LOS RETOS DE LA VALORACIN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS DEL SIGLO XXI

Didier Grange

Archivista de la Ciudad de Ginebra

Asesor especial del Consejo Internacional de Archivos

Mexico D.F., 2 de diciembre 2010

Mas vale prevenir que lamentarOur most important and intellectually demanding task as Archivists is to make an informed selection of information that will provide the future with a representative record of human experience in our time.But why must we do it so badly ?E.Gerald Ham - 1974

LA VALORACIN ESlacta de juzgar de los valores que presentan los documentos de archivos (valor primario y valor secundario) y de elegir los priodos de tiempo durant los cuales estos valores se pueden aplicar a estos documentos en un contexto respectando el vnculo esencial entre el organismo (o la persona) ataido y los documentos de archivos que ha generado en sus actividades

Carol Couture - 1995

lacte de juger des valeurs que prsentent les documents darchives (valeur primaire et valeur secondaire) et de dcider des priodes de temps pendant lesquelles ces valeurs sappliquent auxdits documents dans un contexte qui tient compte du lien essentiel existant entre lorganisme (ou la personne) concern et les documents darchives quil gnre dans le cadre de ses activits

APPRAISAL ISThe process of evaluating records to determine their retention based on administrative, legal, and fiscal requirements and historical value

ARMA International - 2007

LA VALORACIN = LA FUNCIN ARCHIVSTICALa ms difcil

La ms compleja

La ms sensible

Que crea el impacto ms importante

LO QUE LA SOCIEDAD ESPERAAmnesia, olvidoCorrupcin de la memoriaFalsificacin, manipulacin de la memoriaMantener derechoTransparencia, democraciaResponsabilidad social

PORQU ?Qu conservar y qu eliminar?Qu criterio?Qu mtodo?Qu herramientas?Quin toma las decisiones?Qu documentos crear en relacin con las decisiones y acciones?

PRESIONES MLTIPLES

EspacioTiempoSoportes fsicosPresupuesto - dineroIntereses - de grupos o de personasFalta de respecto y negligencia

UNA LITERATURA ABUNDANTE

EVOLUCIN DE LAS METODOLOGAS

LOS VALORES PRIMARIOS

AdministrativoLegalHistrico-patrimonialFinanciero

CRITERIOS DE SELECCIN VALOR SECUNDARIOCaractersticas vinculadas conlas funcionesel contenidola existencia de otros documentos relacionadosel usola preservacinetc

MTODOSMicro appraisalMacro appraisalDocumentation strategyMinnesota Method Risk-cost approach, Risk ManagementRecords continuum

LAS HERRAMIENTAS

Tableau de tri (valoracin)

CALENDARIO DE CONSERVACINEn distintos idiomas- Ingls : Retention schedules, Records retention schedule, Records schedule- Francs : Tableau de gestion, Tableau de tri- Espaol : Tabla de retencin, Tabla de evaluacin documental, Catlogo de disposicin documental,

DEFINICINA retention schedule is :

A comprehensive list of records series, indicating for each the length of time it is to be maintened and its disposition

ARMA International, 2007

ELEMENTSExemples

CALENDARIO DE CONSERVACINNacimientoVnculo con el Records ManagementCaractersticasConstitucinQuin los utiliza?

CONTENIDOIntroducinExplicacin/JustificacinContextoGlosarioProceso de utilizacinRglas de conservacinOrden de aparicinRglasIndexAprobacin del calendario

ELABORACIN - ETAPASIdentificacin de los tipos/sriesColecta de los datosConstitucin del expediente por tipos/sriesAnlisis de los datos colectados

Propuesta de rgla

Verificaciones jurdicas, financiarias y de los revisores123456

ELABORACIN - ETAPASAprobacin (jefes de servicios o comision ad hoc)Aprobacin (organo dirigente y/ o organe extrior)DifusinAplicacin / Revisin78910

PUBLICACIONES

EJEMPLOS

LOI SUR LES ARCHIVES QUEBEC1983 / 2010Art.7Todos los organismos pblicos deben establecer et mantener un catlogo de disposicin documental que determine los periodos de utilizacin y los suportes de conservacin de sus documentos activos y semi-activos, y que indica cuales son los documentos inactivos conservados de manera permanente y cuales son eliminados.

