GlobalWorkPlaceSolutions “Facility Management – una ... Proveedor de... · GlobalWorkPlaceSolutions Creating business advantage “Facility Management – una perspectiva Global“

GlobalWorkPlaceSolutions

Creating business advantage

“Facility Management –una perspectiva Global“

Luis Morejón – VP Global Operations EuropeFernando Padilla – Director Financiero IberiaJaime Dominguez – Global Account Manager

Global WorkPlace Solutions – Confidential and Proprietary2

Johnson Controls Inc.Nuestros negocios

Automotive Experience250 localidades$ 12 billones

Building Efficiency+500 localidades$ 12.5 billones

Power Solutions27 localidades

$ 4 billones

Posición de liderazgo en mercados en crecimiento en todo el mundo

interiores innovadores para vehículos

entornos de trabajo eficientes, seguros y

cómodos

potentes baterías para automóviles


Presencia globalSoluciones globales

Con 140.000 empleados, proporcionamos servicio a clientes en más de 150 países alrededor del mundo.

= JCI

Johnson Controls Global WorkPlace Solutions – Confidential and Proprietary4

Automotive Experience

Power Solutions

Building Efficiency Ayudó a crear LEED Green Building Rating System™

Sistemas de calefacción y aire acondicionado eficientes en el consumo de energía y refrigerantes ecológicos

Ahorro de energía estimado para 2020 de US$95.000 millones, reducción de CO2 en 1.300 millones de toneladas (¡Sólo en USA!)

Hacer nuestro mundo más sustentableTestimonio de Johnson Controls...

Desarrolló componentes para interiores de vehículos Eco-cor™ y FaserTec, fabricados con fibras de vegetales y materiales reciclados

Miembro fundador del Supplier Partnership for the Environment, una organización de proveedores de automóviles.

Proveedor lider en tecnologías de baterías híbridas Más del 96% de todas las baterías para automóviles son

recicladas, las de Johnson Controls reciclan el 99,9% de todo elplomo utilizado

Visión y valoresProporcionando ingenio a los lugares en que la gente vive, trabaja y viaja

Nuestra visiónUn mundo más cómodo, seguro y sustentable

Nuestros ValoresIntegridad

Honestidad, imparcialidad, respeto y seguridad son aspectos de suma importancia.

Satisfacción del cliente Nuestro futuro depende de que nosotros ayudemos a nuestros clientes a tener éxito. Somos proactivos y es fácil hacer

negocios con nosotros. Ofrecemos conocimientos especializados y soluciones prácticas, y cumplimos nuestras promesas.

Compromiso de los empleados Fomentamos una cultura que promueve la excelencia en el desempeño, trabajo en equipo, inclusión, liderazgo y crecimiento.

Innovación Creemos que siempre existe una manera mejor. Estimulamos el cambio y buscamos la oportunidad que éste brinda.

Sustentabilidad A través de nuestros productos, servicios, operaciones y participación de la comunidad, promovemos el uso eficiente de

recursos para beneficiar a todas las personas y el mundo.



Qué es el FM?

EN15221-1: 2006 Facility Management Part 1: Terms and definitions

Integration of processes within an organisation to maintain and develop the agreed services which support and improve the effectiveness of its primary activities.

¿ Cómo definimos FM en Johnson Controls ?

Johnson Controls Global WorkPlace Solutions provides: facilities, commercial real estate and energy management. We create business advantage for our customers through tailored solutions that optimize their real estate performance and employee productivity whilst reducing total occupancy costs.

¿ Cómo definimos FM en Johnson Controls ?

Johnson Controls Global WorkPlace Solutions: ofrece los siguientes servicios de gestión: de instalaciones, de bienes raíces comerciales y energéticos. Creando ventajas de negocio para nuestros clientes, a través de soluciones personalizadas que optimizan el rendimiento de sus activos inmobiliarios y la productividad de los empleados, al tiempo que reducen los costes totales de ocupación.


Realización de valorCreando valor para el accionista

Mejorar la Experiencia del Cliente

Mejorar la Experiencia del Cliente

Aumentar la Responsabilidad Social

Aumentar la Responsabilidad Social

Ofrece CalidadOfrece Calidad

Mejorar la RentabilidadMejorar la Rentabilidad

Optimizar la Utilización de los Activos

Optimizar la Utilización de los Activos

Aumentar la flexibilidadAumentar la flexibilidad

Asegurar el CumplimientoAsegurar el

Cumplimiento

Proporcionar CertezaProporcionar Certeza

Mantener la ConfiabilidadMantener la Confiabilidad

Imagen de Marca Entorno Físico Diversidad de Proveedores Sostenibilidad Ambiental Mejora Continua Uniformidad de Servicio Enfoque en la Innovación

Aumento de Ingresos Velocidad de Introducción al

Mercado Reducción de Costes Alineamiento con las Estrategias del

Negocio Retorno sobre el Capital Invertido Flexibilidad de Espacio y Activos Productividad de los Empleados

Salud y Seguridad Cumplimiento Legal/Regulatorio Transparencia Financiera Administración del Desempeño Planeación de Recuperación de

Desastres Continuidad de los Negocios Sistemas de Negocios Críticos

Global WorkPlace Solutions – Confidential and Proprietary

11

Conocimiento a través del ciclo de vida del WorkPlaceNuestro enfoque

Diseñar y Construir Operar RenovarPlanear Contratar

Necesidades

Requisitos

Estrategia

Contratación

Transacciones

Adquisición

de propiedades

Administración de proyectos

Administración de construcción

Diseño de espacios de trabajos

Diseñar y movilizar integración del sitio de trabajo servicios

Eliminación de

activos excedentes

Actualizaciones de energía

Información de administración

Servicios para el sitio de trabajo mejores en su clase

Enfoque gobal, requisitos locales

Ocupación sostenible

GlobalWorkPlaceSolutions – Confidential and Proprietary

Soluciones para cualquier Lugar de Trabajo (WorkPlace)

