การมอบหมายภาระงาน ส าหรบบคลากรเดม-บรรจใหม ใหสงกดในแตละงานของ ส านกงานเลขานการ

(Job Assignment) พเศษ ปนรตน

1

การมอบหมายภาระงานในความรบผดชอบของต าแหนง (Job Assignment)

หวหนาส านกงานเลขานการคณะจะมอบนโยบาย

หลกการ สนบสนนตดตาม ให

ค าปรกษาแนะน าและชวยแกไข

ปญหา อปสรรคในการท างาน

งานการเงนและบญช มอบใหหวหนางานเปนผมอบหมายงาน แนะน า

ก ากบและสงงาน

งานบรหารและธรการ

มอบใหหวหนางานเปนผมอบหมายงาน แนะน า

ก ากบและสงงาน

2

งานพสด มอบใหหวหนางานเปนผมอบหมายงาน แนะน า ก ากบ และสงงาน

งานบรการการศกษา มอบใหหวหนางานเปนผมอบหมายงาน แนะน า

ก ากบและสงงาน

งานนโยบายและแผน มอบใหหวหนางานเปนผมอบหมายงาน แนะน า

ก ากบและสงงาน

ลกษณะงานและขนตอนภาระงาน ของหวหนาส านกงานเลขานการ (Job Description &

Works Process)

พเศษ ปนรตน 3

ลกษณะงานและภาระงานทเกยวของ

หวหนาส านกงานเลขานการคณะ

ใหค าปรกษา แนะน า แกไขปญหา และงานอน

ๆ ทเกยวของ

งานบรหารทวไป วางแผน ตดตาม ก ากบ ตรวจสอบ ด าเนนการ

กลนเรองพจารณาเสนอคณบด/รองคณบด/

ผชวยคณบด

งานกรรมการ/คณะท างานเฉพาะกจตามค าสงทงในคณะและ มก.

งานปรบปรง และพฒนาทรพยากร

งานตดตอ และประสานงาน

ภายใน / ภายนอก

เวลาไมแนนอน ทกวนท าการ/วนหยด

4

งานบรหารทวไป วางแผน ตดตาม ก ากบ ตรวจสอบ ด าเนนการ ดานงานบรหารและธรการ

หน.สนง.ประสานงานดานงานบรหารและ

ธรการ

งานบรหารฯ คณพรรทมา

สารบรรณ คณสพรรณ คณวาสนา คณประสทธ คณสวร

คณจตตมา คณบด/รองคณบด/ผชวยคณบด

ภาควชา/โครงการพเศษ/หนวยงานภายนอก

เวลา ทกวนตามแตกรณ 5

ใหค าปรกษา แนะน า แกไขปญหา(ถาม)

งานกลนกรองเรองพจารณาเสนอ

แฟมเอกสารเขา

แฟมเอกสารเขา

แฟมเอกสารเขามาจากสารบรรณ การเงน พสด ฯลฯ

หน.สนง.แฟมเอกสารเซนตแลวคนใหสารบรรณ

หน.สนง.กลนกรองเรองพจารณาเสนอ

คณบด

กลนกรองเรองพจารณาเสนอรองคณบด/ผชวย

คณบด

เวลา 10-15 นาท/ครง ทกวน 6

งานจดท าค าสง/ประกาศ/ระเบยบเฉพาะกจ

ภายในเวลาทเหมาะสม 7

สงสารบรรณออกเลข/วนท ประกาศใช แจง

ผเกยวของ

จดเกบเรอง/ส าเนารวมไวหลกฐาน

คณบด/รองคณบด/ผชวย

คณบด

หน.สนง.พจารณาจดเตรยมขอมล สาระส าคญกรอบ

ประเดนเรองทเกยวของตามทมอบหมาย

หน.สนง.ประสานงานกบนตกรและผเกยวของเพอ

ตรยมด าเนนการ

หน.สนง.พมพยกรางค าสง/ประกาศ/ระเบยบโดยระบสาระส าคญใหครบถวนเชน องคประกอบ อ านาจหนาท แนวปฏบต ฯลฯ พรอมให

ขอเสนอแนะ

ด าเนนการน าเสนอคณบด/รองคณบด/ผชวยคณบดพจารณา

งานประชมคณะกรรมการ/คณะท างานเฉพาะกจ(ใน)

