Embed Size (px)
Citation preview
1
INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL
ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERIA MECANICA Y ELECTRICA
UNIDAD TICOMAN
INGENIERIA AERONAUTICA
SEMINARIO DE TITULACION
“ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN EN EL MANTENIMIENTO DEAERONAVES, 2007”
PROPUESTAS PARA LA MEJORA CONTI NUA EN LA PRODUCCION DE UNALMACEN AERONAUTICO
REPORTE FINAL DE INVESTIGACION PARA OBTENER EL TITULO DEINGENIERO EN AERONAUTICA
PRESENTADO POR:
BADILLO VARGAS CARLOS
CILIA CANALES SERGIO
MEXICO D.F. OCTUBRE 2007
2
AGRADECIMIENTOS:
A mi madre:
“Que incansablemente se ha esforzado por darme los mejores ejemplos de lavida”
“Que sus sufrimientos han sido para que yo alcance todas mis metas”
A mi familia:
“Por el apoyo brindado para conseguir este tan anhelado objetivo”
A la Institución y sus profesores:
“Por todas las enseñanzas que me brindaron a lo largo de mi formación”
Sergio Cilia CanalesCarlos Badillo Carlos
Octubre 2007-10-26
3
4
INDICE
INDICE................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ..........1
GLOSARIO DE ACRONIMOS ................................ ................................ ................................ ................................ .6
GLOSARIO DE TERMINOS ................................ ................................ ................................ ................................ .....7
LISTA DE TABLAS Y FIGURAS ................................ ................................ ................................ ............................. 9
INTRODUCCIÓN ................................ ................................ ................................ ................................ ......................10
CONTEXTO ................................ ................................ ................................ ................................ ............................... 11
OBJETIVO GENERAL ................................ ................................ ................................ ................................ ............11
OBJETIVOS ESPECÍFICO S ................................ ................................ ................................ ................................ ..11
JUSTIFICACIÓN ................................ ................................ ................................ ................................ .......................11
ALCANCE................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ..12
METODOLOGÍA ................................ ................................ ................................ ................................ .......................12
CAPITULO I ................................ ................................ ................................ ................................ .............................. 13
MARCO TEORICO ................................ ................................ ................................ ................................ ...................13
2.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LOS ALMACENES................................. ................................ ...............142.2 MARCO LEGAL................................ ................................ ................................ ................................ .....182.3 EL ALMACEN ................................ ................................ ................................ ................................ ........24
IMPORTANCIA ACTUAL DEL ALMACENAJE ................................ ................................ ........................242.3.1 DEFINICION DE LA FUNCION DE ALMACENAJE. ................................ ................................ ..252.3.2 LA FUNCION FINANCIERA Y EL ALMACENAJE. ................................ ................................ .....272.3.3 PROBLEMAS DE ORGANIZACION RELATIVOS AL ALMACENAJE. ................................ .272.3.4 ESTRUCTURA DEL, ALMACEN EN LA EMPRES A INDUSTRIAL. ................................ .......292.3.5 ESTRUCTURA JERARQUICO FUNCIONAL. ................................ ................................ ...............312.3.6 DEFINICION DE LAS EXIGENCIAS DE COORDINACION DEL “SERVICIO DEALMACENAJE” CON LOS DISTINTOS SECTORES DE LA EMPRESA. ................................ ...........392.3.7 POSICION DEL RESPONSABLE DEL ALMACEN Y SUS ATRIBUCIONES.ATRIBUCIONES DEL RESPONSABLE DEL CONTROL DE INVENTARIOS. ................................ ...402.3.8 ASPECTOS DEL FUNCIONAMIENTO DEL ALMACEN: POLITICA DEALMACENAJE; PLANIFICACION; CONTROL DE INVENTARIOS. ................................ .................422.3.9 ASPECTOS DEL ALMACENAJE. ................................ ................................ ................................ .432.3.10 LOS MEDIOS DE ALMACENAJE. ................................ ................................ ...........................47
2.3.10.1 LOS LOCALES.”EL DISEÑO “LA CONSERVACIÓN ESPECIALIZADA. ................................ ... 472.3.12.1 Ventajas y desventajas del edificio de “varias plantas” ................................ ............................. 492.3.10.2 Ventajas y desventajas del edificio con una sola planta ................................ ............................ 50
2.3.11 CLASIFICACION DE PARTES ................................ ................................ ................................ .532.3.11.1 EL SISTEMA LOCALIZADOR ................................ ................................ ................................ ............. 53
2.3.12 LAS DISPOSICIONES CONTABLES DEL ALMACEN ................................ ........................552.3.13 ESTADISTICAS Y RESUMENES (INFORMES) ................................ ................................ .....712.3.14 TÉCNICAS DE ALMACENAJE ................................ ................................ ................................ .72
2.3.14.1 GENERALIDADES ................................ ................................ ................................ ................................ . 722.3.14.2 ENTRADA DE LOS MATERIALES ................................ ................................ ................................ ..... 732.3.14.3 VERIFICACION O CONTROL DE RECEPCION ................................ ................................ ........... 782.3.14.4 MOVIMIENTOS INTERNOS Y ESTIBAJE ................................ ................................ ......................... 792.3.14.5 SALIDA DE LOS MATERIALES ................................ ................................ ................................ .......... 862.3.14.6 DEVOLUCIONES ................................ ................................ ................................ ................................ .... 882.3.14.7 ACONDICIONAMIENTO DE LAS MERCANCIAS ................................ ................................ ............ 88
2.3.15 EL PROBLEMA DE LA SEGURIDAD EN LOS ALMACENES ................................ ...........922.3.15.1 GENERALIDADES SOBRE LA SEGURIDAD ................................ ................................ ................... 922.3.15.2 SEGURIDAD CONTRA LOS ROBOS ................................ ................................ ................................ . 92
5
2.3.15.3 SEGURIDAD CONTRA LOS INCENDIOS ................................ ................................ ......................... 932.3.16 EL PERSONAL DEL ALMACEN ................................ ................................ ............................101
2.3.16.1 GENERALIDADES ................................ ................................ ................................ ............................... 1012.3.16.2 RECLUTAMIENTO DEL PERSONAL ................................ ................................ ............................... 1022.3.16.3 ADIESTRAMIENTO................................ ................................ ................................ .............................. 1032.3.16.4 ADMINISTRACION DEL PERSONAL ................................ ................................ .............................. 105
CAPITULO II ................................ ................................ ................................ ................................ ...........................107
PRONOSTICOS ................................ ................................ ................................ ................................ ......................107
2.1 PRONÓSTICOS MEDIANTE UN PROMEDIO MOVIBLE Y PROMEDIO EXPONENCIAL ................................ ..1082.2 EJEMPLOS PRACTICOS ................................ ................................ ................................ ..................115
CAPITULO III ................................ ................................ ................................ ................................ ..........................118
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................ ................................ ................................ .....118
BIBLIOGRAFIA ................................ ................................ ................................ ................................ ......................121
6
GLOSARIO DE ACRONIMOS
Gm: Gran almacén
Gms: Almacén de grande y mediana superficie
Fifo: locución inglesa First in, first out (primera entrada, primera salida).
D: Demanda (Consumo)
L: Tamaño de lote
Ta: Tiempo de Adquisición
R: Reserva (existencia de seguridad)
Pr: Punto de reorden
Cu: Costo Unitario
Cp: Costo de pedido
Ca: Costo de Almacenamiento
Cm: Costo de Mantenimiento de Inventario
CTI: Costo Total Incremental
Min-Max: Mínimo y Máximo
F: Frecuencia
P: Probabilidad
Cf: Costo Faltante
Ce: Costo de Excedente
7
GLOSARIO DE TERMINOS
Embalaje: Procedimiento y materiales utilizados para proteger y conservar el productodurante el proceso de distribución y almacenaje. La protección se realiza para impedirroturas, mermas, deterioros, suciedad, incendios o robos del producto. - Embalajeretenido: venta en la que el coste de los envases se calcula además del de lamercancía. Embalaje agrupado: envases que contienen varias unidades de venta deun mismo producto. El conjunto no es fraccionable. Esta presentación puede dar lugara una venta promocional si el lote se ofrece a un precio inferior a la suma de precios delas unidades adquiridas por separado. - Embalaje perdido: venta en la que los envasesse venden con la mercancía e incluidos en su precio, de forma que el comprador notiene la posibilidad de devolverlo al vendedor con el precio de su valor.
Gestión de categorías : Método de gestión de la cartera de productos o del surtido. Elgestor de una categoría se re sponsabiliza de una línea de productos y no sólo de unamarca, como en la dirección de producto / marca. Cada categoría de producto seconsidera como una unidad de negocio separada y se configura de acuerdo con laspreferencias de los consumidores.
Gestión de stocks: La gestión y control de inventarios se encuentra íntimamenterelacionada con la gestión de compras. Con ella puede determinarse la cantidad deproducto a pedir, en base a los costes de procesar una orden de compra y de mantenerel inventario. Pero también es necesario determinar otros aspectos relativos almomento y frecuencia con que debe efectuarse la compra. Estas cuestiones puedenser efectivamente resueltas con una adecuada gestión de las existencias. Pero lafinalidad principal de la gestión y control del inventario es determinar el nivel deexistencias adecuado para minimizar las roturas de stocks y poder atender en todomomento a la demanda. Las roturas de stocks ocasionan pérdidas de beneficios por lasventas que dejan de realizarse, o p or la reducción en los márgenes de beneficio si laventa llega a realizarse y, en este último caso, el producto suministrado ha tenido queobtenerse de forma urgente y con un coste adicional. Estos costes de oportunidaddisminuyen evidentemente a medida qu e los niveles de stock aumentan. Pero alaumentar las existencias se incrementan otros costes, como el de almacenamiento, losintereses de los capitales invertidos, las primas de seguros, las mermas y los derivadosde la obsolencia de los productos. Se pla ntea, por tanto, una contraposición de doscostes: los de oportunidad, que disminuyen al aumentar las existencias, y los demantenimiento del inventario que, al contrario, aumentan al incrementarse los stocks.El objetivo a conseguir, por tanto, es minimiz ar la suma de ambos costes y no de cadauno de ellos por separado.
Gm: Gran almacén
Gms: Almacén de grande y mediana superficie.
8
ROTACIÓN DE EXISTENCIAS : Número de veces que se renueva un producto en elalmacén o estantería. Viene dado por la relación en tre el coste de las ventas y el stockmedio del período considerado. Por ejemplo, si el coste de las ventas es de 80.000pesos y la existencia media, de 20.000 pesos, el producto tiene una rotación de 4, esdecir, se renueva cuatro veces en el período cont emplado. La rotación puedeexpresarse también en forma de tiempo medio de permanencia de un producto en elalmacén, en lugar de un coeficiente o índice. En el caso anterior, si el períodoconsiderado fuera de un año, el coeficiente de rotación obtenido equ ivaldría a unapermanencia media de 90 días.
ROTACIÓN DEL DEPÓSITO DE STOCK :(coeficiente de) = ventas del periodo / stockmedio
RESERVAS: Cuenta contable del pasivo formada por beneficios no distribuidos o porincorporación de cuentas de regularización d e balances. Las reservas forman parte delos fondos propios de la empresa.
ROTURA DE STOCKS : Situación transitoria de agotamiento de las existencias de unalmacén, o punto de venta que impide el abastecimiento regular a los compradores.Rotura de stock en un punto de venta o El 21,6% de los encuestados habíanconstatado una ruptura de stocks durante su recorrido por la tienda o El 20,5%decidieron cambiar de marca o El 41,5% decidieron cambiar de tienda o El 9,7%reclamaron el producto a un vendedor o El 9 ,6% cambiaron de envase de la mismamarca El 15,6% cambiaron de producto o El 3,1% decidieron esperar alreaprovisionamiento Según una encuesta realizada en Francia sobre una muestra de944 clientes. Fuente: Anuario de la Distribución 1996
Acumulación de stocks: Permanencia en el almacén de un número de artículos porencima de los niveles de existencias habituales. Esto suele ocurrir debido a una bajadaen las ventas o a un abastecimiento superior al habitual en previsión de un incrementode ventas o de precios.
9
LISTA DE TABLAS Y FIGURASFIGURA 1: ESTRUCTURA JERARQUICO FUNCIONAL ................................ ................................ ......... 31FIGURA 2: ORGANIZACIÓN CON LA PLANIFICACIÓN Y C ONTROL DE LA PRODUCCIÓN
SITUADOS EN UN DESTACADO NIVEL RESPECTO A LA FABRICACIÓN. ................... 32FIGURA 3: ESTRUCTURA DE TIPO JERARQUICO FUNCIONAL EN UN ALMACEN
PERTENECIENTE A UNA GRAN EMPRESA INDUSTR IAL. ................................ ............... 34FIGURA 4: ESQUEMA FUNCIONAL DEL SUMINISTRO AL ALMACEN Y A LOS TALLERES. ........... 38FIGURA 5: ESQUEMA GENERAL DE FUNCIONAMIENTO DE LOS ALMACENES DE MATERIAS
PRIMAS. ................................ ................................ ................................ ................................ .. 56FIGURA 6: ORGANOS QUE DAN ORDENES AL ALMACEN ................................ ................................ . 58FIGURA 7: FICHA INVENTARIO ................................ ................................ ................................ ............... 60FIGURA 8: TARJETA DE ALMACEN ................................ ................................ ................................ ....... 62FIGURA 9: HOJA DE TRABAJO PARA LA RECEPCION DE MATERIALES ................................ ........ 77FIGURA 10: EJEMPLO DE UTILIZACION MAXIMA DEL ESPACIO EN SENTIDO VERTICAL ............ 80FIGURA 11: SISTEMAS EQUIVOCADOS DE SALIDAS DE LOS MATERIALES DE LAS ESTIBAS. ... 81FIGURA 12: EJEMPLO DE PROTECCION ANGULAR EN EL CRUCE DEL PASILLO PRINCIPAL CON
UN PASILLO TRANSVERSAL ................................ ................................ ............................. 82FIGURA 13: PRINCIPIOS Y CONDICION ES A LAS CUALES DEBE RESPONDER LA
PROGRAMACION DEL MOVIMIENTO DE LOS MATERIALES ................................ ..................... 84FIGURA 14: DISTRIBUCIÓN EN UNA SECCIÓN DE ACONDICIONAMIENTO DE MERCANCÍAS ...... 91
TABLA 1: TIPOS DE EXTINTORES COMUNMENTE USADOS. PROCEDIMIENTOS DEFUNCIONAMIENTO Y MANTENIMIENTO. ................................ ................................ .............. 96
TABLA 2: CAUSAS PRINCIPALES DE I NCIDENTES EN LOS ALMACENES ................................ ..... 100
10
Introducción
En el área de Mantenimiento Mayor de un Taller de Reparación de Aeronaves,tenemos identificado ciertos problemas que involucran al recurso humano y a losrecursos materiales los cuales no permiten alcanzar la eficacia necesaria para lograr elpleno desarrollo del mantenimiento estipulado en tiempos y costos.
El personal Técnico realiza las labores del mantenimiento basadas en recursosmateriales, los cuales solicita dire ctamente de almacenes Técnicos encontrándose condiversos obstáculos que incrementan los tiempos de producción generando mayorescostos de productividad, otra de las problemáticas es que personal Técnico solicita elmaterial pero almacenes no cuenta con di cho materiales debido a la ineficiencia de lasresponsabilidades de otras áreas, tales como el área de Compras Técnicas.
11
Contexto
En el presente trabajo se definen los periodos de Análisis de la situación actual delmantenimiento en un Taller de Reparación Mayor. Estos periodos se basan en un ciclode crecimiento económico, en el que existen todas las condiciones necesarias paragenera la producción eficaz del mantenimiento y sobre todo la generación de mayoresintereses económicos. Incluyendo los factores que pueden afectar, tanto al recursohumano así como a las ganancias económicas de la empresa.
Objetivo General
Determinar propuestas para mejorar la producción de un almacén aeronáutico con elfin de reducir de costos de operación que afecten directa o indirectamente a las áreasde producción del mantenimiento de aeronaves.
Objetivos Específicos
a) Eficientar la rotación de materiales y productos utilizados en el almacén ya queesto es un indicador del buen funcionamiento del almacén.
b) Lograr un balance positivo de los Stocks (existencias) ya que existencias muyreducidas implica, una elevada frecuencia de pedidos. Y se corre el riesgo de quelos materiales se agoten y no sea posible en un momento dado hacer frente anecesidades urgentes.
c) Disminuir el tiempo de entrega de los materiales ya que el almacén desarrollaimportantes tareas como son la recepción, subclasificación, y distribución a lasdiferentes áreas involucradas en el mantenimiento.
Justificación
Con el hecho de laborar en la In dustria Aeronáutica en los dos últimos anos tomandocomo referencia la base de mantenimiento de un Taller de Reparación Mayor enMéxico. Tomando en cuenta el crecimiento actual de los Talleres de Reparación Mayor,surge la necesidad de detectar fallas, red ucir los costos de Mantenimiento, incrementarlas ganancias de la empresa, manteniendo a la Aeronave el menor tiempo posible entierra, ayudando a las empresas a mantenerse en el mercado en una posición deliderazgo y competitividad.
12
Alcance
Mejorar los procesos de producción de un almacén aeronáutico mediante el adecuadoalmacenaje, clasificación, distribución y un riguroso control de inventarios con unaefectiva selección, capacitación y administración del personal
Metodología
1. Se analizaran las funciones y responsabilidades de las áreas en cuestión, talescomo: Compras Técnicas, Almacenes Técnicos y Reparación Mayor.
2. En base al punto anterior, se identificaran los problemas asociados entre recursoTécnico y el recurso material.
3. Se propondrán puntos para la mejora en los procesos de producción.
13
CAPITULO I
MARCO TEORICO
14
2.1 Antecedentes Históricos de los Almacenes.
La primera cosa que viene a la mente cuando se trata de establecer una organizacióndel almacén, es la de dete rminar el método que será preciso adoptar para seguir, pasopor paso, esta extrema complejidad que constituye una existencia de material, siempremuy diversa en naturaleza y cantidad.
Es necesario, incluso antes de emprender la construcción de una nomencl atura,investigar por qué medios deberemos seleccionar el material de una manera lógica;selección que constituye los fundamentos de toda nuestra organización.
El almacén surge de las tentativas y proyectos de conseguir una clasificaciónhomogénea y práctica.
En 1943, una comisión de los Cegos, en el nivel de aprovisionamiento, trato deelaborar una clasificación completa de los materiales, con el fin de establecer unaclasificación; después una nomenclatura del aprovisionamiento. En esa época a la quese hace referencia, nadie había tratado de realizar una clasificación completa de losmateriales, que pudiera utilizarse para un trabajo en particular.
Los intentos que se habían realizado se basaban en la idea de que un tal documento,que podría disponerse a disposición del comercio y la Industria, sería de gran utilidad.Deseábamos también, una tentativa de normalización terminológica que podría ser degran utilidad. Pero el terreno estaba mal preparado y con los débiles medios que sedisponía, la industria se enfrentaba con un muro infranqueable.
No paso mucho tiempo, cuándo se observo que se intentaba levantar una estatua, quenecesitaría un trabajo y tiempo considerable y para cuya realización debería reunir unnúmero impresionante de personas especialist as en cada actividad. Las circunstanciasdel momento no permitían agrupar a tantas personas. Además el restringido campo,ciertamente ensanchado, en el que hubiéramos evolucionado no habría permitido,después de un importante trabajo dejar de ser objeto de crítica. La aplicación hubierasido ardua, porque las ideas no eran las mismas para difundir el trabajo, del quemuchos no verían su interés. No ocurre lo mismo hoy. Para acabar con nuestratentativa, se logro reunir e un número interesante de documentos, y nuestra encuestaprelimar no había dejado de tener interés. Se carecía de precursores; el espírituhumano ha tratado desde hace mucho tiempo, poner en orden los problemas máscomplejos. El ejemplo de Cuvier es uno, en el dominio, de la historia natural .
15
Le Play (1806-1882), en el siglo XIX. Botín (1764-1853), también por su lado haexaminado la cuestión en su tiempo. Ha tenido continuadores brillantes.
Los ministerios franceses del instituto nacional de estadística y de estudioseconómicos, la administración de aduanas se han interesado algún tiempo por estácuestión.
Poco antes de la guerra de 1939, la sociedad de naciones en Ginebra, publica undocumento llamado lista mínima de ginebra, destinada a facilitar las relacionescomerciales y aduaneras in ternacionales.
Igualmente de importante fue ele esfuerzo realizado por el Instituto Internacional deBibliografía de Bruselas, en otro campo de aplicación, pero con el mismo método. Elgobierno Norteamericano, en 1943, elaboró por su lado una clasificación . Estosdiferentes intentos, ha llevado a la aparición de documentos del más alto interés, entreotros.
Nomenclatura analítica de profesiones y actividades individuales I.N.S.E.E.
Código alfabético de profesiones y actividades individuales I.N.S.E.E.
Nomenclatura de las empresas, establecimientos y actividades colectivas.
Nomenclatura general de los productos. Dirección General de Aduanas yDerechos Indirectos.
Tabla metódica de Botín.
Lista mínima de Ginebra S.D.N.
Standard Commodity Classification, Washin gton, U.S.A. etc.
Por que está relación muy incompleta.
¿En que situación nos encontramos actualmente?
Ante todo el interés de este asunto se Dificultades de aprovisionamiento. Ha alargadoconsiderablemente:
Dificultades de aprovisionamiento.
Desarrollo de las industrias y actividades internacionales.
16
Interés que demuestran, cada vez más las empresas, por la gestión de existencias,esto provoca el deseo de numerosas personas que desean ver materializado undocumento de clasificación. Pero este documento s e ve bajo diferentes aspectos.
El primero de acuerdo a lo anterior, sería crear una clasificación o una nomenclatura deaprovisionamiento.
Suponiendo la realización sencilla y práctica, desde un punto de vista modesto y confines prácticos y útiles, destinados a los jefes de almacén.
El segundo mucho más grandioso, intentaría el establecimiento de una clarificación enel escalón nacional, de tipo normalizado.
El tercero, utópico que de acuerdo a lo anterior dicho sería la realización de unanomenclatura detallada en el escalón nacional, después necesariamente elinternacional, que permita codificar todo lo que la humanidad utiliza o creamaterialmente.
Sólo queda por saber si la construcción de esta nueva maravilla del mundo serárentable.
NOMENCLATURA C.C.A.
La compañía de jefes de aprovisionamiento (C.C.A.) que se ha dado cuenta, hacetiempo, del interés del problema que se ha mencionado, ha decidido dar a conocer unanomenclatura.
Las primeras conclusiones de la comisión de estudios creada para tal efecto hanaparecido en su organización, en noviembre de 1951. Los mismos hombres, que sesentaron en 1942 en la comisión Cegos, vuelven a considerar el problema y forzadospor su experiencia y sobre todo por su fracaso, han decidido limitar su acción y nohacerla más grande.
Es probable que lo que se elabore, por muy limitado que sea, aportará un instrumentovalioso para los jefes de aprovisionamiento, sobre todo para el que nada tieneactualmente.
Se tenderá en el futuro, es cierto a planes más ambiciosos, a cl asificaciones nacionalese internacionales, pero por el momento es necesario trabajar con un mínimo deracionalización.
17
PROPUESTA DE CLASIFICACION:
A falta de una documentación precisa y normalizada, es necesario, por ahora, que elorganizador de un servicio de almacén establezca, con los medios con que dispone,una clasificación que se adapte a su empresa.
Partiendo de la idea de la clasificación decimal, dividamos todo el material de laempresa en cien clases de artículos.
Para que a cada clase se le impute un número de dos cifras, estas clases senumerarán de 00 a 99.
18
2.2 MARCO LEGAL
Las Disposiciones Gubernamentales y Jurídicas de México, exigen las regulacionescorrespondientes al almacenaje de las partes aeronáuticas, a continuación semenciona dicha norma la cual consideramos es de mayor jerarquía en el ámbitoregulatorio dentro del País.
NORMA Oficial Mexicana NOM -145/1-SCT3-2001, Que regula los requisitos yespecificaciones para el establecimiento y funcionamiento del taller aer onáutico.
1. Objetivo y campo de aplicación
2. Definiciones y abreviaturas
3. Disposiciones generales
4. Manual de Procedimientos del Taller Aeronáutico
5. Clasificación de Talleres Aeronáuticos
6. Sistema de garantía de calidad
7. Solicitud de permiso
8. Cambios en las especificaciones de operación
9. Responsable del Taller Aeronáutico
10. Personal
11. Instalaciones, equipos y herramientas
12. Operación del Taller Aeronáutico
13. Talleres Aeronáuticos con la modalidad de servicios a terceros
14. Funciones y obligaciones del permisionario
15. Limitaciones del permiso
16. Tareas del permisionario
17. Reporte de las condiciones defectuosas o de no aeronavegabilidad
18. Requisitos para Talleres Aeronáuticos extranjeros
19
19. Grado de concordancia con normas y lineamientos internacionales y conlas normas mexicanas tomadas como base para su elaboración
20. Bibliografía
21. Observancia de esta Norma
22. De la evaluación de la conformidad
23. Sanciones
24. Vigencia
En el inciso Numero 11 correspondiente a las Instala ciones, equipo yherramientas, consideramos de gran importancia los siguientes puntos porreferirse a la cuestión de almacenes.
11.1. El permisionario del Taller Aeronáutico deberá contar con instalaciones para:
11.1.1. Alojar el equipo de trabajo, herrami entas y material necesarios pararealizar los trabajos que le sean encomendados y para los cuales estéautorizado.
11.1.2. Realizar el trabajo para el cual está autorizado, designando un espacioadecuado para ello.
11.1.3. Designar áreas apropiadas para al macenar, segregar y protegermateriales, partes, equipos, herramientas y suministros diversos.
11.1.4. Proteger adecuadamente las partes y subensambles durante eldesensamble, limpieza, inspección, reparación, modificación y ensamblaje.
11.1.5. Proteger y alojar la información técnica, con objeto de que en larealización de trabajos, se proteja a los mismos de elementos climatológicos opolvo.
11.2. El permisionario del Taller Aeronáutico deberá designar espacio suficienteen el Taller Aeronáutico, para la operación de maquinaria y equipo, tomandocomo base las instrucciones para su instalación y uso.
11.3. El equipo y maquinaria deberá estar lo suficientemente aislado para evitar que:
11.3.1. Los residuos que éstos generen, inadvertidamente contaminen a losensambles o subensambles, durante procesos de armado, limpieza, inspección,entre otros.
