INGENIERO INFORMÁTICO. - Repositorio Digital: Página de ... · UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE INGENIERÍA CIENCIAS FÍSICAS Y MATEMÁTICA CARRERA DE INGENIERÍA INFORMÁTICA

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE INGENIERÍA CIENCIAS FÍSICAS Y MATEMÁTICA

CARRERA DE INGENIERÍA INFORMÁTICA

“Análisis y Diseño de procesos Vinculados para la Facultad de Ingeniería en

Geología, Minas, Petróleos y Ambiental de la Universidad Central del Ecuador”

TRABAJO DE GRADUACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE

INGENIERO INFORMÁTICO.

AUTOR: Cóndor Herrera Diana Mireya

TUTOR: Ing. Santiago Leonardo Morales Cardoso

QUITO - ECUADOR

2015

ii

DEDICATORIA

El presente trabajo está dedicado a toda mi familia quienes fueron son y serán los

pilares de mi vida personal y profesional. En especial a mis padres quienes con su

ejemplo me han dado la fuerza para seguir adelante a pesar de las dificultades y han

hecho de mi la persona que soy.

A mis hermanos quienes han sido mi motivación y me han apoyado brindándome su

respeto y cariño, en especial a quien más que mi hermana es y será mi mejor amiga

Cristina.

A mi abuelita quien es un ejemplo de lucha y es la muestra viviente de que nada es

imposible mientras tengas claro a dónde quieres llegar.

Diana Cóndor

iii

AGRADECIMIENTO

Agradezco a mi familia por su comprensión y apoyo, no solamente para culminar mi

carrera, sino también por estar conmigo en todo momento.

A mis amigos con quienes he compartido esta etapa de mi vida, ellos siempre

estuvieron prestos para ayudarme cuando los necesite.

A mi tutor Ing. Santiago Morales quien me ayudo en el desarrollo del presente

proyecto guiándome de la mejor manera para que él mismo pueda elaborarse sin que

existan mayores complicaciones.

Diana Cóndor

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v

vi

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viii

ix

CONTENIDO

CAPITULO 1 ........................................................................................................... 1

1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ................................................................ 2

1.2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA: ....................................................... 2

1.3 INTERROGANTES ........................................................................................... 2

1.4 PROPUESTA PARA LA SOLUCIÓN DEL PROBLEMA PLANTEADO. ...... 3

1.4.1 OBJETIVOS .................................................................................................... 3

1.4.1.1 GENERALES ............................................................................................... 3

1.4.1.2 EPECÍFICOS ................................................................................................ 3

1.5 ALCANCE ......................................................................................................... 3

1.6 LIMITACIONES ................................................................................................ 4

1.7 JUSTIFICACIÓN ............................................................................................... 4

CAPITULO 2 ........................................................................................................... 5

2.1 ANÁLISIS .......................................................................................................... 5

2.1.1 LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN .................................................... 5

2.1.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .......................................................... 5

2.2 ANÁLISIS DE LA SOLUCIÓN ......................................................................... 6

2.2.1 MARCO TEÓRICO ........................................................................................ 6

2.2.2 METODOLOGÍA ............................................................................................ 7

2.3 IDENTIFICACION Y SECUENCIA DE PROCESOS .................................... 10

2.3.1 LEVANTAMIENTO DE PROCESOS .......................................................... 10

CAPITULO 3 ......................................................................................................... 14

3.1 ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PROCESOS .............................................. 14

3.1.1 ANÁLISIS DE PROCESOS .......................................................................... 14

3.1.2 IDENTIFICACIÓN Y SECUENCIA DE PROCESOS ................................. 15

3.2 DESCRIPCION DE PROCESOS ACADÉMICOS .......................................... 17

3.3 DESCRIPCION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS ............................... 26

3.4 DESCRIPCIÓN DE PROCESOS ACADÉMICOS Y ADMINISTRATIVOS

................................................................................................................................ 30

3.5 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS…..……………………………….41

3.6 DIAGRAMAS DE FLUJO ............................................................................... 55

CAPITULO 4 ......................................................................................................... 88

4.1 DIAGRAMAS BPMN ...................................................................................... 88

4.2 CONCLUCIONES ........................................................................................... 95

4.3 RECOMENDACIONES .................................................................................. 95

UNIVERSIDAD%20CENTRAL%20DEL%20ECUADOR.doc#_Toc426312286

































x

LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Metodologías empleadas para la gestión por procesos……………………9

Tabla 2. Etapa 1………………………………………………………………...…11

Tabla 3. Etapa 2…………………………………………………………………...11

Tabla 4. Etapa 3…………………………………………………………………...11

Tabla 5. Etapa 4…………………………………………………………………...12

Tabla 6. Etapa 5…………………………………………………………………...12

Tabla 7. Etapa 6…………………………………………………………………...12

Tabla 8. Etapa 7…………………………………………………………………...13

Tabla 9. Etapa 8…………………………………………………………………...13

Tabla 10 Descripción Emisión de Certificados…………………………………...17

Tabla 11 Descripción Matricula del Estudiante …………………………………..18

Tabla 12. Descripción Tercera Matrícula…………………………………………19

Tabla 13. Descripción Anulación de Matricula…………………………………...19

Tabla 14. Descripción Agregación de Materias…………………………………...20

Tabla 15. Descripción Reingreso del Estudiante………………………………….21

Tabla 16. Descripción Cambio e Paralelo…………………………………………21

Tabla 17. Descripción Cambio de Universidad Facultad o Carrera………………22

Tabla 18. Descripción Pasantías…………………………………………………..23

Tabla 19. Descripción Proceso Denuncia de Tesis………………………………..23

Tabla 20. Descripción Proceso Graduación……………………………………….25

Tabla 21. Descripción Proceso Oposición y Méritos……………………………...26

Tabla 22. Descripción Proceso Contrato de Docentes…………………………….27

Tabla 23. Descripción Proceso Prácticas de Campo………………………………28

Tabla 24. Descripción Proceso Asignación de Cátedras y Horarios……………...28

Tabla 25. Descripción Proceso Registro de Notas………………………………...29

Tabla 26. Descripción Procedimiento Solicitar Certificados……………………...33

Tabla 27. Descripción Procedimiento Matricula del Estudiante………………….34

Tabla 28. Descripción Procedimiento Tercera Matricula…………………………35

Tabla 29. Descripción Procedimiento Anular Matrícula………………………….36

Tabla 30. Descripción Procedimiento Agregar Materias………………………….37

Tabla 31. Descripción Procedimiento Reingreso………………………………….38

xi

Tabla 32. Descripción Procedimiento Cambio de Paralelo………………………39

Tabla 33. Descripción Procedimiento Cambio de Universidad Facultad o Carrera40

Tabla 34. Descripción Procedimiento Pasantías…………………………………..41

Tabla 35. Descripción Procedimiento Denuncia de Tesis………………………...43

Tabla 36. Descripción Procedimiento Graduación………………………………..46

Tabla 37. Descripción Procedimiento Concurso de Oposición y Méritos………..48

Tabla 38. Descripción Procedimiento Contrato Docente…………………………51

Tabla 39. Descripción Procedimiento Asignación de Cátedras y Horarios………52

Tabla 40. Descripción Procedimiento Registro de Notas…………………………53

Tabla 41. Descripción Procedimiento Prácticas de Campo……………………….54

Tabla 42: Ficha Emisión Certificados……………………………………………..57

Tabla 43: Ficha Matricula…………………………………………………………59

Tabla 44: Ficha Agregar Materia………………………………………………….61

Tabla 45: Ficha Reingreso………………………………………………………...63

Tabla 46: Ficha Cambio de Paralelo………………………………………………65

Tabla 47: Ficha Cambio de Universidad Facultad o Carrera……………………..67

Tabla 48: Ficha Anulación de Matricula………………………………………….69

Tabla 49: Ficha Tercera Matricula………………………………………………...71

Tabla 50: Ficha Prácticas de Campo………………………………………………73

Tabla 51: Ficha Pasantías………………………………………………………….75

Tabla 52: Ficha Denuncia de Tesis y Graduación………………………………...77

Tabla 53: Ficha Concurso de Oposición y Méritos……………………………….80

Tabla 54: Ficha Contrato de Docente……………………………………………..82

Tabla 55: Ficha Asignación de Cátedras y Horarios……………………………...84

Tabla 56: Ficha Registro de Notas………………………………………………...86

xii

LISTA DE GRÁFICOS

Gráfico 1.Caracteristicas de procesos ahora y después…………………………….2

Gráfico 2: Estructura Organizacional FIGEMPA ………………………………….5

Gráfico 3: Procesos………………...……………………………………………….7

Gráfico 4: Mapa de Procesos……………………………………………………...16

Grafico 5: Mapa de Procesos y Subprocesos……………………………………...31

Grafico 6: Simbología……………………………………………………………..55

Grafico 7: Diagrama de Flujo Emitir Certificados………………………………..58

Gráfico 8: Diagrama de Flujo Matrícula…………………………………………..60

Gráfico 9: Diagrama de Flujo Agregar Materia…………………………………...62

Gráfico 10: Diagrama de Flujo Reingreso………………………………………...64

Gráfico 11: Diagrama de Flujo Cambio de Paralelo………………………………66

Gráfico 12: Diagrama de Flujo Cambio de Universidad Facultad o Carrera……..68

Gráfico 13: Diagrama de Flujo Anulación de Matrícula………………………….70

Gráfico 14: Diagrama de Flujo Tercera Matrícula………………………………..72

Gráfico 15: Diagrama de Flujo Prácticas de Campo……………………………...74

Gráfico 16: Diagrama de Flujo Pasantías…………………………………………76

Gráfico 17: Diagrama de Flujo Denuncia de Tesis y Graduación………………...79

Gráfico 18: Diagrama de Flujo Concurso de Oposición y Méritos……………….81

Gráfico 19: Diagrama de Flujo Contrato………………………………………….83

Gráfico 20: Diagrama de Flujo Asignación de Cátedras y Horarios……………...85

Gráfico 21: Diagrama de Flujo Registro de Notas………………………………...87

Grafico 22: Diagrama BPMN Solicitud de Certificados……………………….....89

Grafico 23: Diagrama BPMN Reingreso, Matricula, Anulación de Matricula

Agregar Materia, Cambio de Paralelo.....…………………………………………...90

Grafico 24: Diagrama BPMN Concurso de Oposición y Méritos……………………….92

Grafico 25: Diagrama BPMN Contrato………………………………………………………………93

Grafico 26: Diagrama BPMN Asignación de Cátedras y Horarios, Registro de

Notas.......................................................................................................................94

xiii

RESUMEN

ANALISIS Y DISEÑO DE PROCESOS VINCULADOS PARA LA

FACULTAD DE INGENIERIA EN GEOLOGIA, MINAS PETROLEOS Y

AMBIENTAL DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

El siguiente tema de tesis trata del análisis y diseño de los procesos académicos y

administrativos para la Facultad de Ingeniería en Geología Minas Petróleos y

Ambiental de la Universidad Central del Ecuador. Esto servirá como una guía formal

para la correcta ejecución de los procesos que se realizan diariamente en las escuelas

de esta facultad, los procesos deben ser realizados siguiendo los procedimientos

descritos aquí los cuales fueron hechos bajo la metodología ISO 9000-2000.

