LAPORAN PRAKTIKUM SUPPLY CHAIN MANAGEMENTANALISIS SUPPLY CHAIN PT PIGURA CERIA

Disusun Oleh :KELOMPOK 7 KELAS B

Akmal Fatah Fainusa(11/320145/TK/38979)Farah Dinah Handriani(11/312992/TK/37746)Fitria Novalita Rusma(11/313149/TK/37818)Frendy Dimas Pradana (11/319788/TK/38904)Mahaffy Ivanaji Farham(11/319606/TK/38732)Uli Marta (11/319639/TK/38762)

PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRIJURUSAN TEKNIK MESIN DAN INDUSTRIUNIVERSITAS GADJAH MADAYOGYAKARTA2013

I. Business Mapping and DefinitionSupplier 1PT Kaca BolongSupplier 2UMKM Kayu BazarKonsumen 1Hotel Just MarriedKonsumen 2Studio Foto JombloSupplier 3PT Badak Berdaki

Gambar 1. Supply Chain Perusahaan

PT. Pigura Ceria merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak dibidang industri kreatif. Produk utama dari PT Pigura Ceria terdiri dari dua macam yakni pigura foto kayu dan kerajinan kuningan. PT. Pigura Ceria berdiri sejak 20 Desember 2013 dan berkantor pusat di Pogung Rejo nomer 19. PT. Pigura Ceria menjalankan unit bisnisnya selama 6 hari dalam seminggu dan setiap harinya beroperasi selama 16 jam yang dibagi dalam 2 shift kerja. Yakni shift pertama dimulai dari pukul 07.00 sampai pukul 15.00 dan shift berikutnya dimulai pukul 16.00 sampai 23.00. Dalam pemenuhan bahan bakunya PT. Pigura Ceria memiliki beberapa supplier diantaranya PT. Kaca Bolong sebagi supplier kaca, UMKM Kayu Bazar sebagai supplier kayu dan PT. Badak Berdaki sebagai supplier lembaran kuningan. Ketiga perusahaan mengirimkan barang dengan lead time masing-masing 1 hari. Jika terdapat barang yang rusak dan tidak terdapat pada list atau tidak sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati oleh kedua perusahaan, barang akan langsung ditolak atau tidak diterima oleh PT Pigura Ceria karena yang diutamakan adalah kualitas. Tagihan akan dibayarkan kepada supplier setelah produk sampai ke perusahaan ini dan disesuaikan dengan kuantitas dan kualitas dari produk yang diterima.Saat ini PT. Pigura Ceria tengah berkembang pesat dan baru saja menandatangani kontrak jangka panjang dengan 2 perusahan multinasional yaitu Hotel Just Married dan Studio Foto Jomblo. Dalam kontrak tersebut, ketiga perusahaan tersebut membeli produk pigura foto kayu seharga Rp 250.000 per pieces dan 500.000 untuk kerajinan kuningan, sedangkan untuk biaya produksinya pigura kayu sebesar Rp 125.000 per pieces sedangkan pigura foto kuningan seharga Rp 225.000 per pieces. Konsumen akan mendapatkan barang dengan lead time 1 hari dengan kuantitas yang tidak dibatasi. Delivery slip akan diberikan saat pengiriman barang dan ditandatangani oleh konsumen. Tagihan akan dibayarkan setelah produk sampai di tangan konsumen dan disesuaikan dengan kuantitas dan kualitas dari produk yang diterima.

II. Sistem Supply chain: a. Product Strategy Positioning: Make To Stockb. Supplier: 1. Kaca= PT. Kaca Bolong (Jl Rusma No 1, Sleman)2. Kayu= UMKM Kayu Bazar (Jl Uli No 33, Godean)3. Kuningan = PT. Badak Berdaki (Jl Akmal 19, Sleman)c. Jenis produk: 1. Pigura Foto Kayu2. Kerajinan Kuningan d. Konsumen: 1. Hotel Just Married (Jl Fardin No 5 Yogyakarta)2. Studio Foto Jomblo (Jl Frendy No 19 Sleman)e. Lead Time: Lead time pemesanan dari konsumen ke PT Pigura Ceria : 1 hariLead time pemesanan dari PT Pigura Ceria ke Supplier: 1 harif. Cost (harga beli ke supplier):1. Kaca= Rp 75.000,- per meter persegi 2. Kayu= Rp 50.000,- per meter persegi3. Lembaran Kuningan = Rp 100.000,- per meter persegig. Harga jual: 1. Pigura Foto Kayu = Rp 250.000,- per pcs2. Pigura Foto Kuningan = Rp 500. 000,- per pcs

