International Accounting 1

CHAPTER 1 : OVERVIEW OF FINANCIAL ACCOUNTING

1. Lịch sử hình thành và phát triển của Hội đồng Chuẩn mực Kế toán Quốc tế

1/4/2001, Hội đồng Chuẩn mực Kế toán Quốc tế ( International

Accounting Standards Board – IASB ) được thành lập.

IASB includes a variety of backgrounds with a mix of auditors,

preparers of financial statements, users of financial statements and an academic.

The IASB’s predecessor body, the IASC, had found in 1973 and issued

41 International Accounting Standards ( IASs ) ==> Tiền thân của IASB là Ủy

ban Chuẩn mực Kế toán quốc tế ( IASC ) thành lập năm 1973 thông qua 1 thỏa

thuận bởi các tổ chức nghề nghiệp. 41 IASs có rất nhiều version khác nhau.

Later, the IASB adopted all of these standards and issues its own

International Financial Reporting Standards ( IFRSs ).

2. Sự khác biệt giữa IAS và IFRS

IAS ( Chuẩn mực Kế toán

quốc tế ) đề cập đến kĩ thuật

hạch toán, quy trình xử lý

công việc

IFRS ( Chuẩn mực BCTC quốc tế ) tập trung vào

người sử dụng thông tin, bởi cảnh giới của Kế

toán là “thông tin có ích cho người sử dụng”. Họ

không quan tâm đến kỹ thuật hạch toán, miễn là

nó làm theo đúng nguyên tắc, chuẩn mực là được.

1

3. Sơ lược về Chuẩn mực Kế toán ở Anh - Mỹ - Việt Nam

Anh, EU áp dụng IAS/ IFRS.

Mỹ sử dụng US GAAP ( General Accepted Accounting Principles – Các

nguyên tắc Kế toán được áp dụng rộng rãi ). As many US and foreign

companies operate and raise capital in more than one country, US GAAP is

moving toward Global Accounting Standards.

Việt Nam bên cạnh việc ban hành VAS, MOF còn ban hành các nghị định,

thông tư hướng dẫn ( circular, decree ) được xem như là Vietnamse GAAP.

Các công ty Kế toán, Kiểm toán đa số áp dụng các nghị định, thông tư

hướng dẫn, chứ không cần đến chuẩn mực. Chỉ có những công ty lớn, to

mồm, cố cãi với Bộ Tài chính để áp dụng Chuẩn mực hay Nghị định/

Thông tư để có lợi cho khách hàng của nó.

4. Framework ( Khuôn mẫu lý thuyết )

2

Khuôn mẫu lý thuyết đưa ra các hướng dẫn liên quan đến BCTC nhằm đáp

ứng nhu cầu thông tin chung của mọi đối tượng sử dụng ( không thể có các

thông tin phục vụ cho nhu cầu riêng của từng đối tượng ). BCTC theo mục

đích cụ thể như bảng cáo bạch, báo cáo theo mục đích thuế nằm ngoài phạm

vi hướng dẫn của Framework.

Framework là nền tảng của các Chuẩn mực Kế toán. Framework xây dựng

những giả định ( Assumption ), từ những giả định này thì IAS/ IFRS mới

đúng. Trong những tình huống mà Chuẩn mực Kế toán không đề cập, ta phải

quay về xem xét Framework.

5. Mục tiêu của BCTC

BCTC được lập với các mục tiêu chủ yếu là cung cấp thông tin về:

3

6. So sánh BCTC của nước ngoài & Việt Nam

Bảng Cân đối kế toán Việt Nam Bảng Cân đối kế toán nước ngoài

- Trình bày theo tính thanh khoản

giảm dần ( Liquidity descending )

- Optional

4

Tình hình tài chính

Nguồn lực mà đơn vị kiểm

soát

Cơ cấu tài chính

Khả năng thanh khoản

Khả năng thích ứng

==> Statement of Financial Position

Kết quả hoạt động của đơn vị

Khả năng sinh lợi của doanh

nghiệp ==> Statement of Comprehensive

Income

Sự thay đổi tình hình tài chính

Các hoạt động kinh

doanh, đầu tư, tài chính.

Khả năng tạo ra tiền và các

khoản tương đương tiền ==> Cash Flow

Statement

- Distinguish Current Assets &

Non – Current Assets.

- Có thể phân biệt rõ ràng giữa tài sản

ngắn hạn và tài sản dài hạn hoặc trình

bày trộn lại theo 1 trật tự nhất định

( tính thanh khoản tăng hoặc giảm ).

Nếu không phân biệt được ngắn hạn &

dài hạn thì phải thuyết minh trên

BCTC.

- Tài khoản mang số hiệu cố định.- Số hiệu tài khoản tùy thuộc vào nhu

cầu quản lý của DN.

- Báo cáo mang tính mẫu biểu

thống nhất.

- Báo cáo không mang tính mẫu biểu

thống nhất.

Chú ý:

Các tài sản tài chính sometimes không phân biệt được ngắn hạn & dài hạn.

Ví dụ: Khi ngân hàng cho vay 3 năm thì đây là Long – term asset. Nhưng 3 tháng

sau khách hàng trả nợ hoặc ngân hàng bán nợ cho factoring comoanies thì đây là

Short – term asset.

Goodwill ( Lợi thế thương mại ) của công ty khác khi hợp nhất xuất hiện

Statement of Financial Position của công ty mình.

Báo cáo kết quả kinh doanh

Việt Nam

Profit and Loss Accounts ( phân loại chi phí

theo chức năng )

5

1. Doanh thu bán hàng và cung

cấp dịch vụ

2. Các khoản giảm trừ doanh thu

3. Doanh thu thuần về bán hàng

và cung cấp dịch vụ

4. Giá vốn hàng bán

5. Lợi nhuận gộp

6. Doanh thu hoạt động tài chính

7. Chi phí tài chính

- Trong đó: Chi phí lãi vay

8. Chi phí bán hàng

9. Chi phí quản lý doanh nghiệp

10. Lợi nhuận thuần từ HĐKD

11. Thu nhập khác

12. Chi phí khác

13. Lợi nhuận khác

14. Tổng lợi nhuận kế toán

trước thuế

15. Chi phí thuế TNDN hiện hành

16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại

17. Lợi nhuận sau thuế TNDN

18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu

Comprehensive Income ( C. I )

Sales Revenue

Cost of Goods Sold

Gross Profit ( Margin )

Total Operating Expenses

General & Administrative Expenses

Selling Expenses

.........

Operating Income = Gross Profit –

Total Operating Expenses

Income from financial activities

Expense for financial activities

Extraordinary income

Extraordinary expense

Earning before tax

Income tax expense

Income From Continuing Operations

Loss ( Gain ) on Discontinued

Operations

Net Income

Other Comprehensive Income ( O.C.I )

Total Comprehensive Income ( T.C.I )

Earnings Per Share

7. Characteristics of accounting information

6

Các đặc điểm chất lượng là các thuộc tính cần thiết để có thông tin hữu ích trình

bày trên BCTC. Framework đưa ra 4 đặc điểm chất lượng chủ yếu, đó là tính đáng

tin cậy, tính thích hợp, tính có thể hiểu được và tính có thể so sánh được.

7.1. Tính đáng tin cậy ( Reliablity )

Thông tin đạt chất lượng đáng tin cậy khi chúng không có các sai sót hay thiên

lệch trọng yếu và được trình bày trung thực.

Để đạt chất lượng đáng tin cậy, thông tin cần :

Represent faithfully the results and

financial position of the entity

( Trình bày trung thực kết quả, tình

hình tài chính của đơn vị )

Susbstance over form ( Tôn trọng

nội dung hơn hình thức )

Pudence ( Thận trọng )

Là việc cân nhắc trong các điều

kiện không chắc chắn.

Nguyên tắc thận trọng không cho

phép đánh giá cao ( overstate ) tài

sản và thu nhập hay đánh giá thấp

( understate ) nợ phải trả và chi phí.

Neutrality ( Khách quan )

Thông tin trên BCTC phải

khách quan, không bị xuyên

tạc.

Thông tin không được trình

bày nhằm đạt được 1 kết quả

đã được xác định trước.

Not have material errors

( Không có sai lệch trọng yếu, tức là

có thể vẫn còn có những sai lệch

không trọng yếu ).

Completeness in all material

respects ( Đầy đủ trên những khía

cạnh trọng yếu )

7

Chú ý: Việc tôn trọng nội dung hơn hình thức ( Susbstance over form ) nghĩa là

các nghiệp vụ hay sự kiện phải được tính toán và trình bày theo nội dung và tính

chất kinh tế chứ không phải đơn thuần theo hình thức pháp lý. Nội dung và hình

thức pháp lý không phải lúc nào cũng nhất quán.

Ví dụ: Nghiệp vụ thuê tài chính ( Financial Leasing )

Để ghi nhận nghiệp vụ thuê tài chính thì phải thỏa mãn 1 trong 3 điều kiện sau:

Hiện giá các khoản tiền thuê lớn hơn hoặc bằng giá trị thị trường hoặc giá trị

hợp lý của tài sản cho thuê.

Khi chấm dứt hợp đồng, bên cho thuê chuyển quyền sở hữu cho bên đi thuê

với giá thấp hơn nhiều ( much lower ) so với giá trị trường lúc đó.

