m Filemaker Parte2

7/28/2019 m Filemaker Parte2

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Manual de Filemaker 55

CAPTULO 8:PERSONALIZACIN DELASPECTO DE UNA PRESENTACIN

8.1 INTRODUCCIN

Podemos mejorar el aspecto de los datos aadiendo grficos y otros efectos.

En este capitulo aprendemos:

Que las presentaciones determinan lo que se ve en la base de datos.

Aadir, cambiar el tamao y desplazar campos.

Mostrar valores en un campo de nmero como moneda.

Aadir texto a una presentacin y cambiar el tamao y color.

Aadir grficos.

Buscar otras formas de personalizar una presentacin.

8.2 PERSONALIZAR LA VISTA EN EL MODO PRESENTACIN

Para personalizar la Vista en el Modo Presentacin:

Elegimos el men Vista, la opcin Modo Presentacin.

Utilizamos el modo Presentacin para personalizar el aspecto de los datos.

Para disear presentaciones en el modo Presentacin, podemos incluir cualquier combinacinde campos, texto y grficos en una presentacin. Podemos cambiar la fuente y el color de loscampos y el texto, as como el formato de los campos Nmero o Fecha.

Los cambios realizados en el modo Presentacin afectan slo al aspecto de los datos.

Los datos en s permanecen tal como se introdujeron.

Dejamos el archivo de ejemplo abierto para utilizarlo de referencia a medida que trabaja conestas funciones en el archivo.

8.3 PERSONALIZACIN DE UNA PRESENTACIN

Pasos a seguir para personalizar una presentacin:



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Podemos observar una presentacin simple:

Se pueden observar tres secciones diferenciadas: Cabecera, Cuerpo y Pie de pgina.

Para cambiar el tamao de un campo, en el modo Presentacin, hacemos clic en elcampo NMERO DE CLIENTE para seleccionarlo.

Arrastramos el controlador de la esquina inferior derecha del campo hacia la izquierdahasta que sea menor.

Elegimos en el men Vista, la opcin Modo Visualizar para ver el campo.

Pasamos por los registros.

Si no muestra los nmeros de los clientes totalmente, volvemos al modo Presentacin yagrandamos el campo.

Repetimos este proceso para los dems campos.

8.4 DESPLAZAMIENTO DE UN CAMPO

Para desplazar un campo, realizamos los siguientes pasos:


Hacemos clic en el interior del campo NOMBRE y lo arrastramos junto al campoNMERO DE CLIENTE.

Arrastramos la etiqueta del campo NOMBRE a la izquierda de su campo.

Debemos realizar algo similar para el resto de los campos, uno a uno.


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El Modo Presentacin de este ejemplo debe quedar como se muestra a continuacin:

Elegimos en el men Vista, la opcin Modo Visualizar para ver los resultados.

8.5 SUPRIMIR UN CAMPO DE LA PRESENTACIN

Para suprimir un campo concreto, debemos seleccionar ese campo y simplemente, pulsarsobre la tecla Suprimir.

Para realizar una prueba de ejemplo, suprimimos el campo NMERO DE CLIENTE. Esnecesario suprimir tambin la etiqueta de este campo.

8.6 ADICIN DE UN CAMPO

Para ello, realizamos los siguientes pasos:


Utilizamos la herramienta Campo, y arrastramos el campo sobre la presentacin y locolocamos debajo del campo N DE CLIENTE:

En el cuadro de dilogo Especificar campo, seleccione el campo NMERO DE CLIENTE:


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Hacemos clic en OK

Elegimos en el men Vista, la opcin Modo Visualizar para ver el campo.

8.7 ADICIN DE TEXTO A UNA PRESENTACIN

Elegimos en el men Vista > Modo Presentacin.

Antes de seleccionar la herramienta Texto, ampliamos el espacio de la seccinCabecera. Para ello pulsamos sobre la etiqueta que define la seccin Cabecera y laarrastramos hacia abajo para crear un espacio ms amplio como Cabecera en laPresentacin.

La Vista Presentacin debe mostrarse con una apariencia similar al ejemplo:

Para aadir un texto a la presentacin, seleccionamos la herramienta Texto:

Hacemos clic en la parte superior de la presentacin en donde desea que comience la

lnea del texto.

Escribimos el texto que queramos, por ejemplo FICHA DE CLIENTES:

Hacemos clic en la herramienta Seleccin para finalizar la entrada de texto.

8.8 CAMBIAR DEL TAMAO Y COLOR DEL TEXTO

Para cambiar el tamao del texto y el color, vamos a realizar los siguientes pasos:


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Hacemos clic en el texto escrito para seleccionar el bloque de texto.

Escogemos el men Formato >Texto:

Seleccionamos 24 puntos de la lista de Tamao.

Para Color, seleccionamos cualquier color rojo.Para el Estilo, activamos Redondo.

Todos estos cambios los podemos definir en el cuadro que se muestra a continuacin:

Hacemos clic en el botn OK.

8.9 ADICIN DE UN GRFICO A LA PRESENTACIN

Los pasos que debemos seguir para aadir una imagen son los siguientes:

Seleccionamos el men Vista, la opcin Modo Presentacin.

Elegimos el men Insertar, la opcin Imagen.

Abrimos la carpeta donde tenemos guardada la imagen.

Nos aseguramos de que se muestran todos los tipos de archivos, y seleccionamosLOGO.gif:


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Hacemos clic en Abrir.

Arrastramos el logotipo para desplazarlo, si fuera necesario:

En la Vista Presentacin podemos observar los cambios realizados.

Elegimos en el men Vista, la opcin Modo Visualizar para ver la presentacinterminada.