หน.สนง.ท าค าสง/ประกาศแตงตงภายใน

คณะ

เชคหองประชม วน เวลา สถานทและท าหนงสอเชญประชมคณะกรรมการ/

คณะท างานพรอมจดเตรยมเอกสารทเกยวของและ

กาแฟของวาง

หน.สนง.พจารณาก าหนดประเดนวาระการประชมเสนอ/หารอประธานกรรมการ/คณะท างานฯ

ภายในเวลาทเหมาะสม 8

ด าเนนการตามมตทประชมมอบหมาย ด าเนนการจดบนทกการ

ประชม จดท ารายงานตามมตทประชมในประเดนตาง ๆ

สงรายงานการประชมเสนอและแจงผเกยวของทราบพรอมตดตามผล

จดเกบเรอง/ส าเนารวมไวหลกฐาน

งานประชมคณะกรรมการ/คณะท างานเฉพาะกจ(นอก)

ค าสง/ประกาศแตงตงจากมหาวทยาลย

เขาประชมตามวน เวลา สถานทและรวมแสดงความคดเหน/ขอเสนอแนะ/รบมอบภารกจตามแตทประชม

มอบหมาย

หน.สนง.พจารณาจดเตรยมขอมล

ประเดน สาระส าคญตามวาระการประชมฯ

ภายในเวลาทเหมาะสม 9

รายงานผลเสนอทประชมทราบ

ด าเนนการตามมตทประชมทมอบหมายในเรองตาง ๆ จนแลวเสรจพรอมเคลยร

ใบส าคญ(ถาม) ประสานงานกบผเกยวของเตรยม

ด าเนนการ จดเกบเรอง/ส าเนารวมไวหลกฐาน

หน.สนง.ประสานงานดานงานการเงนและ

บญช

งานการเงนและบญช คณปทมา

การเงน/บญช จนท.ในงาน คณปทมา คณนฏฐกา คณสภาภรณ คณปรารถนา คณสรภา

คณบด/ผชวยคณบด

ภาควชา/โครงการพเศษ/หนวยงานภายนอก

เวลา ทกวนตามแตกรณ 10

ใหค าปรกษา แนะน า แกไขปญหา(ถาม)

งานบรหารทวไป วางแผน ตดตาม ก ากบ ตรวจสอบ ด าเนนการ ดานงานการเงนและบญช

งานขออนมต/เสนอ/ตรวจ/ลงนามใบส าคญ

คณบด/รองคณบด/ผชวย

คณบด

หน.สนง.เลขานการ ตรวจ/ลงนามเสนอคณบด

หน.งานการเงน/จนท.

งานการเงนฯ ด าเนนการสวนเงนรายได

ภาควชาเสนอตรง

11

งานการเงนจดแฟมเสนอเรองสวน สนง.เงน งปม./ภาควชาเงนงบประมาณ

สงแฟมคนงานเจาของเรองด าเนนการตอไป

งานการเงนฯ น าแฟมเสนอตอคณบดพจารณาอนมต

งานขออนมต/เสนอ/ตรวจ/ลงนามใบส าคญ

คณบด/รองคณบด/ผชวย

คณบด

หน.สนง.เลขานการ ตรวจ/ลงนามเสนอคณบด

หน.งานพสด/จนท.งาน

พสด ด าเนนการ

12

งานพสดจดแฟมเสนอเรองสวน สนง.เงน งปม.

และเงนรายได

สงแฟมคนงานเจาของเรองด าเนนการตอไป

งานพสดน าแฟมเสนอตอคณบดพจารณาอนมต

งานเสนอลงนามเชคสงจาย

คณบด/ผชวยคณบด พจารณาลงนามใน

เชคสงจาย

หน.งานการเงน/จนท.งานการเงนฯ เสนอแฟมลงนาม

เชคสงจาย

13

งานการเงนตดตอผมสทธรบเชคมารบเชคตอไป

หน.สนง.ประสานงานดานงานพสดและทรพยสน ให

ค าปรกษา แนะน า แกไขปญหา(ถาม)