La descripción de los procesos es la manera más fácil de mostrar lo más cercano a la

realidad, esta descripción se apoya en gráficos y diagramas así como también un

mapa de procesos dentro del cual tenemos la clasificación de los mismos. Cada

proceso tiene un procedimiento vinculado y un diagrama de flujo el cual fue

analizado y diseñado con la ayuda de las personas responsables de su ejecución con

el objetivo de satisfacer los requerimientos y necesidades de la facultad y sus

estudiantes.

DESCRIPTORES:

FIGEMPA UCE /DISEÑO DE PROCESOS ACADEMICOS /MAPA DE

PROCESOS/FICHAS DE PROCESOS/DIAGRAMAS DE FLUJO/DIAGRAMAS

BPMN

xiv

ABSTRACT

LINKED ANALYSIS AND DESING PROCESSES FOR THE SCHOOL OF

ENGINEERING GEOLOGY, MINES, PETROLEUM AND

ENVIROMENTAL UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

The following thesis topic is about the analysis and design of academic and

administrative processes to the Faculty of Engineering in Mining Geology Petroleum

and Environmental from the Central University of Ecuador. This will be as a formal

guide for the correct execution of the processes those will perform daily in the

schools of this faculty, the processes must be performed following the procedures

described in this document which ones were made under the ISO 9000-2000

methodology.

The description of the procedures is the easiest way to show the fact; this description

supports itself in Charts Diagrams so as well in map processes inside we have the

classification of those ones. Every process has a linked procedure and flow diagram

which was analyzed and designed by the help of responsible people its execution

with the aim of satisfying the requirements and needs of the faculty and its students.

DESCRIPTORS:

FIGEMPA UCE/ACADEMIC DESING PROCESSES /MAP

PROCESSES/RECORD PROCESSES/FLOW DIAGRAM/BPMN DIAGRAM

xv

xvi

1

INTRODUCCIÓN

En la actualidad las empresas u organizaciones se han organizado sobre la base

de departamentos o áreas que operan de manera aislada. De esta forma se

dificulta el cumplimiento de los planes estratégicos y la orientación hacia el

cliente. Las organizaciones se mueven en un entorno dinámico lo que

proporciona grandes impactos sobre su capacidad para cumplir las metas y

objetivos. Esto exige prestar atención a los procesos de la organización.

Los procesos se definen como una secuencia de actividades o tareas ejecutadas

con el objetivo de generar un resultado esperado. Frecuentemente se ejecutan

procesos complejos que abarcan múltiples funciones dentro de una organización

y en algunos casos se extienden fuera de los límites de la misma. El análisis de la

operación con enfoque de procesos, permite diseñar dicha secuencia eliminando

actividades que no generan valor a la razón del ser del negocio.

2

CAPITULO 1

1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

1.1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:

Actualmente la FIGEMPA carece de una guía de procesos estructurales, que le

permita desarrollar adecuadamente los mismos lo cual genera problemas en su

desempeño actual y futuro ya que cada escuela realiza el flujo de cada proceso

sin seguir una guía formal de actividades y procedimientos para satisfacer sus

necesidades. La documentación de los procesos y sus actividades apunta a

mejorar, enriquecer, confrontar y modificar el conocimiento teórico,

contribuyendo a convertirlo en una herramienta útil para entender y transformar

su realidad.

ACTUALMENTE DESPUÉS

Gráfico 1.Características de procesos ahora y después

Fuente: Elaboración Propia

1.2 INTERROGANTES

Ante lo expuesto en los puntos anteriores, para realizar el análisis y diseño de

procesos, surgen las siguientes interrogantes, entre otras:

¿Qué tipo de información será requerida?

Procesos improvisados

Procesos Inmaduros

Costos y plazas fuera de

control

Experiencia no

compartida

Procesos Maduros

Procedimientos documentados

Asignación de Responsabilidades

Procesos común retroalimentado

para mejora continua

3

¿Qué tipo de información proporcionada en el proceso será administrada por

la aplicación?

¿Cuál es el principal aporte del diseño de procesos?

1.3 PROPUESTA PARA LA SOLUCIÓN DEL PROBLEMA PLANTEADO:

La solución que se plantea es el Análisis y Diseño de los procesos existentes en la

FIGEMPA como la primera fase de este proyecto, en la segunda fase se ejecutara el

desarrollo e implementación de un sistema para gestionar algunos de estos procesos.

1.3.1 OBJETIVOS

1.3.1.1 GENERALES

Analizar y diseñar el flujo de los principales procesos académicos y administrativos

de la FIGEMPA lo cual implica el desarrollo de una guía formal para la ejecución de las

actividades que se requieren para el cumplimiento de sus objetivos.

1.3.1.2 EPECÍFICOS

Describir, analizar y relacionar las etapas que integran los procesos

académicos, para facilitar la gestión de los mismos.

Describir, analizar y relacionar las etapas de los procesos administrativos con

las áreas funcionales de la organización.

Realizar el diseño de los procesos académicos y administrativos de la

FIGEMPA de manera que esto sirva como base para desarrollar e

implementar un sistema para la gestión de los mismos.

1.4 ALCANCE

El alcance del proyecto está definido en el análisis y diseño de los procesos

académicos y administrativos de la FIGEMPA se considera el levantamiento de

procesos utilizando la herramienta Vicio para realizar los diagramas del flujo de cada

proceso y su vinculación con otros procesos los cuales servirán como guía para el

desarrollo de un sistema mediante el cual se administrara toda la información

relacionada con los mismos.

4

Las áreas involucradas en el flujo de la información son el Área Administrativa

(Decanato, Sub Decanato, Secretarías, etc.), sus cuatro Escuelas (Geología, Minas,

Petróleos y Ambiental) e Instituto de Investigación y Postgrado.

1.5 LIMITACIONES

En esta versión de diseño de procesos no se considera la implementación de los

procesos con una herramienta BPM

1.6 JUSTIFICACIÓN

La documentación de los procesos y sus procedimientos es el mecanismo más

sencillo y eficiente para administrar y ejecutar los procesos teniendo una guía formal.

5

CAPITULO 2

2.1 ANÁLISIS

2.1.1 LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN

El levantamiento de la información se realizó en las instalaciones de la FIGEMPA,

trabajando directamente con el Personal Administrativo, Secretarias y Funcionarios,

de esta etapa se obtuvo lo siguiente:

2.1.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

En la etapa del levantamiento de Información encontramos una estructura

organizacional de la FIGEMPA como muestra en el siguiente gráfico.

Gráfico 2: Estructura Organizacional FIGEMPA

Fuente: Elaboración Propia

6

2.2 ANÁLISIS DE LA SOLUCIÓN

2.2.1 MARCO TEÓRICO

Existen diferentes metodologías para la gestión de procesos los cuales se diferencian

en la secuencia de pasos para ser desarrolladas y en los casos en donde pueden ser

aplicadas. No existe una manera única de representar y visualizar los procesos en las

organizaciones, se relacionan distintos criterios para llegar a su representación y

descripción, no todos los procesos de una organización tienen la misma influencia en

la satisfacción de los clientes, en los costos, ni en la satisfacción del personal1.

Importancia de los mapas de procesos

Los mapas de procesos constituyen una base para mejorar la gestión y orientarse

hacia plena satisfacción de las expectativas de los clientes, gestionar las actividades

y las tareas de los procesos buscando la racionalización de los mismos así como la

eliminación de aquellas actividades que no agregan valor al producto. El desglose de

los procesos en sub-procesos y actividades y su correspondiente descripción en

fichas de procesos dotará sin dudas a las organizaciones de una solución para la

mejora de su gestión1.

Los mapas que representan procesos son de gran utilidad ya que permiten conocer

cómo funciona la organización. Algunas de las ventajas de la representación,

visualización y descripción de los procesos son:

Permite obtener una visión clara de todos los procesos y actividades que se

llevan a cabo en las empresas, facilitando de esta manera la mejora continua.

Permite analizar los pasos del proceso para reducir el ciclo de tiempo de

ejecución o mejoramiento del proceso.

Permite utilizar el proceso actual como punto de partida para llevar a cabo los

proyectos de mejoramiento del proceso.

Permite visualizar el despliegue y conformación a su máximo nivel del

Modelo de operación en macro-procesos, procesos y sub-procesos.

1 http://www.ilustrados.com/tema/13437/Metodologias-Enfoques-para-Gestion-Procesos.html

http://www.ilustrados.com/tema/13437/Metodologias-Enfoques-para-Gestion-Procesos.html

7

Gráfico 3: Proceso

Técnicas para confeccionar mapas de los procesos

La conformación del mapa de proceso es una actividad compleja que requiere la

identificación de los Macro-procesos que formarán parte del mapa y su clasificación

según las categorías fundamentales (estratégicos, claves y de apoyo).Una vez

identificados será necesario desglosar los diferentes sub-procesos actividades que

conformarán los Macro-procesos y sus relaciones con otras actividades y procesos

dentro de la organización.

Existen diferentes técnicas para el mapeo de procesos tales como: el diagrama de

flujo OTIDA, el diagrama de flujo de datos (DFD) y el diagrama SIPOC

(proveedores, inputs, proceso, out- puts, cliente).La descripción de las actividades de

un proceso se puede llevar a cabo a través de un diagrama de flujo con el cual se

pueden representar las actividades de manera gráfica e interrelacionadas entre si

además se muestran las áreas responsables de cada actividad.

Fichas de procesos

Una ficha de proceso es un documento donde se recopila la información importante

del proceso, dentro de la cual se incluye la descripción de las actividades que

componen el proceso y un diagrama de flujo del proceso que muestra las diferentes

etapas del mismo a partir de la relación de sus actividades.

2.2.2 METODOLOGÍA

Existen diferentes metodologías de trabajo para la gestión por procesos cuya

diferencia radica en la secuencia de pasos para ser desarrolladas y también en los

casos donde pueden ser aplicadas. Se relacionan distintos criterios para llegar a la

representación, descripción y visualización de los procesos en las organizaciones.

Los mapas de procesos agruparán a los procesos en tres categorías1:

8

Procesos estratégicos: Son aquellos que proporcionan directrices a todos los demás

procesos. Son realizados por la dirección o por otras entidades tienen como fin el

desarrollo de la misión y visión de la organización.

Procesos de soporte o apoyo: Son aquellos que brindan apoyo a los procesos

fundamentales que se ejecutan en la organización. Proporcionan los insumos

necesarios para que los procesos fundamentales se ejecuten.

Procesos operativos o claves: Son aquellos que están enfocados a la misión de la

organización. Están constituidos por las actividades esenciales que deben ejecutarse

para cumplir con la razón de ser de la organización. Abarcan diferentes áreas y tienen

impacto en el cliente creando valor para éste. Están orientados al cliente e involucran

un alto porcentaje de los recursos de la organización.

