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Sistema de Contabilidad IntegralINSTALACION:
REQUERIMIENTOS DEL EQUIPO:
Procesador 386 o superior. Minimo 8 Mb de memoria RAM Coprocesador matematico Disco duro con 13 Mb minimo de espacio libre para el programa,
mas el espacio para sus datos. Drive de 3 ½ HD( High density) Mouse para interactuar con el sistema. Impresora.
PROCEDIMIENTO DE INSTALACION:
Ingresa a WINDOWS Insertar disco No. 1 de instalación Seleccionar Start(Inicio), y elige find or run (ejecutar) En la linea de comando teclea: A: instalar.exe or a: install Has click dos veces.
El sistema despliega una pantalla de bienvenida y en seguida otra donde se preguntara por el tipo de instalación. Si se piensa operar sin conexión con la red deberás elegir INSTALACION AUTOMATICA(Completa).
Los archivos del programa serán instalados en_____________. Una vez concluida la selección avanza con el botón siguiente (next).
Inserta los diskettes cuando el sistema te lo pida. Una vez concluida la instalación Windows creará el grupo de programas correspondientes a ASPEL-COI y el icono que ejecutará el programa.
INGRESA AL SISTEMA
Ejecutar el programa COI.EXE a través de su icono en el grupo de programas donde se haya instalado.
NOTA: La clave de acceso deberás de definirla para la UTM y para la alcaldía. Aunque la alcaldía no la vaya a usar por el momento. La clave de acceso se te dará el día que la vayas a recoger a las oficinas de INIFOM, con sus respectivos diskettes. También pobras estipular las operaciones a la que tendrán acceso los operadores autorizados.
En seguida deberás abrir la empresa. Como es la primera vez que entras al sistema oprime en la clave de acceso F8 y en seguida oprime el botón aceptar. Una vez que estas dentro del programa procede a dar de alta a la UTM y a la ALCALDIA
El proceso de "Dar de alta" sirve para que le indiques al sistema datos fundamentales de la alcaldia & UTM. Al llevar a cabo este proceso el nombre de esta municipalidad aparecerá en los reportes y documentos que se emitan y se prodrá hacer un conteo preciso de la información contable y financiera.
NOTA: Cuando entras al sistema con la clave ASPEL1 y enter ó con la tecla F8 , el sistema automáticamente trabaja la EMPRESA INVALIDA…..Esta es una empresa ficticia en la cual puedes capturar toda la información de tu Alcaldía; lo que tendrás que hacer es cambiar desde el principio este nombre por el de la UTM y la Alcaldia . Ejemplo: Alcaldia de Quetzalguaque…
Antes que nada:
Consulta con el alcalde y el coordinador de la UTM quienes serán los usuarios del Programa.
Da de alta la UTM & Alcaldia en tu sistema Registra la clave maestra de acceso al sistema.
RUTA DE ACCESO:
Menu Configuracion Opción Datos de la Empresa (alcaldía & UTM)/ Botón Números de serie/ botón altas O con el icono que tiene una empresa y despues el botón números de serie/ Botón altas.DA DE ALTA LA UTM & ALCALDIA
Menú configuración, opción datos de la UTM & ALCALDIA /Botón Altas. O desde la barra de herramientas, con el icono que tiene una pequeña empresa y despues el botón Altas.
BASE DE DATOS:
Campo Tipo Long Observaciones No. de empresa Numérico 2
Este No. es asignado consecutivamente por el sistema y no puede ser modificado. No. de serie Alfanumérico 12
No puede ser modificado; únicamente podrás ingresar nuevos No. de serie cuando hayas comprado otro paquete. Razón social Alfanumérico 56
Nombre de la Municipalidad y la UTM. Clave de alta Alfanumérico 6
Se explicará más adelante Dirección Alfanumérico 30
Ubicación Población Alfanumérico 30 R.F.C/ RUC Alfanumérico 30
Este será impreso en diversos reportes
Clave maestra Alfanumérico 6 Se explica más adelante
REGISTRAR CLAVE MAESTRA DE ACCESO AL SISTEMA
Menú utilerias/Datos de la Alcaldia o UTM – Altas.La clave mestra es la clave de acceso principal que debe ser conocida sólo por la persona encargada de la administración del sistema. Esta persona tendrá acceso a todas las funciones contables , administrativas y que requierean mantenerse inactivas.
SELECCIONA LOS PARÁMETROS DEL SISTEMA
Ruta de acceso:
a) Menú Configuración, opción Parámetros del sistema
Los parámetros del sistema son las modalidades que pueden modificar para una operación más adecuada a tus necesidades
NOTA: Estos parámetros afectan directamente a la constitución y funcionamiento de los catálogos de Cuentas, Pólizas y Catálogo de Monedas. Es decir que, cualquier modificación, repercutirá directamente en los resultados de tu contabilidad.Filtrar
Sirve para seleccionar la información de catálogos y mostrar sólo aquella que cumpla con los criterios que establezcas. Es útil para extraer información específica, la cual aparecerá en la ventana de consulta para que puedas imprimirla o graficarla.
Campos generales del filtrado
Campo Tipo Long Observaciones
Desde Alfanumérico Variable Indica el número del primer registro que deseas que aparezca
en el filtrado.
Hasta Alfanumérico Variable Indica el último número del registro que deseas que aparezca
en el listado. Si no escribes en este campo, el sistema entenderá que
realizará la selección hasta el último registro del catálogo.
Ejemplo
La primera ventana presenta una porción del catálogo de cuentas estándar (que te ofrece el sistema) y la segunda muestra la ventana de filtrado correspondiente (la cual aparece al oprimir la tecla de función F5 o elegir el botón debido).
En los campos Desde / Hasta puedes solicitar que el sistema presente un rango de cuentas, por ejemplo, únicamente de la cuenta 1110-00-0000 a la 1310-01-000. De esta manera, al oprimir Aceptar, el sistema mostrará todos los registros que van desde la primera hasta la última cuenta.
No es necesario que definas todos los campos para obtener un filtrado, pero entre más datos especifiques, el filtrado será más selectivo. Puedes filtrar la información de un catálogo más de una vez.
