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VERBALE COMMISSIONE SCIENTIFICO AMMINISTRATIVA RIUNIONE 18marzo 2003

La Commissione Scientifico Amministrativa della Biblioteca Centrale EgidioMeneghetti si è riunita alle ore 14,30 per discutere del bilancio di previsione 2003 edelle linee di programmazione. Presenti i Proff. Giovanni Berlucchi e Lorenzo Burti,per la Facoltà di Medicina e Chirurgia, i Proff. Massimo Delledonne e VincenzoManca per la Facoltà di Scienze Matematiche Fisiche e Naturali.Sono presenti, inoltre, il Direttore della Biblioteca, Dott.ssa Maria Grazia Ambrosi, ilSegretario amministrativo, Sig. Lino Pomari e la Sig.ra Maria Lionetti che segueoperativamente l'amministrazione della biblioteca.

1.1.

1.2.

1.3.

1.4.

1.5.

1.6.

2.1

Effettuata la presentazione dei nuovi membri e il ringraziamento al Prof.Berlucchi, come Presidente uscente e ai Proff. Giovanni Pizzolo e GiovanniSerio, dimissionari per il cambiamento istituzionale della CommissioneScientifica voluto dall'Amministrazione si è passati alla discussionedell'ordine del giorno.Il Presidente uscente della Commissione Scientifica, come decano dellaCommissione stessa, si rende disponibile quale portavoce negli OrganiIstituzionali per tutte le problematiche inerenti alla Biblioteca e invita anche glialtri membri, in caso di necessità, di fare altrettanto. La Signora Maria Lionetti,visto il ruolo che ricopre in biblioteca, potrà partecipare come uditrice a tutte le. . .numom.

Si confermano tutte le voci di spesa che sono state impegnate sui fondi 2002 edeliberate nelle precedenti riunioni della Commissione Scientifica relativi atitoli di rivista e pacchetti utili per il 2003 (€ 20.455,65).Nel passaggio tra la gestione 2002 e il nuovo assetto istituzionale dellabiblioteca sono stati restituiti dall'Ufficio Gestione e Sviluppo RisorseFinanziarie degli impegni di spesa, si riapprova la spesa e la liquidazioneavverrà nel 2003.E' stato restituito l'importo residuo della cassa economale in dotazione allabiblioteca, verrà restituita dopo l'apertura del conto corrente. Dal 2003 siistituisce l'importo di euro 2.582,28.Alla data odierna il disponibile in contanti per recupero docun1entazione eintroito fotocopie, in giacenza e in attesa di poter effettuare il versamento, è dieuro 13.410,09 di cui 12.631,00 iri contanti, euro 779,09 in francobolli. Lacifra risulta così consistente in quanto riferita ai mesi da dicembre 2002 adoggI.

Sui fondi di funzionamento della biblioteca, per il polo scientifico, dal 2003gravano anche le spese per il servizio "automazione biblioteche" diretto dalDott. Fabrizio Bertoli.

Preso atto che da quest'anno con il passaggio da Aleph 300 alla versione Aleph500 verrà interamente spesa la cifra stanziata alcuni anni fa (circa Euro 75.000)si dichiara che se le spese di gestione fissa devono essere equamente divise trale due biblioteche centralizzate, i costi per i record siano proporzionali airecord immessi, e che le realtà esterne paghino nel costo record in futuro anchele spese gestionali; che tutti i contratti di catalogazione per realtà esterneall'Ateneo siano pagati dalle istituzioni che chiedono di catalogare volumi operiodici, purché non sussistano politiche particolari di Ateneo. E' stato datoincarico al Prof. Manca di contattare il Dott. Bertoli per vedere se è possibileun ritocco delle cifre indicate in preventivo e l'effettiva incidenza della spesaper il polo scientifico.Si stanzia comunque una cifra provvisoria per il servizio automazione è di euro11.729,35.

E' data comunicazione dell'attivazione di un nuovo contratto dal IO aprile perla durata di 15 mesi e del rinnovo del contratto al Dott. Marco Schincariol dal04/03/2003 al 03/03/2005.