Pulsamos la opcin del men Archivo, la opcin Cerrar.

8.10 OTRAS FORMAS DE PERSONALIZAR EL ASPECTO DE LA PRESENTACIN

Existen otras muchas formas de personalizar el aspecto de los campos y presentaciones.

Por ejemplo, despus de crear una presentacin, podemos:

Aadir efectos, como relieve o patrones a los objetos.

Utilizar lneas o cuadros para destacar o separar la informacin.

Aadir barras de desplazamiento a campos individuales.

Cambiar el fondo o el color de un campo.

Vamos a realizar los siguientes cambios a partir de la presentacin que ya tenemos.

Por ejemplo, para aadir un efecto de relieve al logotipo, realizamos los siguientes pasos:

Seleccionamos el objeto imagen llamado LOGO.GIF ya insertado en la presentacin.

Pulsamos sobre el botn de efectos, en la parte izquierda de la pantalla, y elegimos elefecto Relieve:


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Como hemos podido observar existen tres tipos de efectos diferentes: Relieve,Grabado y Sombra Paralela.

Despus de aplicar el efecto Relieve, la imagen ofrece el siguiente aspecto:


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Ejercicio 11: CREAR Y MODIFICAR UNA PRESENTACIN NUEVA

I N ST RU CCI ON ES:

En el archivo PACIENTES.fp5 creamos una presentacin nueva como Formulario estndar, con el nombrePRESENTACIN COMPLETA.

Modificamos la colocacin y el tamao de los campos para que la presentacin se muestre como la imagen

que presentamos a continuacin:

Suprimimos el campo ENSAYOS CLNICOS REALIZADOS de la presentacin.

Realizamos los pasos necesarios para restaurar el campo que acabamos de eliminar,para incorporarlo de nuevo en la presentacin.


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Ejercicio 12: AADIR UN GRFICO A LA PRESENTACIN

I N ST RU CCI ON E S:

En la presentacin creada en el ejercicio anterior (PRESENTACIN NUEVA) incluimos un grfico con elnombre CLNICA INFANTA ISABEL.gif.

Podemos localizar este archivo en la ubicacin que nos indique el tutor/a.

Debemos insertar este grfico en la Parte de la Presentacin Cabecera.

Cambiamos el aspecto del grfico, una vez insertado, para que se muestre en Relieve:


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CAPTULO 9:CREAR DIFERENTESPRESENTACIONES O INFORMES

9.1 INTRODUCCIN

A travs del men Presentacin podemos gestionar diferentes presentaciones y realizar los

ajustes ms generales de cada una de ellas y de sus partes. Podemos crear con facilidadpresentaciones para visualizar e imprimir la informacin de diferentes formas (una lista de losregistros, etiquetas, cartas).

La opcin ms utilizada de este men es la opcin Nueva presentacin / Informe. A travsde este comando crearemos nuevas presentaciones que se irn incorporando a nuestra basede datos y aadiendo, si as lo especifica, al men de presentaciones.

9.2 CREACIN DE UNA LISTA EN COLUMNAS

Una lista en columnas muestra muchos registros de manera simultnea.

Cada fila es un registro. Cada columna contiene una categora de datos, como por ejemploApellido o Telfono.

Podemos crear una lista de registros que muestre simplemente la informacin que desea ver.

Podemos ver una lista en columnas que muestre algunos de los campos.

Seleccionamos en el men Vista, la opcin Modo Presentacin para visualizar lapresentacin que resulta de la lista en columnas que est viendo.

Cada campo de la presentacin aparece una vez, pero la lista muestra muchos registros:

A partir del archivo de ejemplo, que contiene registros de Clientes (archivo


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CLIENTES), realizamos una nueva presentacin, para mostrar mejor sus registros.

Pulsamos sobre el Modo Presentacin.

Elegimos el men Presentacin, la opcin Nueva presentacin/informe.

En Nombre de presentacin, escribimos el ttulo de la nueva Presentacin.Por ejemplo, podemos proponer el ttulo LISTADO COLUMNAS:

Seleccionamos Lista/informe en columnas para el nuevo tipo de presentacin yhacemos clic en Siguiente.

Con este modelo podemos crear un informe de columnas sencillo o ms complejo siaadimos datos resumidos o agrupados, con totales o subtotales.

A continuacin definimos el siguiente cuadro de dilogo:


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Hacemos clic en el primer apartado Lista / Informe en columnas para crear unapresentacin en columnas simple.

Activamos la casilla de verificacin Restringir a dimensiones de pgina para quelos campos que se incluyen en la presentacin no sobrepasen el margen derecho de la

pgina.Pulsamos el botn Siguiente.

En el siguiente cuadro de dilogo, debemos especificar qu campos queremosseleccionar para definir la nueva presentacin. Pulsamos sobre el botn Mover. Conesta accin desplazamos todos los campos disponibles como seleccionados.

Estos campos pasan a la lista Campos de la presentacin.

Hacemos clic en Siguiente.

En el siguiente cuadro de dilogo debemos definir qu campo o campos definirn laordenacin de la nueva presentacin.

En este paso seleccionamos el campo NOMBRE y pulsamos sobre el botn Mover.A continuacin podemos observar que este campo queda a la derecha del cuadro de laderecha, como campo de ordenacin.

Si esta opcin no se modifica la ordenacin por defecto es Ascendente ( de la A a laZ):


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Pulsamos sobre el botn Siguiente.

En el siguiente cuadro de dilogo elegimos un Tema, para modificar un poco ms elaspecto del Informe de pantalla o en impresin.

Elegimos por ejemplo, el tema Estndar:



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A continuacin debemos definir si queremos informacin de Cabecera.

