Slide sem título Núcleo de PMO
Outubro de 2005
Objetivo
Este manual possui 2 objetivos principais:
1. Alinhar o conhecimento de todos os consultores no MS Project no
nível básico.
2. Introduzir o MS Project nos projetos visando a melhoria do
planejamento e do monitoramento dos mesmos.
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Índice
Monitoramento
Planejamento
Preparação
Ajuste da carga de trabalho
Ajuste do Calendário do Projeto
Detalhamento do escopo básico do Projeto
Visualizar Escala de tempo
Cadastro de Recursos
Atualização do cronograma (real x planejado)
Análise do cronograma atualizado
Replanejamento do Projeto
A elaboração de um projeto no MS Project deve seguir os passos
acima na ordem descrita.
Pág. *
Índice
Monitoramento
Planejamento
Preparação
Ajuste da carga de trabalho
Ajuste do Calendário do Projeto
Detalhamento do escopo básico do Projeto
Visualizar Escala de tempo
Cadastro de Recursos
Atualização do cronograma (real x planejado)
Análise do cronograma atualizado
Replanejamento do Projeto
A elaboração de um projeto no MS Project deve seguir os passos
acima na ordem descrita.
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1. Visão Geral
O MS Project é uma ferramenta automatizada de apoio à Gerência de
Projetos, onde é possível planejar e acompanhar as atividades,
recursos e demais variáveis de um projeto.
O MS Project é uma ferramenta “for Windows” e portanto utiliza os
padrões conhecidos dessa interface com o usuário.
Tela padrão do Project
2. Gráfico de Gantt
O modo de exibição Gráfico de Gantt exibe as informações sobre as
tarefas relativas ao seu projeto tanto em forma de texto quanto em
forma de gráfico de barras.
No lado esquerdo desse modo de exibição estão as colunas nas quais
você pode inserir e modificar os nomes, durações, datas de início e
de término e outras informações sobre as tarefas.
No lado direito, os dados inseridos nas tabelas são mostrados
graficamente através de barras.
Atalho para o Gráfico de Gantt
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3. Definição da data de início do projeto
Com o MS Project aberto, siga os seguintes procedimentos:
1) Clique, na Barra de Ferramentas, no item Project;
2) Em seguida, clique em “Project Information”
3) Insira a data inicial do projeto.
4) Insira a data atual no campo “Current date”
A definição da data inicial do Projeto é o primeiro passo a ser
dado no Project. No mesmo momento, deve-se definir a data atual
para que o Gráfico de Gantt e o Calendário se posicionem
facilitando assim o trabalho e a visualização.
OBS: Caso a data do projeto não seja informada, o Project vai
considerar como data inicial do Projeto, a data atual (Current
date).
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4. Ajuste da carga de trabalho
1) Clique em Tools / Options / Calendar
2) Na pasta Calendar, defina a estrutura padrão de trabalho da sua
organização.
Por exemplo, por padrão, o MS Project define a Hora de início
padrão como sendo 09:00, se na sua organização o horário de início
de trabalho for 08:00, digite este horário na janela respectiva.
Faça as alterações necessárias aqui para definir o padrão de
calendário. Quando estiver terminado clique no ícone Definir como
padrão e em OK.
O ajuste na carga de trabalho serve para alinhar os horários de
trabalho do projeto com o do sistema. Seu controle só é necessário,
caso o projeto seja monitorado (escala) em horas.
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5. Ajuste do Calendário do Projeto
Para obter uma maior precisão no controle do projeto, é necessário
que se informe os dias não-trabalhados (férias, feriados, etc), e
os dias em que não se utiliza o horário padrão.
Por exemplo: vamos adicionar um feriado no dia 26 de Outubro de
2005.
Clique em Tools / Change Working Time
Utilizando a barra de rolagem do campo “Data(s) selecionada(s)”,
clique na seta para baixo ou para cima até que o calendário indique
o mês de Outubro. Clique no dia 26 e em seqüência no espaço
“Nonworking Time”, no campo “For selected dates”.
