GUIDE DU COLLABORATEUR JURISOURCE - …img.ekocard.ekoforms.com/prj/Guide du collaborateur version 1.4.pdf · Le présent Guide vous aidera à utiliser l’interfae We du Portail

GUIDE DU COLLABORATEUR

JURISOURCE.CA

Guide du collaborateur – version 1.4 | Jurisource.ca

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TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION ....................................................................................................................................................................... 3

CLARIFICATION DES TERMES................................................................................................................................................... 3

OUVRIR UNE SESSION ............................................................................................................................................................. 3

LA PAGE D’ACCUEIL ................................................................................................................................................................. 4

AJOUTER UNE RESSOURCE DANS LE PORTAIL ........................................................................................................................ 5

FIL D’ARIANE ......................................................................................................................................................................... 11

SOUMETTRE VOS RESSOURCES............................................................................................................................................. 12

ADMINISTRER VOTRE PROFIL D’ORGANISME ET VOS CODES D’ACCÈS ................................................................................ 12

STATISTIQUES ........................................................................................................................................................................ 13

AIDE ....................................................................................................................................................................................... 13

FERMER VOTRE SESSION ....................................................................................................................................................... 13

ANNEXE A – CONSEILS POUR CHOISIR DES MOTS CLÉS EFFICACES ...................................................................................... 14


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INTRODUCTION

Le présent Guide vous aidera à utiliser l’interface Web du Portail des ressources juridiques et jurilinguistiques du Canada. Au

moyen de cette interface Web, vous pourrez publier vos ressources juridiques et jurilinguistiques dans le Portail, et en faire

l’administration.

Le Portail contient des ressources qui sont disponibles soit en français seulement, en anglais seulement ou dans les

deux langues. Cependant, le Portail est offert en français seulement pour le moment.

CLARIFICATION DES TERMES

Dans le présent Guide, nous utilisons les termes suivants :

Fiche descriptive : Ce terme représente la fiche descriptive associée à une ressource. La fiche contient le titre de la

ressource, une description, les domaines de droit auxquels se rattache la ressource, le ou les auteurs, etc.

Ressource : Ce terme représente la ressource en soi. Il peut s’agir d’un document PDF, d’un document Word, d’une

page Web, d’un site Internet, etc.

Il y a donc une fiche descriptive pour chaque ressource.

OUVRIR UNE SESSION

Pour ouvrir une session, visitez le www.jurisource.ca/admin.

Inscrivez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe dans les cases appropriées, puis cliquez sur

Si vous avez oublié votre nom d’utilisateur, votre mot de passe ou les deux, cliquez sur « Oublié votre nom d’utilisateur ou votre

mot de passe? ». Le système vous demandera d’inscrire votre adresse de courrier électronique, puis vous enverra ces

informations.


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LA PAGE D’ACCUEIL

Votre page d’accueil affiche la liste de toutes les ressources que votre organisme a versées dans le Portail.

À partir de cet écran, vous pouvez faire ce qui suit :

Faire une recherche parmi vos fiches en inscrivant des termes de recherche dans la boîte de recherche située en haut à

droite. Lorsque vous inscrivez quelque chose dans la boîte de recherche, l’affichage s’ajuste en temps réel pour

montrer les résultats de recherche pertinents – vous n’avez donc pas à cliquer sur un bouton pour lancer la recherche.

Créer une nouvelle fiche en cliquant sur

Trier la liste des ressources en cliquant sur les titres des colonnes (Titre français, Publiée par, État)

Visionner une fiche en cliquant sur le titre de la ressource ou sur

Modifier une fiche en cliquant sur

Supprimer une fiche en cliquant sur

Décider du nombre de fiches à afficher en cliquant sur « Afficher » et en sélectionnant le nombre de fiches désiré


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AJOUTER UNE RESSOURCE DANS LE PORTAIL

Pour ajouter une ressource dans le Portail, cliquez sur afin de créer une fiche descriptive pour la ressource.

Vous verrez ensuite le formulaire à remplir pour créer une nouvelle fiche.

Les infobulles contiennent des renseignements pour vous aider à remplir le formulaire.