Para el levantamiento de procesos de la FIGEMPA se utilizara la metodología ISO

9000-2000 la cual se desarrollara siguiendo las fases descritas a continuación.

Fases Descripción

Identificación y secuencia de

procesos

1.1 Influencia en la satisfacción del

cliente

1.2 Efectos en la calidad del servicio

1.3 Influencia en los factores claves del

éxito (FCE).

1.4 Influencia en la misión y estrategia.

1.5 Cumplimiento de requisitos legales y

reglamentarios.

1.6 Riesgos de insatisfacción

Descripción de procesos 2.1 Descripción de las actividades del

proceso.

2.2 Diagrama de flujo del proceso.

2.3 Elaboración de ficha del proceso.

Seguimiento y medición de

procesos

3.1 Indicadores del proceso.

3.1.1 Determinar la misión del

proceso.

3.1.2 Determinar tipología de

resultados y obtener las magnitudes a

9

medir.

3.1.3Determinar los indicadores

representativos de las magnitudes a

medir.

3.1.4 Establecer Resultados

3.2 Control de procesos

Mejora de procesos 4.1 Definir procesos que no alcanzan

resultados planificados.

4.2 Establecimiento de mejora continua

y estabilización de procesos.

Tabla 1. Metodologías empleadas para la gestión por procesos.

Fuente: Colectivo de autores del instituto Andaluz de tecnología, 2003

La Institución Internacional de Normalización (ISO) es una federación mundial de

organismos miembros de ISO para la normalización, está integrada por comités de

representantes de diferentes países y México participa a través de la DGN (Dirección

General de Normas). La preparación de las normas internacionales se realiza a través

de Comités Técnicos, ISO 9001 fue preparada por el comité técnico 176, Gestión y

Aseguramiento de la Calidad, Subcomité SC 2, Sistemas de Calidad.

Principios de Gestión de Calidad

Enfoque Orientado al usuario

Comprender las necesidades actuales y futuras de los usuarios

Comunicarlas a los involucrados dentro de la institución

Satisfacer sus requisitos y esforzarse por exceder sus expectativas

Medir su satisfacción y tomar acciones sobre los resultados

2http://www.formatoedu.com/web_gades/docs/2__Mapa_de_Procesos_1.pdf

http://www.formatoedu.com/web_gades/docs/2__Mapa_de_Procesos_1.pdf

10

Participación del Personal

El personal se compromete a trabajar en equipo.

Comparten conocimientos y experiencia.

Asume responsabilidades delegadas.

Proponen acciones de mejora para la institución.

Participan activamente en el logro de metas y objetivos.

Enfoque basado en procesos

Se identifican los procesos de la institución para obtener los resultados

deseados.

Se identifican las entradas y se monitorean los resultados.

Se evalúan los riesgos, consecuencias e impacto sobre los usuarios.

Se establecen responsabilidades para la gestión de procesos.

Se consideran los recursos para lograr el resultado deseado.

2.3 IDENTIFICACION Y SECUENCIA DE PROCESOS

2.3.1 LEVANTAMIENTO DE PROCESOS

Normalmente el levantamiento de los procesos se realiza cuando la institución ya

se encuentra conformada y desarrollando las funciones asignadas, sin embargo, las

instituciones realizan sus actividades en base al conocimiento empírico y las

costumbres de los funcionarios más experimentados sin contar con un manual de

procesos y/o procedimientos que regule y estandarice la realización de

sus actividades para esto se debe cumplir con las siguientes etapas:

11

Formación del Equipo y Planificación del Trabajo

Actividades Estado

1 Formación de un equipo de trabajo

Realizado

2 Desarrollar un consenso en la institución: Realizar charlas

o capacitaciones a todo el personal de la institución, para

informar quiénes son las personas encargadas de realizar

el trabajo, la explicación del trabajo que se va a realizar

(¿para qué?) y la importancia de su colaboración.

Realizado

3 Determinación de la metodología

Realizado

4 Planificar para el trabajo de levantamiento y/o diseño de

los procesos y las reuniones de trabajo.

Realizado

Tabla 2. Etapa 1

: Identificación de usuarios de los Procesos y sus Necesidades

La identificación de los usuarios y las necesidades y expectativas que estos

tienen en cuanto a los servicios brindados por la institución.

1. Qué hacemos?

2. Para quién lo hacemos?

3. Cómo lo hacemos?

Tabla 3. Etapa 2

Identificación de los Procesos

Identificación del Marco Estratégico Institucional para posteriormente realizar

la Identificación de los procesos.

Tabla 4. Etapa 3

12

Tabla 5. Etapa4

Tabla 6. Etapa 5

Difusión de los Procesos

Una vez que las autoridades hayan aprobado y formalizado los procesos, estos

deben ser socializados a los funcionarios responsables de su ejecución. Dicha

comunicación y formalización tienen por objetivo asegurar que se estandarice

su aplicación y tanto los funcionarios actuales y como los que ingresen en el

futuro, puedan conocer la forma de realizar determinada actividad,

procedimiento o proceso.

Tabla 7. Etapa 6

Descripción y Análisis de los Procesos

Para realizar una adecuada descripción de los procesos, procedimientos y

actividades institucionales debe contarse con un conocimiento claro de los

mismos, por esto será necesario que los funcionarios responsables de su

ejecución participen en la descripción del mismo.

Priorización y Aprobación de los Procesos

Los procesos y procedimientos institucionales deberán ser expuestos a las

autoridades por parte del equipo encargado del levantamiento de los procesos,

para su respectiva revisión, priorización y aprobación.

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Aplicación y Control de los Procesos

Toda institución debe evaluar el cumplimiento de los procesos para el desarrollo

de las actividades de la institución, o en su defecto, han perdido su eficacia,

eficiencia y productividad y por ende, su capacidad para satisfacer las

necesidades de sus usuarios internos o externos.

Tabla 8. Etapa 7

Mejoramiento Continuo de los Procesos (Rediseño de Procesos)

El objetivo principal en esta etapa:

· Suprimir actividades que no aportan valor.

· Reducir los tiempos al mínimo.

· Aplicar la tecnología al rediseño.

Tabla 9. Etapa 8

3http://documentos.mideplan.go.cr/alfresco/d/d/workspace/SpacesStore/5d4b8d59-

d008-407c-bf52-00be6de79e80/guia-levantamiento-procesos-2009.pdf

http://documentos.mideplan.go.cr/alfresco/d/d/workspace/SpacesStore/5d4b8d59-d008-407c-bf52-00be6de79e80/guia-levantamiento-procesos-2009.pdf


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CAPITULO 3

3.1 ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

3.1.1 ANÁLISIS DE PROCESOS

Procesos estratégicos:

Son realizados por la dirección o por otras entidades Administrativos permiten

definir y desplegar las estrategias y objetivos de la organización. Los procesos que

permiten definir la estrategia son genéricos y comunes a la mayor parte de negocios.

Los procesos que permiten desplegar la estrategia son muy diversos, dependiendo

precisamente de la estrategia adoptada. Así, por ejemplo en una empresa de

consultoría centrada en la prestación de servicios soportados en aplicaciones

informáticas, el proceso de desarrollo de aplicaciones informáticas para la prestación

de servicios debería ser considerado estratégico.

Administrativos

Proceso Contratación de Docentes

o Concurso de Oposición y Mérito

o Contrato

Proceso Asignación de Cátedras

Proceso Asignación de Horarios

Proceso Prácticas de Campo

Proceso Asentamiento de Notas

Procesos operativos o claves: Son aquellos que están enfocados a la misión de la

organización añaden valor al cliente o inciden directamente en su satisfacción o

insatisfacción. Componen la cadena del valor de la organización. También pueden

considerarse procesos clave aquellos que, aunque no añadan valor al cliente,

consuman muchos recursos.

15

Académicos

Proceso de Matriculación

o Proceso de Anulación de Matricula

o Proceso de Agregación de Materias

o Proceso de Reingreso

o Proceso Cambio de Paralelo

o Proceso Cambio de Universidad Facultad o Carrera

o Tercera Matricula

Proceso Pasantías

Proceso Denuncia de Tesis

Proceso Graduación

Procesos de soporte o apoyo: Son aquellos que brindan apoyo a los procesos

fundamentales que se ejecutan en la organización.

En este tipo se encuadran los procesos necesarios para el control y la mejora del

sistema de gestión, que no puedan considerarse estratégicos ni clave. Normalmente

estos procesos están muy relacionados con requisitos de las normas que establecen

modelos de gestión.

Proceso Emisión de certificados

3.1.2 IDENTIFICACIÓN Y SECUENCIA DE PROCESOS

El primer paso es identificar los procesos que aparecen en el mapa de procesos es

importante recordar que los procesos ya existen dentro de la organización, por lo

tanto habrá que identificar cuáles son los más significativos, para ello se debe tomar

en cuenta los siguientes factores4:

Influencia en la satisfacción del cliente

Los efectos de la calidad del servicio.

Influencia en factores clave de éxito.

Influencia en los objetivos y estrategias.

Utilización intensiva de recursos.

http://www.monografias.com/trabajos11/sercli/sercli.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/llave-exito/llave-exito.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/henrym/henrym.shtml

16

MAPA DE PROCESOS ACTUALES

Gráfico 4: Mapa de Procesos

4 http://www.monografias.com/trabajos56/gestion-basada-en-procesos/gestion-basada-en-

procesos2.shtml

Contratación

de Docentes

Procesos Estratégicos

Asignación de

Cátedras y

Horarios

Prácticas de

Campo

Asentamiento

de Notas

Procesos Operativos o Claves

ESTU

DIA

NTE

S

Matriculación, Anulación de matrícula, Agregación

de materias, Reingreso, Cambio de Paralelo,

Cambio de Universidad Facultad o carrera, Tercera

Matricula

- Pasantías

- Denuncia de Tesis

- Graduación

SATI

SFA

CC

ION

DEL

EST

UD

IAN

TE

EDU

CA

CIO

N D

E TE

RC

ER N

IVEL

Procesos de Soporte y Apoyo

Emisión de Certificados

http://www.monografias.com/trabajos56/gestion-basada-en-procesos/gestion-basada-en-procesos2.shtml


17

3.2 DESCRIPCION DE PROCESOS ACADÉMICOS

Los cuadro siguientes contiene una breve descripción de los requisitos, lugar en

donde se debe realizar, horario de atención, responsable, normativa legal, tiempo

estimado de cada proceso estudiantil o académico, el campo procedimiento indica el

procedimiento al cual está vinculado este proceso el cual se detalla más adelante.

Tabla 10. Descripción Proceso Emisión de Certificados


Requisitos Solicitud dirigida al director de carrera.

