Inventarisprocedure

© <2008-2011> TML bvba

Inventarisbeheer

12/07/2011

3Contents

© <2008-2011> TML bvba

Table of Contents

Foreword 0

Inventarisprocedure 4

................................................................................................................................... 61 Werkwijze

................................................................................................................................... 82 Nieuwe inventarisprocedure

................................................................................................................................... 143 Artikelen tellen

................................................................................................................................... 174 Inlezen tellingen inventaris

......................................................................................................................................................... 20Inventaris import selectie

................................................................................................................................... 215 Inventaris controle

......................................................................................................................................................... 26Selecties van artikelen in inventaris

......................................................................................................................................................... 28Dynamiek en controle in inventaris

................................................................................................................................... 306 Inventaris waardering

................................................................................................................................... 327 Inventarislijsten

................................................................................................................................... 338 Correcties in inventaris

................................................................................................................................... 349 Inventarisprocedures werklijst

................................................................................................................................... 3510 Historiek artikelen in inventaris

................................................................................................................................... 3611 Geteste PDA-toestellen

................................................................................................................................... 3812 Instellen

................................................................................................................................... 3913 FAQ

4 Inventarisbeheer

© <2008-2011> TML bvba

1 Inventarisprocedure

Iedereen weet dat het tussentijds opnemen van de voorraden een tijdrovende en organisatorisch zeeromslachtige bezigheid is. Deze module omzeilt deze problematiek. Niet alleen bij afsluiting van het boekjaar,maar gedurende het jaar zelf, organiseert u op regelmatige tijdstippen een ‘procedure’. De stock wordtvliegensvlug geteld, of een selectie van producten (vb. van een bepaald merk, groep, stockplaats of soort).

Een PDA uitgerust met een scanner zorgt voor deze heel snelle opname. Terwijl medewerkers nog bezig zijnmet de opname, kan men de tellingen vergelijken op het scherm tussen de in DBFACTw geregistreerde stockten opzichte van wat geteld is. Daarmee wordt zelfs rekening gehouden met de transacties die sinds de startvan de procedure gebeurd zijn, zoals een levering of een receptie van goederen.

Met een druk op de knop worden correcties uitgevoerd. Historieken m.b.t. hoe de correcties gebeurd zijnkunnen opgevraagd worden en dit zonder dat de normale verkoopsprocedure verstoord wordt. Een aanradervoor iedereen die het nauwkeurig bijhouden van zijn stock kritisch vindt in zijn organisatie.

Wat zijn de voordelen van de inventarisprocedure ten opzichte van een manuele aanpak?

Tijdswinst Het doorbladeren van tientallen pagina's met codes, waarbij moet bijgeschrevenworden wat ingevuld is. Daarna moet men deze informatie bovendien nog invoeren inDBFACTw. U wint letterlijk tientallen seconden pér artikel dat geïnventariseerd moetworden.

Kostenefficiënt Het spreekt voor zichzelf dat deze tijdswinst omgerekend veel kosten uitspaart. Maaru vergeet ook niet de tijd dat u 'gesloten bent wegens inventaris', de noodzakelijkemobilisatie van uw personeel voor de tellingen, en achteraf voor de controle heeft uook snel veel tijd gewonnen. Bovendien kunt u makkelijk met veel meer gebruikers tegelijkertijd de stock tellen. Deze inventaris-opname-functie zorgt dat de gescandeaantallen automatisch samengeteld worden.

Nauwkeurigheid Uw stock wordt veel nauwkeuriger bijgehouden. Niet alleen worden fouten vermedentijdens de opname, maar ook de vergelijking tussen de administratie in DBFACTw ende reële situatie kan snel en makkelijk vergeleken worden. Als u bovendien tijdens het werken permanent met een veel nauwkeurig stock kuntwerken, zult u uw servicekwaliteit sterk kunnen verbeteren. Geen loze beloftes naarklanten toe dat een artikel in voorrraad is, terwijl dit eigenlijk niet (meer) het gevalblijkt te zijn. U ontdekt veel sneller situaties die mislopen.

Probleemdetectie Als u correcties uitvoert, kunt u te allen tijde daar een overzicht van krijgen, ook naarde toekomst. zo kunt vragen stellen in welke mate een systematische afwijking van destock van bepaalde artikelen geen andere oorzaken heeft. Indien u een artikel heeftmet een verkeerd aantal, kunt u met een druk op de knop terugvinden in welke matedaar in een vorige telling eveneens geen (omgekeerde) telling van is gebeurd.Per correctie kunt u zelfs ingeven wat de (vermoedelijke) oorzaak is waarom hetaantal in DBFACTw ten opzichte van de reële situatie niet klopte. Ook hier kunt uhistorieken van raadplegen.

Wat is er nodig?

Deze module is geoptimaliseerd om in de eerste plaats héél veel tijd te winnen. Dit houdt in dat ook deinfrastructuur daarvoor aangepast moet zijn. Op het vlak van uw informaticasysteem moet u over volgendezaken beschikken:

5Inventarisprocedure

© <2008-2011> TML bvba

Server De server moet snel en efficiënt de nodige gegevens kunnen aanleveren.Immers, u scant, en vliegensvlug moet DBFACTw in de database kunnenterugvinden welk artikel u bedoelt.

Terminal services of Citrix De PDA gebruikt deze technologie om zichzelf in verbinding te stellen metde server. Het schermpje wordt automatisch opgebouwd, en u bljift real-time in verbinding met DBFACTw.

Draadloze verbinding De PDA wordt in verbinding gesteld via een draadloze verbinding. In depraktijk zal dit nagenoeg altijd een WiFi verbinding zijn, maar via GPRS,Edge, UMTS of HSDPA is dit ook mogelijk, mits daarbij over het internetwordt gewerkt.

Protip Laat u begeleiden door een professionele installateur.Immers, al vlug heeft u nood aan meerdere antennesin uw stockplaatsen. Deze antennes moeten goedgeïnstalleerd zijn, de juiste ontvangst verzorgen, enbovendien automatisch met mekaar kunnencommuniceren.

PDA met scanner

Barcodes Aangezien

6 Inventarisbeheer

© <2008-2011> TML bvba

1.1 Werkwijze

Een inventarisprocedure wordt in verschillende stappen uitgevoerd. Voor de duidelijkheid vermelden we hierdeze stappen onder mekaar:

Stap Taak Uitleg

1. Nieuwe procedure We leggen de procedure vast via een ‘nieuwe inventarisprocedure’.Meerdere procedures kunnen simultaan opgestart worden. Zo kunnen eenpaar mensen in het magazijn bezig zijn met enkele rekken te controleren,terwijl een verkoper de stock controleert in de winkel. Zo kan het ook voorkomen dat iemand de stock in de ene winkel controleert,en iemand anders in een andere winkel.

2. Telling / scanning we registreren de fysieke telling van artikelen. Dit kan op verschillendewijzen:

De snelste en meest efficiënte manier is ongetwijfeld door het gebruik vaneen Pocket-PC PDA die via terminal services (of Citrix) verbonden is methet netwerk. Met de (ingebouwde) scanner wordt de barcode van hetproduct gelezen, en onmiddellijk geafficheerd op de pda. Voor een aantalgeteste en compatible toestellen, wordt naar een addendum verwezenvan geteste toestellen .

In de inventarisprocedure kan ook nog een manuele tellijst afgedruktworden, waarbij de keuze is uit een lijst met de vooraf gedrukte aantallen(zodat die gewoon maar hoeven afgevinkt te worden), of een lijst zonderaantallen, zodat deze ingevuld moeten worden.