High-rise Apartments

Arenas/Convention

Centers

LargeCommercial

SmallCommercial

MedicalClinics

IndustrialPlants

Homes Life SciencesGovernmentShoppingMalls/Centers

Retail Airports

Apartments HospitalsColleges andUniversities

SchoolsHotels Technology


13

Impactando el Coste Total de Ocupación Nuestro enfoque

Arrendamiento y Depreciación

50%

Transacciones 2%

Otros 3%

Administración de Proyectos 3%

Seguridad 3%

Limpieza 3%

Servicios Públicos 6%

Mantenimiento 6%

Oficina Servicios 10%

Reemplazo / Renovación de Capital 14%

Nosotros Impactamos

Cada

$

Bienes Raíces

Proyectos

Instalaciones

Energía

Espacio de Trabajo

Tecnologías

Infraestructura

Consultoría

Líneas de Servicios


14

Global WorkPlace SolutionsOrgullosos de apoyar…

BBCShell


Creamos relaciones sostenibles con nuestros Clientes

Relaciones con Clientes a través de los años

0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20

BBC

22 24 26

Shell



Volumen de mercado del FM

El mercado en Europa

Facility management is the largest business services market in Europe. This market has been estimated to be € 640 billion large by German Sven Teichmann . Other experts estimate the FM market is 5% tot 8% of GDP depending on the country and the maturity of FM in that country. Various sources from both Europe as well as the United States of America indicate that an average workplace needs about € 10.000 per year to support it with facilities and services. Based on these figures the European facility management sector deliver about 40 million FTE of work per year.

Fuente: www.EuroFM.org

Mercados diferentes con diferentes Características de Portfolio y Comportamientos de Compra

Car

acte

rístic

as d

el P

ortfo

lio

Comportamientos de Compra

US $90Bn potential market opportunity in 5 segments

Bubbles indicate size of market. Based on 2008 Sales.

Health Care Equipment & Svcs, 4.6

Drugs & Biotechnology, 8.1

Sof tware & Services, 3.4

Diversif ied Financials, 11.0

Media, 4.1

Technology Hardware & Equip, 10.7

Telecommunication Services and Products, 14.2

Insurance, 15.9

Oil & Gas Operations, 43.7

Semiconductors, 1.9

Power Supply, 14.4

Retailing, 13.2Conglomerates, 1.7

Food Markets, 7.9

Machinery & Equipment, 10.6

Aerospace &Defense, 4.1

Automotive supplier, 2.2

Chemical, 5.6

Business Services & Supplies, 0.5

Consumer goods, 12.3

Banking, 31.0

Portugal

Posicionamientos corporativos

Regional

Local

Servicios separados FM Integrado

Office / Refinery

Posicionamiento de proveedores de servicios

Local

Regional

Servicios separados FM Integrado

Global



Proceso

22

FM – apoyo a la Estrategia de una compañia

23

Criterios de selección por parte de un Cliente

1. Modelo Comercial

2. Credibilidad en la Industria

3. Credenciales de Sostenibilidad

4. Alineamiento en los Valores

5. Presencia Geográfica


24

Análisis de un Caso de Negocio

• Inversiones• Ahorros de

Costes• Garantías de

Desempeño• Análisis

Coste/Beneficio• Cálculo de

Retorno sobre la Inversión

• Reducción de Riesgo

Análisis Preliminar de Datos2 Semanas

Análisis Detalladode la Materia

2 Semanas

0102030405060708090

1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr

EastWestNorth

Caso de Negocios

Una evaluación de referencia de los gastos de su lugar de trabajo, diseñada para proporcionar una estimación aproximada del orden de magnitud de las oportunidades de ahorro

.

Análisis de OperacionesIntegradas2 Semanas

Una evaluación integral sitio por sitio de cada área funcional dentro del alcance de servicios de su lugar de trabajo

Una estrategia de lugar de trabajo y plan de operación diseñado específicamente para su negocio, que reflejan las mejores prácticas a nivel mundial

Portfolio total de Servicios

Tipos de Instalaciones• Oficina • Comercio minorista• Industria• Entorno crítico• Investigación y Desarrollo

Servicios Operacionales Mantenimiento Servicios• Calefacción y enfriamiento• Electricidad• Control de acceso/ CCTV• Seguridad• Iluminación• Incendio• Plomería

Servicios Generales• Jardinería• Limpieza• Servicio de alimentación• Servicios de oficina• Servicios audiovisuales• Diseño / Planeación de espacio• Servicios de hotelería y asistencia

personal• Apoyo de empleados móvil• Cambios y traslados• Seguridad: protección y monitoreo

Particiones y Carpintería

• Paredes• Techos• Pisos• Mobiliario

Servicios de Administración• Evaluación de desempeño• Evaluación comparativa• Administración del lugar de

trabajo• Administración de proyectos• Administración de la cadena de

abastecimiento

Administración sostentible • Administración de energía• Administración de EHS (Medio ambiente, salud

y seguridad)• Administración de residuos y servicios públicos• Cumplimiento de las regulaciones• Administración de recursos• Sustainability Solutions Navigator™

Alcance de Servicios

Hard Services

Compressed gases

Air conditioning

Refrigeration

Buildings

M&E

Lifts

Lighting

Drainage

Fire systems

Cooling towers

Utilities operation

Amenities supply

Soft Services

Stationery

Cleaning

Archives

Porterage

Laundry

Reception

Catering

Couriers

Post

Training suite

Meeting rooms

Asset reg

Admin

Security

Car parks

Storage

BMS

Public safety

Photocopiers

Health & Safety

BCP

Fire Alarms

Workshops

Waste mgmt

Signage

Core Contract - Baseline

Real Estate

Consultancy

LargeProjects

Industrial Products

EnergyManagement

Core Contract - Baseline

To provide this service, Johnson Controls will: Overall Management Manage operate and continuously improve the full scope of

services. Review the quality, effectiveness, efficiency and value of all

the above services quarterly to ensure that the output meets the requirements.

Undertake formal reporting to the client on a Monthly and Quarterly basis via regular meetings and written reports.

Communicate scope and performance of Johnson Controls services and encourage customer feedback

Maintain a professional and courteous manner with customers and suppliers at all times

Source expertise on the client’s behalf as required Manage expenditure within the agreed annual budget and

provide accurate and timely reporting to demonstrate this Authorise supplier invoices in a timely manner Maintain records of all charges accurately and keep files in

order. Oversee all major projects and Consultancy carried out by

Johnson Controls on site Utilise Heads of Service capability in order to assist in re-

tendering Produce an annual Strategic Office Plan in keeping with the

Client’s business aims, for the Client’s approval.

To a performance level that ensures that: Any significant operational issues raised by the Client are

actioned to agreed timeframe Continuous improvement is demonstrated by JCL and

recorded in the quarterly performance review Actions are completed within the agreed time frames Suppliers agreed invoices paid by due date Reporting is timely and accurate No JCL induced changes of key staff are made without

three months notice Audit programmes are completed to schedule Update key personnel succession plan quarterly JCL to demonstrate the continued delivery of best value

services to the Client utilising the International Performance Database for benchmarking, Heads of Service and Re-engineering Team.

