Laporan Audit Mutu Internal 2009

UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA BADAN PENJAMINAN MUTU

LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL KINERJA UNIT 2009 &

KINERJA AKADEMIK GANJIL 2009/2010

BADAN PENJAMINAN MUTU UII Gedung Prabuningrat Lt.3, Jl. Kaliurang km. 14,5 Sleman Yogyakarta

Phone (0274) 898444 Ext. 1313 Fax. (0274) 898459 E-mail : [email protected], Website: www.bpm.uii.ac.id

LAPORAN HASIL AUDIT MUTU INTERNAL KINERJA UNIT 2009 & KINERJA AKADEMIK GANJIL 2009/2010

BADAN PENJAMINAN MUTU Halaman 1 dari 122 UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

EXECUTIVE SUMMARY

Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) Kinerja Unit tahun 2009 dilangsungkan secara bersamaan

dengan Audit Mutu Internal (AMI) Akademik semester Ganjil 2009/2010 dengan total auditee sebanyak 174 unit

yang terdiri dari 5 kelompok peserta audit, yaitu Rektorat, Dekanat, Divisi Fakultas, Direktorat/Badan dan

Program Studi. Khusus untuk Unit Program Studi (Prodi), kegiatan audit dilakukan untuk Kinerja Unit dan

Akademik.

Perubahan pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) periode ini adalah pada tahapan pelaksanaan, yakni

tahap I adalah pengisian borang oleh auditee dari tanggal 1 sd. 5 Juli 2010, tahap II adalah desk evaluasi atas

pengisian borang oleh auditor dari tanggal 6 sd. 9 Juli 2010, dan dilanjutkan tahap III yakni visitasi dari tanggal

6 s/d 12 Juli 2010. Pada AMI periode sebelumnya hanya ada 2 tahap yakni desk evaluasi dan visitasi

Untuk AMI Kinerja Unit evaluasi di semua unit didasarkan pada 6 indikator kinerja dasar/umum serta

indikator kinerja tambahan yang sifatnya khusus unit dengan jumlah bervariasi disesuaikan dengan lingkup

tugas dan tanggung jawab. Indikator kinerja umum, yaitu (1) Pencapaian Sasaran Mutu Unit, (2) Pencapaian

program/ rencana kerja dan program pengembangan unit, (3) Ketersediaan Prosedur Kerja dan

implementasinya (4) Pemahaman, Realisasi dan Evaluasi Daftar Catatan Mutu (5) Evaluasi Kesiplinan Kerja dan

(6) Pengendalian dan Evaluasi Keluhan Pelanggan.

Untuk indikator kinerja tambahan khusus unit, sebagai contoh untuk unit Direktorat Akademik adalah

(1) proses pelaksanaan penerimaan mahasiswa baru, (2) Proses Administrasi Akademik, dan untuk unit

Direktorat Sarana dan Prasarana indikator kinerja khusus unit yang dievaluasi adalah (1) Proses perencanaan,

pelaksanaan sistem pengadaan bahan habis pakai, (2) Persiapan usulan penghapusan sarana yang menjadi

tanggung jawab direktorat terkait.

Indikator yang dievaluasi untuk AMI Akademik adalah (1) Proses Persiapan Pembelajaran (2) Proses

Pelaksanaan Pembelajaran, (3) Proses Ujian (4) Prestasi Akademik Mahasiswa (5) Proses Kerja Praktek/Kerja

Lapangan/Kepaniteraan Klinik dan Praktek Hukum (6) Proses Skripsi/Pengganti Skripsi/Tugas Akhir (7) Proses

Pendadaran (8) Kondisi Dosen (9) Hasil Lulusan. Masing-masing indikator kinerja dijabarkan dalam bentuk

kegiatan atau aktivitas yang lebih rinci dan lebih operasional.

Sistem penilaian yang digunakan untuk mengklasifikasikan hasil temuan audit ada 4 kategorisasi

temuan sesuai sistem ISO atau PM UII 07, yaitu (1) SESUAI (2) OBSERVASI (3) MINOR (4) MAYOR. Kategori

temuan tersebut kemudian diberi bobot skor, yaitu skor 4 untuk kategori temuan yang SESUAI, bobot 3 untuk

temuan yang sifatnya OBSERVASI dan temuan yang sifatnya MINOR diberi bobot 2 dan 1 (MINOR-2=2 dan

MINOR-1=1) serta nilai 0 untuk temuan yang bersifat MAYOR.

Ringkasan hasil AMI Kinerja Unit tahun 2009 dan AMI Akademik Ganjil 2009/2010 disajikan dalam

bentuk grafik dan tabel dengan menyertakan juga hasil capaian AMI periode sebelumnya sebagai pembanding.

Perbandingan hasil Kinerja periode 2009 dengan periode 2008 dapat dilihat dari rangkuman hasil kinerja unit

dan akademik pada tabel 1- 6. dan Grafik 1-8 berdasar abjad unit.



Tabel 1. Rangkuman Hasil Capaian Kinerja Unit Rektorat Periode 2009

No Unit Indeks Kinerja

1 Rektorat 3.57

Tabel 2. Rangkuman Hasil Capaian Kinerja - Unit Badan dan Direktorat

Periode 2008-2009

No Unit Periode

2008. 2009

1 BPA 2.23 3.61

2 BPM 3.67

3 BSI 1.96 2.88

4 DA 2.78 3.81

5 DKA 2.07 3.42

6 DBMKM 1.47 3.16

7 DOSDM 2.21 3.18

8 DKA 1.80 2.98

9 Dir. Perpustakaan 2.84 3.12

10 DPPAI 2.91 3.31

11 DPPM 2.98 3.67

12 DSP 1.71 2.16

Indeks Kinerja Rata-rata 2.27 3.25

Grafik 1. Perbandingan Hasil Capaian Kinerja Unit Badan dan Direktorat Periode 2008-2009

00.5

11.5

22.5

33.5

4

BPA

BPM BS

I DA DKA

DBMK

MDO

SDM

DKA

Dir. P

erpust

akaan

DPPA

IDP

PM DSP

Rata2

Tahun 2008 Tahun 2009

Hasil AMI Kinerja Unit periode 2009 dan AMI Akademik Semester Ganjil 2009/2010 secara umum

mengalami peningkatan indeks kinerja yang cukup signifikan dibandingkan dengan periode AMI sebelumnya.

Indeks Kinerja Unit periode 2009 mengalami kenaikan sebesar 0.67 poin dengan skor 3.08 (77.00%) sementara



hasil capaian kinerja unit periode 2008 adalah 2.41 (60.25%). Indeks kinerja akademik semester Ganjil

2009/2010 mengalami kenaikan sebesar 0.35 poin di mana indeks kinerja akademik sebelumnya (Semester

Genap 2008-2009) sebesar 2.74 (68.50%) sementara hasil capaian kinerja akademik untuk semester Ganjil

2009-2010 sebesar 3.09 (77.33%).

Tabel 3. Rangkuman Hasil Capaian AMI Kinerja Unit Dekanat Periode 2008-2009

No Unit

Periode

2008 2009

Skor Peringkat Skor Peringkat

1 FE 3.45 1 3.96 1

2 FH 3.10 4 3.77 2

3 FIAI 3.00 6 3.62 3

4 FK 3.28 2 2.94 8

5 FMIPA 3.09 5 3.01 7

6 FPISB 2.73 7 3.08 6

7 FTI 3.18 3 3.46 5

8 FTSP 3.18 3 3.61 4

Indeks Kinerja rata-rata 3.13 3.48

Grafik 2. Perbandingan Hasil Capaian Kinerja Unit Dekanat Periode 2008-2009

00.5

11.5

22.5

33.5

4

FE FH FIAI FK FMIPA FPISB FTI FTSP Rata2




Tabel 4. Rangkuman Hasil Capaian Kinerja Unit Divisi Fakultas Periode 2008-2009

No Divisi Fakultas Periode

2008 2009 Skor Peringkat Skor Peringkat

1 FE 2.79 5 3.33 4

2 FH 2.81 4 3.92 1

3 FIAI 1.89 8 2.85 6

4 FK 2.69 6 3.07 5

5 FMIPA 2.02 7 2.70 7

6 FPISB 2.96 2 2.68 8

7 FTI 2.87 3 3.45 3

8 FTSP 3.03 1 3.72 2


Grafik 3.Perbandingan Hasil Capaian Kinerja Unit Divisi Fakultas Periode 2008-2009

00.5

11.5

22.5

33.5

4

FE FH FIAI FK FMIPA FPISB FTI FTSP Rata2

Tahun 2008 tahun 2009

Tabel 5. Rangkuman Hasil Capaian Kinerja Unit Prodi Periode 2008-2009

Fak No Unit Periode

2008 2009

FE 1 Akuntansi 1.80 1.65 2 Ilmu Ekonomi 2.40 2.90 3 Manajemen 2.40 2.21

FH 4 Ilmu Hukum 3.00 3.78

FIAI 5 Ekonomi Islam 2.60 2.91 6 Hukum Islam 1.40 2.73 7 Pendidikan Agama Islam 3.60

FK 8 Pendidikan Dokter 3.00 2.75

FMIPA 9 Farmasi 2.80 2.49 10 Ilmu Kimia 0.00 2.60 11 Statistika 2.00 1.20



Fak No Unit Periode

2008 2009

FPSB 12 Ilmu Komunikasi 2.60 2.62 13 Psikologi 3.53

FTI

14 Teknik Elektro 2.40 3.47 15 Teknik Industri* 1.60 16 Teknik Industri (IP) 3.40 1.73 17 Teknik Informatika 2.20 3.45 18 Teknik Kimia 1.20 3.51 19 Teknik Mesin* 2.07

FTSP 20 Arsitektur 3.00 3.43 21 Teknik Lingkungan 2.00 3.21 22 Teknik Sipil 2.80 3.89


Grafik 4 Perbandingan Hasil Capaian Kinerja Unit Program Studi Periode 2008-2009

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4


Tabel 6. Rangkuman Hasil Capaian Kinerja Sub Unit Koordinator Laboratorium

Periode 2008 -2009

Fak No. Sub Unit Periode

2008 2009

FMIPA

1 Farmasi 0.42 2.96

2 Ilmu Kimia 1.84 3.44

3 Statistika 2.42 2.56

FTSP 4 Teknik Arsitektur 1.63 3.60

5 Teknik Sipil 2.80 3.20




Grafik 5.Perbandingan Hasil Capaian Kinerja Sub Unit Koordinator Laboratorium

Periode 2008-2009

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

Farmasi Ilmu Kimia Statistika Teknik Arsitektur Teknik Sipil Rata2


Tabel 7. Rangkuman Hasil Capaian Kinerja Sub Unit Lab Program Studi

Periode 2008-2009

Fak No

Sub Unit Periode

2008 2009

FK 1 Pendidikan Dokter 2.96 3.41

FMIPA

2 Farmasi 2.82 2.47



FPSB 5 Ilmu Komunikasi 2.50 3.12

6 Psikologi 3.25 3.27

FTI

7 Teknik Elektro 3.08 2.35

8 Teknik Industri 2.56 3.49

9 Teknik Informatika 1.87 2.31

10 Teknik Kimia 2.39 2.62

11 Teknik Mesin 1.42 1.69

FTSP

12 Arsitektur 1.70 3.33

13 Teknik Lingkungan 3.10 2.65





Grafik 6. Perbandingan Hasil Capaian Kinerja Sub Unit Lab Program Studi Periode 2008-2009