Via het inlezen van een spreadsheet. In een vooraf bepaald formaat zullende gescande aantallen automatisch bijgewerkt kunnen worden (deze optieis nog niet in de huidige versie)

3. Controle Via het controlescherm wordt nagegaan welke artikels...

Correct zijn wat de stock (dus geen verschil tussen registratie in DBFACTwen de fysische situatie)

Een afwijking hebben ten opzichte van de reële situatie. Daarvoor kunnenverschillende oorzaken aan de basis liggen, waar we later enkelevoorbeelden van geven

Niet gescand worden, wat wellicht kan betekenen dat deze producten nietmeer in voorraad zijn

4. Afsluiting Eens alle producten gecontroleerd zijn, kan men de inventarisprocedureafsluiten. Dit is tevens een aanduiding dat de procedure volledig afgewerktis, of dat er tenminste niets meer aan hoeft gedaan te worden.

Het registratiesysteem laat echter meer toe. We kunnen inventarisprocedures over de volledige inventarislaten lopen, over een selectie, nazien welke artikelen nog niet gescand zijn, dus of zij al dan niet nog invoorraad zijn en vele andere mogelijkheden. Deze worden verder toegelicht.

Multistock of geen multistock

Er moet een onderscheid gemaakt worden in het gebruik van de inventarisprocedure in geval uw dossier werkt

36


© <2008-2011> TML bvba

met multistock of niet.

Geen multistock Indien uw dossier geen multistock ondersteunt, dan kunt u met ééninventarisprocedure zowel de stocktelling uitvoeren én de inventariswaarde bepalen.

Wel multistock Bij multistock is het verhaal anders. In dat geval wordt pér stockplaats een aparteinventarisprocedure gemaakt. Bovendien wordt een procedure gemaakt

Inventaris Hier wordt de waarde bepaald. Deze procedure wordt ookgebruikt om de inventaris 'samen te tellen'. Deze procedure isals het ware de 'hoofdprocedure', waar de stocktellingenonderdeel van maken.

Stocktelling Per stockplaats wordt een procedure gemaakt van het type'stocktelling'. Daar wordt de informatie in bewaard van éénbepaalde stockplaats, waar ook de telling in kan gebeuren.

Voorbeeld: een winkel met 3 magazijnen, wil een eindinventaris maken. Een nieuwe inventaris wordt gecreëerd, en automatisch wordt de vraag gesteld of deprocedures voor de stockplaatsen aangemaakt moeten worden (allemaal). Deze vraagwordt positief beantwoord, en het resultaat is dat

- proc. 14 = inventaris zelf (waar de waarde bepaald wordt, en de som van deverschillende tellingen gebeurt)- proc. 15 = stocktelling voor proc. 14 voor stockplaats 1- proc. 16 = stocktelling voor proc. 14 voor stockplaats 2- proc. 17 = stocktelling voor proc. 14 voor stockplaats 3

Deze procedure is nog niet bruikbaar met dynamische stockplaatsen.

Het gedrag van de inventarisprocedure kan deels aangepast worden. Dit gebeurt in de parameters van demodules, bij het tab-blad van de inventarisprocedure.

8 Inventarisbeheer

© <2008-2011> TML bvba

1.2 Nieuwe inventarisprocedure

Met deze functie leggen we de nieuwe inventarisprocedure vast. Niet alleen wordt er een naam aan gegeven,maar ook de status en het verdere gedrag van de procedure wordt met verschillende velden vastgelegd. Dezezaken hebben zowel belang bij het creëren van de inventaris, als bij verdere stappen in deinventarisprocedure.

Voor wat meer uitleg over hoe de procedure in zijn werk gaat, zie 'werkwijze inventarisprocedure ' .

De verschillende velden worden stap na stap besproken.

6


© <2008-2011> TML bvba

Inventaris Intern zal DBFACTw automatisch een nummer voorzien. Voor de restheeft deze nummering eigenlijk geen enkele invloed.

Omschrijving Bij de creatie van een inventarisprocedure zal DBFACTw automatisch alsomschrijving invullen 'Inventaris' + de datum van vandaag.

Status De verschillende stappen van de inventaris zijn in de status terug tevinden. Zo kan u als gebruiker te allen tijde terugvinden welkeinventarisprocedures nog lopende zijn (ten opzichte van de welkeafgesloten zijn). Het is trouwens mogelijk zelf (tussen)statussen toe te voegen, die meeruitleg kunnen geven over deze statusinstellingen.

1. In uitvoering2. Controle3. Afgewerkt

Er wordt verwezen naar het statusbeheer om te weten hoe statussen nogbijgemaakt kunnen worden (of gewijzigd). In 't kort kan gesteld wordendat statussen met een 'waarde' meer dan 70, automatisch onder de groep'afgewerkt' vallen.

Protip Indien u meer informatie wenst bij te houden, kunt udaar handig gebruik maken van de statussen. Zo kunt ueen status bijhouden waarbij duidelijk is dat descanning al bezig is, of dat men het scannen bijna heeftgedaan, of dat er naast de controle nog een aantal'twistpunten' in detail moeten bekeken worden,vooraleer de status op 'afgewerkt' komt te staan.Een andere mogelijkheid is dat u de ene status'afgewerkt' vervangt door :- Afgewerkt - en alles ok bevonden- Afgewerkt - problemen ontdekt met minimaleafwijkingen- Afgewerkt - problemen ontdekt met serieuzeafwijkingen

Startdatum De datum waarop de inventarisprocedure wordt gestart. Deze datum isvrij belangrijk, aangezien DBFACTw er rekening mee houdt, bij devergelijking, om te controleren of er sedert dit tijdstip reedsverrichtingen gebeurd zijn. Opgelet: DBFACTw gaat niet 'per tijdstip' gaan kijken, maar gaat er van uitdat u de procedure steeds 's morgens start. Alle artikelen waar er (sedert)die dag verrichtingen (zeg maar stocktransacties) op gebeurd zijn, kunnendus gevallen zijn die nader - en opnieuw - bekeken moeten worden.

Einddatum De (vermoedelijke) afsluitdatum van de inventaris.

Klungelalarm Het spreekt voor zichzelf dat u deinventarisprocedure steeds zo kort mogelijk dient tehouden. Niet alleen moet u er voor zorgen dat deprocedure zo weinig mogelijk tijd in beslag neemt,maar vooral, hoe langer de procedure duurt, hoe

10 Inventarisbeheer

© <2008-2011> TML bvba

meer kans dat er ondertussen stock-verrichtingengebeuren. Deze artikelen moeten telkens bij decontrole meer in detail bekeken worden. Hoe meerverrichtingen, hoe trager de controle daardoorgebeurt.

Verantwoordelijke De medewerker die intern de eindverantwoordelijkheid draagt van deinventarisprocedure.

Opnemers Er kunnen een drietal opnemers vermeld worden bij de inventaris. Dit ishandig, aangezien later hierop teruggekomen kan worden. Immers, bijhet afsluiten van de inventaris kunt u eventueel een inventarisbladafdrukken, waar ieder opnemer verklaart de juiste opnameprocedures tehebben gevolgd, en akkoord gaat met de verschillen die opgemeten zijn.

Type procedure Dit is uitsluitend van belang voor de gebruikers van multistock dossiers,dus gebruikers die in het dossier meerdere stockplaatsen gebruiken. Ineen gewoon dossier, met slechts één stockplaats, m.a.w. per artikelwordt eenvoudigweg bijgehouden wat het aantal is, backorders etc,zonder vermelding van specifieke stockplaatsen (met hunrespectievelijke aantallen), is een inventarisprocedure automatischzowel dienst doend voor inventaris én stocktelling. Bij multistock heeft men echter de keuze. Ofwel kiest men voor eenstocktelling, d.w.z. voor een bepaalde stockplaats wordt geteld wat deaantallen zijn, en specifiek voor dié stockplaats worden de aanpassingenook doorgevoerd.