3.1

4.1 Vista la differenza tra la cifra richiesta come fondo funzionamento el'assegnazione, si è ritenuto di procedere ai seguenti tagli:

Nuove proposte editorialiAcquisto libri e aggiornamento grandi opereAcquisto libri e grandi opere Facoltà di ScienzeAcquisto macchine e programmiRilegaturaCancelleria, carta, modulistica, strips, varieAggiornamento specialistico personaleDocument delivery

previsione iniziale50.000,0010.000,0052.000,0040.000,0025.000,007.500,005.000,003.100,00

taglio50.000,005.000,00

52.000,0020.000,0010.000,003.500,002.500,001.600,00

Il totale di tutti questi tagli è pari a euro 144.600,00.A questa somma va aggiunta la differenza in positivo di euro 34.791,76 tra ilpreventivo di massima comunicato dalla Swets a fine anno e il preventivoeffettivo inviatoci successivamente. La differenza della cifra è dovuta anche aitagli sul cartaceo in previsione di sottoscrizioni on line e pacchetti consortili.

Si dovrà effettuare un grosso taglio sui consorzi e le banche dati per le quali erano stati preventivatiin settembre 2002 euro 233.600,00. Si è deciso di rinnovare

Consorzi:ACMACSBLACKWELLBMJIDEAL ACADEMIC PRESSIELSEVIERIEE/IEL

5.100,0010.155,602.764,805.978,40

31.352,4031.568,40

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IEE/IEL BackfilesLECTURE NOTES IN COMPUTER SCIENCENATUREPSYCHARTICLESSCIENCE ONLINE

TOTALE

5.490,0011.041,9213.640,002.300,003.201,12

122.592,64

Banche dati:WEB OF SCIENCE (ISI)JCR (ISI)EMBASE IMMUNOLOGY & AIDSEVIDENCE BASED 11EDICINE+11EDLINEISSN

TOTALE

19.440,001.860,002.333,453.950,00

565,2528.148,70

Il rinnovo di tutte queste voci comporterà una spesa (indicativa) pari a euro 150.741,34 di cui130.286,09 euro graveranno sul fondo di funzionamento del 2003 e 20.455,65 euro già impegnatisui residui del bilancio 2002.Si è deciso, pertanto di rinunciare alle seguenti voci:

Oxford University PressScifinderSpringerCurrent ContentsCurrent ProtocolsWeb Proceedings

5.1. Si preferisce sottoscrivere le banche dati e i pacchetti consortili presso CILEAperché la presenza di più Atenei offre una maggiore garanzia rispetto ad unaditta privata, ma anche perché altri consorzi come CIPE e CASPUR richiedonomodalità istituzionali più complesse e vincoli finanziari pluriennali.

La seduta è stata tolta alle ore 16,30.

DELIBERA N. 1DEL 18 marzo 2003

Il Dire~, f!.1oYIh~ c

(DO~a~i)

Il Segretario(Sig. ~ I.

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VERBALE AGGIUNTIVO ALLA RIUNIONE DELLACOMMISSIONE SCIENTIFICA DEL 18/03/03

1. In data 28/03/2003 è pervenuta comunicazione da parte del Prof. Michele Tansellache la Facoltà di Medicina e Chirurgia ha voluto stanziare per la BibliotecaMeneghetti la somma di euro 27.072,90, fondo trasferito dall' Azienda Ospedalieraall'Università per le attività svolte nel 2000 e nel 2001 dalle unità operativeassistenziali a direzione universitaria.

Alla luce di questo nuovo finanziamento il direttore, in qualità di Presidente dellaCommissione, ha contattato tutti i membri che a maggioranza hanno approvato laproposta di rinnovo alla sottoscrizione della banca dati SCIFINDER e al pacchettoconsortile OXFORD UNIVERSITY PRESS, a cui si era ritenuto di rinunciare permancanza di fondi.

2. Nel frattempo sono pervenuti i preventivi aggiornati dei consorzi ACM di $4.340,00 + iva (circa 4.900,00 euro) e ACS $ 5.260 + iva (circa 6.000,00 euro) eBLACKWELL di euro 3.900+ iva (circa 4.680,00 euro).

3. In data odierna è pervenuta comunicazione dal Prof. Vincenzo Manca in merito alproblema ALEPH. A suo parere non potrà essere modificata la cifra già stanziatain bilancio.

DELIBERA N. 2 DEL 7 aprile 2003

Il Direttore

(Dott°'f7Gr~i)

Il segreta:JiOA inistrativo

(Sig. L' omari)

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PROGRAMMAZIONE BIBLIOTECA MENEGHETTI ANNO 2003

Chiarissimi Professori,

la Biblioteca Centrale Egidio Meneghetti dal 1 gennaio 2003 è divenuta Centro

di Responsabilità Amministrativa con autonomia negoziale. Alla luce di questo hamodificato 1'organo collegiale. La Commissione scientifico an1illinistrativa ècomposta da cinque membri: 2 per la Facoltà di Medicina, 2 per la Facoltà di Scienzee il direttore.

