UNE-ISO/TR 26122 IN informe UNE

Noviembre 2008 TTULO

Informacin y documentacin Anlisis de los procesos de trabajo para la gestin de documentos Information and documentation. Work process analysis for records. Information et documentation. Analyse du processus des records.

CORRESPONDENCIA

Este informe es idntico al Informe Tcnico ISO/TR 26122:2008.

OBSERVACIONES

ANTECEDENTES

Este informe ha sido elaborado por el comit tcnico AEN/CTN 50 Documentacincuya Secretara desempea FESABID.

Editada e impresa por AENOR Depsito legal: M 54157:2008

LAS OBSERVACIONES A ESTE DOCUMENTO HAN DE DIRIGIRSE A:

20 Pginas

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Grupo 14

S

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NDICE

Pgina

PRLOGO ........................................................................................................................................ 4 INTRODUCCIN ............................................................................................................................ 5 1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN ............................................................................ 6 2 NORMAS PARA CONSULTA ............................................................................................ 6 3 TRMINOS Y DEFINICIONES.......................................................................................... 6 4 INICIO DEL ANLISIS DE LOS PROCESOS DE TRABAJO....................................... 7 4.1 Generalidades......................................................................................................................... 7 4.2 Dimensin documental del anlisis de los procesos de trabajo .......................................... 7 4.3 Alcance y escalonamiento del anlisis de los procesos de trabajo ..................................... 8 4.4 Participantes y validacin ..................................................................................................... 9 4.5 Responsabilidades.................................................................................................................. 9 5 ESTUDIO CONTEXTUAL .................................................................................................. 9 5.1 Generalidades......................................................................................................................... 9 5.2 Resultados del estudio contextual......................................................................................... 11 6 ANLISIS FUNCIONAL ..................................................................................................... 11 6.1 Generalidades......................................................................................................................... 11 6.2 Anlisis de las funciones ........................................................................................................ 12 6.2.1 Pasos bsicos del anlisis funcional ...................................................................................... 12 6.2.2 Resultados del anlisis de las funciones ............................................................................... 13 7 ANLISIS SECUENCIAL ................................................................................................... 13 7.1 Generalidades......................................................................................................................... 13 7.2 Identificar la secuencia de operaciones de un proceso........................................................ 15 7.3 Resultados del anlisis de la secuencia de operaciones. ...................................................... 15 7.4 Identificar y analizar las variaciones del proceso ............................................................... 15 7.5 Resultados del anlisis de las variaciones del proceso ........................................................ 16 7.6 Establecer las reglas en las que se basan las operaciones identificadas ............................ 17 7.7 Resultados del anlisis de las reglas en las que se basan las operaciones.......................... 17 7.8 Identificar los vnculos con otros procesos .......................................................................... 18 7.9 Resultados del anlisis de los vnculos con otros procesos ................................................. 18 8 VALIDAR EL ANLISIS DE LOS PROCESOS DE TRABAJO CON LOS PARTICIPANTES........................................................................................................ 19 8.1 Generalidades......................................................................................................................... 19 8.2 El proceso de validacin ........................................................................................................ 19 8.3 Resultados de la validacin con los participantes ............................................................... 19 BIBLIOGRAFA............................................................................................................................... 20

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PRLOGO ISO (la Organizacin Internacional de Normalizacin) es una federacin mundial de organismos nacionales de normalizacin (organismos miembros de ISO). El trabajo de preparacin de las normas internacionales normalmente se realiza a travs de los comits tcnicos de ISO. Cada organismo miembro interesado en una materia para la cual se haya establecido un comit tcnico, tiene el derecho de estar representado en dicho comit. Las organizaciones internacionales, pblicas y privadas, en coordinacin con ISO, tambin participan en el trabajo. ISO colabora estrechamente con la Comisin Electrotcnica Internacional (IEC) en todas las materias de normalizacin electrotcnica. Las normas internacionales se redactan de acuerdo con las reglas establecidas en la Parte 2 de las Directivas ISO/IEC. La tarea principal de los comits tcnicos es preparar normas internacionales. Los proyectos de normas internacionales adoptados por los comits tcnicos se envan a los organismos miembros para su votacin. La publicacin como norma internacional requiere la aprobacin por al menos el 75% de los organismos miembros con derecho a voto. En ocasiones excepcionales, cuando un comit tcnico haya recopilado datos diferentes de los que normalmente se publican como norma internacional (el estado del arte, por ejemplo), puede decidir por mayora simple publicar un informe tcnico. Un informe tcnico es totalmente informativo por naturaleza y no se debe revisar hasta que se considere que los datos que facilita ya no son vlidos ni tiles. Se llama la atencin sobre la posibilidad de que algunos de los elementos de esta norma internacional puedan estar sujetos a derechos de patente. ISO no asume la responsabilidad por la identificacin de cualquiera o todos los derechos de patente. El Informe Tcnico ISO 26122 fue preparado por el Comit Tcnico ISO/TC 46, Informacin y documen-tacin, Subcomit SC 11 Archivos/gestin de documentos.