Protip DBFACTw is netjes geoptimaliseerd om met deinventarisprocedure snel meerdere stocktellingente maken. Indien u kiest voor 'inventarisprocedure',zal het programma bij 'opslaan' automatisch de vraagstellen of er ook aparte procedures moeten gemaaktworden voor de stocktellingen. Indien u daarpositief op antwoordt, zal automatisch DBFACTw, naaanmaak van de inventarisprocedure, ook debijkomende stocktelling-procedures gemaaktworden, één extra procedure per bestaandestockplaats. Indien de soorten artikelen per stockplaats echter teverschillend zijn, zal DBFACTw niét automatisch deprocedure aanmaken.

Start Bij de start van de inventaris kunnen we een aantal strategiëndefiniëren.

Startsituatie opnemen in inventaris: Bij de creatie van de inventarisprocedure wordt daarbij onmiddellijk een‘snapshot’ genomen van de huidige stocksituatie. Dit is zeker handig voorDBFACTw, en wel om verschillende redenen:1. we kunnen een stockwaardering uitvoeren op dit moment, zodat we

die kunnen vergelijken met de situatie na de stockcorrecties2. DBFACTw heeft een bijkomende controlemogelijkheid om te zien of er

tijdens de inventarisprocedure stockbewegingen zijn geregistreerd.


© <2008-2011> TML bvba

3. We kunnen later de situatie vergelijken tussen de start en het eindevan de procedure

Waardebepaling: De meeste DBFACTw gebruikers, registreren de kostprijs van hungoederen in de ‘inkoopprijs’ op de artikelfiche. Sommige gebruikerswillen wellicht hiervan afwijken, en krijgen daarom de keuze uit

Inkoopwaarde

Laatste inkoopprijs

Inventarisprijs

Inventarisprijs, anders inkoop: in dit laatste geval wordt eerst gezien ofde inventarisprijs ingevuld is, zoniet wordt de inkoopprijs genomen.

Tip: gebruikers die werken met de inventarisprijs, kunnen hier bestkiezen voor 'inventarisprijs, anders inkoop'. Gebruikers die liever nietmet de inventarisprijs werken, maar beter met de inkoopprijs werken,zullen voor 'inkoopwaarde' kiezen.

Artikelselectie: Enerzijds kan men kiezen voor àlle artikels, of filteren via deartikelselector.We verwijzen naar de uitleg over de krachtige artikelselector zoals diegebruikt wordt bij de artikelwerklijst. Uiteraard worden alleen maar de artikels, waar stock controle aan staat,opgenomen in de inventarisprocedure.

Minimum waarde:Indien een artikel beneden een bepaalde waarde zit, wordt hetautomatisch niet opgenomen in de procedure (bv. vijsjes, plastic rollenetc.)

Opvolging

OpnameTijdens de opname gaan we er van uit dat de artikels die geteld worden inde inventaris aanwezig zijn. Hoe dit gebeurt, daar komen we lateropterug, maar in deze faze bepalen we in zekere mate hoe de controles voortoevoeging gebeuren:

Automatisch uitbreiden artikels in inventarisIndien een artikel niet teruggevonden wordt in de inventaris, wordt hetartikel automatisch toegevoegd tot de procedure. Waarom is dit nodig?Bij de creatie van de inventarisprocedure, gaat DBFACTw na of alleartikels reeds in de inventaris opgenomen moeten worden. Dit isafhankelijk van :

Het al dan niet definiëren van een filter die bepaalt welke artikels ineen invetaris opgenomen kunnen worden

Het al dan niet wenselijk is om ook de begin-waardering van de artikelsin de inventaris op te nemen.

VB: sinds de start van de inventarisprocedure zijn er juist een aantalnieuwe producten bijgekomen. Deze zijn wellicht gerecepteerd, en staanklaar om geteld te worden in de stock. Deze zijn in dat geval nog nietbeschikbaar in de inventarisprocedure, maar kunnen snel en automatisch(via de barcode bv.) toegevoegd worden tot de inventaris.

12 Inventarisbeheer

© <2008-2011> TML bvba

Toevoegen beperkt tot Als een artikel niet gevonden wordt, mag het wel toegevoegd worden,maar in dit geval alléén indien het ook voldoet aan de criteria die in deartikelfilter vastgelegd zijn.

Waarom is dit handig?Je wenst bv. alleen bepaalde producten te controleren. In dat geval kunje de filter definiëren, en gebruiken in de inventarisprocedure. Alleen als(nieuwe) producten dan voldoen aan de filtercriteria, wordt het producttoegevoegd. Immers, het is goed mogelijk dat men slechts een inventariswenst met alleen bepaalde producten, en geen andere (ook al bevindendie zich bv. op dezelfde locatie of schap of rek).

Klungelalarm Indien men werkt met een manueleselectie, en geen voorgedefiniëerdefilter, kan DBFACTw achteraf niet bepalenof een aritkel tot een filter behoort ofniet. Daarom moet men steeds eenartikelfilter definiëren, en deze moetingevuld zijn, opdat de filtercriteriakunnen gebruikt worden.

Correctiedatum

Deze datum wordt typisch gebruikt bij een eindinventaris. Immers, mencontroleert vb. op 3 januari de eindinventaris van het boekjaar, maar decorrecties wil men eigenlijk doorvoeren op 31 december. In dit laatstegeval registreren we hier de datum 31 december (van het vorigeboekjaar), en bij iedere registratie van een correctie, gaat DBFACTw decorrectie doorvoeren op die datum, ook al ligt die (een paar dagen) in hetverleden. Men kan daarna een gewone stocklijst drukken in DBFACTw, en deze zalvolledig overeenkomen met het resultaat dat men voor de eindinventariswenst te bereiken.

Afsluiting Niet gescande artikels interpreteren als stock = 0 bij het ‘automatisch afsluiten’, worden normaal niet gescande artikelsautomatisch overgeslagen. Het kan echter voorkomen dat niet gescandeartikels gewoon niet meer in stock zijn. Deze niet aanwezige artikelenmogen daardoor gelijk gesteld worden met gescande artikels zonderstock, en aldus toch automatisch afgesloten worden.

Na het klikken op de knop opslaan, worden de nodige aanpassingenuitgevoerd om de procedure op te starten. Opgelet: dit kan enigeminuten in beslag nemen, afhankelijk van de grootte van het dossier ofhet aantal artikels.

Opmerking Enig commentaar dat eventueel op het afsluitblad kan afgedrukt worden,kan hierin getikt worden.


© <2008-2011> TML bvba

14 Inventarisbeheer

© <2008-2011> TML bvba

1.3 Artikelen tellen

De inventarisprocedure, zeker voor de telling van de artikelen, is pas echt efficiënt als u gebruik kunt makenvan de handige PDA's (personal digital assistant). Met deze werkwijze heeft u als opnemer (teller dus)onmiddellijke feedback over het artikel.

Andere inleesmethodes kunt u via 'inlezen tellingen in inventaris' laten gebeuren: - manueel: artikel per artikel in DBFACTw ingeven- inlezen met een 'portable scanner'- inlezen via een spreadsheet of ander bestand

Deze methode is echter veel efficiënter:

U krijgt op het schermpje onmiddellijk te zien of u het juiste artikel gekozen heeft.

Indien een barcode niet gekend is, zult u daar onmiddellijk van gewaarschuwd worden.

Indien u al een artikel gescand heeft, kunt u, door het artikel opnieuw te scannen, onmiddellijk nagaan watde ingevulde waarde van de telling is

Terwijl u aan het scannen bent, kan de persoon die controleert de gescande artikelen al gaan checken in de 'inventaris controle' . In plaats van te moeten wachten totdat alles geteld is, wordt zo veel snellernagegaan of de getelde aantallen overeenkomen met wat in de administratie geregistreerd is

Deze informatie wordt onmiddellijk in DBFACTw bijgewerkt, zodat het ook door een foute manipulatie vande offline scanner niet verloren gaat.

