Manual de Protocolo

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO

Manual de

Procedimentos de

Protocolo, Expedio e Arquivo

Coordenao-Geral de Documentao e Informao

Secretaria-Geral

Braslia

2010

Manual de

Procedimentos de


Advocacia-Geral da Unio

Secretaria-Geral

Coordenao-Geral de Documentao e Informao

Organizao: Maria Dalva Pimentel Mendes Fernandes

Ademir Braz da Silva

Adriana Barbosa Lima

Jos de Lisboa Vaz Filho

Leila Cristiane Petry

urea de Souza Oliveira dos Santos

Mrcio Wilzedy Martins Viana

Outubro de 2010

Manual de

Procedimentos de


Presidente da Repblica

Luiz Incio Lula da Silva

Advocacia -Geral da Unio

Lus Incio Lucena Adams

Secretria -Geral

Gildenora Batista Dantas Milhomem

Coordenadora -Geral de Documentao e Informao

Maria Dalva Pimentel Mendes Fernandes

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

252


MODELO DE LOMBADA

ARQ/CORRENTE

PROCESSO:

00400.000469/2005-59

APENSO:

00400.000743/2005-90

ANO:

2005

Caixa:

01


251

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO

SECRETARIA-GERAL

COORDENAO-GERAL DE DOCUMENTAO E INFORMAO

Manual de

Procedimentos de


Braslia

2010


250

Preenchimento da Guia de Transferncia de Documentos

Campo 1 Registrar o nmero da Guia e o ano;

Campo 2 Informar o setor onde o documento foi solicitado;

Campo 3 Informar o nmero do documento ou do proces-

so;

Campo 4 Informar o assunto;

Campo 5 Informar o nmero da caixa;

Campo 6 Registrar a data e a assinatura de quem encami-

nhou o processo;

Campo 7 Registrar a data e a assinatura de quem recebeu.

GUIA DE TRANSFERNCIA


249


Advocacia -Geral da Unio

Coordenao -Geral de Documentao e Informao

SIG Quadra 06 Lote 800 Ed. Sede AGU

Fones (61) 3105-8907 / 8467

Fax (61) 3105-8232

Site: www.agu.gov.br

70610- DF

Organizao:

Maria Dalva Pimentel Mendes Fernandes CGDI

Ademir Braz da Silva CGDI/PCU

Adriana Barbosa Lima CGDI

Jos de Lisboa Vaz Filho CGDI

Leila Cristiane Petry CGDI

urea de Souza Oliveira dos Santos CGDI/PCU

Mrcio Wilzedy Martins Viana CGDI/PCU

permitida a reproduo de dados e de informaes contidos nesta

publicao desde que citada a fonte.

BRASIL. ADVOCACIA-GERAL DA UNIO. Coordenao-

Geral de Documentao e Informao. Manual de Procedi-

mentos de Protocolo e Expedio.

252 p. , il.


SUMRIO Apresentao ................................................................................................................................. 9

Consideraes iniciais .................................................................................................................13

Importncia do manual ...............................................................................................................14

Siglas.................................................................................................................................................15

Objetivos ........................................................................................................................................16

Legislao referencial para documentao..........................................................................16

Legislao Federal.......................................................................................................16

Resoluo do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ..........................17

Portarias do Poder Executivo..................................................................................17

Portarias da Advocacia-Geral da Unio.................................................................18

Conceitos e definies.............................................................................................................18

Unidades envolvidas..................................................................................................................28

Usurios e clientes....................................................................................................................30

II. Protocolo....................................................................................................31

Protocolo....................................................................................................................................33

Protocolo pela Internet...........................................................................................................33

Macroprocesso do protocolo................................................................................................34

Sistema de controle de documentos da AGU - AGUDoc..............................................35

III. Rotinas de Protocolo................................................................................39

Recebimento...............................................................................................................................41

Correspondncia.........................................................................................................41

Recebimento.................................................................................................................42

Recibo............................................................................................................................43

Formas de recebimento.............................................................................................44

Rotinas para recebimento via guich de protocolo............................................45

Rotinas para recebimento via malote.....................................................................45

Triagem........................................................................................................................................46

Abertura de documentos e correspondncias.....................................................46

Prazos.............................................................................................................................47

Rotina de triagem de documentos..........................................................................47

Cadastramento ..........................................................................................................................48

Nmero nico de processo e documento NUP..............................................48

Tabela de unidades.....................................................................................................49

Cadastramento de unidades.....................................................................................49

NUP externo................................................................................................................50

NUP interno.................................................................................................................50

Anlise documental...................................................................................................................50

Tipo de documento....................................................................................................51

Nmero do documento.............................................................................................51

Procedncia/Origem...................................................................................................52

Data do documento....................................................................................................52


248

EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DO-

CUMENTOS

Extrado de:

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 7, de 20 de mai-

o de 1997. Dispe sobre os procedimentos para eliminao de

documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do

poder pblico.

Art. 6 (...) Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, que

tem por objetivo dar publicidade, em peridicos oficiais, ao ato

de eliminao dos acervos arquivsticos sob a sua guarda, de-

vendo conter necessariamente as seguintes informaes:

I -

a) nome do rgo ou entidade que efetuar a eliminao;

b) ttulo, nmero e ano do edital;

II - desenvolvimento do assunto tratado contendo:

a) identificao da autoridade signatria do edital;

b) nmero e data dos atos legais e/ou do documento oficial

que legitima a eliminao;

c) nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a

serem eliminados;

d) referncia aos conjuntos documentais a serem eliminados,

com as datas-limite correspondentes;

e) prazo para efetivao da eliminao, que dever situar-se

entre 30 (trinta) e 45 (quarenta e cinco) dias subseqentes

publicao do edital, e

III - encerramento:

a) local e data do edital;

b) nome, cargo e assinatura da autoridade citada no art. 5,


247


Destino ........................................................................................................................................... 52

Interessado...................................................................................................................52

Assunto.........................................................................................................................53

Documentos vinculados............................................................................................53

Documento................................................................................................................................54

Classificao de documentos...................................................................................54

Documentos sigilosos ateno especial.............................................................55

Documento ostensivo...............................................................................................56

Cadastrando um documento...................................................................................56

Realizando pesquisa de antecedentes....................................................................63

Montando documentos.............................................................................................64

Rotina de cadastramento de documento .............................................................64

Processo......................................................................................................................................66

Autuao.......................................................................................................................66

Partes de um processo .............................................................................................67

Numerao de folhas e de peas............................................................................68

Tratamento fsico dos documentos e processos................................................69

Rotina de cadastramento de processo..................................................................70

Encerramento e abertura de volumes...................................................................71

Rotina de encerramento e abertura de volumes................................................71 Juntadas.......................................................................................................................................72

Rotina de juntada por anexao de documento a documento........................72

Rotina de juntada por anexao de processo a processo.................................73

Rotina de juntada por anexao de documento a processo............................74

Apensao....................................................................................................................75

Rotina de apensao de processos.........................................................................75

Desapensao..............................................................................................................76

Rotina de desapensao de processos..................................................................77

Desentranhamento.....................................................................................................77

Rotina de desentranhamento...................................................................................77

Desmembramento......................................................................................................78

Rotina de desmembramento de processo constitudo......................................79

Tramitao..................................................................................................................................81

Rotina de tramitao de processos e documentos............................................82

Rotina de recebimento eletrnico.........................................................................83

IV. Rotinas de Expedio...............................................................................85

Expedio....................................................................................................................................87

Mensageria interna....................................................................................................................87

Rotinas de expedio via mensageria interna......................................................88

Mensageria externa..................................................................................................................88

Rotinas de expedio via mensageria externa.....................................................89

Malote.........................................................................................................................................90

Expedio de malotes................................................................................................91

