Manual de configuración de Outlook 2007

7/23/2019 Manual de configuración de Outlook 2007

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Manual de configuración de Outlook 2007

ÍNDICE

1. ARRANCANDO OUTLOOK 2007 POR PRIMERA VEZ

2. ARRANCANDO OUTLOOK 2007 POR N-ÉSIMA VEZ

2.1 MODIFICANDO UNA CUENTA EXISTENTE

3. AÑADIENDO LA CUENTA DE CORREO UC3M

4. OPCIONES ADICIONALES

5. ASPECTO DE OUTLOOK UNA VEZ CONFIGURADA LA CUENTA

6. ADMINISTRAR CARPETAS

7. CREACIÓN DE REGLAS O FILTROS

8. PURGAR MENSAJES

9. CORREOS ELECTRÓNICOS CON COPIA OCULTA

10. BÚSQUEDA DE PERSONAS EN LDAP

10.1 CONFIGURACIÓN DE LDAP

10.2 BÚSQUEDA DE PERSONAS EN LDAP

1. ARRANCANDO OUTLOOK 2007 POR PRIMERA VEZ

Si es la primera vez que abre el programa Microsotf Outlook 2007 este apartado le interesa. Si

no, salte a al apartado 2.

Outlook es un gestor de correo electrónico bajo la licencia de Microsoft (existen otros),

especialmente pensado para facilitar la organización de nuestras cuentas de correo, redacción de

emails, contactos, etc.

La primera vez que ejecutamos el Outlook 2007 somos recibidos por el asistente de configuración

de cuentas, que nos facilitará la configuración de la cuenta guiándonos paso a paso.

http://sdi.uc3m.es/sistemas/documentacion/tutoriales/outlook%2007/Configuracion%20Outlook%202007.html#1



































Pulsamos Siguiente y veremos la siguiente pantalla.



Seleccionamos la opción Sí, pulsamos Siguiente.

Para continuar el tutorial pase al apartado 3.

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2. ARRANCANDO OUTLOOK 2007 POR N-ÉSIMA VEZ

Como el asistente de cuentas sólo aparece la primera vez que abrimos Outlook, este apartado

está orientado para los usuarios que ya tienen alguna cuenta configurada o que por algún

motivo, sencillamente no les salte el asistente.

Lo primero que debemos hacer es acceder al menú de Herramientas y entrar en la opción de

Configuración de la cuenta, como se muestra a continuación.







En la siguiente ventana si es una cuenta nueva pulsamos en Nuevo, en la pestaña de Correo

electrónico, como muestra la imagen.

Si deseamos modificar una cuenta existente vaya al punto 2.1





En la siguiente ventana seleccionamos la primera opción Microsoft Exchange, POP3, IMAP o

HTTP y pulsamos en Siguiente, como muestra la imagen.



Para continuar el tutorial pase al apartado 3.

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2.1. MODIFICANDO UNA CUENTA EXISTENTE

Si ya tiene una cuenta configurada puede editarla haciendo lo siguiente: pulse en Herramientas,

Configuración de la cuenta. Se le mostrará la siguiente ventana:







Haga doble clic sobre la cuenta imap.uc3m.es. Se le mostrará una ventana similiar en la que

podrá modificar los datos de acceso:



Cuando termine de introducir los nuevos datos pulse Siguiente y después Finalizar en la

anterior ventana, con lo que habrá terminado el proceso de modificación. Si tiene dudas sobre

qué escribir en cada campo puede consultar el siguiente punto en el que se explica cómo

rellenar dicho formulario.

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3. AÑADIENDO LA CUENTA DE CORREO UC3M

Tanto si ha seguido el tutorial desde el apartado 1 como desde el apartado 2, la ejecución delgestor de cuentas de Outlook 2007 convergerá en este punto.

En la siguiente ventana tendremos que seleccionar la opción Configurar manualmente... y

pulsar en Siguiente, como muestra la imagen.












