Embed Size (px)
Citation preview
MANAJEMEN KARIR SEBAGAI SEKRETARIS
Yuni Kasmawati Universitas Budi Luhur
E-mail: [email protected]
Abstract
The changes of global economic and business influence to the demand
of carriers and skills. The employees, as a professional in this case
have to be able to manage their carrier. Carrier is an important thing
to the employees and organization. The successful carrier needs a
commitment and management. To manage their carrier, people need
carrier management. Carrier management needs special attention and
constant evaluation, so the employees responsible to the development
of their carrier. Secretary is a unique figure and a unique position,
because a secretary does not have down liner. A secretary has a main
role in creating atmosphere in the office. Secretarial carrier
development is a basic need and as a self actualization. To reach this
purpose, a secretary needs carrier management.
Keywords: Carrier management, Secretary
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
Perubahan bisnis dan ekonomi yang begitu besar dan terjadi
hampir di seluruh dunia berpengaruh terhadap dunia kerja maupun
lingkungan pekerjaan. Perubahan tidak hanya terjadi pada
permintaan pasar terhadap keahlian-keahlian dan bidang karir
tertentu, tetapi juga peranan karyawan sebagai profesional dan
cara bagaimana mereka mengelola karirnya. Lingkungan kerja yang
menjadi tidak pasti tersebut , akan menjadi alasan bagi individu
karyawan untuk terdorong meningkatkan tanggung jawab dan
upaya dalam mengelola karirnya masing-masing. Namun, tidak
seorang pun mampu memperkirakan kapan dan berapa lama karir
akan diraihnya.
Karir amatlah penting bagi karyawan maupun bagi organisasi.
Bagi karyawan, karir bahkan dianggap lebih penting dari pada
pekerjaan itu sendiri. Seorang karyawan bisa meninggalkan
pekerjaannya jika merasa prospek kariernya buruk. Sebaliknya,
pegawai mungkin akan tetap rela bekerja di pekerjaan yang tidak
disukainya jika karyawan mempunyai prospek cerah dalam karirnya.
Karir merupakan kebutuhan yang terus tumbuh dalam diri
seseorang karyawan, sehingga akan mendorong kemauan kerjanya.
Kesuksesan dalam karir tidak begitu saja terjadi. Harus ada
komitmen dan dikelola atau diatur dengan hati-hati. Pada jenjang
jabatan yang seperti apapun adalah penting bagi seorang karyawan
untuk menjaga karir agar tetap dalam jalurnya.
Karyawan yang membutuhkan pengembangan diri akan
berusaha mencapai suatu posisi melalui jalur tertentu dengan
meningkatkan kinerja masing-masing individu. Untuk mengelola
karirnya, setiap orang membutuhkan manajemen karir. Manajemen
karir merupakan sebagai proses untuk membuat karyawan dapat
memahami dan mengembangkan dengan lebih baik keahlian dan
minat karir karyawan dan untuk memanfaatkan keahlian dan minat
tersebut dengan cara yang lebih efektif. Manajemen karir menuntut
perhatian khusus dan evaluasi secara konstan. Hal ini merupakan
proses berkelanjutan yang membuat karyawan bertanggung jawab
atas arah dan pertumbuhan karirnya sendiri. Selain dari organisasi,
karyawan juga memerlukan manajemen karir individu melalui
perencanaan dan taktik. Perencanaan dan taktik karir akan
membantu karyawan dalam meraih karir tertentu yang disesuaikan
dengan penyediaan jalur karir yang ada dalam perusahaan.
Manajemen karir melibatkan semua pihak termasuk karyawan yang
bersangkutan dengan unit tempat si karyawan bekerja, dan
organisasi secara keseluruhan.
Seorang sekretaris pada hakikatnya merupakan figur dengan
kedudukan yang unik, tanpa anak buah, tetapi harus mengurus
segala macam pekerjaan yang melibatkan banyak orang. Peran
penting sekretaris adalah penentu suasana di kantornya. Sekretaris
yang baik harus dapat menentukan suasana yang kondusif untuk
produktivitas kantor yang berpusat pada atasan langsungnya.