Thời gian thuê ( leasing term ) chiếm trên 2/ 3 thời gian sử dụng hữu ích

( useful line ).

8

Về mặt hình thức ( legal ), tài sản cho thuê tài chính thuộc quyền sở hữu của

ngân hàng ( ngân hàng giữ giấy tờ ).

Về mặt bản chất thì đây là “ Purchase with loan ” nên DN ghi nhận đây là tài

sản của mình trên Bảng Cân đối kế toán và tính khấu hao bình thường.

Tại sao DN không đi vay ngân hàng để mua tài sản?

Lý do là ngân hàng muốn nắm đằng chuôi.

Nếu ngân hàng cho DN vay tiền để mua tài sản giá trị lớn trong thời gian dài, thì

quyền sở hữu tài sản thuộc về DN, ngân hàng không chắc chắn sẽ thu được vốn.

Còn nếu ngân hàng mua tài sản về, nắm giữ quyền sở hữu tài sản rồi cho DN thuê

lại thì quyền sở hữu tài sản thuộc về ngân hàng. Do đó xét về bản chất, đây cũng

chỉ là hoạt động mua sắm tài sản của DN bằng nguồn vốn vay. Khi đó rủi ro và lợi

ích của tài sản thuộc về DN nên đơn vị ghi nhận đây là tài sản của mình

7.2. Tính thích hợp ( Relevance )

Thông tin cần phải thích hợp đối với nhu cầu ra quyết định của người sử

dụng. Thông tin thích hợp khi chúng ảnh hưởng đến các quyết định của

người sử dụng, giúp họ đánh giá các sự kiện quá khứ, hiện tại và tương lai

hoặc xác định hay điều chỉnh các đánh giá quá khứ của họ.

Tích thích hợp của thông tin được đánh giá trên 2 khía cạnh:

Timeliness ( Đúng lúc ) & Materiality ( Trọng yếu )

7.3. Tính có thể hiểu được ( Understanability )

9

Thông tin cung cấp trên BCTC phải có thể hiểu được. Người lập BCTC

giả định rằng người sử dụng có 1 kiến thức nhất định về kinh doanh, các

hoạt động kinh tế và kế toán.

Tuy nhiên, các thông tin phức tạp, quá khó hiểu đối với người sử dụng

nhưng thích hợp đối với nhu cầu ra quyết định kinh tế của họ phải được

trình bày trên BCTC.

7.4. Tính có thể so sánh được ( Comparability )

Người sử dụng BCTC phải có thể so sánh các BCTC của :

Một đơn vị trong một khoảng thời gian nhằm xác định xu hướng về tình

hình tài chính và kết quả hoạt động.

Các đơn vị khác nhau nhằm đánh giá tình hình tài chính, kết quả hoạt động

và sự thay đổi tình hình tài chính của các bên.

Chú ý: Việc áp dụng “ Nguyên tắc nhất quán ” ( Consistency ) giữa kỳ này

( current period ) & kỳ trước ( prior period ) nhằm tạo ra 1 thông tin có thể so sánh

được giữa kỳ này và kỳ trước.

10

IAS/ IFRS quy định DN thay đổi chính sách kế toán ( accounting pilicy ) khi

“There is a significant change in the nature of the operations or a review of

the financial statements presentation indicates a more appropriate

presentation”.

Khi thay đổi chính sách kế toán, DN phải declare ( tuyên bố công khai ) &

đánh giá trong Thuyết minh BCTC sự thay đổi này làm lợi nhuận năm nay bị

ảnh hưởng như thế nào.

Bài tập: Những trường hợp sau đang áp dụng những giả định, nguyên tắc nào ?

1. Revenue is recognized only after certain criteria are satisfied.

2. Cause – and – effect relationship between revenue and expense.

3. The basis for measurement of many assets and liabilities.

4. All economic events can be identified with a particular entity.

5. The benefits of providing accounting information should exceed the cost of

doing so.

6. Assumes the entity will continue indefinitely.

7. A common denominator is the dollar.

8. The life of an enterprise can be divided into artificial time periods.

ĐÁP ÁN

11

1. Realization concept ( Nguyên tắc ghi nhận doanh thu ):

The earnings process is judged to be complete or virtually complete.

There is reasonable certainly as to the collectibility of the asset to be

received.

2. Matching principle : expenses are recorded in the same period in which the

revenues they helped produce are recorded ( Chi phí phải phù hợp với doanh

thu, chi phí do doanh thu quyết định ).

3. Cơ sở để đo lường giá trị tài sản & nợ phải trả: Historical principle. Nguyên

tắc giá gốc được lập trên giả định hoạt động liên tục ( đơn vị mua tài sản về để

sản xuất, kinh doanh, không phải để bán nên họ sử dụng giá gốc, không quan

tâm đến giá trị trường ).

4. Assumption “ Entity Concept ” - “ Đơn vị kinh doanh phải độc lập ( seperate )

với chủ sở hữu của nó ”. Tức là kế toán cung cấp các thông tin về tài sản, nợ

phải trả của entity, chứ không công bố các thông tin về chủ sở hữu DN.

5. Materiality principle ( chỉ cung cấp những thông tin mà lợi ích của việc cung

cấp những thông tin này phải lớn hơn chi phí của việc làm này ).

12

6. Going concern assumption ( Hoạt động liên tục ) ==> giả định thực thể, pháp

nhân sẽ tiếp tục hoạt động trong khoảng thời gian vô hạn định.

7. Money measurement concept : “ accounts will only deal with those items to

which a monetary value can be attributed ” ==> ghi chép, đo lường, theo dõi

giá trị bằng tiền.

8. Accounting period assumption ( Giả định kỳ kế toán ).

Nếu DN hoạt động liên tục, giả định có thể chia ra nhiều kỳ báo cáo để

lập BCTC, xem xét hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Nếu mấy tháng nữa DN sắp đóng cửa, phá sản thì phải trình bày thực

trạng hiện tại của công ty theo giá thị trường.

Chú ý về nguyên tắc phù hợp : Chi phí phải phù hợp với doanh thu, chứ

không phải doanh thu phù hợp với chi phí.

Xét ví dụ sau: năm 2010 DN thực hiện chiến dịch quảng cáo, khuyến mãi

nhằm gia tăng sức tiêu thụ thành phẩm, nhưng đến năm 2011 thì công ty

mới bán được hàng. Trong trường hợp này thì chi phí quảng cáo, khuyến

mãi vẫn được ghi nhận vào chi phí bán hàng năm 2010. Vì đây là chi phí

thời kỳ ( periodic cost ). DN hi sinh sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí

để nhằm mục đích gì ?

13

8. Các yếu tố của Báo cáo tài chính

8.1. Definition of các yếu tố BCTC

Tài sản là nguồn lực do đơn vị kiểm soát, là kết quả của sự kiện quá khứ và

đơn vị dự tính thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ tài sản.

Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của đơn vị, phát sinh từ các sự kiện quá khứ, và

đơn vị sẽ phải sử dụng các nguồn lực để thanh toán cho các khoản nợ này.

Vốn chủ sở hữu là phần giá trị còn lại trong tài sản của đơn vị sau khi trừ đi tất

cả các khoản nợ phải trả.

Thu nhập là sự gia tăng lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức tăng tài

sản hoặc giảm nợ phải trả làm tăng vốn chủ sở hữu, nhưng không bao gồm các

khoản đóng góp của người tham gia góp vốn.

Chi phí là sự sụt giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức giảm tài

sản hoặc tăng nợ phải trả làm giảm vốn chủ sở hữu, nhưng không bao gồm các

khoản phân phối vốn của người tham gia góp vốn.

8.2. Recognition of các yếu tố BCTC

Ghi nhận là 1 tiến trình đưa vào BCTC 1 khoản mục thỏa mãn định nghĩa

và điều kiện ghi nhận được xác lập.

Một khoản mục đáp ứng định nghĩa của 1 yếu tố BCTC ( tài sản, nợ phải

trả, vốn chủ sở hữu, thu nhập hay chi phí ) cần được ghi nhận nếu thỏa mãn

đồng thời các điều kiện sau:

Khả năng chắc chắn về các khoản lợi ích kinh tế liên quan đến khoản mục

sẽ thu được hay sử dụng bởi đơn vị.

Khoản mục có giá gốc hay giá trị có thể xác định đáng tin cậy.

14

Chú ý:

Trong nhiều trường hợp, giá gốc hay giá trị của một khoản mục cần phải ước

tính. Việc sử dụng các ước tính hợp lý là phần thiết yếu của tiến trình lập

BCTC và không làm giảm tính đáng tin cậy của BCTC.

Một khoản mục không đáp ứng được điều kiện ghi nhận tại 1 thời điểm cụ

thể này lại có thể đủ tiêu chuẩn ghi nhận tại 1 thời điểm sau đó.

8.3. Measurements of các yếu tố BCTC

Đo lường là việc xác định giá trị tiền tệ mà 1 yếu tố được ghi nhận trên BCTC.

Initial Value ( Ghi nhận ban đầu ) ==> Tài sản được ghi nhận theo số tiền /

các khoản tương đương tiền đã trả, hoặc giá trị hợp lý được xem xét để có tài

sản tại thời điểm ghi nhận ( Historical cost ). Chú ý: chỉ có Irrecoverable Tax

mới được cộng vào giá gốc, còn Recoverable Tax thì không được tính vào

giá phí lịch sử.

