Version 1.2 17.12.1999 1

SOS KINDERDORF INTERNATIONAL

MANUAL DE FINANZAS - VERSION 1.2

Sección I

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1 INTRODUCCIÓN ________________________________________________________ 7

2 ESTRUCTURA FINANCIERA______________________________________________ 9

2.1 Bases generales _________________________________________________________ 9

2.2Flujograma - Construcción y mantenimiento___________________________________ 10

2.3 Flujo de fondos _________________________________________________________ 132.3.1 Gráfico del flujo de fondos para el mantenimiento _______________________________ 132.3.2 Aclaraciones sobre el flujo de fondos ________________________________________ 14

2.4 Pautas básicas para las Asociaciones Nacionales de Aldeas Infantiles SOS __________ 15

2.5 Calendario General ______________________________________________________ 16

3 CONTABILIDAD ________________________________________________________ 17

3.1 Reglas generales de contabilidad ___________________________________________ 17

3.2 Listas de inventario______________________________________________________ 173.2.1 Bases_______________________________________________________________ 173.2.2 Contenido mínimo de los inventarios _________________________________________ 183.2.3 Inventario____________________________________________________________ 183.2.4 Disposiciones para la auditoría _____________________________________________ 19

3.3 Documentación de los ingresos y egresos en las unidades contables_______________ 193.3.1 Libro de caja / comprobantes de pago al contado _______________________________ 193.3.2 Libro de banco / Libro de cheques __________________________________________ 203.3.3 Ingresos y comprobantes correspondientes (recibos)_____________________________ 223.3.4 Registro de transacciones monetarias dentro de una unidad contable _________________ 23

3.4 Contabilidad de las Asociaciones Miembros __________________________________ 243.4.1 Contabilidad centralizada en la Oficina Nacional de Coordinación____________________ 243.4.2 Contabilidad descentralizada ______________________________________________ 25

3.5 Plan de cuentas SOS-Kinderdorf International ________________________________ 25

4 CUENTA SOS-KDI ______________________________________________________ 26

4.1 Definición______________________________________________________________ 26

4.2 Cuadro sinóptico – Tareas y flujo de información ______________________________ 27

4.3 Cuenta SOS-KDI en la Oficina Regional _____________________________________ 28

4.4 Administración _________________________________________________________ 284.4.1 Apertura / Cierre ______________________________________________________ 284.4.2 Rendición de cuentas y control_____________________________________________ 28

5 CONSTRUCCIÓN _______________________________________________________ 30

5.1 Bases _________________________________________________________________ 30

5.2 Gráfico del flujo de fondos construcción______________________________________ 31

5.3 Definición de proyectos de construcción _____________________________________ 32

5.4 Desarrollo general de proyectos de construcción ______________________________ 32

5.5 Resolución de financiación ________________________________________________ 36

5.6 Plan de pagos___________________________________________________________ 36

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5.7 Contratos ______________________________________________________________ 365.7.1 El contrato con el arquitecto ______________________________________________ 365.7.2 El contrato de construcción _______________________________________________ 36

5.8 Garantías bancarias ______________________________________________________ 375.8.1 Garantía de anticipo ____________________________________________________ 375.8.2 Retención y garantía por buena ejecución de obra_______________________________ 37

5.9 Pagos directos __________________________________________________________ 37

5.10 Transferencia de fondos de construcción / Acuses de recibo ____________________ 385.10.1 Demanda de fondos de construcción _______________________________________ 385.10.2 Acuses de recibo _____________________________________________________ 39

5.11 Ajuste de cuentas de construcción_________________________________________ 395.11.1 Directrices generales para el ajuste de cuentas de construcción ____________________ 395.11.2 Envío de los ajustes de cuentas de construcción por la Oficina Regional al FIN_________ 395.11.3 Formas de ajustes de cuentas de construcción_________________________________ 405.11.4 Gastos de mantenimiento durante el proceso de construcción______________________ 41

5.12 Conclusión de las obras de construcción ____________________________________ 435.12.1 Ajuste de cuenta final de construcción ______________________________________ 435.12.2 Cierre de cuentas bancarias______________________________________________ 435.12.3 Utilización de los saldos _________________________________________________ 445.12.4 Retención y garantía por buena ejecución de obra ______________________________ 44

6 INVERSIONES / CONSERVACIÓN ________________________________________ 45

6.1 Bases _________________________________________________________________ 45

6.2 Conservación y reparaciones ______________________________________________ 45

6.3 Inversiones: conservaciones extraordinarias _________________________________ 46

7 MANTENIMIENTO ______________________________________________________ 47

7.1 Bases _________________________________________________________________ 47

7.2 Elaboración del presupuesto_______________________________________________ 487.2.1 Calendario / Responsabilidades ____________________________________________ 487.2.2 Aclaración del margen presupuestario _______________________________________ 487.2.3 Elaboración del presupuesto_______________________________________________ 497.2.4 Presupuesto de la Oficina Regional _________________________________________ 497.2.5 Inversiones y adquisiciones de reposición en el presupuesto________________________ 497.2.6 Elaboración del presupuesto de costos de personal ______________________________ 507.2.7 Aprobación del presupuesto_______________________________________________ 507.2.8 Comprobación y tramitación del presupuesto en la Oficina Regional _________________ 517.2.9 Observancia del presupuesto ______________________________________________ 527.2.10 Subvenciones para mantenimiento e inversiones _______________________________ 547.2.11 Aprobación de la financiación ____________________________________________ 54

7.3 Presupuesto familiar _____________________________________________________ 557.3.1 Sobre el término “presupuesto familiar”:______________________________________ 557.3.2 Acuerdos relacionados con el presupuesto familiar ______________________________ 557.3.3 Elaboración de los presupuestos familiares ____________________________________ 55

7.4 Sueldos _______________________________________________________________ 567.4.1 Bases para la normativa _________________________________________________ 567.4.2 Procedimiento formal ___________________________________________________ 56

7.5 Empleo de los ingresos locales_____________________________________________ 57

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7.6 Transferencia de subvenciones para mantenimiento / acuses de recibo _____________ 587.6.1 Subvenciones para el mantenimiento – Definición _______________________________ 587.6.2 Aplicación práctica _____________________________________________________ 587.6.3 Acuses de recibo – Definición y aclaraciones de los pasos a seguir __________________ 59

7.7 Rendición de cuentas ____________________________________________________ 617.7.1 Organización de las unidades contables ______________________________________ 617.7.2 Control de la rendición de cuentas, en general__________________________________ 61

7.7.2.1 Control de la rendición de cuentas de mantenimiento__________________________ 627.7.2.2 Control adicional in situ _______________________________________________ 63

7.7.3 Envío de la información al FIN_____________________________________________ 63

8 INFORMES DE AUDITORÍA _____________________________________________ 65

8.1 Bases para los informes de auditoría ________________________________________ 65

8.2 Cuadro sinóptico – Tareas y flujo de información ______________________________ 66

8.3 Informe de auditoría de mantenimiento ______________________________________ 678.3.1 Selección de una empresa auditora__________________________________________ 678.3.2 Otorgamiento de la orden de revisión al auditor _________________________________ 678.3.3 Facilitación de los datos__________________________________________________ 698.3.4 Reunión final _________________________________________________________ 698.3.5 Remisión del informe de auditoría a la Oficina Regional___________________________ 698.3.6 Control del informe de auditoría en la Oficina Regional ___________________________ 708.3.7 Catálogo de medidas____________________________________________________ 708.3.8 Remisión del informe de auditoría al FIN _____________________________________ 70

8.3.8.1 En caso de haya una Oficina Regional____________________________________ 708.3.8.2 En caso de que no haya una Oficina Regional_______________________________ 71

8.3.9 Tratamiento de los informes de auditoría por el FIN _____________________________ 71

8.4 Informe de auditoría de las cuentas SOS-KDI _________________________________ 71

8.5 Informe de auditoría de la Oficina Regional ___________________________________ 72

8.6 Informe de auditoría de construcción________________________________________ 728.6.1 Otorgamiento de la orden de ejecución de un informe de auditoría de construcción _______ 728.6.2 Tratamiento de las „Gastos de mantenimiento durante el proceso de construcción" _______ 748.6.3 Facilitación de los datos para el informe de auditoría de construcción _________________ 74

9 SOS-GLOBAL___________________________________________________________ 74

10 APORTES DE LOS SOCIOS A SOS-KDI ___________________________________ 75

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PRÓLOGO

“Si no logramos administrar y utilizar con corrección, y sin dar lugar a dudas, losfondos que han sido puestos a nuestro disposición, no tenemos derecho a pedira la gente que nos hagan donaciones”.

Esta cita data de los comienzos de la labor de Aldeas Infantiles SOS. Ha mantenido su validez hasta eldía de hoy, y seguirá manteniéndola en el futuro.

Me complace el que, tras varios años de excelente trabajo realizado en mutua cooperación entre eldepartamento de Finanzas y las Oficinas Regionales de SOS-Kinderdorf International, se haya logradoelaborar este manual. Mi agradecimiento por ello va dirigido, por igual, a las colaboradoras y a loscolaboradores del departamento de Finanzas y de las Oficinas Regionales que tomaron parte en laelaboración del manual. Se trata de la compilación de un número de reglamentaciones ya existentes,que han sido completadas por medio de la adición de nuevos instrumentos a fin de crear, de estamanera, un único documento válido para la gestión común de nuestras finanzas. Mediante este manual,quedan reemplazados todos los manuales y memorandos anteriores del sector de Finanzas. En estemanual se reglamentan las responsabilidades del departamento de Finanzas y de las OficinasRegionales, así como la repartación de tareas entre ambas instancias.

Todo manual, sin embargo, carece desde un principio de valor si no se actúa en conformidad con elespíritu en que está basado. En las Oficinas Regionales tiene lugar una clara asignación deresponsabilidades y de competencias. El departamento de Finanzas y las Asociaciones PromotorasSOS han de poder fiarse de que tales responsabilidades sean debidamente cumplidas. Al mismo tiempo,esta repartición de tareas viene a ser, además, absolutamente necesaria para nuestra organización a finde evitar que lleguemos a ser víctimas de una administración demasiado aparatosa.

Todos tenemos que velar por que los fondos sean empleados de forma ahorrativa y económica, demodo que redunden en beneficio de nuestros niños. ¡Sobre las Oficinas Regionales recae, al respecto,una responsabilidad muy especial! Llevando una buena colaboración entre el departamento de Finanzasy las Oficinas Regionales, hemos de laborar por conseguir que este espíritu arraigue tambiénprofundamente en todas las asociaciones e instituciones de la familia de Aldeas Infantiles SOS.

Richard Pichler

Secretario General

Innsbruck, November 1999

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LISTA DE ABREVIATURAS Y NOMBRES

SOS-KDI SOS-Kinderdorf International

IO International Office (Oficinas del Secretario General de SOS-KDI en Innsbruck y Viena)

SG Secretario General

PSA Asociaciones Promotoras SOS y Asociaciones de apoyoSOS

RO Oficina Regional de SOS-Kinderdorf International

RD Director Regional de SOS-Kinderdorf International

NA Asociación Nacional de Aldeas Infantiles SOS

NCO Oficina Nacional de Coordinación

FIN Departamento de Finanzas del International Office

FinMan I Manual de Finanzas / Sección I

FinMan II Manual de Finanzas / Sección II (Formularios)

Cta. SOS-KDI Cuenta bancaria de SOS-Kinderdorf International

CCO Departamento de Construcción del International Office

SOS-CV Aldea Infantil SOS

SOS-KG SOS-Kindergarten

TPC Centro de Formación y Producción HG

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1 INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Finanzas, Versión 1.2, viene a sustituir, de forma íntegra, el Manual deFinanzas y Contabilidad de Rainer Krüger, que data del año 1984, y el mismo contiene todas lasdirectrices y memorándums que se han originado en el ínterin. Durante la redacción de estemanual se ha podido ver que, debido a las particularidades locales, a menudo no es posible darrecomendaciones de validez general (p. ej., el asunto del registro contable central odescentralizado). Por esta razón, en algunos ámbitos (p. ej., en lo que se refiere a la elaboracióndel balance) se redujeron los requisitos a “requisitos mínimos” para, de esta manera, podertambién corresponder a la flexibilidad requerida en las regiones correspondientes. El objetivoconsiste en perfeccionar, en los próximos años, estos requisitos mínimos junto con las OficinasRegionales y poder realizar una rendición de cuentas unitaria. Por razones de claridad, se separó,además, la totalidad del tema de formularios poniéndola en un apartado propio.El presente Manual de Finanzas deberá satisfacer los siguientes objetivos:

• resumir todas las directrices financieras existentes hasta ahora en un solo manual ypresentar, de esta manera, una obra de consulta amplia y transparente;

• describir todos los estándares mínimos necesarios y las condiciones básicas de cuyaobservancia y aplicación, en las distintas Asociaciones Nacionales, es responsableSOS-Kinderdorf International por orden de las Asociaciones Promotoras;

• describir las esferas de tareas y responsabilidades que existen entre la IO y lasOficinas Regionales.

Este manual va dirigido, en primer término, a los empleados del sector de finanzas quetrabajan en las Oficinas Regionales y en la IO. Pretende, además, optimizar laestandarización necesaria en los sectores de Planificación, Rendición de Cuentas y Control.

Otro enfoque fundamental de este manual reside en el hecho de que las Oficinas Regionales sonresponsables de todo el control operativo y que la IO se ha de concentrar, cada vez más, en elcontrol estratégico y en la revisión. Esto supone que las Oficinas Regionales asuman tambiénesta responsabilidad, creando para ello las condiciones estructurales necesarias. La tarea de lasOficinas Regionales viene a ser, partiendo de la base del presente manual, asistir a lasAsociaciones Nacionales en el proceso de desarrollo de los estándares mínimos, creando así unsistema de control interno óptimo.

A continuación, algunas observaciones resumidas sobre los capítulos más importantes:

Capítulo 2 ESTRUCTURA FINANCIERA

El punto principal de este capítulo es que sobre todo el flujo de dinero entre las AsociacionesPromotoras y las “asociaciones receptoras” tiene que ser transparente y comprensible. Ésta es,además, una base importante de las informaciones que SOS-KDI transmite a las AsociacionesPromotoras.

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Capítulo 3 CONTABILIDADEl punto central de este capítulo reside en la gestión reglamentaria de la contabilidad corriente,sobre todo en los libros de caja y en los libros de bancos. Como parte esencial del “sistema decontrol interno”, ésta viene a ser también la base del Cap. 8 Auditoría.

Capítulo 4 Cuenta SOS-KDIEl punto principal de este capítulo se refiere a que las cuentas SOS-KDI están sujetas a unarevisión por separado y que, además, constituyen una parte de la contabilidad interna de SOS-Kinderdorf International. De ahí que cuando estas cuentas no se llevan como es debido, elloacarrea también consecuencias para el informe de revisión de cuentas de SOS-KinderdorfInternational como Asociación Cúpula, poniendo de esta manera también en peligro, en losucesivo, la credibilidad del resto de las Asociaciones de Aldeas Infantiles SOS.

Capítulo 5 CONSTRUCCIÓNEste capítulo se basa enteramente en la Guía de Construcción. Por otra parte, en él se define elmomento a partir del cual hablamos de proyectos de construcción. Nuevo es que los gastos demantenimiento que surjan en el futuro, deberán ser presupuestados con la necesaria anterioridady que ya no serán considerados como una parte del presupuesto de construcción. Capítulo 6 INVERSIONES / CONSERVACIÓNEl punto central de este capítulo es la definición de las inversiones y la diferenciación entre obrasde conservación corrientes (que, como hasta ahora, se deberán contabilizar bajo gastos) y obrasde conservación extraordinarias (que se contabilizarán en la categoría de cuentas 4 ).Capítulo 7 MANTENIMIENTOEn este capítulo se describen las estandarizaciones ya parcialmente efectuadas en los sectoresde presupuestación, transferencias y rendición de cuentas. Por otro lado, se describennuevamente las esferas de tareas y responsabilidades que existen entre las Oficinas Regionalesy el FIN.

Capítulo 8 AUDITORÍALa idea central de este capítulo es que todas las Asociaciones de Aldeas Infantiles SOS deberánpresentar un informe de auditoría sobre el balance anual, informe que deberá ser realizado poruna empresa auditora independiente, con operaciones a escala internacional. Este informe deauditoría representa, sobre todo para las Asociaciones Promotoras (y, por lo tanto, también paralos donantes, para la administración financiera, etcétera), una prueba importante de que losfondos puestos a disposición en el período correspondiente fueron empleados y liquidadosconforme a las reglas. La falta de un informe de auditoría pone en peligro la existencia de lasAsociaciones Promotoras (obligación de comprobación) y, por consiguiente, también la confianzadepositada en toda la Organización.

Capítulo 9 SOS-GLOBAL

En este capítulo se remite al “SOS-Global Manual” ya existente.

Con este Manual de Finanzas, Versión 1.2, se da un paso muy importante hacia elestablecimiento de un amplio sistema de control. No obstante, se debe advertir que este manualtendrá que ser perfeccionado en colaboración con las Oficinas Regionales. Así, por ejemplo, losprocesos de trabajo y el sistema de información existentes entre las Oficinas Nacionales deCoordinación, las Oficinas Regionales y el FIN, así como los sistemas de rendición de cuentas(contabilidad local e internacional) deberán ser optimizados y organizados con más precisión.

Andreas SchnöllerJefe de Finanzas y Contabilidad

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2 ESTRUCTURA FINANCIERA

2.1 Bases generales

Las bases generales para las normas y reglas que contiene el presente Manual de Finanzasestán dadas por los Estatutos de la Asociación Cúpula SOS-KDI, así como por los contratosconcluidos entre SOS-KDI y las Asociaciones Promotoras. Los planteamientos esenciales deesas bases generales son:

A) SOS-KDI es responsable, por encargo de las Asociaciones Promotoras, de organizar eldesarrollo y el mantenimiento corriente de las instituciones de Aldeas Infantiles SOS en todoel mundo.

B) SOS-KDI es responsable de la coordinación de todas las solicitudes de financiación de lasAsociaciones Nacionales (que tienen que ser miembros de la Asociación Cúpula). Como tal,SOS-KDI realiza la comprobación de dichas solicitudes en base a directrices claras y lasremite a las Asociaciones Promotoras respectivas, junto con una toma de posicióncorrespondiente, para que se tome una decisión al respecto.

C) SOS-KDI se ha comprometido, frente a las Asociaciones Promotoras, a documentar demanera exacta el otorgamiento de encargos, el flujo de fondos dirigidos a las AsociacionesNacionales, así como la utilización corriente de los fondos. Además, deberán existirdirectrices claras, en el sentido de un sistema de control interno, y las AsociacionesPromotoras tendrán el correspondiente derecho de comprobación y de información.

D) SOS-KDI, aparte de su responsabiliadad por el controlling corriente, es tambiénresponsable de que sean presentados a tiempo los informes de construcción y los informes decierre anual de cuentas sobre la gestión de las Asociaciones Nacionales y sobre losproyectos, informes que serán realizados por una empresa auditora independiente y dereconocimiento internacional.

En caso de que no se cumplan los puntos señalados anteriormente, se pone en peligro,además de la credibilidad de la Organización, también toda la labor de las AsociacionesPromotoras y, por consiguiente, la seguridad financiera de todas las instituciones deAldeas Infantiles SOS.

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2.2 Flujograma - Construcción y mantenimiento

Oficina Regional International Office PSA

I. CONSTRUCCIÓN (Cap.5)

1. Concepción del proyecto / Propuesta de proyecto

2. Solicitudes de financiación

3. Ejecución de las obras

4. Conclusión del proyecto de construcción

Estudio de proyectos de obras:

• necesidad, planificación previa

• modo de ejecución

• finalidad de la obra

• cálculo aprox. de costos

Aprobación por SG obien por el SenadoInternacional

Autorización de laComisión deConstrucciones

Aprobación definanciación pordecisión de la JuntaDirectiva

• Constitución del cliente de obras /contabilización de costos depuesta en funcionamiento

• Estimación exacta de costos

• Análisis de ofertas

• Solicitud fondos de construcción

• Liquidación de costos deconstrucción (mensual/acumulada)

• Solicitud de pagos directos por FIN

• Informe trimestral de construcción

Aprobación básica

• Aprobación de la guía delproyecto 2ª columna por laComisión de Construcciones

• Comprobación de la garantía /garantía de pago inicial

Concertación del contrato por elRD

• Análisis de necesidades(revisión de acuerdo concriterios de control de fondosde construcción)

• Verificación acuse de recibo• Solicitudes de transferencia• Estados de cuenta de

construcción provisionales

Transferencias,

pagos directos

Liquidación finalAclaración asientos de cierreRetención / GarantíaGuia del proyecto, 3a columna

Elaboración del ajuste decuentas de construcción paraAsociaciones Promotoras

Ajuste de cuentas deconstrucción comoprueba de lautlización de fondos

• Elaboración de contratos

• Lista de control de contratos

• Guía del proyecto 2ª columna

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Oficina Regional International Office PSA

II. MANTENIMIENTO (Cap.7)

1. Elaboración del presupuesto (Cap. 7.1)

2. Transferencias de fondos / Rendición de cuentas (Cap. 7.4 y 7.5)

4. Informes de auditoría (Cap. 8)

• Coordinación del marcopresupuestario con NCO

• Revisión presupuestos nacionales yhojas de cifras-índice sobre la basedel sistema de cuentas de KDI

• Toma de posición sobrepresupuestos (lista de controlpresupuestaria)

• Confección del presupuesto RO

Aprobación del marcopresupuestario

• Aprobación yejecución de lastransferencias

• Determinación de necesidadesen base a las liquidacionesmensuales de las Asociaciones

• Control continuo del empleo defondos (incluyendo RO y lascuentas KDI)

• Comprobación y recomendaciónde las cuotas de mantenimientosolicitadas

• Análisis de diferencias• Comprobación del cierre anual• Control de la hoja de cifras-

índice “USD-Detail Actuals”

• Análisis presupuestario• Recomendación del

presupuesto / cálculo desubvenciones según la PSA

• Confirmación de lafinanciación a la RO

• Control de necesidades en basea la información de la RO

• Solicitud de transferencia a lasPSA

• Control presupuestario (análisisde diferencias)

• Control del flujo fondos

• Implementación del sistema decontrol interno en lasAsociaciones

• Control del flujo de fondos

Encargo y control del informede auditoría

• Evaluación de los informes deauditoría (sobre todo exactitud,utilización de fondos)

• Cuentas KDI formulario deauditoría “Audit-Form”

Registro del informe de auditoríaen el banco de datos

• Control de auditoría (base paraauditores de las AsociacionesPromotoras)

Informe de auditoríacomo pureba deutilización de fondos

• Informe deauditoría comocomprobación delempleo de losfondos

Aclaración del marco

Aprobación desubsidios demantenimiento pordecisión de la JuntaDirectiva

• Elaboración del cierre anual decuentas para las AsociacionesPromotoras

• Explicación de diferenciaspresupuestarias

• Consolidación a escala mundial

• Justificacióndel empleo defondos

• Posible control y remisión de acusesde recibo de las Asociaciones"receptoras" (para PSA y SPO)

• Control, registro ytransminsión de losacuses de recibo

• Primera justificacióndel empleo fondos

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2.3 Flujo de fondos

2.3.1 Gráfico del flujo de fondos para el mantenimiento

SPO VIENA PSAPadrinazgos Subsidios para

manten./ invers.SUBSIDIOS del GOBIERNO

NCOcuotas de sociosrecaudación defondos, donaciones

SOS-CV..<nombre>.Ingr. procedentesde: donacioneslocales, proyectos,p.ej. escuelas, ASOCIACIÓN NACIONALTPC; etc.

