contactar vía correo electrónico al Coordinador del Proyecto, solicitar la respectiva creación de usuario de Cronos y suministrar los siguientes datos:

Correo electrónico. (Este será el usuario)

Nombres.

Apellidos.

Tipo de Documento (CC, CE, PT).

Número de documento.

Departamento y ciudad de residencia.

Cargo desempeñado en el Proyecto

Una vez se realice el paso anterior, el coordinador nos enviará la confirmación de creación de usuario y nos debe suministrar una contraseña inicial de máximo 8 dígitos

3.2 INGRESAR AL SISTEMA

Para ingresar al sistema, se debe hacer mediante el siguiente link:

http://cronos.co.sgs.com/

(Se recomienda hacerlo con el navegador de Google Chrome). A continuación, aparecerá la pantalla de “Inicio de sesión al sistema” (login). En este, se debe ingresar el correo electrónico con el cual se solicitó crear el usuario y la contraseña que fue asignada por el coordinador del Proyecto.



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3.3 CONTRASEÑA NUEVA OBLIGATORIA

Debido a que la contraseña inicial fue asignada por el Coordinador del proyecto, una vez se inicie sesión por primera vez en el sistema, aparecerá una ventana en la cual se solicitará ingresar una nueva contraseña y la confirmación de la misma.



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3.4 PREGUNTA DE SEGURIDAD

Una vez se haya ingresado la nueva contraseña y esta haya sido confirmada, el sistema solicitará una pregunta de seguridad. La principal función de la pregunta de seguridad es ingresar su respuesta durante la recuperación de contraseña. (Ver siguiente sección).



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3.5 RECUPERACIÓN DE CONTRASEÑA

Cuando el usuario haya olvidado su contraseña, es necesario acudir a la opción de “He olvidado mi contraseña”.

Una vez se haya seleccionado esta opción, aparecerá una ventana en la que se debe digitar el usuario (correo electrónico) y el patrón CAPTCHA que se haya mostrado en la imagen.



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Por último, es necesario responder a la pregunta de seguridad, la cual fue definida en el primer momento que se definió nuestra primera contraseña.

Si la respuesta de la pregunta de seguridad es correcta, el sistema automáticamente enviará un Link al correo electrónico correspondiente a nuestro usuario y nos permitirá cambiarla nuevamente.

Nota: En caso de que la pregunta de seguridad haya sido olvidada o no se reciba el correo electrónico de recuperación. Se debe enviar un correo electrónico al coordinador del proyecto, quien gestionará reiniciar la contraseña y nos enviará un correo electrónico con la nueva.



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4. INGRESAR AL SITIO WEB DEL PROYECTO.

Para la explicación del presente manual, se ha usado un usuario que pertenece al proyecto de ETSA SIGA Ecopetrol. Sin embargo, cada usuario que ingresa al sistema podrá visualizar el(los) proyecto(s) al que hace parte.

5. GESTIÓN DOCUMENTAL

Una vez que se ingresa al proyecto, automáticamente seremos redirigidos a la sección de gestión documental. En esta, se encuentran las carpetas definidas por SGS-SIGA-ETSA como estándar para almacenar o descargar los archivos relacionados al proyecto. La estructura documental está clasificada por cinco carpetas principales: ACTAS, CONTRATOS, CORRESPONDENCIA, INFORMACIÓN DEL PROYECTO e INFORMES, las cuales, están conformadas a su vez por otra serie de carpetas, y finalmente estas carpetas, por otras subcarpetas. Por lo tanto, la estructura documental de Cronos para cada proyecto está catalogada en tres niveles que responden como estándar a las políticas de calidad de SGS-SIGA-ETSA. Nota: Cronos, al ser una herramienta a la cual se accede a través de internet nos provee un mecanismo innovador para almacenar nuestros archivos directamente en internet. Todo archivo que sea subido a Cronos es enviado inmediatamente a un servidor en la nube con el fin de proteger dicha información y prevenir que se tenga únicamente de manera local y corra el riesgo de que se extravíe. Por lo tanto, es esencial estar alimentando en todo momento el sistema con los archivos que se vayan generando a lo largo del proyecto. Existen dos maneras de poder gestionar documentos en Cronos. La primera es directamente sobre el navegador Web y la segunda a través de nuestro equipo (WebDAV); las cuales serán explicadas a continuación:



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5.1 GESTOR DOCUMENTAL: NAVEGADOR WEB

Como se mencionó anteriormente, Cronos es un portal que es accedido a través de un navegador Web. Por lo tanto, el gestor documental de Cronos nos permite crear, editar, eliminar carpetas, subir documentos, editar versiones y eliminarlos trabajando directamente sobre internet. Sin embargo, debido a los estándares definidos por SGS-SIGA-ETSA, no se pueden realizar las anteriores acciones de forma directa sobre las principales carpetas de la estructura documental mencionada anteriormente. Las acciones están permitidas únicamente después del tercer nivel de dicha estructura.



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El gestor documental de Cronos se divide en dos paneles. El panel de la izquierda, desde la ruta principal, nos permite ver las opciones de “Inicio”, para ver los documentos recientes y los archivos que han sido subidos por el usuario actual. Así mismo, cuando estamos sobre una carpeta, nos ayuda a navegar de una manera más eficiente y a la vez cuenta con un botón (“Arriba”), el cual nos permite regresar a una ruta anterior de la que estemos ubicados. (En la imagen: ejemplo del panel sobre la carpeta “01. Actas de comité”.)

El panel derecho o principal de Cronos, lista los archivos y carpetas y permite las siguientes acciones:

• Añadir: Menú de opciones por el que es posible añadir subcarpetas, accesos directos de otros documentos localizados en el gestor Documental, subir un documento básico o múltiples documentos de forma masiva.

• Ordenar por: Menú que permite seleccionar la columna por la cual se quiere

ordenar la información.

• Panel de Busqueda: Permite ingresar palabras claves para buscar carpetas u archivos dentro de una carpeta padre.



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• Tipo de visualización: Permite mostrar las carpetas y archivos por íconos, descripción, listas o tipo Tree.

• Suscripciones: Esta opción permite recibir notificaciones de archivos que sean cargados en cualquiera de las subcarpetas que existan dentro de la carpeta actual. Es decir, que, con base en la siguiente imagen, el usuario que active la opción suscribirse recibirá notificaciones por el panel de notificaciones de Cronos y por el correo electrónico de toda la información que sea almacenada sobre la carpeta de “ACTAS”.

Nota: Para desactivar las notificaciones es necesario entrar a la carpeta en la cual anteriormente fue activada la suscripción y oprimir en la opción “Darse de baja”. No obstante, se seguirán recibiendo notificaciones. Adicionalmente, no se recomienda activar las suscripciones desde una carpeta principal porque se podrían recibir gran cantidad de notificaciones dependiendo de toda la información que se almacene en todas las subcarpetas que se encuentren por debajo. Por lo tanto, es recomendable activar las suscripciones sobre una subcarpeta especifica de la cual tengamos un interés particular de controlar la información que sea cargada.



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5.1.1 CREACIÓN DE SUBCARPETAS

Para crear subcarpetas, se ingresa al menú añadir y se selecciona “Subcarpeta”.

A continuación, el sistema mostrará un formulario en el que se debe digitar:

• Nombre de la Carpeta (Obligatorio)

• Descripción de la carpeta (Descripción opcional de la carpeta actual)

• Permisos de visualización: o Miembros del Sitio Web (Es decir, concede acceso al resto de usuarios

que pertenecen al proyecto actual). o Guest (A nivel público, en caso de que se quiera compartir un Link de

algún documento que se encuentre adentro y quiera ser enviado a personas externas para que lo puedan visualizar).

o Propietario (Solo el creador de la carpeta).