00.5

11.5

22.5

33.5

4

Pend

Dokte

r

Farma

si

Ilmu K

imia

Statist

ika

Ilmu K

omuni

kasi

Psiko

logi

T.Elek

tro

T.Indu

stri

T.Info

rmatik

a

T.Kimi

a

T.Mesi

n

Arsitek

tur

T.Ling

kungan

T.Sipil

Rata2


Tabel 8. Rangkuman Hasil Capaian Kinerja Sub-Unit Pusat Studi

Periode 2008-2009

No Sub-unit pusat studi Periode

2008 2009

1 PKBHI - 2.33

2 PPPI 1.00 2.33

3 PKBH 2.70 3.94

4 Pusdiklat 2.57 3.92


Grafik 7. Perbandingan Hasil Capaian Kinerja Sub-Unit Pusat Studi

Periode 2008-2009

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

PKBHI PPPI PKBH Pusdiklat Rata2




Tabel 9. Rangkuman Hasil Capaian Kinerja Akademik Unit Program Studi Periode Semester Genap 2007-2008 s/d Semester Ganjil 2009-2010

Fak No Program Studi Skor yang Dicapai

Sem.Genap 2007-2008

Sem.Ganjil 2008-2009

Sem.Genap 2008-2009

Sem.Ganjil 2009-2010

FE

1 Akuntansi 2.47 2.10 2.93 2.52

2 Ilmu Ekonomi - 3.24 3.14 2.76

3 Manajemen 2.07 3.25 2.71 2.65

FH 4 Ilmu Hukum 2.79 3.02 2.79 3.00

FIAI

5 Ekonomi Islam 3.5 2.88 2.68 3.40

6 Hukum Islam 2.79 - 1.79 3.05

7 Pend. Agama Islam 2.47 2.74 3.20 3.25

FK 8 Pend. Dokter 2.91 2.70 3.13 3.83

FMIPA

9 Farmasi 2.86 3.05 2.86 3.01

10 Ilmu Kimia - 1.59 2.96 3.23

11 Statistika 2.92 2.55 1.97 2.68

FPSB 12 Ilmu. Komunikasi 2.19 2.20 2.83 2.80

13 Psikologi 2.18 3.31 3.01 3.10

FTI

14 Teknik Elektro 2.49 2.74 2.71 2.94

15 Teknik Industri 2.3 3.19 2.79 2.81

16 Teknik Industri IP 3.11 2.68 2.44 2.95

17 Teknik Informatika 2.95 3.31 2.59 3.11

18 Teknik Kimia 2.56 2.62 2.49 3.07

19 Teknik Mesin 1.35 2.45 2.62 2.41

FTSP 20 Arsitektur 2.93 3.42 2.16 3.21

21 Teknik Lingkungan 2.29 2.14 2.37 3.18

22 Teknik Sipil 2.81 2.72 2.63 3.21

Indeks Kinerja rata-rata 2.597 2.76 2.67 3.01

Grafik 8. Perbandingan Hasil Capaian Kinerja Akademik Unit Program Studi

Periode Semester Genap 2007-2008 s/d Semester Ganjil 2009-2010

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

Gnp 07/08 Gjl 08/09 Gnp 08/09 Gjl 09/10



Dari data-data di atas dapat disimpulkan untuk AMI Periode 2010 masih ada unit yang terlewatkan yakni

Laboratorium Terpadu yang strukturnya ada dibawah Dir. Akademik. Dan ada satu unit yang tidak mengikuti

AMI yakni Badan Perancana.

Indeks Kinerja Unit mencapai skor 3.08 yang artinya mengalami kenaikan yang cukup signifikan sebesar

0.63 dibanding indeks kinerja periode 2008. Kenaikan indeks kinerja ini berlaku untuk semua kelompok unit,

kecuali Unit Rektorat yang indeks kinerjanya tidak dapat dibandingkan karena pada periode 2008 hasilnya tidak

dalam bentuk angka. Demikian juga Indeks Kinerja Akademik Semester Ganjil 2009/2010 dengan skor 3.09

mengalami kenaikan sebesar 0.35 poin dibandingkan periode sebelumnya.

Dengan penambahan tahapan untuk pengisian Borang bagi auditee kemungkinan adanya komplain

penilaian dapat diminimalisir. Hanya saja penyerahan pengisian data parameter dari beberapa auditee tidak

tepat waktu dan ada sebagian auditee yang tidak menyerahkan pengisian borang sehingga proses desk

evaluasi tidak terlaksana dengan baik sehingga jadwal pelaksanaan AMI tidak tepat waktu.

Pelaksanaan kegiatan AMI Kinerja Unit dan Akademik yang dilakukan secara bersamaan dinilai lebih efisien

dalam hal pemanfaatan waktu sehingga kegiatan menggabungkan pelaksanaan AMI kinerja unit perlu

ditindaklanjuti. Demikian juga frekuensi penyelenggaraan kegiatan AMI yang dilaksanakan 3 kali dalam satu

tahun (1 kali AMI kinerja unit dan 2 kali AMI Akademik) dapat dikurangi mengingat kegiatan audit merupakan

kegiatan rutin dan pelaksanaannya membutuhkan alokasi waktu yang khusus dari pihak auditee maupun auditor

serta BPM. Bahkan bila perlu kegiatan AMI dilakukan secara On line yakni dengan membuat SIM AMI Kegiatan

AMI yang akan datang direncanakan setiap bulan Maret. Sedang audit TUV dilaksanakan dalam bulan Juli.

Perlu evaluasi ulang Prosedur Kerja kegiatan AMI agar kontrol dokumen sejak awal lebih baik lagi dengan

cara membuat berita acara untuk auditee, auditor dan BPM. Perlu pengawalan verifikasi secara ketat dengan

penyusunan pedoman pelaksanaan Verifikasi mulai dari penjadwalan, pelaksanaan serta prosedur Verifikasi

untuk meningkatkan indeks kinerja unit dan meminimalisir adanya ketidak sesuaian.



BAB I

PENDAHULUAN

Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) 2010 berlangsung secara bersamaan untuk AMI Akademik

Semester Ganjil 2009-2010 yang seharusnya dilaksanakan pada bulan Nopember 2009 dan AMI Kinerja Unit

2009 yang seharusnya dilaksanakan pada bulan Pebruari 2010. Hal ini terjadi karena sejak bulan Januari hingga

Juni 2010 berlangsung proses pergantian pimpinan tingkat Rektorat hingga Prodi. Proses AMI 2010 diikuti oleh

174 unit dengan rincian 152 unit untuk audit mutu internal kinerja unit dan 22 unit untuk audit mutu internal

akademik.

Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) periode ini dilaksanakan dalam 3 tahap, yakni pengisian

borang oleh auditee dari 1 sd. 5 Juli 2010, desk evaluasi atas pengisian borang oleh auditor dari tanggal 6 sd. 9

Juli 2010 dilanjutkan visitasi dari tanggal 6 s/d 12 Juli 2010. Sedang AMI periode sebelumnya hanya 2 tahap

yakni desk evaluasi dan visitasi.

Demikian juga untuk teknis pelaksanaannya ada sedikit perubahan. Bila pada AMI sebelumnya 1 (satu)

auditor untuk 1 unit maka pada AMI periode ini 1 (satu) auditor akan mengaudit beberapa Kepala Lab. dalam

satu Prodi atau beberapa KaDiv dalam satu Fakultas atau beberapa KaProdi dalam satu Fakultas. Untuk

direktorat maka 1 (satu) auditor akan mengaudit Kepala Direktorat didampingi KaDiv di bawahnya atau Kepala

Badan didampingi KaBid.

Peserta AMI Kinerja Unit 2009 terdiri dari 5 kelompok auditee, yaitu Rektorat, Dekanat, Divisi Fakultas,

Direktorat & Badan dan Program Studi. Semua unit yang ada di bawah kelompok di atas mengikuti kegiatan

audit secara lengkap. Untuk kelompok Dekanat dan Divisi Fakultas, pesertanya ada 8 kelompok, yaitu Fakultas

Ekonomi, Fakultas Hukum, Fakultas Ilmu Agama Islam, Fakultas Kedokteran, Fakultas Matematika dan Ilmu

Pengetahuan Alam, Fakultas Psikologi dan Ilmu Sosial Budaya, Fakultas Teknologi Industri dan Fakultas Teknik

Sipil dan Perencanaan. Untuk kelompok Direktorat & Badan, unit yang mengikuti kegiatan audit ada 12 yaitu

Badan Pengendali Mutu (BPM), Badan Perencana Akademik (BPA), Badan Sistem Informasi (BSI)., Direktorat

Pengabdian Pada Masyarakat (DPPM), Direktorat Pendidikan dan Pengembangan Agama Islam (DPPAI),

Direktorat Perpustakaan, Direktorat Akademik (DA), Direktorat Organisasi dan Sumber Daya Manusia (DOSDM),

Direktorat Akuntansi dan Keuangan (DAK), Direktorat Pemasaran, Kerjasama dan Alumni (DPKA), Direktorat

Pengembangan Bakat, Minat dan Keterampilan Mahasiswa (DPBMKM) dan Direktorat Sarana Prasarana (DSP).

Kelompok program studi (prodi) terdiri dari 22 kelompok termasuk unit yang ada di bawah masing-

masing program studi yakni: unit laboratorium dan pusat studi tergantung struktur organisasi masing-masing

prodi.. Masing-masing unit dilakukan audit secara mandiri. Untuk unit laboratorium, auditeenya adalah

Koordinator laboratorium beserta Kepala laboratorium, atau hanya Kepala Laboratorium saja.

Aspek yang dievaluasi untuk kinerja unit adalah proses atau kegiatan berdasarkan tanggung jawab,

wewenang, prosedur kerja dan instruksi kerja serta rencana mutu dari masing-masing unit yang dituangkan

dalam indikator capaian. Untuk audit mutu internal kinerja unit, ada 5 proses atau kegiatan utama unit dan

beberapa proses atau kegiatan tambahan yang jumlah maupun jenis kegiatannya bervariasi tergantung lingkup



tugas dan tanggung jawab unit yang bersangkutan. Kelima (5) kegiatan atau proses utama tersebut adalah (1)

Pencapaian Sasaran Mutu Unit, (2) Pencapaian program/ rencana kerja dan program pengembangan unit, (3)

Ketersediaan Prosedur Kerja dan implementasinya (4) Tingkat Pemahaman, Realisasi dan Evaluasi Daftar

Catatan Mutu (5) Proses Evaluasi Kesiplinan Kerja dan (6) Proses Pengendalian dan Evaluasi Keluhan Pelanggan.

