MANUAL DE

ORIENTAÇÃO

SISTEMA

CCA

Versão 2.0

Sistema de Controle de Concessão de Adiantamentos

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Sumário O Sistema CCA ----------------------------------------------------- 3 Iniciando a operacionalização do CCA ------------------------- 3 Fluxograma de Procedimentos ----------------------------------- 3 Fluxo do Pedido de Adiantamento – PA ------------------------ 4 Fluxo da Prestação de Contas – PC ------------------------------ 4 Relação de Status --------------------------------------------------- 5 Tela de identificação do usuário --------------------------------- 6 Perfis de Usuários -------------------------------------------------- 7 TOMADOR I – Criar Pedido ----------------------------------------------------- 8 II – Pesquisar Pedido --- ------------------------------------------- 9 III – Adicionar Prestação de Contas ---------------------------- 10 IV – Cadastramento de Documentos Fiscais------------------- 10 V – Cadastramento de Item de Doc. Fiscal---------------------- 11 VI – Cadastramento de Devolução de Saldo-------------------- 12 VII – Envio de Prestação de Contas------------------------------ 13 CHEFE IMEDIATO I – Aprovar Pedidos---------------- -------------------------------- 14 ADMINISTRADOR I - Atender Pedidos------------------------------------------------- 15 II – Criar Portarias-------------------------------------------------- 16 III – Pesquisar Portaria -------------------------------------------- 18 IV – Imprimir Resenha de Portaria ------------------------------ 19 V – Atender Pedido de Adiantamento-------------------------- 20 VI – Receber Prestações-------- --------------------------------- 22 VII – Encaminhar Prestações------------------------------------- 22 VIII – Baixar Pedidos---------------------------------------------- 23 ORDENADOR I – Autorizar Pedidos----------------------------------------------- II – Analisar Prestação--------------------------------------------- MASTER

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I – Configurar Portaria--------------------------------------------- 27 II – Criar Unidade de Aplicação---------------------------------- 28 III – Configurar Tomador------------------------------------------ 29 VI – Criar Setor ---------------------------------------------------- 30

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O SISTEMA CCA

O Sistema CCA foi desenvolvido pela Secretaria de Estado da Fazenda do Amazonas – SEFAZ/AM a partir de uma necessidade do Governo do Estado em aumentar seus controles sobre a aplicação de recursos públicos por meio do instrumento chamado Adiantamento. Além desta função principal, o sistema tem como função secundária e não menos importante uma eficiente gestão sobre a concessão dos adiantamentos. Após o processo de implantação do sistema teremos condições de saber a situação de cada servidor em relação aos seus adiantamentos recebidos anteriormente, se ele está apto a recebê-lo ou não.

O sistema CCA foi desenvolvido para ambiente WEB, sendo seu acesso possível de qualquer local onde esteja o usuário autorizado, por meio do uso de um navegador WEB como o Mozilla Firefox e o Internet Explorer. Os documentos gerados pelo sistema são gerados e apresentados diretamente na tela em formato PDF, permitindo ao usuário decidir entre apenas visualizá-los, imprimi-los ou salvá-los.

INICIANDO A OPERACIONALIZAÇÃO DO CCA

Para iniciar as operações no CCA, o servidor deverá estar previamente cadastrado no sistema. O cadastro inicial básico será efetuado na SEFAZ e complementado pelo Gestor Local do sistema de cada Unidade Gestora. A senha, pessoal e intransferível, permite o acesso às funcionalidades do sistema, e o perfil de acesso define quais funcionalidades será permitido ao servidor utilizar. De posse da senha e de um ou mais perfis de acesso, o servidor torna-se um usuário do sistema CCA.

Para acessar o sistema, o usuário deve abrir um navegador WEB, e na barra de endereços do navegador, digitar o endereço do CCA: https://sistemas.sefaz.am.gov.br/cca. Com isto a tela de identificação do usuário é apresentada.

FLUXOGRAMA DE PROCEDIMENTOS

Os Fluxogramas de Procedimentos traduzem uma visão geral pelo qual o Pedido de Adiantamento – PA e a Prestação de Contas – PC são transmitidos de um perfil para o outro no sistema. Você pode acompanhar o detalhamento de cada passagem no decorrer deste manual.

