Embed Size (px)
Citation preview
Manual de uso de Mendeley
Jose Mª Carrión Perez
1. Introducción
Mendeley es gestor de referencias de documentos académicos, para compartir entre miembros de diversos ámbitos científicos tus propias investigaciones y artículos, y encontrar también referencias interesantes hechas por otros autores. Utiliza una aplicación de escritorio para gestionar nuestros propios documentos, y la web para impulsar las funciones de "red social". www.mendeley.com A partir de la aplicación de escritorio (Mendeley Desktop), podemos subir nuestros ficheros, desde el mismo ordenador o importarlos de algunas fuentes externas. Y en el sitio web de Mendeley, podremos conocer colegas con quienes formar grupos de intereses comunes, para difundir ese material. Si acaso ayuda para la función de "Comunidad" de Mendeley, desde los perfiles de usuario están al alcance los datos profesionales de los miembros, como CVs y publicaciones, siempre y cuando decidas mostrarlos.
Una de las herramientas imprescindibles de cualquiera que maneje a diario fuentes de información en su trabajo, y muy especialmente en investigación, es un gestor bibliográfico. A lo largo del año son cientos los artículos, informes, entradas en blogs, o páginas web que leemos, y que pueden servirnos para futuros trabajos. Si esa información no se gestiona bien, acaba por sobrepasarnos (infoxicarnos), haciéndose inmanejable.
Los gestores bibliográficos no son una herramienta muy fashion a decir verdad, pero sin duda es una de las más útiles para el investigador. Las bibliotecas universitarias suelen dar acceso a algún gestor, previo pago de licencia a alguna multinacional de la publicación científica, o bien podemos hacernos con alguno de nueva generación, basados en la web o como programa de escritorio. Si hace unos meses era Zotero el que despertaba más atención, ahora, por las prestaciones que ofrece, parece que Mendeley le ha ganado la partida.
Mendeley es un gestor bibliográfico que extrae los metadatos de los documentos, y los indiza automáticamente. Básicamente ésta es la base de todo, no es un gestor de referencias, es un gestor de documentos. A esto hay que sumarle una potente búsqueda a texto completo, y múltiples opciones de crear carpetas, generar copia automática de los pdf (ya nos podemos olvidar de nombrar los pdf y de guardarlos en una determinada carpeta), etiquetas, y de compartir bibliografía de forma privada con los colegas. También permite hacer anotaciones en forma de post-it en el pdf, y subrayar texto. Es también una herramienta "colaborativa" y en la nube, un detalle muy 2.0 que está contribuyendo a difundir el producto entre los usuarios de la web social.
2. Abrir una cuenta en Mendeley
Lo primero que debemos de hacer es conectarnos a la pagina web de Mendeley, que aparte de ser el punto de entrada para trabajar con el remotamente, es el 1º paso que debemos de dar para la creación de una cuenta.
La opción: Create a new account, es por donde empezaremos
Picando sobre este enunciado se abre el formulario de solicitud de cuenta. El campo de E-mail address es muy importante, pues nuestra cuenta de Mendeley quedará vinculada a este email. Por lo tanto debe ser una cuenta de correo electrónica que manejemos de manera asidua. Cumplimentado el formulario, picamos en la opción “Create my account” para terminar el proceso.
Mendely arranca por defecto en la pestaña “Dashboard”, que podríamos definir como nuestro tablero, nuestra pizarra. En él, encontraremos mensajes de colegas a los que tengamos añadidos como gente conocida (parte de la red social que está integrada en Mendeley). Desde esta pestaña podemos instalar en nuestro navegador (Firefox, explorer, …) la barra de “Web importer”, que nos permiter importar referencias de mas de 30 bases de datos academicas.
*Señaladas con rectángulo rojo, todas aquellas bases de datos accesibles desde la BV-SSPA.
Para iniciar sesión en Mendeley, picamos en la opción “Sign in”. Introduciendo el email y contraseña que indicamos en el proceso de crear cuenta, nos dará paso a nuestro Mendely.
Picamos con el botón izquierdo del ratón y sin sortarlo, movemos la caja de “import to mendeley”, a la parte del navegador donde tenemos barras de herramientas, tal como se ve en la anterior ilustración. Elegido el lugar donde deseamos que aparezca la utilidad de “Web Importer”, soltamos el botón izquierdo del ratón y ya queda instalada esta función.