Bill Of Materials (pigura foto)Level 0Level 1

Gambar 2. Bill of Material (pigura foto)

Bill Of Materials (kerajinan kuningan)Level 1Level 0

Gambar 3. Bill of Material (kerajinan kuningan)

III. Business System DevelopmentGambar 4. Business System DevelopmentSegala aktivitas maupun kegiatan yang berkaitan dengan penjualan seperti customer service and market development, marketing dan advertising akan dilakukan oleh CRM, purchasing oleh bagian purchase, pengiriman dan penerimaan barang baik packaging, inventory untuk finished product dan raw material serta incoming shipment oleh warehouse management, inspection dan final test oleh quality control; machining kaca, kayu, kuningan dan assembly pigura serta kerajinan kuningan oleh production, selling oleh sales department, planning dan kegiatan produksi seperti machining dan assembly oleh MRP, segala urusan dan aktivitas terkait invoicing dan pembayaran oleh eInvoice and payment dan aliran dana akan dilakukan oleh bagian accounting & finance. Semua rencana pembelian, penjualan, tagihan, dan pengeluaran harus disetujui oleh manajer di masing-masing fungsi bisnis.PT. Pigura Ceria menerapkan strategi efisien dalam sistem supply chain yang mereka terapkan. Pemosisian perusahan sebagai perusahaan yang efisien dipilih karena produk yang dihasilkan merupakan produk yang bersifat fungsional dan memiliki lifetime yang lama. Perusahaan memandang strategi efisien lebih cocok untuk produk ketimbang menerapkan strategi responsif yang memerlukan biaya promosi dan pemasaran yang tinggi. Untuk product positioning strategy sendiri, perusahaan menerapkan make to stock.Untuk mendukung strategi efisien yang ditetapkan oleh pihak management dari PT. Pigura Ceria maka konfigurasi rantai pasok yang bersifat centralized. Sistem centralized dipilih karena dapat menghasilkan beberapa keunggulan antara lain level inventory yang rendah dan biaya overhead yang rendah. Meskipun memerlukan leadtime yang lebih tinggi karena bersifat centralized, pigura dan kerajinan kuningan sebagai produk utama dari PT. Pigura Ceria merupakan produk yang bersifat non-perishable sehingga tidak mudah mengalami kerusakan dan cacat selama proses pengiriman. Perusahaan memandang strategi ini sebagai strategi yang tepat dan mampu memaksimalkan revenue yang diperoleh dan meminimalkan cost yang diperlukan selama proses bisnis.