The Strategic Office plan will be submitted for approval by 30th Sept annually.

The Customer Business Plan will be developed and reviewed between July and Sept for approval by 30th Sept annually.

Produce quarterly forecast of year end position and variance reports

All site staff comply with site safety, health and environmental procedures.

Measured by: Issue and complaints log maintained – no complaints

escalated. No major JCL induced issues with suppliers and own staff

that would potentially damage the Clients reputation, or impact services

Status of the key plans; Customer Business Plan, Strategic Office Plan, Project Management

Succession planning in place and agreed Feedback scores from Clients management teams. Monthly reports to be submitted within the 10th working

day of the following month. Supplier Performance Measurement. Customer Satisfaction Survey

KEY ACTIVITIES PERFORMANCE LEVEL KEY PERFORMANCE INDICATORS

Establecimiento de SLA’s y KPI’s

Establecimiento de SLA’s y KPI’s (2)

KEY ACTIVITIES PERFORMANCE LEVEL KEY PERFORMANCE INDICATORS

To provide this service, Johnson Controls will: Provide a managed Help Desk service to co-ordinate

service requests, incident reporting, performance reporting customer information and to log customer complaints

To a performance level that ensures: The Help Desk is operational between: 08.30 – 17.30 Response times as follows are achieved for calls logged

with the Help Desk:- Standard service <24 hours Out-of-hours emergencies <30 minutes All calls are registered and entered in to the site MAXIMO

database within one hour Customers receive an acknowledgement of their service

request via e-mail. Out-of-hours service requests to the Help Desk are logged

on voice mail Detailed, reliable data input and meaningful reporting

output Work orders are closed to customer’s satisfaction All activities actioned/investigated within agreed timescales Prioritisation of calls Action within agreed timescale Reporting on traffic calls and volumes

Measured by: 91% of calls answered within and dealt with within 8

seconds 97% of calls answered and dealt with within 12 seconds 99% of calls answered and dealt with within 20 seconds All out-of-hours calls recorded and followed up by 9.30am

on the following working day Customer calls acknowledged within 1 hour (except out of

hours) Supplier Performance Measurement. Customer Satisfaction Survey

2.5 - 3 %

Exhaustivo control

financiero / benchmarking

3 – 4 %

SLA´s de acuerdo a resultados

5 – 6 %

Productividad Mano de Obra

directa

4 – 5 %

ProcurementLeverage

3.5 – 4.2 %

Aplicación de tecnología y optimización de procesos

2 %

Self Perform

Rampa de ahorros de JC - GWS

En contratos de Facility Management Integrado, a largo plazo, sepueden lograr ahorros de un 15 – 20 % manteniendo los niveles de servicio iniciales (SLA´s)

CO

STE

IN

ICIA

L

CO

STE

FU

TUR

OA

HO

RR

OS



Transición

Gestión del Cambio: Transición y Tranformación

Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4

Transition programming for each

country including appointment of all

resources, Implement controls, Joint steering

groups formed and Communication plan

created.

Collection of data, supplier management, equipment registers

and other information needs.

Delivery of all program activities including

system testing, transfer of staff and

recruitment, training, process and controls.

Stabilisation of Structure, Process &

Service Delivery

Training & Integration

Handover of all information & Data

Transition Audit

Review & Customer Satisfaction

Measurement

Planning Mobilisation Stabilisation Handover

1-2 Weeks 16 Weeks 4 Weeks 1-5 days

2459d0706p2

OperationsCommence

Las tareas se identifican por Módulos – A cada Módulo se le asigna un responsable

Tota

l Tra

nsiti

on P

roje

ct

Communications

Tasks / Activities

Energy/Sustainability

Tasks / Activities

Tasks / Activities

Human ResourcesTasks / Activities

IT/Technology

Tasks / Activities

Facilities Services & Engineering

Tasks / Activities

EHS/BOS

Tasks / Activities

Client Services

Tasks / Activities

Tasks / Activities

Individual ProductsTasks / Activities

Legal

GO LIVE

GO LIVE

GO LIVE

GO LIVE

Tasks / Activities

Sourcing/Finance

Modelo de Gobierno – Cronograma

Monday Tuesday Wednesday Thursday Friday

AM

PM

Weekly JCI & Client Transition joint call (2 hours)

Weekly JCI & Client Transition joint call (2 hours)

Weekly JCIGlobal update call 2

hours

Weekly JCIGlobal update call 2

hoursWeekly JCI & Client

Workstream calls (2 hours)Weekly JCI & Client

Workstream calls (2 hours)Publish client report to JCI& Client (2 hours)

5:15 Exec Summary to client (30 minutes)

5:15 Exec Summary to client (30 minutes)

Plans accessed only by PMOWeekly JCI Country Focused

Calls (2 hours)Weekly JCI Country Focused

Calls (2 hours)

Ejemplo de Cronograma para activar un Contrato (go-live)

T-30 Readiness Check We are executing to plan Dependencies are aligned for go live Disagreements or issues are being

escalated for timely resolution We understand the impact of being

late in advance

T-30 Readiness Check We are executing to plan Dependencies are aligned for go live Disagreements or issues are being

escalated for timely resolution We understand the impact of being

late in advance

T – 3 Permit To Go Live We are set for go live Approvals, contract and clients

aligned If open issues remain there are

work-around

T – 3 Permit To Go Live We are set for go live Approvals, contract and clients

aligned If open issues remain there are

work-around

T-60 Readiness Check Planning has kicked off OK Start up problems are being dealt

with The team knows what to do next Governance for key decisions is clear

T-60 Readiness Check Planning has kicked off OK Start up problems are being dealt

with The team knows what to do next Governance for key decisions is clear

Apr May Jun Jul Aug Sept Oct Nov Dec Jan

Mobilisation / Due Diligence

LSA Go Live

Transition•“As Is” stabilisation•Vendors transfer or terminated

Transformation•Self delivery or new vendors in place•Savings start

HR process

MSA / LOITransition launch

T-10 Readiness Check We are on-track to go live If there are risks or issues that must

be accepted to go live, this gets management approval

T-10 Readiness Check We are on-track to go live If there are risks or issues that must

be accepted to go live, this gets management approval

Savings early start opportunities (where applicable)



Technology

36

Base del negocio de FM en GWSPrestación de servicios (tantos como séan posibles dentro de la

legalidad) a las 1000 mayores Corporaciones del mundo

Mantenimiento general, servicios de seguridad, limpieza, control de accesos, DDD, planificación de espacios, ordenanzas, flores, vending, manejo de flotas, gestión de

compras, H&S, proyectos (de pequeños a complejos)

Aspectos críticos del Control Financiero Contratos a largo plazo

Perfil de cliente de alto nivel con altos requerimientos a nivel de información y cumplimiento

Organización orientada al cliente

Sistemas de control orientados a cliente, contrato, proyecto, línea de servicio, localización

El control de costes directos es crítico => Mercado de margenes ajustados

El control financiero sobre los contratos es crucial => Modelos transparentes con objetivos de ahorros

Control sobre el capital circulante (TWC) => Financiación vs beneficio

Dimensiones de reporting multiples (Global + Regional+ País + Edificio..)

