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HERMESManual de usuario

7 de Marzo, 2016

Hermes • Manual de usuario

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ÍndiceUsando Hermes.....................................................................................................................4Portal......................................................................................................................................7Vending..................................................................................................................................8 • Cargas................................................................................................................................8 • Incidencias........................................................................................................................12 • Partes................................................................................................................................14 • Máquinas..........................................................................................................................16 • Monederos........................................................................................................................20 • Sistemas de pago.............................................................................................................22 • Telemetrías.......................................................................................................................24 • Rutas.................................................................................................................................26 • Cambio..............................................................................................................................28 • EVA-DTS...........................................................................................................................30Calendario............................................................................................................................32Catálogo...............................................................................................................................34Stock....................................................................................................................................39 • Almacenes........................................................................................................................39 • Vehículos..........................................................................................................................42 • Inventarios........................................................................................................................46Gestión.................................................................................................................................48 • Compras...........................................................................................................................48 • Ventas...............................................................................................................................52 • Pagos y cobros.................................................................................................................56 • Remesas...........................................................................................................................59 • Créditos.............................................................................................................................61Agenda.................................................................................................................................63Mis empresas.......................................................................................................................67Informes...............................................................................................................................70Contabilidad.........................................................................................................................73• Cuadro de cuentas............................................................................................................73• Libro diario.........................................................................................................................75• Libro mayor........................................................................................................................77• Libro diario. Exporta...........................................................................................................78Varios...................................................................................................................................79 • Bancos..............................................................................................................................79 • Ciudades...........................................................................................................................81 • Formas de pago................................................................................................................82 • Configurar informes..........................................................................................................84 • Contadores.......................................................................................................................86 • Utilidades..........................................................................................................................87F.A.Q. (Preguntas frecuentes).............................................................................................88

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Usando HermesEn este documento trataremos de abordar todas las cuestiones relativas al uso diario de laaplicación, analizando todos los detalles y el gran potencial que Hermes nos da a través de lasencillez en los diferentes procesos y métodos de trabajo.

AccediendoHermes es una solución multipuesto independiente del sistema operativo o navegador que se use.Por tanto podremos acceder desde cualquier ordenador y desde cualquier lugar del planeta. Paraello solo tendremos que acceder a cualquiera de las aplicaciones de Hermes, introduciendo lassiguientes direcciones desde el navegador web que deseemos:

• https://app.nebulo.se/vending: se trata de la aplicación central desde la que accederemos acualquier sección de la aplicación que deseemos, siempre y cuando contemos con lospermisos suficientes para ello.

• https://app.nebulo.se/vending/tpv.html: aplicación especializada en gestión de lasrecaudaciones de cada máquina a través de las cargas realizadas.

• https://app.nebulo.se/vending/control.html: visor del estado de las cargas en tiempo realorganizadas por rutas.

• https://app.nebulo.se/vending/routes.html: nueva aplicación para la configuración de rutasde manera unificada.

Configuración básicaAntes de empezar a utilizar la aplicación sería conveniente establecer una serie de datos básicosque, aunque no sean susceptibles de modificaciones habituales, si deben ser correctos, pues deellos dependerá la consistencia de la información contenida en las diferentes secciones de las quese alimenta el sistema. Es por tanto de vital importancia tener una visión global y clara de como sevinculan los datos almacenados entre si. Por orden de posible modificación, las secciones de la aplicación son:

1. Datos básicos:a. Mis empresas: nombre de mi empresa, nombre comercial, NIF, si la empresa está

registrada como sociedad (en cuyo caso datos del registro mercantil) o comoautónomo. Diferentes direcciones de la empresa, diferentes números de cuenta, etc

b. Ciudades: países, comunidades, provincias y ciudades (información incluida pordefecto).

c. Bancos: todas las entidades bancarias (muchas incluidos por defecto) junto a sucódigo y BIC.

d. Formas de pago: las más habituales están incluidas inicialmente.e. Contadores: se incluyen algunos por defecto, el resto son gestionados

automáticamente por la aplicación según requerimientos.f. Configurar informes: con las configuraciones básicas desde un principio, esta

información define la forma de muchos de los listados que se impriman.2. Agenda: todos los contactos dados de alta en el sistema pueden ser de cualquier tipo y

pueden cambiar en cualquier momento (empleados, clientes, proveedores y trabajadoresexternos).

3. Almacenes: dirección, teléfono, si están clasificados por secciones o no, etc.4. Vehículos: marca, modelo, matrícula, tipo de combustible, capacidad del deposito,

consumo medio, etc.

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https://app.nebulo.se/vending/routes.html

https://app.nebulo.se/vending/control.html

https://app.nebulo.se/vending/tpv.html

https://app.nebulo.se/vending


5. Rutas: ruta diferenciada por días y semanas, que seguirán los cargadores de la empresapara realizar las visitas a cada máquina en cada uno de nuestros clientes.

6. Catálogo:◦ Familias: definir las familias que agrupan los artículos.◦ Artículos: completar correctamente toda la información de cada uno.

7. Monederos: definir los detalles de los monederos que posee la empresa y donde están.8. Sistemas de pago: definir los detalles de los diferentes sistemas de pago que gestiona

nuestra empresa y donde están situados en cada momento.9. Telemetrías: al igual que los monederos, si trabajamos con telemetría, debemos definir

donde están y cuales son sus características.10. Máquinas: espirales, recetas, precios de venta, localización, monederos asignados,

telemetrías, etc.

Una vez tenemos todos estos datos dados de alta y validados, podremos empezar a realizarnuestro trabajo diario de la manera mas automatizada posible, independientemente de si tenemostelemetría asignada o no a nuestras máquinas.

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Trabajo diario11. Vending:

1. Cargas: de vehículo y de máquinas con los productos repuestos, el cambio introducidoen cada monedero, la bolsa con la recaudación vinculada a cada intervención, etc.

2. Partes de trabajo: mantenimientos, limpiezas, traslados de máquinas, etc.3. Incidencias: sobre cualquier máquina vinculamos las llamadas recibidas por cada

asunto con los lapsos de tiempo utilizado en resolver la incidencia y las piezas derepuesto utilizadas.

4. Cambio: controle el efectivo manejado por cada cargador.12. Stock:

1. Inventarios: control del stock de vehículos y almacenes.13. Gestión:

1. Compras: presupuestos, pedidos, albaranes, facturas y control de pagos.2. Ventas: al igual que con las compras controlaremos presupuestos, pedidos, albaranes,

facturas y control de pagos.3. Gestión de cobros y pagos y sus diferentes estados.4. Remesas de recibos: envío de remesas de recibos al cobro a diferentes entidades

bancarias.

Análisis de los resultados14. El objetivo de todo es responder a las preguntas mas importantes que puede hacerse un

operador de vending con respecto a la rentabilidad de su negocio. Este es el último puntode todo el proceso, por lo que su fragilidad o fortaleza vendrá dada por la calidad de losdatos con que se alimente al sistema.

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Portal

El objetivo principal de Hermes es facilitar y simplificar el acceso a la información, haciendo queesta venga a nosotros en lugar de tener que ir a buscarla. Por ello, en esta sección encontraremosagrupados todos los mensajes relevantes que la aplicación tenga para mostrarnos a nivel dealertas, avisos e indicadores. Inicialmente contamos con varias secciones preconfiguradas:

• Compras sin pagar: aquí aparecerán todas las compras de cualquier tipo de artículo oservicio, que hayamos realizado y todavía no hayamos abonado.

• Ventas sin cobrar: al igual que con las compras, aquí aparece un listado de todas lasfacturas que hemos emitido a nuestros clientes que permanecen sin cobrar.

• I.B.A.N. incorrecto: listado con los números de cuenta dados de alta en el sistema quetienen una numeración incorrecta o un BIC erróneo.

• Documentos incorrectos: obligatoriamente (por legislación) la numeración de las facturasha de ser monótona creciente en función del tiempo. Aquí aparecerán aquellas facturasque no cumplan con dicho requisito y por lo tanto son inválidas.

• Cargas con servicios incorrectos: es posible que en la aplicación móvil, si no se lleva eldebido cuidado, se introduzca o bien un número de servicios inferior a la última lecturaexistente, o una lectura sensiblemente superior. Aquí se informa de los partes de carga enlos que se introdujeron dichas lecturas desproporcionadas en el sistema.

• Bolsas perdidas: listado con todas las cargas con las que se ha detectado algúnproblema con la recaudación:◦ Cargas con código de recaudación asignado pero con el total de la recaudación

establecido a 0 €.◦ Partes de carga con recaudaciones inusualmente elevadas (esto suele tratarse de un

error humano al introducir dichas cantidades en el sistema).• Partes pendientes: indica el porcentaje de resolución de las cargas planificadas por ruta,

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para así ayudar a afinar mejor la planificación de estas por día y por reponedor.

En cualquier caso, se podrán incluir nuevos o personalizar cualquiera de los indicadoresdisponibles, en función de las necesidades de nuestra empresa.

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VendingEn esta sección se encuentran agrupas todas aquellas utilidades de Hermes que gestionandirectamente esta parte del negocio en un operador.

• Cargas

Desde aquí podremos realizar cualquier acción manual o automática definida sobre cualquiercarga. Los partes de carga serán el apartado que mas información genere a lo largo del día, por loque serán vitales, junto con el apoyo de las aplicaciones móviles, para la correcta recolección detodos los datos relevantes. Además, según el sistema de trabajo, diferenciamos entre :

• Cargas de máquinas: establece entre otras cosas que cantidad de productos y monedas(de cambio para el monedero) han sido introducidas en cada máquina, en cada visita, porque cargador, en que ruta, a que hora o cual ha sido su recaudación. De esta manerapodremos analizar los diferentes costes de producto, cambio de moneda, tiempo dedicadopor el cargador, costes del vehículo asociado y recaudación recogida durante el proceso,estableciendo categorías según el tipo de máquina (Snack, Preservativos, Tabaco,Refrescos, Café o Agua).

• Cargas de vehículos: al igual que con las máquinas, este tipo de parte establecerá quecantidades de que productos y monedas viajarán del almacén de origen al vehículo destinodesignado para realizar la ruta pertinente.

FiltrosLa cantidad de partes gestionados por el sistema puede resultar abrumadora a poco que setrabaje con una cierta cantidad de rutas y máquinas. Por eso Hermes dispone de un sistema de

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filtros a la visualización. Así podremos afinar nuestras búsquedas mezclando criterios que van enfunción del:

• Día asignado a la carga o cargas en cuestión.• El tipo de parte: cargas de vehículos o cargas de máquinas según el tipo de esta (café,

cápsulas, snack, refrescos, agua, fuentes de agua, tabaco, preservativos, hostelería ychicles).

• Ruta: puede seleccionar una o varias rutas a la vez para tomar una perspectiva mas claradel trabajo realizado en la empresa durante la jornada seleccionada.

FuncionalidadesDesde aquí podremos seleccionar y manejar cada uno de los partes de carga:

• Añadir: tendremos que seleccionar el tipo de parte que queremos añadir (de máquina ode vehículo). Hay que tener en cuenta que los partes así generados tendrán quecompletarse manualmente y no automáticamente como los creados mediante la utilidad“generar”.

• Generar: genera automáticamente todas las cargas de todos los tipos, planificadas parael día que esté seleccionado en el filtro (véase sección de preguntas frecuentes o F.A.Q.al final de este documento). También es posible que, en lugar de querer generar todos lostipos de parte necesitemos solo un tipo, así que desde la parte inferior de este botónencontraremos un submenú destinado a elegir entre:◦ Generar solo las cargas de vehículo.◦ Generar solo las cargas de máquinas.

• Imprimir: imprimirá la carga que tengamos seleccionada. También podremos seleccionar:◦ Todos: en lugar de imprimir el parte actual, generará un impreso para cada carga que

cumpla con los criterios de filtrado establecidos anteriormente.◦ Listado ordenado por ruta / cliente.◦ Listado ordenado por ruta / máquina.

• Estado: cambia el estado de la carga seleccionada según su estado actual, pudiendoiniciarlo, cancelarlo o finalizarlo en función de como se encuentre.

• Eliminar: la carga o cargas seleccionadas.• Número de la semana en el año correspondiente a la fecha seleccionada en el filtro.

MultiselecciónEn ciertas ocasiones (fiestas locales, bajas de nuestros reponedores, etc) necesitaremos modificarla información común de varios partes. Para facilitar esta acción, Hermes ofrece la capacidad deseleccionar los partes que sean necesarios haciendo uso de las habituales teclas de CTRL y / oMayúsculas, para modificar de una sola vez dichas cargas:

• Fecha y hora de inicio.• Ruta asociada al parte a través de la máquina.• Responsable de realizar el trabajo especificado por el parte.• Vehículo vinculado a la realización del trabajo.

CargaLa información básica de cada parte va definida por:

• Fecha y hora de inicio y fin de la carga.• Ruta asociada al parte a través de la máquina.

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• Responsable de realizar el trabajo especificado por el parte.• Origen:

◦ Vehículo vinculado a la realización del trabajo si es una carga de máquina.◦ Almacén origen del stock si es una carga de vehículo.

• Destino del trabajo a realizar:◦ Máquina destino de los productos si es una carga de máquina.◦ Vehículo destino del stock si es una carga de vehículo.

• Observaciones: cualquier anotación susceptible de ser realizada mediante texto libresobre el desempeño del trabajo.

ProductosSegún el tipo de carga tendremos:

• Si es una carga de máquina:◦ Número de la selección destino del producto indicado.◦ Producto asignado al contenedor, espiral o selección indicada.◦ Cantidad de producto repuesta.

• Si es una carga de vehículo los productos aparecerán agrupados por la familia principal enla que estén asignados dentro del catálogo, y al igual que con las cargas de máquinaencontraremos el producto y cantidad repuestas.

CambioEn esta sección aparece indicado el cambio que el reponedor ha introducido en los tubos delmonedero asignado a cada máquina para ajustar el cambio disponible.

RecaudaciónLos partes de carga de máquina cumplen con una doble función:

• Control de stock y gestión de efectivo mediante la introducción de esos datos desde laaplicación móvil por parte del reponedor (o telemetría en caso de disponer de ella).

• Control de las recaudaciones de cada máquina. Para ello Hermes cuenta con unaaplicación especializada en la introducción de dichos datos de manera manual o vinculadocon multitud de dispositivos contadores de monedas. En esta sección encontraremos:◦ Código de la recaudación que el operador vinculará al parte al leer con la cámara de

su móvil el código de barras (QR o EAN) vinculado a la bolsa donde introdujo larecaudación en cuestión. Se trata de un código especialmente diseñado para enlazareste parte con la aplicación móvil de carga y con los códigos de barras asociados a labolsa de recaudación en la que el cargador trasladará las monedas, de manera quetodo el proceso esté automatizado y libre de errores.

◦ Importe de la recaudación en si.◦ Recaudación:

▪ Recaudación esperada (EVA-DTS): podemos realizar la validación de los datosobtenidos en el parte mediante la obtención de los “datos electrónicos” obtenidosde la máquina o monedero de la manera que mejor nos convenga (telemetría,lector USB, etc). En este campo aparecerá el importe total que deberíamos haberrecaudado de la máquina según la información obtenida también de esta, por loque su fiabilidad debería estar garantizada.

▪ Diferencia de recaudación: si hemos obtenido y vinculado correctamente el valor

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anterior, aquí aparecerá, si la hay, la diferencia entre lo esperado (obtenidomediante EVA-DTS) y lo indicado en el parte proveniente de la contadora o de laintroducción manual.

◦ Servicios:▪ Número de servicios anteriores al parte, actuales y la diferencia entre ambos.▪ Servicios de prueba que se hallan podido realizar durante la carga de la máquina.

◦ Ventas:▪ Cantidad de ventas anteriores al parte y actuales junto con su diferencia como

valor obtenido de la máquina e introducido por el cargador mediante la aplicaciónmóvil, cuya importancia es vital si deseamos detectar posibles descuadres con larecaudación de cada máquina.

CostesEs importante darse cuenta que la corrección y vigilancia de los datos recogidos en esta secciónafecta a uno de los puntos mas importantes en la gestión de una empresa operadora de Vending,el control de costes. Así, a través de todo lo expuesto anteriormente, podremos fijarnos entreotras, en las siguientes áreas de interés:

• Empleado: en función del sueldo, Seguridad Social, etc, podremos determinar el costeeconómico que supone la gestión del tiempo del personal de nuestra empresa y así, podervincularlo al trabajo realizado y ofrecer el resultado deseado.

