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ASUNTOSPARA
NEGOCIOSY
NO LUCRATIVAS
Su Guía Completa De Asuntos Legales Afectando aNegocios Pequeños Y Corporaciones No Lucrativas
AGENCIAS
LEGALES
PEQUEÑOS
Estimados Clientes y Agencias No Lucrativas:
Southern California Edison y Consejero Público (Public Counsel) tienen el placer de presentarles esta guía.
Información legal es crucial para el crecimiento y desarrollo continuo de las empresas y las agencias no lucra-
tivas que tienen éxito en nuestra comunidad.
Esperamos que la información en esta guía sea útil e informativa. Consejero Público es la oficina legal pro bono
más grande de país, y es el afiliado del sur de California del Comité de Abogados de los Derechos Civiles. El
Proyecto de Desarrollo Comunitario de Consejero Público preparó esta guía para ayudar a distribuir informa-
ción legal básica a la comunidad. El Proyecto de Desarrollo Comunitario provee asistencia lega a organiza-
ciones de la comunidad y empresas pequeñas cuyos recursos limitados no habilitan el pago de gastos legales
sin afectar las operaciones. El Proyecto encuentra abogados que están dispuestos a proveer servicios legales
gratuitos y los reúne con organizaciones no lucrativas y empresas pequeñas que califican y que necesitan estos
servicios. Para obtener mas información acerca del Consejero Público, por favor visitenos al
www.publiccounsel.org, o llame al (213) 385-2977.
Southern California Edison patrocina y participa en una variedad de servicios diseñados a fortalecer empresas
y la economía de la área entera. Además de esta guía, Edison ofrece una gran cantidad de programas y publi-
caciones en el sur de California, incluyendo la consulta "Hot Line", conferencias y practicas comerciales, y una
instalación avanzada de energía y desarrollo comercial en Irvindale llamada CTAC. Para mas información, vis-
ite el www.sce.com o llame al 1-800-3-EDISON.
Aunque la información en esta guía se trata de asuntos legales, la intención es solamente proveer información
general. El intento de esta guía no es dar consejos legales, y no sirve como un substituto por los consejos de un
abogado. Es entendido que nuestra transmisión de esta información, y el uso de esta información por terceros,
no crea una relación de cliente y abogado. Cualquier persona que necesite consejo o asistencia legal debe con-
sultar con su abogado.
18
Primera Parte: Guía para Organizar Su Propio Negocio
Tercera Parte: Deberes y Obligaciones de los Directoresde Corporaciones de Beneficios Públicos
Segunda Parte: Guía para Formar una CorporaciónCaritativa, Libre de Impuestos, y No Lucrativa
1
-Contenido-
2
3
4
5
Introducción................................................................................................................................ 1
Propietario Individual o Unico.................................................................................................... 2
Sociedad en Comandita General............................................................................................... 5
Sociedad en Comandita Limitada.............................................................................................. 8
Corporaciones (o Sociedades Anónimas)................................................................................ 10
6
7
8
9
10
11
Introducción.............................................................................................................................. 15
Consideraciones Iniciales para Formar una Corporación No Lucrativa.................................. 15
Incorporaciones No Lucrativas Bajo las Leyes de California................................................... 17
Corporaciones No Lucrativas de Beneficio Público................................................................. 18
Características Especiales de Corporaciones No lucrativas de Beneficio Público.................. 19
Obteniendo Exención de Impuestos........................................................................................ 20
Empezando Paso a Paso......................................................................................................... 2312
13
14
15
16
17
Introducción.............................................................................................................................. 29
Responsabilidades y Poderes de los Directores..................................................................... 30
Las Reglas del Negocio........................................................................................................... 34
El Deber de Administrar y Tomar Decisiones Particulares....................................................... 35
El Deber de Evitar Daños a Terceros....................................................................................... 37
Compensación de Directores................................................................................................... 38
Cuarta Parte: Asuntos Básicos del Empleo
19
20
21
Protección Adicional para Directores Ad Hoc.......................................................................... 39
Crímenes y Otras Penalidades................................................................................................ 40
Responsabilidad Civil; Seguro Contra Responsabilidad Civil para Directores y Oficiales...... 41
22
23
24
25
26
27
28
29
30
La Relación Básica de Trabajo .............................................................................................. 45
El Proceso del Empleo............................................................................................................ 47
Leyes Básicas de Discriminación........................................................................................... 51
Preservando las Buenas Relaciones Laborales..................................................................... 52
Terminación del Empleo.......................................................................................................... 55
Otorgando Referencias a Pasados Empleados...................................................................... 57
Guía del Empleado................................................................................................................. 58
Requisitos del Cargo............................................................................................................... 63
Contratistas Independientes................................................................................................... 63
Quinta Parte: Nociones Básicas para Formar yFirmar Contratos
31
32
Preguntas Más Frecuentes Sobre Los Contratos................................................................... 66
Elementos de un Contrato Exigible......................................................................................... 67
33
34
35
36
Otros Tipos de Obligaciones.................................................................................................... 69
Los Mejores Contratos se Dan Por Escrito ............................................................................. 70
Formalidades para Finalizar un Contrato................................................................................. 74
Revisión de Contratos.............................................................................................................. 75
37
38
Contratos Injustos o Ilegales.................................................................................................... 76
Cláusulas Adicionales.............................................................................................................. 77
Sexta Parte: Consideraciones Básicas en Torno a losSeguros
39
40
Introducción.............................................................................................................................. 79
¿Qué es un seguro?................................................................................................................ 79
¿Por qué obtener una póliza de seguro?.................................................................................80
Tipos de Cobertura de Seguro................................................................................................. 80
Seguro de Responsabilidad de Directores y Oficiales..............................................................81
Cómo Comprar un Seguro....................................................................................................... 82
Consideraciones Para Obtener un Seguro.............................................................................. 83
Su Póliza de Seguro................................................................................................................ 88
Dónde Puede Recibir Ayuda.................................................................................................... 89
41
42
43
44
45
46
47
Séptima Parte: Consideraciones Sobre ImpuestosFederales para Empresas Pequeñas
Introducción.............................................................................................................................. 90
Selección de una Estructura Legal para su Negocio............................................................... 90
48
49
50
51
52
53
54
55
Tareas Básicas Para Cumplir con las Leyes de Impuesto....................................................... 93
Impuestos Federales Que se Aplican a Los Negocios............................................................ 96
Declaraciones Informativas......................................................................................................... 97
Penalidades de la Ley de Impuesto Federal........................................................................... 98
Consejos para Llevar la Contabilidad...................................................................................... 99
Cómo Obtener Información Adicional..................................................................................... 101
Apéndices:
Glosario de Tipos y Términos de Seguros............................................................................. 103
Leyes de Salario Horas - AB 60............................................................................................. 110
A
B
-1-
Introducción
C uando usted comienza su propio negocio,
deberá seleccionar una estructura legal o
forma jurídica. Su elección podría afectar diversos
aspectos del negocio y sus operaciones, incluyendo
asuntos relacionados con los impuestos, respons-
abilidades civiles, gastos y potencial de desarrollo.
Por esta razón, es importante que usted tenga una
idea clara sobre sus metas y las posibilidades
financieras de su negocio antes de elegir una estruc-
tura para su empresa.
Existen varias estructuras básicas para organizar su
negocio: una propiedad individual, una sociedad
comanditaria, ya sea general (colectiva) o simple
(limitada), una corporación, o una compañía de
responsabilidad limitada. Este folleto explora los
requerimientos, ventajas y desventajas de cada una de
estas estructuras conforme las leyes del estado de
California. Su objetivo es ofrecer una orientación o
guía general para familiarizarlo con estos requerim-
iento. El intento no es proveer unas instrucciones que
usted deberá seguir al pie de la letra. Cual sea la
estructura que usted elija, su elección de una forma
jurídica empresarial no es permanente. Usted puede
comenzar su negocio como propietario individual o
en una sociedad y luego cambiar su estatus legal a
una corporación a medida que su negocio vaya cre-
ciendo.
Recuerde que es sumamente importante que usted
conserve todos los documentos relacionados con su
negocio en un lugar seguro y conveniente. Usted
necesitará estos documentos a la hora de abrir una
cuenta bancaria para su empresa y demás asuntos
relacionados con su negocio. También, recomen-
damos que consulte con un contador para obtener
información más específica sobre su situación en par-
ticular y que busque asesoría legal, principalmente
para la redacción de documentos y contratos. Al
final de este folleto, encontrará una lista de recursos
que podrían servirle de ayuda.
1
Primer Parte: Guía para OrganizarSu Propio Negocio
-2-
2
Negocios Con Un Propietario Unico
¿Qué es un negocio con un propietariounico?
U n negocio con un propietario único ("sole pro-
prietorship") es la organización legal más sim-
ple si usted es la única persona envuelta en el nego-
cio. Si usted establece un negocio con propietario
único, significa que usted será el único dueño de su
negocio. En términos legales, usted y su negocio
constituyen una sola entidad legal. Los trámites para
iniciar y mantener un negocio con propietario único
son bastante sencillos. Usted puede continuar
operando su negocio siempre y cuando usted sea el
único propietario del negocio.
Usted debe tomar en cuenta que es sumamente
importante mantener expedientes separados de sus
gastos personales y de sus gastos del negocio. Por
ejemplo, usted debería mantener una cuenta bancar-
ia y tarjetas de crédito separadas para el uso exclusi-
vo del negocio. Pague todos sus gastos relacionados
con su negocio utilizando estas cuentas bancarias y
tarjetas de crédito.
Un Propietario Unico TieneResponsabilidad Ilimitada
Como propietario único, usted como persona es
responsable de pagar todas las deudas de su negocio.
Esto significa que si su negocio no genera suficientes
ganancias como para repagar sus deudas, sus acree-
dores podrán demandarlo a usted. Los acreedores
son personas a quien usted o su negocio debe dinero.
Un ejemplo de un acreedor de un negocio es un
suplidor. En términos legales, esta responsabilidad
personal se conoce como "responsabilidad personal
ilimitada". La responsabilidad personal ilimitada
significa que sus bienes personales podrán ser incau-
tados para repagar las deudas del negocio. Los
bienes personales incluyen su hogar, su automóvil y
su cuenta bancaria personal. Si usted es casado(a),
sus bienes comunes también podrían incluirse en sus
bienes personales.
Esta responsabilidad ilimitada se extiende a
cualquier daño sufrido por sus empleados o sus
clientes. Por ejemplo, si su empleado sufre un acci-
dente durante su empleo, usted podría ser personal-
mente responsable por los gastos médicos de su
empleado. De la misma manera, si usted o alguno de
sus empleados ocasiona daños a otra persona
durante horas laborables, usted también podría ser
personalmente responsable por los gastos inducidos
por dicho incidente. Usted puede protegerse de
muchos de estos riesgos obteniendo una póliza de
seguro.
De hecho, la obtención de seguros debe ser su primer
prioridad. Es ilegal tener empleados y no tener seguro
adecuado para indemnizar los accidentes de trabajo.
-3-
Y es inconcebible no tener seguro adecuado para
cubrir responsabilidades civiles. Asegúrese de que su
agente de seguros sea competente y obtenga una
cubierta contra incendio, robo y quiebra del negocio.
Si su negocio está debidamente asegurado, el sigu-
iente ejemplo no podría obligarlo a cerrar su negocio
ni tampoco constituiría una amenaza para sus bienes
personales.
EJEMPLO. Usted es el propietario único de un
negocio de costura radicado en su propio hogar.
Usted tiene un empleado que utiliza el automóvil de
su negocio para entregar la ropa alterada a sus
clientes. En uno de estos viajes, su empleado tiene un
accidente de tránsito, ocasionando daños a otro
automóvil y a su conductor. La persona perjudicada
podría demandar a su jefe, su negocio y a usted como
persona. Usted podría ser responsable por los daños
y perder sus bienes personales y su negocio.
¿Cómo rendir una declaración de impuestoscomo propietario unico?
Como propietario único, usted no necesita rendir una
declaración de impuestos separada para su negocio.
Usted y su negocio constituyen una sola entidad para
los efectos de las contribuciones. En vez, usted pre-
senta su propia declaración de impuestos 1040 con un
formulario adicional titulado "Apartado C" (Schedule
C, en inglés). En este apartado, usted agrega los
ingresos generados por su negocio y deduce los gas-
tos del negocio. Los ingresos de su negocio y otros
ingresos personales son combinados para calcular la
cantidad de impuesto que deberá pagar. Si la tasa de
impuesto de su declaración personal es baja, estable-
cer una propiedad única sería favorable para usted
puesto que los impuestos sobre las ganancias de su
negocio también recibirían una tasa de impuesto baja.
¿Qué sucedería con el negocio en caso demuerte?
Recuerde, usted y su negocio constituyen una sola
entidad. Por lo tanto, en caso de muerte su negocio
se disuelve automáticamente, al menos que usted
haya establecido un arreglo anteriormente. Por ejem-
plo, usted podría escribir un testamento o establecer
un fideicomiso ("trust") para transferir los bienes del
negocio a sus familiares o amigos para que el nego-
cio continúe en marcha.
EJEMPLO. Usted, el propietario único, es dueño de
un puesto de tacos llamado "Los mejores tacos del
pueblo". Usted hace un testamento en el cual cede a
su hermano su puesto y otro equipo del negocio cuan-
do usted muera. Por lo tanto, si usted fallece ines-
peradamente, su hermano podrá continuar con el
negocio con su equipo y podrá continuar bajo el nom-
bre "Los mejores tacos del pueblo".
Pasos a Seguir Para Establecer un Negociocon Propietario Unico
No se requieren formalidades legales para comenzar
un negocio con propietario único. Sin embargo,
usted debe hacer tres cosas antes de establecer su
negocio: Primero, debe presentar una declaración
para registrar la denominación (el nombre) de su
negocio. Segundo, usted debe pedir un Número de
Identificación o EIN, siglas en inglés. Tercero, debe
obtener un permiso o licencia para su negocio.
-4-
Declaración de Denominación Comercial
Si usted pretende utilizar un nombre para su negocio
que no incluya su primer nombre y apellido, usted
deberá presentar una declaración de denominación
comercial y publicar un aviso en un periódico. Este
documento también se conoce como "Declaración
DBA" puesto que usted está "haciendo negocio" bajo
un nombre ficticio o de fantasía. El periódico lo ayu-
dará a usted a presentar el DBA y publicar su aviso.
Comuníquese con su periódico local y determine cual
es la manera menos costosa para realizar este proce-
so.
EJEMPLO. Su nombre es Willy Fox y quiere fab-
ricar y vender sus propios chocolates. Usted se
comunica con la oficina de su periódico local y pre-
senta una declaración DBA porque usted piensa lla-
mar su negocio "Casa de Chocolates Willy". El per-
sonal del periódico lo ayuda a usted a rellenar los
documentos para obtener su declaración y publicar su
información. Nota: Si su negocio se llamará "Casa
de Chocolates Willy Fox", entonces no necesitaría
una declaración DBA.
Número de Identificación (EIN)
Todo negocio debe tener un Número de identifi-
cación, abreviado como EIN ("Employer
Identification Number" o EIN, siglas en inglés). En
un negocio con propietario único, usted puede utilizar
su propio número de Seguro Social como su EIN. Sin
embargo, se recomienda que utilice otro número
porque otras actividades podrían requerirlo. Por
ejemplo, si usted contrata a otros empleados, usted
debe tener un EIN. El número es gratis. Para obten-
er un EIN, comuníquese con el Servicios de Rentas
Internas ("IRS", siglas en inglés) y pida un formula-
rio SS-4. Si usted tiene otros empleados, debe regis-
trarse con el Departamento de Trabajo de California
("California Employment Development Department"
o "EDD", siglas en inglés) utilizando el formulario
DE-1. Este formulario debe ser presentado dentro de
15 días una vez que el salario de sus empleados
sobrepase los $100.00. El EDD emitirá un número de
identificación por separado.
Licencias o Permisos
Otro requisito legal para establecer un negocio con
propietario único es obtener una licencia o permiso.
Para solicitar una licencia usted debe comunicarse
con la División de Licencias de la Oficina del
Secretario de Estado (en inglés "City Clerk's Office")
y pagar una cuota por la licencia. Además, asegúrese
de preguntar si necesita alguna licencia especial para
su negocio en particular.
EJEMPLO. Su nombre es Billy Ramone y usted
está abriendo un puesto de tacos llamado "Los
mejores tacos del pueblo". En su puesto, usted desea
vender alcohol. El Secretario de Estado le indicará
que necesitará solicitar una licencia para la venta de
alcohol.
-5-
Sociedades en Comandita General
¿Qué es una sociedad en comandita gener-al?
U sted puede establecer una sociedad en coman-
dita general si usted es propietario y opera su
negocio con fines de lucro junto con una o más per-
sonas. Las sociedades comanditarias son entidades
legales separadas de los socios o miembros en sí.
Existen varios tipos de sociedades comanditarias,
cada una con diferentes niveles de riesgo y control
para los socios, entre las que se encuentran: Sociedad
en Comandita General ("general partnership") y
Sociedad en Comandita Simple o Limitada ("limited
partnership").
Creación
Una sociedad en comandita general se crea mediante
un contrato oral o escrito. Sin embargo, se recomien-
da que el acuerdo sea por escrito para evitar proble-
mas en el futuro. Sepa usted que si tiene un negocio
con otra persona y no existe ningún acuerdo formal,
si usted decide continuar con el negocio y la otra per-
sona lo abandona, esa persona podría reclamar unos
"intereses" e involucrarlo a usted en una demanda y
hasta ganar. Si usted establece un negocio con otra
persona, es muy importante que establezcan por
escrito todos los derechos y responsabilidades de
cada socio antes de iniciar el negocio.
Cuando se crea una sociedad en comandita general,
usualmente cada socio aporta capital en efectivo,
propiedades o servicios a cambio de unos "intereses"
(el término legal para algún tipo de propiedad) en la
sociedad.
Responsabilidad
En una sociedad en comandita general, cada socio
comparte por igual las responsabilidades y la autori-
dad para administrar el negocio. Cada socio partici-
pa en la administración y en las decisiones de las
actividades cotidianas del negocio. Cualquier socio
puede representar la sociedad en asuntos de negocios
sin el consentimiento de los demás socios. En otras
palabras, las acciones de un socio pueden comprom-
eter a la sociedad. Por lo tanto, si un socio firma un
contrato en nombre de la sociedad, la sociedad en
comandita y cada socioes responsable bajo los térmi-
nos de dicho contrato.
1 La "Sociedad en Comandita General" también se conocecomo "Sociedad en Nombre Colectivo" o "SociedadColectiva".
3
-6-
Deberes Entre Socios
De acuerdo con la ley, los socios están obligados a
tratarse entre sí con lealtad y de manera justa. En tér-
minos legales, este requisito se conoce como un
"deber fiduciario". Esto significa que usted como
socio no puede tomar decisiones que pudieran perju-
dicar a su socio y de las cuales sólo usted puede ben-
eficiarse. Por ejemplo, un socio no puede abrir otro
negocio que compita con la sociedad en comandita
general a la que pertenece. Este tipo de actividad es
lo que se conoce como "conflicto de intereses". La
ley indica que los socios deben evitar todo tipo de
conflicto de intereses.
Ganancias, Pérdidas y Salarios
Los socios son los propietarios de una sociedad de la
misma manera que un propietario único es el dueño
de su negocio. Por lo general, los socios no reciben
salarios sino que comparten las ganancias y las pérdi-
das de la sociedad. Al final de cada año, los socios
informan su parte de las ganancias y pérdidas en sus
propias declaraciones de impuestos. Esto es así aún
si las ganancias se conservan en el negocio y no son
repartidas entre los socios.
Los Socios de una Sociedad en ComanditaGeneral Tienen Responsabilidad PersonalIlimitada
Tal como un propietario único, cada socio en una
sociedad en comandita general tiene responsabilidad
personal ilimitada. Esto significa que cada socio es
responsable personalmente por todas las deudas de la
sociedad. Cada socio es también responsable por los
actos de los demás socios, si dichas actividades
fueron realizadas como parte del negocio. Por ejem-
plo, si sus socios no pueden pagar su parte de las deu-
das de la sociedad, los acreedores pueden incautar sus
bienes personales para cubrir la deuda. Por lo tanto,
tal como un propietario único, usted es responsable
por las deudas y demandas en contra de su negocio.
Usted puede protegerse de muchos de estos riesgos
obteniendo un seguro adecuado.
EJEMPLO. Usted y tres socios establecen una
sociedad en comandita general. Discuten la idea de
alquilar un automóvil para la sociedad pero usted está
en contra de ella. Sin embargo, Socio #2 no está de
acuerdo con usted y firma un contrato con la com-
pañía ABC para alquilar un automóvil en nombre de
la sociedad. El contrato es totalmente válido aún si
los demás socios no eran conscientes o no aprobaban
la decisión. Por lo tanto, usted, los demás socios y la
sociedad en sí son responsables de pagar la deuda por
el alquiler del automóvil.
La sociedad en comandita general como tal no paga
impuestos. En vez, cada socio paga impuestos sobre
su parte de los ingresos de la sociedad o deduce una
parte de las pérdidas de la sociedad, si aplica. La
sociedad tiene que presentar una declaración anual en
el Servicio de Rentas Internas (IRS, siglas en inglés)
o en la Junta Estatal de Impuestos (en inglés, "State
Franchise Tax Board"). Esta declaración describe las
ganancias y pérdidas de la sociedad y los ingresos o
pérdidas de cada socio. La sociedad tiene que pre-
sentar una declaración de impuestos para cada socio
en la cual se identifica los ingresos de cada socio.
Cada socio individual entonces declara sus ingresos
-7-
provenientes de la sociedad en su declaración de
impuestos y paga impuestos conforme sus ingresos.
Si la sociedad ha perdido dinero, cada socio deduce
su parte de las pérdidas en su propia declaración de
impuestos, de forma que disminuye la cantidad que
debe en su propia declaración.
¿Qué sucede si uno de los socios decideretirarse o muere?
Si cualquiera de los socios desea retirarse de la
sociedad o muere, la sociedad debe comprarle al
socio su participación en la sociedad. En algunos
casos, si uno de los socios muere, la sociedad se dis-
uelve, al menos que los socios restantes decidan con-
tinuar la sociedad.
Pasos a Seguir Para Establecer unaSociedad en Comandita General
Acuerdo
Primeramente, a pesar de que para crear una Sociedad
en Comandita General no se exige un acuerdo por
escrito, es recomendable establecer un contrato
escrito. En este acuerdo, usted puede determinar la
identidad de los socios y establecer los estatutos del
acuerdo. El acuerdo puede dividir las ganancias y las
pérdidas desproporcionadamente, lo cual significa
que las ganancias pueden ser divididas por partes
iguales mientras que las pérdidas son responsabilidad
de los socios que invierten dinero. Si no existe un
acuerdo por escrito, las ganancias se dividen por
partes iguales. Recuerde que todos los socios deben
firmar el acuerdo. (Nota: Para formar un acuerdo de
Sociedad en Comandita General, podría ser útil
recibir asesoramiento legal de un abogado).
Declaración de Denominación Comercial
Si el nombre de la sociedad en comandita general no
incluye los apellidos de los socios, entonces la
sociedad tendrá que presentar una Declaración de
Denominación Comercial ("DBA", siglas en inglés).
Como se mencionó anteriormente, la declaración
DBA puede ser presentada en un periódico local.
Número de Identificación (EIN)
Una sociedad en comandita general tiene que solici-
tar un Número de Identificación (EIN) por separado.
Así como se mencionó anteriormente, comuníquese
con el IRS por teléfono, fax o correo postal para
recibir su EIN.
Licencia o Permiso
Para establecer una sociedad en comandita general
también es necesario obtener una licencia, la cual
puede conseguirse en el "City Clerk's Office".
Recuerde preguntar si necesita alguna otra licencia
(por ejemplo, licencia para la venta de alcohol) para
su negocio en particular.
-8-
4
Sociedad en Comandita Limitada
¿Qué es una sociedad en comanditalimitada?
C omo una sociedad en comandita general, lasociedad en comandita simple o limitada ("lim-
ited partnership") es adecuada si usted desea ser eldueño u operar un negocio con fines de lucro juntocon más de una persona. Una sociedad en comandi-ta limitada tiene dos tipos de socios: socios generalesy socios limitados. El propósito de una sociedad encomandita limitada es promover a los inversionistas(los socios limitados) para que inviertan en el nego-cio sin arriesgar sus bienes personales, es decir, limi-tando su responsabilidad. Esta forma jurídica tam-bién es arriesgada porque es muy probable que siusted desea ser el socio general (tiene que serlo sidesea administrar el negocio) y localiza inversion-istas y los persuade para que se conviertan en socioslimitados, usted probablemente enfrentará dificul-tades legales si no recibe el asesoramiento legal ade-cuado. Esta forma o estructura legal se usa usual-mente para la administración de transacciones debienes raíces y otras transacciones de este tipo.
Creación
Una sociedad en comandita limitada se crea mediante
un acuerdo oral o por escrito. Pero, como men-
cionamos anteriormente, siempre es recomendable
que el acuerdo se establezca por escrito.
Responsabilidad
Las responsabilidades de los socios generales y limi-
tados son distintas. Los socios generales administran
el negocio y son responsables personalmente por las
deudas de la sociedad. Los socios limitados, también
conocidos como "inversionistas pasivos", aportan el
capital pero no están involucrados en la adminis-
tración de la empresa. Los socios limitados usual-
mente no son responsables por las deudas de la
sociedad más allá de la cantidad del dinero que apor-
taron. Esto significa que los socios limitados tienen
responsabilidad limitada.
Ganancias y Pérdidas
Las ganancias y pérdidas de la sociedad son compar-
tidas en proporción a la aportación o participación de
los socios, al menos que especifique lo contrario en el
acuerdo.
Los Socios Generales Tienen ResponsabilidadPersonal Ilimitada, Pero Los Socios LimitadosTienen Responsabilidad Personal Limitada
Así como mencionamos anteriormente, el grado de
responsabilidad personal difiere entre los socios lim-
itados y los socios generales. Los socios generales
-9-
tienen responsabilidad personal ilimitada, lo cual sig-
nifica que son totalmente responsables de toda deuda
de la sociedad (así como los socios en una sociedad
en comandita general). Esto significa que los acree-
dores pueden incautar los bienes personales de los
socios generales para cobrar la deuda de la sociedad.
Los socios limitados, sin embargo, tienen respons-
abilidad limitada. Sólo son responsables por la can-
tidad de su inversión en la sociedad. De manera que
los acreedores no pueden incautar sus bienes person-
ales para cobrar la deuda de la sociedad. ¡Es muy
importante no perder este derecho de responsabilidad
limitada! Esta protección puede perderse si un socio
limitado participa directamente en la administración
de la sociedad - como por ejemplo, en la toma de
decisiones y operaciones - y si terceras partes piensan
que el socio limitado es un socio general. Si un socio
limitado no participa directamente en la adminis-
tración del negocio, dicho socio es protegido por
responsabilidad personal limitada.
¿Cómo una sociedad en comandita limitadapaga impuestos a las ganancias?
Una sociedad en comandita simple o limitada no paga
impuestos. Sin embargo, la sociedad tendrá que pagar
un impuesto anual al estado de California, al igual
que las corporaciones. Tal como la sociedad en
comandita general, una sociedad en comandita limi-
tada debe presentar una declaración de impuestos
anual informativa en el Servicio de Rentas Internas y
a la Junta Estatal de Impuestos y debe presentar for-
mularios de contribuciones que identifiquen las
ganancias o pérdidas que se le atribuyen a cada socio.
Cada socio individual entonces incluye ese ingreso o
pérdida en su propia declaración de impuestos.
¿Qué sucedería con el negocio si un sociodecide retirarse o fallece?
Si un socio general fallece o decide retirarse, la
sociedad en comandita limitada se disuelve al menos
que: (1) exista otro socio general y el acuerdo de la
sociedad permite que el socio restante continúe con el
negocio; o (2) los socios limitados acuerdan encon-
trar otro socio general dentro de un periodo de seis
meses. La muerte de un socio limitado no afecta a la
sociedad.
Pasos a Seguir Para Establecer unaSociedad en Comandita Limitada
Acuerdo
La sociedad en comandita limitada se crea mediante
un acuerdo oral o por escrito. Se recomienda que el
acuerdo se establezca por escrito. El acuerdo debe
indicar los nombres de los socios generales y los
socios limitados y sus respectivas participaciones e
ingresos.
-10-
Certificado de una Sociedad en ComanditaLimitada
Una sociedad en comandita limitada debe presentar
un certificado de Sociedad en Comandita Simple o
Limitada (Formulario LP-1) con el Secretario de
Estado junto con la cuota. El certificado tendrá que
estar firmado por los socios generales y debe indicar
sus nombres y direcciones y el domicilio de la
sociedad.
Declaración de Denominación Comercial
Si el nombre de la sociedad en comandita limitada no
incluye todos los primeros nombres y apellidos de los
socios, entonces la sociedad tendrá que presentar una
Declaración de Denominación Comercial ("DBA").
Como se mencionó anteriormente, la declaración
DBA puede ser presentada en un periódico local.
Número de Identificación (EIN)
Dado que una sociedad en comandita limitada tiene
algunas características de una entidad legal separada,
es necesario obtener un Número de Identificación
separado. Comuníquese con el IRS por teléfono, fax
o correo postal, así como se mencionó anteriormente.
Licencia o Permiso
Una licencia también es requerida. Así como se men-
cionó anteriormente, debe comunicarse con la oficina
"City Clerk's Office" para obtener la licencia.
Recuerde preguntar si necesita otra licencia especial
(como, por ejemplo, una licencia para la venta de
alcohol) para su negocio en particular.
Corporaciones(o Sociedades Anónimas)
¿Qué es una corporación?
U na corporación o sociedad anónima es una enti-dad legal que existe por separado de los indi-
viduos propietarios o operadores. Los accionistas(aquellas personas que invierten dinero en la com-pañía) son los propietarios de la corporación. Estosinversionistas reciben acciones a cambio del dineroque han invertido. Tener acciones en una corpo-ración le otorga a los inversionistas ciertos derechos,tales como el derecho de votar en decisiones impor-tantes y el derecho de recibir dividendos. Los divi-dendos son las ganancias que la corporación paga asus accionistas. Las ganancias de la corporación sonsujetas a contribuciones o impuestos tanto en el nivelcorporativo como en el nivel personal de losaccionistas. Esta carga contributiva y una solución sediscutirá más adelante en la Sección 4.
Las corporaciones que no ofrecen acciones al públicoen general son corporaciones privadas. Si usted tieneuna corporación privada, usted puede ser el dueño detodas las acciones de su corporación, o usted y otraspersonas más pueden ser los dueños de las acciones.
5
-11-
No más de 35 accionistas pueden tener acciones en
una corporación privada en el estado de California y
sólo puede haber una sola clase de acciones.
En una corporación privada usted, el propietario,
puede ser el único empleado o usted puede contratar
otros empleados. Por lo general, en una corporación
privada, los directores, miembros u oficiales y
accionistas son los "jefes" de la corporación. Reciben
un sueldo o salario de la corporación. La corporación
también paga dividendos a los accionistas si la cor-
poración genera ganancias.
Las corporaciones grandes, tales como las de la bolsa,
son corporaciones públicas. Estas venden acciones al
público en general y cualquier persona puede com-
prar acciones. No existe un límite en el número de
accionistas en una corporación pública. Para efectos
de este folleto, la siguiente información se concentra
en las corporaciones privadas.
Los Accionistas de una Corporación TienenResponsabilidad Limitada
Como entidad legal separada, la corporación es
responsable de sus propias deudas. Normalmente, los
accionistas, directores y miembros no son personal-
mente responsables de las deudas de la corporación.
Por lo tanto, tienen responsabilidad limitada, lo cual
significa que sólo son responsables del dinero que
han invertido en la corporación. Los acreedores no
pueden apropiarse de los bienes personales de los
socios para saldar las deudas. Esta responsabilidad
limitada es la característica de más ventaja de una
corporación.