Le formulaire présente également des exemples pour certains champs, comme c’est le cas pour les champs « Nom de l’organisme

qui a élaboré la ressource », « Auteur(s) », etc.

Il est important de remplir le formulaire aussi pleinement et exactement que possible afin qu’il soit facile pour les utilisateurs du

Portail de trouver vos ressources au moyen du moteur de recherche.

Lorsque vous avez terminé de remplir le formulaire, cliquez sur pour sauvegarder votre fiche.


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Remarque : Veuillez créer des fiches descriptives pour les ressources de votre organisme seulement. Si vous aimeriez nous suggérer

l’ajout d’une ressource qui a été élaborée par un autre organisme, n’hésitez pas à communiquer avec l’administrateur du Portail au

[email protected] et nous nous ferons un plaisir de communiquer avec l’organisme en question afin d’ajouter leur ressource à

Jurisource.ca.

DIRECTIVES POUR REMPLIR LE FORMULAIRE

Le tableau suivant présente :

les champs qui figurent dans le formulaire;

des exemples de la bonne façon de remplir ces champs;

les directives pour remplir chaque champ.

Les champs précédés d’une astérisque * sont obligatoires. Vous ne pourrez pas sauvegarder votre ressource si vous n’avez pas

rempli tous les champs obligatoires.

Nom du champ Directives

* De quelle catégorie de ressource s’agit-il?

Sélectionnez le type de ressource qui s’applique à la ressource que vous désirez ajouter dans le Portail. Remarque : Les ressources d’intérêt général sont des ressources qui ne sont ni juridiques ni jurilinguistiques à proprement parler, mais qui appuient les professionnels du secteur de la justice dans leur travail. Il peut s’agir d’études, de rapports statistiques, etc. Les ressources jurilinguistiques sont des ressources comme des lexiques, des dictionnaires, des banques terminologiques, des chroniques linguistiques, des points de langue, etc. Ce sont des ressources qui, entre autres, aident les professionnels à rédiger des documents juridiques ou à les traduire. Exemple :

Juridique Jurilinguistique

D’intérêt général

* Langue de la ressource Indiquez dans quelle(s) langue(s) la ressource est disponible. Remarque : Même si la ressource est disponible en anglais seulement, vous devrez inscrire une description et des mots clés en français. Cela est nécessaire pour assurer le bon fonctionnement du moteur de recherche. De plus, veuillez noter que les champs affichés dans le formulaire s’ajusteront selon votre sélection. Par exemple, si vous sélectionnez « Français seulement », les champs « Titre (anglais) », « Description (anglais)», etc., n’apparaîtront pas. Exemple :

Français seulement Anglais seulement Français et anglais

mailto:[email protected]


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* Nom de l’organisme qui a élaboré la ressource

Indiquez le nom de l’organisme qui a élaboré la ressource (et non le nom de l’organisme qui soumet la ressource). Par exemple, si votre organisme se nomme XYZ et que vous publié une ressource qui a été élaborée par l’organisme ABC, le nom de l’organisme qui a élaboré la ressource est l’organisme ABC (et non le nom de l’organisme pour lequel vous travaillez). Veuillez écrire le nom de l’organisme au long et indiquer le sigle ou l’acronyme entre parenthèses, s’il y a lieu. Exemple : Association des juristes d’expression française de l’Ontario (AJEFO)

* Auteur(s) Veuillez indiquer le prénom, puis le nom de famille de la personne qui a préparé le document, ou le nom de l’organisme qui a élaboré le document. S’il y en a plusieurs, séparer les noms au moyen d’une virgule et d’un espace. . Exemple : Albert Camus, Ginette Reno, Association des professeurs de droit

Co-auteurs(s) ou collaborateur(s)

Veuillez indiquer le prénom, puis le nom de famille du co-auteur, ou le nom de l’organisme qui a co-élaboré le document, s’il y a lieu. S’il y en a plusieurs, séparer les noms au moyen d’une virgule et d’un espace. Exemple : Margaret Atwood, Jacques Cousteau, Organisation mondiale des jurilinguistes

* Titre français Indiquez le nom complet de la ressource en français. Ce champ est toujours obligatoire. Si votre ressource n’est disponible qu’en anglais, vous devez tout de même indiquer un titre dans ce champ. Vous pouvez soit traduire le titre en français ou inscrire le titre anglais. Exemple : Guide pour l’enregistrement des ressources dans le Portail des ressources juridiques et jurilinguistiques

Titre anglais

Ce champ est obligatoire si la ressource est disponible en anglais seulement ou si elle est disponible dans les deux langues. Indiquer le nom complet de la ressource en anglais.