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INTRODUCCIN

Todas las organizaciones, independientemente de su dimensin y la naturaleza de sus actividades, existen y operan para conseguir una misin y unos determinados objetivos. Para realizar su misin y sus objetivos especficos, cada organi-zacin establecer los procesos de trabajo adecuados, para llevar a cabo sus actividades. Cada organizacin genera documentos a partir de sus procesos de trabajo. Estos documentos constituyen evidencias de las decisiones y operaciones de la organizacin para cumplir con su misin y objetivos. Para entender plenamente estos documentos de negocio, es necesario comprender los procesos de trabajo que los han generado. Este conocimiento, tambin, puede ser usado para identificar los documentos que deberan generarse a partir de los procesos de trabajo y para gestionarlos a lo largo del tiempo como un activo de la organizacin. El anlisis de los procesos de trabajo se lleva a cabo para determinar los requisitos para la creacin, incorporacin y control de documentos. Describe y analiza qu ocurre en una funcin en un contexto especfico de negocio. No puede realizarse en abstracto, sino que depende de la detallada recopilacin de informacin y la comprensin bien fundamen-tada del contexto y la misin de la organizacin. Este informe tcnico est orientado a: profesionales de la gestin de documentos (o personas designadas en la organizacin para la gestin de documentos),

responsables de la creacin y gestin de documentos tanto en sistemas de negocio como en aplicaciones de software de gestin de documentos;

analistas de sistemas o analistas de negocio responsables de disear procesos y/o sistemas de negocio que crearn o

gestionarn documentos. A efectos de este documento, anlisis del proceso de trabajo implica identificar: a) la relacin entre los procesos de trabajo y su contexto de negocio; b) la relacin entre los procesos de trabajo y las reglas que rigen su aplicacin (derivadas del marco reglamentario ms

relevante); c) el desglose jerrquico de los procesos de trabajo en sus componentes o partes constitutivas; y d) la interdependencia secuencial entre procesos de trabajo diferenciados o entre simples operaciones. El anlisis de los procesos de trabajo enfocado a la gestin de documentos sirve para: proporcionar una clara identificacin de los requisitos para la creacin de documentos, facilitando la incorporacin

automtica y la gestin de los documentos mientras se est realizando la actividad; y definir los vnculos contextuales entre los documentos, y de esta forma, contribuir a su ordenacin y agrupacin

lgicas; garantizando que los procesos de trabajo queden claramente documentados y facilitando la recuperacin, conservacin y disposicin de los documentos a partir del conocimiento del negocio.

El anlisis de los procesos de trabajo sirve de base para poder integrar la incorporacin de documentos desde el inicio de la actividad. La gestin de pedidos y cuentas de clientes, el pago de salarios, la gestin de activos, los sistemas de control de stock, los procesos de garanta de calidad o la gestin de contratos son ejemplos de procesos de trabajo en los que la creacin de documentos se integra normalmente en las operaciones que los constituyen. Integrar los procesos de gestin de documentos en protocolos automatizados que se integran en los procesos de trabajo garantizar que los documentos de la organizacin sean creados, incorporados y controlados sistemticamente en sus sistemas de negocio.

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1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN

Este informe tcnico ofrece orientaciones sobre el anlisis de los procesos de trabajo desde el punto de vista de la creacin, incorporacin y control de documentos. Identifica dos tipos de anlisis denominados: a) anlisis funcional (la descomposicin de funciones en procesos); y b) anlisis secuencial (el estudio del flujo de operaciones). Cada anlisis requiere de un adecuado estudio preliminar del contexto (es decir, del marco reglamentario). Cada uno de los componentes de este anlisis se puede usar en combinaciones diversas y en un orden diferente del que se describe aqu, segn las caractersticas, las dimensiones y la finalidad del proyecto para el que se hace el anlisis. Tambin se incluyen orientaciones en forma de listas de preguntas/cuestiones tiles para cada elemento del anlisis. El informe tcnico describe una aplicacin prctica de la teora expuesta en la Norma ISO 15489. Por este motivo, no depende de la tecnologa (es decir, se puede aplicar independientemente del entorno tecnolgico), aunque tambin puede utilizarse para evaluar la adecuacin de las herramientas tecnolgicas que facilitan los procesos de trabajo de una organizacin. Este documento se centra en procesos de trabajo ya existentes ms que en la optimizacin de flujos de trabajo o la implantacin de herramientas de workflow (es decir, la automatizacin de un proceso totalmente o en parte- durante el cual los documentos, la informacin o las tareas pasan de un participante a otro para desarrollar una actividad, de acuerdo con un conjunto de reglas de procedimiento) que se especifican en la Referencia [1] de la bibliografa. 2 NORMAS PARA CONSULTA

Las normas que a continuacin se indican son indispensables para la aplicacin de esta norma. Para las referencias con fecha, slo se aplica la edicin citada. Para las referencias sin fecha se aplica la ltima edicin de la norma (incluyendo cualquier modificacin de sta). ISO 15489-1:20011) Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 1: Generalidades. ISO/TR 15489-2:20012) Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 2: Directrices. ISO 23081-1:20063) Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos. Metadatos para la gestin de documentos. Parte 1: Principios. ISO/TS 23081-2:20074) Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos. Metadatos para la gestin de documentos. Parte 2: Elementos de implementacin y conceptuales. 3 TRMINOS Y DEFINICIONES

Para los fines de este documento, se aplican los trminos y definiciones incluidos en las Normas ISO 15489-1 y ISO 15489-2, ISO 23081-1 y ISO 23081-2 adems de los siguientes:

3.1 documentacin (documentation): Conjunto de documentos que describen operaciones, instrucciones, decisiones, normas y procedimientos organizativos referidos a una determinada funcin, proceso o transaccin.

1) Adoptada como UNE-ISO 15489-1:2006. 2) Adoptada como UNE-ISO/TR 15489-2:2006. 3) Adoptada como UNE-ISO 23081-1:2008. 4) Adoptada como UNE-ISO/TS 23081-2:2008.

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3.2 anlisis funcional (functional analysis): El anlisis funcional busca agrupar todos los procesos que se ponen en marcha para conseguir un objetivo especfico y concreto de una organizacin. Muestra las relaciones entre las funciones, procesos y operaciones que tienen conse-cuencias en la gestin de documentos.

3.3 secuencia (sequence): Serie de operaciones vinculadas por el requisito que para poder llevar a cabo una operacin es necesario completar antes las anteriores.

3.4 anlisis secuencial (sequential analysis): El anlisis secuencial traza el esquema de un proceso en forma de secuencia lineal y/o cronolgica que revela las relaciones de dependencia entre las operaciones que lo constituyen.