Dengan adanya perbedaan karakteristik kerja serta lingkup tugas dan tanggung jawab setiap unit maka

evaluasi juga dilakukan untuk indikator kinerja yang bersifat lebih khusus untuk setiap unit. Sebagai contoh

untuk unit Direktorat Akademik, pengukuran dilakukan terhadap program-program penerimaan mahasiswa

baru, Proses Administrasi Akademik, proses PBM untuk pencapaian sasaran mutu dan rencana mutu. Sementara

di Direktorat Sarana dan Prasarana kegiatan yang dievaluasi diantaranya adalah Proses perencanaan,

pelaksanaan sistem pengadaan bahan habis pakai dan persiapan usulan penghapusan sarana yang menjadi

tanggung jawab direktorat terkait. Secara lebih rinci, kegiatan atau proses yang dievaluasi untuk setiap unit

dapat dilihat di borang audit mutu internal kinerja unit untuk masing-masing unit (lampiran 5).

Untuk AMI Akademik Semester Ganjil 2009-2010 pesertanya adalah semua program studi yang ada di

lingkungan Universitas Islam Indonesia, yaitu Program Studi (Prodi) Ekonomi Akuntansi, Ekonomi Islam,

Ekonomi Manajemen , Farmasi, Hukum Islam, Ilmu Ekonomi, Ilmu Hukum, Ilmu Komunikasi, Pendidikan

Kedokteran, Statistika, Teknik Arsitektur, Teknik Elektro, Teknik Industri, Teknik Industri (IP), Teknik Kimia ,

Teknik Lingkungan, Teknik Sipil, Psikologi, Ilmu Kimia, Teknik Industri dan Teknik Mesin dan Pendidikan Agama

Islam.

Proses/kegiatan yang dievaluasi pada kegiatan AMI Akademik untuk semester Ganjil 2009/2010 adalah

kegiatan/proses yang terkait dengan pembelajaran, yaitu (1) Proses Persiapan Pembelajaran, (2) Proses

Pelaksanaan Pembelajaran, (3) Proses Ujian, (4) Prestasi Akademik Mahasiswa, (5) Proses Pelaksanaan Kerja

Praktek/Kerja Lapangan/Kepaniteraan Klinik dan Praktek Hukum (6) Proses Skripsi/Pengganti Skripsi/Tugas Akhir

(7) Proses Pendadaran, (8) Kondisi Dosen, (9) Hasil Lulusan. Khusus untuk Proses Pelaksanaan Kerja Praktek,

tidak semua program studi menyelenggarakan kegiatan ini sehingga untuk prodi tersebut, kegiatan kerja praktek

tidak diikutsertakan dalam penilaian. Setiap proses/kegiatan yang dievaluasi, baik untuk kegiatan AMI Kinerja

Unit maupun AMI Akademik, dijabarkan ke dalam beberapa aktivitas yang lebih rinci yang merupakan indikator

keberhasilan dari implementasi rencana mutu masing-masing program studi.

Sistem penilaian yang digunakan untuk mengklasifikasikan hasil temuan audit, baik hasil audit kinerja

unit maupun audit kinerja akademik ada 4 kategorisasi temuan sesuai sistem ISO atau PM UII 07, yaitu (1)

Tidak ada temuan atau dikategorikan SESUAI, dengan kriteria auditee telah menerapkan SMM sesuai dengan

kriteria audit yang ditetapkan dan atau telah memenuhi tingkat pencapaian sasaran dalam bentuk persentase

sesuai standart yang ditentukan (2) Temuan yang sifatnya OBSERVASI dengan kriteria adanya tindakan atas

penerapan sistem manajemen mutu yang terlupakan belum dilaksanakan oleh auditee misal belum dilakukannya

otorisasi atas sebuah dokumen atau adanya saran untuk tindakan perbaikan ke arah positif (3) Temuan dengan

klasifikasi MINOR dengan kriteria penerapan SMM oleh auditee belum sesuai (menyimpang) dari kriteria audit

yang ditetapkan dan atau persentase tingkat pencapaian sasaran yang ditentukan belum memenuhi standard,

ketidaksesuaian yang ditemukan dapat segera diperbaiki, (4) Temuan yang sifatnya MAYOR dengan kriteria



auditee tidak melaksanakan/menerapkan Sistem Mutu sebagaimana ditentukan dalam dokumen Sistem Mutu

sehingga dapat mempengaruhi keberlangsungan kegiatan unit.

Langkah berikutnya adalah pembobotan untuk setiap temuan di mana kategori Tidak Ada Temuan

atau kategori SESUAI diberi bobot 4, OBSERVASI = 3, MINOR diberi bobot 2 dan 1 (MINOR-2 = 2 dan MINOR-

1 = 1), MAYOR = 0. Setiap kategori memiliki indikator-indikator terkait dengan pencapaian sebuah proses atau

kegiatan. Ada 2 jenis data yang dapat diketahui dari hasil audit yaitu data angka (kuantitatif) yang berupa

indeks kinerja dan data deskriptif temuan (kualitatif), yang berupa uraian temuan, penyebab dan tindak

lanjutnya.

Sehubungan dengan telah tersertifikasi oleh TUV maka AMI periode ini pada saat visitasi, terlebih

dahulu auditor melakukan verifikasi atas temuan Audit periode sebelumnya serta temuan Audit TUV. Dari hasil

visitasi bila ditemukan ketidaksesuaian Auditee menuliskan Penyebabnya, Tindakan Perbaikan maupun

Tindakan Pencegahan yang dilakukan dalam formulir Laporan Temuan dan Verifikasinya.

Hasil pengukuran AMI Kinerja Unit periode 2009 secara lengkap per-unit disajikan disajikan pada Bab

II sampai dengan Bab V dan capaian AMI Akademik Semester Ganjil 2009/2010 akan dipaparkan secara rinci di

Bab VI dari laporan ini. Kesimpulan dan Rekomendasi dari hasil audit internal disampaikan di Bab VII



BAB II

HASIL PENGUKURAN AMIKU 2009

UNIT REKTORAT & DEKANAT

1. HASIL AMI UNIT REKTORAT

Secara umum, kinerja unit Rektorat sudah mencapai nilai baik dengan indeks kinerja rata-rata sebesar

3.57. Indeks terendah untuk unit Rektorat adalah yang terkait dengan proses pengendalian dan evaluasi

keluhan yaitu sebesar 3.00. Artinya proses terkait dengan pengendalian keluhan masih perlu ada tindak lanjut

agar dapat lebih baik. Hasil secara lebih rinci untuk kinerja unit Rektorat dapat dilihat pada tabel 2.1

Tabel 2.1 Hasil Capaian AMI Kinerja Unit Periode 2009 -- Unit Rektorat

No Indikator Kinerja Indeks Kinerja

1 Pencapaian Kebijakan Mutu 4.00

2 Pencapaian Renop/Program Kerja Tahunan 3.60

3 Kepemimpinan 3.67

4 Proses pengendalian dan evaluasi Keluhan Pelanggan 3.00

Indeks Kinerja 3.57

Selain hasil capaian yang berupa skor indeks kinerja, proses audit juga menghasilkan data kualitatif

berupa data temuan deskriptif untuk unit dekanat dapat dilihat pada tabel 2.2.

Tabel 2.2. Temuan Deskriptif AMI Kinerja Unit Rektorat

Rincian Temuan Tanggal Audit Auditor & Auditee

1 Notulen Perubahan Kebijakan Mutu dalam Raker Universitas belum dilakukan sesuai dengan PM-U2-01 21 Juli 2010 Auditor :

Ir. Faisol AM, MS. Drs. Kesit BP, M.Si Auditee : Warek I Warek II

2 Notulen Penyusunan Renstra dalam praRaker Universitas belum dilakukan sesuai dengan PM-UII-01

3 Hasil Pelaporan Pengukuran Sasaran Mutu ke Rektor oleh BPM

4 Dokumen Renstra belum dilakukan otorisasi dan pengkodean sesuai dengan PM-UII-02 5 Prosedur Pengesahan Renstra belum ada sesuai dengan PM-UII-02 6 Dokumen Renop belum diotorisasi oleh Pimpinan sesuai dengan PM-UII-01 7 Evaluasi danTindakLanjut Renop belum dilakukan sesuai dengan PM-UII-05

8 Kebijakan untuk mengatasi ketidaktercapaian Sasaran Mutu belum dilakukan sesuai dengan PM-UII-04

Kesimpulan Hasil Audit Mutu Internal Unit Rektorat

Proses dan kegiatan yang terkait dengan kinerja unit sudah dilaksanakan dan terdokumentasikan

dengan baik. Kinerja yang capaiannya belum sesuai dengan target sudah dilakukan evaluasi dan ada tindak

lanjutnya. Hanya saja sistem dokumentasinya belum dilakukan sesuai Sistem Manajemen Mutu PM UII-01 dan

proses otorisasi dokumen belum dilakukan secara konsisten.



2. HASIL AMI UNIT DEKANAT

Secara umum indeks kinerja unit dekanat periode 2009 mengalami peningkatan sebesar 0.35 poin

dibandingkan kinerja periode sebelumnya, akan tetapi ada 2 unit yang mengalami penurunan indeks kinerja

yaitu Dekanat FMIPA dan FK. Sementara 6 unit lainnya yaitu FE, FH, FIAI, FPISB, FTI dan FTSP mengalami

peningkatan indeks kinerja yang cukup signifikan. Hasil capaian indeks kinerja untuk masing-masing unit dapat

dilihat dari tabel 2.3

Table 2.3. Perbandingan Hasil Capaian Kinerja Unit Dekanat Periode 2008 -2009

No Unit Periode

2008 Peringkat 2009 Peringkat

1 FE 3.45 1 3.96 1

2 FH 3.10 4 3.77 2

3 FIAI 3.00 6 3.62 3

4 FK 3.28 2 2.94 8

5 FMIPA 3.09 5 3.01 7

6 FPISB 2.73 7 3.08 6

7 FTI 3.18 3 3.46 5

8 FTSP 3.18 3 3.61 4

Indeks Kinerja 3.13 3.48

Untuk Dekanat Fakultas Kedokteran pencapaian kinerja unit turun hingga di bawah 3,00. Bila dilihat

secara rinci maka aspek kinerja Dekanat FK yang paling rendah dan berdampak pada kinerja secara keseluruhan

adalah Implementasi kebijakan dan perencanaan program penerimaan hibah dengan indeks 1.33. Kinerja unit

dengan indeks di bawah 3 yang lain (Tabel 2.4) adalah pencapaian sasaran mutu fakultas, implementasi

kebijakan dan perencanaan bidang SDM serta pencapaian program kerja rutin dan program pengembangan.

Untuk itu ke 4 aspek kinerja tersebut perlu diprioritaskan dalam upaya tindak lanjutnya dalam bentuk tindakan

perbaikan sekaligus dengan rencana preventifnya.

Indikator kinerja yang indeksnya masih di bawah 3.00 untuk FMIPA ada 3 yang perlu mendapat

prioritas dalam proses tindak lanjut perbaikannya, yaitu pencapaian program/ rencana kerja pengembangan

unit, implementasi kebijakan dan perencanaan program bidang Sarana Prasarana dan implementasi kebijakan

dan perencanaan program bidang kemahasiswaan. Sementara untuk FH, indikator kinerja dengan indeks

kurang dari 3.00 adalah implementasi kebijakan dan perencanaan program penerimaan hibah.



