Cuprins 1.Birotică – Lector univ. dr. Ionel Enache 1. Conceptul de birotică 2. Locul sistemului birotic în cadrul firmei 3. Funcţiile şi structura sistemului birotic 4. Comunicaţiile şi telecomunicaţiile în cadrul birourilor 5. Eronomia locului de muncă în birou !. "istemul interat de birou #. $iroul %iitorului 2.Tehnici de secretariat – Lector univ. Nina Vârgolici 1. &olul şi locul secretariatului în structura unei orani'aţii 2. &olul şi locul secretarei (asistentei manaer) în lumea profesională cont 3. &olul secretariatului în stabilirea relaţiilor interpersonale 4. Corespondenţa ca acti%itate a secretariatelor 1
1. Conceptul de birotic
3. Funciile i structura sistemului birotic
4. Comunicaiile i telecomunicaiile în cadrul birourilor
5. Eronomia locului de munc în birou
!. "istemul interat de birou
#. $iroul %iitorului
1. &olul i locul secretariatului în structura unei
orani'aii
2. &olul i locul secretarei (asistentei manaer) în lumea
profesional contemporan
3. &olul secretariatului în stabilirea relaiilor
interpersonale
4. Corespondena ca acti%itate a secretariatelor 1
*. Consideraii enerale pri%ind e%oluia meseriei de secretar
+. Funcia de tratare a informaiei
++. Funcia de documentare
+++. Funcia secretariatului de letur i ,filtru- în contactele
conducerii
+. Funcia de asistare direct a manaerului
. Funcia de repre'entare
#.!R$ANI%AREA &I 'RELUCRAREA AR(I)EI C!NTE'!RANE – Prof. univ.
dr. Adina Berciu Drghicecu! Prof. Maria Petre
Leea /r0i%elor aionale 1!
*.ANA$EENT &I AR+ETIN$ – Prof. univ. dr. Magdalena
Plati
1. anaement.
3. 6ntreprinderea i mediul de afaceri
4. 7rani'area procesual i structural.
5. anaerul i stilul de conducere
!. ar8etinul într9o instituie
#. romo%area i politica de promo%are
anaementul i stilul de conducere Conf. univ. dr. Rodica Maria
Tanu
Etica în conte:tul aplicrii conflictelor
,.N!IUNI $ENERALE "E "RE'T A"INISTRATI) " Lector univ. #ana
I$%$
1. "istemul autoritilor publice consacrat de constituia
&om;niei din 11
2. <efiniia i trsturile administraiei publice
3. ormele de drept administrati%
4. &aporturile de drept administrati%
-.N!TIUNI $ENERALE "E "RE'T C!ERCIAL
1. oiunea de drept comercial
2. Faptele de comer
4. >'ane de ceremonial i protocol diplomatic practicate în
&om;nia
INTRODUCERE
6n actuala re%oluie te0nico9tiinific informatica= telecomunicaiile=
producerea i comunicarea informaiei au de%enit prioriti
incontestabile dar cu lari aplicaii în %iaa tiinific= economic i
social. 6n acest conte:t a aprut o disciplin relati% recent?
birotica termenul fiind introdus în limba@ul cotidian în @urul
anului 1#!. $irotica %i'ea' automati'area acti%itilor
administrati%e i de birou depind cadrul te0nic al proceselor
administrati%e.
$irotica este un nou mod de utili'are a calculatoarelor electronice
i a de%enit posibil o dat cu rsp;ndirea pe scar lar a
microcalculatoarelor care au ptruns în orice birou i în orice
secretariat al unei orani'aii sau instituii sporind considerabil
producti%itatea i calitatea muncii administrati%e.
$irotica s9a nscut din necesitatea interrii mi@loacelor i
te0nicilor muncii administrati%e i de birou cu te0nicile de
comunicaie i de prelucrare automat a datelor= urmrind creterea
performanei i calitii muncii de secretariat i de birou în toate
domeniile de acti%itate.
e de alt parte biroul în eneral= secretariatul în special a de%enit
unul dintre cele mai importante locuri de munc în societatea
contemporanA secretariatul a cptat funcii i roluri multiple i
comple:e comparati% cu deceniile anterioare. /ceste transformri
sunt %alabile i în ca'ul societii rom;neti.
rincipalele funcii care re%in secretariatului în pre'ent sunt
urmtoarele? prelucrarea informaiilor= documentarea= funcia de
repre'entare= funcia de filtru i letur pentru solicitri de contacte
cu conducerea= funcia de asistare direct a manaementului.
<up cum se poate obser%a în acti%itatea de secretariat i în
aceea a secretarelor (asistent manaer) predomin procesele
informaionale i deci'ionale= informaia oferind suportul pentru
deci'ia manaerial= iar comunicarea de informaii i de deci'ii
ocup;nd o pondere important într9o orani'aie.
6n literatura de specialitate= secretariatul este definit ca un
nucleu cu acti%iti= atribuii i sarcini indi%iduale comple:e. 6n
'ilele noastre acti%itatea de secretariat presupune un comple: de
acti%iti i te0nici de lucru specifice (acti%iti de documentare=
coresponden= protocol= ar0i%are de documente .a.).
re'entul %olum= pornind de la aceste considerente= conine noiuni
teoretice= dar i practice= referitoare la acti%itatea de
secretariat i asisten manaerial.
/stfel acesta furni'ea' noiuni teoretice referitoare la? conceptul
de birotic= manaementul i mar8etinul= într9o orani'aie= noiuni de
drept administrati% i comercial. Botodat lucrarea cuprinde= în cea
mai mare parte= noiuni practice leate de acti%itatea de
secretariat? te0nici de
3
secretariat= funciile secretariatului modern= orani'area i
prelucrarea ar0i%ei contemporane= elemente de protocol= norme
rom;neti de drept administrati% i comercial.
/m considerat util s furni'm celor interesai at;t noiuni teoretice
c;t i practice= deoarece în pre'ent nu e:ist în &om;nia o
astfel de lucrare= respecti% un Manual de secretariat i asisten
managerial adaptat la realitile rom;neti.
Lucrarea a a%ut drept obiecti% s trate'e principalele acti%iti ale
secretarelor (asistent manaer) i ale secretariatului.
<esiur= fiind la prima editare= Manualul %a fi îmbuntit pe msura
atenionrii noastre de ctre specialiti.
/utorii sunt= cei mai muli= cadre didactice uni%ersitare de la
Coleiul >ni%ersitar de /dministraie i "ecretariat din cadrul
Facultii de Litere a >ni%ersitii din $ucureti.
<esiur= pre'entul manual nu epui'ea' problematica propus= dar
autorii nd@duiesc c pre'entul Manual de secretariat i asisten
managerial %a fi un preios instrument de lucru care %a
contribui la îmbuntirea i moderni'area acti%itii de birou= în
special a secretariatelor i a secretarelor (asistent manaer).
BIROTIC
Coleiul >ni%ersitar de /dministraie i "ecretariat
Facultatea de Litere >ni%ersitatea din $ucureti
1. C!NCE'TUL "E BIR!TIC/
6n conte:tul actualei re%oluii te0nico9tiinifice= în care
informatica i telecomunicaiile= producerea i comunicarea informaiei
sunt prioriti incontestabile= cu lari aplicaii în întreaa %ia
economic= tiinific i social= definirea biroticii este o problem
necesar dar dificil.
$irotica %i'ea' automati'area acti%itilor administrati%e i de
birou= cu toate acestea= obiectul ei depete cadrul te0nic al
proceselor administrati%e. /stfel= prin asocierea cu cele mai noi
ser%icii de telecomunicaii= cu noile mi@loace de stocare i de
transmitere a informaiei audio%i'uale= cu te0nicile cele mai
performante de reproducere optic i electronic i în special cu noile
reali'ri în materie de ec0ipamente i de prorame informatice=
birotica ofer noilor te0nici de procesare a informaiei %alene
profesionale i economice cu multiple efecte sociale.
$irotica este un nou mod de utili'are a calculatoarelor electronice
i a de%enit posibil odat cu rsp;ndirea pe scar lar a
microcalculatoarelor care= prin costul lor relati% redus i prin
accesibilitatea utili'rii lor= au ptruns în orice birou sporind
considerabil producti%itatea i calitatea muncii
administrati%e.
$irotica este un cu%;nt intrat în limba@ul cotidian relati% recent
prin preluarea termenului france' bureautique care= la r;ndul
su= este ec0i%alentul termenului enle'esc office automation.
Bermenul a fost introdus în limba france' de . $erer i L. aues= dup
Con%enia +nformatic din anul 1#!. /mbele termene= dar mai ales cel
enle'esc= suerea' domeniul biroticii $+&7>L i obiecti%ul
fundamental al acesteia />B7/B+/&E/
$+&7>L>+.
"e poate spune c termenul a început s circule în Frana dup 1D2
c;nd= într9o publicaie de specialitate (urnal 7ficial)= sim
urmtoarea definiie? $irotica? ansamblu de te0nici i de mi@loace
utili'ate în automati'area acti%itilor de birou= în special a
aspectelor leate de comunicaie prin cu%;nt= prin scris sau prin
imaine-.
4
6n timp au aprut numeroase încercri de a defini birotica.
0n esen irotica stdia4 ansa566 acti7iti6or de 8rodcere9 de distriie
:i de e;86oatare a in<or5aiei din 8ers8ecti7a 5ncii de
iro9 fr îns a se substitui disciplinelor înrudite?
informatica= telecomunicaiile= telematica.
$irotica s9a nscut= deci= din necesitatea interrii mi@loacelor i
te0nicilor muncii administrati%e i de birou cu te0nicile de
comunicaie i de prelucrare automat a datelor= urmrind creterea
performanei i calitii muncii de birou în orice domeniu de
acti%itate.
6ntr9o alt perspecti%= mai recent= adaptat la coordonatele societii
informaionale spre care ne îndreptm= birotica se conturea' ca un
proces de automati'are fle:ibil aplicat la cel mai important loc de
munc al societii de a'i= i mai ales de m;ine? $+&7>L.
"istemele birotice facilitea' procesarea= diseminarea i coordonarea
informaiei= materia prim a oricrei acti%iti de birou. rin aceasta
se încearc înlturarea comarului birocratic.
/st'i birourile au trei roluri orani'aionale importante?
1. Coordonea' i conduc munca lucrtorilor dintr9o orani'aie.
2. +nterea' munca reali'at pe toate ni%elurile cu funciile din
orani'aiile respecti%e.
3. Cuplea' orani'aia cu mediul= inter;nd informaional clienii i
furni'orii.
entru a îndeplini aceste roluri= în eneral= birourile desfoar cinci
mari acti%iti?
1. anaementul documentelor.
3. Conducerea proiectelor.
4. Coordonarea personalului.
5. &eparti'area pe sarcini a indi%i'ilor i a
rupurilor. G1H
rima dintre acestea consum apro:imati% 4*I din efortul total=
celelalte acti%iti ocup restul de !*I în mod eal.
entru a defini mai e:act conceptul de birotic se impune sublinierea
particularitilor i tendinelor muncii de birou= indiferent de
coninutul su economic.
/stfel= o prim particularitate o constituie predominana proceselor
informaionale i deci'ionale. +nformaia= materia prim a oricrei
acti%iti de birou= ofer suportul deci'iei manaeriale în orice
sistem i orani'aie economico9social.
7 alt particularitate o repre'int ponderea mare pe care o ocup
comunicarea de informaii i de deci'ii= prin cele dou forme ale
sale? oral i scris.