NCOtodos los gastos corrientesdel NCO SOS CV...<nombre>...

todos los gastos corrientes del AI y sus instituciónes anexas

B) Administración fiduciaria dectas., p.ej. regalos en dinero de padrinos

A) CUENTAS PARA TRANSFERENCIAS DEL EXTRANJERO Y INGRESOS LOCALES

1.Registro y coordinación de todos los ingresoslocales y del extranjero

2.Transferencias presupuestarias periódicas para cubrirlos gastos corrientes de las instituciónes SOS

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2.3.2 Aclaraciones sobre el flujo de fondos

El flujo de fondos estándar señalado en la página anterior, destinado al mantenimiento corriente,representa la variante usual y supone la existencia de una Asociación Nacional de AldeasInfantiles SOS (que en adelante denominaremos Asociación Nacional), de una Oficina Nacionalde Coordinación que esté al servicio de la Asociación Nacional con todas sus instituciones deAldeas Infantiles SOS, así como de varias Aldeas Infantiles SOS con sus instituciones anexas.

En los países en que (aún) no exista una Asociación Nacional y/o en los que no haya una OficinaNacional de Coordinación, o bien en los casos en que se haga uso de las cuentas SOS-KDI,varía de manera correspondiente el flujo de fondos (p. ej., las cuentas SOS-KDI asumen lafunción de las cuentas de las asociaciones, es decir que los fondos fluyen a la cuenta de lainstitución a través de una cuenta SOS-KDI).

→ véase al respecto el Cap. 4: “Cuenta SOS-KDI”

→ En el Cap. 5 “Construcción” está ilustrado de forma gráfica, con las correspondientesexplicaciones, el flujo de fondos del sector de la construcción.

Separación de cuentas bancariasPor razones de transparencia, se deberán llevar, de todos modos, cuentas de banco separadas:por un lado para el mantenimiento y, por otro, para los fondos de construcción; ¡puesto que losfondos de mantenimiento y los fondos de construcción suponen dos flujos de dinero diferentes yde ninguna manera deberán ser mezclados!

Para los ingresos locales y los procedentes de transferencias del extranjero no seráabsolutamente necesario llevar cuentas bancarias por separado. No obstante, en tal caso lacondición es que se mantenga una separación contable transparente; vale decir: categoría decuenta 2, para las transferencias del extranjero y categoría de cuenta 3, para los ingresos locales,así como 3800, para las transferencias dirigidas a las Instituciones SOS.En caso de duda, sin embargo, deberán ser llevadas las cuentas por separado.

→ véase al respecto el Plan de Cuentas de SOS-KDI

à Haga el favor de tener también en cuenta al respecto las explicaciones más detalladassobre el flujo de los ingresos locales, contenidas en el Cap. 3.3.3: “Ingresos y comprobantescorrespondientes”.

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2.4 Pautas básicas para las Asociaciones Nacionales de Aldeas Infantiles SOS

En virtud de los artículos 3.2.2 y 3.2.3 de los estatutos vigentes de SOS-Kinderdorf International,cada Asociación Nacional miembro está obligada a respetar los estándares mínimos fijados porSOS-KDI en lo referente a la gestión financiera y a cuidar de que estos estándares seanaplicados también en cada una de las instituciones de Aldeas Infantiles SOS. Ello se refiere,entre otras cosas, a:

A) presentación del plan de flujo de fondos (→ véase el Plan de flujo de fondos en el ejemplo depresupuesto: FinMan II);

B) observancia de las reglas generales de contabilidad; C) observancia de las normas en relación con los padrinazgos; D) observancia de las normas para la elaboración del presupuesto; E) observancia de las normas referentes a contabilidad; F) observancia de las normas para la rendición de cuentas.

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2.5 Calendario General

A) CONTABILIDAD CORRIENTEFebrero Marzo Abril Mayo Junio Julio

Ajuste de ctas. al 31.12 RO/FIN

Balance anual (FIN- PSA)

Actuals (RO-FIN)

B) CUENTA de SOS-KDIFebrero Marzo Abril Mayo Junio JulioConfirmación de saldos al 31-–12 (RO- FIN)

Revisión de cta. SOS-KDI con auditoría anual(RO)

Remisión del Formulario deAuditoría (RO-FIN)

C) AUDITORÍA DE MANTENIMIENTOFebrero Marzo Abril Mayo Junio Julio

Auditoría del año anterior (NA/RO)

Control de la auditoría (RO)

Remisión de la auditoría (RO- FIN)

Comprobación de la auditoría / Entrega (FIN-PSA)

D) ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTOAgosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero

Margen Pres.(NA-RD) enJunio/Julio

Aclaración del marco (RO-FIN)

Elaboración del presupuesto (NA)

Control del presup. (RO)

Entrega hasta el 31.10. (RO-FIN)

Comprobación (FIN)

Entrega hasta 30.11. (FIN–PSA)

Aprobación de subsidio (PSA)

Confirmación de financiación(FIN-RO)

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3 CONTABILIDAD

3.1 Reglas generales de contabilidad

A) Cada asociación miembro de SOS-Kinderdorf International está obligada a llevar libros y ahacer constar debidamente en ellos las transacciones y la situación financiera de laasociación, de acuerdo con las bases de una contabilidad reglamentaria.

B) Esta contabilidad deberá llevarse de manera tal que sea posible transmitir a una tercerapersona experta en la materia, en un plazo razonable de tiempo, una visión de conjunto acercade las transacciones y de los asuntos financieros, así como de la situación financiera de laasociación. Deberá ser posible seguir la evolución de las operaciones comerciales y contableshasta su origen. El registro en los libros deberá llevarse a cabo de manera completa,correcta, oportuna y ordenada. Todos los comprobantes, anotaciones y actas sobreresoluciones (p. ej., actas de reuniones de la Junta Directiva y de asambleas plenarias) hande ser archivados de manera ordenada.

C) Los REQUISITOS MÍNIMOS exigen que se lleve una cuenta sencilla de ingresos y egresos(libro de caja, libro de banco, archivo de comprobantes). Al respecto se ha de tener en cuenta,naturalmente, la legislación nacional de cada país.

D) Al final de cada ejercicio, se deberá elaborar un cierre anual de cuentas (al menos de losingresos y egresos) . Se deberá someter este cierre anual de cuentas a la revisión de un auditorexterno e independiente (→ véase también el Cap. 8 Auditoría).Se considera como ejercicio el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre.

3.2 Listas de inventario

3.2.1 Bases

En todas las instituciones de Aldeas Infantiles SOS se deberá comprobar la existencia de bienes deinversión por medio de un inventario que refleje la cantidad y el valor de estas existencias. Seentiende por “bienes de inversión” todos los bienes económicos independientes, tales como muebles,máquinas, equipos y vehículos, que tienen una vida útil de más de un año y cuyo valor individual decompra supera la suma de 300 dólares estadounidenses. Así pues, objetos de menor tamaño, comovajillas y baterías de cocina, cubiertos, ropa de cama y herramientas pequeñas, no tienen que serregistrados.

Nota: La delimitación exacta del término “inversión” y las indicaciones correspondientes a lacorrecta aplicación del sistema de cuentas, se encuentran en el Cap. 6.3 “Inversiones:conservaciones extraordinarias”.

Los inventarios tienen la finalidad de consignar, en su conjunto, las existencias de bienespertenecientes a la Asociación de Aldeas Infantiles SOS, y constituyen un instrumento de controlque evita la pérdida de bienes.

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El director regional o el coordinador nacional podrán fijar un límite de valor inferior al anteriormenteseñalado, en caso de que la legislación local u otros motivos de carácter local así lo requieran.

Se recomienda hacer un inventario propio para cada una de las unidades inmuebles situadas dentrode una institución de Aldeas Infantiles SOS o, por lo menos, para cada una de las instituciones. LaOficina Nacional de Coordinación ha de nombrar a una persona que se haga cargo del registroreglamentario, completo e inmediato de las entradas y salidas. En caso de no existir una OficinaNacional de Coordinación, el director regional asumirá la responsabilidad del nombramiento de esteempleado.

3.2.2 Contenido mínimo de los inventarios

• indicación de la instalación y de la subunidad construida• números progresivos• indicación del objeto• suministrador• valor de adquisición• fecha de entrada y salida

No se deben establecer requisitos excesivos respecto al contenido mínimo de las listas deinventario: las exigencias que no pueden ser cumplidas, merman la utilidad de las listas. A la horade hacer el primer inventario, es posible que eventualmente no se pueda indicar el proveedor niel valor de compra ni tampoco la fecha exacta de adquisición de muchos objetos que ya son másviejos.

Nota: A pesar de que los inventarios constituyen, en primer término, un instrumento de controlorientado al registro de la cantidad, en el caso de nuevas adquisiciones no se deberá renunciar aefectuar el registro del valor de las mismas y del nombre del proveedor. Con ello se facilitaenormemente el ajuste de los bienes de inversión contabilizados bajo los grupos de cuentas quevan de la 4500 a la 4700.

→ El FinMan II contiene una recomendación, sin compromiso, en lo referente a la forma y alcontenido de los inventarios.

3.2.3 Inventario

En un turno anual o de dos años, se deberá realizar un recuento físico de los bienespatrimoniales, cotejándolos con los registros de bienes recogidos en las listas de inventario. Por lomenos dos personas deberán ser responsables de la ejecución del inventario, y habrán de darconstancia del resultado del mismo mediante sus firmas. Estas personas serán:

a) un empleado de la Oficina Nacional de Coordinación u otra persona que deberá serdesignada por el director regional competente;

b) el empleado de la institución o bien de la unidad inmueble que es responsable de llevardebidamente las listas de inventario.

Se deberán señalar las razones de la eventual pérdida de objetos. Con ocasión de la revisión anualde cuentas, se deberá llevar a cabo una prueba al azar de la documentación.

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3.2.4 Disposiciones para la auditoría

La orden de revisión anual deberá incluir la revisión de los inventarios. Por medio de las listas deinventarios que se llevan en orden cronológico, el auditor ha de poder comprender con facilidad lasconsecutivas entradas y salidas de bienes patrimoniales y conciliarlas, de forma inequívoca, con lacontabilidad.

Nota: véase también el Cap. 8.3.2 “Otorgamiento de la orden de revisión al auditor”

3.3 Documentación de los ingresos y egresos en las unidades contables

3.3.1 Libro de caja / comprobantes de pago al contado

Para cada unidad contable (véase el Cap. 7.7 “Rendición de cuentas”) que lleve una o varias cajas,rige la siguiente normativa:

A) Por cada caja existente se deberá llevar un libro de caja por separado. Esto vale tanto para lacaja de la Aldea Infantil SOS como para las cajas de las instituciones anexas –tales como laCasa Juvenil, el Kindergarten, etcétera– y, además, también para la caja de la Oficina Nacionalde Coordinación y de la Oficina Regional. → En el FinMan II se halla un ejemplo al respecto.

B) En lo posible, todos los movimientos de caja deberán registrarse en el libro de caja el mismo

día en que hayan ocurrido. C) La Asociación Nacional fijará el saldo máximo en efectivo de cada caja. D) Al principio del mes, se registrará como saldo anterior el efectivo final en caja del mes anterior

en el primer renglón del libro de caja. E) Cada pago en efectivo se confirmará mediante un comprobante de pago en efectivo, que

deberá ser aprobado, mediante firma, por el responsable de la institución de Aldeas InfantilesSOS correspondiente, o bien por una persona a la que éste haya autorizado para ello.

F) Todos los pagos en efectivo deberán registrarse en el libro de caja, indicando la fecha, el

beneficiario, el uso previsto, el número de comprobante y la cantidad. G) Todos los retiros de efectivo del banco destinados a llenar la caja, se registrarán, asimismo, en

el libro de caja como ingresos. H) En todas las transacciones (ingresos y egresos) se deberán registrar los saldos resultantes en la

columna del libro de caja destinada a este efecto. Este saldo deberá coincidir con el efectivoverdaderamente disponible en caja.

I) Al final del mes, se cierra el libro de caja, sumando todos los ingresos más el efectivo inicial en

caja en el lado de ingresos y todos los egresos en el lado de egresos. El saldo resultante de ellodeberá dar nuevamente lo mismo que el efectivo final en caja.

J) La persona que lleva la caja y la persona autorizada serán responsables de la debida

administración de la caja. Las personas responsables de las cajas responderán de los déficits delas mismas. La exactidud es responsabilidad, en última instancia, del director de la institución.

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K) El responsable deberá comprobar una vez por semana que el saldo indicado en el libro de caja

corresponda de hecho con el saldo efectivo de la caja. Como prueba de la exactitud de los datosy del control realizado, el director deberá poner su firma bajo la última anotación del libro decaja.

L) Un control de esta naturaleza DEBERÁ realizarse, en todo caso, al final del mes, cuando se

hace el cierre del libro de caja. M) TODOS los documentos que se refieran a la gestión de caja deberán archivarse de manera

reglamentaria (en orden cronológico) y con minuciosidad. Para cada caja existente se deberáabrir un archivador diferente.

N) Cada dos semanas, o por lo menos al final de cada mes, se deberán remitir el original del libro

de caja y los comprobantes de pagos al contado, junto con los COMPROBANTESORIGINALES correspondientes, a la contabilidad central del sector contable respectivo (por logeneral, la Oficina Nacional de Coordinación) PARA SU CONTABILIZACIÓN.

En caso de que no se lleve a cabo una contabilización central (p. ej., en el caso de que no hayauna Oficina Nacional de Coordinación), todos los documentos permanecerán en la unidadcontable correspondiente y se contabilizarán allí.à véase también el Cap. 3.4.2 “Contabilidad descentralizada ”.

3.3.2 Libro de banco / Libro de chequesPara cada unidad contable en que se lleve una o más cuentas bancarias, regirán las siguientesreglas:

A) Para cada cuenta bancaria existente se ha de llevar un libro de banco diferente. Esto valetambién para aquellas cuentas bancarias en las que no haya habido movimiento durante elperíodo del informe (p. ej., cuentas de ahorro, depósitos a plazo fijo, etcétera) →En el FinMan IIhay un ejemplo de un libro de banco.

Excepción: Si en un país se reciben periódicamente y a su debido tiempo los extractosbancarios regulares de los bancos, se podrán utilizar estos extractos para la contabilizaciónprovisional. Es decir que, en tal caso, se podrá desistir, previa aprobación de la Oficina Regional, dellevar el libro de banco.

B) Todos los movimientos bancarios deberán registrarse, en lo posible, en el libro de banco e lmismo día en que hayan ocurrido.

C) Al principio del mes, se registrará la existencia final de fondos bancarios del mes anterior comosaldo anterior en el primer renglón del libro de banco.

D) Todas las transferencias y los retiros de dinero en efectivo de la cuenta bancaria se deberán registrar en el libro de banco, indicando la fecha, el beneficiario, el uso previsto, el número de comprobante y la cantidad.

E) De la misma manera se registrarán en el libro de banco todos los ingresos bancarios con indicación de la fecha, la persona o entidad que da el encargo, la descripción del ingreso, el número de comprobante y la cantidad.

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F) En el libro de banco se registrarán también todos los débitos bancarios, tales como tarifas de banco, débitos de intereses, etcétera, así como todos los abonos en cuenta; p. ej., los intereses devengados. Estos importes se desprenden de los extractos bancarios correspondientes.

G) Para todas las transacciones (ingresos y egresos), se deberá registrar el saldo bancarioresultante de ello en la columna del libro de banco prevista para esta finalidad.

H) Al final del mes se cierra el libro de banco, sumando todos los ingresos bancarios más laexistencia inicial de fondos bancarios en la partida de ingresos, así como todos los egresosbancarios en la partida de egresos. El saldo resultante de esta operación deberá darnuevamente la existencia actual de fondos bancarios al final del mes, en conformidad con elextracto bancario.

I) Se deberá comparar y conciliar este saldo final bancario con el extracto bancario. En el casode que hubiera diferencias, se deberá buscar de inmediato el error.

J) El responsable deberá rubricar el libro de banco al final del mes, como prueba de exactitud ycontrol. La exactidud es responsabilidad, en última instancia, del director de la institucíon.

K) Se deberán archivar de manera reglamentaria (en orden cronológico) y con minuciosidadtodos los documentos que se refieran a la gestión de cuentas bancarias. Se deberá llevar unarchivo diferente por cada cuenta bancaria.

L) Todo pago con cheque será confirmado mediante un comprobante de pagos por cheque, ydeberá ser aprobado por el responsable de la institución correspondiente con su firma.

M) Para pagos con cheque, se deberá llevar un libro de cheques aparte. Todos los pagos concheque se deberán registrar en este libro de cheques con indicación de la fecha, elbeneficiario, el uso previsto, el número de cheque, el número de comprobante y la cantidad.Sólo una vez que se haya cargado el importe en la cuenta bancaria, se deberá efectuarla contabilización del mismo con el comprobante bancario (extracto de cuenta), y el chequecobrado se registrará en el libro de cheques con la anotación de “tramitado” y la fecha.

N) Para el caso en que fuera necesario contabilizar los cheques de inmediato (es decir, antes deque de hecho sean cargados o abonados en cuenta), se prevén las siguientes alternativas:

• Para la contabilización de este movimiento de dinero pendiente, se empleará una claseparticular de comprobante (con preferencia CH, para “cheques emitidos”). En esta clase decomprobantes se deberá definir una cuenta de conciliación de la categoría de cuentas 9(preferentemente la cuenta 9130). Para mayores detalles sobre el tema “cuentastransitorias”, se pueden consultar las explicaciones sobre el sistema de cuentas de SOS-Kinderdorf International (→ véase el “Plan de cuentas de SOS-Kinderdorf International”,Interim Accounts / Open Items) y las directrices para SOS-Global (→ véase “Guidelines forSOS-Global”, § 5 Cuentas transitorias, 5.2., Open Items) . Esta variante tiene la ventaja deque permite hacer un control corriente de los cheques aún no cobrados dentro del mismoprograma contable (monto de la totalidad de cheques no cobrados aún = saldo de la cuenta9130).

• Se registrarán los cheques en el libro de banco, con lo cual surgirán, al final del mes,

diferencias entre el libro de banco y el extracto bancario. En este caso, se deberá realizar unREAJUSTE BANCARIO. El saldo bancario corregido del extracto deberá coincidir con el

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saldo bancario final del libro de banco. Este saldo final se traspasará al siguiente períodocomo saldo anterior.

Si estos importes aparecieran luego en uno de los extractos bancarios posteriores, ya no podránser registrados en el libro de banco, puesto que habrían sido contabilizados ya anteriormente. Ejemplo de un reajuste bancario: Saldo final en banco según extracto al 31–01–98: 30.000,00 menos cheque no cobrado núm. ......... - 5.000,00 más ingreso aún no abonado + 17.000,00 (p. ej.: pago de un cheque/donación.........) ________ Saldo final bancario según libro de banco al 31–01–98: 42.000,00 O) Cada dos semanas, o por lo menos al final de cada mes, se deberán remitir a la contabilidadcentral del sector contable correspondiente (generalmente la Oficina Nacional de Coordinación)PARA SU CONTABILIZACIÓN: el original del libro de caja y los documentoscorrespondientes, tales como extractos bancarios, abonos en cuenta, débitos bancarios, etcétera,así como el libro de cheques. En caso de que no haya una contabilidad central de esta naturaleza (p. ej., no existe una OficinaNacional de Coordinación), todos los documentos se conservarán en la unidad contablecorrespondiente y serán contabilizados ahí. à véase también el Cap. 3.4.2 “Contabilidad descentralizada ” 3.3.3 Ingresos y comprobantes correspondientes (recibos) Para cada entrada (cheques e ingresos en efectivo) deberá extenderse un recibo oficial. Losrecibos han de llevar una numeración progresiva. Recomendamos que cada recibo conste de unoriginal, más 2 ó 3 copias (preferentemente de diferentes colores): • el original se le entregará a la persona o entidad que hace la donación; • la primera copia se remite a Contabilidad junto con el importe para que éste sea ingresado en

la cuenta bancaria; • la segunda copia se coloca en el fichero de donantes (en caso de que éste exista) para que

sea registrado el ingreso; • la tercera copia queda en el bloc de recibos a efectos de control.