Subsequent Value ( Sau ghi nhận ban đầu )

Các cơ sở đo lường được sử dụng bao gồm:

Giá gốc

Giá trị hiện tại

Giá trị có thể thực hiện

Hiện giá

8.4. Presentation / Classification / Disclosure

15

Business

transactions ghi nhận

Source

Documentssend Accountant

Books of

prime entry

( Journal )

9. The Accounting Process ( Quy trình kế toán )

Invoice, Receipt

Potation/ Listed price ( giấy báo giá )

Order

Sales Order : khách hàng lập

Purchase Order : công ty lập để đi mua hàng

Goods delivery note ( Phiếu xuất kho )

Goods dispatch note ( Phiếu nhập kho )

Payment Order ( phiếu chi, lệnh chi ) , Standing Order

Credit Note/ Debit Note

Khi doanh nghiệp mua hàng từ nhà cung cấp, nếu phát hiện hàng bị hư hỏng,

lỗi, kém phẩm chất thì DN gửi Debit Note cho nhà cung cấp để yêu cầu trả lại

hàng và khấu trừ nợ phải trả. Nếu nhà cung cấp đồng ý, họ sẽ gửi Credit Note

cho DN, đây là căn cứ để DN ghi giảm Payable ( Nợ 331 / Có 152 ).

Khi người mua hàng overpayment số tiền thanh toán, người mua sẽ gửi Debit

Note yêu cầu thu lại tiền hoặc khấu trừ tiền hàng lần sau. Nếu chấp nhận, người

bán sẽ gửi Credit Note.

16

Books of prime entry ( Journal )- General Journal- Specific Journal

Total & Record

General Ledger ( Nominal Ledger - T account )

Balancing

Trial Balance ( Bảng Cân đối số phát sinh )

Adjustments ( thực hiện adjusting entries trên Journal )

Post adjusting trial balance

Closing Entry trên Journal

Post closing entries trial balance

Financial statement

Remittance advice

1 công ty mua hàng đã nợ 3 – 4 chuyến hàng, khi công ty trả tiền hàng thì sẽ

fill in “ Remittance advice ” để thông báo số tiền đó trả cho hóa đơn nào,

ngày nào để người bán kiểm soát hóa đơn nào đã được thanh toán vì mỗi hóa

đơn có 1 credit period khác nhau.

Những nghiệp vụ nào thường

xuyên xảy ra thì chúng ta mở 1 sổ

theo dõi riêng, đó là Specific

Journal.

Lập Sổ Tổng hợp ( G/L )

riêng cho tất cả tài

khoản tổng hợp. Ngoài G/L,

đơn vị còn lập thêm

Personal Accounts ( Sổ chi

tiết ).

Số dư Tài khoản doanh

thu, chi phí vẫn > 0.

17

Kết chuyển doanh thu, chi phí

Dr Income Summary / Cr Expense

Dr Revenue / Cr Income Summary

( Số dư DT, CP = 0 )

Mô tả về Journal ( Sổ Nhật ký )

Specific Journal thường bao gồm các sổ sau: General Journal

Cash Book ( ghi chép “ Cash Transactions ”, các hoạt

động liên quan đến thu – chi tiền ).

Petty Cash Book

Sales Day Book ( ghi chép “ Credit Transactions ”, các

hoạt động bán hàng trả chậm ).

Purchase Day Book ( mua hàng trả chậm ).

Sales Return Day Book ( theo dõi hàng bán bị trả lại )

Theo dõi Daily

Transactions còn lại

Ví dụ:

Khấu hao

Dự phòng cuối kỳ

Adjusting entries

Closing entries

......

Nếu như Journal là 1 quyển sổ viết tất cả tài khoản, nó có rất nhiều trang, nên

phải đánh số trang cho Journal. Còn G/L thì theo dõi riêng cho từng tài khoản.

Bên cạnh G/L, đơn vị còn mở các sổ chi tiết theo dõi cho từng đối tượng.

18

Ví dụ: A/R cho từng đối tượng khách hàng A, B, C....

1 nghiệp vụ phát sinh phải được post lên đồng thời Sổ tổng hợp và Sổ chi tiết.

Ví dụ: Bán hàng cho khách hàng A chưa thu tiền 1000 đồng.

Double – Entry

Debit Accounts Receivable ( Customer A ) : 1000

Credit Sales Revenue : 1000

Khoản A/R $ 1000 phải được post 2 lần lên Sổ tổng hợp và Sổ chi tiết.

Nhân viên giữ Sổ tổng hợp và nhân viên giữ Sổ chi tiết phải là 2 người khác

nhau ( nguyên tắc bất kiêm nhiệm ). Cuối kỳ, đối chiếu số liệu trên tài khoản

tổng hợp và các tài khoản chi tiết mở cho TK tổng hợp đó phải bằng nhau.

Mô phỏng về Journal

JOURNAL Page 1

Date 2008 DescriptionPost Ref.

( Account Number )Dr Cr

Jan. 1Expense

Cash

532

111

X

X

JOURNAL Page 2

19

Date 2008 Description Post Ref. Dr Cr

Jan. 15Cash

Revenue

111

411

Y

Y

......

Mô phỏng về G/L

LEDGER

ACCOUNT Cash ACCOUNT NO. 111

Date

2008Description Post Ref. Dr Cr

Dr/

CrBalance

Jan. 1 Sold merchandise

( trang nào

trên Journal

==> để đối

chiếu )

3500

13 Purchase equipmentJ1 ( Journal

page 1 )800

.......

Beginning balance X Total Total

Số liệu từ G/L sau khi đối chiếu với Personal Account, nếu khớp sẽ được post

lên Trial Balance.

20

Trial Balance của nước ngoài giống như Bảng cân đối số phát sinh của VN,

ngoại trừ :

Trial Balance chỉ ghi số dư cuối kỳ

Bảng cân đối số phát sinh của VN theo dõi số dư đầu kỳ, số phát sinh

trong kỳ và số dư cuối kỳ.

Mô phỏng về Trial Balance

Account name Account numberTrial Balance

Dr Cr

Cash

Inventory

.....

Total X X

Mô phỏng về Bảng cân đối số phát sinh của VN

Tên TKSố hiệu

TK

Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ

Dr Cr Dr Cr Dr Cr

Tiền mặt 111

.....

Tổng cộng X X Y Y Z Z

21

Tác dụng của Trial Balace / Bảng cân đối số phát sinh ==> giúp phát

hiện được những lỗi sau đây :

Transposition ( Đảo số )

Casting Errors ( Cộng sai )

Errors of extraction

Two entries on the same side ( 1 bút toán chỉ có Dr, không có Cr hoặc

ngược lại )

Errors on bringing forward balance ( kết chuyển số dư cuối kỳ trước sang

số dư đầy kỳ này sai ).

Tuy nhiên, có những lỗi mà Trial Balace / Bảng cân đối số phát sinh không

thể phát hiện được:

Errors of commission

Ví dụ:

Định khoản đúng Định khoản sai

Dr Utilities Expense : 100

Dr Rent Expense : 50

Cr Cash : 150

Dr Utilities Expense : 130

Dr Rent Expense : 20

Cr Cash : 150

Compensating errors ( Sai bù trừ )

Errors of principle ( Sai nguyên tắc kế toán )

Ví dụ:

22

Định khoản đúng Định khoản sai

Dr Expense : 100

Cr Cash : 100

Dr Fixed Assets : 100

Cr Cash : 100

Complete reversal of entries ( Đảo bút toán )

Errors of omission ( Bỏ sót nghiệp vụ, tức là có Source Documents,

nhưng kế toán không hạch toán )

Errors of original entry ( Sai ngay từ nghiệp vụ đầu tiên, tức là nhập sai

số liệu giữa Source Documents và sổ sách ).

Sau khi Trial Balance đã cân bằng, cuối tháng, kế toán thực hiện Adjusting

entries. Có 4 loại Adjusting entries:

Asset Liability

23

Expense

1. Dr Depreciation Expense

Cr Accumulated Depreciation

2. Dr Expense

Cr Provision for bad debts

( doubtful accounts )

3. Điều chỉnh giảm giá trị tài sản

4. Dr Expense

Cr Prepayments

1. Dr Expense

Cr Accruals ( các nghĩa

vụ DN phải thanh toán trong

tương lai : Salary, Utility,

Rent, Insurance payable )

2. Điều chỉnh tăng lãi suất

trái phiếu phát hành so với

lãi suất thị trường.

Revenue

1. Dr Accounts Receivable

Cr Revenue

( Doanh thu ước tính )

2. Điều chỉnh tăng giá trị tài sản

Dr 3387 ( Doanh thu nhận

trước )

Cr Revenue

Như vậy, Adjusting entries sử dụng 2 nguyên tắc : Accure & Defer.

Accure : cash will be received or paid in the future

Ví dụ: Chi phí phải trả ( 335 ) hoặc Doanh thu ước tính theo hợp đồng xây dựng.

Defer : cash was received or paid in the past

Ví dụ: Doanh thu nhận trước ( TK 3387 ) hoặc Chi phí trả trước ( TK 142, 242 ).