Sekretaris yang ideal ikut menentukan semangat irama dan budaya
kerja yang bernuansa keberhasilan. Pengembangan karir sekretaris
adalah sesuatu yang harus dilakukan untuk kebutuhan dasar akan
pengakuan dan akutualisasi diri. Untuk menunjang keberhasilan
tersebut diperlukan manajemen karir agar tujuan organisasi
maupun tujuan pribadi sekretaris tercapai.
2. Rumusan Masalah
Peran sekretaris yang cukup penting di dalam suatu organisasi
atau perusahaan dimana sekretaris berperan dalam menentukan
suasana di kantornya. Seorang sekretaris tidak memiliki legalitas
tapi harus mampu mengatur banyak orang dari berbagai pihak dan
mempunyai posisi yang unik dalam suatu organisasi. Keadaan
yang demikian tersebut, untuk menunjang karirnya, seorang
sekretaris harus tahu bagaimana mengelola karirnya agar
tujuannya tercapai.
3. Tinjauan Pustaka
Pengertian Sekretaris
Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang
pemimpin yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat,
menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinannya
mengenai kewajiban yang sudah dijanjikan dan melakukan banyak
kewajiban yang lain yang bertujuan untuk meningkatkan efektifitas
dari pimpinannya tersebut. (M.Braum dan Roman dalam Nuraeni,
2008)
a. Ruang Lingkup.
1) Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya
yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang
meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan,
pendistribusian, dan penyimpanan.
2) Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun
extern.
3) Menyelenggarakan rapat-rapat.
4) Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu /
kunjungan.
b. Peran Sekretaris
Menurut Nuraeni (2008) Secara garis besar, peran umum yang
dijalani oleh sekretaris sebagai berikut :
1) Sekretaris sebagai duta, artinya bertindak sebagai wakil
dari perusahaan.
2) Sekretaris sebagai pintu gerbang, artinya berfungsi sebagai
salah satu penerima tamu.
3) Sekretaris sebagai ibu rumah tangga, artinya sekretaris
dapat mengurus kerapiaan, kebersihan kantor dan dituntut
bekerja dengan rapi.
4) Sekretaris sebagai humas, artinya sekretaris menjadi
penghubung antara perusahaan dan lingkungan kerja baik.
c. Kedudukan Sekretaris dalam Organisasi (
http://widiyanto.dagdigdug.com/ )
1) Peran Strategis, merupakan peran yang diharapkan dapat
memberikan pengaruh positif pada status dan performen
organisasi.
2) Peran Teknis, merupakan peran yang diharapkan dapat
meningkatkan kinerja pimpinan.
3) Peran Pendukung. Peran yang diharapkan dapat
memberikan pengaruh positif kepada anggota organisasi
lainnya
d. Tugas Sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam
melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting
artinya bagi pimpinan.
Tugas sekretaris, menurut Nuraeni (2008) yaitu :
1) Tugas Rutin antara lain membuka surat, menerima dikte,
menerima tamu, menerima telepon, menyimpan arsip,
menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
2) Tugas khusus, biasanya karena ada unsur kepercayaan
untuk menyimpan rahasisa perusahaan.
3) Tugas Istimewa, menyangkut keperluan pimpinan
4) Tugas sosial.
5) Tugas keuangan.
6) Tugas resepsionis.
7) Tugas insidental.
8) Tugas dalam pertemuan bisnis
e. Tanggung Jawab Sekretaris
Menurut Nuraeni (2008), selain bertanggung jawab atas
pekerjaannya, tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan
oleh seorang sekretaris sebagai berikut :
1) Tanggung Jawab Individu, berhubungan dengan
performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah
yang lebih berkualitas.
2) Tanggung Jawab Dalam, berhubungan dengan upaya
pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya
terhadap kinerja perusahaan.
3) Tanggung Jawab Cabang, berhubungan dengan keharusan
seorang sekretaris meluaskan wawasan dan jalinan
perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing.