Podemos definir informacin de Cabecera y de Pie de Pgina:

Seleccionamos del men desplegable Superior centro en el apartado de laCabecera.

Elegimos la opcin del desplegable Texto pequeo:

Aparece a continuacin el siguiente cuadro de dilogo, donde debemos personalizar eltexto que queremos incluir en la Cabecera:

Escribimos, por ejemplo, el texto LISTADO DE CLIENTES.

Pulsamos sobre el botn OK.Definimos como Pie del Informe en la parte Inferior derecha el nmero de pgina.Est opcin la podemos definir a partir del desplegable en ese apartado eligiendo dichaopcin.

Pulsamos sobre el botn Siguiente. En el siguiente cuadro de dilogo definimos que noqueremos crear ningn Guin asociado con este Informe:


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Hemos llegado al ltimo paso del Informe. Podemos elegir entre dos opciones: Ver elInforme en Vista Previa o Ver el informe en Modo Presentacin.

Para finalizar, pulsamos sobre el botn Finalizar:


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Tambin podemos elegir el men Vista, la opcin Modo Visualizar.

9.3 CREACIN DE ETIQUETAS

Debemos realizar los siguientes pasos:

Elegimos en el men Vista, la opcin Modo Visualizar.

Seleccionamos Etiquetas en el men desplegable de presentaciones men.

A continuacin podemos ver la etiqueta postal para el registro actual.


En el siguiente cuadro de dilogo debemos incluir los campos que queremos comocontenido de nuestras etiquetas, pulsando sobre el botn Aadir campo y confeccionarpoco a poco las etiquetas:


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Pulsamos sobre el botn Siguiente. Llegamos al ltimo paso del asistente y pulsamossobre el botn Finalizar.

Elegimos el men Vista, la opcin Modo Vista previa. A continuacin, veremos una

pgina de etiquetas tal como se imprimir:

Los registros con direcciones de cuatro lneas muestran todas las lneas.

En los registros que slo necesitan 3 lneas, la lnea extra se omite de modo que no existanlneas en blanco en las etiquetas:


Las presentaciones de etiquetas utilizan ca m p o s d e f u s i n. Los campos de fusin seagrandan o se reducen para ajustar los datos al campo, y no ocupan espacio si elcampo est vaco. El propsito de los campos de fusin es nicamente de visualizacine impresin.


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No se deben introducir datos en los campos de fusin.

9.4 SOBRES

Por ejemplo, para crear un modelo de sobres, realizamos los siguientes pasos:

Proponemos como Nombre de la Presentacin SOBRES.

Elegimos el tipo de presentacin SOBRES:

Pulsamos el botn Siguiente:


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En el ltimo cuadro de dilogo pulsamos sobre el botn Finalizar.

9.5 CREACIN DE UNA CARTA TIPO FORMULARIO

La carta es una presentacin simple que contiene texto, campos de fusin y un grfico.


Hacemos clic en cualquier lugar del texto.

Podemos ver los controladores en las esquinas del bloque de texto completo.

Todo el texto es un nico bloque. La direccin y el saludo utilizan tambin campos de fusin.

Para crear esta carta, tendremos que realizar los siguientes pasos:

Crear una presentacin en blanco, a partir de la opcin del men Presentacin,Nueva presentacin / Informe.

Elegimos la opcin de tipo de presentacin PRESENTACIN EN BLANCO.

Crear un bloque de texto que contenga la frase Estimado cliente .

Para continuar debemos incluir campos de fusin. Para realizar esta accin debemospulsar sobre el men Insertar, la opcin Campos de fusin, teniendo en cuenta que

el cursor es conveniente dejarlo insertado en el bloque de texto. Seleccionamos en elcuadro Especificar campo como campo de fusin el campo NOMBRE y pulsamossobre el botn OK:


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Poco a poco debemos definir la carta personalizada escribiendo texto e insertando loscampos de la base de datos que como campos de fusin nos puedan interesar.


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Ejercicio 13: PRESENTACIN EN COLUMNAS


A partir del archivo PACIENTES.fp5, creamos una presentacin nueva del tipo Lista/Informe en columnas,con el nombre LISTA DE PACIENTES .

Incluimos los campos: DNI, NPACIENTE, NOMBRE, PRIMER APELLIDO, SEGUNDOAPELLIDO, CUOTA MENSUAL.

Ordenamos los registros por los campos PRIMER APELLIDO y SEGUNDO APELLIDOde forma ASCENDENTE.

Elegimos el tema Verde Helecho-Impresin para esta presentacin. Incluimoscomo texto grande en Cabecera LISTADO DE PACIENTES y en el Pie del Informe,incluimos el Nmero de Pgina.

No incluimos ningn guin para esta presentacin.

La presentacin muestra finalmente este aspecto:


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Ejercicio 14: ETIQUETAS


Creamos una presentacin de etiquetas en el archivo PACIENTES.fp5 con el nombre ETIQUETASBSICAS.

Elegimos la etiqueta J8159.

Incluimos todos los campos de la base de datos, excepto CUOTA MENSUAL y SEXO:

La imagen que presentamos a continuacin muestra como queda finalmente estapresentacin de etiquetas:


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Ejercicio 15: CAMPOS DE FUSIN


Creamos una presentacin con el nombre CARTA con el siguiente aspecto, incluyendo campos defusin, para aadir los datos que tenemos registrados en nuestro archivo PACIENTES.fp5:

Podemos comprobar como queda cada carta en cada registro. El espacio entre loscampos se ajusta automticamente, cuando es necesario, por la longitud del datocontenido en cada campo:


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CAPTULO 10:CAMPOS DE CLCULO

10.1 INTRODUCCIN

El contenido de un campo de clculo es propiamente una frmula o un enunciado calculado.