Esta opción estará disponible para los siguientes catálogos:
Catálogo de cuentas
Catálogo de pólizas
Catálogo de activos
Rangos de cuentas
CONTROL DE ARCHIVOS
Recurre a este proceso cuando por algún problema ocurra una interrupción eléctrica en tu computadora o ésta reciba algún daño y adviertas que la información de tus catálogos no aparece o se encuentra desordenada.
Este proceso te ayudará a saber en qué condiciones se encuentran tus bases de datos, si hubo algún daño considerable en alguno de tus archivos y si puedes recuperarlos y en qué porcentaje.
NOTA: Sin embargo, la mejor manera de evitarte problemas es respaldando tu información periódicamente. El sistema también te permite reinstalar los archivos de respaldo para que, cuando menos, cuentes con información reciente y sea menos grave la posible recaptura.
RESPALDO DE ARCHIVO:
Generación de un respaldo:
Menú Utilerías, opción Respaldo de archivos / Generación del respaldo o desde la barra de herramientas.
Esta opción sirve para copiar tus archivos de trabajo a otros dispositivos, como un disquete en la unidad A: o B: de tu computadora, o al mismo disco duro, en otro directorio. Esta operación te permite contar con un antecedente de todos los movimientos que se efectuaron para que, en caso de que algún archivo se dañe definitivamente, puedas restablecerlo en tu disco de trabajo.Procedimiento:
Anota los campos que te pide esta ventana en su parte superior, sin olvidar el nombre que llevará tu respaldo. Adiciona aquellos archivos que deseas respaldar, pasándolos al lado derecho con el botón Agregar. Oprime el botón Respaldo para que tu información quede grabada.Campos de la ventana de captura
Campo Tipo # Caracteres Observaciones
Directorio fuente Alfanumérico - Indica el lugar en el disco de tu computadora
de donde se copiará la información. Este campo lo proporciona el sistema y no pue-des modificarlo.
Directorio destino Alfanumérico 40 Anota la ruta del dispositivo y lugar donde se depositará la información. Por razones de seguridad NO podrás guardar el respaldo en el mismo lugar en el que están tus datos originales.
Nombre del archivo Alfanumérico Máximo 8caracteres y3 de extensión. Anota el nombre que llevará el respaldo.
Kb ocupados Numérico Automático Este campo, te dice el tamaño que ocupa el total de los archivos que contienen la información contable.
Kb disponibles Numérico Automático Este campo informativo te indica el espacio que queda libre en la unidad donde se van a respaldar los datos (en Kilo Bytes). Si los archivos seleccionados ocupan un espacio mayor a los Kb disponibles en su disco A: o en su subdirectorio, el sistema solicitará que inserte otro disco para continuar con el respaldo.
Kb de archivos seleccionados Numérico Automático Este campo informativo te Indica el tamaño de los archivos que deseas respaldar y que moviste al apartado de la derecha.
Botón Agregar Botón - Selecciona los archivos de datos y de Índice que serán respaldados. Oprime este botón para desplazarlos a la lista que señalan las flechas.
Botón Quitar Botón - Si elegiste un archivo que no deseabas respaldar; lo puedes regresar con este botón.
Botón Agregar todo Botón - Este botón te permite seleccionar todos los archivos.
Botón Respaldo Para iniciar este proceso, oprime el botón Respaldo. Si sales de esta ventana sin haberlo oprimido, el respaldo no se llevará a cabo.
Para reinstalar esta información, dirígete a la siguiente función:
Nota: Es necesario que interrumpas la operación de todos los usuarios conectados a este sistema hasta que se termine de elaborar el respaldo; ya que, si otra persona está trabajando con un archivo y trata de hacerle afectaciones mientras se está respaldando, el sistema indicará que el archivo No existe.
Problemas / Soluciones
¿Quieres cambiar el directorio fuente para respaldar información de otra ruta de acceso?. Cámbiate al periodo que deseas respaldar y reingresa a esta función. La razón de que no puedas modificar la ruta es por la importancia que tiene para tu empresa el que respaldes correctamente tu información
El sistema te envió el mensaje "Error ocurrido durante la compresión" Es necesario que liberes espacio en la unidad donde vas a respaldar, debido a que este problema se origina a falta de espacio.
Reinstalación de un respaldo
Menú Utilerías, opción Respaldo de archivos / Reinstalación de respaldo o desde la barra de herramientas, con el botón: Con esta opción podrás reinstalar el respaldo que hayas realizado. La información proviene del respaldo que hayas realizado, ya sea de disco, de otra unidad o de otro directorio.
Campos de este proceso
Campo Tipo # Caracteres Observaciones
Kb disponibles Numérico - Este campo informativo te muestra la cantidad de espacio disponible en la unidad donde se van a respaldar los datos (en Kb).
Directorio fuente Alfanumérico - Deberás anotar la unidad donde se encuentra localizado el respaldo, y/o elige la unidad de la lista mediante la tecla F2.
Kb requeridos Numérico - Este campo informativo te muestra el espacio que se requiere para reinstalar el respaldo
Nota: Después de seleccionar la unidad el sistema te mostrará dentro del ventana el archivo respaldado, si es que existe.
Botón Reinstalar
Para que puedas finalizar el proceso deberás presionar el botón de reinslación y el sistema reinstalará la información proveniente del respaldo.
Repercusiones
Ten cuidado con este proceso, ya que borra la información con al que estés trabajando y la sustituye por el respaldo.
Sugerencia
Si alguno de los archivos se encuentra dañado y necesitas reinstalarlo, se recomienda hacerlo junto con todos los del periodo, para evitar que la información se descuadre.
Problemas / Soluciones
El sistema dice: no hay archivos seleccionados. No existe ningún archivo de respaldo en la unidad seleccionada.
El directorio no existe o es inválido. No anotaste la unidad origen y/o la unidad que
anotaste no existe.
TIPOS DE PÓLIZAS
Dentro del sistema, puedes manejar hasta 12 diferentes tipos de pólizas.En el menú Configuración, opción Parámetros del sistema / Carpeta pólizas, puedes definir los tipos de póliza que sean necesarios.
Por omisión, el sistema presenta los 3 tipos más usados: Pero puedes añadir otras clasificaciones en los espacios correspondientes para clasificar las pólizas de acuerdo a tus necesidades.
Adicionalmente a estos tipos de póliza, puedes generar pólizas modelo, que son pólizas repetitivas que agilizan la captura de tus documentos.