20
11.3.2. Cuando se trate de equipos y/o maquinaria de pintura, al realizar estaactividad, la pintura atomizada se deposite en otros equipos, maquinaria, partes,ensambles o subensambles. Las áreas designadas para pintura deberán cumplircon el numeral 11.12.
11.3.3. Además de lo previsto en los numerales 7.4. y 11.1.2., los TalleresAeronáuticos deberán contar con sistemas o procedimientos y áreas designadasen las instalaciones del mismo, para el tratamiento y/o reciclado de partes,materiales y productos de uso general, entre otros, clasificado como material dedesecho.
11.4. El permisionario del Taller Aeronáutico deberá destinar un área, en estructuracerrada, para realizar la mayor cantidad posible de trabajo de producción.
11.5. Almacén.
11.5.1. El permisionario del Taller Aeronáutico deberá contar con un almacén departes, refacciones, materiales y productos de uso general, entre otros, el cualdeberá estar aislado del área de trabajo del Taller Aeronáutico.
11.5.2. Se deberá organizar el almacén, de tal manera que se suministrenpartes, refacciones y materiales, entre otros, aceptados previamente por lossistemas de control de calidad del almacén.
11.5.3. El personal de almacén se asegurará de que cada parte, refacción,material y producto de uso en general, entre otros, que ingrese al área delalmacén, cuente con su factura, certificado de origen, tarjeta de unidad ycondición, entre otros, según aplique, de confo rmidad con los procesos derecepción y aceptación del Taller Aeronáutico.
11.5.4. En el almacén, se deberán preservar y proteger adecuadamente laspartes que han sido ensambladas o desensambladas o en espera de ensambleo desensamble para evitar que éstas sean dañadas y/o contaminadas.
11.5.5. En el almacén, se deberá designar un área que cuente con un sistemade control de temperatura, iluminación y humedad para aquellas partes,refacciones y productos en general que así lo requieran, conforme a lasindicaciones del fabricante de los mismos y/o de la entidad responsable deldiseño de tipo.
11.5.6. Los productos químicos altamente inflamables deberán estar ubicadosen un área debidamente identificada y aislada del almacén básico. Esta áreatambién deberá estar lo suficientemente ventilada para evitar la concentraciónde vapores de tales productos.
21
11.5.7. En el almacén, se deberá llevar un control de las partes, refacciones y/oproductos en general que cuenten con fecha límite de almacenamiento y/ocaducidad.
11.5.8. En el almacén, se deberá llevar un inventario y contar con un sistema deabastecimiento que permita proveerlo de partes, refacciones y productos engeneral, de acuerdo a las necesidades del Taller Aeronáutico.
11.6. El permisionario del Taller Aer onáutico deberá proporcionar a todas lasinstalaciones del Taller, la iluminación y ventilación adecuada para la realización de lostrabajos.
11.7. El permisionario del Taller Aeronáutico deberá llevar un registro de mantenimientoy/o reparación de sus instalaciones, relacionado con:
(a) Sistemas de protección contra incendio, tales como programas de recargas deextintores, de verificación de los sistemas fijos de extinción de incendios(sistemas de bombeo, mangueras y líneas de conducción, entre otros), a sí comode cambios y/o verificaciones de agentes extintores en estos sistemas, segúnaplique.
(b) Sistemas y/o dispositivos de seguridad, de conformidad con lo requerido con elnumeral 11.13. y los programas de seguridad industrial y de protección civilvigentes.
(c) Sistemas de control de temperatura y humedad.
11.8. El permisionario del Taller Aeronáutico deberá dotar al personal técnicoaeronáutico a su servicio, de uniforme y equipo de trabajo y de protección individual,tales como mascarillas, anteojos protectores, guantes, botas, entre otros, de acuerdo alas actividades que realice.
11.9. El permisionario del Taller Aeronáutico deberá instalar letreros, avisos deprecaución, avisos de evacuación, de localización de extintores de incendio, deubicación de equipos de protección y un pizarrón de avisos de seguridad.
11.10. El permisionario del Taller Aeronáutico deberá contar con el equipo necesariopara dar protección al personal del mismo, tal como regaderas y lavaojos deemergencia, entre otros, de a cuerdo a las actividades que realice y riesgos querepresenten las mismas.
11.11. El permisionario del Taller Aeronáutico deberá tener un procedimiento dereciclaje y/o tratamiento de desechos de productos, materiales y partes en general, yasea que lo efectúe el propio Taller Aeronáutico o un tercero.
22
11.12. Los Talleres Aeronáuticos dedicados a la pintura de aeronaves deberán tener unlugar específicamente acondicionado para estos trabajos, dicho lugar debe cumplir conlo siguiente:
(a) Contar con sistemas de filtrado y extracción de pintura atomizada y vapores,entre otros.
(b) Contar con instalaciones de reciclaje y/o tratado de desechos de productos ymateriales utilizados en todo el proceso de pintura.
(c) El lugar designado deberá estar totalmente cer rado y aislado del medioambiente durante los procesos de pintura.
Estos requerimientos aplicarán de igual manera a Talleres Aeronáuticosdedicados a la pintura de partes y/o componentes de las aeronaves, debiendodesignar los lugares correspondientes tom ando en consideración lasdimensiones de éstos.
11.13. El permisionario del Taller Aeronáutico deberá instalar en cantidad suficiente alárea a cubrir, extintores fijos o portátiles, tomando en consideración las normasoficiales mexicanas aplicables para tal efecto. De acuerdo a la necesidad y prevenciónde riesgos de incendio que se determine, deberán instalarse sistemas de detección yextinción de incendios.
11.14. El permisionario del Taller Aeronáutico deberá implantar un procedimiento deevacuación de emergencia de las instalaciones, y para tal efecto designará zonas y/opasillos libres de obstáculos, debiendo colocar la señalización correspondiente.
11.15. El permisionario del Taller Aeronáutico deberá organizar con el personal delmismo, una Brigada de Seguridad que atenderá, guiará y coordinará losprocedimientos necesarios en eventos de conato de incendio, temblor o accidentessuscitados en el Taller Aeronáutico; en el caso de que el Taller Aeronáutico tengaintegrada una Comisión Mixta de Seguridad e Higiene, no requerirá formar la Brigadade Seguridad a que refiere el presente numeral.
11.16. El permisionario del Taller Aeronáutico deberá realizar, programar y promoveractividades, simulacros, capacitación sobre la prevención de accidentes, manejo y usode extintores, entre otros, dirigidos al personal. De igual manera, generará los informesmensuales sobre los mismos. Aquellos Talleres Aeronáuticos que cuenten con unaComisión Mixta de Seguridad e Higiene, deberán cumplir con los informes que laSecretaría del Trabajo y Previsión Social determine.
11.17. El permisionario del Taller Aeronáutico deberá instalar en cantidad suficiente,botiquines de primeros auxilios, de acuerdo a la cantidad de personal que labore en elTaller Aeronáutico, y los distribuirá en las diferentes áreas del mismo.
23
El contenido y distribución de los botiquines de primeros auxilios será de acuerdo a loindicado en la Norma Oficial Mexicana correspondiente. Asimismo, el permisionario delTaller Aeronáutico llevará un programa d e verificación de botiquines y un control decaducidad de medicamentos contenidos en los mismos.
11.18. El permisionario del Taller Aeronáutico deberá llevar un control de los equipos yherramientas sujetos a calibración y/o ajuste. Asimismo, deberá contar con unprograma de calibración que permita disponer en todo momento de estos equipos y/oherramientas para la realización de trabajos del Taller Aeronáutico.
11.19. El permisionario del Taller Aeronáutico deberá disponer del equipo yherramienta especial requerida por la entidad de diseño de tipo de la aeronave, suscomponentes y/o accesorios, en el momento en que se efectúen los trabajos, deconformidad con las especificaciones de operación del permiso del Taller Aeronáutico.
11.20. El permisionario del Taller Aeronáutico deberá contar con equipo y herramientacomún, en cantidad suficiente, con relación al personal técnico aeronáutico que ejecutelos trabajos.
Basándonos en los puntos anteriores podemos comenzar el estudio del funcionamientode un almacén aeronáutico, para poder determinar las propuestas de mejora continua.
24
2.3 EL ALMACEN
IMPORTANCIA ACTUAL DEL ALMACENAJ E
Desde un punto de vista general afirma Zignoli, los almacenes cumplen con una misiónmuy importante, ya que sirven para regularizar la distribución de las mercancías que,por razones estaciónales (productos agrícolas), de producción (fabricaciones engrandes series), o de transporte de(barcos y trenes), se convierten en disponibles enmasa, pero sin continuidad, de la misma forma que una pozo (que no es mas que unalmacén de agua) sirve para acumular, durante la estación de las lluvias y del deshielo,el agua a distribuir regularmente durante el año a las centrales hidroeléctricas y a loscanales de riego, evitando no solamente inútiles despilfarros sino también los gravesdaños provocados por un violento y breve exceso de precipitaciones después de ungran, periodo de escasez.
En la moderna empresa industrial, el almacenaje constituye1 una actividad que actúaa favor del proceso productivos (almacenes de aprovisionamiento) o de la organizacióncomercial (almacenes de productos; terminados).
Uno de los objetivos de los almacenes de aprovisionamiento es el de constituir, en elconjunto de la fabricación unos pulmones, con el objeto de permitir a esta unauniformidad de marcha adecuada al programa de producción.
Los almacenes de aprovisionamiento deben servir, no, solamente para conservar lasmaterias primas durante el tiempo necesario y suficiente para conseguir la reposiciónde las mismas. En este sentido, si todos los proveedores fueran reagrupados alrededorde la fábrica considerada y pudieran sumini strar y proveer sin previo aviso, losalmacenes de aprovisionamiento de dicha empresa no tendrían ninguna razón deexistir, sirviendo como tales los de producción, de los proveedores.
El fin de los almacenes de «productos terminados» es el de recoger las m ercancíasproducidas, en espera de ser vendidas, constituyendo el volante de la organización deventa, es decir, el deposito de alimentación del mercado.
La función moderna del almacenaje no termina con la simple recogida y conservaciónde los materiales; pues incluye también incumbencias de orden administrativo -contable,e implica igualmente, en tales casos, verdaderas operaciones industriales, tales comoel estacionamiento de los productos, el acondicionamiento, el reacondicionamiento, etc.
25
En la empresa industrial, el almacenaje no es un sector operativo por si mismo, peroconstituye un servicio que actúa, como ya hemos dicho, a favor del sector comercial.
El objetivo fundamental de dicho servicio es el de suministrar los materiales necesariosen su justa calidad y cantidad, en el momento preciso y con los menores costosposibles, y aquí se trata esencialmente de los gastos que se derivan de lainmovilización de los capitales invertidos en materias primas, de consumo,semimanufacturados, (costo de los capitales) y del almacenaje propiamente dicho(gastos de ejercicio. perdidas y mermas).
La conservación de las mercancías implica también un mínimo necesario de transporteinterno para asegurar el flujo necesario de los materiales al almacén, su colocaciónadecuada (en sentido técnico y económico) en los locales destinados a tal fin y el deflujo subsiguiente de los mismos hacia la fabrica o, cuando se trata de productosterminados, hacia los clientes. En los establecimientos muy mecanizados no es fácildistinguir nítida-mente la actividad del almacenaje de la correspondiente a lostransportes internos; la una se confunde con la otra, hasta el punto de no lograrestablecer y no se trata de una paradoja — cual de las dos actividades prevalece sobrela otra.
2.3.1 DEFINICION DE LA FUNCION DE ALMACENAJE.
La importancia asumida por el almacenaje en la industria moderna hace necesaria laparticipación de la alta dirección empresarial en la solución de los problemascorrespondientes, los cuales presentan no solamente asp ectos financieros sinotambién de la organización, encuadrados, naturalmente, dentro de los problemasgenerales de la empresa. Ante todo, es fundamental la nítida identificación de la«función de almacenaje, con todas sus conexiones.
Considerada la función como un grupo de actividades correlacionadas, diremos que lafunción del almacenaje comprende el complejo de operaciones que tienen por objeto elocuparse de los materiales que la empresa mueve, conserva y manipula para laobtención de sus fines productivos y comerciales.
Concretando, tal función incluye la recepción, el control o la verificacióncorrespondiente, la clasificación, la conservación, la eventual manipulación(acondicionamiento, reacondicionamiento, etcétera) y la distribución o expedici ón detoda clase de materias y productos. Igualmente tiene asignado el desarrollo de lastécnicas contables que cuidan el riguroso control sobre el almacenaje, con el objeto demejorar al máximo el proceso productivo y el comercial.
Alford (1), después de haber repetido que la función del almacén es un «serviciorespecto a la producción, analiza así sus atribuciones:
26
1. Recepción, para su custodia y protección, de todos los materiales ymateriales de reposición, materiales en bruto, semimanufacturados ymateriales de compra para la producción.
2. Reposición de materiales, mediante pedidos regulares, para la sección deproducción.
3. Mantenimiento de los registros de almacén que son necesarios.4. Control de los materiales producidos y almacenados para ser empleados
en ulterior producción.5. Conservación, hasta el momento necesario, de grandes provisiones de
materias primas adquiridas a un precio favorable para el consumo futuro.6. Cuidado de los materiales en curso de elaboración y de materias primas,
almacenados al objeto de estacionarlos o disponerlos para uso futuro.7. Mantenimiento de los almacenes ordenados y limpios, teniendo un sitio
para cada cosa y cada cosa en lugar.
Brooks Heckert y D. D. Wison, ven en el control de inventario» en dos fases:
1. El control operativo, que se refiere esencialmente a los movimientos físicosde las mercancías y cuyo objeto es el mantenimiento de los stocks a losniveles deseados.
2. El control contable, que registra y lleva cuenta de los movimientos deinventario desde el momento de la recep ción de los materiales hasta el dela expedición a los clientes, e incluyendo la fase de los controles internos.
Melnitsky atribuye al «control de inventario» dos fines esenciales:
1. Mantenimiento del stock mínimo de materiales.2. Mantenimiento de un stock adecuado con el mínimo posible de costos y
con, un mínimo de controles, dependiendo de las exigencias de laempresa.
27
2.3.2 LA FUNCION FINANCIERA Y EL ALMACENAJE.
Cuando la empresa compra materias primas y accesorios para la producción, inviertecapital, el cual queda inmovilizado hasta el momento en que será posible recuperar elimporte de las mercancías producidas con dichas materias primas. De está forma severifica un ciclo de inversiones y de capital que caracteriza toda la visa de la empresa.
Substancialmente, las mercancías en el almacén representan un equivalente en dinero;una especie de moneda que puede sufrir rápidas depreciaciones. Cuando se trata demateriales técnicamente obsoletos, la pérdida de valor puede extenderse a gran partede su equivalente monetario. De ello podemos decir que cuanto más tiempo están enlos almacenes las materias primas y accesorios y los productos fabricados, mayoresson los riesgos de depreciación, de envejecimiento y de desvalorización.
2.3.3 PROBLEMAS DE ORGANIZACION R ELATIVOS ALALMACENAJE.
La dirección, de, la empresa tiene que examinar el problema del almacenaje según dosaspectos esenciales:
a) El que se refiere a su estructura (o reestructuración), teniendo en cuenta que laestructura del almacén lo que significa fi jar su emplazamiento, susdependencias e identificar las exigencias de coordinación con los distintossectores de la empresa.
b) El de la organización y su funcionamiento, que se centra en la fijación de losprocedimientos para la marcha del almacén.
c) En la organización o reorganización del servicio de almacén, tomamos elprincipio del objetivo, basándose en el cual, cualquier actividad organizativatiene que tener un fin o propósito.
En el cuadro general de la organización de la empresa tiene que observarseigualmente el principio del reparto de la actividad total en funciones, designando estasa los correspondientes órganos.
Tal principio se aplica también al «Servicio de Almacenaje», el cual, en las grandesempresas, tiene una función autónoma.
Para la función del almacenaje, es muy importante también el principio de la armonía,enunciado por Karol Adamiecm , según el cual, los órganos o elementos de la entidadproductiva deben ser atendidos de acuerdo con sus características, de manera quepuedan trabajar en estrecha unión reciproca y cada trabajo pueda ser realizado en eltiempo fijado». Según el mismo autor, «La economía mas elevada no puede tener lugarsi las distintas partes del organismo colectivo, que ejecutan labores diversas yconcentradas, no son bien atendidas y no cooperan a tiempo, según un plan y un ordenprecisos». La organización del almacén debe ser armonizada con el sector productivo ycon el comercial, adecuándose a sus respectivas exigencias.
28
Es igualmente importante el principio de la simpl icidad, que consiste en encontrar lassoluciones más simples a los problemas creados por el almacenaje, con el objeto demejorar la producción, reducir los costos y aumentar la funcionalidad de dichossectores.
El principio de la adecuación de los medios (materiales y personales) conciernetambién, de un modo particular, a la función del almacenaje. A menudo, en lasempresas, el almacén resulta el gran olvidado. Se renuevan los talleres, las oficinas;pero no se considera oportuno gastar cantidad alguna pa ra mejorar los locales y elmobiliario del almacén. Los gastos radicales para transformarlo son consideradosimproductivos, y por tal razón se postergan siempre. En dicho caso, la adecuación demedios significa:
a) Disponibilidad de los locales proporcional a las exigencias productivas(almacenes de materias primas) y comerciales (almacenes demanufacturados).
b) Disponibilidad de mobiliario fijo y semifijo, en proporción a la cantidad ycalidad de los materiales a mover y conservar.
c) Disponibilidad del potencia l necesario de medios para los transportes internos.d) Disponibilidad de personal suficiente, en sentido cuantitativo y cualitativo, para
atender todas las exigencias de los almacenes.
Por lo que respecta al personal, debe ser observado también el principio de laselección, el cual se resume en la elección del «hombre apropiado para el puestopreciso».
El principio de definición de la jerarquía es muy interesante, en cuanto concierne a dela posición del «Responsable del servicio de almacenaje, respecto a la escalajerárquica de la empresa, y de ahí la definición de su autoridad y del correspondientegrado de responsabilidad. Junto al citado principio aparece el de la esfera desupervisión (span of control), que se basa en la definición del numero de subordin adosque pueden ser controlado por un jefe. Ello se resuelve por el teorema de Graicunas, elcual ha dado la demostración matemática y grafica del número de relaciones queexisten en un grupo formado por un jefe y por un cierto número de subordinados,divididos y reagrupados en fracciones.
En el funcionamiento del almacén debe ser observado el principio de la economía, quese traduce en la observancia de la ley del medio mínimo; es decir, en la obtención delmáximo de resultados con el mínimo de medios. Se trata de llevar a cabo las funcionespropias de los almacenes con inversiones adecuadas y con el mínimo costo deejercicio.
Con relación a la actual importancia del almacenaje, puede hablarse igualmente delprincipio de la productividad, que equivale a la obtención de los máximos resultadoscon los medios de que se disponga.
29
No siempre conviene tener los almacenes ubicados en la misma localidad, y puede seroportuno el dividirlos. En tal caso, se pone en práctica el principio de ladescentralización, la cua l se opone el de la centralización que se aplica en aquelloscasos en los cuales es conveniente tener en un solo lugar toda la función delalmacenaje o partes importantes de la misma.
2.3.4 ESTRUCTURA DEL, ALMACEN EN LA EMPRESA INDUSTRIAL.
Si se examina la estructura y organización de un cierto número de empresas, a.primera vista se tiene la sensación de que estructuralmente no tienen nada en común,aunque se trate de empresas del mismo ramo.
Cuando se profundiza en dicho examen y el mismo se extiende a un gran número deempresas, se advierten analogías y afinidades estructurales que permiten resumir laestructura de todas las empresas en tres tipos, de cuya combinación se derivan todasaquellas que se encuentran en la práctica. Estas estructuras-base se denominan,respectivamente, jerárquico-militar o escalonada, funcional o de Taylor y jerárquico -funcional. Cada una de dichas tres formas presenta un aspecto peculiar.
A dicha estructura responden esencialmente las pequeñas empresas, en las cualesprevalece la personalidad del titular, y por ello se trata de una forma estructural simple,sólida y con una clara subdivisión de deberes más bien heterogénea con relación acada jefe (la heterogeneidad es inversamente proporcional a la dimensión de laEmpresa), lo que permite una rápida acción. En contra, tiene la desventaja de surigidez acusada, de la señalada heterogeneidad de los deberes de cada persona, tantoque, según afirma Bangs.
La división del trabajo (y también la especialización) es puramente incidental, mi entrasprevalecen los métodos rudimentarios y empíricos (a causa de la falta de funcionesespecializadas).
A menudo, en las empresas que poseen tal estructu ra tiene lugar una de las dossituaciones siguientes:
1. Que la función del almacenaje no resulta bien definida, por la personaencargada del almacén tiene que desarrollar otros trabajos, y no hay unadiferenciación clara entre la actividad productiva y aquella inherente a laconservación de los materiales.
2. Que la dependencia del almacén no esta bien espe cificada y en cualquier casola superintendencia sobre ella viene desempeñada por el mismo titular de laempresa, mientras que la responsabilidad de la conservación de los materialesrecae en el jefe de taller.
3. Cuando la Empresa crece en dimensiones y se s iente la necesidad de identificarmas claramente las funciones, perfilándose la eventualidad de especializarnítidamente el servicio de almacenaje, apremia la necesidad de cambiar laestructura.
30
Taylor establece en los siguientes términos la diferencia ent re la estructura «jerárquico-militar y la funcional propuesta por el mismo autor:
En el tipo ordinario o jerárquico, los productores se dividen en grupos. Los hombres decada grupo reciben las órdenes de una sola persona, jefe de equipo, que es el únicoagente a través del cual las órdenes vienen transmitidas a los operarios.
La característica mas sobresaliente de la organización funcional es la siguiente: cadaproductor, además de estar en contacto directo con la organización a través de un soloelemento, recibe diariamente ordenes e instrucciones directamente de otros jefesdiversos, cada uno de los cuales asume su función particular.
31
2.3.5 ESTRUCTURA JERARQUICO FUNCIONAL.
FIGURA 1: ESTRUCTURA JERARQUICO FUNCIONAL
PRESIDENTE
DIRECTORGENERAL
DIRECTORCOMERCIAL
SECRETARIAGENERAL
DIRECTORFINANCIERO
DIRECTORTÉCNICO
DIRECTOR DEPERSONAL
DIRECTOR DEPRODUCCIÓN
DIRECTORCONTABLE
DIRECTOR DEFÁBRICA
SECCIÓNMATERIAS
AUXILIARES.
SECCIÓNMANUFACTURADOS.
OFICINA DECONTROL DEINVENTARIOS
SECCIONES DEPRODUCCIÓN
OFICINA DEPLANIFICACIÓN DELA PRODUCCIÓN
OFICINA DECONTROL DEPRODUCCIÓ
N.
OFICINA DECOMPRAS
OFICINA DEALMACEN
SECCIÓNMATERIAS PRIMAS
32
Sección de Producción
El elemento fundamental de la estructura funcional propuesta por Taylor consiste enaligerar a los jefes de sección y a los jefes de equipo del trabajo d e programación y deoficina, dando atribuciones para el desarrollo de dichas actividades, Taylor considera laexistencia de material en bruto, semimanufacturado y piezas terminadas, y determinaque las anotaciones indicando las entradas y salidas relativas a materiales de reserva,piezas terminadas parcialmente, piezas y máquinas terminadas, accesorios derecambio, etc. pasen a manos de la oficina de contabilidad, la cual registrará su entradao salida, o su reserva para el montaje de máquinas que deben con struirse. Puedelograrse que haya siempre materiales disponibles avisando inmediatamente a la“oficina de compras” tan pronto las existencias disminuyan por debajo de un límitepreestablecido.
Cuando es absolutamente necesario tener asegurada la reposición de existencias ocuando estas tienen una incidencia elevada sobre el costo de producción, puede serpreferible el asignar el control de inventario al “Servicio de compras”.
FIGURA 2: ORGANIZACIÓN CON LA PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE LAPRODUCCIÓN SITUADOS EN UN DESTACADO NIVEL RESPECTO A LA
FABRICACIÓN.
JEFE OFICINACOMPRAS.
SUPERINTENDENTEDE PRODUCCIÓN
JEFE DE PERSONAL
SECCIÓNPLANIFICACIÓN
DE LAPRODUCCIÓN
SECCIÓNCONTROL
MATERIALES
SECCIÓNALMACENMATERIASPRIMAS Y
AUXAUXILIARES
SECCIÓNCONTROL
PRODUCCIÓN
DIRECTORGENERAL DEPRODUCCIÓN
JEFE DEPROYECTO
S
DIRECTOR DEFÁBRICA
JEFE DELSERVICIO DE
ACEPTACIÓN YCONTROL.
SECCIÓNPRODUCTOSTERMINADOS
SECCIONTRÁFICO
33
Si los gastos de elaboración influyen de manera sen sible sobre el costo del producto yse impone una continuidad en la reposición de todo s los tipos de dicho producto,haciendo necesaria una continua adecuación del in ventario al proceso productivo,puede ser preferible asignar el control del inventario al “Servicio de planificación ycontrol de la producción. En el caso en que se requier an inventarios frecuentes puedeconvenir una estructuración que coloque a un mismo nivel, bajo la dependencia de uncoordinador, el “Servicio de planificación y control de producción (al que competeseñalar las necesidades al “Servicio de control de invent arios”), el “Servicio de controlde inventarios” (el cual confronta continuamente los requerimientos con lasdisponibilidades y solicita el suministro de lo que falta) y el “Servicio de compras”.
Podemos tener también una organización en la cual el “Servi cio de control deinventarios” ejerza una ingerencia determinante en la planificación y en el control de laproducción, teniendo al lado la “Oficina de compras; tal como ocurre en el caso de lafabricación de grandes series, donde la eficiencia productiva esta subordinada almantenimiento de las existencias a un cierto nivel.
34
FIGURA 3: ESTRUCTURA DE TIPO JERARQUICO FUNCIONAL EN UN ALMACENPERTENECIENTE A UNA GRAN EMPRESA INDUSTRIAL.
DEPARTAMENTOADMINISTRATIVO-
CONTABLE
DEPARTAMENTO DEPEONAJE DE CARGA
DEPARTAMENTO DEMEDIOS DE
TRANSPORTEINTERNO
INSPECTORES
“STAFF” DEESPECIALISTAS
TECNICO DEACONDICIONAMIENTO DEMATERIALES.
