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MANUAL DE
USUARIO
FINAL
Proceso 322_TBBP_FPF_CuadreDeCaja
Proceso 323_TBBP_FPF_ArqueoDeCaja
Manual paso a paso para realizar proceso de generación del informe
Cuadre de Caja (Resumido y Detallado) en la AX 2012.
THE BIG BANG PROJECT 2014
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CONTROL DE VERSIONES
Fecha Versión Observación Autor
24/10/2014 1.0 Manual de usuario final Bibiana Mendoza
13/05/2015 2.0 Afinación del manual de acuerdo al
proceso de Altipal S.A. Viviana Varilla
APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
Elaboró Revisó y Aprobó
The Big Bang Project
Revisó y Aprobó
Compañia
___________________
Bibiana Mendoza
Key User Financiero de Altipal
___________________
Nancy Mira
Lider de proyecto
Altipal S.A
____________________
Alba Yaneth Rodríguez
Gerente Financiero
Altipal S.A
HISTORIAL DE VERSIONES Y APROBACIÓN
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TABLA DE CONTENIDO
Contenido
1. INTRODUCCIÓN ............................................................................ 4
1.1 Introducción .............................................................................. 4
1.2 Propósito ................................................................................... 4
1.3 Alcance ...................................................................................... 4
1.4 Personal Involucrado en el Diseño del Proceso ......................... 4
2. ASPECTOS RELEVANTES ............................................................... 5
2.1 Roles Involucrados en el Proceso .............................................. 5
2.2 Restricciones ............................................................................. 5
2.3 Dependencias ............................................................................ 5
3. FLUJO DEL PROCESO .................................................................... 6
3.1 Flujo del Proceso ....................................................................... 6
4. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA ......................... 8
4.1 Paso a paso para la generación del Informe Cuadre de Caja en
la plataforma AX2012. ....................................................................... 8
Paso 1. Ingresar al módulo de Gestión de Efectivo y Bancos en AX 2012 ... 8
Paso 2. Seleccionar Extracto de cuadre de caja ...................................... 8
Paso 3. Ingresar al Extracto Cuadre de Caja .......................................... 9
Paso 4. Generación del Informe ......................................................... 10
5. GUIA RAPIDA DE USUARIO ........................................................ 13
5.1 Guía Rápida para la generación del Cuadre de Caja ................. 13
6. GLOSARIO DE TERMINOS ........................................................... 13
6.1 Glosario de Términos ............................................................... 13
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1. INTRODUCCIÓN
1.1 Introducción
Este manual contiene el proceso para llevar a cabo la generación del informe
Cuadra de Caja desde la plataforma AX 2012.
1.2 Propósito
El presente manual tiene como propósito describir paso a paso la forma correcta
de generar el informe Cuadre de Caja desde la plataforma AX 2012.
1.3 Alcance
El manual contiene la información para realizar el proceso de generación del
informe de Cuadre de Caja desde la plataforma AX2012 por la Caja General.
1.4 Personal Involucrado en el Diseño del Proceso
Nombres-Correos
Electrónicos
1. Alba Yaneth Rodríguez
2. Esperanza Vega ([email protected])
3. Donald Caicedo ([email protected])
4. Bibiana Mendoza ([email protected])
Roles
1. Gerente Financiero
2. Cajero
3. Director Administrativo Nacional
4. Usuario experto área financiera equipo The Big Bang
Project
Responsabilidades Implementación proceso tesorería en la plataforma AX 2012
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2. ASPECTOS RELEVANTES
2.1 Roles Involucrados en el Proceso
Rol Jefe Inmediato Rol
Auxiliar de Caja Cajero
Cajero Director Administrativo Nacional
Director Administrativo Nacional Gerente Financiero
Gerente Financiero Gerente General
2.2 Restricciones
Ítem Descripción
R001
El informe Cuadre de Caja debe ejecutarse cuando no se estén
registrando transacciones que afecten el cuadre del día que se está
analizando
2.3 Dependencias
Ítem Descripción
D001
La Cajera debe haber registrado los ingresos y egresos del día, además
los asesores comerciales deben haber registrado todos los recibos de caja
del día.