6n &om;nia= termenul de birotic a cptat o circulaie lar dup 1D.
/cest fenomen poate fi e:plicat prin influena combinat a
urmtoarelor circumstane?
J Bransformarea social care a permis de'%oltarea proprietii
pri%ate= fenomen ce a dus la crearea întreprinderilor mici i
mi@locii. /cestea i9au ba'at de'%oltarea pe utili'area profesional
a calculatoarelor personale (C).
5
J E%oluia te0noloic mondial care a permis descentrali'area
accesului la informaie prin creterea e:traordinar a numrului de
calculatoare personale i a celorlalte ec0ipamente
informatice.
J Liberali'area importurilor de materiale de birou= inclusi% te0nic
de calcul= consumabile= ec0ipamente de birou (telefoane= fa:uri=
copiatoare). G2H
6n pre'ent în de'%oltarea biroticii e:ist dou tendine ma@ore?
J >na de natur te0noloic ce implic o cretere a capacitii de
intercomunicare (telefoane= radio= B).
J >na de natur orani'aional care se refer la tendina de a
de'%olta structuri de tip reea.
6n multe ca'uri= în mod reit= birotica este asimilat cu munca de
secretariat= locul unde se intersectea' cele mai importante flu:uri
informaionale ale întreprinderii= dar secretariatul repre'int numai
unul din birourile care fac obiectul de studiu al biroticii.
6n %iitor= birotica %a urmri crearea biroului electronic= ba'at pe
utili'area calculatoarelor= ec0ipamentelor de comunicaie i a altor
dispo'iti%e electronice= care tinde spre eliminarea consumului uria
de 0;rtie din biroul clasic.
Obiectivele biroticii
7biecti%ul eneral al biroticii este creterea calitii= producti%itii
i fle:ibilitii muncii de birou prin automati'area acti%itilor. Cele
mai importante acti%iti de birou se refer la introducerea= la
prelucrarea= la memorarea i la e:traerea informaiilor. 6n
societatea contemporan cantitatea de informaie ce trebuie prelucrat
este tot mai mare.
roducti%itatea muncii în acest sector a cunoscut o cretere mult mai
lent în comparaie cu celelalte sectoare. <e aceea sperana
creterii producti%itii muncii este leat de de'%oltarea
biroticii.
+nformati'area muncii de birou= în afar de creterea calitii i
producti%itii muncii administrati%e= determin i alte efecte
economice i sociale cum ar fi?
J Eliminarea efortului fi'ic sau diminuarea considerabil a
acestuia.
J Eliminarea efortului fi'ic i intelectual solicitat de prelucrarea
manual a informaiei.
J Eliminarea efortului solicitat de lectura i de controlul
e:actitii documentelor primite sau e:pediate.
J &educerea timpului de recepie= de prelucrare i de transmitere
a informaiei în acti%itatea administrati%.
J Creterea e:actitii proceselor informaionale= a capacitii de
memorare i a %ite'ei de resire a informaiei.
J "cderea considerabil a costului informaiei i a deci'iei pe care
aceasta din urm se fundamentea'.
'rinci8ii6e iroticii =3> ?
1. rincipiul specificitii. unca de tip administrati% desfurat în
birou repre'int obiectul de studiu al biroticii. <ei coninutul
muncii în birou difer în funcie de ni%elul ierar0ic într9o
6
orani'aie i de caracteristicile enerale ale acesteia= e:ist o
trstur comun? lucrul cu documente i cu informaii.
2. rincipiul frec%enei de apariie a diferitelor tipuri de acti%iti.
$irotica se oprete numai asupra celor mai utili'ate proceduri i
aciuni pentru a obine efectul ma:im prin simplificare= prin
automati'are i prin interare.
3. rincipiul simplificrii. /cti%itile care apar frec%ent sunt în
prima etap anali'ate= simplificate i apoi în etapa a doua
automati'ate i interate.
4. rincipiul automati'rii fle:ibile. &epetiti%itatea relati% a
unor acti%iti permite automati'area fle:ibil a unor sarcini= adic
automati'area reali'at direct de ctre utili'ator.
5. rincipiul interrii. /cest principiu se refer la parta@area
(utili'are în comun) datelor i informaiilor dintr9o orani'aie.
+nterarea repre'int etapa final a procesului birotic optimi'at
în care colaborarea dintre utili'atorul mi@loacelor birotice
i informaticieni este ine%itabil.
G1H +. KFBKK+LK= irotica i performana managerial= $ucureti= 2***=
p. #.
G2H Ibidem= p. 1*.
G3H Ibidem= p. 11.
2.1. Siste56 in<or5aiona6
<ac sistemul deci'ional repre'int sistemul ner%os- al unei
orani'aii= sistemul informaional este sistemul circulator-. El ofer
materia prim (informaia) necesar în stabilirea i îndeplinirea
obiecti%elor manaeriale= a sarcinilor= competenelor i
responsabilitilor at;t manaeriale= c;t i de e:ecuie din cadrul
orani'aiilor socio9economice.
"istemul informaional poate fi definit ca ansamblul datelor=
informaiilor= flu:urilor i circuitelor informaionale= procedurilor
i mi@loacelor de tratare a informaiilor menite s contribuie la
stabilirea i la reali'area obiecti%elor orani'aieiG1H.
6n continuare %om defini fiecare component a sistemului
informaional.
"ate6e :i in<or5aii6e repre'int componentele primare ale
sistemului informaional.
<efiniii ale in<or5aiei sunt multe în literatura de
specialitate.
orbert iener= printele ciberneticii= spunea c informaia este
informaie= nici materie= nici enerie-. ornind de la ideea c
informaia este una dintre cele trei forme de manifestare a
materiei= încercarea de o defini este un nonsens.
<in punct de %edere al teoriei comunicaiilor= in<or5aia este
n 5esa?9 n se5na6 ce re<6ect starea ni siste5 sa a 5edi6i @n
care acesta <ncionea4 :i care adce rece8tor6i n s8or de
cnoa:tere.
+nformaia economic repre'int acele date care aduc receptorului un
spor de cunoatere pri%ind întreprinderea respecti%= ce îi
furni'ea' elemente noi= utili'abile în reali'area sarcinilor în
cadrul firmei respecti%e.
7
+nformaiile se obin în eneral din prelucrarea datelor= ele nu se
confund îns cu acestea.
"ata repre'int o îniruire de caractere numerice sau alfa
numerice= care au o anumit semnificaie. <atele economice descriu
aciuni= procese= fapte= fenomene referitoare la firm sau la procese
din afara acesteia.
6n conclu'ie se poate spune c orice informaie este o dat dar nu
orice dat este o informaie= ci numai aceea care are pentru receptor
un caracter de noutate.
6n literatura de specialitate se înt;lnesc di%erse criterii de
c6asi<icare a in<or5aii6or. +at c;te%a dintre acestea?
1. dup modul de e:primare? orale= scrise= audio9%i'ualeA
2. dup radul de prelucrare? primare= intermediare= finaleA
3. dup direcie? descendente= ascendente= ori'ontaleA
4. dup pro%enien? e:oene= endoeneA
5. dup destinaie? interne= e:terneA
!. dup obliati%itate? imperati%e= nonimperati%e
#. dup natura proceselor reflectate? cercetare9de'%oltare=
comerciale= producie= financiar9 contabile= personal.
/ceast clasificare se refer la informaia economic utili'at în
procesele manaeriale pentru fundamentarea deci'iilor.
/lte criterii de clasificare pot fi?
1. dup form? analoic= diitalA
2. dup natura sa? date= te:te= imaini fi:e= sec%ene audio= sec%ene
%ideoA
3. dup suport? manetice= optice= opace= transparente.
"rocese in#or$%&ion%le G2H
6n raport cu natura lor specific= informaiile se procesea' diferit=
fapt pentru care se distin mai multe tipuri de procese
informaionale?
a) rocesarea date6or se caracteri'ea' prin tratarea informaiei
numerice= dup reuli matematice i loice= i este lar rsp;ndit în
acti%itile care solicit un mare %olum de calcule= de situaii i de
rapoarte? economie= proiectare= manaement= statistic etc.
relucrarea datelor în sisteme informatice se reali'ea' în mod
diferit= în funcie de modul de orani'are a acestora în colecii de
date.
<atele orani'ate sub forma <i:iere6or de date se
procesea' cu a@utorul unor prorame de firm= denumite interpretoare
sau compilatoare care difer în funcie de limba@ul de proramare
pentru care acestea sunt elaborate? $/"+C= F7&B&/= C7$7L=
/"C/L etc.
8
<atele orani'ate sub forma a4e6or de date sunt e:ploatate
cu a@utorul unor pac0ete de prorame denumite sisteme de estiune a
ba'elor de date ("M$<)= dintre care cele mai rsp;ndite sunt?
base i%= fo:pro= parado:= access= aproac0 etc.
<atele orani'ate sub forma <oi6or de ca6c6 e6ectronic se
prelucrea' fie folosind pac0ete soft speciali'ate cum sunt
procesoarele de tabele? L7B>" 19293= ENCEL= O>/BB&7= fie
folosind funciile de procesare a tabelelor din cadrul pac0etelor de
prorame cu posibiliti interate de tratare a informaiei (te:te=
tabele= ba'e de date= rafic etc.) cum sunt sistemele interate?
7&P"= F&/E7&P= 7E /CCE"" etc.
<in punct de %edere birotic= prelucrarea datelor orani'ate sub
forma foilor de calcul electronic pre'int un interes deosebit
datorit uurinei cu care pot fi utili'ate procesoarele de tabele i a
îmbinrii procesrii datelor cu procesarea de te:te în cadrul
foii de calcul electronic.
b) rocesarea te;te6or repre'int un ansamblu de operaii
specifice lucrului cu te:te. 7biectul procesrii= te:tul= structurat
în paini= în pararafe= în fra'e i în cu%inte= este supus unor
operaii %i';nd forma caracterelor i mrimea acestora= forma i mrimea
painii= modul de ae'are a te:tului în pain.
rocesarea te:telor presupune= de asemenea= operaii lin%istice cum
sunt? desprirea automat a cu%intelor în silabe= controlul
ramatical= le:ical i ortorafic al te:tului anali'at. 6n urma
acestor operaii re'ult un document de tip te:t care poate fi
consultat prin afiare pe ecran ori imprimat pe 0;rtie sau pe
microfilm în %ederea ar0i%rii.
rocesarea te:telor se reali'ea' fie cu prorame speciali'ate cum
sunt procesoarele de te:te Qordstar= Qord= Qordperfect= fie cu
componente pentru tratare te:t ale unor sisteme de prorame a%;nd
alt destinaie principal= spre e:emplu editorul de te:te &+BE al
sistemului rafic de operare +<7"= editoarele de te:te ale
procesoarelor de tabele (L7B>" 19293) i ale sistemelor interate
(7&P").
c) rocesarea doc5ente6or repre'int un mod de utili'are modern i
eficient a te0nicilor informatice i electronice în %ederea
receptrii= memorrii i prelucrrii rafice a imainilor coninute în
documente.