Tal y como se ve en la siguiente ilustración
3. Empezando a trabajar con Mendeley
En Mendeley al igual que en Zotero, cuando trabajamos desde el acceso remoto (web), para ir de una sección a otra lo hacemos a través de una serie de pestañas.
Lo mismo sucede en Zotero:
Vamos a empezar por ver nuestra Biblioteca de Mendeley, que es donde iremos creando nuestras bases de datos.
Distinguimos tres secciones de trabajo, como se ven señaladas en la anterior ilustración. Mendeley siempre arranca por defecto en la carpeta “All Documents”, que muestra todos los registros de aquellas bases de datos (carpetas) que tengamos creadas en Mendeley. Borrar un registro Crear una BBDD o carpeta Crear crear un grupo Espacio usado nuestra cuenta
Para añadir documentos manualmente Borrar BBDD o carpeta Instalar herramienta web importer
3.1 Añadir un documento manualmente
No es la manera habitual de trabajar con Mendeley u otro gestor de referencia. Tenemos los mecanismo de importar cualquier referencia en la que estemos interesado. Pero si de da el caso, añadir un registro manualmente es tan sencillo como picar sobre el icono:
Nada mas picar sobre él, Mendeley nos pide que le indiquemos en que BBDD o carpeta queremos incluir la nueva referencia y que tipo de documento es. Para ello nos muestra un
amplio abanico de tipología documental.
La opción “Add to”, nos pide que indiquemos la BBDD-Carpeta donde deseamos grabar la nueva referencia.
Con la opción “Type”, le indicamos a Mendeley el tipo de documento que tratamos de insertar (Journal article, patent, thesis, book, etc.). Una vez seleccionado estos dos ítems, automáticamente Mendeley muestra la plantilla con los campos a cumplimentar. Esta plantilla variará en función de tipo de documento que seleccionamos.
Cumplimentada la plantilla, con la opción “Save”, guardamos los cambios.
3.2 My Library
Vamos a fijar la atención en la zona de My Library, desde donde crearemos BBDD o carpetas, borraremos BBDD o carpetas, borraremos registros, modificaremos registros, etc.
Entre la llave, aparecen todas las BBDD o carpetas que tengamos en nuestra cuenta de Mendeley. Para ver las referencias de una carpeta o BBDD, basta tan solo con hacer click en ella:
My Library se compone de “All Documents”, que muestras todas nuestras referencias, independientemente de la carpeta o BBDD donde se encuentre. Es la manera mas rápida de ver el contenido de todas las referencias de las BBDD que tengamos en Mendeley. “Recently Added” muestra las referencias recientemente añadidas. “Favorites”, todas aquellas referencias que hemos etiquetado como favorita. “Needs Review” muestra las referencias que Mendeley detecta como imcompletas (campos vacios) y por lo tanto necesita de una revisión.
¿Y que acciones podemos hacer desde acá?. Pues prácticamente todas las relacionadas con la edición y tratamiento de las referencias, tales como, borrar artículo, editarlo para cambiar información o cumplimentar aquella que está vacía, añadirle palabras claves o etiquetas, añadirle a una referencia una nota, marcar el artículo como leído, o como favorito, etc… Veamos cada una de estas funciones. Si picamos sobre el titulo del articulo de una referencia se nos despliega las funciones para añadirle etiquetas y nota personal:
Para introducir etiquetas o palabras claves lo hacemos separándolas con “;”. El campo nota, se usa para anotaciones personales que deseemos hacer sobre el artículo que estamos editando. Picamos sobre “save” para guardar los cambios. Si picamos en la opción “Edit document details” accedemos a sus campos para posibles modificaciones:
Una vez modificada la información de los campos o añadida la de aquellos que estén vacias, con la opción “Save”, guardamos los cambios.
Cada referencia tiene un punto verde en el lateral izquierdo, este símbolo significa que hemos leído u hojeado este ítem. La estrella, cuando está pintada de amarillo, nos indica que se trata de una referencia favorita, y por lo tanto formará parte de la carpeta “Favorites”.
Todas las referencias que tengan asociadas este icono, automáticamente Mendeley las agrupa en la carpeta “Needs Review”, para que sean revisadas.
En el extremo derecho de la referencia, aparece el icono de un sobre. Con esta utilidad podemos enviar la referencia bibliográfica al correo electrónico que le indiquemos.