Solidez en el proceso de gestión de compras y pagos (P2P) – Altos niveles de subcontratación

Control de provisiones (Accruals) => Fiabilidad del resultado

38

Name

IBM Fixed Price

South Allocations

IBM Volume C

IBM Volume B

IBM Reso Request

IBM Small projects

IBM Major Project

IBM S&U from 1.5 to 7.5

IBM Out of Scope

IBM Others

IBM Non Operational costs

IBM contract investments

Philips Core

Philips Core Contingency

Philips Non Core Small Project

Philips Management Costs

Motorola ‐ Pass‐though

Motorola ‐Man Fee

Motorola ‐ Fixed Labour

Motorola ‐ FM Minor Works

Motorola ‐ Unfunded

Motorola ‐ Transition

Agilent Direct Cost

Agilent Indirect Cost

Agilent OOS WPS Cost

Agilent OOS Business Cost

Agilent Intercompany cost

Barclays Fix Services

Barclays Extra services

BBVA Edificios singulares

BBVA Sucursales

BP Base Services

BP Mail & Courier

BP Demand Services

BP Passthough

Cisco Fixed GMP

Cisco Variable GMP

Cisco Additional Services GMP

Cisco User Funded Works

Citi Fix Services

Citi Extra Works

DIAGEO Base scope

DIAGEO Extra services

Ericsson Base Scope

Ericsson Assigments

Ericsson Optional Services

Ericsson Big projects

Goldman Fix Services

Goldman Extra Services

ISDEFE Fix Services

ISDEFE Extra Services

Microsoft Base scope

Microsoft Out of scope

Microsoft Cost + fee

PROCTER Fix Services

PROCTER Extra Services.

SUN Base Scope

SUN Extras

Zena Fix Services

Zena Extra Services

BES Fijos

BES Extras

MSD Sup Control & Manag Spend

Merck Control, Sup Man Spend

MSD PROJECT

MSD INTERNAL COST

Ericsson Full risk coverage cost

Descripcion

Agilent Balmes Barcelona

Agilent Las Arenas Bilbao

Agilent Las Rozas Madrid

Agilent WTC Barcelona

Banco Espirito Santo Madrid

Barclays Zaragoza Plaza

BBVA Madrid

BBVA MADRID

BP Madrid

Cisco Barcelona

Cisco Bilbao

Cisco Madrid

Cisco Sevilla

Cisco Valencia

Citi Beatriz Building Madrid

Citi El Triangle Building Barcelona

Citi La Moraleja Building Madrid

Citi Sucursales Andalucia Occidental

Citi Sucursales Andalucia Oriental

Citi Sucursales Baleares

Citi Sucursales Barcelona

Citi Sucursales Cantabria

Citi Sucursales Castilla la Mancha

Citi Sucursales Castilla Leon

Citi Sucursales Euskadi

Citi Sucursales Extremadura

Citi Sucursales Galicia

Citi Sucursales Levante

Citi Sucursales Madrid

Citi Sucursales Navarra

Citi Sucursales Zaragoza

DIAGEO Pozuelo Madrid

Ericsson Barcelona

Ericsson Branches Bilbao

Ericsson Branches Canarias

Ericsson Branches La Coruña

Ericsson Branches Levante

Ericsson Branches Malaga

Ericsson Branches Valladolid

Ericsson Branches Zaragoza

Ericsson Fuenlabrada

Ericsson Millenium

Ericsson Sevilla

Ericsson Torre Suecia

Goldman Madrid

Grupo Zena Madrid

IBM Albatros Madrid

IBM Avda America Madrid

IBM Coruña OJB

IBM Cronos Madrid

IBM FECSA Barcelona

IBM Getxo 01E

IBM L'ILLA Barcelona

IBM Narcis Monturiol Barcelona

IBM Oviedo

IBM Palma de Mallorca

IBM Platinum Madrid

IBM San Fruitos Barcelona

IBM San Severo Madrid

IBM Sant Just Barcelona

IBM Santa Leonor Madrid

IBM Sevilla

IBM Tec. Center Madrid

IBM Tres Cantos Madrid

IBM Valencia

IBM Zaragoza

ISDEFE Madrid

ISDEFE MADRID

Microsoft Josep Pla Barcelona

Microsoft La Finca Madrid

Microsoft Leioa (Bilbao)