Si configura come un dipartimento il cui direttore viene individuato dallaAmministrazione Centrale nella persona dell'attuale direttore della biblioteca mentreil verbalizzatore è il Segretario Amministrativo che partecipa alle riunioni senzadiritto di voto e che condivide con il direttore tutta la responsabilità della gestioneamministativo/contabile.

Il segretario a noi assegnato è il Signor Lino Pomari che gestirà tutte e due lebiblioteche centrali con obbligo di firma sui mandati, l'operatività totale per laMeneghetti sarà a cura della Signora Maria Lionetti che essendo inquadrata incategoria C non ha diritto alla firma. Data l'esperienza pluriennale maturata e lecapacità espresse, già segnalate all'Amministrazione, si rimane in attesa che maturinoi tempi per la sua PEV: Progressione Economica Verticale, solo allora potrà avere latitolarità.

Il limite di spesa oltre al quale la decisione a contrarre spetta alla Commissione è diEuro 30.000 IVA esclusa, negli altri casi la decisione è assunta direttamente daltitolare del Centro di Responsabilità.I voti dei membri sono paritetici. (Cfr. allegati 1.1 e 1.2).Il bilancio annuale sia preventivo che consuntivo deve essere discusso ed approvatocollegialmente e, a mio parere, anche tutte le linee di indirizzo.

Colgo l'occasione per dare il benvenuto ai membri e ringraziare in fonna istituzione iProff. Giovanni Pizzolo e Giovanni Serio che hanno seguito i progetti e le attività dibiblioteca, mi hanno assicurato che perdurerà il loro interesse nei nostri confronti, edi questo ne sono particolarmente grata.Propongo che il Presidente uscente della Commissione Scientifica, come decano dellaCommissione stessa, possa essere comunque individuato quale portavoce negliOrgani Istituzionali per tutte le problematiche inerenti alla Biblioteca.Chiedo altresì che come uditrice possa partecipare alle riunioni la Signora MariaLionetti.

Mi permetto di allegarVi la relazione del bilancio di previsione che avevamo speditoin amministrazione nel settembre 2002 con le linee programmatiche per il 2003, vistoche i nuovi componenti non ne conoscono i contenuti e che tutto è da rivedere (Cfr.allegato 2).

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Entro il 31 12 2002 ho impegnato tutti i fondi residui, con titoli di riviste o pacchetticonsortili utili per il 2003 (€ 20.455,65).Prima della chiusura del bilancio 2002, sono stati stornati 15.000 Euro a favore dellaBiblioteca Frinzi che aveva speso più di quanto ricevuto come fondo difunzionamento, per riequilibrarne il bilancio. All'incontro con il Prorettore, Prof.Sartor, il Dott. Salvini e il Dott. Nifosì, era presente il Professor Berlucchi.Ho avuto assicurazione che gli eventuali fondi residui (poca cosa) ci verrannoriassegnati.Nel passaggio tra la gestione 2002 e il nuovo assetto istituzionale della biblioteca misono stati restituiti dall'Ufficio Gestione e Sviluppo Risorse Finanziarie degliimpegni di spesa, ritengo giusto, visto che la liquidazione avverrà nel 2003 che vengariconfermata l'approvazione e messa a verbale (Cfr. allegato 3).Su indicazione della Dott.ssa Antonella Merlin, Coordinatrice per i nuovi Centri diResponsabilità, dovremo restituire la cassa economale (piccole spese) e solo quandoavremo il numero di conto corrente a noi assegnato, potremo versare gli introiti perfotocopie.

Sui fondi di funzionamento della biblioteca, per il polo scientifico, dal 2003 gravanoanche le spese per il servizio "automazione biblioteche" diretto dal Dott. FabrizioBertoli.

Quest'anno ci sarà il passaggio da Aleph 300 alla versione Aleph 500. Dall' Ateneoera stato predisposto alcuni anni fa un fondo ad hoc di circa Euro 75.000 ed affidatoal Dott. Volpato come Coordinatore di Ateneo, targato però Biblioteca Frinzi, nontoccato. Come direttori abbiamo chiesto la riassegnazione per l'uso. In allegatotroverete il preventivo per passaggio ad Aleph 500 che verrebbe coperto con il fondodi cui sopra. (Cfr. allegato 4).

