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FACULDADES UNIDAS DO VALE DO ARAGUAIA
Rua Moreira Cabral, 1.000 - Setor Mariano CEP: 78.600-000 - Barra do Garças/ MT Tel. (66) 3402-4900 - E-mail: [email protected]
MANUAL DA SECRETARIA ACADÊMICA
BARRA DO GARÇAS, 2018
FACULDADES UNIDAS DO VALE DO ARAGUAIA
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APRESENTAÇÃO
A Secretaria Acadêmica é o órgão que organiza todas as atividades ligadas à vida
acadêmica do aluno, desde seu ingresso até sua conclusão/colação de grau e expedição
do Diploma.
A capacidade da Secretaria de atender bem e oferecer respostas e soluções
com agilidade e segurança são certamente atributos que fixam uma imagem não só do
próprio setor como de toda a instituição.
Assim, é importante que todos os envolvidos no setor tenham consciência de
sua importância e responsabilidade e aceitem o desafio de contribuir para a
construção e consolidação de uma imagem de seriedade e eficiência para a
FACULDADES UNIDAS DO VALE DO ARAGUAIA.
Este documento é a diretriz filosófica e operacional da Secretaria Acadêmica e
objetiva a eficácia nos serviços prestados à comunidade acadêmica.
OBJETIVOS DA SECRETARIA ACADÊMICA
OBJETIVOS GERAIS
Adaptar e orientar os procedimentos da Secretaria Acadêmica para garantir a
qualidade nos serviços oferecidos à comunidade interna e externa.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Cultivar espírito de equipe. Devem-se observar limites no relacionamento,
não permitindo que questões pessoais influenciem no atendimento;
2. Atuar com profissionalismo no atendimento, uma boa relação com o público,
respeito e cordialidade, sempre visando à satisfação da comunidade
acadêmica;
3. Estar atualizado com o Regimento Interno, Resoluções, PDI e qualquer outro
documento da IES que venha determinar as atividades acadêmicas;
4. Buscar o aprimoramento dos processos de registros e controle acadêmico
para melhor viabilizar os procedimentos.
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COMPETÊNCIAS ADMINISTRATIVAS
Secretaria Acadêmica compete:
1. Organizar e manter atualizado o arquivo de documentos do Acadêmico, Diários
de Classe, Calendários, Horário de Aula, Modelos de documentações utilizadas,
documentos pertinentes à vida acadêmica, cópia dos registros de diplomas e
outros;
2. Emitir toda a documentação referente à vida acadêmica do corpo discente
como: Declarações, Guia de Transferência, Históricos, e outros;
3. Expedir Diplomas e Certificados;
4. Prestar assessoria aos demais setores em matéria de sua competência,
como fornecer informações para controle de relatórios, questionários,
consultas e outros;
5. Coordenar os processos de solicitação de matrículas, trancamentos e
quaisquer outros referentes à vida acadêmica do corpo discente;
6. Coordenar o processo de matrícula/rematrícula dos alunos;
7. Coordenar o arquivo de alunos ingressantes, assim como a manutenção e
desenvolvimento dos arquivos;
8. Coordenar as atividades de registro de resultados da avaliação dos segmentos
discentes, em parceria com a Direção de ensino e Coordenação Pedagógica,
mantendo o controle acadêmico atualizado.
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DOCUMENTOS QUE FUNDAMENTAM AS ATIVIDADES DO SETOR
Relatórios pertinentes aos Processos Seletivos;
Documentação de Discente;
Calendário Acadêmico;
Controle de Dependências e Adaptações
Ata de formaturas;
Documentos referentes à Colação de Grau;
Resoluções, portarias, leis, matriz curricular, entre outros documentos
referentes ao IES.
SETOR DE MATRÍCULAS E DOCUMENTAÇÃO ESCOLAR
Coordenar o processo de matrícula, efetuando o registro dos acadêmicos;
Analisar a documentação dos acadêmicos, procedendo com o arquivamento
devido;
Manutenção do Arquivo Alfabético;
Acompanhar a vida acadêmica, realizando às alterações cadastrais junto ao
sistema acadêmico;
Protocolar requerimento acadêmico;
Acompanhar os lançamentos de notas, dentre outros serviços.