Agrega una póliza modelo
Rutas de acceso:
Menú Archivos, opción Pólizas / capturar información base y oprimir el botón ó con la tecla F9.
Menú Archivos, opción Pólizas modelo / Indicar el nombre con el que deseas guardar la póliza.
Para dar de alta una póliza modelo ejecuta los siguientes pasos:
Abre el Catálogo de pólizas y ejecuta el proceso de Agregar.Anota la información que se solicita en los campos Graba la póliza con la tecla F9.Selecciona el directorio y/o subdirectorio donde se grabará la póliza y escribe el nombre del archivo que va a ser creado.
O también puedes agregar pólizas modelo a través del Menú Archivos, opción Pólizas modelo.
Los datos que se solicitan en la póliza modelo son idénticos a los que se solicitan para una póliza normal.
Agrega una póliza
Rutas de acceso:
Menú Archivos, opción Pólizas / menú Edición - Agregar ó Alt + ins. Desde el catálogo de pólizas. Permite dar de alta las pólizas que contienen los movimientos contables, para que posteriormente estos movimientos se afecten automáticamente en los auxiliares de las respectivas cuentas.
El proceso que debes llevar a cabo es el siguiente:
1. Abre el catálogo que se indica y ejecuta el proceso de agregar.
Anota la información que se solicita en los campos . Graba la póliza con la tecla F3.
Campos específicos de este proceso
Campo Tipo Long Observaciones
Tipo Selección - Deberás elegir el tipo de póliza que se agregará; éstas
pueden ser de ingresos (Ig), egresos (Eg), diario (Dr).
etc.
Número Alfanumérico 5 · Capturable: Si tienes inhibida la opción de folio
secuencial y/o único en tus parámetros, podrás
Indicar el número de póliza que quieras.· No-Capturable: La numeración de las pólizas se dará en forma consecutiva y automática si tienes activados los parámetros de folio secuencial.
Fecha DD/MM/AA 6 Deberás capturar la fecha del movimiento que estés realizando; el sistema te da por omisión la fecha del día en que estás trabajando y solo acepta fechas del mes de trabajo.
Concepto de la póliza Alfanumérico 120 Podrás capturar la razón del movimiento que se efectuará. Puedes modificar en forma parcial o total el concepto de la partida. Dentro del concepto del movimiento, el sistema desplegará, los primeros 30 caracteres que anotaste en el concepto de la póliza pudiendo ser modificable.
No. de cuenta Numérico Según niveles Deberás anotar el número de cuenta que va a ser afectada o buscar dentro de la lista de cuentas la que quieras y seleccionarla.
Departamento Numérico 2 Deberás anotar el Número del departamento que originó el movimiento.
Debe Numérico 12 Deberás anotar la cantidad que va a cargarse a una cuenta. El campo aceptará hasta nueve enteros y dos decimales.
Haber Numérico 12 Deberás anotar la cantidad que va a abonarse a una cuenta. El campo acepta hasta nueve enteros y dos decimales.
Nota: Recuerda que sólo se pueden afectar las cuentas definidas como cuentas de Detalle. El sistema verifica que la fecha corresponda al mes que estás trabajando. Si la fecha pertenece a otro periodo no la aceptara, y colocará la del día en que estés trabajando.
Repercusiones
Si el sistema se encuentra configurado para la contabilización en línea, al grabar la póliza se afectarán los saldos de aquellas cuentas que estén involucradas. De lo contrarío, solo quedará registrada la póliza pero sin afectar los saldos de las cuentas, los cuales se actualizarán hasta que ejecutes el proceso de contabilización.
Problemas / Soluciones
El sistema dice: la cuenta debe ser de detalle. Debes escoger y/o anotar un número de cuenta que
sea únicamente de detalle.
El sistema dice: la cuenta no existe. ¿Desea darla de alta ? Escribiste un número diferente de cuenta a los
existentes en le catalogo, en caso de contestar afirmativamente, se presentará la ventana de captura de Catálogo de cuentas.Ver: Alta de cuentas.
El sistema dice: Es necesario indicar un número de departamento. La cuenta que se afecta esta configurada como cuenta departamental, y no se le asigno un número de departamento al momento de capturar la póliza.Ver:
Alta de cuentas
El sistema dice: Número de departamento inválido. El número de departamento no ha sido dado de alta.
El sistema no acepta el número de alguna cuenta. El número que tecleaste es erróneo, y/o la cuenta no es de detalle, y/o el número de cuenta no ha sido dado de alta.
El sistema dice : La sumas no cuadran. Los sumas de los importes de las cuentas en el Debe y Haber no son iguales, debes anotar los importes co-rrectos.Sólo anotaste importes en una sola columna ya sea en el Debe o en el Haber.Si no cuadra y necesita revisar los documentos de los que proviene, puedes grabarla temporalmente como póliza modelo. Después cuando hayas corregido la información, puedes incluirla dentro del Archivo de pólizas y contabilizarla sin problemas.
¿Quieres cambiar el número de póliza? Una vez definido el fólio o número de una póliza este ya no puede modificarse.
El sistema no te permite grabar la póliza. La póliza no tiene partidas, ni movimientos, ni número de póliza y/o las sumas no cuadran.
El sistema dice: La póliza ya fue dada de alta. Anotaste un número repetido de algún tipo de póliza.
CONSULTA UNA PÓLIZA MODELO
Ruta de acceso:
Menú Archivos, opción Pólizas modelo. Por medio de esta función puedes consultar las pólizas modelo ya grabadas. El proceso que debes llevar a cabo es el siguiente:
1. Accesa a la opción de Pólizas modelo.
Anota el nombre del archivo de la póliza modelo y/o selecciona el directorio y/o subdirectorio donde se encuentra el archivo; oprime Aceptar y observarás una ventana con la póliza modelo elegida.Si decides ya tomar en cuenta la póliza para tu contabilidad, oprime la tecla F3 .
Problemas / Soluciones
Al consultar la póliza modelo el sistema Tecleaste un nombre de te presenta una ventana sin datos. póliza que no existe.
No te permite ver la póliza. Te excediste de los ocho campos y tres de la extensión permitidos para el nombre del archivo de la póliza modelo, o el nombre no coincide ó no existe el archivo.