Todos los ingresos locales se depositan, por regla general, en una cuenta bancaria de laAsociación Nacional (en una cuenta separada, no en la destinada a las transferencias delexterior). En este caso, la primera copia del recibo, junto con la confirmación bancaria, valencomo prueba del depósito. Se debe prestar atención a que la numeración de los comprobantes deingresos esté completa, es decir, que no falte ningún número en la serie.

Excepciones:

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Cuando, por razones organizativas, no tenga sentido o no sea posible transferir los ingresoslocales de determinadas unidades contables a una cuenta de la Asociación Nacional, los ingresospodrán permanecer también en la unidad contable; para lo cual, sin embargo, se deberágarantizar que estos ingresos sean empleados únicamente en conformidad con el presupuesto.En este caso, se deberán observar, sin falta, los siguientes mecanismos de control:1. Ingresos superiores a lo previsto en el presupuesto, de ninguna manera podrán conducir a un

aumento del presupuesto; es decir que ello no será razón para rebasar el presupuestohaciendo más gastos.→ véase al respecto el Cap. 7.2.9: “Obervancia del presupuesto”, párrafo “Rebasamientodel presupuesto“

2. El sistema de control interno de cada país deberá asegurarse de que los ingresos se empleende acuerdo con los estatutos y en conformidad con el presupuesto.

3. Se deberá cuidar de que, en el caso de que haya mayores ingresos de lo previsto respecto alpresupuesto, la necesidad de subsidios se reducirá en relación correspondiente.

4. Los excedentes deberán ser transferidos a la cuenta de la asociación.

3.3.4 Registro de transacciones monetarias dentro de una unidad contable

TODOS los movimientos de fondos que se realicen dentro de una unidad contable (retiro dedinero en efectivo, de caja principal a caja secundaria, transferencias de cuenta bancaria acuenta bancaria, etcétera) se deberán registrar en el código de cuentas 9999 “transferenciasinternas” (internal transfers). Esto rige tanto para los egresos como para los ingresos de dinerocorrespondientes. El saldo de la cuenta 9999 deberá ser siempre cero al final de mes, o mejor dicho, al final delperíodo contable. Este código de cuenta permite, de esta manera, controlar si están saldadastodas las transacciones monetarias que se han efectuado dentro de una unidad contable.

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3.4 Contabilidad de las Asociaciones Miembros

La experiencia hecha hasta el momento ha demostrado que tanto la contabilidad centralizada,que es llevada en una Oficina Nacional de Coordinación, como también la contabilidaddescentralizada, pueden ser perfectamente razonables. La decisión al respecto depende demuchos factores; en primer lugar, de las circunstancias locales. Sin embargo, para la mayorparte de los países es recomendable, de todas formas, la contabilidad central. En los siguientespuntos trataremos este tema de manera más detallada.

3.4.1 Contabilidad centralizada en la Oficina Nacional de Coordinación

Como ya se ha explicado en los capítulos 3.3.1 y 3.3.2, la contabilidad misma se efectúa, en lamayor parte de los casos, en la sección de contabilidad central de la Asociación Nacional, esdecir, en la Oficina Nacional de Coordinación (que a continuación denominaremos NCO).Los instrumentos previstos para ello son, aparte de la documentación ya mencionada, la cual laNCO recibe una o dos veces al mes de las distintas unidades contables, el plan de cuentas deSOS-Kinderdorf International y el programa de contabilidad que ya se ha puesto en práctica enla mayoría de los países: el “SOS-Global”.

Si en un país existen varias Aldeas Infantiles SOS con instituciones anexas, es decir, con variasunidades contables, los siguientes argumentos hablan en favor de una contabilidad central

• Debe existir una contabilización unitaria para todo el país . Esto, en todo caso, es más fácilde realizar en una contabilidad central dentro de la NCO. Además, con ello muyprobablemente se reducirían los gastos necesarios para el entrenamiento de personal y paralas conciliaciones.

• Las disposiciones legales, o bien las normas estándares relacionadas con la contabilidad,

tienen normalmente validez en todo el país y, correspondientemente, tienen también queejecutarse de forma estandarizada (p. ej., el derecho fiscal, las subvenciones, etcétera)

• Los requisitos de cierre relacionados con el informe anual de revisión pueden aplicarse demanera más sencilla si existe una contabilización centralizada (informe de revisiónconsolidado por cada país).

• Tiene que haber un conocimiento correspondiente del programa “SOS-Global”, o mejor dicho

de informática, y esto es más fácil de poner en práctica cuando existe una contabilidadcentralizada.

• La separación entre entrada de comprobantes y contabilización da como resultado un control

importante dentro del “sistema de control interno” (en principio, es contrario a un sistema decontrol el que las transferencias, la revisión de los comprobantes y el registro se realicen poruna sola persona). En el caso de una contabilización centralizada, el control de comprobanteslo realiza una segunda persona independiente y la comprobación de corrección formal se llevaa cabo de nuevo.

• La optimización de la carga de trabajo o del empleo de personal, es más fácil de alcanzar en

el caso de una contabilización centralmente localizada en la NCO (el riesgo de que en unainstitución llegue a faltar el contador y de que no se encuentre un sustituto, es muy grande;pero en la NCO, este riesgo no es tan grande).

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3.4.2 Contabilidad descentralizada

Naturalmente, habrá situaciones en las que no se pueda llevar una contabilidad centralizada en laNCO. Este es el caso, por ejemplo, en países en que no existe una NCO como unidadorganizativa propia, o en países en que varias asociaciones se hallan integradas en unaasociación cúpula nacional, pero estando obligadas por ley a hacer sus propios ajustes de cuentas(también en este caso, la documentación permanecerá en la institución).Es decir que, si en un país existen razones de carácter local, organizativo y financiero que hablenclaramente a favor de llevar una contabilidad descentralizada en las mismas unidades contables,el director regional, en conformidad con el secretario general, podrá aprobar estareglamentación. Las condiciones básicas para ello son una fundamentación por escrito, que seha de presentar al secretario general, así como la observancia de los siguientes mecanismos decontrol: A) Un empleado de finanzas de la NCO deberá comprobar, por lo menos cada 3 meses,

mediante pruebas al azar, la contabilidad de las unidades contables para asegurarse de queésta esté completa y en regla. Esto deberá quedar documentado en un certificado de revisión,el cual sirve como una de las bases para la revisión que lleva a cabo la Oficina Regional. En caso de que no exista una NCO, la Oficina Regional deberá asumir esta tarea, o mejordicho, el director regional deberá proponer al secretario general la manera en que se ha deefectuar una revisión de las instituciones y los intervalos en que esto sucederá.

B) Deberá existir una estricta separación de funciones en cuanto a la contabilización y latramitación de las operaciones de pago; es decir que deberá estar claramente reglamentadoqué personas son responsables de rubricar los comprobantes y efectuar los pagos (principiode los cuatro ojos) y qué personas son responsables de la contabilización (p. ej., preparaciónde los comprobantes, cheques, etcétera, por el contador; rubricación de los comprobantes yde las órdenes de pago por el director de la Aldea y la secretaria).

C) Deberá existir una reglamentación clara de las suplencias.

¡SOS-KDI sólo podrá asumir la responsabilidad de la correcta rendición de cuentas delas donaciones de dinero destinadas a las PSA si existe un sistema de controlcorrespondiente!

En base a la contabilidad en forma de unidades contables, se podrán elaborar, en lo sucesivo, losajustes de cuentas de mantenimiento, así como los de construcción para cualquier período. →Para información más detallada sobre la organización de las unidades contables, así como sobrela rendición de cuentas, consulte los capítulos 5.11 “Ajuste de cuentas de construcción” y 7.7“Rendicición de cuentas”.

3.5 Plan de cuentas SOS-Kinderdorf InternationalEn la Intranet, bajo “Contents / Finance” podrá encontrar usted el sistema de cuentas vigentede SOS-Kinderdorf International, que se compone de dos partes. La primera parte contieneindicaciones generales y especiales para el uso del sistema de cuentas, y la segunda parte, elplan de cuentas que se introdujo el 01–01–98.El plan de cuentas se puede utilizar tanto para la contabilidad sencilla de ingresos y egresoscomo también como base para la formación del balance.Una de las bases del sistema de códigos en el sector de control de SOS-Kinderdorf Internationales la observancia de las reglas referentes a la utilización del plan de cuentas, por lo que ellosupone una OBLIGACION para todos los usuarios.

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En caso de dudas, el departamento de contabilidad y finanzas, FIN, está a su disposición comoinstancia de contacto.

4 CUENTA SOS-KDI

4.1 DefiniciónHablamos, en principio, de cuentas SOS-Kinderdorf International (cuentas SOS-KDI) cuandouna cuenta bancaria está a nombre de “SOS-Kinderdorf International... (más uncomplemento)...”, siendo SOS-KDI (representada, en última instancia, por el SecretarioGeneral) la responsable de dicha cuenta.

Una cuenta de SOS-KDI sólo podrá ser abierta por un representante de SOS-KDI del lugar,para lo cual es importante atender a lo siguiente:

A) Cada apertura o cierre de una cuenta, y cada cambio de la autorización para firmar están sujetos alas normas que se describen en el Punto 4.4. Las firmas sólo podrán realizarse en forma de firmascolectivas (joint signature).

B) El nombre de una cuenta SOS-KDI ha de rezar “SOS-Kinderdorf International”, más uncomplemento que indica el destino de los fondos, p. ej.: “Mantenimiento” o “Construcción”.

C) Cada cuenta de una Oficina Regional es, en principio, una cuenta SOS-KDI. Se hará excepción deesto solamente cuando la RO constituya una personalidad jurídica propia. En tal caso, se concertarála manera de proceder junto con el FIN.

Para las instituciones de Aldeas Infantiles SOS de un país se abren cuentas SOS-KDI sobretodo por los siguientes motivos:

• no existe una Asociación Nacional; • a raíz de circunstancias locales, la Asociación Nacional no tiene la posibilidad de abrir una

cuenta en moneda extranjera destinada a las transferencias de los fondos de padrinazgos o desubvenciones (y, por ello, no tiene la posibilidad de evitar eventuales pérdidas en el cambio);

• existe la necesidad de que SOS-KDI administre fiduciariamente, en el lugar, los fondos

transferidos (p. ej., ejecución de obras de construcción);

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4.2 Cuadro sinóptico – Tareas y flujo de información

Revisores de ctas. IO

-Presentación de la confirmación desaldos al 31–12, así como de los“Formularios de Auditoría” de todaslas cuentas SOS-KDI

FIN

-Apertura, cierre y cambio decuentas SOS-KDI según el FinMan

-Administración y control de todas lacuentas SOS-KDI en todo el mundo

-Remitir Formulario de Auditoría alos revisores de cuentas de SOS-KDI

OFICINA REGIONAL

-Apertura,cierre, cambio de cuentas SOS-KDIsegún FinMan, Cap.4.1

-Administración y control de las cuentas SOS-KDI en la región

-Elaboración o remisión de las liquidaciones yde los extractos de cuenta a FIN

-Contratación del revisor de cuentas para larevisión anual por medio del Formulario deAuditoría

-Remisión del Formulario de Auditoría a FIN

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4.3 Cuenta SOS-KDI en la Oficina Regional

En tanto que los criterios numerados de la A a la C bajo el Punto 4.1 son válidos, han deconsiderarse también, por principio, las cuentas administrativas de las Oficinas Regionales comocuentas SOS-KDI. En este caso, dichas cuentas serán administradas como cuentas corrientesjunto con el cliente Oficina Regional.

4.4 Administración

4.4.1 Apertura / CierreSi se necesita una cuenta SOS-KDI, el director regional presentará una solicitud al FIN en laque, ya de antemano, se aclararán los siguientes puntos:

- finalidad de la cuenta- lugar- documentos bancarios con indicación de las condiciones- moneda- período de validez provisional (p. ej., para un proyecto de construcción determinado)- recomendación para las autorizaciones de firma.

El director del FIN verificará estos datos, y se los presentará al secrretario general para suaprobación y firma. A continuación, el secretario general extenderá una orden de apertura decuenta al banco, y se la enviará al director regional para que éste pueda entonces abrir la cuenta.→En el FinMan II se puede consultar un ejemplo al respecto.

Asimismo, el cierre de cuenta tendrá lugar una vez que el secretario general haya comunicadopor escrito su aprobación al director regional y la haya remitido posteriormente al banco.→En el FinMan II se puede consultar un ejemplo al respecto.

IMPORTANTE: Se ha de cumplir estrictamente con los procedimientos referentes a aperturas,cambios y cierres de cuentas SOS-KDI. Sucede a veces que los bancos cierran una cuenta sinque el secretario general lo haya solicitado por escrito, o bien que, además de la apertura de unacuenta en moneda extranjera, se abre simultáneamente una subcuenta en moneda local. Esteprocedimiento, sin embargo, no sólo origina problemas de coordinación en la IO, sino que, sobretodo, da lugar además a reclamaciones por parte de los revisores de cuentas.4.4.2 Rendición de cuentas y control

La contabilidad de una cuenta SOS-KDI se realiza de acuerdo con el método de contabilidadusual en cada país; por lo general, el “SOS-Global”.

Independientemente de su finalidad, es importante que una cuenta SOS-KDI sea llevada comouna unidad de cuenta propia (cliente propio) en el país correspondiente (exceptuando las cuentasde administración de la RO mencionadas bajo el Punto 4.3). Hay que prestar atención a que lascuentas SOS-KDI no sean llevadas junto con cuentas bancarias de la Asociación Nacional bajoun mismo cliente. Caso de que exista una cuenta SOS-KDI en moneda extranjera y,adicionalmente, una subcuenta en moneda nacional, se registrarán entonces ambas cuentas bajoun solo cliente.

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à véase“Guidelines for SOS-Global”, § 4. Foreign Currencies

En el curso del proceso de rendición de cuentas y de control, se deberá remitir al FINla siguiente documentación:

A) Se tiene que hacer una liquidación mensual de la cuenta SOS-KDI, es decir que el clientedebe ser remitido cada mes, junto con los extractos bancarios, al FIN.

B) El primer trimestre de cada año se enviará al FIN, además, un certificado del banco sobre el

saldo al 31–12 del año anterior.C) El director regional dará el encargo de que se haga la contabilidad anual de las cuentas de

SOS-KDI. Para ello se hará uso del “Formulario de Auditoría” para la cuentas SOS-KDI,que se remite luego al FIN.

D) Si el secretario general cierra u ordena cerrar una cuenta SOS-KDI, se deberá conseguir,asimismo, un certificado del banco sobre el cierre de la cuenta.

Esta documentación constituye uno de los elementos importantes para la auditoría que se lleva acabo en el IO y deberá, por tanto, presentarse en su totalidad y a su debido tiempo.

→ véase también el Cap. 8 Auditoría

→ El FinMan II contiene ejemplos de confirmación de saldos del banco, extendidosrespectivamente al 31.12. de cada año, para el Formulario de Auditoría, así como para laconfirmación de cierre de una cuenta.

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5 CONSTRUCCIÓN

5.1 Bases

La base para la tramitación de proyectos de construcción, desde la concepción del proyectohasta el informe de auditoría final, está constituida por el acuerdo firmado entre las AsociacionesPromotoras y el SOS-KDI, en el que se han estipulado los siguientes puntos:

A) SOS-KDI es responsable de la ORGANIZACIÓN de la construcción, de las inversiones ydel mantenimiento corriente de las Instituciones de Aldeas Infantiles SOS en todo el mundo.

B) SOS-KDI comprobará las propuestas para proyectos y las solicitudes de financiación, y las

remitirá luego, junto con una toma de posición respectiva, a las Asociaciones Promotoras.

C) Una vez que la Asociación Promotora haya dado su visto bueno, se podrá dar curso alproyecto; es decir, a solicitud de SOS-KDI, se transferirán a SOS-KDI los fondosfinancieros requeridos, o bien se remitirán éstos a través de SOS-KDI, y las inversionesnecesarias podrán ser realizadas o por SOS-KDI mismo o por la Asociación Nacionalrespectiva, basándose en el presupuesto acordado.

D) SOS-KDI se ha comprometido a llevar una documentación completa de la licitación, el

otorgamiento de encargos, el flujo de fondos y la utilización de los fondos; es decir que, entreotras cosas, se deberán presentar las rendiciones de cuentas provisionales en justificantesdetallados tales como: informes de bancos, libros de caja y libros de banco, y que, al final delproyecto de construcción, se deberá realizar un control a través de una empresa auditoraindependiente.

E) Las Asociaciones Promotoras se reservan un derecho de control ilimitado respecto a la

tramitación de las inversiones; es decir, SOS-KDI deberá poner en todo momento ladocumentación a disposición de las instancias revisoras, sobre todo la documentaciónreferente a la licitación de obras, el flujo de fondos financieros y el empleo que se haga delos mismos.

Además, hay que advertir que, en caso de que no se cumpla con la obligación correspondientede aclaración por parte de SOS-KDI, las Asociaciones Promotoras posiblemente no estarán encondiciones de cumplir con las disposiciones de derecho impositivo, con lo que se vería en peligrola existencia de las Asociaciones Promotoras.

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5.2 Gráfico del flujo de fondos construcción

Donaciones localespara proyectos de

construcción

Subsidios PSA paraproyectos de construcción

Pagos directos aempresas constructoras,arquitectos, etcétera

Cta. Principal Construcción en moneda extranjeraAsociación Nacional o

cta. SOS-KDI

Cta. principal Construcciónen moneda local

Asociación Nacional o cta.SOS-KDI

Proyecto “A”todos los gastos para Proyecto “A”costos de arquitecto, facturas delmaestro de obras, muebles,equipamiento, etcétera...

Proyecto “B”todos los gastos para Proyecto “B”costos de arquitecto, facturas delmaestro de obras, precio de compradel edificio, precio de compra delterreno, etcétera...

CLIENTECONSTRUCCIÓN

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Aclaraciones sobre el flujo de fondos construcciónComo ya habíamos mencionado en los capítulos anteriores, es necesario, por razones detransparencia, hacer en todo caso una separación entre los flujos de pagos para mantenimiento ylos flujos de pagos para construcción.El gráfico anterior ilustra el flujo de fondos estándar en el caso de los proyectos de construcción.El flujo de pagos puede tramitarse o bien a través de las cuentas de construcción de laAsociación Nacional o por una cuenta SOS-KDI. Este último es casi siempre el caso cuando latramitación la realiza directamente el director del proyecto de SOS-KDI, o bien cuando, porrazones organizativas, parece más oportuno utilizar cuentas SOS-KDI o cuando no existe unaAsociación Nacional.→ véase al respecto también el Cap. 4, “Cuenta SOS-KDI”

La elipse representa al “cliente construcción”. Ésta es la unidad de rendición de cuentas (elcliente) para las obras de construcción en el país. Se puede ver claramente que varios proyectos–p. ej., la construcción de una Aldea Infantil SOS de igual manera que la compra de unaInstitución Juvenil SOS– tienen cabida dentro de un cliente.→ véase al respecto el Cap. 5.11.3 “Formas de ajuste de cuentas de construcción”

En el “cliente construcción” no están incluidos los pagos directos que realiza la AsociaciónPromotora a empresas externas.→ véase al respecto el Cap. 5.9 “Pagos directos ”

5.3 Definición de proyectos de construcción

Las inversiones que requieran la realización de trabajos de construcción, tales como EDIFICIOSNUEVOS, AMPLIACIONES Y REMODELACIONES, OBRAS DE RENOVACION YCOMPRA de edificios y terrenos, serán consideradas fundamentalmente como proyecto deconstrucción cuando los costos totales excedan un valor de DEM 100.000 (o, respectivamente,EUR 50.000). Esto significa que tales proyectos tendrán que seguir las pautas del “Sistema deControl y Guía de SOS-KDI” (Guía de Construcción).

Sin embargo, tratándose de proyectos de construcción, existen, desde el punto de vista de latécnica de ajuste de cuentas, diferentes formas de proceder, las cuales dependen de diferentesfactores (p. ej., el lapso de tiempo desde el inicio de las obras hasta su conclusión, el trabajocontable invertido en el proyecto, etcétera).

De ahí que, en el caso de proyectos de construcción por un valor total de hasta DEM 300.000 (o,respectivamente, EUR 150.000) se deberá aclarar con el FIN cómo ha de realizarse larendición de cuentas.

Nota: Se debe tener en cuenta que, en el caso del “ajuste de cuentas” de un proyectoconstrucción y de los estándares y formularios de las directrices de construcción, se trata de doscosas diferentes. El “ajuste de cuentas” del proyecto NO SUSTITUYE los informes trimestralesde construcción ni la guía del proyecto, ni viceversa.

5.4 Desarrollo general de proyectos de construcciónEl desarrollo de un proyecto de construcción, desde la concepción del proyecto hasta sufinalización definitiva, está descrita en la Guía de Construcción de la Comisión de Construcciónde SOS-KDI International, conforme a sus características principales. De acuerdo con esasdirectrices, este desarrollo se divide en cuatro fases.