SETOR DE DIPLOMAS E DOCUMENTOS
Emitir Atestado de Matrícula;
Emitir Atestado de Frequência;
Conteúdo Programático ou Plano de Ensino;
Declaração de Concluinte;
Histórico;
Guia de Transferência;
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Diploma de Graduação;
Certificado de Conclusão.
PROCEDIMENTOS ACADÊMICOS
MATRÍCULAS
A matrícula inicial de cada curso é obrigatória.
1. Matricular o discente no Sistema, de acordo com os documentos exigidos para
o ato da matrícula:
02 cópias da Certidão de Nascimento ou Casamento.
02 cópias da Carteira de Identidade - RG (NÃO PODE SER CNH)
02 cópias do Título de Eleitor
02 cópias do comprovante de votação - último pleito
02 cópias do Alistamento Militar/Reservista (Sexo Masculino)
02 cópias do CPF
02 cópias do Histórico Escolar/Ensino Médio
02 cópias do Certificado/Diploma - Ensino Médio (Autenticado)
01 foto 3x4 recente
01 fotocópia do comprovante do endereço atualizado
Caso o acadêmico(a) seja menor de idade, deverá vir acompanhado de um
responsável legal, portando cópias de RG e CPF.
2. Emitir comprovação de matrícula.
RENOVAÇÃO DE MATRÍCULAS
Para os alunos dos cursos semestrais a rematrícula ocorrerá a cada semestre e a
rematrícula anual ocorrerá a cada final de ano letivo. O pedido deverá ser protocolado
junto a Secretaria Acadêmica, desde que o mesmo não possua nenhuma pendência na
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secretaria, tesouraria e biblioteca. O acadêmico deverá matricular no Curso, caso o
acadêmico reprove de duas disciplinas deverá cumprir em forma de dependência.
O setor de Tecnologia de Informação (TI) da IES está se programando para que
as rematrículas sejam efetuadas diretamente pelo site da Faculdade no Programa
SOPHIA, com o intuito de mais comodidade para os acadêmicos.
ATESTADO DE MATRÍCULA E ATESTADO DE FREQUÊNCIA
O acadêmico poderá requerer a qualquer o Atestado de Matrícula e Atestado de
Frequência a qualquer momento. O requerimento deverá ser protocolado na Secretaria
Acadêmica que terá o prazo de 02 dias uteis para a confecção e entrega do documento
solicitado.
Obs.: A solicitação só poderá ser atendida, se o acadêmico estiver com a documentação
regularizada junto à secretaria acadêmica.
PROVA DE 2ª CHAMADA
O acadêmico que não realizar avaliações deverá protocolar junto a Secretaria
Acadêmica, através de documentação anexada ao protocolo no prazo de 72 horas úteis
após a realização da avaliação o pedido para a realização da prova de 2ª chamada, com
data marcada pela Direção Pedagógica da IES.
REQUISITOS PARA A SOLICITAÇÃO DA PROVA DE 2ª CHAMADA
Atestado Médico (data do dia da prova) - O atestado médico deverá ser
protocolado com no máximo 72 horas úteis após a perda da prova;
Declaração de trabalho - A declaração deverá ser protocolada em papel timbrado
da empresa ou com carimbo de CNPJ, com no máximo 72 horas úteis após a
perda da prova;
Declaração de óbito - O Atestado de óbito (parente de até segundo grau) deverá
ser protocolado com no máximo 72 horas úteis após a perda da prova;
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Outras justificativas deverão ser protocoladas na secretaria com no máximo 72
horas úteis após a perda da prova para serem analisadas pelo Colegiado de
Gestores.
Obs.: No ato da solicitação da prova de 2ª chamada o acadêmico deverá pagar uma taxa
fixada pela Faculdade.
TRANSFERÊNCIA EXTERNA
A transferência de aluno regular para outra instituição de ensino superior é
concedida a qualquer momento desde que solicitado junto a Secretaria Acadêmica,
independente de condição de inadimplência com as Faculdades, da tramitação de
processo disciplinar, ou frequentando o primeiro ou o último período do curso em que
se encontra matriculado.
Já no caso de recebimento de transferência, só poderá ser concedida ao
acadêmico vinculado a outra instituição de ensino, mediante apresentação de
transferência.
