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Junio 2016 f
Atención al público
Constancias y certificaciones.
Búsqueda de orígenes biológicos.
Asesoría en gestión documental.
Préstamo y disposición de documentos
Custodia del patrimonio institucional.
Rescate y promoción de la historia.
Asistencia telefónica
Visitas guiadas y mucho más.
Bienvenido (a) a
nuestra sexta
edición.
¡Tenemos mucho
que contarle!
Diseño y Edición: Michael Vargas Vásquez
Colaboración:
Jose Fco. Rodríguez H.
N°6 I Año 2 I junio 30
ACÉRQUESE Y
CONÓZCANOS
SERVICIOS Y
PRODUCTOS
Nos ubicamos en Barrio Luján, 50
metros este y 100 sur de la Escuela
República de Chile.
Horario de atención: lunes a viernes de
7:30 am – 4:00 pm Jornada continua.
Visítenos en:
http://www.archivopani.org/
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Si guardas tus documentos en el lugar que corresponde, nunca tendrás problemas en encontrarlos cuando quieras, donde quieras y como quieras. Si necesitas asistencia en el tema, no dudes en llamarnos y te brindaremos asesoría en la materia.
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03 Nuestras instalaciones
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Noticias:
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llooggííssttiiccaa ddee ffuuttuurraass cchhaarrllaass iinnffoorrmmaattiivvaass yy//oo ttaalllleerreess
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eli, Decibus, que
consil vit. Vala.
Archivo Institucional:
retrospectiva histórica.
Memoria Histórica del
PANI.
Día Internacional de los
Archivos.
DPTO.
ARCHIVO
CENTRAL
SSSUUUMMMAAARRRIIIOOO:::
El que no pueda acordarse
del pasado está condenado a
repetirlo.
George Santayana
Archivo Institucional: Retrospectiva Histórica.
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Algunos datos interesantes…
organigrama institucional, dependiendo
jerárquicamente de la Secretaría
General, quien a su vez, estaba adscrita
a la Dirección Ejecutiva.
A partir de 1997, se denominó Unidad
de Información y Archivo, según
acuerdo de Junta Directiva, Sesión 96-
0085, dependiendo de la Presidencia
Ejecutiva. Por acuerdo de la Junta
Directiva Sesión 2000-0097, del 4-12-
2000 y con base en la resolución de
MIDEPLAN, pasó a depender del Área
Administrativa. Con el proceso de
Reforma Institucional, al eliminarse
dicha área, a partir del 2004 se definió
en el organigrama como
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACION Y ARCHIVO,
actualmente con el nombre de
Departamento de Archivo Central que
depende jerárquicamente de la
Gerencia de Administración.
Fichero institucional: Con este nombre se instauró, casi inmediatamente después de entrar en funciones el Patronato, una de las secciones que consideró Luis Felipe González Flores de suma importancia: mantener clasificada y debidamente registrada toda la documentación que derivaba de las actividades diarias de la institución. Asimismo, la organización del archivo les permitiría a sus funcionarios, la obtención rápida y expedita de cualquier información para brindar una atención de calidad. El 16 de noviembre de 1939, cuando comenzó a organizarse el Archivo Central, se le suministró una partida de 100 colones para la compra de mobiliario. El 15 de octubre de 1943, la señorita Marta Alvarado es
autorizada por la Junta para que realice un inventario y ordenamiento de los expedientes del Archivo; la inquietud por el manejo de la dependencia no acababa y el 16 de junio de 1948 la Junta estima que hace falta personal entrenado con métodos “clasificadores universales”, por lo que ordena se capacite convenientemente a algunos de los empleados, lo que se logra, en forma aceptable, con el aporte de la funcionaria Rosario Cartín Paniagua. Dada la importancia en la función institucional, el Archivo llegó a contar con más de doce colaboradores entre 1940 y 1960, manteniendo estricto control y registro sobre las actividades del PANI hacia su población meta y la relación con otras instituciones públicas y privadas en el desempeño de sus funciones y cumplimiento de objetivos.