DEPARTAMENTO DEALMACENAJE
ALMACENESDEPARTAMENTO
RECEPCIÓN YCONTROL
TÉCNICODE
METODOS
DEPARTAMENTOMATERIALES DE
CONSUMO.
DEPARTAMENTOEXPEDICIONES.
TÉCNICODE
ALMACENAJE.
DEPARTAMENTOMANUFACTURADOS
DEPARTAMENTOMATERIAS PRIMAS Y
AUXILIARES.
DEPARTAMENTOELABORACIÓNES DE
ALMACEN
“RESPONSABLE DELSERVICIO DE
ALMACENAJE”
35
El staff de especialistas esta. Constituido por expertos de varios ramos de la actividaddel almacén.
El técnico de almacenaje tiene las siguientes atribuciones:
- Desarrolla el diseño del área asignada al almacén.- Toma parte en la planificación del almacenaje.- Estudia, con ayuda del “Servicio técnico, los mejores métodos y medios de
almacenaje y la posibilidad de perfeccionar los que se empleen.- Estudia el mejoramiento de las técnicas de estibaje de los materiales.- Estudia los. planes de emergencia para el aumento de la capacidad de
almacenaje.- Participa en la lucha contra el despilfarro y las perdidas.
Al “técnico de métodos” compete:
- El estudio del os métodos actuales de trabajo.- El estudio y aplicación de métodos de trabajo m ás perfeccionados.- La organización del adiestramiento del personal en la aplicación de nuevos
métodos.- El control de la aplicación de dichos métodos.- El perfeccionamiento de los métodos, bajo el punto de vista de la protección
del personal, contra accidentes.
Al “técnico del acondicionamiento de materiales le corresponde el estudio de mejoresmétodos y medios para el acon dicionamiento de los manufacturados, así comoeventual- -mente de las materias primas y auxiliares que tienen que ser conservadasdurante mucho tiempo. Dicho especialista examina los sistemas de acondicionamientobajo el aspecto técnico y económico, supervisa la aplicación de los métodoscorrespondientes; colabora con el “servicio de compras” y con el Servicio técnico en laelección y el aprovisionamiento de las primeras materias de embalaje; así como con el“servicio de verificación en el control de tales materiales. Contribuye al adiestramientodel personal para el acondicionamiento de los productos.
Los “Inspectores” ejercen un control s obre el funcionamiento del “Servicio dealmacenaje”
Los departamentos “Personal de carga” y medios de transporte interno controlanpersonal y medios en el sentido de:
- Concretar las necesidades de personal y de medios para los transportesinternos.
- Disponer lo preciso para atender dichas necesi dades.- Dar importancia al empleo del personal y en relación a la importancia y al
grado de urgencia de los trabajos que se presentan en los distintossectores del almacén.
36
- Programar el empleo de tal personal y medio s.- Seguir la actividad de dicho personal y de los me dios.- Preparar planes de emergencia para hacer frente a trabajos de carácter
extraordinario.
Al departamento “Administrativo-contable” tiene la responsabilidad el llevar losapuntes contables del almacén .
- En el estudio de la posición del almacén en la estructura de la empresa,tenemos que considerar los dos casos de su centralización ydescentralización (total o parcial).
La centralización puede ser aconsejada por:
- La oportunidad de tener reunidas las com pras, para conseguir uniformidaden los criterios de suministro y para beneficiarse de las reducciones deprecio correspondientes al aumento de las cantidades a aprovisionar.
- La necesidad de contar con materias primas y auxiliares que tengan siemprelas mismas características. Dicha necesidad es mucho más importantecuando se trata de materiales de mayor precio o de difícil verificación.
- La oportunidad de aprovechar al máximo el perso nal de la “Oficina decompras” y del “servicio de recepción”, así como lo s medios de control (lacentralización evita la multiplicidad de mobiliario y maquinaria.
- La disponibilidad de una fuente exclusiva de aprovisionamiento.- La oportunidad de mantener un alto nivel de con trol sobre los materiales.- La exigencia, dictada por razones financieras, de tener centralizado dicho
control, al objeto de reducir al mínimo las inversiones de capital.- La dificultad y lo delicado de ciertas compras.
La descentralización de los almacenes puede ser sugerida por razones opuestas a lasanteriores; así, por ejemplo:
- La conveniencia de permitir a cada establecimiento el hacerse autónomo,reduciendo así las cargas burocráticas y los gastos de transporte.
- La facilidad de encontrar los materiales necesarios o deseados y el hecho deque las diferencias de precio entre una y otra localidad no sean muynotables.
- El coste de los transportes, en relación también con el volumen de losmateriales.
- La posibilidad de tener las compras centralizadas y de disponer la entregade los materiales adquiridos en loc alidades distintas (junto a las fabricas fi -liales).
37
Para los almacenes de productos manufacturados, la centralización no responde a lasnecesidades que se han señalado para las materias primas y auxiliares; en ge neral,cada fabrica tiene almacenados su s productos, salvo cuando estos se llevan dondeindica la organización de venta.
La centralización puede encontrar igualmente justificación en circunstanciasparticulares, como es la disponibilidad de almacenes centrales idóneos para la largaconservación de las mercancías; la necesidad de mantener en alto grado el control delas existencias de los manufacturados, etc.
Un factor determinante en la solución del problema de la centralización y ladescentralización esta constituido por el volumen y el costo d e los materiales. Noes aconsejable el mover los materiales de mucho volumen y poco costo. Alcontrario es más conveniente mover los mate riales de poco volumen (porejemplo, relojes) y de costo elevado.
Otro factor importante lo constituye la fragilidad de los materiales. Si se trata, porejemplo, de cristalerías de elevado precio. Es más oportuno ser oportuno reducir losmovimientos necesarios para trasladarlas desde el establecimiento productor alestablecimiento vendedor.
Hay casos en que la centraliz ación del almacenaje viene determinada por ladisponibilidad de locales dotados de equipo especial, como ocurre cuando hay quedisponer de frigoríficos, imprescindibles para la conservación en atmósfera de gas, etc.
Para los productos de muy fácil deterior o puede encontrarse, en la misma empresa,una organización de almacenes en cadena, que permita el traslado gradual de lasmercancías, de la producción al consumo (como por ejemplo la realizada, por unagran compañía para la pesca, la cual disponía de nav es frigoríficas para transferir lospescados del lugar en donde se realizaba la pesca al frigorífico portuario y después auna serie de almacenes escalonados entre dicho frigorífico y los locales de venta,dotados estos últimos de mostradores refrigerados y frigoríficos.
38
FIGURA 4: ESQUEMA FUNCIONAL DEL SUMINISTRO AL ALMACEN Y A LOSTALLERES.
DEMANDA DE SUMINISTROS
ORDENES DE COMPRA ENTREGA DE MERCANCIA
TALLER A
SECCIÓNCONTROL EINVENTARIOS
DEPARTAMENTORECEPCIÓN, MERCANCIAS
Y ACEPTACIÓNALMACENMATERIASPRIMAS.
DEPTO. DE CONTROL DEPRODUCCIÓN Y PLANIFIC.
OFICINA COMPRAS VENDEDORES
39
En la organización del almacén es nece sario, no depender de diferentes mandos. Setrata de un principio general y fundamental de organización según el cual cada unodebe depender únicamente de un jefe. Si todo el mundo da órdenes al almacén, seproducirá. Una confusión enorme; por lo que es ab solutamente necesario crear uncoordinador que regule oportunamente las rela ciones entre los distintos sectores y losalmacenes.
Cuando se tienen almacenes descentralizados puede establecerse entre ellos unajerarquía de carácter técnico y contable. El al macén principal se relaciona con lossecundarios cuando emite los procedimientos, respecto a los criterios de conservaciónde los materiales, la rotación de las existencias, los movimientos internos de losmateriales, las perdidas y las mermas, etc.
2.3.6 DEFINICION DE LAS EXIGENCIAS DE COORDI NACION DEL“SERVICIO DE ALMACENAJE” CON LOS DISTINTOSSECTORES DE LA EMPRESA.
El almacenaje esta en el cuadro de las funciones internas de la empresa.
Las relaciones que existen entre la función financiera y los demás s ectores de laempresa. En la práctica, en la función financiera viene desempeñada por el llamadotesorero, el cual decide las inversiones, determina el nivel de los “stocks” de losmateriales, relacionándolos con las disponibilidades de capital y Posterior mente con lasexigencias de liquidez de la Empresa.
La función administrativa, es la encargada de toda la actividad directiva de la empresa,debe poner al almacén en condiciones de cumplir con su deber en atender a laproducción y a las ventas.
La función contable participa en el control de los inventarios, de los cuales sacaelementos fundamentales para preparar balances y estados de cuentas y para facilitara los administradores de la empresa elementos para la valoración de los costos, parapoder determinar precios y para la interpretación de las actividades de la empresa.
A la función técnica le corresponde la formula ción de los procedimientos técnicos parala organización y el funcionamiento de los almacenes: criterios de almacenaje,procedimientos de conservación de los materiales, disposición de las estanterías,sistematización de los transportes internos etc.
La función de la producción encuentra en el almacenamiento la fuente deabastecimiento de las materias primas y auxiliares que se precisan para el desarrolloproductivo.
40
La organización comercial de la empresa tiene la necesidad de una alimentaciónregular y precisa para la distribución. Para ello es necesario que la función dealmacenaje asegure el flujo de las mercancías del sector productivo a la clientela, nodebiendo constituir dicha función a causa de algún paro o alguna retención queobstaculice el citado flujo creando lo que se conoce como “cuello de botella”
2.3.7 POSICION DEL RESPONSABLE DEL ALMACEN Y SUSATRIBUCIONES. ATRIBUCIONES DEL RES PONSABLE DELCONTROL DE INVENTARIOS .
La posición del “responsable del almacén”, es decir, del jefe de Servicio de almacenaje,es la prevista en la estructura que haya sido escogida. Su situación jerárquica tiene queestar en relación con la importancia de dic ho servicio.
Por el conocido principio de la unidad de dependencia, es necesario que tal serviciodependa de un solo jefe. Sus principales atribuciones y responsabilidades dentro de laorganización se resumen de la manera siguiente:
1. Tiene la responsabil idad de administración sobre todos los materiales quefiguran en los registros de inventario aunque se encuentren en distintos lugaresteniendo la posibilidad de valerse de subordinados responsables.
2. Tiene que asegurarse de que en el lugar de recepción d e materiales (deproveedores, de otros establecimientos o locales de la Empresa o del grupo deproducción de la misma Empresa) se efectué el control, cerciorándose, mediantela colaboración del “servicio de verificación” de que los mismos respondan a losprocedimientos contractuales o especificas en cuanto a calidad y dimensiones,así como a sus correspondientes cantidades en numero, pe so y volumen.
3. Es responsable por lo que respecta a la contabilización de los materiales.4. Tiene que mantenerse al corriente de los planes de fabricación, y de la marcha
de los aprovisionamientos, para estar en condiciones de señalar prontamentelas necesidades y falta de existencias
5. Tiene que poner su mayor interés y cooperación en la realización del control deinventarios.
6. Tiene que concretar una organización adecuada en el interior de los almacenes.7. Tiene que respetar, de forma rigurosa, los procedimientos de clasificación y de
simbolización de los materiales establecidos por la dirección contable de laempresa.
8. Tiene que colaborar en la simplificación y la normalización de las operaciones internasdel almacén.
9. Tiene que asegurar la programación de los movimientos internos de losmateriales, para la utilización racional de los medios de transporte interiores.
10.Es responsable de las operaciones de estibado y de la conservación de losmateriales, así como de las operaciones de la manipulación correspondientes alalmacén.
41
11.Tiene que colaborar para evitar la formación de existencias innecesarias demateriales, debiendo cuidar elim inar los ya viejos o pasados de moda, así comolos pequeños saldos inútiles.
12.Debe mantener la disciplina del personal, cuyo adiestramiento tiene que cuidar,así como de su administración, según las directivas emanadas de la “direcciónde recursos humanos”
13.En lo que respecta a los almacenes de productos manufacturados, se debecuidar que los materiales en ellos guardados no se deterioren; que lasconsignaciones y expediciones tengan lugar según las ordenes recibidas del“servicio comercial”
14.Tiene la responsabilidad de indagar, lo que le puede afectar, a las devolucionesde mercancías; poniendo estas a disposición de las direcciones competentes.
15.Debe cuidar de la supervisión de todas las opera ciones que se desarrollan en elámbito del servicio que le ha sid o encargado.
Las atribuciones del responsable del “servicio de con trol de Inventarios” puedenresumirse de la siguiente manera:
- Es el consultor natural del “director de Producción” con el cual colabora parala planificación y el control de la producción. Es un colaborador del “serviciode compras” que pone en marcha el abastecimiento de los mate riales quenecesita la empresa. Por ello, participa también en la planificación de lascompras. Ejerce el control de inventarios y por ello ejerce la supervisiónsobre la situación del almacén.
- Colabora a la formulación de la política financiara, en lo que se refiere a laproducción como a las cuestiones comerciales. Facilita datos al serviciotécnico relativos a las existencias, con el fin de que este pueda tenerl os encuenta en los proyectos de renovación de los productos. Colabora con el o“director Contable” en lo que se refiere a la situación del almacén, lavaloración de las existencias, la contabilidad, los costos y los balances.Suministra a la “dirección financiera” de la empresa los elementos para lapreparación de las situaciones de las inversiones y de liquidez. Colabora conel “servicio técnico” para solucionar las exigencias futuras del almacenaje.Puede ser un factor que contribuya a impulsar la mejora de la organizaciónen el campo del almacenaje y en la de la planificación y el control de laproducción.
42
2.3.8 ASPECTOS DEL FUNCIONAMIENTO DEL ALMA CEN: POLITICADE ALMACENAJE; PLANIFICA CION; CONTROL DEINVENTARIOS.
Entendemos por política de la empresa un complejo de procedimientos, escritas o no,que tienden a regular la actividad de la empresa, orientándola hacia los objetivosfijados por la administración de la misma.
Del cuadro general de dicha política pueden emanar procedimientos referentes a laorganización y al funcionamiento del almacenaje, las cuales forman parte, de la políticafinanciera de la empresa, a saber:
1. Tiene la tendencia a mantener continuamente, un equilibrio entre las inversionesy la liquidez; es decir que equivale a evi tar o reducir la inactividad del stock.
2. Manteniendo las existencias a un valor predeterminado.3. Desarrollo de control de inventarios4. Mantiene un cierto nivel de seguridad en los almacenes.5. Orientación para evitar la formación de existencias de materiales su jetos a
envejecimiento o a perder actualidad, y a desarrollar un sistema apto para ladetección y eliminación de tales materiales .
6. Implantación de un control riguroso y minucioso de los costos del servicio dealmacenaje.
7. Lucha contra las mermas.8. Empleo de personal calificado.
La planificación ha sido definida como el ejercicio de la previsión. También elalmacenaje participa de la previsión o planificación de la empresa. El nivelpredeterminado de existencias forma parte de la planificación fi nanciera y también delcuadro de la planificación de la producción, la cual se relaciona, a su vez, con la deventas.
El funcionamiento interno de los almacenes tiene que ser, a su vez, planificado en todossus aspectos, de la misma forma que ocurre en el proceso produ ctivo.
El control sobre los inventarios obedece sustancialmente a una planificación dirigida aejercer una rigurosa vigilancia sobre los distintos aspectos del movimiento de losmateriales, aspectos que se centran esencialmente en:
La organización racional de los aprovisionamientos.
- La propia clasificación de los materiales, basada en la normalización y lasimplificación.
- La realización de un sistema conveniente de registros inventaríales.
43
- La implementación de un sistema de máximos y mínimos en las existen cias,el cual permita: Llamar la atención del “servicio de compras” cuando las exis -tencias que se encuentren por debajo de un cierto nivel; se debe asegurar elabastecimiento regular del almacén; no llevar el stock mas allá del limitesuperior de las inmovilizaciones, y garantizar la deseada rotación de lasexistencias.
VENTAJAS DEL CONTROL DE INVENTARIOS.
- Es la base de la racionalización Industrial.- Permite una mejor utilización de los materiales- Facilita la planificación de la producción.- Facilita la formación y el control- Permite la lucha sistemática con tra las perdidas y derroches.- Permite reducir la necesidad de espacio para almacenaje.- Facilita la contabilización de los materiales- Facilita el desarrollo de la función financ iera- Facilita la eliminación de los ma teriales anticuados- Permite hacer frente al consumo- Permite una mejor organización del trabajo
Dicho control es la premisa necesaria para la nacionalización de la emp resa y resultafundamental tanto para la función productiva como para la función comercial.
Para la empresa es esencial saber siempre de qué materiales y mercancías se disponepara regular oportunamente las compras.
2.3.9 ASPECTOS DEL ALMACENAJE.
Por lo que respecta al almacenaje de materiales, son necesarias para la alimentacióndel proceso productivo (materias primas y auxiliares), y los manufacturados provinentesde tal proceso y que son almacenados en espera de ser vendidos.
En la primera de estas dos catego rías podemos reunir los siguientes puntos:
- Materiales en bruto; es decir, las materias primas para la producción- Materiales semimanufacturados y manufacturados que entran en el proceso
productivo, en el cual, son tratados posteriormente o son utilizados tal cual.Dichos materiales pueden ser producidos por la misma empresa o provenirdel exterior. Entre los manufacturados tiene que incluirse la vasta gama depiezas de recambio, que en algunas industrias ha dado lugar a unaespecialización del almacenaje.
- Materiales de consumo, auxiliares y accesorios, como la gasolina, el carbón,los lubricantes, los detergentes, ciertos productos químicos, etc.; y losmateriales propios del utillaje, los cuales no entran en el producto, sino quesirven para fabricarlo.
44
Para el acondicionamiento (embalaje) de los productos terminados (es el arreglo quetiene el producto para el fin comercial de la empresa), ya sea directa o indirectamente(madera, materias plásticas, tejidos, papel, clavos, etiquetas, cartón ondulado, etc.) .
Los diversos autores clasifican de maneras diferentes los materiales deaprovisionamiento. Así, por ejemplo, Alford y Russel Beatty, distinguen: materiales enbruto; materiales en curso de fabricación; piezas manufacturadas; piezas terminadas,provenientes de adquisiciones, productos terminados.
Los manufacturados, es decir, los productos terminados obtenidos en el procesoproductivo son almacenados diferenciándolos por tipos; así se tiene por ejemplo,coches, camiones, remolques, etc.
En ciertos casos los productos terminados permanecen en la sección de producción enespera de ser enviados a los clientes: al como ocurre cuando se trata de materialesmuy pesados producidos sobre pedido (por ejemplo, alternadores, turbinas).Noobstante, la mayor parte de productos van destinados a sus respectivos almacenes.
Debemos tener en cuenta que el concepto de manufacturado es relativo. Para laempresa productora de automóviles es manufactura el vehículo terminado; perotambién lo es el accesorio de recambio que po ne en el mercado para permitir elmantenimiento de los vehículos en circulación.
Tenemos que hacer una distinción entre los materiales que no presentan ningunadificultad para su conservación en condiciones ambientales normales y aquellos epueden estropearse y aquellos que pueden estropearse fácilmente. Esto significa quehay materiales que no exigen almacenes especializados y otros que si; como tambiénexisten materiales que pueden ser conservados en almacenes normales oespecializados, con o sin medidas de precaución, como ocurre con el trigo, que puedeser conservado a granel, o en sacos albergados dentro de al macenes corrientes, o ensilos u otros almacenes especia lizados.
Se distinguen también los materiales que pueden conservarse a la intemperie yaquellos que tienen necesidad de almacenes protegidos.
Existen productos para los cuales el almacenaje tiene también la función demejoramiento de sus características.
Pueden seguirse diferentes criterios de almacenaje cuando se trata de materiales degran volumen, muy pesados o peligrosos; de materiales preciosos, muy caros o raros.
Tiene que hacerse también una distinción entre los materiales sueltos (a granel) y losmateriales acondicionados (embalaje directo). En la clasificación de los ma terialesalmacenados es preciso considerar a aquellos que son necesarios para utilizarlos paralos cuales necesario puede ser necesario el estibado por grupos o familias.
45
En el ámbito de toda empresa es importante definir cuales son los materiales quedeben ser almacenados, concretando su denominación, clasificación, simbolización,características, unidad de medida, forma de empleo y de conservación .
La empresa puede disponer de almacenes para satisfacer las propias exigencias o biencontratar el almacén a terceros. En este ultimo caso, tal actividad puede constituir elúnico fin de la empresa como, por ejemplo, en el caso de los frigoríficos, de los silos, delos almacenes generales, y especiales.
Según Zignoli, el almacenaje cobra diferente fisonomía según se trate d e empresas:
- Sin aprovisionamiento, pudiendo tener en depósito solamente pocasmercancías, puesto que dada su producción continuamente variable basadaen la demanda de la clientela, tienen que aprovisionarse cada vez quereciben nuevo pedido (talleres mecán icos trabajando por encargo, sinproducción especializada; empresas para el corte de engranajes).
- Con aprovisionamiento de materia prima solamente. Pudiendo tener enalmacén partidas de mercancía indefinida para transformarla luego según lademanda de la clientela (talleres de carpintería, metálica, ebanisterías paramuebles de arte bajo encargo, fundiciones, etc.).
- Con aprovisionamiento de mercancías en bruto y semimanufacturados. Esdecir, pudiendo tener en depósito tanto las unas como las otras, por serhasta cierto punto previsible el material que pedirá la clientela (por ejemplo,las cordelerías, que pueden preparar los hilos para ten erlos a punto para lafabricación de cordeles y de cuerdas a medida que se reciban los pedidos).
- Con aprovisionamiento de mercancías en bruto, semimanufacturados yterminadas. que pueden establecer, basándose en las demandas delmercado, un programa de fabricación y preparar ya un cierto numero deelementos terminados, otros semimanufacturados para terminar segúndemanda y otros en bruto para integrar con continuidad los depósitos citados(fabricas de máquinas herramientas, de curtidos, de esmaltes, etc.).
Los almacenes se clasifican, basándonos en su contenido (materias primas yauxiliares, semimanufacturados y los manufacturados), se diferencian por:
- Su amplitud (las empresas que trabajan bajo apro visionamiento estacionaltienen necesidad de almacenes adecuados para recibir todo el productonecesario para trabajar durante el año o parte del mismo).
- Su especialización y su técnica de conservación (por ejemplo, en la industriaconserva la materia prima en este caso la carme tiene que ser conservadaen frigoríficos, mientras que los botes con carne pueden estar almacenadosen un lugar corriente).
- La velocidad de rotación de las existencias.- Las necesidades de personal (en sentido cualitativo y cuantitativo).- El valor de las inversiones financieras requeridas por el contenido respectivo.
46
- Se puede disponer de almacenes principales y subsidia rios. Los primerossuministran a los segundos, que están distribuidos, por lo común, conarreglo a las secciones de la fábrica, a las diversas fábricas oestablecimientos de la empresa, a los talleres externos de reparación,etcétera.
Desde el punto de vista de la técnica de conservación d e los materiales puede haber:
- Almacenes corrientes, con condiciones ambientales normales en los cuálesse colocan las mercancías compatibles con tales condiciones; pueden estarsituados en edificios, en cobertizos, o también a la intemperie.
Almacenes que presentan un mínimo de especialización : son aquellos en los que loselementos ambientales han sido modificados; es el caso de los que, constituyen enlocales secos, bien cerrados, destinados a mercancías que, presentan una ciertasusceptibilidad a los agentes atmosféricos no, precisan de condiciones ambientalesparticulares.
Almacenes con aire acondicionado, en los cuales la temperatura y la humedad sonmantenidas dentro de los límites necesarios para la buena conserva ción de losproductos en ellos contenidos.
Almacenes dotados de condiciones ambientales especiales: frigoríficos, autoclavespara la conservación en atmósfera gaseosa especial, etc.
A medida que el almacén se especializa, su funcionamiento se convierte en máscomplejo, los gastos de ejercic io aumentan, se precisa personal especializado y puedesuceder que las instalaciones para mantener las condicio nes ambientales deseadasdeban hacerse funcionar estando a veces el almacén casi vació. En los almacenes muyespecializados la automatización en tra en alto grado.
Existen almacenes especializados para contener mercancías de un solo tipo; tales son,por ejemplo, los depósitos para líquidos, los gasómetros y los silos, que debenconsiderarse almacenes como todos los demás y para los cuales aparte de seranálogos principios de organización y de funcionamiento, se deben observarprocedimientos especiales de mantenimiento y explotación (que pueden convertir encompleja y costosa la función de almacenaje).
A veces se crean almacenes volantes para hacer f rente a necesidades especiales deduración limitada; tal ocurre en los astilleros. Figuran en esta categoría los péquenosdepósitos que se constituyen, por ejemplo, a lo largo de las líneas de montaje, al objetode prevenir eventuales discontinuidades en e l funcionamiento de las líneas aéreas demercancías.
47
En general, todo almacén debiera disponer de medios para el control de la temperaturay de la humedad. En el caso de la conservación de productos que tengan una ciertatendencia a deteriorarse, será opo rtuno emplear medios de comprobación que ofrezcanun informe escrito de las condiciones de temperatura e higrometría reinante(higrotermográficos).
2.3.10 LOS MEDIOS DE ALMACENAJE.
2.3.10.1 LOS LOCALES.”EL DISEÑO “LA CONSERVACIÓN ESPECIALIZADA.
Son varios los problemas que pueden derivarse de la escasa disponibilidad de locales,o del hecho de que estos sean poco racionales o inadecuados a las exigencias de laEmpresa.
Si, por ejemplo, los destinados a entrada de materiales (materias primas y auxiliares)no son suficientes para permitir que sean racionales la recepción, el control y laverificación de los mismos, podrán presentarse los siguientes inconvenientes:
- Excesiva lentitud en las operaciones de descarga, con la eventualidad deretener más de lo previsto los vehícul os de transporte de materiales,incurriendo así en el pago de estadías.
- Excesivo amontonamiento de los materiales, con riesgo de posterioresgastos por deterioro.
- Hay que poner en primer lugar los materiales con retraso, dificultando laverificación, lo que podrá dar lugar a dificultades en el establecimiento delgrado de homogeneidad de los materiales y el muestreo para las pruebasfísico-químicas previstas.