Tabel 2.4. Hasil Capaian AMI Kinerja Unit Periode 2009 -- Unit Dekanat

No Indikator Kinerja

FE FIAI FK FMIPA FTSP FTI FPSB FH

1 Pencapaian Sasaran Mutu Fakultas (SMF) 3.67 3.67 2.33 3.00 3.67 3.33 3.67 3.67

2 Pencapaian program kerja rutin 3.75 3.75 3.25 3.33 3.25 3.00 3.50 4.00

3 Pencapaian program kerja pengembangan unit 4.00 3.00 2.75 2.25 3.75 3.50 3.50 4.00

4 Proses koord internal unit pelaksanaan program kerja rutin dan tindak lanjut RTM 4.00 2.60 3.00 3.20 3.60 3.20 3.20 3.40

5 Implementasi kebijakan dan perencanaan program bid Pendidikan dan Pengajaran Fak 4.00 2.67 4.00 3.33 3.33 3.33 3.33 4.00

6 Implementasi kebijakan dan perencanaan program bidang Keuangan 4.00 3.67 3.33 3.67 4.00 4.00 3.33 4.00

7 Implementasi kebijakan dan perencanaan program bidang SDM 4.00 4.00 2.33 3.00 3.00 3.33 3.33 4.00

8 Implementasi kebijakan dan perencanaan program bidang Sarana Prasarana 4.00 4.00 3.00 2.33 3.00 3.33 3.33 4.00

9 Implementasi kebijakan dan perencanaan program bidang kemahasiswaan 4.00 3.67 2.67 2.00 4.00 3.33 3.33 4.00

10 Implementasi kebijakan dan perencanaan program kerja sama dengan pihak luar 4.00 4.00 2.67 3.33 3.33 3.33 3.33 4.00

11 Implementasi kebijakan dan perencanaan program penerimaan hibah 4.00 4.00 1.33 3.67 4.00 3.33 3.33 2.00

12 Proses evaluasi Kedisiplinan Kerja 4.00 4.00 3.50 3.00 4.00 4.00 3.00 4.00

13 Proses pengendalian dan evaluasi Keluhan Pelanggan 4.00 4.00 4.00 3.00 4.00 4.00 3.00 4.00

INDEKS KINERJA 3.96 3.62 2.94 3.01 3.61 3.46 3.32 3.77

Untuk Fakultas-fakultas yang lain walaupun indeks kinerja rata-rata sudah di atas 3.00, tetap perlu

memperhatikan dan menindak lanjuti kegiatan yang belum mencapai indeks 3.00. Sebagai contoh untuk FIAI,

indikator kinerja yang perlu menjadi perhatian adalah proses koordinasi internal unit dan pelaksanaan program

kerja rutin dan tindak lanjut RTM serta implementasi kebijakan dan perencanaan program bidang Pendidikan

dan Pengajaran Fakultas. Indikator kinerja yang indeksnya masih di bawah 2 sebagai terlihat pada tabel 2.2

perlu dievaluasi penyebabnya sehingga dapat segera dilakukan tindakan perbaikan sekaligus rencana

preventifnya. Tindakan-tindakan ini dituangkan dalam form FM-UII-AM-FSM-05.02/R2 dan FM-UII-AM-

FSM-07.06/R0 seperti yang ditentukan dalam Sistem Manajemen Mutu. Proses audit juga menghasilkan data

kualitatif berupa data temuan deskriptif yang dapat dilihat pada table 2.5.



Tabel 2.5. Data Deskriptif Hasil AMI Kinerja Unit Dekanat Periode 2009

Fak. Rincian Temuan Tanggal Audit Auditor & Auditee

FE

1 SMF Prodi Manajemen dan Ilmu Ekonomi belum diotorisasi

19 Juli 2010 Auditor : Drs. Hujair AHS, MSI Auditee : Dekan dan Wadek FE

2 Belum ada pengukuran pencapaian program kerja

3 Belum mengukur metode pelaksanaan program

FH 1

Sasaran Mutu Fakultas masih mengikuti Sasaran Mutu Universitas yang lama, Belum ada revisi

14 Juli 2010 Auditor : Dra. Prapti A, M.Si Auditee : Dekan dan WadekFH

2 Ketersediaan evaluasi DCM unit belum dapat diberikan skor nya karena kondisi dalam pertanyaan tidak ada.

3 DCM belum dilakukan karena baru saja disyahkan menjelang dilakukan audit eksternal oleh TUV pada tahun 2009.

4 Belum dilakukan pengolahan Nilai Mahasiswa pada Program SIMAK

5 Belum dilakukan pengolahan Data Dosen mengajar di SIMAK

6 Belum dilakukan pengolahan data presensi karyawan

7 Belum dilakukan pengolahan data EPSBED

FIAI 1 Dokumen laporan pengukuran SMF belum terotorisasi 20 Juli 2010 Auditor : Dra. Siti Nursyamsiah, MM Auditee : Dekan dan Wadek FIAI

2 Dokumen laporan pengukuran program kerja belum diotorisasi

3 Dokumen laporan pelaksanaan program kerja pengembangan belum terotorisasi

4 Belum ada dokumen rencana tindaklanjut untuk program kerja yang tidak tercapai

5 Dokumen pelaksanaan program kerja pengembangan belum diotorisasi

6 Belum ada dokumen evaluasi dan rencana tindaklanjut untuk rencana kerja yang belum tercapai

7 Belum ada skedul dan penanggungjawab pelaksanaan tindaklanjut hasil keputusan RTM

8 Dokumen program bidang pendidikan dan pengajaran yang tersedia kurang dari {




ada dokumen evaluasi dan rencana tindak lanjut tetapi belum semua dokumen terotorisasi.

Dekan dan Wadek FMIPA

4

Dokumen program/ rencana kerja pengembangan untuk mendukung SMF < 99%, demikian pula dengan metode sosialisasi, implementasi serta evaluasinya dan belum semua dokumen terotorisasi.

5 Metode koordinasi untuk mengukur pengelolaan program kerja antar sub-unit dan dokumen implementasinya ada yang belum terotorisasi.

6 Terdapat dokumen yang belum terotorisasi dalam sosialisasi internal program bidang keuangan.

7 Terdapat dokumen bidang sarana prasarana yang penjelasannya 100% termasuk implementasinya dan dokumen belum terotorisasi.

8 Terdapat program bidang kemahasiswaan yang belum ada penjelasannya dan dokumen belum terotorisasi. Demikian pula dalam implementasi dan evaluasinya

9 Terdapat strategi program kerjasama dengan instansi luar tetapi dokumen belum terotorisasi.

10 Terdapat program penerimaan hibah tetapi belum ada tindak lanjutnya dan belum semua dokumen terotorisasi.

11 Terdapat metode evaluasi kedisiplinan kerja namun implementasi reward dan punishment-nya belum terotorisasi.

12 Dokumentasi implementasi dan tidak lanjut keluhan pelanggan belum terotorisasi . FPSB 1

Pengukuran SMF, Evaluasi dan tindaklanjut SMF serta kendala dan peluang yang ada, belum semua dokumen terotorisasi

16 Juli 2010 Auditor : Dra. Sarastri Mumpuni R, M.Si Auditee : Dekan dan Wadek FPSB

2 Implementasi/ pelaksanaan program rencana kerja unit, tercapai 75% Program kerja 99%.

3 Ketersediaan program/ rencana kerja pengembangan unit dalam pencapaian sasaran mutu unit belum tersedia dokumen

4 Implementasi/ pelaksanaan program rencana pengembangan unit, tercapai 75% dan Program kerja 99%. Dan dokumen laporannya belum semua ada

5 Evaluasi program/ rencana pengembangan unit , kendala dan peluang yang ada serta tindak lanjut program, Belum semua dokumen terotorisasi

6 Belum tersedia dokumen program dan laporannya FTI 1

Evaluasi program/ rencana kerja rutin, kendala dan peluang belum dituangkan dalam Form FM-UII-AM-FSM-05.02/R2

16 Juli 2010 Auditor : Ir. Bambang Sulistiono, MSCE. Auditee : Dekan dan Wadek FTI

2 Evaluasi program/ rencana kerja pengembangan belum dituangkan dalam form FM-UII-AM-FSM-05.02R2

3 Tindaklanjut belum dituangkan dalam Corrective Action Form FM-UII-AM-FSM-05.02/R1

4 Belum ada pengukuran keberhasilan MOU FTSP

1 Belum semua dokumen pengukuran SMF terotorisasi 12 & 20 Juli 2010 Auditor : Prof. A. Fauzy, Ph.D. Auditee : Dekan dan Wadek

2 Belum semua dokumen program/ rencana kerja rutin terotorisasi

3 Pengukuran program kerja baru tercapai antara 75% hingga < 99% (belum 100%) dan belum semua terotorisasi

4 Belum semua dokumen program/rencana kerja yang tidak tercapai




dan dokumen rencana tindaklanjut terotorisasi FTSP

5 Belum semua dokumen sosialisasi program rencana kerja pengembangan melalui rapat dan media yang mudah diakses (ditempel) atau media komunikasi lain diotorisasi

6 Pengukuran program kerja pengembangan tercapai antara 75% hingga < 99% (belum 100%) dan belum semua terotorisasi

7 Belum semua dokumen tindaklanjut hasil keputusan RTM( meskipun sudah ada skedul dan penanggungjawab pelaksanaanya) terotorisasi

8 Belum semua dokumen sosialisasi internal program kerja bidang Pendidikan dan Pengajaran Fakultas melalui rapat dan media yang mudah diakses (ditempel) atau media komunikasi lain, diotorisasi

9 Belum semua dokumen laporan pelaksanaan program bidang Pendidikan dan Pengajaran Fakultas (meskipun sudah tercapai 100%) terotorisasi

Kesimpulan Hasil Audit Mutu Internal Unit Dekanat

Hasil capaian kinerja unit yang belum optimal terjadi pada indikator yang berbeda pada masing-masing

unit sehingga upaya tindak lanjutnya juga difokuskan di unit masing-masing. Indeks kinerja pada unit-unit

yang sudah masuk kategori baik (indeks 3.00), dapat menjadi referensi bagi unit lain yang indeks kinerjanya masih di bawah 3 dalam proses evaluasi dan tindak lanjutnya.

Temuan kualitatif yang sangat mendasar dari hasil audit mutu internal yang terjadi hampir di semua

unit Dekanat, yaitu (1) proses otorisasi dokumen belum menjadi sebuah proses yang dijalankan secara konsisten

padahal otorisasi dapat menjadi salah satu cara untuk memantau sebuah proses dinyatakan sudah selesai atau

belum selesai dilakukan. (2) Unit belum dilakukan pengukuran beberapa proses/aktivitas/program sehingga

belum dapat diketahui ketercapaiannya. (3) Dokumentasi proses/kegiatan/aktivitas belum secara konsisten

menggunakan formulir standar sesuai SMM



BAB III

HASIL PENGUKURAN AMI KINERJA

UNIT BADAN & DIREKTORAT

Indikator kinerja unit Badan dan Direktorat terdiri indikator kinerja umum dan indikator kinerja khusus.

Indikator kinerja umum terdiri dari 8 aspek proses/kegiatan yang berlaku untuk semua unit. Indikator kinerja

khusus merupakan proses/kegiatan sesuai dengan ruang lingkup tugas, wewenang dan tanggung jawab dari

unit yang terkait, contoh untuk Direktorat Akademik adalah program penerimaan mahasiswa baru dan PBM,

untuk Direktorat Sarana dan Prasarana adalah proses perencanaan, pelaksanaan sistem pengadaan bahan habis

pakai.