• Vehículo: junto a la información de cada repostaje (detallada mas adelante en la secciónde vehículos), Hermes es capaz de ofrecer información relevante sobre los costesinherentes al transporte de mercancías o mantenimiento de los vehículos necesarios paradicha logística.

• Productos: el coste del stock manejado en cada operación.• Monedas: detección y alarmas sobre posibles mermas o errores con el manejo del dinero

en efectivo que circula diariamente en el flujo de trabajo de un operador de Vending.

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• Incidencias

Las máquinas se estropean y hay que repararlas, desde aquí gestionaremos toda la informaciónrelevante a este respecto. Para ello, este tipo de partes agruparán información relativa a:

• Lapsos de tiempo dedicados a la reparación de la máquina en cuestión. Es habitual queuna reparación requiera varias visitas separadas en varios días a la espera de piezas derepuesto, diferentes llamadas, etc. Aquí se recogerán los periodos de tiempo quecomponen a la incidencia seleccionada, para un control del tiempo mucho mas detallado ycuantificable.

• Llamadas recibidas por parte del cliente, motivo, urgencia, persona de contacto, etc.• Cada uno de los repuestos utilizados en la reparación.

Funcionalidades• Añadir: crea una nueva incidencia• Imprimir: imprime la incidencia seleccionada.• Estado: cambia el estado de la incidencia seleccionada marcándola como: pendiente,

invalidado, iniciado, finalizado o cancelado.• Todos los años: al igual que en las secciones de compras y ventas (de las que

hablaremos mas adelante), nos encontramos con que con el paso del tiempo, la lista deincidencias se acumula en el listado de actuaciones. Es por esto que ante el cambio deaño, Hermes ocultará los partes de incidencia del año anterior. Para volver a verlos duranteel periodo de tiempo que sea necesario recurrir a ellos, tan solo tendremos que hacer clicksobre este botón.

• Eliminar la incidencia o incidencias seleccionadas.

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IncidenciaLa información básica de cada actuación viene definida por:

• Fecha y hora de inicio y fin junto con su duración en conjunto.• Ruta asociada al parte a través de la máquina objeto de la incidencia.• Responsable de realizar el trabajo especificado por el parte.• Origen: almacén origen de las piezas de repuesto utilizadas en la intervención.• Destino: máquina objeto de la incidencia.• Observaciones: cualquier anotación susceptible de ser realizada sobre la incidencia en

cuestión.

Notificaciones por correo electrónicoHermes notifica automáticamente cualquier cambio con el estado de cada incidencia a la direccióno direcciones de correo electrónico especificadas de manera totalmente transparente ypersonalizable.

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• Partes

Tipos de partes de trabajo:• Traslado: en Hermes podemos moverlo todo, podemos mover máquinas, monederos,

repuestos o stock, y todo esto podemos hacerlo directamente o través de un parte quedeje constancia de quien, cuando y como realizó dicho trabajo de manera que podamostenerlo en cuenta en los diferentes cálculos que realiza el sistema por nosotros.

• Mantenimiento: puestas a punto, pintura, etc, son algunos de los trabajos genéricos quepodemos planificar periódicamente o de manera aislada para cada máquina.

• Limpieza.

Funcionalidades• Añadir: crea un nuevo trabajo de traslado, mantenimiento o limpieza.• Imprimir: imprime la incidencia seleccionada.• Estado: cambia el estado de la incidencia seleccionada marcándola como: pendiente,

invalidado, iniciado, finalizado o cancelado.• Todos los años: al igual que en la sección de incidencias, nos encontramos con que con

el paso del tiempo, la lista de incidencias se acumula en el listado de actuaciones. Es poresto que ante el cambio de año, Hermes ocultará los partes del año anterior. Para volver averlos durante el periodo de tiempo que sea necesario recurrir a ellos, tan solo tendremosque hacer click sobre este botón.

• Eliminar el parte o partes seleccionados.

Parte

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La información recogida en esta sección, al igual que el funcionamiento, es idéntico al descrito enla sección anterior referente a partes de incidencias.

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• Máquinas

Desde aquí configuraremos y mantendremos el parque de máquinas con las que cuenta nuestraempresa. Estableceremos aspectos particulares a cada una de ellas, como número de espirales,contenedores o canales, productos y precio de venta vinculados a cada uno, si tienen monedero otelemetría asignadas, recetas de café y su composición, si forman parte de un tándem, planes decarga asignados, etc.

Tipos de máquina gestionados por Hermes:• Café.• Cápsulas.• Snack.• Refrescos.• Combi.• Agua.• Fuentes de agua.• Tabaco.• Preservativos.• Hostelería.• Chicles• Diferentes tipos de Tándem de máquinas de cualquier tipo anterior.

Funcionalidades• Añadir: una nueva máquina de cualquiera de los tipos manejado. Es importante darse

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cuenta que al dar de alta una nueva máquina desde aquí, nos basaremos en los“prototipos” de máquinas presentes en el catálogo para el tipo elegido. Así no tendremosque completar toda la configuración de la máquina desde cero, sino que nos basaremos enlos contenedores, recetas, etc de cualquier modelo que hayamos completado en elcatálogo anteriormente.

• Copiar: copiamos una máquina ya presente en el sistema. A diferencia de añadir unamáquina nueva, en esta ocasión, tenemos que tener en cuenta que se trata de copiarmáquinas reales presentes en nuestra explotación y no en los “prototipos” manejados porel catálogo.

• Eliminar: eliminamos la máquina o máquinas seleccionadas del sistema.• Imprimir: imprime un informe detallado de la máquina y de su configuración. En nuevas

instalaciones esta opción solo mostrará los datos básicos hasta que se personalicen lasdiferentes plantillas según los criterios del usuario.

Máquina• Código: código propio asignado a la máquina según criterios del usuario.• Marca: fabricante de la máquina.• Modelo: nombre del modelo de la máquina asignado por el fabricante de esta.• Número de serie: asignado por el fabricante a la máquina. Imprescindible para identificar

a la maquina de manera univoca junto al código (de vital importancia si deseamos que el“dato electrónico” que el sistema recoge a través de EVA-DTS, se enlace correctamentecon la información gestionada por Hermes).

• En garantía: útil por ejemplo cuando haya que reparar una maquina que si está engarantía. Al activar esta opción podremos introducir el periodo de validez de dicha garantía.

• Empresa: al ser un sistema multiempresa, podremos asignar cada máquina a unaempresa diferente para así poder llevar una gestión mas acorde con cada usuarioobteniendo resultados bien diferenciadas.

• Contadores: aquí aparecen los valores acumulados y autoactualizados◦ Servicios acumulados: numero de servicios realizados por la máquina actualizados

automáticamente por los partes de carga.◦ Ventas acumuladas: cantidad de ventas realizadas por la máquina actualizado

automáticamente por los partes de carga.• Suministro de agua: solo si hemos seleccionado una máquina de café, aparecerá esta

opción en la que podremos establecer cual es el origen del agua: bidón (y su capacidad enlitros) o toma directa desde un grifo.

Contenedores (Espirales o Canales según tipo de máquina)En esa sección podremos gestionar la configuración actual de los contenedores (espirales ocanales) de la máquina seleccionada:

• Añadir: al añadir un nuevo contenedor a la máquina lo haremos desde 0 por lo quetendremos que seleccionar un artículo y un precio de venta (si no se trata de una máquinade café, cuyo precio de venta irá ligado a la receta). Como ayuda, el sistema nos sugeriráun código basado en la cantidad de contenedores ya vinculados a la máquina, adecuandoel formato del resto en consecuencia. Es decir, en una máquina con 9 contenedores,cuando añadamos el décimo, el sistema añadirá por nosotros un 0 a la izquierda de los 9anteriores para mantener el orden entre estos.

• Modificar: o bien mediante un doble click o un click simple en el botón de modificar

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accederemos a la pantalla de modificación de los valores del contenedor.• Copiar:

◦ Podemos copiar el contenedor que tengamos seleccionado en ese momento y crearuna copia exacta de este.

◦ O podemos copiar los contenedores de otra máquina del mismo tipo que la actualpresente en nuestro parque, en la máquina que tengamos seleccionada.

• Eliminar: el contenedor o contenedores que tengamos seleccionados.

En cada contenedor especificaremos un código (que será automáticamente sugerido por laaplicación), junto al producto asociado y su precio de venta. Importante, en algunas máquinasinstaladas en determinados clientes, es posible que contemos con sistemas de pago a través dellaves o tarjetas que se entregan a los trabajadores o socios de nuestro cliente. Normalmente,estos sistemas cuentan con otras líneas de precios o tarifas, por lo que el precio de ventapodremos establecerlo en el campo llamado “Precio de venta cashless”.

RecetasConfiguración de las recetas si se trata de una máquina de café. Al igual que con loscontenedores, podremos copiar recetas dentro de la misma máquina, o de otras máquinasexistentes.

Planes de cargaHermes es capaz de establecer dos tipos de ciclos de carga para cada máquina definidos por:

• Grupos de 4 semanas: donde dividiremos un año de 52 semanas en 13 grupos de meses.Estableciendo un plan de carga podremos decir por ejemplo que:◦ para la Ruta X: queremos cargar lunes y martes de la semana 1, y jueves y viernes de

la semana 3.◦ para la Ruta Y: queremos cargar miércoles y jueves de la semana 2 y sábados de la

semana 4.• Número de días desde una fecha especificada. Así podremos establecer que una

máquina se visita cada 40 días empezando a contar desde el 1 de Febrero del año 2016.

Es importante darse cuenta de que los panes de carga son imprescindibles si queremos que lageneración automática de partes de cualquier tipo, funcione correctamente.

MonederoDesde este apartado podremos vincular o desvincular a la máquina un monedero en concreto detodos los disponibles. Para ello solo tendremos que buscar el monedero seleccionado y medianteun click asignarlo a la máquina actual. Este paso es importante si queremos hacer uso de laoperativa vinculada a los monederos, tales como, cargar monedas u obtener cualquier informaciónque nos ofrecen los diferentes monederos del mercado mediante el protocolo EVA-DTS.

TelemetríaMisma operativa que con los monederos. Imprescindible para establecer el enlace hardware entretelemetría y máquina, en caso de que dispongamos de esta posibilidad.

Sistema de pago

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A cada máquina podremos vincular cualquier sistema de pago adicional al monedero, tales comobilleteros, sistemas de pago con llave o cualquier sistema cashless presente en el mercado.

TandemPodemos establecer que la máquina seleccionada forme parte de un tandem o “unión demáquinas” con una o varias de cualquier tipo, asignando así selecciones unificadas y un únicomonedero al conjunto. El asistente le guiará en el proceso de configuración de esta unión dedispositivos a través de la selección de monedero, sistemas de pago y telemetrías vinculadas.

IncidenciasListado de todas las incidencias que ha sufrido la máquina seleccionada..

CargasListado de todas las cargas que ha recibido la máquina seleccionada.

CostesA fin de que los cálculos relativos a los costes de nuestra empresa, sean lo mas precisos posible,en esta sección estableceremos la información relativa al coste de adquisición de nuestramaquina; indicando la fecha de inicio desde la que queremos contemplar la amortización de dichocoste, junto con la cantidad de años que imputaremos a dicha amortización. A través de estaherramienta podremos (en nuestra solución de Business Intelligence) por ejemplo, enfrentar eldesembolso que tuvimos que hacer al beneficio obtenido en un periodo de tiempo dado, y asíconseguir una visión mas amplia de cual es el estado de nuestra explotación.

HistoriaListado completo del historial de emplazamientos y clientes por los que ha ido pasando nuestramáquina a lo largo del tiempo.

CódigoSegún la marca, modelo y código de cada máquina, se generará automáticamente un código debarras en el formato que deseemos (QR, EAN, Code, etc) para cada máquina. De esta manera sefacilita la impresión de este en por ejemplo una pegatina, que podamos colocar en cada máquina,facilitando así la gestión de los partes de carga a través de la aplicación móvil enfocada areponedores con la que cuenta Hermes.

Info• Observaciones (Público): observaciones sobre cualquier aspecto relativo a la máquina

seleccionada. Esta información se mostrará en diferentes partes de la aplicación móvil a finde facilitar ciertas partes del proceso de trabajo con la máquina.

• Anotaciones (Privado): anotaciones privadas con respecto a la máquina, que solo semostrarán a cierto tipo de usuarios con los suficientes privilegios para hacerlo.

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• Monederos

En la sección de máquinas anterior podemos vincular o desvincular monederos a máquinas paraconfigurarlos posteriormente. Sin embargo, en esta sección obtenemos una visión mas amplia decual es el estado de nuestro parque de monederos, centrándonos exclusivamente en estos.

Funcionalidades• Añadir: un nuevo monedero. Es importante darse cuenta de que al igual que con las

máquinas, nos basaremos en los “prototipos” de monederos presentes en el catálogo parael tipo elegido. Así no tendremos que completar toda la configuración desde cero, sino quenos basaremos en configuración de cualquier modelo que hayamos completado en elcatálogo anteriormente.

• Copiar: copiamos un monedero ya presente en el sistema. En este caso, tambiéntendremos que tener en cuenta que se trata de copiar monederos reales presentes ennuestro sistema y no de “prototipos” del catálogo.

• Imprimir: imprime un informe detallado del monedero y de su configuración. En nuevasinstalaciones esta opción solo mostrará los datos básicos hasta que se den de alta lasdiferentes plantillas según los criterios del usuario.

• Eliminar: eliminamos el monedero o monederos que tengamos seleccionados del sistema.

MonederoCódigo propio, marca, modelo, número de serie y, si está en garantía su inicio y fin. Importante, elnúmero de serie del monedero tiene que ser correcto si queremos que Hermes sea capaz devincular los partes de carga que se generan con la validación que obtenemos del “dato

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electrónico” a través de EVA-DTS, en caso de que realicemos dicho proceso.

TubosAquí estableceremos la cantidad de canales que posee el monedero y que moneda se asocia acada uno.

CostesA fin de que los cálculos relativos a los costes de nuestra empresa, sean lo mas precisos posible,en esta sección estableceremos la información relativa al coste de adquisición de nuestromonedero; indicando la fecha de inicio desde la que queremos contemplar la amortización dedicho coste, junto con la cantidad de años que imputaremos a dicha amortización. A través de estaherramienta podremos (en nuestra solución de Business Intelligence) por ejemplo, enfrentar eldesembolso que tuvimos que hacer al beneficio que hemos obtenido en un periodo de tiempodado, y así conseguir una visión mas amplia de cual es el estado de nuestra explotación.

HistoriaListado completo y automáticamente actualizado de los lugares por los que ha ido pasandonuestro monedero a lo largo del tiempo.

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• Sistemas de pago

Al igual que con los monederos y su comportamiento en la sección de máquinas, aquí, obtenemosuna visión mas amplia de cual es el estado de nuestro parque de sistemas de pago, centrándonosexclusivamente en estos.

Funcionalidades• Añadir: un nuevo sistema de pago. Es importante darse cuenta de que al igual que con las

máquinas, nos basaremos en los “prototipos” de monederos presentes en el catálogo parael tipo elegido. Así no tendremos que completar toda la configuración desde cero, sino quenos basaremos en configuración de cualquier modelo que hayamos completado en elcatálogo anteriormente.

• Copiar: copiamos un sistema de pago ya presente en el sistema. En este caso, tambiéntendremos que tener en cuenta que se trata de copiar elementos reales presentes ennuestro sistema y no de “prototipos” del catálogo.

• Imprimir: imprime un informe detallado con la información guardada. En nuevasinstalaciones esta opción solo mostrará los datos básicos hasta que se den de alta lasdiferentes plantillas según los criterios del usuario.

• Eliminar: eliminamos el sistema o sistemas de pago que tengamos seleccionados.

CostesA fin de que los cálculos relativos a los costes de nuestra empresa sean lo mas precisos posible,en esta sección estableceremos la información relativa al coste de adquisición de nuestrohardware; indicando la fecha de inicio desde la que queremos contemplar la amortización de dicho

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coste, junto con la cantidad de años que imputaremos a dicha amortización. A través de estaherramienta podremos (en nuestra solución de Business Intelligence) por ejemplo, enfrentar eldesembolso que tuvimos que hacer al beneficio obtenido en un periodo de tiempo dado, y asíconseguir una visión mas amplia de cual es el estado de nuestra explotación.

HistoriaListado completo y auto actualizado de los lugares por los que ha ido pasando nuestro sistema depago a lo largo del tiempo.