Sin embargo, existen excepciones a esta regla. En
primer lugar, los accionistas y miembros son per-
sonalmente responsables de pagar los impuestos
sobre nómina, que son impuestos que la corporación
retiene del sueldo de sus empleados. Usted debe ase-
gurarse de que estos impuestos sean pagados con pre-
cisión y a tiempo.
En segundo lugar, un accionista puede peder su dere-
cho de responsabilidad limitada si mezcla su dinero
personal con el de la corporación. Así que usted debe
mantener cuentas separadas para sus asuntos person-
ales y corporativos para poder proteger su derecho a
responsabilidad limitada. Si usted mezcla sus fondos,
podría ser personalmente responsable de las deudas
de la corporación.
EJEMPLO. Usted es accionista de una corporación
privada y también administra las operaciones cotidi-
anas de la misma. Un día usted se da cuenta que la
corporación tiene una deuda por pagar de inmediato
pero no tiene los suficientes fondos para repagarla.
Usted escribe un cheque de su cuenta bancaria per-
sonal. El mes siguiente, un cliente le escribe a la cor-
poración un cheque de la misma cantidad que se le
debe a usted y usted deposita el mismo en su cuenta.
Estos dos actos constituyen un ejemplo de mezclar.
-12-
Si en el préstamo usted personalmente garantiza surepago, el banco podría incautar sus bienes personalespara repagar el préstamo. La mayoría de los bancosrequieren que usted se comprometa personalmente siacepta un préstamo para negocios, así que probable-mente usted no pueda evitar esta situación.
EJEMPLO. Usted es el presidente de su corpo-ración. La corporación necesita capital para comprarmercancía. Como usted está corto de dinero, usteddecide postergar el pago de alguna de las deudas de sucorporación, incluyendo los impuestos sobre nóminas.A la misma vez, el banco aprueba un préstamo. Elbanco requiere que usted garantice personalmente esepréstamo. En esta situación, usted es personalmenteresponsable de los pagos atrasados de impuestos sobrenómina. El estado podría incautar sus bienes person-ales. Además, si la corporación no puede pagar elpréstamo bancario, el banco podría también incautarsus bienes personales.
¿Cómo paga impuestos una corporación?
Dado que una corporación es una entidad legal sepa-rada de sus propietarios, la corporación en sí pagaimpuestos. Los ingresos y gastos corporativos sedeclaran en el formulario 1120 del IRS. Además, losaccionistas y empleados deben pagar impuestos sobrelos dividendos y sueldos que la corporación les paga.Este proceso de pagar impuestos se conoce como"imposición de contribución doble".
En la práctica, sin embargo, una corporación privadapodría no pagar impuestos o, por lo menos, muy poco,porque muchos de los gastos son deducibles. Porejemplo, la corporación puede deducir sueldos, rentay ciertos beneficios para los empleados (tales como
pago por enfermedad, seguro de vida, plan médico ypensiones) como gastos corporativos siempre y cuan-do los costos sean razonables. Después de que estosgastos son deducidos de los ingresos de la corpo-ración, a menudo resta muy poco ingreso sobre el cualla corporación debe pagar impuestos. Es una buenaidea, sin embargo, mantener algunas ganancias en lacorporación para futuros gastos. Si usted paga todolos ingresos de su corporación como compensación obeneficios, el IRS podría sospechar que existe "com-pensación excesiva" inapropiada. Los bonos al finaldel año son particularmente sospechosos.
Usted podría tomar la decisión de guardar algúndinero en la corporación como ingresos retenidos y asíno emplearlo como salario o compensaciones. Apesar de que la corporación en sí tiene que pagarimpuestos sobre estos ingresos o ganancias, las tasasde impuestos son favorables. Actualmente, las corpo-raciones con ganancias por debajo de $100,000 paganmenos impuestos que individuos porque la tasa deimpuesto para ese nivel de ingreso es más baja paralas corporaciones que para individuos.
Corporaciones o Sociedades Anónimas deClase "S" Para Efecto de Impuestos
Una corporación puede hacer una elección especial deimpuestos federales y estatales para cambiar su esta-tus de impuestos. Esto convierte a una corporaciónregular (corporación de clase "C") en una corporaciónde clase "S". Para efectos de impuestos, la corpo-ración de clase "S" no paga impuestos. En cambio,los impuestos sobre los ingresos y gastos de la corpo-ración se reparten entre los accionistas quienes lodeclaran en sus declaraciones personales y reciben latasa de impuesto individual.
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Una corporación "S" es particularmente ventajosa
para nuevos negocios que generan pérdidas opera-
cionales. Las pérdidas se reparten entre los
accionistas quienes pueden deducirlas en sus declara-
ciones de impuestos. Los accionistas tienen que estar
personalmente involucrados regularmente en la
actividad de la empresa para aprovechar esta venta-
ja, y no pueden deducir pérdidas que exceden su
inversión.
La Corporación de Clase "S" tiene dos desventajas en
comparación a la Corporación de Clase "C". En
primer lugar, ciertos gastos, tales como beneficios
para los empleados, no son deducibles. En segundo
lugar, no son sujetos a una tasa de impuesto favorable
por el dinero que la empresa retiene. Los accionistas
tienen que pagar impuestos sobre los ingresos de sus
participaciones en las ganancias de la corporación,
sin importar si el dinero se conserva o se paga en las
ganancias retenidas de la corporación.
¿Qué sucedería si un accionista muere?
La muerte de un accionista no afecta a la empresa.
Un accionista puede libremente transferir o vender
sus acciones a otros. Estas transacciones no tienen
ningún impacto en la continuación de la corporación.
Documentos Corporativos
Una corporación debe cumplir con muchos requisitos
legales formales. Para crear una corporación, usted
debe archivar las Actas de Incorporación ("Articles of
Incorporation", en inglés) con el Secretario de
Estado. La persona o personas que incorporan el
negocio radicando las Actas se denominan
"Incorporados". La corporación también debe
preparar los estatutos y elegir una Junta de
Directores. Los estatutos deben describir los detalles
de la corporación, tales como cuando se concertarán
las reuniones, cuantos puestos para los directores
serán creados y los deberes de los Oficiales. La Junta
de Directores administra la corporación, toma deci-
siones importantes con respecto a la empresa y se
reúne regularmente.
Los oficiales de la corporación actúan en nombre de
la Junta de Directores y generalmente son respons-
ables de administrar las operaciones cotidianas de la
empresa. En el estado de California, las corpora-
ciones son obligadas a elegir ciertos oficiales: un
Presidente, quien es generalmente el encargado de las
operaciones; un Oficial financiero, quien está a cargo
de las finanzas corporativas; y el Secretario, quien
administra los expedientes. Usted también puede ele-
gir otros puestos, como un Vicepresidente.
Una corporación debe tener reuniones con regulari-
dad para que se discuta los quehaceres de la empresa.
Una junta anual también debe concertarse para que
los accionistas puedan votar sobre ciertos asuntos
importantes. Toda acción en nombre de la corpo-
ración debe ser aprobada por la Junta de Directores y
posteriormente aprobada por sus accionistas. En
-14-
cada junta o reunión, el Secretario deberá transcribir
o tomar nota de lo discutido en la reunión y las
acciones determinadas.
Pasos Para Crear una Corporación
Actas de Incorporación
Usted debe preparar unas Actas de Incorporación, fir-
madas por los Incorporados y cada director nombra-
do en las Actas. Usted no necesita determinar
quienes son los directores en las Actas. Sin embargo,
si usted decide nombrar los directores en las Actas,
ellos deberán firmarlas. Las Actas deben incluir cier-
ta información básica y deben ser archivadas en la
Oficina del Secretario de Estado para establecer
legalmente la corporación. Las Actas pueden ser
archivadas personalmente o por correo. Usted debe
pagar una cuota por radicación e impuestos cuando
archiva sus Actas. El costo actualmente de la cuota
por radicación es $100.00 y entre $600 y $800 por el
impuesto de concesiones según la corporación.
Estatutos
Los estatutos deben ser establecidos para especificar
las reglas de su corporación. La Junta de Directores
debe aprobarlos, pero los estatutos no tienen que ser
archivados en ninguna agencia en particular. Los
estatutos deben conservarse en la oficina principal de
la corporación.
Reunión Inicial de La Junta de Directores
La Junta de Directores debe concertar una reunión
para completar el proceso de organización, tal como
la selección de los oficiales, la autorización para abrir
una cuenta bancaria y emisión de acciones.
Número de Identificación (EIN)
Tal como otras estructuras legales, debe obtener un
Número de Identificación o EIN. Para solicitar el for-
mulario SS-4, usted puede comunicarse con el IRS
por teléfono, correo o fax.
Estatus de Impuestos de una Corporaciónde Clase "S"
Si desea convertir su negocio en una corporación de
clase "S", usted debe someter los formularios al IRS
y en la Junta de Impuestos de California ("California
Franchise Tax Board"). El formulario del IRS es el
Formulario 2553 y el formulario del Franchise Tax
Board" es el FTB 3560. Usted debe radicar el
Formulario 2553 con el IRS antes de radicar el for-
mulario FTB.
Acciones
Usted debe preparar certificados de acciones y emi-
tirlos a sus accionistas. Es importante que usted
cumpla con los requisitos estatales y federales. Usted
debe consultar con un abogado para asegurarse de
que sigue las reglas.
-15-
Introducción
E l propósito de esta guía es ayudarle a decidir si
formar una organización no lucrativa. Esta guía
también le explicará los pasos básicos requeridos
para formar una corporación no lucrativa en el estado
de California y bajo las leyes federales.
Consideraciones Iniciales para Formaruna Corporación No Lucrativa
¿Es necesaria la organización?
L a primera pregunta es si existe necesidad en la
comunidad por esta nueva organización.
Algunos de los factores que hay que considerar al
responder a esta pregunta son:
• ¿Cuál es el propósito de su organización?
• ¿Cuál es la comunidad que seria asistida por su
organización?
• ¿Tiene la comunidad necesidad de su organización?
• ¿Existen organizaciones similares que ya proveen
servicios parecidos o iguales a esta comunidad?
• ¿Existe un fuerte compromiso por parte de los orga-
nizadores y participantes en su organización?
• ¿Existen recursos o fondos adecuados para apoyar
su organización?
6
Segunda Parte: Guía para Formaruna Corporación Caritativa, Libre
de Impuestos y No Lucrativa
7
-16-
¿Debería Usted Formar una Corporación NoLucrativa?
Una vez que usted haya determinado que existe una
necesidad por su organización, la siguiente pregunta
que debe considerar es si formar una corporación no
lucrativa para su proyecto. Si su proyecto es de corta
duración, o si esta inseguro acerca de su habilidad de
poder financiar su proyecto, usted puede considerar
formas alternativas para operar su negocio.
Formas Alternativas
Patrocinio Fiscal
¿Puede usted cumplir sus metas al juntarse con una
organización ya existente? Si usted cumple ciertos
requerimientos, usted puede ser capaz de unirse con
otra organización que ya esta establecida y operado
bajo un estatus libre impuestos. Bajo esta alternativa,
su organización será operada bajo la "sombrilla" de la
organización ya existente, también conocida come él
"patrocinador fiscal". La ventaja de este proceso es
que le provee mas tiempo para crecer y desarrollar su
organización. Cuando la organización haya construida
una fundación sólida, entonces puede ser incorporada
y operada como una entidad separada e independiente.
Asociación No Lucrativa y No Incorporada
Es posible formar y operar la organización como una
asociación no lucrativa y no incorporada. La aso-
ciación puede ser organizada fácilmente y informal-
mente sin la necesidad de aplicar con el estado de
California. Puede operar sin las formalidades de una
corporación. Una gran desventaja de una asociación
no incorporada es que los miembros no están protegi-
dos de responsabilidad legal por sus actos o los actos
de la asociación. Otra desventaja es la incertidumbre
con respecto a las leyes que aplican a esta forma de
organización y la dificultad de crear documentos para
proteger a sus miembros. Esta clase de estructura solo
sería recomendada para un proyecto pequeño o de
corta duración.
¿Que es una corporación no lucrativa?
Una corporación es una entidad legal creada bajo las
leyes del estado. Una corporación esta compuesta
por una Junta de Directores y oficiales. La Junta de
directores es responsable por la supervisión de los
empleados y oficiales. Los oficiales son responsables
de las operaciones cotidianas de la corporación y de
la supervisión de los empleados. Una importante dis-
tinción entre corporaciones no lucrativas y corpora-
ciones lucrativas es que una corporación lucrativa
tiene accionistas que son dueños que operan y mane-
jan la compañía.
La corporación puede entrar en contratos, incurrir
deudas y pagar impuestos como cualquier otra per-
sona. Los derechos y las obligaciones de la corpo-
ración son aparte de los derechos y obligaciones de
los dueños de la corporación.
-17-
En otras palabras, si la corporación fuese perder unaacción legal, las personas que trabajan en la corpo-ración no serian personalmente ni financieramenteresponsables, con algunas excepciones.
Una corporación no lucrativa esta organizada y
operada para propósitos no lucrativos reconocidos
bajo la ley del estado y bajo los estatutos de
impuestos del gobierno federal. Lo que hace una
corporación "no lucrativa" es que (a) la misión de
la corporación es sobrellevar actividades en las
cuales el objetivo no es tener alguna ganancia
monetaria; (b) ninguna persona es dueña de
acciones de la corporación, ni tiene intereses en la
propiedad; y (c) la propiedad y cualquier ingreso
de la corporación no son distribuidos a ningún
"dueño" sino son reciclados entre las actividades
de la corporación. Esto no quiere decir que una
corporación no lucrativa no pueda ganar dinero.
Una corporación no lucrativa puede ganar dinero
siempre y cuando sea organizada y operada para
un propósito no lucrativo (por ejemplo, un
propósito educativo, o caritativo) y las ganancias
sean usadas para actividades caritativas, no dis-
tribuidas para ganancias individuales.
Incorporaciones No Lucrativas BajoLas Leyes de California
L a ley estatal gobierna el poder y las característi-
cas de las corporaciones. California reconoce
tres tipos de corporaciones no lucrativas: organiza-
ciones de beneficio público, beneficio mutuo (sola-
mente miembros que benefícian), y beneficio reli-
gioso. Como este folleto esta diseñado para asistir en
la creación de organizaciones que tienen intenciones
de promover propósitos benéficos para el público,
solamente discutiremos corporaciones no lucrativas
del beneficio público.
Ejemplos de grupos con propósitos de beneficiopúblico son centros de cuidado infantil, refugiospara personas sin hogar, clínicas de salud para lacomunidad, museos, hospitales, escuelas, grupos dearte teatral, grupos de conservación, y grupos dehogares para personas de bajos recursos.Discutiremos varias definiciones de propósitos parael beneficio público en el siguiente capitulo.
8
Una corporación nolucrativa puede tener
ganancias.
-18-
9
Corporaciones No Lucrativas deBeneficio Público
U na corporación no lucrativa de beneficio públi-
co ofrece algunos beneficios importantes como
resultado de su estatus corporativo libre de
impuestos. Algunas ventajas de esta forma de orga-
nización incluye:
Responsabilidad Limitada
Responsabilidad limitada significa que los dueños
tienen responsabilidad limitada por las deudas del
negocio. Los acreedores solo pueden perseguir
bienes corporativos para satisfacer responsabilidades
incurridas por la corporación.
Exención de Impuestos
Si la corporación satisface los requerimientos
estatales y federales, la corporación no será requerida
a pagar impuestos sobre los ingresos. Esto será dis-
cutido con mas detalle a continuación.
Contribuciones Son Deducibles
Si hay personas o entidades privadas que desean con-
tribuir a su organización, ellos pueden deducir sus
contribuciones de los impuestos que pagan de su
ingreso. Esta es una manera excelente de incentivar
contribuciones.
Beneficios Deducibles para Empleados yOficiales
Los empleados y directores de la corporación pueden
ser elegibles para beneficios complementarios libres
de impuestos, incluyendo: seguro de vida, pago por
enfermedad, seguro de salud o de accidentes, pago
por gastos médicos, y cobertura aprobada por la pen-
sión del empleado o por un plan de ingresos de retiro.
Responsabilidad limitadasignifica que los dueños
tienen responsabilidad limi-tada por las deudas del
negocio.
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Características Especiales deCorporaciones No lucrativas de
Beneficio Público
L a corporación no lucrativa es de cierta manera
"del público". Ninguna persona puede reclamar
a ser dueño de una corporación no lucrativa. La cor-
poración no lucrativa es manejada y dirigida por la
Junta de Directores.
Los bienes de una corporación no
lucrativa están irrevocablemente
dedicados a propósitos carita-
tivos, científicos, y educativos.
Esto quiere decir que el dinero,
equipo y otras propiedades pertenecientes a la corpo-
ración no lucrativa no pueden ser usados o dados a
nadie para el beneficio privado de ningún individuo.
Esta propiedad será permanentemente usada para
propósitos caritativos. Si una corporación no lucrati-
va decide disolverse, todos los bienes que quedan
después de haber liquidado las deudas, deben ir a otra
organización de beneficio público. Dichos bienes no
pueden ir a un miembro de la corporación, ni tam-
poco a un comprador.
El Licenciado General del estado de California tiene
el poder de supervisar las operaciones de las corpora-
ciones de beneficio público y puede iniciar acciones
legales contra la corporación para asegurarse que la
corporación esta cumpliendo con las leyes.
Si alguno de los directores va a ser compensado como
oficial o empleado de la corporación, una Junta de
Directores independiente tiene que aprobar tal com-
pensación. Una junta directiva independiente
requiere que no mas que 49 % (ósea menos que, la
mitad) de los directores sean oficiales o empleados
pagados por la corporación. Por ejemplo, si hay
cinco directores en una mesa, no más de dos pueden
recibir un salario como empleado u oficial de la cor-
poración.
10
El dinero, equipo y otraspropiedades pertenecientes ala corporación no lucrativa nopueden ser usados o dados a
nadie para el beneficio privadode ningún individuo.
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11
Obteniendo Exención de Impuestos
Exenciones de Impuestos Bajo Las Leyesde California
L as corporaciones en California son sujetas a un
impuesto anual sobre el ingreso neto de la cor-
poración. Corporaciones no lucrativas en California
pueden aplicar para ser eximidas de este impuesto.
Las leyes de impuesto de California eximen la misma
clase de grupos que son cubiertos bajo la Sección
501(c)(3) del Código de Impuestos Federales (IRC):
organizaciones religiosas, caritativas, científicas, lit-
erarias, y educacionales.
Exención de Impuestos Bajo Las LeyesFederales
Para la mayoría de los grupos, la forma preferida de
exención de impuestos es bajo la Sección 501(c)(3)
del (IRC). Esto esta reservado para grupos que hacen
actividades de beneficio público y que abstienen de
actividades políticas significantes. Las corporaciones
excluidas bajo § 501 (c)(3) no pagan impuestos y los
donantes de tales corporaciones no pueden deducir
sus contribuciones de sus ingresos tributables.
Corporaciones no lucrativas envueltas en actividades
políticas significantes también pueden ser eximidas
de impuestos bajo IRC § 501 (c)(4), pero los donantes
de tales corporaciones pueden deducir sus contribu-
ciones de sus ingresos tributables.
Primero discutiremos brevemente el alcance de los
propósitos de beneficios públicos que pueden ser
eximidos bajo § 501 (c)(3) y después explicaremos
en detalle la exención aplicable a las corporaciones
no lucrativas con propósitos de desarrollo comuni-
tario.
Propósitos de Beneficio Público
Un estatus libre de impuesto bajo § 501 (c)(3) esta
disponible a grupos organizados y operados para
propósitos religiosos, caritativos, científicos, educa-
cionales, o literarios. Discutiremos brevemente estos
propósitos.
Propósitos Caritativos
Propósitos caritativos son definidos ampliamente
como servicios que benefician al interés público. Para
satisfacer estos requerimientos, el propósito del grupo
tiene que ser beneficial a la comunidad y el grupo
debe servirá toda clase de grupos sociales, no a un
grupo de personas limitado. Por ejemplo, una organi-
zación establecida para proveer comida a las personas
sin hogar puede ser una corporación no lucrativa, pero
una corporación para servirle solo a Pablo, Henry, y
Maria no lo es. La clase que se beneficia debe ser
abierta y sin especificaciones, pero no necesariamente
grande. Una organización establecida para alimentara
las personas con hambre en un área de dos bloques si
califica como una organización caritativa.
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Ejemplos de Propósitos Caritativos Incluyen:
• Asistencia a los nececitados y a las personas de bajos recursos;
• Mantenimiento y construccion de edificios o monu-mentos publicos;
• Avances en la educación o en la ciencia;• Disminuyendo las cargas de el gobierno;• Eliminando los prejuicios y la discriminacion;• Promoviendo el desarrrollo de las artes; • La defensa de los derechos humanos y civiles ase-
gurados por la ley.
Propósitos Educacionales
Propósitos educacionales incluyen la instrucción dematerial publico provechoso para el individuo y parael beneficio de la comunidad. El IRS permite un cur-rículo que presenta puntos de vista particulares siexiste "... suficiente y justa expli-cación de los datos pertinentes parapermitir que el individuo o él públicoforme su propia opinión y llegue a supropia conclusión." Aún sin embargo,una sola presentación, con opinionesno apoyadas por datos conclusos no esconsiderada educativa.
Algunos Ejemplos de PropósitosEducacionales Incluyen:
• Publicaciones de material de interés público que no
contradigan los requerimientos mencionados anteri
ormente;
• Conducción de discusiones en grupo, forum, pane
les, o talleres;
• Ofertas de cursos por correo o por televisión o
radio;
• Operación de un museo, zoológico, planetario,
orquesta sinfónica, o de otros grupos de arte;
• Servicios o institutos educacionales, tales como,
una librería universitaria, asociación de alumnos,
o organizaciones atléticas:
• Publicación de folletos, libros, y cualquier otro
material educativo.
Propósitos Literarios
Por lo regular, organizaciones no lucrativas caen bajo
el titulo "propósitos educacionales" cuando se trata
de libros y lectura. Aún sin embargo, algunas organi-
zaciones quizá quieran publicar libros que estan
dirigidas al interés público. Siempre y tanto que la
organización no se dirija a actividades comerciales y
venda las publicaciones a un precio apropiado, una
organización que publica materiales de interés públi-
co puede obtener un estatus libre de
impuestos. Algunos ejemplos
incluyen la publicación de material
sobre preservación medioambiental,
seguridad en las autopístas, o infor-
mación sobre el abuso del alcohol y
las drogas.
Organizaciones del DesarrolloCommunitario
Una categoría importante de propósitos caritativos es el
desarrollo comunitario, como, por ejemplo, el entre-
namiento para trabajos, asisistencia para formar nego-
cios pequeños, o el desarrollo de hogares accesibles.
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Esencialmente, existen, para las organizaciones de
desarrollo comunitario y las organizaciones no lucra-
tivas con propósito de vivienda, cuatro bases inde-
pendientes para la exención de impuestos federales:
• Asistiendo a los pobres y a los necesitados,• Combatiendo la deterioración comunitaria,• Eliminando la discriminación, y• Disminuyendo la carga del gobierno.
Ayudando a Los Pobres y a LosNececitados
La dificultad con esta categoría es en determinar si el
individuo o la familia es "pobre o necesitada". El IRS
define este termino como la incapacidad de pagar, sin
gran esfuerzo, las "necesidades basicas para vivir".
Factores como la falta de viviendas apropiadas,
desempleo crónico, o el reconocimiento estatal de un
area en desventaja económica son consideraciones
relevantes en el exención libre de impuestos.
Combatiendo el Deterioro de la Comunidady Eliminando la Discriminación
Bajo esta area de exención, organizaciones pueden
reclamar un estatus libre de impuestos basado en sus
actividades para el beneficio social. De esta manera,
pueden evadir la necesidad de una determinación
que la población servida satisface la condición de
"bajo ingreso" o "pobre o nececitado". Ejemplos
son organizaciones que han reconstruido o construi-
do viviendas en areas deterioradas, patrocinado los
esfuerzos para promover la integración racial,
establecido vecindarios, o que han dado servicios
sociales a los residentes del area.
Disminuyendo la Carga del Gobierno
Para calificar bajo esta categoría, una organización
tiene que pasar una prueba que consiste de dos
partes: (1) el gobierno debe considerar las activi-
dades como la responsabilidad del gobierno, y (2) las
actividades deben en verdad disminuir la carga del
gobierno. La mejor manera de establecer una activi-
dad como una carga para el gobierno es encontrar
una regla o póliza del gobierno que aplique directa-
mente a la actividad tal como vivienda local o un
plan o póliza de desarrollo económico. Otros fac-
tores relevantes incluyen la participación de una
agencia del gobierno en la actividad por una cantidad
de tiempo significante; la fundación de las activi-
dades de una organización por el gobierno; y una
actividad en cual el gobierno pueda hacer directa-
mente.
La segunda prueba es si la organización disminuye
la carga del gobierno cuando se considera bajo todas
las circustancias. Básicamente, las actividades de la
organización deben ser directamente dirigidas a dis-
minuir la carga del gobierno. Tambien es de gran
ayuda si la organización tiene una relación amistosa
con el gobierno, o si le permite al gobierno mejorar
sus funciones sin gastos adicionales.
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La provisión de viviendas accesibles para familias debajos recursos ha sido historicamente consideradauna funcion del gobierno. (Por ejemplo, mire lasagencias que se encargan con las viviendas, comoHUD, la administración de viviendas para losgranjeros, etc.) Otra meta del gobierno es estimularla creación de trabajo y el crecimiento de negociospequeños. Por esa razón corporaciones de desarrolloeconomico tiene un buen argumento que disminuyanla carga del gobierno.
Organizaciones del Bienestar Social BajoIRC § 501 (c)(4)
Otra categoría de organizaciones no lucrativas cuyoproposito, es el beneficio público es una organizacióndel bienestar social o una liga cívica. Estas organiza-ciones son diferentes que las organizaciones bajo elIRC § 501 (c)(3) porque sus actividades están dirigi-das hacia sus miembros o hacia la influencia de laopinión publica y el proceso legislativo. Estos gru-pos reciben una exención de impuestos si ellos, "...operan primeramente para avanzar el bienestar de lacomunidad.” Tambien pueden involucrarse en activi-dades politicas, con tal que no sea su orientacion prin-cipal.
Algunos ejemplos de organizaciones del bienestarsocial § 501 (c)(4) incluyen compañias de bomberosvoluntarios, asociaciones de prevención del crimen, uorganizaciones interesadas en promover el desarrolloindustrial en la comunidad.
Una grand diferencia entre las organizaciones § 501(c)(4) y 501 (c)(3) es que las donaciones a organiza-ciones § 501 (c)(4) no son deducibles. Este es un fac-tor importante que hay que considerar al organizaruna corporación libre de impuestos.
Empezando Paso a Paso
A hora que hemos revisado algunos de los temas
básicos que hay que considerar al formar una
organización libre de impuestos, discutiremos los
pasos que se deben seguir para incorporar su organi-
zación. Recuerde, que hay requerimientos federales y
estatales, y usted debe cumplir con los dos.
Escogiendo un Nombre Corporativo
Asegúrese que el nombre que haya escogido esté
disponible y reserve el nombre con el Secretario del
Estado. Para reservar el nombre, mande $10 a:
Secretary Of State's Office Name Availability, 1500
11th Street, 3rd Floor, Sacramento, CA 95814, con
una lista de cuatro nombres que usted desea reservar.
Una corporación también puede reservar un nombre
personalmente en la oficina localizada en Los
Angeles, en 300 South Spring Street, Room 12513,
Los Angeles, CA 90013, por solo $20. Si tiene pre-
guntas comuníquese con la división de, el Secretario
del Estado, División Corporativa, al (916) 322-2387,
o visite la pagina del Internet en www.ss.ca.gov.
12
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Artículos de Incorporación
Prepare los artículos de incorporación que van a serarchivados en la oficina del Secretario del Estado.Los artículos de corporación establecen la forma-ción de la corporación y sus propósitos. Los artícu-los de incorporación deben contener y cumplir conciertos requerimientos estatutarios.
Archivando Artículos
Una vez que los artículos están preparados, puedenser enviados por correo a la oficina del Secretariodel Estado a: 1500 11th Street, Sacramento, CA98514, Attn: Document Filing. Un pago de $30debe acompañar los artículos. Los documentospueden ser entregados personalmente a cualquierlocalización del Secretario, por un costo adicionalde $15.
Él articulo original y por lo menos cuatro copiasdeben ser incluidas en su correspondencia. ElSecretario del Estado certificará dos copias comoverdaderas y correctas. Todas otras copias serán cer-tificadas por un costo adicional de $8 por copia.
Libro de Actas
Obtenga un libro de actas en el cual la corporación
guardará las actas de las juntas de la Junta de
Directores, y otros documentos como artículos de
incorporación. Este libro de actas puede ser
obtenido en cualquier tienda de materiales para la
oficina, o puede ser un encuadernador donde usted
puede archivar copias de los actos.
Redactar y Adaptar Reglamentos Para LaCorporación
En general, los "Reglamentos" de la corporación
define las reglas para como conducir la corpo-
ración. Los Reglamentos sirven tres propósitos, (1)
proveer reglas para asuntos no cubiertos bajo las
leyes estatales, (2) alterar reglamentos específicos
que controlan en la ausencia de leyes, y (3) proveer
una referencia a las leyes y reglas de la corporación
para los abogados, directores, y oficiales.
Reuniones de La Junta de Directores
En la primera reunión de la Junta, los directores
deben aprobar ciertas actividades necesarias para
iniciar y operar la corporación no lucrativa, y debe
dar a ciertas personas (los "oficiales") la autoridad
de hacer estas cosas.
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Actas deben ser registradas y archivadas en el libro
de actas de la corporación. Por ejemplo, los direc-
tores deben:
• Aceptar su elección como directores (si esto no fue
hecho cuando los artículos fueron archivados)
• Aprobar los Reglamentos:
• Elegir oficiales para manejar las operaciones cotid-
ianas;
• Autorizar oficiales para abrir cuentas bancarias para
los gastos de la corporación;
• Determinar la cantidad de los sueldos y compensa-
ciones (si existen) para los oficiales;
• Determinar la localización exacta de la oficina prin-
cipal;
• Autorizar oficiales que preparen y archiven las apli-
caciones de exención de impuestos; y
• Cualquier otras cosas que requieran la aprobación
de la Junta.
Aplicando para un Numero de Identificacióndel Empleador (EIN)
Todas las organizaciones libres de impuestos (con
o sin empleados) deben obtener un EIN federal.
Usted necesitará este numero de identificación en
todas las declaraciones de impuestos. Para obten-
er un EIN, usted necesitará llenar y mandar un for-
mulario al IRS llamada SS-4. Llame al (800) 829-
8676, o visite la pagina de Internet para obtener el
formulario. Si se registra por teléfono, todavía
necesitará mandar el Formulario SS-4.
Aplique Para una Exención de Impuestos
Esto significa aplicando por estatus libre de
impuestos bajo § 501(c)(3) o § 501(c)(4) para un
estatuto libre de impuestos como ya hemos discutido
los requerimientos del IRS, ahora explicaremos
algunos requerimientos de este proceso.
Para obtener un estatus libre de impuestos, usted debe
llenar y archivar los Formularios 1023, 872(c) y 8718
con el IRS. Llame al (800)829-3676 sin costo, o vis-
ite la pagina www.irs.gov para obtener los formula-
rios. Cuando haya completado los formularios envíe-
las a:
Internal Revenue Service
P.O. Box 192
Covington, KY 41012-992
Si está usando correo rápido mande los formularios a:
Internal Revenue Service
Attn: Extracting Stop 312
201 W. Rivercenter Blvd..
Covington, KY 41011
-26-
Requerimientos de Firma
El Formulario 1023 debe ser firmada por el director
principal de la corporación, un empleado autorizado,
o por un abogado o agente que tenga el poder de rep-
resentar a la corporación. Si un agente con el poder
de representar la corporación firma la aplicación, el
original (no una copia) del Poder de la Firma debe ser
incluida con su aplicación.