Microsoft Sevilla

Motorola Madrid

MSD San Agustin de Guadalix

Philips Barcelona

Philips Madrid

PROCTER Mataro

SUN Barcelona

SUN Madrid

Dimensiones de analisis – Contratos, proyectos y localizaciones

39

Code Description

0200 Cleaning (Interior)

0201 Routine Cleaning

0300 Specialized Cleaning

0301 Window cleaning

0302 Carpet cleaning

0308 Dust mat cleaning

0309 Hard Floor Treatments

0310 Other Special Cleaning

0401 Clening Supplies and Materials

0402 Paper Products

0403 Cleaning Feminine Hygiene

0500 Trash Removal

0501 Trash Removal ‐HAZMAT

0502 Trash Removal ‐Recycling

0506 Trash Removal ‐Confidential

1000 Asset Management

1100 Building Maint Services

1120 Fabrication Svcs

1150 Building repair services

1175 Dionized Water

1180 Compressed Air System

1200 Bldg Elevator/Esc Maint

1250 Bldg Elevator/Esc Repair

1300 HVAC Maint

1301 Ventilation Sys Maint

1302 Bldg ‐ Boiler Maint

1305 Bldg Control Sys Maint

1306 Lighting

1307 Emgcy Lght Sys Mnt

1315 Refrig System Maint

1349 Mechanical Services

1350 Bldg HVAC Repair

1351 Ventilation Sys Repair

1352 Bldg Boiler Repair

1355 Bldg Controls Sys Repair

1356 Lighting Control Repair

1365 Refrig System Repair

1390 Water TRMT Serv

1400 Electrical Services

1401 Bldg Elec Grounding Sys

1410 Bldg Elec Low Volt Maint

1430 Backup Electrical System Maint

1431 UPS System Maintenance

1435 Elec Predictive Maint

1440 Communications Sys Maint

1445 Lightning Protect Maint

1450 Bldg Electrical Repairs

1470 Bldg Elec High Volt Mtn

1475 Bldg Elec Swtchgr Repairs

1480 Backup Electrical System Repairs

1481 UPS System Repairs

1500 Bldg Struct/Roof Maint

1550 Bldg Struct /Roof Repair

1600 Plumbing Services

1605 Hot & Cold Water

1611 Bldg Plumb Grease Maint

1612 Bldg Plumb Oil/Wter Maint

1613 Bldg Plumb Eyewash Maint

1614 Bldg Plumb Sanitary Maint

1615 Bldg Plumb Storm Maint

1616 Bldg Plumb W.Heater Maint

1650 Bldg Plumbing Repair

1655 Bldg Pipefit Repair

1661 Bldg Plumb Grease Repair

1663 Bldg Plumb Eyewash Repair

1665 Bldg Plumb Storm Repair

1700 Bldg Fire/Life Safe Maint

1750 Bldg Fire/Life S. Repair

1760 Building R/M ‐Welding

1800 Genrl Bldg R/M (Interior)

1801 Genrl Bldg Int ‐ Pest Cntrl

1802 Int Maint ‐ Signage

1803 Genrl Bldg Int ‐Walls

1804 Genrl Bldg Int ‐ Plants

1805 Int Maint ‐ Ceiling

1806 Int Maint ‐ Painting

1807 Int Maint ‐ Carpet Repair

1808 1808 Int Maint ‐ Carpentry

1810 Int Maint ‐ Floor Repair

1812 Furniture

1820 Int Maint ‐ Door/Lock Rep

1850 Genrl Bldg R/M (Exterior)

1851 Ext Maint ‐Window Rep

1854 Ext Maint ‐ Power Washing

1857 Genrl Bldg Ext‐ Doors

1860 Genrl Bldg exterior lighting

1861 Ext Maint ‐ Signage

1900 Gen Bldg Equip Maint

1906 Appliance Maint & Testing

1910 Kitchen Equip Maint

1955 Appliance Repair

1960 Kitchen Equipment Repair

1965 Laboratory Equipment Maint and Repair

1970 O&M Vehicle Lease Costs

2000 Utilities

2001 Utilities Electrical

2002 Utilities Gas

2006 Utilities Water

2007 Utilities Sewer

3002 Roads and Grounds Materials and Supplies

3100 Grounds landscaping

3200 Grounds ‐ Garage/Park

3300 Grounds snow removal

3400 Grounds ‐ Other

3401 Grounds ‐ Pavement Repair

3500 Asphalt/Concrete Repair

4000 Security Service

4001 Security Supplies and Materials

4200 Security ‐ guards

4400 Security Equipment

4405 Intruder Alarm System

5300 Management Fees

5301 Mgt ‐ Global Management

5302 Mgt ‐ Regional

5303 Mgt ‐ Facilities Coordinator

5304 Mgt ‐ Facilities Manager

5305 Mgt ‐ Facilities Assistant

5306 Mgt ‐ Building Services Engineering

5307 Mgt ‐ Finance & Reporting

5350 Mgt ‐ Indirect Field Svs

5360 Remote Sites

5400 Professional Fees

5401 Compliance Requirements

5402 Prof Consulting services

5404 Prof‐Accounting Fees

5414 Prof‐Engineering Svs

5510 Genrl Off Expends ‐ Off Equip/Furn

5511 Genrl Off Expense ‐ Postage

5512 Communications

5513 Genrl office expense space rent

5518 Genrl office exp supplies materials

5700 Documentation, Procedures and Manuals

5710 Reception Services

5712 Training and Development

5720 IT Maintenance

5721 IT Maximo

5970 Vehicle costs

6100 Parking Administration

8005 Project Management Services

8010 Construction Services

8015 Support Services

8020 Food and Vending Services

8021 Canteen / Restaurant

8022 Catering ‐ Food Costs

8023 Catering ‐ Fixed Costs

8024 Catering ‐ Hospitality

8029 Executive Dining

8030 Kitchen Consumables

8031 Vending General

8032 Vending Machines

8034 Vending Consumables

8036 Water Coolers

8120 Space planning Services

8121 Move Mgmt Svcs

8122 Box Move Labor Services

8124 Telecomm Move

8126 Office Equipment Mgmt

8130 CAFM Services

8131 CAD Drawing Maint

8133 Data Centres

8135 Technical Audit Svcs

8150 Emergency Management Services

8151 Stationery/Form Mgmt

8200 Service/Call Center

8205 Helpdesk Services

8210 Reception/Telephone Operator Serv

8211 Telecom System Mgnt

8215 Environmental, Health and Safety

8217 Environmental Services

8218 Health and Safety Services

8219 Chemical Handling

8220 Graphics/Reprograph Svs

8221 Print/Paper Supply

8222 Central Reprographics

8230 Library Services

8231 Document Destruction

8232 License Fees

8235 Mailroom Services

8238 Courier Services

8239 Parcel Delivery Services

8240 Stockroom/inventory contrl

8245 Wellness Center Services

8250 Records Mgt Svs

8255 Shipping and Receiving

8260 Conference Room Set‐Up

8261 Training & Conference Center Services

8262 Event Setup

8263 Event Management

8264 Audio/Visual Services

8266 Concierge Services

8271 Artwork Management Services

8272 Courtesy Transport Svcs

8280 Vendor Management

8285 Procurement Mgmt Svcs

8286 Furniture Procurement

8300 General Tenant Services

8305 Asset Management

8306 Energy Proc&Mgmt Services

8311Leased Property Support/Landlord Oversight

8600 MAC Project Management

8602 WPS‐Moves Mgt Svs

8603 Space Planning Services

8655 Space Data Management Services

8901 Glassblowing

8970 Fleet Management

9001 Business Continuity

9002 Out of Scope additional Services

9999 Temporary BOMA code

NR01 Country SG&A

NR02 Mobile Phone Expenses

NR03 Travel Expenses

NR04 Other Expenses

RC01Incremental Account Management

RC02 Transition Costs

RC03 IT Setup Costs

RC04 IT Running Costs

RV01 Revenue

RV10 Management fee

RV11 Management fee at risk

RV20 Transition fee

RV21 Transition fee at risk

RV30 Insentive Payment

RV40Insentive Payment ‐Managing Agent

Empresa de servicios – BOMA codes

MI / P2P Solution: High Level Overview

Data Warehouse

LC_RF2LC_RF3

CC_RF3CC_RF2CC_RF1CC_BudgetCC_Amount

LC_RF1LC_BudgetLC_AmountDescr

PKCurrency_CodePKSourcePKChangeControl_NoPKInvoicePKCost_TypePKPOPKSupplier_NoPKBoma_NoPKLocation_NoPKDate