IV. Departemen di PT. Pigura Ceria eInvoicing & Payment DepartmenteInvoicing & Payment Department adalah bagian dari PT Pigura Ceria yang berkaitan dengan Invoice dan payment pada perusahaan. Semua Invoice dan payment untuk supplier dilakukan setelah barang diterima dan dari konsumen setelah barang diterima. Accounting & Finance DepartmentAccounting & Finance Department adalah departemen yang bertanggung jawab mengurusi tentang akuntansi dan keuangan perusahaan tersebut. Departemen ini mengurus pengeluaran dan pemasukan perusahaan serta aktivitas pembelian ke supplier dan penjualan terhadap konsumen. Hal lain yang berkaitan dengan keuangan seperti biaya advertising, market development, gaji karyawan. CRMCustomer Relationship Management adalah departemen pada PT Pigura Ceria yang menjembatani hubungan antara perusahaan dengan customers baik customer yang sudah ada maupun potential customer. Aktivitas departemen ini adalah melakukan customer service seperti phone call dari konsumen (customer service), menjaring konsumen baru (lead and opportunities), mempertahankan konsumen lama dan sebagai pusat informasi bagi customer. Sales Management DepartmentSales Management Deparment merupakan departemen yang mengurusi hal-hal yang berkaitan dengan penjualan produk perusahaan. Departemen ini menerima dan mengkonfirmasi quotation order dari pelanggan dan disahkan menjadi order. Order akan masuk ke warehouse dan jika barang belum tersedia maka akan masuk ke departemen MRP. Purchase Management DepartmentPurchase Management Department merupakan departemen yang mengatur hal-hal yang berkaitan dengan purchasing seperti pembelian raw material ke supplier. Departemen ini berkoordinasi dengan warehouse untuk menetapkan jumlah raw material yang dibeli. Purchase management juga bertanggung jawab terhadap kualitas bahan baku yang dipesan terhadap supplier. Warehouse DepartmentWarehouse department berfungsi untuk mengatur aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan warehouse milik perusahaan. Departemen ini bertanggung jawab terhadap penerimaan, pengiriman dan inventory barang. Penerimaan barang akan dilakukan setelah purchase management melakukan purchasing ke supplier, pengiriman barang akan dilakukan setelah order pelanggan telah disahkan oleh sales department dan barang yang dipesan tersedia. Inventory yang ada bersifat raw material dan finished product. Untuk WIP tidak masuk dalam warehouse department karena barang yang telah dimachining akan langsung diassembly menjadi produk jadi. MRP (Material Requirements Planning Department)MRP Department memiliki aktivitas yang berkaitan dengan perencanaan dalam produksi PT Pigura Ceria. Pada PT Pigura Ceria, MRP department juga sebagai production department sehingga turut bertanggung jawab terhadap produksi perusahaan baik aktivitas machining kaca, kayu dan kuningan maupun assembly pigura foto dan kerajinan kuningan. Quality Control DepartmentQC department bertanggung jawab terhadap kualitas dari produk pigura dan kerajinan kuningan. Di PT Pigura Ceria, QC dilakukan dua kali yaitu inspeksi dan final test. Inspeksi dilakukan saat barang selesai dimachining dan akan diassembly sedangkan final test dilakukan sebelum barang memasuki warehouse.

V. Bussines Mapping PT. Pigura Ceria

Gambar 5. Aliran Bisnis PT Pigura Ceria1. Kegiatan bisnis dimulai dengan CRM yang menjalin kerjasama dengan potential customer dan mendapatkan konsumen yaitu Hotel Just Married yang memesan kerajinan kuningan dan pigura foto, dan Studio Foto Jomblo yang hanya memesan pigura foto.2. Untuk supplier, purchase management memiliki kerjasama dengan supplier kaca yaitu PT Kaca Bolong, kayu yaitu UMKM Kayu Bazaar dan lembaran kuningan yaitu PT Badak Berdaki.3. Data konsumen maupun supplier kemudian disimpan di dalam database openERP PT Pigura Ceria.4. Konsumen melakukan pemesanan, data tersebut akan diterima sebagai quotation dan apabila disetujui akan diconfirm dan disahkan menjadi sales order oleh sales department. Dalam video, disimulasikan pesanan yang ada yaitu 100 pigura foto oleh Studio Foto Jomblo serta 20 kerajinan kuningan dan 40 pigura foto oleh Hotel Just Married.5. Pesanan konsumen akan diperiksa di warehouse management. Jika barang telah tersedia, akan dilakukan pengiriman terhadap konsumen sebagai delivery order. Pada saat pengiriman akan disertakan delivery slip sebagai tanda bukti penerimaan oleh konsumen. Jika barang tidak tersedia, informasi akan diteruskan ke purchase management department.6. Purchase management department akan melakukan pemesanan raw material terhadap supplier untuk masing-masing produk yang dipesan dengan mempertimbangkan bill of material. Pemesanan akan menjadi quotation dan akan disahkan oleh purchase manager untuk ditindaklanjuti ke supplier. Dalam video, tidak ada inventory barang untuk konsumen sehingga PT Pigura Ceria melakukan purchase terhadap supplier sesuai dengan BOM produk yang dipesan oleh konsumen yaitu 160 kayu, 160 kaca dan 20 lembar kuningan. Perhitungan 160 kayu dan 160 kaca untuk mencukupi 140 pigura dan 20 kerajinan kuningan, sedangkan 20 lembar kuningan untuk kerajinan kuningan saja.7. Raw material yang dibeli akan diterima oleh warehouse management department untuk diperiksa kelengkapan dalam hal kualitas dan kuantitas dan diteruskan ke MRP department. Jika jumlah yang diterima telah sesuai, kesesuaian jumlah dapat dikonfirmasi.8. MRP akan melakukan perencanaan dan proses produksi sementara eInvoice dan payment department akan mencatat tagihan yang harus dibayarkan ke dalam sistem accounting dan finance perusahaan. 9. Jika tagihan telah divalidasi oleh bagian accounting dan finance, pembayaran dapat dilakukan ke supplier dan transaksi pembayaran akan dicatat oleh accounting dan finance PT Pigura Ceria.10. MRP akan memproduksi barang sesuai dengan sales order.11. Produk yang telah jadi akan mengalami final test oleh QC department dan apabila lolos akan masuk ke warehouse management untuk dipackaging.12. Warehouse management akan melakukan packaging kemudian pengiriman terhadap konsumen sesuai dengan jumlah sales order yang dipesan. Pengiriman ini disertai dengan delivery slip sebagai bukti penerimaan oleh konsumen.13. Ketika konsumen telah menerima barang maka akan terdapat tagihan konsumen pada bagian eInvoice dan payment dan kemudian tagihan konsumen tersebut dicatat untuk divalidasi oleh accounting & finance department. 14. Setelah konsumen melakukan pembayaran dan divalidasi, maka pembayaran ini diberikan pada Invoice dan payment dan jika telah disahkan oleh accounting manager maka tagihan akan dinyatakan lunas.