4) Tanggung Jawab Atas Keberhasilan Perusahaan,
berhubungan dengan keharusan seorang sekretaris
membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat
tercapai tujuan yang telah ditetapkan.
5) Tanggung Jawab Hukum , berkaitan dengan tugas khusus
dimana sekretaris harus mampu menjaga rahasia
perusahaan.
f. Kualifikasi Sekretaris Dalam Organisasi
(http://widiyanto.dagdigdug.com/ )
Untuk menunjang karirnya, seorang sekretaris harus memiliki
kemampuan antara lain :
1) Pengetahuan yaitu pengetahuan yang luas, memahami
seluk beluk tentang organisasi, misi , fungsi dan tugas pokok
organisasi, ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang
tugasnya, pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan
peralatan perkantoran, pengetahuan yang baik tentang
bahasa Indonesia dan bahasa asing
2) Keterampilan yaitu mampu menyusun laporan,
berkorespondensi, menggunakan bahasa Indonesia dan
bahasa asing, mampu menggunakan teknologi perkantoran
3) Kepribadian yaitu memiliki kepribadian yang menarik dan
baik, loyalitas dan dedikasi yang tinggi, ketekunan,
ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran, keterbukaan,
kesabaran, keramahtamahan serta tanggungjawab
g. Karir
Karir adalah semua pekerjaan atau jabatan yang ditangani
atau dipegang selama kehidupan kerja seseorang. Jadi
pengertian karir adalah pengalaman dan aktivitas kerja selama
rentang waktu kehidupan seseorang dan rangkaian aktivitas
kerja yang terus berjalan berkelanjutan yang dapat dikendalikan
oleh individu dan organisasinya. (Handoko, 2000).
Ada dua pandangan mengenai definisi karir, yaitu: (1)
pandangan bahwa karir bersifat struktural dari sebuah
pekerjaan atau sebuah organisasi, sehingga karir dilihat dari
urut-urutan posisi seseorang, atau jalur mobilitas dalam satu
organisasi dan (2) karir bersifat individual yang menekankan
pada profesionalisme.
Collin (1998) menyatakan bahwa karir muncul akibat
interaksi seseorang dengan organisasi dan lingkungan sosialnya,
sehingga karir dapat dilihat dari berbagai disiplin ilmu. Karir
tidak hanya mengembangkan pekerjaan seseorang tetapi juga
kehidupan kerja seseorang. Karir sekarang ini tanpa batas yang
menekankan berpindahnya antar organisasi, lebih fleksibel, non
hirarkis dan tidak ada norma obyektif.
h. Manajemen Karir
Menurut Greenhaus, et.al (2000), manajemen karir adalah
proses dimana individu mengembangkan, mengimplementasikan
dan memonitor tujuan dan strategi karir. Selain itu individu yang
terlibat dalam manajemen karir akan mengumpulkan informasi
yang relevan mengenai dirinya, dunia atau ruang lingkup
pekerjaannya, menetapkan tujuan karir yang realistik
berdasarkan informasi tersebut, mengembangkan dan
memperbaiki strategi untuk mencapai tujuan serta
menghasilkan umpan balik efektifitas strategi dan relevansi
tujuan. Manajemen karir melibatkan semua pihak termasuk
karyawan dan organisasi secara keseluruhan.
i. Manajemen Karir Diri Sendiri
Kesuksesan psikologis merupakan tujuan tertinggi dari karir
seseorang, yaitu perasaan bangga atas prestasi seseorang yang
didapatkan ketika tujuan terpenting dalam kehidupannya
tercapai. Hal ini bertolak belakang dengan keberhasilan vertikal
yaitu meniti piramida korporat sebagaimana dalam kontrak karir
yang lama.
Menurut Orpen (1994), manajemen karir individu adalah
proses seseorang melakukan kontrol dan perencanaan pada
karirnya dengan cara mengidentifikasi tujuan yang berkaitan
dengan karir berupa kekuatan, kelemahan dan mengambil
langkah-langkah yang berguna untuk mencapai tujuan karir
yang diharapkannya. Manajemen karir diri sendiri didasarkan
pada sikap proaktif karyawan yang respek untuk melakukan
menajemen pada karirnya. (De Vos, 2006).
