Interfases_Contables.ppt

8/18/2019 Interfases_Contables.ppt

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Tekhne

Curso CIO

Interfases ContablesInterfases Contablesen CIOen CIO

Interfases Contables



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Tekhne

IntroducciónIntroducción

Curso CIO

CIO Milenio esta habilitado para la integración con sistemas contables. CIO

puede exportar todo el detalle de las Ordenes de Pago y de Transacciones

Bancarias en casi cualuier !ormato. Para integrar con un sistema contable en

particular" hay dos pasos ue hay ue completar.


#egundo" es necesario saber cual es el !ormato de archi$o ue su programa

contable puede importar. %uego debe con!igurar a CIO para ue pueda generar

archi$os de este !ormato con los datos de las ordenes de pago y sus mo$imientos.

Primero" es necesario ue cada mo$imiento en cada orden de pago en CIO tiene

de!inido a ue cuenta contable corresponde. Para esto debe ingresar cuentas

contables del plan de cuentas de su empresa a CIO.

&'lgunas de las opciones descritas en este documento solo est(n disponibles enla $ersión ) o posterior de CIO Milenio*.



+

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Curso CIO

#e pueden con!igurar las cuentas contables a utili,ar aparte para cada

Presupuesto o Proyecto" y CIO aplicar( estas cuentas a cada Orden de Pago de

manera autom(tica.

Para con!igurar CIO" se debe ingresar los códigos contables en $arias !ichas en

CIO - la !icha del Presupuesto &para mane/ar códigos particulares para cada

presupuesto* o en la !icha del Proyecto &para codi!icación a ni$el de

Proyecto*" en la !icha de los subcontratos"

en la !icha de las cuentas bancarias" y en la tabla de retenciones.

%as siguientes diapositi$as muestran los campos disponibles.


Configurando Cuentas Contables - 1Configurando Cuentas Contables - 1



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Curso CIO

Códigos de cuenta para el Proyecto yo Presupuesto.




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Curso CIO

Códigos de cuenta para cuentas bancarias y retenciones en la !uente.

Códigos de cuenta para

cada subcontrato.





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Curso CIO

4l sistema para inter!ases contables en CIO esta hecho para mane/ar una

contabilidad globali,ada para las obras" con una cuenta contable para el 'lmac5n

de la obra" otra para 6astos 6enerales" otra para #ubcontratos" etc. #i necesita

$er mas detalle" los reportes normales de control de CIO presentan in!ormación

muy detallada de mo$imientos indi$iduales de materiales o acti$idades

particulares del presupuesto. CIO no esta dise7ado para exportar in!ormacióncontable detallada para cada acti$idad del presupuesto.

Pero si es probable ue necesita separar contablemente subcontratos de mano de

obra de subcontratos a todo costo. 4sto se puede hacer ingresando los códigos

en la !icha de cada subcontrato" en lugar de un solo código en la !icha del presupuesto o proyecto.





)

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Curso CIO

8na $e, con!iguradas las cuentas en las $arias !ichas en CIO" CIO las utili,a

cada $e, ue un usuario crea una Orden de Pago. CIO busca para $er cual cuenta

debe utili,ar en cada situación. 4ntonces en el caso de un pago a un pro$eedor"

al 9alor Bruto CIO colocar( la cuenta del campo :'lmac5n; de la !icha del

Presupuesto" al $alor de I9' colocar( la cuenta del campo correspondiente a

I9'" y as< sucesi$amente.

#i hay mas ue una cuenta disponible &por e/emplo a ni$el de presupuesto y a

ni$el del proyecto*" CIO empie,a desde la mas especi!ica hasta la mas gen5rica.

Como e/emplo" si es un pago a un subcontratista" CIO primero busca la !icha

del subcontrato para $er si una cuenta esta de!inida ah<. #i no" CIO busca el

campo de :#ubcontratos; en las cuentas contable de la !icha del Presupuesto. #i

no hay cuenta ah<" !inalmente $a a la !icha del Proyecto.


Utilizando Cuentas en lasUtilizando Cuentas en las

Ordenes de Pago - 1Ordenes de Pago - 1



=

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Curso CIO

8na $e, con!iguradas las

cuentas" CIO las utili,a

autom(ticamente para

codi!icar cada Orden de Pago.

4stos códigos tambi5n se pueden editar manualmente si

es necesario. #olo hay ue

hacer un doble>clic con el

mouse sobre la columna para

a/ustar una cuenta. Ob$iamenteesta t5cnica tambi5n se puede

utili,ar para cualuier situación

ue CIO no puede mane/ar

autom(ticamente.


