1801 Varsity Dr. Raleigh, NC 27606 ▪ JPS@lexisnexis.com                                                                                                                                 Page 1 of 5  

JPS Timekeeper Reassignment with NoteCards Utility 

Before moving forward, it is important to ensure:  Everyone is out of Juris 

Juris is in Maintenance Mode 

A valid Juris Management Console Backup has been completed 

Juris is installed on the computer in which this tool is to be executed  

Description: The JPS Timekeeper Reassignment with Notecards Utility allows the user to change billing, originating, and responsible timekeepers for clients and/or matters. Utility also contains a pre and post report of client and/or matters to be changed. The utility also adds a client and/or matter notecard to note the change. Specific instructions are below. 

 

How to Install:  Click the download link provided by LexisNexis in your email which should be an exe file 

Once the download completes, double click the exe file to get the below screen:                  

  

Click the Browse button and select a folder to extract the files to. The path can be any path you have read and execute access to. If you are unsure, please contact your IT department. 

Once the folder has been selected, click Extract and wait for the process to finish. It should only take a few seconds. 

Navigate to the location you chose when browsing in a My Computer (Windows Explorer) window. It will create a folder called JPS‐Timekeeper Assignment, when you open that folder you should see the files below. 

   

  

 

1801 Varsity Dr. Raleigh, NC 27606 ▪ JPS@lexisnexis.com                                                                                                                                 Page 2 of 5  

  

Double Click on the file named “JPS ‐ TimekeeperReassignment.application”. When you do, you will see a screen that looks like the below image:  

                

 

Click Install and allow the application to install. The utility may auto‐install based on your settings so if you don’t have to click Install, everything is normal. 

The tool will then open and is ready to use. The image of the tool is in the next section. 

 Tool Layout: 

An image of the tool is below and the red numbers have been superimposed to guide the user in the proper steps and for emphasis. 

  

 

1801 Varsity Dr. Raleigh, NC 27606 ▪ JPS@lexisnexis.com                                                                                                                                 Page 3 of 5  

 

Tool Usage:  

1. Click on the Juris company that needs to be changed. It is not uncommon to only have 1 license listed in this section.  

2. The dropdowns for 2 and 3 will list all active timekeepers for the firm. From 2, click the drop down and select the timekeeper which you want changed 

 3. Click dropdown 3 and select the timekeeper you want the selection changed TO 

 4. Select which types of timekeeper types you want to change. You can select between Billing, Originating, 

Responsible or All  

5. Select whether you want to add NoteCards (client, matter or both will be used based on your selection in 6) to indicate what was changed and the date. An example is below 

 

          

6. Select whether you want Matters, Clients or Both to be changed  

6a. In addition to changing the timekeepers, note cards will be added to the client and/or matters that are to be         changed. The note card title will be “Tkpr Chg” and the note will say “Updated Timekeeper: *type of tkpr*         changed from *fromTkpr* to *toTkpr* on *today’s date*. Where type of tkpr is your selection in 4: fromTkpr is         your selection in 2 and toTkpr is your selection in 3. Your selection in 5 will determine where the notes are added.         If you select client only, then only client notes will be added, if you choose matter only, then only matter notes will         be added, etc. 

 7. Once you have your selections made, you can view a report of what will be changed by clicking on 6. If you see 

items you do not want to change in the report, go back and edit your selections. You can then rerun the report 

 

1801 Varsity Dr. Raleigh, NC 27606 ▪ JPS@lexisnexis.com                                                                                                                                 Page 4 of 5  

again by clicking on 6. The report will look similar the below image:  

 

 6a. The user can click Go Back to close the report or click Print to print the report. If Print is selected, a Print Selection        window will appear, and the user will choose the printer of their choice. Only printers available on this machine        will be visible. The below image is representative of the Printer Selection window. The user will click a printer and         click Select to print the report. Alternatively, clicking Back will take you back to the report. 

               

8. Once the report looks as you expect, click 7 to begin the changes. A confirmation window will ask if you are sure and summarize your selections (see image below). Click Yes to start the process or no to change your selections. A progress bar will keep you updated on the status and if your database is large, this process can take several minutes to complete. 

             

 

1801 Varsity Dr. Raleigh, NC 27606 ▪ JPS@lexisnexis.com                                                                                                                                 Page 5 of 5  

  

7a. Once the process has completed, a confirmation message will appear (see image below) and ask if you want to see        the post log. Clicking No will bring you back to the application and clicking Yes will show a post report of the        changes made. If you clicked No, then the process is finished, and you can skip to step 8.     

       

7b. If you click Yes, this report should match the pre‐report. The same options and instructions apply in the post        report as they applied to step 6. The screens are identical.        ***Please note that this report will display the final results for the “Change” To timekeeper to display all the client         matters in which they are assigned to those areas not just those that were updated.  9. Once the process is complete and you have (or have not) printed your reports, the tool will close itself. It can be 

rerun for different timekeepers.