Menurut Nawawi (2000), langkah – langkah manajemen
karir diri sendiri meliputi :
1) Menulis hasil interview dengan diri sendiri.
Hasil tersebut diperlukan sebagai bahan pertimbangan
dalam merencanakan pengembangan karir diri sendiri di
masa depan.
2) Inventarisasi kemampuan yang dimiliki
Berdasarkan hasil inventarisasi, semua aspek yang kuat dan
positif perlu dikembangkan oleh karyawan secara
individual.
3) Mempelajari nilai – nilai.
Setiap karyawan perlu mempelajari dan memilih nilai-nilai
kompetitif yang relatif kuat untuk mendukung pencapaian
sukses karir sesuai cita-cita.
4) Membuat buku harian 24 jam.
Informasi dari kegiatan dapat digunakan untuk
menemukan faktor-faktor yang berpengaruh pada sukses
atau gagalnya karir yang diinginkan.
5) Interview dengan pekerja lain
Informasi tentang dari pekerja tentang kiat yang
mengantarkan kesuksesan karir.
6) Memperbaiki penampilan dalam bekerja
Usaha melakukan perbaikan berkenaan dengan penampilan
dalam melaksanakan pekerjaan .
Pengembangan karir merupakan realisasi hubungan antara
individu sebagai pekerja dengan organisasi atau perusahaan,
untuk mewujudkan manajemen karir diri sendiri, diperlukan
kondisi sebagai berikut (Nawawi, 2000) :
1) Kesadaran dan pemahaman para pekerja bahwa setiap
pekerjaan/jabatan selalu memberikan kesempatan untuk
maju dan berkembang dengan mempelajari ketrampilan
baru melalui pendidikan.
2) Setiap pekerjaan harus memahami bahwa tanggung jawab
pengembangan karirnya berada pada pekerja masing-
masing.
3) Setiap pekerja perlu menyadari dan memahami bahwa
biasanya lebih dari seorang pekerja yang memiliki peluang
untuk mendapatkan jabatan.
j. Manajemen Karir Organisasional (Organizational Career
Management)
Manajemen karir organisasional merupakan kebijakan atau
aturan yang disusun dan dikembangkan untuk meningkatkan
efektivitas karir karyawannya. (Orpen, 1994). Definisi karir
organisasi mengacu pada struktur karyawan dan praktek-
praktek yang memberi panduan bagaimana merekrut,
mengembangkan dan memberi tugas kepada karyawan
(Gaetner, 1988). Manajemen karir organisasional merupakan
bagian dari pelaksanaan aktivitas pengembangan karir guna
meningkatkan produktivitas karyawan.
Manajemen karir organisasi dapat memberikan kontribusi
karyawan dan organisasi. Tidak hanya memberikan
kesempatan pada individu untuk melakukan pengembangan
karirnya saja, tetapi manajemen karir organisasi harus mampu
untuk memberikan dukungan pada budaya dan mengolah karir
karyawan dalam organisai.
k. Manajemen Karir yang Efektif
Wakter dan Gutterridge (1979) mengindikasikan bahwa
perusahaan percaya bahwa kesuksesan karir terutama
didasarkan pada tanggung jawab dan kemampuan karyawan
untuk mengembangkan self-awareness (kesadaran pribadi)
serta tanggung jawab untuk pengembangan personal dan
peningkatan karirnya.
Hall dan Moss (Winter, 1998) menjelaskan 10 langkah
yang dapat dilakukan oleh organisasi/perusahaan agar berhasil
dalam pengembangan konsep karir baru . Adapun ke-sepuluh
langkah tersebut adalah:
1) Mulai dengan pengakuan bahwa karir itu bersifat individual
2) Menciptakan informasi dan mendukung usaha individu untuk
mengembangkan karirnya.
3) Mengakui bahwa pengembangan karir adalah sebuah proses
hubungan antara organisasi dan praktisi karir.
4) Menyediakan ketrampilan pada informasi karir.