งานพสดฯ คณชตณชชา/ คณวรเดช / คณกรกนก ด าเนนการ

คณบดลงนาม

14

เวลา ทกวนตามแตกรณ

งานบรหารทวไป วางแผน ตดตาม ก ากบ ตรวจสอบ ด าเนนการ ดานงานพสด

หน.สนง.เลขานการ ตรวจ/ลงนามเสนอ

คณบด

งานปรบปรงและพฒนาทรพยากรทวไป

หน.สนง.ประสานงานดานงานปรบปรงและพฒนาทรพยากรทวไป

รานสวสดการ

ทรพยากรบคคล

คณบด/รองคณบด/ผชวยคณบด/หน.งาน/จนท.ท

เกยวของ งานรกษาความสะอาด งาน

รปภ.และงานอน ๆ

อาคาร สถานท ภมทศน งานระบบภายในอาคาร และยานพาหนะ

15

เวลา ทกวนตามแตกรณ

ใหค าปรกษาแนะน า แกไข

ปญหา

งานปรบปรงและพฒนาอาคารสถานท

คณบด/รอง

งานพสดท าเรองขออนมต

หน.สนง.เลขานการ หน.งานพสด

เสนอรายละเอยดและราคา

16

เวลา ทกวนตามแตกรณ

ตดตอผประกอบการ

คณบดพจารณาอนมต งานพสด แจงผประกอบการด าเนนการ

พจารณาตรวจรบ

งานพสดขออนมตเบกจาย งานการเงนเบกจายใหผประกอบการ

มอบ จนท. เกบรวมหลกฐาน

งานตรวจ/จดท ารางเอกสารสญญาเฉพาะกจ

คณบด/รองคณบด/ผชวย

คณบด

หน.สนง.พมพยกรางระบสาระส าคญ/ตรวจรางสญญาโดยค านงถง

ประโยชนราชการเปนส าคญ พรอมใหขอเสนอแนะ

หน.สนง.พจารณาจดเตรยมขอมล สาระส าคญกรอบ

ประเดนเรองทเกยวของตามทมอบหมาย

ภายในเวลาทเหมาะสม 17

มอบงานพสดด าเนนการในสวนทเกยวของตอไป ด าเนนการน าเสนอ

คณบด/รองคณบด/ผชวยคณบดพจารณา

หน.สนง.ประสานงานกบงานพสด /นตกรและผเกยวของเพอตรยม

ด าเนนการ

จดเกบเรอง/ส าเนาสญญารวมไวหลกฐาน

งานดแลดานสวสดการรานคาเชา

หน.สนง.ดแล ก ากบ การด าเนนการ

สวสดการรานคาเชาภายในคณะ

ดแล ก ากบดานการใชพนท กระแสไฟฟา ความสะอาด การจอดรถ และอน ๆ

ประสานงานการเกบคาเชา คาไฟฟาฯลฯ รายเดอนกบงานพสดและการเงนคณะ

หน.สนง.พจารณาสญญาเชา การ

ปรบปรงพนท การใชพนทของ

ผประกอบการ

ภายในเวลาทเหมาะสม 18

หน.สนง.ด าเนนการประชมผเกยวของกรณตองแกไขปญหาทอาจเกดขนและบนทกการ

ประชม

สงรายงานการประชมเสนอผบรหาร

คณะและแจงผเกยวของทราบพรอมตดตามผล

จดเกบเรอง/ส าเนารวมไวหลกฐาน

งานดแลดานงานระบบภายในอาคารใหม หน.สนง.ดแล ก ากบ การ

ด าเนนการดานงานระบบทกชนดภายในอาคารของ

คณะ

ดแล ก ากบ ตดตามการปฏบตงานดานงานระบบ การบ ารงรกษา และอน ๆ เชน ระบบไฟฟา น าประปา โทรศพท

Internet CCTV. บตรผานเขา-ออก ลฟทโดยสาร แอร เครองเสยง LCD ฯลฯ รวมกบงานพสด

หน.สนง.ดแล ประสานงานจนท.งานระบบของอาคาร

ทงหมด คณฉตรชย คณอารย คณฐตศกด คณบณฑร คณเมธา คณนกล

ภายในเวลาทเหมาะสม 19

แจงบรษทฯ/ ด าเนนการประชมผเกยวของกรณตองแกไขปญหาทอาจเกดขนและบนทกการประชม

สงรายงานการประชมเสนอผบรหาร

คณะและแจงผเกยวของทราบพรอมตดตามผล

จดเกบเรอง/ส าเนารวมไวหลกฐาน

งานดแลดานการรกษาความสะอาด/รปภ.

หน.สนง.ดแล ก ากบ การรกษาความสะอาดและรกษาความปลอดภยภายในคณะ

ดแล ก ากบดานการใหบรการและการปฏบตงานของแมบาน/รปภ.ของบรษท

ประสานงานการปฏบตงานกบงานพสด ภาควชา จนท.