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• Telemetrías

Como en las secciones anteriores, podremos vincular o desvincular telemetrías desde la secciónde máquinas. Aquí, obtendremos una visión mas amplia de cual es el estado de nuestro parquede sistemas de telemetría, centrándonos exclusivamente en estos.

Funcionalidades• Añadir: una nueva telemetría. Importante, darse cuenta de que al igual que con las

máquinas, monederos o sistemas de pago, nos basaremos en los “prototipos” presentesen el catálogo para el tipo elegido. Así no tendremos que completar toda la configuracióndesde cero, sino que nos basaremos en configuración de cualquier modelo que hayamoscompletado en el catálogo anteriormente.

• Copiar: copiamos una telemetría ya presente en el sistema. En este caso, tambiéntendremos que tener en cuenta que se trata de copiar elementos reales presentes ennuestro sistema y no de “prototipos” del catálogo.

• Imprimir: imprime un informe detallado con la información guardada. En nuevasinstalaciones esta opción solo mostrará los datos básicos hasta que se den de alta lasdiferentes plantillas según los criterios del usuario.

• Eliminar: eliminamos la telemetría o telemetrías que tengamos seleccionados.

CostesA fin de que los cálculos relativos a los costes de nuestra empresa sean lo mas precisos posible,en esta sección estableceremos la información relativa al coste de adquisición de nuestrohardware; indicando la fecha de inicio desde la que queremos contemplar la amortización de dichocoste, junto con la cantidad de años que imputaremos a dicha amortización. A través de esta

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herramienta podremos (en nuestra solución de Business Intelligence) por ejemplo, enfrentar eldesembolso que tuvimos que hacer al beneficio obtenido en un periodo de tiempo dado, y asíconseguir una visión mas amplia de cual es el estado de nuestra explotación.

HistoriaListado completo y auto actualizado de los lugares por los que ha ido pasando nuestra telemetríaa lo largo del tiempo.

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• Rutas

Desde aquí daremos de alta las diferentes rutas establecidas para ordenar el trabajo diariodesempeñado por el personal de nuestra empresa. Se trata de una información imprescindible,por lo que, aún en el caso de que no se deseara establecer rutas (al tratarse de una explotaciónpequeña o cualquier otro motivo), será obligatorio crear al menos una ruta global para asignar alas máquinas de nuestra empresa para que todo funcione correctamente.

La ruta es el elemento que enlaza a un cargador, con un vehículo y con sus máquinas asignadas,de ahí su importancia a la hora de generar cargas automáticamente o cualquier cálculo derentabilidad pormenorizado.

Funcionalidades• Añadir: nuevas rutas sin restricciones de cantidad.• Modificar: la configuración de la ruta, abrirá una ventana deslizante con los datos de esta.• Imprimir: crea un listado con las máquinas presentes en la ruta seleccionada.• Eliminar: elimina la ruta o rutas seleccionadas.

Ruta• Número de ruta: a titulo informativo.• Zona: nombre de la zona de actuación de esa ruta. Importante: no utilizar el mismo

nombre del responsable de la ruta porque puede dar lugar a confusiones en un futuro. Estoes el nombre de la zona que cubre la ruta, por ejemplo, Sur, Norte, Murcia-Alicante,Refuerzo, etc.

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• Almacén de origen: se trata del almacén de origen de los productos que se asignaráautomáticamente a los partes vinculados a la ruta, para así controlar el stock de unamanera mas efectiva y sencilla.

• Responsable: trabajador encargado de la gestión de la ruta de reparto que se asignaráautomáticamente a todos los partes que se generen vinculados a la ruta en cuestión.

• Vehículo: se trata del vehículo que se asociará por defecto a los partes vinculados a laruta.

MapaEn una representación gráfica, Hermes mostrará de manera aproximada puntos de color sobre unmapa con las localizaciones de cada cliente en los que tenemos maquinas emplazadas.

MáquinasEn la parte derecha del mapa, podemos encontrar un listado con las máquinas y suemplazamiento dentro de la ruta seleccionada, la cual podremos filtrar también por días con el finde obtener mas precisión en los resultados.

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• Cambio

La gestión del cambio como dinero en efectivo por parte de los diferentes reponedores es un temade vital importancia. Desde aquí obtendremos una visión clara de todo lo sucedido en función delos hechos acontecidos y reflejados en los diferentes partes de carga y registros de entrega yrecogida de monedas que se manejan.Para ello, el sistema calculará automáticamente las cantidades de monedas en circulación enfunción de los tres tipos de documentos que recogen el proceso a seguir:

• Las entregas de cambio que se dan a cada reponedor reflejan la cantidad de monedas decada tipo que se le han entregado.

• Los partes de carga realizados por cada reponedor reflejan que cantidad de cada tipo demoneda, se han introducido en cada monedero.

• Las recogidas de cambio que realiza el responsable designado para ello. En cadarecogida obtendremos la cantidad de monedas que se le han ido entregando al reponedor,junto al gasto reflejado en las cargas, obteniendo así la diferencia entre lo recogidorealmente y lo esperado.

En todo el proceso, debemos tener en cuenta varios aspectos:• Podremos realizar tantas entregas de cambio como sean necesarias a cada reponedor

durante el tiempo que creamos conveniente. • Las recogidas no deberían dilatarse demasiado en el tiempo al ser cada vez mas difícil

depurar el motivo de las posibles diferencias entre el cambio esperado que indica elsistema, y la cantidad realmente recogida.

• Sería aconsejable dejar constancia escrita de las entregas y recogidas de cambiofirmadas tanto por el responsable de la entrega o recogida como por el reponedor.

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Funcionalidades• Añadir: añadimos una entrega o una recogida de efectivo.

◦ Entrega: se trata de una entrega de dinero en efectivo desde el responsable indicadohacia el cargador que lo recibe. En esta acción indicamos el tipo de moneda y lacantidad de esta que entregamos.

◦ Recogida: según la información introducida por el cargador en cada parte de cargareferente al cambio indicado en los diferentes partes de carga, Hermes calculará demanera exacta la cantidad de monedas que deberían ser recibidas por el responsabledel cambio desde el reponedor.

• Imprimir: genera un informe con la información recogida por la entrega o recogida deefectivo.

• Eliminar: elimina el elemento o elementos seleccionados.

Cambio• Emisión: fecha y hora de la emisión de la entrega o recogida de efectivo.• Cargador: reponedor que entrega o recoge el dinero en forma de cambio con el que

alimentar los diferentes tubos de los monederos• Responsable: se trata del empleado encargado de la entrega o recogida del cambio hacia

o desde el reponedor.

Monedas• Añadir: añadirá un nuevo registro para contabilizar las diferentes cantidades entregadas o

recogidas de cada tipo de moneda existente (0.01, 0.02, 0.05, 0.10, 0.20, 0.50, 1 y 2 €).Según lo que hayamos seleccionado veremos:◦ Entrega: tipo de moneda, cantidad de monedas entregadas y cantidad total.◦ Recogida: tipo de moneda, cantidad entregada en total desde la última entrega a ese

cargador, gasto realizado en ese transcurso de tiempo, cantidad de monedas del tiporecogidas por el responsable, diferencia total y un indicativo visual sobre estadiferencia.

• Calcular: solo estará disponible cuando hayamos seleccionado una recogida de efectivo.Esta acción establecerá las diferentes cantidades del dinero entregado, gastado y recogidopara obtener las posibles diferencias entre lo esperado y lo acontecido. Importante, sitodas las partes del proceso se han realizado correctamente, la columna de diferenciadebe indicar un valor de 0.

• Eliminar: elimina el tipo de moneda seleccionado.

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• EVA-DTS

La validación de los datos relevantes para nuestra explotación debería ser en la mayoría de loscasos un asunto de vital importancia. Por ello, Hermes cuenta con un sistema de análisis y alertasobre puntos críticos personalizables, apoyándose en el estándar EVA-DTS definido por laindustria del Vending europea. Recaudación, contadores, puerta abierta o número de ventas sonentre muchísimos otros, los indicadores que podemos obtener de cualquier dispositivo(monederos, máquinas, telemetrías, etc), para así, enfrentar o completar la informaciónintroducida en el sistema desde otras fuentes (aplicación móvil, contadora de monedas, etc).

FuncionalidadesDesde esta sección podremos introducir y analizar manualmente los diferentes ficheros en formatoEVA-DTS que hayamos obtenido de las diversas maneras que ofrece el mercado. Importante: laintroducción manual de estos ficheros “recolectados” puede en cualquier caso automatizarsesegún las necesidades particulares de cada empresa.

• Añadir: al seleccionar esta opción aparecerá una ventana desplegable dondeobservaremos dos botones “seleccione un fichero para enviar” y “enviar”; haciendo click enel primero accederemos a una ventana de selección de archivos estándar a la mayoría desistemas operativos existentes. Seleccionaremos el fichero o ficheros (generalmente enformato TXT), escogemos “Aceptar” y acto seguido apretamos en “Enviar”. En esemomento los ficheros serán transmitidos y analizados por Hermes para enlazar toda lainformación recibida con por ejemplo los distintos partes de carga de los díascorrespondientes (según lo aportado por el nuevo fichero). Este proceso, aunque breve,puede ocupar algo de tiempo, antes de obtener los resultados esperados.

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• Reintentar: a veces el análisis de Hermes sobre uno o mas ficheros puede encontrarproblemas (problemas con la transmisión del fichero, multitud de fabricantes, multitud deversiones y / o interpretaciones sobre el estándar EVA-DTS). Es por esto que esta acciónvolverá a analizar el fichero seleccionado, a fin de obtener toda la información de maneracorrecta.

• Eliminar: eliminará del sistema el fichero o ficheros seleccionados.

FicherosAquí encontraremos una lista con todos los ficheros con los que se ha ido alimentando al sistema.Al seleccionar cada uno observaremos su estructura analizada y separada para facilitar una mayorcomprensión, en caso que sea necesaria. Además podremos ver a simple vista si hemosencontrado algún tipo de incidencia con el fichero al verlo marcado en color naranja y fijándonosen la sección de “Incidencias con fichero” donde aparecerá una explicación mas clara del motivo(número de serie del monedero no coincide con ninguno dado de alta en el sistema, campos sinvinculo a ningún identificador, etc).

• Transacciones: según el formato, cada fichero puede contener una o variastransacciones. Las transacciones son ni mas ni menos que la lectura de datos de undispositivo (generalmente el monedero). Esto es así para posibilitar la opción de que todaslas lecturas de las máquinas de una ruta, viajen en un solo fichero (aunque lo mas habituales encontrar un fichero por lectura de monedero).

• Grupos: los diferentes campos que conforman el estándar EVA-DTS se agrupan según elsentido de la información que nos muestran (descripción del monedero, del billetero,sucesos como apagado y encendido, apertura de puerta, precios por selección, etc).

• Campos: aquí veremos los valores contenidos por cada uno de los campos que componenal grupo que tengamos seleccionado. Número de serie del monedero, información de lectorde billetes, número de monedas leídas desde el último reinicio del monedero, y ellarguísimo etcétera de datos que es capaz de ofrecernos el formato EVA-DTS. Importante:Hermes ofrece la opción de personalizar la diferentes capacidades de análisis y alertasobre los campos del estándar que se necesiten.

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Calendario

Podemos establecer diferentes eventos asignados a diferentes días y con diferente duración yprioridad. Esto será útil para establecer alarmas sobre labores administrativas como el fin de uncontrato de canon con un cliente o de operativa, como el traslado de máquinas a un cliente.

Funcionalidades• Añadir: nuevo evento para el día seleccionado.• Modificar: abre un desplegable con la información relativa al evento seleccionado.• Imprimir: listado de todos los eventos asignados al mes que se esta visualizando.• Eliminar: elimina el evento seleccionado.• Prioridades visibles: dependiendo de las opciones seleccionadas (baja, normal, media y

alta), mostraremos o no los eventos correspondientes al mes seleccionado.• Mes anterior: retrocedemos en la visualización del mes actual.• Mes actual: accederemos a un menú en el que resultará mas ágil cambiar de mes y año.• Mes siguiente: avanzamos un mes en la visualización del mes actualmente seleccionado.• Refrescar: recarga los eventos correspondientes al mes que estemos visualizando.

Evento• Referencia: se trata de la descripción corta que deseamos que aparezca al visualizar el

mes al completo.• Inicio: fecha y hora de inicio del evento.• Fin: fecha y hora de fin de la cita.• Duración: duración total del evento.

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• Descripción: descripción detallada sobre el evento planificado.• Prioridad: baja, normal, media o alta para mostrar el evento en colores diferentes y poder

filtrar o diferenciar mas fácilmente de un vistazo.

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Catálogo

Una buena comparación del catálogo con respecto a la vida real, sería con una revista o listado deartículos disponibles en cualquier tipo de tienda. A través de esta herramienta dispondremos deuna completa y actualizada colección de elementos, que no necesariamente formarán parte de losactivos de nuestra empresa.

Siguiendo la filosofía de la aplicación de simplicidad y automatización de procesos, podremosevitar trabajos repetitivos y monótonos. Las ventajas son obvias:

• No tendremos que dar de alta una y otra vez artículos que sean muy parecidos entre si.Por ejemplo, añada una máquina de café con su marca, modelo, contenedores y recetasconfiguradas según necesite. Si mañana necesita dar de alta otro modelo, que sediferencia muy poco del que ya tenía, tan solo tendrá que seleccionarlo, copiarlo ymodificar los detalles de este nuevo “clon” de la máquina original.

• Compre y venda, (o simplemente genere) artículos sin tener que estar rellenando datosen una factura y a la vez localizando los artículos involucrados en la operación. Tan solo,vaya añadiéndolos al “carrito” para posteriormente escoger la opción que necesite.

FamiliasHermes categoriza los artículos del catálogo en función de dos tipos de familias, “familias fijas”que no podrán eliminarse o modificarse debido a su propia naturaleza conceptual y “familiaspersonalizables” que podrán añadirse y modificarse libremente. Las “familias fijas” son:

• Máquinas: de cualquier tipo (Café, Cápsulas, Snack, Refrescos, Combi, Agua, Fuentes deagua, Tabaco, Preservativos, Hostelería o Chicles).

• Productos: snack,refrescos, café, etc.

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• Repuestos: motores, molinos, etc.• Monederos: de cualquier marca.• Servicios: cualquier servicio prestado o recibido que queramos reflejar en partes de

trabajo, factura o albarán (reparaciones, consumos de agua, instalaciones, etc).• Telemetrías.• Sistemas de pago.• Vehículos: se añadirán vehículos en el catálogo cuando se quieran registrar facturas de

compra o venta relativas a un vehículo en concreto.• Suministros: tales como suministro eléctrico, de agua, de combustible o de telefonía que

deseemos registrar administrativamente.

Dentro de cada una de estas familias “fijas”, podremos establecer la jerarquía que deseemosañadiendo o eliminando según consideremos.

Genéricos o “familias como productos”Sabemos como funciona el Vending y cuales son las necesidades de un operador. Podemosencontrarnos que una máquina en concreto prepara su café solo con una marca determinada porexpreso deseo del cliente. Sin embargo en la mayoría de emplazamientos, la elección de la marcavaría según diferentes criterios del operador. De ahí la existencia del concepto de genérico.

Su uso es sencillo, simplemente creamos familias a las que vincularemos una serie de productos.Posteriormente en los diferentes canales de una máquina, podremos escoger entre productos enconcreto o entre cada una de estas familias. El objetivo es hacer el trabajo del cargador massencillo a la hora de completar los diferentes partes de carga.

Por ejemplo, una máquina de café, con un contenedor asociado a la familia “café descafeinado”que cuente con tres productos de diferentes marcas, agilizará la preparación de las cargas tantoen almacén al limitar las opciones como al reponedor a la hora de realizarlas.

Es importante darse cuenta que cuando trabajemos con genéricos estaremos modificando elstock de los diferentes lugares afectados, así si en el almacén tengo tres marcas de café A, B y C,e indicamos que al vehículo se han movido 2 paquetes del genérico café, estamos indicando alsistema que no me importa si se han movido de la marca A, B o C, por lo que el control de stocksobre estos productos, será diferente al resto.

Artículos. FuncionalidadesDesde este listado podremos seleccionar y manejar todos y cada uno de los elementos queforman parte de nuestro catálogo:

• Añadir: tendremos que seleccionar el tipo de artículo que deseamos crear.• Copiar: podremos seleccionar un elemento y “clonarlo” para trabajar de manera mas ágil y

cómoda.• Imprimir: imprimirá un listado con los artículos correspondientes a la familia que tengamos

seleccionada.• Eliminar: el artículo o artículos seleccionados.