* Domaines de droit Sélectionnez tous les domaines de droit qui s’appliquent à la ressource. Si le domaine de droit ne figure pas dans la liste, sélectionnez « Autre » et précisez le domaine de droit dans le champ vide.

* Courte description de la ressource (français)

Résumez, en quelques lignes, en quoi consiste la ressource. Exemple : Directives sur l’enregistrement des ressources dans le Portail des ressources juridiques ou jurilinguistiques au moyen du formulaire électronique.


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Courte description de la ressource (anglais)

Résumez, en quelques lignes, en quoi consiste la ressource. Ce champ est obligatoire si la ressource est disponible en anglais seulement ou si elle est disponible dans les deux langues. Exemple : Instructions on how to use the online form to add resources in the Portal.

* Mots clés (français) Les mots clés jouent un rôle très important pour le moteur de recherche. Il est donc primordial d’utiliser des mots clés efficaces. Les mots clés doivent se rapporter aux sujets et aux thèmes abordés dans le document. Veuillez séparer les mots clés par une virgule. Voir l’annexe A pour des conseils sur le choix de mots clés efficaces. Exemple : enfant, divorce, médiation, famille, familial, familiale

Mots clés (anglais) Ce champ est obligatoire si la ressource est disponible en anglais seulement ou si elle est disponible dans les deux langues. Les mots clés jouent un rôle très important pour le moteur de recherche. Il est donc primordial d’utiliser des mots clés efficaces. Les mots clés doivent se rapporter aux sujets et aux thèmes abordés dans le document. Veuillez séparer les mots clés par une virgule. Voir l’annexe A pour des conseils sur le choix de mots clés efficaces. Exemple : child, children, kid, kids, divorce, mediation, family

Renseignements supplémentaires sur la ressource

S’il y a d’autres renseignements que vous aimeriez fournir sur la ressource, vous pouvez les indiquer dans ce champ. Exemple : Cette ressource a été élaborée afin d’aider les contributeurs à bien remplir le formulaire électronique. L’enregistrement de bonnes données sur les ressources permet aux utilisateurs du Portail de trouver les ressources plus facilement.

* Publics cibles Sélectionnez tous les publics cibles à qui s’adresse la ressource. Si le public cible désiré ne figure pas dans la liste, sélectionnez « Autre » et précisez le public cible désiré dans le champ vide. Exemple :

Grand public Juristes Chercheurs Étudiants Professeurs Autre

Nouveaux arrivants


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* Date originale de publication

Indiquez la date originale à laquelle la ressource a été publiée en utilisant le format AAAA-MM-JJ. Le mois et le jour sont optionnels. Exemple : 2010-05-10 Ou 2012

Date de la dernière modification

Indiquez la date à laquelle la ressource a été modifiée la dernière fois, en utilisant le format AAAA-MM-JJ. Le mois et le jour sont optionnels.

* À quelle(s) région(s) s’applique cette ressource?

Sélectionnez la ou les régions pour lesquelles la ressource est pertinente. Exemple :

Tout le Canada Alberta Colombie-Britannique Île-du-Prince-Édouard Manitoba Nouveau-Brunswick

* Type de ressource Sélectionnez le ou les types qui s’appliquent à la ressource. Si le type désiré ne figure pas dans la liste, sélectionnez « Autre » et précisez-le dans le champ vide. Exemple :

Chronique Guide Feuillet Lexique Atelier Formation

* Format Sélectionnez tous les formats applicables. Si le format ne figure pas dans la liste,

veuillez sélectionner « Autre » et préciser le format désiré dans le champ vide. Exemple :

Audio Vidéo PDF Webinaire Web (page Web / site Internet) Papier Autre


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* Comment accéder à la ressource

Indiquez comment les utilisateurs peuvent accéder à la ressource. Vous pouvez sélectionner plus d’une option si cela est applicable. Exemple :

Accès gratuit Accès payant Nécessite un code d'accès Autre

Précisions sur l’accès S’il y a des précisions quant à la façon d'accéder à la ressource, veuillez les indiquer

ici. Exemple : Pour accéder au formulaire d’entrée, vous devez obtenir un code d’accès auprès de l’AJEFO en envoyant un courriel au [email protected].