Guia de remessa de malote......................................................................................91

Rotina de expedio via malote..............................................................................93

Servios dos Correios.............................................................................................................93

Carto de postagem..................................................................................................93


Tipos de postagem.......................................................................................................................94

Servios adicionais dos Correios.............................................................................95

Envelopes.......................................................................................................................98

Formatao dos envelopes........................................................................................98

Correspondncias de urgncia.................................................................................99

Relao das correspondncias encaminhadas expedio...................................99

Preparao dos envelopes pelos setores para expedio via Correios.......100

Rotinas de expedio via Correios pelo o setor de Expedio.....................101

Orientaes sobre a utilizao dos servios dos Correios...........................................102

Escolhendo o tipo de postagem.............................................................................103

Envelopes....................................................................................................................104

Rastreamento de correspondncias.....................................................................105

Pesos e Dimenses..................................................................................................106

Objetos que no transportados pelos Correios...............................................107

Principais motivos para atraso de entrega..........................................................108

Mais informaes......................................................................................................108

V. Segurana da Informao ........................................................................................109

Ciclo documental e segurana da informao..................................................................111

Segurana da Informao.......................................................................................................112 Procedimentos e segurana da informao........................................................114

Sistemas e segurana da informao....................................................................115

Acesso a informao pela Internet.......................................................................118

Acesso ao AGUDoc e senhas................................................................................118

O elemento humano na segurana da informao............................................119

Responsabilidade pela informao.......................................................................................122

Alguns cuidados no tratamento da informao................................................................123

Consideraes finais sobre segurana da informao.....................................................125

ROTINAS DE ARQUIVO

I . Introduo ....................................................................................................... 129

Consideraes iniciais ............................................................................................................... 131

Sigla ................................................................................................................................................ 131

Objetivos ...................................................................................................................................... 132

Legislao referencial das atividades de arquivo ............................................................... 132

Conceitos e Definies ...................................................................................................... 137

Sistema de arquivos ............................................................................................................. 144

II . Estrutura de Arquivo ................................................................................... 147

Estrutura bsica necessria ............................................................................................... 149

Recursos Humanos ............................................................................................................. 149

Instalao fsica ..................................................................................................................... 150

Recursos materiais .............................................................................................................. 152

III . Arquivo .......................................................................................................... 155

Conceito................................................................................................................................. 157


246

TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Extrado de:




poder pblico.

Art. 4 O Termo de Eliminao de Documentos tem por obje-

tivo registrar as informaes relativas ao ato de eliminao,

devendo conter essencialmente:

I - data da eliminao;

II - indicao dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminao

e informao relativa publicao em peridico oficial;

III nome do rgo ou entidade produtor/acumulador dos do-

cumentos eliminados;

IV - nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao;

V - referncia aos conjuntos documentais eliminados especifi-

cados na Listagem de Eliminao de Documentos, anexa ao

Termo;

VI - datas-limite dos documentos eliminados;

VII - quantificao/mensurao dos documentos eliminados;

VIII - nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao; e

IX - nome e assinatura do titular da unidade orgnica respon-

svel pela eliminao.


245


Finalidade do arquivo ......................................................................................................... 157

Tipos de arquivo .................................................................................................................. 158

Documento ........................................................................................................................... 159

Formato.................................................................................................................................. 159

Gnero ................................................................................................................................... 160

Espcie .................................................................................................................................... 160

Natureza ................................................................................................................................ 161

Documento arquivstico .................................................................................................... 162

Processo ................................................................................................................................. 162

Gesto de documentos ..................................................................................................... 163

Avaliao de documentos ................................................................................................. 164

Idade dos arquivos .............................................................................................................. 164

IV . Metodologia de organizao ..................................................................... 167

Plano de classificao .......................................................................................................... 169

Cdigo de Classificao ..................................................................................................... 169

V . Rotinas de arquivamento ............................................................................ 171

Verificao Prvia ................................................................................................................ 173

Recebimento ......................................................................................................................... 173

Classificao .......................................................................................................................... 174

Ordenao ............................................................................................................................. 175

Arquivamento ....................................................................................................................... 176

Emprstimo ........................................................................................................................... 178

Cpia de documentos ........................................................................................................ 179

Como quantificar documentos ........................................................................................ 179

VI . Destinao de documentos ....................................................................... 181

Avaliao documental......................................................................................................... 183

Tabela de temporalidade ................................................................................................... 184

Como utilizar a tabela ........................................................................................................ 185

Eliminao de documentos ............................................................................................... 186

Como classificar os documentos para eliminar .......................................................... 187

Transferncia ........................................................................................................................ 188

Recolhimento ....................................................................................................................... 190

VII . Conservao de documentos .................................................................. 191

Como preservar os documentos .................................................................................... 194

Acondicionamento e guarda ............................................................................................. 195

VIII . Registro no Sistema AGUDoc ............................................................... 197

telas do agudoc .................................................................................................................... 199

Disposies finais .......................................................................................... 203


Bibliografia ..................................................................................................... 205

Anexos ............................................................................................................ 207

Exemplos de envelope, carimbos, etiquetas e capa de processo ................................. 209

Exemplo de envelope ....................................................................................... 209

Exemplo de carimbo de NUP ........................................................................ 209

Exemplo de carimbo de numerao ............................................................ 209

Exemplo de etiqueta de capa de processo ................................................ 209

Exemplo de capa de processo ....................................................................... 210

Exemplos de formulrios para expedio ........................................................................... 211

Exemplo de guia dos Correios ...................................................................... 211

Exemplo de guia de remessa de malote ..................................................... 212

Documentos gerados pelo sistema AGUDoc ................................................................... 213

Exemplo de Resumo de Pesquisa .......................................................................................... 213

Exemplo de Papeleta de Encaminhamento ......................................................................... 214

Exemplo de Recibo .................................................................................................................... 215

Modelo de termos de juntada ................................................................................................ 216

Modelo de Termo de Juntada de Processo a Processo .................................................. 216

Instrues de preenchimento ................................................................................................. 217

Modelo de Termo de Juntada de Documento a Processo............................................. 219


Modelo de Termo de Apensao .......................................................................................... 222


Modelo de Termo de Desapensao ................................................................................... 225


Modelo de Termo de Desentranhamento .......................................................................... 228


Modelo de Termo de Desmembramento ........................................................................... 231


Modelo de Termo de Encerramento de Volume ............................................................. 234


Modelo de Termo de Abertura de Volume ....................................................................... 237


Tabela de unidades .................................................................................................................... 240

Listagem de eliminao de documentos .............................................................................. 244

Termo de eliminao de documentos ................................................................................. 246

Edital de cincia de eliminao de documentos ................................................................ 248

Guia de Transferncia ............................................................................................................... 250

Modelo de Lombada.................................................................................................................. 252

Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

244

LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Extrado de :




poder pblico.

Art 3. A Listagem de Eliminao de Documentos tem por ob-

jetivo registrar informaes pertinentes aos documentos a se-

rem eliminados e se constituir basicamente dos seguintes i-

tens:

I - cabealho contendo a identificao do rgo ou entidade e

da unidade/setor responsvel pela eliminao, o ttulo e nme-

ro da listagem e o nmero da folha;

II - quadro contendo os seguintes campos:

a) cdigo do assunto ou, caso no tenha esta informao, o

nmero de ordem dos itens documentais listados;

b) assunto/srie, correspondente aos conjuntos documentais a

serem eliminados;

c) datas-limite de cada conjunto documental citado na alnea

anterior;

d) quantidade e especificao das unidades de arquivamento a

serem eliminadas em cada conjunto documental;

e) observaes complementares teis ao esclarecimento das

informaes contidas nos demais campos, ou justificativa, quan-

do se tratar dos rgos e entidades aos quais se refere o art.

