Laporan Job Orientasi Lalu Alpian Permana

JOB ORIENTASI

PADA FRONT OFFICE DEPARTMENT

HOTEL NOVOTEL MANDALIKA RESORT

LOMBOK

OLEH

LALU ALFIAN PERMANA PUTRA H&R

(AOG010047)

DIII PARIWISATA - FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS MATARAM

2012-2013

JUDUL LAPORAN : JOB ORIENTASI PADA FRONT OFFICE DEPARTMENT

Nama Mahasiswa : LALU ALFIAN PERMANA PUTRA

No.Mahasiswa : AOG 010047

Program Study : DIPLOMA III PARIWISATA

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS MATARAM

Mataram, 7 januari 2013

Mengetahui

Dosen Pembimbing

YOYO WARDOYO, S.Pd LALU ALFIAN PERMANA PUTRA

NIM. AOG010047

Mengetahui

Ketua Program Studi

( Drs. SATARUDIN, M.Si )

NIP. 1961123119890310107

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat tuhan yang maha kuasa karena berkat rahmat dan

bimbingannya ,saya dapat menyelesaikan tugas yang diberikan kepada saya dalam

matakuliah Job Orientasi

Keberhasilan laporan ini tidak lepas dari bantuan dan dukungan berbagai pihak.Oleh

karena itu,saya menyampaikan terima kasih kepada :

1.Management hotel Novotel Lombok yang telah membantu dan memberikan

informasi yang di butuhkan serta memberikan kesempatan untuk melakukan

orientasi kerja

2.Bapak Ahmad Jufri MP , selaku Ketua Jurusan Program DIII Pariwisata

Universitas Mataram.

3.Bapak Drs.Satarudin Msi , selaku Dosen Pembimbing DII Pariwisata Universitas

Mataram

4.Bapak Yoyo Wardoyo Spd, selaku pembimbing mata kuliah Job Orientasi

Laporan ini masih jauh dari kesempurnaan, karena itu kritik dan saran yang sifatnya

membangun sangat saya harapkan.Terima kasih saya sampaikan kepada pihak yang turut

membantu penyelesaiannya laporan ini dan semoga bermanfaat.

i

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ........................................................................ i

DAFTAR ISI ........................................................................ ii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ........................................................................... 1

1.2 Tujuan ........................................................................... 2

1.3 Manfaat ............................................................................ 3

BAB II TINJAUAN UMUM

2.1 Sejarah singkat ............................................................................. 7

2.2 Struktur Organisasi ............................................................................. 10

2.3 Job Description .............................................................................. 12

2.4 Hubungan antar bagian .............................................................................. 26

BAB III LINGKUP ORIENTASI

3.1 Struktur Organisasi Front Office Department ......................................... 31

3.2 Job Description ............................................................................. 32

3.3 Hasil pengamatan ............................................................................. 45

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Simpulan ............................................................................ 52

4.2 Lampiran ............................................................................. 55

DAFTAR PUSTAKA

ii

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Job orientation (job orientation) merupakan salah satu mata kuliah wajib bagi

mahasiswa jurusan Hotel & Restaurant dan harus dilaksanakan pada hotel dan

departement yang sudah ditentukan. Job orientasi ini merupakan bentuk tinjauan

langsung yang dilakukan oleh mahasiswa ke hotel yang telah ditentukan dengan

mengamati dan mencatat segala hal yang dilakukan oleh staff hotel di departemennya

sesuai dengan job descriptionnya masing-masing.

Job orientation (orientasi kerja ) merupakan pengaplikasian dari teori teori yang

telah diberikan di kampus. Dengan melakukan job orientasi ini maka mahasiswa akan

bisa lebih mengerti dan menambah wawasannya dengan melihat langsung secara jelas

dan juga dia dapat membandingkan antara teori dengan kenyataan di lapangan. Dengan

melihat secara langsung peralatan, proses dan cara kerjanya, maka mahasiswa akan

semakin cepat memahami dan mengetahui cara dan proses kerjanya di departemen

tersebut.

