1

2

Inhoud

Deel 1 - Aan de slag ....................................................................................................................... 3

Installatie ................................................................................................................................... 4

Configuratie van het bureaublad .............................................................................................. 6

Basisconfiguratie van het Kantoor ............................................................................................ 9

De eerste stappen met Kleos .................................................................................................. 11

Mijn eerste dossier .................................................................................................................. 16

3

4

Deel 1 - Aan de slag

Installatie

Kleos is een dossierbeheersysteem, ontwikkeld door advocaten voor advocaten. Het biedt alle nodige functies om uw dossiers makkelijk te beheren. Alle informatie in Kleos wordt veilig opgeslagen in de cloud. U kunt uw licentie gebruiken om Kleos op verschillende computers te installeren, zodat u op elk hiervan toegang hebt tot uw gegevens.

Om met Kleos te kunnen werken, moet u het installeren op uw computer. De software draait op uw computer, maar alle gegevens en alle documenten worden opgeslagen in de cloud. Daarom hebt u een internetverbinding nodig om met Kleos te kunnen werken.

Voordat u Kleos installeert, moet u controleren of uw computer voldoet aan de technische vereisten. U kunt Kleos gebruiken op een computer met Windows 7 / 8.0 / 8.1 / 10. Kleos werkt niet op computers met het besturingssysteem Windows XP.

Technische vereisten

Minimaal Aanbevolen

BS: Windows 7

Processor: Dual or Quad core

RAM: 4GB

Vrije schijfruimte: 300 MB

Internetverbinding: 3 MB/s

Windows 8.1 / 10

Processor: Octa core

RAM: 8 GB of hoger

Vrije schijfruimte: 300 MB

Internetverbinding 10 MB/s

5

De eerste stap om Kleos te installeren is dat u het installatieprogramma downloadt via deze URL:

https://kleos.wolterskluwer.com/belgium/

Klik op de knop Install Kleos om het installatieprogramma te downloaden. Zodra het downloaden voltooid is, voert u het installatieprogramma uit en volgt u de instructies op het scherm.

Zodra de installatie klaar is, kunt u op het Kleos-pictogram klikken om de software te starten.

Het aanmeldscherm bevat drie velden: Kantoor, Gebruikersnaam en Wachtwoord.

Gebruik de gegevens die u van Wolters-Kluwer hebt gekregen om in te loggen in het product.

6

Uw gebruikersnaam wordt automatisch vergrendeld als u zich vijf keer na elkaar probeert aan te melden met een onjuist wachtwoord. Telkens wanneer u zich correct aanmeldt in de software, wordt de teller van mislukte pogingen terug op nul gezet.

U kunt Kleos installeren op zoveel computers als u wilt, maar u kunt dezelfde licentie van Kleos slechts op één computer tegelijk gebruiken. Als u op twee computers met dezelfde gebruikersnaam probeert in te loggen bij Kleos, zal de eerste computer worden uitgelogd zodra u inlogt met de tweede.

Neem contact op met de Kleos Support Service als u meer informatie wenst:

• URL: http://kleos.wolterskluwer.com/community/

• E-mail: helpdesk.kleos@wolterskluwer.com

• Telefoon: 0800 40350

Configuratie van het bureaublad

Het bureaublad is het hoofdscherm van Kleos. De eerste keer dat u inlogt bij Kleos is het leeg.

7

U kunt het bureaublad configureren met verschillende panels met de belangrijkste informatie van uw kantoor, zoals recente dossiers, taken in behandeling en de volgende agendapunten en afspraken.

Klik hiervoor in het midden van het scherm.

U kunt ook naar het configuratiescherm navigeren via het icoon 'configuratie' in de rechterbovenhoek van het scherm.

8

Het tabblad 'Desktop' van het configuratiescherm bevat zes verschillende iconen. Elk hiervan staat voor één tegel van het bureaublad. Klik op de icoontjes om de panels te activeren of te deactiveren. Selecteer uw persoonlijke configuratie en keer terug naar het bureaublad.