III - rodap contendo local e data, nome, cargo e assinatura do

titular da unidade/setor responsvel pela seleo, do Presiden-

te da Comisso Permanente de Avaliao, bem como da auto-

ridade a quem compete autorizar a eliminao no mbito do

rgo ou entidade.


243

UNIDADE SIGLA CDIGO PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CHAPECO/SC PSUCCO 00555 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM FOZ DO

IGUACU/PR PSUFOZ 00496

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM ILHUS/BA PSUILH 00433 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM JOINVILLE/SC PSUJVE 00553 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM JUIZ DE

FORA/MG PSUJFA 00476

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM LONDRINA/PR PSULDA 00497 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM MARLIA/SP PSUMIA 00574 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM MARING/PR PSUMGA 00498 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM NITERI/RJ PSUNRI 00514 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM PASSO FUNDO/RS PSUPAS 00531 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM PETROLINA/PE PSUPTA 00506 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM PETRPOLIS/RJ PSUPTS 00413 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM PRESIDENTE PRUDENTE/SP PSUPPE 00576

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM RIBEIRO

PRETO/SP PSURPO 00569

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM RIO GRANDE/RS PSURGR 00535 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM SANTA MARIA/RS PSUSMA 00534 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM SANTARM/PA PSUSRM 00487 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM SANTOS/SP PSUSTS 00568 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM SO JOS DO RIO PRETO/SP PSUSRR 00566

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM SO JOS DOS CAMPOS/SP PSUSJC 00570

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM UBERABA/MG PSUURA 00477 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM UBERLNDIA/MG PSUULA 00478 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM UMUARAMA/PR PSUUMR 00501 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM VOLTA

REDONDA/RJ PSUVRD 00516

PROCURADORIA-SECCIONAL FEDERAL EM PETROLINA/PE PSFPTA 00471 SECRETARIA DAS COMISSES TEMTICAS SCCTM 00400 SECRETARIA-GERAL DA ADVOCACIA-GERAL DA UNIO SGAGU 00404 SECRETRIO-GERAL DE CONTENCIOSO SGCT 00400 UNIDADE REGIONAL DE ATENDIMENTO EM PERNAMBUCO URAPE 00587 UNIDADE REGIONAL DE ATENDIMENTO EM SO PAULO URASP 00589 UNIDADE REGIONAL DE ATENDIMENTO NO RIO DE JANEIRO URARJ 00592 UNIDADE REGIONAL DE ATENDIMENTO NO RIO GRANDE DO SUL URARS 00588


APRESENTAO

-

da Procuradoria-Geral Federal na defesa judicial e extrajudicial

da Unio, bem como nas atividades de consultoria e de asses-

soramento jurdico do Poder Executivo, circula pela instituio

um volume considervel de documentos que necessitam do

devido tratamento. Os documentos e processos refletem as

atividades do rgo e so de extrema importncia, pois servem

para a tomada de decises, como fontes de provas, garantias e

direitos, alm da preservao da histria e da cultura da insti-

tuio.

-tamente com a Secretaria-Geral, visando o aprimoramento da

gesto da instituio, desenvolveu o Manual de Procedimentos

de Protocolo, Expedio e Arquivo da Advocacia-Geral da U-

nio - AGU e da Procuradoria-Geral Federal - PGF. Este ins-

trumento pretende sistematizar e padronizar conceitos, regras

e procedimentos administrativos relativos gesto documen-

tal.

des desempenhadas pelo Protocolo Central Unificado e pelas

Unidades Protocolizadoras, no mbito da Advocacia-Geral da

Unio e da Procuradoria-Geral Federal, incluindo as unidades

de protocolo das Procuradorias-Regionais da Unio, Procura-

dorias-Regionais Federais, Procuradorias nos Estados, Procura-

dorias-Seccionais e Escritrios de Representao. Visa tambm

disseminar as instrues bsicas e necessrias operacionaliza-

o do Sistema de Controle de Documentos da AGU AGU-

Doc.

segurana da informao, bem como a localizao rpida e efe-


242

UNIDADE SIGLA CDIGO PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE RONDNIA PFRO 00463 PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE RORAIMA PFRR 00466 PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE SANTA CATARINA PFSC 00435 PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE SERGIPE PFSE 00430 PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE TOCANTINS PFTO 00467 PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO ACRE PFAC 00468 PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO CEAR PFCE 00422 PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO ESPRITO SANTO PFES 00426 PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO MARANHO PFMA 00464 PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO MATO GROSSO PFMT 00473 PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO MATO GROSSO DO SUL PFMS 00434

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO PAR PFPA 00457 PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO PARAN PFPR 00436 PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO PIAU PFPI 00427 PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE PFRN 00419

PROCURADORIA REGIONAL DA UNIO EM PERNAMBUCO PRUPE 00418

PROCURADORIA REGIONAL DA UNIO EM SO PAULO PRUSP 00414 PROCURADORIA REGIONAL DA UNIO NO DISTRITO FEDERAL PRUDF 00410 PROCURADORIA REGIONAL DA UNIO NO RIO DE JANEIRO PRURJ 00412 PROCURADORIA REGIONAL DA UNIO NO RIO GRANDE DO SUL PRURS 00416

PROCURADORIA REGIONAL FEDERAL 1 REGIO PRF 1 00424 PROCURADORIA REGIONAL FEDERAL 2 REGIO PRF 2 00408

PROCURADORIA REGIONAL FEDERAL 3 REGIO PRF 3 00409 PROCURADORIA REGIONAL FEDERAL 4 REGIO PRF 4 00421 PROCURADORIA REGIONAL FEDERAL 5 REGIO PRF 5 00411 PROCURADORIA-GERAL DA UNIO PGU 00405 PROCURADORIA-GERAL FEDERAL PGF 00407 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM BLUMENAU/SC PSUBNU 00557 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CAMPINA

GRANDE/PB PSUCGE 00491

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CAMPINAS/SP PSUCAS 00567 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CAMPOS/RJ PSUCPS 00515 PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CAXIAS DO

SUL/RS PSUCXS 00536


241

UNIDADE SIGLA CDIGO

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM TERESINA/PI NAJPI 00456

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM VITRIA/ES NAJES 00442 NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO NO RIO DE

JANEIRO/RJ NAJRJ 00439

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DA BAHIA PUBA 00432

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DA PARABA PUPB 00490

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE ALAGOAS PUAL 00423

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE GOIS PUGO 00452

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE MATO GROSSO PUMT 00465

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE MINAS GERAIS PUMG 00475

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE RONDNIA PURO 00545

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE RORAIMA PURR 00549

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE SANTA CATARINA PUSC 00552

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE SERGIPE PUSE 00580

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE TOCANTINS PUTO 00585

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO ACRE PUAC 00420

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO AMAP PUAP 00425

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO AMAZONAS PUAM 00428

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO CEAR PUCE 00440

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO ESPRITO SANTO PUES 00448

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO MARANHO PUMA 00460 PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO MATO GROSSO DO SUL PUMS 00470

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO PAR PUPA 00485

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO PARAN PUPR 00495

PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO PIAU PUPI 00510 PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE PURN 00525

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DA BAHIA PFBA 00415

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DA PARABA PFPB 00429

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE ALAGOAS PFAL 00431

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE GOIS PFGO 00459

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE MINAS GERAIS PFMG 00417


tiva dos documentos que circulam na AGU: i) a qualidade das

informaes no ato do cadastramento dos documentos e pro-

cessos; e ii) a atualizao das informaes do(s) trmite(s) dos

documentos (principalmente em relao ao recebimento ele-

trnico). Dessa forma, a efetiva gesto de documentos depen-

de da uniformizao dos procedimentos e da qualificao dos

colaboradores envolvidos em todo o ciclo documental.

da equipe da Coordenao-Geral de Documentao e Informa-

o, identificada com a melhoria contnua da qualidade dos ser-

vios prestados pela Secretaria-Geral da AGU. Agradecemos a

colaborao de todos os servidores que contriburam e apoia-

ram a elaborao deste Manual, em especial aos servidores da

Coordenao-Geral de Documentao e Informao e aos ser-vidores das unidades protocolizadoras das unidades da AGU

pelo trabalho executado.