Orientasi seperti ini juga akan lebih mempermudah bagi mahasiswa dalam

memprediksikan apa yang akan dilakukan dan yang harus dilakukan oleh seorang staf di

bagian tertentu misalnya front office department. Dengan ini mahasiswa diharapkan

memiliki bekal dalam menempuh on the job training nantinya.

1.2.Tujuan

1.Memberikan kesempatan kepada mahasiswa dan memberikan ilmu wawasan yang lebih

mendalam dengan memberikan arahan dan memperlihatkan secara langsung apa saja yang

dilakukan oleh staff sesuai dengan job descriptionnya masing-masing.

1

2.Mahasiswa dapat membandingkan antara teori yang diberikan di bangku kuliah dengan

kenyataan yang ada di lapangan dengan melihatnya secara langsung.

3.Mahasiswa dapat melihat dan mengetahui secara langsung semua peralatan dan fasilitas

yang digunakan di sebuah departemen hotel.

4.Mahasiswa dapat mengetahui secara langsung tentang peralatan, fasilitas, job description,

job specification yang ada sehingga akan memiliki pengalaman dan bekal nantinya setelah

dia akan melakukan On The Job Training di hotel dan setelah lulus nantinya.

5.Setelah melakukan job orientasi, mahasiswa akan mendapat gambaran yang lebih

gamblang didalam menyusun dan membuat laporan mengenai apa yang dilihat,

diamati dan yang pernah di pada saat orientasi.

1.1.Manfaat

1.Sebagai bekal mahasiswa di dalam menghadapi dunia kerja dilapangan langsung setelah dia

lulus maupun saat melakukan On The Job Training.

2.Menambah wawasan dan ilmu pengetahuan mengenai mekanisme kerja di hotel.

3.Memahami secara langsung mengenai hubungan kerja antar departemen yang ada di hotel.

4.Dengan adanya job orientasi ini mahasiswa dapat mempersiapkan diri secara dini dalam

menghadapi dunia kerja.

5.Menambah pengalaman di dunia kerja.

6.Lebih memahami bakat dan minat kerja yang dimiliki oleh mahasiswa itu sendiri.

BAB II.

TINJAUAN UMUM

2.1.Sejarah Singkat

Novotel Resort Lombok adalah Hotel berbintang 4 dan berlokasi di Mandalika

Resort Kuta, Kecamatan Pujut Kabupaten Lombok Tengah, adalah salah satu Chain

Hotel dibawah management dari Accor Hotel untuk kawasan Asia Pasific yang berpusat

di Francis, dan dengan Owning Company Bapak Peter Sondakh dari PT. Rajawali.

Novotel mulai beroperasi / soft opening pada bulan Juli 1997 dengan

menyandang Brand Novotel Coralia Lombok dan beroperasi penuh / Grand Openingnya

mulai Januari 1998. Brand CORALIA itu sendiri mempunyai arti sesuai yang terkan

dung dari singkatannya sebagai berikut ; C = culture, O = opportunity, R = relaxtion,

A = adaptation, L = leisure, I = individual dan A = advanture.

Pada pertengahan bulan September 2005 Novotel melakukan renovasi pertama

kalinya untuk bangunan Guest blok bagian atas dan Bangunan Sasak Villa yang bagian

timur dirubah menjadi Private Pool Villa. Sejak itu Novotel tidak lagi menyandang brand

Coralia dan berubah menjadi Novotel resort Hotel. Renovasi kedua di lakukan pada

bulan februari 2010, Seluruh bangunan Guest Blok dirombak keseluruhannya menjadi

tipe minimalis dan dibangun penambahan dua unit Family Villa dengan masing masing

mempunyai dua kamar serta Kolam renang pribadi. Renovasi ke tiga dilakukan bulan Juli

2012 untuk seluruh bangunan Sasak Villa dan Private Pool Villa. Dan novotel Lombok

saat ini memiliki jumlah kamar sebanyak 102 kamar yang di operasikan dengan rincian

sesuai tipe kamar :

* Superior = 45 kamar * Deluxe Terrace = 32 kamar

* Sasak Villa = 15 kamar * Private Pool Villa = 8 kamar

* Family Villa = 2 Kamar

Lokasi Hotel Novotel resort berjarak 19 kilometer dengan jarak tempuh hanya

25 menit dari bandara international Lombok dan 1 jam 15 menit dari pelabuhan Lembar.

