INFORME de Auditoria

MUNICIPIO DE EL CERRITOOFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

INFORME DE AUDITORÍA

Proceso(s) Auditado(s): Informe No. 01Gestión Estratégica, Gestión Social, Gestión Territorial, Gestión de convivencia, Desarrollo Institucional, Gestión Jurídica, Gestión de Hacienda Pública

Fecha: Día Mes Año29 05 2009

1. INFORMACIÓN GENERAL

Auditoría No. 1Fecha de inicio

18 05 2009Fecha de cierre

22 05 2009

Auditor Líder: Bayro Montoya RojasEquipo Auditor: Bayro Montoya Rojas, Sandra Milena Vargas, Mabel Liliana FloresAuditados: Nombres y apellidosGestión Estratégica Alfonso León CifuentesGestión Social Jose Obirne Olmos Lara, Herica Maria Valencia, Carlos Puyo Olivares

Gestión TerritorialArturo Varela, Manuel Alfredo Tovar, Walter Vallejo, Jose Genner Gutierrez, Diana Patricia Chica, Jorge Enrique Giron

Gestión de ConvivenciaJaime García, Jaime Rentería, Margoth Jimenez Pasiminio, Luisa Viviana Lozano

Desarrollo Institucional Jorge Alvaro Acosta, Jhon Jairo MontoyaGestión Jurídica Nancy CanoGestión de Hacienda Pública

Maria Idalmy Saavedra, Elider Fajardo Erazo, Nancy Yolanda Ruiz


2. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA

OBJETIVO

Realizar seguimiento a las actividades del avance de la implementación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI).

ALCANCE

Verificar en cada una de las áreas de la Administración Municipal, el desarrollo y cumpliendo a cabalidad en cada una de las etapas; los compromisos y actividades adquiridos a partir del proceso de adopción hasta la fecha de la implementación.

3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

3.1. RESULTADO DETALLADO


SU

BS

IST

EM

A

COMPONENTEELEMENTO

INTERPRETACION DE RESULTADOS

RESULTADO COMPONENTE

RESULTADO SISTEMA CONTROL INTERNO

CO

NT

RO

L E

ST

RA

TÉ

GIC

O

AM

BIE

NT

E D

E

CO

NT

RO

L

Acuerdos, compromisos y protocolos éticos

1.5

2.1

2.34

Desarrollo del Talento Humano

2.0

Estilo de Dirección 3.0

DIR

EC

CIO

NA

MIE

NT

O

ES

TR

AT

EG

ICO

Planes y Programas 2.7

2.7Modelo de Operación por Procesos

2.5

Estructura Organizacional 3.0

AD

MIN

IST

RA

CIO

N D

E

RIE

SG

OS

Contexto Estratégico 2.0 1.7Identificación del Riesgo 1.9

Análisis de Riesgo 1.8

Valoración de Riesgo 1.4

Políticas de Administración de Riesgo

1.4


CO

NT

RO

L D

E G

ES

TIÓ

N

AC

TIV

IDA

DE

S

DE

CO

NT

RO

L Políticas de Operación 2.6

2.1

Procedimientos 2.8

Controles 2.2

Indicadores 2.0

Manual de Procedimientos

1.3IN

FO

RM

AC

ION

Información Primaria 2.5

2.7

Información Secundaria 2.8

Sistemas de Información 2.8

CO

MU

NIC

AC

IÓN

P

ÚB

LIC

A

Comunicación Organizacional

2.5

2.7Comunicación Informativa 2.9

Medios de Comunicación 2.9


Nº DESCRIPCION DEL HALLAZGO COMPONENTE RECOMENDACIONES

1

A pesar de contar con un Plan de Auditoría, hubo falta de compromiso por parte de un funcionario de la Alta Dirección, el cual no se presentó a lo largo de la semana, y de igual manera tampoco envió un representante o excusa.

Sistema de Control Interno

Crear conciencia y sentido de pertenencia hacia la entidad a cada uno de los funcionarios, a través de los medios de Comunicación Internos, sobre la importancia de la implementación del MECI en la Institución, y del cumplimiento en cada uno de los compromisos que se fijen.

2

Se evidenció que entre el personal auditado, un alto porcentaje de los funcionarios nuevos son los que no conocen sobre el Modelo Estándar de Control Interno – MECI – de la Administración Municipal de El Cerrito

Sistema de Control Interno

Compromiso por parte de los jefes de despacho para la sensibilización del personal de la entidad, dándoles a conocer la importancia de su integración y participación en este proceso de implementación del MECI.