>n document poate conine informaii pro%enite din surse diferite?
situaii i rapoarte re'ultate din procesarea datelor= documente
conin;nd te:te obinute în urma procesrii te:telor= tabele i
repre'entri rafice reali'ate de un procesor de tabele= sc0ie i
desene te0nice= rafic bidimensional sau tridimensional reali'at cu
a@utorul unor prorame speciale de rafic= desene alb9neru sau color=
simboluri rafice la aleerea utili'atorului= imaini i fotorafii
scanate (citite optic cu dispo'iti%ul scanner) etc.
rocesarea informaiei %i'uale= orani'ate sub forma documentelor= se
reali'ea' de ctre prorame speciali'ate pentru procesarea
documentelor (EB>&/= /ME /PE&= O>/&P N&E""=
C7&EL <&/) sau de ctre funcii speciali'ate ale
procesoarelor de te:te sau de tabele (7&<=
7&<E&FECB= L7B>" 19293= ENCEL= 7&P").
<ocumentele astfel procesate se memorea' pe suporturi te0nice de
date a%;nd o anumit orani'are pentru a putea fi apoi uor resite=
consultate la terminal= imprimate pe 0;rtie sau pe microfilm=
comunicate la distan sau introduse într9un nou proces de prelucrare
rafic.
d) rocesarea snet6i îmbrac forme foarte %ariate= de la %ocea
uman (mesa@e= con%orbiri telefonice= înt;lniri= conferine) la
sunete obinute prin sinte' electronic= la sunete naturale sau la
sunete mu'icale. /ceste multiple i'%oare de informaie sonor sau
auditi%= perceput analoic i con%ertit în form diital= ofer materia
prim- ce urmea' a fi procesat diital cu a@utorul unor ec0ipamente i
prorame speciali'ate în tratarea informaiei sonore= cum este
sistemul "7>< $L/"BE& care poate funciona cuplat la orice
calculator personal. "e reali'ea' în acest mod o interfa acustic a
sistemului informatic cu sistemele audio analoice u'uale
(casetofon=
9
manetofon= compact9dis8 etc.)= precum i cu dispo'iti%ele de
comunicaie acustic de enul? telefon= interfon etc.
e) rocesarea de i5aini (imaini în micare) completea' ama de
posibiliti oferite de celelalte enuri de tratare a informaiei i
constituie una din reali'rile cele mai moderne ale electronicii i
informaticii.
+nformaia %i'ual dinamic este re'ultatul afirii i perceperii unui
numr de imaini succesi%e pe unitatea de timp (minimum 25 de imaini
pe secund)= ener;nd pri%itorului uman sen'aia %i'ual de micare.
"ursele de informaie %ideo (imaini în micare) sunt di%erse?
realitatea= surprins cu te0nic de filmat (camer de luat %ederi
alb9neru sau color)= imaini transmise (analoic sau diital) prin
sistemele de comunicaii %ideo de natur profesional= precum i imaini
(animaie profesional= filme de specialitate) reali'ate pe
calculator cu a@utorul unor dispo'iti%e fi'ice i loice.
6n mod curent prelucrarea informaiei %i'uale este însoit i de
prelucrarea informaiei sonore= dup cum imainea este însoit de sunet
sau de %oce uman.
6nsemntatea acestei clasificri= a tipoloiei tratrii informaiei=
re'id în aceea c ultimele patru tipuri de procesare a informaiei
sunt specifice domeniului biroticii. 6n cadrul acestora= dei s9a
plecat de la automati'area i de la informati'area prelucrrii
te:telor= care ocup un loc important în acti%itatea de birou=
se remarc o tendin de cretere a ponderii operaiilor de prelucrare
%ideo i sunet= dar dinamica cea mai înalt o înreistrea' sistemele
de comunicare i de procesare a imainilor fi:e i mobile asistate de
calculator.
Circite :i <6;ri in<or5aiona6e
Boate aceste cateorii de informaii circul în cadrul unitii între
persoane i între compartimente= precum i între uniti
socio9economice= form;nd circuite informaionale.
Circit6 in<or5aiona6 repre'int drumul pe care îl parcure
informaia între emitor i receptor (destinatar). 7 seciune prin
acest circuit informaional formea' un flu: informaional.
F6;6 in<or5aiona6 repre'int cantitatea de informaii care circul
între emitor i beneficiar. Flu:ul informaional este caracteri'at
prin? coninut= sens= frec%en= lunime= %ite'= fiabilitate=
cost.
Circuitele i flu:urile informaionale pot fi c6asi<icate dup
mai multe criterii?
1. dup direcie? %erticale= ori'ontale= obliceA
2. dup frec%en? periodice= oca'ionaleA
3. dup locul unde iau natere? interne= e:terne.
'rocedri in<or5aiona6e
7 component a sistemului informaional ce tinde s capete un
rol preponderent în firmele moderne o constituie procedurile
informaionale.
rin 8rocedri in<or5aiona6e desemnm ansamblul
elementelor prin care se stabilesc modalitile de culeere= de
înreistrare= de transmitere i de prelucrare a informaiilor cu
preci'area operaiilor de efectuat i succesiunea lor= a
suporturilor= modelelor i mi@loacelor de tratare.
Caracteristici6e procedurilor informaionale în pre'ent
sunt?
10
9 din ce în ce mai sofisticateA
9 rad ridicat de formali'are (standardi'are)A
9 caracter operaional.
i?6oace de tratare a in<or5aii6or
1. anuale? maini de dactilorafiat= maini de calcul manual= maini de
contabili'at i de facturat.
2. ecani'ate? ec0ipamente mecanorafice (maini cu cartele
perforate).
3. /utomate? calculatoare.
"istemul informaional al structurilor comerciale îndeplinete
cumulati% trei funcii?
1. <eci'ional. /ceast funcie e:prim rolul sistemului
informaional în asiurarea elementelor necesare lurii
deci'iilor.
2. 7peraional. "istemul informaional are drept scop declanarea
aciunilor necesare reali'rii obiecti%elor societii
comerciale.
3. <ocumentare. "istemul informaional permite de'%oltarea i
perfecionarea personalului prin îmboirea cunotinelor.
De#icien&ele siste$ului in#or$%&ion%l
1. <istorsiunea const în modificarea parial= neintenionat a
coninutului mesa@ului unei informaii.
2. Filtra@ul const în modificarea parial sau total a mesa@ului în
mod intenionat.
3. &edundana const în culeerea= în prelucrarea i în
transmiterea repetat a unor informaii.
4. "upraîncrcarea circuitelor informaionale const în depirea
capacitii de transport a circuitelor= ceea ce duce la blocarea sau
la înt;r'ierea a@unerii mesa@ului la receptor.
"%r%$etrii c%lit%tivi %i in#or$%&iei
+nformaia constituie materia prim a sistemului informaional. 6n
consecin= pentru a asiura o percepere realist a proceselor la care
se refer= informaiile trebuie s îndeplineasc o serie de condiii? s
fie reale= multilaterale= sintetice i concise= precise i siure= s
a@un la beneficiar în timp util= s aib un caracter dinamic=
orientare prospecti% i s fie adaptate ni%elului de îneleere a
personalului implicat.
"rincipiile siste$ului in#or$%&ion%l
1. "ubordonarea conceperii i funcionrii sistemului informaional
cerinelor manaementului firmei.
11
2. Corelarea sistemului informaional cu cel deci'ional i
orani'atoric.
3. >nitatea metodoloic în tratarea informaiilor.
4. Concentrarea asupra abaterilor eseniale.
5. /siurarea unui timp corespun'tor de reacie sistemului
deci'ional.
!. /siurarea de ma:imum de informaii finale din fondul de informaii
primare.
#. Fle:ibilitatea.
D. Eficacitatea i eficiena.
Boate aceste elemente (deficiene= parametrii calitati%i ai
informaiei i principiile) stau la ba'a procesului de proiectare= de
reproiectare a sistemului informaional i indirect a sistemului
birotic.
Tendine @n conce8erea :i @n <ncionarea siste5e6or
in<or5aiona6e
1. perfecionrile te0nice i creterea numeric a mi@loacelor de
tratare a informaiilorA
2. modificarea raportului dintre soft i 0ard în pri%ina preului în
fa%oarea primuluiA
3. utili'area calculatoarelor în reeaA
4. orani'area de ba'e de date= în special de ba'e de date
speciali'ateA
5. sc0imbri în mentalitatea manaerilor în sensul îneleerii
necesitii introducerii calculatoarelor în firmele pe care le
conduc.
2.2. Siste56 in<or5atic
"istemul informatic repre'int partea automati'at a sistemului
informaional. &aportul dintre sistemul informaional i cel
informatic este de între9parte.
"istemul informatic este acea parte a sistemului informaional în
care operaiile de culeere= de prelucrare= de stocare i de
transmitere a datelor se reali'ea' cu a@utorul
calculatorului.
Componentele sistemului informatic sunt?
1. Componenta fi'ic (0ard) este constituit dintr9un ansamblu de
ec0ipamente pentru culeerea= pentru prelucrarea= pentru
transmiterea i pentru stocarea datelor i informaiilor.
2. Componenta loic (soft) cuprinde sistemul de operare i proramele
de aplicaii.
3. $a'a de date cuprinde un ansamblu de colecii de date i
descrierea leturile dintre acestea.
4. &esursele umane cuprinde personalul de specialitate
(operatori= proramatori= analiti= inineri de sistem).
5. Cadrul orani'atoric cuprinde cadrul leal necesar funcionrii
sistemului informatic (staii de calcul= oficiu de calcul= centru de
calcul).
12
rin intermediul acestor componente sistemul informatic reali'ea'
procesul de prelucrare automat a datelor cu scopul obinerii de
informaii în %ederea fundamentrii deci'iilor sau reali'rii
produciei.
G1H 7. +C7LE"C>= +. E&$7C>= Management = $ucureti=
Editura Economic= 1#= p. 241.
G2H /. /K= $. +7E"C>= . /&ER= irotic. $ucureti= Editura /ll=
1!= p. #.
2.3. Siste56 irotic
6ntreaa am de instrumente 0ard i soft utili'ate în acti%itile de
birou sunt interate raional în cadrul sistemelor informatice
de birou (sisteme birotice) care dispun de un nucleu informatic= de
interfee specifice cu toate tipurile de periferice= precum i de
ec0ipamente de stocare i de transmitere a informaiei sub diferite
forme (analoic sau diital) sau enuri (date= te:te= documente= sunet
i imaini).
!ig. ". Locul sistemului birotic în cadrul firmei
"istemul birotic este parte interant a sistemului
informaional al unitii i în aceast postur sarcinile sale se înscriu
în cadrul obiecti%elor i sarcinilor enerale ale întreului sistem
informaional.
/stfel= deci'iile i relementrile pro%enite din sfera sistemului
deci'ional sunt preluate i transmise prin intermediul sistemului
informaional (sistemul informatic= sistemul birotic i sistemul de
comunicaii intern) tuturor compartimentelor de e:ecuie care formea'
sistemul operaional.
6n sens in%ers= informaiile referitoare la modul de e:ecuie a
deci'iilor i la celelalte aspecte eseniale pri%ind situaia din
sistemul operaional sunt percepute de sistemul informaional=
selectate= anali'ate= puse în form adec%at i transmise operati%
cadrelor de conducere din sistemul deci'ional.
13
Boate acestea repre'int flu:urile informaional9deci'ionale interne
ale sistemului întreprinderii.
"istemul informaional reali'ea'= îns= i funcia de relaii
informaionale ale sistemului întreprinderii cu mediul social
economic? orane financiare i bancare= alte orani'aii de stat i
pri%ate= oranele ierar0ic superioare i cele subordonate (filiale i
aenii)= parteneri de afaceri= furni'ori= clieni= acionari. /ceast
funcie e:tern= de letur permanent cu mediul= ar fi de neconceput=
în condiiile de ast'i= fr %alorificarea a%anta@elor oferite de
sistemele moderne de comunicare a informaiei (scrise i orale=
%i'uale i auditi%e)= în cadrul crora sistemele de telecomunicaii
asistate de calculator ocup un loc central.