Fasilitas Hotel

* Room service * Restaurant dan bar * SPA

* Fitness Center * Swiming Pool * Bussines Center

* Kid's Club * Meeting Room * Internet & Wi Fi

* Cable satelite Tv * Safe – deposit box * Laundry service

* Area parkir * Garden Pool

2.2 Bagan organisasi

Struktur organisasi merupakan suatu tingkatan - tingkatan dimana di dalam

struktur tersebut dapat diketahui bagian - bagian yang terdapat di dalam sebuah hotel,

hubungan antara yang satu dengan yang lainnya, hubungan antara atasan dengan

bawahannya dan hubungan antar departemen yang ada. Dengan melihat struktur

organisasi maka akan dapat diketahui posisi/jabatan yang ditempati oleh seseorang

sehingga mereka akan mengetahui secara langsung fungsi dan tanggung jawab mereka

dengan posisi yang ditempatinya. Setiap departemen umumnya akan memasang struktur

organisasi tersebut, sehingga setiap karyawan akan mengetahui posisi dan siapa

atasan/bawahannya.

Struktur organisasi dirancang dan disesuaikan dengan keadaan dan jumlah

staf/karyawannya yang berada pada sebuah perusahaan. Semakin besar sebuah

perusahaan maka tentunya struktur organisasinya juga akan bertambah besar. Adapun

struktur organisasi yang ada di hotel Novotel Mandalika Resort sesuai dengan

departemen yang ada adalah sebagai berikut:

STRUKTUR ORGANISASI

HOTEL NOVOTEL RESORT LOMBOK

GENERAL MANAGER

EXCUTIVE ASSISTANCE MANAGER

EXCUTIVE SECRETARY

HOUSEKEEPING

DEPARTMENT

FRONT OFFICE

DEPARTMENT

FOOD & BEVERAGE

DEPARTMENT

ACCOUNTING

DEPARTMENT

ENGINERING

DEPARTMENT

SECURITY

DEPARTMENT

HUMAN RESOURCES

DEPARTMENT

2.3 Job Description

2.2.1General Manager

Tugas dan tanggung jawab :

1.Menjalankan dan mengendalikan Operasional Hotel

2.Membuat dan mengatur anggaran operasional hotel

3.Menetapkan aturan, kebijakan dan keputusan dalam prosedur operasional hotel.

4.Melakukan interview dan uji kompetensi bagi staf yang akan menduduki jabatan / posisi

Manager

5.Mengontrol dan menganalisa laporan keuangan.

6.Memberikan arahan Manager manager didalam pencapaian target dan pelaksanaan standar

pelayanan yang digariskan.

7.Bekerjasama dengan Serikat pekerja di perusahaan didalam mengelola sumber daya

manusia dan membuat peraturan sesuai Undang undang Ketenagakerjaan

8.Membuat laporan kepada OWNING Company dan Accor Head Office.

2.2.1EXECUTIVE ASSISTANCE MANAGER


1.Membantu GM dalam mengelola dan mengatur hotel management.

2.Memberikan laporan dan bertanggung jawab kepada GM.

3.Menerima laporan dari masing-masing department heads.

4.Mengatur dan memonitor operasional hotel.

5.Pengganti GM sementara jika sewaktu-waktu GM tidak ada di tempat.

2.2.1ACCOUNTING DEPARTMENT


1.Mengelola Keuangan Perusahaan

2.Membuat program kerja jangka pendek dan jangka panjang di bidang akuntansi.