3.5 operacin (transaction): La unidad ms pequea de un proceso de trabajo, consistente en un intercambio entre dos o ms participantes o sistemas.

3.6 proceso de trabajo (work process): Un proceso de trabajo es una o ms secuencias de operaciones que se requieren para producir un resultado y que est sujeto a unas determinadas reglas o procedimientos. 4 INICIO DEL ANLISIS DE LOS PROCESOS DE TRABAJO 4.1 Generalidades

El anlisis de los procesos de trabajo para la gestin de documentos es utilizado para recopilar informacin sobre las operaciones, procesos y funciones de una organizacin con el fin de identificar los requisitos para la creacin, incor-poracin y control de los documentos. Hay dos tipos de anlisis de los procesos de trabajo: a) funcional; b) secuencial. Antes de escoger uno de ellos o una combinacin de ambos, se debe determinar el objetivo del proyecto de gestin de documentos, su mbito, alcance, y el contexto organizativo (estudio contextual: vase el captulo 5) del trabajo que va a analizar.

4.2 Dimensin documental del anlisis de los procesos de trabajo

El anlisis de los procesos de trabajo es el fundamento necesario para determinar los siguientes aspectos de la creacin, incorporacin y control de documentos: a) la identificacin de los documentos requeridos para documentar una funcin u otros conjuntos de procesos; b) el desarrollo de cuadros de clasificacin basados en funciones, necesarios para identificar, localizar y vincular los

documentos relacionados; c) el mantenimiento de los vnculos entre los documentos y el contexto de su creacin; d) el establecimiento de reglas de nomenclatura e indizacin, as como de convenciones para la identificacin de los

documentos a lo largo del tiempo; e) la identificacin de los propietarios de los documentos a lo largo del tiempo;

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f) la definicin de los plazos de conservacin adecuados y el desarrollo de calendarios de conservacin y disposicin de documentos;

g) el anlisis de la gestin de riesgos en el contexto del sistema de gestin de documentos; h) la definicin de una adecuada proteccin y seguridad para los documentos, y el desarrollo de los permisos y niveles

de seguridad.

4.3 Alcance y escalonamiento del anlisis de los procesos de trabajo

Los dos anlisis se pueden llevar a cabo en diversas combinaciones y se pueden escalonar de acuerdo con el alcance establecido para la tarea. El anlisis se puede adaptar de tal manera que cumpla diferentes requisitos: es decir, desde la identificacin y anlisis de todas las funciones de una organizacin, hasta un anlisis de bajo nivel de un proceso concreto en una unidad de negocio. El alcance y el grado de detalle dependern de la evaluacin de riesgos de la organizacin y del objetivo del proyecto de gestin de documentos. El anlisis funcional utiliza un mtodo analtico de arriba hacia abajo que se inicia con objetivos y estrategias organi-zativas y que puede descender hasta el anlisis de las operaciones. Se puede aplicar a ms de una organizacin (ubicada en una o ms jurisdicciones), a una organizacin, o a una seccin responsable de una funcin. El anlisis secuencial puede ser escalonado, de tal forma, que analice los procesos en toda una organizacin, en una o ms organizaciones (ubicada en una o ms jurisdicciones), en una seccin, o en una simple unidad de negocio. Segn la finalidad del anlisis se puede aplicar a un conjunto de procesos, a las operaciones que constituyen un nico proceso, o a una nica operacin. Para los fines de este informe tcnico se utiliza la jerarqua de trminos definida en la tabla 1: NOTA Muchas jurisdicciones usan trminos diferentes para designar los niveles lgicos de anlisis de una funcin. En algunos casos, las jurisdicciones u

organizaciones pueden optar por identificar niveles diferentes o adicionales en la descomposicin de una funcin. Tanto el nmero de niveles como los puntos en los que se identifican dependen de la prctica jurisdiccional y del mbito y alcance del mismo proyecto de anlisis de los procesos de trabajo. Trminos como subfuncin, actividad y accin pueden ser utilizados, pero no se han incluido en este informe para faci-litar su implantacin.

Tabla 1 Jerarqua de trminos

Trmino Fuente Ejemplo 1 (en una universidad) Ejemplo 2 (en un

consultorio mdico)

Funcin ISO/TS 23081-2:2007 Investigacin Servicios a los pacientes

Conjunto de procesos Este informe tcnico Financiacin de la investigacin Reconocimiento, diagnstico y tratamiento de los pacientes

Proceso/Actividad ISO/TS 23081-2:2007 Aprobacin de las solicitudes de subvencin para la investigacin

Reconocimiento de un paciente

Operacin o transaccin

ISO/TS 23081-2:2007 Presentacin de una solicitud de subvencin para la investigacin

Entrega al paciente de una receta de medicamentos

Se enfatizar en el anlisis funcional cuando se trate de elaborar un cuadro de clasificacin basado en las funciones para toda una organizacin; sobre todo, para identificar los niveles ms altos del cuadro. Se enfatizar en el anlisis secuencial cuando se quieran resolver aspectos de la creacin, incorporacin y control de documentos en un nico proceso o en una nica unidad de negocio de una organizacin. Cuando se emprenda el anlisis de los procesos de trabajo para un proyecto especfico de gestin de documentos, se deben formular las siguientes preguntas:

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El proyecto de gestin de documentos trata de: a) una nica operacin en un proceso?

b) un nico proceso en una unidad de negocio?

c) unos cuantos procesos relacionados (un conjunto de procesos) en una seccin de una organizacin?

d) toda una funcin que se ejecuta en una o ms organizaciones?

e) un anlisis funcional de toda la organizacin?

