Versión 7.0 de Medimás EPS - 2020.

USUARIOManual de

Medio de TransferenciaResolución 1552

Control de cambios del manual

Fecha

05 / 06 / 2018 1 .0 1 - 30Elaboración ManualMayerli Ardila

Urrego

05 / 02 / 2019 2.0 1 - 30Frank FerneyChipatecua G.

Versión Descripción Elaborado por Páginasmodificadas

22/ 01 / 2020 3.010,1 1 , 14 ,20,

21 ,23,29y 30

Leidy Tatiana Morales Perilla

22 / 01 / 2022 4.0 13Julio Cesar Cortes

26 / 03 / 2020 5.0 4, 6 -15Julio Cesar

Cortes

26 / 05 / 2020 6.017 -22,24 y 27

Julio Cesar Cortes

01 / 07/ 2020 7.0 15 - 35Actualización medio detransferencia, resolución1552

Actualización de campospara cargue archivo 1552

Cambio en definiciones y actualización ingresoal aplicativo medio detransferencia de datos

Aclaración en Notaresolución 1552

Se incluye nota sobreopción de ingreso conusuario genérico, campoobligatorio teléfono paracargue 1552, actualización listado regional.

Estandarización y Ofuscación de imágenes

Nelson O. Ruiz Gómez

NOTA: Este manual es susceptible de cambios de acuerdo a los nuevos versionamientos en el aplicativo.

DESCRIPCIÓN DEL APLICATIVO

OBJETIVO DEL APLICATIVO

DEFINICIONES

GENERALIDADES

INGRESO AL APLICATIVO

FUNCIONALIDAD DEL MÓDULO

CARGAR ARCHIVO 1552

ARCHIVOS PROCESADOS 1552

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TABLACONTENIDO

4

5

7

8

17

18

32

DESCRIPCIÓN DEL

OBJETIVO DEL

APLICATIVO

APLICATIVOEste aplicativo permite al prestador el cargue de información con respecto a la Resolución 1552 de 2013 (Indicadores Medicina General y Odontología), teniendo en cuenta la realización de validaciones, operaciones y finalizando con la visualización del cargue exitoso o descartado, permitiendo exportar el log de errores si estos se presentan.

Permitir que la EPS cuente con una herramienta en la que sus prestadores puedan cargar la información relacionado con la Resolución 1552 de 2013 (Indicadores Medicina General y Odontología).

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DEFINICIONES

El aplicativo medio de transferencia de datos es una herramienta que la EPS ha desarrollado para facilitar a sus prestadores el cargue de la información relacionada con la resolución 1552 de 2013 (indicadores medicina general y odontología).

Son un tipo especial de forma que genera un hipervínculo a otros objetos; cuando el usuario pasa el puntero del ratón o haga clic sobre el botón, se ejecuta la acción predefinida para el mismo.

Son Instituciones Prestadoras de Salud.

Botón de Acción:

IPS:

Medio de transferenciade datos:

5

DEFINICIONES

IPS:

Son las siglas en inglés de Uniform Resource Locator, que en español significa Localizador Uniforme de Recursos. Como tal, el URL es la dirección específica que se asigna a cada uno de los recursos disponibles en la red con la finalidad de que estos puedan ser localizados o identificados.

La Resolución 1552 de 2013 reglamenta parcialmente los artículos 123 y 124 del Decreto Ley 019 de 2012 – conocido mejor como ley anti-tramites, y exige a las EPS y a su red de prestadores tener agendas abiertas para la asignación de citas de medicina especializada la totalidad de días hábiles del año.

Resolución 1552 DE 2012:

URL:

6

A continuación, se describen algunos íconos que pueden ser útiles al momento de utilizar los diferentes módulos del sistema de información:

Botón de acción que permite realizar búsqueda o cambios de acuerdo con los criterios elegidos.

Botón de acción que permite volver a la pantalla anterior.

GENERALIDADES

Ícono Descripción

Botón de acción que borra el dato digitado en campos específicos para realizar un nuevo registro.

Botón de acción que descarga el formato para realizar el cargue de información ya sea para la Resolución 1552.