Per l'anno 2003 sono state previste una serie di ulteriori spese da parte del servizioautomazione biblioteche che per volontà dell'Amministrazione, graveranno sui fondidi Funzionamento delle due Biblioteche centralizzate. Tali voci di bilancio non erano

previste nella stesura del bilancio di previsione dello scorso settembre, pertantodovremo stanziare per questa voce circa 10.000 Euro tenendo conto che il corso suUnimarc è stato finanziato dall'Ufficio Formazione.

Alcune spese gestionali saranno annualmente ricorrenti.Credo sia il caso di chiarire che se le spese di gestione fissa devono essere equamentedivise tra le due biblioteche centralizzate, i costi per i record siano proporzionali airecord immessi, e che le realtà esterne paghino nel costo record in futuro anche lespese gestionali; che tutti i contratti di catalogazione per realtà esterne all' Ateneosiano pagati dalle istituzioni che chiedono di catalogare volumi o periodici, purchénon sussistano politiche particolari di Ateneo. Che i record acquisiti con il vecchiofondo siano equamente divisi tra Polo Umanistico e Polo Scientifico. Per quanto-riguarda le licenze aggiuntive e la manutenzione delle stesse il nostro utilizzo è di2/3.

2

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Vi allego per la discussione e le eventuali decisioni i preventivi (Cfr. allegati D. 5.1,5.2).Era stato presentato un progetto per il recupero del pregresso del polo scientifico alivello di Ateneo. Era stato richiesto il rinnovo del contratto al Dott. MarcoSchincariol e l'attivazione di altri due contratti, i fondi stanziati sono stati inferiorialla richiesta per cui verranno attivati, in prima battuta, un contratto biennale per ilcatalogatore già in servizio e un contratto di 15 mesi per una nuova unità. (Cfr.allegato 6).

In settembre 2002 avevamo approvato un bilancio di preVISIOne con unaprogrammazione che comportava uscite per Euro 901.400 e richiesto all' Ateneo Euro875.400 (visto che le entrate previste da introito fotocopie e document delivery erano,a stima, di circa Euro 26.000).Per noi sono stati stanziati, come per la Frinzi, Euro 600.000 dovremo tagliare laprogrammazione di 275.400 Euro.Preoccupata per questa forte mancanza di fondi, mi sono rivolta al Prof. RobertoGiacobazzi (anche perché l'Amministrazione sta già parlando dei fondi 2004!) che èmembro della Commissione per la ripartizione dei fondi. Ho avuto con lui unproficuo colloquio e oltre alle ragioni che aveva già addotte per garantire dei criteri dispartizione a noi più favorevoli gli ho suggerito di far presente che:1) i 52 nuclei librari collegati al Polo Scientifico comprensivi del Corso di laurea di

Scienze motori e sono in maggior parte, per ora, biblioteche di servizio con unnumero limitato di volumi e periodici specialistici senza personale addetto.

2) Le due Facoltà si servono della biblioteca centrale e soprattutto dei servizi on lineerogati evitando di comprare riviste in doppione e in forma cartacea.

3) A fronte di 61 persone dedicate ai servizi di biblioteca, nel polo scientifico trapersonale di ruolo e contrattisti, sono presenti solo 16 unità, di cui 4 (comandatiin Meneghetti) appartengono all' Azienda Ospedali era. Variabile di impegnofinanziario non di poco conto, si aggiunga anche che i livelli del personale chelavora in Borgo Roma sono inferiori a quelli del polo di Veronetta pur garantendoun ottimo servizio. Dalle tabelle desunte dalla relazione del Nucleo di

Valutazione per il 2001 il personale con qualifica specifica delle biblioteche, è di33 unità, ma solo 4 sono presenti nell'area biomedica.

4) Una voce che andrebbe verificata è il finanziamento ricevuto per le bibliotechedipartimentali del Polo Umanistico Economico Giuridico confrontato con quellodel polo scientifico.

Portati tutti questi parametri a nostro favore sicuramente non avremo la cifra interache avevamo chiesto, ma con l'appoggio di tutti Voi, potremmo sperare in una quotaaggiuntiva in corso d'anno. Il suggerimento che il Prof. Giacobazzi mi ha dato, checomunque rientra nel pensiero del Pro-rettore e presumibilmente del Rettore, è dichiedere una quota di co-finanziamento da parte dei dipartimenti per sottoscrivere i,pacchetti on line e le banche dati.

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Alla luce dell' esperienza maturata in questo decennio e del reale utilizzo delpatrimonio documentaI e, pongo alla Vostra attenzione una proposta di tagli, tuttisoggetti a discussione.