4.4 Participantes y validacin

El anlisis de los procesos de trabajo para la creacin, incorporacin y control de documentos es especfico de cada organizacin. Describe y analiza procesos que tienen lugar en las organizaciones en tiempo real y depende de una cuidadosa recopilacin de la informacin. Los participantes en el proceso de trabajo son una fuente clave de infor-macin y una referencia importante para validar el anlisis de forma precisa. Estudiar el papel de los participantes (por ejemplo, a partir de las descripciones de los puestos de trabajo) tambin facilita el anlisis del proceso de trabajo. La naturaleza de la participacin de cada uno en el proceso (por ejemplo, asesoramiento y orientacin, autorizacin, procesamiento, evaluacin, auditoria) puede indicar los pasos de los que consta el proceso, as como el momento en el que se hacen estos pasos. La validacin es fundamental para el xito del anlisis del proceso de trabajo, para que sus conclusiones sean aceptadas y para obtener colaboracin en el momento de poner en prctica sus recomendaciones. La validacin depende de los participantes, que han de confirmar que las conclusiones del anlisis son exhaustivas, cuidadosas y fiables.

4.5 Responsabilidades

El jefe de una organizacin es el responsable de su funcionamiento, y de la forma como se llevan a cabo sus actividades y procesos de trabajo. La responsabilidad respecto a los documentos que emanan de los procesos de trabajo corresponde principalmente al directivo en el que se haya delegado la responsabilidad operativa y la rendicin de cuentas de la actividad de la que se trate. Unos documentos apropiados son esenciales para la rendicin de cuentas, la gestin de riesgos y el control de algunos aspectos de las responsabilidades de los directivos. La responsabilidad, por lo que respecta a los documentos que emanan de cualquier proceso especfico de trabajo, incluye la documentacin de las reglas organizativas, los procedimientos y las directrices por las que se rige. El mantenimiento y actualizacin de las reglas organizativas y los procedimientos especficos de un proceso de trabajo es responsabilidad de los directivos. Tambin es responsabilidad de la direccin, el establecimiento de unos procedimientos que garanticen que el anlisis de los procesos de trabajo se actualizar cuando haya cambios importantes en un proceso de trabajo. Los miembros de una organizacin asumen, con el paso del tiempo, diferentes funciones y responsabilidades, de las cules se debe hacer un seguimiento, ya que esto forma parte de la informacin contextual necesaria para asegurar que los documentos que emanan de los procesos de trabajo continan siendo vlidos. 5 ESTUDIO CONTEXTUAL 5.1 Generalidades

Todos los anlisis de procesos de trabajo deberan iniciarse con un estudio(s) del contexto en que la organizacin lleva a cabo sus actividades: es decir, un estudio del marco reglamentario y del contexto organizativo en el que tienen lugar dichos procesos de trabajo.

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NOTA Para una mejor gua cuando se emprenda el estudio contextual, vase la Norma ISO 15489-1:2001, captulo 5, puntos a) y c) del apartado 8.4 as como la Norma ISO 15489- 2, apartado 3.2.

El marco reglamentario en el que opera una organizacin consiste en la legislacin internacional y nacional que tiene impacto en sus actividades, las reglas organizativas, las normas obligatorias, los cdigos voluntarios, los acuerdos, las prcticas, y las expectativas de la sociedad, etc., con los que la organizacin debera cumplir. La jerarqua de elementos que intervienen en el estudio del marco reglamentario incluye: a) legislacin, jurisprudencia y regulaciones tanto del contexto general como del sector especfico; b) normas obligatorias; c) cdigos voluntarios de buenas prcticas; d) cdigos de conducta y tica; e) expectativas identificables de la sociedad; f) mbito o directrices polticas de la organizacin; y g) reglas y procedimientos de la organizacin. Para las organizaciones pertenecientes al sector pblico, la legislacin o la poltica definen las expectativas respecto a los procesos y funciones que una organizacin concreta tiene que llevar a cabo. En el caso de organizaciones no perte-necientes al sector pblico, estas expectativas se definen en los estatutos, en la declaracin de la misin o en documentos de descripcin del negocio, donde se indica para qu se ha constituido la organizacin o qu funciones lleva a cabo. El estudio del contexto organizativo localiza los procesos de trabajo dentro, o a travs de una o ms organizaciones. Establece la arquitectura de la funcin o proceso (es decir, si es centralizado o no) y las responsabilidades en lo referido a la realizacin de cada funcin o proceso. Identifica el marco para situar funciones, procesos y operaciones concretas dentro de una organizacin, y para definir como se interrelacionan: un ejercicio que consigue ms precisin por medio de los anlisis secuencial y funcional (vanse los captulos 6 y 7 ms abajo). Cuando se haga el anlisis del proceso de trabajo, el estudio contextual ha de reflejar cuidadosamente, al nivel ms alto, el marco reglamentario y el contexto organizativo que rigen el proceso de trabajo. Si el mbito del anlisis se limita a un proceso especfico, el alcance del estudio contextual solamente debera comprender las polticas, procedimientos o normas que rijan este proceso concreto. En cambio, si el mbito del anlisis del proceso de trabajo abarca una funcin entera, el alcance del estudio contextual correspondiente debera incluir todos los elementos del marco reglamentario y del contexto organizativo. La tabla 2 contiene una serie de preguntas a formular cuando se emprende un estudio contextual.

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Tabla 2 Estudio contextual

Nm. referencia Pregunta

1 Qu legislacin o declaracin de objetivos rigen el proceso de trabajo que se estudia?

2 Qu otras disposiciones legales tienen impacto o influencia en la funcin o proceso?

3 Hay normas obligatorias o regulaciones que la funcin o el proceso tienen que cumplir?

4 Hay reglas organizativas, cdigos de conducta o de buenas prcticas relacionados con la funcin o proceso (o procesos)?

5 Cules son los procedimientos especficos que rigen el proceso (o procesos)?

6 Qu expectativas de la sociedad podran tener impacto o influencia en la funcin o proceso (o procesos)?

7 Dnde estn localizados los procesos en la organizacin (centralizados o descentralizados, en ms de una organizacin, en ms de una jurisdiccin)?