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6. Detalhamento do escopo básico do projeto
Cada projeto tem um conjunto único de componentes: as tarefas, as
pessoas e o objetivo do projeto. Para ajudá-lo a se lembrar de
detalhes importantes e comunicá-los, você pode inserir informações
sobre o projeto e consultá-las quando necessário.
No menu File, clique em Proprerties
Na guia Summary, insira as informações para o seu projeto, tal como
as pessoas que gerenciarão o projeto e manterão o arquivo do
projeto, o objetivo do projeto, recursos, curto, qualquer limitação
conhecida que possa dificultar a obtenção do objetivo e outras
anotações gerais sobre o projeto.
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MS Project – Núcleo de PMO
7. Visualizar escala de tempo
Para modificar (aumentar ou reduzir) a escala de tempo, basta
clicar na lupa
Este procedimento também pode ser executado clicando duas vezes
sobre a barra de escala de tempo.
Em seguida, é só escolher qual a escala preferida.
A escala de tempo pode ser formatada de acordo com a necessidade do
usuário. Este é um artifício muito utilizado para adequar o formato
da impressão.
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Índice
Monitoramento
Planejamento
Preparação
Ajuste da carga de trabalho
Ajuste do Calendário do Projeto
Detalhamento do escopo básico do Projeto
Visualizar Escala de tempo
Cadastro de Recursos
Atualização do cronograma (real x planejado)
Análise do cronograma atualizado
Replanejamento do Projeto
A elaboração de um projeto no MS Project deve seguir os passos
acima na ordem descrita.
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8. Cadastro de Tarefas e durações
Para inserir as tarefas, basta selecionar a célula e digitar o
título dado á tarefa.
O agrupamento (estrutura) de uma ou várias tarefas pode ser feito
em muitos níveis (outliers) através do conceito do recuo. Selecione
a tarefa e em seguida clique no recuo desejado.
Após o cadastro de todas as tarefas e seus recuos, devem-se
cadastrar as durações, apenas nas tarefas que estão no último nível
de recuo. As demais terão a durações somadas automaticamente
Para inclusão de datas marco (Milestones) é só inserir a duração
como 0d
Após a fase de preparação do projeto, inicia-se o cadastro das
tarefas, utilizando o conceito do WBS (Work Breakdown Structure),
onde as tarefas são agrupadas formando uma estrutura.
OBS: Neste momento, não se deve incluir datas, e sim durações, já
que as interdependências ainda não foram definidas.
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9. Cadastro de Recursos
Para cadastrar os Recursos do Projeto, clique, na barra de modos,
em Resource Sheet
A mesma Planilha pode ser obtida clicando no Menu View / Resource
Sheet
1) Cadastre o nome de todos os recursos na planilha
OBS: No nível básico, não precisamos preencher mais nenhum campo
desta planilha
2) Ver próximo slide
Neste Manual básico, não faremos uma análise aprofundada de
Recursos, e sim o cadastro dos recursos às tarefas, para
identificarmos as responsabilidades de cada um no projeto
Barra de modos
9. Cadastro de Recursos
2) De volta ao Gráfico de Gantt, clicamos através da coluna
Recursos no “box” das tarefas cadastradas, e selecionamos os
recursos previamente cadastrados
3) Para selecionar mais de um recurso, deve-se separar os nomes por
ponto e vírgula (;)
Neste Manual básico, não faremos uma análise de Recursos, e sim um
cadastro dos recursos às tarefas, para identificarmos as
responsabilidades de cada um no projeto
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9. Cadastro de Recursos
4) Caso o Recurso a ser incluído não esteja integralmente no
projeto, podemos incluir apenas uma porcentagem (%) do mesmo na
tarefa.
Para isso:
Clique duas vezes na tarefa do Recurso a ser incluído
Selecione a aba “Resources”
Defina a porcentagem de participação do Recurso
Neste Manual básico, não faremos uma análise de Recursos, e sim um
cadastro dos recursos às tarefas, para identificarmos as
responsabilidades de cada um no projeto
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10. Interdependência entre tarefas
O principal item e o mais crítico de um planejamento, é identificar
a dependência entre as tarefas, ou seja, uma tarefa, para começar,
depende do status de outra(s) tarefa(s).