De meeste gebruikers configureren het bureaublad met de panels 'Laatste dossiers', 'Mijn taken', 'Overzicht agenda' en 'Doorgeefluik'.

9

Basisconfiguratie van het Kantoor

Het wordt sterk aanbevolen om de belangrijkste informatie van het kantoor te configureren, zoals de naam van uw bedrijf, het adres en de leden van het kantoor. Deze informatie wordt gebruikt om de documenten en de communicatie met uw klanten en de verschillende partijen van de dossiers te personaliseren.

Ga naar het configuratiescherm en selecteer het tabblad "Kantoor" om de informatie over uw kantoor in te voeren.

"Kantoor" is de systeem gekozen optie. Ze bevat de basisinformatie over uw kantoor. Ze is standaard leeg. Klik op de knop "Openen" om de basisgegevens op te geven.

10

Kleos maakt een identiteit aan en gebruikt die om uw kantoor te identificeren. Deze identiteit is in Kleos permanent aan uw advocatenkantoor gekoppeld. Maar het is altijd mogelijk deze informatie te wijzigen.

Het wordt sterk aanbevolen om alle relevante informatie van uw kantoor, zoals de naam, het hoofdadres, de rechtsvorm of het btw-nummer op te geven.

U kunt ook uw bedrijfslogo invoeren. Kleos kan dit logo gebruiken om uw documenten te personaliseren. Om een logo in te voeren, klikt u op het gebouwpictogram op het tabblad Algemeen van het venster.

Kleos ondersteunt de meest voorkomende bestandsformaten, zoals jpg, png en bmp. De aanbevolen grootte van de afbeelding is in de orde van 300KB.

In dit stadium is het belangrijk om het aantal licenties te bekijken. Denk eraan dat u Kleos kunt installeren op zoveel toestellen als u wilt, maar u kunt dezelfde gebruikersnaam slechts op één computer tegelijk gebruiken. Het aantal licenties beperkt het aantal leden van uw kantoor die Kleos kunnen gebruiken.

Selecteer de optie 'Contract & Rechten'.

11

Klik vervolgens op het icoon 'Contractbeheer'.

Het venster 'Contractbeheer' toont de informatie over het aantal beschikbare licenties, de vervaldatum van de licenties en de beschikbare ruimte voor gegevensopslag.

Raadpleeg Error! Reference source not found. op pagina Error! Bookmark not defined. als u nieuwe kantoorleden wilt opgeven, Kleos-licenties wilt toewijzen aan kantoorleden of de autorisatieprofielen van gebruikers wilt wijzigen.

De eerste stappen met Kleos

Kleos is complexe software, maar de gebruikersinterface is ontworpen om het gebruik van de software eenvoudig te maken. Alle schermen van Kleos hebben een aantal basiskenmerken gemeen. De eerste stap om uw productiviteit bij het werken met Kleos te verbeteren, is dat u zich vertrouwd maakt met deze kenmerken.

De algemene zoekknop vindt u in de rechterbovenhoek van alle Kleos schermen. Het is de snelste manier om informatie te vinden in Kleos. U kunt hem gebruiken om de volledige Kleos databank te doorzoeken.

12

De home-knop brengt u rechtstreeks naar het bureaublad. Hij bevindt zich links van het hoofdmenu.

De configuratieknop brengt u naar het configuratiescherm. Hij bevindt zich rechts van het hoofdmenu in de rechterbovenhoek van alle Kleos-schermen.

Het hoofdmenu wordt gebruikt om naar de hoofdschermen van Kleos te navigeren. Het bevindt zich bovenaan op alle Kleos-schermen

13

Met Kleos kunt u tegelijkertijd aan meerdere dossiers werken. U kunt een dossier openen en het hoofdmenu gebruiken om naar een ander scherm te gaan. Met de snelschakelbalk aan de rechterkant van het scherm kunt u snel terugkeren naar de geopende dossiers.