5) Menyediakan dengan baik komunikasi dengan karyawan
tentang pelayanan karir dan kontrak dalam karir baru.
6) Mempromosikan rencana kerja, bukan perencanaan karir.
7) Mempromosikan pembelajaran melalui hubungan baik
(relationships) dan kerja.
8) Menyediakan pekerjaan yang meningkatkan karir dan
mengintervensi hubungan baik.
9) Memberikan suasana untuk "learner identity" pekerjaan
yang lebih ahli (mastery).
10) Mengembangkan mind-set pengunaan "sumber daya natural
untuk pengembangan".
Allred dkk (1996) menyatakan ada lima kategori knowledge, skill,
dan atribut personal yang diperlukan dalam mengelola karir abad
21, yaitu:
1) Pengetahuan didasarkan pada keahlian khusus, melalui
kolaborasi dengan orang lain.
2) Lintas fungsional dan pengalaman internasional
3) Kepemimpinan berkolaboratif yaitu kemampuan individu
untuk menngintegrasikan secara cepat dalam lingkungan
sebuah tim, baik sebagai pemimpin atau anggota
merupakan titik kritis pada keberhasilan tim.
4) Ketrampilan mengelola diri sendiri.
5) Karakteristik kepribadian yaitu kepribadian yang paling kritis
adalah seseorang harus fleksibel, profesional, memiliki
integritas dan layak dipercaya.
Sementara itu Moses (1999) memberikan 12 saran praktis
untuk menghadapi perubahan yang cepat. Cara-cara untuk
menghadapi perubahan tersebut diberi istilah career
intelligence. Adapun ke-12 saran tersebut adalah:
1) Memastikan kemampuan memasarkan akan ketrampilan diri
2) Berfikir global.
3) Kekuatan komunikasi, persuasi dan tidak secara
konvensional.
4) Belajar terus menerus ( keep on learning ).
5) Memahami kecenderungan bisnis, politik dan lingkungan
sosial.
6) Persiapkan area-area kompetensi bukan pekerjaan.
7) Lihat ke depan
8) Bangun keuangan secara independen.
9) Berfikir pola (lattice), buka berjenjang (ladder).
10) Menjadi seorang generalis secara khusus.
11) Menjadi seorang manajer waktu yang ruthless.
12) Menjadi baik untuk diri sendiri
4. Tujuan Kajian
Penelitian ini dilakukan untuk memberi pengetahuan
bagi seorang sekretaris dalam meniti karirnya agar tidak
berhenti menjadi seorang sekretaris saja, sehingga tujuan
pribadi dan tujuan organisasi tercapai..
B. Metode Penulisan
Analisis dalam penelitian ini menggunakan metode
analisis deskriptif. Data penelitian dikumpulkan dengan tekhnik
pustaka.
C. Hasil dan Pembahasan
Profesi sekretaris kini menjadi semakin penting dalam
dunia bisnis. Profesi ini menjadi semakin bergensi, bergaji
besar dan ikut menentukan keberhasilan operasi bisnis. Namun
masih banyak orang yang berpikir kalau mereka sudah bisa
mengetik cepat, menulis cepat (shorthand) secara sempurna,
fasih berbahasa Inggris, ditambah lagi penampilan menarik
sudah bisa menjadi sekretaris.
Selain keterampilan (skilled) yang sempurna, kini para
eksekutif menginginkan sektretaris yang membawa sikap-sikap
(attitude) khusus, pengetahuan (knowledge) yang luas, serta
pemahaman (understanding) menyeluruh terhadap tugas-
tugasnya. Seorang sekretaris adalah asisten pimpinan yang
memiliki keahlian mnegurus kantor, menampilkan kemampuan
menerima tanggung jawab tanpa diarah atau diawasi,
berinisiatif dan penuh pertimbangan serta mengambil
keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.
