Manual de Usuario de la Vertical educativadocs.intelisis.com/.../ManualdeUsuarioV4500e2.0.pdfManual de Usuario de la Vertical Educativa. Derechos Reservados 2 Asignación de Horarios

Manual de Usuario de la Vertical Educativa

Versión: 4500 e2.0

Documentado por: Psaumis Escobedo

Fecha: Abril 2015

Manual de Usuario de la Vertical Educativa. Derechos Reservados 1

Índice

Asignación de Horarios ________________________________________________ 2

Becas ______________________________________________________________ 18

Acreditaciones_______________________________________________________ 26

Admisión ___________________________________________________________ 37

Ingreso a la Escuela ___________________________________________________ 42

Registro de Materias __________________________________________________ 58

Evaluación Continua __________________________________________________ 64

Intercambios ________________________________________________________ 84

Servicio Social _______________________________________________________ 86

Tesis y Examen Profesional ____________________________________________ 97

Bajas y Cambios ____________________________________________________ 102

Movimientos Express ________________________________________________ 106

Apoyo Adicional ____________________________________________________ 108

Graduación ________________________________________________________ 119

Alumnos ___________________________________________________________ 125

Configuración de Niveles, Programas, SubProgramas, Materias y Planes de Estudio

__________________________________________________________________ 133

Cuotas ____________________________________________________________ 146

Ciclos Escolares _____________________________________________________ 154


Asignación de Horarios

El módulo de Control Escolar nos permite generar horarios para distintos grupos y

ciclos escolares, sin embargo, la asignación no se realiza directo en el módulo de

control escolar, se realiza a través del menú Cuentas/Asignación de Horarios. 1


En esta pantalla debemos elegir el ciclo escolar al que pertenecerá el horario que

estamos generando (será necesario hacer horarios en cada nuevo ciclo escolar),

al hacerlo la pantalla nos mostrará automáticamente las fechas de inicio y termino

del ciclo escolar, estos datos son de suma importancia ya que el sistema realiza

validaciones de ocupación de espacios y profesores basándose en estas fechas.

Será necesario elegir el plantel al que pertenecerá el horario.

También debemos elegir de que materia será el horario que estaremos creando

y cuál es el grupo que deseamos generar. Al escoger la materia el sistema

nos llenará de forma automática el horario sugerido (en caso de existir), mismo

que será leído del catálogo de materias, sin embargo, no será forzoso programar la

materia en ese horario, es una simple sugerencia.

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Debemos escoger el turno en que se programará nuestra clase, de esta forma

el sistema nos mostrará únicamente los días y horarios que corresponden al turno

seleccionado al momento de crear la asignación. También toma en cuenta los

descansos asignados al turno, sin embargo, sí es posible programar una materia

durante los descansos, el sistema sólo enviará una advertencia avisando que

queremos programar un grupo durante los descansos, preguntándonos si estamos

seguros.

Debemos colocar un espacio predeterminado, este espacio será tomado como

referencia al colocar los días y horas en que una materia será impartida, de cualquier

forma podremos cambiarlo y asignar de acuerdo a nuestras necesidades en cada

uno de los días que la materia vaya a ser impartida, además la captura del espacio

nos ayuda mostrándonos únicamente los días y horarios en que el espacio está

disponible dentro del turno seleccionado para facilitarnos la creación de la

asignación.

Será necesario elegir la capacidad que tendrá el grupo, esta capacidad estará

limitada por la capacidad del espacio, misma que definimos en el catálogo de

espacios, en caso de querer hacer grupos de mayor capacidad a la soportada con el

espacio, el sistema no nos lo permitirá.

El personal predeterminado será tomado como el maestro que dará cada hora de

clase de este grupo materia, a menos que, decidamos elegir más adelante a

maestros diferentes de acuerdo con los días y horarios definidos en la asignación,

también nos sirve de filtro mostrando únicamente los horarios en que el maestro

no está ocupado.

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Contamos con un check “Personal no asignado”, que nos permite generar un

horario de clases si haber definido al maestro que lo impartirá, esto se debe a que

probablemente en este momento no tenemos un maestro contratado para impartir

este grupo, sin embargo, necesitamos la asignación para poder inscribir a nuestros

estudiantes, es importante recalcar que podemos inscribir a los alumnos a los

grupos sin profesor, pero no será posible calificar ningún concepto de asignaciones

sin profesor, por lo que al tener prendido este check debemos regresar a colocar al

maestro que impartirá esta asignación antes de comenzar a calificar conceptos de

la misma.

Al terminar de llenar esta pantalla comenzaremos a capturar la información

particular de la asignación a través de los botones de la barra de herramientas.

Primero debemos dar de alta a los programas y planes de estudio que

tendrán acceso a esta asignación.

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En la lista de opciones solo aparecerán aquellos programas que cuentan con esta

materia dentro de su catálogos de materias, el sistema también validará que

elijamos programas en los que la duración establecida de la materia sea la misma,

por ejemplo si tengo la materia matemáticas establecida para el programa 1ero de

secundaria diciendo que dicha materia tendrá una duración de 4 periodos de

evaluación y la tengo de igual forma definida para el programa 1ero de Preparatoria

con una duración de 6 períodos, no será posible generar una asignación para esos

dos programas ya que los estudiantes de preparatoria estaría perdiendo 2 periodos

de clase o los de secundaria estarían cursando dos periodos de clase de más. El

mismo caso aplica para las horas teóricas y prácticas de la materia. Además, será

necesario que la configuración de todos los programas que se coloquen en la

asignación tengan prendida su configuración de múltiples programas en

asignación de horarios, de lo contrario, únicamente podremos hacer

asignaciones para un solo programa.

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Una vez seleccionados los programas, el sistema llenará la información de formas

de evaluación parcial y final de la materia, basándose en la información

capturada en el catálogo de materias y en el número de períodos que durará la

materia en total dentro de esa asignación. Estos datos son modificables y para ellos

el sistema valida que dentro de cada periodo de evaluación, la suma porcentual de

sus conceptos sume el 100%, por ejemplo, en el período 1 evaluaremos las tareas

como el 30% del valor total de la calificación, las actividades en clase como el 20%

de la nota y un examen práctico como el 50% restante, eso nos da la suma del 100%

de la evaluación del primer periodo, en el segundo período podemos decidir que

el 20% de la calificación equivaldrá a las tareas, el 30% a la participación en clase y

el 50% restante a un examen teórico, lo importante es que cada periodo debe

sumar el 100% de su calificación y que no es necesario colocar que tendremos una

tarea 1 con el 10%, una tarea 2 con el 10% y una tarea 3 con el 10%, basta con definir

que las tareas valen el 30% y capturar 3 movimientos de calificación bajo en

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concepto tarea para que el sistema reparta equitativamente el promedio de las 3

tareas como el 30% de la calificación final. La calificación final puede constar de una

repartición equitativa de las calificaciones de cada periodo y de conceptos

adicionales en caso de ser necesario, por ejemplo el 80% de la calificación final es

el promedio de los periodos y el 20% restante es un examen final de la materia.

El sistema no cuenta con la posibilidad de exentar materias de forma automática

acorde con una calificación y un cierre parcial, algo como: los alumnos que saquen

9 de calificación no deberán hacer un examen final, este tipo de cálculos los deberá

hacer el personal de la escuela manualmente.

Una vez definida la forma en que se calificará la materia, debemos crear los horarios

como tal, en esta opción la pantalla de carga horaria nos muestra ciertos datos,

el día, a qué hora inicia la clase ese día, a qué hora termina, si la materia en

ese horario será teórica o práctica y en qué espacio en particular se impartirá

esa hora de clase. Como información adicional podemos ver sugerencias de

escenarios para impartir las clases, en caso de que en el catálogo de materias

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hayamos establecido que nuestra materia requiere de algún espacio en particular

para impartir su sección teórica o su sección práctica, además podremos ver cuál es

la configuración solicitada para la impartición de esta materia en cuanto a

distribución de horas teórico/prácticas consecutivas para cada programa dado de

alta en la asignación, y cuantas horas teóricas y prácticas debemos establecer

en total dentro de nuestra asignación, además podemos colocar a un maestro

distinto para cada línea de horarios definida.

Para facilitar la selección de horarios estaremos apoyados por los filtros que

muestran únicamente los horarios del turno seleccionado, quitando los horarios en

que el espacio (si tenemos un espacio seleccionado) está ocupado y quitando los

horarios en que el personal (si tenemos personal seleccionado) está ocupado.

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Para seleccionar al maestro recibiremos también una sugerencia de que

maestros pueden impartir esta materia y quienes no y tendremos la posibilidad de

seleccionar a varios maestros ya sea titulares o auxiliares del grupo.

En caso de que nuestra configuración diga que todos los programas de la

asignación permiten múltiples profesores titulares, podremos elegir a más de un

maestro como titular del grupo.

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Podemos seleccionar también alguna asignación de horario previamente creada en

la que queramos que se generen movimientos de calificación, asistencias, ajustes

de calificación, ajustes de asistencias, cierres de periodos o extraordinarios

replicados de forma automática. Esto significa que al calificar el concepto

examen de esta materia, el sistema hará un movimiento de calificación de examen

idéntico para otra materia de forma automática.

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Podemos copiar asignaciones de un ciclo viejo a uno nuevo y modificarlas en

caso de ser necesario, esto evita capturar las asignaciones desde cero cada ciclo

escolar.

Una vez cargados todos los datos podemos afectar nuestro movimiento, esta

operación validará que no tengamos ningún problema dentro de nuestra

asignación:

El/Los espacio/s no esté/n ocupado/s en ninguna de las clases del ciclo por alguna

otra actividad.

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El/Los docente/s no tenga alguna otra clase a la misma hora

La suma de los porcentajes de cada período suman el 100%

La suma de la calificación final de la materia es el 100%

El/Los docente/s tiene/n disponibilidad de horario para dar esa materia (definido

dentro del catálogo de personal)

El/Los docente/s pude/n impartir esa materia (definido dentro del catálogo de

personal)

No existe ninguna situación definida para asignaciones por la que no hayamos

pasado.