Para observar mejor la estructura de un campo calculado vamos a crear un ejemplo quecontemple la creacin de un campo calculado o de varios.

Vamos a crear una base de datos con el nombre MERCADITO donde definimos lossiguientes campos:

NMERO DE FACTURA, de tipo numrico, donde definimos una opcin deautointroduccin de datos secuenciales empezando por el 1000 e incrementando de 1en 1.

PRODUCTO, de tipo texto y repetido 6 veces,

CANTIDAD, de tipo numrico, con las mismas repeticiones que el campo anterior,

PRECIO, de tipo numrico, con las mismas repeticiones que el campo anterior.

A continuacin creamos una presentacin donde dispondremos los campos de una forma quefacilite la visualizacin correcta de todos los registros.

Todos los campos repetidos se incluyen por defecto con sus repeticiones de izquierda aderecha.

Para que la visualizacin de estos campos sea en vertical debemos hacer los siguientes pasos:

Seleccionamos el campo repetido concreto.

Pulsamos la opcin del botn secundario del ratn y elegimos la opcin Formato decampo.

A continuacin debemos cambiar en el apartado Repeticiones, la opcin Usarorientacin de horizontal a vertical:


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Realizamos el mismo paso con todos los campos del ejemplo que contengan repetidos.

Modificamos la presentacin para que el modelo que estamos creando sea similar alsiguiente:

Despus de finalizar esta presentacin, lo siguiente ser crear el campo de clculo.

10.2 CREAR UN CAMPO DE CLCULO

Para crear un campo de clculo, realizamos los siguientes pasos:

Pulsamos sobre el men Archivo, la opcin Definir campos.Definimos el campo TOTAL como campo nuevo de tipo CLCULO:


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Pulsamos sobre el botn Crear.

En la ventana que aparece a continuacin describimos el clculo:

TOTAL = CANTIDAD * PRECIO

Podemos observar que en la ventana que se presenta tenemos varios apartados:Campos disponibles, operadores, smbolos de clculo, funciones y un apartado dndedefinir la frmula.

Adems podemos establecer que tipo de dato ser el resultado de la frmula, sicontendr repeticiones y si evaluaremos el clculo si el registro concreto est vaco:


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Pulsamos sobre el botn OK.

Para finalizar esta tarea colocaremos el campo nuevo TOTAL a la derecha del campo

PRECIO y modificamos que sus repeticiones se dispongan usando una orientacinVertical.

Para probar esta base de datos es fundamental que editemos registros. Para ellohacemos los siguientes pasos:

Pulsamos sobre el men Vista, y elegimos el Modo Visualizar.

Nos situamos en el primer campo (PRODUCTO) ya que el campo NMERO DE FACTURAtiene programado un sistema de autointroduccin.

Escribimos Queso de Cabra.

Pulsamos la tecla del tabulador para acceder al siguiente campo (CANTIDAD).

En este campo escribimos 2 ( para especificar 2 unidades).Pulsamos la tecla del tabulador para acceder al siguiente campo (PRECIO).

En este campo escribimos 4,55 como precio (ms tarde especificaremos que elformato de este campo ser la notacin de moneda euro).

Pulsamos la tecla del tabulador. Con esta accin podremos observar que ya obtenemosel clculo en el campo TOTAL. Con el tabulador accedemos al siguiente valor del campoPRODUCTO para que podamos completar la factura.

Para que la presentacin sea ms correcta, modificamos algunos campos en su formato.

Seleccionamos el campo PRECIO en la Vista Modo Presentacin.

Pulsamos el botn secundario del ratn y elegimos la opcin Formato numrico.


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En la ventana que se presenta, definimos que este campo tiene un formato con 2decimales, usando la notacin Moneda (detrs) con smbolo de euro :

Cuando definimos estas caractersticas, pulsamos sobre el botn OK.Realizamos los pasos anteriores para darle formato al campo TOTAL.

10.3 ESTRUCTURA BSICA DE LAS FUNCIONES

Las funciones son estructuras predefinidas por FileMaker Pro con base en una sintaxis concretaque devuelve siempre un resultado especfico, de tal forma que simplifican enormemente eltrabajo de desarrollo de campos de clculo al ofrecer soluciones ya hechas y operativas.

Existen diferentes tipos de funciones. Vamos a analizar las funciones ms comunes recogidas ycatalogadas por categoras en FileMaker Pro:

10.4 FUNCIONES DE TEXTO

Se usan como parmetros texto, bien contenidos en campos o en expresiones literales escritasentrecomilladas.

Son las siguientes:

Exact (texto original; texto comparacin): est funcin compara dos textos y

devuelve el resultado 1 si ambos son iguales y 0 si son diferentes.Left (texto; nmero): con esta funcin obtendremos los caracteres del texto ofrecidocontando desde la izquierda.


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Lenght (texto): usando esta funcin FileMaker cuenta el nmero de caracteres quetiene un determinado texto.

Proper (texto): convierte el texto que se le ofrezca al formato con el primer carcteren mayscula y el resto en minscula.

Replace (texto; inicio; tamao; texto de sustitucin): esta formula sustituye unnmero determinado de caracteres por otros que se le indican.

Substitute (texto; texto buscado; texto de sustitucin): toma una determinadacadena de texto y cuando la localiza la sustituye por la otra cadena de texto.

TextToDate (texto):Convierte un texto a su equivalente en fecha. El texto se debeescribir en formato DD/MM/AAAA.