También debe enviar las siguientes cosas con el
Formulario 1023:
• Una copia certificada (certificada por el Secretario
del Estado) de los artículos de incorporación;
• Una copia de los reglamentos, firmada por el
director oficial o acompañada por una declaración
escrita por un oficial autorizado por la corporación
certificando que el documento esta completo y
correcto. Si la Junta de Directores todavía no ha
aprobado los reglamentos, una copia de los
reglamentos propuestos serán suficiente.
• La cuota de la aplicación por el Formulario 1023
depende en varios factores. La cuota es de $150 si
la organización ha tenido ganancias menos de
$10,000 por año durante los últimos cuatro años, o
si es una organización nueva con ganancias antici-
pados menos de $10,000 en los primeros cuatro
años . Si la corporación ha tenido ganancias de
más de $10,000, la cuota es de $500.
Aplique para una Excepción de Impuestosde Sufragio de California
La corporación debe completar el Formulario FBT3500 y archivarla con el California Tax Board (FTB)adjunto con $25. El formulario debe ser enviada alFBT a la siguiente dirección:
FTB-Exempt Organization SectionP.O. Box 942857Sacramento, CA 94257
Si tiene preguntas, llame al FTB al (800)852-5711, ovisite la página de internet www.ftb.ca.gov.
Manteniendo Su Estatus Libre de Impuestos
Corporaciones libre de impuestos no lucrativas debenarchivar ciertas formularios cada año para manten-erse en buena posición. Estos formularios son men-cionadas a continuación:
Formularios Federales:
Corporaciones de Beneficio PúblicoEximidas de Impuesto Federal Bajo§501(c)(3)
Corporaciones de beneficio público eximidas de
impuesto federal bajo § 501 (c)(3) deben archivar el
-27-
formulario del IRS 990 y el horario acompañante
últimos cuatro meses del cierre del año de
impuestos. Este formulario le provee al IRS la
oportunidad de revisar la información de las
actividades y de los asuntos financieros de su
compañía. Algunas organizaciones, tales como
iglesias, escuelas, y organizaciones que no reciben
mas de $25,000 anualmente, no necesitan llenar el
Formulario 990.
Formulario 990-T
Organizaciones bajo § 501(c)(3) que tienen ingre-
sos anuales de $1,000 o más de actividades no
relacionadas con el negocio, deben llenar el
Formulario 990-T del IRS. Este formulario debe
ser llenada aparte de las otras formas.
Organizaciones libres de impuestos deben pagar
impuestos cada cuatro meses sobre los ingresos
que no son partes de las actividades del negocio.
La organización, como cualquier otro negocio,
debe hacer pagos de impuestos estimados si espera
pagar mas de $500 en el año. El Formulario 900-
T debe ser llenado antes del día 15 del quinto mes
después de que el año de impuestos termina. La
organización debe pagar impuestos federales en
los ingresos que no tengan que ver con las activi-
dades del negocio. Si su organización recibe una
cantidad significante de dinero que no tiene que
ver con negocios de la corporación, el IRS puede
quitarle su condición libre de impuestos.
Formularios de California
Formulario FTB 199
Cualquier organización que tiene que archivar el for-
mulario federal 990 también tiene que archivar el for-
mulario de California 199. Las exenciones aplicables
a este formulario son muy parecidas a las exenciones
aplicables al Formulario 990.
Formulario 109
Si su corporación tiene un ingreso de mas de $1,000
por negocios o ventas no relacionadas con la corpo-
ración, tendrá que archivar el formulario de
California 109 ("Exempt Organization Business
Income Tax Return"). Este formulario debe ser pre-
sentado dentro de los primeros cuatro meses y medio
despues del fin del año de impuestos.
Declaración de Corporación No LucrativaDomestica
Cuando los artículos de la corporación han sido
archivados y retornados por el Secretario de Estado,
una Declaración de Corporación No Lucrativa
Domestica ("Declaration of Domestic Nonprofit
Corporation") será incluida. Este formulario debe ser
completado y archivado con el Secretario de Estado
junto con un pago de $20. Incumplimiento con este
requisito sujeterá la corporación a multas. El
Secretario de Estado require que este formulario sea
archivado cada dos años durante el mes aniversario
de la incorporación.
-28-
Reporte Anual al Procurador General(Formulario RRF-1)
Cada corporación no lucrativa debe archivar el
Formulario RRF-1 con el Registro de Fedeicomisos
Caritativos del Procurador General ("Attorney
General's Registry of Charitable Trusts") antes del 15
de enero de cada año. Corporaciones no lucrativas
que tienen bienes o ingresos de por lo menos
$100,000 en el año anterior deben pagar una regis-
tración anual, que debe ser incluida con el Formulario
RRF-1. Incumplimiento con este requisito puede
resultar en la suspensión del estatus libre de
impuestos y un impuesto mínimo de $800 con
interés. Organizaciones no lucrativas deben también
archivar con el Procurador General todos los
Formularios 990, 990EZ o 990PF, y todas las
declaraciones suplementarias. Estos documentos
deben ser archivados cuatro meses antes del fin del
año fiscal de la corporación.
Como Obtener Ayuda
El Proyecto de Desarrollo Comunitario de Consejero
Público puede asistirle a completar estos archivos o
proveerle ayuda legal pro bono si su organización
califica. El Proyecto de Desarrollo Comunitario tam-
bien puede asistirle con otros asuntos corporativos -
como, por ejemplo, enmendando los estatutos de la
corporación, o suministrando ayuda con un proyecto
grande de vivienda pública. Para obtener mas infor-
mación, llame el "Hotline" del Proyecto al (213) 385-
2977, extension 200, entre las horas de 9 y 12, los
lunes, miercoles, o viernes.
Si usted decide tomar personalmente todos los pasos
para incorporar su corporación no lucrativa, le acon-
sejamos que obtenga una copia del "California
Nonprofit Corporation Handbook", publicado por
Nolo Press y escrito por Anthony Mancuso. Usted lo
puede encontrar en la sección de referencia de su bib-
lioteca local, o en cualquier libreria. Este libro le
explicará paso a paso el proceso de formar una cor-
poración no lucrativa y como aplicar por estatus libre
de impuestos.
-29-
Introducción
E sta guía tratará acerca de los deberes y obliga-
ciones de los directores de corporaciones de
beneficios públicos y religiosos. Por supuesto, no
todas las corporaciones no lucrativas
son caritativas. Hay tres categorías
de corporaciones no lucrativas bajo
la ley de California: (i) organiza-
ciones establecidas con un propósito
publico o caritativo ("Corporaciones
de beneficio publico"); (ii) organiza-
ciones establecidas para propósitos religiosos; y (iii)
organizaciones establecidas para beneficiar sus
miembros como un grupo, por ejemplo las
Asociaciones de Comercio o las de Asociaciones de
Dueños de Propiedades ("Corporaciones de beneficio
mutuo"). Cuando lo consideremos relevante, le hare-
mos notar la diferencia de criterios aplicables a las
corporaciones religiosas, para que estas aclaraciones
sean útiles a las organizaciones religiosas que operan
programas caritativos. Sin embargo, no comentare-
mos en criterios específicos para las corporaciones de
beneficio mutuo.
Corporaciones de Beneficios Públicos oReligiosos
Una corporación de beneficio público o religiosodifiere de una corporación con fines de lucro en queno tiene dueño en particular. Como tal, su propósitono es enriquecer a sus accionistas sino promover cier-tos propósitos caritativos. En consecuencia, los direc-tores de esa corporación, están obligados a seguirpropósitos caritativos para la corporación y no usarlacomo un medio para lograr sus propios intereses denegocios o de los miembros de la organización.
Supervisión del Procurador General deCalifornia
El Procurador General es el supervisor legal de lasorganizaciones caritativas que operan en California.
El Procurador General puede inter-venir por las organizaciones de ben-eficio público en cualquier momen-to, para ver si ellas están cumplien-do con sus propósitos caritativos.Las corporaciones de beneficiopúblico deben informar al
Procurador General de la venta parcial o total de susbienes, y cualquier otro asunto de importancia. Lascorporaciones de beneficios públicos con mas de$100,000 en bienes deben también llenar un informeanual ante el Procurador General indicando los val-ores totales de sus bienes y atestando si la corpo-ración ha tomado ciertas iniciativas. Las corpora-ciones religiosas no son tan supervisadas como lascorporaciones de beneficios públicos. Sin embargo,una corporación religiosa debe de tomar medidaspara informar al Procurador General de la venta detodos sus bienes. El Procurador General puede exam-inar los manejos de los bienes de la corporación ded-icados a propósitos caritativos.
13
El propósito de corporacionesde beneficios públicos o reli-
giosos no es enriquecer a susaccionistas sino promover
ciertos propósitos caritativos.
Tercera Parte: Deberes yObligaciones de los Directores de
Corporaciones de Beneficios Públicos
-30-
14
Responsabilidades y Poderes de losDirectores
L a junta de directores de una corporación de ben-
eficio público o religioso es responsable por la
planificación y dirección de la administración de la
organización y sus actividades.
La junta de directores actúa como un grupo. Los
directores individuales no tienen poder para tomar
acciones que comprometan a la corporación a menos
que hayan sido autorizados por la junta para actuar en
nombre de la corporación. Los directores no tienen
que manejar directamente los asuntos de la corpo-
ración. Ellos pueden delegar estas obligaciones, pero
la junta como quiera es responsable ante la corpo-
ración por el resultado de esas obligaciones.
Tal vez el aspecto más importante de las obligaciones
de los directores es asegurar que la corporación
apropiadamente cumpla con sus propósitos públicos,
caritativos y religiosos. Si la corporación se embarca
en actividades no relacionadas con sus propósitos, o
es dirigida para beneficio personal de alguien, los
directores pueden tener responsabilidad civil a los
acreedores por violación a sus deberes de cuidado y
lealtad.
Deberes y Poderes de los Oficiales
Cada corporación de beneficio publico o religioso
debe tener ciertos oficiales: un presidente, un jefe de
finanzas y un secretario. Estos oficiales no tienen
que ser directores de la junta. La junta de directores
de la corporación tiene autoridad para supervisar
estos oficiales.
Los oficiales de una corporación de beneficio públi-
co o religioso son oficiales de la entidad corporativa;
no son oficiales de la junta de directores. Los ofi-
ciales tienen obligaciones y responsabilidad civil
directamente relacionada con las operaciones de la
corporación.
Deberes de los Directores de la Corporación
Aunque la junta de directores sólo puede actuar
como una unidad, los directores pueden tener
responsabilidad civil como individuos por
incumplimiento de sus deberes a la corporación.
Los directores de las corporaciones de beneficio
público deben tomar decisiones de la siguiente man-
era:
• De buena fe, y de una manera que los directores
crean que sea en los mejores intereses de la corpo-
ración;
-31-
• Con un nivel de cuidado incluyendo cuestión-
amiento razonable, cómo el que usaría una persona
prudente de manera ordinaria y que estuviera en esa
posición y en circunstancias parecidas. Por favor
sepa: el nivel de cuidado requerido es diferente
para las corporaciones religiosas. Un director de
una corporación religiosa debe actuar con un nivel
de cuidado que sea apropiado a las circunstancias.
Deber de Lealtad
El primer requerimiento para los directores es que
“actúen de buena fe, y de una manera que actúen en los
mejores intereses de la corporación.” Ósea, sus deci-
siones en su capacidad de directores deben ser moti-
vadas únicamente por el beneficio público o religioso
de la corporación. Los directores deben seguir estos
intereses independientemente de cualquier interés per-
sonal directo o indirecto que ellos puedan tener.
Es mejor que los directores y oficiales eviten hasta la
apariencia de un conflicto de interés entre sus intere-
ses personales y los intereses de la corporación. El
código de corporaciones de California especifica sev-
eras penalidades para directores que hacen "gestiones
propias" (transacciones en las cuales la corporación
es parte y uno o más directores tienen un interés
financiero en la misma). Desdichadamente, el código
de corporaciones de California no define un interés
financiero material. Los directores y oficiales no
deben depender únicamente en el sentido común.
Deben seguir las reglas establecidas en dicho código
para todas las transacciones en las cuales ellos tienen
un interés financiero. Dichas reglas a continuación
se indican.
Transacciones Que Involucran a LosDirectores
Auto Beneficio
Los directores de las corporaciones de beneficio
público o religioso así como los directores de las cor-
poraciones con fines de lucro, tienen que evitar
cualquier acto que puede influenciar con una decisión
en la cual ellos tienen un interés financiero distinto al
interés de la corporación (también conocido como
transacciones de "auto beneficio").
Actos de beneficiarse no incluye ninguno de los sigu-
ientes tipos:
• Determinación de la compensación de oficiales y
directores;
• Gestiones que son parte de los programas públicos,
caritativos o religiosos de la corporación y que bene-
fician a una clase de personas a las cuales los direc-
tores o sus familias pertenecen;
• Gestiones de las cuales los directores interesados
no conocen y el valor de las mismas no excede 1% de
los ingresos anuales de la corporación o $100,000, el
que sea menor.
-32-
Si una transacción de "auto beneficio" es en los
mejores intereses de la corporación pero también
beneficia al director, esa transacción es permitida,
siempre y cuando los otros directores quienes no
tienen interés en la transacción son informados del
posible conflicto de interés y lo aprueban. Si un direc-
tor no sigue esta regla, una corte podría hacerlo
responsable por las perdidas sufridas por la corpo-
ración. Para evitar penalidades por auto beneficio, la
gestión propuesta debe ser aprobada por la junta, por
el Procurador General, o una corte, en una de las
siguientes formas:
(1) Aprobación, antes de completar la gestión, por
los miembros de la junta desinteresados, quienes
deben determinar que:
• La corporación aceptó la gestión por su propio
beneficio;
• La gestión es justa y razonable; y
• La corporación no pudo haber encontrado, con un
esfuerzo razonable, otra transacción más favor-
able;
(2) Si una acción inmediata es necesaria y una reunión
de los miembros de la junta no es posible antes de que
la gestión haya sido completada, aprobación de un
comité con autoridad de la junta (ejemplo, un "comité
ejecutivo"), siempre y cuando, inmediatamente
después, la junta de directores ratifique la aprobación
del comité basado en los mismos criterios establecidos
en el acápite 1, indicado arriba.
(3) Una aprobación en cualquier momento por parte
del Procurador General, o por una corte en una acción
legal en la cual el Procurador General es una parte
indispensable.
Es común que los directores sirvan en las juntas de
otras corporaciones, incluyendo corporaciones con
fines de lucro y sin fines de lucro. Una corporación
de beneficio público o religioso puede realizar una
gestión con otra corporación con la cual comparte un
director en común, siempre y cuando (i) antes de la
conclusión de la transacción, el director en común
divulgue el posible conflicto y la gestión sea aproba-
da por el resto de la junta o por un comité de la junta
o (ii) después de concluir la gestión, la junta o un
comité apruebe la gestión después de encontrar que
fue razonable y justa para la corporación.
Préstamos o Garantías a los Directores
Una corporación de beneficio público no puede hacer
préstamos a los directores ni puede garantizar sus
obligaciones a menos que la corporación primero
obtenga aprobación de ese préstamo o garantía del
Procurador General. Una corporación religiosa, en
cambio, puede hacerlo, siempre y cuando los direc-
tores cumplan con los deberes generales de cuidado.
-33-
Los directores de las corporaciones de beneficio
público quienes aprueban un préstamo o garantía
para un director son responsables a la corporación
por las pérdidas asociadas con el préstamo o garan-
tía. Esto significa que (1) los directores son respon-
sables como grupo para reponer la cantidad dis-
tribuida y (2) cada director de manera individual es
responsable por cantidad total. Los directores de
una corporación religiosa quienes aprueben un
préstamo o garantía a un director que no sea
"apropiado según las circunstancias" también son
responsables.
Las corporaciones de beneficio público, sin embar-
go, (sin obtener aprobación previa del Procurador
General) (i) pueden avanzar fondos a los directores
u oficiales para gastos de reembolsos, y (ii) pueden
obtener y pagar primas en una póliza de seguro de
vida, para asegurar la vida de un director u oficial,
siempre que la corporación sea la beneficiaria de la
póliza.
Usurpación de Oportunidades Corporativas
Un director que a través de su posición se entera de
una oportunidad comercial de la cual sé beneficiaria
la corporación no puede tomar ventaja personal de
esa oportunidad a menos que él o ella le digan
primero a los otros directores acerca de la oportu-
nidad, y la junta de directores decline a actuar en
razón de ello.
Si un director toma la oportunidad sin decirle
primero a los otros directores, y sin permitir que la
corporación de beneficio público o religioso, con-
sidere la oportunidad, ese director seria culpable de
tomar una "oportunidad corporativa" de manera
inapropiada. En la practica, sin embargo, es muy
remoto que esto suceda, principalmente porque las
corporaciones sin fines de lucro generalmente no
tienen oportunidades comerciales que se pueden
aprovechar. En el interés de evitar cualquier apari-
encia de un conflicto de intereses, los directores
deberían revelar las oportunidades que descubran
mientras actúan en sus capacidades de directores.
Desfalco y Fraude
Los directores también pueden ser responsables por
desfalco, fraude, o mala representación. Los direc-
tores son responsables a la corporación (o a aquel-
los a quienes causen daños) por declaraciones o
reportes falsas en los archivos corporativos que los
directores saben ser falsos o engañosos.
El Procurador General puede investigar y someter
demanda contra los directores quienes cometan
estos actos. Los directores quienes engañen la cor-
poración, sus miembros o acreedores, o quienes se
confabulen con esos engaños, pueden ser sujetos a
cargos civiles o criminales.
Deber de Cuidado
El segundo requerimiento es que los directores
"actúen con un nivel de precaución, incluyendo
investigación razonable, como una persona prudente
lo haría en iguales circunstancias." Esto significa que
-34-
15los directores deben tomar cierto nivel de cuidado en
sus decisiones. Este requerimiento es comúnmente
referido como el "deber de cuidado." Este deber dicta
que cada director de una corporación caritativa actúe
con el sumo cuidado con que actuaría una "persona
prudente", es decir una persona cuidadosa.
Obviamente, no sería prudente para un director tomar
decisiones importantes sin primero obtener suficiente
información para tomar una decisión educada e infor-
mada. El deber de cuidado requiere que un director
lo haga.
Por lo tanto, si un director sabe de algún hecho que
puede llevar una persona prudente a buscar mas
información para evaluar una situación o para tomar
una decisión, ese director debe tomar medidas razon-
ables para obtener la información. Razonable es
siempre un concepto difícil de definir. El requerim-
iento de hacer una investigación razonable puede
generalmente ser satisfecho si el director de informa-
ción suplida por oficiales confiables de la corpo-
ración, el consejero legal u otros expertos, o por ori-
entación de un comité organizado bajo la autoridad
de la junta. Los pasos que son razonables en una
situación determinada dependen de un balance de los
siguientes elementos (i) posible daño que pueda
resultar de una decisión, y (ii) el costo y esfuerzo
requerido para juntar datos e información acerca de
posibles alternativas.
(Los directores de corporaciones religiosas son
sometidos a un nivel de cuidado menos estricto. A
ellos se les requiere tener tanto cuidado como sea
apropiado en las circunstancias.)
Regla de las Decisiones de Negocio
L a ley reconoce que la gente comete errores sin
intención, aun cuando hayan tomado toda la pre-
caución posible en una decisión. Por lo tanto, un
director que cumpla con sus deberes de cuidado y
actúe como lo haría una persona prudente no puede
ser responsable por tomar una mala decisión, siempre
y cuando el director crea que el resultado de la acción
fue en el mejor interés de la corporación. Esto es
cierto aún si la decisión no conforma con los propósi-
tos de la corporación de beneficio público o religiosa.
Esta protección es conocida como la "Regla de las
Decisiones de Negocio." El propósito de esta regla,
para las corporaciones con o sin fines de lucro, es
descargar a los directores del temor de ser mal inter-
pretados en las cortes. Los directores están obligados
a tomar sumo cuidado en sus decisiones, pero no
están obligados a tomar decisiones perfectas.
Solicitando y Recibiendo Información
Para que los directores puedan manejar y controlar la
corporación de una manera efectiva, es esencial que
ellos requieran y reciban información. Los directores
-35-
deben tomar en cuenta que es su responsabilidad, y
no la de sus empleados, el decidir las pólizas de la
corporación y el curso de acción a seguir. Los direc-
tores no deberían simplemente aprobar las sugeren-
cias de sus oficiales sin primero tener su propio
entendido acerca de los datos más relevantes.
Los oficiales y personal de la corporación son
responsables de dar a los directores la información
que necesitan para dirigir la corporación. Los direc-
tores no deben sentirse tímidos a la hora de hacer
preguntas a los oficiales y personal de la corpo-
ración, porque al final es la junta de directores, y no
el personal ni los oficiales, quienes son responsables
por las acciones de la corporación.
Un director puede generalmente depender de infor-
mación suministrada por los oficiales y empleados
de la corporación, de profesionales y expertos (tales
como abogados o contadores), o por el comité de la
junta a la cual el director no pertenezca, siempre y
cuando el director tenga cuidado con la información
suministrada. (Los directores de corporaciones reli-
giosas pueden contar con los lideres religiosos den-
tro de sus propias organizaciones.) Esto significa
que la dependencia de un director en esas personas
debe ser de buena fe y basada en la creencia de la
competencia y confiabilidad de la fuente de la infor-
mación. El director no puede asumir que los hechos
que le informan son razonables, y debe hacer pre-
guntas cuando sea necesario (de nuevo, haga pre-
guntas a su personal y oficiales en las reuniones de la
junta).
El Deber de Cuidado y DecisionesParticulares
La Distribución de los Bienes Corporativos
B ienes raíces son propiedades de la corporación
que tienen un valor monetario (incluyendo
dinero efectivo en el banco). Los bienes de las corpo-
raciones de beneficio publico y religiosas estan dedi-
cados de manera irrevocable a propósitos caritativos
o religiosos. Esto significa que nunca pueden ser usa-
dos o distribuidos a alguna persona para beneficio
privado (a menos que dicha distribución sea inciden-
tal y la persona recipiente es un miembro de las per-
sonas que la corpóracion generalmente ayuda).
Algunas corporaciones no entienden realmente como
funciona esta regla. Por ejemplo, las corporaciones se
pueden encontrar fácilmente en un problema en la
siguiente situación:
Jasón X Landlord (un amigo de un amigo de uno de
los miembros de la junta de la corporación), se com-
promete a alquilar una propiedad a la corporación
por un precio mas alto de cómo esté en el mercado.
16
-36-
Al acordar pagar este alquiler, la corpóracion esta dis-
tribuyendo sus bienes al beneficio privado de Jasón X
Landlord, y en daño de la corporación y de la cate-
goría de gente que la corporación está obligada a ayu-
dar.
Los directores quienes aprueben este tipo de distribu-
ción de bienes pueden tener responsabilidad legal a la
corporación.
Antes de que una corporación de beneficio público o
religioso se pueda disolver,
todas las deudas deben ser
pagadas. Cualesquiera bienes
que la corporación posea
después de pagar todas las deu-
das deben ser dados a otra orga-
nización de caridad. (Las corpo-
raciones de beneficio público o religioso pueden tam-
bién transferir sus bienes a otra organización de cari-
dad mientras la corporación exista.) La junta de
directores debe notificar al Procurador General de la
venta o distribución de todos o la mayoría de los
bienes de la corporación por lo menos 20 días antes
de la distribución.
Inversión y Manejo de los Fondos de laCorporación
Cuando se trata de invertir los fondos de una corpo-
ración de beneficio público o religioso, los directores
deben actuar de manera conservadora, tomando en
consideración tanto la posibilidad de recuperación de
la inversión así como la seguridad de la misma a largo
plazo. Los directores no pueden poner en riesgo los
fondos que la corporación usa para realizar sus activi-
dades caritativas o religiosas. Las decisiones de
administración e inversión deben
cumplir también con (i) una dedi-
cación especial de arreglos
hechos con el contribuyente de los
fondos en cuanto a la manera que
la corporacion va a manejar los
fondos, y (ii) tomando en cuenta
cualquier requerimiento establecido en los artículos o
reglamentos de la corporación. Por ejemplo, una cor-
poración no lucrativa puede haber acordado con un
contribuyente que la donación del contribuyente es
para ser usada para una ayuda, donde el principal es
para preservarlo y el interés es para que sirva de
fuente de ingreso a la corporación. En ese caso, la
corporación no puede usar el principal y debe evitar
tomar riesgos en ese sentido.
Los directores deben actuar demanera conservadora, tomando
en consideración tanto la posibili-dad de recuperación de la inver-sión así como la seguridad de la
misma a largo plazo.
-37-
Deber de Evitar Ocasionar Daños aTerceros
A demás del deber de cuidado y del deber de leal-
tad que los directores le deben a la corporación,
los directores tienen un deber de cuidado para asegu-
rar que los actos de la corporación no causen daños a
terceras personas. Él deber de cuidado y el deber de
lealtad son deberes dirigidos la corporación, y están
codificados en el Código de Corporaciones de
California. El deber a terceros es un deber personal
que existe bajo loas leyes generales y podría no ser
satisfecho aun si el director cumple con los requisitos
del Código de Corporaciones de California.
Los directores pueden ser personalmente respons-
ables por cualquiera de sus acciones que causea daño
a otra persona o a la corporación. Por ejemplo, los
directores pueden ser encontrados responsables por
fraude o mala representación, o por intervención
intencional en otro contrato o relación de negocio, al
igual que por causar daño de manera no intencional
(por ejemplo, donde la corporación es responsable
por alguna situación peligrosa que resulta en daños a
alguien). Un director puede ser encontrado personal-
mente responsable a terceros por heridas físicas cau-
sadas por las acciones (o inacciones) de la corpo-
ración sí:
• El director de manera expresa autorizó o participó
en la acción dañosa;
• El director sabía o debió haber sabido que había
una situación de peligro bajo el control de la junta,
pero no tomo medidas razonables para remover
el peligro o prevenir la herida;
• Una persona cuidadosa con la posición de director
debió haber tomado alguna acción diferente que la
que tomó el director.
17
-38-
18
Compensación a los Directores(Directores Interesados)
L as corporaciones de beneficio público pueden
compensar sus directores, oficiales y empleados.
Sin embargo, no mas del 49 por ciento de los direc-
tores de una corporación de beneficio público pueden
ser pagados directamente o tener parientes inmedi-
atos que reciban paga por sus servicios. (Esta restric-
ción no es aplicable a las corporaciones religiosas).
Los directores o su familia inmediata, quienes
reciben esos pagos, son llamados "directores intere-
sados."
Como se indicó anteriormente, cualquier compen-
sación pagada a directores (actuando como directores
u oficiales) debe ser "razonable." Determinar que es
razonable es a menudo medido por lo que es pagado
a otras personas quienes tienen posiciones similares
en otras organizaciones. Como forma práctica, esto
significa que una organización no lucrativa emer-
gente no debería modelar su estructura salarial a los
salarios de una organización ya establecida como la
Cruz Roja o United Way. Si el IRS encuentra que un
director recibió compensación "excesiva", la com-
pensación será señalada como "compensación priva-
da", lo cual coloca a la corporación en riesgo con
relación a su situación de exención de impuestos.
La mayoría de los directores de corporaciones de
beneficio público o religiosa no son pagados por
servir solamente como directores. Los directores y
oficiales que reciben compensación son más vulnera-
bles referente a responsabilidad civil que aquellos
directores que laboran como voluntarios. Los direc-
tores y oficiales voluntarios reciben protección espe-
cial del estatuto, algunas de las cuales son descritas
mas adelante. Para ser un "voluntario" bajo el estatu-
to, un director u oficial no puede recibir pago por sus
servicios como un director u oficial, pero el director
puede recibir reembolsos por pagos que haga en el
ejercicio de sus deberes (por ejemplo, millas).
-39-
Protección Extra para DirectoresVoluntarios
T res estatutos proveen protección adicional con-
tra responsabilidad civil a los directores volun-
tarios y oficiales. Sin embargo, estos estatutos sola-
mente protegen directores contra
responsabilidad civil por daños pecu-
niarios (económicos) a terceros. En
otras palabras, las secciones en códi-
go discutidas mas adelante no prote-
gen a los directores en el caso de
demanda por daños personales. En
esencia, no hay ninguna protección total contra
responsabilidad civil, aun para los directores volun-
tarios.
Un estatuto provee que la gente no puede demandar a
los directores voluntarios y oficiales si las acciones
de los directores y oficiales (1) cumplen ciertos req-
uisitos (básicamente, el "deber de cuidado" y (2) la
corporación de beneficio público o religioso
mantiene al menos un nivel mínimo de seguro tanto
al momento del daño como de la reclamación.
Los otros estatutos proveen que la gente no puede
demandar a los directores y oficiales si las acciones
de los directores y oficiales cumplen con los mismos
requisitos como requiere el otro estatuto, y (i) el daño
es cubierto por seguro pagado por la corporación de
beneficio público o religioso, por el director, o el ofi-
cial, o (ii) la corporación de beneficio público o reli-
gioso hizo esfuerzos razonables para obtener seguro.
Es importante recordar que, además de tratar de
cumplir con él deber de cuidado, los directores deben
(i) hacer todos los esfuerzos razonables para obtener
seguro contra la responsabilidad civil y seguro contra
daños para directores y oficiales de la corporación, y
(ii) mantener expedientes de esos esfuerzos de modo
que si la corporación de beneficio público o religiosa
no puede obtener seguro, los directores puedan
mostrar que hicieron todos los esfuer-
zos razonables. Recuerde que estos
estatutos no son una defensa absoluta.
Los directores serán protegidos sola-
mente si pueden probar los elementos
requeridos en los estatutos.
Note que ninguna de las cláusulas protege a direc-
tores y oficiales contra acciones presentadas por el
Procurador General, o demandas por auto beneficio o
distribución inapropiada, prestamos o garantías.
Finalmente, ningún estatuto protege a la corporación
de beneficio público o religioso contra responsabili-
dad civil por las acciones de los directores y oficiales.
En resumen, los estatutos solo intentan proteger los
directores y oficiales contra daños personales por
19
Los directores serán pro-tegidos solamente si
pueden probar los ele-mentos requeridos en los
estatutos.
-40-
20actos u omisiones que ocurran mientras actúan en sus
capacidades de directores u oficiales. Los estatutos no
proveen protección si los directores y oficiales no han
tomado los pasos par asegurar que la corporación
obtiene seguro de responsabilidad civil.
Adicionalmente, los estatutos tienen otros elementos
que los directores y oficiales deben probar para ser
protegidos; por lo tanto, a los directores y oficiales se
les puede requerir el uso de tiempo y dinero para
demostrar que estan protegidos por los estatutos.
Crímenes y Otras Penalidades
L os directores pueden ser culpables de cometer
una ofensa correccional por defraudar a acree-
dores o contribuyentes, o por adquirir propiedad
entrando información fraudulenta en los libros de
contabilidad o cualquier otro libro. Adicionalmente,
los directores pueden hacerse responsables por penal-
idades impuestas a la corporación por no cumplir con
la responsabilidad de retener los impuestos federales
y estatales de los salarios de los empleados. Por lo
tanto, los directores pueden también ser convictos de
ofensas correccionales si ellos intencionalmente no
(i) retienen impuestos y compensación laboral, o (ii)
registran a la corporación como empleador. Los
directores de las corporaciones de beneficio público o
religioso deben consultar un contador o abogado con
respecto a por los impuestos de la corporación y otras
obligaciones.
-41-
Indemnización; Seguro ContraResponsabilidad Civil para Directores
y Oficiales
L as mejores intenciones no pueden proteger a un
director de responsabilidad civil en todas situa-
ciones. Las corporaciones de beneficio público o
religioso deben indemnizar a directores y oficiales
por ciertos gastos relacionados con litigios y por otros
gastos. Indemnización es el pago de dinero a otra
persona para compensar esa persona
por daños, perdidas o heridas sufridas.