Las horas definidas de teoría para la materia corresponden con las definidas en los

planes de estudio

La horas de practica definidas para la materia corresponden con las definidas en los

planes de estudio

La configuración de horas teórico/practicas creadas para la materia corresponden

con la configuración definida (por número de horas teóricas o practicas continuas)

Las asignaciones de réplica de calificaciones son iguales en conceptos y porcentajes

que el movimiento que estoy generando

Si cumple con todo, nos generará de manera automática un movimiento de tipo

asignación en el módulo control escolar y a partir de ese momento podremos

inscribir a nuestros estudiantes al grupo.

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También contamos con una herramienta que genera grupos de forma automática

a fin de que no se nos olvide abrir algún grupo, los genera sin información particular

como horarios, maestros o espacios, pero nos deja el grupo listo para crear

únicamente los detalles particulares.

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Podemos desafectar el movimiento de asignación en cualquier momento que

queramos a través del botón desafectar

Este botón únicamente estará activo para los usuarios que tengan el permiso

“Desafectar asignación”, y podemos modificar los datos de la asignación,

debemos tomar en cuenta que si modificamos algún concepto de evaluación ya

calificado, el sistema simplemente ignorará las calificaciones del concepto

eliminado al calcular el cierre periodo y nosotros deberemos volver a cargar

calificaciones para el nuevo concepto, además de que si modificamos algún

porcentaje de evaluación de un periodo ya cerrado, el sistema no recalculará en

automático las notas de los alumnos, tendremos que ir a cancelar el cierre periodo

generado y volverlo a generar.

El sistema nos permitirá cancelar movimientos de asignación desafectados

únicamente en caso de que no tengamos a ningún alumno inscrito en el, en caso

de querer cancelar un movimiento que tiene alumnos inscritos, debemos sacar a

los alumnos del grupo y posteriormente cancelarlo, para sacarlos del grupo

tenemos tres opciones: cancelar el registro de materias y generarlo sin esa materia,

dar de baja la materia al alumno o cambiarle la materia por otra.

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El sistema cuenta con un reporte que nos deja imprimir las asignaciones de un

Plantel/Ciclo Escolar/Nivel Académico/Programa/SubPrograma/Plan de

Estudios/Grupo/Turno/Tipo de Materia.

También contamos con un reporte que nos permite imprimir el horario de nuestros

profesores.

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Por último contamos con un explorador para analizar la oferta académica de

manera dinámica.

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Becas

La asignación de becas puede iniciar desde una solicitud de beca de parte de

un estudiante, esto nos permite que algunos empleados tengan privilegios dentro

del sistema para cargar solicitudes de beca y solo algunos otros tengan los

privilegios de autorizar la aplicación de esas becas. Aunque, es posible brincarse el

proceso de solicitud de beca y hacer un movimiento de beca directamente en caso

de que nuestra escuela no maneje solicitudes de beca.

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Si hacemos una solicitud de beca tenemos dos posibilidades, aceptar o

rechazar la beca y una vez aplicada una beca tenemos la posibilidad de

quitársela al alumno con un movimiento de Beca Baja.

Contamos con una pantalla para dar de alta las becas de nuestro sistema

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Las becas se crean por ciclo escolar y cuentan con las siguientes

características:

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Un porcentaje de descuento

Un número máximo de becas de este tipo para asignar en un Ciclo Escolar

El promedio mínimo requerido para ser merecedor de esta beca

El número mínimo de materias requeridas para poder adquirir esta beca

En caso de que nuestra escuela maneje créditos, el número mínimo de créditos

requeridos para poder ser merecedor de la beca

El número de materias reprobadas permisibles para tenerla, mismas que

pueden ser de tipo acumuladas o en el ciclo anterior (únicamente uno de los dos

tipos, no ambos a la vez)

Si la beca será únicamente un descuento aplicado o si haremos una factura a cierto

cliente por los montos de la beca.

El artículo de nuestro catálogo que aparecerá en las facturas para descontar los

montos de las becas.

El Cliente a quien se le facturará la beca (Cada tipo de beca se le facturará a un solo

cliente).

El movimiento en ventas que hará nuestra beca facturable (Cada tipo de beca

generará sólo un tipo de movimiento).

En concepto de ventas de la factura de la beca, únicamente en el caso de que la

beca sea facturable

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Las validaciones pueden usarse o no, por ejemplo no es necesario capturar el

promedio mínimo para hacerse acreedor de una beca si nuestro colegio no lo

maneja, es posible dejarlo en blanco.

Las formas de aplicación de una beca, que pueden ser:

Aplica para nuevo ingreso, en caso de que queramos que alumnos nuevos en

nuestro colegio tengan derecho a obtener esta beca.

Si Cubre todo, o solo algunos conceptos de pago como son:

Admisión

Inscripción

Colegiatura

Servicio Social

Titulación

Examen Extraordinario

Cuotas Adicionales

Otros

Conceptos que se definirán al momento de crear cuotas para los diferentes planes

de estudios

Sí aplica sólo para familiares de empleados: misma que requerirá que el alumno

tenga a algún familiar trabajando en la escuela para poder ser acreedor de esta

beca.

Si aplica para todos los programas o sólo para algunos, en caso de aplicar solo

para algunos nos permitirá seleccionar para cuales programas aplica.

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Para relacionar a un alumno con un empleado deberá estar en la familia de un

contacto que tenga relacionado a alguien del personal.

Para ligar las cuotas con las becas debemos fijarnos en el rubro que le ponemos a

cada cuota y en que rubros cubre cada beca.

Al momento de querer aplicarle una beca a algún estudiante el sistema validará que

el estudiante cumpla con todas las características necesarias para poder ser

merecedor de esa beca, de no cumplirlas no nos permitirá asignarle la beca,

enviándonos un mensaje de error explicándonos el motivo del porque no puede

asignar la beca al estudiante.

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El sistema cuenta además con un control que define si el plan de estudios en que

se encuentra inscrito nuestro alumno permite que un mismo estudiante pueda

tener más de una beca aplicada al mismo tiempo o no y en caso de permitir

que tenga más de una beca, agrega una validación que no nos permite asignar

becas que sumadas excedan el 100% de descuento.

También contamos con la modalidad becas en cascada a nivel empresa,

mismas que aplican un descuento sobre descuento, por poner un ejemplo,

supongamos que la cuota que nuestros estudiantes pagan es de 2000 pesos de

inscripción, contamos con un estudiante que tiene una beca del 50% y una beca

del 30% aplicadas en cascada, el sistema primero hará un descuento del 50% de

esos 2000 pesos, dejando una cuota de 1000 pesos, y posteriormente aplicará en

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30% de su segunda beca a la cuota ya con el primer descuento, ósea a los 1000

pesos, eso dejara al estudiante una cuota final de 700 pesos después de sus dos

becas.

Contamos con dos reportes distintos para ver las becas de nuestro sistema, uno

simplemente nos da un listado de los alumnos que tienen aplicadas ciertas becas,

y podemos filtrarlo por: Plantel/Ciclo Escolar/Tipo de Beca/Rango de Fechas de

Aplicación. El otro nos permite ver las becas aplicadas y el promedio del alumno

que cuenta con dicha beca, pudiendo filtrar por: Plantel/Ciclo Escolar/Rango de

Fechas de Aplicación/Rango de Calificaciones/Calificación real o

redondeada/Calificación Final o de Periodo.

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Acreditaciones

Nuestro sistema cuenta con varias formas de acreditar materias sin cursarlas,

mismas que incluyen la posibilidad de seleccionar a través de un examen para que

niveles de la materia está preparado nuestro alumno, esto con la finalidad de evitar

que entre a grupos más avanzados que su conocimiento y entorpezca las clases de

sus compañeros.

La primera modalidad de acreditación con la que cuenta el sistema es a través de

un examen de acreditación, el objetivo de esta modalidad es brindarle a un

estudiante la posibilidad de aplicar un examen de conocimientos sobre ciertas

materias, mismo que coloca la o las materias como materias cursadas en caso de

que el alumno obtenga cierta nota en su examen, avalando que tiene

conocimientos necesarios para acreditarla sin cursarla.

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Esta modalidad funciona creando un examen de acreditación de tipo materias,

lo cual nos permitirá seleccionar la o las materias que pueden ser acreditadas con

este examen y la nota necesaria en el mismo para considerar que el alumno

cuenta con los conocimientos requeridos.

Una vez decididas las materias y notas que el examen nos permite acreditar,

debemos crear sesiones de aplicación del examen.

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Al crear sesiones debemos crearlas por ciclo escolar en que se aplicará, para

esto seleccionaremos la fecha inicial y final en que se aplicarán dichos

exámenes, así como la hora de la sesión inicial, el número de sesiones diarias,

la duración de cada sesión, el tiempo muerto que quiero tener entre cada

sesión, un espacio predeterminado donde se llevarán a cabo dichas

sesiones (podemos variar el espacio de cada sesión generada, pero el espacio

predeterminado nos facilitará la captura, ya que será considerado como el espacio

asignado inicialmente de cada sesión), la capacidad predeterminada de cada sesión

(podemos variar la capacidad de cada sesión, y deberá ir en función a la

capacidad del espacio) y el personal responsable predeterminado de que cada

sesión se lleve a cabo correctamente (podemos variar también al personal de

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cada sesión). Ya que contamos con estos datos debemos generar las sesiones de

examen, mismas que se generarán simplemente presionando un botón.

Podemos variar en este momento el espacio, la capacidad y al personal

responsable de cada sesión.

Posteriormente será necesario reservar el espacio destinado a cada una de las

sesiones de examen, esto con la finalidad de no llegar con alumnos de nuevo

ingreso a aplicar exámenes y encontrarnos que el salón en donde pretendemos

aplicar los exámenes se encuentra ocupado por alguna otra actividad y dar una

impresión de desorganización interna a alumnos y padres de familia. Contamos con

la posibilidad de desreservar los espacios, en caso de querer hacer algún cambio.

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Una vez reservados los espacios podremos inscribir a nuestros alumnos a diferentes

sesiones de examen y déjales claro el día, la hora, el lugar y la

persona con quien deben presentarse a hacer su examen, además el sistema valida

que nuestra sesión todavía tenga cupo para que no lleguen estudiantes de más a

aplicar el examen y al momento de la aplicación nos falten sillas, copias del examen,

lápices o demás objetos necesarios.