APROVEITAMENTO DE ESTUDOS
Ao ingressar na Faculdade, o acadêmico poderá solicitar junto a Secretaria
Acadêmica o Aproveitamento de Estudos realizados em cursos de graduação.
Somente serão aproveitados os estudos realizados em cursos e instituições de
Ensino Superior autorizado ou reconhecidos pelo Ministério da Educação
O Processo de Aproveitamento de Estudos consiste das seguintes etapas:
Análise de currículo será realizada pelo Coordenador de curso, acerca da
equivalência entre as disciplinas cursadas, quando a disciplina cursada for contemplada
em pelo menos 75% da carga horária e conteúdo cursado.
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AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO ESCOLAR
A avaliação do desempenho escolar é feita por disciplina, levando em
consideração a frequência e o aproveitamento.
A frequência às aulas e demais atividades escolares, permitida apenas aos
matriculados, é obrigatória.
Independentemente dos demais resultados obtidos, é considerado reprovado
na disciplina o aluno que não obtenha frequência mínima de 75% (setenta e cinco por
cento) das aulas e demais atividades programadas, exceto na disciplina de Estágio
Curricular Supervisionado que deverá ser de 100% de presença.
A verificação e o registro da frequência são de responsabilidade do Professor, e
seu controle, para o efeito do parágrafo anterior, da Secretaria Acadêmica e do
Coordenador de Curso.
O aproveitamento escolar é avaliado através do acompanhamento contínuo do
aluno e dos resultados por ele obtidos nas provas e atividades avaliativas programadas
em cada disciplina, sendo:
I - Uma prova integrada operatória dissertativa no valor de 0,0 a 2,0;
II - Uma prova bimestral de 0,0 a 7,0;
III - Atividades avaliativas de 0,0 a 1,0.
TRANCAMENTO DE MATRÍCULA
O trancamento de matrícula é o processo que possibilita que o discente afaste-
se da IES por um período de tempo sem perder o vínculo. O acadêmico regularmente
matriculado poderá requerer o trancamento de matricula, por motivo de força maior,
se estiver com a situação acadêmica regular, podendo trancar a matricula até no
máximo 04 semestres ou 02 anos, consecutivos ou não, respeitando o prazo de
integralização do curso.
O acadêmico deverá protocolar junto a Secretaria Acadêmica o pedido de
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trancamento, que será concedido caso o acadêmico não possua nenhuma pendência na
Biblioteca na Faculdade.
Não será permitido o trancamento de matrícula durante o primeiro ano ou
semestre do curso.
O período de trancamento de matrícula não é computado no prazo de
integralização do curso, porém o acadêmico que não solicitar reabertura de matrícula
dentro do prazo estabelecido em calendário acadêmico terá status de ABANDONO DE
CURSO, perdendo o vínculo com a Faculdade.
REABERTURA DE MATRÍCULA
O acadêmico poderá solicitar no inicio do ano ou semestre letivo o
destrancamento de matrícula.
Para os casos em que o prazo de trancamento de matrícula se excedeu, o
acadêmico deverá realizar o vestibular novamente e solicitar aproveitamento de
estudos.
CANCELAMENTO DE MATRÍCULA
O cancelamento é o processo voluntário de desligamento do aluno com o
Curso/Instituição. O discente deve ficar ciente de que ao cancelar a matrícula todos os
atos acadêmicos tornam-se nulos e encerrados, tanto com o curso quanto com a
Instituição.
O acadêmico deverá protocolar junto a Secretaria Acadêmica o Cancelamento
de Matricula, o pedido será aceito mediante um NADA CONSTA da biblioteca da
Instituição.
Obs.: Caso o acadêmico possui alguma pendência financeira essa permanecerá
junta a tesouraria da Faculdade para que possa ser negociada.
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JUSTIFICATIVAS DE AUSÊNCIA
O PROTOCOLO DE JUSTIFICATIVA DE AUSÊNCIA deverá ser efetuado na
Secretaria Acadêmica da IES no prazo máximo de 72h a partir da emissão do documento
comprobatório (atestados, declarações etc.). Os pedidos protocolados após o prazo
serão automaticamente indeferidos.