- Mayor necesidad de personal, debido a los movimientos inútiles de losmateriales, causados por la necesidad de tener que llenar excesivamente loslocales.
- Mayor lentitud de circulación de los materiales desde el local de llegada al dealmacenaje.
- Mayor costo de funcionamiento de la sección de recepción.
La insuficiente disponibilidad de locales para el almacenaje de las materias primas yauxiliares puede ser causa de los siguientes inconvenientes:
- Congestión de los locales y eventualmente de los pasillos.- Excesiva sobrecarga de los pavimentos respecto al máximo permitido.- Mayor peligro de incendios e incidentes, de daños a los materiales debidos
al exceso de amontonamiento, etc.- Imposibilidad practica, con la congestión de los locales, de concretar
sistemas racionales de conservación de los materiales, de localización, decontrol inventarial y técnico.
48
- Dificultad de rotación de los materiales.- Mayores eventualidades de faltas, de sustracciones, de mermas, etc.- Mayor cantidad de movimiento suplementario; utilización del rendimiento de
los transportes internos- Posibilidad de confusión entre mercancías co n las otras, y consiguientes
dificultades en la identificación a posteriores búsquedas de lasresponsabilidades de los suministradores.
- Mayor necesidad de personal.- Mayor dificultad en el ejercicio del almacenaje; mayor necesidad de tiempo
para la localización de los materiales y para el levantamiento de las estibas;mayores eventualidades de rotura, etc.
- Mayor costo en el ejercicio del almacenaje.
Para los almacenes de productos terminados son igualmente validas estasconsideraciones. El llenado excesivo de los locales puede causar daños a losmateriales y aumentar la eventualidad de reclamaciones y devoluciones por parte delos clientes.
Puede hacer difícil la rotación de los materiales, favoreciendo la acumulación demercancías superadas tecnológicamente y de difícil venta; puede hacer también difícilel cumplimiento de los pedidos de la clientela, lo que no dejara de crear dificultades a laorganización de ventas.
A menudo, la solución del problema del almacenaje queda postergada en ventaja deotros sectores de la empresa y por ello el almacén parece la cenicienta de laorganización productiva.
La ubicación de los almacenes tiene que ser estudiada racionalmente, armonizándolacon las:
a) Exigencias del flujo productivob) Posibilidades de accesos de los medios de transporte.c) Necesidad de limitar los riesgos en la conservación de los materiales, que
pueden derivarse en productos en de combustión, emanaciones de gases,vibraciones, radiaciones, etc.
d) Disponibilidades de locales.e) Perspectivas futuras de desarrollo del establecimiento.
Una ubicación racional de los almacenes permitirá:
a) Ahorrar tiempo en la operación de entrega de los materiales por parte delalmacén (materias primas y auxiliares a las secciones de producción ymanufacturados.
b) Ahorrar en personal y en medios de transporte.c) Reducir los riesgos de los materiales (recorridos menores y más fáciles, etc.)d) Reducir, en definitiva, los costos del ejercicio del almacenaje.
49
Como se ha mencionado anteriormente los almacenes pueden estar centralizados odescentralizados. Se da el primer caso cuando el establecimiento (fabrica) tiene en supropia sede todos los almacenes; mientras que se presenta el segundo caso cuandohay sectores del almacén situados en otros lugares.
Dentro de la misma sede o lugar, los almacenes pueden estar:
a) Reunidos (es decir, existe un sector de almace naje que comprende losdepartamentos de materias primas, accesorios y manufacturados).
b) Divididos en relación a las características de su contenido: almacén dematerias primas, almacén de materias auxiliares; almacén de productos ma -nufacturados.
c) Dividido, en fracciones funcionales, correspondientes a determinados sectoresdel establecimiento (así en la segunda planta de un edificio industrial puedeencontrarse una parte fraccionaría del almacén, que suministra la materiaprima de mayor consumo para la clase de trabajos que en dichos piso tienelugar).
d) Divididos en dos sectores; uno para materiales de reserva y el otro paramateriales de continuo trabajo. En dicho caso, este recibe de l anterior los lotesde materiales correspondientes, por ejemplo, a las necesidades semanales;siendo motivada dicha división por el sistema de control inventarial adoptado,o por exigencias de seguridad o de rotación o por el idóneo de los locales parala larga conservación de los materiales.
2.3.12.1 Ventajas y desventajas del edificio de “varias plantas”
- Permite una mejor utilización del terreno (Ventaja muy importante enlugares donde este se adquiere mucho valor comercial ).
- Permite tener más recogidas las dis tintas fases de la fabricación,aumentando las posibilidades de control.
- Puede permitir beneficiarse, en los movimientos de los materiales, de lafuerza de la gravedad.
- Permite reducir los recorridos de los materiales.- Puede permitir el mecanizar en alto g rado los movimientos de los materiales.- No siempre se presta a un fác il transporte de los materiales.- Implica mayores gastos de movimientos de los mate riales.- No siempre permite mover los materiales más pesados.- Puede hacer compleja la reposición de mate riales a las secciones que no
pueden disponer de almacenes propios.
50
2.3.10.2 Ventajas y desventajas del edificio con una sola planta
- Los movimientos de los materiales quedan facilitados, especialmente lospesados.
- Se puede organizar mejor el flujo productivo, a rmonizándose también lareposición de materiales.
- Puede resultar para los materiales, recorridos más largos; no es posiblesacar partido de la fuerza de la gravedad.
- No presenta puntos obligados o rígidos de tránsito de los materiales(escaleras, elevadores, etc.).
- Pueden ser utilizados todos los tipos de vehículos do que no es posible enlos edificios de más de una planta).
- Facilita la descentralización de fracciones del almacén cerca de lasdiferentes secciones.
- En el edificio de una planta los problemas de la resistencia de lospavimentos son menores que en los de varias plantas.
- Permite acelerar el movimiento de los materiales, mediante el empleosimultáneo de medios mixtos.
Los edificios pueden haber sido construidos precisamente para poder resistir ca rgas opuede que no sea así. En este último caso será necesario estibar los materialespesados exclusivamente en los locales situados en la planta baja. Tal circunstanciapuede volverse en desventaja de la racional regulación del flujo de los materiales, p orcuanto puede obligar a que los materiales más pesados tengan que realizar recorridosmás largos.
Al proyectar los almacenes, el problema de los límites de carga de los pavimentos tieneque ser afrontado como uno de los componentes de las necesidades de espacio. Esevidente que, si los pavimentos tienen una resistencia limitada, las posibilidades deestibaje serán más reducidas, imponiéndose así una mayor extensión de losalmacenes, con la consecuencia de mayores recorridos de los mate riales y de mayorescostos de esta operación.
En el proyecto de los almacenes tiene que considerarse:
- La eventualidad a futuro de espacio mayor al proyectado por los criterios deutilización racional.
- Hay circunstancias que pueden determinar momentáneas aceptaciones desobrecargas en las partes centrales de los locales normalmente reservadaspara pasillos.
- La eventualidad de transito de medios de transporte muy cargados.- La eventualidad de caída de paquetes, de estacionamiento de medios de
transporte interior, de almacenamie nto de materiales poco voluminosos peromuy pesados.
- El peso de las estanterías, de las plataformas de estibaje .- El peso del personal que tiene que operar en el almacén.
51
- El peso de los materiales auxiliares contenidos permanentemente en losalmacenes: medios de extinción de incendios, depósitos, elementos decalefacción, etc.
- El peso de las eventuales suspensiones de las bóvedas (lámparas, etc.).
Hay que estudiar también los medios apropiados para reducir el gravamen de la cargasobre los pavimentos; se tra ta generalmente de recurrir a las paredes maestraslaterales, para aguantar estanterías, depósitos, cajas de caudales; a trabantesapoyados sobre las columnas del edificio, que permiten la suspensión de materiales ymedios, etc.
Refiriéndonos aún a la cub ierta de los almacenes debemos llamar la atención sobreotras medidas de precaución, a saber:
- En cuanto a seguridad, no es suficiente que se ponga atención al cierre delas puertas, a la protección de ventanas con rejas, etc.; es igualmente tomarmedidas respecto a la posibilidad de acceso desde los tejados.
- Las cubiertas de los almacenes, estando sometidas a la intemperie, debenser revisadas periódicamente, no esperando a que llueva en el interior;siendo por ello oportuno programar dicho trabajo de revi sión con el fin deproceder en tiempo útil a las necesarias medidas preventivas.
Cuando en los almacenes se notan manchas de hu medad o de infiltraciones de agua,debe darse inmediatamente cuenta de ello al Servicio de mantenimiento de los edificioso a quien corresponda. Las gotas de agua provinentes de los tejados deben serseñaladas exactamente en el punto en que caen, al objeto de permitir una reparaciónrápida de los puntos a revisar.
Hay que señalar a los jefes de almacén los puntos en donde han tenid o lugar lasreparaciones, al objeto de que, a la primera lluvia, controlen si aquellas han sidoeficaces.
En el curso de grandes temporales e inmediatamente después de haber tenido lugarlos mismos, es necesario verificar todo cuanto ocurra o haya ocurrid o en el interior delos almacenes, al objeto de poner inmediatamente en marcha las medidas a que hayalugar; la inspección deberá hacerse igualmente en los puntos menos accesibles de loslocales, procediendo, en caso de duda, a exploraciones en el interior de las estibas.Cuando se trate de materiales que por un exceso de humedad puedan entrar enproceso de fermentación, con el riesgo de fenómenos de auto combustión, esnecesario proceder a la verificación periódica de la tempe ratura en el interior de lasestibas, con el fin de poder prevenir las eventualidades de incendio.
La disponibilidad de grandes almacenes facilita también el flujo de los materialespermitiendo una más rápida inserción de los mismos en el ciclo productivo.
52
Hay almacenes que por su imp ortancia requieren locales grandes en los que se debeninstalar imponentes estanterías servidas por cabinas móviles, dotadas de mandoseléctricos, las cuales permiten mover con celeridad los materiales en distintasposiciones.
La disponibilidad de un solo gran local para el almacenaje de los materiales noresuelve, todos los problemas inherentes, porque bastante a menudo existen algunosmateriales que hay que tener bajo llave; tratándose especialmente de productos muycostosos o de difícil aprovisionamie nto y para los cuales se necesitan localessubsidiarios pequeños y que dispongan de un buen sistema de cierre.
Como complemento llevamos dicho a propósito -de la iluminación de los locales dealmacenamiento, según la tenemos que precisar que la iluminación insuficiente puedeser causa de:
- Errores al contar el material y errores en la selección y escritura sobre lastarjetas de almacén.
- Errores de lectura. de los documentos inherentes a la entrega de materialespor parte del almacén.
- Perdidas de tiempo en la búsqueda y recuento de los materiales.- Una ocupación limitada del espacio situado a la sombra.- Bajo rendimiento del personal, especialmente del personal anciano; la
escasez de luz no invita al trabajo y es una de las causas de debilitación dela moral del personal.
- La limpieza difícil e incompleta de los almacenes.- Accidentes.- Una mayor fatiga del personal que trabaja.- Un aumento de coste del ejercicio del almacenaje.- Dificultades para los jefes de almacén en el con trol del personal adscrito al
mismo.- Movimientos inútiles de material, debido a la restitución de los distribuidos
erróneamente.- Mal manejo de los materiales, averías, perdidas y mermas.- Dificultades en la realización de la actividad programada.
53
2.3.11 CLASIFICACION DE PARTES
Como ya se ha dicho, todos estos métodos pueden ser combinados de diferente formao reunidos para dar origen a sistemas mixtos, respondiendo a las mas variadasexigencias.
La simbolización, en función de la clasificación, debe responder a algunos principiosfundamentales:
1. Tiene que ser estudiada con mucho cuidado, en el cuadro general de losproblemas de organización de la empresa, teniendo presente que todo error enque se incurra. tiene siempre consecuencias notables, porque repercute sobrelos costos, tiempos, etc.
2. Cuando se estudia una clasificación, conviene recordar que no se trata de unproblema que termina en si mismo: esta tiene que concurrir a aumentar lafuncionalidad de la Empresa.
3. La base de un buen sistema de clasificación y de simbolización es siempre elprincipio de la simplicidad. Es conveniente no dejarse influir por esquemasdemasiado complejos y analíticos: por el contrario, es necesario adecuar laclasificación y simbolización a la realidad de los movimientos de los materiales.
4. Establecido un cierto criterio de clasificación y de simbolización será oportunomantenerlo estático durante un razonable periodo de tiempo. La revisión deberátener lugar en periodos pre feriblemente equidistantes y con criterios de es tudiono diferentes de aquellos que han caracterizado la fundamentación inicial delsistema de clasificación y simbolización.
5. Dicho sistema tiene que ser conocido a fondo por el personal que lo ha deemplear, al cual deberá, instruirse debidamente sobre su funcionamiento paraevitar que lo aplique de forma mecánica.
6. En la aplicación del sistema escogido no debe hab er ningún punto oscuro, estoes, sectores en los cuales no se aplique. Su funcionalidad tiene que sercompleta, exenta de excepciones y com promisos.
7. No debe permitirse a nadie, en la Empresa, modificar el sistema adoptado, ycualquier duda que se presente debe ser resuelta exclusiva mente por la oficinacompetente.
2.3.11.1 EL SISTEMA LOCALIZADOR
Se trata de un sistema de identificación de la colocación de los materiales, apropiadopara facilitar su encuentro.
Se ha llegado a afirmar que un almacén sin sistema localizador puede ser comparadoa un libro sin índice.
Desgraciadamente, en la práctica, se confía muy a menudo a la memoria humana lasituación de los materiales, toda vez que las fichas de inventario se l imitan solamente aindicar la denominación, la clasificación, la simbolización y la cantidad de los mismos,
54
sin expresar nunca su colocación. El hallazgo o localización de los materialesalmacenados podría lograrse de manera bas tante fácil si fueran ordenados según lasecuencia de su clasificación; sin embargo, hemos observado que dicho sistema no sepresta a la buena utilización del espacio. Deducimos, por lo tanto, que si almacenamoslos materiales basándonos en su volumen o en su destino, se deberá concretar unsistema de localización, es decir un sistema localizador, cuyos principios puedenresumirse de la siguiente manera:
1 El espacio de los almacenes debe repartirse y clasificarse de manera quese pueda identificar con símbolos apropiados cualquier parte del mismo.Así se podrá atribuir una numeración progresiva a los anaqueles (o asectores de área) y distinguir cualquier sección de los anaqueles — en elsentido de la longitud — con una letra y cada piso con un número.Tenemos, por ejemplo, el 32522, que indica la segunda sección delsegundo piso de la estantería numero 325.
2 En los documentos de cargo debe tenerse en cuenta la situación de losmateriales. También puede emplearse un registro en el que se detallen ,en correspondencia con cada sector del almacén, los materiales que pocoa poco van siendo almacenados: si ello tiene lugar tomando como base elcubicaje podrá hacerse una cuenta escalonada que permita determinaren todo momento el espacio disponible.
3 En las órdenes de movimiento de los materi ales se debe indicar susituación con la simbolización antedicha.
4 El personal debe ser instruido igualmente sobre tal simbolización, alobjeto de que pueda locali zar en todo momento el material deseado, sinnecesidad de búsquedas especiales.
5 Para facilitar la identificación de la situación de los materiales puede serútil:— Señalar el número de cada estantería en su parte frontal, con
grandes cifras, o también sobre los pavimentos.— Indicar con grandes letras y cifras los símbolos distintivos de cada
sección o flanco de estantería.— Disponer a la entrada de cada local una tabla que indique la
numeración de las estanterías allí dispuestas.— Renovar, de vez en cuando, las inscripciones que tiendan a
descolorirse.6 Sobre las tarjetas de almacén conviene indicar el símbolo de la estantería
o de la estiba, para prevenir la eventualidad de confusiones cuando sesaquen de su sitio para ponerl os al día. Sustancialmente, quien se ocupade la utilización del espacio, cuando recibe un boletín de entrada quehace disponible una partida de materiales verificados favora blemente,deberá controlar la hoja de espacio del sector del almacén donde debanser colocados los materiales del tipo correspondiente, determinando queestantería se ha de utilizar. Dará parte de ello en el mismo boletín deentrada, que podrá servir igualmente para registrar la colocación delmaterial en la ficha-inventario y sobre las tarjetas de almacén.
55
2.3.12 LAS DISPOSICIONES CONTABLES DEL ALMACEN
La organización del almacén no se puede calificar de racional si no incluye una rigurosacontabilidad de los movimientos de los materiales que tienen lugar en su interior, con lacual se consiga:
— La identificación, en sentido histórico, de todos los movimientos que seefectúan con los materiales de cualquier naturaleza que entran, se detienen,se transforman y salen de la Empresa.
— El mantenimiento de anotaciones susceptibles de permitir establecer, encualquier momento, la situación de los materiales y también de lasinversiones de la Empresa.
— La observancia de una disciplin a o construcción de los movimientos de losmateriales, tratando de identificar continuamente la situación contable con lade hecho (esto es, la efectiva del almacén).
— El desarrollo del sistema de control de inventarios (existencias), del cual yahemos hablado.
— El encuadramiento de la contabilidad de los materiales en la contabilidadindustrial y en la general de la Empresa.
— El desarrollo de un riguroso sentido de responsabilidad por parte de quienguarda los materiales, en cuanto a la existencia de estos de be ser reflejadasiempre en los apuntes contables, evitando efectuar cualquier movimiento sinla documentación y autorización preescritas.
56
FIGURA 5: ESQUEMA GENERAL DE FUNCIONAMIENTO DE LOS ALMACENES DE MATERIAS PRIMAS.
Notificación de Compra
Ordenes de Entrada deMercancías
Documentos deAcompañamiento de
Mercancías
Certificados Provisionalesde Entrada
Boletines de Entrada delos Semielaborados
Boletines de Devolución(manufacturados)
Ordenes de Transferenciade otros almacenes
Ordenes de Transferenciade otros almacenes
Boletines de restitución demateriales excedentes (alfinalizar la fabricación)
Certificadode
verificación
Tarjetas de Almacén
Ficheros subsidiarios
Tarjetas – Inventario deAlmacén
Para elespacio
Para losmateriales
Ordenes de fabricacióncon disposiciones de salida
de materiales
Vales de salida
Ordenes de cesión aterceros para venta, para
elaboración u otrasrazones
Documentos dedescargo por
pérdidas, mermas.
Ordenes de transferencia aotros sitios
Ordenes desalida para
ensayos
57
Los registros que conciernen al almacenaje pueden ser de naturaleza:
- Contable: Tienen por objeto el seguir los movimientos de la CuentaAlmacén como participe del plan general de cuentas de la Empresa.
- Estadística o extracontable: Tienen por objeto el facilitar a la Direcciónde la Empresa elementos de valoración para las decisiones decarácter administrativo.
- Contractual o relacionada con las compras.- Técnica, si se trata de datos señalados al Servicio de Recepción y a la
Dirección Técnica para ponerlos en condiciones de desenvolver lasrespectivas atribuciones.
- Funcional, cuando se trata de datos que vienen resumidos, elaboradosy comunicados mediante formularios previamente dispuestos, al objetode asegurar al sector produc tivo la disponibilidad de las materiasprimas y accesorias o de los semimanufac turados, en la debidacantidad y calidad, y la en trada en el almacén de las mercancíasterminadas; así como regular el funcionamiento de este ultimo, deforma que participe plenamente en la organización de la producción; ytener en cuenta la ocupación del espacio de los almacenes, etc.
En la organización contable del almacén, el documento base es la ficha-inventario, lacual puede disponerse de diferentes formas. La forma mas sim ple es aquella queespecifica los materiales que entran y salen del almacén con indicación de losextremos de las órdenes de movimiento (de entrada o de salida), de la fecha de e stas yde otros datos, tales como precios unitarios, im portes, etc.
En la evolución más reciente de la técnica inventarial se ha pasado de lascontabilizaciones elementales a otras más complejas, incluyendo elementos de laprevisión de entrada y de salida, es decir:
- Los materiales cuyo suministro ha sido contratado (o sea, pedido ytodavía no entregado por los proveedores), o provenientes de otrosestablecimientos o almacenes de la Empresa (asignados, pero todavíano llegados).
- Los materiales a cuya entrega se ha comprometido el almacén porexigencias próximas de fabricación y todavía no servidos, pero quedeben considerarse ya comprometidos (los cuales deben serdisminuidos de las existencias reales).
58
FIGURA 6:ORGANOS QUE DAN ORDENES AL ALMACEN
La inserción de estos elementos de previsión hace mucho mas evidente la situación delalmacén, porque la posición inventarial no solo brota de la posición estática de lasexistencias en almacén, sino también de la situación de los debitos y de los créditos.
En la figura 6 aparece un formulario que ejemplifica dicho procedimiento contable.Sustancialmente se procede como sigue :
— Cuando se realiza una compra, esta viene indicada por anotación en lacolumna Movimientos por compras . Se trata aquí de materiales adquiridos yde los cuales se prevé la recepción en una cierta fecha.
— Cuando los materiales son. recibidos y el correspondiente documento llega aquien tiene la ficha inventario, este d educe su importe de la columnaMovimientos por compras y al mismo tiempo lo l leva como entrada a lacolumna existencias en almacén.
— Cuando llega una orden de cesión de materiales (o un vale de salida ), deberestarse de la columna Existencias la cantidad correspondiente.
— Cuando el almacén se compromete a la entrega de una partida de materialespor exigencias de fabricación, se registra el hecho en la columna Cantidadescomprometidas.
— Cuando se dispone la cesión de los materiales a cuenta de tal compromiso,hay que proceder a la deducción de los mismos, tanto de la columnaCantidades comprometidas como de la t itulada Existencias de almacén .
— Los movimientos en cuestión vienen complementados por la columnaSituación de disponibilidades , la cual pone en evidencia la cantidad quepuede ser comprometida para futuras exigencias de fabricación después deque todas las ordenes de cesión en curso han tenido ejecución material.
Oficina de Compras
Oficina de Control deInventarios
Oficina de Control de laproducción
Dirección Técnica
Oficina de Almacén DirecciónComercial
Salidas para producción
Salidas para ensayos
Devoluciones
Compras
59
— El total de dicha columna incluye el de los pedidos form ulados a losproveedores.
La ficha-inventario puede reunir las características indicadas en la figura 7, en la cual:
— T representa el total de los materiales pedidos.— E representa la existencia actual.— B representa el conjunto de los materiales comprometidos (bloqueados).— D representa la cantidad actualmente disponible.
En la organización del control de los inventarios han adquirido relieve las siguientesanotaciones auxiliares, hechas sobre las fichas -inventario, que sirven para haceroperante el sistema de pedidos, cuando las existencias des cienden por debajo de loslímites establecidos:
— Cantidad consumida durante los diferentes meses del año.— Consumo medio anual.— Cantidad a pedir cuando las existencias disminu yen por debajo de un cierto
nivel.— Cantidad de cada una de las partidas que deban pedirse (unidad de
adquisición).— Niveles inventaríales:
a) Mínimo.b) Máximo.c) De seguridad.d) De aviso.
En otros casos, la ficha-inventario comprende datos analíticos inherentes a losrequisitos de adquisición, a las entregas, a las recepciones.
Otros datos pueden ser los siguientes:
— Indicaciones analíticas sobre los materiales, uni dades de medida, tolerancias,clasificación, medidas y submedidas, referencias a condiciones, datos sobrela conservación y las exigencias de rotación;
— Datos sobre el acondicionamiento (embalaje).— Noticias inherentes a los controles físicos e inventaríales.— Indicaciones sobre el uso de los materiales y sobre la intercambiabilidad.— Referencias a los planes o programas de producción.
60
Material
Clasificación
Intercambiabilidad con
Unidad de medida Nivel de Inventario
Limite
Mínimo
MáximoDisponibilidad de AlmacénFecha Detalles de la
Orden deadquisición o decesión ocompromiso
Cantidadespedidas perotodavía noentregadas
Disponibles Cedidos SaldoCantidadescomprometidas, perotodavía noentregadas
Disponibles paranuevasordenes(créditoscomprendidos)
FIGURA 7: FICHA INVENTARIO
El inventario puede redactarse únicamente por cantidad o también por cantidad y valor;en este último caso comprende también los precios unitarios y los importes referidos alas cantidades de materiales registradas de entrada y salida.
Existen fichas-inventario muy complejas, las cuales asumen el carácter de verdaderosprontuarios, puesto que permiten proceder al cálculo rápido, al objeto de poderconfrontar la situación con las exigencias de la producción. La inclusión, en elencabezamiento de la ficha, de datos analíticos referentes a los materiales, facilita laidentificación y reduce la eventualidad de errores en la distribución de los materiales oen las adquisiciones. Al organizar el control y l a planificación de la producción esoportuno proceder de forma que en todos los documentos la enunciación de losnombres o denominación de los materiales y de los datos de clasificación resultenconcretadas siempre de la misma manera.
61
Otra serie de datos que puede constar en las fichas -inventario concierne a la situaciónde los materiales en el almacén, basada en la simbolización del sistema localizador, delcual ya hemos hablado.
La especificación de las órdenes de entrada y salida sobre las fichas de inventario sirvepara identificar las partidas, y puede ser oportuno el completarlas también con datos delas mismas órdenes o de su correspondiente ejecución.
Las fichas-inventario pueden incluir igualmente co lumnas suplementarias para facilitarlos controles contables.
El estudio de las características de la ficha-inventario debe ser hecho, de un lado, conel fin de hacerla funcional y, de otro, de m antenerla lo mas simple que sea posible, alobjeto de reducir el tiempo de compilación, de disminuir las causas de errores, delimitar los gastos de papel, de imprenta, etc.
Al estudiar la ficha, como ocurre en el caso de cual quier otro material impreso, hay quetener en cuenta las exigencias practicas de compilación: el espacio en las diferentescolumnas tiene que ser tal que permita la inscripción correcta y clara de los datos (amano o a maquina), teniendo en cuenta los medios de escritura normalmente usados yla velocidad de compilación. Cuanto mas frecuentes son las exigencias de redacción delas fichas, tanto mas importante es que el espacio en ellas disponible permita una fácily buena inscripción de los datos.
También tiene que ser fácil el columnar sus datos, al objeto de facilitar el ca lculo de sustotales (o de las diferencias). En las fichas más complejas, la exposición de muchascolumnas sobre un mismo impreso, con líneas horizontales demasiado juntas, puedehacer difícil la compilación, aumentando la causa de errores (transposiciones de unalínea a otra). En ciertos casos, es conveniente pro yectarlo de forma que se reagrupenlos datos en una serie de impresos: colocados de forma funcional los unos res pecto alos otros, hacen manejable la compilación, la consulta y la confrontación.