VI. Literature ReviewJurnal 1

ENTERPRISE RESOURCES PLANNINGA. Definisi Enterprise Resources PlanningDalam jurnal Su dan Yang (2009) menjelaskan bahwa terdapat definisi yang berbeda-beda mengenai ERP. ERP didefiniskan sebagai sistem inti dalam aktivitas perusahaan yang mencakup manufaktur, human resources, finansial, dan supply chain management secara otomatis dan secara luas dapat menngingkatkan aktivitas perusahaan, sehingga dapat memperbaiki control manajerial, memepercepat dalam pengambilan keputusan, dan menurunkan operational cost. Namun menurutnya, definisi ERP Sekarang ini adalah sebuah management tools yang menyeimbangkan demand dan supply, mampu menghubungkan dengan customer dan supplier dalam supply chain secara komplit. Selain itu juga meningkatkan proses bisnis dalam pengambilan keputusan, dan menyediakan derajat cross-functional integration antara sales, marketing, manufacturing, operations, logistics, purchasing, finance, product development, dan human resources yang tinggi. Sehingga ERP akan membuat pelaku bisnis dapat menjalankan bisnisnya dengan tingkat pelayanan yang tinggi kepada konsumen dan meningkatkan produktivitas dan sebagai fondasi e-commerce yang efektif.

B. Kelebihan ERPSu dan Yang (2009) menyebutkan bahwa ERP memberikan efek terhadap segala aspek bisnis. Dalam review literature yang telah dilakukan olehnya, didaptkan hasil bahwa sistem ERP memberikan beberapa keuntungan yaitu waktu respon yang cepat, meningktakan interaksi antar enterprise, meningktakan order management, meningkatkan customer interaction, meningkatkan on-time delivery, meingkatkan interaksi supplier, menurunkan inventory level, memperbaiki cash management, dan menurunkan direct operating cost.Sedangkan Wibisono (2005) menjelaskan keuntungan ERP sebagai berikut:1. ERP menawarkan keuntungan dari penggunaan sistem terintergrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.2. ERP juga memungkinkan melakukan integrasi secara global. Halangan tadinya berupa perbedaan valuta, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya, dapat dijembatani secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan. 3. ERP tidak hanya memadukan data dan orang, tetapi juga menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan sinkronisasi banyak sistem computer yang terpisah. 4. ERP memungkinkan manajemen mengelola operasi, tidak hanya sekedar memonitori saja. Dengan ERP, manajemen tidak hanya mampu untuk menjawab pertanyaan Bagaimana keadaan kita? tetapi lebih-lebih mampu menjawab pertanyaan Apa yang kita kerjakan untuk menjadi lebih baik?.5. ERP membantu melancarkan pelaksaan manajemen rantai paso dengan kemampuan memadukannya.