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Para simplificar, nos vamos a remitir, en este caso, a la Guía de Construcción, transfiriendo deésta, por tanto, al Manual de Finanzas dos gráficos sobre el esquema de desarrollo deproyectos. Estos gráficos y sus correspondientes textos han sido modificados para destacar lospuntos centrales referentes a los departamentos de finanzas y de contabilidad, y ofrecen unaprimera visión de conjunto aproximativa.

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Costos que surjan antes de la resolución de financiación

EN LA REGIÓN EN LA OFICINA CENTRAL OBSERVACIONES

Propuesta de Tras la aprobación de la propuesta del proyecto

proyecto aprobado por el presidente o el SG, se podrán pedir,

mediante una demanda de fondos para la

construcción por valor de hasta USD 30.000

(DEM 50.000) recursos para los honorarios de

primeros esbozos, los arquitectos, dictámenes periciales, etc.

dictamen sobre el solar

etc.

DEMANDA DE FONDOS DE CONSTRUCCIÓNLa "Request for construction funds" es el formulario

estandarizado para la solicitud de transferencias de

fondos para la construcción, y está en conformidad con

Solicitud de fondos Control y las cuentas prinicipales, según el plan de cuentas KDI.

para gastos iniciales transferencias Vd. puede encontrar este formulario en FinMan II en la

del proyecto guía para la construcción.

EL "CLIENTE CONSTRUCCIÓN"Llegado este momento, el proyecto de construcción

se registra en el cliente construcción, o bien se

REGISTRO EN EL crea un cliente. El cliente construcción se puede llevar

CLIENTE CONSTRUCCIÓN tanto con las cuentas de la AN como en una de las

Control cuentas de SOS KDI. En todo caso, el tema

Ajuste de cuenta cliente construcción será tratado con más detalle en lo

al FIN sucesivo.

COMPRA DEL SOLAR:

Event. adquisicion si fuera necesario comprar un solar antes de que la ASP

de un solar correspondiente tomara una decisión sobre los recursos

financieros, esto tendrá lugar, asimismo, mediante una

Control, solicitud de fondos para la construcción. La Oficina Central

Solicitud de solicitud de financiación obtiene una resolución de financiación para la adquisición

fondos para solicitud de transferencia del terreno. Sólo entonces se podrá efectuar la transferencia

costos del solar (FIN-ASP) de los fondos.

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Costos que surjan después de la resolución de financiación

EN LA REGIÓN EN LA OFICINA CENTRAL OBSERVACIONES

Resolución de Estando asegurada la financiación de

Costos de arquitecto financiación un proyecto por la resolución de una

costos construcción ASP, se transfierán las cuotas de

compra de construcción mediante las demandas de

muebles, etc. transferencia de fondos de construcción

Excepción : pagos directos por la ASP

DEMANDA FONDOS Control y transferencia Las transferencias de cuotas de

CONSTRUCCIÓN construcción sólo podrán ser solicitadas

seg.asignación costos por el FIN a la ASP, una vez que se

hayan cumplido los tres criterios siguientes:

AJUSTE DE CTAS. 1. tras el comienzo de la obra, la última

en el cliente Control estimación de costos (informe trimestral de

construcción construcción) no deberá tener más de 4

meses de antigüedad.

2. el ultimo estimado de costos vigente no

Conclusión proyecto deberá sobrepasar la suma fijada en la

resolución.

Cta. final de construcción 3. La diferencia entre fondos transferidos y

fondos saldados no deberá superar el

siguiente limite (reserva):

Control * para proyectos de hasta USD 500.000,-

la reserva es de USD 100.000,-

Informe auditoría * para proyectos de USD 500.000,- hasta

(auditor independiente) USD 1,000.000,- la reserva es de

USD 200.000,-

* para proyectos de más de

USD 1,000.000,-, la reserva es de

USD 300.000,-

Nota: Cuando la rendición de cuentas se mantiene actualizada y las cuotas de construcción sesolicitan oportunamente, entonces la reserva arriba mencionada representa una reserva deliquidez.

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5.5 Resolución de financiaciónLos dos gráficos anteriores se diferencian en costos que surgen “antes de la resolución definanciación” y “después de la resolución de financiación”. De ello se deduce que, después dela necesaria aprobación de la propuesta del proyecto, la financiación de un proyecto deconstrucción requerirá una resolución de financiación, siempre y cuando se necesiten paraello fondos financieros de las PSA.

¿Cómo y cuándo surge una resolución de financiación?Se elabora la solicitud de financiación en la IO.La base de la solicitud de financiación que SOS-KDI envía a las PSA, la constituyen lapropuesta de proyecto aprobada y la nota de gastos de la Guía del Proyecto, 1a columna .Remitimos aquí de nuevo al organigrama de las fases I-IV de la Guía de Construcción.

La fecha para la presentación de la solicitud de financiación, la IO la fijará, por regla general, detal manera que, una vez tomada la decisión, no surja ya ningún cambio sustancial más en losprecios (inflación, largos plazos de planificación, etcétera), pero de manera que, no obstante, losrecursos financieros requeridos se hallen a disposición a tiempo.El margen de tiempo entre la solicitud de financiación y la resolución de financiación (= la puestaa disposición de los fondos) es de aproximadamente 3 meses.

5.6 Plan de pagosEn el caso de proyectos de construcción de mayor magnitud, los cuales se llevan a cabo por unempresario general, la empresa constructora normalmente elabora un plan de pagos. En el casode que la obra avance según lo previsto, las solicitudes de cuotas de construcción se regirán porel plan de pagos. La Oficina Regional deberá enviar este plan de pagos, junto con el contrato deconstrucción, al FIN para planificar la liquidez. Si, a raíz de la evolución de la construcción o por otros motivos, varía el plan de pagos, el directorregional deberá hacer referencia a este hecho en su informe trimestral de construcción, demanera que se puedan remitir las correcciones a las Asociaciones Promotoras.

5.7 Contratos5.7.1 El contrato con el arquitectoSe deberá concertar un contrato con el arquitecto, el cual deberá contener información sobre lamagnitud exacta de los trabajos y las tareas del arquitecto en relación con el proyecto deconstrucción. El director regional, como representante de SOS-KDI, firmará este contrato con elarquitecto. En la Intranet de SOS se encuentra un contrato estándar respectivo. En caso de quela Asociación Promotora que financia la obra le pague al arquitecto directamente los honorarios,se deberá enviar al FIN una copia del contrato firmado con el arquitecto.

5.7.2 El contrato de construcciónTodos los pasos y trabajos preliminares (planificación preliminar, planificación de la ejecución,licitación y adjudicación ) que anteceden a la firma del contrato de construcción, están asimismodescritos, de manera detallada, en la Guía de Construcción, en la que deben ser consultados. Elcontrato de construcción deberá ser formulado y elaborado por SOS-KDI (director regional,director del proyecto). En la Intranet de SOS, bajo Contents / Construction, se encuentra unmodelo para un contrato de empresario general que ha sido pensado como ayuda para laformulación y elaboración de un contrato de esta índole. La lista de control de contratos incluyetoda la información relevante respecto al contrato de construcción, de cuyo contenido el directorregional el director regional asume la responsabilidad con su firma. La lista de control decontratos es enviada por la Oficina Regional a la IO; allí, la Comisión de Construcción la revisa yse la presenta, luego, al Secretario General para que éste de la auatorización para la firma. En el

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caso de contratos por un valor inferior a 1 millón de dólares estadounidenses (o bien, 1 millón deeuros), la autorización la concederá el director de la Comisión de Construcción. Una vezautorizada la firma del contrato de construcción, el mismo podrá ser firmado. Se deberá enviaruna versión original del contrato de construcción al FIN.

En caso de que se requiera de inmediato una transferencia de fondos, se le podrá enviar al FINde antemano, por fax, la última página con las firmas, acompañada de la solicitud de fondosrespectiva. Con ello, se podrá tramitar la transferencia en la Asociación Promotora ya antes deque el contrato, íntegro y firmado, haya llegado al FIN.

EXCEPCIÓN: PROYECTO DE CONSTRUCCIÓN SIN CONTRATO DE OBRA

En el caso de que un proyecto de construcción se lleve a cabo sin que se contrate a una empresaconstructura y bajo dirección propia, ello se hará constar expresamente en la Guía del Proyecto y en elinforme trimestral de obras.

5.8 Garantías bancarias5.8.1 Garantía de anticipoUsualmente, en el contrato de construcción está estipulado que se ha de pagar a la empresaconstructora un anticipo fijado en un tanto por ciento del importe del contrato de construcción.En concepto de garantía, la empresa constructora le entregará a SOS-KDI, antes de la entregadel anticipo, una garantía bancaria (= garantía de anticipo) por el mismo importe. Esta garantíabancaria deberá ser extendida por una entidad bancaria de renombre en el lugar y que estéreconocida por SOS-KDI. Con ello, el instituto de crédito se compromete a efectuar el pago aSOS-KDI, previa solicitud escrita de SOS-KDI. Cada una de las facturas del maestro de obraso cada pago parcial se abonará, deduciendo previamente del anticipo un porcentaje acordado,hasta que se alcance el valor del anticipo que ya ha sido pagado. Una vez que haya quedadocompletamente amortizado el anticipo, SOS-KDI reintegrará la garantía del anticipo al ejecutorde la obra.

5.8.2 Retención y garantía por buena ejecución de obraEn el contrato de construcción se acuerda también, por regla general, una retención y unagarantía por buena ejecución de obra. La retención se deduce proporcionalmente de cada pagoparcial, y SOS-KDI la retiene hasta el final del plazo de la prestación de garantía. Esta garantíasirve para asegurar que posibles deficiencias en el proyecto de construcción sean subsanadaspor la empresa constructora antes de la entrega de la obra, o para asegurar que sea llevada atérmino la obra de construcción. Después de la recepción de la obra y una vez que se hayansubsanado los posible vicios de la misma, se podrá pagar el importe de la garantía (en tanto estohaya sido estipulado en el contrato) aun antes de que se haya cumplido el plazo de garantía (lamitad o el importe total) y, presentando una garantía bancaria, se podrá sustituir este importe porla misma cantidad. Esta garantía bancaria deberá ser extendida por una entidad bancaria derenombre en el lugar y que goce del reconocimiento de SOS-KDI, por un plazo de duración quehabrá de ser igual al plazo de garantía por buena ejecución de obra acordado. Al vencer el plazode garantía, se devolverá la garantía bancaria al maestro de obras, o bien a la entidad bancariacorrespondiente.

5.9 Pagos directosAdemás de las transferencias de cuotas de construcción a la cuenta bancaria de construccióndel país, existe también la posibilidad de que la Asociación Promotora pague directamente lasfacturas al maestro de obras o al arquitecto. En este caso, hablamos de “pagos directos”. Lacondición previa para este procedimiento es que el director regional, o bien su apoderado revise,controle y firme las facturas o las notas de honorarios. Las facturas se deberán enviar entoncesal FIN con una notificación de pago, la cual deberá estar firmada también por el director regional

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o por su apoderado, y con los datos exactos de la relación bancaria del beneficiario. En el casode pagos directos al arquitecto, se deberá poner cuidado de que el contrato del arquitecto hayasido presentado al FIN.ATENCIÓN: Al efectuar un pago directo, no se está haciendo una transferencia a favor de laAsociación Nacional ni tampoco está haciendo un pago la Asociación Nacional. Por tanto, los pagosdirectos no entran en la contabilidad de la NA.Si de aquí llegasen a resultar complicaciones de carácter jurídico para las Asociaciones Nacionales,recomendamos a la Oficina Regional consultar a un revisor de cuentas independiente, con quien seaclarará el procedimiento a seguir respecto a la eventual necesidad de una contabilización de los pagos.

5.10 Transferencia de fondos de construcción / Acuses de reciboEn el caso de las transferencias de fondos de construcción hacemos, fundamentalmente, ladiferencia entre transferencias ANTES y DESPUÉS de la resolución de financiación.

A) Transferencias ANTES de la resolución de financiación

• Costos iniciales del proyecto Por costos iniciales del proyecto entendemos todos aquellos gastos que surgen desde elmomento en que se aprueba la propuesta del proyecto hasta la resolución definitiva definanciación del mismo por parte de la Asociación Promotora. En caso de que en las cuentasde construcción del país aún existan saldos de proyectos de construcción ya concluidos, éstosdeberán ser empleados para este propósito, previa consulta del FIN a la AsociaciónPromotora correspondiente. Si estos fondos no se hallan a disposición en el mismo país, sepodrá transferir un máximo de 30.000 dólares estadounidenses (o, correspondientemente,25.000 euros ó 50.000 marcos alemanes) para costos iniciales del proyecto, presentando paraello una demanda de fondos de construcción que deberá ser autorizada por el secretariogeneral.

• Adquisición de terrenoEn caso de que sea necesario adquirir un terreno antes de la resolución de financiaciónpropiamente dicha y se requieran para ello fondos de las Asociaciones Promotoras, elsecretario general –una vez que la comisión de construcción autorice el cuestionario A–tendrá la posibilidad de obtener a corto plazo una resolución de financiación para que estosfondos puedan ser transferidos (presentando para ello una demanda de fondos deconstrucción). Inmediatamente después de la adquisición del terreno, se deberán enviar alFIN las copias del contrato de compra y del extracto del registro de la propiedad. En el casode que el adquisidor sea SOS-KDI o una Asociación Promotora, se deberán enviar losdocumentos originales al FIN.

B) Transferencias DESPUÉS de la resolución de financiación

Llegado este momento, el proyecto de construcción deberá haber atravesado ya las fases I y II de laComisión de Construcción. Se trata, por tanto, de todos aquellos gastos que se originan a partir delmomento en que la PSA toma la decisión de financiación.

→ véase al respecto el Cap. 5.5 “Resolución de financiación”

5.10.1 Demanda de fondos de construcciónPara todas las transferencias de fondos, tanto las que se hacen antes como las que se hacendespués de la resolución de financiación, se requiere una demanda de fondos de construcción.La excepción a este caso la constituyen únicamente los pagos directos mencionadosanteriormente. Este formulario estandarizado consta de tres componentes:

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A) cuentas según tipo de gastos: los importes requeridos deberán registrarse en las cuentascorrespondientes;

B) relación bancaria: aquí se registra la cuenta bancaria de la Asociación Nacional, o bien de

SOS-KDI, a la que se deberán transferir los fondos; C) aprobación del director regional: mediante la firma del director regional, o bien de una

persona autorizada por él por escrito, queda aprobada la demanda de fondos deconstrucción. El FIN podrá, pues, tramitar la transferencia de los fondos solicitados, siemprey cuando hayan sido cumplidos todos los criterios necesarios.

→ Respecto a estos criterios, véanse los gráficos del Cap. 5.4 “Desarrollo general de proyectosde construcción”, así como los del Cap. 5.7.2 “El contrato de construcción”.

5.10.2 Acuses de reciboLos acuses de recibo de los fondos de construcción se deberán tratar de igual manera que losacuses de recibo de las subvenciones para el mantenimiento.Es decir que el acuse de recibo tiene que incluir indicaciones precisas sobre la PSAcorrespondiente, la cuantía del importe, así como sobre el empleo de los fondos. Además, deberaexhibir, en un anexo, la nota de abono del banco.Õ véase el cap. 7.6.3 “Acuses de recibo”, así como el ejemplo en el FinMan II

5.11 Ajuste de cuentas de construcción

En el capítulo 7.7 “Ajuste de cuentas” de la parte de mantenimiento, se trata el tema de ajustede cuentas en términos generales. Las explicaciones detalladas son válidas para todas las clasesde ajustes de cuentas, tanto para el mantenimiento corriente como para la construcción. En loque se refiere a los ajustes de cuentas de construcción, es necesario, no obstante, hacer todavíaalgunas aclaraciones adicionales que deseamos abordar aquí.

5.11.1 Directrices generales para el ajuste de cuentas de construcción

La gestión contable de cada proyecto de construcción está sujeta a las reglas generales decontabilidad.

Õ véase el Cap. 3.1 “Reglas generales de contabilidad”

Los ajustes de cuentas de construcción periódicos o acumulados los elabora la NCO, y laexactitud de los mismos es la responsabilidad, como última instancia, del Coordinador Nacional.Los ajustes de cuentas se envían mensualmente, junto con todos los documentos necesarios(extractos bancarios, reajustes bancarios, copias de facturas, etcétera), a la Oficina Regional deSOS-KDI competente, donde se comprueba que los cálculos y el contenido seancorrectos.5.11.2 Envío de los ajustes de cuentas de construcción por la Oficina Regional alFINEl FIN está obligado a llevar un sistema de información sobre los ingresos y egresos de todos losproyectos en curso, sistema de información que se ha de mantener lo más actualizado posible. Poresta razón, es absolutamente necesario que la contabilidad de cada NCO esté al día, de manera quelos ajustes de cuentas puedan ser remitidos mensualmente a la Oficina Regional.

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¡A diferencia de lo que ocurre con el ajuste de cuentas de mantenimiento de una Institución deAldeas Infantiles SOS, la Oficina Regional deberá remitir, de todas maneras, el cliente construcciónMENSUALMENTE al FIN!Los extractos bancarios de las cuentas principales de la Asociación Nacional (cuenta deconstrucción en moneda extranjera / moneda local), así como los extractos bancarios de lascuentas SOS-KDI y los reajustes bancarios, deberán ir anexados a los ajustes de cuentas.

→ véase también el Cap. 7.7.3 “Envío de la información a la IO”.

La IO sólo solicitará en casos excepcionales información adicional sobre los ajustes de cuentas de lasobras de construcción, sobre los informes trimestrales que van dirigidos a la Comisión deConstrucción y sobre la Guía del Proyecto (p. ej., a pedido expreso de una Asociación Promotora ode un donante).5.11.3 Formas de ajustes de cuentas de construcciónDiferenciamos entre el concepto de “cliente construcción” y “ajuste de cuentas deconstrucción”.

El cliente construcciónDebido a la necesidad de mantener estrictamente separados el mantenimiento y la construcciónen la contabilidad, es recomendable establecer una unidad contable propia por país para losproyectos de construcción. Dentro de esta unidad contable (denominada “cliente construcción”en el sistema de contabilidad SOS-Global) se pueden llevar simultáneamente todos los proyectosde construcción actualmente en obra. Los números de cuenta del 4100 al 4400 dan cabida paramás de 30 proyectos diferentes.

El ajuste de cuentas de construcciónEl ajuste de cuentas de construcción viene a ser la representación de todos los ingresos y gastos, asícomo de las existencias en cuentas de bancos y cajas de los proyectos que se llevan en el clienteconstrucción. El ajuste puede y debe ser elaborado de forma mensual y acumulada. Para ello estánprevistos los “Reports” que se escriben en el cliente construcción. Una vez finalizado un proyecto deconstrucción, se podrán cerrar los números de cuenta utilizados para ese proyecto y disponer de ellospara otros proyectos.

→ En el manual “Guidelines for SOS-Global”, 12.2, hallará usted explicado el procedimientopara el establecimiento de un “cliente construcción” con el que pueden hacerse ajustes decuentas sea mensuales o acumulados. En el §10 de ese manual (a partir de la página 38) estánexplicados detalladamente los pasos a seguir.

En el “cliente construcción” al igual que en el “cliente mantenimiento-asociación”, se podránincluir las cuentas bancarias en moneda local y en moneda extranjera relevantes, pudiendo sercontabilizadas en ambas monedas. El esquema básico es, pues, el siguiente:

Saldos iniciales de todas las cuentas Saldos finales de todas las cuentasbancarias y cuentas de caja bancarias y cuentas de cajaen moneda extranjera y local en moneda extranjera y local

+ ingresos para todos los proyectos de - Gastos para todos los proyectos deconstrucción actualmente en curso construcción actualmente en curso

Esta es la manera más sencilla y más eficiente de llevar un “cliente construcción”. Todos losproyectos de construcción están agrupados en una unidad contable y posibilitan siempre unavisión de conjunto actual de todas las actividades de construcción que se están llevando a caboen el país.

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Sin embargo, si fuera necesario llevar diferentes “clientes construcción” en un mismo país, dadoque, por circunstancias locales, la contabilidad tiene que realizarse directamente en el lugar, elesquema básico variará de la manera correspondiente:

Cliente construcción N° 1 (cuentas de la asociación para construcciones a las que se transfieren los fondos para la construcción):

Saldos inciales de las cuentas principales Saldos finales de las cuentas principalespara construcción para construcciónen moneda extranjera y en moneda local en moneda extranjera y en moneda local

+ Ingresos para proyectos en ejecución - Transferencias a dif. clientes construcción

yCliente construcción N° 2 (Proyecto de construcción XXX):

Saldo incial de cuenta bancaria y Saldo final de cuenta bancaria y cuenta de caja cuenta de caja+ Ingresos de transferencias de cuenta - Gastos para el proyecto de construcción principal XXX

Esta manera de llevar distintos “clientes construcción” en un mismo país, se ha de aplicar solamente encasos excepcionales, ya que, a fin de cuentas, es más sencillo y más claro tener un solo “clienteconstrucción” para todos los proyectos de construcción del país.

5.11.4 Gastos de mantenimiento durante el proceso de construcciónA menudo, surgen los primeros gastos de mantenimiento ya durante la fase de construcción. Éstos, sinembargo, se han de tratar de forma diferente a los “demás gastos de construcción”.