งานระบบของคณะ

พจารณาสญญาจางเหมาบรการ การใหบรการและการปฏบตงานของ

แมบาน/รปภ.ทงหมด

ภายในเวลาทเหมาะสม 20

แจงบรษทฯ /ด าเนนการประชมผเกยวของกรณตองแกไขปญหาทอาจเกดขนและบนทกการประชม

แจงบรษทฯ และสงรายงานการประชมเสนอผบรหารและแจงผเกยวของทราบพรอม

ตดตามผล

จดเกบเรอง/ส าเนารวมไวหลกฐาน

งานบรการยานพาหนะใชในราชการ

หน.สนง.รบใบขอใชรถจากผขอใช

บรการ

ยนยนการใหการบรการกบผขอใช

หน.สนง.ตรวจสอบควรถวางและขน

บอรดพรอมแจง พขร.

จนท.บนทกการสงจายรถทใหบรการแลว

หน.สนง.อนมตสงจายรถใน กทม.และปรมณฑล

เสนอคณบด พจารณาอนมตกรณไป ตจว.

21

มอบ พขร.ทราบ และใหสงคนเมอบรการเสรจแลว

มอบ จนท. เกบรวมหลกฐาน

หน.สนง.ประสานงานดาน

งานบรการการศกษาให

ค าปรกษา แนะน า แกไขปญหา(ถาม)

บรการการศกษา คณศรวรรณ คณสมคด คณฐตศกด คณอารย คณลดดา คณนภสร

คณบด/รองคณบด/ผชวยคณบด

ภาควชา/โครงการพเศษ/หนวยงาน

ภายนอก 22

เวลา ทกวนตามแตกรณ

งานบรหารทวไป วางแผน ตดตาม ก ากบ ตรวจสอบ ด าเนนการ ดานงานบรการการศกษา

หน.สนง.เลขานการ ตรวจ/ลงนามเสนอคณบด

งานบรการหองประชม/หองเรยน

งานรบใบขอใชหองจากผขอใชบรการผานมาจากสารบรรณ/

ทะเบยน

ให จนท.ยนยนการใหการบรการกบผขอใช สวนคาตอบแทนนอกเวลาผขอเปนผจาย

หน.สนง.มอบ จนท.คณสมคด/คณวาสนาตรวจสอบหองวางและอนเคราะหจดใหพรอมแจง จนท.ดแลหอง

หน.สนง.อนมตการใชและใหจด จนท.ดแลเปด-ปดอ านวยความสะดวก และท าความสะอาด

23

มอบ จนท. เกบรวมหลกฐาน

หน.สนง.ประสานงานดานงานนโยบายและ

แผน วจย คอมพวเตอรและประกนคณภาพ ใหค าปรกษาแนะน า แกไขปญหา(ถาม)

หน.สนง.เลขานการพจารณาเสนอคณบด

วางแผน วจย คอมฯและประกนคณภาพ

คณกรรณกา คณฉตรชย คณชนทดา

คณรงสมาภรณ คณอรการณด าเนนการ

คณบด/รองคณบด/ผชวยคณบด

ภาควชา/โครงการพเศษ/หนวยงาน

ภายนอก

24

เวลา ทกวนตามแตกรณ

งานบรหารทวไป วางแผน ตดตาม ก ากบ ตรวจสอบ ด าเนนการ ดานงานนโยบายและแผน

งานบรหารความเสยงและการควบคมภายใน

หน.สนง.รบแจงจาก/ประสานงาน

กบสนง.ตรวจสอบภายใน

หน.สนง.ประสานงานคณกรรณกา/คณอารย/กรรมการ/ภาควชาท

เกยวของ

หน.สนง.พจารณาเสนอคณบดและประธานกรรมการฯ

ภายในเวลาทตองสงคน 25

สง สนง.ตรวจสอบภายในตามก าหนด

ด าเนนการวเคราะห จดท าสรปผลรายงานตามประเดนและแบบฟอรมก าหนด

เสนอคณบด/ประธานฯ พจารณา

มอบ จนท. เกบส าเนารวมหลกฐาน

งานอน ๆ ตามทไดรบมอบหมาย

คณบด/รองคณบด/ผชวย

คณบด

ด าเนนการ

หน.สนง.เลขานกาคณะ

26

เวลา ทกวนตามแตกรณ

หน.สนง.ตดตอประสานงานผเกยวของ

รายงานผลการด าเนนการ

เกบรวมหลกฐาน จดท าเอกสารทเกยวของ

การมอบหมายงาน (Job Assignment)

ลกษณะงานและขนตอนภาระงาน ของหวหนาส านกงานเลขานการ

(Job Description & Works Process)

พเศษ ปนรตน 27