Una persona la cual es invitada a ser
director de una corporación de benefi-
cio público o religioso, o que es ya un
director, debe considerar si la corpo-
ración de beneficio público o religioso
tiene suficiente dinero y seguro para indemnizar sus
directores por daños causados por sus acciones como
directores. En algunos casos, la cantidad de seguro
contra responsabilidad civil puede ser mayor que la
cantidad de dinero que la corporación tenga, porque
la corporación esta prevenida por estatutos de com-
pensar de manera directa a sus directores contra
algunos tipos de daños.
Avances de los Gastos de Defensa
Un asunto que un director u oficial puede encontrar
es si la corporación de beneficio público o religioso
puede y deberá proveer dinero al director u oficial
como avance de pago por su defensa. Si no lo hace, el
director u oficial tendrá que poner su propio dinero
para establecer el derecho que tiene a ser indemniza-
do por la corporación. Las corporaciones de beneficio
público o religioso están permitidas, pero no requeri-
das (a menos que este estipulado en los estatutos), el
avanzar dinero a un director u oficial si garantiza que
el dinero será devuelto en caso de que el o ella pier-
dan la demanda o juicio.
Indemnización de Directores y Oficiales
Una corporación de beneficio público o religioso
debe compensar un director u oficial el cual se ha
defendido con éxito contra una demanda por los gas-
tos incurridos en la defensa del direc-
tor u oficial. Hasta donde una corpo-
ración de beneficio público o religioso
debe compensar a un director u oficial
por la perdida de un caso o por un
acuerdo legal, depende de (1) si la
reclamación tuvo que ver con el hecho
del director u oficial haber violado una obligación o
deber de la corporación, y (2) si el o ella transaron la
reclamación.
En una demanda hecha por terceros en la cual no hay
un reclamo que el director haya violado sus obliga-
ciones a los propósitos de caridad o religiosos de una
corporación de beneficio público o religiosa, y el
21
En algunos casos, la canti-dad de seguro contraresponsabilidad civil
puede ser mayor que lacantidad de dinero que la
corporacion tenga.
-42-
director u oficial pierde el caso, la corporación puede
compensar al director u oficial por gastos y senten-
cias, multas, penalidades, pagos acordados y otros
gastos incurridos por el director u oficial con relación
a los procedimientos si (i) la mayoría del quórum de
la junta (sin incluir al director implicado), (ii) por los
miembros de la corporación de beneficio público o
religiosa, si aplica, o (iii) la corte (previo a un requer-
imiento del director implicado o de la corporación de
beneficio público o privada), decide que el director u
oficial actuaron de la siguiente manera:
• De buena fe;
• De manera tal que el director u oficial creyeron que
era en el mejor interés de la corporación de benefi-
cio público o religiosa; y
• Cuando no hay causa razonable para creer que su
conducta fue ilegal (solamente aplica para proced-
imientos criminales).
En una acción en la cual un director u oficial es
encontrado responsable por una corte por alguna vio-
lación de los propósitos caritativos o religiosos de la
corporación, la organización de beneficio público o
religiosa puede compensar al director u oficial sola-
mente por sus gastos de defensa, pero no por las
costas de una sentencia, multas u otras penalidades, a
menos que la corte así lo decida. Para compensar al
director u oficial por los gastos de defensa, la junta
tendría que hacer las mismas investigaciones para el
director u oficial como lo haría para los mismos como
si no hubieran violado los deberes de la corporación,
indicados anteriormente, y tendría que determinar
que el director u oficial ha actuado con el cuidado que
ser requiere para una persona en su posición, en una
situación similar. Por lo tanto, si el asunto es
arreglado antes de la sentencia final, con o sin
aprobación de la corte, la corporación de beneficio
público o religiosa no puede compensar el director u
oficial por pagos de una cantidad acordada. En ese
caso, la corporación de beneficio público o religiosa
puede solamente compensar el director por sus gastos
de defensa si el Procurador General aprueba el arreglo.
Seguro Contra Responsabilidad Civil paraDirectores y Oficiales
El seguro contra responsabilidad civil para directores
y oficiales cumple con dos asuntos: (i) reembolsa de
manera directa al director y oficial por los gastos
incurridos que la corporación no puede o no haría, y
(ii) reembolsa a la corporación por costos incurridos
en compensación a un director. A menos que la pól-
iza expresamente nombre la organización como ase-
gurada, el seguro para directores y oficiales no
cubrirá los gastos de defensa o responsabilidad de la
corporación misma. Es importante tener el seguro de
responsabilidad civil para directores y oficiales,
porque ayudará a:
• Habilitar la corporación de beneficio público o reli-
giosa a compensar a directores y oficiales, o en el
caso de algunas corporaciones de beneficio público
o religioso que actualmente tienen suficientes
bienes para compensar a sus directores y oficiales
de los fondos corporativos, para rembolsar la cor-
poración de beneficio público o religiosa; y
-43-
• Pagar a directores y oficiales por ciertos gastos que la corporación de beneficio público o religiosa no podría pagar legalmente.
Si una corporación de beneficio público o religiosa nopuede ofrecer seguro a directores y oficiales, podríatener dificultad para reclutar directores y oficiales ycorre el riesgo de caer en bancarrota si sucede unasituación legal que requiera compensar a un director.
Avances de los Gastos de Defensa
Asegúrese de leer la póliza con mucho cuidado. Enalgunos casos, la póliza no requiere que la compañíade seguro pague al asegurado hasta que el aseguradorealmente ha sufrido una "perdida" (un terminodefinido en la póliza), lo cual generalmente no ocurrehasta que la obligación de la corporación asegurada noes arreglada, generalmente por una sentencia o acuer-do. A menos que la póliza lo indica de manera especi-fica, la compañía de seguro no esta obligada a avanzarfondos para pagos de defensa. Cuando la pólizaincluye el derecho a pago de avance de defensa, amenudo incluye una cláusula requiriendo al asegura-do devolver los fondos no utilizados y probablementeponer un bono de garantía para asegurar la devolu-ción.
Es importante notar que los gastos de defensa amenudo estan incluidos dentro de los términos de"perdidas" y dentro de los limites de la póliza. Si losgastos de defensa no estan incluidos fuera de los lim-ites del seguro, es posible que los gastos de defensapodrían consumir la mayoría de la protección y dejaral director (o corporación) con una larga sentencia apagar si el director pierde el caso. El asunto es que amenos que la póliza requiera a la compañía de segurosavanzar los gastos de defensa, o si la corporación debeneficios público o religiosa dispone o acuerda dar
los avances de fondos, un director se puede verforzado a usar su propio dinero para defenderse dela acción hasta que la corte tome una decisión o sellegue a un acuerdo. Esto puede poner presión en losdirectores para transar los casos antes del juicio.
El Deber de Defensa de la Compañía deSeguros
Algunas pólizas establecen que la compañía deseguros tiene el derecho, pero no la obligación, dedefender a la corporación asegurada. Esto significaque la compañía de seguros puede indicar quien va aser el abogado de la defensa, si así lo decide. Enrelación con el derecho a defensa, algunas pólizasindican que la compañía de seguros no pagaráningún gasto que la corporación asegurada incurrasin previa aprobación de la compañía de seguros.
Limitaciones en Cobertura de lasReclamaciones
Una reclamación es generalmente definida como unademanda legal o procedimiento de la corte que buscacompensación monetaria o de otro tipo. El poner unademanda contra un director u oficial es una recla-mación. El seguro contra responsabilidad civil paradirectores y oficiales no cubre gastos incurridoscomo resultado de acciones tomadas debido a ame-nazas de demanda.
Las pólizas de seguro contra responsabilidad civilpara directores y oficiales son pólizas de "recla-mación hecha." Esto significa que la póliza cubrecontra los riesgos de una reclamación que se vaya aser contrala corporación asegurada solamente dentrodel periodo de la póliza.
-44-
Las compañías de seguros, sin embargo, generalmenteno cubren reclamaciones hechas durante el periodo dela póliza que sean basadas en eventos antes de unadeterminada fecha de corte (generalmente al principiode la cobertura), por lo tanto, el seguro cubre sola-mente esas reclamaciones basadas en eventos queocurran después de la fecha de corte y anterior alvencimiento del termino de la póliza de seguro.
Algunas pólizas requieren al asegurado que notifiquede inmediato a la compañía de seguros de cualquieracto doloso que pueda conducir a una reclamación.Aun si la póliza no requiere este tipo de aviso, si haydatos que sostienen una posible reclamación, la cor-poración debe considerar informar a la compañía deseguros. Aunque esto puede hacer que la compañía deseguros cancele la póliza, el aviso garantizaría la pro-tección contra esa posible reclamación.
Finalmente, recuerde que la mayoría de las compañíasde seguros ofrecen protección conjunta contra daños ala junta de directores. Esto es extremadamente impor-tante porque asegurará a los miembros de la junta quehay protección (especialmente gastos de defensa) siun miembro de la junta viola el derecho de cuidado ode lealtad.
La Compra de una Póliza
Cuando una corporación de beneficio público o reli-giosa busca comprar seguro, los directores deben ase-gurarse de la participación de un corredor de seguroso abogado conocedor de la materia que pueda explicarclaramente lo que esta incluido y lo que no esta inclu-ido en la póliza. Los elementos claves incluyen:
• Si la póliza cubre de manera automática cualquier
director u oficial que sea contratado después que la
póliza entra en efecto;
• Si la póliza cubre avances en los fondos para gastos
de defensa en la medida en que se van incurriendo,
y no al final del caso cuando se ha obtenido un
acuerdo o sentencia;
• El tipo de protección de la póliza para reclama
ciones de situaciones que ocurran antes del princi
pio del periodo de la póliza;
• Si la póliza incluye protección contra daños durante
la practica de empleo (algunas pólizas excluyen este
tipo de reclamación);
• Si la póliza requiere que la compañía de seguros
defendía los reclamos; y
• Cuales son los limites de la póliza y los deducibles
Personas individuales que sirven en las juntas de cor-poraciones de beneficio público o religiosas por solic-itud de sus empleadores podrían estar protegidos porlas pólizas de seguros de directores y oficiales de susempleadores.
Tipos de Reclamaciones Hechas
Una nota final con relación al seguro para directoresy oficiales: las corporaciones de beneficio público oreligiosas estan expuestas a riesgos legales en variasáreas. En la mayoría de las áreas, existe seguro paraayudar a resolver estos riesgos. La Alianza no lucra-tiva de Seguros de California reporta que de lasdemandas contra directores reportadas por sus ase-gurados, el 60 por ciento son por despido ilegal (gen-eralmente hecha por un ex-director ejecutivo), 17 porciento relacionadas con abuso sexual, 10 por cientopor discriminación, otro 10 por ciento por violaciónde derechos fiduciarios, y 3 por ciento por invasiónde propiedad.
-45-
22
Las Relaciones Básicas del Empleo
Presunción de Empleo por "VoluntadPropia"
E n California, todo empleo se presume ser por"voluntad propia." Por voluntad propia quiere
decir que se puede despedir al trabajador en cualquiermomento por cualquier razón no discriminatoria, sinaviso previo. Al mismo tiempo, los empleadospueden renunciar en cualquier momento, porcualquier motivo. Todo empleo en California es devoluntad propia, a menos que usted provea por unarelación laboral diferente, ya sea de forma oral oescrita o se demuestre una conducta que crié oimplique una relación contractual. (vea mas adelante)
Excepciones a la Regla de Voluntad Propia
En el mundo de los negocios, los contratos de trabajopor escrito son reservados generalmente para losejecutivos de las grandes multinacionales. Un contra-to por escrito elimina la relación de trabajo por vol-untad propia. Sin embargo, los contratos por escritopueden ser también por voluntad propia si el lengua-je apropiado es introducido en el contrato. Usted debe
tener mucho cuidado, sin embargo, porque un contra-to de empleo por escrito no lo protegería si usted hahecho compromisos orales, los cuales no se corre-sponden con un contrato de voluntad propia.
Contractos de Trabajo por Escrito
En caso de que usted eligiera un contrato de trabajo,favor de comunicarse con un abogado para que lerevise dicho contrato. Un contrato de trabajo le va alimitar sus derechos como empleador, en vez deextenderlos.
Contrato de Trabajo Implícito
Usted podría hacer un contrato implícito con suempleado, aun si usted no se lo propusiera. Ustedpodría crear un contrato implícito si su conducta encualquier manera le hace creer al empleado, que ustedle garantiza el empleo, por ejemplo:
• Dando seguridad al empleado de que el o ella tendrán un trabajo de manera definitiva;
• Elogiando el trabajo del empleado de manera con-tinua y sin criticas;
• Conservando el empleado por muchos años;• No indicándole al empleado que su trabajo es de
voluntad propia.
Despidiendo a un Empleado con Contrato
Si usted hace un contrato con un empleado (escrito,oral o implícito), usted puede ser sujeto de compen-sación por daños monetarios si usted cancela el con-trato sin una causa justificada. Para evitar estasituación, los empleadores deben mantener el sistemade relación laboral de voluntad propia en la mayoríade los casos.
Cuarta Parte: Asuntos Básicos delEmpleo
-46-
Conservando el Sistema de Voluntad Propia
Para conservar el derecho de cancelar un empleadoen cualquier momento, usted debe incluir lenguajedel sistema de voluntad propia en varios documentosdel empleado. El lenguaje de voluntad propia debeser incluido en:
• La solicitud de empleo
• La oferta de empleo
• La guía del empleado
• En todas las evaluaciones de rendimiento
En adición, usted debe evitar hacer promesas de tra-bajo continuo a los empleados. Este tipo de promesalo compromete legalmente a retener al empleado oser sujeto de daños monetarios.
Ejemplo de Lenguaje de Voluntad Propia
En todos los casos, el empleo en (esta compañía) espor voluntad propia. Esto significa que tanto usted o(la compañía) puede terminar nuestra relación laboralen cualquier momento, por cualquier razón, con o sinningún motivo y con o sin ningún aviso. Ningúnempleado de (la compañía) puede cambiar la formade esta relación de voluntad propia, excepto el presi-dente, (presidente de la compañía) El presidentepuede cambiar la relación de voluntad propia sola-mente por un acuerdo escrito firmado por el mismopresidente y usted.
Solicitudes de Empleo
Lenguaje de Voluntad Propia
Incluya lenguaje explicito de voluntad propia en lasolicitud de empleo. Si usted incluye dicho lenguaje
en la solicitud, entonces el posible empleado sabrádesde el principio que el puesto es de voluntadpropia.
Certificación de Información Verídica
Haga que el solicitante certifique la veracidad y exac-
titud de su declaración en la solicitud.
Ejemplo de Lenguaje para Información Verídica
Yo certifico que toda la información que he dado en
esta solicitud de empleo es verdadera, y entiendo que
si se determina que alguna información es falsa, aun
si esta determinación se hace años después, puede
resultar en actos disciplinarios contra mí, incluyendo
cancelación inmediata del empleo por parte de la
(compañía).
-47-
El Proceso de Contratación
Entrevistas de Trabajo
H ay varias preguntas que usted no puede hacer
en una solicitud de empleo. Preguntas pro-
hibidas en la solicitud incluyen aquellas que buscan
cierta información acerca del solicitante, como:
• Lugar de nacimiento
• Ciudadanía
• Idiomas extranjeros
• Servicio militar en el extranjero
• Si alquila o es propietario de una casa
• Si es minusválido
• Si ha recibido alguna compensación laboral
• Si ha sido descargado del servicio militar
• Si tiene historial de arresto
• Nacionalidad o descendencia
• Sexo
• Parientes
• Raza o color de la piel
• Embarazo o asuntos relacionados
• Religión
• Condición medica
• Edad
• Altura y peso
• Estado civil y numero de hijos
• Nombre de soltero o soltera
• Información financiera
Por lo tanto, un empleador no puede hacer preguntas
prohibitivas, solicitando información fuera de con-
texto de manera informal a través de la conversación,
ya sea a discreción o de manera personal. Usted
debería evitar hacer comentarios no apropiados o
abusivos. Por favor revise la lista de temas pro-
hibidos, mas adelante.
Usted puede hacer preguntas relacionadas con lo
siguiente:
• Cambio de nombres
• Lugar de residencia
• Prueba de edad
• Permisos de trabajo
• Derecho para trabajar
• Referencias
• Impedimentos para realizar el trabajo
• Habilidad para realizar funciones relacionadas con
el trabajo
• Disponibilidad para el horario de trabajo
Si usted encuentra que esta haciendo preguntas rela-
cionadas con los temas antes mencionados, tome un
respiro y pregúntese que lo motiva a hacer este tipo de
pregunta. ¿Tiene usted una razón legitima de trabajo
para realizar dicha pregunta? ¿Les hace usted esa pre-
gunta a todos los solicitantes o solo a algún tipo de
solicitante en particular? Si usted tiene un propósito
legal para obtener la información y usted se la pregun-
ta a todos los solicitantes, podría no ser discriminatoria.
23
-48-
Por ejemplo, en la mayoría de las entrevistas seriadiscriminatorio preguntar al entrevistado si tienehijos. Para personas que cuidan niños, esa preguntapuede ayudarle a determinar la experiencia del entre-vistado, para trabajar con niños, y seria una preguntalegitima de negocio. Sin embargo, usted tendría quepreguntarle a todos los solicitantes esa pregunta, nosolamente a mujeres en edad de embarazo.
Ejemplos de Preguntas que Usted no DebeHacer
Las Clases Protegidas
• ¿Cual es su raza, sexo, edad, nacionalidad, ciu-dadanía, orientación sexual y/o estado civil?
Ciudadanía
• ¿Es usted ciudadano naturalizado o nacido en Estados Unidos?
• ¿Cuándo adquirió la ciudadanía?
• ¿Podría conseguirme una copia de su certificado de naturalización? [Es prohibido hacer esta pre-gunta antes que la persona sea empleada. Una vez que usted ha empleado la persona, usted debe cumplir con las leyes de inmigración y verificar elestatus legal del empleado. Esto incluye llenar y retener el Formulario I-9 en el archivo personal delempleado. Este formulario se obtiene en el Servi-cio de Inmigración y Naturalización].
• ¿Es su esposo o esposa o son sus padres ciudadanosde los Estados Unidos?
• ¿Dónde nació usted?
• ¿Cómo aprendió a leer, hablar y escribir [el idioma]de manera fluida?
Minusvalidez
• ¿Es usted minusválido? ¿Cuál es la naturaleza de suminusvalidez?
• ¿Ha sido usted tratado por adición a las drogas?
• ¿Ha usted buscado ayuda por problemas mentales?
• ¿Consume usted alcohol? ¿Con que frecuencia consume alcohol?
• ¿Esta usted tomando algún tipo de medicamento?
Edad
• ¿Qué edad tiene usted? [Pregunta prohibida antes de dar el empleo].
Historial criminal
• ¿Ha sido usted arrestado alguna vez? [En vez de preguntar sí ha estado condenado].
Familia
• ¿Es usted soltero o casado? ¿Es usted divorciado?
• ¿Tiene usted personas que mantener?
• ¿Tiene hijos, planea tener hijos, tiene arreglos parael cuido de sus niños?
• ¿Esta usted embarazada? ¿Tiene planes de tener hijos da en lo inmediato?
-49-
Ejemplos de Preguntas que Usted PuedeHacer
Pregunta General de Empleo
• ¿Tiene usted los permisos o licencias requeridos
para realizar el trabajo?
Ciudadanía
• ¿Si le ofrecen el empleo, puede usted proveer infor-
mación que pruebe su estado legal para trabajar en
los Estados Unidos?
• ¿Qué idiomas usted lee, habla y escribe de manera
fluida?
Minusvalidez
• Si el solicitante tiene alguna minusvalidez visible o voluntariamente menciona su estado de minus- validez durante la entrevista, usted puede preguntar:
• ¿Esta usted en capacidad para realizar las funcionesrelacionadas con el trabajo (usando la descripción escrita) con o sin las comodidades propias a su situación? Por favor, indique como va a realizar dichas funciones.
• ¿Puede usted cumplir con los requisitos de asisten-cia al trabajo? ¿Cuantos días de asueto del trabajo,se tomo el año pasado?
Edad
• ¿Tiene usted menos de 18 años? ¿Tiene usted un permiso de trabajo, para menores?
Guarde Todas las Solicitudes de Empleo
Usted tiene la obligación por ley de guardar todas lassolicitudes de empleo por 3 años.
Entrevistas
Documentación
Usted debe llevar un historial de las entrevistas detrabajo que incluya las preguntas que se hicieron y lasrespuestas obtenidas. La mejor manera de llevar con-trol de todo lo ocurrido durante la entrevista es haceruna lista y verificar que se ha cumplido con todo.Determine que usted esta buscando en un solicitantecalificable y desarrolle una lista de esas cualidades.La lista debería incluir todos los temas que ustedquiere cubrir durante la entrevista. Usando una lista,le ayudará a tener consistencia en su trato al solici-tante y le ayudara a documentar la entrevista.
Descripción del Trabajo
Si usted no ha dado al entrevistado una descripciónescrita del trabajo, la entrevista es una buena ocasiónpara ello. La descripción del trabajo indica las obliga-ciones y expectativas de la posición. Usted debeexplicar al empleado en que consiste el trabajo,durante la entrevista, y explicar además las reglasgenerales, política y la cultura, de la compañía.
La mejor manera de llevarcontrol de todo lo ocurrido
durante la entrevista eshacer una lista.
-50-
La descripción del trabajo es también muy valiosa,
porque le ayuda a protegerse de una demanda por dis-
criminación. Algunas veces, personas que no son
contratadas para un trabajo, asumen la posición de
que fueron discriminadas y presentan demandas. Una
descripción escrita del trabajo le ayudará a justificar
porque empleó a otra persona y decidió no emplear a
la persona que esta interponiendo la demanda.
Además, la descripción del trabajo es valiosa para
apoyar una evaluación de la habilidad del solicitante
o del empleado con minusvalidez para realizar las
funciones esenciales, con o sin acomodaciones.
Consulte con un abogado para asegurarse de que la
descripción del trabajo cumple con estos objetivos.
Por favor, asegúrese de diseñar la descripción del tra-
bajo en términos neutros, en relación con el sexo.
Decisiones de Emplear
¡De nuevo, no discrimine! Usted no puede tomar en
consideración la raza, sexo, nacionalidad, religión,
edad o cualquier característica protegida de un indi-
viduo, cuando tenga que escoger entre solicitantes
con las mismas calificaciones.
Investigación Después de la Oferta
Los empleadores generalmente pueden buscar infor-
mación luego que la persona ha sido empleada, que
no podrían buscar durante el proceso previo al
empleo. Por ejemplo, un empleador puede buscar
información acerca de la edad de un empleado
después de haberlo contratado, proveyendo que la
información no es usada a los fines de discriminar la
persona. Sin embargo, solo puede hacer preguntas
necesarias para los propósitos del empleo. Hacer pre-
guntas inapropiadas después del empleo puede ser
usado en su contra en una demanda por discrimi-
nación.
-51-
Leyes Básicas de Discriminación
Las Leyes Federales que Prohíben laDiscriminación
E l capitulo VII del Acto de los Derechos Civiles
de 1964 prohíbe a un empleador el discriminar
contra un empleado o solicitante basado en la raza,
color, sexo, nacionalidad, y o religión con respecto a
emplear y despedir, y todos los términos, condiciones
o privilegios de empleo. Esta ley solamente se aplica
a empleadores quienes tienen 15 empleados o más.
El Acto de Minusvalidez por Embarazo (PDA) pro-
híbe a los empleadores el discriminar contra una
empleada o solicitante porque este embarazada. Esta
ley solamente aplica para empleadores quienes tienen
15 o más empleados.
El Acto de Discriminación en el Empleo por Edad
(ADEA) prohíbe a un empleador el discriminar con-
tra un empleado o solicitante que tenga 40 años o más
con relación a emplear o despedir, entrenar y todos
los términos, condiciones y privilegios de empleo.
Esta ley solamente aplica a empleadores quienes
tienen 20 empleados o más.
El Acto para Americanos Minusválidos (ADA) pro-
híbe a un empleador el discriminar contra cualquier
individuo calificado que tenga una imposibilidad
física, basado en esa imposibilidad física, con
respecto a emplearlo, despedirlo, entrenarlo y todos
los términos y condiciones del empleo. Esta ley sola-
mente aplica para empleadores quienes tienen 15
empleados o más.
El Acto de Reforma y Control de la Inmigración
(IRCA) prohíbe al empleado el discriminar contra
solicitantes, basado en su nacionalidad de origen, o
estado de protección como ciudadano americano o
extranjero legalmente admitido para trabajo tempo-
ral o permanente. Esta ley solamente aplica para
empleadores que tienen 3 empleados o más.
El Acto de Pago Igualitario de 1963 (EPA) prohíbe a
los empleadores de pagar diferentes salarios a los
empelados, basados en el sexo de los empleados.
Esto es lo que se conoce como "igual salario por
igual trabajo."
Leyes Estatales que Prohíben laDiscriminación
El Acto de California para Trabajo y ViviendaJustos (FEHA) prohíbe a los empleadores el dis-criminar en la contratación de empleo, en razón dela raza, color, nacionalidad de origen, ancestros,sexo, imposibilidad física o mental, edad, religión,preñez o parto, condición medica o estado civil. ElFEHA obliga a los empleadores a tratar a todos losindividuos por igual, evaluando cada persona sobrela base de sus capacidades individuales, conocimientosy habilidades y no solamente basado en característicasgenerales atribuidas a un grupo protegido por la ley.
24
-52-
25Esta ley aplica solamente a empleadores quienes
tienen 5 o más empleados, o los que tienen 1 emplea-
do si hay una queja o demanda por discriminación o
maltrato.
• Discriminación basada en actividades políticas es
prohibida.
• Discriminación basada en la orientación sexual es
prohibida. Conservando las Buenas RelacionesLaborales
Evaluación del Empleado
Evalué Todos los Empleados en IntervalosRegulares
A un cuando usted tenga uno o dos empleados, o
si el empleado trabaja medio tiempo, usted
debe conducir una evaluación del empleo. Estas eval-
uaciones sirven varios propósitos:
• Alertan al empleado para mejorar su trabajo;
• Refuerzan los aspectos positivos del trabajo del
empleado;
• Proveen evidencia de razones para disciplinar al
empleado o despedido en el caso de una acción
legal.
¡Sea justo! Use un criterio objetivo al evaluar un
empleado. Los criterios que se usan a menudo son:
competencia, juicio, capacidades interpersonales,
producción, iniciativa, dependencia, cooperación,
puntualidad y asistencia. Recuerde, si su caso va ante
-53-
un jurado, el jurado en su mayoría estará compuesto
por empleados y no por empleadores y ellos esper-
arán que usted haya tenido muy buenas razones para
tomar la medida.
¡Documéntelo Todo!
Aunque usted haga sugerencias de manera verbal y se
sienta cómodo comunicándose de esta manera con
sus empleados, es importante que tenga un método
consistente que le permita tener un historial escrito
del progreso y desarrollo de su empleado. Asegúrese
de usar un formulario base o un formato consistente
de evaluar su empleado.
La evaluación debe incluir lo siguiente:
• Una clara explicación de que (si necesario) necesi-
ta mejorar. Sea especifico cuando se trata de prob-
lemas con el trabajo del empleado.
• Deje un espacio para los comentarios del emplea-
do. Esto permite al empleado tener la oportunidad
de expresar la forma como el empleado ve su pro-
pio trabajo y puede prevenir el tipo de frustración
que pueda provocar una demanda en el futuro.
Repase la evaluación con el empleado en persona y
entréguele una copia de la evaluación al empleado.
Pídale al empleado que firme la evaluación al final.
Si por alguna razón el empleado se niega a firmar,
usted puede escribir "se rehusó a firmar" y la razón
si hay alguna.
Auto Evaluación
Usted encontrará que las auto evaluaciones funcionan
bien para algunos empleados. Las auto evaluaciones
son mas apropiadas para aplicarlas a los gerentes,
supervisores y otros empleados de alto rango. Si
usted elige aplicar las auto evaluaciones, asegúrese
de usar un formato que sea consistente.
Historial Después Que un Empleado Se Va
Asegúrese de mantener el historial de empleo de
todos sus empleados por lo menos 3 años. Algunos
empleadores mantienen sus historiales mas de 3
años, pero 3 años es la regla.
Disciplina del Empleado
Establezca y Articule un Principio para laDisciplina y el Descargo
Una vez mas, ser justo es lo esencial aquí. Una vez
que usted haya creado un sistema apropiado de disci-
plina, asegúrese de aplicarlo de manera consistente y
justo a todos los empleados. Si hay inconsistencia en
el tratamiento, esto puede generar alegadas de dis-
criminación.
-54-
Si el castigo es menos fuerte que una cancelación,
usted le debe dar al empleado un tiempo especifico
para que corrija el problema antes de tomar otras
acciones disciplinarias. Asegúrese de darle
seguimiento al empleado y motivarlo para que cor-
rija su trabajo o conducta.
Asegúrese de No Alterar el Acuerdo deVoluntad Propia
Es muy importante mantener el acuerdo de voluntad
propia. En mente cuando este diseñando e imple-
mentando sus políticas de disciplina. Si usted elige
explicar la conducta que puede generar en una
acción disciplinaria, usted debe asegurarse que esto
no garantice un procedimiento que sin querer
restrinja su poder para disciplinar o despedir cuando
lo considere apropiado, en una situación. Por ejem-
plo, si usted tiene una regla que indica que el
empleado recibirá una notificación verbal y luego
una escrita antes de despedirlo y luego el empleado
se roba una computadora de la oficina, usted no va
a querer tener que aplicar el sistema de dos pasos
antes mencionados. A los fines de evitar una
situación similar, sea claro que en algunos casos o
situaciones se tomarían diferentes medidas discipli-
narias. Si usted tiene una política de castigo progre-
siva, asegúrese de que el empleado entienda que es
una política a discreción.
Mantenga el Archivo de Empleo
Es extremadamente importante mantener docu-
mentación detallada de consejeria y acciones disci-
plinarias en el archivo personal del empleado. Aun
las reprimendas orales deben ser documentadas por
escrito y colocadas en el archivo. Asegúrese que la
disciplina sea apoyada por evidencia concreta y que
evidencia corroborativa también sea documentada.
Estos archivos le van a prevenir responsabilidad
contra usted por despido indebido.
Quejas de Empleados
Sus Responsabilidades Como Empleador
Las quejas de sus empleados deben ser tomadas
muy en serio. Sus responsabilidades son: investigar,
documentar y tomar acciones apropiadas de solu-
ción.
Investigación
Los empleados pueden tener quejas acerca de varias
causas, incluyendo la conducta de otro empleados y
las condiciones generales de trabajo. Cualquiera sea
la causa de la queja, usted debe obtener cualquier
información relevante y mantener sus investiga-
ciones confidenciales, particularmente cuando la
queja esta relacionada con otro empleado.
Documentación
Tome notas de lo que investiga y haga un historial
escrito de todas las conversaciones.
Acciones de Remedio
Asuma la responsabilidad de hacer su negocio un
buen lugar de trabajo. Usted no puede arreglar cada
problema, pero sus empleados estarán contentos y
más productivos si usted responde a sus inquietudes.
-55-
Una Nota con Relación al Acoso Sexual
El numero de quejas por abuso sexual ha aumentado
en los años recientes y puede ser mas complicado que
cualquier otro tipo de queja. Acoso sexual puede
ocurrir entre empleados y entre un empleado y un
cliente o consumidor. Es responsabilidad del
empleador mantener el lugar de trabajo libre de acoso
sexual. Si usted se encuentra con un caso de acoso
sexual, llame a su abogado! Una investigación detal-
lada por una persona neutral es esencial.
Nunca se Desquite
Si un empleado presenta una queja, no se desquite o
tome ninguna acción que pueda ser percibida como
que usted esta tomando represalia.