De knop Snel toevoegen bevindt zich rechts van het hoofdmenu. Het is de snelste manier om gegevensentiteiten aan te maken in Kleos. U kunt de knop Snel toevoegen gebruiken om dossiers, documenten, identiteiten, afspraken of elk ander type gegevens uit alle Kleos-schermen aan te maken.

14

De helpknop bevindt zich tussen de knop Snel toevoegen en de configuratieknop. Het is de snelste manier om toegang te krijgen tot de online documentatie van Kleos. Hij wordt ook gebruikt om de info drops te activeren of te deactiveren.

Alle schermen van Kleos hebben een aantal standaard vormkenmerken gemeen.

In de linkerbovenhoek vindt u een zoekvak waar de meeste zoekopdrachten snel kunnen worden uitgevoerd. In tegenstelling tot het algemene zoekvak, werkt dit zoekvak lokaal. Dit betekent dat het zoekvak in het dossierscherm alleen dossiers vindt en het zoekvak in het documentscherm alleen documenten.

De knop voor geavanceerd zoeken bevindt zich naast het zoekvak. Hij opent een venster waarin u alle velden van het gegevensveld kunt combineren om een specifieke zoekopdracht uit te voeren. Via geavanceerd zoeken kunnen zoekopdrachten worden uitgevoerd met de extra velden die door de gebruiker gedefinieerd zijn (zie Error! Reference source not found. op pagina Error! Bookmark not defined. voor meer informatie over de extra velden).

Centraal bovenaan in de meeste schermen vindt u de knoppen 'Snelle filters'.

15

Het lokale menu vindt u in de rechterbovenhoek van het scherm. De meest voorkomende acties zijn zichtbaar; de minst voorkomende zijn gegroepeerd onder de optie 'Meer'. Via het contextmenu (rechter muisknop) zijn dezelfde opties beschikbaar. Alle Kleos-schermen zijn voorzien van een contextmenu.

U kunt de lijst sorteren op een bepaalde kolom door op de header van de kolom te klikken. Het is mogelijk de inhoud van een lijst te filteren op de waarden van een bepaalde kolom door middel van de trechter die rechts van de header van de kolom staat. Het is mogelijk filters te combineren op verschillende kolommen.

Het is ook mogelijk de kolommen op een andere manier te schikken. Klik hiervoor op de header van de kolom en sleep deze naar de gewenste plaats.

Om kolommen te verbergen of weer te geven, klikt u met de rechtermuisknop op een willekeurige kolomkop. Vervolgens kunt u de kolommen die u wilt weergeven of verbergen, selecteren of deselecteren.

16

Als u de lay-out van het scherm wilt herstellen naar de standaardwaarden, klikt u op het kleine configuratie-icoontje in de rechterbenedenhoek van het scherm en selecteert u de optie 'Lay-out resetten'.

Mijn eerste dossier

Kleos is een dossierbeheersysteem. Alles in Kleos is opgebouwd rond de dossiers. In Kleos is een dossier een virtuele map. U kunt verschillende soorten informatie opnemen in een Kleos-dossier. Zo kunt u er documenten, notities, contactpersonen, e-mails, afspraken, vervaldagen en taken in plaatsen.

Om een nieuw dossier aan te maken, klikt u in het dossierscherm op het icoon 'Nieuw'.

Het enige verplichte veld voor een dossier is de naam van het dossier, maar wij raden ten zeerste aan ook informatie in te voeren over de partijen en de andere operationele details van het dossier. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk een dossier terug te vinden op basis van de naam van een van de partijen als zoekcriterium.

Kleos biedt verschillende manieren om een dossier aan te maken. U kunt op elk scherm een dossier aanmaken met behulp van de optie 'Nieuw' in de knop 'Snel toevoegen'. In het dossierscherm kunt u de knop 'Nieuw' in het hoofdmenu gebruiken of de optie 'Nieuw' in het contextmenu dat u met de rechter muisknop kunt openen.