Indien u nog niet beschikt over de juiste PDA en een wireless toegang op uw netwerk, kunt u voorlopig werkenmet een draagbare computer, met een gekoppelde scanner. Met een goede netwerk-verlengkabel kunt u opeen redelijk mobiele manier uw inventaristelling uitvoeren.

Indien meerder mensen tegelijkertijd aan het scannen zijn, worden de aantallen automatisch samengeteld.Enkele opmerkingen over de informatie op het scherm:

Artikelinvulveld

Als u start met scannen komt u automatisch in dit veld terecht. U kunt nu een barcodescannen of met het toetsenbord, het numeriek klaviertje de numerieke code intikken.DBFACTw zal automatisch op zoek gaan naar het artikel dat die barcode bevat. IndienDBFACTw meerdere artikelen terugvindt die dezelfde barcode kunnen hebben, wordt géénartikel gekozen, uit veiligheid.

17

21


© <2008-2011> TML bvba

Klungelalarm Zorg dat uw artikeldatabase netjes up to date is. Er zijn trouwensparameters waarbij u ervoor kunt zorgen dat een barcode nooit meerdan één keer in het systeem aanwezig is. Deze relatief recenteparameters kunt u best activeren, als dat in uw dossier nog nietgebeurd zou zijn.

Artikelinformatie

U krijgt de artikelcode, het artikelnummer, en daaronder de omschrijving te zien.

Inventaris Rechts boven krijgt u de naam van de inventarisprocedure te zien. Handig om zeker te zijndat u de telling voor de juiste inventarisprocedure kiest

Geteld U kunt een artikel meerdere keren tellen. Zo kan het voorkomen dat een artikel één keer inde showroom terug te vinden is en meerdere keren in de stock. U telt, desnoods apart, dehoeveelheid van beide lokaties, en deze worden automatisch en netjes samengeteld.

Aantal Het aantal dat u juist geteld heeft. Dat aantal wordt automatisch bijgeteld bij het vakje'geteld'. Indien u een verkeerd aantal heeft ingegeven, kunt u dit corrigeren met eennegatief getal (bv. -3 als u er 3 te veel zou geteld hebben).

Opgelet: indien u toevallig een héél groot getal zou ingeven, waardoor de telling absurdeaantallen zou bevatten, kunt u gewaarschuwd worden. Daarvoor zijn in de parameters vande inventarisprocedures een waarschuwingspeil en een 'verbods'-peil voorzien. Ziedaarvoor de inventarisparameters.

Zoeken Indien u werkt vanuit een gewone computer, kunt u ook de standaard zoekfunctie vanDBFACTw gebruiken. De ultrasearch wordt dan geactiveerd. Gezien het beperkte scherm, isdit voor een PDA uitgeschakeld.

Sluiten U verlaat de functie 'inventaris invoeren'

Enkele handige tips over het scannen:

Protip 1 Indien u iets verkeerd heeft gescand, kunt u dit makkelijk corrigeren, door hetzelfde artikelopnieuw te scannen en een getal met een min-teken in te geven, om de correctie van hetgescande aantal in te geven.

Protip 2 Wenst u gewoon te zien hoeveel u geteld heeft van een artikel? Eenvoudig: scan hetartikel, en je ziet bij ‘geteld’ het aantal staan. Geef dan juist bij het vakje ‘aantal’ niets in(nul dus), en er wordt geen aanpassing aan het aantal doorgevoerd.

Protip 3 Om makkelijk terug te vinden waar u op lokatie bezig was, blijft de omschrijving van hetlaatst gescande artikel steeds staan. Dit wordt een klein beetje kleiner getoond, om teinformeren dat het artikel juist opgeslagen is.

Protip 4 Om snel te scannen kunt u een sneltoets koppelen op de PDA om de scanner te activeren.Gebruik steeds een laser-scanner ipv een LED scanner, gezien de veel hogere snelheid vandergelijke toestellen.

Klungelalarm Deze inventarisprocedure werkt volgens stock-eenheden. Indien u de stock bijhoudt in

16 Inventarisbeheer

© <2008-2011> TML bvba

stuks, moet u ook het aantal stuks ingeven, en niet bv. het aantal vierkante meter ofkilogram.


© <2008-2011> TML bvba

1.4 Inlezen tellingen inventaris

Met deze functie kan men vanuit verschillende bronnen de scan- of telinformatie inlezen. De bron kan eenscanner, een tekstbestand of zelfs een excel bestand zijn. Deze functie is eveneens gebouwd op het conceptvan een werklijst.

Indien meerdere procedures 'in uitvoering' zijn, wordt eerst een lijst voorgesteld om de keuze te maken. Uwerkt daarna steeds in deze bepaalde inventarisprocedure.

Handig is dat u deze lijst bovendien kunt bewaren. Op deze manier kunt u rustig nakijken of alle gescandewaarden aan de juiste artikelen gehangen zijn. Indien DBFACTw bepaalde gescande codes niet direct kontoewijzen, wordt daarvoor zelfs een aparte status voorzien. Zo kunt u via de gebruikelijke selecties dezeartikelen snel terugvinden, en met de knop 'wijzigen' het juiste artikel toewijzen. De aantallen kunt urechtstreeks in de lijst aanpassen. Zo gaat u snel ontdekken of bepaalde waarden buiten een 'normaal' bereikvallen.

Heel wat bronnen zijn mogelijk. Deze kunnen we inlezen via de knop 'Import'. De ingelezen waarden wordenafgebeeld in de kolom 'scancode'. DBFACTw zal volautomatisch op zoek gaan naar het artikel dat voor dezegescande code (meestal een barcode) moet gebruikt worden.

Import Met deze knop heeft u de keuze om een aantal gescande / getelde waarden snel in dezewerklijst in te lezenU heeft de keuze uit:

Scanner Indien in de parameters geen scanner is gekozen, zal deze optieniet werken. Zie daarvoor de inventarisprocedure parameters voormeer uitleg. Het bestand wordt ingelezen in de lijst, en daarnaautomatisch uitgeveegd.

Protip Gebruik de standaard voorgedefiniëerdemodellen. Zo zult u geen tijd (en geld) verliezenmet het aansluiten en testen van een

18 Inventarisbeheer

© <2008-2011> TML bvba

aangekochte scanner. Ook als u een computerin uw netwerk vervangt, bent u heel snel(onmiddellijk) weer aan de slag.

Scan interface Sommige scanners laten niet toe om op een eenvoudige manieringelezen te worden. Daarvoor wordt telkens een apartprograma'tje voor gebruikt. Dit programma'tje kan meestalingebouwd worden in DBFACTw, zodat via deze optie de keuzetoch snel kan gebeuren. Als type interface dient u hier te gebruiken:Event: INVENTARISIMPORTDocument: SCANNER (normaal kunt u hetzelfde programma'tje gebruiken als op veleandere plaatsen waar u de scanner aanspreekt met een interface.

Tekstbestand Een 'tab'delimited' bestand wordt automatisch ingelezen. Concreethoudt dit in dat het tekstbestand één artikel per lijn bevat (een lijnis een reeks karakters, beëindigd met een 'Carriage Return' of een'Carriage Return' en een 'Line Feed', soms afgekort met CRLF). De gescande code en het aantal zelf wordt gescheiden door een'Tab'-waarde, of het karakter met ascii-Waarde 9.

Excel bestand Ook vanuit Excel kunt u gegevens importeren. Het volstaat om inde eerste kolom van de spreadsheet de scancodes terug te vinden,en in de tweede kolom de aantallen, en de gegevens wordeningelezen.

dBASE bestand Even handig kan de import uit dBase / Foxpro bestanden zijn(zogenaamde DBF bestanden). Eerste kolom = scancode (kan zowel numeriek of karakterveld zijn) Tweede kolom = aantallen

Stock Importbestand

Gebruikt zelfde inleesmethode als de import van een stockbestandzoals dit vroeger rechtstreeks gebeurde. Daarmee kan u een tekst-bestand, een DBF-bestand of een XML bestand inlezen. In deparameters onder veranderen variabelen kunt u de instellingenhiervan wijzigen.