Closing Entries ( Bút toán khóa sổ )

24

Sau khi thực hiện Adjusting entries thì current balance của Revenue và

Expense > 0, kế toán thực hiện bút toán khóa sổ kết chuyển doanh thu, chi phí sang

911 để xác định Net Income (khi đó Ending Balance của Revenue và Expense = 0)

Kết chuyển Chi phí Kết chuyển Doanh thu

Dr Income Summary ( Income Identification )

Cr Expense

Dr Revenue

Cr Income Summary

( Profit & Loss account )

Từ Net Income kết chuyển sang Retained Earning.

Net Income > 0 Net Income < 0

Dr Income Summary ( Income Identification )

Cr Retained Earning

Dr Retained Earning

Cr Income Summary

Sơ lược về Chart of Accounts ( Hệ thống tài khoản )

Hệ thống tài khoản Việt Nam Hệ thống tài khoản nước ngoài

25

Hệ thống kế toán của Việt Nam phải

gánh nhiều mục đích khác nhau :

Mục đích kế toán

Mục đích thống kê

Mục đích thuế

Các TK của Việt Nam có số hiệu

TK nhất định, DN phải hạch toán

vào đúng TK để thuận tiện cho

việc tổng hợp, xử lý số liệu.

Hệ thống kế toán của nước ngoài chỉ

sử dụng cho mục đích kế toán, còn

những mục đích khác thì có 1 hệ thống

xử lý khác.

Các TK của nước ngoài không có

số hiệu TK nhất định. Việc đặt số

hiệu TK như thế nào là tùy thuộc

vào DN, miễn là nó đáp ứng điều

kiện sau :

Asset : TK 101 TK 199

Liability : TK 200 TK 299

Equity : TK 300 TK 399

Revenue : TK 400 TK 499

Expense : TK 500 TK 599

CHAPTER 2 : CASH AND CASH RECEIVABLES

1. CASH Cash on hand Currency and Coins

26

Cash in bank

Balances in checking/ current accounts

Items acceptable for deposit in these accounts

( checks, money orders received from customers )

These forms of cash represent amounts readily available to pay off debt or

to use in operations without any legal or contractual restriction.

Some examples about restricted cash ( cash is restricted in some way and not

available for current use. It is reported as investments and funds or other assets )

Séc bảo chi => ngân hàng phong tỏa tài khoản tiền gửi thanh toán của payer

để đảm bảo tài khoản của payer đủ tiền để chi trả cho payee.

Mở L/C, ký quỹ, ký cược.

Compensating balance ( số dư tối thiểu duy trì trong tài khoản )

The borrower us asked to maintain a specified balance in a low-interest or

noninterest-bearing account at the bank to compensate the bank for granting

the loan or extending the line of credit.

Ví dụ: vay ngân hàng $15000, ngân hàng yêu cầu phải duy trì lượng tiền tối

thiểu trong tài khoản là $ 1000 ==> Cash in bank : $ 14000.

2. CASH EQUIVALENTS

27

The investments have a maturity date no longer than three months from the date of

purchase. For instance: treasury bills, commercial paper.

Xét 2 tình huống sau đây:

a. Bạn đang giữ 1 trái phiếu đã mua cách đây 5 năm, còn 1 tháng nữa mới tới hạn.

Đây không phải là Cash Equivalent ( vì bạn không muốn bán nó đâu, chi phí cơ

hội của việc bán trái phiếu này là tiền lãi cao mà bạn không hưởng được ).

b. Bạn đang giữ 1 trái phiếu đã mua cách đây 5 ngày, còn 1 tháng nữa là tới hạn.

Đây là Cash Equivalent.

Để ghi nhận Cash Equivalent là phải xem xét loại giấy tờ có giá đó có dễ

bán không và bạn có muốn bán nó không.

3. PETTY CASH

Ở nước ngoài, họ giao dịch qua tài khoản ngân hàng rất nhiều, họ chỉ giữ 1

ít tiền mặt ( khoảng vài trăm USD ) to pay for low-cost and miscellaneous

items such as postage, office supplies, delivery charges and entertainment

expenses.

Việt Nam không có petty cash vì tiền mặt tại quỹ rất nhiều.

Quy trình xử lý Petty Cash

28

Description Double Entry

1. Người đại diện theo pháp luật của

enterprise writes a check to the

custodian. A petty cash fund is

established.

Dr Petty Cash

Cr Cash in bank

2. During the month of the first periodNo entries ( chi phí nhỏ xíu, không

trọng yếu )

3. At the end of the month, custodian lập

Bảng kê và gửi kèm các chứng từ cho

Kế toán công ty lập bút toán

replenished.

Dr Expense ( Số tiền trên chứng từ )

Dr Under/ Over petty cash

Cr Cash in bank ( Số tiền cần

chuyển vào Petty Cash để nó

constant )

4. Những tháng tiếp theo, vào cuối tháng,

căn cứ vào Bảng kê, các chứng từ do

custodian cung cấp, sau khi owener

issued a new check, Kế toán định

khoản.

Dr Expense ( Số tiền trên chứng từ )

Dr Under/ Over petty cash

Cr Cash in bank ( Số tiền cần

chuyển vào Petty Cash để nó

constant )

Period đầu tiên ( khi establish petty cash ) thì lập 2 bút toán 1 & 2, những

perios tiếp theo chỉ cần lập bút toán 4.

Example:

29

On May 1, 2003, the Hawthorne Manufacturing Company established a $200 petty

cash fund. John Ringo is designated as the petty cash fund custodian. The fund will

be replenished at the end of each month. On May 1, 2003, a check is written for

$200 made out to John Ringo, petty cash custodian. During the month of May,

John paid bills totaling $160 summarized as follows:

Postage $ 40

Office supplies $ 35

Delivery charges $ 55

Entertainment $ 30

Total $ 160

May 1, 2003Dr Petty Cash : 200

Cr Cash in bank : 200

During the May 2003 No entries

At the end of May, Petty cash tồn

quỹ là 40

Dr Expense : 160

Cr Cash in bank : 160

At the end of May, Petty cash tồn

quỹ là 30 ( dù chưa tìm ra được

nguyên nhân, nhưng owner vẫn

phải issue a check worthing $200 )

Dr Expense : 160

Dr Under petty cash : 10

Cr Cash in bank : 200 – 30 = 170

4. BANK RECONCILIATION

30

Việt Nam lấy Bank Statement làm chuẩn. Nếu số liệu tiền gửi ngân hàng

trên Sổ không khớp với Bank Statement thì Kế toán Việt điều chỉnh Sổ :

Nợ TK 112 Có TK 3387 Nợ TK 1381 Có TK 112

International Accounting realizes that Differences between the cash book

and bank balance occur due to differences in the timing of recognition of

certain transactions and errors. Therefore, they adjust the bank balance and

the book balance to the same cash balance.

Bank balance Cash book balance

– Unpresented check

( Cheque outstanding )

– Non sufficient-fund cheque

( NSF check / Dishonored check )

Payer’s account không đủ tiền thanh toán

( permanent difference => chỉ khi nào

payer nộp thêm tiền vào tài khoản của họ )

± Unclear lodgement

( not credit / debit to the

company’s account )

– Bank collections

( principal, interest, bank charges )

– Standing order / Direct debit

± Errors of bank

+ Credit transfer

( Khách hàng trả tiền trước thời hạn, nhận

tiền cổ tức, lãi tiền gửi ngân hàng )

± Errors of entity

31

Example 1: Gemma is reconciling her cash book to the bank statement. Her cash

balance is $2357 and the balance on her statement is $25 overdrawn. She finds the

following differences :

- Bank charges of $23 and direct debit totaling $100 have not been posted to

the cash book.

- There are unpresented check of $324.

- She paid in a batch of check two days ago totaling $2503 and these have not

yet been credited to her account.

- A check she paid in last week for $80 has been dishonoured.

What will the reconciled balance be ?

Bank balance Cash book balance

-25 – 324 + 2503 = 2154 2357 – 23 – 100 – 80 = 2154

The reconciled balance is 2154

Example 2: The Captain Manufacturing Company maintains a general checking

account at the Pacific Bank. Pacific Bank provides bank statement and canceled

checks once a month. The cutoff date is the last day of the month. The bank

statement for the month of May is summarized as follows:

Balance, May 1, 2003 $ 32,120

Deposits $ 82,140

Checks processed ( 78, 433 )

Services charges ( 80 )

NSF checks ( 2,187 )

32

Note payment collected by bank ( includes $ 120 interest ) 1120

Balance, May 31, 2003 34, 680

The company’s general ledger cash account has a balance of $ 35,276 at the end of

May. A review of the company records and the bank statement reveals the

following :

- Checks not yet deposited totaled $ 2,965

- A deposit of $ 1020 was made on May 31 that was not credited to the

company’s account until June.

- All checks written in April have been processed by the bank. Checks written

in May that had not been processed by the bank total $ 5,536.

- A check written for $ 1,790 was incorrectly recorded by the company as a

$790 disbursement. The check was for payment to a supplier of raw

materials.

Requirements : Prepare the bank reconciliation.

Bank balance : 34680 Cash book balance : 35276

Deposits 2965 + 1020 NSF checks 2187

Checks written 5536 Bank collections 1120

Errors 790 – 1790

34680 + 2965 + 1020 – 5536

= 33,129

– 80 – 2187 + 1120 – 1790 + 790 =

33, 129

The reconciled balance is 33,129

5. ACCOUNTS RECEIVABLE

33

Accounts receivable are current assets because, by definition, they will be

converted to cash within the normal operating cycle.