1983, c. 38, a. 7.

Rapport du Comit interministriel sur les Archives judiciaires (1989)

28 recomendaciones

Manuel de Gestion des documents des Tribunaux (2000)

RECUEIL DES DELAIS DE CONSERVATION A LINTENTION DES COURS MUNICIPALES DU QUEBEC ( Revisado en 2005)

1000 Organisation et administration 2000 Lgislation et affaires juridiques 3000 Ressources informationnelles 4000 Ressources financires 5000 Ressources humaines 6000 Ressources matrielles et immobilires 7000 Communications et relations publiques 8000 Gestion des procdures 9000 Gestion des comparutions et des procs

http://www.archives.gov/records-mgmt/rcs/Estados-UnidosNARA

http://www.geneve.ch/tribunaux/Biblio_Archives/Archives/docpdf/CALENDRIER_CONSERVATION_CGPJ.PDF

SISTEMA DE ARCHIVOS DE ANDALUCIA (2003)Modernizar y regular la organizacin y el funcionamiento de los archivosjudiciales as como el procedimiento a travs del cual se efecte el expurgo de la documentacin judicial

Descongestionar los diferentes rganos judiciales, otorgando a cada uno deellos su propio archivo en el que poder clasificar y custodiar la documentacin

Regular una normativa unitaria conjunta de esta materia adecundola a larealidad social y jurdica con la aplicacin de las nuevas tecnologas

Establecer criterios uniformes que garanticen una ms idnea conservacin dela documentacin

Aplicar tanto a la documentacin en trmite como a la documentacin en laque han transcurrido los plazos de caducidad y prescripcin

Aplicar en todos los rdenes jurisdiccionales.

VALORACIN COMISIONES Y JUNTAS

COMISIONES Y JUNTAS DE EXPURGOUna decisin colegiadaOrigenMisin (legal)Composicin FuncionamientoDocumentos producidos

EJEMPLO ESPAOLREAL DECRETO 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composicin, funcionamiento y competencias de la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativoshttp://www.mcu.es/archivos/docs/decreto_2007.pdf

REAL DECRETO 1401/2007En concreto, le corresponde el estudio y dictamen sobre las siguientes cuestiones:

a) Los plazos de permanencia de los documentosadministrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestin, central, intermedio e histrico.

d) Las propuestas de eliminacin de documentos o series documentales y, en su caso, de conservacin de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos, de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente

REAL DECRETO 937/2003Real Decreto 937/2003 (18 de julio 2003) de modernizacin de los archivos judicialeshttp://noticias.juridicas.com/base_datos/Admin/rd937-2003.html

Artculo 14. Juntas de Expurgo

1. Las Juntas de Expurgo son aquellos rganos colegiados de naturaleza administrativa que tienen por finalidad determinar, por cuenta del rgano responsable del respectivo Archivo Judicial de Gestin, la exclusin o eliminacin de los expedientes procesales o gubernativos del Patrimonio Documental o, en caso contrario, la transferencia de los mismos a la Administracin competente en materia de patrimonio histrico

2. Se constituir una Junta de Expurgo en cada comunidad autnoma que ejercer sus competencias en todo el mbito territorial de cada una de stas

3. Las Juntas de Expurgo adscritas al Ministerio de Justicia a travs de la Secretara de Estado de Justicia tendrn su sede donde radique la presidencia del Tribunal Superior de Justicia y estarn presididas por un magistrado designado por el Presidente del Tribunal Superior de Justicia, con voto dirimente de los empates, e integradas por los siguientes vocales:

Un Fiscal, designado por el Fiscal Jefe del Tribunal Superior de JusticiaEl Gerente Territorial del Ministerio de Justicia ()Un tcnico superior especialista en archivos, designado por la Administracin competente en materia de patrimonio histricoUn titulado superior de Administracin ()El secretario judicial especialmente designado por el Ministerio de Justicia de entre aquellos que tengan destino en el partido judicial donde radique la Junta de Expurgo realizar las funciones de secretario ()