Botón de acción que permite visualizar el detalle del Log de errores generado por el archivo cargado.

Botón de acción que permite exportar a Excel la información generada por el Log de Errores.

7

Para ingresar al aplicativo se requiere abrir una ventana en el navegador Internet Explorer, versión igual o superior a 9 o la última versión de Google Chrome. Una vez se ha ingresado al navegador, el usuario ingresa URL asignada www.medimas.com.co

INGRESO ALAPLICATIVO

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INGRESO ALAl ingresar a la página principal de MEDIMÁS, el usuario selecciona la opción Prestadores, allí elige la opción Medio de transferencia de datos:

9

El sistema visualiza una pantalla donde se muestra toda la información correspondiente al aplicativo Medio de transferencia de datos.

10

Si al digitar el usuario (código de habilitación), este no corresponde y requiere

corregirlo, se da clic en el botón de acción , el sistema

borra el dato digitado para realizar el nuevo registro.

Si ya se encuentra registrado, se digita el Usuario (código de habilitación) y

clave, luego dar clic el botón de acción

Al seleccionar el botón de acción “Ir al portal”, se visualiza la siguiente pantalla:

Si el usuario aún no se ha registrado o requiere validar si el Código de

Habilitación se encuentra creado en base de datos, da clic en la opción: clic

aquí. o Regístrese aquí., el sistema visualiza la siguiente pantalla:

11

El usuario ingresa el código en el campo “Código de Habilitación” y da clic en el botón de acción

Si el ingreso es por primera vez, el usuario selecciona la opción

El sistema de información muestra la ventana “Registro de Usuarios”.

12

Si el código de habilitación no cumple con la cantidad de dígitos (12), muestra el siguiente mensaje.

Para cerrar el mensaje el usuario da clic en el botón

Para cerrar el mensaje el usuario da clic en el botón

Si el usuario ingresa datos que no registran en la base de datos de la EPS, muestra el siguiente mensaje.

Cuando los datos son correctos, el sistema de información muestra la ventana con la “Información de la IPS”.

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Cuando da clic en el botón de acción el sistema de información valida el contenido de los datos ingresados.

Cuando el usuario el usuario da clic en el botón de acción el aplicativo cierra la ventana sin guardar los datos ingresados.

En la parte inferior de la pantalla ingresar los datos del “Representante legal”, en los campos: Primer Nombre, Segundo Nombre, Primer Apellido, Segundo Apellido, Teléfono de contacto, Correo, Confirmar correo, Clave y Confirmar Clave

Si los datos ingresados son diferentes a los esperados en cada campo muestra en el mensaje los errores.

Para cerrar el mensaje el usuario da clic en el botón

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Cuando el usuario intenta ingresar con dato ya existente, en el campo “Código de Habilitación” y da clic en el botón de acción.

Si los datos ingresados cumplen con la estructura “Datos Alfabéticos”, pero el aplicativo no carga los datos, muestra el siguiente mensaje ejemplo:

Si los datos ingresados cumplen con la estructura esperada el sistema de información actualiza la base de datos con la información del representante legal y envía instrucciones al correo notificado.

Para cerrar el mensaje el usuario da clic en el botón

Para cerrar el mensaje el usuario da clic en el botón

15

El usuario ingresa el código de habilitación de la IPS y da clic en el botón de

acción el aplicativo envía el siguiente mensaje al correo registrado:

Al dar clic en el botón de acción , el sistema cierra la ventana sin realizar

ningún cambio.

Nota: Si el usuario al visualizar el mensaje verifica que el correo al que se le han enviado las indicaciones no es el correcto, debe informar a la EPS para que se realice el cambio por el correo que informe el Prestador.

Si el usuario olvido la contraseña, da clic en la opción ¿Olvidó su contraseña?, el sistema visualiza la siguiente pantalla:

El aplicativo muestra el siguiente mensaje

Para cerrar el mensaje el usuario da clic en el botón

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FUNCIONALIDADDEL MÓDULO

CARGAR ARCHIVO 1552

El sistema visualiza la siguiente pantalla, donde se registra la información solicitada:

Este módulo permite el cargue de la información relacionada con la Resolución 1552 DE 2012, para ingresar, se da clic en la opción “Cargar Archivo 1552”.

