Un poco de organización con GTD

Raúl Tabarés10/07/2013

@faraondemetal

Enemigos

El estrés

La desmotivación

La procrastinación

“Procrastination is likemasturbation. At first, youreally enjoy but in the end,

you fuck yourself”

Monty Python

http://youtu.be/QQeYwwnNeck

Sistema GTD

• Getting Things Done, es un método de gestión de las actividades y el título del libro de David Allen.

• GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico.

• De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas. (Wikipedia)

• La ciencia apoya GTD.

• El sistema GTD tiene dos objetivos fundamentales:

• “Capturar” todas las cosas que hay que hacer

• Conseguir la disciplina necesaria para tomar decisiones respecto a los asuntos a tratar en nuestras vidas.

• Los 5 pasos para dominar el flujo de trabajo que propone el sistema GTD son:

• RECOPILACIÓN• PROCESAMIENTO• ORGANIZACIÓN• EVALUACIÓN• HACER

Recopilación• Se trata de recopilar todo el trabajo y tareas pendientes de

hacer, para que la mente se asegure de que no tiene que recordar nada.

• Debemos tener una bandeja de entrada física, al igual que la del correo electrónico. También tenemos la opción de usar alguna aplicación que realice esta tarea.

• Con esta fase ponemos “coto” al trabajo a realizar y nos brinda un mapa de todas las tareas que debemos acometer.

• Es un primer paso que nos enseña a planificar y a acometer nuestras tareas.

Procesamiento• En esta fase tenemos que ir procesando las tareas que hemos

ido recopilando en la anterior fase de recopilación, de una en

una, no se pueden simultanear tareas.• Procesamos “cosas” o “asuntos que hacer” en el e-mail, en el

escritorio o en el gestor de tareas que tengamos.

• Esta fase nos ayuda a diferenciar la “paja” (tareas que se pueden delegar, borrar o hacer en dos minutos), de los proyectos que nos van a llevar más tiempo o necesitan más acciones.

• Se estiman las tareas que necesitan acciones, de las que no.

Organización• En ella se recolectan las tareas que requieren de una acción

que no se puede desarrollar en dos minutos.

• Para administrar cosas sujetas a acción se necesita;• Una lista de “proyectos”• Un lugar con material de apoyo para los proyectos• Una agenda• Una lista de acciones siguientes• Una lista de “a la espera”• Material de consulta• Una lista de “algún día/tal vez”

• Un proyecto es cualquier resultado deseado que requiere una acción de más de un paso.

Evaluación• Fase dedicada a revisar el sistema, ver que posibles fallos

tiene, mejoras a realizar, partes a simplificar, etc.

• El objetivo aquí es mantener la funcionalidad del sistema.

• La revisión semanal es una de las partes más importante de esta fase. Es el momento de :

• Reunir y procesar todas las “cosas”• Revisar el sistema• Poner al día sus listas• Estar limpio, despejado, al día y completo.

Hacer• Modelo de 4 criterios para escoger acciones al momento

• Situación• Tiempo disponible• Energía disponible• Prioridad

• Modelo Triple para evaluar el trabajo diario• Realizar un trabajo predefinido• Realizar el trabajo a medida que éste surge• Definir su trabajo

• Modelo de 6 niveles para revisar su propio trabajo• 15.000 metros o más: vida• 12.000 metros: perspectiva de 3 a 5 años• 9.000 metros: objetivos anuales o bianuales• 6.000 metros áreas de responsabilidad• 3.000 metros: proyectos actuales• Pista de aterrizaje: acciones actuales

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Otras técnicas

La regla de los 2 minutos• Consiste en que las tareas que proceden de interrupciones o

de procesos de recopilación de “cesto”, deben ser realizadas inmediatamente, si se estima que su realización conllevará un tiempo mínimo.

• Es el umbral de la eficiencia. Si la tarea no merece el trabajo de llevarla a cabo, deséchela.

• Es una regla que fomenta la no acumulación de “tareas banales”. Pero ojo, sólo mientras efectuamos tareas de recopilación/cesto.

La lista “B” de 3 tareas• Es una técnica orientada a “carburar”, para acometer tareas

más complejas o menos motivadoras, a las cuales no tengamos mucha predisposición.

• Consiste en anotar en un post-it 3 tareas simples, que puedan realizarse en un periodo de tiempo relativamente corto (+/-1 hora).

• Sólo se pueden anotar 3 tareas simples. Cuando se han realizado, se acometen otras tres.

• Es una técnica recomendada para romper bloqueos productivos. Berto Pena te cuenta más

La Dieta Pomodoro• Técnica creada por Francesco Cirillo en los ´80. La técnica

consiste en dividir nuestra tarea en bloques de tiempo de aproximadamente 25 minutos (un pomodoro), evitando distracciones.

• Hay cinco pasos básicos para implementar la técnica:• Decidir estrictamente que tarea se va a realizar. • Poner el pomodoro (temporizador) con el intervalo que deseemos,

alrededor de 25 minutos. • Trabajar en la tarea hasta que el reloj suene y anotar la tarea realizada.• Tomar una breve pausa (5 minutos) • Cada cuatro pomodoros tomar una pausa más larga. (unos 20 minutos).

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Cacharrería…

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Lecturas

Para estar al día…• Think Wasabi http://thinkwasabi.com/

• Optima Infinito http://www.optimainfinito.com/

• El Canasto http://canasto.es/

• David Torné http://blog.davidtorne.com/es/

• The Cool Ruler http://www.thecoolruler.blogspot.com.es/

• Facile Things http://facilethings.com/blog/es

Fotos• Topgold (Huevos)

• Robert Scoble (David Allen)

• JanickG (Winston Churchill)

• Santi MB (aplauso)

• __o__ (Escritura en tablas de piedra)

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Gracias por vuestra atención

Raul.Tabares@tecnalia.com@faraondemetal

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