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Ya que los alumnos se presentan a aplicar sus exámenes, el sistema cuenta con una

herramienta que nos permite calificarlos en lote, de esta forma no tendremos

que ir examen por examen colocando una calificación, esta herramienta nos

permite seleccionar calificaciones en escala del cero al 10, por lo que es importante

configurar esta escala de calificaciones en los exámenes si queremos usar la

herramienta para realizar las evaluaciones.

Una vez calificados los exámenes el sistema en automático colocará las materias

que deban ser acreditadas por el estudiante de acuerdo a la calificación obtenida

en el examen.

Cada estudiante pude aplicar cuantos exámenes de acreditación distintos

queramos, sin embargo, no podrá aplicar dos veces el mismo examen.

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El sistema cuenta también con exámenes de acreditación de nivel, estos

exámenes funcionan igual que los exámenes de acreditación de materia y

únicamente presentan algunas diferencias básicas. En el caso de exámenes de nivel,

el alumno no acredita las materias en realidad, sino que desbloquea los niveles para

poder cursarlos regularmente, por ejemplo, tenemos un examen de acreditación

de niveles de inglés que cuenta con nivel básico, intermedio y avanzado. Al

momento de definir nuestro examen decidimos que requieres una nota de 7 para

el nivel básico, 8 para el nivel intermedio y 9 para el nivel avanzado y nuestro

estudiante obtiene una calificación de 8.3 en el examen de acreditación, esto hará

que el alumno puede inscribirse al grupo de inglés básico o al grupo de inglés

intermedio, según decida, sin embargo eliminará la posibilidad de inscribirse al

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grupo de inglés avanzado, ya que, no cuenta con el conocimiento suficiente para

afrontar dicho nivel, al momento en que el alumno acredite cualquier nivel de

inglés, la materia en su totalidad aparecerá como acreditada. En caso de querer que

el alumno curse los 3 niveles forzosamente, será necesario definir tres materias

independientes y hacer un examen de acreditación de materia y no un examen de

acreditación de nivel.

Los niveles que acredito el alumno a través de su examen os podemos consultar en

un botón del módulo de Control Escolar. 1


La segunda modalidad de acreditaciones sin cursar materias es la equivalencia

interna. Esta modalidad nos sirve para alumnos que se cambian de programas

dentro de nuestra escuela y queremos hacerles validas materias que cursaron en el

otro programa dentro del nuevo. Para ello seleccionaremos una materia que el

alumno haya cursado en su programa anterior, y la materia con la que la

haremos equivalente en su nuevo programa, el sistema nos traerá en

automático la calificación que nuestro alumno obtuvo al cursar la materia en el otro

programa.

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Contamos con un permiso de usuario que nos permitirá cambiar esa calificación

por una más alta o baja según nuestro criterio, esto para casos en los que la materia

origen es más complicada que la materia destino o viceversa.

La tercera y cuarta modalidad son muy semejantes y se conocen como Equivalencia

Externa y Revalidación.

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Nos sirven para que un alumno que viene de otra escuela pueda hacer equivalentes

sus estudios del mismo nivel en nuestra escuela, la diferencia entre ambas

modalidades únicamente radica en el nombre del proceso, esto es porque la

Equivalencia Externa se ocupa para revalidar estudios cursados en escuelas en

México y la Revalidación para escuelas en el Extranjero, dentro de esta modalidad

debemos capturar en el sistema la materia que queremos hacer equivalente, y

se nos pedirá la escuela de procedencia, el nombre de la materia en la otra

escuela y la calificación que le reconoceremos. De esta forma el sistema

coloca esa materia como acreditada por nuestro alumno.

La modalidad de revalidación, nos sirve también para cuando nuestro alumno se va

de intercambio a otra escuela, y quiere revalidar sus estudios cursados en el

extranjero en nuestra escuela.

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Admisión

Control Escolar cuenta con un sistema de exámenes de admisión que en esencia es

muy similar a los exámenes de acreditación. Para ello debemos definir un examen

de admisión con prácticamente los mismos datos que para el examen de

acreditación.

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Debemos capturar el Ciclo Escolar, Rango de fechas de la admisión (No

necesariamente debe ser igual al periodo de admisión de nuestro ciclo escolar, sin

embargo, el sistema nos sugiere esas fechas al elegir el ciclo), Hora de Inicio,

Número de sesiones por día, La duración entre las sesiones, El tiempo

muerto entre sesiones, el espacio predeterminado, el personal responsable

predeterminado, La capacidad predeterminada de la sesión que debe ir en

función a la capacidad del espacio, y adicional a eso también debemos elegir

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la calificación necesaria para aprobar en examen y los programas que deberán

aplicarlo.

Una vez decididas las características del examen, al igual que para los exámenes de

acreditación debemos generar las sesiones

De esta forma podremos reservar o des reservar los espacios en donde se

llevaran a cabo las mismas.

Nuestro sistema cuenta con la posibilidad de seleccionar que Planes de Estudio

deben aplicar un examen de admisión y cuáles no.

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Posteriormente podremos inscribir a los alumnos a los diferentes exámenes de

admisión (ojo el sistema no valida que inscribamos a los alumnos

únicamente a los exámenes de admisión que le corresponden a su plan de estudios,

ya que, el alumno podría estar indeciso entre un plan u otro y tomar la decisión de

aplicar ambos exámenes para ver cuál le llama más la atención).

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Una vez inscrito, el sistema nos brinda una opción para poder calificar los exámenes

de admisión en lote.

El sistema cuenta con dos reportes que nos permiten revisar que está pasando con

nuestra área de admisiones. Uno de ellos nos permite ver las sesiones de los

exámenes de admisión por Ciclo Escolar y por Tipo de Examen. El segundo nos

deja ver los exámenes por Ciclo Escolar/Nivel Académico/Programa/Sub

Programa/Plan de Estudios/Turno/Rango de Fechas.

Parece un poco obvio destacar que únicamente podremos inscribir a alumnos a

sesiones de exámenes tanto de admisión como de acreditación que no hayan

sucedido ya, sin embargo, podría ser importante dejarlo claro dentro de este

documento.

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Los alumnos podrán presentar el examen de admisión cuantas veces quieran

siempre y cuando no lo hayan acreditado ya.

Ingreso a la Escuela

Para ingresar a nuestros alumnos a cursar en nuestra escuela un nuevo ciclo escolar,

contamos con algunas características importantes, la primera de ellas nos habla

sobre si nuestra escuela requiere que un estudiante realice una solicitud de

admisión o no lo requiere, para ellos, contamos con un movimiento de Solicitud,

el cual, en ningún momento es obligatorio para el sistema y depende

únicamente de la escuela si quiere o no utilizarlo, el movimiento de solicitud nos

permite que algunos usuarios puedan dar de alta solicitudes pero no tengan la

facultad de aceptar a los alumnos hasta que pasen cierto filtro, por ejemplo, puede

darnos un control sobre qué alumnos acepta el coordinador de cierto programa

después de entrevistarlos y a quienes no, eliminando la posibilidad de que nuestro

equipo de mercadotécnica, con la finalidad de cumplir sus metas, inscriba en

nuestro colegio a estudiantes que no tienen la posibilidad ya sea económica

(ingresos familiares muy por debajo de nuestras cuotas) o de preparación (el nivel

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académico anterior al nuestro no concluido aún) para quedarse en nuestra escuela.

Esto apoya al colegio a no tener bajas tempranas de estudiantes, y por ende

perdidas económicas.

La solicitud de inscripción puede convertirse posteriormente en un examen de

admisión como un segundo filtro antes de recibir a un estudiante en el colegio, o

puede ir directamente a una inscripción.

Para inscribir a un alumno en nuestro colegio dentro de algún ciclo escolar,

contamos con dos movimientos, el primero de ellos se utiliza para inscribir

únicamente estudiantes de nuevo ingreso, el segundo se utiliza para reinscribir

estudiantes, ambos pueden realizarse sin la necesidad de pasar por una

solicitud.

La existencia de dos movimientos nos abre la posibilidad de cobrar distintas cuotas

a alumnos de nuevo ingreso que las que cobramos a los de reingreso, por ejemplo,

a los de nuevo ingreso les cobramos la cuota credencial forzosamente al inscribirse,

mientras que a los de reingreso no se las cobramos a menos de que vayan y soliciten

una nueva credencial.

Los movimientos de nuevo ingreso e inscripción nos piden ciertos datos

adicionales dependiendo de la configuración de las cuotas, estos datos se refieren

a:

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Numero de materias que pretende cursar: Esto se solicita cuando la

configuración de cobros está definida como por materia o por rango de materias,

ya que, en este punto el sistema no sabe cuántas materias va a inscribir en realidad

el alumno, por lo tanto, el sistema te solicita captures cuantas materias pretendes

inscribir para poder generar los cobros, esto únicamente se activa para los

movimientos que tengan configuradas cuotas.

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Además el número de materias que pretendemos cursar debe caer entre las

materias mínimas y las materias máximas definidas en el plan de estudios.

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Número de créditos que pretende cursar: Esto se solicita cuando la

configuración de cobros está definida como por créditos o por rango de créditos,

ya que, en este punto el sistema no sabe cuántos créditos va a inscribir en realidad

el alumno, por lo tanto te solicita captures cuantos créditos pretendes inscribir para

poder generar los cobros, esto únicamente se activa para los movimientos que

tengan configuradas cuotas.

Además el número de créditos que pretendemos cursar debe caer entre los créditos

mínimos y los créditos máximos definidos en el plan de estudios.

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Cuota de vigencia y fecha de inicio de la vigencia: Esto se solicita cuando

tenemos configuradas cuotas de tipo vigencia, el sistema nos pide definir cuál de

las cuotas es la que queremos cobrarle al alumno.

El sistema no recalcula las cuotas al momento en que el alumno realiza la

inscripción de sus materias, en caso de que el alumno quiera inscribir más materias

o créditos de los que dijo inicialmente, deberemos generar los cobros de las

materias o créditos adicionales desde el módulo de ventas, en caso de que quiera

inscribir materias o créditos de menos, deberemos generar manualmente las

devoluciones. Revisar el número de materias o créditos pagados antes de cargar

materias al alumno es responsabilidad de los empleados de la escuela.

Los movimientos de inscripción y nuevo ingreso nos permiten generar todas las

cuotas que queramos para cada uno, y nos dan la posibilidad de generar cuotas en

distintas monedas para que si queremos cobrar el monto de la inscripción en

dólares y la credencial en pesos, podamos hacerlo, además a través de las cuotas

de vigencia podríamos seleccionar para el alumno 1 una cuota, y para el alumno 2

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una cuota distinta, aunque la cuota que varía cada ciclo sólo puede ser una pues el

sistema únicamente nos permitirá seleccionar una cuota de vigencia.

