Homeless Survey TrainingShelter Edition

Who is CCI?•Introductions

•Community Research Center at UNF under the Sociology Department since 1994.

•We work on different kinds of projects including an Infant Mortality Grant, Juvenile Justice Grant, Race Relations and…

•We have worked on the Homeless Study in Jacksonville and surrounding counties for well over a decade.

Why do a Census and Survey of Homeless Individuals?

The point in time (PIT) count is a snapshot of the number of people considered to be homeless on one given day. It estimates the extent of the problem for an area and is reported to the US Department of Housing and Urban Development to acquire Federal funding and reported to the Florida Department of Children and Families to acquire State funding.  The Emergency Services and Homeless Coalitions of Jacksonville and Nassau County are responsible for conducting the PIT count for Duval, Clay, and Nassau Counties.  The Coalition and the individual agencies also use the PIT count data to apply for other funding opportunities. 

How is the Census and Survey Conducted?

The point in time count includes data from the agencies as well as from a street count.  Each county is broken down into smaller areas called zones for the street count.  A group of volunteers then canvases each zone counting and surveying homeless individuals using the HUD definition of homeless for the PIT.  An additional group of volunteers surveys homeless individuals at the different shelters around town. 

It is done at the end of January for two reasons.  First, it is cold, which helps drive people into places where they can get warm.  Second, any governmental monetary assistance is usually running low at the end of the month, so individuals will go to the agencies that can help them get by.

What is the Process?•Review  the survey, information sheet, and obtain directions to the shelter before the 23rd.

•Arrive at the shelter by the designated time.  Car pooling is encouraged.

•Check in with your team leader.  They will then give you a clipboard, a script, surveys, and pencils.

•Don’t be shy…this is the time to survey.  Your team leader can point individuals out to you who have not been surveyed yet.  You may survey two people in an hour, you may survey five people in ½ hour…it all depends on the shelter.

•When you are done, check out with your team leader, go to your car (preferably with someone), drive home. 

•A few days after the survey, you will receive a volunteer survey to fill out.

ETIQUETTE•Treat the participant with respect and dignity.

•Assure the participants that their responses will be kept confidential and that information will be presented in aggregate form only.

•Give participants time to answer and listen when they do – don’t just focus on completing the survey.  This is more than just asking questions, it should be a conversation.

•Always remember to thank the participant for their time.

•Overall, be professional and respect the participant’s time.

SAFETY•Remember where you parked.

•Keep in sight of team members – never venture off alone.  Stay in groups of at least 2‐3.

•Wear appropriate and comfortable clothing – sneakers, jeans, sweatshirts.  Please don’t wear flashy clothes (tank tops, jewelry, skirts, etc.) that might make you stand out.

•Check in and out with team leader. 

•Don’t give any money to the participants.

•Be cautious of health risks.

•Provide personal space.

The Script

Please read the entire script verbatim.  It will become familiar to you.

It is very important to ask whether they have taken the survey today (or the previous 1‐2 days).

Interview everybody willing that you believe to be homeless – even if they say they are not homeless.

To help you understand who we are surveying…

The Survey

Read the opening survey line and ask the participant question 1…

The ServicePoint card is AKA “meal line card,” “Sulzbacher card,” “scan card,” etc.

If you are unable to obtain a reliable number, move on to question #2.

If they answer “Yes,” ask if you can record their number and legibly write it in the space provided.  If you are able to record their number, move on to question #4.

If they answer “No,” check the box.  Then…

…explain to them that we would like to enter their information into a safe database used by service providers (HMIS).  In order to do so, we need their permission.  

At this time present them with the ESHC ROI.  

The participant should print his / her name and initial the appropriate box.Explain that he or she can choose to:

• have all information collected shared• have most information collected shared• have no information shared

Offer the participant a blank copy of the ROI.  

Answer any questions they may have.  Move on to question #2 once they choose whether or not to have their data entered into HMIS.  

Legibly complete questions #2 and #3 with their first name and the last 4 digits of their SSN.

Everyone should be asked question #4.  If they stayed at an agency, then check “Shelter” and legibly enter the name of the agency.  

If they stayed at a friend/family member’s house, select “Other” and legibly enter their response.

If their answer is along the lines of a House or Apartment that they Rent or Own – you can STOP THE SURVEY. Otherwise move on to question two.

The next 3 questions can be difficult to calculate.  Try to help them keep track and come up with a final total for each.

Please write legibly.  

Write the city and/or state if they do not remember their last zip code.

This is a very important question so please write legibly.

If you can’t get the full birthday with month and year try and get at least a year…

or their age.

Married includes those who are separated, but not divorced.

If they answer, “Yes,” move on to question #12.

If they answer, “No,” fill in the information for each individual.

Do not ask if anyone under 18 is a veteran.

Note: You can use the margins to write any additional information.

Remember – it’s a conversation

Read the question like this…”Do you have any disabilities including…Physical, Developmental, Mental Health, Substance Abuse or HIV/AIDS?  What about chronic health conditions such as heart disease, diabetes, asthma, or arthritis?”

Check all that apply.  Check “Refused” if they tell you they don’t want to answer. 

Developmental Disabilities include having trouble reading, limited life skills, can’t take care of yourself.

If no disabilities, then move on to question 13.

Ask whether or not the disabilities they identified limit their ability to get or keep a job or take care of themselves.

Finally, ask the follow‐up about receiving services or treatment for their identified disabilities.

Please make sure that you only check services in the follow‐up that were checked in the original question.   The above example would not be correct.

Listen to their story and write down as much as you can.

Check the box that matches their response.

Most of the responses for #16 will be basic necessities such as…

Even if it doesn’t make sense to you, please write it down…legibly.

Read this question with the responses.

Seasonally refers to migrant work.  Temporarily refers to any other temporary job such as day labor or non‐regular part‐time work. 

Read this question with the responses.  Check all that apply.

Other source could include panhandling. Write any response here that you don’t see listed. 

After they answer, list the other sources to them just to make sure.

If you don’t know what SSDI, SSI, or Social Security retirement are, check the information sheet on the back of the script…if they don’t know what these are, then they most likely don’t receive them.

If they identify no forms of income, please check, “No financial resources.”

Read this question with the responses.  Check all that apply.

Write any response that you don’t see listed as “Other source.” 

After they answer, list the other sources to them just to make sure.

If you don’t know what TANF is, check the information sheet on the back of the script…if they don’t know what these are, then they most likely don’t receive them.

Please legibly  write down what they say.  It’s not uncommon to interview someone with a college degree.

Next few questions are straightforward – yes or no. 

Finally, you may get some funny looks, but you need to ask…

Check all that apply for race.

Ask this question if you are unsure or are specifically surveying the LGBT population.  Whether or not you ask, you need to record the answer.

Note: Women will sometimes dress more masculine to protect themselves.

Please remember to thank the participant for their time.

If you or the participant ends the survey prematurely, please record the reason and all demographic questions (questions 24 through 26).

After you are done, please legibly write down your name…

Agency…

And Comments.  Then you are finished with this survey and you can look to survey someone else.

SIGN UP FOR A SHELTER•Finish filling out your consent form and hand it in.

•Pick a shelter to survey at and sign up – this is your first opportunity to print legibly.

•You will receive an email confirming the shelter with an attached information sheet.