Para incluir predecessores (dependências) entre tarefas, deve-se
clicar na coluna predecessor, e classificar a dependência
A mesma classificação pode ser feita clicando duas vezes na tarefa,
e em seguida na aba “predecessors”.
No próximo slide temos os principais conceitos dos
predecessores.
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10. Interdependência entre tarefas
Término-a-início (TI ou FS): A tarefa (B) não pode iniciar antes
que a tarefa (A) termine. (MAIS COMUM)
Início-a-início (II ou SS): A tarefa (B) não pode iniciar antes que
a tarefa (A) seja iniciada.
Término-a-término (TT OU FF): A tarefa (B) não pode terminar antes
que a tarefa (A) termine.
Início-a-término (IT ou SF) A tarefa (B) não pode terminar antes
que a tarefa (A) seja iniciada.
Algumas regras de interdependência devem ser consideradas e
obedecidas no momento do cadastro.
A
B
A
B
A
B
A
B
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10. Interdependência entre tarefas
Algumas regras de interdependência devem ser consideradas e
obedecidas no momento do cadastro.
OBS: Caso exista a necessidade de incluir “dias” além da
dependência, deve-se cadastrar da seguinte forma: “Nºda tarefa”
“TI” + nºd
Ex 1: A Tarefa 2, localizada no ID 2, depende que a Tarefa 1 (ID 1)
termine para que ela inicie, portanto, na coluna predecessor,
incluímos no ID 2 o termo 1FS, ou somente 1
Ex 2: A Tarefa 4, localizada no ID 4, depende que a Tarefa 3 (ID 3)
inicie, para que ela também inicie, portanto, na coluna
predecessor, incluímos no ID 4 o termo 3SS
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10. Interdependência entre tarefas
Algumas regras de interdependência devem ser consideradas e
obedecidas no momento do cadastro.
A
B
A
B
A
B
A
B
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11. Restrição de Datas
Com as interdependências concluídas, o Project irá automaticamente
ajustar o Cronograma. Nesta hora, devemos restringir algumas datas
que não possuem dependências, mas possuem data específica para
iniciar e/ou terminar
Para restringir uma data de início ou fim, basta selecionar a
célula da coluna início ou término, e alterar a data atual para a
requerida.
Além disso, pode-se restringir datas:
1) clicando 2 vezes na tarefa e em seguida selecionar advanced e
Constrain Task.
2) A partir daí, é só selecionar a data da restrição.
Qualquer discordância durante o planejamento ou monitoramento fará
com que o project coloque um aviso no indicador da tarefa.
OBS: Caso não se utilize este recurso, o Project considerará o tipo
de restrição “terminar o mais breve possível”, que é o mais
usual.
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MS Project – Núcleo de PMO
12. Adicionar anotações às tarefas
Muitas tarefas possuem particularidades que não entram no
Cronograma. Além disso, pode ser realizado um cadastro do status de
cada tarefa. Para isso, o Project possui o recurso Anotações (bloco
de notas)
Para cadastrar anotações sobre as tarefas bastam os seguintes
passos:
Clicar 2 vezes sobre a tarefa
Clicar sobre a pasta Notes.
Inserir as anotações
Ficará marcado um indicador de Anotação na Tarefa na Coluna ID
.
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13. Tarefas recorrentes
Muitas tarefas ocorrem constantemente e repetitivamente, ou seja,
de forma recorrente. Pra isso, o Project possui um recurso muito
utilizado pelo padrão Windows (MS Outlook).
Para inserir tarefas recorrentes, bastam os seguintes
comandos:
Clicar em Insert / Recurring Task
Selecionar o Nome da tarefa, a duração e a recorrência.