5.1. Initial valuation of accounts receivable

5.1.1. Trade discount ( chiết khấu thương mại )

A percentage reduction from the list price to change prices or to give

quantity discount to large customers.

Ghi giảm trực tiếp trên hóa đơn.

5.1.2. Cach discount ( Sales discount )

Reduce the amount to be paid if remittance is made within a specified

short period of time.

Represent reduction not in the selling price of good or service but in the

amount to be paid within a specified period of time to provide incentive

for quick payment

Ví dụ: “ 2/10, n/30 ” ==> Thời gian trả nợ tối đa là 30 ngày, nhưng nếu trả trong

vòng 10 ngày thì được hưởng chiết khấu thanh toán 2%.

Bài tập: The Hawthorne Manufacturing Company offers credit customers a 2%

cash discount if the sales price is paid within 10 days. Any amounts not paid within

10 days are due in 30 days. These repayment terms are stated as 2/10, n/30. On

October 5, 2003, Hawthorne sold merchandise at a price of $20,000. This

merchandise cost $16,000 ( 80% of the selling price ) . The customer paid $13,720

( $14,000 less the 2% cash discount ) on October 14 and the remaining balance of

$6,000 on November 4.

Seller Vietnamese Net method Gross method

34

October 5:

a. Dr A/R : 20,000

Cr Sales Revenue:

20,000

b. Dr COGS: 16,000

Cr Inventory:

16,000

a. Dr A/R : 19600

Cr Sales Revenue:

20,000 *(1-2%)= 19,600

b. Dr COGS : 15,680

Cr Inventory:

16,000 *(1-2%)= 15,680

a. Dr A/R : 20,000

Cr Sales Revenue:

20,000

b. Dr COGS : 16,000

Cr Inventory:

16,000

October 14

Dr Cash : 13,720

Dr Financial Expense:

280

Cr A/R : 14,000

Dr Cash : 13,720

Cr A/R : 13,720

Dr Cash : 13,720

Dr Sales discount :

280

Cr A/R : 14,000

November 4

Dr Cash : 6,000

Cr A/R : 6,000

Dr Cash : 6,000

Cr A/R :

19,600 – 13,720 = 5,880

Cr Interest Revenue:

120

Dr Cash : 6,000

Cr A/R : 6,000

Nhận xét :

Balance Sheet Vietnamese Net method Gross method

35

A/R 20,000 19,600 20,000

Cash 13,720 13,720 13,720

Income Statement Vietnamese Net method Gross method

Sales Revenue 20,000 19,600 20,000 – 120 = 19,720

Interest Revenue 0 120 0

Expense 280 0 0

Clearly, initial valuation of net method and gross method is different.

Using either net method or gross method, net sales is reduced by discount

taken ( 20,000 – 280 = 19,720 ).

Discounts not taken ( 120 ) are included in sales revenue using the gross

method and interest revenue using the net method.

5.2. Subsequent Valuation

36

20,000

19,600 ( 98% ) => giá

trị thực của món hàng

mà seller đưa cho khách

hàng

400 ( 2% ) => tiền lãi

cho khách hàng hưởng

Discount taken ( within 10 days ) : 280

Discount not taken

( overdue ) : 120

Two situations possibly could cause the cash collected to be less than the initial

valuation of the receivable:

Sales returns: The customer could return the product.

Uncollectible Accounts Receivable: The customer could default and not

pay the agreed on sales price.

5.2.1. Sales returns

Xét ví dụ sau : Trong tháng 10, công ty A bán chịu một lô hàng, giá vốn $70, giá

bán $100. Vào ngày 5 tháng 11, do khách hàng thấy ½ lô hàng không đủ phẩm

chất nên đã trả lại cho DN.

Tháng 10 – Khi bán được hàng Tháng 11 – Khi trả lại hàng

a. Dr A/R : 100

Cr Sales Revenue : 100

b. Dr COGS : 70

Cr Inventory : 70

5/11:

a. Dr Sales Return : 50

Cr A/R : 50

b. Dr Inventory : 35

Cr COGS : 35

30/11:

Dr Sales Revenue : 50

Cr Sales Return : 50

Câu hỏi 1: Tại sao không ghi giảm trực tiếp Sales Revenue mà phải sử dụng tài

khoản trung gian ( Sales Return ), cuối tháng phải kết chuyển Sales Return sang

Sales Revenue ?

Bên phần Nợ TK 511 có rất nhiều khoản mục : Hàng bán trả lại, Giảm giá

hàng bán, Chiết khấu thương mại, Thuế xuất khẩu, Thuế tiêu thụ đặc biệt,

37

VAT theo phương pháp trực tiếp. Nếu ghi giảm trực tiếp TK Sales Revenue thì

nhà quản trị không biết từng giá trị của từng khoản mục là bao nhiêu.

Việc sử dụng TK trung gian ( Sales Return ) là 1 kỹ thuật kế toán, vừa

cung cấp thông tin cho đối tượng bên ngoài ( Các khoản giảm trừ doanh

thu ) vừa cung cấp chi tiết giá trị của từng khoản mục giảm trừ doanh thu

để nhà quản trị có quyết định phù hợp:

Trong khoản giảm trừ doanh thu mà khoản Chiết khấu thương mại

chiếm tỷ trọng lớn => khả năng tiêu thụ sản phẩm của công ty là rất

tốt, khách hàng mua hàng nhiều nên chiết khấu cho khách hàng nhiều.

Nếu Giảm giá hàng bán, Hàng bán trả lại chiếm tỷ trọng cao cho thấy

chất lượng sản phẩm của công ty không tốt, cần phải xem xét lại quá

trình sản xuất nhằm gia tăng giá trị khách hàng.

Câu hỏi 2: Việc định khoản như Việt Nam như trên sẽ nảy sinh vấn đề gì ?

Returning goods of October do not make sales revenue of October debit, but

November’s sales revenue => Sales Revenue of October is overstated while

November’s one is understated. Recognizing sales returns when they occur

could result in an overstatement of income in the period of the ralated sale.

Tương tự, công ty bán hàng năm 2010 ( doanh thu là 100 ), qua năm 2011,

doanh thu bán hàng là 100, giá trị hàng mà khách hàng trả lại là 50 thì cách

hạch toán như Việt Nam sẽ làm doanh thu năm 2010 bị đánh giá cao và

doanh thu năm 2011 bị giảm trừ => không cung cấp thông tin hữu ích.

Nếu như việc bán hàng năm 2010 và 2011 là do 2 đội ngũ bán hàng khác

nhau thực hiện ( A và B tương ứng ) . Điều này cũng làm cho nhà quản trị

38

khen thưởng cho đội ngũ bán hàng A năm 2010, nhưng lại đưa ra ý kiến đội

ngũ bán hàng B làm việc kém hiệu quả, nhưng thực tế đội A chỉ bán được 50

còn đội ngũ B bán được 100 ==> rất bất công cho đội B.

Câu hỏi 3: Có cách nào khắc phục vấn đề trên hay không ?

Yes, International Accounting makes provision for Sales Return as follows

1. Make sales

Ghi nhận

bán hàng

a. Dr A/R

Cr Sales Revenue

b. Dr COGS

Cr Inventory

Make

allowances

at the end

of

accounting

period

a. Dr Sales Return

Cr Allowance for Sales Return

b. Dr Inventory – estimated return

Cr COGS

At the end of month :

Dr Sales Revenue / Cr Sales Return

2. Receive a return

a. Dr Sales Return Allowance

Cr A/R

b. Dr Inventory

Cr Inventory – estimated return

39

Nếu dự phòng không đủ thì xử lý như chưa lập dự phòng :

c. Dr Sales Return

Cr A/R

d. Dr Inventory

Cr COGS

Nếu lập dự phòng bị dư thì hoặc là hoàn nhập ( reverse bút toán lập dự

phòng ) hoặc bù trừ với khoản dự phòng cần lập cho những kỳ tiếp theo.

Việc trích lập dự phòng vào cuối kỳ làm cho doanh thu kỳ bán hàng hợp lý

hơn một chút nhưng không đảm bảo hợp lý 100%.

Example :

During 2003, its first year of operations, the Hawthorne Manufacturing Company

sold merchandise on account for $2,000,000. This merchandise cost $1,200,000

( 60% of the selling price ). Industry experience indicates that 10% of all sales will

be returned. Customers returned $130,000 in sales during 2003, prior to making

payment. The entries to record sales and merchandise returned during the year,

assuming that a perpetual inventory system is used.

Nghiệp vụ bán hàng

Dr A/R : 2,000,000

Cr Sales Revenue : 2,000,000

Dr COGS : 1,200,000

Cr Inventory : 1,200,000

Receive a return

Dr Sales Return : 130,00

Cr A/R : 130,000

Dr COGS : 78,000

Cr Inventory : 78,000

40

Make provisons for Sales Return at the end of 2003

Dr Sales Return : 10% * 2,000,000 – 130,000 = 70,000

Cr Sales Return Allowance : 70,000

Dr Inventory – estimated return : 60% * 70,000 = 42,000

Cr COGS : 42,000

Dr Sales Revenue : 200,000

Cr Sales Return : 200,000

The sales revenue in 2004 was 3,000,000. In 2004, customers returned $ X in sales.