Nesse sentido, destaca-

todas as reas com sugestes, assim como divulgao, que per-

mitam o aprimoramento das aes da rea de documentao.

O contedo deste trabalho no definitivo, tendo em vista a

necessidade de atualizao peridica ou em virtude de altera-

es na legislao em vigor.

tpicos, podendo sua leitura ser dirigida a pontos especficos.

Recomenda-se a disponibilizao do mesmo em local de fcil

acesso para consultas rotineiras.

de Protocolo e Expedio. Posteriormente sero distribudos

volumes complementares, tratando das demais atividades que

compem a gesto documental.

-


240

TABELA DE UNIDADES

UNIDADE SIGLA CDIGO ADVOCACIA-GERAL DA UNIO AGU 00400

CONSELHO SUPERIOR DA ADVOCACIA-GERAL DA UNIO CSAGU 00400

CONSULTORIA-GERAL DA UNIO CGU 00400

CORREGEDORIA-GERAL DA AGU CGAU 00406

ESCOLA DA ADVOCACIA GERAL DA UNIO EAGU 00590

ESCRITRIO DE REPRESENTAO EM CRICIMA/SC ER/CUA 00552

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM ARACAJU/SE NAJSE 00450

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM BELM/PA NAJPA 00469

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM BELO

HORIZONTE/MG NAJMG 00441

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JRIDICO EM BOA VISTA/RR NAJRR 00479

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM CAMPO

GRANDE/MS NAJMS 00446

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM CUIAB/MT NAJMT 00444

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM CURITIBA/PR NAJPR 00447

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM

FLORIANPOLIS/SC NAJSC 00449

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM FORTALEZA/CE NAJCE 00594

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM GOINIA/GO NAJGO 00593

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM JOO

PESSOA/PB NAJPB 00451

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM MACEI/AL NAJAL 00453

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM MANAUS/AM NAJAM 00480

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM NATAL/RN NAJRN 00454

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM PALMAS/TO NAJTO 00438

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM PORTO

ALEGRE/RS NAJRS 00401

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM RECIFE/PE NAJPE 00402

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM SALVADOR/BA NAJBA 00403

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM SO JOS DOS CAMPOS/SP

NAJSJC 00461

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM SO LUIZ/MA NAJMA 00462

NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM SO PAULO/SP NAJSP 00443


239

mente numerado.

No novo volume, logo aps a capa, incluir o TERMO DE

ABERTURA DE VOLUME, numerando-o na seqncia do

volume anterior, sem contar a contracapa do volume anteri-

or e a capa do novo volume.

Deve-se providenciar nova capa, atualizando o sistema com

a informao do novo volume (1 volume, 2 volume etc.).


13

CONSIDERAES INICIAIS

-

vas aos procedimentos administrativos para as unidades proto-

colizadoras consolidadas neste Manual de Procedimentos de

Protocolo e Expedio est fundamentada nos seguintes itens:

que cumpre administrao federal, na forma da lei, a

gesto da documentao governamental e as providn-

cias para franquear sua consulta a quantos dela neces-

sitem;

O art. 37 em seu 3, inciso II, da Constituio Federal,

trata do acesso a registros administrativos e a informa-

es sobre atos de governo;

Os artigos 1, 2 e 3 da Lei 8.159, de 08 de janeiro de

gesto documental, a proteo a documentos e arqui-

vos e conceitua a gesto de documentos;

A Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999, regula o pro-

cesso administrativo no mbito da Administrao Pbli-

ca Federal;

O Decreto n 1.171, de 22 de junho de 1994, em seus

os incisos VII, VIII, XI, XIV b), XV h), l) e m) tratam da

conduta dos servidores pblicos nos assuntos relativos ao acesso e divulgao de informaes, bem como so-

bre a conduta no exerccio das atividades;

A necessidade de reunir, em um nico documento, as

referncias e orientaes para a correta realizao do

trabalho referente documentao administrativa da

AGU;

As orientaes agrupadas permitiro que os servidores

tenham fonte de consulta uniforme, trazendo agilidade

e segurana aos procedimentos administrativos;

Por fim, h a necessidade de atualizar e padronizar di-

versas regras e procedimentos em vigor.


238

INSTRUES DE PREENCHIMENTO

so. Cada volume dever ter, no mximo, 200 folhas.

volume encerrado e a capa do prximo volume recebam nu-

merao. Na seqncia de numerao dos volumes deve estar

o TERMO DE ABERTURA.

Preenchimento:

1. DATA: Indicar a data da

abertura do volume.

2. N DO VOLUME: Informar

o volume do processo que est sendo aberto.

3. N DO PROCESSO: Indicar

o nmero do processo que

est recebendo novo volu-

me.

4. N DA FOLHA DE ABER-

TURA DO VOLUME: O

nmero da folha que abre o novo volume o prprio Ter-

mo de Abertura de Volume e deve ser numerado na se-

qncia do volume anterior. No se conta a contracapa do

volume anterior ou capa do volume que est sendo aberto.

5. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor

que executou a abertura do volume.

6. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo

do servidor digitados ou manuscritos em letra legvel ou

atravs de carimbo.

Procedimentos:

Incluir no volume anterior, aps a ltima folha do processo,

o TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME, devida-


237

MODELO DE TERMO DE ABERTURA DE VOLUME

ADVOCACIA -GERAL DA UNIO PROTOCOLO

TERMO DE ABERTURA DE VOLUME

Aos ........................................ dias do ms de ........................................

de ........................, neste Protocolo / Apoio , procedemos abertura do

volume n............................. do processo n ............................................. que

se inicia com este Termo, numerado seqencialmente como folha n .........

_____________________________________

Assinatura

_____________________________________ Servidor/ Matrcula (SIAPE)


14

te Manual, entende-se por unidades da AGU:

a) Os rgos de direo superior da AGU;

b) O rgo vinculado AGU, a Procuradoria-Geral

Federal;

c) Os rgos de execuo da AGU;

d) O rgo de assistncia direta e imediata ao Advogado

-Geral da Unio;

e) Os rgos auxiliares do Advogado-Geral da Unio;

f) O rgo de assistncia direta e imediata ao substituto

do Advogado-Geral da Unio;

g) A Escola da AGU.

IMPORTNCIA DO MANUAL

O Manual de Procedimentos trata das atividades operacionais

no rgo e busca a efetividade nos procedimentos propostos e

adeso das unidades protocolizadoras da AGU aos regulamen-

tos relativos ao tratamento da documentao da instituio.