EMITE UNA PÓLIZA
Rutas de acceso:
Menú Archivos, opción Pólizas / hacer doble clic en una póliza y elegir Menú Archivos / Imprimir.
Puedes emitir (obtener la impresión) de una póliza al momento de darla de alta, modificarla o consultarla.
El proceso que debes llevar a cabo es el siguiente:
1. Abre el catálogo que se indica y ejecuta el proceso de Agregar o Modificar.
2. Anota la información que se solicita en los campos .
3. Emite la póliza con el botón: emitir
El formato para la impresión y contenido de este reporte puede ser modificado al editar el archivo EMIPZW.FTO. Para comprender el procedimiento y repercusiones de esto, dirígete al Editor de formatos.
Campo Tipo Long Observaciones
Póliza a emitir Numérico - Este campo es informativo, ya que la póliza que se emitirá es la que tenías abierta al momento de elegir la opción Imprimir.
Ruta de acceso Alfanumérico 70 Selecciona el directorio donde se localiza el archivo con el formato a imprimir la póliza.
Formato a utilizar Alfanumérico 13 Elige y/o anota el nombre del formato a emplear para la emisión de la póliza. Puedes modificar este formato y renombrarlo, para poder emitir la póliza con el formato que deseas (revisa la opción Editor de formatos para esto).
Copias Numérico 3 Puedes emitir hasta 999 copias de la póliza a emitir.
PROBLEMAS SOLUCIONES
No imprime la póliza. Está apagada la impresora y/o no está definida adecuadamente y/o no está configurada. Para comprobar si la impresora a utilizar está definida adecuadamente, ingresa a la opción Especificar Impresora y comprueba si el dispositivo es el correcto.
CUENTAS
En esta parte del sistema se tratan todas las operaciones relacionadas al manejo de cuentas contables y su relación con el trabajo con departamentos.
Ventana del catálogo de cuentas : Los datos que podrás consultar en esta ventana son los siguientes:
Número de la cuenta Descripción de la cuenta Saldo final de la cuenta
Esta consulta se visualiza por periodos de tiempo indicados en las pestañas localizadas en la parte inferior de la ventana. Es posible que tu consulta la realices filtrando la información por tipo de cuenta (acululativa y de detalle), para Activos, Pasivos, Capital o personalizando este filtro con otras especificaciones.
PERSONALIZACIÓN DE FILTROS (Edición de filtro)
Directamente sobre cualquier pestaña de carpeta no principal en tus catálogos, haz doble clic y accesa a la ventana de personalización de filtros
Mediante la opción Editar filtro del menú flotante que aparece al oprimir el botón derecho del Ratón sobre la pestaña de la carpeta.
Definición
Un filtro es una selección de datos que te permite manejar la información más oportuna, sin desplegar todos los registros de tu catálogo.
Los Filtros personalizables te ofrecen una amplia gama de posibilidades gracias a que la selección de datos que definas en ellos será grabada permanentemente, con los que podrás conservar configuraciones de acuerdo a tus necesidades de operación y análisis. El funcionamiento de los filtros personalizables se basa en las pestañas "configurables" de las consultas, en las que cada pestaña es un filtro diferente. Cuando cambies a otra pestaña, la información se presentará de acuerdo al filtro que hayas personalizado para dicha pestaña.
Puedes configurar estos filtros en tres niveles: Estándar, Intermedio y Avanzado.
Nota: La pestaña Principal no se puede personalizar; el resto sí, porque tienen la propiedad de ser pestañas configurables. Al instalar el sistema se proporcionarán algunos filtros personalizables generales que puedes modificar y agregar, dependiendo de tus necesidades.
Catálogos que cuentan con esta función:
Los catálogos que tienen esta función son: Cuentas, Activos fijos y Pólizas.
Nota: Al definir el filtro que aplicará a cada pestaña, variará la información dependiendo del catálogo que estés trabajando.
El diálogo de configuración que aparezca dependerá del nivel de personalización de filtros que definas. Para seleccionarlo, elige del menú flotante la opción Personalización.
Existen los siguientes tipos de personalización:
Personalización estandar
Personalización intermedia
Personalización avanzada
Personalización estándar
Rutas de acceso:
Menú flotante, opción Personalización / Estándar.
Este nivel existe por omisión cuando se instala el sistema. Cuando se encuentra definido este nivel de configuración, al momento de personalizar el filtro se presenta un diálogo en el que se pueden definir el color y leyenda que identificará la pestaña, así como la descripción y configuración del filtro.
Botones
DESCRIPCION: Es el nombre del filtro. Maximo 20 caracteres.
LEYENDA: Es el texto que aparecerá en la pestaña configurable.
COLOR: Selecciona el color de la pestaña.
EDITAR:Con este botón podrás cambiar y/o agregar características del filtrado que desees, de acuerdo al tipo de catálogo con el que trabajes.Temas relacionados:Filtra cuentas, Filtra pólizas Filtra activos.También se despliega la ventana con la opción Editar filtro del menú flotante.
Personalización intermedia
Rutas de acceso:
Menú flotante, opción personalización / Intermedia.Este nivel se parece al anterior, con la diferencia de que podrás seleccionar un filtro de los que aparezcan listados.
Botones
FILTRO ASOCIADO A LA PESTAÑA ACTUAL: Si seleccionas ninguno la pestaña quedará sin filtro con la leyenda disponible.
LOS FILTROS CON ASTERICOS: son los que ya estan aplicados a alguna pestaña actual. Pero pueden ser usados.
EDITAR:Con este botón podrás cambiar y/o agregar características del filtrado que desees, de acuerdo al tipo de catálogo con que trabajes.Temas relacionados:Filtra cuentas Filtra pólizas Filtra activosTambién se despliega la ventana con la opción Editar filtro del menú flotante.
Personalización avanzada
Rutas de acceso:
Menú flotante, opción personalización / Avanzada.En este nivel además de editar, puedes agregar, borrar, y guardar con otro nombre algún filtro.
Botones de la ventana de personalización de filtros.
AGREGAR:Con este botón podrás agregar nuevos filtros con las características que quieras definirles.
EDITAR:Con este botón podrás cambiar y/o agregar características del filtrado que desees. Temas relacionados: Filtra cuentas Filtra pólizas Filtra activos También se despliega la ventana con la opción Editar filtro del menú flotante.