8 Ante quin es responsable el gestor del proceso (o procesos), y sobre qu resultados?

9 Qu participantes de la organizacin (u organizaciones) estn implicados en el proceso (o procesos) y dnde estn ubicados?

5.2 Resultados del estudio contextual

Los principales elementos del marco reglamentario y del contexto organizativo, relacionados con el proceso de trabajo, han de ser analizados, identificados y documentados. Esto proporciona la base para llevar a cabo los anlisis funcional y secuencial. 6 ANLISIS FUNCIONAL 6.1 Generalidades

Las funciones se identifican en relacin a los objetivos de la organizacin. Se pueden definir como procesos que se agrupan porque estn pensados para un objetivo estratgico especfico. En general, las funciones deberan ser categoras exclusivas y slo se han de representar una vez en el anlisis, aunque puede ser que los procesos que las constituyen se lleven a cabo en diversas secciones de la organizacin. NOTA Puede existir diversas capas jerrquicas en estas agrupaciones, segn la forma como las jurisdicciones u organizaciones deciden desglosar las

funciones. Estas capas se pueden denominar subfunciones, actividades, acciones, etc., pero en este informe tcnico reciben la denominacin colectiva de conjunto de procesos.

El anlisis funcional es una forma de anlisis de arriba hacia abajo que empieza por los objetivos estratgicos y la misin de una organizacin, identificando los programas, proyectos y procesos aplicados para conseguirlos, y desglosa estos programas, proyectos y procesos de forma que se pongan de manifiesto las relaciones entre ellos. Es recomendable que el anlisis funcional se lleve a cabo con independencia de la estructura organizativa, ya que la funcin puede ser ejercida en ms de un emplazamiento, o por medio de una o ms organizaciones.

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6.2 Anlisis de las funciones 6.2.1 Pasos bsicos del anlisis funcional

Los pasos bsicos para llevar a cabo un anlisis funcional son los siguientes: a) Identificar los objetivos y estrategias de la organizacin. La identificacin de los objetivos y estrategias generales de la organizacin se basa habitualmente en el estudio

contextual y en sus instrumentos constitutivos, en sus informes pblicos (informes anuales, documentos de plani-ficacin estratgica, cuentas anuales), y en la documentacin de planificacin interna y presupuestaria, como el plan estratgico, (vase el captulo 5). Tambin se debera consultar cualquier documentacin que ofrezca anlisis de la funcin o funciones de la organizacin.

b) Determinar las funciones de la organizacin con las que se consiguen los objetivos. Las funciones se identifican agrupando los procesos encaminados a cada objetivo especfico. Determinar las

funciones de una organizacin es una tarea que tiene dos vertientes: analizar de arriba abajo los objetivos de la organizacin, e investigar y analizar los procesos para agruparlos de acuerdo con los objetivos y las estrategias.

c) Identificar los procesos de la organizacin que constituyen estas funciones. Cuando se hace un anlisis funcional del conjunto de una organizacin, deberan contabilizarse todos los procesos.

A diferencia de las funciones, los procesos pueden volver a aparecer en el anlisis, porque los mismos procesos se pueden realizar en diferentes secciones de la organizacin, o en ms de una organizacin, o porque los mismos tipos de proceso se encuentran en diferentes funciones. Por ejemplo, la planificacin, la elaboracin de presupuestos, la gestin de documentacin e informacin de proyectos, la evaluacin de la implementacin y post-implementacin de un proyecto, son procesos genricos que aparecern en la mayora de los proyectos organizativos relacionados con diferentes funciones. Estos procesos genricos se distinguen entre s por su contexto especfico de actividad o asociacin funcional: gestin de personal planificacin versus gestin financiera planificacin. Los procesos especficos de una funcin, se describen con unos trminos que tambin son especficos: arrendamiento inmobiliario (en una organizacin con bienes inmobiliarios para arrendar) o insercin laboral (en una agencia de empleo). Para la identificacin de las operaciones que constituyen cada proceso, la recopilacin de informacin y el anlisis del mismo puede realizarse durante el anlisis secuencial.

d) Analizar todos los elementos constitutivos de cada proceso para identificar las operaciones que lo componen. Para hacer un anlisis detallado de la informacin y de los recursos necesarios para llevar a cabo las operaciones se

acostumbra a recurrir al anlisis secuencial (vase el captulo 7). El nivel hasta el que se puede profundizar con el anlisis funcional depende de la tarea. Por ejemplo, a efectos de

clasificacin o disposicin de documentos, el anlisis debera identificar cada uno de los procesos que constituyen una nica funcin. A efectos de control de los documentos, debera llegarse a la transaccin concreta, o al momento en el que tiene lugar la creacin de documentos.

La tabla 3 lista un nmero de cuestiones a preguntar cuando se identifican funciones, procesos y operaciones.

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Tabla 3 Identificar funciones, procesos y operaciones

Nm. referencia Pregunta

1 Cules son las funciones operativas de la organizacin (es decir, las que se ajustan a los objetivos propios de la organizacin)?

2 Cules son las funciones administrativas de la organizacin que sirven de base para la ejecucin de las funciones operativas?

3 Cmo se relacionan las funciones operativas y administrativas entre s y con la estructura de la organizacin?

4 Quienes son los participantes implicados en la ejecucin de las funciones operativas y administrativas, y dnde se sitan dentro de la estructura organizativa?

5 Hay ms de una organizacin, en la misma jurisdiccin o en una de diferente, que lleve a cabo una funcin o un grupo importante de funciones?