Se pueden solicitar certificados de :

Matricula, De Información de carrera para becas o créditos,

Record académico, Horarios de clase, Número de créditos

aprobados, Promedios

Procedimiento Emitir Certificados

Lugar donde se

realiza el trámite

Secretaría

Horario de

Atención

8:00-16:00

Responsables Secretaria

Normativa Legal LOES ,Estatuto Universitario

Tiempo máximo

estimado

24 H

18

Tabla 11. Descripción Proceso Matrícula del Estudiante

Matricula del Estudiante

Requisitos Matricularse a través del SAU e

imprimir el comprobante de pago y

registro de matrícula. Si el estudiante es

irregular el valor de la matrícula es >0

Copia de Cédula de Identidad , papeleta

de votación y 2 fotos

Copia del voucher, comprobante de pago

y registro de matrícula.

Para estudiantes nuevos la Senescyst

envía el listado con los datos generales

de los estudiantes aprobados.

Procedimiento Matricula

Lugar donde se realiza el

trámite

Secretaría

Horario de Atención 8:00-16:00

Responsables Secretaria


Tiempo máximo estimado Inmediata

19

Tercera Matricula

Requisitos Solicitud dirigida al director de carrera.

Derecho para trámite.

Documentos de justificación de excepciones:

Embarazo, Calamidad Domestica, Enfermedad.

Procedimiento Tercera Matricula

Lugar donde se realiza

el trámite

Secretaría


Responsables Secretaria, Director de Carrera


Tiempo máximo

estimado

24 H

Tabla 12. Descripción Proceso Tercera Matrícula

Tabla 13. Descripción Proceso Anulación de Matricula

Anulación de Matricula

Requisitos Solicitud dirigida al Director de carrera.

Procedimiento Anular Matricula


trámite

Secretaria


Responsables

Director

Normativa Legal LOES, Estatuto Universitario

Tiempo máximo estimado Este trámite se debe realizar máximo hasta 30 días

después de iniciado el semestre.

20

Tabla 14. Descripción Proceso Agregación de Materias

Agregación de Materias

Requisitos Solicitud dirigida al Director de carrera

Materia requisito aprobada

Cupo en la materia

No debe existir cruce de horarios

SI al agregar una o varias materias el

número de créditos es >=60% del total

de créditos del nivel el estudiante tiene

gratuidad y no debe cancelar ningún

valor por la matricula por lo tanto si

antes cancelo algún valor este deberá

ser reembolsado.

Procedimiento Agregar Materias

Lugar donde se realiza el trámite Secretaría General

Horario de Atención 8h00 – 16:00

Responsables Director de carrera

Administrador del SAU


Tiempo máximo estimado 48 H

21

Reingreso del Estudiante

Requisitos Solicitud dirigida al Director de Carrera

Procedimiento Reingreso

Lugar donde se realiza el trámite Secretaria


Responsable Director


Tiempo máximo estimado 48H

Tabla 15. Descripción Proceso Reingreso del Estudiante

Cambio de paralelo

Requisitos Solicitud dirigida al director de

carrera.

Procedimiento Cambio de Paralelo

Lugar donde se realiza el trámite Secretaria

Horario de Atención 8:00 – 16:00

Responsables

Director


Tiempo máximo estimado 24H

Tabla 16. Descripción Proceso Cambio e Paralelo

22

Tabla 17. Descripción Proceso Cambio de Universidad Facultad o Carrera

Cambio de Universidad o Facultad o Carrera

Requisitos Solicitud dirigida al Director de carrera elaborada

en papel universitario.

Si el estudiante es irregular o viene de otra

universidad debe adjuntar un derecho y el título

de bachiller.

Tener las materias de primer semestre aprobadas.

Record académico certificado

Programación académica de materias certificada.

Certificado de no haber agotado 3°matricula

Procedimiento Cambios Universidad Facultad o Carrera


trámite

Secretaria


Responsables

Director, Secretaria


Tiempo máximo estimado 8 días

23

Tabla 18. Descripción Proceso Pasantías

Tabla 19. Descripción Proceso Denuncia de Tesis

Pasantías

Requisitos Ser alumnos de sexto, séptimo u octavo

semestre de Geología , Minas o Petróleos

Tener un promedio aceptable


trámite

Secretaria

Procedimiento Pasantías


Responsables

Director, Decano


Tiempo máximo estimado De 1 a 5 días

Denuncia de Tesis

Requisitos Haber aprobado al menos el 80%de los créditos.

Solicitud en papel universitario dirigida al Director de

carrera

Un ejemplar del plan de tesis y 2 copias

Procedimiento Denuncia de Tesis


el trámite

Secretaría Carrera ,Dirección de carrera

Horario de Atención 8h00 – 16:00

Responsables Director de carrera, Secretaría


24

Graduación

Requisitos Haber aprobado todos los créditos de la malla curricular

Certificados de Practicas pre profesionales (400 H)

Certificado de suficiencia en Idioma Extranjero.

Certificado de suficiencia en Informática.

Certificado definitivo de no adeudar a la biblioteca.

Certificado definitivo de no adeudar a la bodega.

Certificado de Record académico.

Certificado de cumplimiento de la malla curricular

Haber aprobado Cultura Física.

Factura de pagos correspondientes por concepto de tutoría

si ha perdido el derecho de gratuidad.

Informe de Aprobación de trabajo de grado.

Informe de calificación de trabajo de grado.

Resumen ejecutivo mínimo 15 hojas y cd de la tesis

completa.

Dos ejemplares de trabajo impreso y digital con el

formulario para el repositorio nacional.

Registro de graduado en la página

www.graduados.uce.edu.ec

Procedimiento Graduación

Lugar donde se

realiza el

trámite

Dirección de carrera, Subdecanato

Horario de

Atención

8h00 – 16:00

Responsables Director de carrera, Secretaría General, Subdecanato, Secretaria

25

Tabla 20. Descripción Proceso Graduación

Normativa

Legal

LOES, Estatuto Universitario, Reglamento General de Grado o

Título Profesional de tercer nivel.

Tiempo

máximo

estimado

15 días

26

3.3 DESCRIPCION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Concurso De Oposición y Méritos

Requisitos Presentar carpeta para calificación de Méritos

Exponer tema para concurso de Oposición

Procedimiento Concurso De Oposición y Méritos


el trámite

Secretaria


Responsables

Rector

Vicerrector

Departamento de Talento Humano

Consejo Directivo

Normativa Legal LOES, Estatuto Universitario, Reglamento

General de Grado o Título Profesional de tercer

nivel

Tiempo máximo

estimado

Tiempo definido en cronograma

Tabla 21. Descripción Proceso Oposición y Méritos

27

Contrato de Docentes

Requisitos El docente solicita autorización de práctica

de campo

Presenta lista de estudiantes con datos

personales y firmas.

Procedimiento Contrato


trámite

Rectorado

Secretaria General

Departamento de Talento Humano

Departamento Financiero


Responsables

Rector

Director

Decano

Normativa Legal LOES, Estatuto Universitario, Reglamento

General de Grado o Título Profesional de

tercer nivel

Tiempo máximo estimado 15 a 30 días

Tabla 22. Descripción Proceso Contrato de Docentes

Prácticas de Campo

Requisitos El docente solicita autorización de práctica

de campo

Presenta lista de estudiantes con datos

personales y firmas.

Procedimiento Prácticas de Campo


trámite

Secretaria

28


Responsables

Director

Decano

Normativa Legal LOES


Tabla 23. Descripción Proceso Prácticas de Campo

Asignación Cátedras y Horarios

Requisitos Disponibilidad

Procedimiento Asignación de Cátedras y Horarios


trámite

Secretaria de Carrera ,SAU


Responsables

Director



Tabla 24. Descripción Proceso Asignación de Cátedras y Horarios

29

Registro de Notas

Requisitos Disponibilidad

Procedimiento Registro de Notas


trámite

SAU


Responsables

Docente , Administrador de SAU


Tiempo máximo estimado Tiempo establecido en cronograma

Tabla 25. Descripción Proceso Registro de Nota

30

3.4 DESCRIPCIÓN DE PROCESOS ACADÉMICOS Y ADMINISTRATIVOS

El levantamiento y descripción de los procesos es una forma de representar la

realidad de la manera más exacta posible, a partir de la identificación de las

diferentes actividades y tareas que se realizan en un proceso para lograr un

determinado resultado.

Para poder hacer el levantamiento y descripción de los procesos, un requisito

indispensable es entrevistar a la o las personas responsables de realizar dichos

procesos, ya que ellos podrán describir la forma en la cual se lleva a cabo cada

actividad y tarea, qué recursos demanda y qué se espera como resultado. La

descripción de los procesos se apoya con la utilización de elementos gráficos,

especialmente diagramas que pueden ser de mayor o menor complejidad. Se aconseja

partir por un “mapa general de procesos” que señale en forma gruesa los procesos

más importantes presentes en una determinada área de actividad y la asociación entre

ellos. Este mapa debe incluir los procesos que se relacionan con agentes o

instituciones externas así como la relación de los diferentes procesos entre sí.

A partir de esta mirada general que nos entrega el mapa de procesos, se puede

trabajar con más detalle en aquellos procesos o subprocesos que aparecen como más

relevantes, distinguir las interrelaciones y sus puntos de contacto. Al analizarlos, nos

daremos cuenta de actividades o tareas que se repiten, de aquellas que toman más

tiempo o demandan mayores recursos, de los pasos que son innecesarios,

redundantes o superficiales, de los trayectos o pasos que resultan engorrosos,

prescindibles o imprescindibles5.

5http://www.medwave.cl/link.cgi/Medwave/Series/GES03-A/5057

MAPA DE CONTEXTO PROCESOS Y SUBPROCESOS

AA

Grafico 5: Mapa de Procesos y Subprocesos

A

D

M

I

N

I

S

T

R

A

T

I

V

O

S

A

C

A

D

É

M

I

C

O

S

Contratación

Concurso de oposición y

Méritos Contrato de Docentes

Asignación de Cátedras y

Horarios

Prácticas de Campo

Registro de Notas

Matriculación

Reingreso


Pasantías

Denuncia de Tesis

Graduación

Anular

Matricula

Agregar Materias

Cambio de Paralelo

Tercera Matricula

Cambio de Universidad

Facultad o Carrera

3.5 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

La gestión de los procesos, consta de un área descriptiva que denominaremos

procedimiento y llevara el mismo nombre del proceso descrito anteriormente y de un

área gráfica, las cuales se complementan y deben contener al menos la siguiente

información:

Recursos o input: son los elementos materiales, de información u otros que pueden

incluso ser intangibles (como el conocimiento empírico de los profesionales) que el

proceso consume o necesita para poder generar la salida u output.

Actividades: es la descripción secuencial, en orden cronológico, de las actividades y

sus respectivas tareas, que tienen que realizar los participantes (protagonistas).

Actores: personas o grupos de personas que desarrollan las actividades y tareas del

proceso.

Salida: resultado del proceso, el output, aquello para lo cual ha sido diseñado el

proceso.

Destinatario: persona o conjunto de personas que reciben y valoran la salida del

proceso.

Indicadores: estas mediciones permiten hacer un seguimiento y valoración del

cumplimiento de los objetivos del proceso.

Diagrama de flujo del proceso (flujograma): es la expresión gráfica del proceso,

que resulta de mucha utilidad porque facilita su análisis y rediseño.