3.Melakukan pembelian kebutuhan kebutuhan operasional hotel

4.Menginventarisir aset aset perusahaan

5.Membuat Neraca Perusahaan

2.2.1KEY ACCOUNT DEPARTMENT


1.Menyusun dan mengelola strategi pangsa pasar

2.Melaksanakan promosi pemasaran.

3.Memaksimalkan keuntungan dan pendapatan sepanjang tahun

4.Menyusun program dan anggaran pembiayaan pemasaran.

5.Memelihara hubungan dan komunikasi dengan Instansi Pemerintah, perusahaan dan Biro

perjalanan dalam dan luar negeri

6.Membuat paket paket penjualan kamar

7.Menemani, menjamu pelanggan sesuai dengan kebutuhan bila perlu di luar jam kerja.

8.Melakukan sales call secara rutin sesuai dengan program yang telah direncanakan.

9.Membuat dan menganalisa kontrak harga kamar

10. Melaksanakan sistem administrasi dan pelaporan sesuai yang di tetapkan perusahaan

2.2.1HUMAN RESOURCES DEPARTMENT

Tugas dan Tanggung jawab :

1.Bertanggung jawab atas rekrutmen dan penempatan tenaga kerja sesuai kebutuhan

Perusahaan

2.Melakukan proses interview terhadap calon Karyawan

3.Melaksanakan manajemen pengupahan sesuai peraturan dan perundang undangan

4.Mengatur sistem keselamatan dan kesehatan Pekerja

5.Mengkoordinir dan melaksanakan program sosial dan olahraga

6.Menjalin kerjasama dengan Instansi terkait dan Serikat Pekerja

7.Mengatasi masalah yang berhubungan dengan perselisihan hubungan industrial antara

pekerja dan perusahaan

8.Melaksanakan sistem administrasi dan pelaporan department sesuai yang di tetapkan

perusahaan

2.2.1FOOD AND BEVERAGE DEPARTMENT


1.Menyiapkan inventarisasi peralatan-peralatan Bar dan Restaurant

2.Menetapkan menu sistem penyajian dan strategi penjualan

3.Membuat budget / rencana anggaran operasional

4.Membuat paket Weeding party , paket Meeting dan Banquette

5.Memonitor pelaksanaan Hygiene makanan dan minuman

6.Melakukan analisis, evaluasi pesaing


perusahaan

2.2.1FRONT OFFICE DEPARTMENT


1.Bertugas dan bertanggung jawab terhadap sistem penjualan kamar

2.Bertugas dan bertanggung jawab terhadap sistem pemesanan kamar

3.Membuat statistic daftar tamu serta membuat laporannya

4.Melaksanakan sistem standar service mengenai penerimaan tamu

5.Menyusun rencana anggaran operasional department

6.Merumuskan dan menetapkan tarif kamar

7.Mengalokasikan kamar bagi tamu VIP atau V.V.I.P


perusahaan

2.2.1HOUSEKEEPING DEPARTMENT

Tugas dan tanggung jawab ;

1.Bertugas dan bertanggung jawab terhadap penyediaan kamar yang akan di jual

2.Bertugas dan bertanggung jawab terhadap seluruh kebersihan kamar

3.Bertugas dan bertanggung jawab terhadap kebersihan seluruh Public area

4.Bertugas dan bertanggung jawab terhadap kelengkapan peralatan dan supplies seluruh

kamar

5.Bertugas dan bertanggung jawab terhadap Guest laundry

6.Bertugas dan bertanggung jawab terhadap Loss and pound

7.Menyusun budget / anggaran operasional department


perusahaan

2.2.1ENGINERING DEPARTMENT


1.Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan perbaikan barang barang dan fasilitas hotel