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14. Linha de Base
Enfim, temos o projeto planejado. Agora precisamos “confirmar” este
planejamento para iniciarmos o monitoramento. Para isso, temos a
linha de base
O que é uma linha de base?
Uma linha de base é um conjunto de estimativas-chave originais
sobre o projeto. Esse conjunto consiste nas estimativas originais
sobre tarefas, recursos, atribuições e custos inseridas no plano do
projeto.
Por que devo criar uma linha de base?
A linha de base é essencial para controlar o andamento. As
estimativas originais que ela contém são pontos de referência
permanentes, com base nos quais você poderá comparar as informações
atualizadas sobre tarefas, recursos, atribuições e custos inseridas
no plano do projeto durante o projeto, incluindo as informações
reais registradas. Alguns exemplos dessas informações são as
durações reais das tarefas, os custos dos recursos divididos em
fases e o trabalho concluído em uma atribuição.
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14. Linha de Base
Enfim, temos o projeto planejado. Agora precisamos “confirmar” este
planejamento para iniciarmos o monitoramento. Para isso, temos a
linha de base
Quando devo criar uma linha de base?
Teoricamente, você cria uma linha de base após concluir e ajustar o
plano do projeto. Como a linha de base fornece pontos de referência
com base nos quais você compara o andamento real do projeto, ela
deve incluir suas melhores estimativas para a duração das tarefas,
as datas de início e de término, os custos e outras variáveis do
projeto que você deseja monitorar.
Informações da linha de base que constantemente diferem dos dados
atuais indicam que o seu plano original não é preciso. Normalmente,
essa diferença ocorrerá se o escopo ou a natureza do projeto tiver
sido alterada. Você poderá modificar ou refazer a linha de base a
qualquer momento durante o projeto, se os investidores do projeto
concordarem que a diferença justifica isso.
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14. Linha de Base
Enfim, temos o projeto planejado. Agora precisamos “confirmar” este
planejamento para iniciarmos o monitoramento. Para isso, temos a
linha de base
A linha de base pode ser inserida da seguinte forma:
No momento em que o arquivo for salvo, selecionar a opção “Save
with baseline
ou
Clicar em Tools / Tracking / Save Baseline
OBS: Pode-se salvar a linha de base para apenas algumas tarefas.
Geralmente, este recurso é utilizado quando já se tem uma linha de
base para o projeto como um todo
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MS Project – Núcleo de PMO
15. Análise do Caminho Crítico
Com a linha de base definida, devemos analisar o Caminho Crítico do
Projeto. Este, nos mostra as tarefas que não podem atrasar, pois
influenciam no prazo final do projeto.
O caminho crítico pode ser visto da seguinte forma:
1) Clicar no GanttChart Wizard (“varinha mágica”)
2) Selecionar Critical Path
3) Confirmar até o final.
4) O caminho crítico do projeto é caracterizado pelas barras
vermelhas do gráfico de gantt.
OBS: No Assistente de Gantt, pode-se escolher as informações
(recursos, datas, etc) que estarão nas barras do Gráfico de
Gantt
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Índice
Monitoramento
Planejamento
Preparação
Ajuste da carga de trabalho
Ajuste do Calendário do Projeto
Detalhamento do escopo básico do Projeto
Visualizar Escala de tempo
Cadastro de Recursos
Atualização do cronograma (real x planejado)
Análise do cronograma atualizado
Replanejamento do Projeto
A elaboração de um projeto no MS Project deve seguir os passos
acima na ordem descrita.
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16. Inserir Colunas de Início e Término Real e % Concluída
O principal método de acompanhamento de um projeto, é a comparação
do real com o planejado (linha de base). Para isso, devemos incluir
as colunas Início e Término Real e % Complete no nosso
Project
Para incluirmos as colunas no project, seguimos os seguintes
passos:
Clicar em uma das colunas já existentes com o botão da
direita.
Clicar em Insert column
Selecionar as colunas Actual Start (início real) e Actual Finish
(término real) e % Complete
OBS: Diversas outras colunas podem ser incluídas, para se fazer um
melhor gerenciamento dos projetos. As mesmas se encontram em ordem
alfabética.