Tenemos también la posibilidad de reservar un espacio en determinada fecha

y horario en caso de que queramos que nuestro alumno venga a inscribirse

un día en particular.

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Contamos con un reporte de inscripciones por Plantel/Ciclo Escolar/Nivel

Académico/Programa/Plan de Estudios/Sub Programa/Turno/Rango de

Fechas/Movimiento, que nos permitirá conocer el estatus de cada uno de los

programas de nuestra escuela así como cuantos alumnos se reinscribieron, cuantos

tenemos nuevos, cuantos están inscritos a actividades deportivas o culturales y

quienes concluyeron con sus actividades deportivas o culturales. 1


También contamos con un explorador que nos permite consultar datos de contacto

de nuestros alumnos inscritos.

El sistema cuenta también con algunos bloqueos para la inscripción de alumnos

como son:

No permitirnos inscribir a alumnos que no nos hayan entregado su documentación

completa, mismo que se valida a través de un check de documentación completa

1


en el catálogo de alumnos, este check puede prenderse aunque no tengamos

todos los documentos por si contamos con la necesidad de inscribir algún alumno

que por algún motivo justificado no haya podido traer sus papeles completos el

último día de inscripción, sin perder de vista que aún nos debe algún documento.

Esto funciona a nivel plan de estudios, ya que puedo decidir qué planes de

estudio requieren la documentación completa y cuáles no.

Adicional contamos con tres reportes para consultar esta información:

documentación de alumnos, documentación de familias y documentación

de contactos. En estos tres entes podemos distribuir la documentación

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2


completa del alumno, por ejemplo: un documento del alumno podría ser su

certificado de estudios del nivel anterior, ya que no importa si su hermano está

inscrito en nuestra escuela y ya lo entrego, cada alumno deberá entregar su propio

certificado. Un documento de una familia podría ser el comprobante de ingresos

familiares, ya que si ya tenemos a un hermano en nuestro colegio que entregó el

papel, no será necesario que lo entreguen de nueva cuenta, Un documento de un

contacto podrían ser el acta de nacimiento del padre, ya que no la requerimos por

cada alumno, con tener la del padre de uno de los hermanos podremos dar por

hecho que tenemos la de ambos.

No permitirnos reinscribir a alumnos que nos adeuden cierta cantidad de dinero,

esto para llevar un control y no seguir admitiendo alumnos en nuestra escuela e

incrementando sus deudas, de igual forma esta opción funciona a nivel plan de

estudios. 1


Además debe configurarse a través del tipo de movimiento, por lo cual, podemos

seleccionar que movimientos no podrá realizar el alumno (El sistema únicamente

valida movimientos que tenga al alumno en el encabezado) y a partir de que

monto.

No admitir alumnos que no cumplan con la edad que se requiere para ser admitido

en determinado programa.

No admitir alumnos que no hayan presentado o aprobado un examen de admisión

para el programa en que quieren inscribirse (Sólo deben presentar un examen para

poder inscribirse, el sistema no valida que presenten más que uno)

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1


El sistema también nos ayuda a generar un número automático de matrícula para

nuestros alumnos al estarlos inscribiendo.

1


Esta matrícula puede tener cierto formato y ser leída del tipo de matrícula

seleccionada en el nivel académico de nuestro alumno.

O ser forzosamente igual a la clave Si eso decidimos en nuestra configuración de

empresa.

Será posible escribir la matrícula o el número de ciclo escolar en que se escribe un

alumno de forma manual, para ellos existen permisos de usuario.

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Contamos con una pantalla que nos permite definir cómo es que queremos que el

sistema autocalcule nuestras matrículas.

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La matrícula se define en base ciertos caracteres de relleno y la dirección en

que se colocaran, además de poder definir el formato en que se manejaran las

fechas. Una ves definidos estos datos debemos configurarla.

Para ello ocuparemos ciertos campos de la base de datos, su longitud y

cuenta con la opción para definir qué campos deberán estar repetidos para que el

sistema genere un consecutivo nuevo y como estará configurado en

consecutivo, este con el fin de evitar matrículas repetidas.

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Registro de Materias

El registro de materias dentro del sistema tiene un proceso lineal, el primer paso

para llevarlo a cabo es realizar un movimiento de pre registro de materias.

Dentro del proceso de Preregistro de materias, el sistema no cuenta con

validaciones de empalme ni con ese tipo de cuestiones, simplemente es un proceso

que nos permite seleccionar las materias que el alumno desea cursar en el ciclo

escolar, mismas que se validarán posteriormente. Para facilitar el proceso contamos

con un botón en la barra de herramientas que nos muestra las posibles materias

que puede cursar el alumno.

Podemos tener cuantos Preregistros de materias queramos en el sistema (es

recomendable no hacer varios Preregistros simultáneos, ya que únicamente vamos

a registrar uno al final, sin embargo hay escuelas que requieren un Preregistro por

cada opción de horario de los alumnos, para posteriormente tomar la decisión final,

esto sirve para alumnos que tienen a ser muy indecisos al momento de hacer sus

horarios), podemos ir modificando los Preregistros y creando otro a partir de él,

para de esta manera ir jugando con las materias que quitamos y ponemos, hasta

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finalmente convertir uno de ellos en el registro final de materias y eliminar o

cancelar los que no nos sirvieron al final.

El preregistro de materias cuenta con una opción de vista previa, misma que

podemos utilizar para ir dándonos una idea de posibles empalmes de materias, este

reporte nos muestra las materias, teóricas y prácticas que estamos Preregistrando

al alumno, así como el salón en donde se llevarán a cabo, la fecha en que inicia y la

fecha en que termina la clase (recordemos que una materia puede estar en el

mismo día y salón que otra, pero una durar la primera mitad de ciclo y la otra la

segunda mitad), gracias a este reporte nos podemos dar una clara idea de si el

horario del alumno es correcto o no antes de ir a registrar definitivamente las

materias.

Una vez listo el preregistro crearemos un registro de materias el sistema nos

validará antes de poder cargar el horario que los grupos a los que deseamos

inscribir a nuestro alumno no estén llenos y que no existan empalmes de horarios

entre materias, una vez que logramos registrar las materias, aun podremos realizar

ciertos cambios al registro.

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Una de las cosas que podremos hacer es hacer un cambio de materia, en el que

tendremos la posibilidad de cambiar una materia por otra o cambiar a un

alumno del grupo A de una materia al grupo B de la misma, para hacer esto,

debemos Preregistrar la materia en que queremos inscribirlo y hacer un cambio de

materia a partir del registro.

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Otra de las cosas que podemos hacer es dar de baja al alumno una materia, en

caso de que ya no quiera cursar una materia que tiene registrada, el sistema nos

permite eliminarla de su horario a través de una baja de materia.

También podemos cargar más materias al alumno con más registros de materias.

Los registros de materias podrían generar cobros de colegiaturas, esto depende de

la configuración del nivel académico, ya que es ahí en donde se define en que

momento el sistema generará las cuotas recurrentes de los alumnos, para esto

tendremos algunas opciones extras que probablemente requiramos capturar al

momento de registrar materias.

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En caso de que nuestras cuotas recurrentes estén definidas como cuotas de cobro

por materias porcentaje, deberemos seleccionar con qué porcentaje, de los

posibles porcentajes, realizaremos el cobro de sus colegiaturas a ese alumno,

en los demás casos, no deberemos seleccionar opciones y simplemente el sistema

realizara el cobro acorde con la configuración seleccionada.

1


Contamos para consultas de los registros con un explorador que nos permite saber

cuántos de los alumnos inscritos en nuestra escuela cuentan con sus horarios ya

cargados, cuantos con horarios precargados, cuantos que aún no han cargado

horarios y puede proporcionarnos los datos de contacto de los mismos en caso de

requerir encontrarlos rápido.

Además de tener un reporte para imprimir el horario de nuestros alumnos

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Evaluación Continua

Una vez registradas las materias es momento de calificar, para ellos el sistema

cuenta con dos movimientos base: Calificación y Asistencia.

El movimiento de calificación nos permitirá ir evaluando ya sea notas finales o

períodos, decidir qué período en específico queremos evaluar y seleccionar

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el concepto de calificación , los cuales, fueron definidos para la materia/grupo al

momento de crear nuestra asignación de horarios.

Cuenta con un botón en la barra de herramientas que nos apoya en la selección de

los alumnos del grupo a quienes vamos a evaluar.

Para poder capturar los movimientos de evaluación será necesario elegir a todos

los alumnos del grupo. Al comenzar a calificar debemos tomar en cuenta la escala

de calificaciones que manejara la escuela, y esa calificación será redondeada de

acuerdo con la tabla de evaluación seleccionada para ese concepto en la asignación

de horarios, para calificar podemos contar con la opción NP (cuando nuestro

alumno no presento dicho trabajo).

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Contamos con una pantalla que nos permite configurar las tablas de redondeo de

evaluaciones a nuestro gusto. 1


Al crear una tabla de evaluación tendremos la posibilidad de introducir el

número de calificaciones que requiramos (debemos llenar los valores de

nuestras notas con dos decimales ) y en ella podremos capturar y colocar su

equivalencia al valor NP (No Presentó) , en caso de no colocarla será

contemplada como cero de calificación.

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El movimiento de asistencia cuenta igualmente con un botón de ayuda para

seleccionar a los estudiantes inscritos en la materia, y nos proporciona la

posibilidad de elegir si el estudiante fue a clase regularmente, fue a clase y llego

tarde o simplemente no se presentó en una fecha en específico.

Además tenemos la posibilidad de decidir cuantos retardos serán considerados

como una falta dentro de cada plan de estudios.