<in obser%area acestor flu:uri informaionale se poate
afirma c sistemele birotice @oac tot mai mult un rol de interfa
între?
J "istemul întreprinderii i mediul social9economic.
J "istemul deci'ional i sistemul operaional.
J "istemul de comunicaii (e:tern) i sistemul informatic operaional
al întreprinderii. G1H
Funciile i structura sistemului birotic %or fi tratate pe lar în
capitolele urmtoare.
2.#. Siste56 deci4iona6
<in cele pre'entate re'ult c informaiile au un rol determinant
în procesul de fundamentare a deci'iilor= în reali'area unei
conduceri tiinifice a acti%itii dintr9o unitate economic.
"eci4ia 8oate <i de<init ca o in<or5aie de co5and 8entr
siste56 conds.
<eci'ia are caracter obliatoriu pentru sistemul condus. "istemul
informaional este subordonat procesului deci'ional= ca urmare=
calitatea deci'iilor depinde de calitatea informaiilor. <e aceea
trebuie s e:iste o preocupare permanent din partea factorilor de
conducere pentru perfecionarea continu a sistemelor informaionale i
deci'ionale.
>na dintre cile principale pentru reali'area acestui obiecti% o
constituie utili'area calculatoarelor în procesul de
prelucrare a datelor= deci implementarea sistemelor birotice.
/nsamblul deci'iilor adoptate i aplicate= structurate corespun'tor
sistemului de obiecti%e urmrit i confiuraiei ierar0iei manaeriale=
alctuiesc siste56 deci4iona6 =2> .
umrul= natura i caracteristicile deci'iilor încorporate în sistem
pre'int o mare %arietate.
/stfel= tipurile de deci'ii pot fi c6asi<icate dup !
criterii?
1. dup ori'ont? strateice= tactice= curenteA
2. dup ealonul manaerial? superior= mediu= inferiorA
3. dup frec%en? periodice= aleatorii= uniceA
4. dup posibilitatea anticiprii? anticipate= impre%i'ibileA
5. dup amploarea sferei deci'ionale? interale= a%i'ateA
!. dup sfera de cuprindere? participati%e= indi%iduale.
14
6n %ederea îndeplinirii în mod eficient a multiplelor funcii ce9i
re%in= deci'ia la fel ca i informaia trebuie s întruneasc c;te%a
cerine cum ar fi?
9 s fie fundamentat tiinificA
9 s fie asumatA
9 s fie interat (armoni'at în ansamblul deci'iilor adoptate)A
9 s se încadre'e în perioada optim de elaborare i de
aplicareA
9 s fie formulat corespun'tor.
/%;nd în %edere comple:itatea mediului ambiant deci'ional=
adoptarea deci'iilor a de%enit tot mai dificil. <in aceast cau'
manaerii apelea' la modele= la metode i la te0nici deci'ionale=
multe dintre acestea a%;nd la ba' calculatorul i prorame specifice.
+at c;te%a dintre acestea? ELECB&E= tabelul deci'ional=
simularea deci'ional= arborele deci'ional.
G1H Ibidem= p. 12.
G2H 7. +C7LE"C>= +. E&$7C>= op. cit.= p. 14*.
3. FUNCIILE &I STRUCTURA SISTEULUI BIR!TIC
3.1. Fncii6e enera6e a6e siste56i irotic
Funciile sistemului birotic decur at;t din obiecti%ele de
automati'are i de informati'are a acti%itii de birou= dar i din
mi@loacele pe care electronica= informatica i comunicaiile le ofer
în %ederea reali'rii acestor obiecti%e.
>n sistem birotic îndeplinete urmtoarele funcii enerale?
1. Funcia de introducere a informaiei în sistem.
2. Funcia de memorare i de resire a informaiei.
3. Funcia de prelucrare.
4. Funcia de ieire.
15
!ig. #. Funciile sistemului birotic
Fncia de introdcere a informaiei în sistem se e:ercit într9o
%arietate de modaliti= cum sunt?
J preluarea informaiei pro%enite din reelele de comunicaii naionale
sau internaionale= publice sau pri%ateA
J preluarea informaiei pro%enite din reeaua local de dateA
J introducerea manual a datelor i te:telor sau înreistrarea cu
ec0ipament adec%at a con%orbirilor= imainii i sunetului.
+nformaia odat introdus în sistem fie se prelucrea' imediat= în
timp real= fie se memorea' pentru prelucrri ulterioare= nefiind
e:clus nici posibilitatea transferrii ei= la ieire= fr a fi memorat
sau prelucrat de ctre sistem.
Fncia de 5e5orare :i de resire a informaiei @oac un rol
important în funcionarea unui sistem birotic. Capacitatea de
stocare a informaiei i %ite'a de acces la date constituie criterii
fundamentale de apreciere a performanelor unui sistem
birotic.
+nformaiile se pot pstra astfel?
J în memoria intern= pentru datele în curs de prelucrareA
J în memoria e:tern= pentru datele care se consult periodicA
J ar0i%a electronic= pentru informaiile care se consult rar.
+nformaia aflat în memoria unui sistem birotic poate fi %alorificat
prin consultare local ori comunicat solicitanilor prin intermediul
reelelor de comunicaii.
Fncia de 8re6crare se refer la o mare %arietate de operaii i de
procese?
J con%ersia informaiei din form analoic în form diital= necesar
memorrii i
16
procesrii ei cu mi@loace informatice= precum i operaia de con%ersie
din diital în analoicA
J transferul informaiei de pe un tip de suport (manetic= optic=
rafic) pe altul (con%ersie de suport)A
J copierea informaiei pe acelai tip de suport (operaie de
reproducere a informaiei)A
J crearea i încrcarea ba'ei informaionale a sistemului birotic.
resupune un ansamblu de proceduri prin care se enerea' structura i
modul de orani'are a informaiei pe suportul te0nic= încrcarea
ba'elor de date= astfel create= cu informaia pro%enit din memoria
e:tern sau intern din reelele de comunicaie ori manual= de la
terminaleA
J actuali'area ba'ei informaionale. /ceast operaie presupune
eliminarea i introducerea informaiilor i modificarea informaiilor
de@a e:istenteA
J tratarea propriu9'is a informaiei= care const în efectuarea celor
mai %ariate operaii care pot pri%i?
9 fie forma în ca'ul prelucrrii te:telor= documentelor i
imainilorA
9 fie coninutul în ca'ul prelucrrii datelor.
J informaia prelucrat trebuie consultat în timp real. /cest lucru
se reali'ea' cu a@utorul unor prorame care permit cutarea=
selectarea i transmiterea informaiei solicitate la un dispo'iti%
periferic de ieire (monitor= imprimant etc.)A
J punerea în form a informaiei solicitate la ieire presupune
operaii diferite în raport de natura informaiei solicitate. 6n
ca'ul prelucrrii te:telor= documentelor i imainii punerea în form
este una din operaiile principale la care acest en de informaii
sunt supuse.
Fncia de ie:ire a informaiei din sistem trebuie s satisfac
mai multe cerine a%;nd în %edere mai multe aspecte= dup cum
urmea'?
J natura informaiei transferate la ieire? date= te:te= documente=
sec%ene sonore= sec%ene %i'ualeA
J coninutul efecti% al informaiilor solicitate la ieireA
J natura suportului te0nic sau rafic pe care urmea' a fi transferat
informaia la ieireA
J forma= diital sau analoic= a informaiei transmiseA
J destinatarul i mi@locul de comunicare adec%at.
Fncia de co5and :i de contro6 a sistemului birotic deine toate
atributele necesare pentru diri@area i pentru relarea funcionrii
întreului sistem= a tuturor funciilor sale= alocarea optim a
resurselor sistemului referitoare la ec0ipamente= la memoria
intern= la ba'a de prorame i la ba'a informaional. Bot aici are loc
controlul proceselor de intrare= de prelucrare i de ieire a
informaiei în funcie de natura lor= de destinaia i de modul de
transmitere a re'ultatelor.
1.2. Strctra siste56i irotic
"istemul birotic este un concept informatic ce cuprinde un ansamblu
interconectat de ec0ipamente i de prorame= de mi@loace 0ard i soft=
a%;nd ca obiecti% procesarea informaiei
17
în acti%itatea de birou i care îi e:ercit funciile sale în
interdependen at;t cu sistemele informatice operaionale= c;t i cu
sistemele de telecomunicaii= între care creea' un ansamblu de
leturi funcionaleG2H.
1. Co58onenta <i4ic a sistemului birotic repre'int
ansamblul de ec0ipamente format din urmtoarele subdi%i'iuni?
a. Unitatea centra6 a sistemului. Este repre'entat de cele mai
multe ori de unitatea central a unui calculator personal dispun;nd
de un microprocesor din clasa entium (+++ sau +) cu o frec%en de
ordinul MS' (193)= o memorie intern de 12D sau de 25! $ i o memorie
e:tern cu un disc fi: (S<<) cu o capacitate de ordinul
'ecilor de M$ (2*91**) 9 %e'i fiura 4.
18
b. Uniti6e de intrare – ie:ire ale sistemului birotic conin
at;t periferice comune cu celelalte sisteme informatice= c;t i
periferice specifice tratrii te:telor= documentelor= imainii i
sunetului.
<intre 8eri<erice6e de intrare necesare unui sistem
birotic amintim?
J "cannerA
J +nterfa de intrare telecopiatorA
J +nterfa %ideoA
J Camera de luat %ederi i interfaa audio9%ideo necesarA
J Lectorul optic de microfilme i interfaa specific.
'eri<erice6e de ie:ire ale unui sistem informatic de birou
sunt?
J +mprimantaA
J lotter9ulA
19
J +nterfaa de ieire telecopiatorA
J +mprimanta pentru microfilm i interfaa saA
J +nterfaa %ideoA
J +nterfaa audio.
'eri<erice6e de intrareie:ire înt;lnite în confiuraia unui
sistem birotic sunt= în principal= urmtoarele?
J Berminalul informatic= compus din monitor alb9neru sau color i
tastatura alfanumericA
J >nitile diitale de disc manetic (discuri fi:e i discuri
fle:ibile)A
J >nitile audio9analoice de band manetic i interfaa
acestoraA
J >niti %ideo9analoice de band manetic i interfaa lor.
cD Echi8a5ent6 8entr co5nicaii include totalitatea
dispo'iti%elor te0nice de conectare= de codificare= decodificare=
de transmitere i de recepie local sau la distan a informaiei
utili'ate în acti%itatea de birou.
"tructura i funcionalitatea acestuia depinde de mai muli factori?
ec0ipamentul informatic de birou utili'at= natura informaiei
prelucrate= tipul de comunicaii practicate (locale sau la distan)=
natura reelelor de telecomunicaii utili'ate.
Ec0ipamentele folosite în telecomunicaii %or fi tratate pe lar în
capitolul urmtor.
2) +ndiferent de radul de comple:itate a confiuraiei fi'ice a unui
sistem birotic= acesta nu poate funciona fr e:istena subsistemului
de prorame care constituie co58onenta 6oic (soft) a sistemului
birotic.
"oft9ul repre'int ansamblul proramelor care asiur funcionarea
calculatorului sau a unor aplicaii informatice. /cesta este compus
din?