En la siguiente ventana tendremos que elegir el servicio Correo electrónico de Internet y

pulsar en Siguiente, como muestra la imagen.



La siguiente ventana requiere un poco más de atención. En este formulario residen los datos de

configuración de la cuenta que estamos agregando.

La siguiente imagen ilustra un ejemplo de configuración para mi cuenta, por lo que para su

cuenta deberá de realizar algunos cambios, ya que lo único que tendrán en común será el

apartado "Información del servidor".



Empecemos con la "Información sobre el usuario":

• Su nombre: en este campo escriba el nombre con el que quiere que se reciban sus correos.

• Dirección de correo electrónico: en este apartado escriba su dirección de correo de la

universidad, es decir, la que acaba en "uc3m.es"

El apartado de "Información del servidor" lo dejamos como aparece en la imagen anterior ya que

será común para todas las cuentas del dominio de la universidad.

Respecto a la "Información de inicio de sesión":

• Nombre de usuario: en este campo escriba lo que aparece delante de la @ en su dirección de

correo electrónico.

• Contraseña: si usted lo desea puede hacer que Outlook recuerde su contraseña y no tenga

que escribirla cada vez que abra el programa. Para ello marque la casilla "Recordar contraseña" y



escriba en el campo "Contraseña" su contraseña, la cual aparecerá en la pantalla oculta para mayor

seguridad.

A continuación pulse en el botón Más configuraciones.

En la pestaña Servidor de salida marcamos la casilla Mi servidor de salida (SMTP) requiere

autenticación y la primera opción Utilizar la misma configuración que mi servidor de

correo de entrada, como ilustra la siguiente imagen.

A continuación nos movemos a la pestaña Avanzadas de la misma ventana y lo configuramos

exactamente igual que se muestra en la siguiente imagen.



Seguidamente pulsamos Aceptar y Siguiente en la anterior ventana, con lo que se nos abrirá

una ventana notificando que ya hemos terminado de configurar nuestra cuenta como la que

muestra la siguiente imagen.



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4. OPCIONES ADICIONALES

Es posible que al terminar de configurar la cuenta nos pregunte si queremos habilitar

características de búsqueda instantánea.





Como está fuera de los límites de este tutorial marcaremos la opción No volver a mostrar este

mensaje y pulsaremos el botón de No. No obstante existe una web de Microsoft que nos explica

para que sirve esta opción, por si nos interesara.

A su vez, también es posible que nos pregunte si queremos sincronizar Outlook con listas de

fuentes RSS, igualmente pulsaremos el botón de No.

Y con esto ya estaremos en la pantalla inicial de Outlook 2007 y con nuestro correo configurado.

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5. ASPECTO DE OUTLOOK UNA VEZ CONFIGURADA LA CUENTA

Una vez configurada la cuenta se nos presenta una pantalla como la que ilustra la imagen.

http://office.microsoft.com/es-es/outlook/HA012305853082.aspx








En la lista de carpetas de correo vemos como se a añadido abajo la cuenta de la universidad.

Si hacemos dobleclick en ella o pinchamos en el símbolo '+' se desplegará y podremos acceder a

la bandeja de entrada del correo como muestra la siguiente imagen.



A continuación se mostrarán los correos que tenemos en la bandeja de entrada (columna central)

y si pinchamos en un mensaje se nos previsualizará (columna derecha). Podemos abrir el

mensaje en una ventana a parte haciendo dobleclick en la entrada del mensaje de la columna

central.

Existen tres tipos de vistas:

1. Panel de lectura a la derecha: la actual, por columnas.

2. Panel de lectura inferior, que es la que usaremos para el tutorial por comodidad.

3. Panel de lectura desactivado, no habrá ventana de previsualización del contenido del

mensaje.



Para cambiar la vista seleccionamos en el menú Ver, después Panel de lectura y por último,

Inferior, como se muestra a continuación.