TextToNum (text): Convierte un texto a su equivalente en nmero.

TextToTime (text): Convierte en hora un valor de tipo texto.

Upper (text): Convierte un texto en minsculas a su equivalente en maysculas.

10.5 FUNCIONES NUMRICAS

Realizan operaciones con valores numricos. Constituyen sus parmetros con campos quecontengan nmeros o expresiones numricas. A diferencia de las expresiones de texto, lasexpresiones numricas no deben entrecomillarse.

Son las siguientes:

Abs (nmero): ofrece el valor absoluto de un nme ro.

Exp (nmero): con esta frmula se consigue el valor de e elevado al nmero que seindique.

Int (nmero): obtenemos la parte entera de un determinado valor numrico.

NumToText (nmero): convierte un nmero en un valor de texto.

Round (nmero; precisin): redondea el nmero a los decimales que se indiquen.

10.6 FUNCIONES DE FECHA

Las funciones de fecha realizan operaciones sobre campos de este tipo, generalmente ms

orientadas a extraer determinada informacin de ellos que a procesarlos realmente:

Son funciones de fecha:

Date (mes;da;ao): devuelve una fecha formada por esos tres valores.

DateToText (fecha): al igual que NumToText en el caso de las frmulas numricas,devuelve como texto una determinada fecha.

Day (fecha): obtiene de una determinada fecha la parte relativa al da.

DayName (fecha): permite obtener en qu da de la semana cay una determinadafecha.

DayofWeek (fecha): esta frmula calcula el da de la semana en que se produjo undeterminada fecha ofreciendo su resultado en nmero.


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DayofYear (fecha): a travs de esta frmula es posible calcular el nmero de dastranscurridos desde el comienzo de ao hasta la fecha indicada.

Month (fecha): calcula el mes relativo a una fecha concreta.

Today: calcula la fecha actual

Year(fecha): calcula el ao de una determinada fecha.

10.7 FUNCIONES DE AGREGACIN

Las funciones de agregacin realizan cmputos de varios datos, obteniendo valores calculadosde todos ellos. Su nombre se debe a que juntan unos valores con otros y realizan operacionesde clculo sobre ellos, por ejemplo obtener la media de todos, el valor mnimo, el valormximo etc.

Las funciones de agregacin son las siguientes:

Average (campo): calcula la media de los campos indicados, ya sean nmeros,fechas u horas.

Count (campo): esta funcin obtiene el nmero de elementos en los parmetros quese le sumistran que no estn vacos.

Max (campo): ofrece el nmero, la fecha o la hora mayor de los parmetrosespecificados.

Min (campo): al contrario que el anterior, ofrece el valor mnimo de todos loscampos especificados, sea nmero, fecha u hora.

Sum (campo): permite sumar nmeros u horas de los parmetros indicados.

10.8 FUNCIONES DE REPETIC IN

Las funciones de repeticin realizan clculos relacionados con campos repetidos y el uno quede ello se hace en la base de datos.

Por ejemplo:

Extend (campo no repetido): esta funcin es til si trabajamos habitualmente con

cifras y clculos, permite extender el valor de un campo no repetido a los clculos quese realicen con campos que s son repetidos.

Pondremos un ejemplo: abriendo la base de datos MERCADITO creamos un nuevo campocomo el TIPO DE IVA que contiene un nico valor el 16%. El campo IVA que contendr elresultado de multiplicar el precio total de cada producto por el tipo impositivo tiene queaparecer repetido por cada precio. Si no se utilizara la funcin Extend slo se realiza el clculodel IVA para la primera aparicin de valor en ese campo.

La frmula que vamos a proponer se resume en el siguiente cuadro de dilogo:


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Debemos activar la opcin Campo repetitivo con un mximo de 6 repeticiones para elcampo de resultado. A continuacin, pulsamos sobre el botn OK.

Podremos observar que el tipo impositivo de Iva se multiplica por los diferentes valores

repetidos del campo TOTAL.

10.9 FUNCIONES LGICAS

Las funciones lgicas representan una gran utilidad en el control de los clculos de las basesde datos. Estas funciones las utilizaremos para decidir sobre el estado de otros campos delmismo registro y para tomar decisiones en funcin de su contenido.

Por ejemplo:

Case (prueba1;resultado1[;prueba2;resultado2; resultado por defecto]).Evala un campo y sobete su contenido a una serie de pruebas, obteniendo unresultado en funcin de qu prueba cumpla el campo.

If (prueba; resultado uno; resultado dos). Realiza una comprobacin que slopuede tener dos opcioes, Trae o False, cumpliendose el resultado uno si es True y elresultado dos si es False.

IsEmpty (campo): devolver 0 si el campo est vaco y 0 si no lo est.

10.10CAMPOS GLOBALES

Los campos globales conservan el mismo valor en todos los registros del archivo. Si se asignaun valor a un campo global en uno de los registros, dicho campo tomar el valor introducidopara todos los campos.


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Definir un campo global es sencillo. Debemos realizar los siguientes pasos:

Pulsar sobre el men Archivo, la opcin Definir campos.

Nombramos el nuevo campo y definimos que el tipo de campo estamos creando. Eneste caso es un campo Global.

A continuacin debemos decidir que tipo de dato contendr este campo: Texto,numrico, fecha, hora o contenedor.

Tambin debemos definir si este campo tendr repeticiones o no y cuntas.

10.11CAMPOS SUMARIO

Es un campo que permite realizar clculos con valores contenidos en varios registros. Es un

campo de clculo que emplea valores de campos procedentes de distintos registros.

El valor de los campos sumario cambia en funcin de:

El lugar de la presentacin en el que se ubiquen

El nmero de registros del grupo hallado.