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Año: En esta lista desplegable se visualiza el año anterior y el año actual.

Mes: En esta lista desplegable se visualiza los meses del año.

Archivo: Este campo permite seleccionar la ruta donde se encuentra el archivo a cargar.

Si se selecciona en el campo “Año” el año anterior, se visualizan todos los

meses del año.

Si se selecciona en el campo “Año” el año en curso, se visualizan

únicamente los meses anteriores a la fecha actual.

Si no conoce el formato del Archivo a cargar, dar clic en el botón,

el sistema descarga en el equipo un documento en formato

“Excel” para su diligenciamiento.

Este archivo tiene la siguiente estructura:

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Ingresar la información en los siguientes campos así:

Como se muestra en la siguiente imagen, en archivo “Excel”

El archivo a cargar debe contener una única página la cual se nombre

como 1552. Los campos visibles en este archivo son:

TIPODOC, NUMDOC, TELEFONO, COD HABILITACION, REGIMEN e INDICADOR, en formato tipo “Texto”.FECHA EN LA CUAL EL USUARIO SOLICITA LA CITA: Ingresar la fecha en que el usuario solicita la cita, en formato DD/MM/AAAA.FECHA PARA LA CUAL EL USUARIO DESEA LA CITA: Ingresar la fecha en que el usuario solicita le sea asignada la cita, en formato DD/MM/AAAA.FECHA PARA LA CUAL SE ASIGNA LA CITA: Ingresar la fecha en la cual se asigna la cita, en formato DD/MM/AAAA

20

TIPODOC: Ingresar el “Código” del tipo de documento que va a reportar:

NUMDOC: Ingresar el “Número de Documento” del paciente (máx. 20 dígitos), sin caracteres especiales.TELEFONO: Ingresar el número del “Teléfono” de Contacto (máx. 20 dígitos), sin caracteres especiales. Este campo es de carácter obligatorio, por tal razón no pude quedar vacío.COD HABILITACION: Ingresar el código completo de habilitación de la IPS (12 dígitos).REGIMEN: Escribir el “Régimen” al cual pertenece la información reportada (Contributivo o Subsidiado).INDICADOR: Ingresar el “CÓDIGO REPS” del Indicador/Especialidad reportada. (Sólo hay posibilidad de un servicio por renglón).

CC Cédula de Ciudadanía CE Cedula de extranjería RC Registro Civil TI Tarjeta de Identidad