Ending 2004, the company make allowance for 10% of all sales will be returned.

a. X = $ 60,000

Receive a return

Dr Sales Return Allowance : 60,000

Cr A/R : 60,000

Dr Inventory : 60% * 60,000 = 36,000

Cr Inventory – estimated return : 36,000

Make allowances at the end of 2004

Dr Sales Return : 3,000,000 * 10% - 10,000 = 290,000

Cr Allowance for Sales Return : 290,000


Cr COGS : 174,000

41

Bút toán kết chuyển



b. X = $ 80,000

Receive a return

Dr Sales Return Allowance : 70,000

Dr Sales Return : 10,000

Cr A/R : 80,000

Dr Inventory : 60% * 80,000 = 48,000

Cr Inventory – estimated return : 60% * 60,000 = 36,000

Cr COGS : 60% * 20,000 = 12,000

Make allowances at the end of 2004

Dr Sales Return : 3,000,000 * 10% - 10,000 = 290,000

Cr Allowance for Sales Return : 290,000


Cr COGS : 174,000

Bút toán kết chuyển



42

5.2.2. Uncollective Accounts Receivable

5.2.2.1. DIRECT WRITE – OFF

remove a debt from a company’s accounts when the enterprise realized that it

could not gain future economic benefit from A/R

Dr Bad debt Expense Cr A/R

Direct write – off chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít transaction,

nghiệp vụ đơn giản, số lượng khách hàng ít, có thể đếm được.

Nghiệp vụ5.2.2.2. General write off

( depends on debt age overdue )

5.2.2.3. Specific write off

( con nợ bỏ trốn, mất tích, chết, bị

phá sản... )

Lập dự

phòng

Dr Bad debt Expense

Cr Provision for Uncollective

Accounts Receivable

Dr Bad debt Expense

Cr Allowance for Uncollective

Accounts Receivable

Write –

off

( Xóa nợ )

Dr Provision for Uncollective

Accounts Receivable

Cr Accounts Receivable

Dr Allowance for Uncollective

Accounts Receivable

Cr Accounts Receivable

Suddenly

collect

debts

a. Dr A/ R

Cr Bad debt Allowance

b. Dr Cash

Cr A/ R

Dr Cash

Cr Income ( Profit & Loss )

43

Notes: Việc trích lập dự phòng theo General write - off có 2 cách tiếp cận sau:

Income statement approach Balance Sheet approach

Estimate bad debt expense as a

percentage of each period’s net

sales. The balance sheet amount is

an indirect outcome of estimating

bad dent expense. Muốn tăng hay

giảm chi phí thì chỉ cần thay đổi giá

trị dự phòng, từ đó tác động đến B/S.

Determine bad debt expense by

estimating the net realizable value of

accounts receivable to be reported in

the balance sheet. Income Statement là

hậu quả của B/S nên phụ thuộc vào

B/S, từ đó không kiểm soát được chi phí

trên I/S.

Việt Nam đang lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi theo cách tiếp cận

từ Balance Sheet. Cuối năm mình rà lại danh sách khách hàng và tính toán

số tiền mình không thể thu hồi được. Measurement the value of

uncollective accounts receivable depends on debt age overdue ( lấy số liệu

từ các tài khoản control & detail ) ==> Making provisons for bad debts by

balance sheet approach reflects the value of accounts receivable more

exactly than income statement approach.

Tuy nhiên, Income Statement phản ánh Bad debt Expense chính xác hơn vì

đây là chi phí công ty chấp nhận bỏ đi để get sales.

44

Sự cần thiết phải trích lập dự phòng:

Không trích lập dự phòng Trích lập dự phòng

Doanh thu : 1000

Chi phí : 700

Net profit : 300

Doanh thu : 1000

Chi phí : 700 + 200 ( dự phòng )

Net profit : 100

Dù có trích lập dự phòng hay không, thì tiền lời vẫn không đổi ( tổng ngân

lưu ròng giống nhau ở cả 2 trường hợp ), lợi nhuận thực tế giống nhau,

nhưng lợi nhuận kế toán trong trường hợp lập dự phòng sẽ thấp hơn khi

không lập dự phòng. Lợi nhuận kế toán sau thuế thấp thì chia cổ tức ít =>

DN giữ lại được nhiều tài sản, nguồn lực kinh tế để chi xài trong tương lai,

hạn chế việc phân phối tài sản nhiều.

Việc trích lập dự phòng còn giúp cho doanh thu và chi phí các kỳ công

bằng, không có biến động quá lớn.

Example : The Hawthorne Manufacturing Company sells its products offering 30

days’ credit to its customers. During 2003, its first year of operations, the

following events occurred:

Sales on credit $ 1,2000,000

Cash collections from credit customers ( 895,000 )

Accounts receivable, end of year $305,000

45

There were no specific accounts determined to be uncollectible in 2003. The

company anticipates that 2% of all credit sales will ultimately become

uncollectible. And $ 20,000 of accounts receivable is considered uncollectible.

Income statement approach Balance sheet approach

Dr Bad debt Expense :

2% * 1,2000,000 = 24,000


Accounts Receivable : 24,000

Dr Bad debt Expense : 20,000



Balance Sheet as at December 2004

A/R : 305,000

Provision : ( 24,000 )

Net A/R : 281,000

Balance Sheet as at December 2004

A/R : 305,000


Net A/R : 285,000

Income Statement for the year

ended 2004

Bad debt Expense : 24,000

Income Statement for the year

ended 2004

Bad debt Expense : 20,000

Vào năm 2004, một khoản nợ 10,000 không thể thu hồi được.


Dr Provision for Uncollective Accounts Receivable : 10,000

Cr Accounts Receivable : 10,000

46

Sau khi xóa nợ, The Statement of Financial Position như sau :


A/R : 305,000 – 10,000 = 295,000


Net A/R : 281,000

A/R : 305,000 – 10,000 = 295,000


Net A/R : 285,000

Biết doanh thu năm 2004 là $ 750,000. Công ty tiến hành lập dự phòng các khoản

phải thu khó đòi theo 2% tổng doanh số bán hàng. Mặt khác, công ty tiến hành rà

soát lại các khoản phải thu và ước tính $ 12,000 không thể thu hồi.



2% * 750,000 = 15,000




12,000 – 10,000 = 2,000



Định khoản sau đây là sai :


2% * 750,000 – 14,000 = 1,000



Vì $ 15,000 mới là chi phí mình chấp

nhận bỏ đi để bán được hàng.

Do công ty rà soát lại danh sách các

khách hàng mua chịu, nhận thấy số dư

dự phòng cuối năm 2004 phải là

$ 12,000. Nhưng các năm trước mình

đã lập dự phòng $ 10,000 rồi nên bây

giờ chỉ cần lập dự phòng thêm

$ 2000. Đây là nét khác biệt giữa I/S

approach & B/S approach.

47

CHAPTER 3 : INVENTORY

Inventory concept ( IAS 2, paragraph 6 )

Assets that:

Held for sale in the ordinary

course of business

In the production process for sale

in the ordinary course of business.

In the form of materials or

supplies to be consumed in the

production process or in the

rendering of services.

Hàng tồn kho là các loại tài sản:

Giữ để bán trong quá trình hoạt

động kinh doanh bình thường.

Trong quá trình sản xuất để bán.

Nguyên vật liệu hay công cụ để

sử dụng trong quá trình sản xuất

hay cung cấp dịch vụ.

Xét ví dụ sau: Công ty Thế Chí mua 1 lô sữa từ Nhật, nhưng sau đó Nhà nước ra

quy định cấm nhập khẩu và bán các loại sữa có nguồn gốc từ Nhật. Trong trường

hợp này công ty có ghi nhận đây là hàng tồn kho hay không ?

Nếu Thế Chí nghĩ rằng mình còn có khả năng thu được future economic

benefit từ lô sữa đó ( cho heo ăn, internal use ... ) => ghi nhận là Inventory.

Nếu Thế Chí thấy rằng lô sữa này bán không ai mua, cho ai không lấy,

không uống được, chỉ có thể đem tiêu hủy thì không ghi nhận là Inventoty

(vì ngay cả điều kiện ghi nhận tài sản – “future economic benefit” cũng

không thỏa mãn). Khi đó kế toán định khoản: Dr Other Expense / Cr Cash.

48

Types of inventory Definition

Raw materials Nguyên vật liệu ( TK 152 )

Sử dụng cho quá trình sản xuấtIntrusments,

Tools, Suppliess

Công cụ, dụng cụ

( TK 153 )

Work in progress

( WIP )

Chi phí sản xuất, kinh

doanh dở dang ( TK 154 )

Sản phẩm chưa hoàn thành tiến

trình sản xuất

Finished goods Thành phẩm ( TK 155 )Sản phẩm hoàn thành và sẵn

sàng để bán

Merchandise

inventoryHàng hóa ( TK 156 )

Hàng mua và giữ để bán.

Ví dụ: hàng hóa của các DN bán

lẻ mua về để bán hay bất động

sản của các DN kinh doanh bất

động sản giữ để bán.