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FLUXO DO PEDIDO DE ADIANTAMENTO - PA

FLUXO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS - PC

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RELAÇÃO DE STATUS

O CCA utiliza os Status para representar as diferentes situações que um Pedido de Adiantamento – PA ou uma Prestação de Contas – PC se encontram. Cada status define o momento de ação de cada responsável e as condições de recebimento de novos adiantamentos.

Processo Status Situação

PE

DID

O D

E A

DIA

NT

AM

EN

TO

Em aberto Criado mas não enviado pelo Tomador Em Primeira Aprovação* Em avaliação pela Chefia Imediata Em Segunda Aprovação* Em avaliação pelo Ordenador de Despesas Autorizado* Em providência de liberação pelo Administrador Não Autorizado Reprovado pela Chefia Imediata Cancelado Desautorizado pelo Ordenador ou Administrador

Em Aplicação* Liberado pelo Administrador para Cadastramento da Prestação de Contas pelo Tomador

Em Análise* Prestação de Contas em inspeção pela Inspetoria ou em análise pelo Ordenador de Despesas

Em Despacho* Em providência de baixa pelo Administrador Finalizado Processo de Adiantamento arquivado Impugnado** Prestação de Contas reprovada pelo Ordenador No TCE** Prestação de Contas encaminhada ao TCE

PR

ES

TA

ÇÃ

O D

E C

ON

TA

S

Em Aberto Em elaboração pelo Tomador Enviada Enviada pelo Tomador e aguardando recebimento pelo Administrador Recebida Recebida pelo Administrador Em Primeira Análise Encaminhada pelo Administrador para a Inspetoria Setorial Em Correção Inspetor ou Ordenador solicita correção ao Tomador Corrigida Enviada após correção pelo Tomador Em Segunda Análise Encaminhada pela Inspetoria para o Ordenador de Despesas Aprovada com Ressalvas Encaminhada ao Administrador para ser baixada Aprovada Encaminhada ao Administrador para ser baixada Impugnada Encaminhada ao TCE para tomada de contas especial

(*) – Impede o recebimento de novos PAs, quando combinado com outro Status de bloqueio; (**) – Impede o recebimento de novos PAs.

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TELA DE IDENTIFICAÇÃO DO USUÁRIO

A tela de identificação do usuário é o ponto de entrada do usuário no sistema CCA. Nesta tela, o usuário obtém a sua autorização de acesso, mediante a informação do seu CPF e da sua senha individual, ambos cadastrados previamente pelo Gestor do CCA.

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PERFIS DE USUÁRIOS

Responsável pela solicitação do Pedido de Adiantamento e cadastramento da Prestação de Contas.

Funcionários dos Setores de Orçamento e Finanças responsáveis pelo gerenciamento e controle dos procedimentos de concessão do Pedido de Adiantamento bem como prévia análise da Prestação de Contas, baixa de responsabilidade e emissão de Relatórios.

Responsável pela autorização da concessão do Adiantamento bem como aprovação da Prestação de Contas.

Responsáveis pela análise dos cadastramentos na Prestação de Contas.

Responsável pela gestão do sistema em cada órgão, cadastro de tomadores, de unidades de aplicação e demais funções específicas.

Responsáveis pela primeira autorização do Pedido de Adiantamento.

TOMADOR

ADMINISTRADOR

ORDENADOR

INSPETORIA

MASTER

CHEFE IMEDIATO

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TOMADOR

I – Criar Pedido

O Tomador de Adiantamento é o responsável pela inclusão do Pedido.

1.1 – Especificar a Unidade Gestora concedente do recurso; 1.2 – Especificar a Unidade de Aplicação destinatária do recurso; 1.3 - Inserir a quantidade de dias para aplicação do adiantamento; 1.4 – Inserir o Trimestre em que será aplicado o recurso, quando for o caso; 1.5 – Inserir uma descrição sucinta do objeto de aplicação do recurso; 1.6 – Clicar em Criar; 1.7 – Clicar no símbolo + para adicionar os valores nos respectivos Elementos de Despesas; 1.8 – Opção de uso exclusivo dos Adiantamentos da SUSAM; 1.9 – Especificar o Elemento de Despesas; 1.10 – Inserir o valor a ser concedido; 1.11 – Clicar em Criar; (Repetir os passos do item 7 para outros Elementos de Despesas) 1.12 – Confira atentamente o seu Pedido e clique em Enviar.