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3. FLUJO DEL PROCESO
3.1 Flujo del Proceso
FLUJO DE PROCESO PROPUESTO
322_CUADRE DE CAJA
(Subproceso de Financiera)
16 de Enero 2014
THEBIGBANGPROJECT-FPF-322
Recibir Reporte diario de
cobros con sus
respectivos anexos
Cajero Soportes
318_RECAUDO PREVENTA
Verificar y validar la
información en el sistema
con Reporte Cobro
usuarios resumidos Vs los
físicos
CajeroAX 2012-
Documentos
¿La Información
es correcta?
Separar Cheques
posfechados, cheques al
día y consignaciones
Cajero (a) Cheques
SI
Verificar con reporte de
cobro usuarios detallado
Cajero (a) AX 2012
Crear, corregir o anular
los Recibos de Caja de
acuerdo al error
encontrado
Cajero AX 2012
Hacer la ruta de Bancos y
realizar las
consignaciones
generadas
Mensajero Documento
320_RECAUDO GUIAS CEDI
Recepcionar las Guías de
Legalización con sus
respectivos anexos y
efectivo
Auxiliar de Caja Soportes
Recepcionar las facturas
con sus respectivos
anexos
Facturador Soporte
321_RECAUDO DE AUTOVENTA
NO
Generar informes:
- Extracto Bancario
- Saldo Inicial Cheques
- Cheques Canceldos
- Cheques Postfechados
- Anulación Consignaciones
- Consignación Cheques Pagados
Cajero AX 2012
Elaborar consignaciones
de cheque al día y/o
efectivo
Cajero
¿Corresponde a
Cheque?
Generar e Imprimir
reporte de “Cheques para
enviar al Banco”
Cajero AX 2012
SI
NO
¿Hay cheques
devueltos?
Entregar cheques
devueltos al Cajero
Mensajero Documento
SI
Registrar la cancelación
de los cheques en el
sistema
Cajero AX 2012
Imprimir reporte Cheques
cancelados y entregar a
cartera junto con los cheques
físicos
CajeroInformes AX
2012
309_GESTIÓN DE COBRANZA
Generar Reporte Consignación
Recibos de Caja y Cheques
Liquidados por Banco para
validación de transmisión de
consignaciones Vs Físico
CajeroInformes AX
2012
NO
¿Existen
consignaciones
pendientes de
registrar en el
sistema?
SI
Ingresar consignaciones
al sistema
Cajero AX 2012
¿Existen ingresos
diferentes a los de
cartera y/o otros
egresos?
NO
Crear, Registrar e
Imprimir otros Ingresos y
Otros Egresos
Cajero AX 2012
SI
NO
Diligenciar y Realizar
Cuadre de Caja
CajeroFormato
Excel
Subir Cuadre de Caja a
Documentar
Cajero Documentar
327_CONCILIACIÓN BANCARIA
© Propiedad Intelectual ALTIPALS.A. Todos los derechos reservados 2013 by IT Altipal S.A – The Big Bang Project
Prohibida su reproducción total o parcial sin el conocimiento expreso de ALTIPAL S.A
323_ARQUEO DE CAJA
358_MANEJO DE POLIZAS
352_IMPUESTOS
332_CAJA MENOR
217_VENTA CONSIGNACIÓN
EVENTO
218_VENTA CONSIGNACIÓN
CLIENTE
310_RECAUDO CLIENTE CANAL
MODERNO
311_RECAUDO CARTERA OFICINA
343_RECUPERACIÓN RENTABILIDAD
344_RECUPERACIÓN NC
345_RECUPERACIÓN DE GASTOS
346_RECUPERACIÓN AJUSTES DE INVENTARIO
347_OTROS INGRESOS
325_TRASLADO ENTRE BANCOS
326_VALIDACIÓN ARCHIVOS
MULTICASH
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FLUJO PROCESO PROPUESTO
323_ARQUEO DE CAJA
(Subproceso de Financiera)
15 de Enero de 2014
THEBIGBANGPROJECT-FPF-323
Generar extracto bancario
de la caja general e
informes de cheques
pagados, contabilizados y
cancelados
Coordinador
AdministrativoAX 2012
322_CUADRE DE CAJA
Imprimir reportes anexos
del cuadre de caja del
dia que se esta
realizando el arqueo
Coordinador
AdministrativoAX 2012
Realizar conteo de los
recursos disponibles
que se encuentren en
Caja al momento del
arqueo.