CarritoPara usar el “carrito” solo tendremos que añadir aquellos elementos seleccionados haciendo click

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en el botón “carrito”. Si queremos añadir mas de uno del mismo tipo basta con hacer click lasveces que deseemos. Si lo que queremos es sacarlos del “carrito” simplemente haremos click enla flecha inferior de dicho botón y luego en el producto seleccionado.

Una vez configurado según nuestras necesidades, podremos realizar las siguientes acciones:1. Generar: “materializará” en nuestros almacenes (o vehículos) el artículo o articulos que

hayamos marcado (a excepción de los servicios por su propia naturaleza“inmaterializable”). De esta forma contaremos con el objeto real, con la salvedad de que nose habrá generado ningún documento que justifique su adquisición. Será útil por ejemplo,para dar de alta en el sistema máquinas que ya tuviéramos antes de empezar a usarHermes o artículos de los que no se disponga ningún tipo de documentación.

2. Comprar: podremos generar cualquier tipo de documento (presupuestos, pedidos,albaranes o facturas) que refleje la compra de artículos, servicios, etc.

3. Vender: igual que el apartado anterior, pero con operaciones de venta.

Considere que:• Al comprar un producto, situaremos automáticamente el stock donde indiquemos en el

albarán de compra que hayamos generado.• Si compramos una máquina (telemetría, monedero, etc), sería conveniente revisar y

completar las secciones correspondientes a canales, espirales, selecciones o planes decarga en la sección de máquinas, una vez haya finalizado el proceso y el aparato hayaaparecido en el sistema.

• Al generar documentos de compra o venta sería conveniente seleccionar el cliente oproveedor con el que vayamos a trabajar, para que así el sistema lo considere desde uninicio del proceso (diferentes tarifas de precios por artículo, cliente, familia, fecha, etc).

ArtículoLos datos relativos a cada uno de los artículos varían en función de la naturaleza de cada unodependiendo de si se trata de un producto, un servicio, una maquina, telemetría, etc.La información básica es la misma que podemos observar en cualquier listado de artículos: preciode compra, de venta, % de beneficio, si bien cabe mencionar:

• Código propio: es el código interno que le damos a dicho elemento y que podremoscompletar o no.

• Nombre: del artículo.• Fabricante.• Familia: podemos cambiar un artículo de familia desde este campo o simplemente

seleccionándolo y arrastrándolo sobre la familia a la que deseemos asignarlo.• Código de barras: a fin de facilitar la identificación univoca de cada producto, podremos

introducir esta información que solo será visible en artículos del tipo producto.• Controlar caducidad / garantía: establece si el artículo tendrá caducidad / garantía, y cual

sería el periodo habitual de esta. Si queremos que cuando se materialice dicho elemento,estos valores sean asignados en función de la fecha de compra, tendremos que activarlo.

• Controlar medida: para llegar al límite exhaustivo de, por ejemplo saber cuanto pesa unabolsa de café, y saber así cuantos kilos tenemos (en lugar de unidades), disponibles enalmacén activaremos esta opción. Notaremos al activarla que el nombre del artículocambiará en función de dicha medida.

• Tipo kit: explicar este concepto es mas sencillo partiendo del ejemplo de la “cesta denavidad”. Queremos que en nuestra factura de venta o compra, solo aparezca ese

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concepto “cesta de navidad”, sin embargo si queremos que el stock se actualice(incrementando o disminuyendo) correctamente en función de los artículos que componendicha cesta. Esa es la utilidad del kit de artículos, agrupar varios artículos en un soloconcepto, sin dejar de tener el cuenta el stock. Al activar esta opción aparecerá un nuevobotón en la parte derecha de ventas, con la que podremos estrablecer que artículoscomponen el kit actual.

• Unidades por caja (predeterminado): se trata de la cantidad por defecto de unidades porcaja que asignaremos a las líneas de los documentos en los que trabajemos con elproducto en cuestión. Por ejemplo el producto A solemos comprarlo en cajas de 24unidades, por lo que al escogerlo asignaremos automáticamente al campo de cantidad enla línea del documento (de cualquier tipo) con el que estemos trabajando.

• % margen de beneficio: se trata del porcentaje de beneficio que esperamos obtener delarticulo en cuestión sobre su precio de compra.

• % I.V.A.: porcentaje de IVA por defecto asignado al articulo. Este % puede variarse encada documento en el que se seleccione el artículo, por lo que este dato es orientativo.Además Hermes cuenta con una herramienta auxiliar para actualizar tanto este valor comoel % RE, sobre todos los artículos del catálogo de manera automática.

• % R.E.: el porcentaje de Recargo de Equivalencia afecta a ciertos trabajadores autónomosy / o artículos que cumplan con ciertas condiciones establecidas en la legislación. Al igualque el % IVA posee un valor orientativo y se puede trabajar con el según se necesite tantoen el ciclo de compras como con el de ventas.

Compras• Precios por proveedor: común a todos los artículos del catálogo, este listado guardará los

precios que manejamos a la hora de comprar el artículo seleccionado a cada uno de losproveedores con los que trabajamos. Cada precio personalizado guarda informaciónrelativa al proveedor, el código que dicho proveedor utiliza para el artículo, su precio sinIVA y el posible porcentaje de descuento que nos ofrece.

• Albaranes: listado de albaranes de compra en los que aparece el artículo seleccionadoque podremos ver en detalle o incluso modificar según necesitemos.

• Facturas: listado de facturas de compra en los que aparece el artículo seleccionado quepodremos ver en detalle o incluso modificar según necesitemos.

Ventas• Precios por cliente: común a todos los artículos del catálogo, este listado guardará los

precios que manejamos a la hora de vender el artículo seleccionado a cada uno de losclientes con los que trabajamos. Cada precio personalizado guarda información relativa alcliente, el código que asignamos al articulo con respecto a dicho cliente, su precio sin IVA yel posible porcentaje de descuento que le ofrecemos.

• Albaranes: listado de albaranes de venta en los que aparece el artículo seleccionado quepodremos ver en detalle o incluso modificar según necesitemos.

• Facturas: listado de facturas de venta en los que aparece el artículo seleccionado quepodremos ver en detalle o incluso modificar según necesitemos.

VendingAl seleccionar un artículo con necesidades especiales de configuración, aparecerán nuevassecciones en la parte derecha de ventas. Así, si hemos seleccionado una máquina o un

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monedero, tendremos:• Contenedores (espirales, canales o tubos): según el tipo de máquina (o monedero)

seleccionado, podremos configurar, siempre teniendo en cuenta que se trata de“prototipos” datos como el artículo asociado y el precio de venta asociado a una espiral desnack.

• Recetas: esta sección solo será visible y configurable al seleccionar una máquina de caféy en ella podremos configurar que contenedores y que gramajes de cada uno, estaránrelacionados con dicha receta.

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StockEsta sección agrupa diferentes apartados útiles para el control de stock de la aplicación. Estácompuesto por almacenes, vehículos e inventarios.

• Almacenes

Hermes ofrece una solución multiempresa y multialmacen. Desde aquí podremos gestionar lainformación necesaria de cada almacén, taller u oficina, gestionando además el stock presente encada uno de ellos, pudiendo realizar tareas básicas y manuales sobre el, tales como mover de unoa otro o modificar las cantidades actuales.

Funcionalidades• Añadir: nuevos almacenes.• Imprimir:

◦ Listado con todos los almacenes dados de alta si no hay ninguno seleccionado.◦ Stock del almacén actual (si hay solo uno seleccionado).

• Eliminar: el almacén o almacenes que tengamos seleccionados.

Almacén• Almacén, taller, oficina: un almacén en realidad es un emplazamiento de nuestra

empresa, por lo que dicho lugar puede estar enfocado o no a almacenamiento. Desde aquípodremos indicar que tipo de uso daremos al emplazamiento seleccionado. Importante:tener en cuenta que un mismo lugar puede marcarse como varios tipos a la vez, sin ser

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excluyentes entre si.• Nombre: de uso interno que le daremos al lugar en si, pudiendo dejarlo en blanco sin

ningún tipo de problema.• Calle: dirección del lugar en cuestión.• Población.• Teléfono: asociado a dicha dirección.• Empresa: al ser Hermes una solución multiempresa y multialmacén, podremos vincularlos

de diferente manera entre si, según necesitemos.• Responsable: empleado encargado de la gestión del almacén.• Dirección de facturación: al activar esta casilla estaremos indicando al sistema que toda

la documentación (facturas, pagos, etc) estará vinculada a esta dirección de maneraautomática y por defecto.

EstanteríasDe manera predeterminada todos los almacenes de nueva creación no estarían “ordenados”físicamente, es decir, no habría una clasificación del almacén por referencias. Sería lo quepodríamos llamar un almacén “desordenado” perfectamente manejable desde la aplicación. Sinembargo, en según que casos y tamaños de explotación, si surge la necesidad de mantener unorden mas estricto de un determinado lugar. El ejemplo mas claro lo tendríamos con el taller quepudiéramos poseer en nuestras instalaciones, donde guardaríamos multitud de pequeñosrepuestos a los que si sería conveniente localizar y guardar de manera meticulosa. Activando estaopción, podremos establecer lo que llamamos “estanterías” como clasificadores de productos porreferencias en las que poder indicar unos mínimos y máximos de stock, etc.

Productos• Añadir: podemos añadir un producto definido previamente como “prototipo”

seleccionándolo de la lista y asignando que cantidad deseamos dar de alta (mismo efectoque generar desde el catálogo).

• Modificar: podemos cambiar la cantidad de producto que hayamos seleccionado.• Mover:

◦ Trasladaremos los productos seleccionados en su totalidad al destino seleccionado.◦ Pinchando y arrastrando el producto también conseguiremos moverlo al destino

seleccionado, en este caso si podremos establecer la cantidad de producto quedeseemos trasladar.

• Trazabilidad: en caso de haber haber introducido el lote y la fecha de caducidad de cadaarticulo en el momento de su adquisición (en la sección de compras de la que hablaremosmas adelante), aquí podremos mostrar correctamente dicha información.

• Eliminar: eliminamos el stock correspondiente al producto o productos seleccionados.

Máquinas• Añadir: podemos añadir una nueva máquina a nuestra explotación desde un “prototipo” de

nuestro catálogo, simplemente seleccionándolo de la lista (mismo efecto que generardesde el catálogo).

• Mover: trasladaremos la máquina al destino seleccionado. Dicho destino solo podrán seruna localización internas a nuestra empresa, no clientes.

• Eliminar: eliminamos la máquina o máquinas seleccionadas de nuestra empresa.

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Monederos• Añadir: podemos añadir un nuevo monedero a nuestra explotación desde un “prototipo” de


• Mover: trasladaremos el monedero seleccionado al destino seleccionado. Dicho destinosolo podrán ser localizaciones internas a nuestra empresa, no clientes.

• Eliminar: eliminamos el monedero o monederos seleccionados de nuestra empresa.

Telemetrías• Añadir: podemos añadir un nuevo dispositivo de telemetría a nuestra explotación desde un

“prototipo” de nuestro catálogo, simplemente seleccionándolo de la lista (mismo efecto quegenerar desde el catálogo).

• Mover: trasladaremos el dispositivo al destino seleccionado. Dicho destino solo podrán seruna localización interna a nuestra empresa, no clientes.

• Eliminar: eliminamos el dispositivo o dispositivos seleccionados de nuestra empresa.

Sistemas de pago• Añadir: podemos añadir un nuevo sistema de pago a nuestra explotación desde un


• Mover: trasladaremos el dispositivo al destino seleccionado. Dicho destino solo podrá seruna localización interna a nuestra empresa, no clientes.


Repuestos• Añadir: podemos añadir una nueva pieza de repuesto a nuestra explotación desde un


• Mover: trasladaremos el repuesto al destino seleccionado. Dicho destino solo podrán seruna localización interna a nuestra empresa, no clientes.

• Eliminar: eliminamos el repuesto o repuestos seleccionados de nuestra empresa.

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• Vehículos

El control de la flota de vehículos en una empresa operadora de vending, constituye un importantepunto de observación. Para una gestión precisa y correcta, en esta sección encontraremos todo lonecesario; desde toda la información específica de cada vehículo (gasto en combustible,revisiones realizadas, etc), hasta los puntos en común con un almacén en lo relativo a control destock presente en cada uno de ellos.

Funcionalidades• Añadir: nuevos vehículos.• Imprimir:

◦ Listado con todos los vehículos dados de alta si no hay ninguno seleccionado.◦ Stock del vehículo actual (si hay solo uno seleccionado).

• Eliminar: el vehículo o vehículos que tengamos seleccionados.

Vehículo• Marca: fabricante del vehículo.• Modelo: nombre del modelo asignado por el fabricante.• Matrícula.• En garantía: al ser activado mostrará el periodo de validez de la garantía de dicho

vehículo.• Kms. actuales: kilómetros actuales de cada vehículo, que irán actualizándose

automáticamente con cada entrada de repostaje o revisión.• Observaciones: cualquier anotación interna que necesitemos hacer relativa al vehículo

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seleccionado.

EstanteríasDe manera predeterminada todos los vehículos de nueva creación no estarían “ordenados”físicamente, es decir, no tendrán una clasificación por referencias. Sería lo que podríamos llamarun vehículo “desordenado” perfectamente manejable desde la aplicación. Sin embargo, en segúnque casos y tamaños de explotación, si surge la necesidad de mantener un orden mas estricto. Elejemplo mas claro lo tendríamos con un vehículo que, en mayor o medida, hiciera las veces depequeño taller móvil, donde siempre quisiéramos llevar una cantidad determinada deherramientas y pequeños repuestos. Activando esta opción, podremos establecer lo que llamamos“estanterías” como clasificadores de productos por referencias en las que poder indicar unosmínimos y máximos de stock, etc.

CombustibleA fin de llevar un control del gasto de combustible de cada vehículo, encontraremos que lainformación aquí recogida será de vital importancia para el cálculo de la rentabilidad de cada ruta /cliente / máquina. Tras completar el tipo de combustible que usa (suministro de nuestro catálogo)y la capacidad del depósito, podremos (tanto desde aquí, como desde la aplicación móvilgestionada por cada reponedor) dar de alta tanto los diferentes consumos de combustible de cadavehículo; para ello estableceremos:

• Fecha del repostaje.• Responsable: empleado encargado de la operación.• Kms. Actuales: kilómetros del vehículo (indicados en el cuenta kilómetros) a fecha del

repostaje.• € / litro: precio del combustible.• Importe total del repostaje.• Litros: volumen en litros calculado automáticamente en función del precio y del importe

total.• Observaciones: cualquier indicación relativa al repostaje, especialmente útil para indicar

por ejemplo el lugar donde se realizó.

RevisionesCon el objetivo de incorporar todos los gastos posibles relacionados con nuestros vehículos,recopilaremos información sobre todo lo referente a cada reparación o revisión sufrida por cadavehículo. Para ello estableceremos:

• Fecha de la revisión.• Tipo de revisión: I.T.V., mantenimiento o reparación.• Responsable: empleado encargado de la operación.• Kms. Actuales: kilómetros del vehículo (indicados en el cuenta kilómetros) a fecha de la

revisión.• Importe total de la revisión o reparación.

Productos• Añadir: podemos añadir un producto definido previamente como “prototipo”

seleccionándolo de la lista y asignando que cantidad deseamos dar de alta (mismo efectoque generar desde el catálogo).

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• Modificar: podemos cambiar la cantidad de producto que hayamos seleccionado.• Mover:

◦ Trasladaremos los productos seleccionados en su totalidad al destino seleccionado.◦ Pinchando y arrastrando el producto también conseguiremos moverlo al destino

seleccionado, en este caso si podremos establecer la cantidad de producto quedeseemos trasladar.

• Trazabilidad: en caso de haber haber introducido el lote y la fecha de caducidad de cadaarticulo en el momento de su adquisición (en la sección de compras de la que hablaremosmas adelante), aquí podremos mostrar correctamente dicha información.

• Eliminar: eliminamos el stock correspondiente al producto o productos seleccionados.

Máquinas• Añadir: podemos añadir una nueva máquina a nuestra explotación desde un “prototipo” de


• Mover: trasladaremos la máquina al destino seleccionado. Dicho destino solo podrán seruna localización internas a nuestra empresa, no clientes.