Aquellas referencias donde aparece el signo de interrogación, indican que Mendeley detecta que susceptibles de tener errores y advierte con el icono para que sean revisadas.
Tenemos en Mendely otra caja de búsqueda muy interesante y versátil, que nos permite buscar artículos, personas-investigadores-colegas y grupos (tales como los que se han creado para la edición de este taller). Asi pues con la búsqueda de grupos podemos localizar aquellos que trabajen o investiguen en la misma línea que nosotros.
Previa a la caja de búsqueda, seleccionamos donde vamos a buscar: Papers, groups, people. Imaginemos que busco grupos que trabajen sobre “motores de búsquedas”. Interrogamos en ingles, pues la búsqueda en Mendeley es internacional (inglés).
En todo momento que estemos en algunas de las carpetas o BBDD de Mendeley, incluso en las de “All Documents”, “Recently Added”, “Favorites”, “Needs Review”, etc. , aparece la ventana de “Search”, para poder buscar en nuestras carpetas. Funciona como una caja de búsqueda simple, similar a la de google. Podemos buscar por palabras en el campo titulo, por
titulo de revista, por año, etc.
En este caso, fijamos la atención en el 1º resultado. Hay un grupo sobre “search engine” y con un artículo disponible. Puedo solicitar añadirme a él o seguir a este grupo a través de un canal RSS. Pico sobre la opción “follows this group”, para seguirlo a través de un RSS. En la pestaña de “My Library”, aparecerá que sigo a este grupo.
Existe otro icono que nos indica que una referencia tiene etiquetas o alguna nota:
Si picamos sobre el icono, podemos ver las etiquetas y las notas del documento:
Siguiendo dentro de la pestaña de “My Library”, hay una opción para filtrar dentro de algunas de nuestras carpetas o BBDD. Podemos rápidamente filtrar=buscar por alguno de los siguientes parámetros:
Mendely en el caso de filtrar por revistas, muestra a continuación, todos los títulos que hay en la carpeta/BBDD que estemos situados. Por ejemplo:
Se puede filtrar por titulo de revista (by publications). También podemos filtrar por las palabras claves del autor (by Author´s keywords). Filtrar por autor (by Authors) y para terminar, podemos filtrar por las etiquetas/materias, que le hayamos asignados a nuestros documentos (by my tags)
Situado dentro de la carpeta/BBDD de “Buscadores federados”, filtramos por titulo de revista (by publications) y si elegimos algún titulo en concreto, Mendeley nos mostrara solamente aquellos artículos publicados en ese titulo de revista contenido en la carpeta/BBDD “Buscadores federados”.
He filtrado por la revista D-Lib Magazine, y dentro de la carpeta “Buscadores Federados” solamente hay un articulo que tengo publicado en esa revista. Si picamos sobre la opción “Clear”, borramos el filtro y vemos todas las referencias de la carpeta/BBDD.
Otro filtro interesante son las etiquetas (tags) o materias, que vayamos asignándole personalmente a las referencias de nuestras carpetas/BBDD.
En este caso vemos que en esta cuenta de Mendeley, existen las Tags de Google, Google Scholar, Metalib, y WebFeat. Al filtrar por la etiqueta “Metalib” mostrara todas aquellas referencias que tengan asignada dicha Tag, en este caso, solamente 2 artículos. Podemos añadir tantas carpetas/BBDD en Mendeley como queramos. El icono que nos permite esta opción es el siguiente:
Al picar sobre el icono, muestra un campo donde poner el nombre de la carpeta o BBDD y el campo de descripción, para definir el contenido u otra información que consideremos de interés.
Picamos en “Save” para guardar los cambios.
Para borrar carpetas/BBDD el icono es el siguiente:
Al picar sobre el siempre nos pide confirmación del borrado:
Para crear grupos tenemos el icono correspondiente:
El carácter privado hace que solo lo vean aquellas personas que son invitadas a formar parte del grupo, tarea que habría que hacer una vez creado el mismo. No está visible en la comunidad de Mendeley. El carácter publico, hace que el grupo este visible en la comunidad de Mendeley. Se podría buscarlo en la ventana de buscar por grupo, de la que anteriormente hablamos. Cuando el grupo es publico tiene dos matices:
- Solamente invitado: la persona que crea el grupo decide quien puede contribuir en él. Invitandolo.