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También tiene la posibilidad de darle a la asistencia un valor distinto de uno,

para aquellas escuelas que cuentan las asistencias por horas de clase (es importante

señalar que no es posible decir que de 3 horas que vale la asistencia el alumno se

presentó a 2 y a 1 no, simplemente fue o no fue a todas las horas, pero el campo

sirve para el cálculo del promedio final de asistencias, por ejemplo pudo haber

asistido el lunes que tuvo 3 horas de clase y faltado el martes que tuvo una sola hora

de clases, eso ayudara a que el promedio de asistencia no sea el 50%)

1


Adicional a esto los movimientos de calificación y asistencia cuentan con una

opción que nos permite incorporar a alumnos que se inscribieron tarde a un grupo

que ya tiene algunos conceptos calificados, de esta forma resulta más sencillo

simplemente agregar la calificación de algún alumno que cancelar el movimiento y

volverlos a evaluar a todos. 1


Para ello debemos tener permiso de usuario, tener el movimiento de

calificación o asistencia concluido y no tener un cierre de período.

Para calificar también contamos con dos movimientos adicionales llamados ajuste

de calificación y ajuste de asistencia. Estos movimientos nos permiten

cancelar la calificación o asistencia de algún concepto/día de algún alumno y

sustituirla por una nueva.

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El sistema no nos permitirá cancelar un movimiento de calificación o asistencia si

ya existe un cierre periodo, tampoco nos permitirá capturar un movimiento de

calificación o asistencia o ajuste de calificación o asistencia si ya existe un cierre de

periodo, ya que, el cierre periodo calcula la calificación final de ese periodo de

evaluación, y al permitirnos cancelar o ajustar estaríamos descuadrando la nota

calculada.

Una vez que capturemos todos los conceptos de calificación de una materia

procederemos a realizar un cierre de periodo (el cierre de periodo es a nivel

materia), el cierre de periodo cuenta con un botón en la barra de herramientas

que lee a todos los alumnos del grupo y sus notas y llena automáticamente el

detalle del movimiento, además cuenta con dos botones más de apoyo que

nos permitirán ir ahondando en el origen de cierta calificación o de cierto

porcentaje de asistencia. No podremos realizar un cierre de periodo si no

tenemos todos los conceptos de calificación de todos los alumnos del grupo

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capturados, ni podremos cancelarlo en caso de tener algún cierre de ciclo aplicado

a alguno de sus alumnos.

Una vez cerrado un periodo aun podremos modificar su nota a través de un

movimiento de Ajuste Periodo o de Recuperación Periodo. El ajuste

periodo trabaja igual que el ajuste calificación, nos pide una nueva calificación y la

sustituye por la calificación anterior.

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La recuperación periodo nos permite asignar a uno o varios de nuestros estudiantes

un trabajo extra de recuperación que suba cierto porcentaje de la calificación final

del periodo y evaluar dicho trabajo, de tal forma que el sistema nos

calculará la nueva calificación del período.

Una vez que realicemos todos los cierres de periodo de las materias inscritas por

algún alumno (el cierre de ciclo es a nivel alumno), el siguiente paso es generar un

cierre de ciclo, para ello elegiremos al alumno a quien deseamos cerrar y

presionaremos el botón de cálculo de cierre de ciclo de la barra de herramientas,

este botón traerá todas las materias en que el alumno está inscrito en el ciclo y

calculará su calificación final y su porcentaje de asistencia final.

Contaremos también con dos botones de ayuda que nos ayudaran a saber de

dónde viene determinada calificación o porcentaje de asistencia, una vez

que afectemos el cierre de ciclo, no podemos cancelar los cierres de periodo que

corresponden a los grupos/materias que incluye el cierre de ciclo, adicional a esto

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el cierre de ciclo nos dirá si nuestro alumno aprobó o reprobó una materia, esto

se puede deber a tres factores.

No alcanzo la calificación mínima o la asistencia mínima aprobatoria de la materia,

misma que puede ubicarse en dos sitios distintos, dependiendo de la configuración

de empresa.

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Pueden estar ubicadas en los Planes de estudio.

O pueden estar ubicadas en cada materia.

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No cumplió con el mínimo de materias necesarias acreditadas para aprobar el ciclo,

definidas en el plan de estudios, por lo que las materias que tendría acreditadas

saldrán como reprobadas y tendrá que recursar el ciclo escolar.

1


Tras cerrar un ciclo podemos todavía realizar un movimiento de recuperación ciclo,

este movimiento trabaja de forma similar a la recuperación periodo y nos

permite asignar trabajos extra a nuestros estudiantes con cierto porcentaje de

valor, y evaluar dicho trabajo para subir su calificación final del ciclo y

también nos permite modificar el porcentaje de asistencia al ciclo, ya sea de

forma positiva o de forma negativa, viendo reflejado el nuevo porcentaje,

recalculando la calificación final del alumno y diciendo si aprobó o no al presionar

el botón de cálculo de cierre de ciclo.

El cierre de ciclo puede considerar o no las materias extracurriculares para el cálculo

de su promedio final, esto depende de la configuración del plan de estudios.

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Adicional a esto el cierre de ciclo puede generar movimientos automáticamente,

uno de ellos son exámenes extraordinarios, los cuales se generaran en automático

en caso de que el alumno haya reprobado alguna materia y el plan de estudios

tenga en su configuración la opción que genera exámenes extraordinarios

automáticos en los cierres de ciclo.

También tendrá la posibilidad de sugerir que demos de baja a nuestro alumno, esto

si el alumno ha reprobado más materias de las que tiene permitido reprobar de

acuerdo a lo configurado en su plan de estudios o si el alumno reprobó la

misma materia más veces de las permitidas en su plan de estudios.

Ambos movimientos son sugerencias que la escuela puede tomar o no, aplicando

o no los extraordinarios sugeridos o las bajas sugeridas.

El alumno puede también aplicar un examen extraordinario, el cual le ayudará a

aprobar alguna materia reprobada durante el ciclo en sus períodos vacacionales.

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En caso de que el alumno repruebe un examen extraordinario el sistema puede

generar otro examen más de manera automática en caso de que la configuración

del plan de estudios así lo señale y generará tantos exámenes como se defina

en el plan de estudios que deben ser generados para el mismo ciclo escolar

mientras siga reprobando sus exámenes.

Para consultar esta información contamos con una gran cantidad de reportes de

calificación y asistencia como son:

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Asistencia Mensual

Asistencia Mensual por Alumno

Asistencia por Ciclo

Asistencia por Ciclo por Alumno

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Concentrado de calificaciones por grupo

Promedio de periodos por grupo

Promedio de periodos por alumno

Promedio de periodos por materia

Calificaciones de materia por periodo

Cuadro de Honor

Boleta Interna

Historial Académico

Certificados de Alumnos

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En los reportes de Boleta Interna, Historial Académico y Certificado de Alumnos

contamos con la posibilidad de utilizar una imagen (logotipo) dinámica editable a

través de la configuración de la empresa.

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Intercambios

El sistema nos permite enviar a nuestros alumnos de intercambio, para ello

tenemos un flujo linear que inicia con una solicitud de intercambio, en ella el

alumno pedirá permiso para irse de intercambio a alguna otra escuela en particular.

El sistema nos permitirá seleccionar a que escuela quiere irse.

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A partir de ese punto podemos cancelar la solicitud, lo que negaría el permiso al

alumno de irse o generar un movimiento de intercambio.

El movimiento de intercambio únicamente nos sirve para estar enterados que

determinados alumnos se encentran fuera de nuestra escuela durante

determinado ciclo escolar, y a este movimiento podremos llevarlo a una extensión

de intercambio, que le da la oportunidad a nuestro alumno de mantenerse

fuera otro ciclo escolar o concluir el intercambio, al concluir el intercambio, lo que

hará será crear un movimiento de revalidación, en donde podremos hacer validas

a nuestro alumno las materias que cursó fuera de nuestra escuela.

La extensión de intercambio nos permite hacer una nueva extensión o concluirla

igualmente a través de una revalidación.

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Servicio Social

El proceso de servicio social inicia en la configuración del plan de estudios, ya que

es en él, donde decidimos si nuestros alumnos deberán cumplir con servicio social

o no.

Para llevar a cabo este proceso contamos con el movimiento de servicio social,

en el cual indicaremos que un alumno comenzará a pagar sus horas de servicio. Es

1


en este punto es en el que el sistema valida que el estudiante cumpla con todos los

requisitos necesarios para iniciar con su servicio, requisitos tales como:

Que vaya en el ciclo mínimo definido.

1


Que haya cursado el mínimo de materias necesarias, que tenga el número

mínimo de créditos necesarios (únicamente en caso de que el plan de estudios que

cursa requiera créditos).

Una vez que tenemos el movimiento de servicio social lo que debemos hacer es

seguir el flujo existente. El primer movimiento después de servicio social es la

Solicitud de proyecto de servicio social.

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Es en este punto en donde el alumno revisa las alternativas que tiene para cubrir

sus horas de servicio y se muestra interesado en alguna de las ofertas que tiene

nuestra empresa,

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Dichas ofertas se definen previamente y contamos con una pantalla para definirlas.

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El proceso para la definición de ofertas de servicio social inicia con el alta de las

empresas en las que nuestros alumnos pueden cubrir sus horas de servicio social,

para ello requeriremos datos de ubicación de la empresa como su nombre,

dirección y RFC, no teniendo datos de contacto como teléfono o email.

Posteriormente daremos de alta algunos contactos que tenemos con la

empresa para que nuestros alumnos se reporten a cubrir sus horas de servicio.

Los contactos contarán con datos independientes a los de la empresa que nos

permita localizarlo fácilmente como teléfono o email, así como sus funciones y

puestos en la empresa.

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Una vez que tenemos empresas y contactos debemos dar de alta las ofertas que

esas empresas ponen a disposición de nuestros estudiantes.

En ellas podremos definir una dirección para que nuestros alumnos se presenten a

pagar sus horas, el contacto al que deben acercarse, el puesto que tendrán,

las actividades que realizaran, el número de plazas que tiene la empresa

para este fin, Las fechas y su horarios de servicio.

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Una vez que el alumno solicita su proyecto, es labor de un administrativo aceptar

el proyecto y generar una Asignación de proyecto de Servicio Social, en este

movimiento el sistema validará que la oferta aun tenga plazas disponibles y es a

partir de ese momento que el alumno se encuentra inscrito a un proyecto de

servicio social.

Una vez que el alumno se encuentra inscrito a un proyecto, deberá ir cubriendo sus

horas, mismas que se irán registrando a través de un movimiento de horas de

servicio social.

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Este movimiento nos permite seleccionar un número determinado de horas

reportadas por el alumno.