Hay que establecer también:
— Las dimensiones y la conformación de la ficha, en relación con el sistema dearchivo.
— El tipo de cartulina (peso, medida que se escoja) y su color.— La disposición del encabezamiento del impreso.
Un documento estrechamente en contacto con la ficha -inventario es la tarjeta de cargoo de existencia en almacén o tarjeta distintiva de los materiales, del que damos unejemplo en la figura 8. Tal tarjeta asume, en la organización del almacenaje, un puntobase, porque constituye un documento, presente permanentemente en el almacén,junto a los materiales, de los cuales certifica la existencia.
62
FIGURA 8: TARJETA DE ALMACEN
TARJETA DE ALMACEN
Articulo no. ____________________________________________Descripción ____________________________________________Existencia ____________________Fecha ____________________Revisada por ___________________________________________
Cargo Sucesivo Descargo SucesivoVale No. cantidad Vale No. cantidad
OBSERVACIONES_______________________________________________________________________________________ _______________________
63
Dicha tarjeta debiera dar una situación al día de las existencias reales, es dec ir,efectivas. Hemos tenido ocasión de observar el caso de una empresa en la que dic hoscartones constituían la base de la contabilidad del almacén. Estaban redactados endoble ejemplar, uno de los cuales estaba colgado en los estantes que contenían losmateriales, y el otro se conservaba en el Servicio de Contabilidad del Almacén. Cuandose procedía a la verificación de los almacenes, el inspector controlaba las existenciasreales y procedía a efectuar las necesarias rectificaciones sobre los cartones delalmacén, estableciendo así la correspondencia entre la situación contable y larealmente efectiva.
Aclaradas las causas de las diferencias encontradas, se procedía a la rectificación delsegundo cartón.
La puesta al día de las tarjetas de almacén debe hacerse ciñéndose a los documentosque acompañan la entrada de mercancías y los que disponen su salida. Es convenienteestablecer indicaciones para caracterizar sintéticamente los distintos tipos de órdenes.Hay que establecer las modalidades de compilación de los cartones respecto almomento de verificarse los movimientos, debiendo ref lejar fielmente la situación real.Esto significa que si un mov imiento de materiales viene dispuesto verbalmente y seefectúa antes que pueda, llegar al almacén el pedido u orden escritos (lo que escontrario al principio de que ningún movimiento pueda tener lugar sin tal orden) elcartón deberá expresar el movimiento, dejando en suspenso la indicación de losextremos del pedido respectivo.
Quienes trabajan en el almacén, a menudo están obligados a actuar con prisas, aconsecuencia de las características de su trabajo. Es frecuente la eventualidad de queel material salga, apenas el almacén ha recibido la orden de cesión y que lasanotaciones tengan lugar a última hora de la Jornada de trabajo; lo que puede dar lugara omisiones, olvidos o errores. No siempre las personas destinadas al almacén tienennociones de contabilidad, motivo por el cual es de esperar puedan cometer errores decalculo al anotar las entradas y las salidas de mate riales en los cartones.
Los fallos más comunes en la puesta al día de las tarjetas de almacén estánconstituidos por:
— Errores al incrementar o deducir de las existencias los materiales llegados ocedidos.
— Errores de escritura de las cifras, errores al poner las c omas, errores decolumnado, y eventualidad de errores en las sumas y en las sustracciones.
— Omisión de registros o anotaciones.— Errores de escritura de los movimientos; confusión de fichas, confusión de
aumentos con disminuciones, o vic eversa.— La confusión de cartones similares, con los consiguientes errores en el
registro de los datos.— Los errores en los redondeos.— El defasaje entre los registros correspondientes a las entradas y salidas.
64
— Las dobles anotaciones de documentos de cargo o descargo.
Igualmente pueden encontrarse diferencias entre:
— El cargo efectivo y las tarjetas de almacén.— Las tarjetas de almacén y la ficha-inventario.— El cargo, las tarjetas de almacén y la ficha-inventario.
Las diferencias entre el cargo y el cartón de cargo dependen de la f alta de actualidadde este ultimo, de errores de registro o de calculo; existiendo, por contra, errores quedependen de la cuenta inexacta de los material es almacenados. Existen otras razonesde tales diferencias, a saber:
— La salida de pequeñas cantidades de material, para pequeñas necesidades,sin dar cuenta de ello en los documentos de descargo.
— Los pequeños hurtos de materiales que pueden guardarse fácilmente en elbolsillo.
— La salida de pequeñas muestras para análisis, control, etc., sin anotardebidamente en los documentos de descargo.
— Los redondeos, sobre todo en los pesos, los cuales no han sido objeto decorrecciones en los documentos de descargo.
— Los prestamos de material no restituidos.
Las frecuentes diferencias entre las tarjetas de almacén y las existencias efectivas delos materiales denotan:
— Mala organización interna del almacén.— Llegada irregular de los documentos de cargo y descargo.— Trabajo farragoso.— Cálculos hechos de prisa, imprecisos; ejecutados sobre bases empíricas o
arbitrarias.— Personal poco adiestrado y con escasa capa cidad contable.— Malas costumbres por lo que respecta a la realización de las salidas de
material (cargos de material antes de la llegada de los boletines dedistribución, etc.)
— Escaso sentido de responsabilidad del personal afecto a los almacenes.
Los movimientos de materiales, según hemos dicho ya, tienen que estar justificadospor disposiciones escritas. La regulación o reposiciones puede ser aseguradaconfiándola a la oficina que controla al almacén («Oficina de Control de Inventario» u«Oficina de Planificación y Control de la Producción u «Oficina de Compras») o puedeser total o parcialmente con fiada al mismo almacén, basándose en un sistema deniveles de existencias, el cual implica el señalar de forma continua o periódica a la«Oficina de Compras», y en algunas ocasiones a personas que ocupan determinadoscargos, los materiales que es preciso comprar.
65
El documento que da origen a la compra es la «Orden de Compra», o «Petic ión deCompra», que puede realizarse con criterios diversos y que es necesario proporcioneesencialmente los siguientes datos:
— Oficina y persona que lo emite.— Denominación de los materiales que deban adquirir se, con indicación de sus
símbolos respectivos y de las características que deben reunir, y laespecificación de todos los datos útiles para su exacta identificación. Si ladescripción no resulta suficiente, deberán acompañarse diseños, fotografías,etc.
— Plazos de entrega de los materiales pedidos.— Referencia a adquisiciones precedentes.— Características de acondicionamiento (embalaje).— Sección de la Empresa a la cual se destinan los materiales.— Eventuales indicaciones de la estación ferroviaria en la que debe
descargarse la expedición.— Fases de la fabricación a la cual se destinan los materiales a adquirir.
Algunas veces, la «Orden de adquisición» puede incluirse en la Orden de producción,que equivale también a un dispositivo de aprovisionamiento del almacén para lasmaterias primas y auxiliares necesarias para afrontar la fabricación de determinadaspartidas de mercancías. Cuando la entrega de los materiales viene convenida a plazofijo y su entrega puntual reviste especial importancia, puede disponerse un sistema depetición que puede depender de la «Oficina de Compras» o ser confiado al mismo«Almacén». En dicho caso, puede recordarse al proveedor, ya sea por escrito otelefónicamente, que tiene que entregar la mercancía dentro de un cierto plazo; o se lepuede hacer visitar por un «reclamador» a quien competirá la redacción de un«Informe», que será enviado a quien corresponda, para dar noticia del avance de laproducción de los materiales a suministrar por el proveedor.
Cuando las mercancías adquiridas lleguen al Almacén y este haya procedido a contarlas cantidades recibidas y se ha comprobado que corresponden a las caracterís ticasdetalladas en la orden (salvo resultados de la verificación de recepción), se redactaráun documento que es el «Informe de recepción de los materiales», el cual tiene queevidenciar los siguientes datos:
a) Denominación y clarificación de los materiales recibidos.b) Referencia, a los detalles de la orden de adquisición ; fecha de recepción de los
materiales.c) Indicación del estado de ejecución del encargo:
1.Materiales a recibir en total.2.Materiales ya recibidos.3.Recepción actual.4.Materiales que faltan por rec ibir.
66
d) Indicaciones sobre el resultado de los controles:1. Valoración de la cantidad:
- Cantidad indicada por la documentación de acompañamiento.- Cantidad comprobada.- Identidad de la persona que ha hecho el control.
2. Valoración de la calidad (especificada por el Informe de Verificación).
- Mercancía aceptada por verificación.- Mercancía a revisar nuevamente.- Mercancía rechazada.- Identidad del verificador.
e) Indicaciones sobre la colocación de los materiales1. Almacén (de recepción).2. Tipo de contenedor empleado (si es ne cesario).3. Estantería.4. Nombre y firma de la persona que ha recibido los materiales.
f) Indicaciones funcionales y auxiliares:1. Visto bueno de la Oficina de Costes.2. Visto bueno de la Oficina de Compras.3. Visto bueno de la Oficina de Control de Inven tarios o de La Oficina de
Planificación y Control de la Producción.4. Posición de las tarjetas de almacén después del correspondiente registro
de la cantidad recibida.
El resultado de la verificación de los materiales, que se une al de su controlcuantitativo, puede ponerse de manifiesto mediante un «Informe de Verificación» o unCertificado de Verificación que constituye un documento muy importante porquecertifica como ha respondido el proveedor a las condiciones estipuladas. En general, apropósito de la realización de la verificación, se observa que:
— Si la comprobación de la calidad de la mercancía no reviste particularesdificultades y puede ser efectuada por el mismo personal (especializado o no)del almacén, la certificación de los resultados de la verificación puederealizarse mediante el mismo Informe de Recepción de Materiales.
— Si tal comprobación resulta compleja y viene realizada por personal ajeno alalmacén y las pruebas de verificación resultan laboriosas, reclamandocomprobaciones complejas o de laboratorio, es preferible hacer redactar unInforme de Verificación, al cual el Informe de Recepción de Materiales podrá ,referirse, citando los detalles.
67
Para el transito de los productos fabricados, desde el sector de la producción alAlmacén de productos terminados, puede ser redactado un documento qu e es la Ordende transito de materiales del taller al almacén, que contiene todos los datos cualitativosy cuantitativos que se refieren a. dicho material.
La salida de los materiales del almacén puede ser ejecutada bajo diferentes criterios,según las características de la producción, de su organización, de la distancia entre elalmacén y los talleres, del grado de delicadeza de los materiales; del ritmo deproducción, del sistema de transportes internos adoptados, de la naturaleza de losmateriales, etc.
Podemos diferenciar tres grandes tipos de movimien tos de salida:
a) Los relativos a los materiales que vienen entrega dos automáticamente por elalmacén, basándose en las Ordenes de producción y en un consiguiente plan decesión diaria o semanal: se trata del caso de las producciones continuas(cemento, productos químicos, etc.)
b) Los correspondientes a los materiales que vienen entregados por el almacénbajo petición específica y cuyo movimiento no constituye un flujo conti nuo y queno obstante están claramente ligados a un proceso productivo organizado: setrata de salidas con carácter no continuo, de materiales sumi nistrados bajorequerimiento específico, cada ves que se necesitan.
c) Los relativos a los materiales aprovision ados con un destino especifico y quefluyen regularmente a dicho destino, con o sin transito material por el almacén:se trata, p. ejem., de materiales que son entregados directamente por losproveedores a los centros de montaje (siempre bajo el control de l Almacén).
Con respecto a quien dispone la salida de los mate riales, debemos hacer una distinciónsegún que exista o no un Servicio de Control de Inventarios (y de Planificación de laproducción). En el primer caso, dicho servicio cuidara de redactar el Vale o Boletín deSalida, y en el segundo podrá ser el jefe de equipo quien provea la correspondientecompilación.
Dicho «Vale» constituye el documento base del movimiento de salida del almacén.
Cuando se trata de poner en marcha el inicio de fabri caciones muy complejas, puedeser dispuesto un «plan de puesta a punto y entrega de materiales a los talleres», arealizarse dentro de un tiempo determinado, que incluya los vales de salida o lossustituya.
Hay cantidades de materiales extraídos, que son parcialmente restituidas. En dichocaso pueden emplearse «vales de abono al Almacén».
La salida de las mercancías (productos fabricados) con destino a los compradores tienelugar mediante «Ordenes de cesión» o de «Expedición» que tienen funciones ycaracterísticas análogas a las de los vales de salida.
68
Seguidamente detallamos otros documentos que for man parte de la organización delalmacén, a saber:
— «Certificado de perdida», en el caso de que se trate de descargar productosechados a perder, destruidos o para destru ir (por avería).
— «Orden de verificación», que sirve para impartir disposiciones para procedera la comprobación cuantitativa de las existencias de determinados productos.
— «Orden de inspección técnica», que tiene por ob jeto el determinar laverificación cualitativa de los materiales.
— «Documentación sobre el inventario»; tarjetas, hojas de inventario,anotaciones, etc.
— «Libro de almacén».
Analicemos a continuación los principales documentos que certifican la salida de losmateriales:
a) «Vale de salida».
Este documento tiene que reunir todas las indicaciones que permitan identificar losmateriales que deben salir, y establecer su destino, es decir:
— Denominación de la sección que saca los materiales.— Denominación de los materiales solicitados.— Detalles de la clasificación (simbolización).— Unidad de medida; cantidades a ceder.— Necesidades (con eventuales indicaciones sobre la forma de comprobación
cuantitativa).— Plazo útil de puesta a punto.— Destino de los materiales— Eventuales notas técnicas referentes a la preparación de dichos materiales.— Fecha de emisión del vale.— Indicación, por parte de la oficina competente, de la situación de los
materiales en el almacén; indicación de las modalidades de entrega.— Referencia a precedentes salidas.— Indicaciones (eventuales) sobre la confrontación de las necesidades.— Firmas de los responsables de la emisión del vale y de su confrontación.
b) Orden de fabricación
Puede tratarse de un documento complejo, que también sirve para ordenar la salida delos materiales necesarios. Dicha or den puede afectar igualmente a salidas de materialcon destino a pruebas.
69
c) Orden de créditos
Es un documento que acredita a la Sección de estudios (para experiencias) o alDepartamento de producción (para la actividad productiva) una cierta cantidad demateriales que puede ser sacada hasta alcanzar el total acreditado, mediante Vales desalida. También la Orden de fabricación puede constituir dicho acreditativo.
En lo referente a los datos contenidos en dichos documentos debe establecerse aquien compete controlar las necesidades. En general, el almacén deberá controlar solocontablemente los Vales de salida, dejando la respon sabilidad de la comprobación delas necesidades a los elementos emisores u otros.
Esto no impide, sin embargo:
— Que el almacén pueda pedir aclaraciones sobre cualquier anomalía queobserve en dichos documentos.
— Que el almacén pueda ser obligado a sujetar deter minadas salidas dematerial a los limites indicados por tablas o estándares apropiados; tal es elcaso, por ejemplo, de los produc tos de consume.
Tiene que combatirse la mala costumbre, que algunas veces tiene el personal delalmacén, de distribuir, en lugar de los materiales solicitados, otros de tipo antiguo osimilar, sin que ello este permitido por disposic iones especificas. Dichasarbitrariedades, que a menudo sirven para disimular errores, van si empre en perjuiciode la programación de la producción y del control de los inventarios.
También es necesario prever los procedimientos que el almacén deberá seguir cuandoacusa una falta de disponibilidad de materiales solicitados, y ello especialmente en elcaso de tratarse de pequeños materiales para los cuales no es fácil prever la marchadel consumo, pues se pueden pre sentar imprevistos. Así, puede ser dada autorizaciónal almacén para proveerse de dichos material es en tiempo oportuno dentro de loslímites de un cierto importe o para acudir a proveedores convenidos.
Un problema que se presenta en la organización contable del almacén es el de laelección del tipo de registro mas conven iente cuando no se hace uso del fichero(formado por las fichas-inventario), para acatar las disposiciones fiscales. A estepropósito, es necesario tener en cuenta algunos principios fundamentales. Lasanotaciones de los hechos administrativos que atañen al almacén tienen que serfacilitadas por los registros, no debiendo ser dema siado complejas o laboriosas, y,desde luego, los registros tienen que ser siempre suficientemente manejables.
La exigencia de la facilidad de manejo puede imponer, cuando el número de materialeses elevado, el tener que llevar varios registros parciales, en lugar de uno solo muyvoluminoso.
70
El temor del extravío de documentos (a causa de mala organización, personalinadecuado o trabajo complejo) puede imponer en algunos casos el uso de registros dehojas fijas o dotados de mecanismos que puedan impedir la sustracción o extravío depáginas.
En el caso de emplear registros, puede ser a veces conveniente, cuando se trata demateriales muy delicados, recurrir a la rubrica, es decir, contraseñar numéricamente laspaginas, certificando su numero un funcionario de la oficina de la cual depende elalmacén.
Haciendo uso de registros, es oportuno dotarlos de la señalización necesaria parafacilitar la búsqueda de los datos en ellos contenidos.
Los registros tienen que tener una duración preestablecida, al vencimiento de la cual seprocederá al cierre de cuentas y a su renovación, o también a la reapertura de lascuentas del nuevo periodo sobre los mismos registros, cuando el espacio lo permita yse quiera ahorrar papel.
El papel utilizado para los registros debe tener una buena consistencia y permitir unaescritura clara, y eventualmente, la copia mediante papel carbón.
El sistema de encuadernación tiene que ser suficientemente resistente para permitir suconservación durante el periodo de tiempo establecido y no resultar demasiadocostoso.
En la enunciación de estos principios, nos hemos refe rido a los registros de hojas fijas.En la práctica, se presentan exigencias que han dado lugar a una orientación hacia lostipos de registro de hojas móviles.
Los registros de dicho tipo están constituidos por un mecanismo que permite la unión yla rotación de las hojas, estando estas dotadas de una perforaci ón lateral que permitela inserción de los dispositivos de agrupación de las mismas. Puede tambiéndisponerse un sistema de fijación de las hojas, que impida su extravío.
71
2.3.13 ESTADISTICAS Y RESUMENES (IN FORMES)
También con relación al almacenaje pueden estable cerse estadísticas extracontables yfracciones operativas que pueden ser muy útiles para la valoración de su marchaadministrativo contable. Son muchos los he chos del almacén que merecen serobservados y registrados, para hacerlos objeto de especiales estadísticas. Así, esimportantísimo tener en cuenta la rotación de las mercancías en el almacén.
Siempre son muy significativas las estadísticas de las mermas y de las perdidas.
La estadística de los pequeños remanentes y de los materiales anticuados es útil paraprogramar su enajenación. Para ciertas partidas de productos puede ser importante elestablecer la duración de su estancia, confrontándola con la que ha sido fijada comolimite por el Servicio Técnico .
La estadística de las devoluciones, ya sea por lo que concierne a las materias primas yauxiliares, ya para los manufacturados, tiene si empre gran significado para el Serviciode Compras y los servicios Técnico, de Producci ón y Comercial. En lo que respecta alas órdenes de compra es útil la estadística de los retrasos de entrega.
Para valorar la marcha del servicio de almacenaje, es importante la estadística de loscostos, que puede permitir:
— Efectuar comparaciones entre diferentes periodos.— Determinar el costo relativo a los distintos aspectos de d icho servicio y
desarrollar la acción necesaria para limitar los gastos.
Las fracciones operativas son útiles para comprobar algunos aspectos delfuncionamiento del almacén. Así tenemos, que, dividiendo el tonelaje del movimie ntodiario por el numero de hombres afecto a los transportes internos se podrá establecerel movimiento diario per capita que podrá servir para comprobar la marcha del trabajoen los diferentes días de la semana.
Otras fracciones operativas pueden ser concretadas para definir la cuantía de lasinmovilizaciones, relacionando, p. ejem., los periodos de estancia efectiva de lasmercancías en el almacén, con los periodos medios, calculados a base de datosestadísticos o de las previsiones que se relacionan con los planes de producción y deventa.
Pueden tenerse, finalmente, resúmenes o informes de varios tipos, como por ejemplo,los relativos a los materiales entregados a las secciones de producción para laejecución de un determinado trabajo.
72
2.3.14 TÉCNICAS DE ALMACENAJE
2.3.14.1 GENERALIDADES
Entendemos por técnica de almacenaje» un conjunto de a ctividades relacionadas entresi, las cuales se ocupan de la colocación de una mercancía en donde pueda serracionalmente conservada, y consiste en aquellos trata mientos protectores ypreventivos, sugeridos por la técnica , los cuales permiten la entrega de una mercancíaa la sección o la persona que deba utilizarla, con sus características integras.
Para cada categoría de productos y de mercancías existe una técnica de conservaciónque se especializa en productos determinados: así, por ejemplo, en el terreno de loscereales podemos encontrar diferentes técnicas de almacenaje, según se trate de trigo,de maíz o de arroz.
Por ello, es necesario establecer para cada mercancía los mejores criterios dealmacenaje. La experiencia sugerirá poco a poco los perf eccionamientos que sean delcaso.
Podrá ocurrir que la Empresa disponga de almacenes especializados para laconservación de determinadas mercancías fácilmente deteriorables. En dicho caso,deberán establecerse los procedimientos de utilización de dichos almacenes.
Cuando se trate de la conservación de materiales en almacenes no especializados, losprocedimientos de almacenaje deberán ser tanto más rigurosos cuando las mercancíasa conservar sean susceptibles de deterioros, siendo oportuno el preparar un programasistemático de controles.
Hay mercancías, rápidamente deteriorables, que se reciben para su elaboraciónindustrial y que no es posible conservar en almacenes especializados, y para las cualesla técnica de almacenaje debe sugerir medidas de precaución o disposicionesindustriales de conservación.
En el estudio de la técnica del almacenaje es nece sario:
a) Conocer a fondo cada una de las mercancías, identificando laseventualidades de alteración que puedan presentarse.
b) Proceder a la investigación sistemática de las causas de dicha alteración.c) Establecer los criterios de control del estado de conservación de las
mercancías (a la llegada, durante su conservación y en el momento deemplearlas).
d) Establecer cuales son los criterios a adoptar para conservar dichasmercancías sin que sufran daño alguno.
73
e) Fijar los criterios de emergencia a adoptar en el caso de incipientesaverías.
f) Establecer los criterios de utilización de las partidas de mercancíasaveriadas.
2.3.14.2 ENTRADA DE LOS MATERIALES
Las fuentes de llegada de los ma teriales pueden ser muy diversas, lo que da lugar a lasiguiente clasificación:
a) Las materias primas y auxiliares, pueden proceder de:
— Los proveedores.— Otros establecimientos de la m isma Empresa.— Cambios de mercancías.— Asignaciones de organismos est atales y para-estatales.— Liquidaciones, quiebras, etc.— Las firmas que han suministrado la maquinaria.— Restituciones (excedentes) por parte de las secciones de producción.
b) Los manufacturados pueden tener los siguientes orígenes:
— Las secciones de producción de la Empresa.— Otros establecimientos de la misma.— Terceros que trabajan para la Empresa.— Entregas o restituciones hechas por mayoris tas y revendedores a causa de la
creación de nuevos productos.
Cuando los materiales provengan de adquisiciones, es i mportante relacionar lasórdenes con el sistema de clasificación y de simbolización efectuado por la Empresa.
Posteriormente, podrá ser pedido a los proveedores que identifiquen los materialessegún determinadas clasificaciones y con arreglo al código de clasificación empleadopor la Empresa. Sin embargo, no siempre esto es posible; lo será, en general, para elproveedor de la gran empresa, el cual termina p or sufrir el influjo de sus sis temas dedenominación, clasificación y simbolización de los materiales; será, menos fácil cuandola situación sea inversa.
El Servicio de Compra, al asegurar el aprovisionamiento de las mercancías querealmente sirven para la producción, con arreglo a las prescripciones señaladas por el«Servicio Técnico», tiene que informar de los pedidos cursados al almacén y al serviciode «Control de inventarios*, si existe.
74
En el acto de recibir tales mercancías competerá al almacén el controlar:
a) Si se trata verdaderamente de las mercancías solicitadas.b) Si la cantidad recibida correspo nde a la pedida o si se aparta sensiblemente de
la misma. Dicho control deberá servir de base para la facturación ; podrá,también convenir fijar, en las notas de pedido, las t olerancias cuantitativasadmitidas (en más o en menos) y los criterios para el co ntrol de la calidad.
c) Si las mercancías entregadas reúnen los requisitos técnicos previstos en lascondiciones contractuales o se corresponden con procedimientos técnicas enuso o con muestras que sirvan de base para la compra.
Muchos inconvenientes lamentados en la producción derivan de un insuficiente controlde las materias primas y auxiliares, o de los manufacturados, a su llegada a laEmpresa.
Ya se da la eventualidad de errores, en los pedidos; por lo que si añadimos uninsuficiente o equivocado contro l de recepción, es fácil comprender cuales pueden serlas consecuencias.
A veces ocurre, en la práctica, que los proveedores poco escrupulosos intentanengañar al comprador presentando mercancías de calidad inferior a las controladas. Amenudo, la compensación del bajo precio del suministro, hecho con el fin de no dejarloescapar, viene apoyada la mayoría de las veces en la posibilidad de entregarmercancías que no reúnen todos los requisitos deseables.
Ha si do autorizadamente afirmado que la mala recepción de los materiales es un lujoque no puede permitirse ni la empresa, mas prospera.
Muchos de los errores y faltas en la recepción de los materiales repercuten sobre todoel proceso productivo Así, por ejemplo, la aceptación de materiales que no reúnan losrequisitos debidos, puede dar lugar a devolu ciones por parte del Departamento deproducción, a rechazos de fabricación y a rendimientos inferiores a los previstos.
La inexacta identificación, clasificación y simbolización de los materiales puede sercausa de errores de inventario y de distribución, con la consiguiente pérdida de tiempopor reclamaciones, restituciones, etc.
Los errores de comprobación, por lo que afecta al peso, volumen, numero, etc., puedentraducirse en verdaderas perdidas para el almacén, el cual puede encontrarse, endeterminado momento, con una situación real inferior a la contable.
La organización de la recepción de materiales tiene que ser estudiada cuidadosamentey constituir el objeto de un procedimiento, en el cual se ob serven los siguientesprincipios:
75
Tiene que ser realizado el máximo esfuerzo para establecer la identidad determinología y clasificación entre la «Oficina de Compras», los proveedores, el«Almacén» y el «Servicio de Verificación de recepción*.