Utilizando Cuentas en lasUtilizando Cuentas en las

Ordenes de Pago - 2Ordenes de Pago - 2



?

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Creando la Interfase - 1Creando la Interfase - 1

Curso CIO

Para exportar la in!ormacióncontable" se debe crear una

inter!ase con la combinación

y !ormato de in!ormación

reuerida por el so!t@are de

contabilidad.


Para hacer esto" es necesario tener in!ormación detallada de los reuerimientos

ue su sistema contable tiene para archi$os de importación. Aormalmente un

programa contable tendr( capacidad de :Importar Mo$imientos; o similar" y enla documentación de esta !unción especi!icar( el !ormato exacto ue debe tener

el archi$o para importar. ecreamos esta estructura en el editor de inter!ases

contables ue tiene CIO.



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Curso CIO Interfases Contables

Day $arios datos para ingresar en la !icha

b(sica de la inter!ase. Eebe nombrar la

inter!ase" para poder identi!icarla

despu5s" y tambi5n dar el nombre por

de!ecto del archi$o ue CIO debe crear

cuando exporta datos.


#e pueden exportar di!erentes tipos y

ni$eles de datos. %as opciones son - Ordenes de Pago con un renglón

por documento. Permite exportar

datos como la descripción"

identi!icación del tercero" $alor"

!echa" etc. Ordenes de Pago con un renglón

por mo$imiento. Permite exportar

todo el detalle del documento"

incluyendo cada d5bito y cr5dito ylas cuentas contables. Transacciones Bancarias > para

exportar datos de cheues.



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Curso CIO

Ao debe colocar nada en elcampo de :Función 4special;.


Tambi5n debe indicar el tipo dearchi$o > en este momento solamente

esta disponible la opción #EF" ue es

un archi$o :plano;" tipo texto.


%os dem(s campos son opcionales.

Marcando :9alores de cheues sin decimales; causa CIO redondear los $alores

de los cheues a nGmeros completos" en el caso de la exportación de

transacciones bancarias.



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Tambi5n se puede indicar caracteres

para delimitar textos o campos >

t<picamente estos pueden ser comillas o

par5ntesis.

Tekhne



:Car(cter para separar campos; es para

agregar un car(cter entre cada campo de

in!ormación" por e/emplo una coma.

Cuando los campos son separados de

esta manera" tambi5n se puede

seleccionar esta opción para uitarcualuier espacio ue sobra &por

e/emplo un nombre ue puede ser hasta

caracteres" pero solo utili,a 2" CIO

puede uitar los + ue sobran*.



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Creando la Interfase - Creando la Interfase -

4ste es un e/emplo del tipo de archi$o ue CIO puede exportar. 4n este caso" los

campos est(n separados por el car(cter " los textos est(n delimitados por

comillas" y CIO esta uitando los espacios ue sobran en cada campo.

Campos separados

por comas.

Textos delimitados

por comillas. Ao hay espacios en blanco.



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Curso CIO

'hora debe pasar a la ho/a :Campos;.'u< $amos a indicar a CIO como

debe ser el !ormato del archi$o de

datos contables.


Creando la Interfase - !Creando la Interfase - !

'ba/o hay un e/emplo t<pico de parte

de la documentación de un archi$o

de importación de un sistema

contable.

4s necesario recrear esta estructura

en el editor de inter!ases en CIO. 's<"cuando CIO exporta la in!ormación"

puede con!igurarla en este !ormato" y

as< el programa contable la puede

entender.



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Creando la Interfase - "Creando la Interfase - "

'u< en el e/emplo est(n de!inidos los primeros campos del archi$o reuerido porel programa contable. 4n este caso cada campo $iene en secuencia y con un tama7o

!i/o" entonces probablemente no se necesita separadores de campos ni delimitación

de textos.

%os primeros dos probablemente son datos espec<!icos del programa contable e

iguales para todos los documentos exportados. 4n la inter!ase podemos colocar estos

$alores !i/os utili,ando una opción de campo :Ee!inido por el 8suario;.4l tercer campo ser( eui$alente al :AGmero de Orden; de CIO. 4l cuarto es un

numero consecuti$o para contar los renglones ue corresponden a un solo

documento. Otra $e, en el editor hay una opción para agregar nGmeros secuenciales

de este tipo. 4l uinto es el numero de AIT.

4ste tipo de in!ormación debe estar en

la especi!icación de la inter!ase en ladocumentación del programa contable.



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Curso CIO

Ee esta manera" a la medida ue identi!icamos

cada campo de la inter!ase" utili,amos el

botón :Crear; para ir agregando y

con!igurando campos a la inter!ase.