C. Penerapan Sistem ERP dalam PerusahaanAda beberapa alternative dalam menerapkan ERP dalam perusahaan. Alternatif yang pertama adalah melakukan instalasi aplikasi ERP secara langsung dan menyeluruh. Perusahaan dengan sistem lama mengganti dengan sistem ERP. Cara ini tentu juga mengandung risiko, seperti kesiapan perusahaan dengan sistem yang baru. Apakah sumber daya yang ada di dalamnya sudah siap untuk mengoperasikan sistem ERP atau belum. Sering kali proses implementasi akan berjalan lambat karena proses tidak dilakukan secara bertahap per bagian dahulu. Sedangkan altenatif kedua adalah melakukan strategi fraincaise. Cara ini dilakukan dengan cara mengimplementasikan beberapa sistem ERP yang berbeda pada setiap unit bisnis pada perusahaan. Semua sistem ini juga saling terhubung dengan modul-modul yang umum seperti modul keuangan. Implementasi biasanya focus pada satu unit dahulu yang dijadikan pilot project. Ini mengurangi risiko kegagalan sambil enguji sistem ERP di unit itu apakah bias berjalan dengan baik. Apabila hasilnya ternyata memuaskan, maka sistem ERP dapat diimplementasikan ke unit yang lain secara bertahap berdasarkan referensi pilot project.

D. Keberhasilan Penerapan ERPKeberhasilan penerapan ERP dapat ditentukan oleh banyak hal. Menurut Wibisono (2005), hal ynag menetukan keberhasilan ERP tersebut adalah sebagai berikut:1. Bisnis proses yang matang. Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan melakukan implementasi ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di sebuah perusahaan yang tidak memiliki bisnis proses yang jelas. 2. Change Management yang baik. Tidak dapat dipungkiri, implementasi sebuah sistem akan selalu diikuti dengan perubahan kebiasaan dalam perusahaan tersebut. Change management sangat diperlukan untuk member pendidikan kepada pengguna, operator, atau siapa pun yang akan menggunakan dengan sistem yang baru. 3. Komitmen. Sebuah implementasi ERP dalam perusahaan pasti akan menyita banyak wajtu dan tenaga. Komitmen dari pimpinan perusahaan sampai pengguna akan bersentuhan langsung dengan sistem mutlak sangat diperlukan. 4. Kerjasama. Kerjasama harus dilakukan dengan baik antara internal perusahaan maupun antara perusahaan dengan konsultan yang melakukan implementasi konsultan dan pengguna sudah betul-betul menyatukan visi untuk keberhasilan implentasi ini.5. Good Consultant. Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat berpengaruh dalam sebuah implementasi.