La plantilla que se nos abre, nos pide, el nombre del grupo, una descripción del mismo y finalmente, la parte mas delicada, el tipo de privacidad, donde debemos de elegir entre privada o pública.
- Abierto: Todo el mundo que se una al grupo, puesto que es visible en Mendeley, puede colaborar sin ningún permiso de su creador.
Para mostrar un ejemplo creamos un grupo, Publico y solamente de invitados:
El siguiente paso en invitar a las personas que vamos a autorizar contribuir en el grupo:
Para borrar alguna referencia de alguna carpeta/BBDD, basta con señalarla o señalar mas de una i pica sobre el icono:
Mendeley nos muestra nuestra lista de contactos, pero también nos permite invitar a gente que no esté en la lista de contactos. Para ello solo basta con introducir el email del futuro
colaborador.
Anteriormente vimos como instalar la utilidad de “Web Importer”. Con ella podemos traernos casi cualquier documento desde una pagina web. Por ejemplo, visitamos la pagina del país, y me interesa la noticia de la siguiente ilustración. Para introducirla en nuestra carpeta de Mendeley, vasta con darle a la opción de “Import to Mendeley”, ya instalada en la barra de herramientas de nuestro navegador, como se ha explicado con anterioridad:
A continuación se nos abre una ventana, donde aparecen los metadatos, en este caso, de la noticia:
Lo único que tenemos que indicar es la carpeta donde guardar en este caso, la noticia. Le damos a “save” para guardar el cambio.
Guardado el documento se nos muestra el mensaje anterior.
Lo mismo puedo hace desde un articulo de Pubmed. Pico sobre “Import to Mendeley”:
A continuación la siguiente ventana me anuncia de que se ha guardado con éxito y nos da la opción ir importando aquellas referencias que me interesan. Cuando importamos cualquier información desde la web, no nos pide carpeta de destino, y por defecto siempre se importa a la carpeta “Recently added”. Desde allí lo podemos mover a la carpeta/BBDD que a nosotros nos interese.
He picado sobre la opción de “Import” de tres referencias que a priori me interesan:
Y si vamos a Mendeley, y nos situamos en la carpeta “Recently added”, veremos las tres referencias importadas de pubmed, con la opción “Import to Mendeley”.
4. Citando con Mendeley en word Cuando instalamos la versión local del Mendeley, automáticamente se instala en nuestro Word el “plugin” para manejar la parte de citación. Con la instalación local, podremos hacer uso de la función de citación. En la url, http://www.mendeley.com/download-mendeley-desktop/ encontramos la descarga, para hacer la instalación local en nuestro computador.
En función del sistema operativo que tengamos en nuestro computador, seleccionaremos la versión de Mendeley a descargar. La mas habitual de las descarga es para Windows (XP, Vista, 7). Para aquellos usuarios de Macintosh (Mac), la segunda opción de descarga es la correcta (OS x 10.5 or later). Para aquellos usuarios de Linux, la ultima opción es la correcta. Una vez descargada, por ejemplo la versión local de Mendeley para PC:
La guardamos por ejemplo en nuestro escritorio. Con un doble click, sobre el fichero, se inicia el proceso de instalación:
Vamos validando las sucesivas pantallas que van apareciendo hasta finalizar la instalación local de Mendeley. Llegados a este punto, abrimos el procesador Word y nos situamos en la pestaña de “complementos”:
Con estas herramientas trabajaremos cuando estemos citando en Word, con Mendeley:
Lo 1º que haremos es seleccionar el estilo de citación:
Para este tutorial nos quedaremos con “Vancouver” A continuación, empezamos a citar en el documento sobre el que estemos trabajando. ¿Y como citar?. Cuando deseemos insertar una cita, picamos sobre “Insert Citation”:
Y nos aparece la siguiente ventana, que llama a nuestro Mendeley local:
Seleccionamos la carpeta/BBDD donde buscar o en su defecto en la carpeta “All Documents”. Al tiempo que buscamos se nos muestra resultados en esta caja, y con un doble click, lo introducimos en nuestro documento de Word. O bien, puestas las palabras claves, picamos en la opción “Go to Mendeley”, donde se nos mostrara los resultados en el gestor:
Desde la anterior pantalla, seleccionando el artículo y con un doble click de ratón se introduce la cita. O bien picando sobre “Go to Mendeley”, se nos abre el gestor de referencias y desde alla busco y seleciono la referencia a insertar:
Cuando empezamos a citar, las referencias no aparecen hasta que piquemos sobre el icono “Insert Bibliography”
A continuación vamos a hacer el ejercicio de citar sobre un texto. Buscamos el artículos, picamos sobre él y a continuación le damos a “OK”.