5http://www.medwave.cl/link.cgi/Medwave/Series/GES03-A/5057

Tabla 26. Descripción Procedimiento Solicitar Certificados

Procedimiento Emitir Certificados

Descripción Responsable Actividad Dirigido A Observación

Requisitos

1.1

Solicitud

Estudiante Entregar la solicitud respectiva en la

dirección de carrera

Director de

carrera

Elaboración 2.1

Elaboración

de certificado

Secretaria Revisa fichas académicas luego presenta

solicitud al director para su respectivo

análisis.

2.2 Avala Director Revisa y avala con su firma el certificado

Legalización 3.1 Secretaria

Abogada

Firma y legaliza certificado.

34

Procedimiento Matrícula


Requisitos

1.1

Matricula Estudiante

Matricularse a través del SAU e imprimir el

comprobante de pago y registro de matrícula. Si su

voucher presenta algún valor el pago se debe realizar en

cualquier sucursal de servipagos.

A los estudiantes nuevos se les asigna el horario y

paralelo lo cual se registra en el SAU. El estudiante

debe ingresar para actualizar sus datos.

1.2 Entrega de

Documentos

para

Legalización

Estudiante Entregar copia de Cédula de identidad, papeleta de

votación, copia del voucher, comprobante de pago,

registro de matrícula, si el estudiante es nuevo también

debe entregar 2 fotos.

Matriculación 2.1 Verificación de

Notas

Administrador

SAU

Se verifica que el estudiante tenga los créditos

aprobados en el SAU para matricularse en el siguiente

nivel.

Legalización de

Matricula

3.1 Matricula Secretaria Si los pasos anteriores se realizaron correctamente el

estudiante estará matriculado.

Tabla 27. Descripción Procedimiento Matrícula

35

Procedimiento Tercera Matrícula


Requisitos

1.1

Solicitud Estudiante

Entregar la solicitud en la Secretaria de cada

carrera.

El estudiante solo podrá solicitar tercera

matricula en casos excepcionales como

embarazo, calamidad doméstica o enfermedad

con los documentos que comprueben la

misma.

Director de

carrera

Aprobación 2.1

Director Revisa la solicitud y aprueba o niega la tercera

matricula

Legalización 3.1 Estudiante Si la solicitud es aprobada el estudiante puede realizar

el proceso de matrícula.

Tabla 28. Descripción Procedimiento Tercera Matrícula

36



Requisitos

1.1


Entregar la solicitud en la Secretaria de cada carrera. Director de

carrera

Aprobación 2.1

Director Revisa la solicitud y aprueba la anulación de

matrícula.

Legalización 3.1 Registro Administrador

SAU

Registra en el SAU

Tabla 29. Descripción Procedimiento Anular Matrícula

37

Procedimiento Agregar Materias


Requisitos

1.1

Solicitud

Estudiante Entregar la solicitud en la secretaria de cada carrera.

Haber aprobado la o las materias requisito

No tener cruce de horarios

Debe existir cupo en la materia

Director de

cada carrera.

1.2 Entrega de

Documentos

Estudiante Entrega la solicitud en la secretaria.

Aprobación 2.1

Acreditación de

Materia

Director de

Carrera

Revisa requisitos y realiza un informe de aprobación

2.2 Verificación de

Gratuidad

Administrador

SAU

Si el número de créditos es >=60% del total de créditos del

nivel el estudiante tiene gratuidad y no debe cancelar ningún

valor por la matricula por lo tanto si antes cancelo algún valor

este deberá ser reembolsado, esto se hará a través del

departamento financiero.

Legalización .1 Registrar

materia

Administrador

del SAU

Agrega el crédito en el record del estudiante

Tabla 30. Descripción Procedimiento Agregar Materias

38



Requisitos

1.1

Solicitud

Estudiante Entregar la solicitud en la secretaria de cada

carrera.

Director de

cada carrera.

Aprobación 2.1

Informe de

Aprobación

Director Revisa los créditos aprobados y realiza informe.

Matricula 3.1

Registro de

matrícula en

SAU

Estudiante Luego de la aprobación de la solicitud de

reingreso el estudiante puede proceder a

matricularse.

Legalización 4.1

Entrega de

Documentos

Secretaria Entregar copia de Cédula de identidad, papeleta

de votación, copia del voucher, comprobante de

pago, registro de matrícula y 2 fotos

Tabla 31. Descripción Procedimiento Reingreso

39

Procedimiento Cambio de Paralelo


Requisitos 1.1 Solicitud

Estudiante Entregar la solicitud en la secretaria de cada carrera.

Director de

carrera.

Aprobación 2.1

Informe Director Se emite el informe para el registro de cambio

Legalización

3.1 Registro Administrador

SAU

Registra el cambio de paralelo.

Tabla 32. Descripción Procedimiento Cambio de Paralelo

40

Procedimiento Cambio de Universidad Facultad o Carrera


Requisitos

1.1


Entregar la solicitud en la secretaria de cada carrera.

Director de

carrera

1.2 Entrega de

Documentos

Estudiante Derecho

Título de bachiller si viene de otra universidad.

Record académico certificado

Programación académica de materias

certificada.

Certificado de no haber agotado 3°matricula

1.3 Requisitos Estudiante Tener las materias de primer semestre

aprobadas

No haber agotado tercera matricula.

Aprobación 3.1 Convalidación

de materias

Director Analiza los registros académicos y convalida las

materias para asignar al estudiante en el nivel que

corresponda

Inscripción o

Matriculación

2.1 SAU Administrador

de SAU

Si el estudiante se ha cambiado de carrera debe seguir

el proceso matricula de la facultad, en los otros casos

deberá matricularse según el proceso establecido en la

41

facultad o universidad.

Tabla 33. Descripción Procedimiento Cambio de Universidad Facultad o Carrera



Requisitos

1.1

Gestionar alianzas

con empresas

afines a la carrera

Director El director de cada carrera gestiona alianzas con

empresas afines en donde los estudiantes podrán

realizar sus pasantías.

Director de

carrera

Asignación 1.2 Asignación de

Pasantías Director

El director de cada carrera asigna a él o los

estudiantes que realizaran las pasantías considerando

sus promedios.

Las pasantías se realizaran en un periodo de 3 meses o

400H.

Respuesta 2.1 Solicitud Secretaria La secretaria de cada carrera elabora una solicitud

dirigida a la empresa la cual debe tener la firma de

Decano.

Tabla 34. Descripción Procedimiento Pasantías

42



Denuncia de

Tesis

1.1

Presentación de

Plan de Tesis Estudiante

Aprobar malla curricular o al menos el 80%

de esta.

Realizar una solicitud para la asignación de

tribunal para revisión y aprobación de tesis

adjuntando el plan.

Presentar documento de plan de tesis más 2

copias

Temario

Director de Carrera

1.2 Designación de

Tribunal para

aprobación y

revisión

Director El director designara dos profesores afines al

tema de titulación para que integren el tribunal y

presenten el informe de aprobación en un plazo

de 15 días.

Oficios dirigidos a

Docentes

designados,

anexando

documento de plan

de tesis

1.3 Aprobación de

Tema de titulación.

Estudiante Si el informe tiene observaciones, el estudiante

tiene 15 días calendario para incorporar las

correcciones respectivas.

Si el proyecto

de tesis no es

aprobado el

43

Tribunal El Tribunal tiene 3 días hábiles para entregar

informe sobre la procedencia o no del trabajo de

titulación.

Después de realizadas las correcciones el tema

deberá ser aprobado si no lo es estudiante deberá

entregar una copia al Subdecanato

inmediatamente.

estudiante

puede

presentar otro

1.4 Designación de

Tutor

Director Una vez aprobado el teme el Director designara a

otro profesor para que sea el tutor del proyecto

de titulación.

Oficio al profesor

designándole como

tutor con copia al

estudiante

Elaboración de

Tesis

2.1 Tutorías Tutor La Dirección de Carrera deberá llevar registros

de las tutorías, en el que se incluyan días, horas,

firmas y temas tanto del Tutor como del

Estudiante, que luego se harán conocer al

Consejo Directivo

Informe al Consejo

Directivo sobre

actividades

realizadas por

parte del Director

de Carrera

Las 60 horas

de tutoría

deberán ser

registradas

Estudiante El estudiante tiene acceso a 60 horas de tutoría.

Si el estudiante es irregular cancelara $600 para

tutorías.

44

2.2 Informe de

Aprobación

Tutor El tutor presenta un informe aprobando el trabajo

de titulación.

Tabla 35. Descripción Procedimiento Denuncia de Tesis

Procedimiento Graduación


Calificación de

tesis escrita por

parte de tribunal

1.1 Asignación de

Tribunal

Director El director asigna el tribunal para la

calificación del trabajo escrito.

1.2 Calificación de

Trabajo escrito

Tribunal Revisa y califica el trabajo escrito final,

posteriormente el tribunal presenta un

informe con la calificación asignada al

director de carrera.

La calificación será

sobre 20 puntos,

obtenido del

promedio de

calificaciones de los

miembros del

tribunal. La nota

mínima de

aprobación es de 14

puntos promedio

Estudiante Si el tribunal presenta observaciones sobre

el trabajo escrito, el estudiante debe realizar

45

las correcciones debidas.

Calificación de

exposición oral de

tesis

2.1 Asignación de

Tribunal para

calificación de

exposición

Estudiante Realizar la solicitud dirigida al director

pidiendo la designación del Tribunal de

Exposición Oral, fecha y hora para la

exposición.

Director Asigna a los miembros del tribunal quienes

tendrán que calificar la exposición oral.

La calificación se registra en el auxiliar

hasta que se obtenga la calificación final.

Oficio

dirigido a

miembros de

Tribunal de

grado oral,

en el cual se

indique fecha

y hora del

Grado Oral

2.2 Exposición Oral Tribunal El tribunal es presidio por el subdecano o

delegado del subdecano y junto a los

demás miembros calificaran la exposición

del proyecto de titulación.

Asentamient

o de notas en

el libro de

Actas

Asentamiento de

Notas

3.1 Elaboración de

Actas

Secretaria Acta de Instalación de prueba oral

Acta de aprobación de grado oral.

Acta de resultados y equivalente

46

final de graduación.

3.2 Legalización de

Actas de Grado

Secretaria Abogada

Presidente y

miembros del

Tribunal

Llena promedio y legalizan las actas

Declaración Acta

de Incorporación

4.1 Informe

Secretaria

Abogado de

Aptitud

Director Informa de la aprobación del grado y el

cumplimiento de todos los requisitos para

ser incorporado como ingeniero.

Tabla 36. Descripción Procedimiento Graduación

Procedimiento Concurso de Oposición y Méritos

Descripción Responsable Actividad Dirigido A Observaci

ón

Convocatoria

Concurso

1.1

Concurso Rector

Rector convoca a concurso de oposición y

méritos publicándolo en la prensa con fecha de

inicio y fin definidos.

Rector UCE

Calificación

2.1 Designar

Comisión

Facultad (FIGEMPA) Se nombra una comisión de la facultad la cual

se encarga de concurso.