Importrightclick

Hiermee kunt u het gedrag van de knop 'import' snel wijzigen. Als u alleen maar gebruiktmaakt van scanners, kunt u instellen dat deze knop automatisch alleen reageert op de optie'scanner'. Dit wordt per werkstation automatisch onthouden.

Nieuw Een artikel heeft u per abuis nog niet in de lijst van gescande waarden toegevoegd. Hiermeekunt u dit manueel gaan doen.

Wijzigen Deze knop wordt voor twee mogelijkheden gebruikt:

ofwel is het artikel 'niet gevonden', en wilt u manueel het juiste artikel gaan kiezen. Als ueen artikel gekozen hebt, zal het systeem automatisch de status wijzigen van 'nietgevonden' naar 'gevonden'. Een artikel dat reeds doorgestuurd is naar de inventaris, kanniet meer gewijzigd worden.

ofwel is het artikel wel gevonden, maar blijkt u na controle te zien dat de gescandewaarde aan het verkeerde artikel gekoppeld is. In dat geval kunt u het artikel met


© <2008-2011> TML bvba

dezelfde knop wijzigen.

Markeren Standaard werklijst gedrag

Verwijderen Een lijn (bv. blanco lijn of commentaar) is overbodig. Met de knop 'verwijderen' kunt u dezeinformatie onmiddellijk verwijderen.

Zoeken U bent niet zeker of een bepaald artikel in de werklijst terug te vinden is. Met de knop'zoeken', kunt u automatisch gaan positioneren op een artikel. Indien het artikel nietvoorkomt in de werklijst, wordt deze automatisch toegevoegd. Opgelet: indien een'beperkte' selectie heeft gemaakt, zal het artikel desondanks toch nog toegevoegd worden. Daarna kunt u in de kolom 'geteld' het gewenste aantal invullen.

Opslaan De lijnen met artikelen worden 'doorgeboekt' naar de gekozen inventaris.

Klungelalarm Het ligt voor de hand dat 'niet gevonden' lijnen niet doorgeboekt kunnenworden naar de inventaris.

Sluiten Standaard werklijst gedrag

In de kolom #Geteld kunt u rechtstreeks het getelde aantal wjizigen. Het is dan dié waarde die doorgestuurdwordt naar de inventaris zelf.

Protip Wees consequent in het scannen. Indien u artikelen met een eigen prijsetiket metbarcode voorziet, kunt u best steeds deze barcode gebruiken in het scannen. De kans dat umet deze werkwijze op het juiste artikel terechtkomt is daardoor heel groot.

20 Inventarisbeheer

© <2008-2011> TML bvba

1.4.1 Inventaris import selectie

Om snel een keuze te maken naar de geîmporteerde lijnen (artikelen + aantallen), die voor problemen zorgen,bv. omdat ze niet herkend worden, of omdat aantallen extreem groot zijn, zijn een aantal zeer handigeselectiemogelijkheden voorzien.

Status Van een inventarisprocedure kunt u die lijnen terugvinden die een aparte status hebben:

Gevonden: deze lijnen bevinden zich in de lijst, zijn gevonden (aritkel gevonden inDBFACTw met deze scancode), maar deze waarden zijn nog niét doorgeboekt naar deinventaris zefl

Niet gevonden: de scancode is geïmporteerd, maar DBFACTw is er niet in geslaagd om ereen juiste artikel tegenover te plaatsen. Dit kan omwille van meerdere redenen zijn. Bijvoorbeeld kan het voorkomen dat DBFACTw meerdere artikelen heeft gevonden die aandeze scancode zouden gekoppeld kunnen worden. In dat geval geeft DBFACTw er devoorkeur aan niét te koppelen

Opgeslagen in inventaris: de telling is doorgestuurd, en kan daardoor achteraf ook nietmeer gewijzigd worden

Niet opgeslagen in inventaris: is eigenlijk de combinatie van 'gevonden' en 'nietgevonden'.

Aantal Om na te zien of bepaalde aantallen niet ingelezen zijn, of heel grote aantallen ingevuld zijn,kan men hier een selectie op zetten.


© <2008-2011> TML bvba

1.5 Inventaris controle

Deze keuze laat toe om de artikels te controleren die in een inventaris aanwezig zijn. Eerst kiezen we weer de inventarisprocedure die actief is, waarna we een overzicht krijgen van de verschillende artikels. Deze functie iseveneens gebouwd op het concept van een werklijst.

Verschillende 'zones' worden onderscheiden op deze form:

Lijst Hier is het overzicht van de artikelen, met onmiddellijke weergave van informatierond de telling van de artikelen.

Artikelinformatie Terwijl we artikel per artikel bekijken, wordt hier informatie getoond dat ons kanleiden tot een juiste conclusie omtrent de mogelijke veranderingen van het artikel

Actie In deze zone wordt bepaald wat we met het artikel willen doen. Misschien is een'bijkomende' telling/scan nodig, ofwel willen we een echte correctie op het artikeldoorvoeren, ofwel willen we de artikelen gewoon 'afsluiten'.

22 Inventarisbeheer

© <2008-2011> TML bvba

De lijst

Per regel wordt een artikel getoond dat in de inventaris ondergebracht is. Om snel de 'probleemgevallen' terugte vinden, is een verschillende kleurcodering toegepast.

Zwart Dit zijn gewone, standaard artikel regels

Rood Deze artikelen hebben een verschil tussen de huidige stock (+ reservatie) en hetaantal dat geteld is

Grijs Grijze regels zijn afgevinkt met het vinkje van 'afgewerkt'.

Met de selectie-knop kunnen tal van selectiecriteria gebruikt worden om de belangrijkste artikelen terug tevinden. Zie hiervoor 'selecties van artikelen in inventarisVolgende kolommen staan in de lijst. Een aantal daarvan worden in detail toegelicht:

Artikel De gewenste artikelcode. Met de rechtermuisklik kunt u heel wat informatieonmiddellijk opvragen.

Omschrijving De standaard omschrijving van het artikel

Huidige stock De stock, zoals die op dit moment in het systeem terug te vinden is in het dossier.

Geteld Het aantal dat voor dat artikel op dat moment geteld is.

Verschil Het verschil tussen de huidige stock en de getelde hoeveelheid

De artikelinformatie

Het artikel dat in de lijst aangeduid is, wordt in de zone 'artikelinformatie' in detail getoond. Deze informatiewordt dynamisch bijgewerkt, terwijl men artikel per artikel aanklikt.

In dit vak staat informatie over:

Stock Het aantal artikelen in stock bij start van de inventarisprocedure (indien startsituatiebewaard werd). Indien u werkt met een multistock-dossier, zal hier de informatie van destockplaats zelf te zien zijn.

26


© <2008-2011> TML bvba

Daarnaast ziet u de huidige situatie van het artikel. Ook de telling is er vermeld. Eens hetartikel afgesloten, wordt ook die situatie nog bewaard. Indien u later wenst dubbel tecontroleren of er 'twijfelgevallen' waren tussen de gecorrigeerde artikelen, kunt uwellicht van deze informatie gebruik maken.

Reservatie is er een verandering van het aantal reservaties op het artikel? Dit kan ongetwijfeldwijzen op een aantal stuks geleverd (indien niet, zijn bv. reservaties geannuleerd)

Te tellen DBFACTw gaat in deze procedure er van uit dat we telkens de stock willen tellen van defysisch aanwezige stock + hetgeen in reservatie is (aangezien dit ook in het magazijnaanwezig is)

Correctie De in deze inventarisprocedure doorgevoerde correcties. Manuele correcties buiten deinventaris om, vindt men hier niet in terug.