/. "oft de ba' (sistem de operare)
$. "oft de aplicaii
A. Siste56 de o8erare repre'int totalitatea proramelor de
control care asiur accesul optim la resursele 0ard i soft ale unui
calculator sau ale unui rup de calculatoare.
"istemul de operare în raport cu numrul de utili'atori i cu numrul
de prorame pe care le poate e:ecuta la un moment dat se poate împri
în mai multe cateorii?
1. onoutili'ator i monotas8in (<7"= "9<7"). ermite rularea
aplicaiilor una dup altaA fiecare utili'ator folosete resursele în
mod serial.
2. onoutili'ator i multitas8in (indoQs 3:). /dmite rularea
aplicaiilor pentru un sinur utili'ator în paralel.
20
3. ultiutili'ator i multitas8in (indoQs 5= D= >ni:). /plicaiile
mai multor utili'atori folosesc în comun sau separat resursele
aflate în diferite puncte ale unei reele de calcul.
4. "isteme de operare pentru reea (o%ellTetQare). ermite accesul
utili'atorilor de la mai multe calculatoare (terminale)= la fiiere
comune sau indi%iduale.
$. So<t6 de a86icaii este un proram destinat re'ol%rii unor
anumite probleme. Ri acesta se împarte în mai multe
cateorii?
1. "oft9ul speciali'at este un produs la c0eie-= speciali'at în
re'ol%area anumitor sarcini pentru clientul care l9a comandat. Este
mai costisitor fiind reali'at de obicei ca un unicat= dar pre'int
a%anta@ul c este prote@at împotri%a pirateriei= el put;ndu9se
folosi doar cu ec0ipamentul respecti%.
2. "oft semienerali'at pac0ete de prorame reali'ate de firme
speciali'ate care au o arie de cuprindere mare din punct de %edere
al utili'atorului. 6n &om;nia e:ist o banc naional de prorame
pe l;n +nstitutul de Cercetare în +nformatic unde sunt stocate
pac0ete de prorame din aceast cateorie. >tili'area acestui tip
de prorame este mai ieftin i reduce considerabil durata de
proiectareTimplementare a noilor sisteme de birou. Ele asiur
în acelai timp compatibilitatea diferiilor utili'atori= ceea
ce fa%ori'ea' prelucrarea unor date folosite de mai multe
firme.
3. "oftul enerali'at proramele din aceast cateorie pot fi folosite
de orice utili'ator fr nici o adaptare. >tili'atorul solicit
proramul de la firmele speciali'ate în funcie de tipul
calculatorului= de capacitatea sa de memorie= de datele ce trebuie
prelucrate. Bendina în reali'area acestor prorame este de
automati'are a foarte multor funcii= în condiiile în care
utili'atorul nu este un specialist în informatic.
"oft9ul enerali'at pentru birotic este format din urmtoarele
rupe mari de prorame?
J rocesoare de te:t i de imaine fi:= tip document? 7&<=
7&<"B/&= 7&<E&FECB= EB>&/
>$L+"SE&= /ME/PE&= EN&E"" >$L+"SE&.
J rocesoare pentru desen i pentru repre'entri rafice?
C7&EL<&/= S/&/&< M&/S+C".
J rocesoare de tabele? L7B>" 19293= ENCEL= O>/BB&7.
J rorame de estiune a ba'elor de date? /CCE""= /&7/CS
J rocesoare interate? 7&P"= F&/E7&P= 7E /CCE""=
"US7U.
J rocesoare pentru comunicaii i pentru reele de date.
>nul dintre cele mai utili'are pac0ete de prorame în acti%itatea
de birou este icroso<t !<<ice. ac0etul cuprinde o suit de
prorame de aplicaii produse de compania icrosoft= în care sunt
incluse proramele? ord= E:cel= oQeroint= /ccess.
ord este un procesor de te:te care permite crearea i estionarea
fiierelor de tip te:t precum i sc0imbul de date cu alte
prorame.
Funciile reali'ate de acesta sunt?
9 crearea de fiiereA
9 formatarea documentului (formatarea caracterelor i a
pararafelor)A
9 crearea de tabeleA
9 corectarea automat le:ical i ramaticalA
9 tiprirea la imprimant a documentelor.
E;ce6 este un proram de calcul tabelar. Funciile reali'ate
sunt?
9 crearea fiierelor tip foaie de calcul tabelarA
9 formatarea foii de calculA
9 copierea= mutare= tererea datelorA
9 crearea de serii numerice i calendaristiceA
9 calcule pe ba'a unor funciiA
9 inserarea raficelor pe ba'a datelor din tabeleA
9 crearea unor ba'e de date simpleA
9 tiprirea la imprimant a foilor de calcul.
Access este un proram de estiune a ba'elor de date care
permite?
9 crearea fiierelor tip ba' de date (definirea c;mpurilor=
introducerea datelor)A
9 modificarea informaiilor din ba'a de dateA
9 aduarea sau tererea unor c;mpuriA
9 sortarea ba'ei de date dup di%erse criteriiA
9 interoarea ba'ei de dateA
9 crearea de formulareA
9 tiprirea rapoartelor.
'oer'oint este un proram de rafic= de pre'entare atracti% i
con%intoare a unor date i informaii.
3D Siste56 de in<or5aii al sistemului birotic ofer obiectul
supus prelucrrii (elemente de
22
intrare) în acti%itatea de birou asistat de calculator i în acelai
timp conine multitudinea de re'ultate intermediare precum i
re'ultatele finale ale acti%itii de birou (elemente de
ieire).
In<or5aii6e de intrare pot pro%eni din mai multe surse? direct
din realitate= introduse prin tastare (date= te:te)= scanare
(documente= fa:uri)= înreistrare audio (microfon) sau %ideo (camera
de luat %ederi)?
J reluate din reelele de date i de comunicaii= locale sau la distan
(date= te:te= documente= sunet i imaine).
J &e'ultate intermediare ale unor prelucrri anterioare sau în
curs de desfurare.
J emoria e:tern i ar0i%a electronic sau pe microfilm a sistemului
birotic.
In<or5aii6e de ie:ire ale sistemului birotic au mai multe
destinaii?
J Consultare on9line= prin afiare imediat la terminal (date=
rafice= te:te= documente)= desenare la plotter (desene= sc0ie=
planuri)= redare audio (spea8er)= redare %ideo (monitor=
ecran).
J Bransmitere= local sau la distan= prin sistemele de comunicaii
locale i prin telecomunicaii de date= de te:te= de sunet i de
imaine.
J strare temporar în memoria intern sau e:tern în %ederea unor
prelucrri imediate.
J strare pe termen mediu în memoria e:tern (disc manetic) pentru
consultri ulterioare.
J strare pe termen îndelunat= prin ar0i%are pe suport manetic (disc
fle:ibil) sau rafic (microfilm).
<in cele de mai sus se poate conclu'iona c funcionarea unui
sistem informatic de birou este posibil numai prin funcionarea
sincron i intercorelat a celor trei subsisteme ale acestuia?
ec0ipamentele= proramele i informaiile.
G1H /. /K= op. cit.= p. 1.
G2H Ibidem= p. 23.
1.1.1. "e<inirea co5nicaiei
Comunicarea dintre manaer i subordonai repre'int elementul
dinami'ator al proceselor manaeriale i în acelai timp condiie a
unui climat orani'aional i moti%aional adec%at reali'rii
obiecti%elor orani'aiei.
23
Co5nicarea este un proces de transmitere a informaiilor= sub forma
mesa@elor simbolice= între dou sau mai multe persoane= unele cu
statut de emitor= altele cu statut de receptor= prin intermediul
unor canale specificeG1H.
&olul deosebit al comunicrii în asiurarea funcionalitii i
eficacitii acti%itilor este enerat= în special= de
acti%itatea manaerial. Este unanim aprecierea potri%it creia un
manaer afectea' apro:imati% D*I din timpul su pentru a
comunica.
Ro6ri6e 5anaer6i în cadrul firmei sunt?
1. un rol interpersonal (simbol= lider= aent de letur)A
2. un rol informaional (obser%ator acti%= difu'or= purttor de
cu%;nt)A
3. un rol deci'ional (întreprin'tor= reulator= repartitor de
resurse= neociator).
1.1.2. 'rinci8a6e6e re8re4entri a6e 8roces6i co5nicrii
1.1.3. Co58onente6e 8roces6i de co5nicare
E5itor6 persoana care iniia' comunicaia (manaer sau
e:ecutant).
esa?6 forma fi'ic a informaiei transmis de emitor spre
receptor.
Cana66 calea de transmitere a informaiei= str;ns leat de
mesa@.
Rece8tor6 persoana sau rupul de persoane beneficiare a
mesa@ului informaional (e:ecutant sau manaer).
1.1.#. Ti8o6oia co5nicaii6or=2>
arietatea comunicaiilor înt;lnite în cadrul firmei este @ustificat
de e:istena mai multor criterii de clasificare?
aD cana66 de co5nicare
J comunicaii formale
Bipuri de ree6e de co5nicaii?
a) reele descentrali'ate (în cerc- sau în lan-)A
b) reele centrali'ate (în U- sau în stea-).
1.1.*. "e<iciene 5a?ore @n 8roces6 de co5nicare
Cele mai semnificati%e ariere co5nicaiona6e se refer la?
aD ariera de 6i5a?9 de e;8ri5are
J folosirea necorespun'toare a unor elemente ale procesului de
comunicare (tonul folosit= esturi= e:presia feei= po'iia corpului
etc.)A
J incapacitatea emitorului de a9i stp;ni emoiile în transmiterea
mesa@ului informaionalA
J aceleai cu%inte au sensuri diferite pentru anumite
persoane.
D ariere de rece8ie
J tendina de a au'i numai ceea ce ne9am obinuit s au'imA
J inorarea informaiilor care sunt în de'acord cu ceea ce
cunoatemA
25
J e%aluarea subiecti% de ctre receptor a sursei obiecti%e
(emitorul) de transmitere a mesa@uluiA
J recepionarea= în moduri diferite= de ctre diferite persoane din
cadrul firmei= a aceluiai mesa@.
cD ariere conte;ta6e
J perceperea diferit a mesa@elor funcie de presiunile e:ercitate de
mediu asupra receptorului ('omot= climatul orani'aional
etc.).
dD ariere 5i;te
J discernerea insuficient a mesa@elor rele%ante transmise sau
primite de cele cu semnificaie redus sau nul.
/ceste bariere declanea' o serie de deficiene în sistemul de
comunicaii?
J filtra@ul
J distorsiunea
J supraîncrcarea canalelor de comunicare cu informaii inutile
1.1.,. oda6iti de a586i<icare a e<icacitii co5nicaii6or
aD 5oti7area adec7at a co5nicrii prin?
J determinarea cu e:actitate a scopului fiecrei comunicaiiA
J clasificarea ideilor înainte de debutul procesului de
comunicareA
J stabilirea oportunitii comunicaiilor= a celui mai prielnic moment
pentru efectuarea acestora.
D asirarea nei co5nicri c6are9 concise în sensul?
J cunoaterii detaliate a simbolurilor utili'ate în codificarea
mesa@elor informaionaleA
J utili'rii unui limba@ simplu i direct= fr prea multe detalii care
pot diminua curio'itatea i interesul receptoruluiA
J folosirii= cu prioritate= a comunicaiilor directe= reduc;ndu9se
la minimum distorsiuneaA
J asiurrii unui ni%el corespun'tor de redundan în ceea ce pri%ete
transmiterea mesa@elor comple:e= complicate i de mare importan= în
sensul repetrii acestor mesa@e în moduri diferite i folosirea unor
canale diferite.
cD 8er<ecionarea 5anaeri6or= îndeosebi în ceea ce pri%ete
comunicaiile i mecanismele de transmitere i de receptare a acestora
în interiorul firmei= cadrul i climatul orani'aional .a.
dD 8er<ecionarea ca8acitii de e;8ri5are :i de asc6tare=
îndeosebi la manaeri= corelarea orani'rii formale cu orani'area
informal.
