INFORME GESTIÓN DOCUMENTAL VIGENCIA 2015

OFICINA GESTIÓN DOCUMENTAL

SOLEDAD – ATLÁNTICO AÑO 2015

TABLA DE CONTENIDO PAG. N°

INTRODUCCIÓN INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................... 2

1. IMPLEMENTACIÓN DE POLÍTICAS PARA EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL: ................... 4

1.1. PROCEDIMIENTOS: ............................................................................................................................................. 4 1.2. COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO: ............................................................................................................................ 4 1.3. POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: .................................................................................................................... 4

2. FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS INSTITUCIONALES: ............... 4

2.1. PROPUESTA DE UNA ALTERNATIVA DE SOFTWARE PARA EL MANEJO DE LA DOCUMENTACIÓN INSTITUCIONAL DE FORMA

ELECTRÓNICA: .......................................................................................................................................................... 4 INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS: ............................................................................................................................ 5

2.2.1 Programa de Gestión Documental – PGD:.................................................................................................. 5 2.2.2. Tablas de Retención Documental: ............................................................................................................. 5 2.2.3. Cuadro de Clasificación Documental: ........................................................................................................ 5 2.2.4. Plan Institucional de Archivos – PINAR: ..................................................................................................... 5 2.2.5. Inventario Documental: ............................................................................................................................. 5 2.2.6. Modelo de Requisitos de Gestión de Documentos Electrónicos: ............................................................... 5

3. SERVICIOS: ............................................................................................................................................... 6

3.1. FOTOCOPIADO: ................................................................................................................................................. 6 3.2. DIGITALIZACIÓN: ............................................................................................................................................... 6 3.3. PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS: ............................................................................................................................. 6

4. PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL: ....................................................................................... 6

4.1 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: ............................................................................................................................... 6 4.1.1. COMUNICACIONES OFICIALES, FACTURAS Y CUENTAS DE COBRO Y SOLICITUDES: ........................................................... 6 4.1.2. ATENCIÓN AL CIUDADANO: ............................................................................................................................... 7 4.2. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: .......................................................................................................................... 7 4.3. Consulta de documentos: ............................................................................................................................. 8 4.4. Organización de documentos: ...................................................................................................................... 8 4.5. Conservación de documentos: ...................................................................................................................... 8

CONCLUSIONES

BIBLIOGRAFÍA

INTRODUCCION

DESARROLLO

1. Implementación de políticas para el manejo de la información institucional: 1.1. Procedimientos:

1.2. Comité Interno de Archivo:

1.3. Política de Gestión Documental:

2. Fortalecimiento del Sistema de Administración de Documentos Institucionales:

2.1. Propuesta de una alternativa de software para el manejo de la documentación institucional de forma electrónica:

Instrumentos archivísticos: 2.2.1 Programa de Gestión Documental – PGD:

2.2.2. Tablas de Retención Documental:

2.2.3. Cuadro de Clasificación Documental: Se diseñó el Cuadro de Clasificación Documental de las dependencias de la Entidad y se encuentra disponible en la página web institucional en el link: http://itsa.edu.co/instituto/administrativo/gestion-documental 2.2.4. Plan Institucional de Archivos – PINAR: Se elaboró el Plan Institucional de Archivos de la Entidad. Este documento se encuentra en estudio por parte del Comité Interno de Archivos. Su aprobación y publicación se realizará en el 2016. 2.2.5. Inventario Documental: Se elaboró el Inventario Documental de cada una de las unidades administrativas de la Entidad, teniendo en cuenta el formato establecido por el Archivo General de la Nación para tal fin.

2.2.6. Modelo de Requisitos de Gestión de Documentos Electrónicos: Se diseñó un borrador del Modelo de Requisitos se presentará al Comité Interno de Archivo en el año 2016 junto con el PINAR para su análisis y aprobación.

3. Servicios: 3.1. Fotocopiado: Se adquirió una fotocopiadora más rápida para la mejora del servicio de Fotocopiado. En el año 2016 se piensa implementar un servidor de impresiones de tal forma que se tenga control preciso del número de copias reproducidas por cada dependencia y establecer límites de uso y otras actividades que coadyuven a la política Cero Papel. 3.2. Digitalización: Se adquirió un escáner más rápido con la finalidad de hacer más ágil el proceso de digitalización de los documentos de la Oficina, así como también las personas que soliciten escaneo de documentos. 3.3. Préstamo de Documentos: Se diseñó el procedimiento de préstamo de documentos y se estableció como un trámite en línea, a través de la herramienta OneDrive institucional. De esta forma, se garantiza la conservación del soporte original y se controla la consulta y/o impresión de documentos reservados.