BO klant Ook hier kan een wijziging wijzen op een dynamiek in de stockbeweging. de backordersklant worden ook weergegeven bij start en sluiten (en de huidige).

BO Leverancier Zelfde redenering als bij de BO klant

Consignatie Zelfde redenering als bij de BO klant

Extra informatie Deze extra informatie wordt onmiddellijk berekend bij het aanduiden van een bepaaldartikel, indien aangevinkt. de basis-informatie van het artikel wordt getoond, met deovereenkomende kolommen, maar de extra informatie wordt pas berekend indien ditvinkje aan staat. Of het vinkje aan of uit staat, wordt ook voor de gebruiker en/of hetwerkstation onthouden. Indien de datum van correctie ingevoerd is, wordt als referentiedatum deze gebruikt. Inhet andere geval wordt de startdatum van de inventaris gebruikt om deze getallen teberekenen.

Uitgaand Volgende stock transacties worden hier samengeteld:

Reservaties: waarbij stock van het artikel verminderd wordt

Credit

Facturen

Kasverkoop

Levering

Productie: grondstoffen / halffabrikanten die uit stock worden genomen

Consignatie: stock wordt overgezet op consignatiebon

Servicerapporten

Stock transferten (bij multistock alleen): artikelen worden uit een bepaaldestockplaats genomen

Inkomend Als er tijdens deze periode inkomende transacties zijn gebeurd, worden deze hiervermeld:

Receptie van artikelen

Transferten naar een stockplaats

Productie: het afsluiten van een productieopdracht waarbij een eindproductgecreëerd is

Manueel Stockaanpassingen die niets met uitgaand of inkomend verkeer te maken hebben, dusmeestal manuele correcties (ook de correcties, voor zover die binnen de datum vallen,zoals vermeld, zult u hier ook terugvinden

Startsit Rekening houdend met de huidige stock, wordt berekend wat de stock normaal was/geweest zou zijn op datum van correctie van de inventarisprocedure of indien nietgekend, op de startdatum van de inventaris. Gezien ook de transacties van die dag zelfbijgeteld zijn, gaat men eigenlijk van het begin van die dag uit.

24 Inventarisbeheer

© <2008-2011> TML bvba

De actie

Op een aangeduid artikel in de lijst, kunt u verschillende acties ondernemen. Door het juiste vinkje aan tezetten, zal het programma automatisch de juiste actie kiezen.

Scan/Tel Bij Scan/tel kunt u een correctie van de telling uitvoeren, op identiek dezelfdemanier zoals u een artikel via 'artikelen tellen' doet. Na het invoeren van hetaantal (of negatieve aantal), klikt u telkens op opslaan, om de registratie van hetaantal door te voeren.

Correctie Bij Correctie voert u voor het artikel effectief een correctie door. Daarbij moetuhet aantal ingeven, de type correctie, en ook de datum waarop de correctie in destock moet geregistreerd zijn. Vooral voor boekhoudkundige inventarissen (bv.inventaris wordt opgenomen op 2 januari, maar slaat eigenlijk op 31 december vanhet vorige jaar). Als een artikel aangeduid is, kan men rechtstreeks een correctiedoorvoeren. Daarvoor doorlopen we volgende stappen:1. Aantal: bij een positief getal, zal de stock stijgen, bij een negatief getal, wordt

de stock verminderd2. Type correctie: we geven de reden aan van de correctie. Deze redenen vind u

terug bij het statusbeheer (Inventaris: redenen correctie) 3. Datum correctie: zie beschrijving van correctiedatum. 4. Opslaan: de correctie wordt doorgevoerd, dit tegelijkertijd in de

inventarisprocedure én in de DBFACTw stock zelf.

Afsluiten Afsluiten zorgt ervoor dat u virtueel een 'vinkje' zet naast het artikel, m.a.w. dat uop dat artikel niet meer hoeft terug te komen. Na iedere aangeduide actie dient u zeker op de knop 'opslaan' te klikken, andersworden de aanpassingen niet doorgevoerd.

Ook de knoppen moeten beschreven worden, aangezien hieronder ook nog andere snelle manieren vanwerken beschreven zijn.

14


© <2008-2011> TML bvba

Nieuw U plant een nieuwe actie. Deze knop reageert anders, afhankelijk van hoe hetgedrag ingesteld is via rechtermuisklik. Bv: Door rechts te klikken op de knop ‘Nieuw’, kan men instellen dat deze knopautomatisch een correctie voorstelt. Het aantal, de type correctie en de datumwordt ingevuld. U kunt daarna deze waarden wijzigen, en op opslaan klikken.

Opvragen Met deze knop kunt u snel de artikelfiche zelf opvragen, of een historiek van decorrecties die op dat artikel gebeurd zijn, ofwel in deze inventarisprocedure ofwelop àlle inventarisprocedures. Handig indien u twijfel heeft of het gekozen artikelde vorige keer geen (omgekeerde) correctie heeft gehad.

Wijzigen Dit is een heel belangrijke knop. Met deze knop kan men heel snel véél artikelen inéén keer aanpassen. Het volstaat de juiste artikelen te markeren, en de aanpassingwordt doorgevoerd. De mogelijke acties zijn in groepen onderverdeeld. U vindt er:

Scannen/telling:- status -> gescand- status -> niet gescand Correctie- correctie met verschil: per artikel wordt het verschil tussen telling en huidigesituatie gecorrigeerd. Afsluiten- afsluiten met correctie- status -> afgewerkt- status -> niet afgewerkt

Protip In combinatie met de knop 'markeren' kunt u echter supersnelde inventaris controleren, en u concentreren op de veldenwaar er problemen in terug te vinden zijn.

Markeren Deze knop gedraagt zit niet geheel volgens de standaard manier van deze werklijst-knop. Deze keuzes liggen echter voor de hand.

Verwijderen Indien bepaalde artikelen niet in een inventaris thuishoren, kunt u dezeverwijderen.

Zoeken hiermee kan men in de lange lijst van artikels het gewenst artikel terugvinden.Indien het artikel niet in de voorkomt, krijgt u daar een melding van.

Afdrukken

Sluiten Laat toe een overzicht te verkrijgen van de geregistreerde informatie per artikel

26 Inventarisbeheer

© <2008-2011> TML bvba

1.5.1 Selecties van artikelen in inventaris

Uitgebreide en handige selecties zijn mogelijk, met maar één doel: ervoor zorgen dat de 'probleemartikelen',de artikelen die nader onderzocht moeten worden, uit de lange lijst van artikelen geselecteerd kunnenworden. Zo kunnen we uit een lijst van spreekwoordelijk tientallen of zelfs honderden bladzijden, diéartikelen halen die wellicht nader onderzoek vergen.

In plaats van fysiek een zeer lange lijst te moeten overlopen, kan men de artikellijst beperken tot degene diewe snel willen zien:

Gescand/geteld vanaf dat DBFACTw een registratie doet van een telling (via scanner of ingelezen,wordt aangeduid in de inventaris dat het artikel gescand is. Dit is handig,aangezien de controleur daardoor snel kan weten welke artikelen reeds verwerktzijn, zodat hij/zij, terwijl men nog aan het tellen is, reeds artikelen kancontroleren op hun juiste stocksituatie.

Aantal geteld De som van de (verschillende) aantallen, geteld voor dat artikel

Verschil hierbij wordt gezocht of er een verschil is tussen de gescande/getelde aantallenen de volgens DBFACTw huidige stock. We benadrukken hier het feit dat het overde huidige stock gaat, want dit kan effectief nog verschillen van de startsituatievan de inventarisprocedure.

Afgewerkt vergelijk het een beetje met het afvinken van een regel op een papiereninventaris. Eens een artikel gecontroleerd is, plaatst men een vinkje naast hetartikel. Aangezien we meestal alleen maar de artikelen willen bekijken die nogniét gecontroleerd zijn (afgewerkt zijn), is dit een handige bijkomende selectie.