26
eD 8ro5o7area c 8redi6ecie a nor sti6ri 8artici8ati7e de 5anae5ent
ce reclam folosirea pe scar lar a edinei i delerii= concomitent cu
o puternic descentrali'are a procesului deci'ional.
<D 8er<ecionarea strctrii orani4atorice= at;t în ceea ce
pri%ete fle:ibili'area= c;t i în ceea ce pri%ete aplati'area
sa.
G1H 7. +C7LE"C> i +. erboncu= op. cit.= p. 4!4.
G2H Ibidem= p. 4!#.
#.2 Te6eco5ncaii6e
Belecomunicaiile repre'int partea procesului de comunicare în care
mesa@ul este transmis la distan (tele- în limba reac înseamn
departe) prin intermediul unor mi@loace specifice.
osibilitatea de comunicare la distan a de%enit o necesitate din
cele mai %ec0i timpuriV.
;n la sf;ritul secolului al N+N9lea numrul telefoanelor era de
apro:imati% 1.***.*** (în pre'ent sunt peste #**.***.***). 6ntre
anii 1D3*91D5* munca administrati% i cea în birouri cunoate o
cretere rapid. robabil aceast cretere a fost influenat i de
utili'area mainilor de scris i a telefoanelor.
Cert este c în pre'ent telefonul a de%enit un instrument
indispensabil care a impus crearea unei întrei reele de
comunicaii. /ceast reea este folosit ast'i pentru transmisiile prin
tele:= prin fa: sau mai recent prin intermediul
calculatorului.
Botui acest ec0ipament clasic nu este lipsit de probleme.
Locuitorii britanici se pl;n c este necesar o sptm;n pentru
instalarea unui nou post telefonic. 6n &om;nia o astfel de
cerere este posibil s atepte 495 ani. 6n +ndia e:ist peste 5*****
de cereri nesatisfcute. 6n +ran este necesar formarea de 394 ori a
unui numr de telefon pentru a se stabili o letur. 6n pri%ina
numrului posturilor telefonice e:ist mari diferene între rile
lumii. /stfel eQ Uor89ul are mai multe posturi telefonice dec;t
întreaa /fric. La fiecare 1*** de locuitori "uedia are ** de
posturi telefonice= în timp ce ortualia are 2**= iar +ndia doar
5.
1.2.1. Echi8a5ente <o6osite @n te6eco5nicaii
TELEF!NUL este cel mai important mod de comunicaie în afaceri. Este
direct= personal i rapid.
Faci6iti a6e te6e<oniei 5oderne
J memorarea numerelor pentru cele mai utili'ate numereA
J reformarea ultimului numr se memorea' ultimul numr format i se
formea' la cerereA
J butonul secret se întrerupe sonorul în timpul con%orbirii cu
cine%a din camerA
J afiarea numrului format se indic actualul numr formatA
J memorarea i înreistrarea mai multor numere de telefonA
27
J posibilitatea formrii numrului fr a ridica receptorulA acesta se
ridic numai c;nd rspunde interlocutorul solicitatA
J difu'or telefonul conine un difu'or care ofer posibilitatea
efecturii unei con%orbiri c0iar dac m;inile sunt ocupate.
Ser7icii oferite de telefonia modern?
1. "er%icii de uren? "al%area= ompierii= oliia= "al%amontul
etc.A
2. "er%icii alarmA
3. "er%icii de informaii despre? starea %remii= ora e:act=
spectacole= e%enimente sporti%e etc.A
4. "er%iciul telefonic cu ta: in%ersA
5. "er%iciul telefonic de conferine i de %ideoconferineA
!. "er%iciul de securitate. une la dispo'iia abonailor sen'ori de
securitate care detectea' e%entualii intrui= incendii= tierea
liniilor telefonice i alte disfuncionaliti.
>n alt dispo'iti% utili'at destul de frec%ent este root6
te6e<onic. &oboii sunt dispo'iti%e electronice ce primesc
telefoanele= transmit un mesa@ interlocutorului moti%;nd
imposibilitatea abonatului de a rspunde la telefon i îl in%it s
lase un mesa@ înreistrat dup semnal.
Te6e<onia diita6 GInterated SHste5 "iita6 NetorD se refer la
procesul de transformare a reelelor analoice în diitale= adic
informaia circul prin cabluri= sub forma trenurilor de bii.
Ca aplicaii caracteristice ale +"< putem aminti? %ideoconferina=
%ideote:9ul i clasicul telete:. ideoconferina este o teleconferin
în care interlocutorii folosesc %ideofoanele.
A7anta?e oferite de +"<?
J costuri reduse de instalare i de e:ploatare= de întreinereA
J e:istena unor sisteme de autotestareA
J folosirea telefonului prin intermediul calculatoruluiA
J posibilitatea introducerii unui sistem modern de ta:are.
"is8o4iti76 8ortai6 de a7erti4are GRadio 'aerD are forma unui mic
portmoneu= care se poate purta de ctre abonat. /tunci c;nd acesta
este cutat= este a%erti'at printr9un semnal. e ecranul
dispo'iti%ului apare mesa@ul. 7 dat cu apariia telefoniei mobile
interesul pentru paere a sc'ut.
TELEJ6
Este una dintre mainile folosite pentru transmiterea te:telor.
Folosete pentru înreistrarea informaiilor o band perforat. Fiecare
liter sau cifr corespunde unei perforaii anume= astfel înc;t
banda citit (în ca'ul în care se cunoate limba@ul) poate fi
recunoscut i fr decodificatoare (citirea se face de ctre un
operator tele:).
28
6n pre'ent este un ec0ipament de transmisie rudimentar= sinurul lui
a%anta@ fiind c se poate comunica simultan indiferent de condiiile
atmosferice.
FAJ6 G<acsi5i69 te6e<a;9 te6era<ie <acsi5i6D
Este un dispo'iti% folosit pentru transmisia te:telor i a
imainilor.
7perea' prin scanarea limii unei foi de 0;rtie= detect;nd unde
0;rtia este alb i unde este marcat= mut;nd 0;rtia mai @os i
rescan;nd. &e'ultatele acestei scanri sunt transmise apoi prin
liniile telefonice. La destinaie informaia este tiprit pe o coal de
0;rtie= d;nd natere unei copii a coninutului oriinalului. /stfel=
orice persoan poate obine o copie a semnelor de pe oriinal=
indiferent de tipul acestora? litere= numere= desene= orice.
E%oluia te0nic a acestor aparate este e:trem de rapid. rimele dou
tipuri (M1 i M2)= create în urm cu doar c;i%a ani= sunt
desuete. Locul lor a fost luat de aparate mai sofisticate din rupa
M3.
ainile din fiecare eneraie pot comunica între ele. ite'a mainilor
crete odat cu rupele. /stfel= fa:9urile din prima rup au ne%oie de
! minute pentru a transmite o pain de tip /4. / doua rup are ne%oie
de 3 minute. Fa:9urile din a treia rup transmit numai semnale
analoice= de aceea au ne%oie de apro:imati% 5 secunde. Fa:9urile
din rupa M4 sunt în întreime diitale= transmi;nd documente
prin reelele telefonice diitale. >nele din ele dispun de
faciliti de transmitere a informaiei= de %ideote:t= de %ideofon= de
telefotorafie= de teletratarea te:telor i raficii.
a@oritatea fa:9urilor aflate în funciune sunt din rupa M3. Mama
modelelor este foarte lar. ot transmite o copie la fiecare sau 15
secunde. &e'oluia pe ori'ontal este de D puncteTmm= iar cea
%ertical de minimum 4 liniiTmm= ca' în care fotorafiile pot fi
transmise cu o calitate deosebit? p;n la 1! nuane de ri i adesea 32
pe cele mai mari fa:9uri.
emoria permite stocarea înreistrrii unui document= transmisia
fc;ndu9se mai t;r'iu (noaptea tarifele sunt mai reduse).
/numite aparate sunt dotate cu sistem de multidifu'are= acelai
document fiind transmis ctre mai muli destinatari proramai la ore
diferite.
C!'IAT!RUL
/lturi de telefon i de fa:= copiatorul este unul dintre cele
mai utili'ate ec0ipamente în munca de birou. <ei nu este un
ec0ipament specific de telecomunicaii= copiatorul particip indirect
la procesul de comunicare= prin multiplicarea documentelor care au
ca suport 0;rtia sau foile transparente.
/cest ec0ipament are la ba' principiul laserului (Li0t
/mplification bW "timulated Emission of &adiation /mplificarea
Luminii prin Emisie "timulat a &adiaiei).
+mainea documentului oriinal este parcurs linie cu linie de o ra'
laser. Lumina reflectat de la imaine cade pe un tambur sen'iti%
care se rotete cu o %ite' corespun'toare în @urul a:ului su.
Bamburul= acoperit cu un material fotosensibil (seleniu)= se
electri'ea' static i atrae particule fine de dispersie sau de
suspensie ale tonerului (tonerul e:ist at;t sub form de pulbere c;t
i lic0id). Bonerul astfel atras este depus pe 0;rtie.
Copiatoarele actuale e:ist în numeroase confiuraii= put;nd fi
rupate în patru cateorii?
1. odele mici= care pot produce sub 1*** de copiiTlunA
2. Copiatoare de %olum mediu (1***93*** de copiiTlun)A
29
3. Copiatoare de %olum înalt (de la 3****91***** de
copiiTlun)A
4. Copiatoare iant (peste 1***** de copiiTlun).
Factori ce treie a7i @n 7edere 6a c58rarea ni co8iator
J umr de copii pe lunA
J reul pe copie. "e obine adun;nd costul tuturor consumabilelor
(toner= de%eloper= 0;rtie= cilindru= rata de amorti'are a
copiatorului etc.) i împrind la numrul de copii efectuate cu
acestea. Cu c;t copiatorul este mai performant= cu at;t costul pe
copie este mai mic.
J umrul de copiiTminutA
J "istemul de alimentare cu 0;rtie (automat sau nu)A
J Faciliti de micorareTmrireA
J Calitatea copiilor din punct de %edere al contrastului= cureniei
0;rtiei i formei caracterelor. +deal este ca documentul s fie
imposibil de deosebit de copieA
J Copierea automat pe ambele fee ale 0;rtieiA
J osibilitatea de a copia în dou sau în mai multe culoriA
J /limentarea automat cu documente= ca' în care copiatorul %a
selecta i po'iiona documentul pe ecran= îl %a scoate afar i %a lua
urmtorul document automatA
J "electarea automat a dimensiunii 0;rtiei= care %a face copiatorul
s alimente'e 0;rtie din ta%a care se potri%ete dimensiunii
documentuluiA
J osibilitatea de a relua copierea de la numrul de copii la care
0;rtia s9a blocat în copiator.
1.2.2. Ser7icii 5oderne de te6eco5nicaii
)I"E!TEJ
ideote:9ul repre'int un rup de ser%icii care pune la dispo'iia
utili'atorilor informaii pe calculator. /ceste informaii sunt
pre'entate pe monitoare sau pe ecrane B la domiciliu. <ou
e:emple cunoscute de %ideote: sunt? telete:t9ul i %ieQdata.