Terminando la Relación de Trabajo
Pasos Para Evitar Demanda por DespidoIndebido
U n empleado o empleada que piense que su
despido no fue justo es muy probable que pre-
sente una demanda por despido indebido contra su
empleador. Aunque no hay garantías de que un ex-
empleado presente una demanda en contra, hay varias
medidas que usted puede tomar para minimizar el
riesgo que ocurra una acción legal.
Trate de Resolver el Problema
Antes de tomar la decisión de despedir un empleado,
usted debe tener una entrevista con el empleado y
explicarle el problema y darle la oportunidad de que
también se explique.
Determine si tiene suficiente documentación para apo-
yar la decisión de despedir al empleado.
26
-56-
No importa lo que el empleado haya hecho durante el
curso de su empleo, usted se hace más vulnerable de
ser demandado, cuando usted no tiene docu-
mentación que avale el problema. Antes de tomar la
decisión de cancelar, usted debería estar debidamente
protegido, teniendo a mano evidencia de evaluación
negativa de trabajo o avisos disciplinarios en el archi-
vo del empleado.
Conduzca una Entrevista de Despedida
Usted debería conducir lo que se conoce como una
entrevista de despedida. Esto le va a permitir explicar
al empleado porque esta siendo despedido o despedi-
da y le da a usted la oportunidad de concluir cualquier
asunto pendiente con el empleado, tal como su último
pago y cualquier pago por vacaciones. El Código
Laboral de California requiere que todos los salarios
pendientes sean pagados al empleado al momento de
descargo. Si es el empleado el que se va por su cuen-
ta, el pago se realizará en 72 horas.
La entrevista de despedida le da al empleado la opor-
tunidad de hacer sus propios comentarios. Muchas de
las demandas por despido indebido tienen su base en
los sentimientos de frustración del empleado por
tratamiento injusto. Si usted le explica al empleado
las razones para su despido y le permite que respon-
da a sus alegados, esto permite aliviar las tensiones
que conducen a las acciones legales por despido inde-
bido.
Sea honesto con el empleado acerca de las razones
del despido. No le haga sentir como que es un paro
temporal cuando esta siendo despedido y no le dé
razones falsas para la terminación. Después de la
entrevista de despedida, documente todo lo que se
hablo y ocurrió en la misma.
Aviso: Las entrevistas de despedida pueden ser muybuenas cuando un empleado renuncia. Por ejemplo, siusted tiene problemas de personal, la entrevista esuna buena oportunidad para saber que es lo que elempleado no le gusta de su trabajo y que se pudohaber hecho para mantenerlo.
No Obligue al Empleado a Renunciar
Si usted quiere un empleado fuera de su negocio y lepone condiciones de trabajo tan malas que el emplea-do no tiene mas remedio que renunciar, usted prácti-camente ha despedido al empleado y puede estarsujeto a una acción legal. Algunas acciones que lepueden dar la impresión de una cancelación fabrica-da, incluyen:
• Cambiarle las horas de trabajo al empleado, por horas no favorables;
• Cambiarle las obligaciones de trabajo, para incluiralgunas que generalmente no forman parte de las descritas en su trabajo;
• Tratar al empleado de manera grosera; o
• Cualquier cambio no razonable en su ambiente de trabajo.
Proteja la Dignidad y Privacidad delEmpleado
Protegiendo la dignidad y privacidad del empleado le
ayudará a evitar una demanda por difamación o
invasión de privacidad. Trate al empleado con repeto
-57-
y no converse con otros empleados acerca de la can-
celación del empleado.
Asegúrese de Que Usted No Ha Alterado laRelación de Voluntad Propia
Algunos empleadores utilizan periodos de prueba o
de probatoria a los fines de supervisar un empleado,
para ver si el empleado puede hacer el trabajo. Sin
embargo, debido a que el acuerdo de voluntad
propia le da poder al empleador para terminar la
relación de trabajo con el empleado, estos periodos
de prueba son innecesarios y podrían realmente
hacer al empleador vulnerable de una demanda por
despido indebido. El empleado podría tener la
impresión de que pasado el periodo de prueba, solo
podría ser despedido si hace algo realmente malo. Si
usted elige cancelar al empleado después del perio-
do de prueba, un tribunal podría encontrar que usted
ha alterado el acuerdo de voluntad propia y creo un
contrato de trabajo basado en seguridad de empleo
después del periodo de prueba.
Dando Referencias a PasadosEmpleados
Referencias para Todos los PasadosEmpleados
C uando se trata de dar información acerca depasados empleados, usted tiene varias
opciones:
Usted le puede decir al solicitante lo que es su eval-uación honesta del empleado, ya sea buena o mala.Si sus comentarios son negativos, usted corre elriesgo de ser demandado por difamación por susempleados. También existe la posibilidad dedemandas de parte de los nuevos empleadoresquienes contrataron al empleado, basado en surecomendación positiva y luego encuentran que elempleado no cumple con las expectativas de surecomendación.
Usted puede dar la razón por la cual la persona sefue (por ejemplo, la persona fue despedida o renun-cio) y las fechas en las cuales el empleado trabajopara usted, la posición ocupada, pero no otra infor-mación acerca de la actuación del empleado en eltrabajo. Esto es mucho más seguro que la primeraopción y además provee suficiente informaciónpara el nuevo empleador.
27
•
•
-58-
•
•
• •
•
•
•
28Su tercera y más segura opción es proveer sola-
mente el nombre, fechas de empleo y la ultima
posición ocupada. Si usted escoge esta alternativa,
usted debe decirle al empleado cuando salga, que
esa será la única información que se dará en caso de
que alguien la solicite.
Algunos casos recientes han sugerido que la tercera
opción es la única que los empleadores pueden usar
para proteger contra cualquier acción legal. Usted
debe considerar la necesidad de evitarse problemas
legales por los beneficios que se obtienen al dar infor-
mación correcta a los empleadores y el gran servicio
que los empleadores pueden darse entre ellos mis-
mos.
No importa que alternativa usted escoja, usted debe
adherirse a las siguientes reglas:
Dígale a todos sus empleados que se abstengan de
dar referencias de pasados empleados, y que refier-
an todas las solicitudes de referencia a una persona
designada.
Dígale a sus empleados de su política de referen-
cias para que ellos sepan que esperar cuando dejen
su empleo.
Decídase en su política de referencias y aplíquela
de manera consistente. Las inconsistencias dan la
percepción de discriminación.
Guías del Empleado
Introducción
L as guías del empleado son una buena manera de
establecer y mantener una buena relación de tra-
bajo con sus empleados. Puede ser un libro de algu-
nas paginas o realmente grueso. Usted debe crear un
libro que le sea practico, tomando en consideración el
tamaño y la forma de su negocio. Por favor consulte
con un abogado una vez que haya completado la guía
de la empresa. La guía del empleado puede servir var-
ios propósitos, incluyendo:
Educar sus empleados acerca de lo que se espera de
ellos;
Sirviendo de apoyo en caso de tener que probar las
causas para una cancelación; y
Demonstrando que las reglas no son solamente
políticas de la empresa, sino que son tomadas muy
en serio.
-59-
Estipulaciones Recomendadas
Su guía de empleado debe contener las siguientes
políticas:
• Introducción (derechos de enmienda, empleados
que califican para la guía y el empleo de voluntad
propia);
• Reclutamiento y empleo;
• Entrenamiento y orientación;
• Clasificaciones de empleados y categorías de
empleos;
• Compensaciones, periodos de alimentación y perio
dos de descanso;
• Beneficios;
• Permisos de salida;
• Requisitos de desempeño, obligaciones y disciplina;
• Asuntos de seguridad (compensación laboral, bro-
mas pesadas y riñas, programas de prevención de
enfermedades y heridas);
• Historial personal;
• Reglas en relación con alcohol y drogas;
• Reconocimientos a empleados; y
• Misceláneos
Negación de Contrato
Usted quiere asegurarse de que la política del manual
no sea interpretada como un contrato. Usted debe
dejar esto claro al principio del manual.
Ejemplo de lenguaje a usar:
Esta guía esta disponible a los empleados solamente
para fines informativos. La misma no constituye un
contrato de ninguna clase y no crea de manera
expresa o implícita una obligación contractual.
Introducción y Declaración para Revisar las
Reglas
Usted querrá aumentar o cambiar algunas secciones
de su manual de vez en cuando, así que usted debe
incluir una declaración en su manual de derechos
reservados. Cada vez que usted modifique las reglas,
asegúrese de dar una copia a los empleados de las
nuevas reglas y la fecha de efectividad.
Ejemplo de lenguaje a usar:
Esta guía personal tiene la intención de proveer a los
empleados con una orientación general de las políti-
cas de la compañía con relación a su personal. La
información en esta guía le deberá ayudar como
empleado a familiarizarse con la compañía.
Esta guía, sin embargo, no puede anticipar cada
situación o contestar cada pregunta acerca de su
empleo. Con la sola excepción de la política de empleo
-60-
por voluntad propia, el contenido de esta guía no crea
un contrato de trabajo. A fin de mantener la necesaria
flexibilidad en la administración de las políticas y pro-
cedimientos, la compañía se reserva el derecho a cam-
biar o revisar las reglas, procedimientos y beneficios
descritos en esta guía, excepto los relacionados con el
empleo por voluntad propia, sin aviso previo, cuando
la compañía determine que dicha acción es necesaria.
Empleo Terminado por Voluntad Propia
Su guía del empleado es uno de los lugares donde
usted debe reforzar su política de empleo por volun-
tad propia. Recuerde que usted debe hacer que todos
los empleados firmen dicha política en una hoja sep-
arada.
Declaración de Oportunidad de Igualdad yProhibición Contra la Discriminación
Es también una buena idea incluir una declaración en
su guía que indique cual es su política en materia de
no-discriminación.
Ejemplo de lenguaje a usar:
[La compañía] es una empresa de igualdad de opor-tunidad en el empleo y mantiene políticas y practicaslas cuales prohíben discriminar contra cualquierempleo calificado o solicitante, en razón de su raza,religión, ancestro, nacionalidad de origen, sexo, edad,estado civil, orientación sexual, imposibilidad física omental o cualquier otra característica contenida en laley. Esta política de no-discriminación se aplica atodas las practicas de empleo, incluyendo contrat-ación, compensación, beneficios, promoción, entre-namiento y cancelación.
Políticas y Practicas de Nomina
• Los días de pago
Usted debe incluir los detalles específicos de la
forma en que se paga.
• Pago por tiempo extra
Usted debe cumplir con los requisitos federales y delestado en materia de retención de impuestos, com-pensación laboral del estado, leyes de seguridadsocial y retenciones para los fines de imposibilidad enrelación con el estado, además de las leyes rela-cionadas con salarios y horas, tanto federal comoestatal. Debido a la gran cantidad de regulaciones atomar en cuenta, la parte de tiempo extra y pago,puede convertirse en muy complicada. Por favor veael panfleto incluido para reglas generales en relacióncon salarios y horas. Usted debe consultar un aboga-do con sus inquietudes individuales.
Tiempo Fuera Del Trabajo
• Vacaciones
Especifique los días de vacaciones pagados y nopagados que se le permitirá a los empleados ycualquier restricción que aplique.
-61-
Incluye reglas de procedimiento, el tiempo de antic-
ipación para solicitar las vacaciones. Recuerde, si
usted despide a alguien que le queda tiempo de
vacaciones por cobrar, le debe por ese tiempo cuan-
do sea despedido pagar. Esto también es valido si el
empleado renuncia o es dado de baja laboral. En
adición, usted debe determinar si hay un tope o
máximo de días acumulados de vacaciones a favor
del empleado.
• Días de Enfermedad
Al igual que los días de vacaciones, usted debe
dejar claro cual es la política de la compañía con
relación a los días de enfermedad. Asegúrese de
incluir procedimientos para cuando el empleado
llame que esta enfermo, tales como a quien llamar
y cuando llamar si el empleado no puede ir a traba-
jar.
• Tiempo Personal
Una vez mas, asegúrese de establecer su política
con relación a tiempo personal, fuera del trabajo.
Hay algunas ocasiones cuando usted debe permitir
al empleado salir del trabajo. Por ejemplo, usted
debe permitir ir a votar o permitir algunos emplea-
dos ir a visitar sus hijos a la escuela por cierto
numero de horas en el año.
Nota: La Ley de Salario y Horas tiene algunas
cláusulas que indican el mínimo de tiempo que se
requiere a los empleados para tiempo personal.
Consulte con su abogado para asegurarse de que
usted cumple con esas regulaciones. Para reglas
generales, por favor revise el folleto provisto por el
Consejero Público, en relación con la materia.
• Permisos de Salida Prolongada
Hay veces cuando el empleado se le debe permitir
tiempo extendido fuera del trabajo y situaciones en
las cuales usted le debe pagar por ello o guardarle
el empleo. Consulte con su abogado para la clarifi-
cación de este complicado asunto.
• Salida por razones medicas
• Salidas relacionadas con accidentes o enfer
medad en el trabajo
• Salida por preñez o minusvalidez
Las Leyes de Familia a las Cuales Usted leDebe Prestar Atención:
Permisos por asuntos médicos y familiares: El
Acto de Permisos Médicos de la Familia y el Acto
de California para los Derechos de la Familia per-
miten a los empleados tomar hasta 12 semanas de
permiso no remunerado en un periodo de 12 meses
[se aplica a empleadores con 50 o más empleados
dentro de un radio de 75 millas]. Para un empleado
ser elegible debe haber trabajado por lo menos
1,250 horas en un periodo de 12 meses antes de
que comience el permiso de salida.
El Acto de California para Permisos por Razones
Paternales, permite a los empleados tomar 40 horas
(no más de 8 horas por mes) de tiempo fuera del
trabajo para visitar a sus hijos a la escuela [se apli-
ca a empleadores con 25 o más empleados].
-62-
Políticas de Seguridad en el Lugar deTrabajo
• Publique las reglas y direcciones a seguir y
asegúrese que los empleados se familiaricen con
ellas.
• Avise a los empleados que deben informar de cua-
lesquiera condiciones de inseguridad, a la persona
designada, de manera inmediata. Asegúrese de dar
seguimiento a cualquier reporte.
• Asegúrese que los empleados sepan que deben
reportar cualquier accidente o herida de inmediato.
Políticas de Disciplina
Usted debe estar atento para identificar cualquier
conducta que pueda resultar en disciplina y la medida
disciplinaria a ser tomada. Sin embargo, tenga cuida-
do de no limitarse en cuanto a la discreción en decidir
como manejar cada situación particular.
Conducta Que Se Considera Apropiadaspara Tomar Medidas Disciplinarias
• Acoso
• Uso de drogas o alcohol
• Robo
• Violaciones de seguridad
• Producción insatisfactoria
• Tardanzas/ ausencias
• Falsificación de documentos de la compañía o
proce dimientos del reloj de horarios; y
• Violaciones a reglamentaciones o procedimientos
de la compañía.
Reconocimiento de Recibo de la Guía delEmpleado y Obligación a Leer y Adherirse aDichas Políticas
Para una mejor manera de aplicar con efectividad las
políticas de la empresa y protegerse en caso de una
acción legal, asegúrese que sus empleados lean el
manual de empleo y firmen una declaración de que
efectivamente han hecho esto. Asegúrese de manten-
er esta declaración firmada en el archivo del emplea-
do.
Ejemplo de lenguaje de reconocimiento:
Yo reconozco que he recibido y leído mi copia de la
guía de empleado de [compañía] y el reglamento con
las políticas. Entiendo y estoy de acuerdo que mi
empleo es gobernado por los lineamientos estableci-
dos en esta guía y cualquier revisión escrita, que
pueda ser hecha mas adelante.
[firma] [fecha]
-63-
Requisitos Para Publicar los Derechosdel Empleado
L a ley federal y estatal requiere que usted muestre
letreros con información acerca de los derechos
de los empleados.
Usted puede llamar a la Cámara de Comercio de
California al 1-800-331-8877 para obtener un juego
de letreros. El paquete le costará $23.00 por copias de
los letreros y $39.95 por copias laminadas de los
letreros necesarios (se cobrará $6.00 adicionales para
gastos de envió).
Contratistas Independientes
Panorámica
U sar contratistas independientes es a menudo
una opción atractiva para negocios emer-
gentes porque el negocio generalmente elimina
algunos de los costos relacionados con proveer
beneficios y manejo de nomina e impuestos. Sin
embargo, usted debe estar al tanto que si usted cat-
egoriza a un empleado como si fuera un contratista
independiente, usted puede enfrentar multas, penal-
idades, impuestos no pagados, beneficios no paga-
dos, salarios no pagados, daños y costos legales.
Usted debe pesar los riesgos contra los beneficios y
considerar si su empleado realmente cumple la
prueba para ser contratista independiente, antes de
tomar la decisión. Tenga cuidado. Un acuerdo fir-
mado entre usted y el trabajador definiendo su esta-
tus de contratista no es suficiente.
Varios elementos distinguen un contratista independi-
ente de un empleado. Un contratista independiente es
29 30
-64-
una entidad comercial independiente que ha entrado
en una relación de contrato con su negocio para
realizar un servicio especifico o lograr un resultado
especifico. El contratista independiente controla
como el trabajo es realizado y no tiene la misma
relación con su negocio, como la tiene su empleado.
Generalmente, un trabajador es un empleado si el
empleador tiene los derechos para decidir la manera y
método de conducción del trabajo.
Ventajas de Usar ContratistasIndependientes
La ventaja más significativa de usar un contratista
independiente es el ahorro posible para su negocio.
Usted no esta obligado a realizar las siguientes con-
tribuciones a un contratista independiente:
• Impuesto de Desempleo Federal (FUTA)
• Contribuciones de Seguro Federal (FICA)
• Seguro de Desempleo y de Entrenamiento de
California
Usted tampoco tiene que pagar por beneficios de
empleados, tales como seguro de vida y medico,
vacaciones, tiempo por enfermedad o embarazo, par-
ticipación en plan de retiro. Compensación laboral es
opcional para contratistas independientes y usted no
esta obligado a pagar horas extras. Otra ventaja es la
reducción de riesgos de algunas reclamaciones de
tipo legal en su contra. Un contratista independiente
tiene menos probabilidades de presentar una deman-
da en contra suya por discriminación, porque la may-
oría de las leyes que prohíben la discriminación sola-
mente protegen a los empleados. Usted también esta
protegido contra reclamaciones por terminación de
empleo ilegal. Finalmente, usted ahorra en tiempo y
costos administrativos, porque su nomina, manten-
imiento de historial y obligaciones a reportar son dis-
minuidas.
Desventajas de Usar ContratistasIndependientes
Hay varias desventajas al usar contratistas independi-
entes. La más importante es la responsabilidad civil si
usted clasifica a un trabajador como un contratista
independiente y el trabajador luego resulta ser un
empleado. Usted tampoco tendrá mucho control
sobre la forma como contratista independiente realiza
el trabajo.
Si usted clasifica a un trabajador como un contratista
independiente, a usted le corresponde el fardo de la
prueba para indicar que el trabajador no es un
empleado. La prueba para demostrar que un traba-
jador es un empleado es discutida en la próxima sec-
ción. Si el Departamento de Desarrollo de Empleo de
California (EDD) o el IRS reclasifica al trabajador
como un empleado, usted es responsable por todos
los impuestos de nomina (tanto la parte del
empleador como la del empleado) mas las penali-
dades financieras que esto implica. Los oficiales cor-
porativos e individuos dentro del negocio pueden
también ser penalizados con 100% de los impuestos a
retener no pagados, y en casos más serios, pueden
enfrentar sanciones criminales.
Usted podría también estar sujeto a pagar salarios
mínimos, horas extras, y penalidades por no haber
obtenido compensación laboral para sus empleados.
-65-
Como Determinar el Estatus de unContratista Independiente
En virtud de estas penalidades tan sustanciales, usted sedebe asegurar que sus trabajadores realmente calificancomo contratistas independientes y que usted los tratacomo tales. Generalmente, es mejor consultar un abo-gado si usted no esta seguro y buscar las regulaciones yguías del IRS y del Departamento de Desarrollo deEmpleo (EDD), para su negocio y el tipo de trabajo queel contratista independiente va a realizar. Algunas de lasregulaciones son específicas para esta industria. Ustedtambién debe estar informado que el IRS y EDD de vezen cuando realizan pruebas para determinar si un traba-jador es un contratista independiente o un empleado. Elderecho de tener el control de las actividades diarias deun trabajador es el factor más importante.
Un trabajador luce mas como un empleado si:
• Si la empresa tiene el derecho directo o control de la labor que realiza el trabajador;
• La empresa le da al trabajador instrucciones en como se debe realizar el trabajo;
• La empresa provee entrenamiento al trabajador;
• No hay contrato escrito entre las partes;
• El trabajador recibe beneficios provistos a los que son empleados;
• La empresa tiene derechos unilaterales de descargar cancelar al trabajador;
• El trabajador es contratado para proveer servicios que son parte normal de la empresa; y
• El trabajador es pagado por hora, semanal o mensu -al.
Un trabajador luce mas como un contratista inde-pendiente si:
• El trabajador tiene un negocio establecido separadode la empresa.
• El trabajador ha invertido en entrenamientos espe-cializados o herramientas.
• El trabajador tiene sus servicios disponibles para otras personas.
• El trabajador contrata con otros empleadores.
• El trabajador tiene gastos no reembolsables del proyecto.
• Hay una oportunidad para el trabajador de tener ganancias o mostrar perdidas en el proyecto.
• El trabajador es pagado por el proyecto en vez de recibir un salario.
Si usted esta usando contratistas independientes,
usted debería mantener la mayor cantidad de infor-
mación posible acerca del contratista en un archivo
que muestre que el trabajador es un contratista inde-
pendiente. Esa información debería incluir el histor-
ial del negocio del contratista, incluyendo su licencia
de negocios, seguro, publicidad, el contrato por ser-
vicio y su tarjeta de presentación. Lo más impor-
tante, usted debe asegurarse de explicar el resultado
que usted espera del contratista, pero que usted no
tiene control del proceso.
-66-
Quinta Parte: Nociones Básicaspara Formar y Firmar Contratos
31
Preguntas Más Frecuentes Sobre LosContratos
¿Qué es un contrato?
U n contrato es un acuerdo legalmente exigible.Puede ser oral o por escrito. Puede involucrar
cientos o millones de dólares, igual que puede notener dinero por medio. A pesar de lavariedad de tipos de contratos, todos seasemejan en varios aspectos básicos.Todo contrato implica un intercambioentre las partes contratantes, términosespecíficos que describen este inter-cambio, y un negocio entre las partes para determinardichos términos.
¿Qué hace que un acuerdo sea un contrato?
Personas forman acuerdos todos los días. Un esposopodría acordar en recoger la ropa de la lavanderíacuando sale del trabajo. Un mecánico de automóvilespodría acordar en cambiarle el aceite al vehículo de sucliente por un precio determinado. Una corporaciónpodría acordar en vender miles de computadoras aotra corporación a cambio de millones de dólares.Todos llegamos a un acuerdo sobre una variedad deasuntos pero no todos lo acuerdos son contratos.
De estos tres ejemplos anteriores, es muy probableque el primero no constituya un contrato. ¿Por qué?Simplemente, el acuerdo de su esposo para recogerla ropa en la lavandería no es un contrato porque noes exigible en una corte. Sólo aquellos acuerdos quesean legalmente exigibles son contratos. Por lotanto, el primer paso para comprender los derechossobre los contratos es entender qué hace que unacuerdo sea exigible.
¿ Qué hace que un acuerdo sea exigible?
En términos más sencillos, para que un contrato sealegalmente exigible, el acuerdo debe contener cier-tos elementos que cumplan ciertos criterios legales.Estos elementos claves son comúnmente agrupadosy conocidos un intercambio ("bargained forexchange"). Si las partes han negociado y se han
puesto de acuerdo sobre los términosdel contrato y han intercambiado algode valor, entonces es probable que hayaun intercambio.
Por lo general, el intercambio se com-pone de tres partes distintivas: una oferta, laaceptación de dicha oferta, y la consideración. Laidea básica es que las partes en un acuerdo inter-cambien entre sí algo de valor a sabiendas. La leyrequiere cierto grado de claridad, justicia y legali-dad. Un acuerdo que es poco claro o preciso y, porlo tanto, difícil de entender, no será exigible; unacuerdo establecido con una parte bajo coerción noserá exigible; un acuerdo para hacer algo ilegal tam-poco sería exigible. Este folleto pretende ofreceruna explicación acerca de ciertos términos legalesque toda persona que busque establecer un contratodebe saber.
Sólo aquellos acuerdosque sean legalmente exi-
gibles son contratos.
-67-
Elementos de un Contrato Exigible
¿Cuáles son los elementos básicos de uncontrato exigible?
A sí como mencionamos anteriormente, los ele-
mentos básicos de un contrato exigible son la
oferta, la aceptación y la consideración.
Negociación del Contrato: Oferta yAceptación
Una oferta debe ser formal y diseñada específica-
mente para una persona. Los términos deben ser lo
más claro posible para que el contrato sea exigible.
Los términos en la oferta, si son aceptados, serán los
términos del contrato. Más adelante se elaborará
acerca de la naturaleza de los términos de un contra-
to.
La aceptación debe reflejar la oferta. Esto quiere
decir que, de acuerdo con la ley, el acto de aceptación
indica que todos los términos han sido aceptados. Si
una oferta no es aceptada, entonces se considera rec-
hazada.
Ejemplo: José ofrece vender su bicicleta de diez
velocidades a María por $150. María puede aceptar o
rechazar el precio de José. Si acepta, entonces han
establecido un contrato. Si rechaza la oferta, entonces
no existe un contrato.
Por supuesto, usted probablemente tratará con
transacciones más complicadas y con más términos.
Sin embargo, la idea básica es la misma.
Ejemplo:
Maria no responde a la oferta de José. La ley indica
que una oferta sin una fecha de expiración declarada
permanece abierta durante un plazo razonable, el cual
dependerá del tipo de negocio y los hechos. Si Maria
no acepta la oferta, entonces no existe un contrato.
Antes de que María responda a la oferta de José, José
cambia de parecer y le dice a María que ha decidido
no vender su bicicleta por $150. José ha revocado su
oferta y, por lo tanto, María ya no tiene la opción de
aceptarla. Si no se ha aceptado una oferta, entonces la
persona que hizo la oferta puede revocarla.
María no está de acuerdo con comprar la bicicleta por
$150, pero dice que está dispuesta a comprarla por
$100. Maria ha rechazado la oferta original y no
tienen un contrato. En vez, María ha hecho una con-
traoferta que José puede aceptar o rechazar. José y
María todavía evalúan el negocio. Si José está dis-
puesto a vender su bicicleta por $100, entonces hay
un contrato obligatorio.
Además, los negocios pueden de hecho aceptar y crear
contratos sin firmas. El Código Uniforme Comercial
indica que en una negociación entre comerciantes,
32
-68-
un memo escrito por una de las partes en el que se
declara los términos del acuerdo es suficiente para
crear un contrato obligatorio, siempre y cuando la
otra parte no objete dentro de un período de 10 días
después de haber recibido el memo. Esto significa
que usted debe leer su correspondencia con frecuen-
cia para leer cualquier carta o memo que declare con-
firmar un acuerdo o convenio, especialmente si usted
no está de acuerdo con los términos.
Consideración
Un contrato exigible debe tener una consideración
adecuada, lo cual significa que las partes deben inter-
cambiar algo de valor. Esto significa que las partes
deben dar y recibir más que un mero gesto o símbolo
de promesa. La consideración puede ser monetaria,
servicios o mano de obra, propiedad, acciones o
cualquier otra cosa que las partes se prometan a sí
mismos. Sin un intercambio de consideración, la
corte puede concluir que hubo una donación de una
parte a otra y no un contrato.
Ejemplo:
Wendy simplemente promete llevar a su vecino
Gabriel a Disneylandia. La corte no exigirá que se
cumpla esta promesa como un contrato al menos que
Gabriel le haya otorgado algo de valor a Wendy a
cambio de su promesa.
Ejemplo:
Wendy es un agente de viajes y promete llevar a un
grupo de turistas a Disneylandia por una cuota. La
corte determinará que esta promesa es un contrato.
Los turistas prometieron pagar a cambio de un servi-
cio proporcionado por Wendy.
Una vez la corte vea que las partes han incluido algu-
na consideración en su acuerdo, normalmente no
pondrá en tela de juicio la validez de la consid-
eración. Por ejemplo, si una parte establece un con-
trato para vender un artículo por un precio relativa-
mente bajo (poca consideración monetaria), los tri-
bunales generalmente no cuestionarán el valor relati-
vo del bien. Si, sin embargo, la consideración dada
por cualquiera de las dos partes no tiene valor (mon-
etario o de otro tipo), el tribunal concluirá que no hay
suficiente consideración y tratará la transacción
como una donación de una parte a la otra.
Es importante recordar que la consideración no
puede ser algo que una parte esté obligada a hacer
de antemano. Por ejemplo, la promesa de un policía
de servir y proteger no es una consideración para un
contrato porque es parte del deber del policía.
La Necesidad de Términos Definidos
Anteriormente, se discutió que una oferta válida
necesita contener términos claramente definidos.
-69-
A pesar de que los términos para cada contrato
pueden variar, casi siempre ciertos términos son
requeridos. Si su contrato no incluye ciertos términos
importantes, tales como las partes, el precio, la canti-
dad de bienes o descripción de los servicios, y el
plazo que los bienes serán entregados o que los servi-
cios serán rendidos, la corte no podrá exigir que el
acuerdo se cumpla de surgir alguna disputa. Estos tér-
minos requeridos se conocen como "términos materi-
ales."
A pesar de que existen muchas maneras de redactar
cada término de un contrato, sería buena idea incluir
cuanto más detalle específico posible. Mientras más
detalles se incluyen, más claro será el contrato para
cada una de las partes y para cualquier tercera persona
que tendrá que interpretar el contrato. Si hay alguna
disputa, es más probable que se resuelva más rápi-
damente si los términos están claramente definidos.
Otros Tipos de Obligaciones
A pesar de que un acuerde debe completarse para
ser exigible, existen dos circunstancias en las
cuales una corte puede obligar a cumplir el contrato,
aún si las partes no han llegado a un acuerdo comple-
to. La primera situación se conoce como "enriquec-
imiento injusto" y la segunda conocida como una
promesa de preclusión o "promissory estoppel."
¿Qué es "Enriquecimiento Injusto"?
"Enriquecimiento Injusto" ocurre cuando sólo unade las partes se ha beneficiado de un contrato ysería injusta para la dicha parte retener los benefi-cios sin compensar a la otra parte de alguna manera.Cuando esto sucede, la corte usualmente obliga a laparte a cumplir con su parte del acuerdo o devolverel beneficio.
Ejemplo:
Marco acuerda comprar el automóvil de Josefina.Ninguno de los dos ha firmado un contrato pero plan-ifican hacerlo esa misma tarde. Josefina permite queMarco tome el automóvil por la mañana. Marcorehúsa pagar porque no hay un contrato. La cortepuede obligarlo a pagarle a Josefina o devolver elautomóvil.
33
-70-
34¿Qué es un "Promesa de Preclusión"?
"Promesa de Preclusión" es un concepto legal que
permite a la corte determinar que un contrato sea exi-
gible, aún si de otra manera no fuese exigible. Para
reclamar una "Promesa de Preclusión", se deben
cumplir cinco condiciones:
• Una parte (el demandado) hace una promesa a la
otra parte (el demandante) y después no cumple
con su promesa;
• Antes de que el demandado no cumpla con su
promesa, el demandante se basó en dicha promesa,
modificando su conducta en consecuencia;
• El demandado sabía, o debió saber, que el deman-
dante iba a basarse en la promesa;
• El demandante modificó su conducta en conse-
cuencia de la promesa del demandado; y
• La única manera de evitar una injusticia es creando
una obligación exigible.
Ejemplo:
María promete pagarle a José $50 más el costo de las
entradas si él hace la cola y le compra dos entradas
para el juego de fútbol de esa noche. José compra las
dos entradas utilizando su propio dinero. María
después cambia de parecer y rehúsa pagarle a José ni
los $50 ni el dinero que pagó por las entradas. José se
basó en la promesa de María y ella sabía que él lo
haría. Asumiendo que José no puede utilizar las
entradas, la única manera de evitar una injusticia sería
exigiendo el cumplimiento del contrato.
