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DesktopDeliveryPSP 11

Manuel de l'utilisateur

DesktopDeliveryPSP 11

Manuel de l'utilisateur

Version du document 1.0

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Manuel de l'utilisateur de DesktopDeliveryPSP


propos de ce produit 2

Commande Paramtres 2

Surveillance du courrier lectronique 3

Surveillance de dossier 5

NumrisationMFP personnalise 7

Commandes du menu contextuel 9

Autres informations sur DesktopDeliveryPSP 10

Installation personnalise 10

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propos de ce produit

DesktopDeliveryPSP est conu pour fonctionner dans toutes les situations suivantes:

n Surveiller l'arrive d'images numrises dans un dossier spcifique sur un lecteur local ouun serveur de fichiers en rseau, et les transfrer sur votre bureau PaperPort local.

n Surveiller l'arrive de fichiers joints dans une bote de rception de courrier lectronique.

n Recevoir des fichiers provenant d'une imprimante ou d'un copieur multifonctions, avec lafonction Numrisation MFP personnalise du serveur ShareScan.

Aprs installation de DesktopDeliveryPSP et redmarrage de votre ordinateur,DesktopDeliveryPSP s'excute alors et une icne apparat dans la zone de notification de la barredes tches de Windows. Cependant, pour utiliser correctement le produit, vous devezpralablement le configurer, l'activer et redmarrer.

Les voyants, dans sa partie infrieure de l'icne, indiquent l'tat de la surveillance du dossier oudu courrier lectronique, ainsi que de la fonction Numrisation MFP personnalise:vert fonc= surveillance en cours; vers clair= traitement en cours; gris= fonction inactive;rouge= erreur.

Lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur cette icne, le menu contextuel deDesktopDeliveryPSP s'affiche l'cran, vous proposant les commandes suivantes:

n Traiter maintenant

n Valeurs par dfaut

n Actualiser les valeurs par dfaut

n Paramtres

n Afficher le journal

n propos de

n Fermer

Commande Paramtres

Avant de pouvoir utiliser DesktopDeliveryPSP, vous devez configurer le programme l'aide dela bote de dialogue Paramtres de DesktopDeliveryPSP.

l'issue de l'installation, le programme s'excute au dmarrage de votre PC et rside dans la zonede notification.

Pour configurer DesktopDeliveryPSP, cliquez avec le bouton droit sur l'icne du programme;son menu s'affiche. Slectionnez alors la commande Paramtres pour afficher une bote dedialogue contenant toutes les commandes de DesktopDeliveryPSP:

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Surveillance du courrier lectronique

Cette fonctionnalit de DesktopDeliveryPSP vous permet de surveiller l'arrive, dans une botede rception Microsoft Outlook ou Lotus Notes, de nouveaux messages auxquels sont joints desfichiers PDF, XPS ou TIFF. Dsactivez cette fonction si vous ne souhaitez pas surveiller votrecourrier lectronique. Utilisez les commandes suivantes pour configurer la fonction desurveillance du courrier lectronique de DesktopDeliveryPSP.

Surveiller l'arrive de fichiers numriss dans votre bote de rception

Cochez cette case pour activer la surveillance du courrier lectronique.

Bouton Options

Cliquez sur le bouton Options... pour modifier la configuration actuelle de la fonction desurveillance du courrier lectronique.

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Si Microsoft Outlook et Lotus Notes sont tous deux installs sur votre systme, la bote dedialogue suivante s'affiche, vous permettant de slectionner le client de messagerie que voussouhaitez surveiller. Cliquez surOK pour confirmer votre slection ou sur Annuler pour fermerla bote de dialogue.

Si vous slectionnez Microsoft Outlook, la bote de dialogue Choix d'un profil s'affiche, vouspermettant de slectionner le profil Microsoft Outlook pour lequel DesktopDeliveryPSP doitsurveiller la bote de rception. Slectionnez votre profil Microsoft Outlook et cliquez surOK.

Dans la bote de dialogue Paramtres de DesktopDeliveryPSP, le nom du profil MicrosoftOutlook slectionn s'affiche dans le champ correspondant.