Kinerja unit Badan dan Direktorat pada periode 2009 mencapai indeks 3.48, mengalami kenaikan

sebesar 0.98 poin dibandingkan kinerja periode 2008, dan berlaku untuk semua unit sebagai terlihat pada tabel

3.1. Skor tertinggi 3.81 diraih oleh Direktorat Akademik, skor kinerja terendah.2,88 pada Badan Sistem

Informasi. Untuk setiap indikator kinerja dapat dilihat pada tabel 3.2. Masih ada satu unit yang belum mengikuti

audit yakni Badan Perencana.

Tabel 3.1. Perbandingan Hasil Capaian Kinerja Unit Badan dan Direktorat Periode 2008 -2009

No Unit

Periode

2008 2009

Skor Peringkat Skor Peringkat

1 BPA 2.23 5 3.61 3

2 BPM 3.67 2

3 BSI 1.96 8 2.88 10

4 DA 2.78 4 3.81 1

5 DBMKM 1.47 11 3.16 7

6 DKA 2.07 7 3.42 4

7 DOSDM 2.21 6 3.18 6

8 D Perpustakaan 2.84 3 3.12 8

9 DPKA 1.80 9 2.98 9

10 DPPAI 2.91 2 3.31 5

11 DPPM 2.98 1 3.67 2

12 DSP 1.71 10 2.16 11




Tabel 3.2 Indeks Kinerja Unit Periode 2009 -- Unit Direktorat dan Badan

IK BPA BPM BSI DA DMKM DKA DOSDM D.Perpus DPKA DPPAI DPPM DSP Rerata

1 3.25 3.25 1.50 3.50 2.75 4.00 2.25 3.50 4.00 3.50 3.75 1.50 3.06

2 3.50 3.75 2.25 4.00 3.50 2.00 2.00 3.00 3.00 3.50 3.25 1.75 2.96

3 3.50 3.25 2.50 3.25 2.75 2.00 2.00 2.25 - 4.00 3.75 1.00 2.75

4 3.40 3.60 3.00 3.40 3.00 2.80 2.80 3.40 3.50 2.00 3.6 1.20 2.98

5 3.50 3.75 3.25 4.00 4.00 4.00 3.00 3.75 2.50 3.50 3.25 3.50 3.50

6 3.75 3.75 2.75 4.00 3.75 4.00 4.00 4.00 2.75 3.00 3.75 3.25 3.56

7 4.00 4.00 4.00 4.00 2.00 4.00 4.00 3.00 2.00 3.00 4.00 4.00 3.50

8 4.00 4.00 4.00 4.00 3.00 4.00 4.00 3.00 4.00 3.00 4.00 2.00 3.58

Rerata 3.61 3.67 2.88 3.81 3.16 3.42 3.18 3.12 2.98 3.31 3.67 2.16 3.25

Keterangan 1 = Pencapaian Sasaran Mutu Unit (SMU) 2 = Pencapaian program/ rencana kerja rutin 3 = Pencapaian program/ rencana kerja pengembangan unit 4 = Pelaksanaan proses koordinasi internal unit pelaksanaan program kerja rutin dan tindak lanjut RTM 5 = Penerapan Prosedur Kerja (PK) untuk Divisi 6 = Tingkat pemahaman, realisasi dan evaluasi Daftar Catatan Mutu (DCM) 7 = Proses evaluasi Kedisiplinan Kerja 8 = Proses pengendalian dan evaluasi Keluhan Pelanggan

1. UNIT BADAN

1.1. Badan Pengembangan Akademik (BPA)

Hasil capaian kinerja unit BPA dalam skor untuk setiap proses/indikator kinerja dapat dilihat dari table

3.3

Tabel 3.3 Indeks Kinerja Unit Periode 2009 -- Unit BPA


1 Pencapaian Sasaran Mutu Unit (SMU) 3.25

2 Pencapaian program/ rencana kerja rutin 3.50

3 Pencapaian program/ rencana kerja pengem-bangan unit 3.50

4 Proses koordinasi internal unit pelaksanaan program kerja rutin dan tindak lanjut RTM 3.40

5 Penerapan Prosedur Kerja (PK) untuk Divisi 3.50

6 Tingkat pemahaman, realisasi dan evaluasi Daftar Catatan Mutu 3.75

7 Proses evaluasi Kedisiplinan Kerja 4.00


Indeks Kinerja 3.61



Indeks Kinerja untuk semua indikator sudah lebih dari 3.00. Skor terendah yang perlu dicari

penyebabnya serta ditindaklanjuti dan dilakukan tindakan pencegahannya adalah pencapaian Sasaran Mutu Unit.

Selain hasil capaian yang berupa skor indeks kinerja, proses audit juga menghasilkan data kualitatif yang berupa

data temuan deskriptif. Data deksriptif untuk unit dapat dilihat pada table 3.4

Tabel 3.4. Temuan Deskriptif Kinerja Unit Periode 2009 -- Unit BPA

No. URAIAN TEMUAN Tanggal Audit Auditor & Auditee

1 Penyusunan Sasaran MutuUnit (SMU) belum sesuai lingkup kerja BPA dan SMART 21 Juli 2010 Auditor :

Ir. Faisol AM., MS

Auditee :

Dr. Ir. Sugini, MT., IAI

2 Belum semua dokumen pengukuran SMU tersedia, pencapaian belum 100 %

3 Belum semua dokumen evaluasi dan tindak lanjut SMU tersedia

4 Implementasi program rutin belum 100 % (baru 85 %)

5 Belum semua dokumen evaluasi dan tindak lanjut program rutin tersedia

6 Implementasi program pengembangan belum 100 % (baru 85 %)

7 Belum semua dokumen evaluasi dan tindak lanjut program pengembangan tersedia

8 Belum tersedia dokumen metode koordinasi pengelolaan program antar sub unit di BPA

9 Belum semua dokumen pelaksanaan koordinasi program unit tersedia dan belum mencapai 100 %

10 Belum semua dokumen koordinasi evaluasi dan tindak lanjut program sub unit tersedia

11 Belum semua PK berkaitan lingkup kerja utama BPA tersedia

12 Belum semua dokumen evaluasi dan tindak lanjut PK tersedia

13 Belum semua dokumen evaluasi DCM tersedia

1.2. Badan Penjaminan Mutu (BPM)

Hasil capaian kinerja unit BPM untuk setiap indikator kerja dapat dilihat dari tabel 3.5

Tabel 3.5 Indeks Kinerja Unit Periode 2009 -- Unit BPM




3 Pencapaian program/ rencana kerja pengembangan unit 3.25






Indeks Kinerja 3.67



Skor Indikator kinerja secara umum sudah di atas angka 3.00. Ada dua indikator kinerja dengan nilai

terendah sebesar 3.25 yang perlu mendapat perhatian yakni proses pencapaian Sasaran Mutu dan program

pengembangan unit yang belum sesuai target.


yang berupa data temuan deskriptif. Data deksriptif untuk unit dapat dilihat pada table 3.6

Tabel 3.6. Temuan Deskriptif Kinerja Unit Periode 2009 -- Unit BPM

No URAIAN TEMUAN Tanggal Audit Auditor & Auditee

1 Mekanisme penyusunan SMU belum berdasarkan pertimbangan pada lingkup kerja dan content yang bersifat strategis. 19 Juli 2010 Auditor :

Drs. Hujair AH Sanaky, MSI

Auditee :

Ir. Faisol AM. MS

2 Sasaran Mutu Unit perlu diperbaiki, karena standard penentuan bobot SMU terlalu ideal sehingga belum/ atau sulit tercapai.

3 Belum terlihat secara jelas program kerja per-unit di BPM baik program rutin maupun pengembangan.

4 Belum dilakukan monitoring terhadap tindaklanjut hasil RTM;

5 Belum jelas tindakan perbaikan apa yang dilakukan terhadap ketidak tercapaian SMU.

6 Belum dilakukan monitoring terhadap program kerja rutin maupun pengembangan.

7 Perlu ada pedoman dokumen yang "aktif" dan "tidak aktif" dan pedoman dokumen seperti apa yang dimasukkan dalam kategori 5 tahun dihancurkan.

8 Belum dilakukan verifikasi terhadap perbaikan temuan setelah satu periode audit.

9 Belum dilakukan pengukuran terhadap keluhan yang masuk dalam satu semester; kontrol terhadap keluhan yang ditindaklanjuti oleh unit lain; Lemahnya monitoring terhadap tindak lanjut keluhan.

1.3. Badan Sistem Informasi (BSI)

Hasil capaian kinerja unit BSI di bawah 3.00 sehingga perlu upaya lebih keras agar dapat mencapai

nilai lebih dari 3.00. Skor untuk setiap proses/ indikator kinerja dapat dilihat dari tabel 3.7 Indeks kinerja yang

paling rendah adalah pencapaian sasaran mutu berikutnya adalah pencapaian ptogram/ rencana kerja rutin.

Sedang proses evaluasi kedisiplinan kerja serta pengendalian dan evaluasi keluhan pelanggan sudah berjalan

sesuai dengan sistem mutu. Hasil data kualitatif yang berupa data temuan deskriptif yang dapat dilihat dari table

3.8



Tabel 3.7 Indeks Kinerja Unit Periode 2009 -- Unit BSI






5 Prose koordinasi pengelolaan pembangunan dan pemeliharaan SI/TI 2.67





Indeks Kinerja 2.88

Tabel 3.8. Temuan Deskriptif Kinerja Unit Periode 2009 -- Unit BSI

No Indikator Kinerja Tanggal Audit Auditor & Auditee

1 WT tidak sesuai dengan struktur organisasi (masih tertulis Kepala Bidang seharusnya Kepala Divisi) 20 Juli 2010 Auditor :

Ir. Gumbol HS, M.Sc Auditee : Fathul Wahid, ST, M.Eng

2 Pengukuran program kerja unit belum dilakukan

3 Tidak ada dokumen evaluasi PK Unit

4 Divisi belum mempunyai DCM kecuali Divisi Adm Umum

2. UNIT DIREKTORAT

2.1. Direktorat Akademik (DA)

Hasil capaian kinerja unit DA yang berupa skor indeks kinerja untuk setiap proses/indikator kinerja

dapat dilihat dari tabel 3.9. Selain hasil capaian yang berupa skor indeks kinerja, proses audit juga

menghasilkan data kualitatif yang berupa data temuan deskriptif.