Creando la Interfase - #Creando la Interfase - #

Cada campo se puede con!igurar. 4n nuestro

e/emplo" el uinto campo :AIT; debe ser de 1+

posiciones num5ricas. 4ntonces en la !icha

correspondiente" colocamos su tama7o. Para

esta parte" debe seguir las especi!icaciones

dadas por el sistema contable.

' continuación est(n documentadas todas las

opciones del editor de campos.



1)

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Curso CIO

4l 4ditor de Campos nos permite de!inir cada campo para incluir en la inter!ase" ycon!igurarlo de acuerdo con la especi!icación ue reuiere el programa contable.


$ditor de Ca%&os - 1$ditor de Ca%&os - 1

Posición > el orden del campo en la

exportación &primer campo ser( posición 1"

segundo campo posición 2" etc.*.

Campo > listado con las opciones de campos

de in!ormación disponibles para exportar. %a

mayor<a corresponden a datos de CIO" aunue

tambi5n se puede agregar in!ormación !i/a o

de!inida por el usuario.

Tipo de #alida > solo esta disponible la opción

:Car(cter; &la inter!ase genera un archi$o tipo

texto*.



1=

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Tama7o > el tama7o del campo. 4sto re!iere al

numero de espacios ue puede ocupar el

campo. Para $alores num5ricos" tambi5n se

puede indicar cuantas decimales debe tener.

4ste dato es muy importante porue muchas

inter!ases dependen del tama7o preciso de cada

campo &como el AIT de 1+ caracteres en ele/emplo*.

Husti!icación > si el dato es mas peue7o ue

el espacio disponible" este dato indica a CIO

como debe /usti!icarlo adentro del espaciodisponible. %o normal ser( a la derecha para

nGmeros" y los dem(s datos a la i,uierda.

Otra $e, el sistema contable debe especi!icar

esto.



1?

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%lenar con > algunos sistemas contables

necesitan ue cualuier espacio en campos de

nGmeros se llena con :; > por e/emplo el $alor

es 12." pero el campo es de 12 d<gitos

&incluyendo 2 decimales*" entonces CIO debe

exportar 12.. 4ntonces au< se

puede especi!icar el car(cter para llenar estosespacios.

Formato de Fecha > para campos tipo !echa" se

puede indicar su !ormato utili,ando la letra:E; para d<as" :M; para mes y :; para a7o.

Por e/emplo con el patrón MM>EE>"

CIO exportar( las !echas as< > 12>+1>20.



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Aombre del campo

> opcionalmente se

puede dar un

nombre a cada

campo.

Cuando se ha especi!icado

un car(cter para utili,ar

para separar campos" y

caracteres para delimitar

textos" con estas opciones

se puede indicar para cada

campo si se debe utili,ar

estos caracteres o no.

Finalmente" la opción de :8sar cuando; permite crear condiciones para controlar

cuando CIO debe exportar cada campo. Por e/emplo es muy comGn ue un campo

particular solo se debe exportar cuando el mo$imiento es una cuenta por pagar" y

de lo contrario el campo debe estar $ac<o.



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$ditor de Ca%&os - $ditor de Ca%&os -

%as opciones disponibles para :8sar cuando; son - Todos > siempre exporta la in!ormación. Cuenta por Pagar > solo exporta si el mo$imiento es una cuenta por pagar. 9alor Bruto > exporta si es el $alor bruto. 9alores de Obra > exporta si es el $alor bruto o de I9' o de I9' sobre 8tilidad. Transacción Bancaria > exporta si es una transacción bancaria.

Ee!inido por el 8suario > en este caso" solo exporta cuando el mo$imiento ha

sido seleccionado en la !icha de la orden de pago.

'u<" dos mo$imientos han

sido seleccionados. 4sto

permite selecciones

controlados totalmente por el

usuario

%a opción de E5bitosCr5ditos solo se utili,a en el caso de campos Ee!inidos por

el 8suario &el uso esta explicado en la documentación de campos a continuación*.



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'ocu%entación de Ca%&os - 1'ocu%entación de Ca%&os - 1

4sta tabla explica cada campo. %as tres columnas a la derecha indican si el campoesta disponible para los di!erentes tipos de exportación &Ordenes hace re!erencia a

la exportación de una l<nea por orden de pago*.