6 Se ha externalizado a otra organizacin una funcin o un grupo importante de procesos?

7 Cules son los principales procesos que constituyen cada funcin operativa y administrativa?

8 Cmo se interrelacionan estos procesos?

9 Cules son las operaciones que constituyen cada proceso? 6.2.2 Resultados del anlisis de las funciones

Un modelo representativo de los procesos de la organizacin que muestre las relaciones jerrquicas entre los procesos y las funciones, as como las relaciones entre los procesos, y que sirve para crear cuadros de clasificacin basados en funciones o para establecer conjuntos de documentos para aplicar la disposicin. Se elabora documentacin sobre la jerarqua de funciones, procesos y operaciones para facilitar el desarrollo de un tesauro, convenciones de nomenclatura o normas de indizacin. 7 ANLISIS SECUENCIAL 7.1 Generalidades 7.1.1 El anlisis secuencial identifica y esquematiza la secuencia (o secuencias) de las operaciones de un proceso de trabajo y sus vnculos/dependencias en relacin a otros procesos. Pretende dar cuenta de cada uno de los pasos de un proceso de trabajo y generalmente ofrece un calendario de estos pasos. La identificacin de lo que est ocurriendo en el proceso es el fundamento del anlisis secuencial. El objetivo de este mapeo del proceso es determinar la secuencia de los pasos, es decir, aquello que se debe llevar a cabo en cada paso antes de que se pueda producir la siguiente operacin. Cuando un proceso se desarrolla a travs de diversas secuencias simultneas (procesos paralelos), el anlisis secuencial los integra en una secuencia lgica en el momento en el que convergen. Cuando en el proceso se produce ms de una secuencia, en la representacin se ha de identificar el punto en el que convergen mltiples secuencias, as como las secuencias que se deben completar antes de empezar otras. Cada operacin se debe identificar como un paso separado. El anlisis secuencial funciona a una escala ms reducida que la funcional, es decir, a nivel operativo. Es especfico de un determinado lugar de trabajo y un momento concreto.

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El anlisis secuencial del proceso de trabajo establece: a) la ejecucin de la rutina del proceso; b) las variaciones ms frecuentes; y c) la identificacin de otras variaciones (menos frecuentes o excepciones) que requieren una intervencin no normalizada

(inusual/no rutinaria). En el caso de procesos de trabajos ya establecidos, el anlisis secuencial compara las secuencias cronolgicas existentes con los requisitos identificados durante el estudio contextual. Cuando se disean nuevos procesos de trabajo, el anlisis secuencial (da la oportunidad de) permite establecer de acuerdo con las reglas contextuales. como deben documentarse las operaciones. 7.1.2 El anlisis secuencial se puede aplicar a procesos de trabajo de archivado de documentos, como la gestin de la correspondencia o la creacin de expedientes y el anlisis puede servir tambin para el diseo de plantillas y proce-dimientos normalizados para estas tareas. Esto representa un gran potencial para el desarrollo de sistemas de automatizacin de oficinas; por ejemplo, la puesta en marcha de sistemas de workflow que integren la gestin de los documentos cada una de las tareas correspondientes. Por esto el anlisis secuencial debera: a) identificar los mecanismos que activan la creacin de documentos de cada operacin; b) vincular las operaciones a las competencias organizativas (es decir, las personas autorizadas dentro de la organizacin

para cada una de las competencias documentales, por ejemplo para legislacin, polticas); c) definir qu datos referidos a las operaciones efectuadas en el proceso de trabajo se crean, se modifican y se mantienen; y d) determinar el contenido y los elementos de metadatos necesarios para documentar las operaciones realizadas. 7.1.3 Los principales elementos del anlisis secuencial son los siguientes. a) identificar la secuencia de operaciones que constituyen un proceso; b) identificar y analizar las variaciones del proceso; c) establecer las reglas en las que se basan las operaciones identificadas; e d) identificar los vnculos con otros procesos y sistemas. El orden en que los elementos se utilicen dependen de la naturaleza de la tarea. Cualquier documentacin existente que proporcione un anlisis de las secuencias de operaciones de la organizacin deberan consultarse. La mayora de los trabajos que se llevan acabo en las organizaciones se hacen a partir de procesos interdependientes, es decir, o bien requieren aportaciones (inputs) desde un proceso y generan resultados (output) para otro, o deberan finalizarse antes de empezar el proceso siguiente, o extraen datos, autorizaciones, o materiales de fuentes preexistentes. En algunos casos, hay una total interdependencia entre los pasos de un proceso, ya que no se puede empezar un paso antes de acabar el otro. Por ejemplo, no se puede hacer un paso que implica ofrecer una formacin al personal sin desarrollar antes el contenido de esta formacin. En otros casos, la dependencia secuencial puede ser slo parcial. Por ejemplo, se puede empezar a definir la logstica de la formacin del personal (por ejemplo la fijacin de la fecha y el lugar de la formacin) antes de acabar de desarrollar el contenido. En otras palabras, aunque un paso concreto de un proceso (paso B) podra depender de otro paso del proceso (paso A), se puede empezar a trabajar en el paso B antes que haya finalizado el paso A.

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7.2 Identificar la secuencia de operaciones de un proceso

El primer paso es hacer un esquema de la secuencia de operaciones de cada proceso a la escala adecuada. La tabla 4 presenta una serie de preguntas que se deberan formular para identificar la secuencia de operaciones de cada proceso:

Tabla 4 Identificacin de la secuencia de operaciones

Nm. referencia Pregunta

1 Qu inicia la secuencia y cmo se registra?

2 Qu informacin u otros recursos son necesarios para iniciar la secuencia?

3 De dnde provienen la informacin y otros recursos?

4 Qu desencadena las sucesivas operaciones?

5 Cmo saben los participantes que se ha acabado cada operacin?

6 Hay secuencias paralelas en algn momento del proceso?

7 En caso afirmativo, dnde convergen las secuencias paralelas?

8 Cules son las condiciones clave que se deberan cumplir para autorizar la secuencia?

9 Cmo y dnde se registran las decisiones y operaciones mientras se despliega la secuencia?

10 Qu pone fin a la secuencia y cmo se registra? 7.3 Resultados del anlisis de la secuencia de operaciones 7.3.1 El anlisis secuencial inicial identifica y documenta: a) la pauta rutinaria o bsica de las operaciones en un proceso; b) los procesos de creacin de documentos; y c) las operaciones crticas que se deben haber acabado antes que se pueda producir la siguiente operacin. 7.3.2 El anlisis secuencial identifica y documenta las dependencias del proceso de trabajo, que incluye las aportaciones - (inputs) de otros procesos, tanto si se trata de informacin como de otros recursos, tales como: a) informacin sobre delegaciones de autoridad o firma; b) procedimientos formalizados que identifican los momentos de creacin, incorporacin y realizacin de documentos; c) identificacin de elementos de metadatos; y d) procesos de auditora o seguimiento que requieren pruebas documentadas.