2.Menyusun rencana anggaran operasional department

3.Melaksanakan perintah kerja bila diminta Department lain

4.Memelihara seluruh peralatan listrik agar tetap berfungsi dengan baik

5.Memelihara hubungan baik dan komunikasi dengan PLN dan PDAM

6.Melaksanakan sistem administrasi dan pelaporan sesuai yang di tetapkan perusahaan

2.2.1SECURITY DEPARTMENT


1.Bertanggung jawab atas terpeliharanya keamanan dan ketertiban lingkungan hotel secara

menyeluruh

2.Mengadakan koordinasi dengan kepolisian didalam mengantisipasi dan penanggulangan

terhadap gangguan keamanan

3.Berkoordinasi dengan pihak Kepolisian untuk membantu Tamu apabila apabila kehilangan

sesuatu akibat pencurian.

4.Menjaga dan menyimpan Kunci kunci kantor dan outlet hotel

5.Melaksanakan pengawalan

2.4. Hubungan Antar Department

Hubungan kerjasama yang baik antara karyawan dalam suatu departement di satu

hotel sangat diperlukan karena agar tidak terjadi kesalahpahaman yang dapat

mengganggu kelancaran dan keberhasilan operasional secara keseluruhan,serta tidak

menggangu atau menghambat kelancaran pelayanan kepada tamu.Apabila kerjasama

antar bagian telah dilakukan dengan baik maka pelayanan kepada tamu pasti akan

memuaskan dan pasti berdampak positif terhadap hotel itu sendiri.

Hubungan dan kerjasama itu dapat dilakukan dengan cara pemberitahuan kepada

seluruh seksi-seksi yang ada di Front office departmen tentang pelayanan yang baik agar

tercapai tujuan yang diinginkan yaitu memberikan kepuasan terhadap tamu tentang

pelayanan yang diberikan.

2.4.1 Front Office Department & House Keeping Department

1.Mengirimkan data forecast occupancy yaitu daftar kamar-kamar yang sudah dipesan, atau jumlah kamar yang telah dipesan tamu dalam satu periode, dapat berupa pesanan dalam satu hari, mingguan, bulanan, tiga bulanan bahkan data untuk satu tahun. 2.Mengirimkan EA rooms atau daftar kamar yang sudah dipesan 3.Mengirim kamar yang diblok untuk VIP. 4.Memberitahukan setiap pergantian kamar. 5.Meminta pemasangan extra bed atau baby box. 6.Memberikan Kamar xpected departure list 7.Melaporkan complaint tamu tentang kondisi kamar. 8.Membantu housekeeping untuk menagih pembayaran barang-barang yang rusak / hilang dari kamar.9.Melaporkan barang hotel yang hilang dari kamar untuk ditagihkan ke tamu tersebut.

2.4.2 Front Office Department & Human Resources Department

Hubungan kerja antara F.O dengan Human Resources Department adalah :

1.Penerimaan karyawan baru.

2.Mutasi, promosi dan rotasi karyawan.

3.Program orientasi karyawan baru.

4.Tour to the hotel .

5.Masalah PTER ( payroll, taxes and employee relations ).

2.4.3 Front Office Department & F&B Department

1.memberikan informasi pada tamu tentang fasilitas food&baverage

2.Penaganan dailiy buffet sehari-hari di coffe shop untuk tamu rombongan yang menggunakan fasilitas meal cupon.

3.Penyediaan makanan dan minuman sesuai dengan tingkat hunian kamar.

4.Untuk pemesanan “complimentary”.

5.Penanganan Function Room.

6.Penanganan welcome drink.

2.4.4 Front Office Department & Enginering Department

Hubungan antara F.O dengan Engineering Department adalah :

1.Penanganan working / memo order sehubungan dengan kerusakan yang terjadi pada alat-alat di Front Office Department.

2.Pembuatan kunci duplikat.

3.Penanggulangan bahaya kebakaran.

4.Penanggulangan kerusakan masalah AC.

5.Masalah transportasi tamu dan karyawan.

6.Informasi mengenai kerusakan peralatan elektronika.

