1

InternationalSOSPersonalTravelLocator/EmergencyRecordRegistrationInstructions

(PLEASE NOTE: You should use the Internet Explorer web browser when registering your travel with International SOS.  Also, please have your passport available to consult throughout this process.)  

PersonalTravelLocator To register your international travel in International SOS, click on the “Personal Travel Locator” button located on the left‐hand side of the homepage.   

   

Click “Personal Travel Locator” 

2

1.CreatingYourAccount  

  

If you are a new user, click on the “New User? Register Here” link on the page above.  Please complete all “User Information” fields and click “Continue” at the bottom of the page. If the Membership Number does not automatically populate, please enter GW’s membership number: 11BSGC000024. 

 

  Next, create your profile by completing all required fields on the page below, including passport information. Once finished, click the “Submit” button. 

Click here if you are a new user 

 Click “Continue” once you 

complete all fields 

3

 

  

2.CreatingYourTrip Once you submit all required user/profile information, you will be taken to the screen below. To proceed, please click on the “Click Here to Continue” link. 

  

This will take you to the “My Current Trips” homepage. To register your trip abroad with International SOS, click on the “Add a New Trip” button. 

Click on  “Click Here to Continue”  

 Click “Submit” once you fill out all required 

fields 

4

 

  Name your trip and click the “Save” button. 

 

  

You will now be on your new trip’s travel and accomodation registration page. Please note that, while International SOS provides an “Add a Car” option, GW students traveling abroad are not permitted to rent cars or other motor vehicles, per GW policy. For more information about this policy, please contact the GW Office of Risk Management. 

Click “Add a New Trip”

Name your trip and click 

“Save” 

5

 3.AddingYourFlights

We ask you to register your flights with International SOS so that we have a record of your arrival in and departure from your host country/city. This allows us to better understand who is abroad at any given time. Even if you haven’t booked your flights yet, you will register your time abroad by entering your round‐trip flight information into International SOS. (See note on page 6.) 

AddingYourDepartingFlight

 

To add your departing flight, click the “Add a Flight” button and enter all of your relevant flight details. Once completed, submit by clicking the “Add” button at the bottom right of the page. 

Click to “Add a Flight” 

Click “Add” once flight information is entered 

Do NOT click Verify once 

you enter your flight number 

6

If you have not purchased your tickets yet, please enter approximate dates and flights. If you do not know your exact flight details, you should use your program (internship, research, etc.) start date as the date of departure and choose the airline you think you will be flying with. PLEASE NOTE: You should return to update your trip details once your flight itinerary is confirmed. 

MAKE SURE YOU HAVE ENTERED YOUR DATE OF ARRIVAL AND ARRIVAL (HOST) CITY. WHEN ENTERING YOUR FLIGHT NUMBER, DO NOT CLICK THE “VERIFY” BUTTON. 

AddingConnectingFlights

Please note that each flight requires its own entry. If you have any connecting flights, please be sure to follow the steps above to register each connecting flight with International SOS. 

 

 AddingYourReturnFlightFinally, please follow the steps above to add your return flight to the U.S. Again, if you do not know your exact flight details, you should use your program end date as the date of departure and choose the airline you think you will be flying with. PLEASE NOTE: You should return to update your trip details once your flight itinerary is confirmed. If you are traveling to multiple destinations (intra‐country or inter‐country), please create a flight entry for each unique destination. 

MAKE SURE YOU HAVE ENTERED YOUR DATE OF DEPARTURE AND DEPARTURE (HOST) CITY. 

Remember: Do NOT click Verify once 

you enter your flight number

7

4.AddingyourAccomodationsIf you know where you will be living while abroad, please add relevant accommodation details by clicking the “Add a Hotel” button. Please note that, while International SOS uses the general term “hotel,” you should register the relevant non‐hotel accomodation details associated with your trip, such as a home‐stay or university housing. Once you’ve entered your relevant accomodation details, please click the “Add” button at the bottom right of the page.            

5.SavingyourTrip Finally, once you have submitted your flights (including separate entries for your departing, connecting, and return flights) and accommodation details, click the “Save Trip” button at the bottom right of the page. As mentioned above, GW students traveling abroad are not permitted to rent cars or other motor vehicles.  

Click to “Add a Hotel” 

Click “Add” once 

accommodation information is 

entered 

8

   

6.SubmittingProofofTripRegistration Once you’ve saved your trip’s details, you will be taken back to the My Current Trips homepage. By default, ISOS activates your trip.                   GW requires you to prove that you have registered your travel with International SOS. To provide proof, click on the “Export Your Trip” button at the top of the page. This will prompt your web browser to download a Zip folder. Open the zipped folder and then right click on the Excel spreadsheet contained therein. Save it to an accessible location. 

Click “Save Trip” to save  

Click “Export 

Your Trip”   

9

           

    

 Please return to your travel application on the Office for Study Abroad’s website. On the Program Application Page, please locate and click on the “Register with International SOS” or “International SOS Registration” link contained within the “Fillable Forms” section of your application. 

  

Click “Save” to save to location   

Click “International SOS Registration” (or 

“Reigister with International SOS” 

10

 

On the new page, click on the folder icon above the text box. This will allow you to upload the Excel file containing your trip’s details. Once you’ve uploaded this file, click “Submit” at the bottom of the page to complete your International SOS registration requirement. 

 

Click the Folder Icon to upload  

11

InternationalSOSEmergencyRecordActivationInstructions 

To activate your Emergency Record from the International SOS homepage, click on the “Emergency Record” button on the left‐hand side of the page.  

  On the new page, click “Sign Up” if you are a first time user or enter your personal User ID and Password if you are a returning user. Please note that your International SOS log in details may or may not be the same as your GW NetID (email) log in details. 

 

  

    

Click “Emergency Record” 

Click “Sign Up” if a first time user

Returning users log in 

here

12

First time users will be brought to the following page to begin their International SOS Emergency Record Registration. Please note that the User ID and Password you choose are personal and do not need to be shared with GW. 

 

  

After completing the required fields and clicking “Submit” at the bottom of the page, first time users will be brought to the welcome page below. This page outlines the resources available through the Emergency Record and Vaccination Management System. After you have read the information provided, click the “Continue” button at the bottom of the page to go to your General Summary. 

 

  

After reading, click “Continue” to go to your 

General Summary 

Click “Submit” when finished 

13

 To add information to your Emergency Record profile, click on the “Personal Information” link in the left‐hand column under the “Emergency Record” heading.  

  At a minimum, you are required to fill in your Home Address, Primary Email, Secondary Email, Date of Birth, Passport Number, and Passport Country.  Do not enter your Social Security Number. 

  When finished, click on the “Update” button at the top of the page to save your information. 

Don’t forget to:  

Register your transportation and lodging plans in International SOS. 

Print out the International SOS membership card. 

Click “Personal Information” to add more information 

After completing the required fields, click “Update” to save your information