F_Finance

LC_RF2LC_RF3

CC_RF3CC_RF2CC_RF1CC_BudgetCC_Amount

LC_RF1LC_BudgetLC_AmountDescr

PKCurrency_CodePKSourcePKChangeControl_NoPKInvoicePKCost_TypePKPOPKSupplier_NoPKBoma_NoPKLocation_NoPKDate

F_Finance

Fiscal_YearFiscal_QuarterFiscal_Month_NameFiscal_Month_NoYear_NameYear_NoQuarter_NameQuarter_NoMonth_NameMonth_No

PKDateD_Time

Fiscal_YearFiscal_QuarterFiscal_Month_NameFiscal_Month_NoYear_NameYear_NoQuarter_NameQuarter_NoMonth_NameMonth_No

PKDateD_Time

Invoice_Log_DateInvoice_Due_DateInvoice_Pay_DateInvoice_DateInvoice_DescrSupplier_NoInvoice_No

PKInvoiceD_Invoice

Invoice_Log_DateInvoice_Due_DateInvoice_Pay_DateInvoice_DateInvoice_DescrSupplier_NoInvoice_No

PKInvoiceD_Invoice

Supplier_NoPO_DescrPO_Line_NoPO_No

PKPOD_PO

Supplier_NoPO_DescrPO_Line_NoPO_No

PKPOD_PO

Supplier_NamePKSupplier_No

D_Supplier

Supplier_NamePKSupplier_No

D_Supplier

PKChangeControl_NoD_ChangeControl

PKChangeControl_NoD_ChangeControl

SG_NameSG_CodeSG_SC_NameSG_SC_CodeBoma_Name

PKBoma_CodeD_CostCategory

SG_NameSG_CodeSG_SC_NameSG_SC_CodeBoma_Name

PKBoma_CodeD_CostCategory

CountryPortofolioContractBP SegmentLocation_Name

PKLocation_NoD_Location

CountryPortofolioContractBP SegmentLocation_Name

PKLocation_NoD_Location

iScala GWSTemplateOracle 11i

Other FinanceSystem

4. Other Costs, Revenue &Journal transactions

Maximo 4.11PO Procurement

1b. ApprovedInvoices(for reporting)

• Standard Reports• Graphical Reports• Slice & Dice Reporting• Ad-hoc Queries

Cognos Reporting Layer

FINANCE SYSTEMS

1a. ApprovedInvoices(for Payment)

AccrualsWebtool

2. Suggested PO Accruals

3a. Summary PO Accrual

3b. Detailed PO Accruals

Variance Variance TOTAL COST CLIENT BUDGET Variance

% % (YTD) (Remaining) %

3000 - Management Services 3,890 3,890 3,890 3,890 3,623 -7% 48,332 48,332 47,442 -2% 48,332 0 48,332 47,442 -2%

3001 - Building Maintenance Services 12,788 (8,381) 4,407 3,551 14,244 17,795 16,468 -8% 152,650 10,041 162,691 215,639 25% 162,691 0 162,691 215,639 25%

3002 - Janitorial Services 2,500 (568) 1,932 39,154 (19,221) 19,933 21,523 7% 122,743 19,498 142,241 281,826 50% 142,241 0 142,241 281,826 50%

3003 - Grounds Services 0 4,740 4,740 (3,318) (4,740) (8,058) 559 1,542% 5,688 474 6,162 7,318 16% 6,162 0 6,162 7,318 16%

3004 - Protection Services 132 25,187 25,319 38,700 (22,358) 16,342 14,284 -14% 77,784 36,594 114,378 187,040 39% 114,378 0 114,378 187,040 39%

3005 - Set-up / Safety Services 2,292 (3,792) (1,500) 5,023 3,792 8,815 2,274 -288% 28,595 474 29,069 29,773 2% 29,069 0 29,069 29,773 2%

3006 - Moves / Adds / Changes Services 612 612 2,782 2,782 618 -350% 10,264 10,264 8,098 -27% 10,264 0 10,264 8,098 -27%

3008 - Office Services 139 8,837 8,976 15,884 (12,290) 3,594 4,314 17% 22,712 3,454 26,166 56,487 54% 26,166 0 26,166 56,487 54%

3009 - Mail Services 8 (10,961) (10,953) (4,154) 7,562 3,408 3,103 -10% 20,496 3,399 23,895 40,626 41% 23,895 0 23,895 40,626 41%

3010 - Employee Services (290) (290) 166 166 148 -12% 1,997 1,997 1,939 -3% 1,997 0 1,997 1,939 -3%

3011 - Speciality Services 100 100 100 100 89 -12% 1,205 1,205 1,170 -3% 1,205 0 1,205 1,170 -3%

3012 - Space Management 259 259 259 259 230 -12% 3,105 3,105 3,013 -3% 3,105 0 3,105 3,013 -3%

3013 - Additional Services 579 2,738 3,317 3,036 (2,176) 860 844 -2% 9,731 (489) 9,242 11,045 16% 9,242 0 9,242 11,045 16%

TOTAL 23,009 17,800 40,809 105,074 (35,188) 69,887 68,077 -3% 505,301 73,444 578,745 891,416 35% 578,745 0 578,745 891,416 35%

3001 - Building Maintenance Services 0 1,613 1,613 1,265 1,265 1,265 0 1,265 1,265 1,265

3007 - Furniture Management Services 0 0 0 1,368 1,368 1,368 0 1,368 1,368 1,368

3011 - Speciality Services 0 0 0 2,582 2,582 2,582 0 2,582 2,582 2,582

TOTAL 0 1,613 1,613 5,215 5,215 5,215 0 5,215 5,215 5,215

Other - Other 1,570 1,570 8,853 8,853 2,744 -223% 32,931 32,931 32,931 0% 32,931 0 32,931 32,931 0%