2.2 Recepción

carpetas

Comisión La comisión recepta carpetas de postulantes

hasta fecha límite.

2.3 Calificación

Méritos

Comisión Revisa y califica carpetas de postulantes, la

calificación se coloca siguiendo el reglamento

correspondiente y representa el 50% de la

calificación final.

2.4 Calificación

Oposición

Comisión El docente expone tema y recibe la calificación

respectiva correspondiente al 50% restante de

la calificación final. Si la calificación final

alcanza 70 puntos el docente es asignado de

planta.

48

Tabla 37. Descripción Procedimiento Concurso de Oposición y Méritos

Notificación 3.1 Asignación de

Docente

Comisión El consejo Directivo recibe notificación de

asignación de docente y envía un informe al

Vicerrectorado.

3.2 Informe Vicerrector Notifica a Departamento de Talento Humano

Nombramiento 4.1 Nombramiento

Docente

Departamento Talento

Humano

Dpto. Talento Humano realiza nombramiento

de Docente. Un docente con

nombramiento

se puede quedar

por tiempo

indefinido en su

cargo.

Legalización

Nombramiento

5.1 Firma Docente Firma documentos de Nombramiento.

49

Procedimiento Contrato Docente


Entrevistas

1.1 Entrevista

Preliminar

Decano El Decano realiza la entrevista al docente y lo

envía para una segunda entrevista en la carrera

a fin a sus méritos.

1.2 Entrevista de

Selección

Director de

Carrera

El Director se reúne con el docente y luego

envía un oficio para la contratación del

docente especificando duración, cátedra y

tiempo de dedicación.

2.1 Recibir Oficio Decano Recibe oficio de contratación lo avala y lo

envía a Secretaria General.

3.1 Revisar Oficio Secretaría

General

Revisa el número de horas que laborara el

docente adjunta el oficio recibido más los

documentos de docente y envía pedido de

contratación a Rectorado.

4.1 Aprobar

Pedido

Rectorado El rector aprueba o no el pedido en un plazo

de 15 a 30 días cumplido el plazo se notifica a

Departamento e Talento Humano.

50

5.1 Solicitar

Partida

Presupuestaria

Departamento

Talento

Humano

Solicita Partida Presupuestaria a

Departamento Financiero.

6.1 Asignar

Partida

Departamento

Financiero

Asigna partida presupuestaria para contrato de

Docente y notifica a Secretaria General.

7.1 Notificar

Asignación

Secretaria

General

Recibe asignación de partida ,imprime

contrato ,elabora informe y lo envía a

Rectorado

Contratación 8.1 Firmar

Contrato

Rectorado Firma contrato en un lapso de 5 días y lo envía

al Departamento de Talento Humano.

9.1 Contratación

Finalizada

Departamento

de Talento

Humano

Registra contratación y notifica a la Facultad

solicitante para que reciba el contrato

legalizado.

El contrato puede ser:

EXCLUSIVA O TIEMPO

COMPLETO (40 horas semanales)

SEMI EXCLUSIVA O MEDIO

El contrato

tendrá una

duración de

dos años pero

puede

terminar antes

si así lo decide

el docente o el

decano

51

Tabla 38. Descripción Procedimiento Contrato Docente

TIEMPO (20 horas semanales)

TIEMPO PARCIAL (menos de 20

horas semanales)

Además el docente podrá dictar máximo 3

cátedras.

52



Elaboración de

Horarios

1.1 Asignar

Cátedras y

Horarios

Director de

Carrera

El director asigna horarios y cátedras según

la disponibilidad del docente.

Los horarios son elaborados según los

requerimientos de cada escuela

2.1 Entregar

Horarios

Director de

Carrera

Una vez elaborados los horarios en la

dirección de escuela, los horarios son

enviados al Administrador del SAU

Registro de

Horarios

3.1 Registrar

Horarios

Administrador

SAU

El administrador del SAU registra o crea

paralelos a cada paralelo le asigna las

materias respectivas, a cada materia se le

asigna un docente.

Esta

parametrizacion

permite al docente

acceder desde el

sistema SAU a las

cátedras que le han

sido asignadas.

Tabla 39. Descripción Procedimiento Asignación de Cátedras y Horarios

53



1.1 Activar

Sistema

Administrador

SAU

El administrador del sistema SAU activa

el sistema (lista de materias) según el

cronograma (1 semana).

Registrar

Notas después

de fecha limite

1.2 Registrar

Notas

Docente El docente ingresa al SAU y registra las

notas de las cátedras. Esto tendrá que

hacerlo durante el periodo establecido

Si el docente se retira de la

Institución por cualquier motivo

y no registra las notas estas

tendrán que ser enviadas al

consejo directivo para su

respectivo análisis y registro.

1.2.1 Solicitar

Activación

de SAU

Docente Si el docente no registra las notas en el

plazo establecido tendrá que solicitar la

activación del Sistema.

Decano

1.2.2 Rectificar

Notas

Docente El docente tendrá un periodo de una

semana para rectificar notas si no tendrá

que solicitar la activación del Sistema.

Decano

Tabla 40. Descripción Procedimiento Registro de Notas

54

Procedimiento Prácticas de Campo

Descripción Responsable Proceso Dirigido A Observación

Requisitos

1.1

Solicitud

Profesor El profesor programa practica de campo mediante una

matriz

Solicita autorización

Llena formulario de autorización para cumplimiento

de servicios institucionales.

Director de

carrera

Autorización 2.1

Aprobación Director El director solicita autorización a Decano para salida

y asignación de vehículo, chofer, pago de viáticos.

Pagos 3.1 Decanato Autoriza pago de viáticos a través de departamento de

Asistencia Financiera

Salvoconducto a través de Vicerrectorado Académico

Tabla 41. Descripción Procedimiento Prácticas de Campo

55

3.6 DIAGRAMAS DE FLUJO

Diagrama de proceso: Obtenida la información anterior se realiza un

diagrama del proceso de manera que se pueda representar gráficamente paso a

paso las actividades descritas en el paso anterior. Para esto se considera lo

siguiente.

Simbología para diagramar las actividades

Grafico 6:Simbologia

Numeración

Se enumeran todas las actividades conservando la misma numeración de la

descripción.

Descripción de las actividades

Se utiliza una frase sencilla y breve de las actividades que se describieron en

el punto. Se debe iniciar con un verbo en presente y tiempo infinitivo como

por ejemplo: establece, identifica, revisa, entre otros.

Criterios de calidad

Se establece las condiciones deseables o no deseables que deben cumplir las

Actividades relevantes para el proceso, es decir ¿qué es lo que se debe hacer?

56

Un diagrama de flujo presenta generalmente un único punto de inicio y un único

punto de cierre, aunque puede tener más, siempre que cumpla con la lógica

requerida.

Acciones para la realización del diagrama de flujo:

Identificar las ideas principales al ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben

estar presentes el autor o responsable del proceso, los autores o responsables del

proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados.

Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.

Identificar quién lo empleará y cómo.

Establecer el nivel de detalle requerido.

Determinar los límites del proceso a describir.

Pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:

Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará

fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo

es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.

Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están

incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.

Identificar y listar los puntos de decisión.

Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando

los correspondientes símbolos.

Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con

exactitud el proceso elegido6.

6 http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_flujo

http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_flujo

57

Fichas y Diagramas de Flujo

La siguiente ficha describe el objetivo del proceso así como sus entradas y salidas las

y a continuación se describe el diagrama de la ficha.

Análisis y Diseño de Procesos Ficha Procesos-FIGEMPA

Fichas de Procesos

Ficha del Proceso Edición Fecha

Emisión de Certificados 1 may-14

Misión del proceso

Recoger las solicitudes de los estudiantes para la emisión de certificados

avalados por la dirección de escuela.

Actividades

Entregar Solicitud Elaborar Certificado

Revisar Fichas académicas Avalar Certificado

Responsables

El responsable de elaborar el certificado es la secretaria de cada carrera

Entradas Salidas

Solicitud elaborada por el

estudiante

Certificados de :Matricula, De Información de

carrera para becas o créditos, Record

académico, Horarios de clase , Número de

créditos aprobados, Promedios

Indicadores

Numero de Certificados Emitidos

Documentos Aplicables

Procedimiento Emisión de Certificados

Tabla 42: Ficha Emisión Certificados

58

Gráfico 7: Diagrama de Flujo Emitir Certificados

Número

Actividad

Descripción Estudiante Secretaria Director de

Carrera

Secretaria Abogada

1 Inicio

Solicitud

Inicio

Solicitud Aprobada

Elabora Certificado

si

no

Legaliza Certificado

Fin

AvalarCertificado

2 Entrega de

solicitud para

la emisión de

certificado

3 La solicitud es

evaluada

4 Se elabora el

certificado

5 El certificado

es firmado

59


Fichas de Procesos


Matricula 1 may-14

Misión del proceso

Registrar al estudiante en el ciclo o nivel correspondiente y legalizar el

registro.

Actividades

Registrase en el SAU Revisar Fichas académicas

Entregar Documentos Legalizar Matricula

Responsables

En primera instancia el responsable es el estudiante quien debe registrarse en el

SAU, el siguiente responsable es la secretaria de cada carrera.

Entradas Salidas

Estudiante matriculado por primera vez, en el

siguiente nivel o crédito de carrera,

reingresando a la carrera, siendo transferido de

otra escuela, facultad o carrera y cuando se

aprueba una tercera matricula.

Indicadores

Numero de Matricula



Tabla43: Ficha Matricula

60

Número

Actividad

Descripción Estudiante Administrador SAU Secretaria

1 Inicio Inicio

MatriculaSAU

Entregar Requisitos

Verificación Requisitos

Requisitos Completos

no

Verificación de Créditos Aprobados

si

Creditos requisito

aprobados

Matricula Aceptadasi

Fin

no

2 Matricularse a

través del SAU

3 Entrega de

Documentos

4 Verificación de

Notas

5 Revisan los

requisitos

6 Se verifica si los

créditos

requisitos están

aprobados

7 Matricula

Finalizada

Gráfico 8: Diagrama de Flujo Matrícula

61


Fichas de Procesos


Agregar Materia 1 may-14

Misión del proceso

Registrar o añadir un crédito o materia siempre que el estudiante cumpla con

los requisitos. Para ejecutar este proceso el estudiante debe haber terminado el

proceso de Matricula.

Actividades

Entregar Solicitud Reembolsar pago

Aprobar Solicitud Registrar Materia

Verificar Gratuidad

Responsables


Entradas Salidas

Solicitud Materia registrada

Indicadores

Número de Créditos



Procedimiento Agregar Materias Tabla44: Ficha Agregar Materia

62

Número

Actividad

Descripción Estudiante Director Departamento

Financiero

Administrador

SAU

1 Inicio

Solicitud

Inicio

Solicitud Aprobada

Agregación de Materia

no

Registrar Materia en SAU

Fin

Verificación Gratuidad

si

Reembolso de valor cancelado

si

no

2 Entregar la

solicitud

3 Revisar requisitos

y aprobar

solicitud.