Cuando el alumno concluya su proyecto deberá hacer un movimiento de

acreditación de servicio social, el cual sumará el total de horas cubiertas en el

proyecto.

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Una vez acreditado un proyecto el alumno tendrá dos opciones, inscribirse a un

nuevo proyecto, o tratar de liberar su servicio social.

Al tratar de liberar su servicio el sistema validará que se hayan cubierto el número

de horas necesarias para liberar el servicio social de acuerdo al plan de estudios del

alumno y en caso de que se hayan cubierto las horas, nos permitirá liberar el

servicio del alumno.

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Es importante saber que a pesar de que el servicio social este prendido en el plan

de estudios es posible que tengamos configuradas opciones de titulación que no

tengan como requisito el servicio social, así que, si nuestro alumno no va a tomar

una opción que requiera forzosamente hacer servicio social, no será necesario

realizar estos movimientos.

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Tesis y Examen Profesional

El sistema cuenta con opciones que nos permiten administrar las sesiones de tesis

y exámenes profesionales de nuestros alumnos.

En ellas podemos elegir el tema de tesis que tendrán uno o varios alumnos,

además podemos agregar a uno o varios maestros como responsables del apoyo a

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los alumnos durante el proceso de elaboración de su tesis y como responsables de

la evaluación de la misma.

Posteriormente podemos crear un movimiento de revisión de tesis.

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En este movimiento podemos reservar espacios en determinados días y

horarios para que se vayan realizando sesiones de revisión del proyecto, las

cuales pueden ser evaluadas, permitiéndonos asignar una calificación distinta

para cada estudiante, es importante recalcar que las calificaciones obtenidas en las

revisiones no afectan ni benefician para nada a la calificación final, son

calificaciones informativas que simplemente nos ayudan a ver cómo ha sido el

progreso de los alumnos durante la elaboración de su tesis.

Una vez concluida la tesis podemos generar un movimiento de Cierre de Tesis,

el cual, nos permitirá evaluar a los estudiantes de la misma forma que las revisiones

de tesis, con la diferencia de que al final promedia equitativamente la calificación

que cada maestro le asigna a cada estudiante obteniendo así la nota final del

proyecto de tesis de cada uno de los alumnos involucrados en el proyecto (las

calificaciones pueden ser distintas para cada alumno involucrado).

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El examen profesional es un movimiento independiente de la tesis, por lo que no

es necesario realizar tesis para poder hacer exámenes profesionales, sin embargo,

se comporta igual que el cierre de tesis, se asigna un espacio, día y horario,

se asignan a los sinodales de examen y el sistema nos calcula la calificación

individual de cada alumno que presenta examen promediando la nota de cada

sinodal equitativamente.

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Ni la tesis ni el examen profesional son necesarios en caso de no ser requisitos de

titulación dentro de la forma de titulación por la que vaya a optar el alumno.

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Bajas y Cambios

Para dar de baja a un alumno contamos con tres opciones: Baja Inactiva, Baja

Activa y Baja Temporal.

La Baja Inactiva es la baja que debemos aplicar cuando un estudiante no tiene dado

de alta un registro de materias, es decir, cuando recién se inscribió y decide darse

de baja o cuando cierra un ciclo y sin inscribirse de nuevo y decide darse de baja.

La Baja Activa es aquella que debemos aplicar cuando nuestro alumno tiene dado

de alta un registro de materias, es decir, cuando ya está inscrito y cursando materias

con nosotros.

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Ambos movimientos pasaran a nuestro alumno a estatus baja y concluirán sus

movimientos pendientes, ya sea de Registro de Materias, de Inscripción o de Nuevo

Ingreso, adicional a esto tenemos la posibilidad de que nuestra baja le cancele al

alumno sus adeudos actuales o se los deje vivos, esto dependiendo de si la

configuración del plan de estudios del alumno define que deben cancelarse o no.

La Baja Temporal es simplemente un movimiento que nos permite informar que un

alumno no se va a presentar a la escuela por un tiempo, ya sea por incapacidad o

por motivos personales, sin embargo tiene la intención de regresar y ponerse al

corriente antes de que acabe el ciclo.

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Los cambios con los que cuenta el sistema son dos: el cambio y el cambio

alumno, ambos nos permiten cambiar datos del alumno, solo que cuentan con

diferencias, el cambio nos sirve para actualizar únicamente el estatus o la referencia

bancaria de varios alumnos a la vez y se usa para revivir a alumnos que se graduaron

con nosotros y que quieren reincorporarse en algún otro programa o nivel.

El cambio alumno se hace por alumno y se usa para los casos en que nuestros

alumnos deciden cambiarse de Empresa, Sucursal, nivel, plan de estudios,

programa, subprograma o turno.

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Además nos permite cambiar la matrícula del alumno y nos puede llegar a forzar a

hacerlo en caso de que la configuración de empresa así lo requiera teniendo

encendido alguno de los check de cambio de matrícula requerido con.

Contamos con un reporte que nos permite consultar a los alumnos que se dieron

de baja de nuestra escuela.

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Movimientos Express

Los movimientos express nos permiten registrar en un sólo paso inscripción,

becas y registro de materias (ojo realmente no crea un movimiento

de registro de materias, simplemente coloca las materias del alumno en estatus

cursando) sin necesidad de crear un movimiento para cada cosa, los movimientos

express generan cuotas de la misma forma que los movimientos de nuevo ingreso

o inscripción en caso de tener cuotas generadas para los mismos, además de

cuotas recurrentes al igual que los registros de materias, la diferencia entre los

movimientos tradicionales y los movimientos express es que las materias

registradas a través de movimientos express son materias que aparecerán en el

horario del alumno pero que no serán calificables por el maestro. Estos

movimientos se usan para actividades extra curriculares que no deseamos evaluar

en la escuela, como una clínica de futbol por la tarde, un curso de verano o

actividades de este tipo.

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La inscripción express es el inicio de nuestro camino y registra a los alumnos a

sus materias, el Cambio Express necesita encontrar un movimiento inscripción

express activo y lo que hace es cambiar las condiciones de la inscripción, el termino

express de igual forma requiere tener un movimiento de inscripción express

vivo y lo que hace es concluirlo y eliminar las materias cargadas en express del

Kardex del alumno.

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Apoyo Adicional

El sistema cuenta también con el movimiento de histórico, este movimiento

nos permite realizar cargas iniciales de información al sistema, de esta forma

podemos hacer registros de materias y colocar las calificaciones de las mismas de

aquellas materias que nuestros estudiantes cursaron antes de que nuestra escuela

adquiriera Intelisis, así como definir en qué ciclo escolar cursaron nuestros alumnos

dichas materias.

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Tenemos de igual forma un reporte que nos permite ver la lista de alumnos de cada

grupo junto con los datos de contacto de sus padres capturados en el sistema,

mismos que saldrán en blanco en caso de no contar los datos de los padres. Este

reporte es de gran ayuda cuando tenemos juntas con padres de familia, ya que nos

permiten obtener o actualizar los datos de los padres de familia de nuestros

alumnos de forma rápida y sencilla.

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También contamos con un explorador de la agenda de nuestra escuela, esta

agenda nos permite consultar la ocupación de espacios, profesores, materias,

grupos o planteles dentro de un calendario y un rango de fechas.

Tenemos también una serie de herramientas de apoyo para hacer los procesos más

rápidos:

Herramienta de Generación de Cuotas en Lote: Nos sirve para realizar las facturas o

movimientos en ventas de las inscripciones o registros de materias que así lo

requieran en caso de haber olvidado configurar cuotas antes de hacer los

movimientos de control escolar, ahorrándonos el tiempo de cancelar los

movimientos y volverlos a hacer desde cero.

Herramientas de generación de Becas en Lote: esta herramienta nos permite

seleccionar las becas asignadas dentro de un ciclo escolar y reasignárselas a

nuestros alumnos en uno ciclo escolar nuevo, sin necesidad de crear de nuevo

todos los movimientos de becas uno por uno.

Herramienta importar Layout de becas: contamos con un layout en Excel que nos

permite hacer cargas rápidas de becas, esto en caso de que los procesos de la

escuela requieran muchos cálculos en Excel para decidir quién debe tener y quien

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no una beca acorde con su estatus social, ingresos familiares y esas cuestiones, de

esta forma simplemente hacernos el Excel con la forma que el layout requiere y

adiós a las recapturas.

Herramienta Generar en Lote Cierre de Ciclo: Esta herramienta nos permite

seleccionar varios registros de materias y generar en automático todos sus cierres

de ciclo en un solo proceso.

Herramienta generar en Lote Inscripción: Esta herramienta es similar a la anterior,

sólo que nos permite seleccionar varios cierres de ciclo y generar los movimientos

de inscripción, para no tener que generar los movimientos de uno en uno.

Herramienta Generar Movimientos en Ventas: nos permite buscar las colegiaturas

vencidas y generar en automático los cobros de las mismas.

Herramienta Crear JOB Generar Movimientos en Ventas: Esta herramienta nos

permite crear una configuración para que el sistema en automático busque

colegiaturas vencidas y realice los cobros a cierta hora del día.

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Tenemos la opción de no generar las cuotas de algunos alumnos a través del JOB.

El sistema también nos brinda la posibilidad (no es muy recomendable usarla pero

en ocasiones es necesaria) de enviar todos los movimientos de cobro de

colegiaturas directamente al módulo de cuentas por cobrar, viendo el estado de

cuenta total de alumno en el semestre a pesar de que las fechas de pago de sus

colegiaturas no estén vencidas aun, esto con el fin de no tener que entrar al módulo

de ventas para realizar los cobros. Esta opción no es muy recomendada ya que

una vez que cobramos, no será posible cancelar los registros de materias pues

tendrán cobros aplicados y en ocasiones podríamos necesitar cancelar esos

movimientos para rehacerlos en vez de hacer un proceso de alta de nuevas

materias, bajas y cambios que puede resultar más lentos que cancelar el

movimiento existente y volverlo a hacer con algún cambio mínimo. Además

contamos con el JOB que envía los cobros vencidos diarios, lo cual hace que esta

opción pueda evitarse en la mayor parte de los casos. Si la requerimos es una opción

configurable a nivel plan de estudios.

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Contamos también con un catálogo de escuelas, las cuales pueden ser usadas como

la escuela de donde vienen nuestros alumnos y como las escuelas a donde se irán

de intercambio.