Si los registros visualizados estn ordenados.

Un campo sumario se utiliza par obtener datos que implican a unos registros con otros o querelacionan, agrupan o cuentan valores de distintos registros.

Los campos sumarios disponen de una serie de operaciones especficas para el uso al queestn destinados. Estas operaciones son las siguientes:

Total de: obtiene el total de los valores de un campo en todos los registros implicadosen el sumario.

Total acumulado: obtenemos el total acumulado del registro actual y de todos losanteriores.

Media de: el campo sumario calucular la media de todos los valores de un campo.

Recuento de: muesra el nmero de registros que contienen un valor en un

determinado campo.Mnimo de: este tipo de operacin encontrar el valor mnimo contenido en alguno delos registros del grupo hallado para todos ellos.

Desviacin tpica: esta operacin halla la diferencia del valor contenido en un camporespecto a la media del valor de dicho campo en todos los registros.


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Ejercicio 16: CAMPO DE CLCULO


Creamos un campo de tipo CLCULO con el nombre FECHA ACTUAL, que nos muestre la fecha de hoy.

Situamos el nuevo campo como se muestra a continuacin:


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CAPTULO 11:AUTOMATIZACIN DETAREAS CON BOTONES

11.1 INTRODUCCIN

FileMaker Pro automatiza muchas tareas de la base de datos con botones y guiones. Estaspotentes funciones pueden ahorrar bastante tiempo desarrollando una serie de acciones con

un simple clic.

En este captulo aprendemos a:

Realizar y a utilizar un botn para llevar a cabo una tarea.

Crear y ejecutar un nico guin para llevar a cabo una tarea de varios pasos

Utilizar un botn para llevar a cabo un guin.

11.2 REALIZACIN DE UNA TAREA UTILIZANDO UN BOTN

Un botnes un objeto en una presentacin en el que puede hacer clic para realizar muchoscomandos de FileMaker Pro. Podemos utilizar un botn para cambiar presentaciones de labase de datos.

Ejemplo:

Seleccionamos e l men Vista, la opcin Modo Presentacin para cambiar al modo depresentacin.

Hacemos clic en la herramienta Botn.

Dibujamos el botn en la parte superior de la presentacin.En el cuadro de dilogo Especificar botn, seleccionamos el comando Ir a lapresentacin en la lista.

En el rea Opciones, seleccionamos una presentacin:


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Hacemos clic en OK.

Si necesitamos desplazar el botn, lo seleccionamos y lo arrastramos hasta el puntodeseado, como lo haramos con cualquier otro elemento de la presentacin.

Para probar el botn, vamos al Modo Visualizar y hacemos clic sobre l.


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Ejercicio 17: CREAR UN BOTN


En la presentacin PRESENTACIN COMPLETA del archivo PACIENTES.fp5, creamos un botn queautomatice la tarea de desplazarnos de esta presentacin a la presentacin con el nombre CARTA.


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CAPTULO 12:CREACIN DEINFORMES CON DATOS AGRUPADOS

12.1 INTRODUCCIN

El proceso de recuperacin y organizacin de los datos de una base de datos se llama

creacin de informes. Los informes sumario presentan simplemente los totales de losdatos, no fraccionan la informacin en grupos menores.

Los informes de subsumario, tambin llamados informes con datos agrupados,categorizan la informacin por un campo o campos concretos, y agrupan la informacinjerrquicamente. La informacin en el subsumario puede ser subtotalizada, calculada la mediao contada.

12.2 GENERACIN DE UN INFORME CON DATOS AGRUPADOS

Un informe con datos agrupados requiere un nmero de elementos para trabajaradecuadamente.

Los informes de subsumario, incluyen:

Una parte de subsumario en la presentacin del informe para cada nivel de detalle quedesee separar. El asistente Nueva presentacin/informe los crea.

Un campo o campos por los que agrupar los registros. Estos campos se conocen comocampos de separacin.

Registros ordenados mediante estos campos de separacin, para que las partes delsubsumario aparezcan en la presentacin del informe.

12.3 GENERACIN DE UN INFORME CON DATOS AGRUPADOS Y TOTALES

Un informe con datos agrupados y totales requiere los mismos elementos que un informe condatos agrupados: una parte de subsumario en la presentacin del informe para cada cat egora,un campo o campos por el que agrupar los registros y una ordenacin de la base de datos poresos campos.

Adems, son necesarios dos elementos ms:

Una parte de la presentacin de sumario general

Campo(s) sumario para mostrar los totales, medias o recuentos


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Pasos a seguir:

En Modo Presentacin, seleccione en el men Presentacin, la opcin Nuevapresentacin/ informe.

En Nombre de presentacin, escriba Informe tarifa de socio.Seleccionamos la opcin Lista/informe en columnas para el nuevo tipo de presentaciny hacemos clic en Siguiente.

Seleccionamos Informe con datos agrupados y luego seleccionamos Incluir subtotales eIncluir total general.


Seleccionamos los campos utilizados en este informe.

Seleccionamos el primer campo que se va a utilizar en este informe, y lo movemos a lalista Campos de la presentacin.

Organizamos los registros por un campo concreto. Si es as, movemos este campo a lalista Categoras de informes.


Movemos el campo deseado a la lista Tipo de ordenacin, para ordenar los registros encada grupo alfabticamente por el campo elegido.


12.4 ESPECIFICACIN DE SUBTOTALES Y TOTALES GENERALES

Un campo sumarioes un tipo de campo que puede especificar cuando se definen los campos.Los campos sumario permiten clculos en todos los registros del conjunto encontrado. Engeneral, cuando necesitemos totalizar datos de diversos registros, debemos utilizar un camposumario. (explicado en temas anteriores).