4. Procedimientos de Gestión Documental: 4.1 Recepción de documentos: Durante el año 2015 se recibieron las siguientes comunicaciones, dando cumplimiento a lo descrito en el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación. Este proceso se lleva a cabo bajo los preceptos del procedimiento del Sistema de Gestión de la Calidad PR-GED-04 Recepción de documentos. 4.1.1. Comunicaciones oficiales, facturas y cuentas de cobro y solicitudes:

4.1.2. Atención al ciudadano: Las peticiones formales ingresadas en la vigencia por medio electrónico fueron:

4.2. Distribución de documentos: Esta actividad se lleva a cabo para garantizar que los documentos lleguen a su destino final. Esta actividad se realiza por medio electrónico, digitalizando las comunicaciones oficiales recibidas e internas y distribuyéndolas por correo electrónico a su correspondiente destinatario. Sólo en el caso que el destino lo solicite se entregará el documento original. Este proceso se lleva a cabo bajo los preceptos del procedimiento del Sistema de Gestión de la Calidad PR-GED-05 Despacho de documentos.

4.3. Consulta de documentos: En esta actividad se garantiza el acceso de los documentos de carácter público a los ciudadanos que realicen peticiones de consulta de documentos de manera formal. Salvo en los casos que la ley lo indique. Este proceso se lleva a cabo en la Institución bajo los preceptos del instructivo del Sistema de Gestión de Calidad PR-GED-07 Préstamo de Documentos.

4.4. Organización de documentos:En este proceso se desarrolla la clasificación, ordenamiento y descripción de los documentos de la entidad. Los cuadros de clasificación juegan un papel primordial en la clasificación desde las dependencias, es por ello, que se iniciaron este año reuniones con cada una de las dependencias para conocer exactamente cada uno de los flujos documentales de cada oficina y así actualizar los cuadros de clasificación y por ende, las Tablas de Retención Documental. Este proceso se lleva a cabo bajo los preceptos del procedimiento del Sistema de Gestión de la Calidad PR-GED-06 Organización de documentos y el IN-GED-02 Preparación de Documentos para envío al Archivo Central. 4.5. Conservación de documentos:En este proceso se contemplan todas las acciones necesarias para la conservación de la documentación. Comprende desde acciones de higiene hasta adecuación de los depósitos de archivo. En la vigencia 2015 se realizó una limpieza pieza a pieza de las unidades documentales y tres generales al depósito de archivo. En cuanto a fumigaciones en el depósito de archivo se realizó una en todo el depósito de archivo a nivel interno con Método de aspersión, termonebulización y nebulización. En los espacios externos se realizó se aplicaron insecticidas, raticida, cebo tóxico, cebo rodenticida, así como, control de ofidios y murciélagos. Además de ello, se instaló un dispositivo electrónico que aísla con vibraciones en los paredes a los roedores y rastreros. Se continúa con el control de la humedad y temperatura realizando mediciones frecuentes (tres diarias) y con la ayuda del deshumidificador.

CONCLUSIONES

BIBLIOGRAFÍA

Archivo General de la Nación. (2001). Archivo General de la Nación. Recuperado el 04 de 02 de 2015, de Archivo General de la Nación: http://190.26.215.130/index.php?idcategoria=2333#

Archivo General de la Nación. (2014). Decreto 1712 de 2014: Glosario de Términos. Recuperado el 04 de 02 de 2015, de http://www.archivogeneral.gov.co/decretos

Archivo General de la Nación. (2012). Decreto 2609 de 2012: Glosario de Términos. Recuperado el 05 de 02 de 2015, de http://www.archivogeneral.gov.co/decretos

Archivo General de la Nación. (2000). Acuerdo 049 de 2000: Glosario de Términos. Recuperado el 04 de 02 de 2015, de http://www.archivogeneral.gov.co/acuerdos

Archivo General de la Nación. (2014). Acuerdo 002 de 2014: Glosario de Términos. Recuperado el 05 de 02 de 2015, de http://www.archivogeneral.gov.co/acuerdos