2.4.5 Front Office Department & Security Department

1.Menjaga dan mengawasi kamar tamu yang diduga “ skipper “.

2.Melindungi barang-barang milik tamu.

3.Memberikan perasaan aman kepada tamu, karyawan dan pengunjung baik

2.4.6 Front Office Department & Acounting Department

Hubungan kerja dengan akunting meliputi hal-hal sebagai berikut :

1.Masalah penagihan kredit tamu yang belum terbayar.

2.Masalah petty cash.

3.Masalah remitance of funds.

4.Penggajian bulanan yang berhubungan dengan overtime.

5.Penanganan night audit.

6.Hotel room revenue.

BAB III

LINGKUP ORGANISASI FRONT OFFICE DEPARTMENT

3.1 Struktur Organisasi

FRONT OFFICE MANAGER

FRONT DESK RESERVATION CONCIERGE GUEST RELATIONS

3.2 Job Description

3.2.1 Front Office Manager


1.Bertugas dan bertanggung jawab terhadap operasional Front Office departement.

2.Membuat jadwal kerja karyawan

3.Membuat laporan statistic dan tingkat hunian kamar (Room Occupancy)

4.Memastikan sistem standar pelayanan Tamu dijalankan sesuai yang digariskan

DUTY MANAGER

Guest Relations OfficerBell SupervisorReservation SpvFront Desk Spv.

Receptionist & Cashier

Guest Relation Agent

Reservation clerk

Training

Bell BoyOperatorTraining

Training Training

Bell Captain / Airport Rept. Coordinator

5.Menyusun rencana anggaran operasional Departement

6.Memelihara dan menjaga hubungan yang baik dengan Department lain

7.Memberikan motivasi kepada bawahannya

8.Mengadakan pertemuan atau briefing secara rutin

9.Merumuskan merekomendasi penyesuaian tarif kamar

10.Melayani langsung tamu VIP atau V.V.I.P

11.Melaksanakan tugas lain atas dasar perintah atasan

3.2.2 Duty Manager


1.Membantu Front Office Manager dalam menjalankan operasional

2.Membuat laporan harian operasional front Office

3.Meng update dan melengkapi data data Tamu

4.Membuat laporan keuangan, tingkat hunian kamar dan hotel kompetitor

5.Mengkoordinasi rekan kerja di dalam menjalankan operasional

6.Menyiapkan suporting dokumen untuk Tamu yang akan check Out keesokan harinya.

7.Bertanggung jawab terhadap hasil kerja bawahan

3.2.3 Front Desk Supervisor


1.Memeriksa dan memastikan supporting dokumen untuk proses check-in

2.Memeriksa proses pembayaran Tamu yang Check Out

3.Mengawasi dan memantau cara kerja bawahan secara langsung

4.Memastikan operasional berjalan sesuai dengan standar prosedur

5.Penjualan kamar hotel

6.Menangani permintaan tamu dan komplain tamu

7.Membuat laporan kerja

3.2.4 Receptionist/Cashier


1.Menyambut kedatangan Tamu

2.Mengalokasikan Kamar untuk Tamu yang akan tiba

3.Melaksanakan proses Check In dan Check Out Tamu

4.Menginput data kedalam sistem komputer bagi tamu yang telah tiba

5.Melakukan penjualan kamar langsung

6.Menjual semua fasilitas lain yang ada di hotel

7.Memberikan informasi pada tamu

8.Menangani Proses pembayaran Kamar

9.Melakukan proses billing dan closing

10.Memberikan image hotel yang baik pada tamu

3.2.5 Reservation Supervisor


1.Membuat schedul kerja

2.Memeriksa ketersediaan bahan bahan penunjang kerja

3.Meninjau pemesanan kamar semua kategori tamu

4.Mereview reservasi harian yang di input untuk keakuratan kode

5.Menjaga ketersediaan kamar dan harga kamar

6.Memperbaharui point dan level harga kamar

7.Membuat reservasi, penambahan dan pembatalan reservasi

3.2.6 Reservation Clerk


1.Menangani proses pemesanan kamar

2.menginput data reservasi kedalam sistem komputer

3.menangani perubahan, penambahan dan pembatalan reservasi

4.Menjaga kebersihan dan kemasan wilayah kerja

5.Menyiapkan kelengkapan dokumen pendukung untuk tamu yang akan tiba keesokan

harinya

6.Menyiapkan daftar kedatangan dan keberangkatan tamu

7.Mengarsipkan file file pemesanan kamar.