Ressalta- -

tral Unificado depende dos servios das unidades protocoliza-

doras para a obteno de registro completo e abrangente do

fluxo de todos os documentos e processos. Em outros r-

gos governamentais, a implantao e a efetiva utilizao de

procedimentos similares ocorreram por fora de normas ope-

racionais, reforando e dando credibilidade aos procedimentos

e normas estabelecidos. Cita-se o que foi dito em relao ao

Manual de Gerenciamento de Documentos do Ministrio do

sentido de padronizar e racionalizar procedimentos das Unida-

des Protocolizadoras do MP, normatizando as atividades de

recebimento, registro, cadastramento, tramitao, expedio, classificao, autuao e destinao de processos e documen-


15

tos, no mbito do Ministrio, regulamentado por Norma Ope-

SIGLAS

OBJETIVOS

AGU Advocacia-Geral da Unio

AGUDoc Sistema de Controle de Documentos da AGU

CGDI Coordenao-Geral de Documentao e Informao

CGRH Coordenao-Geral de Recursos Humanos

GTI Gerncia de Tecnologia e Informao

CONARQ Conselho Nacional de Arquivo

DV Dgito verificador

ECT Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos

GRM Guia de Remessa de Malote

MPOG Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto

NUP Nmero nico de Processo

PCU Protocolo Central Unificado

PGF Procuradoria-Geral Federal

PGU Procuradoria-Geral da Unio

SGAGU Secretaria-Geral da Advocacia-Geral da Unio

SGCT Secretaria-Geral de Contencioso

SISG Sistema de Servios Gerais (administrado pelo Minis-trio do Planejamento, Oramento e Gesto).

STF Superior Tribunal Federal


236


atravs de carimbo.

Procedimentos:

Os autos no devero exceder a 200 folhas em cada volu-

me.

Quando o processo contiver nmero de folhas excedente

ao limite fixado nesta instruo, devem ser abertos novos

volumes. Por exemplo, um processo contm 180 folhas e

precisa receber um documento contendo 50 folhas; o volu-

me dever ser encerrado, mediante lavratura do TERMO

DE ENCERRAMENTO DE VOLUME e aberto outro volu-

me com o TERMO DE ABERTURA DE VOLUME, para con-

ter as 50 folhas.

Incluir no volume anterior, aps a ltima folha do processo,

o TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME, devida-

mente numerado.

Fazer a indicao do volume na capa de cada volume do

Observao


235


so. Cada volume dever ter, no mximo, 200 folhas.

necessite acrescentar mais folhas ao processo, abrir outro vo-

lume, destacando, na capa do processo e no sistema, os volu-

mes existentes.

lume no devem receber numerao.

Preenchimento:

1. DATA: Indicar a data do

encerramento do volume.

2. N DO VOLUME: Infor-

mar o volume do proces-

so que est sendo encer-

rado.

3. N DO PROCESSO: Indi-

car o nmero do proces-

so que est tendo o volu-

me encerrado.

4. N DAS FOLHAS DO

VOLUME: Indicar o n inicial e o n final das folhas do volu-

me. Na parte inferior da capa do processo dever estar

escrito a que volume se refere. O n do volume deve estar

5. N DO VOLUME A SER ABERTO: Indicar n do volume

que ser aberto para dar seqncia numerao dos volu-

mes dos processos, lembrando de apor a informao na ca-

pa dos volumes.


que executou a juntada mediante solicitao da autoridade

competente.



16

Ser fonte de informao para os servidores e colabo-

radores da AGU;

Ser referncia s atividades desempenhadas pelo Pro-

tocolo Central Unificado e pelas Unidades Protocoli-

zadoras;

Disponibilizar as instrues bsicas e necessrias

operacionalizao do Sistema de Controle de Docu-

mentos da AGU - AGUDoc.

LEGISLAO REFERENCIAL PARA DOCU-

MENTAO

LEGISLAO FEDERAL

BRASIL. Lei n 8.112

sobre o Regime Jurdico dos Servidores Pblicos Civis da Uni-

o, das Autarquias e das Fundaes Pblicas Federais.

BRASIL. Lei n 8.159

a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados e d outras

providncias.

BRASIL. Lei n 9.784 , de 29 de janeiro de 1999. Regula o Pro-

cesso Administrativo no mbito da Administrao Pblica Fe-

deral.

BRASIL. Decreto n 1.094

sobre o Sistema de Servios Gerais SISG dos rgos civis da

Administrao Federal Direta, das Autarquias Federais e Fun-

daes Pblicas e d outras providncias.

BRASIL. Decreto n 1.171 , de 22 de junho de 1994. Aprova

o Cdigo de tica Profissional do Servidor Pblico Civil do Po-


17

der Executivo Federal.

BRASIL. Decreto n 2.134 , de 24 de janeiro de 1997. Regula-

menta o art. 23 da lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que

dispe sobre a categoria dos documentos pblicos sigilosos e o acesso a eles, e d outras providncias.

BRASIL. Decreto n. 3.505 , de 13 de junho de 2000. Institui

a Poltica de Segurana da Informao nos rgos e entidades

da Administrao Pblica Federal.

BRASIL. Decreto n. 4.368 , de 10 de setembro de 2002.

Aprova a Estrutura e o Quadro Demonstrativo dos Cargos em

Comisso da Advocacia-Geral da Unio, na parte referente

organizao de sua Secretaria-Geral, e d outras providncias.

RESOLUO DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUI-

VOS (CONARQ)

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de

outubro de 2001. Aprova a verso revisada e ampliada da Re-

soluo n 04, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre o

cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Ad-

ministrao Pblica: atividades de apoio, a ser adotado como

modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades in-tegrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os pra-

zos de guarda e destinao de documentos estabelecidos na

Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos

de Arquivo relativos s atividades de apoio da Administrao

Pblica.

PORTARIAS DO PODER EXECUTIVO

MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GES-

TO (Brasil). Portaria Normativa n 5 , de 19 de dezembro

de 2002. Dispe sobre os procedimentos para a utilizao dos


234

MODELO DE TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME


TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME

Aos .................................. dias do ms de ............................................

de ................................., neste Protocolo / Apoio , procedemos ao

encerramento deste volume n................................. do processo n

..................................................... com folhas de .......... a .......... , inclusive

esta, efetuando a abertura do volume...........

_____________________________________

Assinatura



233

Procedimentos:

Tendo em mos o DESPACHO solicitando o desmembra-

mento, retirar a(s) folha(s) ou pea(s) solicitadas;

Lavrar o TERMO DE DESMEMBRAMENTO, citando o in-

tervalo de folhas / peas retiradas do processo e o nmero

de processo ao qual se destina(m);

Apor o TERMO DE DESMEMBRAMENTO no intervalo de

onde foram retiradas as folhas/ peas, conservando a nume-

rao original do processo;

Autuar o novo processo a ser composto com a(s) folha(s) /

pea(s) desmembrada(s) ou proceder numerao, caso

a(s) folha(s)/ pea(s) retirada(s) venham a compor processo

j existente;

Proceder aos registros no sistema relativos aos procedi-

NO atribuir NUP ao TERMO DE DESMEMBRAMENTO, a

NUP vai para o despacho da autoridade.


18

servios de Protocolo no mbito da Administrao Pblica Fe-

deral, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de

Servios Gerais SISG.

MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GES-TO (Brasil). Portaria Normativa n 3 , de 16 de maio de

rios, Autarquias e Fundaes integrantes do Sistema de Servi-

os Gerais SISG, quanto aos procedimentos relativos s ativi-

dades de Comunicaes Administrativas, para utilizao do n-

mero nico de processos e documentos.

PORTARIA INTERMINISTERIAL n 140 , de 16 de mar-

o de 2006. Disciplina a divulgao de dados e informaes

pelos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, por

meio da rede mundial de computadores Internet, e d outras

providncias.

PORTARIAS DA ADVOCACIA -GERAL DA UNIO

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria n 42 ,

de 11 de agosto de 1993. Estabelece as normas para recebi-

mento, autuao, movimentao juntada, divulgao, expedi-

o, arquivamento, fornecimento de certides e cpias de pro-

cessos e documentos na AGU.

ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria n 746 ,

de 28 de outubro de 2002. Institui o Protocolo Central Unifi-

cado no edifcio sede da AGU.