© <2008-2011> TML bvba

Correcties De correcties die in deze stocktelling uitgevoerd zijn op dit artikel

Artikel

Huidige stock controle of artikels nog in voorraad zijn, of verschillend zijn van voorraad.

Voorbeeld: we willen snel alle artikels terugvinden met een negatieve stock. Ditwijst meestal op een inefficiënte stockcontrole vooraleer de inventarisprocedurein gebruik werd genomen. Met één selectie kunnen we deze artikelen er uit halenen vb. op nul zetten.

Stock op stockplaats Dezelfde selectie als van de huidige stock, maar dan specifiek alleen voor eenbepaalde stockplaats. Deze optie is alleen beschikbaar indien multistock in uwdossier actief is.

Stockwijziging artikel Tal van controles zijn hiervoor mogelijk. De redenering achter deze selectiecriteriais niet altijd voor de hand liggend, maar zorgen voor uitermate snelle toegang totde juiste informatie. Deze criteria zorgen vooral een snelle selectie naar deartikelen waar er ondertussen stockbewegingen op gebeurd zijn.

Protip Terwijl men telt, kan men snel Gescand = ja en afgewerkt = nee kiezen. Bewaar daaromdeze filter, zodat deze keuze van artikelen snel weergegeven kan worden.

Enkele voorbeelden die zich kunnen voordoen

a) Een leveringsbon is gemaakt op maandagmorgen, terwijl juist dan de inventarisprocedure ook gestart is. Detelling gebeurt, maar we weten op dat moment niet precies of de aantallen van de leveringsbon bijgeteldzijn in de stock (bij de telling dus), of dat de goederen reeds uit de rekken apart gelegd zijn voor de levering.Resultaat: de goederen zijn in DBFACTw reeds uit stock, terwijl we bij de telling de geleverde aantallen nogsteeds bijtellen.

b) DBFACTw kan uiteraard niet instaan voor het verkeerd téllen van de artikels. c) De zogenaamde alfa-fout: een verkeerde situatie wordt (zonder bovenstaande extra controles), toch als een

correcte situatie aanvaard. In onderstaand schema stellen we chronologisch voor hoe dergelijk situatie zichkan voordoen

d) De zogenaamde beta-fout: een juiste situatie wordt eigenlijk geïnterpreteerd als fout.

Protip Wilt u snel ontdekken welke artikelen geteld zijn, en blijkbaar toch wel wat problemenkunnen bezorgen, bekijk daarom volgende selectie:

gescand = ja

Afgewerkt = nee

Correcties = 0

Stockwijziging: huidige stock is niet veranderd sinds de start van deinventarisprocedure, ondanks correcties in deze inventaris

Als u dergelijke 'selectiecriteria' goed begrijpt, zult u heel goed met deinventarisprocedure overweg kunnen.

welke fouten zich kunnen voordoen, leest u in 'dynamiek en controle in inventaris '.28

28 Inventarisbeheer

© <2008-2011> TML bvba

1.5.2 Dynamiek en controle in inventaris

Een belangrijk gegeven is dat de inventarisprocedure ondertussen verderwerken toelaat.

De "Alfa-fout"

Een Alfa-fout, ook Type I-fout genoemd. Men komt uit de procedure tot de conclusie dat de stock eigenlijkcorrect is, terwijl dit in realiteit niet het geval blijkt te zijn.

Tijdstip DBFACTwstock

Geteld ofgescand

Reëlesituatie

Start met situatie DBFACTw verkeerd tov stock 5 - 4

De stock wordt in de procedure geteld 5 4 4

Daarna wordt een verkoop gerealiseerd (kasverkoopbv.)

4 4 3

De magazijnverantwoordelijke controleert de situatieen ziet dat het aantal gescand overeenkomt met hetaantal dat DBFACTw registreert. Je zou hier dus kunnenafleiden dat de stock correct is, terwijl dit niet het gevalis.

4 4 3

De "Beta-fout"

Een beta-fout, ook type II-fout genoemd: we komen uit de procedure tot de conclusie dat er wellicht een foutis, maar eigenlijk blijkt dit in de realiteit zelfs niet te zijn.

Tijdstip DBFACTwstock

Geteld ofgescand

Reëlesituatie

Start met correctie situatie 5 - 5

De stock wordt in de procedure geteld 5 5 5

Receptie van enkele goederen (3 stuks) 8 5 8

Zonder na te kijken of er ondertussen stockbewegingengebeurd zijn, denken we dat de stock verkeerd is, encorrigeren we -3

8 – 3 = 5 5 8

Opmerking: we mogen deze afwijkingen niet dramatiseren. Immers, de kans dat ze zich voordoen blijftuitermate klein. De enige bepalende factor daarin is de tijd tussen opname en controle. Als u bovendienregelmatig inventarisprocedures inlast, is de kans dat heel toevallig dezelfde fout de volgende keer voorkomt,nagenoeg onbestaand. U zult daarom, na meerdere inventarisprocedures, heel snel uw stock accurater kunnenbijhouden dan u ooit heeft kunnen dromen.

Klungelalarm Het is wellicht duidelijk dat de tussentijdse inventarisprocedure heel snel kanverlopen, maar de enige achillespees blijft het feit dat ondertussen anderestockbewegingen de situatie kunnen doen wijzigen ten opzichte van de opname.


© <2008-2011> TML bvba

Enkele tips:

Houd het tijdstip tussen opname van de stock en de controle in DBFACTw zo kortmogelijk. Zo zal het aantal artikelen met stockbewegingen tot een minimum herleidzijn

Het is beter van meerdere inventarisprocedures te maken met kleinereartikelselecties, dan één grote procedure op te starten. Uiteindelijk zullenverkeerde interpretaties door de meerdere procedures afgevlakt worden doorpositieve en negatieve correcties over het jaar.

30 Inventarisbeheer

© <2008-2011> TML bvba

1.6 Inventaris waardering

Met deze functie kunt u de artikelen in de inventaris snel overlopen om na te kijken of de kostprijs waarderingin lijn ligt met de realiteit. U kunt artikelen die verkeerd gewaardeerd zijn hier onmiddellijk aanpassen.

U krijgt een lijst gepresenteerd van de inventarisprocedures die nog lopende zijn. Bij een multi-stock dossierworden alléén de inventarisprocedures gepresenteerd die beschikken van het type 'inventaris' zijn.

De kolommen worden uitgelegd

Artikel Artikel code. Met de rechtermuisklik kunt u hier heel wat informatie van het artikelverkrijgen.

Omschrijving Omschrijving zoals die op de artikelfiche vermeld staat.

Geteld aantal Dit aantal is rechtstreeks het getelde aantal, zoals in de inventaris geteld / gescand. Stel datu vooralsnog ziet dat deze aantallen niet precies zijn, dan kunt u deze hier toch nogwijzigen.

Start waarde De inventariswaarde zoals die overgenomen is uit de artikelfiche. zo kunt u deze informatielater terughalen om te weten aan welke waarde het artikel zich in uw stock bevond rond dedatum van de opname van de inventaris.

Nieuwewaarde

Het kan echter voorkomen dat bepaalde artikelen in waarde gewijzigd zijn. U heeft dan demogelijkheid om de nieuwe waarde in te geven. Deze nieuwe waarde kunt u intikken in dekolom ernaast, dit om de totalen op basis daarvan te berekenen. Indien u wenst dezewaarde terug te zetten op de artikelfiche, dan kan dit door de nieuwe waarden door testuren naar de artikelfiche, dit met de knop 'opslaan'.

Totaal De 'nieuwe' waarde vermenigvuldigd met de telling

Afgewerkt Is het artikel afgewerkt of niet.