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6. ADMINISTRAR CARPETAS

Para organizar mejor nuestros correos electrónicos es conveniente el uso de carpetas. Por

ejemplo, si somos profesor de dos asignaturas podamos tener una carpeta llamada "Asignatura

X" y otra carpeta "Asignatura Y" para guardar sus correos correspondientes y que no se mezclen.

Para crear una carpeta, nos ubicamos en la bandeja de entrada del correo de la universidad (note

que debe distinguir entre la bandeja de entrada local de Outlook y la bandeja de entrada de su

correo de la universidad de Outlook), pulsamos el botón derecho y después clickeamos en Nueva

carpeta, como muestra la siguiente imagen.





A continuación nos aparecerá una pantalla en la que escribiremos el nombre de nuestra carpeta,

por ejemplo "Prueba". Después seleccionaremos donde la queremos crear y por último pulsamos

Aceptar, como muestra la siguiente imagen.



Ahora, nuestra bandeja de entrada del correo de la universidad tendrá una carpeta nueva

llamada "Prueba" y podremos mover o copiar a ella los mensaje que nos interesen.

La estructura de carpetas es muy parecida a la del explorador de Windows, así que también nos

permite crear una carpeta dentro de otra y hacer un árbol de carpetas.

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7. CREACIÓN DE REGLAS O FILTROS

Como mover los mensajes que nos llegan todos los días al correo a las carpetas que nos

interesan puede ser muy tedioso, sobre todo si recibimos muchos correos y tenemos muchas

carpetas, nos va a interesar automatizar este proceso todo lo que sea posible. Gracias a las

reglas, podemos crear un mecanismo que lo haga por nosotros.

Para crear una regla, vamos a la bandeja de entrada de mensajes de la universidad y hacemos

click con el botón derecho sobre el correo que queremos crear una regla y seleccionamos la

opción Crear regla, como muestra la imagen.



A continuación se abrirá la siguiente ventana:

La ventana se divide en dos partes: la condición que tiene que cumplir el correo electrónico y la

acción que queremos realizar en caso de cumplirse la condición. Debemos de señalar las opciones

que nos interesen para esta regla.

En caso de cumplir alguna de las siguientes condiciones:

- Todos los correos que vengan de cierta persona.

- El asunto contenga el texto que escribamos (en la imagen es "RRNN: salida de

test" pero puede ser lo que queramos).

- Correo destinado a cierta dirección. Esto se utiliza cuando tenemos varias

cuentas configuradas en el Outlook, por lo que somos varios destinatarios.

Podemos realizar las siguientes acciones:

- Mostrar una ventana de alerta.

- Reproducir un sonido.

- Mover el correo electrónico a una determinada carpeta (esta opción es la que

más nos interesa). Tendremos que clickear en Seleccionar carpeta, elegir la

carpeta donde queremos que se muevan los correos que cumplan la condición de

la regla y pulsar Aceptar. Note que si mueve los correos a la una carpeta local

de Outlook en vez de a una carpeta de su cuenta de la universidad (la que

creamos antes llamada "Prueba", por ejemplo) los correos directamente pasarán

a su ordenador borrándose de su correo de la universidad, por lo que no podrá

acceder a ellos desde otro lugar. Como ésto no es lo que deseamos, le

indicaremos una carpeta que esté dentro del correo de la universidad como

muestra la siguiente imagen.



En la ventana de Crear Regla tenemos un botón de Opciones avanzadas, es sistema es

parecido al explicado pero con mayor número de condiciones y acciones.

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8. PURGAR MENSAJES

En Outlook 2007 para las cuentas de correo IMAP el borrado de mensajes se realiza

obligatoriamente por purgado, es decir, que cuando queremos eliminar un mensaje nos lo tachamarcándolo como "listo para borrar" sin llegar a borrarlo ni moverlo a la papelera, por lo que

sigue ahí ocupando espacio. Ésto puede llegar a saturar la cuenta por lo que tendremos que

"purgar" las carpetas, o lo que es lo mismo, borrar los mensajes tachados.