Los Mejores Contratos se Dan PorEscrito
L os contratos por escrito tienen muchas ventajas
en comparación a contratos orales. Es buena
idea establecer por escrito todo acuerdo importante.
Con el lenguaje apropiado, un contrato escrito define
claramente los términos del acuerdo. Los contratos
orales (contratos basados en palabras habladas o en
un gesto) podrían ser legalmente exigibles pero si
surge una disputa o un desacuerdo, será difícil que
una corte determine cuál versión del acuerdo original
es la que más se acerca al trato original. A través de
un acuerdo escrito, sin embargo, hay un récord que
ambas partes y la corte pueden utilizar para orien-
tarse.
Es buena idea establecer porescrito todo acuerdo importante.
Con el lenguaje apropiado, un con-trato escrito define claramente los
términos del acuerdo.
-71-
A veces se requieren contratos escritos. Ciertos
acuerdos deben establecerse por escrito para ser exi-
gibles. La ley, conocida como Ley de Fraude,
requiere que los siguientes tipos de acuerdos se
establezcan por escrito:
• Acuerdos por la venta de bienes que sobrepase el
valor de $500;
• Acuerdos que requerirán más de un año para ejecu-
tarse (por ejemplo, un contrato de trabajo por dos
años);
• Acuerdo para alquilar propiedad por más de un
año ; y
• Para la venta de una propiedad.
A pesar de que un acuerdo escrito no tiene que ser un
contrato formal para satisfacer la Ley de Fraude, el
mismo debe contener los siguientes requisitos:
• La identidad de las partes;
• Razón del contrato (por ejemplo, la dirección de la
propiedad o el tipo de bienes o servicios);
• Los términos materiales del acuerdo (tales como el
precio, el plazo, la cantidad de bienes, etc.); y
• La firma de las partes.
Si un contrato no cumple con estos requisitos, no
quiere decir que no sea válido. Sí significa, sin
embargo, que si una de las partes decide no continuar
con el contrato, la corte no exigirá que dicha parte
cumpla con el contrato.
Elementos de un Buen Contrato Escrito
Un contrato escrito debe identificar las partes,
declarar que han llegado a un acuerdo y describir la
razón y los términos del acuerdo. Mientras más
detalles se incluyan, más claro será el contrato para
cada una de las partes y para cualquier tercera per-
sona que más adelante interpretará el contrato. Sobre
todo, si el contrato no incluye los términos materi-
ales, tales como el precio, cantidad o descripción de
los bienes o servicios a rendir, el plazo de tiempo en
que los bienes o servicios serán rendidos, la corte
podría determinar que el contrato no es exigible.
Además, si usted redacta un contrato, debe incluir
todos los términos de su acuerdo y expresar sus
intenciones. Si un juez tiene que interpretar el contra-
to, cualquier término que no esté escrito en su contra-
to probablemente no constituirá una obligación exigi-
ble.
El siguiente listado incluye muchos de los términos
más comunes que deben incluirse en un contrato. No
todos los términos son necesarios para todo contrato
y existen muchos más que pueden (o a veces deben)
ser incluidos. Es importante buscar asistencia legal a
la hora de redactar o revisar un contrato antes de fir-
marlo, ya que cada situación varía (así como los tér-
minos necesarios para cada contrato).
-72-
Términos a Incluir en un Contrato Escrito
Un contrato sencillo debe incluir los siguientesapartados:
Las PartesLos nombres y las direcciones de cada una de laspartes en el contrato y la forma de organización socialsi las partes están entrando en un negocio (como, porejemplo, una corporación, una sociedad o un negociocon propietario único).
FechaLa fecha en que el contrato es firmado.
Trasfondo (Preámbulo)Uno o dos párrafos que provea información de tras-fondo para el acuerdo. Esto a menuda es necesariopara determinar la intención de las partes de surgiralguna disputa.
EspecificacionesDescripción de lo que cada parte promete hacer (porejemplo, aportar dinero, rendir algún servicio, venderalgo, construir algo, etc.).
PlazosTérmino o tiempo señalado para realizar el trabajo oentregar el producto, etc. Si cumplir con el plazodeterminado es de suma importancia, usted deberáincluir la frase "Plazo convenido es esencial."
DuraciónEl plazo que el contrato tendrá vigencia.
Especificación de Pagos Cuando se requiere pagos, se deberá incluir si lospagos se harán a plazos y las fechas límites parapagar dichos plazos y si se cobrará intereses porpagos con retraso. Si usted esta redactando un contra-to de servicios, o un contrato de duración larga, con-sidere condicionar los pagos a la conclusión de cier-tos plazos determinados.
Las Partes
FechaEspecificación de Pagos
Duración
Especificación
Trasfondo (Preámbulo)
Plazos
-73-
Rebeldía o Inclumplimiento
Cuáles son las acciones que se consideran rebeldía o
incumplimiento de contrato y qué sucedería si una de
las partes cae en rebeldía o no cumple con el contra-
to.
Daños
Si resulta difícil determinar daños en caso de un
incumplimiento de contrato, usted puede establecer
de antemano una suma monetaria fija (en inglés
conocida como "liquidated damages") la parte que
incumple deberá pagar.
Rescisión
Condiciones que permiten que cualquiera de las
partes anule el contrato.
Garantías
Cualquier garantía debe incluirse en el contrato.
Cesiones o Transferencias
Si cualquiera de las partes puede o no transferir el
contrato a otra parte. Si usted transfiere un contrato,
usted cede los derechos y responsabilidades que usted
tiene bajo el contrato a una tercera parte. Si el contra-
to no contiene estas especificaciones, entonces una
corte podría impedir que se lleven a cabo cesiones en
ciertas situaciones.
Avisos
Si avisos de incumplimiento u otra comunicados
relacionados con el contrato serán envidados.
Normalmente, las partes se ponen de acuerdo para
enviar comunicados a las oficinas principales de su
negocio.
Los Derechos Aplicables
Cuáles son los derechos estatales aplicables si surgen
preguntas acerca del contrato. A pesar de que usted
debe incluir esta sección en cualquier contrato, resul-
ta importante tratar este asunto si las partes tienen
operaciones en estados diferentes o si el contrato se
ejecutará en más de un estado.
Firmas
Las firmas de todas las partes del contrato.
-74-
35
Formalidades para Finalizar unContrato
Firmas
C ómo se firma un contrato depende de la estruc-
tura legal de su negocio.
Propietario único: Un propietario único puede firmar
su nombre porque un propietario único no es una
entidad legal separada. La firma puede seguir los
siguientes dos ejemplos (DBA, siglas en inglés, sig-
nifica "doing business as" o "nombre de fantasía"):
Juan del Pueblo
DBA Supermercado Juan
______________________
O
Supermercado Juan
Por:___________________
Juan del Pueblo
Sociedad: Para una sociedad, la siguiente firma es la
más común:
SUPERMERCADO EXPRESO
Una Sociedad en California
Por:__________________
Juan del Pueblo
Socio Principal
Corporación: Para una corporación, se utiliza el sigu-
iente formato:
GROCERY CONNECTION, INC.
Una Corporación de California
Por:__________________
Juan del Pueblo
Presidente
Siempre debe asegurarse de que la persona que firma
el contrato tiene la autoridad para firmarlo. Si la otra
parte es una corporación, usted querrá pedirles una
resolución de la junta de directores o los estatutos
para comprobar que la persona firmando el contrato
tiene la autoridad para hacerlo. Si el presidente de la
corporación es quien firma el contrato, usted no nece-
sita recurrir a esto ya que se presume que el presi-
dente tiene la autoridad para firmar contratos en nom-
bre de la corporación.
Fechas
Cuando usted firma un contrato, incluya la fecha en
que firma el contrato y asegúrese de que las otras
partes hagan igual. Esto demuestra que hubo un acuer-
do entre las parte, lo cual es uno de los elementos esen-
ciales. Una manera para hacer esto es trazar una línea
al lado del espacio donde cada persona va a firmar.
-75-
(Fecha: ____ de _______ de 200_). Es aceptable que
las fechas sean diferentes y, de hecho, es común que
las fechas difieran por unos días o hasta una semana.
Originales
Un contrato es un original siempre y cuando las fir-
mas sean originales. Lo ideal es que cada parte tenga
un original del contrato con todas las firmas origi-
nales. Usted puede hacer esto haciendo que cada
parte firme dos originales para que cada parte retenga
una contrato con las firmas originales. Una fotocopia
o facsímile de un contrato firmado puede crear una
obligación exigible siempre y cuando el juez o árbi-
tro esté convencido de que su documento es un repro-
ducción precisa del original.
Revisión de Contratos
Un contrato puede ser revisado antes o después de
que sea firmado. Si se requiere cambios pequeños
antes de que las partes firmen, usted puede tachar lo ante-
rior y escribir los cambios. Cada parte deberá incluir sus
iniciales para demostrar que consintieron a los cambios.
Si los cambios son extensos, utilice un anejo para
describir los nuevos términos. El anejo debe incluir
lenguaje que declare que en caso de conflicto entre el
contrato principal y el anejo, lo escrito en el anejo
prevalecerá. Ambas partes deberán firmar y fechar el
anejo y el contrato principal.
Una vez un contrato haya sido firmado, usted no podrá
revisarlo al menos que ambas partes estén de acuerdo
con realizar los cambios. Básicamente, las partes
estarán creando un nuevo contrato. La manera más
sencilla de hacer estos cambios es con un anejo. Usted
deberá incluir toda la siguiente información en el
anejo:
• Aludir al contrato anterior identificando la fecha,
nombre de las partes y la razón.
• Identificar todos los cambios.
36
-76-
37• Explicar que si surge un conflicto como conse-
cuencia de los términos del contrato original y el
anejo, los términos del anejo prevalecerán.
• Declare que todos los términos del contrato origi-
nal, con la excepción de los nuevos cambios, per-
manecerán vigentes.
• Firme y feche el anejo y adjúntelo al original.
Contratos Injustos o Ilegales
S i usted hizo un mal negocio, probablemente no
podrá anular el trato ni el contrato. Siempre y
cuando exista un contrato válido, usualmente no
importa si usted pagó demasiado por algo o si no hizo
un buen negocio. A veces, sin embargo, una corte
puede invalidar un contrato si los términos son exce-
sivamente injustos. Por ejemplo, un juez podría liber-
ar a un cliente no sofisticado (un cliente que no puede
leer o que tiene problemas de aprendizaje) de un con-
trato injusto preparado por un vendedor usurero. Rara
la vez esto sucederá cuando se trata de un contrato
establecido por negociantes con experiencia.
Si una cláusula de un contrato es ilegal o va en contra de
la política pública, un juez podría determinar que no hay
una obligación exigible. Por ejemplo, un contrato que
requiere que alguien soborne a un funcionario para obten-
er permiso de construcción, sería nulo.
-77-
Cláusulas Adicionales
A pesar de que las cláusulas mencionadas en las
páginas 72-73 son la norma, existen muchos
otros tipos de cláusulas que pueden ser incluidas en
contratos.
Indemnización
Muchos contractos, especialmente contratos formula-
rios, incluyen provisiones de indemnización. Estas
cláusulas requieren que una o ambas partes compense
al otro por pérdidas o daños. Indemnizar a alguien
significa la promesa de pagar o reembolsar ciertos
gastos y pérdidas. Las cláusulas de indemnización a
menudo requieren que una parte defienda a la otra
contra demandas que surjan a raíz del contrato y
promete no demandar a la otra parte por ciertas cosas.
Cuando evalúe una cláusula de indemnización,
asegúrese de leerla con cuidado y prestar atención a
cuáles son las pérdidas o gastos potenciales que están
cubierto y si sólo una de las partes es responsable por
la indemnización o si ambas están obligadas a ind-
emnizarse recíprocamente. Si usted está de acuerdo
con indemnizar a la otra parte, usted necesita enten-
der que está tomando un riesgo de gastos potenciales
elevados. Usted puede minimizar este riesgo obte-
niendo un seguro, acordar que la otra parte lo indem-
nice a usted y limitar las situaciones que son cubier-
tas bajo la provisión de indemnización.
Cláusula de Renuncia
Las partes en un contrato podrían llegar a un acuerdo
para renunciar a ciertos derechos legales como parte
de la consideración incluida en el intercambio con-
tractual. Una cláusula de renuncia permite que las
partes especifiquen exactamente cuales son los dere-
chos a los que renuncian o no a través de su contrato.
Legalmente, no se puede renunciar algunos derechos,
tales como los derechos constitutionales y los dere-
chos estatales y federales. Pero la mayoría de los con-
tratos sencillos no tendrán nada que ver con estos
derechos. Si usted no está seguro acerca de si puede
renunciar o no a ciertos derechos, sin embargo, usted
debe consultar con un abogado.
Para redactar una renuncia contractual válida, la parte
renunciando a sus derechos deberá hacerlo conciente
e intencionalmente. Esto significa exactamente lo que
dice: cada parte deberá entender cuáles son los dere-
chos a los cuales renuncian y tener la intención de
renunciar a los mismos. A la hora de redactar estas
cláusulas, es especialmente importante especificar
cuáles son los derechos a los que pretenden renunciar
y aquellos a los cuales no pretenden renunciar. Las
cortes por lo general examinarán las cláusulas de
renuncia con mucha atención para asegurarse que la
parte que renunció a un derecho realmente tenía la
intención de hacerlo.
38
-78-
Saneamiento
Una provisión de saneamiento permite a una partecorregir un incumplimiento de contrato. Aún siambas partes en un contrato desean que el acuerdosea válido, una parte podría hacer o no hacer algo queprovoque un incumplimiento de contrato o rebeldía.Esto podría suceder por algún error, malentendido oalgo fuera de la voluntad de las partes (por ejemplo,si un pago se extravía en el correo). Una provisión desaneamiento permite que la parte incumplidora corri-ja el problema antes de que el contrato sea anuladoantes de que la otra parte presente una demanda.
Una provisión de saneamiento usualmente indentificalos tipos de incumplimientos o rebeldías que puedenser saneados, qué se puede hacer para corregirlo, elplazo que la parte tiene para corregirlo y el número deveces que una parte puede incumplir y sanear antesde que el contrato sea anulado.
Aviso
A menudo, las partes de un contrato querrán dar unaviso por escrito antes de tomar una acción específi-ca, tal como anular el contrato o presentar unademanda para obligar el cumplimiento del contrato.Este comunicado se provee mediante una cláusula deaviso. Una cláusula de aviso requiere que una oambas partes dejen saber a la otra de antemano; esdecir, avisar antes de que tomen una acción estipula-da en la cláusula de aviso.
Estas cláusulas de aviso deben contener los proced-imientos específicos para dar el aviso, tales comoaviso por correo, aviso oral personal, aviso por telé-fono o carta, etc. Si la parte que debe dar un avisosigue los procedimientos en el contrato, una corte
generalmente concluirá que cumplió con su debercontractual, aún si la otra parte no recibió el aviso.
Arbitraje
Un contrato puede contener una provisión querequiere que las partes se valgan de un proceso dearbitraje para resolver sus disputas. El arbitraje es unaforma de lo que se conoce como una resolución alter-nativa (fuera de la corte) para resolver disputas. Apesar de que el arbitraje es menos formal que un liti-gio, el arbitraje puede ser exigible en corte. De hecho,las cortes por lo general no están dispuestas a revocarlos resultados en un arbitraje, así que si se decide poresta opción en vez de litigio, usted deberá asumir queel resultado de un arbitraje será la decisión final.
El arbitraje es una de las formas más populares pararesolver disputas por las razones expuestas. Sinembargo, debe evaluar una cláusula de arbitraje conmucho cuidado antes de firmar un acuerdo. Los jue-ces de una corte están sujetos a ciertos criterios uni-versales mientras que los árbitros no. Las cláusulas dearbitrajes deben identificar el proceso para selec-cionar el árbitro.
Cláusula de Fusión ("Merger Clause")
El contrato podría tener una declaración queindique que el contrato constituye una repre-sentación completa de todos los acuerdos, orales oescritos. Añadir esta cláusula significa que el con-trato tiene más peso que cualquier otro acuerdoestablecido antes o después del contrato. Estacláusula en un contrato ilustra que las partes hanacordado que el contrato comprende el plenoentendimiento entre ellos sobre cada asunto.
-79-
Introducción
E sta guia está diseñado para asistir a los propi-
etarios de negocios pequeños y a organizaciones
no lucrativas que entiendan y evalúen sus necesi-
dades de seguro. Las necesidades de seguro son difer-
entes para cada organización. La decisión de obtener
un seguro a menudo implica consideraciones muy
complejas y éstas sólo se mencionan ligeramente en
este folleto. Por lo tanto, usted debe asegurarse de
consultar con un agente de seguros o un abogado
antes de tomar una decisión final sobre la obtención
de una póliza de seguro.
¿Qué es un seguro?
U n seguro es un contrato entre usted y la com-
pañía de seguros. Por una suma de dinero, la
prima de seguro, la compañía de seguros (o asegu-
radora) se compromete a compensar o indemnizarlo a
usted (el asegurado) por ciertas pérdidas específicas,
riesgos o peligros. Existen diversos tipos de seguros
que una organización podría obtener. Estos figuran
entre seguro contra incendios hasta seguro contra
accidente del trabajo. A continuación se ofrecerá una
descripción de algunas coberturas de seguros requeri-
das para negocios pequeños u organizaciones no
lucrativas y otros seguros que usted podría necesitar.
Algunos seguros, aunque son convenientes, no están
a su alcance por razones económicas o porque las
aseguradoras no ofrecen cierto tipo de seguro para su
organización o negocio en específico. El glosario al
final de esta guía describe los tipos de seguros que un
negocio pequeño o una organización no lucrativa
podría considerar.
Sexta Parte: ConsideracionesBásicas en Torno a los Seguros
39
40
-80-
41 42
¿Por qué obtener una póliza deseguro?
U n seguro está diseñado para ofrecerle a organi-zaciones o individuos que trabajan en una orga-
nización la protección adecuadacontra pérdidas catastróficas oresponsabilidad civil. Por ejemplo,si usted conduce un automóvil en unviaje de negocios y usted se veinvolucrado en un accidente con otrovehículo, los dueños de los vehículos, los conduc-tores y pasajeros podrían ser responsables por losdaños ocasionados. La responsabilidad depende de lanaturaleza de los daños y la negligencia o culpabili-dad de las partes implicadas. El estado de Californiarequiere que todo propietario registrado de vehículosde motor obtenga algún tipo de seguro. Esto no sóloprotegería al asegurado contra los daños proclamadossino también podría requerir que la aseguradoradefienda al asegurado en caso de un litigio. Porsupuesto, el nivel de protección ofrecido es limitadopor la cobertura de seguro. Si usted no tiene unacobertura, usted podría verse obligado a no sólo pagarpor los daños a la otra parte sino también defendersecontra cualquier demanda presentada contra usted ypagar por los gastos relacionados con su defensa,tales como honorarios de abogados.
Tipos de Cobertura de Seguro
U n negocio pequeño o organización no lucrativa
requiere por lo menos un nivel mínimo de
seguro para protegerse contra ciertos riesgos a los que
toda organización o negocio está
expuesto. Los tipos de seguros
requeridos por una organización
varían según las actividades, ganan-
cias, riesgos, entre otros factores.
Existen seis áreas a las que se está expuesto:
• Propiedad;
• Directores y Oficiales;
• Crímenes;
• Automóvil;
• Responsabilidad Civil; y
• Accidentes en el trabajo.
Usted debería evaluar con cuidado si su organización
está expuesta a cualquiera de estas áreas. Como mín-
imo, casi toda organización está obligada a obtener
un seguro de responsabilidad comercial, el cual
provee cobertura contra actos de negligencia incurri-
dos por la organización o sus empleados. Como ante-
riormente mencionamos, si la organización posee u
Todas las organizacionesrequiren un nivel mínimo
de seguro.
-81-
opera algún vehículo de motor, debe obtener una pól-
iza de responsabilidad del automóvil. Si tiene varios
empleados, el estado de California requiere un
seguro contra accidentes en el trabajo. También, las
agencias gubernamentales o contratos a los que la
organización está obligada (incluyendo contratos de
arrendamiento) podrían estipular que la organización
mantiene otros tipos o cantidades de seguro.
Otros tipos de seguros (no requeridos por ley o ter-
ceras partes) serán obtenidos generalmente como
una decisión del negocio por parte de la organi-
zación. Por ejemplo, en caso de que sus empleados
malverse fondos que pertenecen a su organización o
a terceras partes, una póliza de seguro contra
crímenes podría ser apropiada. Una organización que
tiene una junta de directores debería también consid-
erar un seguro de responsabilidad de directores y de
oficiales. Si la organización posee propiedad privada
usted podría asegurarla contra daños y pérdidas. Si la
organización posee propiedad inmueble, usted
debería asegurarla para protegerla contra pérdidas, y
si la propiedad está hipotecada, la compañía hipote-
caria le requerirá asegurarla contra pérdidas impre-
vistas. Finalmente, si usted tiene empleados, puede
también considerar ofrecer ciertos beneficios como
seguro de salud o de vida.
Recuerde - no compre un seguro para cada riesgo
pequeño que usted anticipe. Para cada caso (al
menos que el seguro sea compulsorio por ley o ter-
ceros) debe hacer un análisis de gastos y beneficios,
para así evitar primas elevadas para cubrir un riesgo
relativamente bajo.
Seguro de Responsabilidad de Directores y Oficiales
U na de las áreas más importantes a considerar en
cuanto la cobertura de seguro para una corpo-
ración no lucrativa o con fines de lucro es el seguro
de responsabilidad civil de directores y de los ofi-
ciales (D y O). Este seguro protegerá a los oficiales y
directores contra las responsabilidades que podrían
incurrir mientras sirven a la corporación. Esta cober-
tura es importante puesto que permite a una persona
aceptar una posición como un oficial o director de
una corporación sin la preocupación de ser demanda-
do y tener que sacar de su propio bolsillo para pagar
gastos legales. En la esfera de organizaciones no
lucrativos, es esencial obtener una cobertura D y O
para que la organización pueda atraer con éxito a
miembros voluntarios cualificados para que formen
parte de la junta de directores.
Por lo general, en el caso de que se presente una
demanda contra un director u oficial, estarían cubier-
tos bajo la póliza D y O --- y la compañía de seguros
(no el director o el oficial individual) sería respons-
able de pagar la demanda. Esto es también significa-
tivo desde la perspectiva de la organización porque
muchas corporaciones acuerdan indemnizar y man-
43
-82-
44
Finalmente, recuerde tam-bién consultar con otras
organizaciones no lucrativaso propietarios de negocios
en su mismo campo.
tener a sus empleados y directores inmunes contra
ciertas responsabilidades que podrían incurrir durante
sus funciones. Así, si no tuviera una cobertura de
seguro y un empleado o un director fuera responsable
de algo, la organización probablemente tendría que
pagar por cualquier responsabilidad y gastos que el
empleado o el director incurriera en defensa de la
demanda.
Cómo Comprar un Seguro
A ntes de que usted compre un seguro, usted debe
darse la oportunidad de recibir asesoramiento
de expertos y asistencia de un agente de seguros o
corredor. El agente de seguros profesional por lo gen-
eral está adiestrado en el análisis de riesgos y podrá
asistirlo para determinar el tipo y la cantidad de
seguro que usted necesita. Usted debe obtener cotiza-
ciones (por escrito) sobre su seguro y considerar
diversos puntos de vista sobre la cobertura de seguro
más conveniente para su organización. Recuerde que
también la mayoría de los corredores trabajan con
mercados limitados, lo cual significa que quizás sólo
puedan ofrecerle cotizaciones de algunas compañías
de seguros. Pregunte a su corredor cuál es su merca-
do, y si es limitado, vaya a otro corredor o utilice var-
ios corredores - para así obtener una variedad de coti-
zaciones.
Por supuesto, usted puede conseguir cotizaciones a
través del internet. Esta alternativa le ofrecerá infor-
mación general para diversos tipos de seguro. Sin
embargo, no compre un seguro sin antes consultar
con un agente. Finalmente, recuerde también consul-
tar con otras organizaciones no lucrativas o propi-
-83-
etarios de negocios en su mismo campo. Esto podría
proporcionarle a usted información valiosa, imparcial
y práctica. Si usted es miembro de una asociación u
organización comercial, quizás podría obtener un
seguro a través de ellos.
Consideraciones Para Obtener unSeguro
A l comprar cualquier seguro, existen varios
aspectos que debe considerar. Éstos incluyen:
La Cantidad de la Cobertura Que Compra
La gran mayoría de las pólizas de seguro contienen
límites en la cobertura de responsabilidad civil. El
límite de la responsabilidad es la cantidad máxima de
dinero que la póliza pagará en el caso de que haya una
reclamación cobertura por la póliza. Así, si usted
desea comprar una póliza de seguro de responsabili-
dad civil, usted necesitará determinar la cantidad de
cobertura suficiente para proteger a su organización
en el caso de pérdidas.
También, determine si la cantidad de la cobertura
incluye costos tales como defensa legal. Si los costos
de defensa legal se incluyen en el límite de la cober-
tura, la cantidad de cobertura que se pagará en la
demanda será compensada por los costos legales
pagados en defensa de la demanda. Por ejemplo, si la
organización compra una cobertura por la cantidad de
45
-84-
$500,000.00, y los costos de defensa legal son
$400.000,00, después la organización recibirá sola-
mente $100,000.00 para pagar la demanda. Si la
demanda sobrepasa los $100,000.00, la organización
tendrá que pagar la diferencia. Por lo tanto, es mejor
negociar que los límites de la cobertura excluyen, en
vez de incluir, el costo de defensa legal.
El Costo
El costo de seguro es a menudo difícil de determinar
y será específico al tipo de negocio que usted opera y
el tipo de riesgo más prevaleciente en tal negocio. Sin
embargo, existen varias cosas que usted debe saber.
Primeramente, el seguro es un mercado competitivo,
por lo que usted definitivamente debe orientarse bien
y comparar. A pesar de que es inevitable que el costo
de la póliza varía según la cobertura de seguro, al
comparar e investigar usted se asegurará de que con-
seguirá mayor rendimiento por el mejor precio. En
segundo lugar, usted debe averiguar la base de sus
primas. Esto dependerá de su tipo de negocio y el tipo
de seguro. Por ejemplo, algunas primas de negocios
son calculadas según la nómina de pago, otras se
basan en ventas brutas, y aún otras en el número de
unidades, el espacio de oficina o metro cuadrado. Si
usted puede calcular la base para la prima, usted
podrá comparar ese número con otras bases utilizadas
por otras compañías de seguros. Como mínimo, usted
estará bien informado al negociar el costo del seguro.
Finalmente, observe que la manera más fácil de
reducir el costo es mediante un deducible elevado - la
porción que usted o su organización se hace respons-
able. Esto se explica en la sección de esta guía titula-
da las "Cantidades Deducibles de una Póliza."
¿Quién está asegurado bajo la póliza?
Esta consideración es importante cuando usted nece-
sita cubrir no solamente su organización, sino ofi-
ciales, directores y empleados de su organización.
Por ejemplo, el seguro contra responsabilidad civil de
directores y de oficiales no asegura generalmente a la
corporación, al menos que la corporación esté nom-
brada (junto con los directores y oficiales) como ase-
gurado. Esto podría ser significativo cuando deman-
dan a un director o a un oficial por acciones indebidas
puesto que la corporación generalmente también se
incluye. Si la corporación no estuviese asegurada
bajo la póliza no se ampararía bajo la cobertura y ten-
dría que conseguir su propia representación legal para
defender la corporación; la corporación sería respon-
sable por cualquier acción de su(s) oficial(es) o direc-
tor. También, la póliza debe cubrir cualquier emplea-
do adicional, oficiales o director adicionales que
podrían unirse a la organización durante el término de
la póliza. Las organizaciones no lucrativas deben
también tener voluntarios que sean asegurados nom-
brados bajo póliza.
-85-
Cantidades Deducibles de una Póliza
Otro factor que usted debe considerar cuando compre
un seguro es la cantidad del deducible de la cobertu-
ra de seguro. Por ejemplo, si usted elige un deducible
de $500.00 significa que usted tendría que pagar los
primeros $500.00 de cualquier demanda antes de que
obliguen a la compañía de seguros a pagar cualquier
cantidad. Si la demanda es por $1,500.00, usted ten-
dría que pagar los primeros $500.00 y la compañía de
seguros pagaría los $1,000.00 restantes. Una pro-
visión deducible en una póliza de seguro es una
forma de auto-seguro. Mientras más alta sea la canti-
dad del deducible en una póliza de seguro, más baja
debe ser la prima. Usted necesita sopesar cuánto la
organización puede permitirse pagar si hay un
deducible en la póliza contra el costo de la cobertura
completa. Las compañías de seguros
prefieren generalmente deducibles
más altos para pólizas de seguro
porque un asegurado no presentará,
por lo general, una reclamación
sobre una pérdida a menos que exce-
da la cantidad del deducible y, por lo tanto, la com-
pañía de seguros evitará cualquier gastos en forma de
demanda, investigación o arreglo.
"Pólizas de Dos Tipos: "Reclamos" vs."Incidente"
Los seguros se vende como póliza "reclamos" o "de
incidentes". El tipo de póliza que usted consiga vari-
ará según el tipo de seguro que usted compre. Por
ejemplo, un tipo de póliza de incidentes será encon-
trado generalmente en pólizas de responsabilidad
comercial. El seguro de directores y oficiales es casi
siempre "reclamos." Las pólizas de incidentes ofre-
cen generalmente mejor protección a los asegurados.
Una póliza de seguro de incidentes proporciona pro-
tección si usted está asegurado cuando ocurre el inci-
dente. Así, si un incidente ocurre durante un período
en que una póliza de seguro está en vigencia, y la
demanda se presenta muchos años después de que
expire la póliza, usted todavía estaría protegido si
usted compró una póliza de seguro de incidente.
Una póliza de seguro "de reclamos"
requiere que la póliza de seguro esté
vigente en el momento en que ocurrió
la reclamación y cuando la demanda
o pleito legal se presente contra
usted. La póliza contendrá exclusiones específicas
para las reclamaciones basadas en los actos que ocur-
rieron antes de que la póliza entrara en efecto y
excluye las reclamaciones hechas después de que
expire la póliza. Así, si el suceso que da lugar a la
reclamación ocurre y después expira la póliza de
seguro, y se presenta una pleito o demanda legal con-
tra usted, usted no estaría protegido bajo la póliza de
seguro "de reclamos". Por lo tanto, esta consideración
es sumamente importante a la hora de comprar una
póliza o de cambiar de compañía de seguros.
Asegúrese de que usted recibirá la protección para las
Las pólizas de incidentesofrecen generalmentemejor protección a los
asegurados.
-86-
reclamaciones que podrían caer dentro de esta área de
no-cobertura comprando una forma apropiada y con-
veniente de seguro. Éstos comúnmente se conocen
como "cobertura previa" ("prior coverage") para
reclamaciones preexistentes (o "tail coverage") para
reclamaciones hechas después de la expiración de la
póliza.
¿Cuáles son otras exclusiones de la póliza?
Todas las pólizas de seguro contienen exclusiones
estándares. Por ejemplo, los daños punitivos no están
asegurados. Algunas pólizas también excluirán actos
intencionales, tales como agresión o difamación. La
mayoría de las pólizas de seguro contienen una
exclusión por contaminación provocada por usted o
terceros aunque usted se encuentre implicado en un
pleito legal por contaminación. La terminación ilícita
de empleo es otra área que podría o no ser excluida.
Repase cuidadosamente las exclusiones en cualquier
póliza que usted esté considerando. Si usted consid-
era que dichas exclusiones son las áreas de mayor
riesgo para usted y que, por lo tanto, desea estar ase-
gurado, discútala con su compañía o corredor de
seguros. La cobertura de seguro puede añadirse casi
siempre bajo provisión especial o por el pago de una
prima adicional.