Vous pouvez télécharger le ou les documents associés à votre ressource OU indiquer une adresse Internet pour y accéder OU faire les deux Adresse Internet pour accéder directement à la ressource

Veuillez indiquer l’adresse Internet permettant d’accéder directement à la ressource (et non une adresse Internet qui permet d’accéder à une page qui contient un lien vers la ressource). Donc, si votre ressource est un document PDF, insérez un lien directement vers le document PDF. Pour obtenir ce lien, cliquez sur la ressource PDF. Celle-ci s’ouvrira dans une autre fenêtre et vous pourrez faire un copier-coller de l’adresse Internet. Exemple : www.ajefo.ca/ressource.pdf Si votre ressource est disponible en français et en anglais, vous pouvez indiquer l’adresse Internet pour accéder à la ressource dans chaque langue.

Télécharger la ressource Ce bouton vous permet de télécharger une ressource dans le Portail. Si la ressource est disponible en français et en anglais, vous pouvez télécharger la ressource dans chaque langue.

Documents complémentaires Un document complémentaire est un document qui a un lien direct avec la ressource, et non un document qui devrait constituer une ressource en soi. Exemples : liste des sources utilisées pour élaborer la ressource; une autre version de la même ressource, comme une présentation PPT fondée sur la ressource; une version dans une autre langue que le français ou l’anglais. Vous pouvez télécharger jusqu’à 6 documents complémentaires. Vous pouvez fournir une description pour chaque document complémentaire téléchargé. Cela aidera les visiteurs du Portail à comprendre en quoi consiste chacun de vos documents complémentaires avant qu’ils les téléchargent. Remarque importante : Il est recommandé d’enlever les accents (é, è, à, ç. ï), virgules ( , ; ), apostrophes et caractères spéciaux (@, #, ?, etc.) des noms de vos

mailto:[email protected]

http://www.ajefo.ca/ressource.pdf


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fichiers avant de les télécharger. P. ex. pour un document nommé « Arrêt d’hier.doc », le renommer « Arret hier.doc ».

FIL D’ARIANE

Au haut de toutes les pages de l’interface d’administration, vous trouverez un fil d’Ariane qui vous aidera à vous situer

dans le portail. Le fil d’Ariane vous indique à tout moment où vous êtes et le chemin que vous avez pris pour vous y

rendre. Vous pouvez cliquer sur les éléments du fil d’Ariane pour retourner en arrière.

Exemple du fil d’Ariane

Fil d’Ariane


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SOUMETTRE VOS RESSOURCES

Une fois que la ressource est soumise, elle est envoyée à l’administrateur du Portail aux fins d’approbation. L’administrateur du

Portail vérifiera que des mots clés efficaces ont été choisis pour la ressource et qu’il n’y a aucune erreur dans les données soumises

afin d’assurer un fonctionnement optimal de la bibliothèque virtuelle. L’administrateur du Portail n’apportera aucune modification à

la ressource en soi. Une fois que la ressource est approuvée, elle sera publiée dans le Portail.

ADMINISTRER VOTRE PROFIL D’ORGANISME ET VOS CODES D’ACCÈS

Seuls les collaborateurs en chef ou les collaborateurs qui publient à titre personnel (professeurs, chercheurs, etc.)

peuvent modifier le profil de leur organisme. Cependant, tous les collaborateurs peuvent administrer leurs codes

d’accès.

Le bouton « Administrer codes d’accès et profil », situé sur la barre de navigation noire au haut de l’écran, vous

permet d’administrer le profil que verront les visiteurs du Portail s’ils consultent le profil de votre organisme.