Pour les uti l isateurs de Lotus Notes

Si vous dfinissez Lotus Notes en tant que client de messagerie devant tre surveill parDesktopDeliveryPSP, vous devrez saisir votre mot de passe. Si vous ne cochez pas la caseMmoriser le mot de passe, vous devrez saisir votre mot de passe chaque dmarrage deDesktopDeliveryPSP. Dans le cas contraire, votre mot de passe sera conserv sous forme crypteet le programme ne vous invitera plus le saisir.

Si Lotus Notes a t install mais qu'il n'a pas t configur correctement (ou si aucun utilisateurn'a t dfini), la fonction de surveillance du courrier lectronique ne pourra pas fonctionner.DesktopDeliveryPSP affichera un message d'erreur (lors de la configuration du programme) ou levoyant gauche situ sous l'icne du programme sera de couleur rouge (lors de la surveillance).

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Surveillance de dossier

Cette fonctionnalit de DesktopDeliveryPSP vous permet de surveiller l'arrive d'imagesnumrises dans un dossier spcifique, sur un lecteur local ou un serveur de fichiers en rseau.

Surveiller un dossier de stockage

Cochez cette case dans la bote de dialogue Paramtres de DesktopDeliveryPSP pourslectionner ensuite le dossier qui devra tre surveill par DesktopDeliveryPSP.

Bouton Parcourir

Cliquez sur le bouton Parcourir... pour rechercher et slectionner le dossier devant tresurveill par DesktopDeliveryPSP. Recherchez le serveur de rseau contenant le dossier surveiller, slectionnez le dossier puis cliquez surOK.

Dornavant, DesktopDeliveryPSP examinera rgulirement le contenu de ce dossier afin dedterminer si des images numrises y ont t enregistres.

Avertissement: nous vous recommandons vivement de ne pas choisir le mme dossier quecelui utilis pour la Numrisation MFP personnalise.

Transfrer les documents vers

Pour dfinir l'endroit o DesktopDeliveryPSP doit placer les fichiers rcuprs, cliquez surParcourir puis slectionnez un dossier PaperPort. Si le dossier cible est associ des notes(sujet, auteur et mots cls), ces informations seront appliques aux fichiers distribus parDesktopDeliveryPSP. Le dossier PaperPort slectionn dans la section Transfrer lesdocuments vers n'est pas utilis par la fonction Numrisation MFP personnalise.

Intervalle entre deux consultations

Pour dfinir la frquence de consultation de la bote de rception ou du dossier surveill,slectionnez le paramtre de votre choix dans la liste droulante Intervalle entre deuxconsultations. Cet intervalle est galement utilis par la fonction Numrisation MFPpersonnalise pour traiter les documents numriss distance. La liste droulante vous proposeles choix suivants:

n 1, 2, 5, 10 ou 30secondes

n 1, 2, 3, 5, 10, 30 ou 60minutes

En plus des valeurs indiques ci-dessus, vous pouvez galement slectionner le paramtreJamais. Dans ce cas, DesktopDeliveryPSP reste actif, mais la fonction de surveillance estdsactive.

Bouton Valeurs par dfaut

Pour restaurer les paramtres de surveillance par dfaut de DesktopDeliveryPSP, cliquez sur lebouton Valeurs par dfaut. Ceci aura pour effet de restaurer l'intervalle de vrification pardfaut (30 secondes).

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Remarque :

Si vous avez configur des valeurs de configuration par dfaut aumoment de l'installation, le bouton

Valeurs par dfaut rtablit ces valeurs. Pour plus d'informations, reportez-vous la section Installation

personnalise.

Bouton Traiter maintenant

Cliquez sur le bouton Traiter maintenant pour analyser immdiatement le dossier ou la botede rception de votre choix. DesktopDeliveryPSP effectue la surveillance de tous lescomposants slectionns.

Dans les deux cas, l'icne DesktopDeliveryPSP dans la zone de notification refltera l'tatTraitement (vert clair).

DesktopDeliveryPSP transfre les nouveaux lments figurant dans la bote de rception ou ledossier surveill vers le bureau PaperPort et dmarre l'application PaperPort (sauf si vous avezslectionn l'optionNe pas lancer PaperPort dans la bote de dialogue Paramtres deDesktopDeliveryPSP).