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II – Pesquisar Pedido

2.1 – Utilize os diversos filtros, quando for o caso, e clique em Pesquisar; 2.2 – Clique no Pedido correspondente, conforme os dados relacionados;

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III – Adicionar Prestação de Contas De posse dos documentos, o Tomador dará início aos cadastramentos da Prestação de Contas.

3.1 – Clique em Adicionar Prestação de Contas.

IV - Cadastramento de Documentos Fiscais

4.1 – Clique em Adicionar Documentos Fiscais; 4.2 – Insira o número do Documento Fiscal; 4.3 – Insira a Data de Emissão; 4.4 – Insira a Data de Validade (limite para emissão); 4.5 – Insira a Data do Atesto de recebimento; 4.6 – Selecione o tipo do Documento Fiscal; 4.7 – Descreva, resumidamente, a despesa realizada; 4.8 – Selecione o Elemento de Despesas utilizado para aplicação do recurso; 4.9 – Insira o CNPJ ou CPF do fornecedor (caso o fornecedor não esteja cadastrado, clique em Adicionar Fornecedor); 4.10 – Insira um Valor de Desconto, quando expresso no Documento Fiscal; 4.11 – Clique em Criar.

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V – Cadastramento de Item de Documento Fiscal

O cadastramento dos itens deve ser feito com muita atenção e conforme expresso no documento fiscal. As incorreções observadas pela Inspetoria ensejarão o retorno do Processo ao tomador.

5.1 – Clique em Adicionar Item; 5.2 – Insira a quantidade do item; 5.3 – Insira o valor total do item (não confundir com valor unitário); 5.4 – Selecione a unidade de medida do item; 5.5 – Selecione o grupo representativo do item; 5.6 – Insira a descrição do item constante no documento fiscal; 5.7 – Clique em Criar.

Observação: A associação correta do Grupo representativo do item é de extrema importância para a sua Unidade. Em caso de dúvidas, consulte os setores competentes da área de orçamento e finanças ou o Inspetor Setorial.

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VI – Cadastramento de Devolução de Saldo de Adiantamento

O saldo de adiantamento recolhido deverá ser informado no sistema, separadamente, por Elemento de Despesas.

6.1 – Clique em Adicionar Devoluções; 6.2 – Insira a Data do Depósito; 6.3 – Insira o Número do Comprovante de depósito; 6.4 – Insira o Valor da Devolução (por Elemento de Despesas); 6.5 – Insira o Número do Banco (ex.: Bradesco - 237; Banco do Brasil - 001); 6.6 – Insira o Número da Agência de depósito; 6.7 – Insira o Número da Conta-Corrente de depósito; 6.8 – Selecione o Elemento de Despesas referente à devolução; 6.9 – Clique em Criar.

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VII – Envio de Prestação de Contas

Após a análise detalhada de todos os cadastramentos, poderemos imprimir a Relação Discriminativa de Despesas do próprio sistema para inclusão no processo físico e proceder ao envio da prestação no sistema.

7.1 – Clique em Imprimir (Relação Discriminativa de Despesas - RDD); 7.2 – Insira a Data do registro do Processo de Prestação de Contas no Setor de Protocolo; 7.3 – Insira o número do Processo de Prestação de Contas registrado no Setor de Protocolo; 7.4 – Clique em Alterar; 7.5 – Clique em Enviar.

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CHEFE IMEDIATO

I – Aprovar Pedidos

O Chefe Imediato do Tomador informado no sistema é o responsável pela primeira autorização do Pedido de Adiantamento.

1.1 – Clique em Opção; 1.2 – Insira um comentário; 1.3 – Clique em Aprovar, quando for o caso.