CONCEITOS E DEFINIES

ANLISE DOCUMENTAL: Tem por objetivo dar forma ade-

quada e representar convenientemente a informao contida

no documento, atravs de procedimentos de transformao,

com o propsito de armazenar e possibilitar a recuperao da


19

dita informao ao futuro interessado, de modo a que este ob-

tenha o mximo de informao (aspecto quantitativo) com o

mximo de pertinncia (aspecto qualitativo).

APENSAO: a unio provisria de um ou mais processos a

um processo mais antigo, destinada ao estudo e uniformidade

de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo inte-

ressado ou no.

ARQUIVO: Conjuntos de documentos produzidos e recebidos

por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades

privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas,

bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da

informao ou a natureza dos documentos.

ARQUIVO CORRENTE: Formado por documentos em curso

ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de con-

sultas freqentes.

ARQUIVO INTERMEDIRIO: Formado por documentos que,

no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razo

de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou re-

colhimento para a guarda permanente.

ARQUIVO PERMANENTE: Formado por documentos de va-

lor histrico, probatrio e informativo que devem ser definiti-

vamente preservados.

ASSUNTO: O tema principal do contedo do documento.

ATIVIDADE-FIM: a atividade que uma instituio leva a efeito

para o desempenho de suas atribuies especficas.

ATIVIDADE-MEIO: a atividade que uma instituio leva a

efeito para o desempenho de atribuies decorrentes das ativi-


232


Utilizar quando desmembrar (retirar definitivamente) folhas/

peas de um processo para formao de outro processo. O

desmembramento ocorre somente mediante despacho.

processo.

Preenchimento:


desmembramento.

2. SOLICITANTE DO DES-MEMBRAMENTO: Informar

quem a autoridade que

solicitou o desmembramen-

to.

3. N/ INTERVALO DA(S)

FOLHA(S)/ PEA(S) DES-

MEMBRADA(S): Indicar o(s) n(s) da(s) folha(s)/ pea(s) que

est(o) sendo desmembrada(s) (retiradas) do processo.

4. N DO PROCESSO: Indicar o nmero do processo do qual

esto sendo retiradas folhas/ peas.

5. N DO PROCESSO DE DESTINO: Deve ser informado o

n do processo ao qual est(ao) sendo destinada(s) a(s) fo-

lha(s)/ pea(s) retiradas.


que executou o desmembramento.



atravs de carimbo


231

MODELO DE TERMO DE DESMEMBRAMENTO


TERMO DE DESMEMBRAMENTO

Aos .................................................. dias do ms de ...............................

de ......................., neste Protocolo, atendendo ao despacho do(a)(s)

.............................................................................................................................

............................., foram retiradas por motivo de desmembramento a(s)

pgina(s) ............... a ............... do processo n ................................................

e juntada(s) ao processo n ..............................................................

_____________________________________

Assinatura



20

dades fins. Tem como caracterstica auxiliar e viabilizar a ativi-

dade-fim.

AUTUAO/FORMAO DE PROCESSOS: o termo que

caracteriza a abertura do processo. Na formao do processo

devero ser observados os documentos cujo contedo esteja

relacionado a aes e operaes contbeis financeiras, ou re-

queira anlise, informaes, despachos e decises de diversas

unidades organizacionais de uma instituio.

CADASTRAMENTO: Ver Registro.

CLIENTE: A pessoa que utilizar a informao sobre o docu-

mento ou processo; que acompanhar o documento ou pro-

cesso.

CONTRAF: Cpia autntica de citao ou intimao judicial,

cumprida por oficial de justia, e entregue pessoa citada ou

intimada

CPIA AUTNTICA: Trata-se da produo de um novo

exemplar (integral ou parcial) de um original, validada por uma

autoridade competente (notarial ou administrativa, investida

para tanto).

CORREIO ELETRNICO: Mensagem ou documento enviado

por meio eletrnico. Nos termos da legislao em vigor, para

que a mensagem de Correio eletrnico tenha valor documen-

tal e possa ser aceita como documento original, necessrio

existir certificao digital que ateste a identidade do remeten-

te, na forma estabelecida em lei.

CORRESPONDNCIA: toda espcie de comunicao escri-

ta, que circula nos rgos ou entidades, exceo dos proces-

sos. Classifica-se como interna / externa, oficial / particular,

recebida / expedida.


21

CORRESPONDNCIA OFICIAL: a espcie formal de comu-

nicao mantida entre os rgos ou entidades da Administra-

o Pblica Federal ou destes para outros rgos pblicos ou

empresas privadas.

CORRESPONDNCIA PARTICULAR: a espcie informal de

comunicao mantida entre autoridades ou servidores e insti-

tuies ou pessoas estranhas Administrao Pblica Federal.

CORRESPONDNCIA EXTERNA: a correspondncia manti-

da entre os rgos ou entidades da Administrao Pblica Fe-

deral.

CORRESPONDNCIA INTERNA: a correspondncia manti-

da entre as unidades do rgo ou entidade.

CORRESPONDNCIA RECEBIDA: aquela de origem interna

ou externa recebida pelo protocolo central ou setorial do

rgo ou entidade.

CORRESPONDNCIA EXPEDIDA: aquela que enviada

interna ou externamente no mbito da Administrao Pblica

Federal.

DESAPENSAO: a separao fsica de processos apensa-

dos, quando sua finalidade for atingida.

DESENTRANHAMENTO DE PEAS: a retirada de peas de

um processo, que poder ocorrer quando houver interesse da

Administrao ou a pedido do interessado.

DESMEMBRAMENTO: a separao de parte da documenta-

o de um ou mais processos para formao de novo proces-

so; depende de autorizao e instrues especficas do rgo

interessado.


230

mento, retirar a(s) folha(s) ou pea(s) solicitadas;

Manter cpia das peas retiradas do processo.

Lavrar, aps o DESPACHO, o TERMO DE DESENTRA-

NHAMENTO, citando o intervalo de folhas / peas retira-das do processo e a sua destinao.


mentos fsicos;

Conservar a numerao original das folhas ou peas do pro-

cesso, colocando o TERMO DESENTRANHAMENTO (ou

cpia do TERMO, se necessrio) no intervalo de folhas/

peas retiradas do processo;

NO atribuir NUP ao TERMO DE DESENTRANHAMEN-

TO, a NUP vai para o despacho da autoridade.


229


processo.

O desentranhamento ocorre somente mediante despacho.

pea principal do processo.

Preenchimento:


desentranhamento.

2. SOLICITANTE DO DE-

SENTRANHAMENTO:

Informar quem a autori-

dade que solicitou o de-

sentranhamento.

3. N DO PROCESSO: Indi-

car o nmero do proces-

so do qual esto sendo

retiradas folhas/ peas.

4. N DA(S) FOLHA(S)/ PEA(S) DESENTRANHADA(S): In-

dicar o(s) n(s) da(s) folha(s)/ pea(s) que est(o) sendo

desentranhada(s) (separadas) do processo.

5. MOTIVO/DESTINO: Dever ser informado o motivo ou o

destino da(s) folha(s)/ pea(s) retirada(s).


que executou o desentranhamento.



atravs de carimbo

Procedimentos:

Tendo em mos o DESPACHO solicitando o desentranha-


22

DESPACHO: Ver Folha de Despacho.

DGITO VERIFICADOR (DV): um mecanismo de autentica-

o utilizado para verificar a validade e a autenticidade de um

valor numrico, evitando fraudes ou erros de transmisso ou

digitao.

DILIGNCIA: o ato pelo qual um processo que, tendo deixa-

do de atender as formalidades indispensveis ou de cumprir

alguma disposio legal, devolvido ao rgo que assim proce-

deu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.

DISTRIBUIO: a remessa do processo s unidades que de-

cidiro sobre a matria nele tratada.

DOCUMENTO: toda informao registrada em um suporte

material, suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois

comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do

homem numa determinada poca ou lugar.