La Nebulosa de la Hélice, Nebulosa Helix o NGC 7293, y en ocasiones llamada El ojo de Dios, es
una nebulosa planetaria en la constelación de Acuario, a unos 680 años luz de distancia. Es una de
las nebulosas planetarias más próximas a la Tierra y fue descubierta por Karl Ludwig Harding antes
de 1824. Su aspecto es muy similar a la Nebulosa del Anillo(1) (M57) y sus características físicas
son parecidas a las de la Nebulosa Dumbbell (M27).
Esta nebulosa es un ejemplo de nebulosa planetaria formada por una estrella similar al Sol en los
últimos estadios de su vida. Los gases expulsados por la estrella aparecen desde nuestra perspectiva
como si viéramos una hélice desde arriba, de donde proviene su nombre(2). La estrella remanente es
una enana blanca. La edad de la nebulosa, basada en su ritmo de expansión, se estima en unos 10.600
años aproximadamente.
Un equipo de astrónomos ha establecido que la estructura de esta nebulosa es más compleja que lo
que inicialmente se creía, consistiendo en dos discos gaseosos colocados casi perpendicularmente
uno respecto al otro. Observaciones con rayos X proporcionan evidencia sobre la existencia de una
estrella acompañante. Así, uno de los discos puede ser perpendicular al eje de rotación de la estrella
agonizante, mientras que el otro está situado en el plano orbital de las dos estrellas. Se cree también
que los discos se formaron durante dos períodos diferenciados en donde hubo pérdida de masa por
parte de la estrella moribunda(3)(1). Así, mientras el disco interior se formó hace unos 6.600 años, el
exterior surgió hace 12.000 años. Además, el disco interior se está expandiendo algo más rápido que
el exterior.
Hasta ahora, vemos que no aparecen al final del documento las citas en estilo Vancouver. Si picamos sobre el icono “Insert Bibliography” aparecerán:
1. Daudinot Founier IDB-lxh DP-Ebsco. Metadatos y Recuperaciónde Información: Estándares, problemas y aplicabilidad en bibliotecas digitales. Méndez Rodríguez, Eva María. Gijón, Trea, 2002. 429 p. (Spanish). Ciencias de la Información. 2003 ;34(1):65-66 ST - Metadatos y Recuperaciónde Información.
2. L. Alonso Berrocal J, G. Figuerola C, F. Zazo ÁDB-lxh DP-Ebsco. El uso de metadatos en las webs universitarias españolas. (Spanish). Metadata use in Spanish University webs. (English). 2006 ;12(1):141-151 ST - El uso de metadatos en las webs univ.
3. Ri os Leal PA, D GR. Desarrollo de un modelo de datos basado en metadatos para bibliotecas digitales de imágenes. 2002 ;
Si borramos una cita, automáticamente todas se reenumeran. Si insertamos entre citas, sucede lo mismo. Si recitamos se comtemplará la recita:
Un equipo de astrónomos ha establecido que la estructura de esta nebulosa es más compleja que lo
que inicialmente se creía, consistiendo en dos discos gaseosos colocados casi perpendicularmente
uno respecto al otro. Observaciones con rayos X proporcionan evidencia sobre la existencia de una
estrella acompañante. Así, uno de los discos puede ser perpendicular al eje de rotación de la estrella
agonizante, mientras que el otro está situado en el plano orbital de las dos estrellas. Se cree también
que los discos se formaron durante dos períodos diferenciados en donde hubo pérdida de masa por
parte de la estrella moribunda(3)(1).
Para borrar una cita, nos situamos encima del numero de cita en el texto, y veremos que se pinta de gris. Con la tecla suprimir borramos el numero y automáticamente se borra la cita y el resto se reenumeran.
Si deseamos cambiar de estilo de citación lo hacemos desde la ventana de estilos:
Sobre la marcha se aplica el cambio de estilo de citación.