A) “Costos de mantenimiento durante la fase de construcción" pueden ser, entre otros:

• gastos de personal para las madres, tías, director de Aldea, mantenedor de Aldea, coordinadornacional, empleados que se van contratando ya durante la fase de la ejecución de la obra;

• costos de alquiler para instalaciones provisorias, en las que se alojan las tías o las madres junto conlos niños;

• mantenimiento corriente de instalaciones provisorias (alimentos, ropa, gastos de funcionamiento,gastos escolares, gastos de transporte, etcétera);

• gastos corrientes para un vehículo que no se utilice principalmente para las actividades relacionadascon la construcción;

• promoción y trabajo de relaciones públicas para el proyecto (en tanto que esta tarea no la vengarealizando ya, de todas maneras, la NCO existente desde hace ya más largo tiempo);

• gastos para formación de personal (formación de madres y tías, reclutamiento de madres, en tantoque esta tarea no la venga realizando ya, de todas maneras, la NCO existente desde hace ya máslargo tiempo);

• costos de oficina (cuando Aldea Infantiles SOS acaba de iniciar su labor en un país y se alquila unaoficina como NCO provisional).

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B) Entre los “demás gastos de construcción” se han de coniderar los gastos que estánrelacionados, en primer lugar, con las actividades de construcción. Éstos pueden ser, entreotros:

• gastos de personal para contratar a un guardián que cuide del material de construcción y de la obra;

• gastos de personal para otros empleados que hayan sido contratados sólo en relación con la obra deconstrucción y por el período que dure la misma;

• electricidad, agua, gastos de calefacción relacionados con la construcción;

• gastos para un vehículo que se necesite principalmente para el proyecto de construcción;

• gastos de desplazamiento de los colaboradores a las obras de construcción.

Este tipo de gastos se registrarán en el sistema de cuentas bajo el código 4118 (4128, 4138,etcétera......) como “otros gastos de construcción”.

El diferenciar entre “gastos de mantenimiento durante la fase de construcción” y “otros gastos deconstrucción” es algo que compete al director regional.

Hay que tener en cuenta que el término “gastos de mantenimiento durante la fase de construcción” serefiere únicamente a nuevas instalaciones, es decir, a nuevos edificios y a la compra de edificios. En elcaso de remodelaciones, ampliaciones y renovaciones no pueden haber “gastos de mantenimientodurante la fase de construcción ”, puesto que se trata de la adaptación de una instalación ya existente ala que corresponden gastos corrientes de mantenimiento.

Elaboración del presupuesto y contabilización de “gastos de mantenimiento durante elproceso de construcción”:Fundamentalmente, ha de tenerse en cuenta que los costos de mantenimiento no forman parte delpresupuesto de construcción. El estimado de los costes de construcción se refiere únicamente a gastosque corresponden a las obras de construcción.

A) Países en los que ya opera Aldeas Infantiles SOS: La presupuestación de los gastos de mantenimiento durante la fase de construcción se realiza

en el marco del presupuesto anual de mantenimiento. De acuerdo con la índole del proyecto ycon la experiencia hecha en el lugar, esta partida del presupuesto deberá indicarse de maneramás o menos detallada. En caso de duda, bastará con indicar una suma como asiento deprevisión.

En cuanto surjan los primeros costos de mantenimiento, se deberá crear un “clientemantenimiento”, o bien se deberá incluir el proyecto en el “cliente mantenimiento” de la localidadcorrespondiente.

Los fondos necesarios para ello se solicitarán en el marco de las demandas de transferencia desubvenciones para mantenimiento, y se transferirán a la cuenta mantenimiento correspondiente.

Los ajustes de cuentas de estos asientos se realizarán de acuerdo con las normas del Cap. 7.7“Ajustes de cuentas”

B) En los países en que Aldeas Infantiles SOS aún no haya desarrollado actividades:

Si por falta de experiencias al respecto resulta difícil elaborar un presupuesto detallado para loscostos de mantenimiento que puedan producirse, se utilizará, como asiento de previsión, elimporte mencionado en la propuesta de proyecto (→ véase la Guía de Construcción).

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En cuanto se produzcan los primeros costos de mantenimiento, se deberá abrir una cuenta bancariapara el mantenimiento corriente y se deberá establecer un “cliente mantenimiento”. Los fondos paramantenimiento se podrán solicitar entonces a través de la Oficina Regional, y luego se podrántransferir estos fondos a la cuenta mantenimiento. Para ello, sin embargo, no se deberá utilizar elformulario de demanda de fondos de construcción, sino una solicitud de transferencia desubvenciones para mantenimiento. → véase el Cap. 7.6 “Transferencia de las subvenciones para mantenimiento / acuses de recibo”

Para el procedimiento a seguir al establecer un “cliente mantenimiento”, consulte el manual“Guidelines for SOS-Global”.

5.12 Conclusión de las obras de construcciónEl proyecto de construcción permanece en el “cliente construcción” hasta la conclusión del mismo;esto significa, para efectos contables, hasta más tardar un año después de la firma del acta derecepción. En caso de que no exista ningún acta de recepción, valdrá como plazo, en vez de la fechade la firma de ésta, el momento en que el maestro de obras se retire de la obra, o el momento en quese retiren otras empresas externas, o el momento en que el edificio comience a ser habitado.Ese año constituye un plazo prudencial para llevar a cabo trabajos aún pendientes, tales comoinstalaciones exteriores, equipamiento y mobiliario.

En caso de que no se necesite este año, el proyecto de obras deberá retirarse del “clienteconstrucción” antes de esta fecha.

Si la conclusión contable de las obras de construcción no fuera posible en este plazo, será indispensableenviar una justificación correspondiente a la Secretaría General, ya que ésta deberá informar, a su vez,a las Asociaciones Promotoras.

Los siguientes puntos deberán tenerse en consideración en la contabilidad al finalizar lasobras de construcción:5.12.1 Ajuste de cuenta final de construcción

Después de realizar los últimos registros contables, es decir: el ajuste de cuenta acumulado sobre latotalidad de los ingresos y gastos de un proyecto de construcción con la indicación del saldo restante, seimprimirá el ajuste de cuenta final de construcción (eventualmente también cada hoja de cuentas, lalista de saldos, etcétera).

Además, la Oficina Regional tiene que informar al FIN sobre la fecha de terminación para que tambiénen la IO se puedan hacer las correspondientes impresiones.

Los registros contables de cierre podrán ser efectuados sólo DESPUÉS de haberse imprimido el ajustede cuentas final de construcción (= ajuste de cuentas de construcción acumulado).

En el plan de cuentas de SOS-Kinderdorf International / “Ejemplo proyecto construcción –Transferencia de activo fijo a otro cliente o a registros contables de cierre”, se describe la manera enque usted puede realizar los diferentes registros contables de cierre al fin de dejar libre, para otroproyecto, el grupo de cuentas que se ha utilizado en el “cliente construcción”.

→ véase “Plan de cuentas SOS-Kinderdorf International”

5.12.2 Cierre de cuentas bancariasEl saldo restante de un proyecto de construcción se depositaráa) en una cuenta de construcción de la Asociación Nacional

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b) en una cuenta SOS-KDI oc) en una cuenta abierta especialmente para este proyecto.

Caso que corresponda el punto c), se podrá cerrar la cuenta bancaria después de terminada la obra, obien, siempre y cuando no exista aún una cuenta de mantenimiento para el proyecto, podrá sertransformada en una cuenta de mantenimiento.Si el saldo se encuentra en una cuenta SOS-KDI, ésta podrá cerrarse, igualmente, tras la terminaciónde la obra, siempre y cuando la misma no se necesite para otros proyectos de construcción.5.12.3 Utilización de los saldosEl empleo ulterior de los saldos tiene que ser aclarado, en todo caso, por la Oficina Regional enconsulta con el FIN. Tratándose de importes pequeños se acordará que éstos o bien se han de emplearpara pequeñas inversiones eventuales, con arreglo al presupuesto, o, por el contrario, para elmantenimiento de proyectos ya terminados. En el último caso, se asentará el saldo en la cuenta demantenimiento correspondiente.

Tratándose de importes de más cuantía (a partir de DEM 50.000 o de EUR 25.000 o de USD 30.000),la PSA competente tendrá que dar su consentimiento, a través del FIN, respecto a la utilizaciónpropuesta del saldo.

5.12.4 Retención y garantía por buena ejecución de obraLa contabilización de la retención para el maestro de obras, se realiza, naturalmente, antes de laconclusión de la obra; a saber, en forma de una obligación con el capataz. Eventualmente, el pago mismo de la retención al maestro de obras no se efectuará hasta algún tiempodespués de que el proyecto de construcción ya haya sido cerrado en términos contables. El plan decuentas de SOS-Kinderdorf International, en las explicaciones sobre la categoría de cuenta 4000,“registros contables de cierre”, indica las posibilidades que existen al respecto y los pasos contablesque son necesarios en este caso.

→ véase “Plan de cuentas SOS-Kinderdorf International”

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6 INVERSIONES / CONSERVACIÓN

6.1 Bases

A) El pensamiento básico de la siguiente norma parte de la pauta del secretario general de que laspequeñas adquisiciones que se efectúan en el ámbito del hogar (p. ej., reparación del cristal deuna ventana, restitución de cubiertos, cortinas y ropa de cama, o los pequeños arreglos yrenovaciones dentro del ámbito del hogar) se costean a través del presupuesto de la madre, amodo de una participación propia. Aquellas inversiones que sobrepasen el marco “usual” de unpresupuesto familiar, serán pagadas directamente por “la Aldea” (la Institución). (Por ejemplo,es necesario cambiar todas las puertas, renovar el techo, cambiar los muebles de cocina,etcétera.) Sobre la posible puesta en práctica de estas medidas, decidirá la Oficina Regionalcorrespondiente.

→ Nota: Respecto a este tema, véase también “Concepto sobre la política de inversiones de

SOS-Kinderdorf International” (SOS-Intranet / Contents / Finance) B) Vajilla, cortinas, ropa de cama, colchones, etcétera, sólo se podrán considerar como inversiones

cuando se trate de la primera instalación. C) Las renovaciones extraordinarias y las reparaciones se deberán registrar bajo la clase 4, dado

que éstas se producen con irregularidad ocasionando mayores gastos financieros, razón por lacual, si consideramos el sistema de cifra índice, no caen bajo “costos corrientes deadministración” de la institución correspondiente.

D) Si las disposiciones legales locales prevén otro tipo de procedimiento, la Oficina Regional

decidirá, en conformidad con el FIN, cómo se habrá de proceder. E) Se deberán tener en cuenta también las directrices relacionadas con la presupuestación (Cap.

7.2.5) y la construcción (Cap. 5), en las que también está reglamentado qué comprobantes sehabrán de presentar. Sin embargo, rige, en principio, que el FIN puede, en todo momento,solicitar de la Oficina Regional la presentación de comprobantes.

F) Las adquisiciones de reposición deberán registrarse también bajo la clase 4, de manera análoga a

las definiciones detalladas a continuación. Únicamente al elaborar el presupuesto, se deberáhacer una separación entre nuevas inversiones y adquisiciones de reposición, tal como figura enel ejemplo del presupuesto (→ véase el FinMan II).

6.2 Conservación y reparaciones

Se entiende por “conservación y reparaciones” los gastos que ascienden a una cantidad usual,gastos que son efectuados durante un período contable y destinados a la conservación corriente debienes, tales como, por ejemplo: edificios, conductos de electricidad y de agua, jardines, muebles,equipamiento, etcétera. No se altera con ello la sustancia y la cantidad de los bienes económicos (p.ej., la reparación de una puerta, de un ropero, de un aparato doméstico, de un cable de electricidad).Estos gastos se deberán contabilizar en la clase correspondiente a “conservación yreparaciones” de las respectivas instituciones.

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Esto se refiere a los grupos de cuenta: 5100, 6110, 6210, 6310, 6410, 6510, 6610, 6711, 6810, 6911,7110, 7210, 7310, 7810, 7910.6.3 Inversiones: conservaciones extraordinarias

A) Por inversiones se entiende todos los bienes adquiridos en el período contable, bienesindependientes cuyo tiempo de duración es de más de un año y cuyo valor de adquisiciónasciende a más de 300 dólares estadounidenses, o bien al importe equivalente y redondeadoen moneda local. Todas las inversiones se deberán registrar en el plan de cuentas de SOS-KDI bajo la clase 4500 - 4700. Jamás se han de considerar como inversiones los artículos deuso diario y los bienes de consumo, tales como: alimentos, ropa, etcétera. (Nota: La OficinaRegional podrá, en caso necesario, fijar también el límite por debajo de 300 dólaresestadounidenses.)

Se refiere a los grupos de cuenta: 4500, 4600, 4700. B) “Conservación extraordinaria y reparaciones” son aquellos gastos „extraordinarios” de

mayor envergadura que no se realizan „todos los años” y que requieren de una mayorinversión de capital. Así pues, se trata de gastos que no caen bajo los „costos corrientesde funcionamiento” de una institución, como, por ejemplo: se necesitan techos nuevos paratodas las casas; hay que sanear completamente una casa; hay que pintar nuevamente todaslas casas, etcétera. Por lo general, la conservación y las reparaciones extraordinarias vanligadas a obras de construcción. De ello resulta también la contabilización de estos gastos enel plan de cuentas de SOS-KDI bajo la clase 4100 - 4400. Para saber el momento a partir delcual se habla aquí de un proyecto puramente de construcción, o bien desde qué momento sedebe llevar un “cliente construcción” propio → véase el Cap. 5.3 “Definición de proyectos deconstrucción”. En el caso de que no se trate de una obra de construcción, se deberá hacer lacontabilización bajo la clase 4500 - 4700. Una excepción a esto, la constituyen lasreparaciones relacionadas con vehículos. Éstas se contabilizan siempre en la institucióncorrespondiente bajo la clase “vehículos” (p. ej., en el caso de Aldeas, en la clase 5610).

Se refiere a los siguientes grupos de cuenta:para obras de construcción: 4100, 4200, 4300, 4400;para proyectos que no son obras de construcción: 4500, 4600, 4700.

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7 MANTENIMIENTO

7.1 Bases A) La Asociación Nacional elaborará, en colaboración con los directores de cada institución y la

Oficina Regional, un presupuesto anual de acuerdo a un sistema de cuentas prefijado por SOS-KDI (clasificación de ingresos y egresos). Este presupuesto se tiene que elaborar en moneda localy lo revisará y aprobará la Junta Directiva Nacional, a reserva de eventuales subvencionesnecesarias concedidas por las Asociaciones Promotoras. Acto seguido se enviará el presupuesto ala Oficina Regional, la cual se encargará de hacer una nueva revisión y, tras su aprobación, deremitirlo al FIN.

B) En el presupuesto anual se tienen también en cuenta, junto con los gastos, todos los ingresos de la

Asociación Nacional, así como los aportes de los padrinos. En caso de que, a pesar de los ingresosindicados anteriormente, la Asociación Nacional requiera un apoyo financiero adicional para cubrirsus gastos, ésta lo solicitará, caso que SOS-KDI lo apruebe, a las Asociaciones Promotorascorrespondientes. Para ello, el presupuesto y las aclaraciones necesarias tendrán que haber sidopresentados a SOS-KDI.

C) La Asociación Promotora aprobará el subsidio para el presupuesto de la asociación local, para lo

cual ha de ser posible en todo momento poder consultar con el FIN. D) En caso de que los fondos financieros para el subsidio de mantenimiento hayan sido aprobados

por la Asociación Promotora, éstos se transferirán a la Asociación Nacional o, dado el caso, a unacuenta KDI, a petición de la Oficina Regional y del FIN y tras la aprobación por parte de estaentidades. El ingreso de los fondos deberá ser confirmado, inmediatamente después de su recibo, ala Asociación Promotora a través de SOS-KDI por medio de una confirmación bancaria.

E) La Oficina Regional verificará el empleo corriente de los fondos en base a las rendiciones decuentas mensuales de las Asociaciones Nacionales y de todas las instituciones y enviará,correspondientemente, esta verificaciónal FIN. El FIN enviará, oportunamente, a las AsociacionesPromotoras, las rendiciones de cuentas semestrales y anuales, resumidas y clasificadas segúningresos y egresos.

F) Sobre la base de las rendiciones anuales de cuentas, se deberá elaborar un informe de revisión de

acuerdo con el Cap. 8.

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7.2 Elaboración del presupuesto

7.2.1 Calendario / Responsabilidades

CONVERSACIONES PREVIASMARGEN PRESUPUESTARIO

NA - RO Junio - Julio

ACLARACIÓN DEL MARGEN PRESUPUESTARIO RO - IO Julio - SeptiembreELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO NA Aprox. desde mediados

de agostoAPROBACIÓN DEL PRESUPUESTO * NA Septiembre - OctubreCOMPROBACIÓN DEL PRESUPUESTO RO Septiembre - OctubreTOMA DE POSICIÓN RD Septiembre - OctubreENVÍO AL FIN RO Hasta el 31 de octubreEVALUACIÓN FIN FIN NoviembreENTREGA A LA PSA FIN Hasta el 30. noviembreAPROBACIÓNES DE SUBVENCIONES PSA DiciembreAPROBACIONES DE FINANCIACIÓN FIN - RD Diciembre

¡Una condición importante para que toda la tramitación del presupuesto se desarrolle de forma ideal ysin dificultades, es la observancia del calendario indicado arriba, a fin de obtener la aprobación delsubsidio antes del período presupuestario! En caso de que se aplacen fechas, se aplazará también, correspondientemente, el procedimiento deaprobación de las subvenciones.

*Aprobación del presupuesto por la Asociación Nacional: véase al respecto el Cap.7.2.7 “Aprobacióndel presupuesto”.

7.2.2 Aclaración del margen presupuestarioYa en la fase de preparación del presupuesto es aconsejable que exista un acuerdo entre la OficinaRegional y la IO respecto a la aprobación de datos básicos para el futuro presupuesto. En los rubros de presupuesto familiar y de sueldos, el margen máximo aceptable deberá quedaraclarado con anterioridad para que no vaya a resultar que, durante la tramitación del presupuesto quese lleva a cabo en el FIN, el marco presupuestado no pueda ser aceptado por SOS-KDI.

Este acuerdo preliminar presenta dos ventajas:

• El director regional le podrá dar a la Junta Directiva Nacional una orientación sobre el margenposible, ya antes de la elaboración del presupuesto. De esta manera, el director regional tendrá laseguridad de que, dentro de este marco, se aprobarán las subvenciones necesarias.

• La tramitación del presupuesto puede facilitarse y aligerarse considerablemente si se elabora el

presupuesto dentro de este marco, aprobado el mismo con anterioridad.

Puesta en prácticaPara poder tomar una decisión, el secretario general necesita dos formularios estandarizados para loscostos de personal y los presupuestos familiares, formularios que el director regional enviará al FINentre julio y septiembre, antes de que se elabore efectivamente el presupuesto. El FIN dará a conocerde inmediato la decisión al director regional, de forma que la elaboración del presupuesto no se atrasepor ese motivo. → Formularios: véase el FinMan II (FB/FW y SAL/FW)

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Ajuste del marco presupuestario a los valores realesEs necesario indicar nuevamente que en esta aclaración se trae del margen presupuestario máximoposible. Si durante el período presupuestario resulta que, por ejemplo, las cargas estatales relacionadascon los ajustes salariales son más bajas de lo esperado y/o que la tasa de inflación calculada en elpresupuesto era muy elevada, los ajustes naturalmente tendrán que corresponder a los valores reales.

Para el ajuste real de los salarios y presupuestos familiares, deberán renovarse los acuerdosconcertados por escrito con la Junta Directiva Nacional y ser enviados luego al FIN.

à véase el Cap. 7.3. “Presupuestos familiares” y 7.4 “Sueldos”Para ello será también necesario corregir y volver a enviar, junto con los acuerdos, los formularios queya habían sido enviados antes, a fin de delimitar el margen de los aumentos reales (que sólo podránestar dentro del marco presupuestario aprobado anteriormente o, en todo caso, normalmente no porencima de este marco).

7.2.3 Elaboración del presupuesto

Los presupuestos anuales serán elaborados, entonces, por las Asociaciones Nacionales dentro delmarco señalado por el director regional, sobre la base del sistema de cuentas vigente, y se presentarána la Oficina Regional.

→ En el FinMan II encontrará usted un ejemplo completo del presupuesto de una Asociación Nacionalde acuerdo con el sistema de cuentas vigente y con la toma de posición respectiva del director regional.

Los formularios se deberán adaptar correspondientemente a las instituciones del país y, además,deberán estar provistos de fórmulas.

7.2.4 Presupuesto de la Oficina Regional

Para la Oficina Regional se deberá elaborar un presupuesto propio. Este presupuesto deberá contenerla misma información que el presupuesto de la Asociación Nacional, es decir, una especificación de losingresos y egresos, así como un cálculo del subsidio requerido, de acuerdo con el plan de cuentas deSOS-Kinderdorf International.

Dado que se trata de una institución particular que no se incluye en el presupuesto de la AsociaciónNacional, se podrá, para simplificar el proceso, registrar los ingresos y egresos en una hoja.

No obstante, también en este caso se deberá tener cuidado de utilizar el recuadro de texto para lasexplicaciones necesarias a fin de evitar largas consultas aclaratorias.

→ véase al respecto también el ejemplo de presupuesto en FinMan II

7.2.5 Inversiones y adquisiciones de reposición en el presupuesto

a) Aprobación del presupuesto de inversionesPara inversiones individuales por un valor máximo de USD 10.000 (EUR 10.000) que han sidoaprobadas por el director regional, no es necesario dar más aclaraciones.En el caso de inversiones que sobrepasen este importe, se requiere, sin embargo, de una aclaraciónmás detallada, que será necesario presentar tanto al FIN como también a la PSA que esté llevando acabo el financiamiento.