Para marcar un mensaje como "listo para borrar" lo que tenemos que hacer es clickear en él con

el botón derecho y seleccionar Eliminar, como se muestra a continuación.





El correo ahora cambia al estado "listo para borrar", lo seguimos viendo porque sigue ahí, pero

con la diferencia de que aparece tachado.

Este proceso es reversible, es decir, que si se diera el caso, podríamos desmarcarlo para que no

se borrase al purgarlo. Para lograrlo tenemos que clickear el mensaje con el botón derecho y

seleccionar Recuperar, como vemos a continuación.



Por lo que nuestro correo dejaría de estar tachado como al principio y ya no se borraría.

Una vez que tenemos marcados para borrar algunos correos y queremos borrarlos

definitivamente (purgarlos) y liberar espacio en nuestra cuenta tenemos que seleccionar del

menú la opción Edición, después Purgar y por último Purgar los elementos marcados en el

correo de la universidad. Si tenemos múltiples cuentas podemos purgar todas a las cuentas a la

vez con la siguiente opción.



Nos aparecerá una ventana para que confirmemos que queremos borrar los mensajes marcados

de manera permanente.

Clickeamos en el botón Sí y aparecerá una ventana de sincronización con el servidor, ya que los

va a borrar de ahí. Pasados unos segundos habrá terminado la transacción y los correos

marcados para ser borrados habrán desaparecido.



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9. CORREOS ELECTRÓNICOS CON COPIA OCULTA

En ocasiones, tal vez desearía mandar un correo electrónico a más de un destinatario pero sin

que los destinatarios sepan que hay otras personas recibiendo el mismo mensaje. Esta es la

funcionalidad del campo CCO de un mensaje de correo electrónico.

Para ocultar las direcciones de correo electrónico de otros destinatarios siga los siguientes pasos:

1. En el menú Archivo, seleccione Nuevo y haga clic en Mensaje de correo.

2. En el mensaje, en la pestaña Opciones, en el grupo Campos, haga clic en Mostrar CCO.

3. En el campo CCO, escriba las direcciones de los destinatarios.

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10. LDAP

Configurando la libreta de direcciones con LDAP podremos buscar nombres y direcciones de

correo electrónico de la universidad.

10.1. CONFIGURACIÓN DE LDAP

Para configurar el servicio debe seguir los siguientes pasos:

1. Pulse en el menú sobre Herramientas y después en Configuración de

cuenta.

2. Vaya hasta la pestaña de la derecha, llamada Libretas de direcciones.







3. Pulse Nuevo.

4. Elija la opción Servicio de directorio de Internet (LDAP) y pulse en

Siguiente.

5. En Nombre del servidor escriba ldap.uc3m.es .



6. Pulse Más configuraciones.

7. En la pestaña Conexión, en el campo Nombre para mostrar, escriba LDAP

UC3M . El resto déjelo como está.





11. Pulse Finalizar.

12. Reinicie el programa Outlook 2007 para que cargue el nuevo directorio

LDAP.

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10.2. BÚSQUEDA DE PERSONAS EN LDAP

Una vez tengamos el directorio LDAP de la universidad configurado estaremos listos para usarlo.

Cuando estemos componiendo un correo seleccionamos Libreta de direcciones.





Nos aparecerá una ventana nueva en la que tendremos que elegir la libreta de direcciones que

creamos antes llamada LDAP UC3M.



Ahora, en el campo Buscar podemos escribir la persona que queremos buscar. Puede ser un

nombre, un apellido, un correo electrónico, etc. Por ejemplo buscamos por el apellido "Arias" y

clickeamos en Ir. El resultado que arroja la búsqueda es el siguiente:



Marcamos la persona que nos interesa y después pulsamos en Para->, CC-> o CCO->, lo que

más nos interese.

Si es un correo destinado a varias personas podemos repetir el proceso las veces que

necesitemos.

Cuando hayamos terminado de agregar a las personas pulsamos Aceptar y volveremos a la

ventana de la composición del correo electrónico con las direcciones de las personas que

buscamos.

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