Monederos• Añadir: podemos añadir un nuevo monedero a nuestra explotación desde un “prototipo” de


• Mover: trasladaremos el monedero seleccionado al destino seleccionado. Dicho destinosolo podrán ser localizaciones internas a nuestra empresa, no clientes.

• Eliminar: eliminamos el monedero o monederos seleccionados de nuestra empresa.

Telemetrías• Añadir: podemos añadir un nuevo dispositivo de telemetría a nuestra explotación desde un


• Mover: trasladaremos el dispositivo al destino seleccionado. Dicho destino solo podrán seruna localización interna a nuestra empresa, no clientes.

• Eliminar: eliminamos el dispositivo o dispositivos seleccionados de nuestra empresa.

Sistemas de pago• Añadir: podemos añadir un nuevo sistema de pago a nuestra explotación desde un


• Mover: trasladaremos el dispositivo al destino seleccionado. Dicho destino solo podrá seruna localización interna a nuestra empresa, no clientes.


Repuestos• Añadir: podemos añadir una nueva pieza de repuesto a nuestra explotación desde un

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• Mover: trasladaremos el repuesto al destino seleccionado. Dicho destino solo podrán seruna localización interna a nuestra empresa, no clientes.

• Eliminar: eliminamos el repuesto o repuestos seleccionados de nuestra empresa.

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• Inventarios

Aquí quedarán recogidos todos los inventarios de stock que realicemos, tanto de almacenes comode vehículos, registrando cuando se realizaron y una posible referencia para identificarlos clara einequívocamente.

Un inventario es una “foto fija” del stock de un determinado lugar en un determinado momento.En esta “foto” solo tendremos que establecer el artículo y la cantidad actual de dicho artículopresente en el lugar en cuestión.

Hermes controla el stock de manera automática basándose en la operativa diaria de todo aquellosusceptible de afectar al stock (partes de carga, albaranes tanto de compra como de venta, etc),por lo que la finalidad de un inventario es controlar esas cantidades a fin de detectar cualquier tipode fallo humano o de merma sobre los productos.

El funcionamiento es muy sencillo, simplemente añadimos un nuevo inventario, especificamos ellugar y las familias de artículos que deseamos inventariar, y el sistema lo completaráestableciendo las cantidades correspondientes de cada producto. El trabajo humano consistirá envalidar que esas cifras y productos son correctos modificando en cada caso la cantidad actual oañadiendo cualquier producto que no estuviera incluido.

Con todo esto podremos ofrecer datos exactos para las posibles alarmas sobre incidencias en elstock según los criterios especificados por cada empresa.

Funcionalidades

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• Añadir: para generar un nuevo inventario solo tendremos que seleccionar el lugar quedeseemos (tanto almacenes como vehículos) y marcar la familia o familias que deseamosinventariar. El resto lo hará el sistema automáticamente analizando y completando lainformación relativa al stock actual, deseado y arqueo que encuentre.

• Modificar: abre la ventana deslizante en la que podremos modificar la referencia, lasfechas de inicio y fin o las observaciones relativas al inventario seleccionado.

• Imprimir: genera un documento en formato PDF listo para imprimir con el inventarioseleccionado.

• Estado: un inventario también necesita un tiempo para ser procesado, desde que segenera, y se inicia, hasta que se da por finalizado por parte del empleado designado paraello (encargado de contabilizar uno por uno todos los artículos del lugar especificado). Aquípodremos cambiar el estado del inventario a inicializado o finalizado.

• Eliminar: elimina el inventario o inventarios seleccionados.

Inventario• Referencia: valor arbitrario asignado al inventario para identificarlo de manera mas directa.• Inicio: fecha y hora de inicio del inventario.• Fin: fecha y hora a la que se da por terminado el proceso de inventario. La duración del

proceso de inventario es útil para realizar mediciones sobre el tiempo empleado en estatarea a lo largo del tiempo, obtener medias, etc.

• Observaciones: cualquier anotación pertinente a realizar por cualquier persona implicadaen el proceso.

FamiliasListado con las familias implicadas en el inventario seleccionado. Se gestionarán de maneraautomática en función de si añadimos o eliminamos productos pertenecientes a una u otra familia.

Productos• Añadir: al seleccionar esta opción aparecerá una ventana deslizante con dos listas:

◦ la lista de la izquierda con todos los productos inventariables del catalogo◦ la lista de la derecha con los productos que queremos añadir a nuestro inventario. Para pasar de una lista a otra tan solo tendremos que hacer doble click sobre el productodeseado y pasará de izquierda a derecha o de derecha a izquierda (también contamos conuna serie de botones en la parte central para tal efecto).

• Cantidades: ◦ Establecer actual = esperado: asignará a la cantidad actual el valor de la cantidad

esperada en todos los artículos que componen el inventario para agilizar dicha tarea.◦ Establecer actual = 0: establece a 0 la cantidad actual de todas las líneas del

inventario.• Eliminar: elimina el del inventario el producto seleccionado.

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GestiónEsta sección agrupa todos los apartados que manejan asuntos relacionados con la gestióncomercial y financiera: presupuestos, pedidos, albaranes y facturas tanto de compra como deventa, control de cobros y pagos, envío de remesas al cobro y gestión de créditos.

• Compras

Hermes agrupa todo el ciclo de compras en una única sección para ofrecer una visión global decuales son los procesos de compra en un solo vistazo. Así encontramos cuatro columnasdedicadas a cada tipo de documento implicado en dicho proceso: presupuestos, pedidos,albaranes y facturas.

Funcionalidades• Añadir: cada columna que agrupa un tipo de documento en concreto, cuenta con un botón

para añadir en la parte superior de esta.• Modificar: seleccionamos el documento deseado y hacemos click en el botón de Editar o

bien, accedemos a el mediante un doble click de ratón.• Copiar: mediante esta sencilla y potente herramienta podemos seleccionar cualquier

documento, y “clonar” sus conceptos (proveedor, artículos, cantidades, precios, etc) en unnuevo documento que podremos modificar según necesitemos. Muy útil con aquellasoperaciones que se dan de manera repetitiva, como por ejemplo los pedidos aproveedores, que mes a mes son siempre muy parecidos.

• Imprimir: genera un fichero en formato PDF listo para imprimirse según la plantillapersonalizada para cada cliente. Una vez que se haya impreso cualquier documento,

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aparecerá un icono con forma de impresora asignado a cada uno.• Enviar: abre una ventana deslizante en la que completar el contenido del correo

electrónico que se enviará al destinatario indicado en el campo de contacto (en la agendade contactos). El fichero con la impresión del documento seleccionado se enviará comoadjunto en formato PDF y solo tendremos que completar el destinatario, el asunto delcorreo y el cuerpo del mensaje, que se tomará por defecto de la plantilla indicada en lapestaña “Plantilla email” de la sección Mis empresas (de la que hablaremos masadelante).

• Estado: los cambios de estado de un documento a otro pueden implicar ciertos cambioscon la aparición de nueva información vinculada, así, para cada tipo, tendremos diferentesestados que permitirán diferentes actuaciones sobre cada uno. Los cambios de estadoaplicados desde este botón provocarán que aparezca una ventana deslizante en la que semostrará el documento o documentos que se van a generar debido al cambio de estado.Tan solo tendremos que revisar y / o modificar los datos necesarios y marcar aceptar, paraque tenga efecto. Una manera mas directa la encontraremos al pinchar sobre eldocumento con el ratón y arrastrándolo sin soltarlo hasta la columna destino segúnnecesitemos. Esto tendrá el mismo efecto pero sin mostrar la ventana deslizante que siveremos al utilizar el cambio de estado desde el botón designado para ello. Veremos losdiferentes estados mas adelante cuando hablemos de los diferentes tipos de documento.

• Ver: permite mostrar u ocultar aquellos tipos de documentos que nos interesen a fin deacomodar esta sección al uso que necesitemos darle.

• Eliminar: elimina el documento o documentos seleccionados.• Fecha de trabajo: a la hora de digitalizar cierto tipo de documentos, es común

introducirlos en bloque en el sistema. Es por esto que cualquier nuevo documento que segenere en el sistema, no tendrá asignada por defecto la fecha de hoy, sino que se leasignará la indicada en este campo de fecha de trabajo. Así por ejemplo, si el último díadel mes introducimos todas las facturas de compra, podremos introducirlassistemáticamente fijadas a esta fecha y no a la de hoy.

• Enlazar: cuando trabajamos con una relativa cantidad de documentos es normal quedeseemos entender mejor cual fue el “flujo” seguido por la acción comercial establecida.Seleccionando un documento y pinchando en enlazar solo veremos los documentosrelacionados de alguna manera ocultando el resto. Para volver a ver el resto, simplementedesmarcaremos esta opción.

• Mostrar todos: con el cambio de año Hermes oculta todos los documentos de añosanteriores. Para poder ver todos los documentos, independientemente de su fecha, solotendremos que marcar o desmarcar esta opción.

PresupuestosUn presupuesto de compra indica el inicio de una acción comercial en la que nuestro proveedornos ha facilitado una lista de artículos y precios bajo unas condiciones. Para reflejar este hecho,cada presupuesto cuenta con un estado específico que indicará el momento en que se encuentra:por aprobar, aprobado, denegado y aprobado parcialmente.

• Por aprobar → aprobado: un presupuesto por aprobar indica que se ha solicitado lainformación al proveedor y que ha sido registrada. Al aprobarlo se generará un pedido listopara ser transmitido al proveedor en cuestión.

• Por aprobar → denegado: cancela el presupuesto que le solicitamos a nuestro proveedoral no haber sido aceptado por el motivo que consideremos (podremos reflejarlo en lasanotaciones privadas de este).

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• Denegado: un presupuesto marcado como denegado no es restrictivo al nivel de no poderhacer ya nada con el. Por ello podremos volver a marcarlo como por aprobar odirectamente aprobado en cualquier momento que lo necesitemos.

• Aprobado parcialmente: después de aprobar un presupuesto y obtener el consiguientepedido, podremos modificar dicho pedido en función de los hechos acontecidos. Siincrementamos o añadimos nuevos artículos no habrá repercusiones en el presupuesto,pero si eliminamos o decrementamos las cantidades que tienen origen en el presupuesto,este se marcará automáticamente como aprobado parcialmente.

• El hecho de que un presupuesto ya haya sido aprobado o denegado, no implica que nopodamos generar pedidos, albaranes o facturas partiendo de el.

PedidosUn pedido de compra indica el inicio de una acción comercial en la que hemos solicitado a nuestroproveedor unos artículos con sus respectivos precios bajo ciertas condiciones. Para reflejar estehecho, cada pedido cuenta con un estado específico que indicará el momento en que seencuentra: sin servir, servido y servido parcialmente.

• Sin servir → servido: al igual que con los pedidos podremos realizar esta acción desde elbotón (con ventana deslizante) o pinchando y arrastrando el pedido hasta albarán ofactura.

• Servido: indica que el pedido ha sido recibido y por tanto habrá un albarán que refleje laentrada en nuestro almacén indicado como destino.

• Servido parcialmente: informa que hay diferencias negativas en las cantidades deartículos recogidas en el presupuesto del que proviene el pedido en cuestión.

AlbaranesUn albarán de compra indica la entrada de stock en el lugar indicado como destino de la compra(en la sección de stock). Importante, el control de stock con respecto a la entrada de mercancíasen nuestra empresa, pasa ineludiblemente por la presencia de un albarán de compra que lorefleje. Por este motivo, si hemos reflejado un hecho de compra directamente con una factura decompra, tendremos que generar obligatoriamente un albarán vinculado si deseamos que el stockde los productos quede actualizado. Para facilitar la gestión en este caso, tan solo tendremos quepinchar y arrastrar la factura hasta la columna de albaranes. Como siempre, cada albarán recogeun estado específico que indicará el momento en que se encuentra: registrado, facturado yfacturado parcialmente.

• Registrado: indica la entrada de stock en nuestra empresa.• Facturado: nuestro albarán ha sido convertido en factura de compra.• Facturado parcialmente: informa que hay diferencias negativas en las cantidades de

artículos recogidas en el albarán con respecto a la factura o facturas que se han generadodesde esta.

FacturasUna factura indica una declaración oficial sobre el hecho de compra. A través de una facturadeclararemos el pago de impuestos (IVA, RE, IRPF) correspondiente, gestionando y actualizandoademás la situación de pagos que afecta a nuestra tesorería (hablaremos detalladamente de estoen la sección de “Pagos y cobros”). Importante, si deseamos llevar un buen control sobre lospagos vinculados a facturas, debemos indicar correctamente la forma de pago que hemosasignado a la factura en cuestión. Cada factura recoge un estado específico que indicará el

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momento en que se encuentra: pendiente, pagada o rectificada.• Pendiente: indica que la factura permanece pendiente de pagar a nuestro proveedor. • Pagada: nuestra factura esta pagada completamente, por lo que el ciclo de compra se

dará por completado y finalizado.• Rectificada: la factura tenía algún defecto (de forma, contenido, etc) por lo que hemos

tenido que generar una nueva que rectifica a la original.

Consideraciones• Si abrimos el pedido marcado como “parcial” podremos encontrar las discrepancias entre

artículos en la sección de Stock situada en la parte derecha del documento que estamosviendo / editando. Para poder notificarlo a nuestro proveedor, podremos seleccionar estainformación (mostrada como texto) y copiarla (CTRL+C) y pegarla (CTRL+V) en un posiblecorreo que enviemos a nuestro proveedor para informarle de la situación.

• Si generamos un nuevo documento desde un documento marcado como “parcial” el nuevodocumento que aparezca, solo reflejará los artículos con diferencias en las cantidadesmanejadas, marcándose automáticamente como completo.

• Podemos pinchar y arrastrar una factura en sentido inverso hasta albaranes para actualizarel stock disponible. Recordar que la presencia de albaranes para actualizarautomáticamente el stock, es obligatoria.

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• Ventas

Al igual que con las compras, el ciclo de ventas se ofrece en una única sección para ofrecer unavisión global del estado de las ventas. Así también encontramos cuatro columnas dedicadas acada tipo de documento implicado en dicho proceso: presupuestos, pedidos, albaranes y facturas.

Funcionalidades• Añadir: cada columna que agrupa un tipo de documento en concreto, cuenta con un botón

para añadir en la parte superior de esta.• Modificar: seleccionamos el documento deseado y hacemos click en el botón de Editar o

bien, accedemos a el mediante un doble click de ratón.• Copiar: mediante esta sencilla y potente herramienta podemos seleccionar cualquier

documento, y “clonar” sus conceptos (proveedor, artículos, cantidades, precios, etc) en unnuevo documento que podremos modificar según necesitemos. Muy útil con aquellasoperaciones que se dan de manera repetitiva, como por ejemplo los pedidos aproveedores, que mes a mes son siempre muy parecidos.

• Imprimir: genera un fichero en formato PDF listo para imprimirse según la plantillapersonalizada para cada cliente. Una vez que se haya impreso cualquier documento,aparecerá un icono con forma de impresora asignado a el.

• Enviar: abre una ventana deslizante en la que completar el contenido del correoelectrónico que se enviará al destinatario indicado en el campo de contacto (en la agendade contactos). El fichero con la impresión del documento seleccionado se enviará comoadjunto en formato PDF y solo tendremos que completar el destinatario, el asunto delcorreo y el cuerpo del mensaje, que se tomará por defecto de la plantilla indicada en lapestaña “Plantilla email” de la sección Mis empresas (de la que hablaremos mas

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adelante).• Estado: los cambios de estado de un documento a otro pueden implicar ciertos cambios

con la aparición de nuevos documentos vinculados entre si, así, para cada tipo, tendremosdiferentes estados que permitirán diferentes actuaciones sobre cada uno. Los cambios deestado aplicados desde este botón provocarán que aparezca una ventana deslizante en laque se mostrará el documento o documentos que se van a generar debido al cambio deestado. Tan solo tendremos que revisar y / o modificar los datos necesarios y marcaraceptar, para que tenga efecto. Una manera mas directa la encontraremos al pinchar sobreel documento con el ratón y arrastrándolo sin soltarlo hasta la columna destino segúnnecesitemos. Esto tendrá el mismo efecto pero sin mostrar la ventana deslizante que siveremos al utilizar el cambio de estado desde el botón designado para ello. Veremos losdiferentes estados mas adelante cuando hablemos de los diferentes tipos de documento.

• Ver: permite mostrar u ocultar aquellos tipos de documentos que nos interesen a fin deacomodar esta sección al uso que necesitemos darle.