© <2008-2011> TML bvba

De knoppen zijn al even belangrijk

Nieuw Artikel code. Met de rechtermuisklik kunt u hier heel wat informatie van het artikelverkrijgen.

Wijzigen Omschrijving zoals die op de artikelfiche vermeld staat.

Markeren Standaard werklijst gedrag

Inlezen Deze knop heeft alleen betekenis bij 'multistock'. Hiermee sommeert u de verschillendetellingen van de onderliggende stocktellingsprocedures samen. Normaal worden àlleartikelen zo samengeteld, en indien artikelen nog niet in de inventaris voorkomen, die tochbij een stocktelling zijn toegevoegd, zal DBFACTw automatisch vragen om ook die artikelentoe te voegen in deze inventaris. De waarde van de stock wordt dan, gezien deze bij de startniet opgenomen is, op dat moment overgenomen uit de artikelfiche.

Opslaan Als u een nieuwe waarde ingeeft, zal DBFACTw automatisch de gekozen regel markeren. Metdeze knop kunt u de inkoopprijs of inventarisprijs op de artikelfiche in één keer bijwerkenvan alle gemarkeerde artikelen.

Export Sommige gebruikers willen misschien nog meer uittesten hoe hun inventaris in mekaar zit,door deze te exporteren, meestal naar Excel.

Afdrukken U kunt een eenvoudig overzicht afdrukken, maar ook vooral totaliseren wat van dezeinventaris van belang is.

Sluiten

32 Inventarisbeheer

© <2008-2011> TML bvba

1.7 Inventarislijsten

Een veelvoud van lijsten is verkrijgbaar uit de inventarisprocedure. Deze lijsten vormen een handige basis dieongetwijfeld nog aangepast kan worden, afhankelijk van de wensen van de gebruiker.

Enkele lijsten in het systeem:

Opnamelijst om aantallen in te vullen.

Opnamelijst met ingevulde aantallen (om af te vinken)

Verschillenlijst tussen startstock en telling

Overzicht van nog niet getelde of gescande artikelen

Inventaris volgens opname

Inventaris volgens bijgewerkte stockstituatie in het dossier


© <2008-2011> TML bvba

1.8 Correcties in inventaris

Een overzicht kan getoond worden in de vorm van een werklijst. Deze correcties kunnen zich voordoen inverschillende inventarissen. Een lijst kan ook afgedrukt worden, dit ter verantwoording van de aanpassingen die aan de stock gebeurd zijn.

Protip in bepaalde ondernemingen zoekt men een methode om logistieke managers op hunverantwoordelijkheid te wijzen. Veelal dient dit document als draaiboek om dezeverantwoordelijkheid te officialiseren.

34 Inventarisbeheer

© <2008-2011> TML bvba

1.9 Inventarisprocedures werklijst

Geeft een eenvoudig overzicht van de (al dan niet lopende) inventarisprocedures.

Ook de afsluiting van een inventarisprocedure gebeurt op deze plaats.


© <2008-2011> TML bvba

1.10 Historiek artikelen in inventaris

Met deze functie kunt u de oude opnamesituaties terugvinden van de inventarisprocedure. Het is eenraadplegende functie. Voor verdere informatie over het gebruik van deze werklijst, zie daarvoor 'inventariscontrole' .21

36 Inventarisbeheer

© <2008-2011> TML bvba

1.11 Geteste PDA-toestellen

In theorie is iedere PDA geschikt om te werken met deze inventarisprocedure. Enkele toestellen lijken onsechter meer geschikt.

HP 4700 + Socket.com

Dit toestel is ideaal omdat:

het beschikt over een uitermate goed zichtbaar VGA scherm (4 x scherper dan de andere PDA's)

over een metalen chassis beschikt

een compacte en krachtige batterij heeft (en zelfs uitgebreide batterij mogelijk heeft

over een handig insteekslot beschikt waar een barcodescanner precies in past.

standaard uitgerust is met Wifi en bluetooth, (via Bluetooth kunt u dan met uw GSM het internet op, dus naarde server)

via HP over de juiste terminal server client beschikt, zodat deze ook geen licentie conflicten geeft (wathelaas niet bij alle PDA's het geval is)

Symbol MC50

Dit toestel is ideaal omdat het

zeer compact is (en dus goed in de hand ligt)

een reflecterend scherm heeft, zodat het in daglicht ook beter zichtbaar is

een makkelijk verwisselbare batterij heeft

een goede, 'industriële' lader heeft

zelfs (latere) SIP Telefoon integratie heeft

standaard uitgerust is met Wifi

In principe is gelijk welke PDA geschikt

op voorwaarde dat de schermkwailteit goed is

de resolutie QVGA (wat staat voor Quarter VGA: 240 x 320), maar liefst VGA is (VGA is dan 480 x 640)

een sterke autonomie heeft dankzij een krachtige li-Ion batterij

over een metalen chassis beschikt

een barcode (laser-) scanner ingebouwd is, of makkelijk via een insteekslot uitbreidbaar

er een hotkey definiëerbaar is waarop de scanner toets vastgelegd kan worden.

Klungelalarm Indien u twijfelt of uw PDA geschikt is om hiermee te werken, kunt u dit altijd latentesten op voorhand op een bestaand systeem. Dit neemt wat tijd in beslag (en kostwellicht een beetje), maar zo heeft u wel de zekerheid dat het achteraf kan werken.


© <2008-2011> TML bvba

Naarmate andere interessante modellen zich voordoen, zullen deze aan de lijst toegevoegd worden. Op ditmoment garanderen we echter alleen de werking met deze twee toestellen.

38 Inventarisbeheer

© <2008-2011> TML bvba

1.12 Instellen

U wenst een PDA in te stellen voor gebruik van de inventarisprocedure. Volgende punten moeten daarvoor inacht genomen worden:

Terminal services- U configureert een terminal server sessie voor de PDA. - Omgevingsvariabele: DBFWSCREEN = VGA of QVGA- U configureert zo dat DBFACTw automatisch opstart in die sessie- Omgevingsvariabele: wmachine = xx (met xx een eigen nummer specifiek voor deze sessie)

DBFACTw- u creëert een werkstation configuratie bij met nummer xx (zie hoger)- daarin vinkt u 'pda layout' aan


© <2008-2011> TML bvba

1.13 FAQ

Ik heb een scanner type MC50 maar deze blijkt niet te scannen?De MC50 is leverbaar in 3 configuraties, en slechts 1 type hiervan bevat een scanner. De overige zijn uitgerustmet ofwel een camera ofwel een infrarood lezer. Uiteraard scannen deze laatste 2 geen barcodes.Daarnaast dient u de optie voor het scannen te activeren in de configuratie van het toestel via Start --> Settings--> Input. Tenslotte is er nog een optie om de types van barcodes die moeten worden gelezen in te stellen. Jekan dit doen via Start --> Programs --> MC50 demo --> Scan --> Codes. Om de functionaliteit van de scanner ineen applicatie te ondervangen kan je een specifiek programma downloaden van de site van Symbol.Het gaat hier over een programma met de naam DataWedge. Doorloop volgende stappen voor de installatie1. UnZip het DataWedge programma naar een tijdelijke folder op je harde schijf2. Indien je dit installeert op een Pocket PC Device dien je de "\Bin\PPC\DataWedge.exe" de kopieren van je

harde schijf naar de Windows-directory op de PDA3. Kopieer "\Application\Startup\DataWedge.run" van je PC naar de "\Application\Startup" folder van je PDA4. Doe een Cold Boot van je device (knopje onder de release battery knop)

Ik heb een HP Ipaq met scanner. Moet hier nog iets extra voor gebeuren?Van onze site kan je een bestandje downloaden dat je moet unzippen en in de windows directory moetkopiëren. Daarna dien je nog een cold-boot te doen van het toestel.

http://www.tml.be/documents/KeyWedge.zip

Documents

Inventarisprocedure