3

Se evidenció que no todos los Servidores Públicos de la Administración Municipal auditados conocían los Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos.Por otro lado se evidenció que los Planes adoptados por la institución (Formación y Capacitación, Inducción, Reinducción, Bienestar e Incentivos) no se han socializado a los funcionarios.

Ambiente de Control

En el momento que ingrese un funcionario a laborar en la administración, independientemente del tipo de vinculación, a este se le debe dar a conocer y entregar de forma física, documentación relacionada con el Ambiente de Control Institucional.

4 Se evidenció entre el personal auditado, que no se ha seguido implementado campañas o

Direccionamiento Estratégico

Diseñar un folleto que contenga información correspondiente (Ambiente de Control y


estrategias de divulgación en la Entidad para dar a conocer la Misión, Visión y Objetivos Institucionales a funcionarios nuevos vinculados a la entidad.

Direccionamiento Estratégico), el cual sea entregado al funcionario en el momento de la vinculación.

Por parte de los responsables de cada área, divulgar información relacionada a los funcionarios que tenga a su cargo, sobre todo lo que tiene que ver con los procesos y procedimientos correspondientes a la misma.

5

De acuerdo con los resultados obtenidos en la entrevista, se concluye que no se conocen la identificación, valoración y políticas de los riesgos en la Administración Municipal.

Administración de Riesgos

Por parte de los responsables de cada área, proporcionar la fundamentación teórica sobre los riesgos que se encuentran en el área en que se está desempeñando.

Desarrollar habilidades en los funcionarios para identificar, calificar y evaluar, medidas de tratamiento y monitoreo en los diferentes riesgos estratégicos, misionales y de apoyo.

6 Se determina mediante los resultados de la encuesta, que el personal auditado, no tiene conocimiento sobre los procedimientos, controles e indicadores que ejecuta. Mediante este resultado cabe destacar la falta de seguimiento a los compromisos adquiridos.

Actividades de Control

Fortalecer por dependencia los grupos de trabajo para la divulgación del manual de procesos y procedimientos.

Una vez se dé a conocer los Indicadores de Gestión utilizarlos como herramienta para la toma de decisiones.

Socializar el comportamiento de los Indicadores de Gestión a todos los


funcionarios.

7

Mediante los resultados obtenidos se evidencia la falta de seguimiento por parte de los responsables de cada dependencia en la retroalimentación de la información, y la falta de socialización de la misma para la toma de decisiones.

Información Socializar la información que produce

la Administración Municipal a todos los funcionarios.

8

De acuerdo a las valoraciones realizadas por los funcionarios encuestados con respecto a la comunicación pública fue deficiente, la mayoría manifestaron no tener conocimiento sobre los medios de comunicación que se utilizan en la alcaldía.

Comunicación Pública

Diseñar un plan de comunicación y a la vez socializarlo a las diferentes dependencias, de tal manera que le permita a la entidad relacionarse con grupos de interés interno y externos, en el cual se determine la comunicación organizacional, informativa y de medios de comunicación.


3.2. CONCLUSIONES

3.2.1 Dar estricto cumplimiento a los compromisos planificados para el control de los documentos internos del MECI. (Revisión, aprobación, publicación, divulgación, implementación).

3.2.3 Aunque se han adelantando actividades de divulgación en algunas Dependencias, estas no se han seguido realizando a todos los funcionarios nuevos de la Administración Municipal.

3.3 FORTALEZAS

3.3.1 Se cuenta con un Manual de Operaciones o Procedimientos, el cual contiene los componentes de Ambiente de Control, Direccionamiento Estratégico, Administración del Riesgo y Actividades de Control con sus respectivos elementos.

3.3.2 Se cuenta con mecanismos de socialización a través de página web, periódico, Gaceta, folletos y carteleras.

3.4 DEBILIDADES

3.4.1 Falta de compromiso y de pertenencia por parte del Equipo MECI para el cumplimiento de metas y objetivos propuestos en cada una de las dependencias.


3.4.2 Poco avance en la socialización del Modelo Estándar de Control Interno.

3.4.3 Se evidencia que no existe implementación correspondiente de los Planes de Mejoramiento por procesos e individual

3.4.4 Falta de documentación de algunos procedimientos.

3.4.5 Dentro de la documentación entregada por parte del Grupo Asesor en la implementación, no se encontró relación correspondiente al subsistema de Control de Evaluación (Planes de Mejoramiento Individual, por Proceso e Institucional), por lo tanto este subsistema no se incluyó dentro de la encuesta.

4. RESPONSABLES

GRUPO AUDITORAUDITOR LIDERNOMBRE FIRMA FECHA INFORMEBayro Montoya Rojas 29 de Mayo de 2009EQUIPO AUDITORSandra Milena VargasMabel Liliana Florez

Documents

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