TOTAL 1,570 1,570 8,853 8,853 2,744 -223% 32,931 32,931 32,931 0% 32,931 0 32,931 32,931 0%

24,579 19,413 43,992 119,142 (35,188) 83,955 70,821 -19% 543,447 73,444 616,891 924,347 33% 616,891 0 616,891 924,347 33%

Fees

TOTAL

CLIENT BUDGET Year End Outturn CLIENT BUDGET

Core Services

Non Core Services

TOTAL COST CLIENT BUDGET ACTUAL COST ACCRUALS TOTAL COSTACTUAL COST ACCRUALS TOTAL COST ACTUAL COST

Contract Year 01

Contract Year 01 Month 11 Contract Year 01 Month 12 YTD Year End Outturn

ACCRUALS

Control financiero – Transparencia en costes

Maximo

Work Flow Management

CMMS

Procurement

43

Service Activation – Request

44

Service Activation – Viewing Requests

Identificación de la Orden de Trabajo

45

CMMS Reports

Report Description:PM Planned vs Actual for

Period

Parameter Selects:- Start Date- End Date- Location

The report gives a comparison of Planned vs Completed PM

Work Orders grouped by location. The number of Work

Orders still to be done is shown along with the percentage of

Work Orders that are complete.

CMMS Reports

Report Description:Total PM Work for Period

(Graphs)


The report gives a summary of Planned vs Completed PM Work

Orders.

The charts enable month-by-month comparisons to be made of planned and completed work

and monthly percentage completions.

CMMS Reports

Report Description:Work Raised for Period with

Graphs


- Work Type

The report gives a summary by month of the numbers of Non-PM Work Orders raised vs the

number and percentages completed. The charts enable

month by month comparisons to be made.



Modelos Comerciales


Modelo Cost plus

Direct Labour Costs & Overhead %

Extra’s CostsMark-up

%Variable Cost

Margin (at risk)Margin

Fixed Cost

Subcontract CostsMark-up

%

Margin (not at risk)


Contract Models: Cost plus model

Modelo “Cost Plus” + Open Book. Es un contrato de porcentaje de margen sobre coste en modelo de libros abiertos, es decir, transparencia absoluta de los costes que soporta JC GWS, con un fee sobre los siguientes conceptos:

– Direct Labour Costs & Overhead %: costes sobre salarios de gestión de la cuenta

– Subcontract Costs % MARK UP: coste de servicios subcontratados por JC GWS, con caracter fijo.

– Extra’s Costs % MARK UP : coste de servicios extraordinarios.

– Margin (not at risk) / Margin (at risk) : hace referencia a incentivos y penalizaciones. Fijándose un porcentaje máximo a aplicar que, en caso de que se dieran resultados negativos sería descontado del precio total.


Modelo de Contrato: GMP (Precio Máximo Garantizado)

GMP and Shared Savings Model (values in $ million)

0.00

5.00

10.00

15.00

20.00

25.00

30.00

35.00

40.00

45.00

Year 1 Year 2 Year 3 Year 4 Year 5

Guaranteed Savings

Shared Savings

Management Fee

Actual Svc CostsClient CostBaseline


Contract Models: GMP

Es un modelo de Guaranteed Maximum Price: precio máximo garantizado, con acuerdo de compartir ahorros entre JC y su cliente con las siguientes caracterísiticas:

– Contrato OPEN BOOK: política de libros abiertos.

– Matriz descendente de precios.

– Se llega a un acuerdo de ahorro porcentual anual Cliente y JC GWS. Caso 3M: se tiene en cuenta fase Due Dilligence del proceso de licitación.

– Los ahorros sobre el GMP deben ser compartidos entre cliente y JC GWS en un 50-50. Se realiza conciliación compensatoria al final de cada período contractual (anual)

– Importante el estudio previo en due dilligence de elementos incluidos (SCOPE) / excluidos (OUT OF SCOPE) de la matriz de GMP.

– En servicios out of scope, porcentaje acordado a aplicar sobre coste.


Ejemplo Matriz GMP

Servicios OPS 1: SCOPE Spain Rivas Madrid HQ

BMS Systems 18,000 10,000 8,000

Mechanical Maintenance 50,000 30,000 20,000

Electrical Maintenance 70,000 40,000 30,000

Standby Generator 9,000 5,000 4,000

UPS 9,000 5,000 4,000

Lightning Protection 1,800 1,000 800

Earthing Systems 1,500 1,000 500

Fire Prev. & Protec Sys 22,000 15,000 7,000

Lifts - Passenger 20,000 5,000 15,000

Security - CCTV 25,000 10,000 15,000

Security - Perim & Internal 430,000 200,000 230,000

Security - Confid Waste 5,000 2,000 3,000

Security - Reception 45,000 20,000 25,000

Cleaning - General/Office 330,000 180,000 150,000

Waste Removal 13,000 8,000 5,000

Hazardous waste 15,000 10,000 5,000TOTAL 1,064,300 542,000 522,300

Servicios MGNT 1 Spain Rivas Madrid HQHELP DESK ADMINISTRATOR 14,000 7,000 7,000MAINTENANCE MANAGEMENT 20,000 10,000 10,000

FM 24,000 12,000 12,000CBM 20,000 10,000 10,000

TOTAL 78,000 39,000 39,000

OPS 1,064,300MNGT 78,000

MARGIN 100,000

PRICE MATRIX

1,142,300

COSTE TOTAL = AHORROS COMPARTIDOS

MARGEN FIJO (ACORDADO) JC GWS


Contract model: Fix price

Es un modelo de precio fijo cerrado de venta, cuyos costes no son transparentes y que puede ser de dos tipos: “estándar” y “todo riesgo”:

– “Estándar”: incluye servicios fijos para el mantenimiento habitual. Se factura la mano de obra y materiales de intervenciones extraordinarias aparte.

– “Todo riesgo”: incluye todo riesgo en mantenimiento, es decir, mano de obra y algunos materiales fungibles, sin incluir aquellos elementos esenciales para la vida de los equipos.