Em caso de impossibilidade do (a) acadêmico (a) comparecer à Instituição para
protocolar sua justificativa de ausência, esse processo poderá ser realizado por
terceiros, desde que maiores de idade.
As justificativas de ausência só serão protocoladas na Secretaria Acadêmica e
encaminhadas ao Colegiado de Gestores se apresentarem: atestado médico com laudo
detalhado; ou declaração da empresa que trabalha com a fotocópia da carteira de
trabalho que comprove seu vínculo com a empresa; ou carta de convocação judicial.
Atestados inferiores a quinze dias só terão valor para garantir aos acadêmicos o
direito de realizar atividades avaliativas aplicadas no período em que esteve ausente.
Neste caso, o acadêmico deverá procurar a Coordenação do seu Curso para as devidas
orientações. Vale ressaltar que essa situação não será encaminhada e analisada pelo
Colegiado de Gestores.
Nos casos das justificativas de ausência com prazo igual ou superior a quinze dias
o (a) acadêmico (a) deverá realizar trabalhos de compensação de ausência de todas as
disciplinas, com conteúdos relacionados ao tempo em que o acadêmico esteve ausente.
A organização desse processo é de inteira responsabilidade do Coordenador do Curso.
Atestados e ou justificativas de Ausência com prazo igual ou superior a quinze
dias deverão apresentar em anexo um laudo, assinado pelo médico, com maiores
especificações sobre o quadro clinico do acadêmico ou declaração da empresa etc.
OBS.: É vedado o abono de faltas, exceto no caso de acadêmicos pertencentes
ao órgão de Formação de Reserva, que sejam obrigados a comparecer às suas atividades
civis por força de exercício de manobra, ou Reservista do Serviço Militar, chamado para
fins de exercício de apresentação de reserva ou cerimonia cívica do Dia do Reservista.
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Faltas por motivos Religiosos: serão computadas as faltas dos acadêmicos que não
comparecerem às aulas em determinados dias da semana, por motivos Religiosos, pois
não há amparo legal para aboná-las.
LICENÇA MATERNIDADE
As acadêmicas em situação de Licença Maternidade deverão protocolar um
atestado médico específico de Licença maternidade na Secretaria Acadêmica no prazo
de 72 horas a pós a data de emissão do mesmo, deverá realizar os trabalhos de
compensação de ausência e também as avaliações aplicadas em sala, no decorrer do
seu afastamento. Esse processo da aplicação de trabalhos e provas ficará a cargo da
coordenação do curso.
A acadêmica terá o prazo máximo de 15 dias após a conclusão da licença
maternidade para realizar toda compensação de notas e faltas junto à coordenação de
curso, que ficará responsável por encaminhar todos os trabalhos, provas e notas para a
Secretaria Acadêmica.
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MANUAL PARA COLAÇÃO DE GRAU
APRESENTAÇÃO
Após dedicar anos de sua vida à conquista de um sonho, é chegada a hora da sua
colação de grau, momento único e especial, que deverá fazer parte de suas lembranças
mais felizes. Você deve agora estar relembrando de vários momentos que passou a te
chegar aqui, nas dificuldades vividas, no começo, nas metas que estipulou, nos sonhos
que realizou e nos que ainda vai realizar, enfim em todas as suas realizações e no futuro.
E para que esse momento de alegria seja uma realidade, as FACULDADES UNIDAS DO
VALE DO ARAGUAIA prepararam um manual oficial de colação de grau contendo todas
as informações necessárias para que você possa, com muita tranquilidade, tramitar
todos os processos necessários.
REQUERIMENTO DE COLAÇÃO DE GRAU
A colação de grau é um ato oficial e obrigatório, realizado em Sessão Solene e
Pública, Presidida pelo Diretor Geral da IES, a qual tem direito de participar todos os
formandos aptos.
A Colação de Grau pode ser feita, desde que requerida pelos interessados,
através de formulário disponibilizado pelo setor de diplomas, em dia, hora e local
estabelecidos pela IES.
O Acadêmico Concluinte que tenha completado todo o currículo escolar, e nele
tenha obtido 100% de aprovação poderá, a qualquer tempo, requerer a colação de grau.
OBS.: Só poderá participar da colação de grau o formando que não possuir nenhuma
pendência de documentos na secretaria, bem como de pendências na biblioteca.