Tradicionalmente, el Archivo Central ha sido catalogado por la Dirección General del Archivo Nacional, como un Archivo Especializado de Expedientes.
Las tareas iban desde certificar actas
por reclamo de pensiones alimenticias
hasta gruesos expedientes como prueba
en investigaciones de paternidad.
Desde 1944 y hasta 1981, la señora
Rosario Cartín era la secretaria de Don
Luis Felipe González Flores (Presidente
de Junta Directiva y fundador de la
institución) y jefa de la Sección de
Archivo, además, figuraban nombres
como Mireidy Chacón, Miriam Flores,
Carlos Quirós, Betty Francis, ENTRE
OTROS.
De la esquina del Hotel Europa, el
Patronato se trasladó a una bodega
ubicada en Cuesta de Moras y de ahí
nuevamente se trasladó 50 metros norte
de La Prensa Libre, en una casa que
cedió Don Otilio Ulate. Pero ahí no
acabaron los múltiples traslados, pues
también se ubicó en el Edificio Lila,
cerca del Colegio de Señoritas. Hacia
1984, el Archivo se ubicaba en el
Primeros colaboradores del Archivo
Ubicación en la estructura orgánica
Primeros activos de la sección
TTIIPPSS PPAARRAA TTRRAABBAAJJAARR
EEFFIICCIIEENNTTEEMMEENNTTEE::
Ficheros Manuales “Tarjeteros” adquiridos en la década de 1940 para el registro y control de las actividades institucionales. Actualmente se encuentran en los depósitos del Dpto. Archivo Central, aún en funcionamiento.
2003 – 2007 - 2010:
Clic aquí para acceder:
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ARCHIDATA
MEMORIA HISTORICA
DEL PATRONATO La Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica
y la Ley General de Control Interno N° 8292, obligan a todas
las instituciones públicas a contar con un Archivo Central, de
conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y
técnico, como garante de la transparencia en la gestión
pública y la rendición de cuentas.
El Archivo Central del Patronato Nacional de la
Infancia es un recurso fundamental para
profundizar en el conocimiento de la historia de la
niñez y adolescencia en Costa Rica, de hecho, es
un archivo único en su tipo, mediante la
intervención profesional plasmada en los
diferentes documentos que forman parte de la
gestión realizada en la serie documental
denominada expedientes de atención institucional
para el cumplimiento de los derechos de las
personas menores de edad, a quienes se les ha
amenazado o violentado los mismos. Además,
interesa conservar, organizar y difundir los
documentos generados por la Administración
institucional que forman parte de las funciones de
apoyo a la gestión realizada institucionalmente.
Con base en lo anterior, las funciones del
Archivo Central son entre otras: reunir,
ordenar, clasificar, custodiar y conservar la
documentación producida por las diferentes
unidades del Patronato Nacional de la Infancia
y brindar el servicio a la propia
Administración (atención a los organismos
productores de los documentos) y a los
ciudadanos (los particulares que ejercitan sus
derechos ante la propia Administración) y los
investigadores que solicitan su consulta para
estudios técnicos e históricos.
Actualmente, tenemos en custodia cerca de
1800 metros lineales de documentos tanto del
depósito documental como los ubicados en
custodia de empresas privadas. Incluye
580.800 registros de madres, padres niños (as)
del sistema computadorizado de expedientes de
atención institucional para el cumplimiento de
los derechos de las personas menores de edad
(1930 – 1980), el cual se encuentra
desconcentrado en las diferentes oficinas
locales desde el año 2010, además de los
Expedientes del Departamento de Adopciones
(1968 hasta el 2013 aproximadamente).
Además, tenemos en custodia planos de
construcción de diferentes oficinas, historia
institucional relacionada con el quehacer del
Patronato desde su fundación misma, Actas de
Junta Directiva que reflejan la toma de
decisiones (las cuales se trasladan al Archivo
Nacional cada 20 años para su conservación
permanente), como parte del patrimonio
histórico de Costa Rica, junto a documentos
coloniales como el acta de independencia y
similares.