4 Verificación de

Gratuidad

5 Reembolso de

pago

6 Registro de nueva

materia

Gráfico 9: Diagrama de Flujo Agregar Materia

63


Fichas de Procesos


Reingreso 1 may-14

Misión del proceso

El estudiante podrá retomar la carrera convalidando las materias que el

aprobadas previo su retiro académico, este proceso se vincula al proceso

Matricula.

Actividades

Entregar Solicitud Matricularse

Revisar créditos Aprobados Entregar Documentos

Realizar Informe

Responsables


Entradas Salidas

Solicitud Estudiante registrado en nivel correspondiente

luego e convalidar materias.

Indicadores



Procedimiento Matricula Tabla45: Ficha Reingreso

64

Número

Actividad

Descripción Estudiante Director Secretaria

1 Inicio

Solicitud

Inicio

Solicitud Aprobada

si

no

Legalizacion

Fin

Informe de Aprobacion

Registro de Matricula en SAU

2 Entregar

solicitud

3 Revisar

créditos

aprobados

4 Realizar

Informe

5 Matricularse

6 Entrega de

Documentos

Gráfico 10: Diagrama de Flujo Reingreso

65


Fichas de Procesos


Cambio de Paralelo 1 may-14

Misión del proceso

Registrar al estudiante en otro paralelo el cual le permita tomar los mismos

créditos en un horario diferente Para ejecutar este proceso el estudiante debe

haber terminado el proceso de Matricula.

Actividades

Entregar Solicitud Realizar Informe de Aprobación

Revisar Solicitud Registrar en SAU

Aprobar Solicitud

Responsables


Entradas Salidas

Solicitud Registro de materias en paralelo reasignado.

Indicadores

N° de créditos a tomar



Procedimiento Cambio de Paralelo Tabla46: Ficha Cambio de Paralelo

66

Número

Actividad

Descripción Estudiante Director Administrador

SAU

1 Inicio

Solicitud

Inicio

Solicitud Aprobada

si

no

Fin

Informe de Aprobacion

Registro Cambio en SAU

2 Entregar

solicitud

3 Revisar y

aprobar

solicitud

4 Realizar

informe de

aprobación

5 Registro de

cambio en el

SAU

Gráfico 11: Diagrama de Flujo Cambio de Paralelo

67


Fichas de Procesos


Cambio de Universidad Facultad o

Carrera

1 may-14

Misión del proceso

Registrar al estudiante que viene de otra facultad o carrera

Actividades

Entregar Solicitud Analizar Registros Académicos

Entregar Documentos requisito Iniciar proceso Matricula

Revisar Requisitos

Responsables


Entradas Salidas

Solicitud Asignación de estudiante que viene desde otra

carrera, Facultad o Universidad en el curso

correspondiente.

Si el estudiante se quiere cambiar de Facultad

o Universidad debe seguir el procedimiento

adecuado.

Indicadores


Procedimiento Cambio Universidad Facultad o Carrera

Procedimiento Matricula Tabla47: Ficha Cambio de Universidad Facultad o Carrera

68

Número

Actividad

Descripción Estudiante Director Administrador SAU

1 Inicio

Solicitud

Inicio

Inscripción en el SUA

Fin

Entrega de Requisitos

Convalidación de Materias

Requisitos Completos

si

no

2 Entregar

solicitud

3 Entrega de

requisitos

según el

requerimiento

4 Comprobar si

los requisitos

están correctos

5 Convalidación

de materias

6 Registro en

SAU

Gráfico 12: Diagrama de Flujo Cambio de Universidad Facultad o Carrera

69


Fichas de Procesos


Anulación de Matrícula 1 may-14

Misión del proceso

El estudiante podrá anular la matrícula en el o los créditos en los que este

registrado de manera que esta matricula no sea tomada en cuenta ya que el

estudiante no puede tener más de dos matriculas validas o tres en casos

excepcionales.

Actividades

Entregar Solicitud

Revisar y Analizar Solicitud

Aprobar Solicitud

Responsables


Entradas Salidas

Solicitud Matricula dada de baja en los registros

académicos del estudiante

Indicadores



Tabla48: Ficha Anulación de Matricula

70

Número

Actividad

Descripción Estudiante Director Administrador SAU

1 Inicio

Solicitud

Inicio

Solicitud Aprobada

Revisión de Solicitud

no

Registro de Anulación de

Matricula

Fin

si

2 Entregar

solicitud

3 Revisar

solicitud

4 Verifica

motivos para

aprobar

solicitud

5 Registrar

anulación en

SAU

Gráfico 13: Diagrama de Flujo Anulación de Matrícula

71


Fichas de Procesos


Tercera Matricula 1 may-14

Misión del proceso

El estudiante podrá obtener una tercera matrícula en el o los créditos en los que

requiera esto solo se daría en casos excepcionales.

Actividades

Entregar Solicitud Aprobar o negar Solicitud

Comprobar motivos de solicitud Iniciar proceso Matricula

Responsables

Director de Carrera

Entradas Salidas

Solicitud Matricularse en un crédito o materia por tercera

vez.

Indicadores


Procedimiento Tercera Matricula

Procedimiento Matricula Tabla49: Ficha Tercera Matricula

72

Número

Actividad

Descripción Estudiante Secretaria Director

1 Inicio Inicio

Solicitar Tercera Matricula

Entregar solicitud y documentos que comprueben la

razón de solicitud

Revisar Solicitud

Aprobar o Negar Solicitud

Solicitud Aprobada

Iniciar proceso de Matricula

si

fin

no

2 Entregar solicitud

3 Entregar solicitud y

documentos

4 Verifica motivos para

aprobar solicitud

5 Verificar aprobación de

solicitud

Iniciar matricula

Gráfico 14: Diagrama de Flujo Tercera Matrícula

73


Fichas de Procesos


Prácticas de Campo 1 may-14

Misión del proceso

La aprobación y asignación de recursos para que el docente pueda realizar las

prácticas de campo de su cátedra junto con los estudiantes que toman la misma.

Las prácticas de campo son realizadas fuera de las instalaciones de la Facultad.

Actividades

Solicitar Autorización Asignar Recursos

Llenar solicitud Autorizar pago de Viáticos

Responsables

Docente

Entradas Salidas

Solicitud Autorización para prácticas y asignación de

recursos.

Indicadores


Procedimiento Practicas de Campo

Tabla 50: Ficha Practicas de Campo

74

Número

Actividad

Descripción Profesor Director Decano

1 Inicio

Solicitud

Inicio

Solicitud Aprobada

no

Fin

Asignación de Recursos

2 Entregar

solicitud

3 Revisar

solicitud y

autorizar

practica

4 Asignar

recursos

Gráfico 15: Diagrama de Flujo Prácticas de Campo

75


Fichas de Procesos


Pasantías 1 may-14

Misión del proceso

Gestión y asignación de pasantes a las empresas aliadas para lo cual se tomara

en cuenta la disponibilidad de plazas para pasantes así como el número de

estudiantes que cumplan con los requisitos para realizar sus prácticas.

Actividades

Gestionar alianzas con

empresas afines

Enviar solicitud a empresa o empresas para

aprobación de pasantías.

Asignar estudiantes para

pasantías

Responsables

Decano

Secretaria

Entradas Salidas

Solicitud Estudiantes asignados a empresas.

Indicadores



Tabla 51: Ficha Pasantías

76

Número

Actividad

Descripción Profesor Director

1 Inicio Inicio

Gestionar alianzas

Estudiantes cumplen

requisitos

Asignar Pasantias

Enviar solicitud a empresa

si

Fin

2 Gestionar

alianzas con

empresas

afines a las

carreras

3 Verificar

cuantos

estudiantes

cumplen

requisitos

4 Asignar a los

estudiantes

seleccionados

5 Enviar

solicitud para

aprobación de

pasantías a las

empresas.

Gráfico 16: Diagrama de Flujo Pasantías

77


Fichas de Procesos


Denuncia de Tesis y Graduación

1 may-14

Misión del proceso

La aprobación del tema de trabajo, así como la asignación de tutor y calificación

del trabajo escrito.

La calificación de la exposición oral, la asignación de notas de grado y la

incorporación del estudiante con el título correspondiente.

Los procedimientos Denuncia de Tesis y Graduación los cuales están vinculados

directamente y deben ser ejecutados en el orden mencionado.

Actividades

Aprobar Malla curricular Realizar Informe de Aprobación

Solicitar asignación de tribunal para

revisión y aprobación de tema de tesis

Emitir Calificaciones de trabajo escrito

Designar tribunal Exponer Trabajo de Tesis

Aprobar Tema Emitir Calificaciones de trabajo oral

Designar Tutor Elaborar actas de grado

Registrar Tutorías Legalizar y declarar actas de incorporación

Responsables

Director de Carrera

Secretaria

Estudiante

Entradas Salidas

Solicitud

Plan de Tesis

Aprobación de Tema de Tesis

Calificación de Trabajo escrito

Calificación exposición Oral

Actas de Incorporación

Indicadores



Procedimiento Graduación Tabla 52: Ficha Denuncia de Tesis y Graduación

78

Número

Actividad

Descripción Estudiante Director Tribunal Tutor

1 Presentación de

Plan de Tesis

Inicio

Solicitud Aprobada

si

Solicitud de Aprobación de Plan de Tesis

no

Designación de Tribunal para Aprobación y

Revisión

si Observaciones

Correcciones

no

Designación de Tutor

Tutorías

Informe de Aprobación de

Trabajo de Titulación

Asignación de Tribunal para calificación de trabajo escrito

Calificación de trabajo escrito

2 Designar de

Tribunal

3 Revisar plan y

emitir

observaciones

4 Corregir plan de

acuerdo a

observaciones

5 Aprobar tema de

tesis

6 Designar Tutor

7 Registrar tutorías

8 Emitir Informe de

Aprobación

9 Asignar tribunal

para a emitir

calificación

10 Calificar el trabajo

escrito

79

Número

Actividad

Descripción Estudiante Director Tribunal Tutor

11 Solicitar fecha

para defensa de

grado

Informe de calificación de trabajo escrito

Asignación de Tribunal para calificación de exposición oral

Solicitud Fecha de

Exposición Oral

Defensa de Trabajo de Titulación

Solicitar fecha para exposición

oral

Elaboración de Actas

Legalización de Actas

Declaración de Acta de

Incorporación

Fin

12 Asignara tribunal

para calificación

de exposición

13 Exponer tema de

tesis

14 Presentar informe

con calificación de

grado

15 Elaborar actas de

grado

16 Legalizar y

declarar actas de

incorporación

Gráfico 17: Diagrama de Flujo Denuncia de Tesis y Graduación

80


Fichas de Procesos


Concurso de Oposición y Méritos

1 may-14

Misión del proceso

Aprobación y Asignación del docente con su respectivo Nombramiento.

Actividades

Convocar a concurso Calificar Méritos

Designar Comisión Asignar a Docente

Seleccionar Carpetas Emitir Informe de asignación

Calificar Méritos

Responsables

Rector

Facultad

Comisión

Entradas Salidas

Convocatoria a Concurso Nombramiento de Docente

Indicadores


Procedimiento Concurso de Oposición y Merito

Tabla 53: Ficha Concurso de Oposición y Méritos

81

Número

Actividad

Descripción Rector Facultad Comisión Vicerrector Dpto.