BORRAR:Si deseas eliminar algún filtro, marca de la lista aquél que sea de tu interés y oprime este botón, y confirma tu respuesta.
GUARDAR:Con este botón puedes grabar los cambios hechos; el filtro se grabará con la descripción, leyenda, color y datos que hayas definido.
GUARDAR COMO:Con esta opción podrás salvar tu filtro Con un nuevo nombre. Aparecerá un diálogo en el cual deberás escribir esta denominación; el sistema por omisión sugerirá "filtro nuevo 1, 2", etc., según el número en el que se haya quedado.
Filtra cuentas
Ruta de acceso
Catálogo de cuentas, menú Consultas / Filtrar ó F5Campos específicos de este proceso
Campo Tipo Long Observaciones
Tipo de cuenta Selección ó - Selecciona que se desplieguen Todas las cuentas
Independientemente de su tipo, únicamente las que sean Acumulativas o sólo las de Detalle.
Departamento Selección - Selecciona que aparezcan sólo las cuentas de un departamento en particular. Además de que puedes elegir que muestre sólo los registros de cada uno de los departamentos que tengas dados de alta, puedes elegir la opción Todos los departamentos.
Saldo Final Numérico 11 Define el saldo que tienen las cuentas que quieres seleccionar.
Incluye Selección - Elige entre las siguientes opciones: Todos (ignorará el Saldo final anotado y mostrará los registros que cumplan con el campo de Descripción), Exacto (mostrara las cuentas cuyo monto sea exactamente igual al anotado en el campo de Saldo Final), Mayor (filtrará las cuentas cuyo saldo sea mayor al indicado), Mayor o igual (el saldo de los registros a filtrar será exactamente igual o mayor al indicado), Menor y Menor o igual.
Busca cuentas
Ruta de acceso
Menú Consultas, opción Consultas / Buscar ó F3 ó desplazándose en el catálogoCampos de esta ventana
Campo Tipo Long Observaciones
Número decuenta Alfanumérico 28 Especifica el número de cuenta a localizar. Si
especificaste tus cuentas con el uso de guiones, no será necesario que escribas los ceros a la izquierda; es decir, si tu cuenta es 100-001-0010 podrás escribirla como 100-1-10.
Saldo Final Numérico 11 Define el saldo que tiene la cuenta a localizar.
Incluye Selección - Elige entre las siguientes opciones: Todos (ignorará el Saldo final anotado y mostrará el registro que cumpla con el campo de Descripción), Exacto (indicará la primera cuenta cuyo monto sea exactamente igual al anotado en el campo de Saldo final), Mayor (localizará la primera cuenta cuyo saldo sea mayor al indicado), Mayor o igual (el saldo del registro a localizar será exactamente igual o mayor al indicado), Menor y Menor o igual.
Problemas / Soluciones
PROBLEMAS SOLUCIONES
Te dice que no se encontró la cuenta... No localizó el registro que cumplía con las características que especificaste. Revisa los campos de búsqueda y, en último de los casos, localiza el registro anualmente, apoyándote en las barras de desplazamiento vertical y Horizontal. Posiblemente la cuenta esté escrita de manera diferente.
CENTROS DE COSTOS (DEPARTAMENTALIZACIÓN)
Las cuentas de un catálogo se pueden organizar por departamentos, es decir, que los movimientos que afectan a una cuenta se conozcan por los centros que los originaron. Este manejo te permite asignar las partidas de una póliza a un departamento en particular.
Gráfico de un centro de costos
En el siguiente caso, los gastos de teléfono de una empresa se asignan a la cuenta general de teléfono, pero pueden desglosarse debido a que están asignadas las sumas que corresponden a cada una de sus áreas o departamentos:
Cuenta de telefono: Cta. Acumulativa.
El pago de esta cuenta divida entre los diferentes departamentos: Venta, compra, publicidad (Cta. De Detalle)
Manejo ASPEL
Si vas a manejar departamentos de tus cuentas, primero debes dar de alta los departametnos en el respectivo catálogo.
Posteriormente, deberás de dar de alta la cuenta en el catálogo de cuentas. Allí deberás indicar que tu cuenta manejará departamentos, para que al capturar tus pólizas la afectación a tus cuentas pueda desglosarse por los departamentos que la originaron.
PROBLEMAS SOLUCIONES
¿Qué pasaría si intentas manejar Departamentos en un periodo, siendo que antes no los manejabas?...
Los pasos a realizar son los siguientes:
Respalda los archivos de los movimientos del mes. Borra todos los movimientos del periodo. Configura el sistema para que maneje departamentos. Asigna un departamento a cada cuenta de su respectivo catálogo. Reinstala el archivo de pólizas.
Asigna un departamento a cada póliza. Si quieres que todo el año trabaje con departamentos, debes realizar los pasos anteriores desde el mes de Enero hasta el periodo en que estés trabajando. Temas relacionados: Generación de respaldo Borrado de movimientos Parámetros del sistema Modifica cuentas Reinstalación del respaldo Modifica una póliza
MANEJO DE PRESUPUESTOS Al agregar cada una de tus cuentas, podrás asignar 3 tipos de presupuesto:
Mensual Anual y Acumulado
Cuentas con el reporte de Presupuestos para comparar estos valores programados con los resultados que obtienes al final de cada periodo.
AGREGA CUENTAS
Rutas de acceso:
Menú Archivos, opción Catálogo de cuentas / Edición - Agregar ó ALT + INS. Desde cualquier otro archivo, seleccionar la carpeta del catálogo de cuentas y oprimir ALT + INS.
Desde el catálogo de cuentas, oprimir el botón:
Definición
Este proceso te permite ingresar una cuenta en tu catálogo de cuentas.
Aquí deberás definir si la cuenta manejará algún departamento.
También podrás agregar el saldo departamental inicial de la cuenta que estés dando de alta.
Puedes elegir el tipo de moneda que regirá dicha cuenta si es que manejas la opción Multimonedas.
Adicionalmente, te permite indicar si la cuenta manejada en moneda extranjera afectará a la póliza de ajuste cambiario.
NOTA: Si estás posicionado en la última cuenta del catálogo, al ingresar a esta opción el sistema te ofrece en la ventana de captura el número de dicha cuenta para que únicamente modifiques esta cifra.