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b) Particularidades: Las construcciones y los trabajos de renovación de mayor envergadura, así comolas adquisiciones de vehículos nuevos, o bien las reposiciones de vehículos requerirán, en cualquiercaso, de una aclaración.

c) Las inversiones que no se realicen dentro del período presupuestario, podrán solicitarse nuevamentecon el próximo presupuesto; de lo contrario, caducarán una vez transcurriod el período presupuestario.

d) Presupuestación y contabilizaciónEl establecimiento del presupuesto para inversiones y nuevas adquisiciones, así como paramantenimiento y reparaciones, se deberá realizar siguiendo el mismo sistema que rige para lacontabilización.Las inversiones presupuestadas tienen, pues, que ser correspondientemente contabilizadas al momentode realizar la inversión, y no deberán incluirse posteriormente en las cuentas de mantenimiento o dereparaciones, ni viceversa.

→ En relación con las delimitaciones entre los diferentes rubros, véase el Cap. 6 “Inversiones /Conservación”.

7.2.6 Elaboración del presupuesto de costos de personalA la hora de elaborar el presupuesto de los costos de personal, se deberá prestar atención a que, alhacer las explicaciones presupuestarias referentes a cada una de las instituciones, se den también lassiguientes informaciones:

A) ¿Cómo se explica la discrepancia en los costos de personal respecto a los valores del presupuestodel año precedente ? Es decir, ¿a cuánto asciende el ajuste de salarios (incluyendo eventualesascensos)?, y ¿en cuánto aumentan o disminuyen los costos de personal debido a nuevos contratoso bajas en comparación con el año anterior?

B) ¿Qué nuevos empleados han sido contratados y cuáles han sido despedidos (p. ej., nuevas

contrataciones: 1 madre, 1 tía, 1 secretaria; bajas: 1 chofer) y por qué cantidad varían, debido a ello,los costos de personal?

(Nota: En el ejemplo de presupuesto encontrará usted los recuadros de textos correspondientes.)

7.2.7 Aprobación del presupuestoFundamentalmente, hay que dejar sentado que las resoluciones presupuestarias de la Junta DirectivaNacional sólo tendrán validez después de haber sido confirmada su financiación por parte deSOS-KDI. En el caso de los dineros de padrinazgos y de las subvenciones de las AsociacionesPromotoras destinadas al mantenimiento, SOS-KDI deberá aprobar el subsidio en base al presupuestopresentado. La aprobación, por parte de SOS-KDI, de un subsidio presupuestario presupones que la Junta DirectivaNacional:

A) haya revisado la propuesta presupuestaria; B) considere que los gastos previstos en el presupuesto son necesarios, desde un punto de vista

económico; C) con la política de gastos sobre la que se basa el presupuesto, establezca un estándar razonable

para nuestros niños y jóvenes (sobre todo, con miras a la futura independencia de los mismos);

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D) se haya asegurado de que los fondos locales se emplearán en conformidad con el marco deinstrucciones de SOS-KDI.

Es tarea del director regional asegurar que, en todos los países, el proceso de elaboración delpresupuesto se lleve a cabo en el marco de estas condiciones básicas y de que, entre los coordinadoresnacionales, así como en las Juntas Directivas Nacionales, exista la correspondiente comprensión alrespecto.

Además, se deberá prestar atención a que los cambios en los presupuestos familiares vigentes y en lasescalas salariales de las Asociaciones Nacionales sean aprobados con anterioridad por SOS-KDI

.→ véanse al respecto los Caps. 7.2.2 “Aclaración del margen presupuestario”, 7.3. ”Presupuestofamiliar” y 7.4. “Sueldos”.

¡Por consiguiente, la Junta Directiva Nacional aprueba el presupuesto a reserva de que elsubsidio solicitado sea concedido!

7.2.8 Comprobación y tramitación del presupuesto en la Oficina RegionalEl director regional elaborará una toma de posición escrita sobre el presupuesto que le ha sidopresentado, y la remitirá al FIN junto con el presupuesto y el análisis presupuestario a más tardar hastafines de octubre.

En esta toma de posición deberá quedar consignado que se ha comprobado que los cálculos y elcontenido del presupuesto son correctos. Aparte de contener una serie de preguntas detalladas, estatoma de posición implica que se ha llevado a cabo un control de la observancia del marcopresupuestario, que las explicaciones presentadas son plausibles y que se han respetado los datosbásicos.

Para que también en el FIN se pueda efectuar una tramitación óptima del presupuesto, esta toma deposición deberá presentarse al FIN de manera estandarizada.A estos efectos se dispone de la „Lista de Control del Presupuesto”, que cumple dos funciones:

• la comprobación del presupuesto por el director regional queda documentada;• se ha reunido, de manera comprimida, la información más importante sobre el presupuesto, con lo

cual se evitan, en gran parte, posibles consultas aclaratorias de parte del FIN a la Oficina Regional,acelerando así la tramitación en el FIN.

Las preguntas que hayan quedado aclaradas de manera satisfactoria en el propio presupuesto, nonecesitarán ser nuevamente contestadas. En tal caso, basta con la referencia: “véase el presupuesto”.Las casillas de la lista de control presupuestaria podrán ser ampliadas, naturalmente; en caso de queello sea necesario. Empero, las preguntas mismas –vale decir, el contenido– no debe ser alterado. Lalista de control presupuestaria requiere de la firma del director regional de la Oficina Regional, el cualasume la responsabilidad del contenido de ésta mediante su firma.

→En el FinMan II, en el ejemplo de presupuesto, encontrará usted la Lista de Control del Presupuesto.

Para garantizar un procedimiento de aprobación del presupuesto lo más libre de contratiempos posible,así como para lograr la aprobación de un posible subsidio todavía antes del inicio del períodopresupuestario, se deberán observar los siguientes criterios, que nuevamente resumimos:

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A) cumplimiento del calendario; B) aclaración previa del posible marco presupuestario; C) documentación clara de los ingresos y egresos, con todas las explicaciones por escrito; D) comprobación del presupuesto por parte de la Oficina Regional; E) observancia de los datos básicos (presupuestos familiares, esquema salarial, cifra de empleados en

las distintas instituciones – basándose en las los “Staffing Patterns”–, “Concepto de política deinversiones”);

F) lista del control del presupuesto, adjuntada por el director regional.

7.2.9 Observancia del presupuestoLa Oficina Regional verifica regularmente la observancia del presupuesto durante el períodopresupuestario. Asimismo, es importante cuidar de que las subvenciones aprobadas para elmantenimiento y las inversiones sean empleadas según los fines específicos acordados.

Las condiciones para ello son:• contactos personales con las NCO y las instituciones de Aldeas Infantiles SOS;• control de las rendiciones de cuentas mensuales;• control regular de la contabilidad sobre el terreno, así como• cuidado de que las solicitudes de subsidios caigan dentro del marco presupuestario (control de su

plena utilización).

En resumen, hay que hacer constar que la Oficina Regional es responsable de la observanciadel presupuesto, que ésta deberá revisarlo periódicamente durante el año y que, dado elcaso, tomará las medidas necesarias.

REBASAMIENTO DEL PRESUPUESTOSi, en el transcurso del año, llegan a producirse costos imprevistos, no incluidos en el presupuesto, y sila pregunta respecto a la necesidad y la rentabilidad de dicha inversión adicional llegase a encontraruna respuesta positiva, se dan las siguientes posibilidades:

a) La Asociación Regional, contando con la aprobación del RD, puede cubrir los gastos imprevistos através de fondos propios. Éste será el caso cuando los gastos locales resulten más altos de lo quese esperaba.→ véase también el Cap. 3.3.3 “Ingresos” y el Cap. 7.5 “Empleo de los ingresos locales”

b) Las reagrupaciones dentro de un mismo grupo de cuentas son, en caso necesario, posiblescontando con la aprobación de la dirección regional y siempre y cuando se observe la política deinversiones, así como la normativa que rige el presupuesto familiar y los salarios de SOS-KinderdorfInternational.

c) No obstante, dado que exista necesidad urgente de aumentar la ayuda financiera para cubrir los

gastos imprevistos, el FIN deberá recibir, lo más pronto posible, notificación de ello. El gastoadicional sólo se podrá efectuar después de que la posibilidad de financiación haya sido sidoaclarada con la PSA y de que se haya podido poner a disposición los fondos.

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¡Este procedimiento deberá representar, sin embargo, la excepción al caso; ya que se parte delpresupuesto de que, durante la elaboración del presupuesto, se calcula bien de antemano cuáles van aser los gastos necesarios para el año próximo!

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7.2.10 Subvenciones para mantenimiento e inversiones

Definición:Subvenciones para mantenimiento y/o inversiones aprobadas por las Asociaciones Promotorasdurante el período presupuestario, destinadas a cubrir los gastos corrientes de mantenimientoy/o para realizar inversiones necesarias.

El importe de las subvenciones lo aprueban las Asociaciones Promotoras con arreglo a lasrecomendaciones del secretario general.El FIN calcula la necesidad de subvención, teniendo en cuenta, entre otros, el presupuesto, el análisispresupuestario, así como la toma de posición por escrito del director regional respecto al presupuesto.

Caso que el FIN tuviera aún preguntas al respecto, las mismas habrán de ser aclaradas antes de llevara cabo el cálculo de las subvenciones.→ En cuanto al procedimiento a seguir para la transferencias de subvenciones para el mantenimientoy/o inversiones, véase el Cap. 7.6.1. “Subvenciones para el mantenimiento”.

7.2.11 Aprobación de la financiación

El FIN informará al director regional sobre el subsidio para el mantenimiento aprobado por lasAsociaciones Promotoras inmediatamente después de obtener conocimiento de ello.→ Formulario: véase el FinMan II

¡El director regional es el encargado de enviar la información al país correspondiente!

En el formulario arriba mencionado están calculadas las sumas totales, por Asociación Promotora. Porregla general, se toman las sumas del análisis presupuestario; sin embargo, si estas sumas sonclaramente erróneas, es posible que haya cambios (p. ej., si la suma total de los dineros de padrinazgosno incluye pagos de compensación, el FIN corrigirá este importe).La necesidad de subvención, que se calcula de la sumas totales por Asociación Promotora, constituirá,por regla general, la necesidad de subvención aprobada.

Sin embargo, si en ambas partidas de correcciones figuran sumas, éstas modificarán la subvenciónnecesaria que haya sido aprobada realmente.Así pues, la subvención necesaria aprobada de hecho se desprende de la línea “SUBVENCIONESTOTALES NECESARIAS EN DÓLARES ESTADOUNIDENSES”.

La creación de partidas de corrección puede deberse a diferentes motivos; a continuación, los másusuales:

A) se han corregido valores del análisis presupuestario;B) se presentan, por separado, solicitudes para partidas de inversiones de mayor envergadura;C) han sido rechazadas algunas partidas presupuestarias;D) no ha sido aceptada la base de cálculo empleada para los gastos presupuestados.

En el subsidio aprobado está contenida, en todo caso, la reserva máxima de liquidez que ya ha sidocalculada en el presupuesto, y que asciende al valor equivalente a los gastos de mantenimiento de unmes.

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7.3 Presupuesto familiar

7.3.1 Sobre el término “presupuesto familiar”:

Tal como ya lo indica el término, se trata aquí del presupuesto que requiere una familia para cubrir susgastos corrientes. En primer lugar, este término comprende el suministro de alimentos de cada familia,así como ropa y otros gastos relacionados con la familia.

Desde el punto de vista financiero, el presupuesto familiar representa un factor de gastos muyimportante dentro de la labor mundial de Aldeas Infantiles SOS. Para que sea posible obtener unavisión global de este sector, los presupuestos familiares se contabilizan en la contabilidad corriente bajouna sola cuenta, que está exactamente definida en el sistema de cuentas: la cuenta 5210.

→ véase „Plan de cuentas SOS-Kinderdorf International”

Los tipos de gastos que se deberán contabilizar en esta cuenta constituyen, por regla general, lospresupuestos mensuales que reciben las madres de las Aldeas Infantiles SOS para cubrir los gastoscorrientes de sus familias. Naturalmente que, por diferentes razones, esto puede variar de un país aotro, es decir, que en algunos países las madres SOS cubren además, con sus presupuestos, una seriede otros gastos, como p. ej., los costos de energía. No obstante, en la contabilidad misma, el término“presupuesto familiar” se deberá utilizar solamente en relación con los tipos de gastos que seespecifican en el sistema de cuentas bajo la cuenta 5210!

7.3.2 Acuerdos relacionados con el presupuesto familiar

El importe del presupuesto familiar (y con ello nos referimos aquí a los tipos de gastos de la cuenta5210) está basado en un acuerdo escrito concertado entre la NA y SOS-KDI. Si acaso es razonableestablecer aquí una diferencia por grupos de edades entre los niños o no, lo decide el director regionaljunto con la Asociación Nacional.

Nota: En caso de que ya se hubiera aprobado un aumento dentro del margen del presupuesto, al entraréste en vigor, se renovará igualmente el acuerdo escrito y se enviará al FIN;, no obstante, éste vale yade antemano como aprobado.

El acuerdo definitivo deberá ser transmitido por la RO correspondiente al FIN.

→ En el FinMan II (FB/AGR) encontrará usted un ejemplo de un acuerdo escrito entre la AsociaciónNacional y SOS-KDI. Por supuesto, se podrán utilizar los mismos formularios que ya han sidointroducidos anteriormente y que contienen la misma información.

7.3.3 Elaboración de los presupuestos familiares

La elaboración del presupuesto se efectuará según el acuerdo vigente en cada caso en lo referente alimporte del presupuesto familiar.

Si antes o durante la elaboración del presupuesto, ya se llegara a perfilar un aumento en lospresupuestos familiares del año próximo, se deberá aclarar esto con anterioridad con la IO.

à véase también el Cap. 7.2.2 “Aclaración del margen presupuestario” y FinMan II (FB/FW).

En el mismo presupuesto anual se deberá explicar exactamente el cálculo de la partida “presupuestofamiliar”, de manera que se pueda verificar que existe conformidad con los acuerdos establecidos.

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7.4 Sueldos

7.4.1 Bases para la normativaEn cuanto a las directivas para modificaciones o ajustes salariales, se ha de partir de las siguientesconsideraciones:

A) Los costos de personal de las instalaciones SOS representan aproximadamente entre un tercio y lamitad del total de los gastos de mantenimiento, y cada aumento tiene, correspondientemente,consecuencias a largo plazo para las subvenciones necesarias que han de ser financiadas. Así pues,los costes de personal constituyen un importante factor de costes.

B) En base a las Directrices para la Gestión de Personal (“Personnel Management Guidelines”), que

han sido editadas por SOS-Kinderdorf International, cada país dispone de una escala salarial (salaryscale) en la que están clasificadas todas las categorías profesionales de la institución de acuerdocon las pautas estipuladas por SOS-KDI. Además de esto, las condiciones de servicio (“Conditionsof Service”) han de estar en concordancia con la legislación local correspondiente y los beneficiosde los colaboradores, claramente reglamentados.

C) En tanto el presupuesto del país correspondiente sea financiado por dineros de padrinazgos

y/o subvenciones de las Asociaciones Promotoras para el mantenimiento, se deberáasegurar que las asociaciones no lleven a cabo unilateralmente modificaciones en la escalasalarial o en las condiciones de servicio. Debería estar previsto, al menos en las “Conditions ofService”, que una modificación deberá ser presentada por escrito y que requerirá la aprobaciónprevia de SOS-KDI.

D) Estas modificaciones deberán ser propuestas por escrito y en la forma correspondiente por el

director regional, quien las remitirá al FIN. El FIN se las presentará luego al secretario general paraque se tome una decisión al respecto. Una vez que el secretario general haya dado su aprobación, eldirector regional firmará en nombre del secretario general el correspondiente acuerdo con laAsociación Nacional.

E) La documentación vigente sobre las escalas salariales, la clasificación de las categorías

profesionales y las “Conditions of Service” deberán estar a disposición de la Secretaría General enel FIN.

F) Las clasificaciones en una determinada categoría salarial o los cambios de categoría de cada uno

de los empleados en las instituciones SOS, están definidos en las condiciones básicas redactadas porel director regional y caen en el ámbito de competencias de la Junta Directiva Nacional, o bien delcoordinador nacional.

7.4.2 Procedimiento formal

A) Aprobación efectuada entre el director regional y el secretario generalLas siguientes informaciones deberán ser presentadas al secretario general para su resolución:→ véase al respecto el formulario “SAL/FW” en el FinMan II

1. ¿Cuándo se realizó el último ajuste de la escala salarial (exceptuando eventuales ascensosautomáticos)?

2. ¿Cómo se justifica el ajuste de la escala salarial?

3. Indicación de la proporción en que aumenta el salario mínimo (A0) con arreglo a la escala salarial.Indicación porcentual en moneda local y en moneda extranjera del aumento promedio de los grupos

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profesionales más importantes (salario base, en cada caso). En caso de que se efectúe otroaumento, tal como, p. ej. un adelanto, se ruega detallar y explicar correspondientemente el mismo.

4. ¿A cuánto asciende el aumento absoluto de costos originado por ello, en moneda local y extranjera,para el año en cuestión?

5. ¿Hasta cuándo se espera que tenga vigencia , como mínimo, dicha modificación?

6. ¿A partir de cuándo deberá entrar en vigor esta modificación?

B) El margen para los sueldos deberá acordarse de todas maneras con el secretario general ya antesdel cierre de la presupuestación, de modo que el director regional pueda dar indicaciones clarasa las Asociaciones Nacionales respectivas a la hora de elaborar el presupuesto. Si no fuera posiblecumplir con ello antes de la elaboración del presupuesto, se deberá, dado el caso, entregar elformulario junto con el presupuesto.

à véase también el Cap. 7.2.2 “Aclaración del margen presupuestario”, FinMan II (SAL/FW)

C) Una vez que el secretario general haya aprobado el acuerdo con la Asociación Nacional, el mismoserá firmado por el director regional en representación del secretario general; una copia de esteacuerdo, así como la versión actual del formulario “SAL/FW” deberán ser remitidas al FIN.

→ Recomendación para el acuerdo con la Junta Directiva Nacional: véase el FinMan II(SAL/AGR). Naturalmente, será posible mantener los convenios acordados con la Junta DirectivaNacional que ya hayan sido adoptados por diferentes Oficinas Regionales.

7.5 Empleo de los ingresos locales

Los ingresos locales presupuestados y los ingresos imprevistos (incluyendo donaciones del extranjeroque no son transferidas a través de SOS-KDI) entran, fundamentalmente, en el trabajo a nivel nacionalde las correspondientes Aldeas Infantiles SOS, de la misma manera que las subvenciones de lasAsociaciones Promotoras para el mantenimiento, las transferencias de terceros provenientes delexterior y los dineros de padrinazgos.

Los ingresos locales de una Asociación Nacional se emplearán, por regla general, para cubrir elmantenimiento corriente. El director regional acuerda con la Junta Directiva Nacional cómo deberá sereste procedimiento.→ véase al respecto también el Cap. 3.3.3 “Ingresos y comprobantes correspondientes”, Cap. 2.3.1“Gráfico del flujo de fondos para el mantenimiento ” y el Cap. 2.3.2.1 “Separación de cuentasbancarias”

La Junta Directiva Nacional y el director regional pueden, sin embargo, decidir, en común acuerdo,emplear un ingreso local también para un proyecto de construcción. Esto lo deberá aclarar previamenteel director regional con el FIN; y, usualmente, tras una comprobación y después de haber consultado ala Asociación Promotora correspondiente, queda aprobado.Esta comprobación y consulta están relacionadas con la planificación de la liquidez de las AsociacionesPromotoras que subvencionan los proyectos del país.

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7.6 Transferencia de subvenciones para mantenimiento / acuses de recibo

7.6.1 Subvenciones para el mantenimiento – Definición

Definición:Las Asociaciones Promotoras conceden a las asociaciones miembro, anualmente y para elperíodo presupuestario, subvenciones para el mantenimiento destinadas a cubrir posiblesdéficits presupuestarios

La transferencia de las subvenciones para el mantenimiento aprobadas por las AsociacionesPromotoras, se efectuarán preferentemente en varias cuotas a solicitud del FIN.Para poder apoyar a las Asociaciones Promotoras en la planificación de su liquidez, creando con ellotambién mejores condiciones para la obtención de intereses –que, a fin de cuentas, redundan enbeneficio de todas las instituciones–, se deberán calcular las cuotas ya en el momento de la elaboraciónde las hojas de análisis presupuestario, a saber, en el formulario BA 1/3, flujo de caja, “Cash Flow”.à véanse al respecto las indicaciones sobre el formulario BA 1/ 3 de las hojas de análisispresupuestario, FinMan II.

Durante el período presupuestario la Oficina Regional deberá comprobar, una y otra vez, la necesidadfinanciera real, basándose para ello en las rendiciones de cuentas mensuales que tiene a su disposicióny en la contabilidad, puesto que las necesidades reales pueden, por diferentes motivos, divergir de lascuotas calculadas en el presupuesto (ingresos locales imprevistos, egresos inferiores, etcétera).

7.6.2 Aplicación práctica

A) La NCO solicita a la Oficina Regional la transferencia de una cuota de mantenimiento(aproximadamente dos o tres semanas antes de que se necesite el importe, a fin de que lasAsociaciones Promotoras respectivas tengan el tiempo suficiente para poder poner a disposiciónlas cantidades requeridas). Para estas solicitudes se deberá utilizar un formulario estandarizado quecontiene toda la información relevante.à véase el ejemplo en el FinMan II

B) Determinación de la necesidad de fondos por parte del departamento de finanzas de la OficinaRegional en base a las liquidaciones mensuales, así como en base al control presupuestariocorriente.