JUSTICIA - ESPAAComisin Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Justicia

Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos (Subdireccin General de Archivos Estatales - Ministerio de Cultura)

CATALUAComisi Nacional dAccs, Avaluaci i Tria de la Documentaci de la Generalitat de Catalunya

ANDALUCAOrden de 1 se septiembre de 2004, por la que se constituye la Junta de Expurgo de la Comunidad Autnoma de Andaluca, en aplicacin de lo dispuesto por el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernizacin de los archivos judiciales

COMPOSICIN DE LA JUNTA DE EXPURGO

La Junta de Expurgo de la Comunidad Autnoma de Andaluca estar presidida por un magistrado designado por el Presidente del Tribunal Superior de Justicia de Andaluca, convoto dirimente de los empates, y estar integrada por los siguientes vocales:

a) Un miembro de la carrera fiscal, designado por el Fiscal Jefe del Tribunal Superior de Justicia de Andaluca

b) Un secretario judicial, designado por la Consejera de Justicia y Administracin Pblica de entre aquellos que tengan destino en el partido judicial de Granada

c) El Jefe del Servicio de Documentacin y Publicaciones de la Consejera de Justicia y Administracin Pblica

d) Un funcionario del Cuerpo Superior Facultativo, opcin archivero, designado por la Consejera de Cultura

e) Un tcnico superior especialista en archivos, designado por la Consejera de Justicia y Administracin Pblica

f) Un funcionario designado por la Consejera de Justicia y Administracin Pblica con competencias en materia de Justicia, que realizar funciones de Secretario

ICA Y LA VALORACIN

Committee on Appraisal (hasta el 2004)

Proceedings of the XXXVth International Conference of the Round Table on Archives (CITRA), Reykjavik, Iceland, 10-13 October 2001, Archives and society: what to preserve? Acquisition and appraisal (2002)

Report on the International Survey Appraisal and Selection of the Documents (2004)

Manual on Appraisal (Draft) (2005)

Evaluacin de documentos en Iberoamerica (2009-2012)Crear conciencia acerca de la necesidad de evaluar documentosCapacitar sobre mtodos, criterios, enfoques y tcnicas para evaluar documentos de archivos, en distintos tipos de Archivos y en diferentes suportesHomologar la metodologa de enseanza de esta funcin archivstica en los distintos centros de enseanzaConsituir un grup de reflexin acerca de esta tema, a nivel latinoamericano

RECOMENDACIONES

RECOMENDACIONES - 1Crear procesos, mtodos y herramientas adecuados

Inscribir los calendarios de retencin y la existencia de las comisiones de valoracin dentro de los textos de Leyes y Reglamentos

Documentar los procesos y las decisiones

Crear los calendarios de conservacin

Verificar la aplicacin de los calendarios de conservacin

RECOMENDACIONES - 2Denunciar las fraudas y sancionar

Consultar ampliamente ante de tomar una decisin

Crear les comisiones de valoracin

Informar - Comunicar - Promover la transparencia y el acceso

Valorizar y revisar si necesario

FORMAR Y CONTRATAR ARCHIVEROS PROFESIONALES

The goal of an information retention and disposition program is to ensure that a record is identified, appraised, and maintened for an appropriate period of time in such a way that it is accessible and retrievable. It is disposed of either destroyed or transferred for permanent preservation at the end of the total retention period.

The existence of, and compliance with, an information retention and disposition program is important to meet that goal and to avoid premature disposition and/or unauthorized disposal retention of informationARMA International, Retention management for Records and Information, 2005, p.1

RESPONSABILIDADGubernamentalInstitucionalProfesionalAsociaciones Personal

RESPONSABILIDADde la sociedad

Didier Grange

Archives de la Ville de GenvePalais Eynard4 Rue de la Croix-Rouge1204 Genve Suiza

Tel 0041 (22) 418.2984

didier.grange@ville-ge.chhttp://www.ville-ge.ch/archives

grange@ica.org

Mexico D.F. 2010Didier Grange - Diciembre 2010Mexico D.F. 2010Didier Grange - Diciembre 2010