TELEC!NFERINE
&epre'int un rup de ser%icii care permit inerea reuniunilor fr
a mai fi necesar deplasarea participanilor= ci doar pre'ena lor în
faa unui telefon sau într9un studio.
Ti8ri de te6econ<erine
aD adiocon<erina permite comunicarea într9o edin prin
intermediul sistemului telefonicA
D 7ideocon<erina
Fiecare dintre calculatoarele participanilor preia imainea i
sunetul prin intermediul unei camere de luat %ederi i a unui
microfon. 7dat prelucrate= aceste semnale sunt compactate pe ba'a
unor aloritmi compleci i apoi trimise pe liniile telefonice ctre
ceilali participani la %ideoconferin= unde are loc procesul de
decodificare i de afiare pe ecran.
unctul slab al unui astfel de sistem este suportul utili'at pentru
transferul datelor între calculatoare= i anume linia telefonic.
<e %ite'a acesteia depinde calitatea pe care o %or a%ea imainile
i sunetul.
6n cele din urm s9a apelat la ser%iciile liniilor telefonice
diitale (+nterated "er%ices <iital etQor8 +"<)= întruc;t
permit %ite'e de transmisie de patru ori mai mari dec;t liniile
obinuite i elimin para'iii i sunetul de fond.
cD te6econ<erina 8e co58ter. ermite comunicarea prin intermediul
potei electronice= c0iar dac nu toi participanii utili'ea'
calculatoarele în acelai timp. articipanii pot trimite mesa@e altor
participani în orice moment i pot recepiona orice parte din
de'baterile edinei.
V /stfel= arabii deineau în sec. +++ printre structurile de
conducere ale statului un minister- al comunicaiilor. <e
asemenea dispuneau de o linie de turnuri9semafor- pe o lunime de
5*** de 8m.= între aroc i $adad i de un ser%iciu de porumbei
cltori. 7 mie de ani mai t;r'iu flota de lup a britanicilor a
folosit un sistem de steauri semnali'atoare în btlia din 1D*5 de la
Brafalar. 6n 1D#D= doar la c;te%a decenii de la btlia de Brafalar=
s9a stabilit primul contact telefonic comercial. /stfel= dou
in%enii ale secolului al N+N9lea (tastatura i telefonul) au pus
ba'ele industriei telecomunicaiilor moderne.
#.3. Ree6e de ca6c6atoare
7 reea de calculatoare repre'int un rup de calculatoare (omoene sau
eteroene) care comunic între ele prin intermediul unor faciliti
0ard i soft.
7 definiie mai riuroas ar putea fi? un rup de calculatoare (de
orice tip) i de periferice care parta@ea' (folosesc în comun)
resursele.
Bendina actual în utili'area calculatoarelor este cuplarea acestora
în reea. /cest lucru ofer multiple a%anta@e?
J proramele pot fi pstrate într9o sinur copie (pe ser%er) i pot fi
folosite de oricare dintre utili'atorii reeleiA
J ba'ele de date pot fi e:ploatate de mai muli utili'atori
simultanA
J resursele 0ard (în special imprimantele) pot fi utili'ate
simultan de mai muli utili'atoriA
J posibiliti de comunicare i de sc0imb de informaii între
utili'atori.
rincipalele componente ale unei reele sunt? ser%er9ul (un
calculator mai puternic care estionea' acti%itatea întreului
sistem) i staiile de lucru (Qor89station).
/lte ec0ipamente specifice reelelor sunt?
9 bride (punte) face letura între dou sau mai multe reele
9 ateQaW (poart) lea calculatoare de tipuri diferite
31
9 transcei%er conectea' dou reele prin radio
#.3.1. Ti8ri de ree6e
A. "8 aria eora<ic
1D LAN GLoca6 Area NetorD – arie eora<ic restrKns
Ser7icii 9 parta@area resurselor ser%erului
9 parta@area perifericelor din sistem
9 comunicare i interaciune între utili'atori
9 posibilitatea de conectare cu alte reele
2D AN Gide Area NetorD – 6ar rs8Kndire eora<ic
J permit transmiterea datelor la distan prin intermediul liniilor
telefonice
J sunt folosite pentru ser%icii de comunicare
J conectarea unor sisteme de diferite tipuri (mainframe=
minicalculatoare).
3D '"N G'6ic "ata NetorD – rs8Kndite 6a ni7e6 5ondia6
J folosite pentru consultarea marilor ba'e de date ale lumii
Cele mai rsp;ndite reele de acest tip sunt? BELEB= ++BEL.
B. "8 to8o6oie Gpentru reelele de tip L/)
1. RIN$ Gine6D – presupune conectarea calculatoarelor pe un canal
circular. Controlul reelei este deinut pe r;nd de fiecare dintre
noduri într9un inter%al de timp bine determinat.
/%anta@e?
J toate nodurile sunt eale
J inter%alul de timp în care %a fi transmis un mesa@ poate fi
estimat
J necesarul de cablu e acceptabil
<e'a%anta@e?
J defectarea unui nod duce la blocarea întreii reele
2D BUS G5aistra6D – presupune un cablu liniar la care sunt
conectate toate nodurile reelei.
/%anta@e?
32
J %ite' de lucru mai mare
J interconectare simpl
<e'a%anta@e?
J timpul de transmitere a unui mesa@ dintr9un nod în altul nu poate
fi determinat
3. STAR GsteaD – presupune un nod pri%ileiat în reea (cu rol de
ser%er) la care sunt conectate toate celelalte.
/%anta@e?
J %ite'a de transmitere ridicat
J posibilitate de rulare a aplicaiilor în timp real (timpul poate
fi estimat)
J costul cablului de conectare este sc'ut
<e'a%anta@e?
J defectarea ser%erului face imposibil utili'area reelei
J cantitate de cablu necesar mai mare dec;t la celelalte
tipuri
J interconectarea este mai complicat
ot e:ista i combinaii? "B/&9$>"
"B/&9&+M
#.3.2. INTERNETUL
+nternet9ul nu este o reea de calculatoare cum de multe ori se
spune reit= ci este o reea de ree6e. Este o colecie mondial de tot
felul de calculatoare i de reele de calculatoare leate între
ele.
6n anii !*= +nternet9ul a fost iniial un e:periment al
<epartamentului /prrii al "tatelor >nite= care urmrea s9i
a@ute pe oamenii de tiin i pe cercettorii rsp;ndii pe suprafee mari
s lucre'e împreun= folosindu9se cu toii de puinele i de
costisitoarele calculatoare i de fiierele acestora. /cest obiecti%
a necesitat crearea unui rup de reele interconectate care s
funcione'e ca o unitate coordonat.
&'boiul rece a st;rnit interesul pentru o reea care s re'iste
unui atac aerian. <ac o parte a reelei ar fi fost distrus=
datele i informaiile ar fi continuat s circule spre destinaie cu
a@utorul prilor componente care au supra%ieuit. /stfel= în +nternet
responsabilitatea diri@rii mesa@elor a fost distribuit în toat
reeaua= nefiind centrali'at într9un sinur loc.
+mpactul +nternet9ului asupra %ieii noastre este mai mare dec;t
influena pe care a a%ut9o &e%oluia industrial în sc0imbarea
societii secolului N+++. /ceasta este conclu'ia la care a a@uns un
studiu efectuat de prestiiosul Centru de Cercetri SenleW din area
$ritanie= studiu finanat de corporaia american C+"C7 "U"BE= liderul
mondial în construcia reelelor pentru
33
+nternet. &aportul Impactul Internet&ului 'n
Europa rele% sc0imbrile radicale produse în modul nostru de a
tri= de a munci= de a în%a i de a ne petrece timpul liberV.
rincipalele ser%icii i resurse pe care le ofer +nternet9ul
sunt?
'o:ta e6ectronic
7 resurs obinuit oferit de +nternet este un sistem internaional
prin care se poate trimite i primi pota electronic= cunoscut sub
numele de e5ai6. <e fapt= pota electronic repre'int o mare parte
a traficului de pe +nternet i pentru muli este sinura resurs pe
care o utili'ea'.
$r8ri6e de discii
>n alt ser%iciu bine cunoscut poart numele de >se et. /cesta
ofer accesul la neQsroup pentru discuii în rup a:ate pe un anumit
subiect.
7 %ariant a acestui ser%iciu este sistemul de a%i'ier electronic
($$"). "istemele $$" sunt asemntoare >se et9ului= cu e:cepia
faptului c toate fiierele sunt locali'ate pe un sinur calculator
care de obicei este întreinut de o persoan sau de un rup.
'arta?area <i:iere6or Gtrans<er6 de <i:iereD
/cest ser%iciu permite transferul fiierelor de date de la un
calculator la altul. 6n felul acesta se pot prelua de pe diferite
calculatoare prorame i orice tip de document electronic.
entru a utili'a acest ser%iciu este necesar un proram FB (File
Bransfer rotocol) cu a@utorul cruia utili'atorul se poate conecta
la un ser%er FB aflat la distan. "er%erul este identificat printr9o
adres +nternet. /ccesul la un astfel de ser%er este permis= de
reul= utili'atorilor înreistrai care au drept de acces.
or6d ide e GD
/ceast component a +nternet9ului numit mai simplu eb permite
utili'atorilor s foloseasc o idee demodat cea a notelor de subsol
într9un mod cu totul nou. C;nd un autor al unui articol de re%ist
sau al unei cri introduce o not de subsol= cititorul e:aminea'
subsolul painii i probabil este îndrumat spre o alt pain sau spre
alt carte. eb9ul poate face în esen acelai lucru= folosind o te0nic
ce %a sublinia sau e%idenia un cu%;nt= o e:presie sau o imaine din
document. Cu%;ntul sau e:presia e%ideniat arat utili'atorului c
e:ist un alt document asociat primului. /cest document poate fi
accesat i afiat imediat pe ecran. <ocumentul de acest tip poart
numele de hH8erte;t.
<e asemenea eb9ul face posibil i stocarea i resirea sau
redarea fotorafiilor= a imainilor fi:e i a celor animate i a
sec%enelor %ideo i audio. >tili';nd un astfel de instrument
clienii pot s %ad rapid i uor informaiile i imainile rafice
stocate= probabil= pe calculatoare aflate la mii de 8m distan.
>tili'area unui broQser eb seamn foarte mult cu o cltorie
ade%rat= numai c aceasta se face mult mai uor. /cest tip de cltorie
poart numele de na%iare- pe +nternet.
"ocietile comerciale i alte orani'aii au început s foloseasc eb9ul
ca mi@loc de publicitate pentru produsele sau pentru ser%iciile
lor. Ei creea' o pain eb= un fel de %itrin electronic. 7dat ce
adresa painii eb este cunoscut= posibilii clieni pot afla informaii
despre firma respecti%.
Chat6 Gdiscii 8rin InternetD
34
/cest ser%iciu permite unui rup de persoane s9i transmit mesa@e
într9un timp foarte scurt. <ei este utili'at de diferite
cateorii de %;rst= el este foarte popular în r;ndul tinerilor. 7dat
conectat= utili'atorul este pus în letur cu o mulime de ali
utili'atori din toat lumea.
/a9numitele spaii de discuii permit ruparea acestora pe anumite
teme cum ar fi science9 fiction= film sau sport. Boate mesa@ele
tastate într9un astfel de spaiu apar aproape simultan pe ecranele
calculatoarelor tuturor participanilor la discuii. /ceste spaii
sunt acti%e în eneral 24 de ore pe 'i.