PA Pasaporte NU Registro Civil - NUIP SI Sin Identificación

MS Menor Sin Identificación

CÓDIGO TIPO DE DOCUMENTO

CÓDIGO REPS INDICADOR/ESPECIALIDAD

113 OBSTETRICIA

710 RADIOLOGÍA E IMÁGENES DIAGNOSTICAS

301 ANESTESIA 302 CARDIOLOGÍA 361 CARDIOLOGÍA PEDIÁTRICA

368 CIRUGÍA GINECOLÓGICA LAPAROSCÓPICA

370 CIRUGÍA PLÁSTICA ONCOLÓGICA 303 CIRUGÍA CARDIOVASCULAR 362 CIRUGÍA DE CABEZA Y CUELLO 364

CIRUGÍA DE MAMA Y TUMORES TEJIDOS BLANDOS 363 CIRUGÍA DE MANO

21

CÓDIGO REPS INDICADOR/ESPECIALIDAD

366 CIRUGÍA DE TÓRAX 365 CIRUGÍA DERMATOLÓGIA 367 CIRUGÍA GASTROINTESTINAL 304 CIRUGÍA GENERAL 411 CIRUGÍA MAXILOFACIAL 305 CIRUGÍA NEUROLÓGICA 373 CIRUGÍA ONCOLÓGICA 410 CIRUGÍA ORAL 306 CIRUGÍA PEDIÁTRICA 369 CIRUGÍA PLÁSTICA Y ESTETÉTICA 372 CIRUGÍA VASCULAR 377 COLOPROCTOLOGÍA 359 CONSULTA PRIORITARIA 374 CIRUGÍA ONCOLÓGICA PEDIÁTRICA 308 DERMATOLOGÍA 375 DERMATOLOGÍA ONCOLÓGICA 309 DOLOR Y CUIDADOS PALIATIVOS 310 ENDOCRINOLOGÍA 311 ENDODONCIA 312 ENFERMERIA 313 ESTOMATOLOGÍA 316 GASTROENTEROLOGÍA 317 GENÉTICA 318 GERIATRÍA 320 GINECOLOGÍA 379 GINECOLOGÍA ONCOLÓGICA 321 HEMATOLOGÍA 406 HEMATOLOGÍA ONCOLÓGICA 323 INFECTOLOGÍA 324 INMUNOLOGÍA 397 MEDICINA ESTÉTICA 398 MEDICINA ALTERNATIVA -

HOMEOPATÍCA

325 MEDICINA FAMILIAR 326 MEDICINA FÍSICA Y DEL DEPORTE 327 MEDICINA FÍSICA Y REHABILITACIÓN

22

CÓDIGO REPS

INDICADOR/ESPECIALIDAD

328 MEDICINA GENERAL 329 MEDICINA INTERNA 383 MEDICINA NÚCLEAR 330 NEFROLOGÍA 384 NEFROLOGÍA PEDIÁTRICA 385 NEONATOLOGÍA 331 NEUMOLOGÍA 386 NEUMOLOGÍA PEDIÁTRICA 387 NEUROCIRUGÍA 332 NEUROLOGÍA 388 NEUROPEDIATRÍA 333 NUTRICIÓN Y DIETÉTICA 334 ODONTOLOGÍA GENERAL 396 ODONTOPEDIATRIA 335 OFTALMOLOGÍA 390 OFTALMOLOGÍA ONCOLÓGICA 336 ONCOLOGÍA CLÍNICA 391

ONCOLOGÍA Y HEMATOLOGÍA PEDIÁTRICA 337 OPTOMETRÍA 338 ORTODONCIA 393 ORTOPEDIA ONCOLÓGIA 409 ORTOPEDIA PEDIÁTRICA 339 ORTOPEDIA Y/O TRAUMATOLOGÍA 340 OTORRINOLARINGOLOGÍA 356 OTRAS CONSULTAS DE ESPECILIDAD 342 PEDIATRÍA 343 PERIODONCIA 344 PSICOLOGÍA 345 PSIQUIATRÍA 408 RADIOTERAPIA 346 REHABILITACIN ONCOLÓGICA 347 REHABILITACIÓN ORAL 348 REUMATOLOGÍA

407 MEDICINA DEL TRABAJO Y MEDICINA LABORAL

354 TOXICOLOGÍA 355 UROLOGÍA 395 UROLOGÍA ONCOLÓGIA

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Para cargar el archivo previamente diligenciado, dar clic en el botón

. El aplicativo despliega la ventana para seleccionar el archivo del

equipo:

Nombre del archivo: El sistema valida que el nombre del archivo cargado cumpla

con la siguiente estructura:

Al cargar el archivo y dar clic en el botón de acción , el sistema de

información realiza las siguientes validaciones:

Formato del archivo: El archivo cargado debe estar en formato “.xlsx” o

“.xls”, de no ser así, se genera el siguiente mensaje informativo:

Al dar clic en el botón de acción , el sistema cierra la ventana sin

realizar ningún cambio.

La totalidad de los dígitos del nombre del archivo es igual a 24 dígitos.

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#Resolución: Ingresar el numero de la resolución a la cual corresponde la

información suministrada.Código Habilitación: Ingresar el código habilitación del prestador que realiza el cargue del archivo. Nota: El contenido del archivo puede tener diferentes códigos de habilitación, siempre y cuando sea del mismo prestador (NIT). El código de habilitación que se incluye en el nombre de los archivos debe

corresponder al mismo código de habilitación con el que se ingresa al aplicativo.

Consecutivo: Cuando el usuario carga más de un archivo del mismo periodo, se ingresa el consecutivo, de lo contrario se deja el campo en (00). Nota: En este espacio, el aplicativo le permite al prestador cargar varios archivos en el mismo período.