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PROCEDIMENTOS ACADÊMICOS
No início do último bimestre, no último ano letivo do formando, a secretaria
acadêmica realiza um estudo a respeito da situação acadêmica dos prováveis
formandos, nessa verificação, a secretaria lista as disciplinas cursadas e as não cursadas,
tendo como base a matriz curricular oficial em que esses alunos estão vinculados. A
secretaria acadêmica encaminha aos alunos e à coordenação dos cursos a lista final dos
prováveis formandos, para que possam fazer o Requerimento de Colação de Grau e
preencham a ficha de atualização cadastral.
A coordenação de curso verifica, dentre outras coisas, notas não digitadas,
diários não preenchidos e ou não enviados à secretaria, documentação para retificação
de frequência, complementação de horas para atividades complementares e outras. No
prazo máximo de um mês, antes da data marcada para a colação de grau, o acadêmico
e a coordenação deverão quitar todas as pendências que comprometem a colação de
grau dos prováveis formandos.
É conveniente frisar que não poderá participar da colação de grau, em hipótese
alguma, nem mesmo que simbolicamente, o acadêmico que mesmo tendo seu nome
incluído no convite, não regularizar sua vida acadêmica quanto à frequência, notas,
atividades complementares, enade e demais documentos.
COLAÇÃO DE GRAU OFICIAL
O livro de ata de colação de grau é de competência da secretaria geral e sua
assinatura é condição para todos os formandos solicitarem o diploma. Deve ser assinado
no ato solene de colação de grau (assim que o formando chegar ao local onde será
realizada a solenidade e antes de vestir a beca) ou em ato especial (anterior/posterior).
COLAÇÃO DE GRAU ANTECIPADA
O formando que desejar colar grau antecipado à colação oficial deverá preencher
o requerimento especificando sua vontade No Setor de Diplomas no horário e data
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marcada pelo Setor. O Ato da Colação Grau Antecipada é realizado em um ambiente da
instituição, sem beca e homenageados, no horário e data marcada.
REQUERIMENTO DE COLAÇÃO DE GRAU
É o requerimento de solicitação formal de Colação de Grau feito pelo formando no
final do ano letivo. Todos os alunos com possibilidade de conclusão do curso deverão
solicitar colação de grau através de tal requerimento, na Secretaria Acadêmica da IES.
EMISSÃO E RETIRADA DO DIPLOMA, HISTÓRICO E CERTIFICADO DE CONCLUSÃO
O acadêmico poderá fazer a solicitação de seu diploma de graduação após a
colação de grau em dias e horários estabelecidos pela faculdade;
O diploma poderá ser retirado a partir de três (3) meses a contar do ato da
solicitação do mesmo, mediante apresentação do documento de identidade (RG) e
comprovante de solicitação em mãos, caso terceiros venham fazer a retirada, deverá ser
apresentada uma Procuração Pública e cópia da carteira de identidade (RG), além do
comprovante de solicitação do diploma.
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SOLICITAÇÃO DE DOCUMENTOS NA SECRETARIA (PRAZO DE ENTREGA E VALORES)
Aproveitamento de estudos - 05 dias úteis
TAXA: 080 – R$ 15,00
Trancamento De Matrícula - 02 Anos/04 Semestre
TAXA: 088 – R$ 50,00
Declaração de frequência – 02 dias úteis
TAXA: 073 – R$ 15,00
Desistência De Curso / Cancelamento De Curso
Declaração de matrícula - 02 dias úteis
TAXA: 071 – R$ 15,00 Destrancamento De Matrícula
Conteúdo Programático por disciplina – 10 - dias úteis
TAXA: 072 – R$ 20,00
Transferência De Fac. / Guia De Transferências - 10 Dias Úteis
Declaração de Concluinte – 02 dias úteis
TAXA: 075 – R$ 15,00
Justificativa de Ausência (colegiado de gestores) – declaração ou atestado médico deverá ser protocolado
com no máximo 03 dias útil.
Revisão de Nota - 05 dias úteis TAXA: 074 – R$ 15,00
Revisão de Frequência – 05 dias úteis
Histórico Escolar – 10 dias úteis TAXA: 085 – R$ 75,00
Licença Maternidade - 120 dias