Kedudukan sekretaris yang demikian unik karena tidak
mempunyai anak buah, tetapi harus mengurus segala macam
pekerjaan yang melibatkan banyak orang, Hal ini
mengharuskan seorang sekretaris mengelola karirnya dengan
baik agar tidak berhenti menjadi sekretaris saja dan dapat
meraih karir yang dicita-citakan. Untuk menunjang
keberhasilan tersebut diperlukan manjemen karir. Faktor –
faktor yang mempengaruhi pengelolaan karir seorang
sekretaris yaitu :
1. Faktor organisasi
2. Faktor individu
1. Faktor Organisasi
Faktor organisasi yang dapat mempengaruhi
pengembangan karir karyawan antara lain manajemen karir
organisasional. Manajemen karir organisasional merupakan
kebijakan atau aturan yang disusun dan dikembangkan
untuk meningkatkan efektivitas karir karyawannya.
Manajemen karir organisasi dapat memberikan kontribusi
karyawan dan organisasi. Manajemen karir organisasi tidak
hanya memberi kesempatan pada individu untuk
melakukan pengembangan karirnya, tetapi juga harus
mampu memberikan dukungan pada budaya dan mengolah
karir karyawan dalam organisasi.
Untuk mendukung keberhasilan pengembangan
karir karyawannya terutama pengembangan konsep karir
baru, suatu organisasi harus melakukan langkah – langkah
:
a. Pengakuan bahwa karir itu bersifat individual.
Melalui penilaian terhadap karyawan, karyawan
disadarkan mengenai karirnya.
b. Menciptakan informasi dan mendukung usaha karyawan
untuk mengembangkan karirinya. Informasi tersebut
berupa strategi bisnis, kesempatan pekerjaan lain,
posisi lowong, dan program pelatihan dan
pengembangan.
c. Menyediakan ketrampilan pada informasi karir dan
teknologi penilaian terintegrasi dnegan pembimbingan
karir dan konsultasi karir.
d. Menyediakan dengan baik komunikasi dengan karyawan
tentang pelayanan karir dan kontrak dalam karir baru.
e. Mempromosikan rencana kerja, bukan perencanaan
karir.
f. Mempromosikan pembelajaran melalui hubungan baik
(relationships) dan kerja.
g. Menyediakan pekerjaan yang meningkatkan karir dan
mengintervensi hubungan baik.
h. Memberikan suasana untuk "learner identity" pekerjaan
yang lebih ahli (mastery).
i. Mengembangkan mind-set pengunaan "sumber daya
natural untuk pengembangan".
Informasi – informasi yang diberikan dan peluang-
peluang yang disediakan oleh organisasi tersebut harus
dimanfaat sebaik – baiknya oleh seorang sekretaris agar
dapat mendukung pengembangan karir pribadi sehingga
seorang sekretaris tidak hanya berhenti pada karir menjadi
sekretaris saja.
2. Faktor Individu
Dalam meraih tujuannya karir disuatu organisasi,
seorang sekretaris perlu melakukan hal-hal sebagai berikut :
a. Mengelola karir dengan knowledge, skill dan atribut
personal, yang berupa :
1) Pengetahuan didasarkan pada keahlian khusus,
melalui kolaborasi dengan orang lain. Seorang
sekretaris harus berpikir bahwa karir di masa
mendatang tidak akan berkembang dalam
manajemen sebuah pekerjaan yang permanen. Jadi
harus berkolaborasi dengan orang lain dalam
mengelola karir.
2) Lintas fungsional dan pengalaman internasional.
3) Kepemimpinan kolaboratif. Seorang sekretaris harus
mempunyai kemampuan untuk mengintegrasikan
secara cepat dalam lingkungan sebuah tim.
4) Ketrampilan mengelola diri sendiri. Seorang sekretaris
harus mampu menjaga keseimbangan antara
pekerjaan dengan lingkungan kerja maupun dengan
lingkungan keluarga.
5) Karakteristik kepribadian. Seorang sekretaris harus
fleksibel, professional, memiliki integritas dan layak
dipercaya.
b. Membuat langkah – langkah manajemen karir.
Langkah – langkah tersebut adalah :
1) Menginterview diri sendiri. langkah ini dapat
menemukan kekuatan dan kelemahan seorang
sekretaris dalam pengembangan karir, serta
memperolah jawaban tentang kesesuaian pekerjaan
yang sedang dijalani.