Cuando el nombre del archivo cargado no cumple con la estructura antes descrita, el sistema de información muestra el siguiente mensaje:

Al dar clic en el botón de acción , el sistema cierra el mensaje.

Si el mismo archivo fue cargado más de una vez, el sistema muestra el siguiente mensaje:

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Al dar clic en el botón de acción , el sistema cierra el mensaje.

Al dar clic en el botón de acción , el sistema cierra el mensaje.

Si al validar el archivo genera error, se visualiza el siguiente mensaje informativo:

Si al validar el archivo no genera error, se visualiza el siguiente mensaje informativo:

Adicional a las ya descritas, el aplicativo realiza las siguientes validaciones en el archivo. Estas se encuentran relacionadas en el formato descargado, hoja “Validaciones”.

Cuando la fecha del archivo cargado no coincide con la fecha seleccionada, el sistema muestra el siguiente mensaje:

Al dar clic en el botón de acción , el sistema cierra el mensaje.

26

Nota: Ver resultado de validaciones en el punto: 2.2 ARCHIVOS PROCESADOS 1552.

Nota: Para estos casos el aplicativo no realiza validaciones con información de la fecha de cargue.

Usuario no base de datos: El sistema valida los datos “Tipo y número de documento” con la base de afiliaciones de los regímenes “Contributivo y Subsidiado”, incluyendo la movilidad y si no corresponde, no permite el cargue del archivo e informa el error en el log con la descripción.

Estado y Razón de estado: Valida el estado y razón de estado del paciente reportado, teniendo en cuenta el mes de cargue de información del archivo, verifica su estado al último día del mes reportado; si se encuentra en un estado diferente a “Vigente”, informa el error en el log con la descripción “El afiliado tiene un estado no permitido”.

Ejemplo: Si se carga un archivo con fecha (enero 2020) correspondiente al mes de noviembre del año 2019, el sistema valida el tipo y número de documento, el estado y razón de estado de los usuarios para esa fecha.

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Nota: Para estos casos el aplicativo valida en la base de datos el “Tipo y Número de documento” en el histórico de novedades, con el que se realiza el cargue, ejecutando las validaciones requeridas.

Nota: El usuario verifica en el formato de descargado, hoja “Parámetros de entrada”, el campo “Observaciones” donde se encuentran detallados los comodines que se den utilizar cuando se presentan estos casos. Como se muestra en la siguiente imagen:

Cambio de tipo de documento: El aplicativo tiene en cuenta los registros que presenten novedad Cambio tipo de Documento, ya que se debe permite el ingreso de datos de acuerdo con esa información con respecto al periodo reportado.

Registros duplicados: El sistema no permite registros duplicados (todas las columnas iguales por paciente) en el mismo archivo.

Ejemplo: Si se carga un archivo con fecha (enero 2020) correspondiente al mes de noviembre del año 2019, en el archivo se encuentra reportado un usuario con tipo de documento tarjeta de identidad, a la fecha de cargue ya cuenta con tipo de documento cédula de ciudadanía

Reportes en cero: Teniendo en cuenta que existe la posibilidad que los prestadores diligencien reporte en cero, es decir que no tuvieron ninguna atención para el servicio “Indicador”. Cuando se presentan estos casos, el prestador ingresa los datos como se muestra en la siguiente imagen ejemplo:

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Estándar normativo: El aplicativo realiza validaciones con respecto al estándar normativo actual, con respecto a la oportunidad de asignación de citas y determinadas especialidades, de la siguiente manera:

En los casos que existan diferencia de días entre la “FECHA PARA LA CUAL SE ASIGNA LA CITA” y “FECHA EN LA CUAL EL USUARIO SOLICITA LA CITA”, y se supere el estándar normativo, el sistema de información muestra el siguiente mensaje:

29

Nota: Ver resultado de validaciones en el punto: 2.2 ARCHIVOS PROCESADOS 1552

Nota: Posteriormente, el usuario es quien toma la decisión de continuar con el proceso de cargue o realizar modificaciones al archivo, y continuar con las validaciones de dato o contenido.

Si el usuario da clic en el botón de acción el sistema cierra la ventana y el archivo queda en un estado cancelado por el prestador.