<e la in%entarea sa în 1D*= numrul reelelor a crescut (dup unele
estimri în pre'ent sunt peste 3****)= numrul utili'atorilor a
crescut spectaculos an de an= astfel c la sf;ritul anului 1 acesta
%a a@une la 4** de milioane. Este dificil de fcut o prono'= dar se
pare c= în 1* ani= numrul utili'atorilor se %a dubla. Cert este un
sinur lucru? firmele de ec0ipamente pentru +nternet %;nd ast'i mai
multe consumabile dec;t cele de ec0ipament pentru +B (te0noloia
informaiei). ai mult dec;t at;t= raportul Centrului de Cercetri
SenleW a anali'at i implicaiile sociale. Conclu'ia? cei care au
acces la +nternet la locul de munc sunt mult mai bine informai= mai
producti%i= îns din cau'a abundenei de date de procesat= numrul
orelor de lucru este în cretere= proporional cu acumularea oboselii
i stresului.
Ce fel de informaii putem locali'a pe +nternetX El ofer o colecie
de date care se îmboete într9un ritm rapid= colecie ce
cuprinde subiecte de la medicin la tiin i la te0noloie. El pre'int
un material complet din domeniul artelor= precum i materiale de
cercetare pentru studeni i materiale referitoare la recreere= la
di%ertisment= la sport i c0iar posibiliti de sire a unui loc de
munc. rin +nternet putem a%ea acces la almana0uri= la dicionare= la
enciclopedii i la 0ri.
V "pre e:emplu= cumprturile în cWberspaiu repre'int un paradis
pentru 13I din numrul brbailor care utili'ea' +nternet9ul= datorit
faptului c se fac mult mai rapid. /cest moti% con%ine= din pcate=
numai 2I din femei s cumpere on9line. 6ns= din totalul
utili'atorilor= doar 1I pri%esc +nternetul ca pe un mi@loc de a
cumpra di%erse lucruri= pentru c 4!I îl descriu ca pe o surs de
informaii= 24I ca pe un mi@loc de a fi în contact cu ceilali oameni
i 1*I ca pe o surs de distracie.
. ER'ONOMI LOCULUI DE MUNC ÎN BIROU
(.). Necesit%te% or*%ni+,rii er*ono$ice % $uncii -n birou
<e'%oltarea economiei de pia i e:tinderea proprietii pri%ate au
fcut ca munca de birou s cunoasc o amploare deosebit. 6n aceste
condiii apar cerine noi fa de componentele procesului de munc= fa
de om= fa de mi@loacele de munc i fa de întreul sistem om9
main9mediu-. /ceste aspecte ale orani'rii tiinifice a muncii îi
sesc re'ol%are prin aplicarea în ser%iciile i birourile firmelor a
cercetrilor de eronomie care s asiure adaptarea muncii la om=
creterea producti%itii i scderea solicitrilor de efort în
munc.
+ntroducerea cercetrilor de eronomie în birouri poate fi susinut
prin prisma unor caracteristici proprii muncii din aceste
structuri= cum ar fi?
J caracterul muncii= radul sc'ut de dotare te0nic i e:istena unor
multiple solicitri de efort fi'ic i psi0ic în muncA
J amplificarea factorilor de stres i de obosealA
35
J %arietatea i comple:itatea operaiilor (în special de ordin
intelectual) pe care trebuie s le e:ecute lucrtorii= relaiile cu
clienii= rspunderea material i moralA
J folosirea= uneori neraional= a potenialului uman= calitatea i
structura acestuia.
unca în birou se pre'int în eneral ca o munc psi0ic ce solicit din
partea personalului un efort intelectual deosebit= îns e:ist
numeroase acti%iti care necesit un efort fi'ic intens.
<in punct de %edere fi'ic se poate considera c acti%iti precum
cele de procesare a corespondenei= introducere a datelor= cutarea i
resirea informaiilor sunt rele= solicit;nd într9un rad
ridicat posibilitile fi'ioloice ale personalului= în special cele
ale secretarelor.
entru personalul secretariatelor apar alte cau'e care pot determina
creterea efortului fi'ic i anume? flu:ul clienilor= radul de
alomeraie= cantitatea i %arietatea informaiilor solicitate.
/%;nd în %edere toate aceste solicitri= necesitatea studiilor
eronomice este e%ident= deoarece numai prin intermediul acestora se
poate reali'a adaptarea muncii la posibilitile umane fireti= fr
ameninarea sntii lucrtorilor. rintr9o orani'are corespun'toare a
muncii pe ba'a principiilor eronomice= prin mecani'area i prin
informati'area unor acti%iti i prin stabilirea corect a numrului i
a structurii personalului se poate aciona eficient pentru reducerea
efortului fi'ic.
7 alt caracteristic a acti%itii desfurate în birouri i= în acelai
timp= un factor de influen a efortului este po'iia de lucru.
/ceasta este po'iia e';nd= care uneori nu se modific nici în timpul
pau'elor= datorit condiiilor de amena@are a locurilor de munc.
/ceast caracteristic se înt;lnete la toate cateoriile de
personal cu o pondere mai mic sau mai mare= dar cu deosebire la cei
implicai în procesul de întocmire i de prelucrare a documentelor.
6n acest ca' studiile de eronomie trebuie îndreptate spre
orani'area raional a timpului de lucru i spre crearea condiiilor de
sc0imbare a po'iiei corpului.
"olicitarea neuropsi0ic în birou este predominant fa de solicitrile
de alt natur la principalele cateorii de personal. /ceasta apare în
special la cei implicai în acti%iti de cercetare9de'%oltare=
financiar contabile= de întocmire i de prelucrare a documentelor i
la cei din ser%iciile de relaii cu publicul.
6n cadrul ser%iciilor de relaii cu publicul sau în secretariate
e:ist elemente care au o contribuie însemnat la creterea
efortului psi0ic. 6n acest sens se remarc îndeosebi dialoul ce
trebuie meninut cu fiecare persoan pentru stabilirea informaiilor
dorite. entru a se putea face fa acestor solicitri= studiile de
eronomie indic o serie de caliti pe care trebuie s le aib lucrtorii
dintr9un astfel de ser%iciu i anume? cunotine temeinice în domeniul
solicitat= arta de a %orbi cu oamenii= dinamism= atenie
distributi%= spirit de obser%aie= capacitate de deci'ie i
iniiati%.
ractica a demonstrat c în ser%iciile de relaii cu publicul e:ist o
serie de cau'e care conduc de reul la suprasolicitare. /cestea sunt
di%erse i pot fi pro%ocate fie de lucrtori= fie de clieni.
<in prima cateorie face parte radul de oboseal al lucrtorilor
('ilnic plus cea acumulat) cu implicaii asupra modului de
comportare fa de clieni= manifestat prin lips de amabilitate i prin
ner%o'itate. 6n multe ca'uri efortul lucrtorilor de a a%ea un
comportament ci%ili'at poate duce la suprasolicitare.
<ificulti pot crea i clienii prin modul de comportare fa de
lucrtorii ser%iciilor= care nu %d în acesta un partener eal care
contribuie prin munca sa la satisfacerea cererilor lor= ci o
persoan care trebuie în orice condiii s9i ser%easc cu promptitudine
i cu amabilitate.
"olicitarea neuropsi0ic a ana@ailor din ser%iciile de relaii cu
publicul sau a celor din secretariate mai este influenat i de
neritmicitatea flu:ului clienilor= de neadaptarea orarelor de
funcionare a acestora la flu:ul clienilor i de e:istena unor
lipsuri în orani'area muncii. 6n
36
letur cu acest aspect trebuie menionat c orani'area eronomic a
muncii trebuie s asiure concordana dintre numrul ana@ailor e:isteni
i afluena solicitanilor. /%;nd în %edere c flu:ul acestora este în
eneral aleator= structurile respecti%e pot aciona printr9o mai mare
fle:ibilitate în stabilirea proramelor de lucru i prin
dimensionarea optim a formaiilor de lucrtori= prin folosirea unor
rafice de munc. /ceste msuri determin ser%irea ci%ili'at a
clienilor i creterea randamentului în munc în condiii de solicitare
normal a lucrtorilor.
/li factori care influenea' substanial solicitarea psi0ic sunt
factorii de mediu ('omotul= temperatura= umiditatea i lumina)=
precum i relaiile dintre membrii colecti%elor de munc.
(.2. Stresul i obose%l% pro#esion%l,
"tresul i oboseala profesional= numite i bolile secolului= sunt
cele mai ra%e disfuncionaliti care apar în munca de birou. <in
aceast cau' a aprut necesitatea orani'rii eronomice a muncii în
birouri.
"tresul repre'int o dimensiune constant a %ieii noastre cotidiene.
<ac p;n în 1D factorii stresani ineau mai mult de sistemul
politic= de aspectele neati%e ale dictaturii comuniste= în pre'ent
societatea de tran'iie aduce pe scena %ieii noi tipuri de situaii
stresante cum ar fi ? incertitudinea= sc0imbrile rapide i adesea
impre%i'ibile= concurena= oma@ul= necesitatea reorientrii i
recalilificrii rapide i= nu în ultimul r;nd= scderea ni%elului de
trai.
7amenii= ca indi%i'i i'olai= au rareori posibilitatea de a influena
e%enimentele stresante e:terne. Bot ce pot face este s9i însueasc
nite strateii adaptati%e care s9i fac mai re'isteni la aresiunile
psi0ice i mai eficieni în acti%itatea profesional.
<ac stresul este prea mare fiecare dintre noi poate ceda psi0icA
c0iar dac persoana respecti% este una e:trem de ec0ilibrat pot
aprea tulburri psi0oloice temporare. +ndi%idul poate tri o stare de
disfuncionalitate sau c0iar o cdere psi0ic brusc în urma unei
psi0otraume se%ere (accident= incendiu= decesul unui membru
apropiat din familie).
&eacia la stres se instalea' treptat atunci c;nd indi%idul este
supus un timp îndelunat unor condiii de tensiune psi0ic= mai ales
atunci c;nd este atins imainea sa= situaia marital= profesional sau
material. <e obicei indi%idul îi re%ine c;nd situaia stresant a
fost înlturat= dei uneori pot rm;ne unele sec0ele sau o
%ulnerabilitate crescut fa de anumii factori de stresV.
Factorii de mediu repre'int= de asemenea= factori de stres pentru
oranismul uman i animal= produc;nd perturbri la ni%elul diferitelor
sisteme fi'ioloice. /ceti factori= dintre care amintim? temperatura
(prea ridicat sau prea sc'ut)= umiditatea= 'omotul= aenii poluani
pot produce traume fi'ice= dar i psi0ice.
E:ist i stresori de natur psi0osocial cum ar fi? situaiile
conflictuale= presiunea social prea mare= factori care pun în
pericol situaia material sau statutul social al indi%idului= care
sunt percepui ca o ameninare pentru indi%id. "tresul nu este
influenat numai de situaiile e:terne ci i de %ulnerabilitatea= de
tolerana la stres a indi%idului sau de unele trsturi ale
personalitii acestuia.
E:ist= de asemenea= situaii de %ia care sunt considerate stresori
uni%ersali= ca de e:emplu? r'boiul= detenia= calamitile naturale=
accidentele care produc in%aliditate sau bolile incurabile=
pierderea unor persoane apropiate. >nele situaii de %ia nu sunt
la fel de stresante pentru toat lumea. <e pild= pierderea unui
e:amen= de'aprobarea