3.2.7 Operator


1.Menjaga kebersihan dan kerapian area kerja

2.Memeriksa ketersediaan line telepon

3.Menangani telepon masuk dan telepon keluar

4.Meneruskan sambungan telepon sesuai permintaan

5.Menangani pengiriman faximile tamu dan inter department

6.Menyiapkan dan memberikan informasi yang dibutuhkan tamu maupun antar department

7.Membuat laporan pemakaian telepon dan faximile

8.Menangani permintaan Wake up call tamu

9.mengarsipkan dokumen dokumen

3.2.8 Bell Supervisor

Tugas dan tanggung jawab:

1.Memeriksa log book dan shift kerja bawahan

2.Bertanggung jawab atas operasional belldesk

3.Menginventarisir kelengkapan operasional

4.Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan dan perawatan kendaraan hotel

5.Memotivasi dan memberikan training ke teamnya

3.2.9 Bell Captain


1.Membantu Bell Supervisor menjalankan operasional di belldesk

2.Memeriksa shift kerja bawahan

3.Memeriksa daftar tamu yang akan check in dan check out

4.Memastikan Operasional di outletnya berjalan dengan baik

3.2.10 Bell boy


1.Menyambut kedatangan tamu

2.Membantu membawa barang tamu

3.Memberikan label pada barang tamu

4.Mengantarkan tamu ke kamar

5.Memberikan informasi tentang fasilitas hotel ke tamu

6.Menjelaskan semua fasilitas yang ada di dalam kamar tamu

7.Membantu tamu untuk pindah kamar

8.Menangani surat-surat tamu

9.Mengantarkan surat kabar ke dalam kamar tamu

3.2.11 Guest Relations Officer (GRO)

Tugas dan Tanggung Jawab :

1Menyambut kedatangan tamu

2Menjaga standar pelayan terhadap customer

3Mengelola statistik tingkat kepuasan Tamu

4Membina hubungan dan komunikasi terhadap customer

5Menjalin hubungan yang baik dengan seluruh department di hotel

6Menangani dan menyelesaikan keluhan keluhan Tamu

7Menangani langsung tamu VIP dan VVIP

8Memeriksa alokasi kamar, fasilitas dan amenities bagi tamu VIP dan VVIP

9Menangani Korespondensi dengan customer

10Membuat laporan langsung kepada General Manager

3.2.12 Guest Relation Agent (GRA)

Tugas dan Tanggung Jawab :

1.Menjalankan tugas tugas yang dibebankan superiornya

2.Menyambut kedatangan tamu

3.Membantu kebutuhan kebutuhan tamu

4.Menyiapkan permintaan amenities tamu VIP dan VVIP serta mendistribusikannya kepada

department terkait.

5.Memberikan informasi fasilitas hotel dan sekitarnya ke tamu

6.Menjaga komunikasi dan hubungan terhadap tamu.