Cuando el usuario da clic en el botón de acción el sistema cierra la ventana emergente, para que el usuario continúe con el proceso de validación de contenido y grabación del archivo 1552 a reportar.

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Nota: El envió del correo, aplica para archivos procesados y cargados exitosamente o con error.

NOTIFICACIÓN DE REPORTES

Adicional a la opción habilitada para visualizar el resultado de los archivos cargados “Archivos procesados”, el aplicativo remite al correo autorizado por el prestador, el reporte con la siguiente información. Ejemplo:

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Los campos visibles en la tabla son:

Nombre Archivo: Muestra el nombre del archivo que se cargó con anterioridad en el módulo “Cargar Archivo 1552”.

Periodo: Muestra el periodo que se requiere reportar el archivo. Formato: AAAAMM.

Estado Archivo: Muestra el estado del archivo:

ARCHIVOSPROCESADOS 1552

Este módulo permite verificar los archivos procesados relacionados con la Resolución 1552 DE 2012, para ingresar, se da clic en la opción “Archivos Procesados 1552”.

El sistema visualiza la siguiente pantalla:

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• Descartado: Cuando el archivo ha generado Log de Errores.

• OK (exitoso): Cuando el cargue del archivo fue exitoso.

Cantidad Intentos: Muestra el número de intentos fallidos del cargue del archivo.

Total de registros: Muestra la cantidad de registros cargados por el prestador, en el archivo procesado.

Registros exitosos: Muestra la cantidad de registros cargados de forma exitosa, guardados en las tablas de medio de transferencia una vez sean superadas las validaciones.

Registros con error: Muestra la cantidad de registros que al momento de ser procesados generaron error.

Nota: De acuerdo con las validaciones en medio de transferencia, se incluyen las validaciones de estado de afiliación. La aplicación no permite realizar cargues parciales, dado el caso, se debe devolver todo el archivo para realizar los respectivos ajustes y el nuevo cargue.

Radicado: Muestra el número de radicado adjudicado por el sistema en el momento del cargue del archivo.

Fecha y Hora de procesamiento: Muestra la fecha en la que se cargo y valido el archivo, en formato AAAA/MM/DD: HH/MM AM/PM.

Ver Resultado: Al dar clic en el botón de acción , el aplicativo visualiza la siguiente pantalla

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Si el archivo procesado genera errores, el aplicativo muestra los siguientes botones:

: Este botón permite exportar el reporte “Log de errores” en formato “Excel”,

al dar clic, el sistema descarga un archivo:

Nota: En la columna “Descripción del error”, adicional a las validaciones de estructura del archivo, el sistema realiza validaciones de correlación entre variables como, por ejemplo:

Consecutivo: En este campo se visualiza el número consecutivo generado por el sistema con respecto a la cantidad de errores encontrados en el archivo cargado.

Ubicación: En este campo se visualiza la ubicación del error del archivo cargado, así: Número de la fila y el nombre de la columna.

Información reportada: En este campo se visualiza la información contenida en la celda donde se ubicó el error del archivo cargado.

Descripción del error: En este campo se visualiza la descripción del error según la información reportada en el archivo cargado.

• El sistema verifica que la fecha ingresada en el campo “Fecha para la cual se asigna la cita”, corresponda únicamente al mes que se está reportando.

• El sistema valida que el dato registrado en el campo “Fecha para la cual se asigna la cita” no sea inferior a las fechas ingresadas en los campos “Fecha en la cual el usuario solicita la cita” y “Fecha para la cual el usuario desea la cita”.

Adicionalmente se visualiza la inconsistencia que se haya encontrado en el archivo cargado sea de estructura o contenido del archivo.

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Al dar clic sobre el archivo, el aplicativo muestra la totalidad de los datos generados en el informe como se muestra en el siguiente ejemplo:

Este botón permite exportar el reporte “Log de errores” en formato “TXT”,

al dar clic, el sistema descarga un archivo:

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Para cerrara el reporte “Log de errores”, el usuario da clic en el botón de acción

Cuando el archivo fue procesado de forma exitosa, el sistema genera el siguiente mensaje:

Para cerrar el mensaje dar clic en el botón de acción

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