1) Da tagliare, a mia avviso, sono le nuove proposte editoriali quantificate in 50.000Euro.2) L'acquisto libri e grandi opere per la Facoltà di Scienze (se necessarioacquisteremo qualche opera di generalità nella cifra segnata come "Acquisto libri eaggiornamento grandi opere") pari a 52.000 Euro.3) Avevamo previsto acquisto macchine e programmi per rinnovare il parco pcdell'aula: cannibalizzando i vari pc ora abbiamo 9 postazioni funzionanti su 17; i pcdei catalogatori e il pc della gestione prestiti con Aleph 500 dovranno esseresicuramente cambiati perché Aleph 500 è elettronicamente più gravoso: senza inuovi pc non possiamo né catalogare né effettuare i prestiti. Ci servirebberonell'immediato almeno 12 nuovi PC tra cui 1 postazione attrezzata per i portatori dihandicap, richiesta a livello di Ateneo dal Prof. Larocca e dal Consiglio degliStudenti.Possiamo tagliare per 20.000 Euro.4) Rilegatura: sacrificheremo per 10.000 Euro questa voce. Se ritenete di cassarlacompletamente dovremo chiederla in assestamento di bilancio, come assegnazionestraordinaria, anche se credo la cosa improbabile. Il pericolo è la perdita dei fascicoli. .m magazzmo.5) Contenimento spesa cancelleria e voci varie a Euro 4.000 con risparmio di 3.500Euro. Non possiamo cassarla completamente.6) Aggiornamento specialistico del personale contenimento a Euro 2.500 conrisparmio di 2.500 Euro.7) Gestione fotocopiatori è una spesa che va a copertura con reintegro e ci lascia unmargine di entrata che abbiamo sempre utilizzato a copertura anche di spese per ilfunzionamento.8) Document delivery chiederemo un account di solo Euro 1.500, rimpinguando intempi successivi le quote del conto billing; è una spesa che va a copertura conreintegro.TOTALE RISPARMI:139.600Euro.

Era stata prevista per rinnovo abbonamenti cartacei, internet, carta + internet insettembre una spesa di Euro 445.000, con il taglio di testate che da carta sono passatein pacchetto elettronico abbiamo ricevuto a febbraio un preventivo da Swets di410.208,24.DIFFERENZA A NOSTRO FAVORE: 34.792 Euro.

Avendo già provveduto al rinnovo nei tempi richiesti dalla Commissionaria e dagliEditori, non è possibile praticare tagli.

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SI DEVONO TAGLIARE DAI PACCHETTI ON LINE E BANCHE DATI EURO

111.000. Significa che creeremo un disservizio ai dipartimenti e agli ospedalicollegati se non avremo altre vie di fmanziamento!Ricordo, con l'occasione, che l'Azienda ci paga riviste per 212.850 Euro, due banchedati, ed ha assegnato in comando 4 unità in servizio, tutto ciò in virtù dellaConvenzione con la Facoltà di Medicina.

In allegato troverete l'elenco delle riviste cartacee e/o internet pagate con fondiuniversitari divise per materia (cfr. allegato 7.1), l'elenco delle riviste cartacee e/ointernet pagate con fondi dell'Azienda Ospedaliera (cfr. allegato 7.2), l'elenco delleriviste presenti nei pacchetti elettronici (cfr. allegato 7.3), l'elenco delle banche datipagate con fondi universitari (cfr. allegato 7.4), le banche dati pagate con fondidell' Azienda Ospedaliera (cfr. allegato 7.5).I pacchetti e le banche dati universitarie sono per la maggior parte frutto di accordiconsortili, e, quindi, vincolanti. Sottolineo, anche, che i pacchetti elettronici sono,dagli editori, "preconfezionati" e, non suscettibili di modifiche.

Mi sono permessa di allegarVi uno specchietto che sintetizza gli investimentisuddivisi a grandi aree (cfr. allegato 8).I tagli che inevitabilmente dovremo apportare, comporteranno un disagio da partedell'utenza. Ritengo necessario garantire ai Dipartimenti almeno l'accesso in gratuitàal servizio di reperimento di articoli di riviste a cui siamo stati costretti a rinunciare.

Persiste, anche se più volte segnalata, l'urgenza dell'ampliamento e/o del riordinodell' archivio che non è a norma e non è più in grado di accogliere materiale cartaceo.Il personale stesso, in maniera informaI e, mi ha dichiarato che non intende piùlavorare in una situazione di possibile rischio.

Grata per l'attenzione e per la paziente lettura, porgo a tutti i miei migliori saluti.

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