Trong Inventory còn có 2 loại nữa là :

Goods in transit ( Hàng mua đang đi đường )

Goods on Consignment ( Hàng gửi đi bán )

Goods in Transit

Inventory shipped FOB shipping

point ( FOB ) is included in the

purchaser’s inventory as soon as the

merchandise is shipped.

Inventory shipped FOB destination

( CIF ) is included in the purchaser’s

inventory only after it reaches the

purchaser’s destination.

49

Chú ý : Phần lớn rủi ro và lợi ích của hàng hóa thuộc về ai thì hàng hóa

đó thuộc về người đó & xuất hiện trên Balance Sheet của đơn vị đó, không

quan trọng Legal form về quyền sở hữu của nó là gì ( áp dụng cho Leasing

và Goods on Consignment ).

Nếu DN gửi bán hàng cho đại lý, đại lý

bán đúng giá, hưởng hoa hồng bán

hàng trên doanh số bán được

Nếu DN gửi bán hàng cho đại lý,

nhưng không quy định giá bán, đại lý

thấy giá nào được thì bán ==> đại lý

hưởng hoa hồng + chênh lệch giá

Risk and Award của hàng hóa đó phần

lớn do công ty nắm giữ => lô hàng gửi

bán này là Inventory của công ty.

Goods held on consignment are

included in the inventory on B/S of

the consignor ( the company ) until

sold by the consignee.

Risk and Benefit của hàng hóa đó phần

lớn thuộc về đại lý => lô hàng gửi bán

này là Inventory của đại lý. Công ty

không ghi nhận nó trên Balance Sheet

của mình. Lô hàng này xuất hiện ở

Inventory trên B/S của đại lý ( agent ).

Chu trình của hàng tồn kho:

Purchase ==> Issue / Use ==> Sold ==> Revaluate at the end of the year.

1. PURCHASING PROCEDURE & DOCUMENTATION

Step 1 :

Production

departmen

t

Material

requisitionStore

Purchase

requisition

form

Purchasing

department

Purchasing

order

Manager

ratify

50

1 2 3

Explanation:

( 1 ) A materials requisition will be completed when materials are needed from

stores by the production department. An official from production ( trưởng bộ

phận sản xuất ) will sign the form to authorize it.

It is then used as a source document for :

a. Updating the bin card in stores

b. Updating the stores ledger account in the costing department ( kế toán quản trị )

c. Charging the job ( tính giá thành ), overhead or department that is using the

materials ( so sánh việc sử dụng chi phí của từng bộ phận so với lợi nhuận mà bộ

phận đó làm ra để xem bộ phận đó có làm việc hiệu quả hay không ).

( 2 ) Thủ kho sau khi đối chiếu thẻ kho và yêu cầu cung cấp nguyên vật liệu từ bộ

phận sản xuất, nếu thiếu sẽ lập ra đơn thông báo mua hàng.

Giới thiệu về Bin Card ( Thẻ Kho )

Description ( tên hàng )

Inventory code ( mã nguyên liệu )

Inventory units ( đơn vị tính )

Bin number ( mã số thẻ kho )

Issues to production ( lượng xuất )

Receipts ( số lượng nhập )

Trên Bin Card không thể hiện

giá trị của vật tư, hàng hóa.

Nó được thủ kho lập, giữ và sử

dụng nên chỉ cần theo dõi số

lượng.

Balance ( tồn trong kho )

51

( 3 ) Purchasing department ( phòng vật tư ) đối chiếu giữa thông báo mua hàng

và material buget đã được bộ phận kế toán quản trị lập dự toán cuối năm trước:

Nếu yêu cầu mua hàng phù hợp với material budget thì trưởng bộ phận

mua hàng phê duyệt việc mua hàng => đưa lên cho giám đốc approve /

authorise lần cuối.

Nếu yêu cầu mua hàng không nằm trong material budget hoặc giá trị

vượt quá thẩm quyền thì trưởng phòng phải xin ý kiến giám đốc. Nếu

được phép thì trưởng phòng mua hàng hoàn chỉnh hồ sơ, phê duyệt, sau

đó chuyển cho giám đốc ký duyệt cuối cùng.

Sau khi được giám đốc chấp thuận, Purchasing department finds &

contacts the best supplier and order products.

Câu hỏi: Tại sao không giao cho bộ phận sản xuất hoặc kho đi mua hàng luôn, mà

lại giao cho bộ phận mua hàng ?

Đây là 1 thủ tục kiểm soát trong kiểm soát nội bộ ( Internal Control ) với nguyên

tắc bất kiêm nhiệm : người yêu cầu mua hàng, người phê duyệt mua phải độc lập

với người đi mua. Purchasing department không được tự ý đi mua hàng mà không

có sự yêu cầu từ Production department & Store và không có sự phê duyệt của

giám đốc.

Supplier sẽ gửi Potation/ Listed price ( giấy báo giá ) cho công ty. Sau

khi lựa chọn được vật tư, hàng hóa phù hợp, Purchasing department sẽ

fill in Purchase Order và gửi cho suppiler.

52

Step 2 :

( 4 ) Products ( 6 ) Goods Delivery

+ Goods Delivery Note Note ( copy )

+

( 5 ) Dispatch Note Goods Received Note

Explanation:

( 4 ) The supplier sends products along with Goods Delivery Note to the

company. Delivery Note is a written document from the seller to the buyer that

specifies type of goods and quantity. Price may be included or not.

( 5 ) After that, the seller sends Dispatch Note ( thông báo gửi hàng ) by email to

the enterprise in order to inform that the goods are on their way and when they

will be delivered.

An example of Dispatch Note:

We are pleased to inform you that your goods were sent today.

We hereby inform you that your goods will be delivered tomorrow.

We hope that the goods will arrive in perfect condition.

We look forward to doing business with you again.

53

Supplier The

company

Supplier

( 6 ) When gooods are received into the company, Purchasing department signs

on the Delivery Note ( one side keeps a Delivery Note ). After that, store –

keeper or Purchasing department produced Goods Received Note ( Phiếu nhập

kho) . Goods Received Note usually accompanies goods to any inspection. In

addition, it must have the store – keeper’s signature.

( 7 ) Purchasing department makes copy of Invoice, Purchase Order (contract),

Goods Received Note, Potation and sends all of them to the Accounting

department.

( 8 ) Accountants have to check 3 things:

Check the Invoice and Goods Received Note to guarantee that goods have

been delivered and are in satisfactory condition ( đảm bảo mua được thứ

cần mua trong tình trạng tốt nhất ).

Check the Invoice and Purchase Order to make sure that the price and

terms are as agreed ( chỉ thanh toán những gì công ty đặt hàng thôi ).

Check the Invoice that the calculations on the invoice are correct

( including sales tax, VAT ).

If everything is in order, the accountants will record figures in the

Stores Ledger Accounts, Cash Book or Payables Ledger.

Stores Ledger Accounts carry all the information that a bin card does, but

there are two important differences:

54

Cost details are recorded in the stores ledger account.

The stores ledger accounts are written up and kept separate from the stores

by a clerk experienced in costing book - keeping.

( 9 ) Kế toán không được thực hiện chức năng thanh toán, do đó thủ quỹ công ty

( Treasurer ) sẽ tiến hành trả tiền cho nhà cung cấp. Thủ quỹ, là người giữ tiền

và Séc trắng của công ty, sau khi viết Séc xong, đưa cho Giám đốc ký.

Chú ý: Séc trắng ( chưa có chữ ký của Giám đốc, chưa được ký phát ) phải được

giữ trong Két sắt, phải được kiểm tra như Cash, mất 1 tờ là có vấn đề.

Measurement of Inventories

IAS 2 đoạn 9 trình bày : “ Hàng tồn kho được tính theo giá thấp hơn giữa giá gốc

và giá trị thuần có thể thực hiện được ”.

Historical Cost ( Giá gốc )

Chi phí được vốn hóa trong giá gốc hàng tồn kho bao gồm mọi chi phí phát sinh

trực tiếp hay gián tiếp cần thiết để đưa hàng tồn kho vào điều kiện và vị trí sẵn

sàng của chúng.

Chi phí mua Chi phí chế biến Các chi phí khác

Tất cả các chi phí

phát sinh trong quá

trình mua hàng như

giá mua, chi phí

Các chi phí liên quan

trực tiếp đến sản phẩm

sản xuất hay

manufacturing overhead

Được tính trong giá gốc nếu

chúng đáp ứng được điều

kiện đưa hàng tồn kho vào

vị trí và điều kiện sẵn sàng.

55

vận chuyển ( freight

in, transportation in,

carriage inward ) ,

các khoản thuế, phí

nhập khẩu.

Các khoản giảm giá

hàng mua, chiết khấu

thương mại phải loại

trừ khỏi chi phí mua.

phát sinh trong quá trình

chuyển đổi nguyên vật

liệu thành thành phẩm

( chi phí khấu hao, chi

phí thuê nhà, chi phí bảo

trì, bảo hiểm, chi phí tiện

ích, chi phí nguyên vật

liệu gián tiếp, chi phí

nhân công gián tiếp ... )

Chi phí nguyên vật liệu,

chi phí nhân công, chi

phí sản xuất chung bị

hao hụt trong định mức

bình thường.