DOCUMENTO ADMINISTRATIVO: aquele produzido e re-

cebido pelo rgo na execuo das atividades administrativas e

de apoio especializado.

DOCUMENTO OSTENSIVO: So os documentos cujo acesso

irrestrito.

DOCUMENTO CONFIDENCIAL: So os documentos cujo

teor somente ser conhecido por servidor autorizado.

DOCUMENTO RESERVADO: So os documentos cujo assun-

to no deve ser do conhecimento do pblico em geral.

DOCUMENTO SECRETO: So os que requerem rigorosas

medidas de segurana e cujo teor ou caractersticas devam ser


23

de conhecimento exclusivamente de servidores diretamente

ligados ao seu estudo e manuseio.

DOCUMENTO URGENTE: So os documentos cuja tramita-

o requer maior celeridade que a rotineira.

DOSSI: Trata-se de uma unidade documental na qual se re-

nem informalmente documentos de natureza diversa com uma

finalidade especfica.

ENCERRAMENTO: O encerramento do processo ocorre por

indeferimento do pleito; pelo atendimento da solicitao e

cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorren-

tes; e, pela expressa desistncia do interessado.

FAX (Fac-Smile): uma modalidade de comunicao adotada

no servio pblico pela Instruo Normativa n 4 (6 de maro

de 1992). Deve ser utilizado para transmisso de mensagens

urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo

conhecimento h premncia, no desobrigando o encaminha-

mento a seu tempo, do documento original. As mensagens e

documentos resultantes de transmisso via fax, no podero se

constituir em peas de processo (Portaria Normativa. n. 5 -

MPOG)

FOLHA DE DESPACHO: a deciso proferida pela autoridade

administrativa no caso submetido sua apreciao, podendo

ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitado pelo admi-

nistrador, servidor pblico ou no. Qualquer solicitao ou

informao inerente ao processo ser feita por intermdio de

despacho no prprio documento ou, caso seja possvel, em

folha de despacho, a ser includa ao final do processo. (Portaria

Normativa. n. 5 - MPOG)

FOLHA DO PROCESSO: So as duas faces de uma pgina do


228

MODELO DE TERMO DE DESENTRANHAMENTO


TERMO DE DESENTRANHAMENTO

Aos .................................................. dias do ms de ...............................

de ......................., neste Protocolo , atendendo ao despacho do(a)(s)

...........................................................................................................................,

fao a retirada do presente processo n ............................................... da(s)

pea(s)/ folha(s) n(s)................................................................, por motivo de

......................................................................................................................

_____________________________________

Assinatura



227

Desapensar (separar) fisicamente os processos superpostos.

Lavrar o TERMO DE DESAPENSAO, citando a destina-

o dos processos e apor o DESPACHO da autoridade em

cada processo desapensado.

Informar na parte inferior da capa do processo principal a

data da desapensao dos processos, tornando sem efeito a

anotao da capa do processo feita poca da apensao.

Registrar eletronicamente (no sistema) a desapensao.

NO atribuir NUP ao TERMO DE DESAPENSAO, a



24

processo.

GESTO DE DOCUMENTOS: Conjunto de procedimentos e

operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso,

avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria,

visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda perma-

nente.

GUIA: No sentido jurdico pode ser passaporte ou salvo-

conduto, documento que permite a uma pessoa ir a determina-

do lugar. No sentido comercial, um documento que acompa-

nha a fatura, ou ento aquele que se presta a fazer um recolhi-

mento, transferncia, remoo, trnsito, pagamento, guia de

alfndega, guia de despacho e assim por diante.

INFORMAO: Em linguagem administrativa, a informao

tem, s vezes, o sentido de parecer, em que o funcionrio es-

creve acerca de certo fato ou pedido, prestando os esclareci-

mentos necessrios para que a autoridade d seu despacho ou

soluo.

INTERESSADO: a pessoa fsica ou jurdica a quem se refere

o processo ou documento. So legitimados: as pessoas fsicas

ou jurdicas que o iniciem como titulares de direito ou interes-

ses individuais, ou no exerccio do direito de interpretao;

aqueles que, sem terem iniciado o processo, tm direitos ou

interesses que possam ser afetados pela deciso a ser adotada;

as organizaes e associaes representativas, no tocante a

direitos e interesses coletivos; as pessoas ou associaes legal-

mente constitudas quanto a direitos ou interesses difusos.

JUNTADA DE PROCESSOS: a unio de um processo a ou-

tro, ou de um documento a um processo; ou ainda de um do-

cumento a outro.


25

JUNTADA OU ANEXAO: a unio definitiva e irreversvel

de 01 (um) ou mais processo(s)/documento(s), a processo

(considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo

interessado e que contenham o mesmo assunto. Pode ocorrer

juntada de documento a documento, processo a processo ou

documento a processo.

integrantes do processo.

NMERO NICO DE PROCESSO NUP: Nmero constitu-

do de quinze dgitos mais dois dgitos de verificao (DV) que

visa integridade do nmero atribudo ao processo e/ou docu-

mento, na unidade protocolizadora de origem (Portaria Nor-

mativa. n. 3 - MPOG)

PGINA DO PROCESSO: cada uma das faces de uma folha

de papel do processo.

PARTES: Toda pessoa que participa de um processo. Pode ser

a parte que provocou o processo ou a parte que se defende.

Pode receber vrios nomes: autor e ru, requerente e requeri-

do, impetrante e impetrado, agravante e agravado, recorrente

e recorrido, etc.

PEAS DE PROCESSO: o documento que, sob diversas for-

mas, integra o processo.

PROTOCOLO CENTRAL: a unidade junto ao rgo ou enti-

dade, encarregada dos procedimentos com relao s rotinas

de recebimento e expedio de documentos.

PROTOCOLO SETORIAL: a unidade localizada junto aos

setores especficos dos rgos ou entidades, encarregada de

dar suporte s atividades de recebimento e expedio de docu-

mentos no mbito da rea a qual se vincula; tem a finalidade de


226


Utilizar quando desapensar (um) processo(s) de outro.

o, por despacho, da autoridade competente.

Na parte inferior da capa do processo principal, no campo

mao da apensao foi colocada no momento da apensao).

desapensados, os processo voltaro a tramitar em separado.

Preenchimento:

1. DATA: Indicar a data d a

desapensao.

2. SOLICITANTE DA

DESAPENSAO: In-

formar quem a auto-

ridade que solicitou a

desapensao.

3. N DO PROCESSO

PRINCIPAL: Indicar o

nmero do processo

principal que recebeu o(s) apensados.

4. N DO(S) PROCESSO(S) DESAPENSADO(S): Indicar o n


que executou a desapensao mediante solicitao da auto-

ridade competente.


do servidor digitado ou manuscritos em letra legvel ou a-

travs de carimbo

Procedimentos:


225

MODELO DE TERMO DE DESAPENSAO


TERMO DE DESAPENSAO

Aos .................................................. dias do ms de ...............................

de ......................., neste Protocolo , atendendo ao despacho do(a)(s)

.......................................................................................................................

................................................................................, fao desapensar do

processo n ................................................ o(s) processo

n(s).............................................., que passam a tramitar em separado.

_____________________________________

Assinatura



26

descentralizar as atividades do protocolo central.

PROCESSO: o desenvolvimento de um expediente que, re-

cebendo informaes, pareceres, anexos e despachos, segue os

canais competentes, ou seja, sua tramitao. o documento ou

o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalha-

do, bem como procedimentos expressados por despachos,

pareceres tcnicos, anexos ou, ainda, instrues para pagamen-

to de despesas; assim, o documento protocolado e autuado

pelos rgos autorizados a executar tais procedimentos. O

processo uma unidade orgnica, constitudo por um ou mais

volumes, devendo, portanto, tramitar juntos.