7.4 Identificar y analizar las variaciones del proceso

Muchos procesos consisten en una pauta rutinaria y en variaciones, que se producen cuando algunos elementos funda-mentales sufren transformaciones que imponen un cambio de rutina. Se deben identificar las variaciones y, cuando se producen, garantizar que el sistema que gestiona los documentos tambin las capture. Este elemento del anlisis es esencial en el momento de evaluar procesos de trabajo para definir los requisitos para la incorporacin de documentos.

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La tabla 5 presenta una serie de preguntas que se deben formular para identificar y analizar las variaciones del proceso:

Tabla 5 Identificacin y anlisis de las variaciones del proceso

Nm. Referencia Pregunta

1 Qu condiciones se requieren para la autorizacin y/o finalizacin de la secuencia de operaciones?

2 Qu sucede si no se cumplen las condiciones?

3 Cules son los procedimientos que identifican estas condiciones o cualquier variacin de estas condiciones?

4 Qu participante introduce o desencadena la variacin del proceso?

5 Quin autoriza las operaciones?

6 Qu sucede si quien autoriza no est disponible?

7 Qu sucede si no est alguna informacin u otros recursos y sistemas necesarios para llevar a cabo el proceso?

8 Si el proceso de trabajo necesita redirigirse, a dnde va?

9 Hay otras formas de llevar a cabo la secuencia de operaciones que se usa a veces y, en caso afirmativo, por qu?

10 Qu hechos pueden impedir que el proceso siga la pauta rutinaria?

11 Cul es la respuesta?

12 Se han establecido procedimientos de contingencia que cubran las situaciones que se producen cuando alguna cosa sale mal?

13 Quin es responsable de ocuparse de los desperfectos que se producen durante el proceso o de las quejas sobre su ejecucin?

14 Qu informacin o documentos se generan, almacenan o transfieren a otros procesos si hay varia-ciones en la secuencia de operaciones?

7.5 Resultados del anlisis de las variaciones del proceso

El anlisis identifica y documenta las variaciones comunes del proceso rutinario. El anlisis del proceso rutinario y de las variaciones se utilizan para confeccionar plantillas o diagramas de la secuencia normal y de las variaciones ms comunes. La creacin e incorporacin de documentos pueden incorporarse a estas plantillas o diagramas. Debera estudiarse que los documentos de cada una de las operaciones del proceso continen siendo vlidos a medida que avanza la secuencia, especialmente, si la ruta lleva al proceso y sus documentos ms all de la unidad de negocio que los ha originado. El funcionamiento en un entorno estrictamente electrnico depende, por un lado, del registro sistemtico de las identidades de los usuarios de los sistemas, y por otro, del registro de sus funciones con las delegaciones de autoridad o firma y los permisos de cada usuario en el sistema especfico. El control de los documentos generados por el proceso ha de tener en cuenta la necesidad de consignar los cambios relacionados con los usuarios, en sincronizacin con el registro de los cambios que se producen en las funciones de estos usuarios con el paso del tiempo.

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7.6 Establecer las reglas en las que se basan las operaciones identificadas

Despus de hacer el esquema de la secuencia de operaciones, se deberan documentar los motivos de cada paso. Estos pueden basarse en la legislacin, en los manuales de procedimientos organizativos, en las prcticas locales y las normas de auditora o en los requisitos de la aplicacin informtica que se utiliza. Los motivos para cada paso deberan documentarse a partir de diversas fuentes: a) consulta de los procedimientos actuales de la organizacin; b) entrevistas a los participantes en el proceso; c) identificacin y consulta al directivo o supervisor responsable del proceso; d) anlisis de todos los elementos de formularios y plantillas si se utilizan para estructurar un proceso; e) anlisis de las pistas de auditoria con el objetivo de identificar su contribucin a la secuencia; y f) estudiar de los requisitos legales especficos del proceso para documentar los elementos correspondientes e identificar

cualquier laguna. La tabla 6 presenta una serie de preguntas que podra ser necesario formular para establecer las normas base:

Tabla 6 Establecimiento de las reglas de procedimiento que rigen la secuencia de operaciones

Nm. referencia Pregunta

1 Cul de las operaciones incluidas ha de cumplir los requisitos normativos?

2 Qu operaciones se ven determinadas por los medios del proceso (tecnologa utilizada, disposi-ciones fsicas y organizativas)?

3 Qu operaciones se llevan a cabo para acceder a la informacin necesaria para el proceso?

4 Qu operaciones son necesarias para conseguir la validacin y finalizacin de proceso y documentarlas?

5 Cules son las operaciones para controlar los avances y resultados? 7.7 Resultados del anlisis de las reglas en las que se basan las operaciones

El anlisis permite que todas las reglas estn documentadas en los procedimientos organizativos. Este elemento del anlisis evidencia los requisitos probatorios del proceso de trabajo que son esenciales para la valoracin. En los casos en los que la incorporacin de documentos se haya integrado en el proceso de trabajo, el motivo de cada operacin debera ser identificable a partir del documento creado por ejemplo, si el documento es una autorizacin, una comprobacin, un indicador de funcionamiento o un cierre. En los casos en que la incorporacin de documentos es un paso separado dentro del proceso, se necesita documentar el motivo de cada operacin en un procedimiento formal de documentacin del proceso. Este elemento del anlisis puede identificar lagunas en la generacin de evidencias del proceso. Estas lagunas deberan ser corregidas haciendo una revisin de los requisitos para la incorporacin de documentos.