Campos de la ventana de agregar cuentas
Campo Tipo Long Observaciones
Tipo de cuenta Selección ó - Elige si la cuenta a dar de alta es Acumulativa o de Detalle.
Departamentos Selección - Activando esta casilla definirás que la cuenta tendrá manejo
departamental. A su vez, te permite ingresar al botón de Saldo inicial del departamentos.
Saldo Inicial Numérico 13 Define el Saldo inicial de esta cuenta. Los saldos acreedores debes introducirlos como números negativos (recuerda que la captura manual del saldo inicial también debe aplicarse a las cuentas acumulativas). Pero es más recomendable dar de alta el Saldo inicial de tus cuentas a través de una Póliza de inicio (puedes activar o desactivar este campo en los parámetros del sistema
Saldo Final Numérico 13 Este campo es informativo, se actualiza automáticamente por el sistema, por lo que no está permitido el acceso para la captura. Se actualiza conforme se den de alta pólizas para la cuenta dentro del periodo.
Saldos departamento Botón - El uso de este botón se explica a continuación.
Presupuesto Mensual Numérico 13 COI Fiscal te permite asignar un presupuesto cuyo monto se podrá comparar con los saldos que va arrojando el sistema.
Anota aquí el monto al que asciende el presupuesto mensual de la cuenta para el periodo de trabajo.
Presupuesto Anual Numérico 13 Anota la cantidad a la que asciende el presupuesto de la cuenta en el año.
Presupuesto Acumulado Numérico 13 El sistema acumulará el presupuesto de cada periodo en este campo, el cual se reinicializan cuando se llega al mes de ajuste.
REPORTES
El sistema cuenta con los siguientes reportes, elige el que deseas consultar:
Manejo de reportes Reporte de diario general Reporte de libro mayor Reporte de auxiliares Reporte de presupuestos
Balanza de comprobación Reporte de balanza de comprobación Reportes de depreciación Reporte del estado de resultados Reporte de balance general Reporte de reexpresión de saldos Reporte de revaluación Reporte de conciliación de activos Reportes del usuario Formas aspel continuas y laser
MANEJO DE REPORTES
TABLA RESUMEN
Listados de menú de Reportes:
Una vez que tengas conocimiento de los parámetros de operación con los que estás trabajando en tu sistema y captures tus partidas con la información contable de tu alcaldía y UTM puedes generar reportes que te ayudarán a responder a las necesidades financieras más apremiantes:
REPORTE CONTIENE:
Diario General Permite obtener un listado con el detalle de todas las pólizas que se seleccionen de este catálogo.
Libro mayor Este reporte, conocido como Libro Mayor Auxiliar, te permite listar los saldos y afectaciones efectuadas a cada una de las cuentas en un mes o varios meses hasta llegar a un año.
Auxiliares Expide los auxiliares de las cuentas de tu catálogo, en el periodo que determines.
Presupuestos Refleja los saldos presupuestados contra los saldos finales de las cuentas del catálogo.
Balanza de Comprobación Incluye todas las cuentas (con sus movimientos y saldos) del periodo en el que estés trabajando, a fin de comprobar la correcta aplicación de la partida doble y que los saldos de cada cuenta correspondan a su naturaleza deudora o acreedora.
Balance General Con esta opción obtendrás un reporte del Balance General o Estado de Situación financiera de la empresa.
Reexpresión de saldos Te permite conocer el monto de la reexpresión de los saldos de tus cuentas.
Revaluación de activos fijos Este reporte te permite conocer el estado de la revaluación de tus activos.
Conciliación de Activos Este reporte ofrece una comparación de las cuentas de los activos contra los valores reales de los bienes (surge de la conciliación entre los catálogos de Cuentas y Activos).
Balanza Anual Imprime la misma información que la Balanza de comprobación, sólo que de varios periodos.
Reportes del Usuario Puedes generar un reporte con la combinación de información que necesites, para explotar tu información eficientemente.
Nota: Como un apoyo adicional a la automatización de tu contabilidad, cuentas con funciones avanzadas tales como las Hojas de cálculo fiscales y financieras predefinidas que te ofrece este programa. Con ellas, puedes manejar la información contable en el manejador de Hojas de cálculo de tu preferencia, para obtener cálculos fiscales como la Declaración anual de impuestos, entre otros.
PROCESOS AVANZADOS CONTABLES
En este módulo se encuentran explicados todos los procesos contables que se ejecutan en el sistema:
Diagnóstico Para El Traspaso De Saldos Rutas de acceso:
· Menú Utilerías, opción Procesos / Diagnóstico para el traspaso.
Definición
· Esta opción te permite identificar qué periodos anteriores al de trabajo han sufrido modificaciones en cuentas o en pólizas, por lo que requieres actualizar los saldos de las cuentas de tu catálogo considerando los cambios realizados.
· El proceso que efectúa la actualización de saldos es el de Traspaso de saldos.
Ver: Traspaso de saldos
Manejo ASPEL
Al elegir ésta función aparecerá una ventana en la que se muestran los meses ya trabajados, y a su lado derecho, el Estado, que se explica a continuación:
Estado Interpretación
No existe el archivo: Los archivos de datos del periodo señalado no se encuentran almacenados en el directorio y/o subdirectorio de trabajo actual.
No se puede abrir el archivo: Este estado sólo se presenta cuando trabajas en red y, al momento de tratar de leer el archivo de Cuentas, alguien más está ocupado dicho Catálogo.
No se puede leer el archivo: Se presentará cuando se está afectando otro proceso al mismo tiempo y sobre los mismos archivos de datos. Una vez que termine el otro proceso, podrá efectuar sin problemas el Diagnóstico para el traspaso. Si la información del disco o subdirectorio está dañada, nunca podrás leer el archivo.
No ha sido actualizado: Aparecerá cuando no se efectúa la contabilización de las pólizas en línea y no se llevó a cabo el proceso de Contabilización antes de crear el siguiente periodo.Ver: Contabilización No se ha creado el siguiente mes Se presentará como recordatorio para que crees el siguiente periodo de trabajo; es decir, este estado muestra el último periodo creado.Ver: Creación del siguiente periodo
Requiere traspaso: Marca el primer periodo que sufrió cambios en las pólizas o en las cuentas, después de que ya se habían creado uno o varios meses posteriores. Los periodos que se encuentren registrados después del modificado también se desplegarán, señalados por este estado.