Coordinador
Administrativo
Titulos
Valores
Ingresar la información
de conteo al formato de
Arqueo de Caja
Coordinador
AdministrativoFormato
Arqueo de Caja
Verificar que el informe de
cheques posfechados y el
de Consignación por Banco
por Cuenta corresponda a
los físicos e ingresarlo al
formato
Coordinador
AdministrativoFormato
Arqueo de Caja
NO
SI
SI
NO
Ingresar los saldos
generados en los
informes en el arqueo de
caja
Coordinador
AdministrativoFormato
Arqueo de Caja
¿Hay
documentos
pendientes de
legalizar?
Ingresar al formato Arqueo
de Caja los cobros
pendientes por entregar
Coordinador
AdministrativoFormato
Arqueo de Caja
¿Existe diferencia
en el arqueo?
Efectuar Recibo de Caja
o Egreso a nombre del
Responsable según
corresponda
Coordinador
AdministrativoLogicom
Diligenciar campos
faltantes en el Formato
Arqueo de Caja,
Determinar diferencia y
hacer Firmar del Cajero
Coordinador
AdministrativoFormato
Arqueo de Caja
Archivar en Documentar el
Arqueo de Caja
Coordinador
AdministrativoDocumentar
FIN
© Propiedad Intelectual ALTIPALS.A. Todos los derechos reservados 2013 by IT Altipal S.A – The Big Bang Project
Prohibida su reproducción total o parcial sin el conocimiento expreso de ALTIPAL S.A
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4. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA
4.1 Paso a paso para la generación del Informe Cuadre de Caja en
la plataforma AX2012.
A continuación se relaciona el paso a paso para generar el informe Cuadre de
Caja desde el sistema AX2012. Todos los menús, pestañas, fichas, botones y
campos que no se describen en este documento para los procesos que contempla
el manual son funciones que posee AX 2012 en su versión estándar pero no
serán utilizados en la versión final de AX 2012 para Altipal S.A.
Paso 1. Ingresar al módulo de Gestión de Efectivo y Bancos en AX 2012
Para ingresar en AX 2012 al de Gestión de Efectivo y Bancos siga la Ruta
ALT/Gestión de efectivo y bancos/Informes/Transacciones
Paso 2. Seleccionar Extracto de cuadre de caja
Dentro de las transacciones existen dos tipos de cuadres:
Extracto cuadre de caja resumido
Extracto cuadre de caja detallado
Seleccione el que considere necesario para realizar el cuadre de caja
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Paso 3. Ingresar al Extracto Cuadre de Caja
Al seleccionar cualquiera de los dos informes antes mencionados debe diligenciar
los siguientes datos
Sitio: Se deben seleccionar el o los sitios al que pertenece la Caja General.
Si son varios sitios se debe separar por comas (,)
Apertura: Corresponde la fecha de inicio para la generación del Cuadre de
Caja
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Cierre: Corresponde a la fecha de cierre para la generación del Cuadre de
Caja
De clic en el botón Aceptar
Paso 4. Generación del Informe
Al dar clic en el botón Acepar, se genera el siguiente informe:
Extracto cuadre de caja resumido
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Extracto cuadre de caja detallado
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Imprima o guarde el informe y posteriormente cierre el informe.
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5. GUIA RAPIDA DE USUARIO
5.1 Guía Rápida para la generación del Cuadre de Caja
1. Ingresar a la ruta Ruta ALT/Gestión de efectivo y
bancos/Informes/Transacciones
2. Seleccionar informe Extracto cuadre de caja resumido o Extracto cuadre
de caja detallado
3. Seleccione el sitio
4. Seleccione fecha de apertura
5. Seleccione fecha de cierre
6. De clic en Aceptar
7. Imprima o guarde el informe
8. Cierre el informe
6. GLOSARIO DE TERMINOS
6.1 Glosario de Términos
Término Concepto
Cuadre de
Caja
Informe que muestra las transacciones realizadas por una Caja
General en una fecha establecida. Muestra los saldos de apertura,
ingresos, egresos y saldos finales.