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Podemos definir distintos turnos y asignarles descansos, los horarios de

los turnos nos limitarán los horarios en que podemos crear asignaciones.

En la pantalla de personal podemos definir la disponibilidad de horario que tienen

nuestros maestros, definir qué materias puede impartir y en que empresas

y planteles dará clases. Además podemos convertirlo en alumno

en caso de que quiera inscribirse con nosotros. Y tendremos la opción de

guardar su información educativa y de esta forma conocer bien que estudio y

que perfil de materias puede cubrir.

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El módulo de control escolar trabaja a la par con el módulo de espacios, ya que

los espacios son considerados como salones en donde podremos hacer

asignaciones.

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Los espacios pueden ser definidos como espacios para fines educativos o no,

lo cual nos permitirá configurar su ubicación y su tipo de construcción.

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Además de asignárselos a algún edificio, mismos que se definen en la

configuración de nuestros planteles.

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Nuestros planteles nos dan la posibilidad de las claves de registro de nuestros

Niveles Académicos y de crear distintos edificios. 1 2


Graduación

La graduación de un alumno se realizará una vez que nuestro alumno haya

acreditado todas las materias que su plan de estudios/Programa/Nivel Académico

requieran. Deberá acreditar todas las materias obligatorias (fijas o flexibles), y

a su vez el número definido de materias flexibles y el número de créditos

flexibles (en caso de que se maneje por créditos) que marque nuestro plan de

estudios.

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Para poder graduar a un alumno primero será necesario configurar las formas de

titulación que se permitirán en nuestra escuela.

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Para ello requeriremos dar un nombre a la forma de titulación y capturar

primero sus requisitos, estos requisitos pueden o no existir dependiendo de la

escuela, los requisitos corresponden a movimientos de Control Escolar y

pueden ser requisitos de calificación o de si/no, si son requisitos de si/no, basta

con que el alumno tenga un movimiento del tipo del requisito en estatus concluido

para que se dé por hecho que lo cumplió. Si es un requisito de calificación el alumno

deberá haber tenido al menos la calificación señalada como requisito dentro

de su movimiento de control escolar.

Una vez definidos los requisitos de nuestras formas deberemos elegir como se

realizará el cálculo de su promedio final, actualmente el sistema únicamente

cuenta con la forma de promedio materias, eso significa que sacará el promedio de

cada materia los sumará y los promediará para obtener la nota final, y

redondeará acorde a la tabla de evaluación seleccionada.

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Para este proceso al igual que en el cierre de ciclo, el sistema puede considerar o no

a las materias extracurriculares en el cálculo del promedio final, esto depende de la

configuración del plan de estudios.

Una vez creadas las formas de titulación debemos asignárselas al plan de estudios.

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Cuando queramos graduar a nuestro alumno lo haremos con un movimiento de

graduación deberemos seleccionar la forma en que queremos que se titule

y presionar el botón generar titulación de la barra de herramientas, con

este proceso el sistema en automático hará los cálculos de calificación final y

revisará que el alumno haya cumplido con todos los requisitos de titulación

definidos.

Podremos ver a detalle el cálculo de cada calificación y de donde vienen los

requisitos de la titulación que tiene el alumno desde los botones de ayuda en

la barra de herramientas.

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Al querer afectar el movimiento de graduación el sistema validará que el alumno

haya cumplido con el promedio mínimo requerido en el programa, con todos

sus requisitos de titulación, que haya aprobado todas las materias necesarias del

plan de estudios, que haya cursado el número de materias y créditos (solo en caso

de que el plan de estudios requiera créditos) electivos (pertenecientes a materias

electivas) necesarios para graduarse.

Una vez graduado un alumno el movimiento de graduación no podrá cancelarse y

para revivir a un alumno y que continúe estudiando con nosotros debemos recurrir

a un movimiento Cambio.

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Alumnos

Nuestros alumnos pueden resguardar una gran cantidad de información valiosa

para nuestra escuela, entre la información básica contamos con: El plantel en el que

está inscrito, su estatus, su matrícula, si su documentación está

completa o no, su pertenencia a una y su posición en la misma, su

nombre y apellidos, fecha de nacimiento, origen (nacionalidad o

doble nacionalidad ), genero, estado civil, religión, RFC,

CURP, datos de contacto (dirección, teléfono, emails), datos académicos

(programa, turno, grupo, plan de estudios, nivel (estos datos se van actualizando

automáticamente conforme nuestro alumno avanza)), Información sobre los

cobros que le realizaremos, sus datos laborales, sus datos de captación,

su ficha de salud, los documentos que nos ha entregado, los

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documentos probatorios que entrego para avalar su identidad, los

documentos que tenemos de su familia, sus estudios, los miembros de su

familia y su historial de matrículas y el canal de captación. Además

puedes asignarle una fotografía a través de un anexo llamado foto.

Ojo las pestañas de datos laborales y captación, pueden ser visibles o no

dependiendo dela configuración de la empresa.

Los alumnos cuentan con una gran cantidad de opciones ya que son el eje central

de nuestro sistema, y nos permiten varias cosas.

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La primera de ellas nos permite relacionarlos con una familia en particular, y a través

de ella con varios contactos u otros alumnos que pertenecen a su familia.

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Cada contacto presenta información propia de estudios, nombre, dirección,

teléfonos, emails, etc. Y cada contacto puede ser un miembro de nuestro personal,

de esta forma relacionamos a nuestros alumnos con el personal de la empresa

para que pueda ser merecedor de las becas para familiares de empleados.

La segunda de ellas nos permite relacionar a nuestro alumno con nuestros clientes,

a fin de poder realizar los cobros, los clientes pueden ser creados directamente en

el catálogo de clientes, pueden ser alumnos convertidos en clientes a través de la

opción convertir alumno en cliente de la barra de herramientas

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o pueden ser contactos convertidos en clientes con el botón convertir contacto en

clientes de la barra de herramientas de la pantalla de contactos.

Además cada uno de nuestros alumnos puede ir relacionado con uno o con

varios clientes, y cada cliente puede tener un porcentaje distinto de

cargo de cuotas de cada uno de sus alumnos relacionados, siendo necesario que

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sumen el 100% de la cuota entre todos los clientes relacionados con los alumnos,

esto le dice al sistema como dividir las cuotas generadas a nuestro alumno acorde

a los porcentajes definidos para cada cliente.

Además los clientes pueden presentar la opción de agrupar facturas, para que

cuando venzan las colegiaturas de sus alumnos relacionados nos genere una sola

factura para todos y no una factura por cada alumno. 1


La tercera de ellas es poder desactivar la generación de cuotas para los alumnos,

esto sirve para no estar generando cobros a hijos de los dueños de la escuela o a

alumnos cuyos familiares se encuentran en posiciones importantes y que

simplemente no pagan colegiaturas.

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Adicional a esto podemos consultar desde varios puntos de nuestro sistema el

kardex del alumno, el cual, nos da una radiografía de que materias ha cursado

nuestro alumno, que materias está cursando actualmente, que materias

le faltan por cursar, que deuda tiene el alumno en el actual ciclo escolar.

La pestaña de cuotas puede o no ser visible de acuerdo a la configuración de la

empresa.

Además calcula el RFC y el CURP del alumno en automático y en caso de tener algún

problema cuenta con una opción de cada uno de ellos de forma manual.

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Configuración de Niveles, Programas, SubProgramas, Materias y

Planes de Estudio

Contamos con una pantalla que nos permite configurar los Niveles académicos 1


El sistema nos brinda la posibilidad de colocarles un orden, obligando a los

alumnos a seguir ese orden, o podemos simplemente dejarlos sin orden, de tal

forma que los alumnos puedan cursarlos en el orden deseado. Además de definir el

tipo de matrícula.

Dentro de cada nivel académico podemos decidir a partir de que movimiento y en

que estatus deberá estar ese movimiento para que nuestro sistema genere las

cuotas recurrentes de los alumnos inscritos al mismo.

Podemos tambien definir quien será el director del nivel.

Cada Nivel Académico puede tener cuantos programas deseemos.

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Los programas al igual que los niveles pueden tener un orden o no y

pueden tener cuantos subprogramas requiramos, los programas también nos

dan la posibilidad de configurar nombres especiales para nuestros grupos, ya

sean nombres internos o nombres externos (oficiales ante la SEP).

De la misma forma que en nivel académico en el programa podemos configurar al

personal que se encargará de dirigirlo.

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Las materias contienen una gran cantidad de información y distintas formas de

configuración, de entrada, una materia puede ser normal o agrupada esto nos

da la opción de que el alumno la curse tal y como está configurada se le evalué

normalmente y obtenga una calificación para la misma, o que dicha materia este

compuesta de varias sub materias, de tal forma que el alumno deberá cursar

todos sus pedacitos para poder obtener la nota final de la misma. Una materia

agrupada puede contener tantas submaterias como requiramos.

Las materias nos presentan la opción de poder ser electivas para otros programas,

esto significa que los alumnos de un programa podrán cursar dentro de sus

materias oficiales una materia que no pertenece a su plan de estudios, y dicha

materia será considerada como electiva para ellos. Para esto debemos decirle al

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sistema que materias podrán ser cursadas bajo esta condición, en que programas

serán consideradas electivas y de que programa sacaran su configuración básica.

Las materias presentan también un cupo mínimo y máximo sugerido, esto

no quiere decir que forzosamente debemos tener ese número de alumnos,

simplemente es un valor informativo para que se consideré al momento de crear

grupos para la materia. También contamos con un valor para el número de

auxiliares, que de igual forma es simplemente informativo.

En caso de que nuestra escuela cobre por materia, debemos elegir que artículo será

el que se facturará para cada materia, de esta forma nuestro sistema sabrá qué

precio tiene cada una de nuestras materias y podrá realizar los cobros. El sistema

tiene la capacidad de cobrar un precio distinto por cada materia o el mismo para

todas, eso depende de los artículos asignados a cada una de las materias en el

sistema.

El sistema también nos permite que nuestras materias sugieran al momento de

hacer horarios algún espacio en particular, ya sea para teoría o para

práctica, el cual, de igual forma no será forzoso, será una simple

sugerencia.