7.Melakukan Courtessy call untuk tamu yang baru tiba di kamar

8.Melakukan Courtessy call untuk tamu yang akan check out

9.Menginput data statistik survey tingkat kepuasan tamu (Medalia)

3.4 Jadwal Kerja

Jadwal / shift kerja bagi karyawan disesuaikan menurut operasional dan kebutuhan

department masing masing, tetapi secara umum dapat di klasifikasikan sebagai berikut :

•Jadwal kerja dengan komposisi 5 : 2 yaitu masa kerja karyawan 5 hari dalam seminggu dan

mendapat libur kerja selama 2 hari dengan lama kerja 9 jam per hari

•Jadwal kerja dengan komposisi 6 : 1 yaitu karyawan akan mendapatkan libur 1 hari setelah

bekerja 6 hari berturut turut dengan lama kerja 8 jam per hari

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Simpulan

Dari kegiatan job orientasi penulis dapat menyimpulkan beberapa hal sebagai

berikut:

a.Melalui Job orientasi ini mahasiswa dapat melakukan observasi (pengamatan ) didalam

suatu hotel sehingga mahasiswa dapat mempersiapkan diri untuk menjadi karyawan atau

karyawati di sebuah hotel serta melalui job orientasi tersebut mahasiswa dapat mengetahuii

lebih jauh mengenai bagaimana dunia kerja didalam bidang pariwisata khususnya perhotelan.

b.Seluruh staff yang bekerja di hotel dibagian manapun harus mampu bekerja secara

disiplin,trampil,efektif dan efisien.

c.Dengan mengetahui job description masing-masing jabatan staff tersebut dapat bekerja

dengan baik dan teratur serta mampu bertanggung jawab sesuai dengan posisinya.

d.Dengan mengetahui job spesification masing-masing jabatan mahasiswa dapat

memprediksi dan mempersiapkan dirinya akan bisa menempati posisi jabatan yang kiranya

sesuai dengan latar belakang pendidikan dan pengalamannya dikemudian hari.

e.Hubungan dan kerja sama antar bagian baik antar departement yang satu dengan

departement yang lain maupun antar staff yang satu dengan staff yang lain dalam satu

departement haruslah berjalan dengan baik sehingga akan menghasilkan kualitas pelayanan

yang baik pula.

f.Kepuasan tamu atas mutu pelayanan yang diberikan hotel adalah suatu nilai jual tinggi bagi

hotel tersebut.

4.2 Saran

Berdasarkan hasil pengamatan penulis setelah melakukan job orientasi ,maka masih

banyak hal –hal yang harus segera dibenahi atau diperbaiki oleh berbagai pihak yang terkait

langsung dengan pariwisata terutama pihak hotel sendiri,oleh sebab itu saran-saran yang

dapat penulis berikan adalah sebagai berikut:

a.Pihak hotel harusnya mengantipasi peluang-peluang dan ancaman –ancaman utama hotel

atau restaurant dengan mempelajari faktor-faktor diluar hotel misalnya para pesaing

,peluang pasar ,perundang-undangan,kecendrungan ekonomi( sosial budaya),keamanan dan

situasi politik.

b.Untuk fasilitas hotel yang belum memadai sebaiknya difasilitasi dengan lengkap agar

mendukung kelancaran opersional di hotel secara efektif dan efisien

c.Diharapkan kepada pemilik hotel agar lebih memperhatikan masalah peningkatan kerja

dan profesional dari para pegawainya dengan melaksanakan atau mengirim para pegawai

untuk mengikuti berbagai macam seminar dan pelatihan yang berhubungan langsung

dengan peningkatan profesionalitas kerja.

d.Pihak hotel dalam meningkatkan pelayanan yang maksimal harus tetap melakukan

koordinasi setiap waktu agar para staff tidak banyak melakukan kesalahan atau kelalaian,agar

kerja lebih efisien dan efektif juga untuk meningkatkan disiplin kerja para karyawan.

e.Memberikan motivasi bagi para karyawan dengan memberikan bonus atau insentif lebih

bagi karyawan yang melaksanakan pekerjaan yang memuaskan.

f.Untuk mahasiswa sebaiknya mempersiapkan diri dengan pengetahuan-pengetahuan serta

pengalaman-pengalaman kerja khususnya perhotelan sehingga saat terjun lngsung ke dunia

kerja khususnya di perhotelan telah siap untuk bekerja.

Documents

Laporan Job Orientasi Lalu Alpian Permana