E. Penerapan ERP pada PT Garuda IndonesiaPT Garuda Indonesia menggunakan ERP untuk menghubungkan dan menyinkronisasikan tiap divisi sehingga mengurangi redudansi data, juga untukpelaporan pekerjaan tiap divisi ke divisi lain. Pada bagian penjualan proses dimulai dari costumer datang, kemudian membeli tiket, kemudian memasukkan data tersebut ke dalam sistem dan masuk ke dalam database kemudian muncul informasi berupatampilan laporan penjualan pada bagian keuangan. Modul-modul yang banyak digunakan oleh PT. Garuda Indonesia:1. SD -Sales & DistributionMembantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping, dan billing).2. MM -Materials ManagementMembantu menjalankan proses pembelian(procurement) dan pengelolaan inventory.3. PP -Production PlanningMembantu proses perencanaan dan kontroldaripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.4. QM -Quality ManagementMembantu mengecek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistik.5. PM -Plant MaintenanceSuatu solusi untuk proses administrasi danperbaikan sistem secara teknis.6. HR -Human Resources ManagementMengintegrasikan proses-proses HRmulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu,pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai7. FI -Financial AccountingMencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger, dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.8. CO ControllingMencakup cost accounting, mulai dari cost centeraccounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas9. AM - Asset ManagementMembantu pengelolaan atas keseluruhan fixedassets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling10. PS -Project SystemMengintegrasikan keseluruhan proses perencanaanproject, pengerjaan dan control.Menurut buku Enterpise Resource Planning: Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis (Wawan, F. 2007). Fase fase dalam penerapan ERP adalah inisiasi, evaluasi, seleksi (business process re-engineering, modification, training, convertion of data), go live, termination, dan exploitation & development, maka PT. Garuda Indonesia sendiri telah berada pada fase termination. Sehingga dapat disimpulkan penerapan ERP pada PT. Garuda Indonesia berhasil.

F. Kendala PT. Garuda Indonesia dalam menerapkan SAPPenerapan ERP di PT. Garuda Indonesia pada awalnya mengalami hambatan yaitu kurangnya keefisienan system GA2000 sehingga beberapa pertukaran data masih dilakukan secara manual. Pada awal penerapan SAP kendala yang terjadi adalahproses memindahkan data dari sistem GA2000 ke sistem SAP. Selain itu, padapelatihan awal karyawan untuk menggunakan SAP.Jurnal 2

IMPLEMENTASI ERP DI PT. SEMEN GRESIKA. Latar Belakang Implementasi ERP di PT. SEMEN GRESIKPT. Semen Gresik didirikan tahun 1957, merupakan perusahaan yang bergerak di industri semen. Bicara soal semen, orang mungkin langsung mengasosiasikannya dengan truk pengangkut, adukan, dan tukang-tukang bangunan. Namun, bagi manajemen PT Semen Gresik, urusan semen juga identik dengan sistem informasi yang kompleks dan rantai pasok yang harus terintegrasi. Dengan kata lain, bisnis ini perlu ditangani dengan bantuan teknologi informasi (TI) yang memadai. Semuanya akan menjadi lebih sederhana dengan diterapkannya sistem TI yang terintegrasi dan mutakhir. Pada bulan Juni tahun 2001, ERP mulai diaplikasikan untuk mendukung bisnis proses yang ada di Semen Gresik dengan penerapan pertama kali dilakukan di bagian finansial. Dengan berjalannya waktu, implementasi dilakukan di bagian penjualan dan kemudian di bagian manufakturing. Ada beberapa hal yang melatar belakangi Semen Gresik untuk mengimplementasikan ERP (Garside, 2004), yaitu : 1. Kebutuhan Back Bone System yang kuat dan mampu memberikan informasi yang relevan dan tepat waktu. 2. Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen Gresik Group (SSG) guna mendapatkan sinergi yang lebih optimal. Faktor-faktor yang mendorong adanya kebutuhan integrasi tersebut diantaranya adalah : a. Bergabungnya Semen Tonasa dan Padang sebagai subsidiary Semen Gresik (distributor) yang tersebar di wilayah Jawa-Bali sehingga membutuhkan sistem tersentralisasi untuk pengiriman order agar dapat segera diproses dan dipenuhi. b. Jaringan distribusi Semen Gresik memiliki dua pabrik, dua puluh tiga gudang penyangga, seratus dua puluh distributor dan empat puluh Ekspeditur. Order dari distributor dapat dipenuhi dari pabrik maupun gudang penyangga sehingga perlu sistem informasi yang terintegrasi diantara pabrik, gudang dan distributor. c. Jaringan pengiriman semen sangat kompleks dan melibatkan Ekspeditur untuk menyelenggarakan jasa transportasi di Semen Gresik, menyebabkan kebutuhan untuk mengintegrasikan informasi-informasi yang berkaitan dengan pengiriman barang terutama dengan pihak Ekspeditur. Semen Gresik sebenarnya telah menggunakan aplikasi buatan sendiri (in-house development) berbasis program Foxbase dan database Sybase sejak 1989. Aplikasi-aplikasi yang digunakan hanya untuk menunjang operasional bisnis di tingkat departemen/bagian, dan belum terintegrasi antara satu dan lainnya. Dalam perjalanannya, sistem tersebut tidak bisa mengakomodasi kebutuhan perusahaan, khususnya para user yang dari waktu ke waktu terus berkembang. Jadi, perkembangannya dikendalikan oleh para user. Dan dalam praktiknya, tenaga TI memang bisa mengembangkan sesuai kebutuhan mereka. Karena itu, manajemen PT. Semen Gresik akhirnya memutuskan mencari solusi baru yang lebih powerful dan dapat terintegrasi dari hulu ke hilir. Manajemen Grup Semen Gresik sangat berkeinginan memiliki sistem informasi yang bisa dipakai untuk menunjang aspek operasional, taktis bahkan strategis. Sistem itu juga harus mampu menciptakan kemudahan, kecepatan dan kenyamanan bagi mata rantai bisnis di lingkungan perusahaan, pemasok, pelanggan, tiap departemen dan unit-unit di lingkungan Grup Semen Gresik, serta stakeholder lainnya. Untuk merealisasikannya, pada Oktober 2000 dibentuklah Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik

B. Proses Implementasi ERP pada PT. Semen Gresik Berikut ini adalah tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik : a. Mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan melaksanakan perubahan proses bisnis sesuai tujuan perusahaan. b. Melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan sebaik-baiknya, sesuai dengan target waktu yang ditentukan. c. Mengusulkan penunjukan konsultan dan penetapan platform Sistem Informasi Perusahaan. d. Menyusun rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya proyek. e. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa dalam batas-batas tertentu yang ditetapkan oleh Direksi. f. Membuat laporan manajemen secara berkala dan menyusun dokumentasi proyek. Setelah melalui proses cukup panjang memakan waktu hampir 1,5 tahun. Semen Gresik akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards. Alasannya, solusi ini merupakan solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan mudah diimplementasikan. Bahkan, beberapa pemain semen terbesar di dunia menggunakan solusi ini, seperti Lafarge, Cemplank, Argos, Cockburn Cement, Cruz Azul, Calme Cementi, Ferrobeton. Sebelum diimplementasikan, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user (stakeholder analysis) selama hampir empat bulan. Salah satu tujuannya yaitu mengetahui sejauh mana tanggapan dan apresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera diimplementasi. Hasilnya, beberapa calon user di beberapa departemen, ada yang menunjukkan resistensi terhadap perubahan, namun secara umum banyak yang menerima terhadap solusi ini. Proses selanjutnya adalah perusahaan membeli beberapa perangkat hardware yang mendukungnya. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan membangun jaringan LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang yang tersebar di beberapa lokasi dan proses ini saja memakan waktu hingga dua tahun. Proses implementasi modul-modul ERP ini, dimulai pada November 2000. Modul Maintenance, Inventory dan Purchasing bisa go live Oktober 2001. Menyusul kemudian modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir modul Sales Order & Transportation bisa diselesaikan pada Juli 2002. Proses impelementasinya dilakukan secara bertahap atas pertimbangan efektivitas. Pada fase ini, Semen Gresik dibantu oleh konsultan Berca Hardaya Perkasa dan Praweda. Ada sekitar 60 orang yang terlibat pada fase ini, diantaranya 10 tenaga TI, dan sisanya terdiri dari para user dari berbagai departemen. Hal yang paling rumit terjadi adalah pada saat implementasi modul Sales Order & Transportation karena untuk modul ini, para user-nya tidak hanya dari kalangan internal, tapi juga berbagai mitra bisnis, seperti para buyer (distributor), toko-toko, dan perusahaan ekspeditur/transporter (pengangkut semen) yang jumlahnya sekitar 100 dan tersebar dari Serang, Madura hingga Bali. Sehingga kendalanya justru terletak pada sisi SDM-nya, bukan pada sistemnya. Oleh karena itu, sebelum implementasi, dilakukan proses sosialisasi. Antara lain, dengan mengumpulkan seluruh distributor dan memberikan briefing kepada mereka. Setelah proses implementasi selesai, dilanjutkan dengan tahap internalisasi (bersifat teknis): tim TI Semen Gresik mendatangi para distributor di tiap daerah satu per satu.PT. Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun, biaya sebesar itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan infrastruktur di Semen Gresik, tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen Tonasa. Anggaran Implementasi ERP di Grup Semen Gresik: a. Perangkat lunak JD Edwards termasuk lisensi: Rp 7,3 miliar. b. Perangkat keras (server & client), Database dan Jaringan: Rp 30 miliar. c. Jasa Konsultan: Rp 5,2 miliar. d. Pendidikan dan Latihan: Rp 2,9 miliar. e. Umum & Administrasi: Rp 800 juta. f. Tata Ruang: Rp 400 juta. Dalam mengimplementasikan ERP di Semen Gresik, beberapa aspek teknis yang dilakukan oleh departemen Information Technology (IT) diantaranya: 1. Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards2. Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN) 3. Membangun infrastruktur server dan database 4. Membangun tata ruang sistem informasi 5. Menyusun dokumentasi sistem. Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada khususnya serta perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi ERP adalah: 1. Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan tidak lagi apakah Software tersebut yang The Best. 2. Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama dengan bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua kemungkinan yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau sebaliknya. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai contoh proses pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti bisnis proses J.D.Edwards. 3. Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahan dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP. 4. Aplikasi Change Management untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dengan adanya implementasi ERP.