2) Inventarisasi kemampuan yang dimiliki. Seorang
sekretaris harus menginventarisasi kemampuan agar
dapat diketahui kesesuaian antara minat dengan jenis
dan bidang pekerjaan sehingga aspek yang kuat dan
positif dapat dikembangkan untuk menunjang
pengembangan karir.
3) Mempelajari nilai-nilai budaya yang bersifat teoritis,
ekonomis, estetis, sosial, politis dan relegius. Nilai –
nilai budaya tersebut akan membantu seorang
sekretaris dalam berkomunikasi dengan lingkungan
kerja atau relasi dari organisasi.
4) Membuat catatan harian yang dapat digunakan untuk
perbaikan kinerja. Catatan harian tersebut dapat
membantu seorang sekretaris dalam menemukan
faktor-faktor yang membuat dirinya sukses atau
gagal, serta untuk perbaikan kinerjanya.
5) Mencari informasi dari karyawan lain. Hal ini dilakukan
oleh seorang sekretaris agar dapat memperoleh
pengetahuan tentang sesuatu tentang segala sesuatu
yang dapat mengantarkannya pada sukses dalam
bergaul, bekerja dan berkomunikasi.
6) Memperbaiki penampilan dalam bekerja. Perbaikan
penampilan tidak hanya secara fisik seorang
sekretaris tetapi meliputi peningkatan kemampuan
pengetahuan (pengetahuan umum, pengetahuan
sesuai dengan bidang pekerjaannya, bahasa asing,
serta pengetahuan tentang diri organisasi tempat
bekerja), kemampuan ketrampilan (menyusun
laporan, korespondensi maunpun penggunaan
teknologi perkantoran), kemampuan kepribadian
(kepribadian menarik dan baik, loyalitas dan dedikasi
tinggi, ketekunan, ketelitian, kesabaran, kejujuran,
keramahtamahan dan tanggung jawab).
c. Menangtisipasi perubahan – perubahan global yang
cepat dengan career intelligence antara lain dengan :
1) Memastikan kemampuan memasarkan akan
ketrampilan diri.
Kemampuan menjual seorang sekretaris perlu dikuasai
jika ingin meningkat dalam karir. Karena dalam bidang
pekerjaan apapun seseorang harus mampu menjual
apakah itu suatu produk atau jasa, maupun "menjual
diri" sendiri bisa diartikan seorang karyawan menjual
kinerjanya pada suatu perusahaan. Intinya seorang
sekretaris bertanggung jawab penuh untuk
menciptakan nilai tambah pribadi yang membuat nilai
jual semakin tinggi sehingga karir dapat terus melejit.
2) Berfikir global.
3) Kekuatan penuh komunikasi, persuasi dan tidak secara
konvensional.
Kemampuan berkomunikasi seorang sekretaris sangat
dipengaruhi oleh kemampuannya dalam berkomunikasi
dan mempengaruhi orang lain. Keahlian ini dapat terus
dilatih dan dikembangkan agar dapat menjadi
komunikator yang handal sehingga dapat dengan
efektif menyampaikan atau mempresentasikan ide-ide
kepada atasannya.
4) Belajar terus menerus.
Seorang sekretaris harus senantiasa malakukan
pembelajaran terus – menerus dan efektif agar
ketinggalan dengan yang lain. Disamping itu seorang
sekretaris juga harus mampu menyeleksi dan
mengolah informasi yang diserap agar selalu relevan
dengan dirinya. Peningkatan pengetahuan selalu diikuti
dengan peningkatan kompetensi lalu diikuti dengan
peningkatan karir
5) Memahami kecenderungan bisnis, politik dan
lingkungan soaial.
6) Mempersiapkan area – area kompetensi yang bukan
pekerjaannya.
Kemampuan melakukan kompetensi yang bukan
pekerjaan seorang sekretaris akan membantu dalam
pengembangan karir.