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7.8 Identificar los vnculos con otros procesos

Este elemento del anlisis identifica las aportaciones (inputs) usadas por el proceso de trabajo, los participantes, la informacin u otros recursos, las tecnologas utilizadas y los plazos. El anlisis va ms all del proceso especfico con el objetivo de estudiar las relaciones con los otros procesos dentro de una o ms organizaciones- a travs de los cules recibe las aportaciones (inputs) y facilita sus propios productos (outputs). Para esta identificacin, se puede recurrir a elementos del anlisis funcional, porque este ltimo identifica vnculos con otros procesos de trabajo as como el impacto de un proceso concreto en otros lugares de la organizacin. Este elemento de anlisis puede proporcionar a la organizacin un clculo detallado del coste del proceso. La tabla 7 presenta una serie de preguntas que podran formularse para identificar vnculos con otros procesos:

Tabla 7 Identificacin de los vnculos con otros procesos

Nm. referencia Pregunta

1 Este proceso necesita la aportacin de otros procesos?

2 Si las aportaciones son necesarias cul es su naturaleza (informacin u otros recursos)?

3 A qu documentos u otras fuentes de informacin se accede para iniciar este proceso y cmo se ven modificados por el proceso?

4 El proceso implica a ms de una unidad de negocio, organizacin o jurisdiccin?

5 En caso afirmativo, de qu forma el proceso implica a otras unidades de negocio, organizaciones o jurisdicciones?

6 Genera el proceso algn producto (output) necesario para otros procesos? En caso afirmativo, Cul es la naturaleza de dicho producto (output)?

7 El proceso modifica documentos o informacin/datos? En caso afirmativo, Cul es la naturaleza de la modificacin?

8 Qu informacin o documentos se generan, almacenan o transfieren a otros procesos? Dnde se transfieren?

9 Qu otro uso se hace de los documentos o informacin generados por este proceso? 7.9 Resultados del anlisis de los vnculos con otros procesos

Se identifican y documentan las relaciones entre el proceso de trabajo concreto que se analiza y el resto de la organizacin (u organizaciones), especficamente les aportaciones (input) requeridas de otros procesos/sistemas, y los productos (output) y documentos generados por este proceso. Este elemento del anlisis secuencial es fundamental: a) para la valoracin; b) para identificar conjuntos de documentos para aplicar la disposicin; c) para el desarrollo de cuadros de clasificacin de actividades; d) para identificar las redundancias/duplicaciones de documentos generados como parte del proceso; y e) para la creacin de un esquema de metadatos.

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8 VALIDAR EL ANLISIS DE LOS PROCESOS DE TRABAJO CON LOS PARTICIPANTES 8.1 Generalidades

La validacin debera confirmar que el anlisis que se ha realizado est completo; que el anlisis funcional ha tenido en cuenta todos los procesos relevantes; que se puede verificar la agrupacin de procesos y que todos los vnculos entre los procesos se han documentado. Para garantizar que los datos recopilados y registrados son los adecuados es importante validar el anlisis del proceso de trabajo con los participantes en el mismo. Para comprobar la validez del anlisis, primero lo deberan revisar los participantes que hayan suministrado la informacin, y despus debera ser verificado por otras personas con las mismas responsabilidades o similares en otras secciones de la organizacin. Cuando sea conveniente, el proceso o sus elementos se podran llevar a cabo en tiempo real para ofrecer una comprobacin adicional de la exactitud de la informacin recopilada. La validacin tiene el objetivo de confirmar las secuencias del trabajo y las operaciones, asumiendo que la organizacin ya ha conseguido la optimizacin de sus procesos organizativos. La planificacin del anlisis del proceso de trabajo debera definir cmo, cundo y de quin se debe conseguir la validacin.

8.2 El proceso de validacin

La tabla 8 presenta una serie de preguntas que convendra formular para validar el anlisis:

Tabla 8 Validacin del anlisis del proceso de trabajo con los participantes

Nm. referencia Pregunta

1 Se han incluido en el proceso todas las operaciones necesarias?

2 Son correctos los motivos que se han documentado para cada operacin?

3 Se han descrito adecuadamente la secuencia de operaciones y su relacin?

4 Se han identificado y documentado las variaciones de las secuencias?

5 Se han identificado y documentado todos los procesos que constituyen la funcin (o funciones)?

6 Se han identificado y documentado adecuadamente todos los vnculos entre los procesos?

7 Se ha identificado y documentado adecuadamente el contexto en el que la organizacin lleva a cabo su proceso de trabajo?

8 Las descripciones y terminologa usadas; reflejan los usos y costumbres de la organizacin para que puedan ser entendidas con facilidad?

8.3 Resultados de la validacin con los participantes

Cuando finaliza el proceso de validacin, la instancia pertinente de la direccin aprueba la documentacin producida durante el anlisis, que constituir la base para cualquier actividad documental que se deba basar en este anlisis. Sea cual sea la combinacin de elementos o el tipo de anlisis que se use, la validacin del anlisis con los participantes es un paso vital y concluyente. Al finalizar el proyecto toda la documentacin del anlisis del proceso de trabajo queda consolidada, incluyendo los diagramas y los modelos. Adems se prepara un informe final con las conclusiones, recomendaciones y un plan de accin para su implementacin dirigido a los directivos encargados y a todo el personal con responsabilidades sobre los documentos.

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BIBLIOGRAFA [1] WFMC-TC-1011, Workflow Management Coalition, Terminology and Glossary, Issue 3.0, 1999.

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