C. Kendala-kendala dalam Implementasi ERP Beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak Semen Gresik dalam implementasi dikategorikan menjadi 3 aspek : a. Teknis, diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi model display. Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah yang sama sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain yang digunakan di Semen Gresik harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang berbahasa Inggris. Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen secara tradisional dilakukan dengan menggunakan model hard copy dimana Manajer menandatangani tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa untuk membuka komputer karena proses Approval dilakukan melalui media tersebut (model display). b. Budaya, implementasi ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntut perubahan-perubahan yang harus dilakukan karyawan diantaranya harus aware terhadap penggunaan software tersebut (sebagai contoh selalu update data). c. Politik, kendala yang menghambat implementasi berasal dari dalam tubuh departemen IT sendiri dan dari luar departemen. Di antaranya:1. Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena digantikan oleh sistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapan sistem ERP, bagian IT inilah yang bertanggung jawab untuk membuat aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user disemua departemen. Beberapa karyawan di luar departemen IT juga merasa terancam dengan berkurangnya kekuasaan karena sebagian pekerjaan akan dilakukan oleh software ERP. 2. Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya bisa dihapus dengan penerapan J.D.Edwards tidak dapat dilakukan. 3. Keengganan user atau karyawan departemen lain pada saat diimplementasikan software karena adanya unsur ketidakpercayaan terhadap departemen IT. Ketidakpercayaan tersebut timbul karena ketakutan bahwa data-data atau laporan-laporan rahasia mereka akan diketahui oleh bagian IT selaku administrator.Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan pihak Semen Gresik : 1. Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP. 2. Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut. 3. Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP. D. Hasil Implementasi ERP Dengan implementasi yang telah dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapa perbaikan yang diperoleh diantaranya : 1. Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan penjualan semen. 2. Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per tanggal lima belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan. 3. Meningkatkan keakuratan informasi. 4. Proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien. Semua proses bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat. 5. Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada survei internal perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru itu go live, umumnya user mengaku puas.

DAFTAR PUSTAKASu, Y., dan Yang, C., 2010, Why are Enterprise Resource Planning Systems Indispensable to Supply Chain Management?, ELSEVIER European Journal of Operation Research, Vol.203 : 81-94.Wawan, F., 2007, Enterpise Resource Planning: Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis, Informatika, BandungWibisono, S., 2005, Enterprise Resource Planning (ERP) Solusi Sistem Informasi Terintergrasi, Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK, Vol.X (3) : 150-159.Toruan, D. M. L., 2003 Kesuksesan dan Kegagalan Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) dan Contoh Studi Kasus PT. Semen Gresik & For Meyer.