Pour créer votre profil d’organisme, cliquez sur « Modifier les codes d’accès et le profil » en haut à droite. Vous

verrez ensuite un formulaire qui vous permettra de créer votre profil.

En ce qui concerne votre logo, veuillez noter qu’il est conseillé d’ajuster la taille de votre image afin qu’elle

corresponde à 250 pixels X 150 pixels. Sinon, le système ajustera la grosseur de votre logo automatiquement et

il est possible que la qualité de l’image en souffre. Les formats acceptés sont jpeg, jpg, gif et png.


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STATISTIQUES

Cette fonctionnalité sera disponible après le lancement du site seulement. Le module de statistiques vous permettra de

voir combien de fois vos ressources ont été visionnées, et ce, sous forme graphique et chiffrée. Vous pourrez non

seulement obtenir un résumé de l’achalandage en ce qui concerne vos ressources, mais également des données plus

ciblées.

AIDE

Sous le bouton « Aide », vous trouverez la présente documentation en format électronique.

FERMER VOTRE SESSION

Pour fermer votre session, cliquez sur « Session », puis sur « Déconnexion ».


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ANNEXE A – CONSEILS POUR CHOISIR DES MOTS CLÉS EFFICACES

La meilleure façon de déterminer quels sont les mots clés appropriés pour une ressource est de se mettre dans la peau

de quelqu'un qui en fait la recherche.

Se mettre dans la peau des utilisateurs

Prenons une ressource qui traite des droits d'un enfant en cas de divorce.

Normalement, une personne qui recherche une ressource sur ce sujet va utiliser des mots simples qui résument son

idée. Cette personne pourrait donc utiliser des mots comme « enfant » et « divorce » pour trouver une ressource qui

porte sur les droits des enfants lorsqu’il y a un divorce.

Utiliser des synonymes ou termes proches

On peut également ajouter quelques synonymes ou termes proches lorsque cela est pertinent.

Par exemple, si la ressource se rapporte à la succession lorsqu’un parent décède, on pourrait indiquer des mots clés

comme « héritage », « legs », « testament », « parent ».

Des mots clés simples et précis

En règle générale, les mots clés simples et précis sont plus utiles et plus efficaces.

Permutations / diverses formes d’un mot

Lorsque le mot a diverses formes qui en changent la terminaison (comme la forme plurielle), comme « gouvernement »

qui devient « gouvernementale », « gouvernemental » ou « gouvernementaux » et « famille » qui devient « familial »,

« familiale » ou « familiaux », il peut être utile d'inclure ces diverses formes. Dans toutes les autres circonstances

(notamment si le terme se termine avec un « s » au pluriel), il est préférable d'éviter les accords en genre et en nombre

afin de garder un terme aussi simple que possible.

On écrirait donc « enfant » et non « enfants ».

Ce qu’il faut éviter

• Mettre des déterminants comme : des, le, les, la, mes, ces, etc.

• Dans le cas de Jurisource, éviter le mot « droit » dans les mots clés puisqu’il est trop général et s’applique à

des centaines de ressources.


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• Mettre des mots clés trop nombreux ou imprécis, ce qui fera ressortir la ressource dans des recherches qui

n'y sont pas liées.

Séparer les mots clés

Veuillez utiliser une virgule pour séparer les mots clés.

EXEMPLES

Ressource qui se rapporte aux droits des enfants en cas de divorce

• Dans le cas d’une ressource qui se rapporte aux droits des enfants en cas de divorce, on pourrait indiquer les

mots clés suivants : « enfant, divorce »

Ressource qui se rapporte à la médiation familiale

• Dans le cas d’une ressource qui se rapporte à la médiation familiale, on pourrait indiquer les mots clés

suivants : « médiation, famille, familial, familiale, dispute »

Ressource qui se rapporte au harcèlement au travail

Dans le cas d’une ressource qui se rapporte au harcèlement au travail, on pourrait indiquer les mots clés

suivants : « harcèlement, intimidation, abus de pouvoir, abus verbal, menace, ridiculiser, rabaisser,

attouchement, avance, insinuation, sexuel, violence physique, milieu de travail, bureau »