Es oportuno que existan siempre acuerdos con los proveedores p ara fijar lasmodalidades de entrega de los materiales: lotes, acondicionamiento, modalidad decompilación de las notas de acompañamiento, etc. Por ello, tienen que ser fijadas lasmodalidades de recepción de cada uno de los tipos de material. Así se tratara deestablecer:
— Los criterios de comprobación cuantitativa.— Los criterios del estibaje previo al control de recepción.— Los procedimientos de muestreo.— Los registros contables a efectuar.— Los métodos y medios a usar en los transportes internos.
Tienen que ser definidas las modalidades de actuación del control cuantitativo,precisando quien será la persona responsable del mismo. Por lo que respecta a losmedios de control a emplear, se tratara de especificar:
— De cuales se trata.— Como tienen que ser controlados y empleados.— Como debe procederse para el control de l os imprevistos.
Tienen que definirse las responsabilidades de comprobación y establecerse lasmodalidades a seguir, cuando no deriven ya de las co ndiciones o de los procedimientosde carácter general. Deben establecerse las comunicaciones a hacer a losproveedores, al «Servicio de control de in ventarios* y a la «Dirección contable de laEmpresa». Deben establecerse los procedimientos para registrar sobre las fichas-inventario las partidas aceptadas y para transferir las mercancías aceptadas alalmacén. Tienen que establecerse, finalmente, los procedimientos a seguir para lasmercancías rechazadas (competencia de la notificación del rechazo y criterios derestitución).
Para la recepción de los materiales es necesario disponer de espacio adecuado, quepermita su estibaje de forma que se faciliten los controles cuantitativos y cualitativos. Amenudo no se da suficiente importancia a esta necesida d y ocurre que se mezclan losmateriales a verificar con los verificados, y que se grava al almacén con movimientosde materiales a restituir. No es raro el hecho de que las faltas de comprobación seandebidas a la práctica imposibilidad de acceso a los di ferentes puntos de las estibas delos materiales recibidos.
76
Por otra parte, el almacén tiene que estar en condiciones de:
— Descargar rápidamente los materiales que recibe, para evitar el pago depenalidades de estancia por retención de los medios de transporte.
— Establecer cuales son los medios de transporte in terno mas apropiados paracada tipo de material.
— Disponer de suficientes contingentes de tales medios para poder efectuar losmovimientos dentro de un plazo de tiempo razonable.
— Desarrollar un método racional de trabajo, al objeto de reducir al mínimoposible los gastos de recepción de los materiales y de evitar tambiénperdidas o deterioros.
El correspondiente control cuantitativo de lo s materiales formará parte del Informe derecepción de materiales del cual ya hemos hablado oportunamente.
Examinemos ahora un caso práctico de programación de una llegada de mercancías.
Supongamos que el proveedor «X» haya dado noticia de la expedición de la partida demercancías que tenia que entregar dentro de un plaz o previsto «Y», en razón de ciertocontrato estipulado con la Empresa. El Servicio de almacén ya tenia que estar alcorriente de tales eventualidades a través del pedido de las mercancías. Esto significaque debía disponer previamente:
— El espacio necesario para la recepción de la citada mercancía en el local derecepción (identificación de la cantidad y de la situación).
— El espacio apropiado para almacenarla después de la oportuna verificación(designación de los sectores del almacén y de las estanterías a utilizar).
Habida confirmación de la llegada de las mercancías en un determinado día,correspondía al Servicio de almacén:
— El control de las susodichas disponibilidades de espacio (previo acuerdo conel Servicio de verificación o control de recepción sobre el estibaje).
— La designación del encargado responsable de la recepción.— La fijación del personal y de los medios a emplear en la descarga y estibaje
de las mercancías llegadas.— La designación del personal para el control cuan titativo y para la ayuda de los
verificadores.— La programación (personal y medios) de la transferencia al almacén de los
materiales aceptados.
77
Denominación de losmateriales llegados
Clasificación
Proveedor
Condiciones contrato
Cantidad
Paquetes
MEDIOS A EMPLEARSE PARA LA DESCARGA
Vehículos Personal_______________No. _____________ Para los controles_______________No. _____________ Jefes de Grupo__________ No. ____________________No. _____________ Operarios_______________No. _____Plataformas________________________________ Para los vehículos________________________________ Conductores_____________No.______________________________________ Otro Personal_____________________
PROGRAMA DE TRABAJO
Lugar de carga Punto de destino delmaterial
Tipo de estibaje
_____________________ _____________________ _________________________________________ _____________________ ____________________Hora de presentación delos vehículos y personal
Distancia entre el lugar decarga y el de descargamts. ____________________
_____________________ _____________________ ____________________Duración del trabajo _____________________ _________________________________________ _____________________
PROCEDIMIENTOS DE DETALLE
Para la descarga Para el estibaje
OTROS PROCEDIMIENTOS
Recorrido de losvehículos
Precauciones en la descarga Muestreo
FIGURA 9: HOJA DE TRABAJO PARA LA RECEPCION DE MATERIALES
78
Para dicha programación puede emplearse una Hoja de programación de la recepciónde materiales prevista espec ialmente.
En la figura 9 puede apreciarse un modelo de dicha hoja, que puede servir paraplanificar todos los aspectos de una operación de recepción de materiales. Comopuede verse en el contexto se trata de identificar la procedencia de los materiales, deestablecer que sectores del almacén deberán ocupar, que medios de transporte(interno) deben ser empleados, cuanto personal hay que ocupar en las operaciones derecepción y de precisar el tipo de estibaje. Otros procedimientos de detalle puedenreferirse a la descarga (por ejemplo, para el acercamiento de los vehículos a loscamiones y vagones fuera del plano cargador) y al estibaje (normal para facilitar eltrabajo de los verificadores).
Ulteriores procedimientos pueden afectar al recorrido de los vehículos, a lasparticulares precauciones a adoptar en la descarga, a las mues tras a sacar por cuentadel Servicio de verificación durante las operaciones de descarga, etc.
También tenemos que señalar la recepción de los productos fabricados. Se trata demateriales verificados, que el almacén recibe y estiba a base de un progra ma. Conestos se efectúa solamente el control cuantita tivo después que ha sido confirmada laidentidad. Llegan con un Boletín o informe de verificación y una ordenación analítica.
Comprobada la cantidad se dará curso a los registros de cargo en la «Ficha -inventario».
2.3.14.3 VERIFICACION O CONTROL DE RECEPCION
— La verificación o control es una operación que debe insertarse en la funciónde la recepción de materiales, integrándola.
— La operación de recepción propiamente dicha tiene que ser realizada demanera que facilite la verificación.
— Esta ultima no debe entorpecer el regular fun cionamiento del almacén, en elsentido de retrasar demasiado el transito de los materiales del local derecepción al de conservación.
— El estibaje de los materiales que llegan a los locales de recepción tiene queser hecho de forma que favorezca el ac ceso a las estibas, para su exa men ypara la toma de muestras a enviar al análisis o a someter a las pruebastécnicas previstas.
— Al programar las entradas de materiales se deberá tener en cuenta el tiempoque deberán estar en el local de recepción en espera de los resultados de laverificación; cuanto mas se haga esperar esta, mayor será el espacionecesario.
— Tiene que considerarse también la eventualidad del rechazo del material, elcual deberá, ser apartado en espera de ser devuelto al proveedor, caso en elcual habrá una inutilización de espacio que podrá ir en detrimento de larecepción de otros materiales.
79
El procedimiento general para el funcionamiento del Servicio de Verificación o Controlde Recepción puede ser el siguiente:
a) Dicho servicio será puesto al corriente por la Oficina de Compras, sobre lasentregas de materiales que deberán tener lugar de acuerdo con los pedidosformulados al respecto.
b) El almacén deberá notificar el arribo de los mate riales al citado Servicio deVerificación o Control de Recepción.
c) El aludido servicio deberá entrar en funciones integrándose en la programacióndel trabajo del almacén.
d) El resultado de la verificación tendrá, que ser notificado al almacén (además deal «Servicio de Compras», al «Servicio de planificación y control de laproducción », al «Servicio de Control de In ventarios», y a la «DirecciónContable»), mediante el boletín o informe de verificación.
2.3.14.4 MOVIMIENTOS INTERNOS Y ESTIBAJE
El problema del estibaje de los materiales ya se perfila cuando estos tienen quecolocarse en los locales de recepción. Dicha operación responde a exigenciasespeciales, y por ello puede resultar poco racional, desde el punto de vista delalmacenaje de larga duración.
Después que los materiales recibidos han sido aceptados por la verificación, deberádisponerse su transferencia a la sección de almacén donde ha de tener lugar laconservación.
Será oportuno planificar con cuidado la utilización del espacio, teniendo en cuentatambién las entradas futuras de las dif erentes mercancías, de forma que cada tipo deellas este reunido en el mismo sector y no ya en sectores diferentes.
En la utilización del espacio se discute si seria preferible el colocar los materiales segúnla secuencia numérica de la clasificación, o mejor según el criterio de asegurar la mejorutilización del espacio. En el primer caso será, más fácil reponer cada tipo de material,pero se tendrán alternativas de espacio plenamente ocupado y escasamente utilizado,y su destino resultara, poco racional. La mejor utilización del espacio se consigueagrupando conjunta-mente, en las grandes áreas, las mercancías a almacenar engrandes cantidades (las que normalmente permiten ocupar también todo el espacio enaltura); y empleando las pequeñas áreas (en los ángulos, a lo largo de los murosperimetrales del almacén, en los márgenes de las grandes estibas, etc.) para lasmercancías que se necesiten en cant idades limitadas.
Debe estudiarse igualmente el disfrute del espacio en altura. El estibaje debe permitirelevar las estibas sin hacerlas peligrosas; puede realizarse mediante la simple sobreposición de materiales o mediante el uso de plataformas, en cuyo caso deberánestablecerse la carga y la forma de colocación de los materiales, que debe ser tal quepermita sobreponer toda una serie de plataformas cargadas.
80
El estibaje puede hacerse también en estanterías servidas por escaleras o por cabinasque actúan en dirección vertical u horizontal, por mandos eléctricos, teniendo así alalcance de la mano cada compartimiento de las estanterías.
En el estibaje de las mercancías en altura, es nece sario mantener una distanciaadecuada al techo. En general, prevale ce el criterio de observar una distancia deal menos 15 a 20 centímetros cuando las estibas no son superiores en altura a loscuatro metros y medio, y de un metro si son superiores a dicha altura (fig. 10).
FIGURA 10: EJEMPLO DE UTILIZACION MAXIMA DEL ESPACIO EN SENTIDOVERTICAL
81
FIGURA 11: SISTEMAS EQUIVOCADOS DE SALIDAS DE LOS MATERIALES DELAS ESTIBAS.
82
FIGURA 12: EJEMPLO DE PROTECCION ANGULAR EN EL CRUCE DEL PASI LLOPRINCIPAL CON UN PASILLO TRANS VERSAL
83
En la técnica del almacenaje es preciso prevenir la inconveniencia en la perdida deespacio. Para cada estiba tiene que ser establecida una dirección, en el sentido de lacual tienen que retirarse los materiales correspondientes; se pierde espacio si cadaestiba es «atacada» en diferentes direcciones, pues se vacían espacios limitados queno es posible utilizar. Así, es equivocado comenzar a extraer filas de materialesparalelamente a los pasillos , es decir, a lo largo del perímetro de cada estiba (fig. 11);es preferible entrar decididamente en esta en una sola direcci ón, creando así unespacio que puede ser rellenado con otros materiales que lleguen.
También la utilización de las estanterías tiene que ser planificada buscando colocar alalcance de la mano los materiales de uso mas frecuente y situar los demás en laspartes más altas de las estanterías (accesibles mediante escaleras adecuadas).
Las dimensiones de la sección de las estanterías tienen que estar relacionadas con lascaracterísticas de los materiales a conservar. También en dicho caso vale el crite rio dela máxima utilización del espacio respecto al de la colocación de los materiales segúnla secuencia numérica de su clasificación.
En la utilización del espacio de los almacenes cubier tos es necesario tener en cuenta,como ya se ha dicho anteriormente, la capac idad de resistencia de los pavimentos,evitando superar la carga limite establecida por metro cuadrado, teniendo en cuentaque el peso no cargado sobre el espacio formado por los pasillos, puede ser repartidoproporcionalmente (para efectos de calculo) so bre el área ocupada por las estibas,siempre que no se emplee la carretilla el evadora de horquilla, u otra ma quinaparecida, puesto que en dicho caso también hay que tener en cuenta su peso a plenacarga. Siempre es una buena regla:
— Señalar los límites de las estibas.— Colocar, en los ángulos de las mismas, cantoneras (fig. 12) angulares
rayadas al objeto de delimi tarlas bien y para evitar que reci ban golpes de losmedios de transporte interno.
— Evitar, al sacar materiales, que queden columnas de materiales inestables.susceptibles de caerse fácilmente a la primera vibración.
— Proteger, eventualmente, la solidez de las estibas con cuerdas, tablastransversales clavadas, etc.
— Evitar el cubrir o hacer difícil el acceso a las puer tas de seguridad, a losextintores, grifos, etc.
Como ya hemos dicho, el almacenaje de los materiales puede ser hecho bajocobertizos o tinglados, cuando sea suficiente protegerl os del agua, sin que seapreocupación el cambio de temperatura o el grado de humedad. También la utilizacióndel espacio de los cobertizos tiene que ser debidamente programada.
84
FIGURA 13: PRINCIPIOS Y CONDICIONES A LAS CUALES DEBE RESPONDER LA PROGRAMACION DELMOVIMIENTO DE LOS MATERIALES
No hay medios para todoslos usos, pero si
combinaciones de medios
Tiene que ser programadoel empleo de los mediosadecuados para cada tipo
de trabajo
Tiene que ser asegurada laplena utilización de todos
los medios disponibles
El empleo de mediostiene que ser programado
en relación al trabajonecesario
Condiciones Generales
Principios a los cuales tiene que responder laprogramación del movimiento de los materiales
Principios de laProgramación
Ningún Material tiene queser tocado con las manos
Tiene que hacerse elmáximo empleo de los
paleas
Hay que emplear losprocedimientos
Las cargas estándarestienen que ser muy
precisas
La programación tiene queser dinámica
Tiene que establecerse launidad de carga
Se tiene que buscarsiempre la solución menos
costosa
Tienen que serprevistas lasmedidas deprecaución
85
El orden constituye, en el interior de los almacenes, uno de los principales factores delbuen funcionamiento: el principio regulador tiene que ser el de colocar «cada cosa ensu sitio» y de tener «un sitio para cada cosa». Ya hemos dicho que la utilización delespacio tiene que ser cuidadosamente programada: es necesario actuar de forma quecada sector del almacén tenga un destino específico, mantenido a través del tiempo.
Ello facilitara el trabajo en cuanto asumirá, para el personal un valor recordatoriofacilitando el desarrollo del trabajo en forma de rutina. La misma programación deltrabajo podrá, aventajarse con ello. Ello no tiene que significar, sin embargo, que sedeba cristalizar en soluciones poco racionales o que no deba admitirse que cambiandolas exigencias de las reposiciones no sea también oportuno cambiar la colocación delos materiales en los almacenes. Si, por ejemplo, en una empresa, algunos materi alesmetálicos de gran consumo han sido sustituidos por otros fabricados con materialplástico y la colocación de los primeros en las estanterías había sido regulada de formaque estuviera lo mas cerca posible al lugar de distribución, convendrá colocar losnuevos materiales en las mismas estanterías donde estaban dispuestos los metálicos yomitir las existencias de estos a estanterías mas alejadas.
Por dicha razón es oportuno que, periódicamente, se vea de nuevo la distribución delos materiales en los almacenes para hacer las modificaciones que venganaconsejadas por la experiencia práctica de todos los días.
En la organización interna de los almacenes, es necesario también estudiar los criteriosadecuados:
a) Para ahorrar espacio.b) Para hacer frente a la llegada de materiales que desborden las posibilidades de
almacenaje.
Para ahorrar espacio es conveniente:
— Hacer fluir los materiales directamente (cuando sea posible) desde lasección, de recepción al taller correspondiente.
— Proceder, como ya se ha dicho, a la sistemática eliminación de los pequeñosremanentes, así como de los materiales superados o cuya utilización futurano se prevé como relativamente próxima.
— Programar con sumo cuidado la utilización de cada parte del almacén.— Preferir la colocación de los materiales según su cantidad y volumen antes
que según su secuencia numérica.— Tener agrupados los materiales del mismo tipo.— Seguir rigurosamente los procedimientos ya indicadas para las salidas de los
materiales de las estibas.— Utilizar al máximo los locales en altura, recurriendo, si fuere conveniente, a
estanterías sobreelevadas.
86
Ocurre a veces que el almacén tiene que afrontar exigencias de almacenaje superioresa sus posibilidades, y, por ello, se haga necesario adoptar medidas de emergencia. Ental caso es necesario procurar que estén próximos, lo mas posible, los materiales delmismo tipo; evitar amontonamientos, frente a las estanterías, que puedan impedir larotación normal de los materiales; aumentar las dotaciones de las secciones; agruparlos materiales en embalajes mayores; rellenar provisionalmente los pasillos, locales deacceso, etc. Es obvio que se deberán intensificar las medidas contra incendios, lavigilancia, la verificación (de dichos medios) y hacer rigurosamente operantes losprocedimientos para las salidas de materiales.
2.3.14.5 SALIDA DE LOS MATERIALES
Deben tenerse en cuenta algunos procedimientos fundamentales de organización pararegular la salida de los materiales.
Basándose en las mismas debe practicarse la rotación. Los materiales primeramenteentrados en el almacén deben ser los primeros que salgan. Se trata del principio el queprimero entra es el que primero sale . Esta regla debe imperar también para losmateriales que no acostumbran a ser deteriora bles. En realidad, todos los materiales,de cualquier especie que sean, se resienten más o menos notablemente de los efectosdel tiempo.
En cuanto a la rotación de materiales tiene que ser:
— Oportunamente planificada.— Llevada a cabo de manera que se evite la formación de pequeños saldos.— Tempestiva; es decir, el empleo de los materiales ha de tener lugar antes de
que se haya alcanzado el limite de conservabilidad.
La rotación tiene que ser facilitada igualmente por la organización del almacenajemediante:
a) La indicación, sobre las etiquetas, de la fecha de fabricación de las mercancías;o con el empleo de etiquetas de diferente color.
b) La distinción de las partidas en relación con dicha fecha.c) La adopción de criterios de estibaje que faciliten la utilización de los productos
de fecha de fabricación más antigua.d) Instrucciones precisas al personal, que debe ser responsabilizado en la
ejecución regular de la rotación de los materiales.
La salida de materiales y productos de los almacenes tiene que estar justificada pordocumentos tales como el «Val e de Salida», la «Orden de elaboración», la Orden desalida por exigencias técnicas, pruebas, experiencias, inspecciones, etc., o por otrosdocumentos emitidos por los órganos responsables.
87
Las salidas de materiales tienen que registrase en las «f ichas de inventario » y en los«Tarjetas de almacén».
A propósito de estos últimos es necesario:
— Que se registre prontamente cualquier movimiento de sa lida, para que lasituación que describen coincida con la real.
— Que sean devueltos a quien cuida del control de inventario o a quien lleva lacontabilidad de almacén, cuando los saldos han llegado a cero: de esta formase efectúa una especie de inventario per petuo.
Para el buen funcionamiento de los almacenes hay que proceder a toda una serie dedisposiciones para disminuir el número de salidas.
Ya hemos dicho que la normalización y la simplificación pueden permitir, con lalimitación de los tipos de materiales, la reducción del trabajo del almacén.
Existen sistemas de organización que pueden facilitar el funcionami ento de losalmacenes, tales como:
— La atribución de un carácter periódico a las distribuciones.— La creación de reservas de sección («pulmones»).— La formación de reservas a lo largo de la línea de montaje.— Las dotaciones de sección.— La utilización de instalaciones y artificios especiales para facilitar las salidas
de almacén, como son el empleo de los tele tipos, de distribuidoresneumáticos, de cajas contenedoras de cantidades Standard, etc.
— La agrupación de las salidas o salidas.— La información, al almacén, sobre la planificación del trabajo, al objeto de
permitirle la preparación de los materiales a distribuir.
El funcionamiento interno del almacén es facilitado por:
a) El Servicio de control de inventarios , el cual tiende a poner al almacén encondiciones de ser repuesto de mercancías con continuidad.
b) Un buen Sistema Localizador.c) Una organización interna del trabajo que permita la pronta reunión de los
materiales a distribuir.d) Un conjunto de Bonos y vales internos que permita definir la responsabilidad del
personal.
También es oportuno, que una vez realizado el inventario anual, el Servicio técnicoexamine las existencias del almacén, al objeto de asegurarse de si hay materiales queconviene eliminar o para los cuales sea oportuno buscar nuevas utilizaciones, con el finde extinguir su existencia lo antes posible.
88
Finalmente, es necesario vender aquella forma de conservadurismo que conduce atener almacenados materiales superfluos con vistas a hipotéticas necesidades fu turas,haciendo comprender que se trata de inmovilizaciones de capital que podrían tenerotros empleos mucho más provechosos para la empresa.
2.3.14.6 DEVOLUCIONES
El problema de las devoluciones es siempre motivo de embarazo para elfuncionamiento de los almacenes. Puede tratarse:
a) De restitución de materiales por parte de las secciones de producción o de lassecciones de ensayos ya sea debida a exceso de la cantidad sacada respecto alas necesidades, ya sea por tratarse de sobrantes de producción (en este ultimocaso puede tener lugar también la restitución de materias primas y auxiliaresparcialmente utilizadas) o de materiales extraídos por error, o distribuidoserróneamente, o porque se trata de artículos defectuosos. En tales casos, elalmacén deberá recibir los materiales y deberá clasificarlos, si se da el caso, yhacer el cargo con modalidades análogas a las previstas para la recepción demateriales procedentes de proveedor; los materiales defectuosos deberán sercontados aparte.
b) De devolución de manufacturados por parte de los clientes, mayoristas,revendedores, etc., por defectos técnicos, por expediciones equivocadas,etcétera. También en estos casos se trata de exa minar los materiales, al objetode distinguir aquellos que no son defectuosos —y que pueden ser, por tanto,restituidos a las secciones del almacén de que provengan— de los restantes,cuyo destino deberá ser decidido por la Dirección Técnica o por cualquier otrade la Empresa. Es oportuno establecer un procedimiento para el tratamiento deestas devoluciones, dada la delicadeza que puede revestir el examen de lasmercancías restituidas desde el punto de vista técnico y económico.
2.3.14.7 ACONDICIONAMIENTO DE LAS MERCANCIAS
Un problema inherente a la salida de los materiales que se enviaran a talleres externospara su reparación, se refiere a su acondicionamiento (el externo o de transporte). Estetiene que ser lo suficientemente protector para perm itir la llegada de las mercancías adestino en las mismas condiciones en que han salido.
El acondicionamiento tiene que ser, por dicha razón, estudiado en relación a:
— Las características de la mercancía.— La duración del viaje que tengan que realizar desd e el talle al lugar de
reparación.— Las modalidades de carga y descarga.— La protección que ofrece ya a la mercancía el acondicionamiento de
presentación.
89
— Las características del viaje (por ejemplo, si el mismo tiene lugar por zonastórridas o muy frías, etcétera).
— Las características de los medios de transporte empleados.— La duración presumible de la conservación de las mercancías en los
embalajes.
La «Oficina Técnica» y los especialistas del almacén (staff) tienen que estudiar el tipode embalaje mas adecuado, al objeto de armonizar las exigencias de protección de lasmercancías con los costes, procurando, dentro de lo posible, la normalización de losmodelos de los embalajes y de los criterios de llenado de los mismos, así como de suforma de cierre.
Para destinos especiales (tienen que proyectarse embalajes especiales que permitanafrontar condiciones ambientales no favorables a las mercancías.
Es necesario establecer una contabili dad para controlar las devoluciones y efectuar Larevisión de los embalajes recibidos, antes de em plearlos de nuevo.
La organización del embalaje de las mercancías puede formar parte de la propia delalmacén o tratarse de otra distinta. Puede tener carácter artesano o industrial. Así, porejemplo, se puede tener una Sección de embalaje y expediciones o bien una Secciónde acondicionamiento de productos».
Para el acondicionamiento (de transporte) de los pro ductos existen las siguientessoluciones:
a) ACONDICIONAMIENTO CENTRALIZADO
En dicho caso existe un área o un punto donde se efectúa el mismo y en el cual sereúnen todas las mercancías que deban prepararse para la expedición.
La centralización del trabajo de acondicionamiento permite obtener las siguientesventajas:
— Uniformidad de supervisión.— Programación y normalización del trabajo, mas fáciles.— Mejor utilización del personal y de los medios técnicos.— Posibilidad de desarrollar un alto grado de mecanización .— Reducción de las fluctuaciones de trabajo.— Continuidad del flujo productivo.— Mejor disfrute de los materiales de acondicionamiento.
90
b) ACONDICIONAMIENTO DESCENTRALIZADO
Las mercancías son acondicionadas en locales adya centes a los respectivosalmacenes, de donde afluye n a la Sección e expediciones (centralizada odescentralizada).
Dicho sistema permite conseguir las siguientes ventajas:
— Mejor especialización del personal.— Desarrollo de un control sobre el estado de los ma teriales, con posibilidad de
inmediata sustitución de aquellos que, en el acto del acondicionamiento, noresulten perfectos; o de integración cuando falte alguna fracción paraalcanzar la cantidad a colocar en cada elemento contenedor.
— Menos probabilidades de confusión entre materiales de diferentesprocedencias.
La descentralización puede presentar las desventajas propias de la discontinuidad deltrabajo y hacer necesaria una mayor cantidad de medios técnicos.
El acondicionamiento comprende varias operaciones, tales como la colocación de flejesy fajas protectoras, la serialización o timbrado de los paquetes (con datos relativos a lostransportes, la aduana, el destinatario, la inscripción de las direcciones, etc.).