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17. Atualização do Cronograma
OBS: As atualizações do cronograma devem ser feitas no máximo
semanalmente e por apenas uma pessoa para evitar diferentes
interpretações.
A atualização do cronograma deve ser feita nas colunas de início e
término real
Selecionar a tarefa que deve ser atualizada
Incluir as datas de início e término real e % completa da
tarefa
Repare que as colunas de datas planejadas (linha de base) mudam
automaticamente em caso de adiantamento ou atraso nas colunas reais
(caso sejam tarefas com caminho crítico).
Para ver as colunas originais da linha de base (não modificadas com
o real, basta inserir as colunas “Baseline Start (início da linha
de base) e Baseline Finish” (término da linha de base)
A atualização do cronograma é o monitoramento propriamente dito. Os
dados / status reais das tarefas são incluídos pra comparação com o
planejado.
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MS Project – Núcleo de PMO
18. Análise do Cronograma atualizado
Com o projeto em andamento e os valores reais sendo atualizados
constantemente, a análise do cronograma deve considerar alguns
pontos indispensáveis.
Atraso do Cronograma
O atraso no cronograma poderá ser verificado com atualização dos
valores reais. O valor planejado (colunas já existentes) se
modificará automaticamente e indicará o possível atraso. Para
buscar os valores planejados originais (linha de base), basta
inserir as colunas de Início e Término da Linha de Base.
Análise do Caminho Crítico e Replanejamento
Identificando que o cronograma está atrasado, deve-se analisar em
quais tarefas pode-se replanejar as datas de início e término, para
que se chegue no prazo final estipulado. Para efetuar esta análise,
deve-se verificar as tarefas que estão no caminho crítico do
projeto. Essas tarefas (barras vermelhas) influenciam no prazo do
projeto.
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19. Relatórios e Exportação para o Excel
Para análise consolidada dos resultados do projetos Project dispões
de dois métodos: Seus relatórios internos (poucos relatórios) e a
possibilidade de exportação para o Excel.
Os relatórios do MS project são restritos, mas alguns podem ser
úteis.
1) Clicar em View
2) Em seguida, selecionar Reports
3) Dentro de cada tema (custos, prazo, recursos to do´s, etc),
existem alguns tipos de relatório prontos.
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19. Relatórios e Exportação para o Excel
Para análise consolidada dos resultados do projetos Project dispões
de dois métodos: Seus relatórios internos (poucos relatórios) e a
possibilidade de exportação para o Excel.
A exportação para o Excel é uma função muito utilizada nos
projetos, vista a sua facilidade de customização e sua quantidade
de gráficos para análise:
Pode-se exportar apenas utilizando o comando “copiar e colar”. Para
isso, é necessário que as colunas do Project estejam iguais às
colunas do Excel a ser utilizado
É interessante nesse caso, incluir a coluna Outlines Level, para
facilitar a formatação dos recuos do cronograma no Excel, conforme
cronograma do Project
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20. Replanejamento do Projeto
O replanejamento é uma das fases mais importantes de um projeto.
Sabemos que nem tudo sai conforme planejado, portanto, este recurso
é um dos mais utilizados.
Para replanejar devem ser seguidos os passos abaixo:
Identificar a tarefas que serão replanejadas. Não se deve
replanejar tarefas já concluídas.
Modificar as datas de início e Término das tarefas identificadas,
utilizando as colunas Início e Término.
Salvar nova linha de base nas tarefas modificadas, ou no projeto
como um todo.
As datas planejadas na 1ª etapa (originais), estarão armazenadas
nas colunas de início e Término da Linha de base. As datas da 2ª
linha de base estarão nas colunas de Início e Término de Linha de
base 1
OBS: Devemos tomar cuidado para não confundir as colunas Início e
Término, Início da linha de base e Término da Linha de base, Início
a Linha de base 1 / Término da Linha de base 1
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Núcleo de PMO
Outubro de 2005