C) Solicitud de transferencia del director regional, o bien de un colaborador de la RO autorizada poréste, al FIN.

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Para efectos de control se recomienda llevar listas de cancelación sencillas en la Oficina Regional, enlas que las que se registrarán las transferencias solicitadas, por ejemplo: PAÍS xxxx, AÑO 199x, SUBVENCIÓN CONCEDIDA:USD........

PSA:.................

Fecha solicitud Fecha solicitud Importe Importe Tasa de

cambio de la NCO al FIN Uso previsto de la

transferencia en USD En moneda local USD /

local

12–02–97 13–02–97 1a cuota de manten.199xx

100.000,00 500.000,00 5,00

08–06–97 10–06–97 2a cuota de manten.199xx

130.000,00 676.000,00 5,20

. . . . . . SUMA: 230.000,00 1.176.000,00

Este ejemplo se podría ampliar, naturalemente, incluyendo la “fecha de llegada”, “gastos bancarios”,etcétera. D) El FIN registra las solicitudes de fondos, comprueba si ya ha sido acusado el recibo de la

transferencia anterior y si, según los acuerdos establecidos, ya se han presentado al FIN lasrendiciones de cuentas del país respectivo.

à véase el Cap. 7.7 “Rendición de cuentas ”, 7.7.3 “Envío de la información al FIN” E) A continuación, el FIN envía las solicitudes de transferencias a las Asociaciones Promotoras

correspondientes y se encarga de registrar y de coordinar, a escala mundial, todas las transferenciasdestinadas al mantenimiento, la construcción y las inversiones de las instituciones de SOS, así comolos acuses de recibo respectivos.

F) Transferencias y avisos de transferencia a la NCO competente por parte de la Asociación

Promotora. Si por distintos motivos se desea dar también aviso de la transferencia efectuada a laOficina Regional, ello se podrá acordar, naturalmente, entre el director regional y el FIN. Por reglageneral, se puede partir de que el FIN tramitará y remitirá de inmediato la solicitud de transferenciay de que la Asociación Promotora hará la transferencia conforme a lo solicitado, salvo avisocontrario por parte del FIN a la Oficina Regional.

7.6.3 Acuses de recibo – Definición y aclaraciones de los pasos a seguir

Definición:El recibo de cada transferencia de las Asociaciones Promotoras para las asociaciones miembro,destinadas al mantenimiento, la construcción y las inversiones deberá ser confirmadoinmediatamente por fax a las Asociaciones Promotoras.

¡Se tiene que comprender que los acuses de recibo de transferencias deberán enviarseinmediatamente después del recibo de las mismas y que deberán ser tratados con la mismaprioridad con que se tramitan las transferencias en las Asociaciones Promotoras!

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El acuse de recibo es una condición básica muy importante para la debida observancia de las normasde las Asociaciones Promotoras y constituye, además, la comprobación de que los fondos transferidosllegan en el menor tiempo posible al destinatario indicado.El registro, la comprobación del contenido, el envío y la coordinación de los acuses de reciboconstituyen una parte de las tareas del FIN en Innsbruck.

Los acuses de recibo serán enviados por las NCO al FIN junto con las notas de crédito del banco,pero indicando como destinatario a la Asociación Promotora correspondiente. Es responsabilidaddel director regional decidir si el acuse de recibo se envía directamente al FIN o si esto se hará através de la Oficina Regional. El FIN gestionará estas confirmaciones de recibo y las remitiráinmediatamente a la Asociación Promotora en cuestión.

El pequeño gráfico a continuación ilustra este flujo de información:

→ En el FinMan II usted encontrará un ejemplo de un acuse de recibo, con toda la informaciónrelevante para la Asociación Promotora

FALTA DE ACUSES DE RECIBO:

El FIN registra CADA UNA de las solicitudes de transferencia así como su ejecución o tramitaciónen una lista titulada “Acuses de recibo pendientes”. Sólo una vez que se haya acusado debidamente elrecibo, la transferencia en cuestión se eliminará de la lista. De esta manera es posible llevar un controlpermanente de los acuses de recibo que falten.

Caso que falte un acuse de recibo, se tomará normalmente contacto con la Oficina Regional: en primerlugar, para mantener el flujo de comunicación entre la “IO – RO – NCO” y, en segundo lugar, paraque sea informada la Oficina Regional.

SOS-KDI (FIN)• Coordinación y docu-mentación de todas lassolicitudes y acuses derecibo

PSA• Ejecución de las transferencias• Avisos a NCO y FIN

NCO• Solicitud de transferencia a la RO• Recibo de la transferencia• Envío del acuse de recibo

SOS KDI (RO)• Registro y autorizaciónde las

solicitudes de la NCO• Envío al FIN• (Envio del acuse de recibo)

Solicitud de transferencia

Aviso de transferencia

Envío de acuse de recibo

Aviso de transferencia al NCO

Envio de acuse de recibo

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Será conveniente para la NCO registrar en una lista todo tipo de solicitudes de transferencia, así comoel respectivo aviso de la Asociación Promotora sobre la transferencia efectuada. De este modo,después de recibida la transferencia, se podrá corroborar si la misma está en conformidad con los datosregistrados y, seguidamente, acusar su recibo.

7.7 Rendición de cuentas

7.7.1 Organización de las unidades contables

La clasificación de las así llamadas unidades contables (en el sistema contable “SOS-Global”denominadas: “clientes” ) se basa principalmente en cuatro componentes:• flujo de fondos,• emplazamiento (el emplazamiento es usualmente la Aldea Infantil SOS junto con sus instituciones

anexas),• responsabilidad en la administración , así como• separación de construcción y mantenimiento.

Han de ser consideradas como unidades contables propias (clientes), respectivamente:A) la cuenta SOS-KDI para construcción;B) la cuenta SOS-KDI para mantenimiento;C) SOS-KDI Oficina Regional (incluye las cuentas de la Oficina Regional, que son principalmente

cuentas SOS-KDI);D) la Asociación Nacional (comprende las cuentas principales para el mantenimiento en moneda

extranjera y en moneda nacional, así como las transferencias a las diversas Instituciones → véaseel Cap. 2.3 “Flujo de fondos”);

E) la NCO con sus funciones adicionales (p. ej.:oficinas de recaudación de fondos, capacitación demadres a escala nacional, etcétera);

F) el cliente construcción (incluye las cuentas bancarias principales para la construcción en monedaextranjera y en moneda nacional → véase el Cap. 5.2 “Flujo de fondos para la construcción”);

G) cada Aldea Infantil SOS actualmente en funcionamiento, con sus instituciones anexas (p. ej., CasaJuvenil, Jardín de Infancia, Escuela HG, Centro Social HG, etcétera).

H) En los casos en que las instituciones anexas alcancen cierta magnitud, o bien se encuentren muylejos del emplazamiento de la Aldea SOS y no puedan ser consideradas como una institución anexaa una Aldea Infantil SOS, se las podrá tratar como una unidad contable propia (p. ej., una clínicagrande). Para ello se requerirá, sin embargo, la aprobación del director regional.

Como principio general vale que se ha de mantener el número de clientes lo más bajo y lo mástransparente posible, con ayuda de los puntos enumerados más arriba.

7.7.2 Control de la rendición de cuentas, en general

Definición – Rendición de cuentasLas rendiciones de cuentas de mantenimiento o las rendiciones de cuentas de construcción, sonliquidaciones periódicas de todos los ingresos y egresos de todas las instituciones SOS de unpaís o de una Asociación Nacional. Estos ajustes de cuentas son ejecutados por la NCO, y laexactitud de los mismos es responsabilidad, en última instancia, del coordinador nacional.

La NCO enviará, mensualmente, a la Oficina Regional de SOS-KDI competente las rendiciones decuentas junto con toda la documentación necesaria (extractos de cuenta y reajustes bancarios, copiasde determinados comprobantes).

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Una excepción la constituyen, en este caso, aquellas unidades contables que de todos modos sonadministradas directamente por la Oficina Regional, tales como la mayoría de las cuentas bancariasSOS-KDI.

7.7.2.1 Control de la rendición de cuentas de mantenimientoLas rendiciones de cuentas se controlan en la Oficina Regional, siendo el director regional, en últimainstancia, el responsable de la ejecución y exactitud de este control. Normalmente, los controles querealiza la Oficina Regional no se vuelven al llevar a cabo por el FIN. Por tanto, es indispensable que enel FIN quede documentado con regularidad que se ha cumplido con los requisitos mínimos para elcontrol del rendimiento de cuentas.

A tal efecto existe una lista de control por país; que la Oficina Regional cumplimenta de formaperiódica y envía al FIN junto con los ajustes de cuenta. La periodicidad con que esto deberá ocurrir,es algo que tiene que ser acordado entre el FIN y la Oficina Regional. Ello dependerá de la calidad dela contabilidad de cada país individual, y no tiene que ser igual para toda una región.

Los requisitos mínimos para el control del ajuste de cuentas, de acuerdo con la lista de control,comprende los siguiente puntos:

1) ¿Ha recibido usted las unidades contables completas?Se ha de atender a que todos los clientes sean enviados a la Oficina Regional mensualmente, y ello,a saber, dentro de un plazo razonable de tiempo. Vale decir: tratándose de una contabilidad que setenga al corriente, podrá ocurrir un retraso de, como máximo, un mes.

2) ¿Concuerdan los asientos en los libros con las reglas de contabilidad de SOS-KDI? Nos referimos aquí a la observancia de los requisitos mínimos mencionados en el Cap. 3“Contabilidad”.

3) ¿ Se ha aplicado el Sistema de Cuentas de SOS-KDI de forma correcta?

a) Las clases de cuentas 1000, 2000 y 9000: nos referimos aquí, sobre todo, a la aplicación correctade las cuentas de banco y de caja, de las cuentas para las transferencaias del extranjero y de lascuentas interinas.

b) Incoming & outgoing money transfers: transferencias de clientes asociaciones (o bien de lacuenta SOS-KDI) a las diferentes Instituciones utilizando las clases 8000 y 3800.

4) ¿Ha sido aplicado correctamente el programa de contabilidad SOS-Global? Al respecto, encontrará usted en la Lista de control las 4 preguntas más importantes citadas porseparado.

5) ¿Han sido anotados correctamente en los libros todos los ingresos provenientes del

extranjero?Las transferencias enviadas desde el extranjero (subsidios de las diferentes PSA, dineros depadrinos, donaciones del extranjero), ¿han sido registradas en la contabilidad tal como fuerontransferidas y asignadas a las cuentas correctas de la clase 2000?

6) ¿Se han controlado los reajustes bancarios y los extractos de cuenta?Los extractos bancarios se deberán adjuntar a los ajustes de cuenta, prestando, en este caso,especial atención a las cuentas principales en moneda extranjera y en moneda local. También losingresos en la clase 2000 y las transferencias que se hagan a las Instituciones SOS se han decontrolar cotejando con los extractos de cuenta. El saldo del extracto de cuenta tiene que coincidir,al final del mes, con el saldo registrado en contabilidad. De no ser éste el caso, se deberá adjuntarun reajuste bancario sobre la diferencia. En lo que se refiere al cliente asociacional

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“mantenimiento”, al cliente “construcción” así como a las cuentas SOS-KDI, el envío puntual de losextractos bancarios es obligatorio; los retrasos por parte de los bancos correspondientes deberánconstituir sólo una excepción.

7) ¿Se ha llevado a cabo el control periódico del presupuesto?También respecto a este examen aparecen citados expresamente los 4 puntos más importantes enla Lista de control. La Oficina Regional determina la frecuencia con que se llevará a cabo el controlde la observancia del presupuesto; no obstante, éste se ha de realizar por lo menos una vez cadasemestre. Las explicaciones sobre diferencias grandes entre el presupuesto y el ajuste de cuentas,tienen que ser enviadas automáticamente a la Oficina Regional por la NCO, a fin de que elcolaborador de la RO encargado de las finanzas esté informado de ello. Caso que esto no suceda yno haya ninguna razón plausible para ello, se ha de consultar con la NCO.

8) Observancia de los datos marco:El desarrollo de la tasa de inflación y de los tipos de cambio, así como de la cifra de niños y empleadosde las Instituciones de Aldeas Infantiles SOS, deberá ser comparado, por medio de una prueba al azar,con los ajustes de cuenta de los meses anteriores, o bien con los datos marco del presupuesto y de lasestadísticas que se hallen a disposición (¡factor de plena utilización!). Hay que tener en cuenta que,en el caso de que la utilización sea inferior a lo indicado en el presupuesto, tendría quedisminuir, de igual manera, la necesidad de ayuda financiera. Esto supone que la cifra deniños se mantenga constantemente al día también en los ajustes de cuenta!

→ El modelo para la Lista de control (ACC/CHL), en que figuran todas las preguntas relevantes, loencontrará usted en el FinMan II.

7.7.2.2 Control adicional in situ

Aparte del control corriente de las rendiciones de cuenta que tiene lugar en la Oficina Regional, esindispensable realizar también regularmente un control de la contabilidad corriente directamente en ellugar. Esto lo deberá llevar a cabo, en intervalos periódicos, el empleado de la Oficina Regionalresponsaable de las finanzas, pero lo ha de hacer, por lo menos, una vez al año.

Este punto forma parte esencial del sistema de control interno que existe entre la RO y la AsociaciónNacional, y debe quedar documentado por medio de un protocolo de inspección sobre el contenido ylos resultados de los controles. Se tiene que remitir una copia de este protocolo de inspección al FIN.

7.7.3 Envío de la información al FIN

La IO deberá estar al tanto de la gestión financiera de las Asociaciones Nacionales. Ello supone hacercontroles periódicos de rendiciones de cuentas, también por parte del FIN. Para evitar, en gran medida,una repetición del control que se lleva a cabo en la Oficina Regional y en el FIN, en la Oficina Regionalse efectuará el control del contenido y de los cálculos de los ajustes de cuentas y el FIN recibirá lainformación necesaria ya revisada.La IO deberá estar al tanto de la gestión financiera de las Asociaciones Nacionales. El FIN deberámantener, sobre todo basándose en las informaciones disponibles, una visión de conjunto lo más actualposible, así como también elaborar y actualizar los datos periódicamente. Los instrumentos necesariospara ello, los recibe el FIN, ya en gran parte controlados, de la Oficina Regional.

En el capítulo sobre mantenimiento y ajustes de cuenta el envío de la información se refiere a lossiguientes documentos:

1) Unidades contables (clientes) / Lista de control para la verificación de los ajustes de cuenta

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Todas las unidades contables y las listas de control referentes a la verificación que se ha llevado acabo, se remitirán al FIN, por regla general, al menos cada trimestre. En casos especiales, el FINpodrá exigir que la liquidación se haga también mensualmente.

2) Extractos de cuentaLos siguientes extractos de cuenta (y reajustes bancarios) tienen que ser enviados regularmente juntocon las unidades contables y las listas de control:cuentas SOS-KDI, cuentas principales de la Asociación Nacional en moneda extranjera y monedalocal tanto para construcción como mantenimiento.

3) ActualsLos “Actuals” vienen a ser la pareja que corresponde con los “USD-Detail-sheets” de las hojas deanálisis presupuestario, y deberán estar a disposición del FIN, junto con los números reales del añoanterior, a más tardar a principios de julio.

Forma de efectuar la remisión de información

En lo que se refiere a la forma de transmisión de datos, se ha de elegir la variante que sea, en cadacaso, más rápida y más económica (SOS-Global DataBridge, e-mail, por correo).

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8 INFORMES DE AUDITORÍA

8.1 Bases para los informes de auditoríaLos siguientes puntos serán determinantes para la elaboración de un informe de auditoría de lasasociaciones miembro:

A) Según estipulan los estatutos de SOS-KDI bajo los puntos 3.2.2 y 3.2.3, así como las directrices ynormas establecidas por SOS-KDI, las asociaciones miembro están obligadas a presentar unbalance de cierre de ejercicio, revisado por una empresa auditora independiente y dereconocimiento internacional.

B) Si se ha podido confirmar con seguridad que una empresa auditora local cumple con los requisitos

internacionales de auditoría, el informe de auditoría podrá, en todo caso, ser realizado por ésta. Sinembargo, la decisión definitiva al respecto la tomará el secretario general, basándose en lasrecomendaciones de la RO.

C) Los balances de cierre de ejercicio revisados constituyen para las Asociaciones Promotoras una

prueba importante, frente a los donantes, de que los fondos han sido empleados conforme alreglamento. Además, los informes de revisión son parte esencial de las disposiciones de derechofiscal y, en el caso de que no se presenten, ponen en peligro la existencia de la Asociación y, conello, la recaudación de fondos en su conjunto.

D) SOS-KDI se ha comprometido frente a las Asociaciones Promotoras a cuidar de que: al concluir un proyecto de construcción, se presenten los informes de auditoría correspondientes; → véase también al respecto la Guía de Construcción de la Comisión de Construcción a más tardar hasta el 30 de junio del año siguiente, se presenten los informes respectivos de

auditoría sobre los ingresos y egresos y sobre el empleo correcto de los fondos destinados a otrasinversiones y al mantenimiento corriente dentro de un ejercicio. Esto vale también para la revisiónde las cuentas SOS-KDI y para los informes de auditoría de la Oficina Regional.

E) Los informes de auditoría y, sobre todo, las „management letters“ de la empresa auditora,

constituyen una parte del sistema interno de control de SOS-Kinderdorf International. F) En los casos en que no haya una „management letter“, la valoración del sistema interno de control,

así como tambien las recomendaciones y asesoramientos del auditor tienen que formar parte de laauditoria.

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8.2 Cuadro sinóptico – Tareas y flujo de información

ASOCIACIÓN PROMOTORA

- Presentación de los informes de auditoría, con toda la documentación relevante, a los auditores de la PSA

FIN

- Administración, tramitación y evaluación de todos los informes de auditoría a escala mundial- Envío a las PSA

OFICINA REGIONAL

- Orden de revisión a la empresa auditora(para las cuentas SOS-KDI, en países sin NA)- Verificación de la auditoría (con Lista de control)- Chequeo cruzado de los informes de auditoría comparando con la contabilidad corriente- Aclaración de puntos pendientes /Introducción de medidas eventualmente necesarias- Envío de la documentación al FIN, incluyendola toma de posición del DR

NCO

- Orden de revisión a la empresa auditora (NA)- Envío de la toma de posición sobre el informe deauditoría a la RO-Envío de la documentación a la RO-Aplicación de medidas eventualmente necesarias

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8.3 Informe de auditoría de mantenimiento

(en lo siguiente, llamado también: “informe de auditoría”)

8.3.1 Selección de una empresa auditora

La selección de una empresa auditora competente (en lo siguiente, llamada también: “auditor”) sepodrá efectuar considerando, entre otras cosas, cuáles son las empresas de auditoría que trabajan en elpaís en cuestión, cuál es el momento más oportuno para una revisión en el marco de los plazos fijadosanteriormente (“costos” frente a “momento oportuno”) y si el auditor está familiarizado con AldeasInfantiles SOS, es decir, si conoce o no el sistema y el modo de operar de Aldeas Infantiles SOS. Porprincipio, se deberá contratar a una empresa auditora internacional.

Para las excepciones al respecto, véase el Cap. 8.1.B)

responsable: la persona o entidad que da el encargo (por lo general, la Asociación Nacional con eldirector regional) → véase Cap. 8.3.2

8.3.2 Otorgamiento de la orden de revisión al auditorEl encargo para la revisión de la Asociación Nacional y de todas las instituciones anexas (AldeasInfantiles SOS, Instituciones Juveniles SOS, etcétera), le incumbe, en principio, a la AsociaciónNacional en coordinación con el director regional. Si no existe una Asociación, será el director regionalel único responsable de dar la orden de revisión. Si en la región en cuestión no hay tampoco un directorregional, la responsabilidad recaerá en el FIN. El FIN otorgará el encargo directamente, o bienautorizará para ello a un director de proyecto o a una persona del lugar que considere conveniente.

El director regional es responsable de dar la orden de revisión de todas las cuentas KDI (→ véase alrespecto el Cap.8.4.) y de la Oficina Regional. En caso de que no se cuente con un director regional, laresponsabilidad de la revisión de cuentas KDI recaerá sobre el FIN (véase más arriba el procedimientocorrespondiente).

El informe de auditoría se deberá elaborar fundamentalmente en inglés; de no ser posible, se podrápresentar también una versión en español o en francés. Se deberán presentar dos ejemplaresadicionales: uno para la Oficina Regional y otro para el FIN.

La orden de revisión del mantenimiento corriente, que se le otorgará al auditor, deberá cumplir con lossiguientes requisitos mínimos:

ORDEN DE REVISIÓN DEL MANTENIMIENTO

La Junta Directiva Nacional, o bien la gerencia de <NOMBRE DE LA ASOCIACIÓN> da laorden a la empresa auditora independiente <NOMBRE DEL AUDITOR> para que realice lassiguientes revisiones de los proyectos <NOMBRE DE LOS PROYECTOS QUE DEBERÁNSOMETERSE A LA AUDITORÍA inclusive PROYECTOS ANEXOS, NCO, ASOCIACIÓN,OFICINA REGIONAL>, que tienen los números SOS-Global <NÚMEROS DE CLIENTES>:

1) Verificar que la información contenida en el cierre anual de cuentas (balance y cálculo deresultados) esté completa y en regla, al menos en lo que se refiere a la cuenta de ingresos yegresos de la Asociación de Aldeas Infantiles SOS para el período que va del 01-01 al 31-12

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del ejercicio precedente, sobre la base de las normas y reglas de contabilidad del Manual deFinanzas de Aldeas Infantiles SOS.