Campo Descripción Movimientos Ordenes Transacciones

% Retención Porcentaje de la retención x

Año Cheque (Formato AA) Año del cheque en formato de 2 dígito x x x

Año Cheque (Formato AAAA) Año del cheque en formato de ! dígito x x x

Año "rden (Formato AA) Año de la orden de #ago en formato de 2

dígito x x x

Año "rden (Formato AAAA) Año de la orden de #ago en formato de !

dígito x x x

$lanco #acio en &lanco x x x

Código Cuenta Conta&le l código conta&le #ara ete mo'imiento x x

Código Retención l código alterno de la ta&la de retenc ione

#ermite ingrear código #articulare #ara la

retencione del itema conta&le en C" xCódigo *i#o de +ocumento l código alterno del ti#o de documento

#ermite ingrear código #articulare #ara lo

ti#o de documento x x

Código *i#o ,o'imiento Código interno de C" que identifica el ti#o de

mo'imiento ('er +ecri#ción *i#o ,o'imiento

a&ajo) x x



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+-&ito.Cr-dito (/+/ o /C/) Car0cter + #ara d-&ito1 C #ara cr-dito x x

+efinido #or el uario Cam#o definido #or el uuario3 l 'alor a

utili4ar de#ende de la o#ción /ar Cuando/

('er ex#licación al final de eta ta&la) x x x

+ecri#ción +ocumento +ecri#ción de la "rden de Pago x x x

+ecri#ción *i#o ,o'imiento +ecri#ción del ti#o de mo'imiento definido

internamente #or C" ('er Código *i#o

,o'imiento arri&a) x x

+ía Cheque (Formato ++) +ía del cheque en formato de 2 dígito x x x+ía "rden (Formato ++) +ía de la orden de #ago en formato de 2

dígito x x x

+ocumento Cam#o /+ocumento/ de la orden de #ago x x x

Fecha Cheque Fecha del cheque u formato e definido #or

la o#ción /Formato Fecha/ x x x

Fecha "rden de Pago Fecha de la orden de #ago u formato e

definido #or la o#ción /Formato Fecha/ x x x

Fecha Programada Fecha #rogramada #ara el #ago u formato

e definido #or la o#ción /Formato Fecha/ x x xFecha 5itema Fecha actual u formato e definido #or la

o#ción /Formato Fecha/ x x x

,e Cheque (Formato ,,) ,e del cheque en formato de 2 dígito x x x

,e "rden (Formato ,,) ,e de la orden de #ago en formato de 2

dígito x x x



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6* *ercero l n7mero de identificación del tercero x x x

6om&re *ercero 6om&re del tercero x x x

67mero Cheque l n7mero del cheque x x x

67mero "rden l n7mero de la orden de #ago x x x

67mero Regitro Archi'o l n7mero de regitro (línea) en el archi'o x x

67mero Regitro +ocumento l n7mero de regitro (línea) #ara el

documento eto e igual al n7mero de

mo'imiento en el documento x x

67mero 5ecuencia Archi'o l n7mero ecuencial en el archi'o3 8a #rimeralínea er0 91 la egunda 21 etc3 x x x

67mero 5ecuencia +ocumento l n7mero ecuencial en el documento la

#rimera línea er0 91 la egunda 21 etc3

Cuando termina lo mo'imiento del

documento (orden de #ago)1 arranca en 9 otra

'e4 con la #rimera línea del iguiente

documento x x

Pro:ecto 67mero 9 Cam#o num-rico 9 de la ficha del #ro:ecto x x x

Pro:ecto 67mero 2 Cam#o num-rico 2 de la ficha del #ro:ecto x x xPro:ecto *exto 9 Cam#o texto 9 de la ficha del #ro:ecto x x x

Pro:ecto *exto 2 Cam#o texto 2 de la ficha del #ro:ecto x x x

Pro:ecto *exto ; Cam#o texto ; de la ficha del #ro:ecto x x x

Pro:ecto *exto ! Cam#o texto ! de la ficha del #ro:ecto x x x



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*otal Cr-dito +ocumento <alor total de cr-dito en el documento x

*otal Cr-dito +ocumento (in 3 <alor total de cr-dito en el documento (in

#unto decimal) x

*otal +-&ito +ocumento <alor total de d-&ito en el documento x

*otal +-&ito +ocumento (in 3) <alor total de d-&ito en el documento (in

#unto decimal) x

uario 9 Cam#o uario 9 de la orden de #ago x x x

uario 2 Cam#o uario 2 de la orden de #ago x x x

<alor $ae (in 3) <alor &ae #ara retencione (in #untodecimal) x x

<alor $ae ( Cr-dito) <alor &ae #ara retencione (cr-dito tienen

im&olo ) x x

<alor $ae (Retencione) <alor &ae #ara retencione x x

<alor $ruto <alor &ruto del documento x

<alor $ruto (in 3) <alor &ruto del documento (in #unto decimal) x

<alor Cr-dito <alor cr-dito del mo'imiento x x

<alor Cr-dito (in 3) <alor cr-dito del mo'imiento ( in #unto

decimal) x x<alor Cuenta #or Pagar <alor de la cuenta #or #agar del documento x

<alor Cuenta #or Pagar (in 3) <alor de la cuenta #or #agar del documento

(in #unto decimal) x



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'ocu%entación de Ca%&os - 'ocu%entación de Ca%&os -