Paramtre Lorsque des documents sont rcuprs

Aprs avoir dfini le dossier de stockage et l'intervalle de vrification, vous devez dfinir l'actionqui sera excute par DesktopDeliveryPSP lors de la rcupration d'un document. Le paramtreLorsque des documents sont rcuprs propose trois options, dcrites dans le tableausuivant:

Option: Rsultat:

Lancer PaperPort dans une fentre Lorsque DesktopDeliveryPSP dtecte un nouveau

document dans le dossier, sur le serveurShareScan et/ou la

bote de rception surveills, il l'importe dans l'application

PaperPort qui dmarre automatiquement. Il supprime

ensuite le document numris original du dossier ou du

serveur ShareScan surveill. Si le document transfr vers

le bureau PaperPort est un fichier au format PDF, XPS ou

TIFF, le message original est conserv dans la bote de

rception de courrier lectronique, mais son tat se change

en Lu.

Lancer PaperPort en icne Image Retriever ralise la mme action que ci-dessus, mais

PaperPort est excut sous la forme d'une icne. Lors d'un

lancement ultrieur de PaperPort, tous les documents

numriss apparatront sur le bureau PaperPort.

Ne pas lancer PaperPort Les documents sont transfrs vers le dossier cible, mais ne

sont pas placs sur le bureau PaperPort tant que PaperPort

n'est pas lanc. Si DesktopDeliveryPSP surveille un dossier

ou une bote de rception, le dossier cible est dfini dans la

zone Transfrer les documents vers. En cas de

surveillance du serveur ShareScan, le dossier cible est

dfini au niveau du panneau de commande du priphrique.

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Numrisation MFP personnalise

La fonction Numrisation MFP personnalise permet de personnaliser le panneau de commandedes imprimantes multifonctions/copieurs compatibles, afin d'y faire figurer vos propres dossiersde destination et vos prfrences de numrisation. DesktopDeliveryPSP affiche les dossiersPaperPort, ainsi que les flux de travail de conversion de documents dOmniPage enregistrs surlordinateur local, et vous permet de rendre ces lments accessibles sur le panneau decommande d'une imprimante multifonction ou d'un copieur, par le biais du serveur ShareScan.

Utiliser le serveur suivant pour les numrisations ShareScan

Utilisez cette option pour activer la fonctionNumrisation de ShareScan.

Bouton Serveur

Cliquez sur le bouton Serveur pour slectionner ou modifier le serveur ShareScan utilis avec lafonction Numrisation MFP personnalise.

Vous pouvez galement dfinir le paramtre suivant:

n Chemin d'accs racine. Pour plus dinformations, reportez-vous au guide deconfiguration du connecteur Scan to Unity Document Suite.

n Utilisateur

n Mot de passe

Cliquez sur Tester la connexion pour valider vos paramtres.

Pour plus d'informations sur les serveurs disponibles, contactez l'administrateur de votresystme.

Bouton Assistant de Numrisation MFP personnalise

Cliquez sur ce bouton pour afficher l'Assistant de numrisation MFP personnalise. Cet assistantvous aide collecter et transfrer les informations de votre ordinateur vers le multifonction denumrisation distant. Ces informations incluent notamment les dossiers PaperPort et les flux detravail OmniPage.

Remarque :

Aprs avoit modifi les paramtres du dossier de stockage sur le serveur, vous devez excuter de nouveau

l'Assistant de numrisation pour rcuprer les paramtres adquats sur le client.

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La partie gauche de lassistant affiche les dossiers PaperPort et les flux de travail OmniPageprsents sur votre ordinateur. Cette liste vous permet de slectionner les dossiers les flux detravail visibles sur lcran du priphrique.

Lcran du priphrique affiche toujours les lments suivants:

n La liste droulante Flux de travail

n La liste droulante Dossiers locaux

n Le champNom de fichier personnalis

Flux de travail OmniPage

Les flux de travail d'OmniPage vous permettent d'appliquer plusieurs traitements de conversionde documents en une seule opration. Ces flux de travail peuvent tre invoqus par simplepression d'un bouton du panneau de commande du priphrique. Ces traitements peuvent dfinirdiffrents paramtres de format de fichier et de mthode de conversion, ainsi que des prfrencesde destination. Les paramtres de numrisation dfinis dans les flux de travail OmniPage ne sont

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pas utiliss par Unity Document Suite. Pour plus d'informations sur la cration et la modificationde flux de travail, consultez votre documentation OmniPage.

Commandes du menu contextuel

Le menu contextuel possde les commandes suivantes.