Cuando el trabajo de acondicionamiento es elevado, la estructuración del diseño, laelección y la instalación del mobiliario tienen que ser hechas por el Servicio Técnico , enel ámbito del proyecto del edificio industrial. En dicho caso, la distribución tiene quecomprender (figura 14):
— Un área para la recepción de los materiales a acondicionar .— Un transportador de rodillos que asegure todo el movimiento de dichos
materiales.— Un punto o un lugar para las operaciones de acondicionamiento.— Un lugar para la colocación. de las protecciones.— Un lugar para el pesaje y medición. de las mercancías.— Un lugar para las operaciones de marcaje, timbrado, indicación de señas, etc.— Un área para la entrega de los materiales acondicionados al Servicio de
transportes.
91
FIGURA 14: DISTRIBUCIÓN EN UNA SECCIÓN DE ACONDICIONAMIENTO DEMERCANCÍAS
92
2.3.15 EL PROBLEMA DE LA SEGURIDAD EN LOS ALMACENES
2.3.15.1 GENERALIDADES SOBRE LA SEGURIDAD
Henry Fayol ha propuesto funcionarizar en la Empresa la protección d e las personas yde las cosas, creando la función de seguridad . El ilustre autor francés define dichafunción de la siguiente manera:
Tiene la misión de proteger los bienes y las personas contra los robos, los Incendios,las inundaciones, los atentados, etc. Es el ojo del patrón y el perro guardián de laEmpresa... Y, en líneas generales, cualquier medida que de seguridad a la Empresa ytranquilad de espíritu al personal, en el momento en que sea preciso.
Desde el punto de vista de la seguridad, nos ocupare mos de la protección contra losrobos y contra los incendios, de la lucha contra las perdidas y las mermas, y de laprotección del personal del almacén contra los accidentes.
2.3.15.2 SEGURIDAD CONTRA LOS ROBOS
Hay que fijar debidamente los criterios para prevenirse contra los robos, y para elloconviene:
— Asegurar un buen cierre de los almacenes: puertas segura s, rejas en lasventanas, cerraduras sólidas y complicadas, dispositivos de alarma, etc.
— Implantar un riguroso control a la entrada y a la salida del almacén.— Prescribir el empleo de los formatos de control, disponiendo controles
frecuentes, basados en un programa sistemático, al objeto de asegurarse sihay correspondencia entre la situación contable y la real.
— Precisar claramente la responsabilidad de los con signatarios principales ysecundarios.
— Realizar inspecciones en los almacenes basándose en una programaciónespecifica.
— Hacer realizar una verificación rigurosa, a la salida, de la concordancia entrelas mercancías que salen del almacén y los documentos que las acompañen .
— Hacer un reconocimiento de salida a todo el personal que maneje materialesde fácil sustracción.
— Efectuar el cambio periódico de los dispositivos de cierre de las puertas.— Obligar al personal afecto a los almacenes a acudir a los vestuarios
generales de la Empresa.— Prohibir al personal tener, dentro de la Empresa, cajas que cierren con llave,
destinadas a contener sus efectos personales.
93
— Obligar al personal del almacén a que no abra paquetes o cajas conteniendomaterial pequeño, a menos que se trate de casos excepcionales, para loscuales se podrá prescribir eventualmente que las cantid ades que sobrendiariamente sean guardadas bajo llave.
— Hacer observar la mayor limpieza y orden en los almacenes; será, mas fácilcontrolar el movimiento de los materiales y prevenir los robos.
— Instalar una buena iluminación, lo que permitirá hacer más fácil los controlesy mejorar las operaciones de almace naje.
— Efectuar una verificación rigurosa de los medios de transporte, ya seadurante los movimientos o al final de servicio.
— Implantar un riguroso control de las necesidades de materiales.— Practicar una rigurosa selección del personal, al objeto de tener elementos de
completa garantía en cuanto a honradez y corrección.— Disponer una rotación periódica de tareas, concretándola a base de un
programa bien estudiado y rígidamente aplicado.
2.3.15.3 SEGURIDAD CONTRA LOS INCENDIOS
En los almacenes donde se conservan materiales inflamables tienen gran impo rtancialos procedimientos contra incendios, las cuales se pueden dividir en dos grupos:
— Procedimientos de carácter general, que conciernen a to dos los materiales.— Procedimientos de carácter específico, que se refieren al tratamiento de
algunos materiales en particular.
En la defensa contra incendios es necesario:
— Prevenir, es decir, tomar todas las precauciones posibles para evitar quepuedan producirse incendios.
— Protegerse contra los incendios, es decir, concretar todas las medidas quepuedan reducir los daños causados por ellos, cuando tienen lugar, y limitarlas perdidas.
— Luchar contra los incendios, es decir, poner en ejecución los planes deextinción de incendios cuando estos se produzcan.
Para prevenir los incendios, es necesario observar en el almacenaje particularesprocedimientos de precaución. En este sentido se establecerán las distancias quedeben mantenerse entre los materiales, los medios de iluminación y los cableseléctricos. En cuanto a instalación eléctrica hay que prever la renovación de los hilosdespués de un cierto número de años, dado que el aislamiento tiende a estropearsecon el tiempo, perdiendo sus propiedades protecto ras. Podrá prohibirse fumar y podránfijarse los procedimientos para regular el empleo de los medios de calefacción.
94
El peligro de incendio deberá ser objeto de toda una serie de avisos bien legibles,puestos en lugares donde sean bien visibles para, el personal . Hay medidas quetienden a contener los daños de los incendios, las cuales forman parte de especialesestudios, Por ejemplo, puede ser dispuesto que se alejen de los almacenes losmateriales procedentes del desembalaje de mercancías y de los productos averiados;puede ser regulada técnicamente la conservación de los productos sujetos afenómenos de auto combustión ; editándose y prohibiéndose, si es posible, la formaciónde estibas continuas de materiales inflamables.
Puede ser oportuno el crear un servicio de bomberos, al cual se confía la vigilancia delos puntos en donde mayores sean las posibilidades de incendio. Con relación a dichoservicio será conveniente concretar un reglamento que indique los deberes de dichopersonal. En las empresas en donde se manipulen mercancías inflamables oexplosivas, es oportuno el preparar u n plan de emergencia del cual resulten todas lasdisposiciones a tomar en cuanto ocurra un siniestro. En dicho caso, todos los hombresdel servicio contra incendios deben saber que deben hacer, de que medios puedendisponer, etc.
También es necesario preparar la suficiente cantidad de medios para combati r losincendios, tales como mangueras, extintores, etc.
En cuanto a los medios antedichos es necesario recordar que:
— Tienen que estar disponibles en la medida de la probable importancia de lossiniestros; por lo que la alimentación de agua tiene que ser suficiente y lasmangueras tienen que permitir llevar el chorro de agua al interior del taller . Enalgunos casos puede ser importante la disposición de cisternas con reservasde agua y también de sistemas de funcionamiento automático de chorros deagua en los puntos neurálgicos del establecimiento.
— Tienen que estar situados de forma racional, donde, en el momento de lanecesidad, puedan ser utilizados rápidamente, y es preciso evitar, al hacerlas estibas de materiales, el obstruir las vías de acceso a los medios deextinción.
— Tienen que ser probados y revisados con una cierta periodicidad para notener sorpresas en el momento en que se ne cesiten, siendo oportuno eldisponer de un plan de verificación y control, teniendo como vencimiento laépoca de sustitución de las cargas.
— Deben ser empleados por personal práctico, y su funcionamiento tiene queser simple, requiriendo tan solo un sencillo adiestramiento.
— Tienen que ser fácilmente visibles, empleando colo res llamativos (como elrojo), letreros indicadores, etcétera.
95
Al proveerse de los medios contra incendios es con veniente atender a algunosprincipios, como los que deta llamos a continuación:
a) No debemos dejarnos llevar por la necesidad de hacer economías; ello nosignifica, sin embargo, que debamos dejarnos caer en el extremo opuesto.
b) El medio fundamental de defensa contra incendios es el agua, de la cual deberádisponerse en abundancia y tener presión suficiente. Si hay dificultad deaprovisionamiento, es necesario aumentar ade cuadamente la dotación de otrosmedios o crear depósitos de cabida suficiente.
c) No todos los incendios se extinguen de la misma forma y con los mismosmedios: la organización contra incendios debe considerar la naturaleza de losmateriales que pueden estar sujetos a ellos.
d) En la elección de los medios contra incendios no hay que dejarse inducir por lasimple propaganda, sino que se deben eleg ir materiales ya experimentados,garantizados por certificados y técnicos.
e) La cantidad de los medios tiene que ser propor cionada a las exigenciasprobables de la primera intervención.
f) Es necesario escoger medios simples, de empleo practico.g) En la consideración del coste de los medios debe tenerse en cuenta la duración
máxima de las cargas que les caracterizan.
En cuanto a extintores, de los que existen diversos tipos (Ta bla 1) en el mercado, hayque tener muy en cuenta los siguientes puntos:
— Uniformar los tipos, en donde los riesgos y procedimientos de extinción seansimilares.
— Disponer de un programa de revisiones periódicas.— Asegurarse de que, en los almacenes donde la extinción de incendios exige
técnicas especiales, sean colocados los extintores adecuados.— Adiestrar al personal en el uso y en el mantenim iento de los extintores.— No demorar nunca la renovación de las cargas ni la sustitución de las partes
deterioradas.— Colocarlos en lugares de fácil acceso y en donde no queden perjudicados por
las condiciones ambientales.— Asignar a los jefes de sección la responsabilidad de la buena conservación
de los extintores.
Dentro del plan de emergencia para la extinción de incendios pueden detallarse lossiguientes extremos: Personal rápidamente disponible y personal que pueda acudir encuestión de poco tiempo. Sistemas de alarma. Personas y organismos a los cualesdebe avisarse rápidamente. Disponibilidad y situación de los medios contra incendios.Instalaciones de señales automáticas. Controles periódicos en los puntos neurálgicos.Informes. Modalidades de la primer a intervención. Procedimientos de emergencia parareducir los siniestros. Precauciones para evitar determinados daños (calderas, etc.).Previsiones sobre evacuación. Procedimientos respecto a los seguros. Precaucionescontra los robos, etc.
96
Tipo de extintor Funcionamiento MantenimientoExtintores de agua La acción extintora reside en la
sustracción de calor producida por elagua contenida en el extintor (4/5 delvolumen de: mismo). La presión dellanzamiento (8 — 10 atmósferas)puede ser generada:
a) Mecánicamente por medio deaire (o COa) comprimido en unrecipiente de acero queconstituye la carga.
b) Químicamente, mediante unareacción que origine anhídridocarbónico.
Existen extintores de agua de 1 -5-10-15 litros, manejables r. mano, de25-30 transportables a hombros y de50 - 100 litros y mas, soportados poruna carretilla.
En los extintores de agua (conrecipiente de acero) se debe controlarperi6dicamente el nivel de la misma,con el fin de eliminar el oxido y losdep6sitos que se formen. Se debeneliminar también las eventualesincrustaciones en la embocadura.
En el tipo dotado de ampolla devidrio, se debe controlar peri6dicamente el nivel de la solución básicacontenida en el recipiente y sustituirlacada 13-24 meses. Es tambiénnecesario eliminar las incrustacionesde la boquilla de salida.
Extintores en seco La acción extintora se logra porsofocación (por el polvo que sedeposita sobre la sustancia quearde), por enfriamiento (medianteanhídrido carbónico) o por la acciónme-canica propia del lanzamientoviolento de polvo sobre el fuego. Lacarga esta constituida por unamezcla de bicarbonato sódico (50 -80 %) y polvo inerte (50 - 20 %).
El polvo inerte (por ejemplo ocre,calamina, harina fósil, polvo demármol) sirve para mantenerseparadas las partículas debicarbonato, evitando que este seaglomere. La presión de lanzamientoes suministrada por una bombona(anexa al extintor) que contieneanhídrido carbónico en la proporciónde una décima parte,aproximadarnente, del peso de polvoa expulsar. Un sistema de tubitosdispuestos en el extintor permite launiforme presión interna y launiforme expulsión del polvo. Talesextintores sirven especial-mente paraapagar líquidos inflamablesesparcidos por el suelo, o en l oscasos en que el agua pueda causardanos.
La recarga debe ser efectuada porfirmas competentes.
TABLA 1: TIPOS DE EXTINTORES COMUNMENTE USADOS. PROCEDIMIENTOSDE FUNCIONAMIENTO Y MANTENIMIENTO.
97
Tipo de extintor Funcionamiento MantenimientoExtintores de espuma
a) de espuma mecánica
La espuma es producida por unióníntima de agua, Líquido espumante yaire (excepcional mente C02). Elextintor lleva anexa una bombona deaire comprimido.
El volumen de la espuma que seproduce es 25 veces superior al dellíquido contenido en el extintor.
La recarga es realizada por firmascompetentes cada dos años. La pro-porción de líquido espumante en laproducción de espuma mecánica esaproximadamente, del 3 por ciento delvolumen de agua.
b) de espuma química La espuma es producida por reacciónquímica entre dos o más sustancias(por ejemplo, sulfato de aluminio ybicarbonato sódico) y las burbujasque la constituyen contienenanhídrido carbónico. Distancia delanzamiento: 8-10 metros.
Debe mantenerse siempre limpio elorificio de descarga y controlarsiempre las paredes del extintor: Siaparecen atacadas de oxido, espreciso enviarlo a revisión. El empleode un extintor cuyo depósito seencuentre en mal estado, puedecausar accidentes, incluso graves, alas personas que lo usen. Debencontrolarse los refuerzos,sustituyéndolos cada vez que seanecesario. La salida espontánea deespuma es indicio de probabledeterioro del recipiente internoportador del acido. En tal caso espreciso sustituirlo. La carga deberenovarse cada dos años.
Extintores de nieve carbónica La acción extintora se obtiene porsofocación (el anhídrido carbónico esun gas inerte y mas pesado que elaire; si esta presente en el aire enproporción del 20 °/o impide a estealimentar toda combustión) y porenfriamiento. El anhídrido carbónicose ha11a en el extintor, en estadoliquido a una presión de 35 atm.(referida a la temperatura de O). Ladensidad de carga es de 700 gr. deanhídrido carbónico por litro decapacidad del recipiente. Por ello, laclasificación de los extintores vieneestablecida en kgs., y se basa en elpeso de dicho gas. La distancia deproyección es de 2 a 3 m. Al salir deldifusor, parte del anhídrido carbónicose evapora provocando un intensoenfriamiento que solidifica la parterestante, transformándola en nievecarbónica (hielo seco). Los extintoresde C02 son particularmenteapropiados para apagar incendios deinstalaciones eléctricas, telefónicas,etcétera. Un kilo de CO.- suministraunos 500 litres de gas, suficientespara volver incomburente un volumende 2,5 m. cúbicos de aire.
Debe ser controlado periódicamenteel peso del extintor: Si desciende pordebajo del límite señalado en laetiqueta, debe recargarse.
La temperatura critica del anhídridocarbónico es de 31,3°, por lo cualresulta peligrosa, en especial duranteel verano, la exposición de talesextintores al sol, ya que el enormeaumento de presión podría provocaruna explosión.
La carga debe confiar-se a firmasespecializa-das.
Los extintores de anhídridocarbónico deben poseer el certificadooficial por escrito para todos losrecipientes que contienen gases apresión.
TABLA 1 (cont.): TIPOS DE EXTINTORES COMUNMENTE USADOS.PROCEDIMIENTOS DE FUNCIONAMIENTO Y MANTENIMIENTO.
98
Tipo de extintor Funcionamiento MantenimientoExtintores de tetraclorurode carbono
La acción extintora es logra-dapor sofocación (principalmente) ypor sustracción de calor (ensegundo lugar); 1 kg . detetracloruro de carbono absorbe,al evaporarse, unas SO calorías.
El tetracloruro puede serabsorbido a través de la piel (oheridas) y provocar envenena -miento de la sangre.
Un litro de tetracloruro originaunos 310 litros de vapor.
Sus vapores, además de serligeramente tóxicos, pueden, endeterminadas condiciones detemperatura, dar lugar a laaparición de gas fosgeno, quees peligrosísimo. Por ello, elempleo de tales extintores,especialmente en localescerrados, requiere especialesprecauciones.
El extintor consta de unrecipiente cilíndrico que contieneel tetracloruro, que se somete apresión mediante una pequeñabomba accionada a mano (omediante anhídrido carbónicocomprimido en un pequeñodeposito de acero).
Cuando con la bomba deaccionamiento manual no se lograalcanzar una presión defuncionamiento, es porque elliquido se ha evaporado en par te,y por tanto, conviene rellenar elextintor.
Este esta dotado de unmanómetro, para poder controlarla presión. De-be vigilarse quedicho instrumento este siempre enbuenas condiciones defuncionamiento.
La recarga debe ser realizadapor una firma competente.
TABLA 1(cont.): TIPOS DE EXTINTORES COMUNMENTE USADOS.PROCEDIMIENTOS DE FUNCIONAMIENTO Y MANTENIMIENTO.
99
Como apéndice a la organización de la prevención y defensa contra incendios,debemos también considerar el estudio de los procedimientos a seguir para haceroperantes las disposiciones del seguro contra el fuego, en relación con las pólizascontratadas con las compañías de seguros. Estas pueden considerar dañosos algunosacontecimientos, y excluir otros. La expresión incendio es a menudo objeto dediferentes interpretaciones. Así, por ejemplo, Vivante afirma que se produce incendiocuando se quema alguna cosa no destinada en aquel momento a ser consumida por elfuego; Donati considera incendio el fuego (combustión con luz y calor) que quemabienes materiales en sitio fuera de lo normal , y que es susceptible de propagaciónespontánea. Este último autor considera su definición bastante adecuada paradistinguir el incendio:
a) Del simple calor que, por sencillo contacto con un objeto incandescente,perjudica bienes materiales (pues en dicho caso falta la combustión con luz).
b) De cualquier clase de estallido o explosión (caldera, gas, etc.), efecto violento deexceso de calor únicamente (calderas, vidrios, etc.); o de combustión con calor(gas), pero sin luz, o sea, sin llama.
c) De la auto combustión (no seguidas de incendio) en que falta luz o luz y calor,así como la posibilidad de propagarse.
d) De las quemaduras derivadas de contacto con aparatos eléctricos (por ejemplo,plancha eléctrica) o con cigarros, cigarrillos o tizones ardientes colocados fuerade su sitio, por cuanto falta la luz.
Es oportuno que la Dirección de la Empresa desarrolle un programa destinado aconseguir de forma sistemática la reducción de las mermas y de las perdidas .
En el cuadro de dicho programa será necesario mejorar el conocimiento de losmateriales por parte del personal del almacén, informándole sobre las posibilidades deperdidas y mermas. Esto deberá formar parte del adiestramiento del mismo.
Las indagaciones sobre las posibles causas de pérdidas y mermas tienen que serhechas de forma sistemática, valiéndose de cuestionarios debidamente estudiados.Seguidamente detallamos una serie de datos útiles para la preparación de talescuestionarios y para las consiguientes comprobaciones:
— Identificación de la mercancía y de las condiciones de suministro.— Proveedor.— Condiciones de las mercancías a la llegada e indicios revelados al efectuar
la verificación, que puedan relacionarse con las perdidas y las mermas.— Estado del acondicionamiento de las mercancías a su llegada.— Estudio de la adecuación de dicho acondicionamiento a las exigencias de
conservación.— Condiciones de la descarga y del estibaje en los locales de recepción.— Criterios seguidos en el control cuantitativo a la llegada.— Eventualidad de defectos ocultos.— Duración de la espera para efectos de verificación.
100
— Estudio de las condiciones en que se efectuó la verificación.— Condiciones del transporte desde el local de recepción al de
almacenamiento.— Criterios seguidos en el estibaje.— Condiciones de conservación (estibaje, aparatos empleados, condiciones
ambientales, condiciones higiénicas, etc.).— Eventuales consecuencias de ciertos tratamientos de conservación.— Resultado de inspecciones técnico-contables practicadas precedentemente.— Comparación del comportamiento de diferentes partidas frente al almacenaje.— Valoración de los registros contables.— Inducciones y deducciones respecto a las responsabilidades del servicio de
verificación y del personal de los almacenes.
Causas Eventualidades que puedenocurrir en el almacén
Construcciones Defectuosas Esto también vale para los almacenes, loserrores se acaban por pagar siempre en todoslos casos.
Maquinas Defectuosas Esto también vale para los diferentes útiles delos almacenes y para los medios de transporteinterno.
Espacios insuficientes Los riesgos son mayores cuanto mas difícilesson los movimientos a consecuencia de estarllenos los almacenes.
Falta de amparos En los almacenes pueden ser frecuentes lascaídas de materiales desde lo alto, de lo que sededuce la necesidad de disponer de losamparos necesarios.
Deficiencia de limpieza Puede ocasionar riesgos para el personal comocaídas.
Mala iluminación Puede ser causa de riesgos de varios tipos.Aire viciado Puede resultar nocivo para el personalUniformes inadecuados Puede ocasionar accidentesDistracciones Pueden ser causas de inesperadas
eventualidades.Ignorancia Pueden determinar errores susceptibles de
graves consecuencias.Debilidad Mental Pone al individuo en situación de correr riesgos
a los cuales se sustrae el hombre normal.Falta de Cooperación En los almacenes puede ser causa de graves
inconvenientes.
TABLA 2: CAUSAS PRINCIPALES DE INC IDENTES EN LOS ALMACENES
101
2.3.16 EL PERSONAL DEL ALMACEN
2.3.16.1 GENERALIDADES
Los problemas del personal del almacén no son diferentes de aquellos que afectan alresto del personal de la Empresa, a pesar de que, en general, exista la creencia de queel trabajo de almacén constituye una ocupación no cualificada, que puede serdesempeñada por cualquier persona. En cuanto a los problemas relativos a lasrelaciones humanas en el ámbito empresarial se tiende a olvidar la existencia delpersonal de almacén, que es considerado aislado de la masa.
Los almacenes deben disponer de una plantilla de personal formada de acuerdo conlas exigencias del funcionamiento normal de los mismos, y a c uyos componentes,debidamente cualificados, pueda concedérseles la confianza indispensable.
En algunas ocasiones, las exigencias propias del funcionamiento del almacénrequieren aumentos transitorios de personal. En tales casos no debe aceptarseelementos poco eficaces, de los cuáles traten de deshacerse las otras secciones odepartamentos. Considerarnos oportuno que dicho refuerzo de person al se base enprogramas estudiados, previendo utilizar siem pre los mismos elementos en el caso deque las citadas exigencias de personal suelan repetirse con una cierta periodicidad.
Lo antedicho tiene un especial interés cuando se trata de escoger personal que ayudea la plantilla normal en el curso de la preparación de los inventarios, ya que tratándosede un trabajo delicado no puede correrse el riesgo de errores causados por un personalno preparado e incapaz.
Hay que luchar también contra la idea de que el personal del almacén no tiene queesforzarse tanto en su trabajo como el resto del personal de la Empresa. Si se deseaque los almacenes estén en orden, que se eviten los riesgos de las averías y lasperdidas de mercancías, es necesario que el personal trabaje, este ocupado; losmomentos de tranquilidad pue den aprovecharse para el mejor adiestramiento delpersonal, para las operaciones de limpieza y de manteni miento, para mejorar lacolocación del material, para la preparación de los inventarios parciales, para lareordenación de las estibas, etc.
Si se desea obtener un rendimiento satisfactorio es conveniente formar equipos depersonal que sean lo mas homogéneos posible y estén muy compenetrados.
102
2.3.16.2 RECLUTAMIENTO DEL PERSONAL
Tenemos que referirnos a la habilidad manual, mental y social. En cuanto a la habilidadmanual, el citado aspirante deberá tener buenas dotes de destreza y agilidad parautilizar los distintos tipos de materiales, habida cuenta de que existirán algunos querequerirán el conocimiento de determinadas nociones técnicas para su manejo, comoocurre con los explosivos, las materias inflamables, etc. La agilidad debe ser entendidacomo capacidad e intuición para tomar decisiones inmediatas al encontrarse entremateriales desconocidos o frente a contingencias de carácter fuera de lo normal.
La habilidad mental debe ser concebida como capacidad de programarse el trabajo,como presencia de espíritu en las situaciones difíciles, como ingenio para resolver lospequeños problemas del trabajo cotidiano.
La habilidad social debe ser entendida como capacidad de trabajar con otros, deasociarse en el propio trabajo, de cooperar en la formación de equipos eficientes.
También deberá tenerse en cuenta el sentido de la responsabilidad; por lo queconvendrá delimitar las mismas y a este respecto se podrán asumir responsabilidadessobre el cuidado y conservación de los distintos materiales en el almacén, así comosobre la conservación de la maquinaria o equipo existente.
Otros requisitos corresponderán a la valoración, del esfuerzo físico y mental requeridopor el trabajo. En general, el trabajo de almacén requiere un cierto esfuerzo físico,implicando movimientos complejos del cuerpo, can sancio psíquico determinado por laatención puesta en la tarea desarrollada, por las continuas cuentas y también por lasparticulares condiciones del trabajo. Bajo este aspecto, el trabajo realizado en cabinaso grúas móviles, en los almacenes muy mecanizados, puede dar lugar a desarreglosnerviosos y a determinadas formas de frustración, especialmente en individuos quetemen el aislamiento.
Las condiciones ambientales del trabajo tienen igualmente mucha importancia, puestoque pueden dar lugar a la debilitación del individuo tanto física como psíquicamente.Así, por ejemplo, los almacenes situados junto a los talleres están sujetos al polvo,vibraciones y ruidos provinentes de los mismos, y en los almacenes d e productosquímicos pueden existir emanaciones perjudiciales para la sa lud del personal.
Valorando las condiciones ambientales, habrá que tener en cuenta las eventualidadesde accidentes que pueden surgir en los almacenes. Sobre la base del análisis de latarea (puesto de trabajo) se preparara la especificación del trabajo, en donde sedetallaran los requisitos necesarios para realizarlo.
La selección del personal deberá efectuarse en función de dicha especificación,previendo el empleo de un determinado número de exámenes y de la necesariaentrevista.
103
También podrá ser útil la valoración de la capacidad de calcu lo puesta en evidencia porcada individuo, así come la de discriminación de los objetos de características similarescon el fin de escoger a quienes demuestren mas capacidad para los puestos que sedesee cubrir.
El examen medico deberá permitir escoger individuos físicamente idóneos, que puedandar un buen rendimiento en el almacén.
Hemos tenido ocasión de observar que en el almacén es absolutamente imposiblerealizar una buena programación del trabajo si no se dispone de personal debidamenteseleccionado.