Vamos a realizar un ejemplo donde podamos observar mejor un informe con campos de estetipo.

Realizamos los siguientes pasos:

Abrimos la base de datos CLIENTES.

Aparecer a continuacin el siguiente cuadro de dilogo, donde definimos un ttulo parael nuevo informe:


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Pulsamos sobre el botn Siguiente:

En el siguiente paso definimos que el Informe que vamos a realizar debe ser un Informeagrupado, en el que incluiremos subtotales y totales generales:


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En el siguiente paso desplazamos como campos seleccionados de la base de datos todoslos campos disponibles.


En el siguiente paso debemos decidir que campo o campos resumirn la informacin porcategoras.

Para nuestro ejemplo, elegimos POBLACIN como campo que resumir este informe.


En el siguiente paso definimos los campos que utilizaremos para ordenar el informe.Tienen preferencia en la ordenacin los campos que hemos utilizado como categoraspara resumir la informacin pero adems incluimos para nuestro ejemplo, el campo

NOMBRE.


En el siguiente cuadro de dilogo debemos especificar qu campo o campos sumario


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queremos aadir a nuestro informe. Si no contamos con ningn campo de este tipocreado previamente, este es el momento de crearlo. En el primer desplegable debemoselegir la opcin Crear campo sumario :

Nos aparecer la siguiente ventana donde debemos especificar en qu clculo consistirnuestro campo sumario.

El nombre de este campo ser TOTAL CLIENTES y consiste en contar cuntos clientesaparecen por cada categora a resumir, en este caso el campo POBLACIN.

El campo TOTAL EMPLEADOS es el resultado de la opcin RECUENTO sobre el campoNMERO DE CLIENTE:


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Volvemos al cuadro de dilogo anterior. Pulsamos sobre el botn Aadir Subtotal

Pulsamos sobre el botn Siguiente.En el siguiente cuadro de dilogo elegimos si el campo sumario queremos incluirlo comototal general al final del informe. Pulsamos sobre el botn Aadir total general alFinal del Informe.


En el siguiente cuadro de dilogo, elegimos el tema de presentacin Estndar.


En el siguiente cuadro de dilogo, definimos como informacin en Cabecera en la parteSuperiorcentral, un Texto pequeo, con la frase RESUMEN DE CLIENTES. En elPie del Informe, en la parte Inferior derecha, incluimos el nmero de pgina.


En el siguiente paso, decidimos no Crear guin asociado.


Para finalizar el informe, pulsamos sobre el botn Finalizar.

Debemos visualizar el resultado para comprobar si la Vista Previa del Informe secorresponde con el tipo de informe que queramos definir.


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Ejercicio 18: INFORME CON DATOS AGRUPADOS


Creamos un informe con datos agrupados, con las siguientes caractersticas:

Nombre del informe: DATOS AGRUPADOS. Tipo de informe: Informe con datosagrupados, incluyendo subtotales y total general.

El campo CIUDAD funciona como categora para resumir el informe. Ordenar losregistros por los campos: CIUDAD, PRIMER APELLIDO y SEGUNDO APELLIDO.

Creamos un campo sumario TOTAL PACIENTES donde realizamos un recuento depacientes. A continuacin creamos otro campo sumario con el nombre TOTAL CUOTASdonde sumamos los importes del campo CUOTA MENSUAL. Aadimos los dos campossumarios como totales generales al final del informe.

El tema que elegimos es Azul ocano-pantalla. Como informacin en Cabecera,elegimos la opcin Nombre de la presentacin para incluirla en la parte SuperiorCentral del informe.

No creamos ningn guin para la presentacin. El informe resultante debe ser similaral siguiente, para ello, es necesario modificar la colocacin y el tamao de algunoscampos:


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CAPTULO 13:BASES DE DATOSRELACIONALES

Las bases de datos relacionales permiten visualizar fcilmente las relaciones entre los archivosy agilizar la entrada de datos. Puede introducir los datos una vez y luego visualizar y utilizarlos datos en archivos relacionados.

En este capitulo apredemos a:

Trabajar con las bases de datos relacionales

Definir una relacin

Mostrar los datos desde un registro relacionado

Mostrar una lista de registros relacionados

13.1 VISUALIZACIN DE LOS DATOS DESDE UN REGISTRO RELACIONADO

Vamos a crear un ejemplo con bases de datos relacionadas.

Realizamos para ello los siguientes pasos:

Abrimos las bases de datos CLIENTES y FACTURAS, creadas previamente parafacilitar este ejemplo. Si estamos realizando el curso presencial, el profesor/a nosindicar la ubicacin de estos archivos.

El archivo CLIENTES tiene una relacin con el archivo FACTURAS que est basada en losdatos coincidentes del campo NMERO DE CLIENTE en ambos archivos. El campo NMERO

DE CLIENTE es el campo coincidente.

Pasos a seguir:

Abrimos la base de datos CLIENTES.

Elegimos en el men Archivo, la opcin Definir relaciones.

En el cuadro de dilogo Definir relaciones, pulsamos sobre el botn Nueva.Seleccionamos la base de datos que queremos asociar que es FACTURAS y pulsamossobre el botn Abrir:


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A continuacin nos aparece el siguiente cuadro de dilogo, donde debemos especificarqu campos son los coincidentes, es decir, a partir de qu campos se va a establecer larelacin entre ambos archivos.

El campo coincidente en nuestro ejemplo es NMERO CLIENTE. La relacin queestamos creando la vamos a llamar FACTURAS ASOCIADAS:

Es interesante que activemos la opcin Permitir la creacin de registrosrelacionados, para que sea ms dinmico el tratamiento de los datos vinculados enambos archivos.