• Más opciones. (Permite controlar permisos adicionales a los roles descritos anteriormente).



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5.1.2 AÑADIR DOCUMENTO BÁSICO

Para añadir un Documento básico, se ingresa al menú añadir y se selecciona “Documento básico”.

Una vez seleccionada esta opción, el sistema abrirá un formulario que debe ser diligenciado de la siguiente manera:

• Archivo (Se debe seleccionar el archivo a subir)

• Título (Opcional – Si se desea subir el archivo con un nombre distinto al del archivo adjunto)

• Descripción. (Una descripción opcional del archivo).

• Clasificación. (No requerido - Se pueden agregar etiquetas al archivo, para que a futuro pueda ser relacionado de manera rápida en las búsquedas).

• Permisos de visualización: o Miembros del Sitio Web (Conceder acceso al resto de usuarios que

pertenecen al proyecto actual). o Guest (A nivel público, en caso de que se quiera compartir un Link de

algún documento que se encuentre adentro y quiera ser enviado a personas externas para que lo puedan visualizar).

o Propietario (Solo el creador de la carpeta).

• Más opciones. (Permite controlar permisos adicionales a los roles descritos anteriormente).



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5.1.3 AÑADIR MÚLTIPLES DOCUMENTOS.

Para añadir Múltiples documentos, de forma masiva, se ingresa al menú añadir y se selecciona “Múltiples documentos”.

Una vez se seleccione esta opción, el sistema nos mostrará la siguiente ventana que permite arrastrar los archivos o seleccionarlos a través de un botón.



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Una vez hayan sido seleccionados, el sistema listará los archivos cargados y permite agregar una descripción general a todos los archivos seleccionados como también definir etiquetas (no requerido) y controlar los permisos de los mismos, previamente a su almacenamiento final.

5.1.4 GESTIONAR DOCUMENTOS.

En la parte derecha de cada documento, se ubica un botón que permite desplegar múltiples opciones a realizar sobre un documento:



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o Descargar: Descarga el archivo en nuestro computador o teléfono. o Editar: Desplegará un formulario exacto al de “Cargue de documento

básico”, pero aquel archivo que se cargue corresponderá a una nueva versión del documento actual. (Esta función es útil cuando se requiere modificar un documento, pero a la vez es pertinente mantener la versión original del mismo, o múltiples versiones en las que el documento haya sido sometido a cambios.

o Mover: Esta función permite mover el archivo actual a otra carpeta del gestor documental. (Ejemplo: Cuando el documento quedó en una ruta errónea y se requiere trasladar).

o Descargar (2): Pese a tener un nombre ambiguo y similar a la primera función nombrada, hace referencia a generar un bloqueo sobre el documento para que no pueda ser alterado por ningún otro usuario.

o Permisos: Permite configurar los permisos de acceso, edición y/o eliminación del mismo.

o Enviar a la papelera: Elimina el documento, pero se mantiene internamente en el sistema por 30 días. (Para cuando se necesite recuperar un documento que fue enviado a la papelera, por favor enviar un correo a [email protected], antes del tiempo mencionado).

5.1.5 GESTIONAR SUBCARPETAS

En la parte derecha de cada subcarpeta, se ubica un botón que permite desplegar múltiples opciones a realizar sobre una subcarpeta:

mailto:[email protected]



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o Editar: Se desplegará un formulario que permite editar el nombre,

descripción y permisos básicos de la carpeta. o Mover: Esta función permite mover la subcarpeta actual dentro de otra

carpeta del gestor documental o Permisos: Permite configurar los permisos de acceso, edición y/o

eliminación de la misma. o Enviar a la papelera: Elimina la carpeta actual y todo su contenido

interno. Se mantiene en papelera por 30 días. (Para cuando se necesite recuperar esta carpeta o alguna subcarpeta, por favor enviar un correo a [email protected], antes del tiempo mencionado).

o Acceder desde el escritorio: Esta función hace referencia a la funcionalidad WebDav, la cual será explicada en la siguiente sección.