7) Melihat ke depan. Seorang sekretaris harus mampu
berpikir atau bertindak atau berperilaku yang lebih
maju dibanding yang lain.
8) Berpikir pola, bukan berjenjang.
9) Menjadi baik untuk diri sendiri.
d. Dalam pengembangan karirnya, seorang sekretaris,
memerlukan kesadaran sebagai berikut :
1) Kesadaran dan pemahaman bahwa setiap
pekerjaan/jabatan selalu memberikan kesempatan
untuk maju dan berkembang. Hal ini diwujudkan
dengan menambah ketrampilan baru baik secara
formal maupun non formal.
2) Sekretaris harus memahami bahwa tanggungjawab
pengembangan karirnya berada pada diri masing-
masing. Hal ini diwujudkan dengan menguasai dan
mengembangkan kemampuan teknis dan atau
manajerial.
3) Seorang sekretaris harus menyadari bahwa posisi yang
tersedia di organisasi, lebih dari seorang karyawan
yang memiliki peluang mendapatkannya.
D. Kesimpulan
Peran sekretaris yang cukup penting karena turut menentukan
suasana yang kondusif untuk produktivitas kantor yang berpusat
pada atasan langsungnya. Sekretaris yang ideal ikut menentukan
semangat irama dan budaya kerja yang bernuansa keberhasilan.
Seorang sekretaris merupakan figur dengan kedudukan yang
unik, tanpa anak buah, tetapi harus mengurus segala macam
pekerjaan yang melibatkan banyak orang. Pengembangan karir
sekretaris adalah sesuatu yang harus dilakukan untuk kebutuhan
dasar akan pengakuan dan akutualisasi diri. Untuk menunjang
keberhasilan tersebut diperlukan manajemen karir agar tujuan
organisasi maupun tujuan pribadi sekretaris. Hal- hal yang harus
dilakukan oleh seorang sekretaris agar tujuan karirnya tercapai
yaitu :
1. Mengelola karir dengan knowledge, skill dan atribut
personal
2. Membuat langkah – langkah manajemen karir
3. Mengantisipasi perubahan – perubahan global yang
cepat
4. Membangun kesadaran bahwa tanggung jawab karir
ada di diri pribadi sekretaris.
Daftar Pustaka
Allred ,Bren B., Snow, Charles C ., and Miles, Raymond E ,. 1996.
Academy of Management Executive, Arthur, M.B & Rousseau, D.M. 1996. Introduction : The Boundaryless
Career as A New Employment Principle. Oxford University Press. New York.
Collin, Audrey. 1998. New Challenge in The Study of Career. Personal
Review.
Dessler, Gary. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi ke
Sepuluh. PT. Indeks. Jakarta
Gaitner, Karen N. 1988. Managers Careers and Organizational Change.
The Academy of Management Executive. Vol. 11 No.4 Gibson, Ivancevich, Donelly. 2000. Perilaku Struktur Proses Organisasi
2. Terjemahan. Penerbit Binarupa Aksara, Jakarta
Greenhaus, Jeffrey H, Gerard AC & Veronica MG. 2000. Career Management. Harcourt College Publishers, Orlando.
Handoko, T.Hani. 2000. Manajemen Personalia dan Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit BPFE. Yogyakarta.
Moses, Barbara. 1999. Career Intelligence : The 12 New Rules for
Succes. The Futurist.
Noe R.A, Hollenbeck JR, Gerhart B, Wright PM. 2010. Manajemen
Sumber Daya Manusia : Mencapai Keunggulan Bersaing. Penerbit
Salemba Empat. Jakarta.
Nuraeni N. 2008. Panduan menjadi Sekretaris Profesional. Cetakan 1. Visi Media. Jakarta.
Orpen, Christopher. 1994. The Effects of organizational and Individual Career Management on Career Succes. International Journal of
Manpower. Vol 15. No.1
Panggabean. M.S. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Cetakan
kedua. Penerbit Ghalia Indonesia. Bogor.
Walker J.W. & Gutteridge, J,G. 1979. Career Planning Practices : An AMA survey Report. N.Y. Amacom