No requiere traspaso:Los archivos del periodo no han sufrido cambios, ni son posteriores a aquellos que sí fueron modificados.
Traspaso De Saldos Rutas de acceso:
· Menú Procesos, opción Traspaso de saldos.· O desde la barra de herramientas, con el botón:
Definición
· Esta función permite realizar la actualización de los saldos en los casos en que se hayan modificado movimientos en periodos anteriores al actual. Este proceso afecta los movimientos contra los saldos del periodo y este nuevo saldo lo traspasa en los siguientes periodos hasta el periodo actual.
· Si eliges esta opción aparecerá una ventana en la cual deberás especificar de qué a qué mes(es) quieres el traspaso de saldos.
Nota: El traspaso de saldos podrá efectuarse desde cualquier periodo y abarcar no sólo un mes sino varios, hasta llegar al último periodo creado. Asimismo, el proceso podrá ejecutarse sin problemas, aún cuando los archivos de datos de los diferentes periodos a los que traspasarás el nuevo saldo, se encuentren grabados en distinto disco, directorio y/o subdirectorio.
Campos de este proceso
Campo Tipo Long Observaciones
Periodo del mes... Selección - Deberás anotar o elegir el periodo del que quieres traspasar los saldos.
Periodo al mes.. Listadesplegable - Deberás anotar o elegir el periodo al que se van a traspasar los saldos.
Manejo ASPEL
· El sistema contempla varias formas para informarte que es necesario efectuar el traspaso de saldos. Una es en línea: después de modificar o agregar una póliza o al agregar una cuenta, el sistema enviara el mensaje:
Recuerda que es necesario hacer traspaso de saldos.
· La otra alternativa es que consultes el Diagnóstico para el traspaso de saldos, que te indicará por medio del estado si hay un traspaso pendiente de aplicar.
Ver: Diagnóstico para el traspaso
Repercusiones
· Al efectuar el traspaso de saldos, el sistema vuelve a generar los catálogos de Cuentas y/o de Cuentas departamentales, actualizando los saldos iniciales y los saldos finales de las cuentas modificadas. Si se anotaron nuevas cuentas y se aceptó el parámetro Alta automática en cuentas de traspaso, las nuevas cuentas serán registradas.
· Por otra parte, las cantidades anotadas en las partidas de las pólizas no serán afectadas.
PROBLEMAS SOLUCIONES
El sistema dice: Error en el rango de fechas Anotaste la misma fecha en ambos campos o la segunda fecha es anterior a la primera.
El sistema dice: Proceso terminado; no olvide cambiarse de periodo. Debes cambiarte al nuevo periodo.
El sistema no te permite realizar el traspaso de saldos. Anotaste una fecha que no existe.
El sistema marca error en el traspaso de saldos. Los archivos de datos del periodo al que se traspasarán los saldos no se encuentran el disco, directorio y/o subdirectorio especificado.
El sistema dice: La cuenta (No. de cuenta) no existe. ¿Desea continuar? No tienes activada la opción Alta automática en cuentas en traspaso. Si solicitas la cancelación del proceso, el sistema señalará que existió un error en el traspaso.
Borrado De Movimientos Rutas de acceso:
· Menú Procesos, opción Borrado de movimientos.
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--------------------------------------------------------------------------------· Desde la Barra de herramientas, con el botón:
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Definición
Esta función te permite borrar los movimientos del periodo en el que te encuentras, con dos modalidades:
1. Borra las pólizas capturadas (y en consecuencia el saldo final de las cuentas).
2. Borra las pólizas y también el saldo inicial (que corresponde al saldo final del periodo anterior).
Campos de este proceso
Campo Tipo Long Observaciones
Borra solo movimientos Selección - Si activas esta opción el sistema borrará todas las
pólizas registradas en el periodo hasta el momento de efectuar el proceso. Esto afectará los saldos finales de las cuentas ya que sólo mostrarán los montos de los saldos iniciales.
Borra movimientos y saldo inicial. Selección - Si activas esta opción, además de eliminar las pólizas, el campo de saldo inicial de todas las cuentas y de los departamentos se igualará a cero. De esta manera, antes de repetir la captura de las pólizas necesitará efectuar un traspaso de saldos del periodo anterior al periodo actual de trabajo.
Repercusiones
Al efectuar el borrado de movimientos deberás capturar todos los movimientos del periodo o, en su caso, realizar el traspaso de saldos, ya que la información es eliminada completamente.
Ver: Traspaso de saldos
Contabiliza Ruta de acceso:
· Menú Procesos, opción Contabilización
Definición
Este proceso deberás ejecutar cuando:
· Capturaste alguna póliza y tenías desactivado el parámetro de Contabilización en línea en tus Parámetros del sistema.
· Cuando en algún periodo capturaste pólizas sin la Contabilización en línea, a fin de contabilizarlas posteriormente.
Nota: Esta operación leerá el archivo de pólizas del periodo y registrará los cargos y abonos a las cuentas correspondientes y a los departamentos (si hay movimientos departamentales). Si efectúas este proceso en un periodo donde ya se habían afectado las cuentas, los datos no se duplicarán.
PROBLEMAS/ SOLUCIONES
Te dice "Sistema no-configurado para la contabilización". Dirígete los parámetros del sistema e inhibe el parámetro "Contabilizar en línea".
Al desactivar el parámetro de Contabilización en línea, El sistema te está recordando que uno de te dice que "existe un Periodo sin actualización en línea".los periodos de tu contabilidad aún no ha sido contabilizado, por lo que podrás regresar al periodo correspondiente y correr el proceso de contabilización, en caso de que quieras actualizar tus saldos en tus cuentas.
Al correr el proceso de Contabilización, te dice que Seguramente diste de alta movimientos "alguna o varias cuentas son inexistentes, que hubo con un catálogo de cuentas y luego lo un error al momento de contabilizar". borraste para dar de alta un catálogo estándar o vacío. Las pólizas que capturaste con el primer catálogo de cuentas no encontraron sus cuentas correspondientes en el nuevo catálogo y, por lo tanto, no existen en el mismo. Necesitas volver a dar de alta las cuentas que borraste, y capturar una póliza con saldo inicial para cada cuenta, con la cantidad que le corresponde a cada una de ellas.