Pencapaian indeks kinerja untuk DA merupakan nilai tertinggi, dengan nilai kinerja terendah pada

program pengembangan unit. Meskipun demikian untuk nilai terendah yakni program pengembangan unit perlu

ditingkatkan. Data deksriptif untuk DA dapat dilihat pada tabel 3.10



Tabel 3.9. Indeks Kinerja Unit Periode 2009 Unit Direktorat Akademik


1 Pencapaian Sasaran Mutu Unit (SMU) 3.50 2 Pencapaian program/ rencana kerja rutin 4.00 3 Pencapaian program/ rencana kerja pengembangan unit 3.25 4 Proses koordinasi internal unit pelaksanaan program kerja rutin dan tindak lanjut RTM 3.40 5 Pelaksaan program-program penerimaan mahasiswa baru 4.00 6 Pelaksanaan Proses Administrasi Akademik 4.00 7 Pelaksanaan proses PBM untuk pencapaian sasaran mutu dan rencana mutu 3.63 8 Pelaksanaan program pengawalan proses akreditasi, pelaporan dan ijin operasional 4.00 9 Penerapan Prosedur Kerja (PK) untuk Divisi 4.00 10 Tingkat pemahaman, realisasi dan evaluasi Daftar Catatan Mutu 4.00 11 Proses evaluasi Kedisiplinan Kerja 4.00 12 Proses pengendalian dan evaluasi Keluhan Pelanggan 4.00

Indeks Kinerja 3.81

Tabel 3.10. Temuan Deskriptif Kinerja Unit Periode 2009 -- Unit Direktorat Akademik


1 Sasaran Mutu Unit belum terotorisasi secara lengkap 16 Juli 2010 Auditor : Wahyudi Budi P, ST, M.Eng Auditee : Ir. Revianto, BS, M.Arch

2 Pelaksanaan program pengembangan yang belum tercapai, belum dituangkan dalam formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan form FM-UII_AM_FSM-05.02/R2 (PM-UII-05)

3 Belum tersedia dokumen tindaklanjut dari hasil RTM

4 Tidak tersedia materi kuliah MKU

2.2. Direktorat Bakat Minat dan Kesejahteraan Mahasiswa (DBMKM)

Hasil capaian kinerja unit DBMKM yang berupa skor indeks kinerja untuk setiap proses/indikator kinerja

dapat dilihat dari tabel 3.11. Indeks kinerja terendah adalah proses evaluasi Kedisiplinan kerja sehingga untuk

indikator ini perlu ada penanganan khusus.


berupa data temuan deskriptif. Data deksriptif untuk unit DA dapat dilihat pada tabel 3.12

Tabel 3.11. Indeks Kinerja Unit Periode 2009 -- Unit DBMKM


1 Pencapaian Sasaran Mutu Unit (SMU) 2.75 2 Pencapaian program/ rencana kerja rutin 3.50 3 Pencapaian program/ rencana kerja pengembangan unit 2.75 4 Proses koordinasi internal unit pelaksanaan program kerja rutin dan tindak lanjut RTM 3.00 5 Pelaksanaan proses pembinaan bakat/minat, kepribadian dan ketrampilan mahasiswa 3.67 6 Penerapan Prosedur Kerja (PK) untuk Divisi 4.00 7 Tingkat pemahaman, realisasi dan evaluasi Daftar Catatan Mutu 3.75 8 Proses evaluasi Kedisiplinan Kerja 2.00 9 Proses pengendalian dan evaluasi Keluhan Pelanggan 3.00

Indeks Kinerja 3.16



Tabel 3.12. Temuan Deskriptif Kinerja Unit Periode 2009 -- Unit DBMKM

No URAIAN TEMUAN Tanggal Audit Auditor & Auditee 1 Ketersediaan SMU terbaru (tersedia dokumen SMU terbaru, SMU < 89%

sesuai lingkup kerja. Ada penjelasan bila tidak mencakup seluruh WT. Belum semua dokumen terotorisasi)

Juli 2010 Auditor : Agus Mansur, ST, M.Eng, Sc. Auditee : Drs. AF. Djunaedi, M.Ag

2 Pengukuran SMU (Dokumen laporan pengukuran SMU ada, tercapai < 50% SMU < 74% Belum semua terotorisasi)

3 Evaluasi dan tindaklanjut SMU serta kendala dan peluang yang ada (Dokumen pengukuran SMU yang tidak tercapai tersedia, ada dokumen evaluasi dan dokumen rencana tindaklanjut, Belum semua dokumen terotorisasi)

4 Implementasi/pelaksanaan program rencana kerja unit (Dokumen laporan pengukuran program kerja ada, tercapai < 75% Program kerja < 99%. Belum semua terotorisasi)

5 Evaluasi program kerja/ rencana kerja unit, kendala dan peluang yang ada serta tindaklanjut program (Tersedia dokumen program/ rencana kerja yang tidak tercapai, ada dokumen evaluasi dan dokumen rencana tindaklanjut. Belum semua dokumen terotorisasi)

2.3. Direktorat Keuangan dan Anggaran (DKA)

Hasil capaian kinerja unit DKA yang berupa skor indeks kinerja untuk setiap proses/indicator kinerja

dapat dilihat dari tabel 3.13.. Ada 3 indikator kinerja dengan skor 2.00 yang perlu menjadi perhatian yakni

pencapaian program rutin maupun pengembangan dan koordinasi internal dan dilihat pada temuannya yakni

belum dilakukan pengukuran serta belum dievaluasi untuk ketidaksesuaian program.

Tabel 3.13. Indeks Kinerja Unit Periode 2009 -- Unit DKA






5 Proses pembuatan rencana anggaran 4.00





Indeks Kinerja 3.42


berupa data temuan deskriptif dapat dilihat pada table 3.14.



Tabel 3.14. Temuan Deskriptif Kinerja Unit Periode 2009 Unit DKA


1 Tidak/belum memiliki laporan pengukuran/pelaksanaan program kerja. 16 Juli 2010 Auditor : Suwaldiman, SE, M.Accy.Ak Auditee : Dra. Hj.Eskar Trimurti, MM

2 Tidak/belum memiliki evaluasi program kerja.

3 Implementasi atas metode pelaksanaan program kerja tidak terdokumentasi

2.4. Direktorat Organisasi dan Sumber Daya manusia (DOSDM)

Hasil capaian kinerja unit DOSDM yang berupa skor indeks kinerja untuk setiap proses/indicator kinerja

dapat dilihat dari tabel 3.15. Masih ada 4 indikator kinerja dengan nilai di bawah 3 yakni pencapaian Sasaran

mutu unit, pencapaian program kerja rutin dan pengembangan serta proses koordinasi internal.

Indeks kinerja yang rendah ini bila dikaitkan dengan data temuan deksriptif untuk unit DOSDM pada

table 3.16 disebabkan belum ditetapkan indikator serta belum dilakukan otorisasi, hal ini perlu dilakukan

tindakan perbaikan dan pencegahan agar tidak terjadi lagi di masa datang.

Tabel 3.15. Indeks Kinerja Unit Periode 2009 - Unit DOSDM






5 Pelaksanaan proses rekruitmen, promosi, mutasi, rotasi, demosi dan pemutusan hubungan kerja 3.50

6 Proses perencanaan dan pelaksanaan karya siswa dan tugas belajar 3.00

7 Implementasi sistem kompensasi, kesejahteraan dan sanksi SDM 4.00

8 Pelaksanaan proses Training Need Analisis dan pengembangan SDM 3.60


10 Tingkat pemahaman, realisasi dan evaluasi Daftar Catatan Mutu (DCM) 4.00



Indeks Kinerja 3.18

Tabel 3.16. Temuan Deskriptif Kinerja Unit Periode 2009 -- Unit DOSDM


1 Program kerja untuk pencapaian sasaran Mutu tidak disertai indikator & belum diotorisasi Auditor :

Yandi Sukri, M.Si.,Apt Auditee : Ery Arifudin, SH., M.Hum

2 Tidak tersedia dokumen tindaklanjut hasil RTM

3 Belum semua divisi melakukan pengukuran Sasaran Mutu serta juga belum ada tindaklanjut SMU



2.5. Direktorat Perpustakaan

Hasil capaian kinerja unit Direktorat Perpustakaan berupa skor indeks kinerja untuk setiap

proses/indikator kinerja dapat dilihat dari tabel 3.17. Indeks Kinerja rerata sudah melampui nilai 3,00 akan tetapi

ditemukan indeks kinerja yang sangat rendah dengan nilai 0,75 yakni untuk Proses perencanaan,

pengembangan dan pengadaan sarana. Hal ini perlu dicari penyebab serta pencegahan dan tindakan

preventivenya.


berupa data temuan deskriptif untuk Direktorat Perpustakaan dapat dilihat pada tabel 3.18

Tabel 3.17. Indeks Kinerja Unit Periode 2009 - Unit Direktorat Perpustakaan No Indikator Kinerja Indeks Kinerja




4 Pelaksanaan proses koord internal unit pelaksanaan program kerja rutin dan tindak lanjut RTM 3.40

5 Proses pengadaan dan pelayanan 3.50

6 Proses perencanaan, pengembangan dan pengadaan sarana 0.75

7 Proses penyusunan statistik perpustakaan 3.00

8 Prosesing dan Perawatan bahan pustaka 4.00

9 Proses Administrasi & Keuangan 3.40





Indeks Kinerja 3.12

Tabel 3.18. Temuan Deskriptif Kinerja Unit Periode 2009 -- Unit Direktorat Perpustakaan

No URAIAN TEMUAN Tanggal Audit Auditor & Auditee 1 Belum diotorisasinya Program kerja 14 Juli 2010 Auditor :

Ir. Bambang Sulistiono, MSCE Auditee : Dr.Ir. Farham, MS, MSIE

2 Belum semua Program kerja rutin tercapai 100% 3 Evaluasi Program Kerja Belum didokumentasikan 4 Belum ada skedul dan penanggungjawab pelaksanaan hasil RTM 5 Belum ada rencana tindaklanjut pelaksanaan program pengadaan 6 Kebutuhan sarana perpustakaan tahun 2008/2009 tidak terencana 7 Rekapitulasi keterlambatan masuk kerja pegawai belum dibuat 8 Keluhan pelanggan tidak didokumenkan

9 Terdapat barang-barang peralatan kantor yang disimpan bukan pada tempatnya

10 Statistik perpustakan belum semua dibuat, yang sudah ada baru statistik peminjam buku harian

11 Terdapat data peminjaman buku oleh dosen/ pegawai tanpa batas waktu pengembalian

12 Belum mempunyai mekanisme penagihan 13 Pengukuran SMU belum diresume 14 Evaluasi hasil pengukuran belum didokumentasikan



2.6. Direktorat Pemasaran, Kerjasana dan Alumni (DPKA)

Dari tabel 3.19 terlihat bahwa pencapaian program kerja pengembangan belum ada nilainya dan bila

dilihat dari temuan data deskriptif pada tabel 3.20 hal ini disebabkan belum dilakukan pengukurannya.

Tabel 3.19. Indeks Kinerja Unit Periode 2009 Unit DPKA




3 Pencapaian program/ rencana kerja pengembangan unit -


5 Pelaksanaan program pemasaran untuk institusi maupun lulusan 2.00

6 Pelaksanaan program penelusuran dan pemberdayaan alumni 3.00

7 Pelaksanaan program networking dan kerja sama 3.00





Indeks Kinerja 2.98 Tabel 3.20. Temuan Deskriptif Kinerja Unit Periode 2009 Unit DPKA


1 Belum dilakukan pengukuran Sasaran Mutu Unit karena SMU baru selesai dibuat dan disahkan Juli 2010 Auditor :

Drs. AF. Djunaedi, M.Ag Auditee : Fitri Nugraheni, ST,MT, Ph.D

2 Evaluasi dan Tindaklanjut SMU serta kendala dan peluang yang ada belum dilakukan karena SMU baru dibuat dan disahkan

3 Ketersediaan Program / Rencana Kerja Rutin dalam Pencapaian SMU belum semua dokumen terotorisasi

4 Belum Semua Program tersosialisasi dan diotorisasi

5 Belum ada Pengukuran Implementasi Program Rencana Kerja

6 Belum ada Evaluasi Program Kerja

2.7. Direktorat Pendidikan dan Pengembangan Agama Islam (DPPAI)

Dari capaian kinerja unit DPPAI pada tabel 3. 21, masih ada skor dibawah 3.00 yakni proses koordinasi

internal unit pelaksanaan program kerja rutin dan tindak lanjut RTM dengan penyebab sebagaimana terbaca

pada data temuan deskriptif dari tabel 3.22.