Traiter maintenant

L'action de cette commande est identique celle du bouton du mme nom de la bote dedialogue Paramtres de DesktopDeliveryPSP. Pour plus d'informations, reportez-vous lasection Bouton Traiter maintenant.

Valeurs par dfaut

L'action de cette commande est identique celle du bouton du mme nom de la bote dedialogue Paramtres de DesktopDeliveryPSP. Pour plus d'informations, reportez-vous lasection Bouton Valeurs par dfaut.

Actualiser les valeurs par dfaut

Si l'administrateur de votre systme a dfini des destinations, des flux de travail ou des profils pardfaut votre attention, ces lments n'apparatront pas sur le panneau de commande de votrepriphrique tant que vous n'aurez pas redmarr DesktopDeliveryPSP, ou utilis cettecommande pour actualiser ces valeurs par dfaut.

Afficher le journal

Pour afficher des informations sur les vnements relatifs au programme, cliquez avec le boutondroit sur l'icne DesktopDeliveryPSP, puis choisissez la commande Afficher le journal dans lemenu contextuel qui s'affiche alors. Cliquez surOK pour refermer cette fentre ou sur Effacerle journal pour effacer la liste des vnements consigns dans le journal.

propos de

Pour afficher le numro de version et les informations de copyright de DesktopDeliveryPSP,cliquez avec le bouton droit sur l'icne de DesktopDeliveryPSP afin d'afficher le menu duprogramme. Cliquez sur la commande propos de. Vous pouvez galement slectionner propos de... dans la bote de dialogue Paramtres de DesktopDeliveryPSP. Cliquez surOKpour fermer la bote de dialogue propos de.

Fermer

Pour fermer DesktopDeliveryPSP, cliquez avec le bouton droit sur l'icne DesktopDeliveryPSPpour afficher le menu du programme. Cliquez sur la commande Fermer. Aprs avoir slectionncette option, le programme affiche le message suivant:

La fermeture de DesktopDeliveryPSP dsactive le transfertautomatique des documents numriss en rseau vers le bureau de

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PaperPort.Voulez-vous vraiment fermer DesktopDeliveryPSP maintenant?

Cliquez surOui pour fermer, ou surNon pour annuler.

Autres informations sur DesktopDeliveryPSP

Vous avez dsormais dfini le dossier de stockage, l'intervalle de vrification, la bote derception ou le dossier surveill, l'action effectue par PaperPort en cas de dtection denouveaux dossiers et le serveur de Numrisation MFP personnalise; voici maintenant d'autresinformations relatives DesktopDeliveryPSP.

n Dossier utilisateur verrouill. Un seul utilisateur et une seule application peuventsurveiller un dossier spcifique un moment donn.

n Systmes d'exploitation client pris en charge.Windows 8 (32 ou 64 bits), Windows7 (32 ou 64 bits avec Service Pack 1), Windows Vista (32 ou 64 bits avec Service Pack2), ou Windows XP (32 bits avec Service Pack 3).

n Clients de messagerie pris en charge.Microsoft Outlook 2003, 2007, 2010 et 2013(version 32bits); Lotus Notes 7.x et 8.x.

n Formats d'images pris en charge. DesktopDeliveryPSP est compatible avec lesformats de fichiers suivants:

n JPEG

n PDF

n TIFF

n XPS

n Formats de documents pris en charge. DesktopDeliveryPSP permet galementla conversion des documents du dossier surveill vers les formats Microsoft Officesuivants :

n DOC(X)

n XLS(X)

n PPT(X)

Installation personnalise

Vous pouvez dfinir les valeurs par dfaut de DesktopDeliveryPSP au moment de l'installationdu programme.

Pour installer DesktopDeliveryPSP avec des paramtres par dfaut personnaliss, installezuniquement OmniPage, PaperPort et PDF Converter Enterprise via le programme d'installationprincipal (suite logicielle). Dcochez l'installation du composant DesktopDeliveryPSP, naviguez

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ensuite jusqu'au dossier DesktopDeliveryPSP11 du CD, puis excutez l'instruction setup.exe partir de la ligne de commande avec les paramtres souhaits.

Les diffrentes options de configuration ainsi que les paramtres associs sont dcritsci-dessous:

Langue de l'interface: spcifiez la langue de l'interface utilisateur de DesktopDeliveryPSP l'aide du paramtre /L.