Solicitud de Seguro
Asegúrese de que su información sea exacta y com-
pleta en su solicitud para la obtención de un seguro.
La mayoría de las compañías de seguros requerirán
que usted rellene un formulario o solicitud para la
obtención de un seguro antes aceptar proveerle a
usted cualquier seguro. ¡Si cualquiera de la informa-
ción contenida en la solicitud es incorrecta o no está
completa y una reclamación basada en una respuesta
inexacta surge, la compañía de seguros podría negar-
le cobertura como resultado de la información incor-
recta en su solicitud, incluso si usted ha pagado todas
sus primas! En ciertos casos usted podría ser acusado
de fraude y de cargos criminales por perjurio si usted
sabía que la información proporcionada era falsa. Si
usted tiene cualquiera duda sobre la solicitud para la
cobertura de seguro, debe ponerse en contacto con su
agente de seguros o con un abogado.
Derecho a Terminar o a No Renovar Su Póliza
Recuerde que cuando usted primero obtiene un
seguro, la compañía de seguros tiene generalmente
un período de 60 días durante el cual puede repasar su
solicitud y decidir si desea ofrecerle a usted su cober-
tura. Si se requiere una inspección de la propiedad, la
compañía de seguros puede hacerlo y verificar que la
tarifa de su póliza y la prima sea correcta. La com-
pañía puede optar por anular su póliza en cualquier
momento durante este período de 60 días, pero debe
avisarle con 10 días de anticipación. Una vez se haya
cumplido el período de 60 días, por lo general la com-
pañía no podrá cancelar la póliza, a menos que usted
no pague sus primas o la compañía descubra fraude.
Finalmente, si la compañía de seguros no se prepone
renovar su póliza, debe darle por lo menos un aviso
con 60 días de anticipación antes de la expiración de
la póliza actual.
-87-
Cobertura del Costo de Reposición o DelValor del Mercado
Cuando usted asegura una propiedad inmueble o per-
sonal, usted podría tener la opción de asegurar por el
costo de reposición o del valor del mercado de la
propiedad. En el caso de una pérdida, el seguro del
costo de reposición paga el costo por reemplazar la
propiedad perdida o dañada. Así, si su edificio de
oficinas fuera destruido y costara $100,000 para
reponerlo, la compañía de seguros reembolsaría la
totalidad de la cantidad de esa pérdida. Sin embargo,
si usted asegurara el valor del mercado del edificio, y
el mismo cuesta $90,000 pero había
despreciado en valor a $75,000,
usted recibiría solamente $75,000
de la compañía de seguros para
cubrir su pérdida.
Provisiones del Co-Seguro
Las pólizas de seguro para la propiedad contienen
una cláusula de coseguro que le requiere a usted ase-
gurar su propiedad por la cantidad especificada en la
póliza. La cantidad especificada es generalmente el
80% del valor del mercado de la propiedad. Si usted
no asegura por el valor del mercado de la propiedad,
usted estaría cosegurando la pérdida con la compañía
de seguros. Supongamos que el valor de reposición
de su edificio es de $100,000 con un requisito del
coseguro de 80%. Según este ejemplo, usted tendría
que asegurar el edificio por no menos de $80,000. Si
usted asegurara solamente $40,000 y hay una pérdida
total de la propiedad, usted habría cosegurado sola-
mente 50% de la pérdida y la compañía de seguros
solamente le pagaría $40,000 por la pérdida.
¿Quién es su compañía de seguros?
Algunas compañías de seguros, como cualquier otro
negocio, son más sólidas y tienen mayor estabilidad
financiera que otras. Usted debe confirmer de que la
compañía de seguros aún exista cuando usted incur-
ra en una pérdida. Puesto que usted ha pagado a la
compañía de seguros para recibir protección, usted
espera que le paguen cuando ocurra una pérdida.
Hay agencias que evalúan la estabilidad financiera
de las compañías de seguros. La agencia mejor
conocida es A. M. Best Company, Inc. Su corredor
de seguro tendrá la capacidad de comprobar cuál
sería la mejor compañía de seguros
que usted podría utilizar. Si usted
no tiene un corredor de seguros,
pida que la compañía de seguros le
provea una copia de su mejor eval-
uación o lo compruébelo usted
mismo en su biblioteca más cercana.
El Departamento de Seguro de California licencian a
las compañías de seguros que hacen negocio en el
estado de California. Existen también compañías de
seguros sin licencia que venden seguros. Sin embar-
Usted debe confirmer de quela compañía de seguros aúnexista (y solvente) cuando
usted incurra en una pérdida.
-88-
46go, utilizar los servicios de una compañía de seguros
sin licencia es más arriesgado porque éstas no operan
bajo las estrictas regulaciones financieras de solven-
cia y las provisiones a las que una compañía con
licencia en el estado de California está sujeta, además
de no estar coberturas por la Asociación de Garantía
de Seguro de California en el caso de insolvencia.
¿Necesita usted un gestor de riesgos?
Un gestor de riesgos es un profesional adiestrado que
puede ayudar a su organización a controlar los ries-
gos que podrían causar una pérdida financiera y
determinan los medios más eficaces de financiar
dicha pérdida. Como organización no lucrativa o
nuevo negocio, es poco probable que usted podrá
obtener los servicios de un gestor de riesgos (por lo
menos durantes las fases iniciales). Por lo tanto,
usted debería obtener este tipo de ayuda de su corre-
dor de seguros o aseguradora puesto que algunas
compañías de seguros pueden proporcionar estos
servicios sin costo. Si la compañía de seguros realiza
una inspección y hace las recomendaciones para las
mejoras, el costo de tales mejoras podría ser signi-
ficativo. Seguir las sugerencias contenidas en el
informe podría prevenir daños o pérdidas y, a la
larga, ahorrarle tiempo y dinero a usted y a su com-
pañía.
Su Póliza de Seguro
U na vez haya obtenido su seguro, usted debe
recibir un contrato provisorio del seguro firma-
do por el agente o la compañía de seguros. El contra-
to provisiorio proporcionará toda la información
sobre el seguro que usted ha obtenido. El mismo será
válido por hasta 90 días hasta que finalice la emisión
de la póliza de seguro. Su póliza de seguro es un doc-
umento jurídico importante que establece los dere-
chos y las responsabilidades de las partes. Asegúrese
de revisarlo para cerciorarse que usted está recibien-
do el nivel de cobertura que usted negoció y de que
no hayan excepciones que usted no estaba al tanto. Si
tiene alguna duda respecto a la póliza, pregunte a su
corredor o compañía de seguros. Si dudas sobre el
nivel de cobertura proporcionado por la póliza,
solicite una confirmación por escrito de su conver-
sación. Mantenga la póliza y cualquier corresponden-
cia en un lugar seguro y no olvide pagar sus primas
cuando es debido.
-89-
Dónde Puede Recibir Ayuda
Si tiene un problema con su compañía de seguros
o corredor, comuníquese con el Departamento de
Seguros del Estado de California a través de la línea
telefónica para el consumidor de seguro al 800-927-
4357, o (213) 897-8921, o en el Internet en:
http://www.insurance.ca.gov.
Si usted es una organización no lucrativa y necesita
ayuda para obtener un seguro, puede ponerse en con-
tacto con la Alianza de Seguro para Organizaciones
No Lucrativas de California ("Nonprofits Insurance
Alliance of California"), P.O. Box 8507, Santa Cruz,
CA 95061-8507, 800-359-6422, http://www.niac.org.
Si no puede obtener un seguro para su propiedad,
podría mediante el Plan Justo de California, llaman-
do al 800-252-0089.
Comprar un seguro consiste en una de las decisiones
económicas más importantes que le requerirán para la
administración de su negocio u organización no
lucrativa. Su futuro financiero puede depender del
seguro que usted haya comprado. La obtención de un
seguro adecuado para sus necesidades requiere tiem-
po y esfuerzo.
Finalmente, recuerde que el seguro cubre solamente
específicamente los riesgos indicados en la póliza.
Usted no debe apenas asumir, porque compró una
póliza de seguro, que estará protegido contra todo
tipo de riesgo. Diversas pólizas cubren diversos y
muy específicos tipos de riesgo. ¡Lea su póliza de
seguro cuidadosamente para saber cuáles son los ries-
gos asegurados!
Su recompensa por el tiempo y esfuerzo que ha inver-
tido será una mayor comprensión del seguro que
usted ha comprado y la tranquilidad mental que ten-
drá al saber que usted está asegurado apropiada-
mente.
Al final de este folleto, usted podrá encontrar un
glosario sobre los diversos tipos de seguros
disponibles para organizaciones no lucrativas o
pequeñas empresas y algunos términos de seguros
que usted podría tropezarse durante el proceso de la
obtención de su seguro.
47
I
-90-
48
49
Introducción
E l derecho fiscal o las leyes de impuesto federal
que gobiernan a los pequeños negocios son bas-
tante extensas. El propósito de esta guía es proveer
información de impuesto federal básica a los propi-
etarios de pequeños negocios. Se discutirá los
impuestos que los negocios deben pagar, así como
algunas consideraciones no relacionadas con
impuestos que los dueños del pequeño negocio deben
conocer. Recomendamos que todos los dueños se
comuniquen con un profesional de impuestos que
pueda aconsejarlos para más detalles.
Selección de una Estructura Legalpara su Negocio
C uando usted decide comenzar un negocio, usteddebe primero elegir la estructura legal o forma
jurídica del negocio que usted desea organizar. Usteddebe tomar en cuenta todas las consideracioneslegales y contributivas que están implicadas en cadaforma de organización. Esta guía aborda algunosasuntos sobre impuestos federales que los nuevospropietarios de negocios deben considerar. Para másinformación, visite la sección de formularios y publi-caciones del sitio web del IRS en http://www.irs.gov.Antes de visitar la página, revise la lista al final deeste folleto para familiarizarse con los títulos de laspublicaciones relevantes del IRS.
Esta guía considera algunas de los asuntos sobreimpuestos que se relacionan con las siguientes estruc-turas legales de negocio:
• Propiedad Unica • Sociedad en Comandita• Corporación• Corporación de Clase "S"• Compañía o Sociedad de Responsabilidad
Limitada (LLC, siglas en inglés)
Séptima parte: ConsideracionesSobre Impuestos Federales para
Negocios Pequeños
-91-
Estructuras Legales
Una propiedad única es una estructura en la cual un
particular es el único propietario y operador del nego-
cio. El propietario y el negocio constituyen una enti-
dad para propósitos legales y de impuestos, lo cual
significa que el dueño de una propiedad única es
responsable personalmente de todos los riesgos y
responsabilidades comerciales. Un propietario único
reporta los ingresos de su negocio en su propia planil-
la o declaración de impuestos personal.
Sociedad
Una sociedad también constituye una sola entidad
para propósitos legales y de impuestos. Simplemente,
una sociedad representa el acuerdo entre dos o más
personas para establecer un negocio juntos. Dado que
una sociedad es simplemente un arreglo
entre personas, una sociedad no consti-
tuye una entidad comercial con una
existencia separada de las personas
que establecieron el acuerdo.
Los socios deben rendir sus declara-
ciones anualmente a el Servicio de
Rentas Internas detallando las opera-
ciones de la sociedad, pero una sociedad
como tal no paga ningún impuesto o contribución.
Sin embargo, esto no significa que las operaciones de
una sociedad no son libres de impuesto sino que los
socios incluyen todas las ganancias, pérdidas y
deducciones de la sociedad a sí mismos, y entonces
los socios declaran esos artículos en sus propias
declaraciones de impuestos.
Corporación
Una corporación se diferencia de una propiedad única
y de una sociedad en la medida en que es una entidad
separada que existe aparte de sus propietarios, los
cuales se llaman accionistas. Dado que una corpo-
ración tiene una existencia separada, sus propietarios
por lo general no son personalmente responsables de
los riesgos y responsabilidades comerciales. Una cor-
poración paga impuestos sobre las ganancias y tiene
que rendir una declaración anualmente. Si una corpo-
ración distribuye sus ingresos entre sus accionistas,
éstos deben declarar estos ingresos en sus propias
declaraciones de impuesto personal.
Corporación de Clase “S”
Las corporaciones americanas más pequeñas que
cumplen ciertos requisitos particulares pueden elegir
la estructura de Corporación de Clase
“S”, y así evitan pagar impuestos sobre
las ganancias o ingresos de su nego-
cio. Los accionistas de la
Corporación de Clase “S”, como
los socios de una sociedad, determi-
nan la cantidad de los ingresos, pér-
didas, etc. de su corporación que
pertenece a cada accionista, quienes
entonces incluyen dichas cantidades en sus declara-
ciones personales de impuesto.
Compañía de Responsabilidad Limitada (LLC)
Existen dos tipos diferentes de Compañías de
Responsabilidad Limitada (LLCs): la primera tiene
un solo miembro y la segunda más de un miembro o
-92-
propietarios. Para efectos legales, ambas formas de
LLCs se tratan como entidades separadas de sus
dueños. Por lo tanto, los propietarios de una LLC por
lo general no tienen ninguna responsabilidad person-
al por las responsabilidades comerciales y los riesgos
de la compañía. Sin embargo, ambas
formas de LLC reciben un trato
diferente para efectos de impuestos.
Compañía de ResponsabilidadLimitada Compuesta por un Solo Miembro
Aunque una LLC compuesta por un solo miembro es
legalmente una entidad distinta de su dueño, la ley de
impuesto federal no considera tal LLC como una
entidad separada para propósitos de impuesto. La ley
de impuesto federal trata a una LLC compuesta por
un solo miembro como si fuera inexistente. Por lo
tanto, el dueño de un LLC de un solo miembro
declara todas las ganancias, pérdidas, etc. de la com-
pañía en su propia declaración personal de impuestos.
Compañía de Responsabilidad LimitadaCompuesta por Varios Miembros
La mayoría de las LLCs compuestas por varios
miembros funcionan como una sociedad. Por lo tanto,
la ley de impuesto federal trata automáticamente a
una LLC de este tipo como una sociedad para
propósitos de impuesto. Como con una sociedad, los
miembros (o dueños) presentan una declaración de
impuestos al IRS, e incluyen en sus propias planillas
de impuesto todas las ganancias, pérdidas, etc. de la
compañía.
La ley de impuesto federal permite que las LLCs con
varios miembros tenga la opción de que no sea trata-
da como una sociedad para propósitos de impuesto.
Así, esta clase de LLCs puede elegir que el IRS la
trate como una corporación para propósitos de
impuesto. Como con una corporación, una LLC
estaría sujeta a los impuestos sobre
sus ganancias, y sus miembros
estarían sujetos a impuestos sobre
cualquier cantidad que el LLC repar-
ta entre ellos.
La ley de impuesto federaltrata a una LLC compuestapor un solo miembro como
si fuera inexistente.
-93-
Tareas Básicas Para Cumplir con lasLeyes de Impuesto
D espués de que usted seleccione la estructura
jurídica para su negocio, usted debe realizar
algunas tareas administrativas para ayudar a su nego-
cio a cumplir con las leyes de impuesto federal.
Solicite un Número de Identificación dePatrono
El IRS utiliza los Números de Identificación de
Patrono (EINs) para identificar negocios. Usted
puede considerarlo similar a un número de Seguro
Social (SSN, siglas en inglés) para su negocio. El IRS
requiere que todas las corporaciones, sociedades, cor-
poraciones de Clase “S” y LLCs tengan un EIN.
También, cualquier negocio de propiedad única que
tenga empleados debe tener un EIN.
Los negocios pueden conseguir un EIN del IRS por
correo, teléfono o fax. Aunque las opciones de telé-
fono y fax parecen ser más rápidas, muchos negocios
han encontrado que el correo suele ser el mejor méto-
do. Los negocios que usan el correo reciben por lo
general un EIN en 4 o 5 semanas. Por lo tanto, es
buena idea solicitar un EIN tan pronto como usted
organice su negocio. Para conseguir un EIN, llene el
Formulario SS-4, solicitud para el Número de
Identificación de Patrono. Usted puede descargar la
solicitud de la sección de Formularios y
Publicaciones del sitio web del IRS:
http://www.irs.gov, o puede llamar al IRS al 1-800-
829-1040 para recibir una solicitud por correo.
Su negocio debe solicitar un EIN cuanto antes porque
el IRS requiere que la mayoría de los negocios rindan
planilla y depositen pagos por impuestos varias al
año. Si usted no tiene un EIN para cuando su negocio
tenga que rendir planilla o depositar un pago, escriba
"solicitado" y la fecha en que usted solicitó el EIN en
el espacio proporcionada en el formulario para el
EIN.
Establezca un Método para RecogerNúmeros de Identificación del Beneficiario
La mayoría de los negocios hacen pagos a "bene-
ficiarios" que deben ser declarados al IRS. Estos
pagos son declarados en las planillas de contribu-
ciones, lo cual se elabora más detalladamente
abajo. Los negocios deben incluir el Número de
Identificación de cada beneficiario en las declara-
ciones o planillas de impuestos para que el IRS
sepa quién recibió cada pago.
Empleados
Su negocio está legalmente obligado a solicitar el
Número de Seguro Social (SSN, siglas en inglés)
de cada empleado. Cuando su negocio paga a sus
50
-94-
empleados, debe proveer al IRS información que (a)identifique a cada empleado, y (b) declare la cantidadque el negocio pagó al empleado. El negocio debeincluir el SSN del empleado en esas declaraciones.
Para asegurarse de que su negocio tenga una copiaexacta de cómo el nombre de cada empleado apareceen su tarjeta de Seguro Social, es una buena ideahacer una fotocopia de la tarjeta de cada empleado elprimer día que el empleado comienza a trabajar parael negocio. Si un empleado no tiene una tarjeta, o siel nombre en la tarjeta no está correcto, usted debeinstar al empleado a que solicite una tarjeta nueva uti-lizando el Formulario SS-5, solicitud para una tarjetade Seguro Social, con la Administración de SeguroSocial (SSA, siglas en inglés). El empleado puedeconseguir una copia del Formulario en una oficinalocal de la SSA, llamando al1-800-772-1213, odescargando el formulario del sitio webhttp://www.ssa.gov de la SSA.
Otros Beneficiarios
Su negocio está obligado a declarar todo pago querealice a otros individuos y organizaciones del nego-cio al IRS. Si su negocio realiza pagos a un provee-dor de servicio individual que no sea un empleado desu negocio (por ejemplo, un contratista independi-ente) que el negocio debe declarar al IRS, usted debeasegurarse de que el individuo provea su SSN.Asimismo, si usted realiza pagos a otra organizaciónque su negocio esté obligado a declarar al IRS, usteddebe pedirle a esa organización que provea su EIN.
Utilice el Formulario W-9 (Solicitud de Número deIdentificación del Contribuyente y Certificación),para conseguir el SSN de un individuo que no seaempleado o el EIN de la organización. Usted puede
descargar el formulario de la sección de Formulariosy Publicaciones del sitio web del IRS:http://www.irs.gov, o puede llamar al IRS al 1-800-829-1040 para solicitar que se le envíe el formulariopor correo.
Elija un Método de Contabilidad
Los métodos de contabilidad determinan (a) cómo losnegocios deben declarar sus ingresos y gastos y (b)cuando los mismo deben ser declarados. El IRSrequiere que los negocios seleccionen un método decontabilidad aceptable y constante. Su negocio debecontinuar utilizando el método de contabilidad queutiliza en su primera declaración de impuesto hastaque solicite el permiso del IRS para cambiar a unmétodo diferente. También, usted debe pedir permisopara cambiar la contabilidad de sus negocios. Por lotanto, su negocio debe adoptar un método de con-tabilidad razonable cuanto antes.
Su negocio no puede utilizar diversos métodos decontabilidad para calcular sus impuestos sobre ingre-sos y para guardar sus registros. La ley también orde-na que su negocio adopte un método de contabilidadque refleje claramente los ingresos de su negocio. Porlo general, un método de contabilidad refleja clara-mente los ingresos si utiliza constantemente los prin-cipios de contabilidad que son relevantes para sunegocio. Sin embargo, el método de contabilidaddebe proporcionar un tratamiento similar para todoslos gastos e ingresos en todos los años para pagarimpuestos de negocios.
Los dos métodos de contabilidad más comunes sonla contabilidad mediante el sistema de lo percibido("Cash Method"), y el método contable basado en
-95-
el criterio de lo devengado ("Accrual Method"). En el
primero, declare sus ingresos el año en que fue
recibido. Deduzca o capitalice los gastos en el año
fiscal que son pagados. En el segundo, por lo gener-
al, declare sus ingresos el año en que fueron ganados,
aunque reciba el pago otro año. Deduzca o capitalice
los gastos en el año en que se incurren en dichos gas-
tos, aún si no son pagados ese año.
NOTA: Hay solamente un método
de contabilidad de lo percibido, pero
hay varios métodos de contabilidad
basados en el criterio de lo devenga-
do.
NOTA: Si su negocio lleva un inventario, debe uti-
lizar un método de contabilidad basado en el criterio
de lo devengado para las compras y ventas del nego-
cio.
Adopte un Año de Impuesto
Su negocio debe calcular sus impuestos sobre ingre-
sos y presentar una declaración de impuestos basada
en un periodo anual de contabilización, o un año de
impuesto. Por lo general, un año de impuesto consiste
de 12 meses consecutivos. La mayoría de los nego-
cios pueden seleccionar entre un año calendario o un
año fiscal para pagar sus impuestos. El año calendario
es un período de 12 meses consecutivos que comien-
za el 1ro de enero y que terminan el 31 de diciembre.
El año fiscal consiste, por lo general, de 12 meses
consecutivos que termina el último día de cualquier
mes, con excepción de diciembre.
La mayoría de los negocios que nunca han presentan-
do su declaración de impuestos pueden elegir entre
un año calendario o un año fiscal. Así como con el
método de contabilidad de sus negocios, es buena
idea seleccionar su año de impuesto lo más pronto
posible, porque su negocio debe continuar utilizando
el año de impuesto que adopta en su primera
declaración de impuestos. En cualquier caso, su
negocio debe elegir un año de impuesto para la fecha
límite de su primera declaración de
impuestos (sin incluir extensiones).
Además, su negocio debe también
obtener el permiso del IRS para
cambiar su período anual de
impuestos.
Una propiedad única debe operar en el mismo año
contributivo de su propietario individual. También,
algunas reglas especiales se aplican a las sociedades,
a las corporaciones de Clase “S”, y a las LLCs
tratadas como sociedades para propósitos de
impuestos federales. También, los negocios sin expe-
dientes adecuados, un período de contabilización
anual, o aquellos con períodos de contabilización
anuales que no califican como año fiscal deben uti-
lizar un año calendario para sus impuestos.
Su negocio debe elegir unaño de impuesto para la
fecha límite de su primeradeclaración de impuestos(sin incluir extensiones).
-96-
51
Impuestos Federales Que se Aplican alos Negocios
L as reglas de impuesto que se aplican a los nego-cios son increíblemente extensas y complejas. En
este folleto no intentamos cubrir ninguna de las reglasparticulares que se aplican a los negocios.Recomendamos que usted consulte con un profesionalde impuestos respecto a sus asuntos de impuestos de sunegocio.
La forma de negocio que usted opera determina losimpuestos que usted debe pagar y cómo los paga. Losnegocios están sujetos a las siguientes formas con-tributivas:
• impuesto sobre ingresos• impuesto de autoempleo• impuestos laborales• impuestos sobre el consumo o ventas
Este folleto cubre ligeramente los aspectos procesalesdel impuesto sobre los ingresos y del impuesto deautoempleo. Para una discusión detallada de las reglasque gobiernan los impuestos laborales, vea laPublicación 15, Circular E, Guía del IRS sobre elimpuesto del patrono, situada en la sección deFormularios y Publicaciones del sitio web del IRS,
situada en http://www.irs.gov. Para más informaciónsobre los impuestos sobre el consumo o ventas, vea lapublicación 510 del IRS disponible en la misma áreadel sitio web del IRS.
Impuestos Sobre Ingresos
Todos los negocios excepto las sociedades (y las LLCstratadas como sociedades para propósitos de impuesto)deben presentar una declaración de impuestos anual.Las sociedades (y las LLCs tratadas como sociedadespara propósitos de impuesto) declaran su planilla infor-mativa. La forma de su negocio depende de cómo seorganiza su negocio.
Aunque la mayoría de los negocios presentan sudeclaración de impuestos anualmente, éstos depositansus pagos varias veces a través del año fiscal. Si sunegocio no deposita su impuesto estimado a través delaño, o si no deposita suficiente impuesto estimado através del año, puede estar sujeto las penalidades y aintereses (este punto será discutido más adelante).
Si usted es propietario de una corporación (o una LLCtratada como corporación para propósitos deimpuestos), usted debe realizar por lo general pagosestimados si usted espera que la corporación debaimpuestos de $500 o más cuando usted presente suplanilla contributiva. El IRS requiere que su negociodeposite estos pagos.
Ciertas personas que poseen participaciones en organi-zaciones comerciales, con excepción de corporaciones(y de LLCs tratadas como corporación para propósitosde impuestos) pueden estar obligadas a depositarpagos por impuestos estimados a través del año. Estaspersonas deben realizar por lo general pagos porimpuestos estimados si esperan deber de $1,000 o másdólares cuando rindan su planilla contributiva.
-97-
Impuesto del Auto-Empleo
Los dueños de propiedades únicas y personas que tra-
bajan por cuenta propia están sujetas a impuestos de
auto-empleo. Por lo general, el impuesto de auto-
empleo recoge Seguro Social y los pagos de Seguro
por Enfermedad ("Medicare") para estas personas.
Los pagos del impuesto de auto-empleo se acreditan
a su cobertura bajo el sistema del Seguro Social.
Las personas que reciben ganancias netas de $400 o
más (excepto ingresos relacionados con actividades
eclesiásticas) deben pagar impuestos de auto-empleo.
Los individuos que ganan relacionadas con activi-
dades eclesiásticas de $108.28 o más deben pagar
impuesto de auto-empleo.
Gastos del Negocio
Usted puede deducir los gastos de su negocio en su
declaración de impuestos. Éstos son los gastos para el
funcionamiento de su negocio. Para que sea
deducible, un gasto debe ser ordinario y necesario.
Un gasto ordinario es uno que es común y aceptado
en su campo del negocio, del comercio, o de la pro-
fesión. Un gasto necesario es uno que es provechoso
y apropiado para su negocio, comercio, o profesión.
Un gasto no tiene que ser absolutamente requerido
para ser considerado necesario.
Hay muchos gastos que usted podría deducir. Lea las
instrucciones del formulario de su declaración de
impuestos, y la Publicación 535; todos están situados
en la sección de las Formularios y Publicaciones del
sitio web del IRS, en http://www.irs.gov.
Declaraciones Informativas
S egún lo discutido arriba en la sección conrespecto a los EINs, si su negocio hace o recibe
ciertos pagos, puede estar obligado a declarar esospagos al IRS en su declaración informativa. El IRSutiliza las declaraciones informativas para asegurarsede que las personas que reciben pagos declaren todassus ganancias en sus declaraciones de impuestossobre ingresos. Además, cada persona que se identifi-ca en una declaración informativa que su negociorinda al IRS, llamada un "beneficiario", debe recibiruna copia de la declaración.
Los patrones deben rendir la declaración FormularioW-2, Declaración de Salario e Impuesto, para reportaral IRS los pagos que el patrono ha realizado a susempleados. Un patrono debe incluir los siguientespagos en el Formulario W-2:
• Salarios, propinas, y la otra remuneración; • Ingresos retenidos, Seguro Social, e impuestos
retenidos por MediCare; y • Pagos ganados avanzados
Los negocios deben declarar la mayoría de los otros pagosal IRS en una versión de el Formulario 1099. Para másinformación sobre requisitos de declaraciones particulares,vea las instrucciones generales para los Formularios1099, 1098, 5498, y W-2g, disponibles en el sitio web delIRS, en http://www.irs.gov.
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-98-
53
Penalidades de la Ley de ImpuestoFederal
L a ley de impuesto federal penaliza severamente a
negocios e individuos que no hayan rendido
planilla o no hayan pagado sus impuestos debida-
mente. Los individuos y las organizaciones pueden
estar sujetas a penalidades criminales por no rendir
planilla, evadir impuestos o hacer declaraciones fal-
sas intencionalmente.
Declaración de impuesto sobre
ingresos, impuestos y penalidades
por declaraciones informativas.
Si usted no rinde las declaraciones
de impuestos de negocio requeridas
para la fecha debida, su negocio
podría estar sujeto a penalidades. La pena se basa en
la cantidad de impuesto que no se haya pagado para
la fecha debida. Las instrucciones para la declaración
de impuestos relevante contienen más información
sobre la pena aplicable.
Asimismo, si su negocio no paga sus impuestos para
la fecha debida, cada mes, o parte de un mes, tendrá
que enfrentar una penalidad, por los impuestos sin
pagar. Las instrucciones para su declaración de
impuestos contienen más información sobre la pena
aplicable.
Por otra parte, si su negocio no retiene ingresos,
Seguro Social, o los impuestos de Seguro de enfer-
medad para sus empleados, o si su negocio retiene
impuestos pero no los deposita ni los paga al IRS,
podría estar sujeto a una penalidad por los impuestos
no pagados más intereses. Su negocio también podría
ser estar sujeto a penalidades realiza sus depósitos
después de la fecha indicada.
Declaración Informativa Reportando Penas
Si su negocio no archiva declaraciones informativas
para la fecha debida, podría estar sujeto a una penal-
idad. Su negocio podría también estar sujeto a tal
pena si no incluye toda la información requerida en la
declaración informativa o si
declara información incorrecta.
Si su negocio no provee al benefi-
ciario una copia de la declaración
para la fecha debida, podría estar
sujeto a una penalidad. Su negocio
podría también estar sujeto a tal
pena si no incluye toda la información requerida en la
declaración del beneficiario, o si incluye información
incorrecta.
Estas declaraciones informativas reportando penali-
dades no se aplicarán si su negocio puede demostrar
que sus faltas fueron consecuencia de causas razon-
ables y de negligencia involuntaria. Además, su
Individuos y las organiza-ciones pueden estar sujetas
a penalidades criminalespor no rendir planilla, evadirimpuestos o hacer declara-ciones falsas intencional-
mente.
-99-
negocio no estará sujeto a una penalidad por no
incluir toda la información requerida, o por incluir
información incorrecta, sobre un número "de minis"
(o pequeño) de la declaración informativa, si su nego-
cio corrige los errores antes del 1ro de agosto del año
en que las declaraciones deben ser rendidas. (Para ser
considerado "de minimis", el número de declara-
ciones no puede exceder el mayor de 10 o el ½ del
1% del número total de declaraciones requeridas a
rendir para el año.)
Si su negocio no incluye su EIN o el número de iden-
tificación del contribuyente de otra persona donde sea
requerido en la declaración u otro documento, su
negocio podría estar sujeto a una pena de $50 por
cada falta. Su negocio podría también estar sujeto a la
pena de $50 si su negocio no da su EIN a otra persona
cuando se requiere en la declaración u otro documento.
Consejos para Llevar la Contabilidad
T odo negocio debe guardar expedientes. Los
buenos expedientes le ayudan a no perder el
control de sus ingresos y gastos y a guardar un récord
sobre el estado de su negocio.
Los buenos expedientes pueden ayudarlo a monitore-
ar el progreso de su negocio. Por ejemplo, usted
puede utilizar expedientes para determinar si su nego-
cio está mejorando, cuáles productos o servicios
tienen mayor rendimiento.
Los estados financieros exactos se basan en buenos
expedientes de negocio. Estas declaraciones incluyen
declaraciones de ingresos (ganancias y pérdidas) y
los balances. La mayoría de los bancos y de los acree-
dores requieren que los solicitantes de préstamos y
crédito provean estados de cuenta financieros.
Su negocio recolectará dinero y/o propiedad de
muchas fuentes. Los expedientes de negocio le ayu-
dan a identificar las fuentes de estos recibos. Esta
información es necesaria para cumplir con los requi-
sitos de declaración informativa descritos arriba.