Talento

Humano

Profesor

1 Inicio Inicio

Convocatoria concurso

Designar comisión

Receptar carpetas

Calificar Méritos

Calificación Total >=70

Calificación Oposición

Asignación de Docente

Notificación al Departamento

de Talento Humano

Nombramiento

si

Fin

Legalización

no

2 Convocar a

concurso de

oposición y

méritos

3

Conformar

comisión

4

Recepción de

carpetas de

postulantes

5 Calificar carpetas

(méritos)

6 Calificar

exposición

(oposición)

7 Sumar calificación

y verificar puntaje

8 Asignara docente a

plaza existente

9 Notificar a

Departamento T.H

10 Notificación de

Nombramiento

11 Legalización

(Firma)

Gráfico 18: Diagrama de Flujo Concurso de Oposición y Méritos

82


Fichas de Procesos


Contrato 1 may-14

Misión del proceso

Contratar a docente este contrato tendrá un tiempo máximo de dos años.

Actividades

Realizar entrevistas Solicitar Partida Presupuestaria

Revisar Oficio Asignar Partida

Aprobar Pedido Notificar Asignación

Responsables

Rector

Entradas Salidas

Decano

Director

Secretaria General

Indicadores


Procedimiento Contrato

Tabla 54: Ficha Contrato de Docente

83

Número

Actividad

Descripción Decano Director Secretaria

General

Rectorado Dpto.

Talento

Humano

Dpto.

Financiero

1 Inicio Inicio

Entrevista preliminar

Entrevista de Selección

Recibir Oficio

Revisar Oficio

Aprobar Pedido

Solicitar Partida presupuestaria

Asignar Partida

Notificar asignación

Firmar Contrato

Contratación finalizada

Fin

contrato

2 Entrevista

Preliminar

3 Entrevista de

Selección

4 Recibir oficio de

contratación

5 Revisar Oficio

6 Aprobar Pedido

7 Solicitar Partida

Presupuestaria

8 Asignar Partida

9 Notificar

Asignación

10 Imprimir contrato y

firmarlo

11 Registro de

contratación

Gráfico 19: Diagrama de Flujo Contrato

84


Fichas de Procesos


Asignación de Cátedras y Horarios

1 may-14

Misión del proceso

Asignación de horarios según la cátedra y disponibilidad del docente.

Actividades

Verificar disponibilidad de

tiempo del docente

Registrar Horarios en SAU

Elaborar Horarios

Responsables

Secretaria

Administrador de SAU

Entradas Salidas

Horarios y Cátedras Horario asignado a catedra

Docente asignado a catedra

Indicadores

N° de cátedras asignadas a docente



Tabla 55: Ficha Asignación de Cátedras y Horarios

85

Número

Actividad

Descripción Director Secretaria Administrador

SAU

1 Inicio Inicio

Verificar Disponibilidad

de Docente

Entregar Horarios

Parametrizar SAU

Fin

Elaborar Horarios de Catedra

Registrar Horarios

2 El Director verifica disponibilidad del

Docente

3 El Director elabora horarios junto con

la secretaria

4 Secretaria Entrega Horarios al

Administrador del SAU.

5 El Administrador del SAU realiza la

parametrizacion del sistema para

registrar horarios.

6 El administrador del SAU registra o

crea paralelos a cada paralelo le

asigna las materias respectivas, a cada

materia se le asigna un docente

Gráfico 20: Diagrama de Flujo Asignación de Cátedras y Horarios

86


Fichas de Procesos


Registro de Notas

1 may-14

Misión del proceso

Registrar las notas asignadas a los estudiantes de una materia o crédito específico por

el docente que la dicta así como la rectificación de la nota asignada en caso de ser

necesario.

Actividades

Activar Sistema

Registrar Notas

Responsables

Docente

Administrador SAU

Entradas Salidas

Notas asignadas al estudiante Notas de catedra o materia asignadas a estudiantes

registradas en SAU

Indicadores



Tabla 56: Ficha Registro de Notas

87

Número

Actividad

Descripción Administrador de

SAU

Docente Decano

1 Inicio Inicio

Activar sistema

Registrar Notas

Docente no registro notas

en plazo establecido

Solicitar activación de

SAU

si

Rectificar Notas

FIn

no

Periodo de rectificación

expira

no

si

Aprobar Solicitud

Notas mal registradas

no

2 El administrador activa el sistema

en fecha establecida.

3 El docente ingresa al sistema y

registra notas

4 Administrador verifica plazo para

registro de notas.

5 Si el tiempo ha expirado el

docente debe solicitar activación

de SAU.

6 El decano aprueba la solicitud y

envía notificación a

administrador.

7 Administrador verifica notas

registradas.

El docente tiene una semana

adicional para rectificar notas.

Se verifica el periodo para

rectificación de notas.

Gráfico 21: Diagrama de Flujo Registro de Notas

88

CAPITULO 4

4.1 DIAGRAMAS BPMN

El principal objetivo de BPMN es proporcionar una notación estándar que sea

fácilmente legible y entendible por todos los involucrados e interesados del negocio

(stakeholders). Entre estos interesados están los analistas de negocio, los

desarrolladores técnicos, gerentes y administradores del negocio.

BPMN tiene la finalidad de servir como lenguaje común para cerrar la brecha de

comunicación que frecuentemente se presenta entre el diseño de los procesos de

negocio y su implementación. Actualmente hay una amplia variedad de lenguajes,

herramientas y metodologías para el modelado de procesos de negocio. La adopción

cada vez mayor de la notación BPMN como estándar, ayudará a unificar la expresión

de conceptos básicos de procesos de negocio así como conceptos avanzados de

modelado.

Las cuatro categorías básicas de elementos son:

Objetos de flujo: Eventos, Actividades, Rombos de control de flujo

(Gateways)

Objetos de conexión: Flujo de Secuencia, Flujo de Mensaje, Asociación

Swimlanes (Carriles de piscina): Pool, Lane

Artefactos: Objetos de Datos, Grupo, Anotación

89

Solicitar Certificado

Verificación y Análisis de Solicitud

Solicitud Aprobada

Rechazado

Elaborar Certificado

si

Enviar Notificación al Estudiante

Registrar Información de

Solicitud

Grafico 22: Diagrama BPMN Solicitud de Certificados

C

e

r

t

i

f

i

c

a

d

o

s

E

s

t

u

d

i

a

n

t

e

S

e

c

r

e

t

a

r

i

a

D

i

r

e

c

t

o

r

90

Reingreso, Matricula, Anulación de Matricula, Agregar Materia, Cambio de Paralelo

Registrar Matricula en SAU

Imprimir Voucher

Entregar Documentos En

Secretaria

si

Valor matricula > 0

Cancelar en Servipagos

no

Verification de Notas en SAU

siRequisitos Aprobados

no

Inicio Reingreso

Presentar Solicitud de Reingreso

Revisar solicitud y realizar Informe

SolicitudAprobada

si

no

Estudiante Nuevo

Horario y paralelo asignados

automaticamente

si

no

Tercera Matricula

Inicio Tercera Matricula

Presentar Solicitud de Tercera Matricula

si

Inicio Matricula

SolicitudAprobada

no

si

91

Legalizar Matricula

Anular MatriculaSolicitar Anulacion

de Matricula

FIN

no

si

Revisar Solicitud De Anulacion

Agregar Materias

Solicitar Agregacion Materias

si

Revisar Solicitud

Solicitud Aprobada

Registrar en SAU

si

no

no

Cambio de Paralelo

Solicitar Cambio de Paralelo

no

Revisar Solicitud de Cambio de Paralelo

Grafico 23: Diagrama BPMN Reingreso, Matricula, Anulación de Matricula, Agregar Materia, Cambio de Paralelo

Si

92

Convocar Concurso

Designar Comisión

Recepción carpetas Calificar Méritos Calificar Oposicon

Calificación >70 Notificacionsi

Nombramiento

Legalization del Nombramiento

Fin

Co

ncu

rso

de

Op

osi

ció

n y

Mér

ito

s Rector

Facultad

Comisión

Depto. Talento

Humano

Docente

93

Inicio

Entrevista Preliminar

Entrevista de seleccion

Recibir Oficio

Revisar Oficio

Aprobar Pedido

Solicitar Partida Presupuestaria

Asignar Partida

Notificar Asignacion

Firmar Contrato

Fin

Co

ntr

ato

Decano

Director

Secretaria General

Rectorado

Depto. Talento

Humano

Depto. Financiero

Secretaria General

94

Asignación de Cátedras y Horarios, Registro de Notas

Director

Administrador

del SAU

Docente

Administrador

del SAU

95

4.2 CONCLUCIONES

Gracias al desarrollo de este trabajo de tesis, la FIGEMPA actualmente

cuenta con un manual o guía para la gestión de procesos el mismo que les

permitirá ser más eficientes.

.

El conocimiento general de los procesos académicos y estudiantiles ha

permitido presentar una propuesta de gestión de procesos facilitando el

cumplimiento de objetivos utilizando los recursos de manera más eficiente.

Esta investigación ha permitido documentar cada uno de los procesos que

agregan valor a la FIGEMPA, ha permitido también conocer de mejor manera

el funcionamiento de los servicios que ofrece. Además se identificaron los

problemas que proporcionaron la toma de decisiones en cuanto a la

eliminación, creación o fusión de las actividades en los procesos.

4.3 RECOMENDACIONES

Se recomienda a FIGEMPA, realizar una Planificación estratégica que les

permita determinar políticas y estrategias para el cumplimiento de sus

objetivos, misión y visión.

Es necesario que la FIGEMPA realice un plan de comunicación para que sus

colaboradores conozcan la misión, visión, objetivos, políticas y estrategias de

la misma.

Adicionalmente, se recomienda controlar el buen funcionamiento de los

procesos para que puedan ser evaluados y continuamente mejorados. Cada

proceso necesita un responsable esto permitirá tener los procesos

supervisados y de esta manera la FIGEMPA podrá entregar a los estudiantes

un servicio de calidad.

Aprovechar la infraestructura y la tecnología con la que cuenta ya que

constituyen una fortaleza que les permitirá mejorar la calidad de sus servicios.

96

BIBLIOGRAFIA

1

http://www.ilustrados.com/tema/13437/Metodologias-Enfoques-para-Gestion-

Procesos.html

2


3

http://documentos.mideplan.go.cr/alfresco/d/d/workspace/SpacesStore/5d4b8d59-

d008-407c-bf52-00be6de79e80/guia-levantamiento-procesos-2009.pdf

4

http://www.monografias.com/trabajos56/gestion-basada-en-procesos/gestion-basada-

en-procesos2.shtml

5

http://www.medwave.cl/link.cgi/Medwave/Series/GES03-A/50576

6









http://www.medwave.cl/link.cgi/Medwave/Series/GES03-A/50576


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