Tabel 3.21. Indeks Kinerja Unit Periode 2009 -- Unit DPPAI





4 Pelaksanaan proses koordinasi internal unit pelaksanaan program kerja rutin dan tindak lanjut RTM 2.00

5 Proses pembinaan keagamaan mahasiswa sebagai program pencapaian sasaran mutu universitas untuk Indeks prestasi MKKU bidang agama 3 minimal 90% 3.67

6 Proses pembinaan keagamaan mahasiswa sebagai program pencapaian sasaran mutu universitas untuk pencapaian Sasaran Mutu Universitas untuk Indeks Kinerja praktik ibadah dengan hasil BAIK minimal 90%

3.78

7 Proses pembinaan keagamaan dosen 2.83

8 Pelaksanaan program ONDI,LKID, mentoring 4.00




12 Proses pengenda-lian dan evaluasi Keluhan Pelanggan 3.00

Indeks Kinerja 3.31

Tabel 3.22. Temuan Deskriptif Kinerja Unit Periode 2009 -- Unit DPPAI


1 Belum dilakukan pengukuran dan evaluasi hasil pengukuran pada Sasaran Mutu untuk point 1 dan 4 13 Juli 2010 Auditor :

Ir. Pratikno Hidayat, M.Sc Auditee : Dr. Agus Taufiqurrahman M.Kes., Sp.S

2 Belum dilakukan pengukuran, evaluasi dan tindak lanjut terhadap Program-Program Kerja Rutin yang belum berjalan

3 Dokumen Program Kerja Pengembangan belum tersedia, beberapa kegiatan program pengembangan bergabung dengan Program Kerja Rutin

4 Dokumen-dokumen yang menunjukkan koordinasi antar sub unit dalam pengelolaan program kerja unit belum tersedia (kegiatan rapat, notulen rapat, bukti tindak lanjut dsb)

5 Dokumen-dokumen yang menunjukkan evaluasi terhadap setiap perubahan Prosedur Kerja dan Daftar Catatan Mutu Unit belum tersedia (kegiatan rapat, notulen rapat, bukti tindak lanjut dsb)

6 Dokumen-dokumen yang menunjukkan evaluasi terhadap kedisiplinan pegawai belum tersedia (kegiatan rapat, notulen rapat, bukti tindak lanjut dsb)

2.8. Direktorat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (DPPM)

Hasil capaian kinerja unit DPPPM yang berupa skor indeks kinerja untuk setiap proses/indikator kinerja

rata-rata sudah di atas 3.00 dapat dilihat dari tabel 3.23. Untuk Data deksriptif untuk unit DPPM dapat dilihat

pada tabel 3.24.



Tabel 3.23. Indeks Kinerja Unit Periode 2009 -- Unit DPPM






5 Pelaksanaan kegiatan Penelitian 4.00

6 Pelaksanaan Kegiatan Pengabdian Masyarakat 3.33

7 Pelaksanaan Kegiatan Kuliah Kerja Nyata 4.00

8 Pelaksanaan Kegiatan kerja sama eksternal bidang penelitian dan pengabdian masyarakat 3.33





Indeks Kinerja 3.67

Tabel 3.24. Temuan Deskriptif Kinerja Unit Periode 2009 -- Unit DPPM

No TEMUAN Tanggal Audit Auditor & Auditee

1 Dokumen laporan pengukuran SMU ada, 75% < SMU < 99% dan belum semua terotorisasi. 14 & 20 Juli 2010

Auditor : Prof. A. Fauzy. Ph.D Auditee : Dr. Widodo B

2 Dokumen laporan pengukuran program kerja antara 75 % sehungga 99% dan belum semua terotorisasi

3 Belum ada dokumen rencana tindaklanjut dari program kerja yang tidak tercapai

4 Laporan pengukuran program kerja pengembangan tercapai antara 75%-99%

5 Belum semua dokumen evaluasi pelaksanaan rencana kerja yang tidak tercapai terotorisasi

6 Belum semua pedoman pelaksanaan pengbadian masyarakat terotorisasi

7 Sosialisasi program kerja sama bidang penelitian dan pengabdian masyarakat hanya melalui rapat

8 Belum semua dokumen Laporan Program Kerja, PK, metode sosialisasi PK, evaluasi & tindaklanjut PK unit dan ketersediaan evaluasi DCM unit terotorisasi

9 Belum semua Prosedur Kerja (PK) terotorisasi

10 Belum semua dokumen metode sosialisasi Prosedur Kerja Terotorisasi

11 Belum semua dokumen evaluasi dan tindaklanjut PK unit terotorisasi

12 Belum semua dokumen evaluasi DCM unit terotorisasi

2.9. Direktorat Sarana Prasarana (DSP).

Indeks kinerja rerata dari unit DSP pada tabel 3.25 masih di bawah 3.00 dan hanya ada 3 indeks

kinerja yang di atas 3.00. Hal ini perlu menjadi perhatian khusus bagi unit DSP.



Tabel 3.25. Indeks Kinerja Unit Periode 2009 -- Unit DSP

No Indikator Kinerja Indeks Kinerja 1 Pencapaian Sasaran Mutu Unit (SMU) 1.50




5 Proses perencanaan dan pelaksanaan sistem pengadaan 1.67

6 Proses penggunaan dan pemeliharaan 2.00

7 Proses perencanaan dan pelaksanaan sistem pengadaan bahan habis pakai 2.00

8 Prose persiapan usulan penghapusan sarana yang menjadi tanggung jawab rektorat 2.00





Indeks Kinerja 2.16


yang berupa data temuan deskriptif yang dapat dilihat dari tabel 3.26

Tabel 3.26. Temuan Deskriptif Kinerja Unit Periode 2009 -- Unit DSP

No TEMUAN Tanggal Audit Auditor & Auditee

1 SMU yang dibuat berdasarkan divisi, seharusnya SMU DSP 21 Juli 2010 Auditor : Ir. Gumbolo HS., M.Sc Auditee : Ari Rudatin

2 Belum dilakukan pengukuran SMU dan program kerja

3 Semua Aktivitas/ kegiatan evaluasi Program Kerja dan pengembangan unit tidak terdokumentasi/ Notulen KESIMPULAN HASIL AMIKU 2009 - UNIT BADAN DAN DIREKTORAT Hasil capaian kinerja untuk unit Direktorat dan Badan secara umum sudah mencapai kategori baik

dengan indeks kinerja di atas 3.00. kecuali DSP. Tetapi jika dibandingkan dengan target yang sudah ditetapkan

sebelumnya oleh masing-masing unit, maka belum ada satu unit-pun yang berhasil mencapai target kerja 100%

Proses otorisasi masih sering diabaikan dan belum dilakukan secara konsisten padahal proses ini

merupakan bukti legalitas dan dapat digunakan untuk melihat telah selesai atau belum sebuah kegiatan .

Dari hasil analisis data untuk setiap indikator kinerja diketahui adanya indikator yang rata-rata indeks

kinerjanya masih di bawah 3 yaitu :

1 Pencapaian program kerja rutin unit terutama untuk unit DOSDM, DSP, DKA dan BSI

2 Pencapaian program kerja pengembangan untuk unit DOSDM, DSP, DKA, BSI, Perpustakaan dan DBMKM

3 Proses koordinasi internal unit pelaksanaan program kerja rutin dan tindak lanjut RTM. untuk unit DOSDM,

DSP, DKA, DPPAI



BAB IV

HASIL PENGUKURAN AMI KINERJA

UNIT PROGRAM STUDI

Hasil pengukuran kinerja unit program studi disajikan dalam 2 bagian, yang pertama adalah rangkuman

hasil capaian indeks kinerja setiap program studi periode 2009 dibandingkan dengan periode 2008 (table 4.1)

dan yang kedua adalah hasil capaian kinerja untuk setiap aktivitas yang diaudit di unit program studi dan sub

unit-nya.

Tabel 4.1. Rangkuman Indeks Kinerja Program Studi Periode 2008 dan 2009

No Unit Periode

2008 2009

1 Akuntansi 1.80 1.65

2 Ilmu Ekonomi 2.40 2.90

3 Manajemen 2.40 2.21

4 Ilmu Hukum 3.00 3.78

5 Ekonomi Islam 2.60 2.91

6 Hukum Islam 1.40 2.73

7 Pendidikan Agama Islam 3.60

8 Farmasi 2.80 2.49

9 Ilmu Kimia 2.60


11 Pendidikan Kedokteran 3.00 2.75

12 Ilmu Komunikasi 2.60 2.62

13 Psikologi 3.53

14 Teknik Industri (IP) 3.40 1.73

15 Teknik Elektro 2.40 3.47

16 Teknik Industri* 1.60



19 Teknik Mesin* 2.07




Indeks Kinerja Rata-Rata 2.28 2.80

Indeks kinerja rerata kelompok unit program studi yang ada di lingkungan UII mencapai 2.80 dan

program studi yang mencapai indeks kinerja tertinggi adalah Program Studi Teknik Sipil dengan indeks kinerja

sebesar 3.89 sementara indeks kinerja terendah adalah program studi statistika dengan skor 1.20 . seperti pada

table 4.2



Tabel 4.2. Indeks Kinerja Unit Periode 2009 -- Rangkuman unit program studi per-indikator kinerja

No Indikator Kinerja FE FH FIAI FK

Akt Man IE I.Hk HI PAI EI PD

1 Pencapaian Sasaran Mutu Prodi 2.38 2.60 2.38 3.10 3.40 2.60 3.10 3.10

2 Pelaksanaan kegiatan Prodi 2.40 3.60 2.40 3.60 3.20 3.60 2.00 2.40

3 Pencapaian program/rencana kerja rutin 1.50 1.75 3.00 4.00 3.00 3.00 3.25 3.00

4 Pencapaian program/rencana kerja pengembangan unit 1.25 2.25 3.00 4.00 2.75 4.00 3.25 2.50

5 Proses evaluasi Diri 2.00 2.00 3.00 4.00 2.00 4.00 2.00 2.00

6 Tingkat pemahaman, realisasi dan evaluasi DCM 1.00 2.25 3.50 3.75 1.75 4.00 2.75 3.25

7 Proses pengendalian dan evaluasi Keluhan Pelanggan 1.00 1.00 3.00 4.00 3.00 4.00 4.00 3.00

Indeks Kinerja 1.65 2.21 2.90 3.78 2.73 3.60 2.91 2.75

Tabel 4.2 Lanjutan. Indeks Kinerja Unit Periode 2009 -- Rangkuman unit program studi per-indikator kinerja