54
-100-
Usted no puede preparar su declaración de impuestosde negocios sin guardar buenos expedientes. El IRSrequiere que los contribuyentes mantengan los expe-dientes que apoyen las declaraciones sobre ingresos,gastos y créditos que el negocio declare. Por lo gen-eral, estos expedientes son iguales a los que usted uti-lizaría en su negocio para supervisar su negocio ypreparar estados financieros.
El IRS requiere que los negocios siempre guarden susexpedientes de negocio para cualquier inspección.Por otra parte, si el IRS examina cualquiera de susdeclaraciones de impuestos, usted podría tener queexplicar los artículos declarados. Los buenos expedi-entes de negocio pueden acelerar la inspección.
Tipos de Expedientes a Guardar
Por lo general, la ley de impuesto federal no requiereque los negocios guarden ningún tipo específico deexpediente. Usted puede elegir cualquier sistema deregistros apropiado para su negocio que demuestreclaramente los ingresos del negocios. El tipo denegocio que usted opera afecta la clase de expedienteque usted necesita guardar para propósitos deimpuestos federales. En términos amplios, usted debeinstalar un sistema de mantenimiento de registro queutilice un método de contabilidad que demuestreclaramente los ingresos de su negocio para el año deimpuesto. También, si usted tiene más de un negocio,usted debe guardar un sistema separado para cadanegocio.
Específicamente, el sistema del mantenimiento deregistros de sus negocios debe incluir un resumen detodas sus transacciones. Mantenga este resumen ensus registros. Además, los registros de sus negocios
deben demostrar sus ingresos brutos, así como susdeducciones y créditos. Para la mayoría de laspequeñas empresas, la chequera del negocio es lafuente principal para las entradas en los registros delnegocio. Además, usted debe guardar los documentosque demuestran las cantidades pagadas y los artículosrecibidos o los servicios rendidos en sus transac-ciones de negocio.
Documentos de Soporte
La mayoría de las transacciones y de los pagos queusted hace en su negocio generarán documentos deapoyo. Estos documentos pueden incluir recibos,cuentas pagadas, facturas, notas de ingreso, ycheques cancelados. Los documentos de soportereflejan la información que usted necesita registrar ensus libros.
Usted debe guardar estos documentos porque apoyansus entradas en su registro y las figuras en sudeclaración de impuestos. Organice sus documentosde soporte, y manténgalos en un lugar seguro.
NOTA: El derecho fiscal impone reglas especialesque se aplican a gastos de viajes, transporte, entreten-imiento y regalos.
Cuanto Tiempo Debe Guardar SusExpedientes
El IRS requiere a los contribuyentes mantener susexpedientes mientras puedan ser necesarios para laadministración de cualquier disposición del Códigode Rentas Internas. Por lo general, usted debe guardarlos expedientes que apoyen un artículo de ingreso odeducción en una declaración hasta que el período de
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limitaciones para esa declaración haya vencido.
El período de limitaciones es el período de tiempo enel cual usted puede enmendar su declaración parareclamar un crédito o un reembolso, o el IRS puededeterminar un impuesto adicional. Por lo general, siusted debe impuesto adicional, entonces el período delimitaciones es 3 años. Sin embargo, si usted nodeclara ingresos que usted debe declarar, y es más del25% de la renta gruesa demostrada en la declaración,entonces el período de limitaciones es 6 años.También, si usted rinde una declaración de impuestosobre ingresos fraudulenta, o si usted no rinde unadeclaración de impuesto sobre ingresos entonces nohay límite en el período de limitaciones. Si usted pre-senta una reclamación por crédito o reembolsodespués de que usted haya rendido su planilla odeclaración, el período de limitaciones es de dos otres años después de que el impuesto fue pagado. Sisu reclamación para un crédito o reembolso se debe auna mala deducción o a una pérdida de intereses sinvalor, entonces el período de limitaciones es de 7años. Si usted tiene empleados, usted debe guardartodos los expedientes de impuesto de empleo por lomenos 4 años después de la fecha que el impuesto espagado o debido, cualquiera llegue primero.
Por otra parte, no se deshaga de sus expedientes tanpronto como usted no los necesite para propósitos deimpuestos. Muchos bancos, acreedores, y compañíasde seguros pueden requerirle mantener estos expedi-entes mucho más tiempo que el IRS.
Usted debe guardar las copias de sus declaraciones deimpuestos rendidas. Estas copias ayudan en lapreparación de las declaraciones de impuestos futurasy para cálculos en caso de que rinda una declaraciónenmendada.
Cómo Obtener Información Adicional
Procurador del Contribuyente
S i usted no ha podido resolver un problema con
el IRS, debe comunicarse con el Procurador del
Contribuyente. El Procurador representa sus intereses
y preocupaciones sobre el IRS protegiendo sus dere-
chos y resolviendo problemas. A pesar que el procu-
rador no puede modificar las leyes o tomar una
decisión técnica sobre impuestos, sí puede ayudarlo a
resolver ciertos problemas resultantes de contactos
previos y asegurar que su caso reciba una evaluación
completa e imparcial.
Para comunicarse con el Procurador del
Contribuyente:
Llame al Procurador al 1-877-777-4778.
Llame al IRS al 1-800-829-1040.
Llame al 1-800-829-4059 si es un usuario TTY/TDD.
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Publicaciones del IRS sobre Asuntos de Impuestos
Todas estas publicaciones se encuentran disponibles
en la sección de Formularios y Publicaciones del sitio
web del IRS, http://www.irs.gov.
Para más información sobre negocios con propietario
único, consulte la publicación del IRS 334, Guía
Sobre Impuestos para Pequeñas Empresas.
Para más información sobre Sociedades, vea la pub-
licación del IRS 541, Sociedades.
Para más información sobre Corporaciones, vea la
Publicación IRS 542, Corporaciones.
Para más información sobre Corporaciones de Clase
"S", lea las instrucciones del Formulario 2533,
Elección por una Corporación Pequeña, y el
Formulario 1120S, Declaración de Impuestos de
EE.UU. para Corporaciones de Clase "S".
Para más información sobre LLCs con varios miem-
bros, vea instrucciones Formulario 8832.
Para más información sobre EINs, vea Publicación
1635, Entendiendo su EIN.
Para más información sobre métodos de contabilidad,
vea la Publicación IRS 538, Métodos y Períodos de
Contabilidad.
Para más información sobre pagos estimados de
impuestos, vea la Publicación IRS 505, Retención de
Impuestos.
Para más información sobre pagos de impuestos
sobre ingresos corporativos, vea la Publicación IRS
542, Corporaciones.
Para más información sobre impuestos de auto-
empleados, vea la Publicación IRS 533, Impuesto de
Auto-Empleados.
Para más detalles sobre las declaraciones y cuando
debe rendirlas lea las instrucciones de los
Formularios 1099, 1098, 5498 y W-2G.
Para más información sobre lo que debe declarar en
un Formulario W-2, vea las instrucciones para los
Formularios W-2 y W-3.
Para más información sobre penalidades relacionadas
con la incapacidad de pagar impuestos laborales, vea
la Publicación IRS 15, Circular E, Guía de Impuestos
para el Patrono.
Para más información sobre penalidades relacionadas
con la planilla o declaración, vea las instrucciones
para los Formularios 1099, 1098, 5498 y W-2G.
Para más información sobre requisitos para guardar
récords de viajes, entretenimiento, gastos de
automóviles, vea la Publicación IRS 463, Viajes,
Entretenimientos, Regalos y Gastos de Automóviles.
Para más información sobre el Procurador del
Contribuyente, vea la Publicación IRS 1546, El
Servicio del IRS del Procurador del Contribuyente.
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Accident insurance/Seguro contra accidentes.Seguro que se compromete a indemnizar al asegura-do por gastos, pérdida de tiempo y sufrimiento oca-sionados por accidentes resultantes en daños físicos,usualmente mediante el pago de una tarifa mensualdurante el periodo de incapacidad, y a veces incluyeel pago de una suma determinada para los herederosen caso de muerte accidental del asegurado, según lostérminos y condiciones de la póliza.
Accounts receivable insurance/Seguro de contabili-dad. Cobertura diseñada para proteger contra lainhabilidad de cobrar debido a daños en el expedi-ente.
Additional insured/asegurado adicional. Segundapersona que no sea el asegurado principal, tal como elcónyuge del asegurado, protegida bajo los términosdel contrato.
Air travel insurance/Seguro de viaje. Tipo de segurode vida que puede ser comprado por viajeros según elcual el valor de la póliza se paga al beneficiario nom-brado en caso de muerte en un vuelo en particular.
All-risk insurance/Seguro contra todo riesgo. Tipode póliza que protege contra todo riesgo y peligroscon la excepción de aquellos señalados específica-mente.
Annuity insurance/Seguro de una anualidad. Uncontrato de seguro que requiere pagos periódicos alasegurado por determinado periodo o de por vida.
Automobile insurance/Seguro de vehículos auto-motriz. Seguro contra la pérdida o daños a un vehícu-lo de motor ocasionado por incendio, tormentas deviento, robo, colisión u otro riesgo cubierto por lapóliza, y también protege contra responsabilidadlegal por lesiones a terceras personas o daños apropiedad resultantes de la operación del vehículo.Póliza de indemnización para proteger al operador ypropietario de responsabilidad a terceras partes comoresultado de la operación del automóvil.
Business key insurance/Seguro de empleo. Seguroque protege un negocio contra la incapacidad omuerte accidental de un empleado clave.
Business interruption insurance/Seguro contra lainterrupción de un negocio. Seguro que protege a unnegocio de pérdidas ocasionadas por la inhabilidad deoperar el negocio por causa de incendio u otro riesgo.
Casualty insurance/Seguro de Propiedad yAccidentes. Seguro que se compromete a indemnizarpor la pérdida o daños causados a personas y contrala responsabilidad civil impuesta en el asegurado pordaños a la propiedad de terceros.
Coinsurance/Coseguro. Provisión en una póliza deseguro que limita la responsabilidad del asegurado ala porción de la pérdida cuya cantidad de segurocubierta por el seguro a un porcentaje en específicodel valor de la propiedad en el momento del inci-dente.
Apéndice AGLOSARIO DE TIPOS Y TÉRMINOS DE SEGUROS
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Collision insurance/Seguro contra daños materiales(al vehículo). Un tipo de seguro automotriz que cubrelas pérdidas del asegurado relacionadas con un acci-dente con otro vehículo u objeto pero que no cubredaños físicos o responsabilidad ocasionadas por elaccidente. Tipo de cubierta que protege al aseguradopor los daños ocasionados a su propia propiedad enun accidente, contrario al seguro de responsabilidadcivil, el cual protege al asegurado contra una acción odemanda por la pérdida de la propiedad de un tercero.
Commercial insurance/Seguro de negocio. Acuerdode indemnización, en la forma de bono o póliza deseguro, por el cual las partes en contrato comercialestán garantizadas contra pérdidas por incumplimien-to de contrato por la parte contratante. Pólizas decrédito de contrato y seguro titular son ejemplos deeste tipo de seguro.
Convertible collision insurance/Seguro de términoconvertible contra daños materiales (al vehículo).Tipo de cubierta que por le general conlleva unaprima más baja pero que requiere una prima más altaa partir de la primera reclamación; una forma alterna-tiva a la cubierta deducible contra daños materiales("deductible collision coverage").
Convertible insurance/Seguro de término convert-ible. Una póliza de término que provee el derecho alasegurado para cambiarlo por un plan permanente sinnecesidad de suministrar nueva evidencia sobre laasegurabilidad del riesgo.
Convertible life insurance/Seguro de vida de térmi-no convertible. Por lo general, una forma de segurode vida de término que concede el derecho al asegu-rado de cambiar a un plan permanente sin tener quesometerse a un nuevo examen médico.
Credit insurance/Seguro de crédito. Tipo de protec-ción contra pérdidas debido a muerte, incapacidad,insolvencia o quiebra del deudor. La póliza cubre ladeuda, la cual es pagada al acreedor. Comúnmenteofrecida por los bancos y prestamistas. Términos ycondiciones son regulados por las leyes federales yestatales.
Crime insurance/Seguro contra crímenes. Seguroque protege al asegurado contra pérdidas resultantesde actos criminales contra el asegurados, tales comorobo.
Crop insurance/Seguro agropecurio (de cultivos, decosechas). Cubierta de seguro contra pérdidasfinancieras resultantes de la destrucción de productosagrícolas como consecuencia de lluvias, granizo yotros elementos de la naturaleza. Este tipo de seguroestá auspiciado por la Corporación FederalAgropecuario.
Decreasing term insurance/Seguro de términodevaluado. Un póliza de seguro de término mediantela cual las primas son uniformes de por vida pero quedevalúa con el tiempo.
Employer's liability insurance/Seguro de respons-abilidad del patrono. En este tipo de seguro el riesgoasegurado es contra la responsabilidad del aseguradoa realizar pagos o indemnizar por un accidente, dañoo muerte de un empleado durante el curso de suempleo, imponiendo dicha responsabilidad en elpatrono. Cubierta que protege a los empleados porreclamaciones no cubiertas bajo el seguro contraaccidentes en el empleo.
Endowment insurance/Seguro dotal. Un tipo de pro-tección que combina el seguro de vida e inversiones
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para que si el asegurado sobrevive el término de lapóliza, reciba el pago del valor. Si el asegurado nosobrevive el término de la póliza, entonces sus bene-ficiarios recibirán el pago.
Errors and omissions insurance/Seguro de respons-abilidad profesional. Seguro que indemniza al ase-gurado por cualquier pérdida resultante de un error uomisión de su parte.
Excess insurance/Seguro de exceso. Cubierta contrapérdidas excesivas de una cantidad declarada proveí-da bajo otro contrato de seguros.
Extended term insurance/Seguro prorrogado. Untipo de seguro disponible como opción de no caduci-dad. Continúa en vigor por un período definido comouna póliza de término de no participación. Provee lasuma original del seguro por un periodo de tiempodeterminado de acuerdo con el valor en efectivodisponible.
Fidelity insurance/Seguro de manejo. Una clase deseguro mediante la cual el asegurado garantiza lafidelidad de un oficial, agente o empleado del asegu-rado, o indemnizar al empleador por pérdidas oca-sionadas por deslealtad o deshonestidad por parte dedicha persona.
Fire insurance/Seguro contra incendio. Seguromediante el cual el asegurado recibe una indem-nización, según la póliza, por daños ocasionados porun incendio accidental durante el término cubiertopor la póliza.
Fleet policy insurance/Seguro de flete de vehículo.Tipo de seguro que cubre un número de vehículos delmismo asegurado; por ejemplo, cubre el flete devehículos propiedad de una empresa.
Floater insurance/Seguro de propiedad flotante.Una forma de seguro que se aplica a propiedadflotante o ambulante sin importar su ubicación, den-tro de los límites territoriales impuestos en el contra-to.
Government insurance/Seguro nacional para veter-anos. Seguro de vida ofrecido por el gobierno feder-al a los veteranos de guerra.
Group insurance/Seguro de vida colectivo o grupal.Una forma de seguro en el cual las vidas de un grupode personas, usualmente empleados, están aseguradaspor una prima fija basada en la edad promedio ypagada por el patrono o el empleado en su totalidad oen parte, asegurando a cada uno por una suma defin-itiva siempre y cuando el empleado permanezca endicho empleo y las primas sean pagadas.
Group-term life insurance/Seguro de vida colectivo.Cubierta de seguro de vida obtenida por un patronopara un grupo de empleados.
Guaranty or Fidelity Insurance/Seguro contra pedi-das. Contrato mediante el cual una parte acuerda ind-emnizar a la otra contra deslealtad o integridad deempleados o personas que ocupan puestos de confi-anza o contra la insolvencia de deudores, pérdidascomerciales o incumplimiento de contrato.
Hail insurance/Seguro contra granizo. Seguro queprotege protección contra pérdidas agrícolas ocasion-adas por tormentas de granizo.
Health insurance/Seguro de Salud. Seguro que secompromete a pagar u otorgar ciertos beneficioscomo resultado de daños físicos, incapacidad, enfer-medad, muerte accidental de un ser humano, o por
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cualquier gasto relacionado con los mismos, ya seanpreventivos o curativos.
Homeowners insurance/Seguro de vivienda. Pólizade seguro contra cualquier, parte o todo riesgo depérdida de la propiedad o vivienda o su contenido desu propietario.
Indemnity insurance/Seguro de indemnización.Seguro que se compromete a indemnizar contra pér-didas, en contraposición a contratos que proveen ind-emnización contra responsabilidad civil. El segundose conoce como contratos o pólizas de responsabili-dad y el primero como contratos o póliza de indem-nización. .
Inland marine insurance/Seguro de transportemarítimo. Originalmente, una clase de protecciónpara los bienes transportados en el océano. Ahora,este término se aplica a una variedad de cubiertassobre la propiedad personal y la responsabilidadmientras la propiedad se encuentra en posesión deterceras partes.
Joint life insurance/Seguro de vida conjunto. Clasede seguro de vida que cubre a dos o más personas yse paga cuando muere una de las dos.
Key man life insurance/Seguro de vida para per-sona clave. Clase de seguro de vida sobre la vida deun oficial o empleado clave en una organización oempresa. El negocio es el beneficiario del seguro encaso de muerte de la persona asegurada.
Level premium insurance/Seguro de prima nivela-da. Clase de seguro de vida en el cual el costo se dis-tribuye sobre el periodo de paga de la prima.
Liability insurance/Seguro de responsabilidad civil.Seguro que cubre reclamaciones contra el aseguradopor daños como lesiones o muerte a terceros opropiedades.
Life insurance/Seguro de vida. Contrato entre eltenedor de una póliza y una aseguradora mediante elcual la aseguradora acuerda, a cambio de una prima,expedir el pago de una suma específica (ejemplo, elvalor de la póliza) al beneficiario designado despuésde la muerte del asegurado.
Limited policy insurance/Póliza de seguro limitada.Clase de cubierta que ofrece protección contra ries-gos o accidentes que se encuentran especificados olimitados en la póliza.
Major medical insurance/Seguro de gastos médicosmayores. Seguro que protege contra gastos médicos,quirúrgicos, o de hospitalización mayores del asegu-rado.
Malpractice insurance/Seguro de mala práctica oresponsabilidad profesional. Clase de seguro deresponsabilidad pública que protege a los profesion-ales, tales como médicos, abogados o contables, con-tra reclamaciones por negligencia contra los mismos.
Marine insurance/Seguro martítimo. Contratomediante el cual una parte, por una prima estipulada,se compromete a indemnizar a la otra contra ciertospeligros o riesgos marítimos a los cuales el barco ocargamento esté expuesto durante un viaje en especí-fico o por un plazo de tiempo determinado.
Mortgage insurance/Seguro hipotecario. Seguromediante el cual el asegurado salda el balance de unahipoteca dado el caso de la muerte o incapacidad delasegurado.
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No-fault auto insurance/Seguro automotriz "sinculpa." Clase de seguro automotriz en el cual lasreclamaciones por lesiones (y a veces por daños mate-riales a la propiedad) se hacen contra la aseguradora(sin importar de quien es la culpa) en vez del asegura-do responsable de los daños. Las leyes varían según elestado en términos de alcance de la cubierta, cantidady otras provisiones.
Nonassessable insurance/Seguro intasable. Seguro alque no pueden imponerse primas o cargos adicionales.
Old line life insurance/Seguro fijado. Seguro de vidacon primas y montos asegurados fijos e incondi-cionales.
Ordinary life insurance/Seguro de vida ordinario.Seguro de vida permanente que se distingue del segurode término, grupal e industrial.
Paid-up insurance/Póliza de seguro pre-pagado.Póliza de seguro en la cual todas las primas han sidosaldadas y cuyos beneficios son responsabilidad de laaseguradora.
Participating insurance/Seguro con participación.Seguro por el cual el tenedor de la póliza tiene derechoa participar de las ganancias extras de la compañía enforma de dividendos.
Partnership insurance/Seguro de sociedad. Seguro devida sobre la vida de los socios que permite a los sociossobrevivientes comprar la participación del sociofenecido.
Product liability insurance/Seguro de responsabili-dad civil de fabricantes. Clase de seguro de respons-abilidad civil que protege a los fabricantes y supli-
dores de reclamaciones por accidentes resultantes deluso de sus productos.
Public liability insurance/Seguro de responsabilidadpública. Seguro que protege contra reclamacionesresultantes de la propiedad del asegurado, la conductadel asegurado o de su agente.
Renewable term insurance/Seguro temporal renov-able anualmente. Seguro de vida de término medianteel cual las primas son niveladas cada término pero queaumentan con la edad del asegurado. El asegurado porlo general tiene el derecho de renovar términos adi-cionales sin necesidad de someterse a un nuevo exam-en médico..
Retirement income insurance/Seguro de retiro.Clase de seguro mediante el cual la aseguradoragarantiza el pago de la póliza si el asegurado muereantes de cierta edad y una pensión si el aseguradosobrepasa la edad especificada.
Self insurance/Auto-aseguración. Plan de seguromediante el cual el asegurado (ejemplo, la empresa)pone dinero en un fondo para cubrir los gastos deresponsabilidad. Comúnmente, bajo un plan de estetipo, el negocio se asegura a sí mismo hasta cierta can-tidad y también posee un seguro de responsabilidadnormal para cubrir cualquier gasto que exceda la can-tidad en el fondo.
Single premium insurance/Prima de seguro sencilla.Clase de póliza mediante la cual el asegurado efectúaun solo pago de prima.
Split dollar insurance/Seguro con porción de inver-sión. Seguro en el que parte de las primas se destinanaa la cobertura de los riesgos y el resto a fines de inver-sión para beneficio del asegurado.
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Step rate premium insurance/Seguro con primasvariantes. Seguro mediante el cual la prima puedevariar a discreción del asegurado.
Surety and fidelity insurance/Seguro contra desleal-tad. Clase de seguro que protege al asegurado contraactos deshonestos de los empleados, agentes y elpúblico mediante garantías.
Term insurance/Seguro temporal de término fijo.Clase de seguro de vida puro que protege durante unperiodo específico de tiempo y no provee ningún ben-eficio al expirar dicho periodo, aunque esta pólizapuede ser renovada.
Title insurance/Seguro contra vicios de los títulos depropiedad. Seguro contra pérdidas o daños resul-tantes de defectos o fallas de una parcela particular debienes raíces . Esta clase de seguro es comprada porel comprador de una propiedad o por el prestamistaen una hipoteca y es suministrado por compañíasorganizadas específicamente para este propósito. Lasmismas guardan copias y duplicados de todos losexpedientes, utilizan los servicios especializados deexaminadores y preparan transferencias de lapropiedad o derechos sobre inmuebles de todo tipo.
Unemployment insurance/Seguro por desempleo.Clase de impuestos recaudados de negocios paracostear los pagos y beneficios de desempleo.
War risk insurance/Seguro contra riesgo de guerra.Seguro ofrecido por el gobierno federal para protegera personas contra pérdidas de la propiedad, muerte olesiones durante su actividad en el ejército.
Workers' compensation insurance/Seguro contraaccidentes en el trabajo. Clase de protección com-prada por el patrono para cubrir los pagos a sus
empleados que hayan sufrido alguna lesión en unaccidente ocasionado por su trabajo y durante horaslaborables; gobernado por leyes en todos los estados.
Otros términos:
Blanket policy/Póliza general. Póliza que cubre másde un tipo de propiedad en una localización o difer-entes propiedades en diversas localizaciones. Pólizaque cubre toda una categoría de bienes, sin indivi-ualizarlos, en relación a ciertos riesgos.
Comprehensive coverage/Cubierta amplia. Unaforma sencilla y conveniente de indemnizacióndisponible en contratos de seguros automotriz.Incluye no sólo la cobertura convencional contra pér-didas ocasionadas por incendio, hurto, vientos, aguao acciones de mala fe, pero generalmente está diseñadpara cubrir todo daño sufrido por el vehículo con laexcepción de accidentes con otro vehículo.
Concurrent insurance/Seguro concurrente. Seguroque aseguro el mismo interés contra el mismo acci-dente a la misma vez que el seguro principal.
Insurance adjuster/Tasador o mediador de seguros.Aquél que se compromete a determinar y informar laspérdidas reales objeto del seguro. El tasador o medi-ador también arregla las reclamaciones contra el ase-gurado. Puede ser contratado por la aseguradora o porel asegurado.
Insurance agent/Agente de seguros. Persona autor-izada a representar a la aseguradora en materias rela-cionadas con el seguro.
Insurance broker/ Corredor de seguros. Persona queactúa como intermediario entre el asegurado y la ase-
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guradora. Un corredor solicita seguro del público sinestar empleado por ninguna compañía en particular yorden seguros con una compañía seleccionada por elasegurado o, de no haber una elección, con la com-pañía seleccionada por el corredor. Un corredor es unagente del asegurado aunque, a veces, puede seragente de la aseguradora.
Insurance commissioner/Comisionado de seguros.Un oficial público en la mayoría de los estados cuyodeber es supervisar el negocio de seguros por com-pañías extranjeras o domésticas para la protección ybeneficio de los tenedores de pólizas y, especialmentepara licenciar y aprobar tasas, examinar periódica-mente las condiciones de tales compañías y recibir,presentar y publicar declaraciones sobre sus negociossuministradas por las compañías.
Insurance company/Aseguradora. Una corporacióno asociación cuyo negocio es hacer contratos deseguro. Estas por lo general son cooperativas o com-pañías de acciones.
Insurance premium/Prima. La cantidad pagada porel asegurado a la aseguradora para recibir proteccióncontra determinados riesgos.
Insurance ratings/Determinación de la prima. Elproceso mediante el cual la prima de una póliza sedetermina después de la consideración de los riesgosexpuestos.
Insurance trust/Fideicomiso basado en un seguro.Acuerdo entre el asegurado y fiduciario mediante elcual los beneficios de una póliza son pagados direc-tamente al fiduciario para la inversión y distribucióna beneficiarios designados de la manera acordada.
Interinsurance/Aseguración recíproca. Sistema deseguro mediante el cual varios individuos, sociedadeso corporaciones, a través de un abogado, se compro-meten a cubrir los riesgos contra pérdidas bajo elacuerdo recíproco que compromete a cada parte porseparado. Se distingue de todas las demás formas deseguro en la medida en que cada asegurado es uninter-asegurado y todos están asegurados.
Mutual insurance/Seguros Mutual. Clase de seguroofrecido por una compañía sin capital, propiedad delos tenedores de pólizas, administrada por una juntade directores elegidos por los mismos tenedores y lacual expide pólizas con participación únicamente.
Over-insurance/Sobre-aseguración Seguro sobre lapropiedad, en una o varias compañías, por la cantidadque, separada o agregada, excede el valor del merca-do de la propiedad.
Reinsurance/Reaseguro. Seguro de una aseguradora.Contrato mediante el cual una aseguradora procura auna tercera parte (usualmente otra compañía asegu-radora) para protegerla contra pérdidas, responsabili-dad o parte de tales pérdidas o responsabilidad.
Umbrella policy/Poliza Suplementaria. Tipo de pól-iza suplementaria que extiende el límite de respons-abilidad a un millón de dólares o más mediante elpago de una prima adicional relativamente baja.
Under-insurance/Aseguración parcial. Cubierta deseguro por menos del valor de la propiedad. Bajo estapóliza, la cubierta por pérdidas o daños a la propiedadserán reducidos.
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Semana de Trabajo
• Una semana de trabajo debe comenzar y terminar elmismo día.
• El patrono puede decir cuándo comienza y terminauna semana de trabajo.
• De no hacerlo, la División de Estándares de Trabajo asumirá que cada día de trabajo comienzaa medianoche y que cada semana de trabajo comienza a medianoche del domingo.
• Establecer un horario de trabajo semanal es impor-tante para asuntos de horas extras o "overtime”.
Semanas Alternativas
• Definido como "cualquier horario de trabajo sem-anal que requiere a un empleado trabajar más de 8horas en un periodo de 24 horas.”
• Existen varios requisitos para una semana alternati-va, incluyendo el voto del empleado. ESTE TIPODE HORARIO NO PUEDE SER IMPUESTOUNILATERALMENTE POR EL PATRONO.
• Las horas laborables no pueden exceder 40 horas ala semana.
• AB 60 prohíbe un horario que sobrepase 10 horas de trabajo regulares diarias.
Horas Extras ("Overtime")
• AB 60 reestableció las horas extras diarias y el estándares de la prima del séptimo día para todo empleado del estado de California que no califiquebajo las exenciones de "cuello blanco" u otras exenciones.
Las horas extras aplican cuando:
Cuando se debe tiempo y medio:
• Trabajo de más de 8 horas en un día laboral. • Trabajo de más de 40 horas en una semana laboral. • Las primeras ocho horas de trabajo el séptimo día
consecutivo de cualquier semana de trabajo.
Cuando se debe tiempo doble:
• Trabajo que sobrepase las 12 horas en un día de trabajo dado.
• Trabajo de más de 8 horas en el séptimo día consecutivo de trabajo por cualquier semana laboral.
• Distintas reglas aplican según los horarios.
Apéndice BLEYES DE SALARIOS Y HORAS
AB 60 "Ley de ocho horas de trabajo al día de 1999"
EL MATERIAL CONTENIDO EN ESTA SECCIÓN ES UN RESUMEN DE UNTEMA LEGAL MUY COMPLEJO. POR LO TANTO, USTED DEBE CONSULTARCON UN ABOGADO PARA ASEGURARSE DE QUE CUMPLE CON LASREGLAS Y REGULACIONES QUE APLICAN A SU ORGANIZACIÓN.
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Unión de Trabajadores
• Los trabajadores de uniones no están cubiertos porlas reglas de horas extras si el empleado esta "cubierto por un acuerdo válido que especifique elsalario, horas de trabajo, condiciones" y específica-mente satisfaga 2 condiciones:
• Salario por horas extras trabajadas; y • Un salario por hora de no menos de 30% más que
el salario mínimo.
Recuperación de Horas
• La legislatura permite a los patronos APROBAR, asu discreción, una solicitud por escrito para recu-perar horas no trabajadas regulares diarias, aún si se ha trabajado 8 horas en un día.
• La paga por horas consecutivas es apropiada si todos los siguientes requisitos se cumplen:
• Recuperación por horas no trabajadas debe darse lamisma semana en que no fueron trabajadas;
• Se requiere una solicitud de recuperación de horas por escrito;
• El empleado perdió horas por compromisos per-sonales;
• El tiempo recuperado no debe causar que el empleador sobrepase las 11 horas de trabajo en undía o las 40 horas en una semana (de sobrepasar estas horas, deberá pagar HORAS EXTRAS).
• El patrono debe aprobar la solicitud escrita del empleado; y
• El patrono no debe solicitar al empleado que se tome horas libres para después recuperarlas.
Recesos
• Regido por el Código de Leyes Laborales de California §512
• La ley prohíbe un periodo laboral de más de 5 horassin un receso de por lo menos 30 minutos. Pero, siel empleado no trabaja más de 6 horas, el patrono yel empleado pueden acordar la supresión de este receso.
• Si un empleado trabaja más de 10 horas, el emplea-do debe recibir un segundo receso de por lo menos30 minutos.
Excepciones:
(1) el empleado que trabaja 12 horas o menos;(2) el empleado acordó con el patrono suprimir este
segundo receso; y(3) el primer receso no ha sido suprimido.
Recesos para comer durante horas lab-orables:
• Sólo se permite cuando la naturaleza del trabajo impide que el empleado desatienda sus deberes y elempelado y el patrono han llegado a un acuerdo porescrito que permite almorzar o comer durante horaslaborables pagadas..
Licencia por Enfermedad
• La ley no requiere a los patronos proveer licencia por enfermedad o especificar la cantidad que los patronos deben proveer a empleados elegibles.
• Pero, si un patrono elige ofrecer licencia por enfer-medad, los empleados deben poder tener la mismacantidad de tiempo disponible acumulado durante un periodo de 6 meses para atender la enfermedadde un cónyuge, hijo o padre.