También podemos capturar para nuestra materia una carta descriptiva, un

temario, archivos y fechas de exámenes sugeridos, las materias que

nuestros alumnos deberán cursar antes de poder cursar esta materia, algún

horario sugerido para la asignación de horarios acorde con las características de la

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materia, algún profesor sugerido para impartirla y la forma de evaluación

que tendrá, tanto evaluación cada periodo, como evaluación final (los

conceptos de evaluación de la escuela son 100% configurables, podemos tener los

conceptos que decidamos y manejarlos con los porcentajes que decidamos).

También podemos sugerir cuentos créditos sugerirá tener esta materia al momento

de incorporarla a un plan de estudios (En caso de que nuestra empresa diga

que maneja créditos).

Finalmente una materia puede ser cursada por niveles lo cual no implica

que los alumnos deban cursar todos los niveles para acreditar la materia, sino que

los alumnos podrán decidir el nivel de conocimiento deseado en determinadas

disciplinas, y que con el hecho de acreditar un nivel (cualquiera) se acreditará la

materia.

La empresa puede tener encendida la configuración de créditos, los cual nos deja

definir cierto número de créditos a la materia.

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Sin embargo no todas las materias tendrán que tener créditos, ya que podemos

definir que planes de estudios manejarán créditos y cuáles no.

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Además tenemos la posibilidad de manejar artículos con IVA o sin IVA, que se

sumarizen en las facturas en vez de sacar una línea por cada uno o que no

apliquen para beca, lo cual provocará que aunque el alumno tenga becas

aplicadas, dichas becas no se resten a conceptos cazados con artículos de este tipo.

Una vez creadas nuestras materias podemos iniciar con la creación de nuestros

planes de estudio.

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Nuestros planes de estudios nos presentan algunas opciones interesantes para su

configuración. Nos permiten almacenar los datos del RVOE del plan, así como

la modalidad en que nuestros alumnos cursarán el plan, esta modalidad es

simplemente informativa, no cambia nada en el sistema con una u otra modalidad.

Los planes de estudio pueden o no incluir subprogramas, a pesar de que el

programa al que pertenece el plan de estudios tenga configurados subprogramas,

este plan de estudios puede no tenerlos.

También tenemos la posibilidad de decidir si tendrá una duración de ciclos flexibles

o no, esto quiere decir que si el plan de estudios dura 5 ciclos y está

configurado para no tener una duración flexible, los alumnos del mismo

únicamente podrán inscribirse durante 5 ciclos y ni uno más, en cambio si el plan

es flexible, podrá inscribirse a los ciclos que quieran.

Decidiremos también cuantos ciclos tiene el plan de estudios, cuantos

periodos de evaluación tendrá cada ciclo, cuantos periodos durará cada

materia en caso de no configurárselo al momento de incluirla en el plan, las

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tablas de evaluación que usara para redondear la calificación final obtenida en el

periodo, la calificación final obtenida en el ciclo y la calificación final

obtenida en la graduación, la calificación que requiere tener un alumno para

aprobar el plan de estudios, la edad mínima para ser aceptado en el mismo,

el número de materias electivas y de créditos electivos necesarios (en caso de

decidir que el plan de estudios se maneja por créditos),

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qué movimiento se generará en ventas en caso de que el alumno presente adeudos

y se le cobren recargos y la configuración general del plan, misma que se ha

ido tratando en cada tema en particular dentro de este mismo documento.

El siguiente paso es incluir materias en el plan de estudios y definir cómo se

comportará cada una de ellas dentro del plan.

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Las materias se pueden configura como curriculares o como extracurriculares,

esto nos dará la oportunidad de usarlas o no para el cálculo del promedio final del

ciclo o graduación de un alumno, podrán ser Fijas, Flexibles o Electivas. Una

materia fija es una materia que se tiene que cursar en el ciclo que definimos, no se

podrá cursar en otro. Una flexible es una materia que se podrá cursar a partir del

ciclo que definimos y en cualquier ciclo posterior. Una materia electiva es una

materia que no se tendrá que cursar forzosamente para graduarte.

Debemos decidir en qué ciclo (materia fija) o a partir de que ciclo (materia flexible)

se tomara la materia, a partir de qué periodo será evaluada y cuantos

periodos de evaluación tendrá, también nos da la posibilidad de seleccionar el

número de horas teóricas y prácticas que deberá tener la materia, así

como el número de horas teóricas y prácticas consecutivas que podrá

tener al día, también el número de horas teórico/prácticas que tendrá

consecutivas, finalmente nos da un cálculo de forma automática de las horas que

tendrá la materia a la semana. Y en caso de tener créditos activos en el plan de

estudios podremos definir el número de créditos cursados necesarios para poder

llevar esta materia y el número de créditos que tendrá la materia.

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Contamos con un permiso de usuario que nos deja modificar el número de

créditos que tendrá la materia, en caso de no tener este permiso, los créditos de la

materia se leerán desde la configuración general de la materia.

Existe también un permiso de usuario que permite o no entrar a la configuración

del plan de estudios.

Posteriormente debemos configurar que formas de titulación aceptará nuestro

plan de estudios y las cuotas por movimiento y recurrentes que

manejará.

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Cuotas

Las cuotas generadas a través de control escolar pueden ser cuotas por movimiento

(cualquier movimiento de control escolar que cuente con el alumno en el

encabezado del movimiento y que tenga configurada la generación de cuotas en

el tipo de movimiento puede generarnos cuotas al momento de generar el

movimiento). Y las Cutas Recurrentes.

Para activas las cuotas por movimiento será necesario ir a tipos de movimientos y

decirle al sistema que movimiento en ventas van a generar y en qué momento.

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Las cuotas por movimiento se generan por ciclo escolar, y por movimiento

esto quiere decir que cada nuevo ciclo escolar debemos ir a configurar las

nuevas cuotas, además de definir a que rubros de beca aplicaran.

Contamos con distintas formas de generar cuotas por movimiento. Podemos

cobrar cuotas fijas (un único pago ), Cuotas por materia (Se cobra en

monto seleccionado según las materias que definamos pretende inscribir o

inscribió el alumno), Cuotas por rango de Materias (se cobran de acuerdo al

rango configurado ), Cuotas por crédito (se cobran el monto seleccionado

según los créditos que definamos pretende inscribir o inscribió el alumno),

Cuotas por rango de créditos (se cobran de acuerdo al rango configurado

) o cuotas por vigencia (solo podemos tener un tipo de cuota por vigencia en

cada ciclo, y nos permiten seleccionar que cuota queremos cobrara al hacer

movimientos en CE, además para ellas debemos elegir el tiempo, el tipo de

vigencia y cuál será su costo ).

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Las cuotas pueden ser para un solo plantel o para todos.

Las cuotas por movimiento tienen a su vez la opción de tener varias opciones de

pago

Pueden tener cualquier moneda, que se lee de la moneda de venta del artículo

que se selecciona y puede tener distintas formas de cobrarse, por ejemplo

la cuota de inscripción se cobra en dólares y se puede cobrar en efectivo o a meses

sin intereses (ambos tipos de pago deben tener la misma moneda).

Además las cuotas nos permiten configurar si existirá algún porcentaje de

incremento o descuento, las condiciones de pago, el porcentaje o monto

del recargo, El tope máximo que cobraremos de recargos, la frecuencia

de cobro de los recargos, si queremos que se cobren recargos sobre recargos

para esa cuota, el artículo que cobraremos como artículo de recargos,

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el concepto que pondremos a los movimientos en ventas de los recargos, el

concepto de ventas que se colocará para la cuota, nos permitirá seleccionar

una cuota por omisión.

Para definir si cobraremos los recargos por monto o porcentaje debemos

configurar el plan de estudios.

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La cuota que se va a cobrar se sacará de la configuración del cliente y cada cliente

podrá tener distintas formas de pago para los alumnos que tiene relacionados, en

caso de no tener nada configurado se tomará la cuota por omisión.

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Es posible mandar la clave y nombre del alumno como referencia a ventas, para

tener a la vista en la pantalla de ventas a que alumno pertenece la cuota generada.

La configuración de las cuotas cuenta con una pantalla que nos permite distribuir

los pagos en meses.

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Para ellos debemos seleccionar el número de mes en que se generará la cuota

(el mes numero cero es el primer mes del ciclo escolar), el día del mes en que se

realizará el cobro y finalmente cuantas cuotas efectivas se cobrarán ese dia.

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El otro tipo de cuotas con las que contamos son las cuotas recurrentes, mismas que

generaran un plan de pagos en ventas distribuido en los meses de nuestro ciclo,

estas cuotas son configurables y podemos realizar tantas combinaciones como

deseemos cobrando diferentes números de pagos, en diferentes días del mes y

combinadas según nuestra necesidad. Las cuotas recurrentes cuentan con la misma

forma de configuración que las cuotas por movimiento, sólo que estas se generan

según la configuración de movimiento de cobro en el nivel académico. 1


Para las cuotas recurrentes contamos con prácticamente los mismos tipos de

cuotas que para las cuotas movimiento con la excepción de las cuotas vigencia y

agregando cuotas por materias porcentaje, estas últimas deben ser

seleccionadas al momento de realizar la venta y cobran únicamente un porcentaje

del costo total de cada materia (solo puede haber una de estas cuotas por

porcentaje materias en cada ciclo), es recomendable solo configurar una cuota

recurrente en cada ciclo, aunque hay casos en los que las escuelas requieren más.

Ciclos Escolares

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Los ciclos escolares cuentan con una fecha de inicio, una fecha de fin, la

fecha en que iniciar tu proceso de admisión, la fecha en que terminará tu

proceso de admisión, el estatus del ciclo, y el ciclo anterior a este (el

ciclo anterior es importante ya que es basado en esto como el sistema realiza la

consulta de las materias cursadas por el alumno de determinado ciclo para atrás al

momento de consultar un historial), es dentro del ciclo escolar en donde definimos

las vacaciones que tendrán nuestros alumnos y en donde configuramos el

control de fechas para que el sistema no nos permita hacer ciertos

movimientos antes o después de cierta fecha.

Existe un permiso de usuario para ignorar el control de fechas de esta forma no

estaremos limitados del todo a capturar movimientos en fechas posteriores, pero

tendremos que contar con una autorización especial para hacerlo.

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Documents

Manual de Usuario de la Vertical educativadocs.intelisis.com/.../ManualdeUsuarioV4500e2.0.pdfManual de Usuario de la Vertical Educativa. Derechos Reservados 2 Asignación de Horarios