Por otra parte, el personal decadente desarrolla un trabajo lento e impreciso conconsecuencias muy perjudiciales par a el proceso productivo, que necesita contar con eldinamismo del almacén y con una atenta ejecución del trabajo.
Ocurre algunas veces que se destina al almacén personal física y psíquicamente maldotado. Ello es un error, porque dicho personal, salvo casos excepcionales, tiende adisminuir y a perjudicar la precisión y la rapidez del trabajo.
Si el almacenaje comprende también operaciones propiamente industriales, tales comoreacondicionamiento de los productos, su transformación y tratamientos especiales demejoramiento o de mantenimiento, el almacén precisa entonces de personal técnicoespecializado que este a la altura de los trabajos requeridos.
La elección de los jefes que deban emplearse en el almacén tiene que ser hecha conmucho cuidado, prefiriendo elementos que tengan un elevado sentido de laresponsabilidad, y condiciones para actuar como lideres respecto a sus subordinados.
El personal nuevo tiene que acoplarse al trabajo según un programa que favorezca lasuperación de la crisis inicial de ambientación (inducción).
2.3.16.3 ADIESTRAMIENTO
Debe también adiestrarse convenientemente al personal del almacén y especializarloen determinados trabajos, cuando sea necesario.
Al responsable del servicio de almacenaje compete el dirigir el adiestramiento delpersonal correspondiente, en el cuadro de las directivas de carácter general emanadasde la Dirección del personal.
El adiestramiento del personal asignado a trabajos manuales fati gosos (movimientomanual de los materiales, tiende a:
— Reducir la fatiga de los operarios y a disminuir las causas de accidentes.— Mejorar la ejecución del trabajo en sentido cualitati vo y cuantitativo.
104
— Acelerar el trabajo reduciendo los tiempos de ejecución .— Facilitar la observancia de la programación .— Desarrollar métodos racionales de trabajo.— Encariñar a los productores con su trabajo y Posteriormente, con la Empresa.— Aumentar la retribución si el trabajo involucra algún tipo de incentivo.
El adiestramiento en el trabajo consiste en la enseñanza de las modalidades a seguirpara manipular, mover, transportar y depositar los materiales.
Así vemos que el trabajador no debe tener que leva ntar pesos superiores a 50, 60kilos. Es necesario hacerle no tar que sus manos no tienen que estar untadas de grasa,puesto que ello puede hacer difícil la toma de los materiales a levantar.
Tiene que aprender la forma de poner los pies distribuyendo por un igual el esfuerzosobre sus músculos. El trabajador tiene que aprender las reglas de la economía de losmovimientos, habituándose a trabajar con el cuerpo bien equ ilibrado: «el equilibrioinestable del cuerpo humano erecto se caracteriza por caer el cen tro de gravedad deeste dentro de la superficie de apoyo, mientras los respectivos centros de gravedad desus diversos componentes caen fuera.
Cuanto más afuera estén dichos centros de gravedad, tanto mayor será, el gasto detrabajo necesario para mantene r un tal equilibrio. Lo mismo vale para el centro degravedad en cuanto al transporte de los pesos.
El transporte con una sola mano es des favorable porque hace necesarios movimientosdel cuerpo en sentido opuesto, al objeto de mantener el centro de graved ad dentro dela superficie de apoyo. El transporte de cargas colgadas de ambas manos es, por elcontrario, favorable desde el punto de vista del centro de gravedad, pero presenta ladesventaja de necesitar un notable trabajo estático de los músculos de los brazos y dela espalda y de obstaculizar la marcha debido al gol pear del peso sobre las piernas.
El transporte de pesos sobre un hom bro es poco favorable, ya que requiere unaadecuada compensación de la disposición del cuerpo, aunque menos lo es eltransporte sobre la espalda, generalmente adoptado, porque obliga, con el fin demantener el equilibrio, a una acentuada inclinación del cuerpo hacia adelante, a tensiónde los músculos abdominales y, Posteriormente, a dificultad respiratoria.
El personal que tiene responsabilidad sobre conservación y control, tiene que seradiestrado desde el punto de vista técnico y contable.
Los jefes tienen que ser adiestrados en la mejora de métodos y de las relacioneshumanas.
Los nuevos trabajos, así como el manejo de nuevos materiales, tienen siempre que serobjeto de estudio previo y adiestramiento.
105
En el adiestramiento es necesario buscar el desarrollo del sentido de la respon sabilidadsobre la administración de los materiales. Se trata de dar nociones sobre el costo querepresentan, de hacer comprender la importancia de la lucha contra las perdidas .
En el adiestramiento de los jefes, tiene que exaltarse especialmente el valor de Controlde inventarios. Es necesario desarrollar también la máxima colaboración para evitar laformación de los pequeños saldos y para la eliminación de los materiales superados oanticuados.
2.3.16.4 ADMINISTRACION DEL PERSONAL
Los problemas de administración del personal del almacén son los mismos que atañena todos los que trabajan en la Empresa. Así, existen problemas de comunicación quedeberán ser atendidos de manera especial, teniendo presente que dicho personaltrabaja a menudo, tal como ya se ha dicho, aislado del resto.
La formación de equipos de trabajo tiene que ser hecha teniendo también en cuenta lasactitudes sociales de los individuos, buscando la reunión de elementos lo mashomogéneos posibles.
En los almacenes tienen que tener vigencia los mismos procedimientos disciplinariosaplicados a los demás departamentos de la Empresa, y en algunas ocasiones seránmás rígidas en cuanto afectan a la seguridad de los materiales.
A menudo, se observa que el personal de los alma cenes tiende a desertar de loscomedores, prefiriendo consumir sus comidas en los mismos lugares de trabajo dondese han creado alguna comodidad, lo que es propio de la mencionada tendencia alaislamiento.
Por razones higiénicas y disciplinarias, generalmente es preferible que todo el personalacuda a los comedores. Naturalmente, podrán establecerse excepciones cuando es tosúltimos estén demasiado alejados o se quiera evitar el crear excesivas relaciones entreel personal de los almacenes y del resto.
Bajo este último aspecto, puede convenir crear pequeños comedores en lugaresadyacentes al almacén, destinados exclusivamente a aquel los que forman parte delServicio de Almacenaje.
En todos los casos, dicho personal tiene que gozar de todas las facilidades de quedisfrutan los demás empleados de la Empresa.
El trabajo tiene que ser objeto de estimación, y por ello es necesario extender alpersonal de los almacenes la valoración de los meritos, previendo la promoción de losmás meritorios o por lo menos el mejoramiento de su retribución .
106
El personal tiene que ser sometido periódicamente a visita medica, al objeto deasegurarse de su idoneidad.
En el examen de los individuos sujetos a depresión moral, de los frustrados, y deaquellos que son inconstantes en sus sentimientos, es oportuno a veces hacerles unaencuesta terapéutica, al objeto de ayudarles encontrar la solución de sus respectivosproblemas.
107
CAPITULO II
PRONOSTICOS
108
2.1 Pronósticos Mediante un promedio movible y promedioexponencial
Promedio movible
Este sistema nos provee de una manera de pronosticar una demanda siguiente a unaserie de ciclos o cantidades registradas durante un periodo de meses. Esto nos lleva auna técnica de pronóstico llamada promedio movible. Es claro que entre mayor sea elnumero de datos de una serie inmediata al promedio de la misma, mayor será laconfiabilidad del pronost ico. Pero en este sistema, aunque tengamos dis ponible elregistro de la demanda en cada uno de los meses de un largo periodo pasado,solamente tomamos los 6 o 12 meses mas recientes; de esta manera actualizamos lastendencias inmediatas de un marcado fluctuante o incierto.
El propósito consiste en basarse en un periodo suficientemente largo, para permitir quelas fluctuaciones en la demanda se vayan obliterando entre si, y lo suficientementecorto, para descartar la información pasada que, con el tiempo, ya no es representativa.
Procedimiento practico manualEl sistema se llama promedio movible porque cada m es calculamos un nuevo promedioeliminando el dato más antiguo y agregando el más reciente; se puede llevarmanualmente de dos maneras.
1. Cada mes pronosticarnos la demanda del siguiente. Obtenemos el datode la demanda real del mes que acaba de terminar y le a gregamos lasuma de la demanda, o sea, las sal idas de almacén, de los 5 mesesanteriores al mes que termino; dividimos el total entre 6. Esto nos da unnuevo promedio mensual que podemos emplear como estimación de lademanda del próximo mes.
Ejemplo: Pronosticar la Demanda de septiembre.
Demanda Mensual
Enero 200Febrero 190Marzo 240Abril 220Mayo 235Junio 250Julio 260
1205
La suma de Marzo a Julio es de 1205.
109
Al finalizar el mes de agosto el dato de la demanda fue de 300 unidades; a estacantidad le agregamos la suma de 5 meses anteriores, de marzo a julio, o sea 300 denueva demanda real mas 1205 de 5 meses, con lo cual obtenemos 1 505 un idades.Dividiendo entre seis meses tenemos el promedio movible de 251 unidades, que es elpronostico para septiembre.
Al concluir el mes de septiembre el promedio se mueve de las demandas de abril aagosto, o sea a la demanda total anterior de 1 505 unid ades; a esta le restamos lademanda de 240 unidades del mes de marzo, lo que da 1 265; a esta cantidad leagregamos la demanda real de septiembre, que es de 400 unidades, y obtenemos untotal de 1 665. Ahora dividimos 1 665 entre seis meses, lo cual nos da un nuevopromedio de 277 unidades como pron6stico para el mes siguiente, o sea: octubre.
Otra manera de calcular el promedio movibleOtro sistema consiste en un inventario mensual. A la cantidad de existencia queaparece en el primer mes de 6 o más invent arios anteriores se le sumen las cantidadesde unidades entradas al almacén y se le resta la cantidad del último inventario. Elresultado, dividido entre seis, nos da un nuevo promedio cada mes.
El método es útil para obtener el promedio movible de seis m eses, pues basta llevar elrecord mensual y sumar cada mes la ultima demanda y restar la demanda de sietemeses anteriores. Una sexta parte del total representa una buena estimación delmovimiento promedio del articulo estudiado.
Método de ajuste exponencial
Los promedios movibles constituyen en si un método practico para suavizar lasfluctuaciones de un registro histórico que permita estimar el ritmo de una demanda;pero tal método tiene el inconveniente que requiere llevar registros de la demandapasada para ajustar los totales movibles cada mes, adicionando la nueva información yobliterando la mis antigua. Con este método es difícil cambiar el paso que sigue; larespuesta y los errores en la computadora no pueden corregirse.No requiere llevar records históricos por periodos largos como se hace en el promediomovible; por tanto, acorta el tiempo del p rocesamiento de datos. Igual que el promediomovible, este otro método tiene respuestas estables a los cambios y su paso derespuesta puede ajustarse fácil y rápidamente.El método de ajuste movible, con un poco mas de datos que lo alimenten, permitecalcular las tendencias, los cambios en estas y los pronósticos; los errores en lacomputadora se van desvaneciendo hasta casi desaparecer.Es lógico que cuando la demanda del presente mes resulta mayor que el promediodebemos aumentar la cantidad a nuestro pronostico o para el mes siguiente; encambio, si es menor la disminuimos para seguir la tendencia del comportamiento masreciente. Habiendo poca diferencia entre el promedio calculado y la nueva cantidad dedemanda, solamente hacemos un pequeño ajuste. Si, por el contrario, la diferencia esmucho más grande, entonces hacemos ajustes a criterio, que no siempre se acercan ala realidad. De esta manera, en una serie de pronósticos tendríamos que aumentar odisminuir las cantidades en números negativos y positivos.
Ahora, siguiendo el método de promedio exponencial, podemos abreviar la regla y laadaptamos como sigue:
110
Nueva estimación = estimación anterior + α x (nueva demanda - estimación anterior);o bien:Nueva estimación = αx (nueva demanda) + (1- α ) x (estimación anterior) .La operación de ajustar la demanda del pasado produce una estimación del nuevopromedio o de la demanda esperada, lo que puede e xpresarse como d (d barra opromedio de demanda d).
La manera de expresar el ajuste exponencial es:
DO = α do + αn (1-d)n + α (1-α)d1 + α(1-α)2d2 + …………+ α(1-α)ndn,
Donde:
do = demanda actual del periodo que acaba de terminar
d1 = demanda del primer periodo inmediatamente anterior al presente, y
d2 = demanda de los periodos anteriores.
Por tanto, si prolongamos el proceso durante más periodos (1-α)n se haría tan pequeñoque el periodo mas antiguo ya no tendría efecto alguno en nuestra nueva estimacióndel promedio de demanda. Entonces, cada vez que calculemos una nueva estimaciónobtendremos la suma de las demandas de meses anteriores, cada una multiplicada porun factor de peso definido (α).
Podemos expresar la formula así:
Nuevo promedio = α x (nueva dem anda) + (1 - α) x (demanda antigua).
El procesamiento de datos se simplifica, puesto que solo se registra un numero en vezde la demanda de n meses pasados. De esta manera, si hay un cambio repentino en lademanda el ajuste exponencial aumentaría tantas ve ces la magnitud del cambio yluego decrecería constantemente en una curva geométrica descendente. Así latendencia va en aumento o en disminución hasta estabilizarse.
Frecuentemente se argumenta que los datos pasados, al hacerse viejos, pierden susignificado para una predicción. Por tanto, se emplea un promedio al que se le asignaun valor o peso constante. Los periodos más recientes reciben un peso mayor que losmás antiguos.
En el método de promedio móvil, descrito en páginas anteriores, se daba 100% depeso al último mes y cero peso a los otros once meses. En el método de ajusteexponencial se auto correlacionan los últimos valores con los mas antiguos.
Ahora simbolizamos el peso constante con la letra α del alfabeto griego, tom ándolacomo una constante de ajuste entre 0 y 1 inclusive.
111
El valor de a = 0.2 aparece como el mas efectivo en la mayoría de las situaciones; talvalor es equivalente a usar un promedio aritmético movible de 9 meses.
Tomemos un ejemplo con un valor 0.1 de α, que equivale a u n promedio movible de 19meses.
Supongamos que en un tiempo es perado de entrega nuestro inven tario es de 225.6kilos; durante el mes pasado el valor mas alto de demanda durante el lapso dereposición fue de 252 kilos. Usando el ajuste constante de 0.1 nuestra predicción onueva estimación para el promedio de demanda máxima durante el lapso de reposiciónserá:
Pronostico = nueva estimaci6n + α x (demanda actual - estimación de la vez anterior, osea la antigua); 225.6 + (0.1) x (252 -225.6) = 228.2.
El valor de α se toma entre 0 y 1 cuando se emplea con el valor 1; entonces la formulase reduce a emplear el período último (actual) como pronóstico. Cuando se escoge unvalor de α cercano a cero, esto equivale a usar un promedio aritmético de un largoperiodo anterior como la mejor estimación de la demanda futura. Seleccionesintermedias de α dan mayor o menor énfasis al promedio mas reciente sob re el masantiguo, dependiendo de que o sea mas cercano a 0 o 1.
A continuación se presenta un ejemplo con un valor de α = 0.2, según la formula:
Nuevo pronostico (siguiente mes) = α x demanda real del mes - (1 -α ) x pronósticoanterior para ese mismo mes.
Mes Pedidos reales del mes Pronóstico para ese mesEnero 40.5X0.2=8.10 + 36.5x0.8=29.20Febrero 42 X 0.2 =8.40 + 37.30x0.8=29.84Marzo 44.6x0.2=8.92 + 38.24X0.8=30.59Abril 39.51
En el mes de diciembre se pronostica que los pedidos de enero serian por 36.5, y alterminar el mes de enero resultado que los pedidos reales fueron de 40.5 (en millares).Calculamos, según la formula:
α x pedidos reales del mes + (1 - α) x pronostico anterior para ese mis mo mes,tomando el factor de peso exponencial α = 0.2 y (1 - 0.2) = 0.8.
Pedidos reales de enero: 40.5 Pronósticos para enero: 36.5
0.2x40.5 = 8.10 + (1 - 0.2) x 36.5 =0.8x36.5 = 29.2
Pronósticos para febrero: 8.10 + 29.2 = 37.30.
112
Ahora en el mes de enero pronosticamos la demanda o los pedidos para febrero, de lamisma manera:
Pronostico para febrero: 37.3; pedidos reales de ese mes: 42.0.
Pedidos reales de febrero: Pronóstico para febrero:
0 .2x42.0=8.4 + (1-0.2) x 37.3 = 29.84
El pronóstico para marzo será: 8.4 + 29.8 = 38.2.
Ahora, para ejemplificar los meses de marzo en adelante, se da la tabla siguiente, deenero a diciembre:
Mes Venta real VentapronosticadaEnero 40.5 36.50
Febrero 42.0 37.30Marzo 44.6 38.24Abril 41 39.51Mayo 46 39.80Junio 47 41.04Julio 45 42.23Agosto 44 42.78Septiembre 40 43.02Octubre 50 42.42Noviembre 45 43.94Diciembre 55 44.15
Pronóstico para enero del año siguiente: 46.32.
El método de ajuste exponencial, como ya se dijo, simplifica el método de promediomovible, al no requerir un largo record de datos de periodos anteriores al pronóstico.Sin embargo, los factores α empleados en el ajuste exponencial si corresponden a unnúmero de períodos que se emplearían en el método de promedio movible. Entremayor sea la antigüedad, o mayor sea el numero de periodos, se em plea un factor alfamas cerca a cero; entre menos periodos históricos, el factor α se acerca a 1.0. En losdos ejemplos que se acaban de ver se emplearon factores α de 0.1 y 0.2. El primerocorrespondía a 19 meses y el segundo a 9. A continuación se da una tabla de losvalores a correspondientes a números de periodos equivalentes a un promediomovible.
113
Tabla de Valores αPeríodos Equivalentes a un promedio movible Factores
α3 0.504 0.406 0.309 0.20
12 0.1519 0.1024 0.08
Esta tabla fue calculada con la siguiente formula:
α= 2n + 1
Dónde n es el número de meses.
Ejemplo:
Para encontrar el valor o correspondiente a 9 meses:
2/9 + 1 = 2/10 = 0.2.
Pronostico trimestral de ventas
Del____________ al__
1 2 3 4 5 6 7 8Producto Existencia Consumos Total Promedio
mensualPromedio3 meses
Pronosticoventas
A Producir
Oct. Nov. Dic.A
BCM
3 1501 2008001 400
8001 000
700100
1 100900500300
2000700400500
390026001 600
900
1 400850550300
4 2002 5501 650900
500030001 5001 200
1 8501 800800300
114
Sistema
El encargado de control de existencias hace las siguientes anotaciones en cadarenglón de producto terminado, en las columnas numeradas.
2. La cantidad almacenada más la cantidad en trámite de producción.3. Las cantidades tomadas de las salidas de cada mes, de las tarjetas de
movimiento de existencias.4. La suma de las tres columnas de consumos.5. El resultado de la suma del consumo mayor y el menor de los 3 meses
dividido entre 2.6. La multiplicación de la cantidad anotada como promedio mensual por 3.
El gerente de ventas hace las sigu ientes anotaciones en cada renglón ycolumna 7 y 8.
7. Su pronóstico, o compromiso de venta para los tres meses siguientes, deacuerdo a su criterio basado en los datos antes anotados.
8. Anota la cantidad que deberá producirse en el taller de producción.
En cada caso el gerente de ventas hace su pronóstico observando las tendencias y losdatos en las columnas 1 a 6 y empleando el juicio y el criterio obtenido por suexperiencia.
En el caso del producto M la existencia de 1 400 es mayor al pronosti co de 1 200.
Por lo tan to debió anotarse un cero en la columna 8 "A producir", sin embargo, seanota la cantidad de 300 para tener una exis tencia final del trimestre y aun así podríaproducirse una cantidad mayor a 300 si no se llega a un lote económico de produccióno es menor a un punto de reorden previamente calculado.
115
2.2 EJEMPLOS PRACTICOS
A continuación se describe un caso práctico, el cual mediante ciertos datos se calcularael Cálculo de existencia de reserva mediante estadística y probabilidades.
1. Calcúlese la cantidad de unidades de reserva que resulte más económica en sucosto anual de excedentes y faltantes, y que cubra el mayor porcentaje deprobabilidades de consumo durante el tiempo de reabastecimiento. El tiempo normal dereabastecimiento es de 5 días hábiles y se consumen 500 unidades en tal tiempo. Enocasiones este consumo ha sido mayor en el mismo lapso, y debido a ello, se requieremantener una existencia de reserva para esos casos. El reabastecimiento se hace 6veces al año.
SOLUCION:
A continuación se dan las cantidades de consumo correspondientes a 5 días y lafrecuencia de su salida del almacén. Los porcentajes de probabilidades proyectan loque pueda esperarse al calcular la cantidad de reserva.
Frecuencias Probabilidades Salidas Frecuencias Probabilidades Salidas4 0.04 350 8 0.08 5505 0.05 400 7 0.07 6008 0.08 450 3 0.03 650
65 0.65 500
Si no se cuenta con una cantidad de unidades de reserva y solo se tienen 500unidades para el consumo durante los 5 días que tarda el reabastec imiento, se tieneuna probabilidad de 18% de tener faltantes, con un costo de $60 por unidad, mas uncosto adicional de $20 por unidad, por concepto de almacenamiento, o sea un costoagregado de $5580.
Salidas FaltantesCosto por Faltante($)
6 ves alano Probabilidades
CostoTotal
60 6 (%) $
550 50 3000 18000 0.08 1440600 100 6000 36000 0.07 2520650 150 9000 54000 0.03 1620
Costo Total de Faltantes: 5580
No se tiene COSTO DE ALMACENAMIENTO 0
Costo Total con cero reservas 5580
El costo unitario por mantener existencias almacenadas en reserva representa un 10%del precio unitario de compra, que es de $200; o sea $20.
116
Con 50 unidades de reserva se tiene todavía un 10% de probabilidades de tenerfaltantes, así como un costo de almacenamiento de $20 anuales por unidad de reserva.
Salidas FaltantesCosto por Faltante($)
6 ves alano Probabilidades
CostoTotal
60 6 (%) $
600 50 3000 18000 0.07 1260650 100 6000 36000 0.03 1080
Costo Total de Faltantes: 2340
Mas $20 anuales por unidad de reserva: 1000
Costo Total con 50 unidades de reserva 3340
Con 100 unidades de reserva se tiene un 3% de posibilidades de faltantes, más elcosto de almacenamiento de 100 unidades.
Salidas FaltantesCosto por Faltante($)
6 ves alano Probabilidades
CostoTotal
60 6 (%) $
650 50 3000 18000 0.03 540
Costo Total de Faltantes: 540
Mas $20 anuales por unidad de reserva: 2000
Costo Total con 100 unidades de reserva 2540
Con 150 unidades de reserva se cubre hasta la última posibilidad de una salida de 650unidades; así; se tiene cero costo por faltante s pero un costo de $20 por unidad dereserva:
Costo de cero faltantes $0150 unidades x $20 $3000Costo total con 150 unidades de reserva $3000
117
Resumen
Con 0 (cero) unidades de reserva el costo total es de: $5580
Con 50 unidades de reserva el co sto total es de: $3340
Con 100 unidades de reserva el costo total es de: $2540
Con 150 unidades de reserva el costo total es de: $3000
Por tanto, el costo menor corresponde a 100 unidades de reserva. Tomando estacantidad se corre un riesgo de faltantes de un 3% anual.
500 unidades de consumo durante el tiempo de adquisición mas la reserva de 100unidades dan por resultado un punto de reorden de 600 unidades, o sea, el mínimo queseñala que hay que reordenar.
118
CAPITULO III
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
119
En los capítulos anteriores se han estudiado los conceptos de un almacén, muchagente piensa que es mas sencillo trabajar en un almacén que directamente en un taller,después de este estudio se ha comprobado que la producción de un taller aeronáuticodepende estrictamente de las demás áreas involucradas, pero el punto mas importanteque conecta las reparaciones y servicios para una aeronave es el almacén.
Se han definido los problemas, situaciones y a su vez diversas propuestas p ara elcorrecto desarrollo de la producción de un almacén.
A continuación se proporcionan diversas recomendaciones que aplicarían a un talleraeronáutico, consideramos que en ellas se resume el estudio del almacén realizado enlos capítulos anteriores.
Seleccionar al adecuado personal basándose en la ética y responsabilidad.
Dar motivación a los trabajadores, mediante la utilización de carteles haciendosaber a la planta laboral que se trata del empleado del mes.
Hacer un cuestionario cada 3 meses al p ersonal del almacén, pidiéndoles quepropongan, alguna mejora por mínima que sea. Y que al responder estecuestionario habrá un tipo de prestación extra.
Proponer una prestación a los hijos de los trabajadores y dar un estimuloeconómico por puntualidad y asistencia. De útiles escolares, uniformes y becaspor la obtención de resultados y buen desempeño en el área del almacén.
Contar con un sistema informático, o un sistema localizador. Este sistema debede ser actualizado constantemente para que pueda ser eficiente. Mediante elcual las personas autorizadas del almacén, ya sea mediante el uso de la huelladactilar puedan localizar rápidamente las piezas.
Contar con una unidad descentralizada de devolución de materiales delalmacén que se encuentre lo má s cerca posible del área de mantenimiento,esta unidad facilitaría el flujo de los materiales, reduciendo los tiempos y elevaríala eficiencia del mantenimiento.
Capacitar al personal de seguridad para que conozcan la importancia deeficientar el rápido flujo de los materiales para el mantenimiento y evitar lasdemoras, al solicitar los permisos correspondientes y las revisiones inútiles.
Capacitar al personal del almacén para el correcto manejo de los materiales.
Capacitar a todo el personal involucr ado en el mantenimiento y en el almacénpara el adecuado llenado de los registros.
120
Controlar correctamente todos los registros del almacén por parte del personal.
Desarrollar correctamente los procedimientos para determinada función asícomo su adecuada actualización.
Desarrollar sistemas probabilísticos y de pronósticos para el adecuadofuncionamiento del almacén, especialmente para los horarios pico.
121
BIBLIOGRAFIA
Autor principal Calimeri, MicheleTítulo Organización Del almacén / por Michele CalimeriEdición 5a ed.Lugar Barcelona, Esp.Editorial Hispano-Europea,Año 1976.
Autor principal Cantu García, AlfonsoTítulo Enfoques Prácticos para la Planeación y control de InventariosEdición 3a ed.Lugar México, D.F.Editorial TrillasAño 1978
122