• Eliminar: elimina el documento o documentos seleccionados.• Fecha de trabajo: a la hora de digitalizar cierto tipo de documentos, es común

introducirlos en bloque en el sistema. Es por esto que cualquier nuevo documento que segenere en el sistema, no tendrá asignada por defecto la fecha de hoy, sino que se leasignará la indicada en este campo de fecha de trabajo. Así por ejemplo, si el último díadel mes introducimos todas las facturas de compra, podremos introducirlassistemáticamente fijadas a esta fecha y no a la de hoy.

• Enlazar: cuando trabajamos con una relativa cantidad de documentos es normal quedeseemos entender mejor cual fue el “flujo” seguido por la acción comercial establecida.Seleccionando un documento y pinchando en enlazar solo veremos los documentosrelacionados de alguna manera ocultando el resto. Para volver a ver el resto, simplementedesmarcaremos esta opción.

• Mostrar todos: con el cambio de año Hermes oculta todos los documentos de añosanteriores. Para poder ver todos los documentos, independientemente de su fecha, solotendremos que marcar o desmarcar esta opción.

PresupuestosUn presupuesto de venta indica el inicio de una acción comercial en la que facilitamos a nuestrocliente una lista de artículos y precios bajo unas condiciones determinadas. Para reflejar estehecho, cada presupuesto cuenta con un estado que indicará el momento en que se encuentra: poraprobar, aprobado, denegado y aprobado parcialmente.

• Por aprobar → aprobado: un presupuesto por aprobar indica que nuestro cliente aún noha aceptado nuestra propuesta. Cuando esto suceda se generará un pedido listo para sergestionado.

• Por aprobar → denegado: cancela el presupuesto que nos solicitaron al no haber sidoaceptado por el motivo que nos transmitan (podremos reflejarlo en las anotacionesprivadas de este).

• Denegado: un presupuesto marcado como denegado no es restrictivo al nivel de no poderhacer ya nada con el. Por ello podremos volver a marcarlo como por aprobar odirectamente aprobado en cualquier momento que lo necesitemos.

• Aprobado parcialmente: después de que nos prueben un presupuesto y obtener elconsiguiente pedido, podremos recibir modificaciones sobre el. Si incrementamos oañadimos nuevos artículos no habrá repercusiones en el presupuesto, pero si eliminamoso decrementamos las cantidades que tienen origen en el presupuesto, este se marcará

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automáticamente como aprobado parcialmente.• El hecho de que un presupuesto ya haya sido aprobado o denegado, no implica que no

podamos generar pedidos, albaranes o facturas partiendo de el.

PedidosUn pedido de venta refleja que hemos recibido una petición en firme por parte del cliente indicadode una serie de artículos ofertados en nuestro catálogo. Para reflejar los momentos que afectan aeste hecho, cada pedido cuenta con un estado específico: sin servir, servido y servidoparcialmente.

• Sin servir → servido: al igual que con los pedidos podremos realizar esta acción desde elbotón (con ventana deslizante) o pinchando y arrastrando el pedido hasta albarán ofactura.

• Servido: indica que el pedido ha sido recibido y por tanto habrá un albarán que refleje lasalida de stock desde nuestro almacén hacia el cliente.

• Servido parcialmente: informa que hay diferencias negativas en las cantidades deartículos recogidas en el presupuesto del que proviene el pedido en cuestión.

AlbaranesUn albarán de venta indica la salida de stock desde el lugar indicado como origen de la venta (enla sección de stock). Importante, el control de stock con respecto a la entrada y salida demercancías en nuestra empresa, pasa ineludiblemente por la presencia de un albarán que lorefleje. Por este motivo, si hemos reflejado un hecho de venta directamente desde una factura,tendremos que generar obligatoriamente un albarán vinculado para actualizar nuestro stock. Parafacilitar la gestión en este caso, tan solo tendremos que pinchar y arrastrar la factura hasta lacolumna de albaranes. Como siempre, cada albarán recoge un estado específico que indicará elmomento en que se encuentra: registrado, facturado y facturado parcialmente.

• Registrado: indica la salida de stock desde nuestra empresa hacia el cliente.• Facturado: nuestro albarán ha sido convertido en factura.• Facturado parcialmente: informa que hay diferencias negativas en las cantidades de

artículos recogidas en el albarán con respecto a la factura o facturas que se han generadodesde esta.

FacturasUna factura indica una declaración oficial sobre el hecho de venta. A través de una facturadeclararemos el pago de impuestos (IVA, RE, IRPF) correspondiente, gestionando y actualizandoademás la situación de cobros que afectan a nuestra tesorería (hablaremos detalladamente deesto en la sección de “Pagos y cobros”). Importante, si deseamos llevar un buen control sobre loscobros relativos a facturas, debemos indicar correctamente la forma de pago que hemos asignadoa la factura en cuestión. Cada factura recoge un estado específico que indicará el momento enque se encuentra: pendiente, pagada o rectificada.

• Pendiente: indica que la factura permanece pendiente de cobrar a nuestro cliente. • Pagada: nuestra factura esta cobrada completamente, por lo que el ciclo de venta se dará

por completado y finalizado.• Rectificada: la factura tenía algún defecto (de forma, contenido, etc) por lo que hemos

tenido que generar una nueva que rectifica a la original para volver a enviarla aldestinatario.

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Consideraciones• Si abrimos el pedido marcado como “parcial” podremos encontrar las discrepancias entre

artículos en la sección de Stock situada en la parte derecha del documento que estamosviendo / editando. Para poder notificarlo a nuestro proveedor, podremos seleccionar estainformación (mostrada como texto) y copiarla (CTRL+C) y pegarla (CTRL+V) en un posiblecorreo que enviemos a nuestro proveedor para informarle de la situación.

• Si generamos un nuevo documento desde un documento marcado como “parcial” el nuevodocumento que aparezca, solo reflejará los artículos con diferencias en las cantidadesmanejadas, marcándose automáticamente como completo.

• Podemos pinchar y arrastrar una factura en sentido inverso hasta albaranes para actualizarel stock disponible. Recordar que la presencia de albaranes para actualizarautomáticamente el stock, es obligatoria.

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• Pagos y cobros

Además de los pagos y cobros vinculados a las diferentes facturas, podemos manejar entradas ysalidas de dinero desde nuestras cuentas para mantener una contabilidad lo mas fidedignaposible. En esta sección encontraremos todos aquellos ingresos y gastos (automáticos omanuales) pendientes o realizados que hemos realizado a lo largo del tiempo.

Funcionalidades• Añadir:

◦ Pago: se trata de reflejar nuestros gastos. Afecta directamente a nuestra tesorería ypodrán estar vinculados a una factura de compra o no.

◦ Cobro: ingreso que vamos o hemos recibido.• Imprimir: imprime el pago o cobro seleccionado según el diseño y criterios establecidos

por cada cliente.• Estado: modifica el estado del cobro (o pago) seleccionado, cambiándolo entre cobrado (o

pagado) y pendiente.• Eliminar: elimina el elemento o elementos seleccionados.

PagosUna lista con todos los pagos que hemos realizado o están pendientes de ello, existentes en elsistema.

CobrosListado con todos los cobros que hemos recibido o estamos pendientes de recibir.

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Recibo• Serie / Número: la serie y número de un recibo de pago o de cobro puede tener un valor

informativo o puede aprovecharse para apuntar la numeración del cheque o pagarérecibido para cubrir la operación.

• Emisión • Vencimiento • Pago: se trata de la fecha de emisión del cobro o pago, de lafecha de vencimiento que hallamos designado y de la fecha de pago efectivo en la que serealiza el cobro o el pago (mientras no suceda esto último, la mantendremos vacía).

• Tipo de operación: un cobro o pago quedará establecido con una transferencia bancaria,un cheque, un pagaré o al contado.

• Contacto: deudor o acreedor con el que realizamos la transacción.• IBAN del contacto: en caso de que la operación implique entrada o salida de dinero

desde una cuanta bancaria, reflejaremos aquí, el IBAN correspondiente al deudor oacreedor de dicha operación.

• IBAN de mi empresa: número de cuenta de mi empresa desde la que saldrá o a la queentrará el dinero.

• Recargo por morosidad: en ocasiones se puede llegar a algún tipo de acuerdo entre laspartes implicadas en las que se especifica que si a fecha de vencimiento del pago o cobroestablecido, no se ha realizado con éxito, se establecerá un incremento porcentual sobre elimporte final. Aquí recogemos este incremento que al aplicarse modificará el importe demanera directa.

• Importe: cantidad total a abonar o ingresar.

RemesaExiste la posibilidad de incluir los cobros sobre nuestras operaciones de venta en remesas derecibos que podremos enviar a nuestro banco, para que este realice el cobro a nuestro cliente demanera agrupada y directa, ingresando el dinero en nuestra cuanta.

• Remesa: en este campo aparecerá la remesa a la que pudiera estar vinculado el cobroseleccionado.

• Concepto SEPA (140 caracteres): cada cobro que enviemos en una remesa puede iracompañado de una pequeña descripción de un máximo de 140 caracteres de tamañosegún la normativa establecida por SEPA. Discha descripción será la que se muestre en elcargo realizado por el banco en la cuenta del cliente indicado.

• Tiene pagos parciales: si un cobro se va realizando (generalmente en efectivo) enpequeños pagos, activando esta casilla podremos indicar cuando y que cantidad hemosrecibido por parte de nuestro cliente.

Info• Observaciones (Público): observaciones sobre cualquier aspecto relativo al recibo

seleccionado.• Anotaciones (Privado): anotaciones privadas con respecto al recibo, que solo se

mostrarán a cierto tipo de usuarios con los suficientes privilegios para hacerlo.

ContabilidadAquí encontraremos la traducción contable del hecho que estamos reflejando a través del reciboque hayamos seleccionado. Aparecerá vacío si no hemos realizado la conversión a asientocontable, la cual podremos realizar desde aquí directamente o desde la sección de Libro Diario de

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la que hablaremos mas adelante. Para maximizar la visualización de la información contable,mostraremos dos secciones bien diferenciadas:

• Diario: asientos en el libro diario correspondiente, asociados al recibo seleccionado.• Mayor: representación clásica en forma de “T” contable de las cuentas o subcuentas

contables implicadas en los asientos vinculados al recibo seleccionado.

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• Remesas

Aquí gestionaremos la creación y envío de remesas de recibos al cobro según las normasestablecidas por SEPA (Single Euro Payment Area) a través de la AEB (Asociación Española deBanca).

Funcionalidades• Añadir remesa: creamos una nueva remesa de recibos al cobro.• Imprimir:

◦ Listado de los recibos contenidos por la remesa seleccionada.◦ Todos los recibos: imprimirá todos y cada uno de los recibos que constituyen la

remesa seleccionada, según el diseño que hayamos especificado para ello.• Estado: alternará el estado de la remesa seleccionada (y todos los recibos que la

componen) entre cobrado, pendiente y devuelto.• Generar fichero: desde aquí obtendremos un fichero listo para enviar a la entidad

bancaria indicada (a través de cualquiera de los métodos que esta nos ofrezca y quegeneralmente será a través de la web que haya dispuesto para ello) para que gestione elcobro de los recibos contenidos según las condiciones establecidas por la AEB cumpliendocon el formato especificado por SEPA:◦ Todos los recibos: el fichero contendrá todos los recibos incluidos en la remesa sin

restricciones.◦ Solo los seleccionados: generará un fichero que incluirá solo los recibos que

tengamos seleccionados en ese momento.◦ Solo los devueltos: generará un fichero que incluirá solo a los recibos marcados como

devueltos de la remesa.

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• Eliminar: la remesa o remesas seleccionadas.

Remesa• Serie / Número: asignados a la remesa para identificarla de una manera inequívoca por

parte de la entidad bancaria a la que enviemos dicha remesa.• Emisión: fecha y hora asignada a la remesa en cuestión.• Entidad emisora de la remesa: se trata de cual de nuestras empresas es la emisora de la

remesa de recibos.• Presentador diferente: en caso de que necesitemos reflejar que la remesa la presenta

una persona específica y diferente a la propia personalidad jurídica de nuestra empresa(administrador, gerente, etc), marcaremos esta opción y seleccionaremos quien será lapersona designada para ello de los contactos de nuestra agenda.

• Cuenta de cargo: la cuenta bancaria de nuestra empresa a la que se ingresará el importede cada uno de los recibos que componen la remesa.

• Observaciones: cualquier tipo de anotación que necesitemos realizar sobre la remesa.Esta información no será enviada al banco como parte del fichero en formato SEPA que leenviemos.

RecibosListado de recibos incluidos en cada remesa.

• Añadir recibo: al seleccionar añadir recibo se abrirá una ventana deslizante que nosofrecerá dos posibilidades para incluir recibos en la remesa que hayamos seleccionado:◦ Filtrando: esta opción añadirá automáticamente en la remesa aquellos recibos que

cumplan con las condiciones que establezcamos mas abajo (son las habituales defecha, serie, fecha de vencimiento, etc).

◦ Manual: podremos ir navegando manualmente entre todos los cobros registrados en elsistema y que todavía no hayan sido asignados a ninguna remesa existente.

• Modificar: a través de este botón o de un doble click sobre cada recibo abriremos unaventana deslizante en la que podremos modificar la información de cada recibo (véasesección de pagos y cobros en la que se describe dicha información).

• Imprimir: genera un fichero en formato PDF para el recibo que tengamos seleccionadosegún el diseño que hayamos elegido para los recibos.

• Estado: podremos alternar la situación de cada uno de los recibos entre cobrado,pendiente o devuelto.

• Quitar: desvincularemos el recibo o recibos seleccionados de la remesa a la que estabanasignados.

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• Créditos

Sin un control de gastos lo mas completo y confiable posible, no podremos respondercorrectamente a preguntas relativas a la rentabilidad de nuestra empresa. Es por esto que existeesta sección de control de créditos. En ella podremos controlar la cantidad que adeudamos a cadauna de las diferentes entidades de crédito, y establecer las cuotas que tendremos que irdesembolsando durante su periodo de vigencia.

Funcionalidades• Añadir: añade un nuevo crédito.• Eliminar: elimina el crédito o créditos seleccionados.

Crédito• Entidad emisora del crédito: se trata de la entidad bancaria que nos ha concedido el

crédito en cuestión.• Empresa: de las empresas que tenga dadas de alta, aquella a nombre del que va el

crédito.• Cuenta destino: IBAN de la cuenta destino del dinero.• Creación: fecha de establecimiento del crédito.• Importe: cantidad total que nos han prestado.• Número de cuotas: numero de cuotas o pagos pactados con la entidad acreedora para

devolver el dinero que hemos recibido en préstamo.• % interés: porcentaje de interés que la entidad bancaria y nosotros hemos aceptado sobre

la cantidad prestada.

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Cuotas de amortizaciónHermes implementa el sistema francés de amortización de prestamos con cuotas de devoluciónconstantes. Así generar regenerará las cuotas correspondientes a un crédito para obtener elinterés correspondiente a cada una y obtener así el monto total que tendremos que abonar a laentidad que nos ha prestado el capital.

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Agenda

Aquí recogeremos toda la información disponible sobre cualquier contacto (personas o entidades)con el que nuestra empresa tiene o ha tenido algún tipo de relación, categorizándolos como:

• Clientes.• Proveedores.• Empleados.• Trabajadores externos a mi empresa: se trata por ejemplo, de aquellos técnicos que

contratamos por horas para realizar algún tipo de servicio concreto y determinado.

Funcionalidades• Añadir: un nuevo contacto (independientemente de si se trata de una personalidad jurídica

o física) en nuestra agenda.• Imprimir: genera un fichero PDF con toda la información relevante del contacto

seleccionado• Eliminar: elimina el contacto o contactos seleccionados.

Contacto• Tipo: cliente, proveedor, empleado y / o externo. Mediante esta diferenciación veremos

que no será necesario dar de alta a un mismo contacto con el que nuestra relación es decliente y proveedor a la vez, simplemente, tendremos que marcar ambas opciones. Todaslas opciones son compatibles excepto empleado y externo (que son excluyentes entre si).

• Nombre: propio del contacto o de la empresa.• Nombre comercial: pudiendo dejarlo en blanco si no tiene, aquí indicaremos la marca o

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nombre comercial con el que se publicita el contacto seleccionado.• NIF: número de identificación fiscal (DNI, CIF o extranjero).• Persona de contacto: aquí introduciremos el nombre propio de la persona de contacto

habitual de la empresa en cuestión. Importante: este será el nombre que el sistemapropondrá automáticamente ante cualquier envío de correos electrónicos que se basen enla plantilla personalizable desde la sección de mis empresas.