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ADMINISTRADOR

I – Atender Pedidos O Administrador é o responsável pela liberação do Pedido de

Adiantamento no sistema depois de autorizado pelo Ordenador de Despesas.

1.1 – Clicar na Opção correspondente ao PA; 1.2 – Imprimir o PA On-Line para formalização do Processo de Adiantamento; 1.3 – Após autuação do processo, inserir o número e a data do Protocolo do Processo de Pedido de Adiantamento; 1.4 – Clicar em Alterar.

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II – Criar Portarias

O Sistema CCA permite a criação e impressão do Ato Concessivo do Adiantamento na íntegra, de acordo com os padrões estabelecidos, sendo obrigatória a anexação do mesmo no Processo. Para efeito de publicação no Diário Oficial, permanece a obrigatoriedade apenas da Resenha.

2.1 – Selecione a Unidade Gestora; 2.2 – Selecione o Ano da Portaria 2.3 - Clique em criar; 2.4 – Selecione o Ordenador de Despesas; 2.5 – Especifique o inciso do Art. 4º do Decreto nº 16.396/94 que irá subsidiar a aplicação do recurso; 2.6 – Clique em Alterar; 2.7 – Clique no sinal + para associar o Pedido correspondente à Portaria recém criada;

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Continuação: Criar Portaria 2.8 – Marcar o pedido correspondente; 2.9 – Clicar em Associar; 2.10 – Imprimir a Minuta de Portaria para ser numerada e assinada e imprimir o Anexo se for conveniente.

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III – Pesquisar Portaria

Depois de numerada e assinada a Portaria, devemos inserir estes dados no sistema.

3.1 – Selecionar o Ordenador de Despesas; 3.2 – Clicar em Pesquisar 3.3 – Clicar no Pedido correspondente com base no Valor Global do Pedido; 3.4 – Preencher o nº da Portaria; 3.5 – Preencher a data de assinatura da Portaria; 3.6 – Clicar em Alterar; 3.7 – Preencher a data de publicação da Portaria; 3.8 – Clicar em Alterar.

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IV – Imprimir Resenha de Portaria

4.1 – Selecione a Unidade Gestora; 4.2 – Selecione a Unidade de Aplicação, quando for conveniente; 4.3 – Clique em Consultar; 4.4 - Marque a(s) Portaria(s) que deverão constar na Resenha; 4.5 – Clique em Gerar; 4.6 – Imprima o Documento gerado do Sistema.

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V – Atender Pedido de Adiantamento

Após elaboração, no Sistema AFI, das Notas de Empenho, de Liquidação, da Programação da Despesa e consequente emissão da Ordem Bancária pelo Departamento Financeiro da SEFAZ, o Administrador irá liberar o Pedido de Adiantamento, encerrando o Fluxo do Pedido de Adiantamentos.

5.1 – Clicar em Opções de cada Elemento de Despesa; 5.2 – Selecionar a Unidade Gestora de Pagamento; 5.3 - Adicionar nº de Ordem Bancária – OB de cada Elemento de Despesas; 5.4 – Clicar em Associar; 5.5 – Clicar em Voltar; Obs.: Após realizada a operação para cada Elemento de Despesas: 5.6 – Clicar em Atender.

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VI – Receber Prestações

O Administrador registra no sistema a recepção do Processo físico de Prestação de Contas encaminhado pelo Tomador e em seguida encaminha para a análise da Inspetoria Setorial.

6.1 – Identificar Prestação de Contas correspondente ao processo físico; 6.2 – Marcar a Prestação de Contas correspondente; 6.3 – Clicar em Receber.

VII – Encaminhar Prestações 7.1 – Marcar a opção correspondente ao processo físico; 7.2 – Clicar em Solicitar.

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VIII – Baixar Pedidos

Depois de aprovada a Prestação de Contas pelo Ordenador de Despesas, o Administrador procede com a Baixa de Responsabilidade do Tomador informando os dados no sistema.