El bagaje cultural custodiado en el Archivo
Institucional no tiene precedentes. Es una
fuente valiosa de investigación para
historiadores nacionales e internacionales y
estudiantes de secundaria y universitarios que
deseen reconstruir la historia de Costa Rica
desde diferentes aristas.
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ARCHIDATA
SERVICIO Y ATENCIÓN
1930
Servicios:
El hecho de ver reflejado un profundo
agradecimiento cuando se entrega
información que para el usuario es
valiosa porque, entre muchas otras
cosas: representa una parte
importante de su vida que ha
recuperado después de tantos años y
que daba por perdida, que le resulta
útil para ponerse en contacto,
conocer y tener un reencuentro con
sus familiares biológicos o que
necesariamente requiere para efectos
legales.
Muchos son los casos atendidos en
Constancias y certificaciones. Servicio in situ de emisión de
certificación de expedientes.
Custodia documental.
Documentos con alto grado de valor
administrativo, científico y cultural para la toma de decisiones de la
institución y la transparencia administrativa; además de
salvaguardar su historia.
Préstamos en sala.
Consulta de documentos en sala, bajo las normas de atención al público.
Búsqueda de antecedentes.
Solicitudes de orígenes biológicos.
Asistencia Telefónica.
Despejar dudas y consultas, así como
atender solicitudes de información de instituciones, usuarios internos y
público en general.
Gestión Documental.
Conjunto de normas con criterio
técnico para administrar el flujo de documentos institucionales, con el
objetivo de manejar adecuadamente la documentación y subsanar errores.
Todas las competencias establecidas
en la legislación nacional.
nuestra oficina y cada uno de ellos
representa una historia de vida que se
ha contado en el papel con el pasar
de los años…
Casos PANI que hoy por hoy son
profesionales, figuras de la política
nacional, deportistas reconocidos,
extranjeros, en fin, miles de miles de
personas que tuvieron una infancia
difícil pero que gracias a la
institución han salido adelante.
Michael Vargas
Archivista
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No hay nada más satisfactorio que
atender al usuario como se merece.
UNA FOTO PARA RECORDAR…
En la oficina del Archivo, cuando el PANI estaba ubicado 50 metros norte de La Prensa Libre. En ella aparecen, de izquierda a derecha: doña Betty Francis, doña Mireidy Chacón, don Carlos Quirós, doña Rosario Cartín y doña Miriam Flores.
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ARCHIDATA
DIA INTERNACIONAL
DE LOS ARCHIVOS
9 de junio. 2016
Durante el Congreso Internacional de
Archivos celebrado en Viena en 2004,
dos mil participantes en el mismo
aprobaron una resolución para pedir
a la ONU la creación de un Día
Internacional de los Archivos.
Algunos países ya habían decidido
organizar su propio día nacional de
los archivos, para tratar de hacerse
visibles y despertar la conciencia del
público y de los responsables políticos
de los que dependen estas
instituciones.
La Conferencia General de la
UNESCO proclamó, durante su sesión
número treinta y tres, celebrada en
París en 2005, que el 27 de octubre
sería el día mundial del patrimonio
audiovisual. Este día internacional es
una excelente ocasión para hacer
comprender al público la importancia
de los archivos audiovisuales y una
nueva forma de apoyar la
conservación de este tipo de archivos.
Fue una iniciativa excelente pero no
se trata de los únicos archivos que
necesitan de apoyo y atención.
Esta es la razón por la que el ICA
(Consejo Internacional de Archivos),
decidió promover y crear su propio Día
Internacional de los Archivos, el 9 de
junio. Ello ocurrió durante la Asamblea
General del Consejo de noviembre de
2007. Esta fecha fue elegida porque el 9
de junio de 1948 se creó el Consejo
Internacional de Archivos, bajo los
auspicios de la UNESCO. Esta decisión
fue aprobada por la Comisión Ejecutiva
del ICA y adoptada por la comunidad
archivística en su conjunto.