• Contacto (tlfno, tlfno móvil, fax, móvil, etc): aquí podremos introducir tantos númeroscomo necesitemos, tanto de telefono móvil, como fijo, fax, etc.

• Email: dirección (solo una) de correo electrónico a la cual remitiremos los correos queenviemos cuando trabajemos con este contacto.

• Página web: dirección web de la página del cliente seleccionado.• Alta en el sistema: fecha en la que introdujimos al contacto en el sistema o si se prefiere,

la fecha con la que empezamos a trabajar con el. Así podremos por ejemplo establecercuanto tiempo hace de nuestra relación comercial con dicho contacto.

• Si el contacto esta marcado como cliente aparecerán campos específicos:◦ Forma de pago habitual: esta será la forma de pago que se aplicará por defecto a

cualquier documento en el que esté implicado este contacto. Esto no quiere decir quedicha forma de pago no se pueda cambiar en el documento.

◦ Número de trabajadores: numero de empleados trabajando de manera habitual en lasinstalaciones de nuestro cliente. Valor muy útil para realizar por ejemplo estimacionessobre consumos y servicios.

• Si el contacto esta marcado como proveedor aparecerán campos específicos:◦ Forma de pago habitual:

• Si el contacto esta marcado como empleado aparecerán campos específicos:◦ Extensión: si disponemos de una centralita telefónica (física o virtual) es posible que

queramos asignar un número de extensión al empleado en cuestión.◦ Fecha de contratación: fecha en la que se estableció el contrato de empleo con el

contacto seleccionado.◦ Sueldo: cantidad a percibir por el empleado por parte de la empresa.◦ Seguridad social: cantidad a abonar a la Seguridad Social por parte de la empresa.◦ Hacienda: cantidad a abonar a Hacienda por parte de la empresa, según el contrato

establecido con nuestro empleado.◦ Horas mensuales: número de oras de trabajo a realizar por nuestro empleado según

el contrato que hayamos establecido con el.◦ % comisión: si se trata de un empleado con objetivo comercial, introduciremos aquí el

porcentaje de comisión que este percibirá por cada acción comercial que realice.• Si el contacto esta marcado como externo aparecerán campos específicos:

◦ Coste por hora: cantidad a abonar por nuestra parte por cada hora de trabajo que eltrabajador externo nos facture.

◦ % comisión: si se trata de un trabajador externo cuyo trabajo tiene un enfoquecomercial, introduciremos aquí el porcentaje de comisión que este percibirá por cadaacción comercial que realice.

Direcciones y emplazamientosPodremos asociar las direcciones que necesitemos a cada contacto. Es importante darse cuentaque:

• Un cliente con varias delegaciones (aún en ciudades diferentes) será un único contacto

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mientras datos como su NIF o nombre sea el mismo. • En caso de que un contacto tenga múltiples direcciones, será imprescindible indicar

correctamente cual de ellas será la indicada para el envío postal, si deseamos quecualquiera de todos los documentos que gestiona Hermes, indique correctamente dichadirección de entre el resto.

• Cada dirección deberá contener como mínimo un emplazamiento en el que situarnuestras máquinas dentro de la explotación de nuestro cliente.

• Añadir: vincula una nueva dirección al contacto seleccionado.• Modificar: tanto al utilizar el doble click sobre la dirección como al utilizar este botón

podremos modificar el nombre de la calle, su población y los emplazamientos de esta.Cada dirección puede y debe contener además, diferentes emplazamientos. Unemplazamiento es una descripción mas detallada del lugar en concreto donde situaremoslas diferentes máquinas dentro de cada dirección. Así por ejemplo, el comedor, losvestuarios o la recepción de la nave industrial de nuestro cliente, pueden ser lugaresbastante distanciados que deberemos diferenciar correctamente.

• Eliminar: elimina la dirección o direcciones seleccionadas.

IBANAl igual que con las direcciones, cada contacto puede contener uno o varios números de cuentadefinidos por el formato bancario internacional IBAN (International Bank Account Number).

• Añadir: vincula un nuevo número de cuenta al contacto seleccionado.• Modificar: un número de cuenta en formato IBAN correcto tiene que cumplir con una serie

de requisitos que Hermes validará por nosotros. Así si el número de cuenta está incorrecto,lo veremos en color anaranjado, y si lo abrimos para editarlo veremos unos indicadores encolor rojo sobre que parte o partes podremos encontrar el motivo del error, que podremoscorregir adecuándolo a la numeración correcta.

• Eliminar: elimina el número o números de cuenta seleccionados.

ContabilidadAquí asignaremos las subcuentas contables personalizadas para cada contacto (400 clientes, 430proveedores, etc) dentro del cuadro de cuentas que escojamos.

MáquinasListado de todas las máquinas asignadas al cliente seleccionado, agrupadas por dirección yemplazamiento.

CanonAquí establecemos los detalles del tipo de comisiones o canon que pactamos con cada uno denuestros clientes. Si se han establecido bien los parámetros (tipo de canon, periodo computable,etc) y se han ido realizando correctamente los partes de carga, podremos obtenerautomáticamente las cantidades relativas a la imposición del canon para cada cliente. Para elloestableceremos diferentes “contratos de canon” en los que reflejaremos:

• Tipo de canon: ◦ Fijo por empresa: cuota fija a abonar a nuestro cliente en total.◦ Fijo por máquina: cuota fija a pagar a nuestro cliente por cada máquina gestionada.◦ Variable por recaudación: cuota variable según la recaudación que hayan tenido las

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máquinas de nuestro cliente.◦ Variable por servicios · Simple: cuota variable por número de servicios que hayan

realizado las máquinas que tengamos instaladas en nuestro cliente.◦ Variable por servicios · Detallado: cuota variable por número de servicios que hayan

realizado las máquinas que tengamos instaladas en nuestro cliente, distinguiendo eltipo de máquina de cada uno de esos servicios.

• Periodo: de vigencia de las condiciones establecidas en nuestro “contrato de canon”.• Empresa: aquí indicaremos cual de nuestras empresas es la encargada de gestionar el

“acuerdo o contrato” con el cliente seleccionado.• Día de pago: este será el día en el que Hermes automáticamente, genere los abonos a

realizar a nuestro cliente, según las condiciones establecidas en el contrato.

RecaudacionesAcceso directo a los resultados simplificados de las recaudaciones del cliente.

ServiciosAcceso directo a los resultados simplificados sobre número de servicios del cliente seleccionado.

ProductosAcceso directo a la información sobre los productos consumidos por cada cliente.

NóminasSi el contacto que hemos seleccionado es uno de mis empleados, se mostrará esta sección sondepodremos registrar los diferentes pagos de salario a percibir por el empleado a lo largo del tiempo.De esta manera podremos llegar a un cálculo de rentabilidad cada vez mas preciso.

Info• Observaciones (Público): observaciones sobre cualquier aspecto relativo al recibo

seleccionado.• Anotaciones (Privado): anotaciones privadas con respecto al recibo, que solo se

mostrarán a cierto tipo de usuarios con los suficientes privilegios para hacerlo.

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Mis empresas

Hermes es capaz de gestionar múltiples empresas. Desde aquí se gestionarán los diferentesaspectos de cada una, pasando desde el nombre de la empresa, hasta la gestión de lasdiferentes cuentas corrientes de esta.

Funcionalidades• Añadir: una nueva empresa.• Eliminar: la empresa o empresas seleccionadas.

Empresa• Nombre: de la personalidad jurídica de nuestra empresa.• Nombre comercial: o marca que utilizamos para identificarnos publicamente.• NIF: número de identificación fiscal que puede ser un DNI, un CIF o cualquiera que sea

necesario.• Teléfono: el teléfono principal de nuestra empresa.• Fax: si disponemos y utilizamos un fax, aquí rellenaremos el número.• Email: dirección de correo electrónico de nuestra empresa, que podrá aparecer o no

(según sea necesario) en los documentos impresos que generemos.• Página web: URL de la pagina web de nuestra empresa.• Almacén predeterminado: el almacén que se tomará por defecto cuando estemos

realizando operaciones que afecten a la empresa en cuestión.

Empresa

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DireccionesPodremos asociar las direcciones que necesitemos a cada contacto. Es importante darse cuentaque:

• Podemos tener varias delegaciones (aún en ciudades diferentes). • En caso de que dispongamos de múltiples direcciones, será imprescindible indicar

correctamente cual de ellas será la indicada para nuestros envíos postales, si deseamosque cualquiera de todos los documentos que gestiona Hermes, indique correctamentedicha dirección de entre el resto.

• Las direcciones que aparecen aquí, también aparecerán en la sección de almacenes,puesto que cada una cuenta con capacidad para albergar cualquier tipo de stock.

• Añadir: vincula una nueva dirección a la empresa seleccionada.• Modificar: tanto al utilizar el doble click sobre la dirección como al utilizar este botón

podremos modificar cualquiera de los datos de cada dirección (vease sección dealmacenes para una descripción de cada uno).

• Eliminar: elimina la dirección o direcciones seleccionadas.

IBANAl igual que con las direcciones, el caso mas común es que cada empresa maneje varios númerosde cuenta. Cada uno de ellos vendrá definido por el formato bancario internacional IBAN(International Bank Account Number). Podremos:

• Añadir: vincula un nuevo número de cuenta a nuestra empresa.• Modificar: un número de cuenta en formato IBAN correcto tiene que cumplir con una serie

de requisitos que Hermes validará por nosotros. Así si el número de cuenta está incorrecto,lo veremos en color anaranjado, y si lo abrimos para editarlo veremos unos indicadores encolor rojo sobre que parte o partes podremos encontrar el motivo del error, que podremoscorregir adecuándolo a la numeración correcta.

• Eliminar: elimina el número o números de cuenta seleccionados.

Plantilla EmailTexto predeterminado que llevarán los correos que se envíen desde la aplicación y que sustituirála palabra de control [contacto] por el nombre de la persona de contacto establecida en la secciónde agenda para cada uno de nuestros contactos.

SeriesLa serie de todos los documentos que generemos será por defecto la A. Aquí podremos asignaruna serie distinta para cada tipo de documento según sea de compra o de venta.

LegalSegún la forma jurídica de nuestra empresa, podremos rellenar una serie de datos u otros. Asítendremos:

• Autónomo: no tendremos que completar nada mas.• Comunidad: no será necesario ningún tipo de información adicional.• Empresa: al seleccionar esta opción apareceran una serie de campos que podremos

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rellenar si lo deseamos, relativos a la inscripción de nuestra empresa en el registromercantil (tipo de registro, ciudad de registro, tomo, libro, folio, sección, hoja, inscripción,asiento y diario).

ContabilidadAquí estableceremos cual es el cuadro de cuentas con el que trabajará nuestra empresa pordefecto. Además podremos establecer que subcuentas contables son las que hemospersonalizado para cada una de las cuentas bancarias de nuestra empresa.

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Informes

Impresión de informes con opciones de filtrado avanzadas en formato lista o detalle. En cadaapartado de la aplicación podemos realizar la impresión del tipo de informe mas común para ladinámica diaria. Sin embargo, para aquellos informes mas específicos y detallados, tendremosque acudir a esta sección donde podremos establecer criterios mas pormenorizados sobreaquellos datos a incluir en cada uno.

FuncionalidadesLa funcionalidad de los informes está sujeta a las secciones que cuentan con capacidadesavanzadas de filtro y configuración. De esta manera, en cada sección podremos establecer unaserie de filtros (acumulables entre si) para formular preguntas mas o menos elaboradas y mostrarel resultado de cada una en el formato que deseemos: listados con diferentes columnas,detallados, diferente ordenación, Excel, PDF, etc.

CalendarioInformes específicos sobre eventos incluidos en nuestro calendario. Filtros:

• Fechas: rango de fechas (mayor o igual y menor o igual) que deseamos incluir en elinforme generado.

• Prioridad: prioridad asignada a los eventos que queremos que aparezcan.

DocumentosInformes específicos sobre cada uno de los documentos implicados en un flujo comercial. Filtros:

• Tipo de documento: presupuestos, pedidos, albaranes o facturas.

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• Tipo de operación: de compra o de venta.• Fechas: rango de fechas (mayor o igual y menor o igual) que deseamos incluir en el

informe generado.• Trimestre: filtrar por el trimestre correspondiente a la operación.• Año: asignado a los documentos.• Serie: de los documentos que queremos obtener.• Contacto: titular del documento como cliente o como proveedor dependiendo del tipo de

operación.• Empresa: cual de mis empresas está vinculada a la operación.• Comercial: contacto vinculado a la operación comercial como comisionista de esta.• Total (mayor que • menor que): seleccionaremos aquellos documentos cuyo importe total

supere la cantidad indicada como menor que y a la vez no superen el limite superiorespecificado.

• Origen / Destino: estableceremos un filtro según el origen o destino del stock,dependiendo de si se trata de una compra o una venta.

• Estado: estado actual de los documentos que deseamos incluir en el informe.

Cobros y pagosInformes específicos sobre cobros o pagos implicados en un flujo comercial. Filtros:

• Tipo de operación: indicamos si se trata de pagos a realizar por nosotros o de cobros arecibir.


• Trimestre: filtramos por el trimestre correspondiente a la operación.• Año: asignado a los pagos o a los cobros que buscamos.• Serie: asignada a los cobros o pagos que buscamos.• Contacto: acreedor o deudor establecido en cada deuda.• Empresa: cual de mis empresas esta asociada a la deuda.• Total (mayor que • menor que): seleccionaremos aquellos documentos cuyo importe total

supere la cantidad indicada como menor que y a la vez no superen el limite superiorespecificado.

• Estado: estado actual de la deuda.

AgendaInformes específicos sobre los contactos registrados en nuestra agenda. Filtros:

• Tipo de contacto: cliente, proveedor, empleado o externo.• Ruta: a la que está vinculado el contacto a través de las máquinas que tiene asignadas.• Actividad reciente: obtenemos aquellos contactos que han tenido una actividad reciente

desde la fecha indicada marcada por algún tipo de información relevante tal como facturas,partes de algún tipo, etc.

MáquinasInformes específicos sobre las máquinas gestionadas por nuestra empresa. Filtros:

• Tipo de máquina: podemos marcar un tipo o varios a la vez.• Contacto: nombre del cliente en el que están emplazadas las máquinas.• Empresa: cual de nuestras empresas tiene la titularidad de las máquinas.

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• Ruta: a la que se vinculan las máquinas a través del cliente en el que están emplazadas.• Localización: mas detallada de la situación actual de las máquinas dentro de cada cliente.

PartesInformes específicos sobre los partes de trabajo generados. Filtros:

• Tipo de parte: solo podremos seleccionar a la vez un tipo de entre incidencias,mantenimientos, traslados, limpiezas, cargas de maquinas o de de vehículos.


• Año: asignado a los partes que buscamos.• Estado: actual de cada uno de los partes.• Contacto: cliente final sobre el que se realizó el trabajo a través de alguna máquina o

directamente.• Ruta: vinculada al parte.• Origen: de los artículos vinculados en el trabajo si lo hubieran.• Destino: localización pormenorizada del lugar en el que se realizó la intervención.

Configuración• Listado: generaremos un informe con forma de listado según los filtros que hayamos

establecido, ordenado según indiquemos mas adelante y con las columnas establecidas enla parte derecha de la ventana.

• Detalle: los informes en formato detalle hacen uso de las plantillas personalizadas porcada tipo de elemento. Así por ejemplo, al solicitar los documentos que sean facturas deventa del mes de Enero, obtendremos la impresión de cada una de esas facturas porseparado y según el diseño que se haya dispuesto según nuestra personalización.

• Ordenado por: estableceremos cual de todos los campos dispuestos en el informe será elque decida como lo visualizaremos. Por ejemplo, máquinas ordenadas por código, porfabricante o por nombre.

• Formato: aquí estableceremos el formato de salida de los informes que solicitemos, dichosformatos en principio, pueden ser:◦ PDF: Portable Document Format, se trata de un tipo de fichero muy extendido, que es

capaz de ser abierto e impreso por multitud de aplicaciones disponibles de maneragratuita.

◦ Excel: este formato definido por Microsot para su aplicación de hojas de cálculo dentrodel paquete de aplicaciones Microsoft Office, está ampliamente extendido, por lo quepodremos trabajar con estos ficheros tanto desde la misma aplicación Excel comodesde otras opciones gratuitas como LibreOffice, OpenOffice, etc.