8.1 – Identificar o Pedido de Adiantamento correspondente ao Processo de Prestação de Contas; 8.2 – Clicar em Visualizar Pedido; 8.3 – Clicar em cada Elemento de Despesa; 8.4 – Informar a Nota de Liquidação – NL de Cancelamento, quando houver saldo devolvido; 8.5 - Informar o nº da Guia de Depósito; 8.6 - Informar a data da Guia de Depósito; 8.7 – Informar a NL de Baixa de cada Elemento de Despesas; 8.8 – Clicar em Alterar; 8.9 – Clicar em Baixar.

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ORDENADOR

I – Autorizar Pedidos

O Ordenador de Despesas é o responsável pela aprovação final do Pedido de Adiantamento.

1.1 – Entrar no PA correspondente; 1.2 - Inserir um comentário; 1.3 – Clicar em Autorizar, se for o caso; 1.4 – Clicar em Negar, se for o caso.

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II - Analisar Prestação

Depois da análise e recomendações da Inspetoria Setorial no Processo de Prestação de Contas o Ordenador de Despesas informa no sistema a sua avaliação final.

2.1 – Identificar Prestação de Contas correspondente ao processo físico; 2.2 – Clicar em Visualizar Prestação; 2.3 – Inserir os despachos pertinentes; 2.4 – Clicar em Aprovar, quando considerada regular; 2.5 – Clicar em Aprovar com Ressalvas, quando, ainda que não haja dano ao erário, subsistam

impropriedades ou qualquer outra falha de natureza formal; 2.6 – Clicar em Reprovar, quando considerada irregular; 2.7 – Clicar em Solicitar Correção, para devolver ao Tomador proceder aos ajustes necessários.

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MASTER

I – Configurar Portaria A configuração dos dados da Portaria permite que o sistema gere o

documento autorizador do Pedido de Adiantamento nos padrões regulamentados pela Inspetoria Setorial.

1.1 – Selecione a Unidade Gestora concedente do recurso; 1.2 – Insira o nome da Unidade Gestora; 1.3 – Insira a sigla da Unidade Gestora; 1.4 – Insira a sigla do setor responsável pela numeração da Portaria; 1.5 – Insira o CPF do responsável pela Unidade Gestora; 1.6 – Selecione o sexo do responsável; 1.7 – Insira o nome do responsável; 1.8 – Insira o nome do cargo do responsável; 1.9 – Clique em Criar. Obs.: Sempre que houver um substituto do responsável, os dados deverão ser re-configurados.

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II – Criar Unidade de Aplicação

A Unidade de Aplicação será utilizada pelo Tomador na Criação do Pedido de Adiantamento possibilitando a geração de Relatórios de acordo com a necessidade da Unidade Gestora.

Caso o adiantamento não tenha uma destinação específica, como uma cidade, região ou setor o Gestor Local poderá decidir que nomenclatura utilizar para identificar a Unidade de Aplicação.

2.1 – Selecione a Unidade Gestora; 2.2 – Descreva o nome da Unidade de Aplicação; 2.3 – Insira uma sigla que identifique a Unidade de Aplicação; 2.4 – Clique em Criar. Obs.: Os demais campos não são obrigatórios.

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III – Configurar Tomador O cadastro de Tomador é de responsabilidade do Gestor Local detentor do perfil Master que

deverá promover as alterações sempre que necessário.

3.1 – Selecionar o Tomador previamente inserido no sistema pela SEFAZ; 3.2 – Selecionar o Chefe Imediato; 3.3 – Selecionar o Setor do Tomador; 3.4 – Selecionar a Unidade de Aplicação previamente cadastrada pelo Gestor Local; 3.5 – Clicar em Criar.

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VI – Criar Setor

O cadastro de Setor será utilizado quando do cadastramento do servidor associando-o ao setor previamente cadastrado. O cadastramento deverá respeitar a hierarquia da estrutura organizacional de cada unidade e de acordo com a necessidade de gestão, bastando o cadastramento dos setores dos tomadores.

4.1 – Selecionar a Unidade Gestora; 4.2 – Selecione o Setor previamente cadastrado; 4.3 – Insira o código hierárquico; 4.4 – Insira a sigla do setor; 4.5 – Insira o nome do setor; 4.6 – O endereço do setor é de cadastramento opcional; 4.7 – Clique em Criar.

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