Pero, Por qué un Día
Internacional de los
Archivos
Se podría llegar a pensar: ¡Otro día
internacional en un calendario que
ya está muy cargado! Sin embargo,
la imagen que el público tiene de los
archivos es muy “inconcreta y/o
especulativa”. A menudo se les
confunde con bibliotecas y los
documentos de archivo siguen
siendo considerados como un
material para el uso interno de las
organizaciones; siempre de muy
difícil acceso y sólo de interés, si
acaso, para los historiadores. Esta
percepción que público y
organizaciones tienen de los
archivos no es clara ni mucho
menos exacta y produce un impacto
negativo en los recursos humanos y
financieros que los responsables y
administradores asignan a los
archivos de sus organizaciones o
instituciones.
Consecuentemente, resulta esencial
trasladar a la ciudadanía en su
conjunto que los archivos son
entidades que conservan un tipo de
documentos que son creados,
recibidos y conservados como una
evidencia y como un claro reflejo
del cumplimiento de sus funciones,
lo que resulta fundamental para las
organizaciones o las personas,
debido a que les facilita responder a
obligaciones jurídicas, a todo tipo
de transacciones y que garantizan
sus derechos; promoviendo de esta
manera una consciencia colectiva
en esa nación creciente y
despreocupada de la esencia que
posee la ciencia archivística para la
nación.
Sabías que:
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ARCHIDATA
DOCUMENTO DE ARCHIVO
LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO SON TESTIMONIO
DE LAS RELACIONES Y ACTIVIDADES DE LA
SOCIEDAD.
Los documentos de archivo son conservados por aquellos que los producen, sus sucesores o una institución que específicamente se encarga de ello, por su inestimable valor jurídico, administrativo o legal, y que llegan a tener un significado histórico o informativo a mediano y largo plazo.
Tienen una estrecha relación con la entidad que los produce, en el sentido de que responden a funciones y actividades para la consecución de sus metas y objetivos. Ejemplo de ello son las Actas de Junta Directiva y Expedientes de PME, que claramente se diferencian de documentos simples como gacetas, periódicos y similares que NO son producción intelectual del PANI en sus actividades diarias y carecen de los caracteres que los diferencian de otros documentos.
Archivo de
Documentos
Depósito de papeles desorganizados
Conjunto orgánico de documentos con diferentes facetas. Puede presentarse en forma física o digital.
Documentos sin sentido ni relación entre sí, perdidos en un limbo de papeles sin un orden ni estructura. Evidente ausencia de cualquier tipo de instrumentos para el control y registro.
Se caracteriza por el uso de registros e instrumentos de descripción que facilitan el acceso expedito a la información en sus distintos soportes y formatos. Un archivo siempre irá acompañado de inventarios, bases de datos, sistemas de información, métodos de organización y sistemas para clasificar adecuadamente la documentación.
¿QUÉ ES DOCUMENTO DE ARCHIVO?
Son fuentes documentales, reflejo de las relaciones y actividades del hombre y de la sociedad, siempre entendidas como testimonio, es decir, instrumento fehaciente, que da fe de un hecho y que prueba o justifica la certeza o verdad de una cosa. Generalmente identificados con los documentos administrativos, aunque se refieran tan sólo a la vida administrativa de una persona (p. e. carné de identidad o permiso de conducir). Incluso podemos reducir aún más el concepto, dividiendo el documento de archivo en dos clases: de naturaleza exclusivamente jurídica, que engendran derechos y obligaciones, y de naturaleza administrativa, que sirven de testimonio, son auténticos, objetivos y, por tanto, verídicos o fehacientes.
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ARCHIDATA
CELEBRACIÓN EN COSTA RICA
Gracias al Día Internacional de los
Archivos podemos:
Generar conciencia social sobre la importancia de los archivos, que son la base para la comprobación de sus derechos y de su identidad. Que los responsables de los archivos conozcan las ventajas de un sistema estructurado y organizado, como garantía de una buena administración, de la transparencia en la gestión pública y de la necesidad de un gobierno abierto.