2) Verificar que, en conformidad con las indicaciones del Manual de Finanzas de Aldeas InfantilesSOS, los movimientos de pagos y las operaciones bancarias, así como la gestión de loscomprobantes estén completos y en regla.

3) Verificación de que la contabilización de todos los ingresos de la Asociación Nacional esté en

regla y presentación de una relación clasificada de la procedencia de las donaciones y demássubsidios, de acuerdo con las clases de cuentas del plan de cuentas de SOS-KDI. En particular,deberá ser posible identificar, clara y precisamente, los ingresos procedentes de las AsociacionesPromotoras, es decir, indicando el nombre de la asociación respectiva, la fecha de ingreso y elimporte exacto.

4) Verificación del ingreso y el empleo de los dineros de padrinazgos y de los regalos de los

padrinos en dinero, así como verificación y documentación de las existencias totales de regalosde los padrinos en dinero que en el momento de la revisión se encuentren en cuentas separadas.Atención: las donaciones pequeñas que hayan sido transferidas junto con los dineros depadrinazgos o con los regalos de los padrinos en dinero, deberán ser asignadas, en lacontabilidad, a la cuenta de la Asociación Promotora correspondiente y deberán ser verificadasen esa cuenta.

5) Verificación y exposición de los gastos realizados en el año del informe, clasificados según las

diferentes instituciones (p. ej., Aldea Infantil SOS, institución juvenil SOS, etcétera), así comoverificación de que la contabilización de estos gastos esté en regla. Verificar que los fondosempleados durante el ejercicio han sido utilizados en conformidad con los estatutos, de acuerdocon los objetivos de la Asociación y de forma económica.

6) Explicación y documentación de traslados importantes a otras cuentas que hayan sido propuestos

por el auditor, pero que, posteriormente, no se efectuaron y que tampoco justificaron que seimpartiera un certificado de revisión negativo. (SUD: “summary of unadjusted differences”)

7) Comparación de los saldos finales de las cuentas bancarias de la contabilidad y de los extractos

de cuentas bancarias al 31-12 del ejercicio a ser auditado (inclusión de los extractos de cuentasbancarias al 31-12 del ejercicio), así como documentación y explicación de eventualesdiferencias.

8) Verificar si en las respectivas instituciones se llevan listas de inventario, y comprobar al azar que

las entradas y salidas hayan sido contabilizadas conforme a las reglas.→ véase el Cap. 3.2 “Listas de inventario”.

9) Examen y evaluación del sistema de control interno de la Asociación Nacional. De las fallas quese constaten y/o de las recomendaciones, se deberá dejar constancia por escrito en el informe delauditor.

Los auditores tienen el encargo de presentar un informe escrito del resultado de la auditoría que, agrandes rasgos, se dividirá en los siguientes puntos:

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A) resultado de la revisión;B) corta descripción de la orden de revisión;C) presentación del balance anual, o bien de la cuenta de ingresos y gastos;D) evaluación del sistema de control internoE) inclusión, como anexo, de las listas de saldos firmadas de todos los clientes “SOS-Global”revisados y del „Audit Standard" interno SOS-Kindedorf International.

Las listas de saldos revisadas constituyen la base de la consolidación mundial de ingresos yegresos de Aldeas Infantiles SOS. Se podrán presentar también de manera resumida.→ véase “Guidelines for SOS-Global”

El auditor deberá documentar, mediante una nota de confirmación, que el balance anual / la cuentade ingresos y egresos está en regla.

8.3.3 Facilitación de los datosLa persona o entidad que ha dado la orden de revisión se responsabiliza de que se permita la inspecciónde la documentación necesaria, de que se den explicaciones al auditor, así como de que el balanceanual o la cuenta de ingresos y egresos contengan la información íntegra. Esto lo deberá confirmarmediante un certificado de responsabilidad. La documentación necesaria comprende, en lo esencial:los comprobantes de caja y banco, facturas, contratos eventualmente concertados, así como losestatutos de la Asociación, las actas de las reuniones de la Junta Directiva y las resoluciones de laJunta Directiva.responsabilidad: la persona o entidad que da la orden de revisión → véase el Cap.8.3.2

8.3.4 Reunión finalLa persona o entidad que da la orden de revisión deberá controlar que el informe de auditoría que le hasido presentado por el auditor para su inspección esté completo y en regla y de acuerdo con loconvenido en la orden de revisión. Especialmente, deberá comprobar que el “Audit Standard”, laslistas de saldos confirmadas y la „management letter“ estén completos y en regla. La reunión final conel auditor, que tiene lugar inmediatamente después de la revisión contable, sirve para eliminar posiblesconfusiones o dudas y para comentar las propuestas de mejoras, así como, finalmente, para lapresentación, por parte de la persona o entidad que da la orden, de la declaración de conformidad conel informe de auditoría realizado. Si el director regional no es ya de todas maneras la persona o entidadque da la orden, en lo posible deberá estar presente él mismo, o un colaborador del departamento definanzas de la Oficina Regional, en esta reunión final.

En caso de que la persona o entidad que da la orden tenga que hacer alguna observación referente alos datos o a las informaciones expuestas en el informe de auditoría, deberá, en interés propio,presentar una toma de posición. Deberán mencionarse, asimismo, las medidas (de mejoras) que ya sehayan iniciado.

responsable: la persona o entidad que da la orden → véase el Cap.8.3.2

8.3.5 Remisión del informe de auditoría a la Oficina Regional(en caso de que no haya una Oficina Regional, véase el cap. 8.3.8.2)

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En tanto que el informe de auditoría haya sido realizado por orden de la Asociación Nacional, éstadeberá enviarlo, una vez que esté listo y haya sido comprobado por la persona o entidad que da laorden, a la Oficina Regional correspondiente junto con su toma de posición (→ véase el Cap. 8.3.4).Según se indicó en el Cap. 8.2.2, se deberá elaborar un ejemplar original para la Oficina Regional yotro para a la IO, respectivamente.

responsable: Asociación Nacional como la persona o entidad que da la orden

8.3.6 Control del informe de auditoría en la Oficina RegionalLos colaboradores de la Oficina Regional controlarán tanto los informes de auditoría provenientes delas Asociaciones Nacionales como los informes de auditoría de la misma Oficina Regional y de lascuentas SOS-KDI, de acuerdo con los siguientes criterios: • existencia de un certificado de revisión ilimitado / limitado / negativo;• documentación completa (informe de revisión, con el desglose general mencionado en el Punto

8.3.2);• comprobación, cotejando con las cifras del balance anual de cuentas (las diferencias que no se

encuentren completamente justificadas deberán ser aclaradas con la Asociación Nacional);• comprobación, cotejando con las cifras del presupuesto del ejercicio correspondiente que va del

01-01 al 31-12;• mención de casos particulares / recomendaciones respecto al sistema de control interno

(„management letter“);• comparación de los saldos de banco y de caja que figuran en el informe de auditoría con los saldos

finales de la contabilidad, o bien con los extractos de banco correspondientes (se han de aclarareventuales diferencias);

• rellenar la lista de control „Audit Checklist” → véase el FinMan II (A/CHL)

El Director Regional tomará posición por escrito sobre cada informe de revisión (→ véase “AuditChecklist”, punto 9).

responsable: director regional, colaboradores de la Oficina Regional

8.3.7 Catálogo de medidasÉste será de importancia sólo en el caso de que el certificado de revisión contenga reservas osea negativo, o bien en el caso de que se hayan hecho en él observaciones significativas.

En el caso de que el certificado de revisión contenga reservas o sea negativo, o bien que se hayanhecho observaciones significativas y/o recomendaciones, el director regional deberá elaborar y llevar ala práctica un plan de contramedidas (= catálogo de medidas), teniendo en cuenta lasrecomendaciones y las anotaciones que se hayan hecho. Se informará al FIN por escrito sobre estecatálogo de medidas y sobre el plan para la realización de las mismas.

responsable: el director regional

8.3.8 Remisión del informe de auditoría al FIN

8.3.8.1 En caso de haya una Oficina RegionalLos colaboradores de la Oficina Regional remiten al FIN el informe de auditoría una vez que hayanefectuado la comprobación arriba indicada, incluyendo el “Audit Standard”, las listas de saldos

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revisadas, la „management letter“, la lista de control de auditoría “Audit Checklist” y la toma deposición del director regional. (→ véase Audit Checklist, punto 9).En el caso de que el certificado de revisión sea limitado o negativo, se completará el informe deauditoría añadiéndole el catálogo de medidas del director regional junto con el programa de aplicaciónde las mismas (→ véase Cap. 8.3.7).En el caso de que el FIN tenga eventualmente preguntas respecto al informe de auditoría, loscolaboradores de la Oficina Regional le darán las correspondientes explicaciones.

responsable.: director regional, colaboradores de la Oficina Regional.

8.3.8.2 En caso de que no haya una Oficina RegionalLa Asociación Nacional remitirá el informe de auditoría al FIN, tras su comprobación, incluyendo el“Audit Standard”, las listas de saldos comprobadas, la „management letter“ y una toma de posiciónpropia.En el caso de que el FIN tenga eventualmente preguntas respecto al informe de auditoría, loscolaboradores de la Asociación Nacional (NCO) le darán las correspondientes explicaciones.

responsable.: Asociación Nacional.

Dado que a menudo se envían al FIN documentos del informe de auditoría que no han sido firmados, esmenester señalar en esta oportunidad que el informe de auditoría, el “Audit Standard” y las listas desaldos revisadas tienen que estar firmadas por el auditor.

8.3.9 Tratamiento de los informes de auditoría por el FINLa IO responde ante las Asociaciones Promotoras y ante los auditores de éstas. La IO debe estar encondiciones de poder dar explicaciones sobre la totalidad de los proyectos y de los informes deauditoría y, dentro de sus posibilidades, deberá cuidar de que se hallen a disposición los informes deauditoría de todas las instituciones.

En el FIN se registran todos los informes de auditoría y se archivan los originales, de forma que estén,en todo momento, a disposición de las Asociaciones Promotoras interesadas. El FIN transmite lasinformaciones necesarias al secretario general e informa correspondientemente a las AsociacionesPromotoras.

responsable.: FIN

8.4 Informe de auditoría de las cuentas SOS-KDILa revisión de las cuentas SOS-KDI está reglamentada, en lo esencial, por el “formulario para elcontrol de cuentas de banco de SOS-Kinderdorf International para mantenimiento y construcciones”,que ha sido elaborado especialmente para este fin. → véase el FinMan II.

Se le encargará al revisor de cuentas, además, que haga un registro de las firmas autorizadas paratodas las cuentas SOS-KDI y que adjunte este registro al formulario de control arriba mencionado.

responsable: la persona o entidad que da la orden de revisión (generalmente el director regional)→ véase Cap. 8.3.2.

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8.5 Informe de auditoría de la Oficina RegionalPara la Oficina Regional valen los mismos principios de control que para el mantenimiento de la NA.En el Audit Standard, sin embargo, se han de cumplimentar solamente aquellos puntos que atañen a laRO.

8.6 Informe de auditoría de construcciónEn lo esencial, para el informe de auditoría de construcción vale lo mismo que para el informe deauditoría de mantenimiento en lo que se refiere al otorgamiento de la orden de revisión, la presentacióny facilitación de datos, la reunión final, el control y el envío del informe. Las particularidades delinforme de auditoría de construcción se especificarán a continuación.

El informe de auditoría de construcción se deberá elaborar cuando ya haya sido cerrado el proyecto deconstrucción a ser auditado en el “cliente construcción Global” correspondiente. Sin embargo, el FINse reserva el derecho de exigir en casos especiales un informe provisional de construcción (p. ej., encaso de que se trate de una liquidación especialmente compleja, o en el caso de que el plazo deconclusión de la obra sea excepcionalmente largo). Si en el curso de la revisión de cuentas que se realiza anualmente, fuera necesario controlar asimismolos proyectos de construcción, los auditores deberán elaborar, adicionalmente, una vez terminado elproyecto de construcción, un así llamado “Informe de auditoría de cobertura” referido a todo el períodode obras, desde el comienzo hasta la terminación del proyecto de construcción, en tanto que el períodode obras sobrepase el ejercicio que va del 1 de enero al 31 de diciembre.La orden de revisión para el informe anual de auditoría tendrá que ser completada luego incluyendoaquellos puntos que aparecen en el siguiente ejemplo 8.6.1 y que difieren de la orden de revisión para elinforme de auditoría sobre mantenimiento.

8.6.1 Otorgamiento de la orden de ejecución de un informe de auditoría de construcciónEl contrato para la realización del informe de auditoría de construcción deberá, a diferencia del informede auditoría de mantenimiento, estar diseñado de la siguiente manera:

ORDEN DE REVISIÓN DE LAS OBRAS DE CONSTRUCCIÓN

La junta directiva o bien la gerencia de <NOMBRE DE LA ASOCIACIÓN> da la orden a laempresa auditora independiente <NOMBRE DEL AUDITOR> para que realice las siguientesrevisiones sobre el proyecto de construcción <NOMBRE DEL PROYECTO CONSTRUCCIÓN>:

1) Verificar que las cuentas de ingresos y egresos del proyecto de construcción<NOMBRE> esténcompletas y en regla en lo que se refiere al período completo de las obras de construcción, esdecir desde el <FECHA DE LA PRIMERA CONTABILIZACIÓN EFECTUADA PARAESTE PROYECTO EN EL “CLIENTE CONSTRUCCIÓN” > hasta el <FECHA DECIERRE EN EL “CLIENTE CONSTRUCCIÓN” >, en base a las normas y reglas contablesdel Manual de Finanzas de Aldeas Infantiles SOS.

2) Verificar que las operaciones de pagos y las operaciones bancarias, así como la gestión de los

comprobantes relacionadas con el proyecto de construcción estén completas y en regla, en basea las indicaciones del Manual de Finanzas de Aldeas Infantiles SOS.

3) Verificación de que la contabilización de todas los ingresos de la Asociación Nacional esté en

regla, y presentación de una relación clasificada de la procedencia de las donaciones y demás

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subsidios, de acuerdo con las clases de cuentas del plan de cuentas de SOS-KDI. En particular,deberá ser posible identificar, clara y precisamente, los ingresos procedentes de las AsociacionesPromotoras, es decir, indicando el nombre de la asociación respectiva, la fecha de ingreso y elimporte exacto.

4) Verificación y presentación de todas las transferencias de una cuenta existente eventualmente en

moneda fuerte (en dólares estadounidenses o en marcos alemanes) a la cuenta en moneda local,indicando el importe, la fecha y la tasa de cambio.

5) Verificación y presentación de los egresos efectuados durante todo el período de construcción,

clasificados según los números de cuenta 4100 al 4400 del sistema de cuentas de SOS-KDI, asícomo verificación de que su contabilización esté en regla. Verificación de que los fondos han sidoempleados según los criterios de rentabilidad y de acuerdo con las disposiciones contractuales

6) Explicación y documentación de traslados importantes a otras cuentas que hayan sido propuestos

por el auditor, pero que, posteriormente, no se efectuaron y que tampoco justificaron que seimpartiera un certificado de revisión negativo. (SUD: “summary of unadjusted differences”)

7) Verificación y documentación de la composición de un posible saldo inicial de la cuenta o de las

cuentas de construcción al inicio de la construcción. El informe de auditoría deberá, además,probar que los fondos destinados a ese proyecto de construcción han sido empleados en sutotalidad, o bien deberá indicar el importe de un eventual saldo restante. En caso de haber unsaldo restante, deberá quedar documentado en cuáles cuentas se encuentra el mismo.

8) Verificación y documentación de posibles diferencias entre los saldos finales de las cuentas

bancarias en la contabilidad y los extractos bancarios al cerrarse el proyecto en el “clienteconstrucción” (adjuntar los extractos bancarios de las fechas correspondientes).

9) Examen y evaluación del sistema de control interno de la Asociación Nacional en el sector de

construcción. De las fallas que se constaten y/o de las recomendaciones, se deberá dejarconstancia por escrito en el informe del auditor.

Los auditores tienen el encargo de presentar un informe escrito del resultado de la auditoría que, agrandes rasgos, se dividirá en los siguientes puntos:

A) resultado de la revisión;B) corta descripción de la orden de revisión;C) presentación de los ingresos y gastos del proyecto a ser auditado;D)evaluación del sistema de control interno;E) inclusión, como anexo, de las listas de saldos firmadas de todos los clientes “SOS-Global”

revisados y del „Audit Standard para Proyectos de Construcción" interno de SOS-Kinderdorf International para proyectos de construcción.

El auditor deberá documentar, mediante una nota de confirmación, que el informe de auditoría deconstrucción está en regla.

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responsable: la persona o entidad que da la orden de revisión, de manera análoga al informe deauditoría para el mantenimiento → véase el Cap. 8.3.2

8.6.2 Tratamiento de las „Gastos de mantenimiento durante el proceso de construcción"(en el informe de auditoría de construcción y en el de mantenimiento)Para la explicación del término → véase el Cap. 5.11.4 “Gastos de mantenimiento durante el procesode construcción"

En aquellas asociaciones o países en que ya antes de la conclusión del proyecto de construcción a serauditado se emita un informe anual de auditoría para el mantenimiento, se deberán incluir en el mismolos „gastos de mantenimiento durante el proceso de construcción".

No obstante, se deberá prestar atención a que en el informe de auditoría de construcción que deberáser elaborado más tarde, se incluya el siguiente apéndice: Los gastos de mantenimiento de esteproyecto durante la fase de construcción ascendieron a <importe> <moneda>, de acuerdo al informede auditoría de mantenimiento de los años 199..., 200..., etcétera.

Si una asociación o país no elabora informes corrientes de auditoría de mantenimiento, debido a que enel caso del proyecto de construcción se trata, por ejemplo, del primer proyecto, los gastos demantenimiento surgidos durante el proceso de construcción se deberán registrar primero en el informede auditoría de obras de construcción y no anualmente en un informe de auditoría de mantenimiento.

responsable : la persona o entidad que da la orden de revisión, de manera análoga al informe deauditoría de mantenimiento → véase el Cap. 8.3.2

8.6.3 Facilitación de los datos para el informe de auditoría de construcción

De manera análoga al informe de auditoría de mantenimiento, la persona o entidad que da la orden derevisión es responsable de que se permita la inspección de la documentación necesaria y de darexplicaciones al auditor.

( → véase el Cap. 8.3.3). Al auditor se le deberá hacer entrega, sobre todo, de las facturas del maestrode obras, de las minutas de honorarios y de los contratos de construcción concertados.

responsable : la persona o entidad que da la orden de revisión, de manera análoga al informe deauditoría de mantenimiento → véase el Cap. 8.3.2

9 SOS-GLOBAL

El programa contable SOS-Global es un programa ajustado a SOS-Kinderdorf International y a susnecesidades, el cual ha sido introducido, entre tanto, en todos los continentes. Con la puesta en prácticade este programa en todas las Asociaciones Nacionales, se ha podido corresponder a la necesidad decontar con un sistema de información estandarizado, como base para la gestión de control dentro deuna organización que lleva a cabo actividades en todo el mundo.

El sistema de información de “SOS-Global” se basa en unidades contables en forma de los así llamados“clientes”.

Recomendamos el establecimiento de “clientes de prueba” en cada país. Con estos clientes se podráensayar la contabilización de procesos que eventualmente no estén muy claros, antes de efectuar losverdaderos asientos en las unidades contables.

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En la SOS Intranet encontrará usted, bajo “Documents / Finance”, el manual para los usuarios de“SOS-Global”: “Guidelines for SOS-Global”, que se podrá anexar a este manual.

10 APORTES DE LOS SOCIOS A SOS-KDI

1) ¿Quién está obligado a pagar una cuota anual de socio? De acuerdo con los estatutos de SOS-Kinderdorf International, punto 4.3, todos los socios ordinarios

están obligados a pagar una cuota anual. 2) ¿Cómo se calcula la cuota de socio? a) De un tanto por mil de los ingresos de las donaciones del país destinadas a fines específicos

dentro del país, excluyendo los ingresos por concepto de transferencias de miembros de laAsociación o de subsidios estatales,más

b) un porcentaje de las donaciones destinadas al extranjero. El Senado Internacional fija el tanto por ciento y el tanto por mil, así como una cuota mínima. La

base de cálculo es la cuenta de ganancias y pérdidas (el informe de auditoría) del año precedente.

• La tasa actual para el punto a) es de 1 por mil. (1999)• La tasa actual para el punto b) es del 3 por ciento. (1999)• El aporte mínimo actual asciende a 1.000 dólares estadounidenses. (1999) 3) ¿Hasta cuándo tiene que haberse pagado cuota mínima anual? La cuota de socio deberá transferirse, sin previa solicitud, dentro del primer semestre (hasta el 30-

06) a la cuenta indicada por SOS-KDI. En caso de que la cuota de socio supere la cuota mínima, sedeberá presentar una explicación de la base del cálculo correspondiente.

SOS-KDI acusa recibo de cada cuota de socio por escrito.

4) ¿Cómo se puede abonar la cuota de socio?• Por medio de una transferencia a la cuenta indicada por SOS-KDI• Por medio del envío de un cheque a SOS-KDI

5) ¿Dónde se contabiliza la cuota de socio?

En la cuenta de gastos No. 7878 prevista para ello, “Membership Fee SOS-KDI”, de acuerdo conel plan de cuentas de SOS-Kinderdorf International.Esta contabilización se hace, por regla general, en el “cliente asociación” de la Asociación Nacional.