PROCESSO ACESSRIO: o processo que apresenta matria

indispensvel instruo do processo principal.

PROCESSO PRINCIPAL: o processo que, pela natureza de

sua matria, poder exigir a anexao de um ou mais proces-

sos como complemento sua deciso.

PROCEDNCIA: a pessoa fsica ou jurdica que enviou, ou

de onde se originou o processo ou documento.

RECONSTITUIO DE PROCESSOS: Ocorre quando houver

a cincia de desaparecimento ou extravio de processo.

REGISTRO/CADASTRAMENTO: a reproduo dos dados

do documento, feita em sistema prprio, destinado a controlar

a movimentao da correspondncia e do processo e fornecer

dados de suas caractersticas fundamentais, aos interessados.

RELATRIO: uma descrio de fatos passados, analisados

com o objetivo de orientar o servidor interessado ou o supe-

rior imediato para determinada ao. um documento oficial

no qual uma autoridade expe a atividade de uma repartio,


27

ou presta conta de seus atos a uma autoridade de nvel superi-

or.

RELGIO DATADOR: utilizado para registrar, em ordem

numrico-cronolgica, os processos formados pelas unidades

de protocolo.

SOLICITANTE: a pessoa fsica ou jurdica que intercede em

favor do interessado do processo ou documento.

TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEAS: uma nota

utilizada para informar sobre a retirada de pea(s) de um pro-

cesso; pode ser por intermdio de carimbo especfico.

TERMO DE DESAPENSAO: uma nota utilizada para re-gistrar a separao fsica de dois ou mais processos apensados;

pode ser feito por intermdio de carimbo especfico.

TERMO DE ENCERRAMENTO: uma nota utilizada para re-

gistrar o encerramento do processo; pode ser feito por inter-

mdio de carimbo especfico.

TERMO DE JUNTADA DE FOLHA OU PEA: uma nota

utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou pea(s) ao pro-

cesso; pode ser feito por intermdio de carimbo especfico.

TERMO DE RETIRADA DE FOLHA OU PEA: uma nota

utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou pea(s) ao pro-

cesso; pode ser feito por intermdio de carimbo especfico.

TERMO DE RESSALVA: uma nota utilizada para informar

que uma pea que foi retirada do processo quando do ato da

anexao, isto , ao proceder anexao foi constada a ausn-

cia de uma pea; pode ser feito por intermdio de carimbo es-

pecfico.


224

Ao final do processo secundrio (que est sendo apensado),

agrupar o DESPACHO da autoridade competente e o TER-

MO DE APENSAO emitido pelo protocolo;


mentos fsicos;

Anotar na parte inferior da capa do processo primrio, os

dados do processo apensado;

Manter a numerao original dos processos apensados (no

renumerar os processos).

NO atribuir NUP ao TERMO DE APENSAO, a



223


Utilizar quando apensar um processo a outro.

rem apensados, os processos apensados tramitaro junto com

o processo principal, mantendo sua numerao original, sem se

integrarem como um nico processo.

Preenchimento:

1. DATA: Indicar a data da

apensao.

2. SOLICITANTE DA APEN-

SAO: Informar quem a

autoridade que solicitou a

apensao.

3. N DO(S) PROCESSO(S)

APENSADO(S): Indicar o(s)

nmero(s) do(s) proces-

so(s) que esto sendo apen-

sados ao processo principal

4. N DO PROCESSO PRINCIPAL: Indicar o n do processo

principal que est recebendo o(s) outro(s) apensado(s).


que executou a apensao mediante solicitao da autorida-

de competente.



atravs de carimbo

Procedimentos:

Manter superposto um processo ao outro, prendendo a

contracapa do processo primrio (principal) capa do se-

cundrio e assim seqencialmente;


28

TRAMITAO: a movimentao do processo de uma unida-

de outra, interna ou externa, atravs de sistema prprio.

TRIAGEM: Consiste na verificao prvia de toda documenta-

o que ser protocolada e cadastrada.

UNIDADE PROTOCOLIZADORA: Unidade organizacional

que tenha, dentre suas competncias, independentemente de

sua denominao e hierarquia, na estrutura do rgo que inte-

gra, a responsabilidade pela autuao/numerao de processos

e/ou documentos.

USURIO: A pessoa que acessa e alimenta o sistema com in-

formaes sobre os documentos ou processos. H situaes

em que o usurio pode tambm ser o cliente.

UNIDADES ENVOLVIDAS

As unidades envolvidas nas atividades de Protocolo, Expedi-

o e Arquivo da Advocacia-Geral da Unio so:

Coordenao -Geral de Documentao e Informao

Responsvel pelo planejamento, coordenao, orientao e

controle das atividades relativas documentao e informa-

o no mbito dos protocolos e arquivos da Advocacia-Geral

da Unio.

execuo dos procedimentos arquivsticos - produo, tramita-

o, uso, avaliao, arquivamento e destinao final de docu-

mentos, alm de gerenciar o sistema eletrnico de controle de

documentos (AGUDoc), que possibilita e agiliza o trabalho de-

senvolvido.

Unidade Protocolizadora Responsvel por:


29

Receber, registrar e autuar os processos, a corres-

pondncia oficial e os demais documentos encaminha-

dos AGU;

Classificar e organizar os registros de movimentao

de documentos, processos e correspondncias, man-

tendo-os atualizados em sistema de dados prprio -

AGUDoc;

Efetuar a expedio externa e interna de documentos,

processos, correspondncias e objetos;

Organizar, executar e controlar os procedimentos

relativos movimentao de malotes entre as unida-

des da AGU;

Controlar a movimentao de correspondncias, bem

como a utilizao dos cartes de postagem pelas uni-

dades da AGU; Prestar informaes sobre a movimentao de docu-

mentos e processos que no sejam de natureza

sigilosa;

Fornecer, mediante autorizao superior, certides e

cpias de peas de processo e documentos;

Atender aos pedidos de informaes e pesquisas so-

bre documentos ou processos no sigilosos;

Efetuar a juntada (por anexao ou apensao) de do-

cumentos ou processos, bem como a desapensao,

solicitadas formalmente por autoridade competente.

Protocolo Central Unificado Responsvel por atender

as unidades da Advocacia-Geral da Unio instaladas no mesmo

edifcio, realizando atividades operacionais referentes a recebi-

mento, autuao, registro, controle de movimentao, classifi-

cao e organizao, prestao de informaes e expedio de

documentos, processos e correspondncias.

Arquivo

Receber documentos e processos tramitados para os

arquivos corrente, intermedirio e permanente, bem


222

MODELO DE TERMO DE APENSAO


TERMO DE APENSAO

Aos ............................. dias do ms de .................... de .......................,

neste Protocolo , atendendo ao despacho do(a)(s)

............................................................................................................................,

fao apensar o presente processo n ...................................... ao processo

n(s)........................................................

_____________________________________

Assinatura



221

7. N DO PROCESSO: Indicar o n do processo principal que

receber o(s) documento(s).

8. N DO PROCESSO: Repetir o n do processo principal que

receber o(s) documento(s)

9. N TOTAL DE FOLHAS: Deve ser indicado quantas folhas

o processo passou a ter aps a juntada. Ver mais orienta-

10.ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor

que executou a juntada mediante solicitao da autoridade

competente.

11.IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo


atravs de carimbo

Procedimentos:

Juntar o documento ao processo fsica e eletronicamente

(ou seja, no sistema).

Agrupar o DESPACHO da autoridade e o TERMO DE JUN-

TADA emitido pelo protocolo/apoio.

Numerar seqencialmente as folhas.

Numer

Documents

Manual de Protocolo