ColumnasSolo disponible al seleccionar informes en formato listado indicado en la columna deconfiguración. Aquí podremos establecer:

• Las columnas que queremos que aparezcan en el listado.• El tamaño que deseamos que tenga cada una.• La posición de cada columna en el listado de izquierda a derecha.

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ContabilidadHermes cuenta con ciertas capacidades contables que se van mejorando e incrementando concada versión. Actualmente la gestión contable disponible está enfocada a facilitar en todo loposible, el traspaso de la información de gestión hacia otras soluciones contables mas o menosextendidas (ContaPlus, A3, etc), aunque en cualquier caso, esta, también es una utilidadpersonalizable para cada usuario.A lo largo de las diferentes secciones de la aplicación hemos ido encontrando subsecciones quehacen referencia a detalles contables (en agenda, en compras, ventas, cobros, pagos, etc). Encada una de ellas hemos podido o bien configurar ciertos aspectos específicos como lassubcuentas que deseamos asociar a un contacto o directamente, la generación de los asientoscontables relativos a una factura de venta. En esta sección accederemos a toda esa informaciónde manera unificada, cumpliendo además con el objetivo de sacarla de Hermes para llevarla aotras aplicaciones.

• Cuadro de cuentas

El cuadro de cuentas reúne todas las cuentas y subcuentas en el que nos basaremos a la hora decontabilizar los diferentes conceptos que Hermes es capaz de manejar. Importante: trataremoscomo cuenta todo aquel concepto del cuadro de cuentas que por definición es fijo y no puedemodificarse ni eliminarse de dicho cuadro (600, 400, 300, etc). Una subcuenta será todo aquelconcepto que hemos creado nosotros mismos (vinculado siempre a las cuentas o conceptosobligatorios marcados por el plan contable) y que por tanto podremos modificar o eliminarlibremente. Podremos añadir tantas subcuentas como sean necesarias, personalizándolas al niveldel uso que queramos darle a cada una en función de su cuenta padre asignada. En principioencontramos dos cuadros de cuentas:

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• Cuadro de cuentas genérico que no podremos modificar y que utilizaremos a modo dereferencia contable según indica el PGC (Plan General Contable).

• Cuadro de cuentas personalizable sobre el cual trabajaremos añadiendo, eliminando ymodificando las subcuentas necesarias.

FuncionalidadesAl modificar un cuadro de cuentas accederemos a una ventana deslizante que nos permitirápersonalizar la siguiente información:

• Nombre: asignado al cuadro de cuentas que aunque inicialmente viene establecido,podremos modificar si queremos.

• Nivel desglose subcuentas: indica la cantidad de dígitos que asignaremos a cada una denuestras subcuentas. Importante: a diferencia de la mayoría de aplicaciones contables,Hermes permite cambiar la longitud asignada en cualquier momento, por lo que podremosajustarla según las necesidades de exportación que tengamos en cada momento.

• Configuración: aquí estableceremos que cuentas de todo nuestro cuadro, son lasmarcadas como relevantes según el uso que necesitemos darle. Así, será necesariodestacar sobre el resto de cuentas, cuales son las indicadas para:◦ 600 • Compra de mercaderías.◦ 700 • Ventas de mercaderías.◦ 400 • Proveedores.◦ 430 • Clientes.◦ 472 • Hacienda pública, IVA soportado.◦ 477 • Hacienda pública, IVA repercutido.

Subcuentas• Añadir: añade una nueva subcuenta como hija de la cuenta o subcuenta que tengamos

seleccionada en ese momento.• Modificar: solo podremos modificar el número y el nombre de las subcuentas que

hayamos generado nosotros, no de las cuentas, que por definición son fijas dentro denuestro cuadro.

• Eliminar: la subcuenta seleccionada.

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• Libro diario

El Libro diario de contabilidad recoge todos los apuntes o asientos contables realizados durante elperiodo contable. Cada diario irá vinculado a una de nuestras empresas, contará con surespectivo cuadro de cuentas y tendrá un periodo de vigencia concreto.

Funcionalidades• Añadir: un nuevo libro diario.• Modificar: abre una ventana deslizante en la que podremos modificar los datos del libro

diario: empresa a la que se asocia, fecha de inicio y de fin de la vigencia del libro y cuadrode cuentas con el que trabaja.

• Eliminar: elimina el diario o diarios seleccionados.

Asientos• Añadir: añade un nuevo asiento en blanco que podremos completar según necesitemos.• Generar: genera automáticamente una serie de asientos relativos a los asuntos que

Hermes es capaz de contabilizar de esta manera y que cumplan con los requisitos queestablezcamos:◦ Conceptos contabilizables: facturas, cobros o pagos.◦ Tipo de operación: compra o venta.◦ Fechas: periodo al que corresponde la operación que deseamos contabilizar.◦ Año: de la operación.◦ Contacto: asociado a la operación.◦ Serie: asociada al concepto contable.

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◦ Total (mayor que • menor que): seleccionaremos aquellos conceptos cuyo importetotal supere la cantidad indicada como menor que y a la vez no superen el limitesuperior especificado.

• Eliminar: elimina el asiento o asiento seleccionados.

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• Libro mayor

El libro mayor contable recoge los saldos acumulados de cada una de las cuentas o subcuentascon las que hemos trabajado y reflejado en asientos correspondientes a cualquiera de nuestroslibros de diario. Cada cuenta o subcuenta seleccionada del cuadro de cuentas escogido, semostrará con la clásica forma de “T” contable, mostrando Debe, Haber y su saldo acreedor odeudor correspondiente.

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• Libro diario. Exporta

Desde aquí podremos establecer que asientos empaquetaremos para ser exportadosposteriormente a otras aplicaciones de contabilidad

• Libro diario: desde el que recopilaremos los asientos que cumplan con los criterios quevamos a establecer según los filtros seleccionados.

• Conceptos contabilizables: de los datos de los asientos que exportaremos (de facturas,de pagos o de cobros).

• Tipo de operación: de compra o de venta.• Fechas: rango de fechas (mayor o igual y menor o igual) que deseamos incluir en la

exportación.• Año: vinculado a los asientos contables que deseamos exportar.• Contacto: enlazado a los asientos.• Serie: de los conceptos indirectamente vinculados a los asientos.• Total (mayor que • menor que): seleccionaremos aquellos asientos cuyo importe total

supere la cantidad indicada como menor que y a la vez no superen el limite superiorespecificado por menor que.

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VariosLas mayoría de la información que se recoge en estas secciones ya viene establecidainicialmente, aún así, como hemos mencionado anteriormente, su corrección está relacionada conla consistencia de la información recogida en otras secciones. Esta compuesta por:

• Bancos• Ciudades• Formas de pago• Configurador de informes• Contadores• Utilidades• Configuración

• Bancos

Aquí recogemos una amplia colección de diferentes entidades bancarias existentes en todo elmundo. Aunque inicialmente contamos con un listado bastante extenso de entidades, seríaconveniente verificar e incluir aquí cualquier modificación respecto a las entidades bancarias conlas que trabajemos, definiendo información como nombre, código de entidad o código BIC(imprescindible para la transmisión de documentos que cumplan con las normas vigentesestablecidas por SEPA).

Funcionalidades• Añadir: añade una nueva entidad bancaria a la lista.• Imprimir: un listado con todos los bancos registrados.

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• Eliminar: la entidad o entidades bancarias seleccionadas.

BancoTan solo tendremos que completar la información relativa a nombre, código de la entidad y su BICcorrespondiente.

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• Ciudades

Todas las poblaciones necesarias para el correcto funcionamiento de nuestra empresa, serecogerán aquí. Inicialmente cuenta con la mayoría de pueblos y códigos postales de Españaasociados correctamente a su provincia, comunidad y país, sin embargo, al igual que los bancos,podremos acudir aquí para dar de alta cualquier lugar que necesitemos.

Funcionalidades• Países. Nombre y código ISO 3166 (imprescindible si queremos emitir remesas de

recibos):◦ Añadir: un nuevo país a la lista.◦ Eliminar: el país seleccionado.

• Comunidades:◦ Añadir: una nueva comunidad al país seleccionado.◦ Eliminar: la comunidad seleccionada.

• Provincias:◦ Añadir: una nueva provincia a la comunidad autónoma seleccionada.◦ Eliminar: la provincia seleccionada

• Ciudades. Nombre y código postal (C.P.) de cada población:◦ Añadir: una nueva ciudad a la provincia seleccionada.◦ Eliminar: la ciudad seleccionada.

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• Formas de pago

El sistema guarda tantas versiones de formas de pago diferentes como se deseen. Estas nosdicen la manera en la que se realizarán los pagos o cobros de los diferentes documentosasociados a cada configuración (facturas, abonos, canon, etc).

Funcionalidades• Añadir: una nueva forma de pago.• Imprimir: listado con las distintas formas de pago existentes.• Eliminar: la forma o formas de pago seleccionadas.

Forma de pago• Nombre: cualquier descripción que deseemos asignarle a una forma de pago.• En efectivo: indica si la forma de pago tiene total o parcialmente este sistema de pago.• Transferencia: esto indicará al sistema que hay bancos vinculados a la operación.• Día de pago: forzará a que la fecha del pago o cobro coincida con el número de día

indicado en este campo si este es diferente de 0.

Plazos• Plazos: son los que definen la forma de pago dándole un sentido mas allá del nombre.

Están estrechamente vinculados con la generación de los pagos/cobros asociados acualquier tipo de documento de pago.◦ Cantidad a pagar / cobrar: dependiendo de nuestra selección podrá ser una cantidad

fija (100 €, 20 € , etc) o un porcentaje sobre la cantidad manejada en la operación.

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◦ Tipo: define la periodicidad del aplazamiento:▪ En: tiempo constante desde la fecha de operación (en 10 días desde la compra,

etc.)▪ Cada: se tratará de un plazo repetitivo en el tiempo (cada mes, cada 15 días, etc).

◦ Periodo: cuantifica el tiempo que pasará desde la creación de la deuda, hasta elvencimiento de esta junto con lo que hallamos definido en el punto anterior de tipo.

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• Configurar informes

Hermes ofrece la posibilidad de configurar hasta el mas mínimo detalle en lo referente a laimpresión de cualquier tipo de documento, tanto en detalle (facturas, albaranes, partes de carga,etc) como en forma de listado. En este apartado podemos configurar la forma de los informes enforma de listado (listado de rutas, de partes para el día, etc).

FuncionalidadesDentro de cada informe habrá una serie de configuraciones que podremos modificar a nuestrogusto. Entre los diferentes campos que podemos modificar, tenemos:

• Título:• Orientación:• Mostrar logotipo:• Alternar color de las filas:• Encabezado de las columnas:• Tamaño de la letra:• Alineación:• Color del texto:• Color del fondo:• Recuadro:

Columnas• Arrastrar las columnas y cambiar el orden en que se mostrarán.• Añadir columna entre las diferentes opciones en cada tipo de informe.

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• Modificar: título, ancho automático, alineación del texto.• Eliminar: ocultar la columna seleccionada.

En cada columna podremos establecer los siguientes campos:• Título: que queremos que aparezca en el encabezado de la columna.• Ancho automático: se calcula automáticamente el ancho de la columna adecuándolo en

lo posible al ancho disponible del documento en función del resto de columnas quedeseamos que aparezca en el listado.

• Ancho: en caso de no desear el cálculo automático, lo estableceremos manualmente.• Alineación: del texto dentro de la columna:

◦ Izquierda.◦ Centrado.◦ Justificado.◦ Derecha.

• Función: podemos necesitar que al final de cada columna, dentro de lo posible (según losdatos que esta contenga), aparezca el resultado de aplicar alguna de las siguientesfunciones a los datos contenidos por cada una:◦ Suma: de cada uno de los valores contenidos en cada fila de la columna sobre la que

se aplica.◦ Cuenta: el número de registros o filas obtenidos.◦ Cuenta Si: guarda la cuenta de los registros que cumplen con el criterio establecido

como positivo. Dichos valores deben ser de la naturaleza verdadero o falso siqueremos que la función obtenga algún resultado. Por ejemplo los partes estaránrecaudados o no lo estarán.

◦ Cuenta No: guarda la cuenta de los registros que cumplen con el criterio establecidocomo negativo. Dichos valores deben ser de la naturaleza verdadero o falso siqueremos que la función obtenga algún resultado.

◦ Cuenta si valor: acumula la cuenta de los valores que cumplen con el criterioestablecido como comparación de manera mas flexible. Por ejemplo, el número defacturas de la serie A que obtenemos en un listado.

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• Contadores

Aquí podremos modificar las numeraciones que la aplicación gestiona automáticamente. Númerode factura de venta, de albarán de compra, número del siguiente parte de carga, etc). En estasección podremos acceder a cada uno de estos valores para modificarlos según nos convenga.

FuncionalidadesModificar el valor del siguiente valor a asignar a cada elemento numerado.

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• Utilidades

Este será nuestro cajón de sastre, en él podremos encontrar aquellas utilidades que nos facilitaránel trabajo repetitivo, realizando tareas que resultarían muy pesadas y costosas, en solo un par depasos.

Funcionalidades• Cambiar I.V.A. / R.E.: con los continuos incrementos de impuestos, ya no resulta raro el

tener que modificar la cantidad de IVA / R.E. de nuestros artículos en catálogo. Con estasimple acción modificaremos esta cantidad sobre los miles de artículos del catálogo en unsimple golpe de ratón y sin costosas actualizaciones de por medio.

• Coordenadas: podremos actualizar las coordenadas (longitud y latitud) de las direccionesválidas presentes en el sistema.

• Cambiar tipo de artículos: es posible que hallamos dado de alta en nuestro catálogo unproducto como un servicio, un servicio como un producto o una maquina de café como derefrescos. Mediante esta opción, podremos cambiar el tipo de un artículo determinado parano tener que eliminarlo y crearlo de nuevo.

• Fusionar productos: puede que demos de alta varias veces un mismo artículo en elcatálogo y hallamos trabajado con cada uno por separado aún siendo el mismo. Estasituación potencialmente

• 0 necesidades: podemos establecer que la cantidad de producto necesario en cadamáquina, sea 0, para realizar cargas completas desde 0.

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F.A.Q. (Preguntas frecuentes)

¿Cuando se generan las cargas?

El sistema genera los partes de carga que estén planificados de un día para otro, cuandogeneralmente no hay nadie trabajando. La hora de creación es entre las 05:00 y las 06:00 de lamañana.

Esto puede variar en función de algún tipo de necesidad especial, o deshabilitase totalmentebajo petición. También bajo petición se pueden mover las cargas pendientes del día anterior alactual automáticamente antes de generar las cargas.

¿He iniciado la creación automática de cargas y pasado un tiempo no aparece ninguno?

Al terminar el proceso de generación automática el listado de partes de actualizará por si solo,pero a veces el sistema tarda un poco mas de lo esperado en generarlo todo (si es una grancantidad), por lo que no apreciaremos ningún cambio en la lista. Tranquilo, los partes están ahíaunque no los veamos todavía, la generación queda inhabilitada durante unos minutos, peropodremos ver nuestros partes pulsando sobre el botón “Recargar” situado encima de la lista departes.

¿Que pasa si decido generar todos los partes y ya se habían generado anteriormente?

El sistema detectará que ya había una generación anterior y ofrecerá las siguientes alternativas alusuario:

• Si: eliminaremos los partes anteriormente existentes y volveremos a crearlos desde 0.• No: dejamos los partes anteriores intactos y generamos solo los nuevos partes que

aparecieran por posibles incorporaciones de nuevas máquinas en una ruta o cambios en laplanificación de cargas o mantenimientos sobre alguna máquina en el sistema.

• Cancelar: cancelamos la creación automática de partes y dejamos las cosas como están.

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Partes de trabajo

Mucha de la información sensible manejada por Hermes viene reflejada en forma de parte, detrabajo, de carga, incidencia, etc. Para que quede constancia del trabajo realizado a todos losniveles, sería aconsejable no olvidar el mantenimiento de los partes de traslado, de limpieza o demantenimiento. Así después de comprar una máquina que se depositó en el almacén principal dela empresa, sería correcto trasladarla al cliente mediante un parte de traslado, que actualizará sulocalización automáticamente.

¿Como puedo saber todo lo facturado a un cliente?

Tan sencillo como escribir su nombre o parte de el en el buscador correspondiente al tipo dedocumento que deseemos (en este caso, facturas) y Hermes nos mostrará solo lo correspondientea dicho contacto, junto a una cuenta de cuantos documentos son y la suma total del importe quesuponen.

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