Hacer que el público sea consciente de la necesidad de conservar la documentación de archivo -tanto del sector público como del privado-, en muchos casos de manera indefinida; y de su derecho de acceder a ellos. Promover y difundir entre un público lo más amplio posible, la existencia de documentos únicos, extraordinarios y raros, conservados en las instituciones archivísticas, mejorando la percepción que se tiene, en general, de los archivos, y aumentar su visibilidad a nivel mundial.
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En síntesis…
Se trata, pues, de un patrimonio cultural y de una fuente de información de primera mano. El patrimonio archivístico y documental ofrece un testimonio insustituible y fundamental del desarrollo social, político, económico y cultural de la humanidad. Las fuentes de archivo y sus formatos son muy diversas, para asegurar su conservación es necesario tener una visión muy amplia que contemple todos los tipos de archivos, así como los diversos materiales soporte de la información. No es posible, ni es aceptable, limitarse a un único tipo de archivo: todos merecen nuestra atención y la adecuada protección e impulso.
Adicionalmente, cada año en nuestro país se lleva a cabo un Congreso Nacional en conmemoración de la Semana del Archivista Costarricense (del 23 al 25 de julio).
ARCHIDATA
SECCIÓN DE RECICLAJE
ACTIVIDADES REALIZADAS:
Centro de acopio
Exhibición de productos confeccionados con
material reciclado
Venta de comidas
Pinta caritas
Inflables.
Clase de Zumba (Oficinas Centrales)
FERIA AMBIENTAL 2016
“Muy complacidos por la participación y aceptación de los funcionarios en la Feria Ambiental PANI 2016, les damos las gracias por habernos acompañado un año más”.
Comisión de Reciclaje
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Queremos extender las gracias a la Dirección Regional San José Central, pues participaron activamente de esta celebración, ellos realizaron la Feria Ambiental desde su Sede, y nos visitaron en Oficinas Centrales con la venta de sus deliciosos productos. Igualmente queremos agradecer a la Dirección Regional San José Sur que exhibieron y vendieron sus bellos productos confeccionados por los chicos (as) de los Albergues y gracias por el apoyo y motivación que brinda la Fundación Surgir. Agradecimiento a la ONG Otto Silesky y a todos sus exitosos muchachos, por deleitarnos con sus deliciosas comidas y variedad en plantas.
A los compañeros del Centro de Cultura
por todo su apoyo y colaboración, a
Luis Fernando por su valiosa y
talentosa ayuda y al grupo de la
Escuela Casa del Artista Olga Spanick,
que nos vienen a embellecer los
jardines con arte en las llantas de
desecho.
A la Municipalidad de San José, pues
son nuestros socios ambientales y a
todos los compañeros que nos
colaboraron en esta tan bella actividad.
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PRÓXIMA EDICIÓN ISSUE
No te pierdas la próxima edición, cargada con datos muy curiosos del quehacer institucional.
¡Te esperamos!
ARCHIDATA
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TWITTER + (506) 2523 0879/0774 www.archivopani.org San José, Costa Rica. Barrio Luján, 100 metros este y 50 sur de la Escuela República de Chile.
Se debe considerar que los documentos son propensos
a sufrir un deterioro lento y natural de envejecimiento,
producto de muchas causas, las cuales van desde la
mala calidad del soporte, pasando por una
manipulación inadecuada, hasta las deficientes
condiciones de conservación a las que son sometidas.
En este sentido, debe entenderse que los documentos
son producción intelectual del PANI, y como tal, deben
ser tratados como un activo más, pues sirve de base
para la toma de decisiones y forma parte integral del
patrimonio documental.
CONSERVACIÓN PREVENTIVA
¿Qué es?
Definimos conservación preventiva como el conjunto de acciones destinadas a proteger y asegurar la vida material de los bienes culturales mediante la intervención inmediata (a priori) bajo medidas de seguridad y protección contra cualquier daño, producto de la actividad natural y/o provocada, lo que implica evitar el uso de elementos metálicos sobre la documentación.
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