No FPSB FMIPA FTI FTSP

Psi IlKom IKim. Far Stat TE TI TI IP TInf TK TM Ars TS TL

1 3.80 3.10 2.80 3.22 2.40 3.20 2.60 2.90 3.60 3.40 2.44 3.20 3.20 3.20

2 3.60 3.00 3.40 2.40 1.00 3.60 2.40 2.20 2.80 3.20 1.75 2.80 4.00 2.80

3 3.50 3.00 2.25 3.33 1.75 3.00 2.25 2.50 3.50 4.00 2.50 4.00 4.00 4.00

4 3.00 3.00 1.75 1.50 2.00 3.00 2.00 1.50 3.50 3.50 1.75 4.00 4.00 3.50

5 4.00 2.00 4.00 2.00 1.00 4.00 1.00 1.00 4.00 3.00 1.00 2.00 4.00 2.00

6 2.80 2.25 3.00 4.00 0.25 3.50 3.25 1.00 2.75 3.50 0.75 4.00 4.00 4.00

7 4.00 2.00 1.00 1.00 0.00 4.00 1.00 1.00 4.00 4.00 1.00 4.00 4.00 3.00

Rerata 3.53 2.62 2.60 2.49 1.20 3.47 2.07 1.73 3.45 3.51 1.60 3.43 3.89 3.21

Dari tabel 4.2. terlihat beberapa program studi mengalami peningkatan untuk hasil kinerjanya yakni

Imu Ekonomi, Ilmu Hukum, Ekonomi Islam, Hukum Islam dan Ilmu Komunikasi. Teknik Elektro, Teknik

Informatika, Teknik Kimia, Arsitektur, Teknik Lingkungan dan Teknik Sipil. Prodi yang indeks kinerjanya

mengalami penurunan adalah Prodi Akuntansi, Manajemen, Farmasi, Statistika, Pendidikan Kedokteran dan

Teknik Industri-IP. Sementara prodi yang pada periode 2008 tidak mengikuti proses evaluasi kinerja secara

tuntas tetapi pada periode 2009 dapat melaksanakan proses evaluasi kinerja adalah Prodi PAI, Ilmu Kimia,

Psikologi, Teknik Industri dan Teknik Mesin.

Beberapa program studi memiliki sub-unit yang juga dievaluasi hasil kinerjanya, yaitu sub-unit

laboratorium/departemen dan pusat kajian. Sebagai sub-unit yang ada di bawah koordinasi program studi,

maka hasil kinerja sub unit tersebut merupakan bagian dari kinerja program studi.

Untuk mengetahui bagaimana kinerja sub unit laboratorium/departemen dan pusat studi sebagai unit yang

terpisah, maka dilakukan juga pengukuran khusus sub unit. Hasilnya diketahui bahwa indeks kinerja untuk sub

unit aboratorium/departemen di lingkungan UII adalah sebesar 2.88 dan untuk sub-unit pusat kajian indeks



kinerjanya mencapai 3.15. Adapun rangkuman indeks kinerja untuk sub-unit laboratorium dan pusat kajian

dapat dilihat pada tabel 4.3 sampai table 4.7.

Tabel 4.3. Rangkuman Hasil Capaian AMI Kinerja Unit Periode 2009

Sub Unit Lab Program Studi

No Fak. Sub Unit Periode

2008 2009

1 FK Pendidikan Kedokteran 2.96 3.41

2

FMIPA

Farmasi 2.82 2.47



5 FPSB

Ilmu Komunikasi 2.50 3.12

6 Psikologi 3.25 3.27

7

FTI

Teknik Elektro 3.08 2.35

8 Teknik Industri 2.56 3.49



11 Teknik Mesin 1.42 1.69

12

FTSP

Arsitektur 1.70 3.33




Tabel 4.4. Rangkuman Hasil Capaian AMI Kinerja Sub Unit Koordinator Unit

Periode 2009

No Sub Unit Periode

2008 2009



3 Farmasi 0.42 2.96



Indeks Kinerja Rata-Rata 1.82 3.15



Tabel 4.5. Ringkasan Hasil Capaian AMI Kinerja Sub-Unit Pusat Studi

Periode 2009

No Sub-unit pusat studi Periode

2008 2009

1 PKBHI - 2.33

2 PPPI 1.00 2.33

3 PKBH 2.70 3.94

4 Pusdiklat 2.57 3.92


Tabel 4.6. Rangkuman Indeks Kinerja Unit Periode 2009 sub-unit laboratorium per-indikator kinerja

IK FK FMIPA FPSB FTI FTSP

IKim Fa Kom Psi TE TI Tinf TK TM Ars TL TS

1 3.39 3.00 3.81 3.25 4.00 3.00 3.68 2.25 2.75 1.96 3.58 3.00 3.68

2 3.64 3.75 3.69 3.75 3.00 3.13 3.60 2.05 3.00 0.63 3.50 2.50 3.82

3 3.14 3.00 3.63 3.75 3.00 1.92 3.00 2.35 1.00 0.17 3.42 2.25 3.54

4 3.93 3.67 3.50 3.67 4.00 3.28 3.98 3.39 3.28 2.69 3.85 3.11 3.80

5 3.68 3.38 3.13 2.33 2.50 2.25 3.90 2.75 2.54 2.46 2.42 2.25 4.00

6 3.69 3.20 3.40 * 4.00 1.90 4.00 3.25 3.33 2.23 3.40 3.00 3.96

7 3.28 2.73 3.04 3.67 3.18 2.20 3.25 2.13 3.03 1.56 3.52 2.00 3.85

8 2.27 1.00 3.08 2.67 4.00 0.67 3.40 2.33 2.50 0.39 3.56 2.67 3.95

9 3.52 2.00 3.06 2.50 3.25 3.25 3.60 2.30 3.29 2.38 3.50 2.00 4.00

10 3.70 2.50 3.50 2.75 3.25 2.63 3.45 2.30 2.58 2.67 2.58 2.00 3.32

11 3.00 2.00 4.00 4.00 4.00 1.00 2.00 1.60 1.17 0.83 3.00 4.00 4.00

12 3.18 4.00 3.75 2.00 1.00 3.00 4.00 1.40 3.00 2.33 2.67 3.00 3.57

Rerata 3.36 2.85 3.47 3.12 3.27 2.35 3.49 2.31 2.62 1.69 3.24 2.65 3.73

Keterangan 1 Proses pencapaian Sasaran Mutu Unit 2 Proses pencapaian program kerja rutin 3 Proses pencapaian program pengemb unit 4 Proses Persiapan Praktikum 5 Pelaksanaan Praktikum 6 Proses Responsi Praktikum 7 Proses Evaluasi Praktikum 8 Tingkat Kinerja Lab 9 Proses Penerapan Prosedur Kerja (PK) 10 Proses pemahaman, realisasi evaluasi DCM 11 Proses dan evaluasi Kedisiplinan Kerja 12 Proses pengendalian dan evaluasi Keluhan Pelanggan



Tabel 4.7.. Indeks Kinerja Unit Periode 2009 9 -- Rangkuman sub-unit pusat studi/ kajian per-indikator kinerja


PKBHI PPPI PKBH Pusdiklat

1 Proses pencapaian Sasaran Mutu Unit (SMU) 2.25 2.25 3.75 4.00

2 Proses pencapaian program/ rencana kerja rutin 2.25 2.25 4.00 4.00

3 Proses pencapaian program/ rencana kerja pengem-bangan unit 2.25 2.25 3.75 4.00

4 Koordinasi internal unit pelaksanaan program kerja rutin dan tindak lanjut RTM 2.60 2.60 4.00 3.60

5 Proses Penerapan Prosedur Kerja (PK) 2.75 2.75 4.00 4.00

6 Proses pemahaman, realisasi dan evaluasi Daftar Catatan Mutu 2.50 2.50 4.00 3.75

7 Proses evaluasi Kedisiplinan Kerja 2.00 2.00 4.00 4.00

8 Proses pengendalian dan evaluasi Keluhan Pelanggan 2.00 2.00 4.00 4.00

Indeks Kinerja 2.33 2.33 3.94 3.92

1. Unit Prodi Akuntansi, Manajemen dan Ilmu Ekonomi

Hasil capaian kinerja 3 program studi yang ada di Fakultas Ekonomi dalam bentuk indeks kinerja dapat

dilihat secara lengkap pada table 4.8.

Tabel 4.8. Indeks Kinerja Unit Periode 2009 -- Unit Program Studi Akuntansi, Manajemen dan Ilmu Ekonomi


Akuntansi Manajemen Il. Ekonomi

1 Pencapaian Sasaran Mutu Prodi 2.38 2.60 2.38

2 Pelaksanaan kegiatan Prodi 2.40 3.60 2.40

3 Pencapaian program/ rencana kerja rutin 1.50 1.75 3.00

4 Pencapaian program/ rencana kerja pengembangan unit 1.25 2.25 3.00

5 Proses evaluasi Diri 2.00 2.00 3.00

6 Tingkat pemahaman, realisasi dan evaluasi DCM 1.00 2.25 3.50

7 Proses pengendalian dan evaluasi Keluhan Pelanggan 1.00 1.00 3.00

Indeks Kinerja 1.65 2.21 2.90

Belum ada satupun program studi di Fakultas Ekonomi yang mencapai skor 3.00. Selain hasil capaian

yang berupa skor indeks kinerja, proses audit juga menghasilkan data kualitatif yang berupa data temuan

deskriptif. Data deksriptif untuk unit program studi akuntansi, ilmu ekonomi dan dapat dilihat pada table 4.9.

Tabel 4.9 Temuan Deskriptif Kinerja Unit Periode 2009 Unit Program Studi Akuntansi, Ilmu Ekonomi dan Manajemen

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

No URAIAN TEMUAN Tanggal Audit Auditor & auditee

1 Sosialiasasi SM belum optimal 14 Juli 2010 Auditor : Tito Yuwono, ST., M.Sc Auditee : Suwaldiman, Se., M.Acc.Ak

2 Pengabdian masyarakat Internal > eksternal Karya ilmiah < 75 %

3 Program kerja belum di otorisasi Program kerja terlaksana < 100%



4 Perbandingan pendaftar dengan yang diterima < 1:10 Dokumen belum terotorisasi

PROGRAM STUDI ILMU EKONOMI


1 Sasaran mutu belum diotorisasi 15 Juli 2010 Auditor : Tito Yuwono, ST., M.Sc Auditee : Suharto, M.Si

2 Sosialisasi Sasaran mutu belum optimal

3 Sosialisasi DCM belum optimal

PROGRAM STUDI EKONOMI MANAJEMEN


1 Sosialisasi sasaran mutu belum optimal 14 Juli 2010 Auditor : Tito Yuwono, ST., M.Sc Auditee : DR. Agus Hardjito, M.Si

2 DCM belum diotorisasi , sosialisasi belum optimal

Kesimpulan Pencapaian Kinerja Unit PRODI di Fakultas Ekonomi (Prodi Akuntansi, Ilmu Ekonomi

dan Manajemen)

Ada 3 hal mendasar yang menjadi temuan pada hampir semua divisi di FE, (1) belum dilakukannya

pengukuran, baik untuk sasaran mutu, program kerja rutin dan program pengembangan

Documents

Laporan Audit Mutu Internal 2009