5.2 GESTOR DOCUMENTAL: WEBDAV:

La alternativa de hacer uso del gestor documental a través del navegador Web es mediante el uso de la funcionalidad “Acceder desde el escritorio”. Lo anterior es posible gracias a la funcionalidad de WebDav que dispone Cronos. Esta funcionalidad permite crear unidades de red en nuestro equipo local, y trabajar directamente sobre un entorno tipo Windows. La configuración de unidades de red a través de WebDav permiten al usuario interactuar con archivos y carpetas de Cronos desde nuestro equipo local, haciendo transparente las peticiones de carga y descarga de información desde y hacia la nube. Los pasos para configurar esta funcionalidad son:

5.2.1 OBTENER LINK DE ACCESO

El primer paso es establecer la carpeta padre con la que vamos a gestionar información de forma constante. Lo anterior, debido a que WebDav de Cronos puede ser configurado desde cualquier carpeta sin que necesariamente se tenga que importar toda la estructura de carpetas definida en la estructura de SGS-SIGA-ETSA. En el siguiente ejemplo, se va a suponer que el usuario actual necesita estar trabajando únicamente con la información relacionada a actas. Por lo tanto, el usuario debe seleccionar las opciones de la carpeta principal de “ACTAS” y oprimir sobre la opción “Acceder desde el escritorio”.

mailto:[email protected]



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A continuación, el sistema nos arrojará un link que debemos copiar puesto que este corresponde al Link de acceso necesario para configurar nuestra unidad de red en el equipo.

Nota: En el caso de que el usuario si quiera implementar toda la estructura de carpetas y no una en específico, se debe dirigir a la ruta inicial del Gestor documental y sobre el panel de la parte izquierda oprimir “Acceder desde el escritorio”, opción ubicada sobre el menú de “Inicio”. (Ver imagen).



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5.2.2 CONFIGURAR UNIDAD DE RED:

Para realizar la configuración de red, en nuestro computador Windows, debemos dirigirnos a “Equipo” y sobre la pestaña de Red en la parte izquierda oprimir sobre la opción “Crear unidad de red”

Posteriormente, se nos abrirá una ventana donde se debe escoger la Letra de unidad de Red (es a preferencia del usuario) y en el campo de “Carpeta”, pegamos el link que generamos durante el numeral anterior. (Preferiblemente, dejar chequeada la opción “Reconectar al iniciar sesión”, para que cada vez que se inicie sesión en Windows, la unidad de red vuelva a establecer conexión.



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Nota: Si se está usando una versión de Windows distinta a la actual, no se presenta una variación irreconocible en la realización de los pasos. De igual manera, las imágenes representan la configuración en inglés, pero la descripción de los pasos está elaborada en español. Una vez se haya finalizado la configuración de la unidad de red, inmediatamente se nos abrirá una ventana que nos pedirá nuestras credenciales de acceso a Cronos. (No confundir con credenciales de usuario de Windows). Adicionalmente, dejamos activa la opción de “Recordar mis credenciales” para que no tengamos que estar ingresando sesión constantemente cada vez que trabajemos sobre esta unidad de red o cuando ésta pierda la conexión.

Al ingresar nuestro usuario y contraseña de Cronos de forma correcta, se abrirá una ventana con la unidad de Red ya configurada y como se puede apreciar en la siguiente imagen, pese a que estamos trabajando sobre un entorno de carpetas tipo Windows, implícitamente, estamos trabajando directamente en internet sobre las carpetas de Cronos. (Ver imagen abajo).



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Al devolvernos a “Equipo”, tenemos la unidad configurada, como si se tratara de un Disco local.

Una vez realizada esta configuración ya podremos copiar y pegar documentos o carpetas completas de un lado al otro como si se estuviera trabajando sobre cualquier otra carpeta de Windows. s

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