Chi phí bảo quản sản

phẩm để chuẩn bị cho

quá trình sản xuất tiếp

theo (futher processing)

Một số khoản chi không được tính vào giá gốc hàng tồn kho và được ghi nhận

là chi phí của kỳ khi chúng phát sinh như:

Các chi phí bất thường như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và chi

phí sản xuất chung bị hao hụt ngoài định mức.

Hao hụt trong định mức tức là chúng ta phải tôn trọng “ nature ” của nó.

Pha chế 3l hương liệu với 100 l nước thì thể tích hỗn hợp sau phản ứng là

102,4 l ==> 0,6 l bị mất đi là hao hụt trong định mức ( normal way ).

1 kg rau mua về, qua sơ chế thu được 0,7 kg rau sạch còn 0,3 kg rau úa

vàng, bị sâu ăn phải bỏ đi ==> 0,3 kg rau này là hao hụt trong định mức

( normal waste ). Những hao hụt bất thường ( abnormal waste ) không được

tính vào giá gốc inventories.

Chi phí quản lý không liên quan đến quá trình đưa hàng tồn kho vào vị trí và

điều kiện sẵn sàng sử dụng.

56

Chi phí lưu kho, bảo quản sản phẩm ( Storage ) mà không để phục vụ cho

quá trình sản xuất tiếp theo.

Theo nguyên tắc, sản phẩm khi đã rơi vào trạng thái “ available for use ” thì

Storage Cost không được tính vào giá thành, mà đưa vào Selling Cost.

Chi phí bán hàng ( transportation out, freight out, carriage outward .... )

Two inventory accounting system

Perpetual inventory system

( Kê khai thường xuyên )

Periodic inventory system

( Kiểm kê định kỳ )

A perpetual inventory system

continuously records both

changes in inventory quantity

and inventory cost.

A periodic inventory system adjusts inventory

and records cost of goods sold only at the end of

each reporting period.

Mỗi khi xuất hàng, tính giá

hàng xuất kho theo 1 trong

3 phương pháp sau ( theo

IAS 2 version 1/1/2003 )

FIFO – First in, first out

Weighted average

pricing method

Specific cost

Khi xuất hàng không định khoản.

Cuối kỳ, tính giá trị hàng xuất kho như

sau:

- Kiểm kê để biết số lượng hàng tồn kho

cuối kỳ.

- Dùng 4 phương pháp tính giá để tính giá

trị hàng tồn kho cuối kỳ.

Cost of goods sold = Beginning inventory

+ Net purchases – Ending inventory

57

Example 1: The Anna Wholesale Beverage Company purchases soft drinks from

producers and sells them to retailers. The company begins 2003 with merchandise

inventory of $120,000 on hand. During 2003 additional merchandise is purchased

on account at a cost of $600,000. Sales for the year, all on account, totaled

$820,000. The cost of the soft drinks sold is $540,000. Anna uses the perpetual

inventory system to keep track of inventory quantities and inventory costs.

Purchased

Inventory

Dr Inventory : 600,000

Cr Payable to suppliers : 600,000

Sold

Inventory

a. Dr COGS : 540,000

Cr Inventory : 540,000

b. Dr A/ R : 820,000

Cr Sales Revenue : 820,000

Example 2: The Anna Wholesale Beverage Company purchases soft drinks from

producers and sells them to retailers. The company begins 2003 with merchandise

inventory of $120,000 on hand. During 2003 additional merchandise is purchased

on account at a cost of $600,000. Sales for the year, all on account, totaled

$820,000. The cost of the soft drinks sold is $540,000. In addition, ending inventoy

is $ 180,000. Anna uses the periodic inventory system.

Purchased

Inventory

Dr Purchase : 600,000

Cr Payable to suppliers : 600,000

Sold

Inventory

Dr A/ R : 820,000

Cr Sales Revenue : 820,000

End of period

Dr COGS : 120,000 + 600,000 – 180,000 = 540,000

Dr Inventory : 180,000 – 120,000 = 60,000

Cr Purchase : 600,000

58

A comparison of two inventory accounting systemsA comparison of two inventory accounting systems

A perpetual inventory system provides more timely information but generally is

more costly than a periodic inventory system.

Pricing techniques ( Phương pháp tính giá xuất kho )

Phương pháp tính giá hàng tồn kho cần áp dụng nhất quán đối với tất cả

loại hàng tồn kho có cùng bản chất và tính hữu dụng.

IAS 2 version có hiệu lực từ ngày 1/1/2003, tách biệt 2 nhóm hàng tồn kho

với 3 phương pháp tính giá khác nhau:

a. Chi phí hàng tồn kho của các loại hàng không được sản xuất hàng loạt hay

không thể thay thế & các hàng hóa ( dịch vụ ) sản xuất đặc thù cho những

đơn đặt hàng cụ thể, ví dụ: trang sức, các thiết bị đặc thù... cần sử dụng

phương pháp thực tế đích danh.

b. Chi phí hàng tồn kho của các mặt hàng khác được xác định theo phương

pháp nhập trước – xuất trước ( FIFO ) hoặc bình quân gia quyền.

FIFO – First in, first out

Definition Advantages Disadvantage

Values issues at the price

of the oldest items in

inventory at the time the

issues were made.

It is logical as the oldest

stock is likely to be used

first: Easy to understand

and explain.

Cumbersome to operate

because of the need to

identify each batch of

material separately.

59

The remaining inventory

thus will be valued at the

price of the most recent

purchases.

Closing stock is valued

near replacement cost.

Variety of price for the

same material may make

it difficult to compare

cost and make decision.

Weighted average pricing method

Phương pháp này sử dụng giá bình quân cho các đơn vị hàng tồn kho trong

kỳ. Thường được sử dụng cho các loại hàng tồn kho thông thường, có thể

thay thế như hàng may mặc.

Issue price ¿Cost of all receipts∈t h e period+cos t of openinginventory

Number of units received∈t h e period+Number of units of opening inventory

Có 2 cách tính bình quân gia quyền:

Cumulative weighted average pricing ( bình quân liên hoàn ) : calculating

average cost whenever a new delivery is received ( mỗi khi hàng nhập về

phải tính giá bình quân cho các loại hàng trong kho ).

Periodic weighted average pricing ( bình quân gia quyền 1 lần cuối kỳ ):

calculating average cost at the end of a given period.

IAS 2 version trước năm 2003, cho phép tính thêm phương pháp LIFO. It is

the oposite of FIFO.

FIFO is based on the price of the oldest items, not close to market value.

Therefore it is difficult for the managers to make dicisions.

60

Using LIFO, issues will be valued at the price of the most recent

purchases; hence the remaining inventory will be valued at the price of the

oldest items. Because issue at cost close to current market value, which

makes it easy for decision making.

However, LIFO has disadvantages galore.

Cumbersome to operate because of the need to identify each batch of

material separately: Difficult to explain as it is opposite to what is

physically happening.

Variety of price for the same material may make it difficult to compare

cost and make decision.

Purchase discount

On October 5th 2003, the Anna Company purchased merchandise at a price of $

20,000. The repayment terms are stated as 2/10, n/30. Lothridge paid $13,720

( $14,000 less the 2% cash discount ) on October 14 and the remaining balance of

$ 6,000 on November 4. Anna employs a periodic inventory system.

61

Vietnamese Net method Gross method

October 5:


Cr A/ P: 20,000

Dr Purchase: 19,600

Cr Accounts Receivable :

20,000 * ( 1-2%) = 19,600


Cr A/ P:20,000

October 14

Dr A/P : 14,000

Cr Financial

Income : 280

Cr Cash : 13,720

Dr A/P : 13,720

Cr Cash : 13,720

Dr A/P : 14,000

Cr Discount Received

( Interest Income ) : 280

Cr Cash : 13,720

November 4

Dr A/P : 6,000

Cr Cash : 6,000

Dr A/P:

19,600 - 13,720= 5880

Dr Interest expense :

6,000 * 2% = 120

Cr Cash : 6,000

Dr A/P : 6,000

Cr Cash : 6,000

Inventory Evaluation

Báo cáo tài chính cần phải phản ánh trung thực và hợp lý tình hình tài chính của

đơn vị. Do đó việc đánh giá lại hàng tồn kho cuối kỳ nhằm không đánh giá cao

( oversteted ) giá trị tài sản ( accoring to the prudence principle ).

62

Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được thể hiện trên Báo cáo tài chính

CARRYING AMOUNT= MIN ( HISTORICAL COST, MARKET VALUE )

Vietnamese & IAS US

Market value = Net realizable value

( NRV ) = Expected selling price –

Cost incurred in getting them ready for

sale – Selling Cost = Giá bán ước tính

trong điều kiện bình thường – Chi phí

ước tính để hoàn thành sản phẩm – Chi

phí ước tính cho việc bán hàng.

Market value is defined as replacement

cost ( RC ) which should not :

Exceed the net realizable value

Be less than net realizable value

reduced by an allowance for an

normal profit margin ( PM ).

Xác định Market value theo US như sau:

NRV – PM NRV

RC thực tế RC thực tế RC thực tế

Market value Market value Market value

Nếu RC thực tế ≤ NRV – PM thì Market value xác định theo US = NRV – PM

Nếu NRV – PM ¿ RC thực tế ¿ NRV thì Market value = RC thực tế

Nếu NRV ¿ RC thực tế thì Market value xác định theo US = NRV

63

CHAPTER 4: NON-CURRENT ASSETS

64

65

66