Podemos activar tambin la opcin Ordenar registros relacionados. Si activamosesta opcin, seguidamente aparecer esta ventana, donde debemos concretar qucampo regir esta ordenacin, por ejemplo N DE FACTURA. Para confirmar estaaccin pulsamos sobre el botn OK:


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Para continuar pulsamos sobre el botn OK.

En la ventana Definir relaciones, pulsamos sobre el botn Hecho.

13.2 PORTALES

Los portales sirven para establecer relaciones entre archivos donde en un registro del archivoprincipal queremos mostrar varios registros coincidentes y asociados con el otro archivorelacionado.

Una vez definida la relacin, configuramos la presentacin para que muestre los datosutilizando dicha relacin.


Seleccionamos en el men Vista, la opcin Modo Presentacin.

Pulsamos sobre el men Insertar, la opcin Portal.

A continuacin aparece el siguiente cuadro de dilogo donde concretamos quemostraremos los registros desde la relacin creada previamente con el nombreFACTURAS ASOCIADAS.

Podemos permitir, como opcin a activar, el borrado de registros del portal.

En el apartado del Formato, podemos elegir cuntas filas relacionadas queremosmostrar, por ejemplo 5.

Tambin es til tener en cuenta la posibilidad de activar la barra de desplazamientovertical y si deseamos alternar colores de fondo diferentes lnea s lnea no:


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En la Vista Modo Presentacin podremos observar que el portal queda dibujado enun espacio bastante reducido. El siguiente paso es seleccionarlo y arrastrarlo hastaconseguir que su anchura sea similar al ejemplo que se muestra a continuacin:

13.3 INTRODUCIR LOS CAMPOS RELACIONADOS EN EL PORTAL

Incluimos en la primera lnea del portal todos los campos relacionados de la base de datosFACTURAS.


Desde la Vista Modo Presentacin, arrastramos un Campo sobre la presentacin. A

continuacin, podemos ver una lista de los campos del archivo relacionado.En el cuadro de dilogo Especificar campo, hacemos clic en Archivo actual yseleccionamos la relacin FACTURAS ASOCIADAS de la lista. A continuacin podemosver una lista de los campos en el archivo relacionado FACTURAS.


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Los dos puntos (::) antes de cada nombre de campo muestran que son camposrelacionados, no campos definidos en el archivo sobre el que actualmente trabajamos.Estos campos relacionados mostrarn los datos del archivo relacionado.

Hacemos clic en uno de los campos y luego hacemos clic en Aceptar.

Repetimos estos pasos para todos los campos del archivo relacionadoMovemos los campos si fuera necesario y hacemos los campos suficientemente grandespara que muestren todos los datos que contienen. Es aconsejable arrastrar las etiquetasde los campos fuera del portal.

Seleccionamos en el men Vista, la opcin Modo Visualizar, para comprobar registroa registro, cada CLIENTE qu FACTURAS tiene asociadas. Podemos observarlo en lasiguiente imagen:


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Ejercicio 19: BASES DE DATOS RELACIONALES


Establecemos una relacin entre los archivos PACIENTES.fp5 y el archivo VISITAS.fp5.

Estas bases de datos pueden relacionar a partir del campo DNI, como se muestra en la siguiente imagen:


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Ejercicio 20: PORTAL CON CAMPOS REALACIONADOS


Creamos un portal para mostrar los datos relacionados entre los archivos PACIENTES.fp5 y VISITAS.fp5.

Este ejercicio modifica la presentacin PRESENTACIN COMPLETA del archivo PACIENTES.fp5.

El portal tiene las siguientes caractersticas:

Muestra los datos relacionados con la base de datos VISITAS.fp5.

Permite el borrado de registros relacionados.

Muestra 10 filas de registros.

No tiene barra de desplazamiento vertical

Alterna el fondo con el color blanco.

Incluimos todos los campos del archivo VISITAS.fp5

La presentacin finalmente se muestra de la siguiente forma:


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CAPTULO 14:CONSERVACIN DE LAINFORMACIN

14.1 INTRODUCCIN

Los problemas de corriente, problemas con el disco y otros problemas inesperados con losordenadores pueden ocurrir en cualquier momento. Para ayudar a evitar la prdida de datos

realizamos, de forma regular, copias de seguridad de todos los documentos importantes delordenador, incluyendo las bases de datos.

14.2 REALIZAR UNA COPIA DE SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS

Existen diversas formas de realizar una copia de seguridad de un archivo. A continuacin,proponemos un mtodo posible.

Determinamos el tamao de la base de datos. Hacemos clic con el botn derecho delratn en el icono del archivo, luego seleccionamos Propiedades.

Identificamos un disco o volumen que disponga de espacio suficiente para una copia dela base de datos.

Abrimos la base de datos de la que desea realizar una copia de seguridad.

Seleccionamos en el men Archivo, la opcin Guardar una copia como.

Hacemos clic en Guardar.

Importante La prxima vez, realice la copia de seguridad en un disco o volumen d if e r e n t e.No realice nunca la copia de seguridad sobre la nica o ms reciente copia del archivo.Deberemos disponer de varias copias de seguridad diferentes al mismo tiempo.

14.3 CUNDO DEBEMOS REALIZAR LA COPIA DE SEGURIDAD

Se deben realizar copias de seguridad:

Con la frecuencia necesaria para garantizar que puede restaurar todos los datos en casode emergencia.

Antes de realizar un cambio importante o irreversible, como por ejemplo borrari t b d d D fi i tit i d t di t l

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