Valeur Comportement

1033 Anglais

1031 Allemand

1034 Espagnol

1036 Franais

1040 Italien

1041 Japonais

1043 Nerlandais

1046 Portugais (brsilien)

1049 Russe

Remarque :

Vous pouvez slectionner uniquement les langues prises en charge par votre installation.

Dossier surveill par dfaut: dfinissez le dossier surveill par dfaut.

Paramtre: WATCHFOLDER=

Vous pouvez dfinir n'importe quel dossier sur lequel vous disposez du droit d'criture. Lasyntaxe des chemins d'accs de DesktopDeliveryPSP accepte les units de rseau connectesainsi que les standards UNC.

Surveillance du dossier: activez ou dsactivez la fonction de surveillance du dossier.

Paramtre: FOLDERWATCH=[0...1]

Valeur Comportement

0 surveillance dsactive (rglage usine)

1 surveillance active

La valeur 1 n'est accepte que si vous spcifiez galement un dossier surveill valide l'aide duparamtre WATCHFOLDER.

Profil e-mail par dfaut: indiquez le profil de messagerie Microsoft Outlook par dfaut.

Paramtre: EMAILPROFILE=

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Vous pouvez spcifier le profil de messagerie surveiller.

Remarque :

Si vous utilisez Lotus Notes, la fonction de surveillance du courrier lectronique ne peut pas tre configure

aumoment de l'installation.

Interrogation e-mail: activez ou dsactivez la fonction de surveillance du courrierlectronique.

Paramtre: EMAILWATCH=[0...1]

Valeur Comportement

0 surveillance du courrier lectronique dsactive

1 surveillance du courrier lectronique active

La valeur1 n'est accepte que si vous spcifiez galement un profil de messagerie valide l'aidedu paramtre EMAILPROFILE.

Intervalle de vrification: dfinissez l'intervalle de vrification par dfaut.

Paramtre: POLINT=[1...13]

Valeur Intervalle de vrification

1 1seconde

2 2secondes

3 5secondes

4 10secondes

5 30secondes (rglage usine)

6 1minute

7 2minutes

8 3minutes

9 5minutes

10 10minutes

11 30minutes

12 60minutes

13 Jamais

Comportement de PaperPort: dfinissez le comportement par dfaut de PaperPort:

Paramtre: PPACTION=[0...2]

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Valeur Comportement de PaperPort

0 Lancer PaperPort dans une fentre (rglage usine)

1 Lancer PaperPort en icne

2 Ne pas lancer PaperPort

Exemple 1: Installation de DesktopDeliveryPSP en allemand et configuration du programmepour la surveillance du dossier Documents sur le lecteur P:setup.exe /L1031 /v"WATCHFOLDER=P:\Documents FOLDERWATCH=1"

Exemple 2: Installation de DesktopDeliveryPSP en anglais et configuration du programme pourla surveillance du dossier stockage sur le serveur global. Intervalle de vrification de 3minutes et excution de PaperPort en icne:setup.exe /L1033 /v"FOLDERWATCH=1 PPACTION=2 WATCHFOLDER=\"\\global\repository\"POLINT=8"

Exemple 3: Installation de DesktopDeliveryPSP et configuration pour la surveillance du profilde messagerie Microsoft Outlook appel MonProfil:setup.exe /v"EMAILPROFILE=MyProfile EMAILWATCH=1"

Remarque :

Dans les exemples prcdents, tous les paramtres non dfinis manuellement se verront attribuer leurs

rglages d'usine par dfaut.

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Manuel de l'utilisateur de DesktopDeliveryPSP propos de ce produitCommande ParamtresSurveillance du courrier lectroniqueSurveiller l'arrive de fichiers numriss dans votre bote de rceptionBouton Options

Surveillance de dossierSurveiller un dossier de stockageBouton ParcourirTransfrer les documents versIntervalle entre deux consultationsBouton Valeurs par dfautBouton Traiter maintenantParamtre Lorsque des documents sont rcuprs

Numrisation MFP personnaliseUtiliser le serveur suivant pour les numrisations ShareScanBouton ServeurBouton Assistant de Numrisation MFP personnaliseFlux de travail OmniPage

Commandes du menu contextuelTraiter maintenantValeurs par dfautActualiser les valeurs par dfautAfficher le journal propos deFermer

Autres informations sur DesktopDeliveryPSPInstallation personnalise