Trataste de contabilizar una póliza modelo Una póliza modelo no se puede contabilizar
a través de esta opción, y no lo lograste. hasta que sea grabada en el catálogo de
pólizas; y una vez grabada en dicho catálogo, si el sistema está configurado para la conta-bilización en línea, en el momento que la gra-baste como póliza normal quedó contabiliza-da.Ver: Pólizas modelo Consolidación
Rutas de acceso:
· Menú Procesos, opción Consolidación.
Definición
Esta función te permite manejar una de las empresas que tengas autorizadas por tu licencia de uso como empresa consolidadora, en la cual se reunirán todos los datos de los archivos de Cuentas y de Cuentas-departamentos de las demás empresas del corporativo.
Para llevar a cabo este procedimiento, sigue estos pasos:
1. Da de alta una empresa en la opción de Datos de la empresa, y cuida que su nombre no se confunda con el de otras de tus empresas (por ejemplo, se podría llamar "Empresa Consolidadora S.A. de C.V.).
2. Ingresa a esta empresa y configura los parámetros que regirán su funcionamiento. Puedes indicar que manejas Departamentos, asignando en cada departamento el nombre de la empresa que originó dichos movimientos, a fin de conocer y poder utilizar resultados por separado.
3. Crea los archivos de trabajo desde la opción Control de archivos (Archivo de Cuentas, Pólizas, etc).
4. Si modificaste tus Rangos de cuenta, copia el archivo modificado de Rangos de cuentas (RANC.Dee -las últimas dos letras equivalen al No. de empresa en la que estás trabajando) y renómbralo para que tome el lugar del archivo de la empresa consolidadora (por ejemplo, si la empresa consolidadora es la No. 3 dentro de tu sistema, la terminación de este archivo deberá ser 03, p.e., RANC.D03).
5. Haz lo mismo y renombra el archivo INPC.Dee.
6. En el catálogo de Departamentos, da de alta los distintos departamentos que compondrán el corporativo, donde el departamento 1 correspondería a tu empresa 1, el 2 a la 2, etc.
7. Al terminar este proceso, desde la empresa consolidadora puedes cargar pólizas para hacer eliminaciones intercompañías y obtener reportes y gráficas de los totales obtenidos.
Temas relacionados:
Datos de la empresa
Control de archivos
Campos de este proceso
Campo Tipo Long Observaciones
Empresa consolidadora Alfanumérico - Es un campo informativo donde se despliega el número y nombre de la empresa que actuará como consolidadora.
Directorio fuente.. Alfanumérico 34 Señala la unidad de disco, directorio y/o subdirectorio donde deberán localizarse los datos de las empresas a consolidar. Si los archivos de las distintas empresas no se encuentran en el mismo directorio, el sistema irá solicitando la ruta para accesar los datos de las empresas que no localice en dicho directorio.
Directorio destino Alfanumérico 34 Indica el disco, directorio y/o subdirectorio donde deberán grabarse los archivos que contendrán los datos de la consolidación de las empresas. Este directorio / subdirectorio debió haber sido creado con anterioridad.
Nivel de cuenta Selección - Puedes elegir desde qué nivel de cuenta contará el catálogo de la empresa consolidadora (desde Mayor hasta Auxiliar). Si seleccionas el nivel de Mayor, el catálogo de cuentas de la empresa consolidadora sólo estará formado por cuentas de Mayor.
Manejar empresas como Selección - Permite manejar cada empresa que intervino en ladepartamentos consolidación como un Departamento (se debió haber activado el Manejo de Departamentos en los parámetros del sistema de la empresa consolidadora). Si no marcas esta casilla, los datos que se presentarán corresponderán al corporativo en general.
Número de empresas a consolidar Selección - Marca las empresas que va a consolidar el sistema en la empresa consolidadora. Con las flechas localiza el número de cada empresa que deseas marcar y hazlo con el indicador del ratón o con la barra espaciadora.
Nota: No olvides tomar en cuenta lo siguiente:
· Es muy importante que todos tus movimientos se encuentren contabilizados, ya que la consolidación únicamente considera los saldos existentes en el catálogo de cuentas y en el catálogo de cuentas-departamentales.
· Al efectuar este proceso se borran los archivos del catálogo de Cuentas y Departamentos del periodo en que estés trabajando, por lo que es muy importante que ejecutes esta función estando en la empresa consolidadora y en el periodo indicado.
· Te recomendamos que las empresas a incluir en la consolidación manejen los mismos catálogos de cuentas, para que el procedimiento arroje resultados efectivos.
· Es importante que el catálogo de cuentas de la empresa consolidadora sea el más "general" de todos: debe estar definido de tal manera que los catálogos de cuentas de todas las empresas a consolidar estén "contenidos" en él.
· De preferencia ejecuta este proceso al final de cada mes, debido a que, si efectúas modificaciones en tus pólizas después de ejecutar este proceso, deberás correrlo nuevamente para que el consolidado esté actualizado (puedes ejecutar la Consolidación innumerables veces, ya que no duplica la información).
A dónde va el resultado
Consulta el resultado de tu consolidado ingresando nuevamente a la empresa desde la ventana de selección de empresa (opción Abrir empresa del menú Archivos).
Repercusiones
El proceso suma saldos iniciales y finales, sus movimientos y presupuestos, de todas las empresas indicadas y los almacenan en los archivos de la empresa consolidadora. Con los totales se crea un catálogo de cuentas que contienen la información de todas las empresas consolidadas, pero sin contar con las pólizas de cada una de ellas. Al terminar el proceso, desde la empresa consolidadora, se pueden cargar pólizas para hacer eliminaciones por operaciones inter-compañías y, finalmente, obtener los reportes y gráficas que desees.
PROBLEMAS/SOLUCIONES
Quieres consolidar más de 15 empresas. Debes realizar consolidaciones parciales (por grupos) y después juntar estas empresas consolidadoras intermedias, para efectuar una consolidación general. Las empresas consolidadoras intermedias podrán ser tantas como sean necesarias.
Cierra la ventana de consolidación, cierra la empresa y Quieres modificar la empresa abre la empresa que deseas que trabaje como que actuará como consolidadora. consolidadora.
Genera Una Balanza Anual Elaboración De Una Póliza De Cierre Revaluación De Activos / Actualización
Hojas De Cálculo Del Sistema