<alor +-&ito <alor d-&ito del mo'imiento x x

<alor +-&ito ( in 3) <alor d-&ito del mo'imiento ( in #unto

decimal) x x

<alor <A +ocumento <alor de <A del documento1 inclu:endo <A

o&re tilidad x

<alor <A +ocumento (in 3) <alor de <A del documento1 inclu:endo <A

o&re tilidad (in #unto decimal) x

<alor ,o'imiento (in 3) <alor del mo'imiento (in #unto decimal) x x

<alor ,o'imiento ( Cr-dito) <alor del mo'imiento (cr-dito tienen im&olo ) x x

<alor Retenc3.+ecuento (in 3 <alor total de retencione : decuento en el

documento (in #unto decimal) x

<alor *otal Retenido <alor total de retencione : decuento en el

documento x



2)

Tekhne


Ca%&os 'efinidos &or el Usuario - 1Ca%&os 'efinidos &or el Usuario - 1

%os campos de!inidos por el usuario se usa de la siguiente manera.

#eleccionando la opción de campo :Ee!inido por el 8suario; permite ingresar

datos de!inidos por el usuario en el momento de exportar" en lugar de exportar un

dato guardado en CIO. #u uso tambi5n depende de la selección en la opción :8sar

cuando;.

#i en :8sar cuando; esta seleccionado :Todos;" :Cuenta por Pagar;" :9alor

Bruto;" :9alores de Obra; o :Transacción Bancaria;" CIO permite ingresar un

$alor en el campo :8sar 9alor 1;. 4n lugar de exportar algGn dato interno de CIO"

CIO exporta el $alor escrito au<" utili,ando la condición de :usar cuando; como

normal. Por e/emplo si esta seleccionado :8sar cuando; J :Cuenta por Pagar;"

entonces para cada mo$imiento ue corresponde a una cuenta por pagar" CIO

exporta el $alor del campo :8sar 9alor 1;. Ee lo contrario de/a espacios en

blanco" exactamente como cualuier otro campo exportado.



2=

Tekhne


Ca%&os 'efinidos &or el Usuario - 2Ca%&os 'efinidos &or el Usuario - 2

#i en :8sar cuando; esta seleccionado :E5bitosCr5ditos;" CIO permite ingresar$alores en los dos campos :8sar 9alor 1; y :8sar 9alor 2;. 'hora cuando el

mo$imiento es un d5bito exporta el $alor en el campo :8sar 9alor 1;" y si es un

cr5dito exporta el $alor en :8sar 9alor 2;.

Ee la misma manera si en :8sar cuando; esta

seleccionado :Ee!inido por el 8suario;" CIO

tambi5n permite ingresar $alores en los dos

campos :8sar 9alor 1; y :8sar 9alor 2;. 'hora

cuando el mo$imiento esta seleccionado en la

orden de pago &$er p(ginas sobre el 4ditor deCampos* exporta el $alor en el campo :8sar

9alor 1;" de lo contrario exporta el $alor en

:8sar 9alor 2;.



2?

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$(&ortando 'atos Contables - 1$(&ortando 'atos Contables - 1

Curso CIO

Con la inter!ase creada" ya se

puede utili,ar la opción de

4xportarEatos Contables para

sacar in!ormación hacia el

programa contable.


Eebe seleccionar el rango de !echas a

exportar &m<nimo un d<a*" la inter!ase" yla ubicación y nombre del archi$o para

crear.



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Tekhne

$(&ortando 'atos Contables - 2$(&ortando 'atos Contables - 2

Curso CIO

CIO procesa la in!ormación y genera un archi$o con los datos organi,ados de

acuerdo con el !ormato dado en la inter!ase. 'hora puede lle$ar este archi$o e

importarlo al sistema contable.


4s probable ue en el proceso de crear la inter!ase" $a a ser necesario hacer

$arios intentos" a/ustando y corrigiendo la especi!icación de la inter!ase.

Igualmente" es importante re$isar como esta especi!icado su plan de cuentas

contables" teniendo en cuenta ue CIO esta hecha para traba/ar con una

contabilidad tipo globali,ado para cada obra. Pero esto no debe ser un

impedimento" dado ue los reportes de control de CIO muestran la in!ormación

de e/ecución en todo detalle.

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Interfases_Contables.ppt