Ejemplo matriz precio fijo

Precio horaOficial 1ª 45 €

Polivalente 20 €Oficial 3ª 25 €

festiva / nocturnase aplica un 50

% al precio unitario

Servicios Opción 1 Opción 2 (todo riesgo)

Limpieza 250,000 250,000DDD 7,100 15,000Jardinería 15,000 25,000Mantenimiento

Self performance JC 40,000 60,000Equipos clima 8,000 15,000

Pararrayos y Toma de tierra 500 500Legionella 2,500 5,000

UPS 3,000 6,000Grupo Electrógeno 3,000 7,000

Centro Transformación 2,500 2,500Mantenimiento PCI 5,000 11,000

Mantenimiento Seguridad 7,000 14,000Servicio de Gestión

Equipo Gestión JC 50,000 50,000Help Desk 30,000 30,000

423,600.00 € 491,000.00 €

ABRIR 3100 OFICINAS y 47 EDIFICIOS TODOS LOS DÍAS

• GARANTIZANDO LOS SERVICIOS NECESARIOS PARA LA RED

• GESTIONANDO LOS RECURSOS DE MANERA EFICIENTE

• PRESTANDO LA CALIDAD NECESARIA AL MEJOR PRECIO

• CUMPLIENDO LOS OBJETIVOS DEL NEGOCIO

NuestroObjetivo

3484

52 1846

7815

26

4913

248 14

7

491

16

42

19

56

45

7238

7871

4295 28

21 66144154 732030

29 14

12

36

5661 369

62

660

30

40 108

4453

2627

310033

Nº de OficinasNª de Edificios Territoriales

Inmuebles DaresGestores Johson Controls Oficinas (19)Gestores Johson Controls Edificios (3)

LEYENDA

111 2

2

1

1

1

1

1

2

2

31 11

1

1

1

2

2 11

2

11

ALCANCE DE LOS SERVICIOS :

• RECEPCIONES DE OBRAS: 436• FACTURAS: 23.000• ALTA DISPERSIÓN GEOGRÁFICA• DIVERSIDAD DE TIPOLOGÍAS DE OFICINAS

Y EDIFICIOS

VOLUMEN DEL SERVICIO ANUAL:

11MANTENIMIENTO• Mantenimiento Correctivo• Mantenimiento Preventivo• Matenimiento Normativo• Servicios Urgentes 24H• Nuevas Instalaciones• Control de Avisos y ANS

22 LIMPIEZA• Limpiezas Diarias • Limpiezas Planificadas• Servicios Urgentes 24H• Limpiezas Especiales

33GESTIÓN ENERGÉTICA• Control de Consumos.• Altas y Bajas de suministros.• Ajustes de potencias contratadas• Inversiones Tecnologias Eficientes• Certificación ISO 14001

44OTROS SERVICIOS• Coordinación Seguridad/ Salud• Destrucción de Documentación

Confidencial• Control de Plagas• Jardinería

• AVISOS: 44.300• TRABAJOS CORRECTIVOS: 32.540• TRABAJOS NO CORRECTIVOS: 7.240• LIMPIEZAS EXTRAORDINARIAS: 2800• SINIESTROS: 1400• CAMBIOS DE MÁQUINAS: 320

BMS

Limpieza

¿Cómo lo hacemos?

Mantenimiento Integral de Oficinas (M.I.O.)

Modelo de gestión

5 personas RED (3,7 FTs)

16 Empresas3.864 personal de servicio

24 Facility Managers RED Expertos en Facility Management

Fabricante de equipos de BMS

Fabricante de equipos de climatización

CLIENTE

4 personas CORP (3,2 FTs)

16 Facility Managers CORP

FM MANAGEMENT ON SITE

EDIFICIOS CORPORATIVOS RED DE OFICINAS

•CENTRO DE INNOVACIÓN

•3 CENTROS DE PROCESO DE DATOS

•CENTRO DE FROMACIÓN

•PALACIO PRESIDENCIAL

•SEDE SOCIAL

•SEDE CENTRAL CORPORATIVA

•EDIFICIOS CORPORATIVOS

16 Facility Manager:

•1 Site Manager

•13 FM Manager

•2 FM Admin

•DAR NOROESTE

•DAR NORTE

•DAR CATALUÑA

•DAR CENTRO

•DAR ESTE

•DAR SUR

•DAR CANARIAS

3.100 Oficinas + 33 Edificios Territoriales

23 Facility Manager:

•8 Site Manager

•14 Gestores

•1 Project Manager

COORDINADOR / CBM

Estructura interna del proyecto

14 Edificios Corporativos

CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES

1. Edificios Corporativos 2. Red de Oficinas

Presencia permanente de un gestor por edificio. Jefe de Intervención. Presencia física en edificios territorial de cada zona. Se tienen que desplazar utilizando medios de JC GWS.

Inmuebles localizados en Madrid y Bilbao. Alta dispersión geográfica en todo el territorio Nacional.

Instalaciones complejas y con alta criticidad Instalaciones sencillas y criticidad media.

Personal de Dirección de Negocio. Personal de explotación de negocio.

Inmuebles de utilización y explotación exclusiva por BBVA Inmuebles compartidos con terceros. (Comunidades, Siniestros, …)

Facility Management Soporte a usuarios y otros departamentos Soporte Administrativo

Supervisión de los niveles de servicio prestados por las subcontratas del edificio.Seguimiento y control de las gamas de mantenimiento preventivo, tiempos de correctivos y trabajos por administración

Atención y seguimiento de avisos de los usuarios de los edificios

Conformado de Facturas de Trabajos por Administración

Implantación y certificación de edificios con ISO 14001

Gestión y coordinación de eventos en el edificio ( Protocolos de la casa Real, Presidencia de la

Comunidad, etc..)Grabación de las OM en Sistema

Registro y control de documentación obligatoria según normativa vigente (OCAS, REBT, RITE, Legionelosis, etc..)

Coordinación con otros departamentos para la realización de actuaciones sin molestias para los usuarios, y garantizando los servicios durante le

horario de trabajo.

Atención telefónica de avisos y urgencias

Control de costes en trabajos por administración, comparativa de presupuestos, plazos de garantías, soluciones técnicas, cumplimiento de pliegos.

Supervisión y seguimiento de obras y reformas del edificio.

Reclamación de avisos y envío de facturas a otros departamentos (UCS,

Actualización y gestión del archivo documental del edificio.

Gestionar el cumplimiento de las normativas de PRRLL y Medioambientales

Explotar la información de gestión de manera centralizada para la DAR y para SS.CC

Coordinación con el departamento de seguridad en el edificio, para el cumplimiento de los

protocolos específicos

Funciones de los Facility Managers CORP

Gestión de mantenimiento Soporte técnico en campo Soporte Administrativo

Registro y control de documentación obligatoria según normativa vigente Visitas de inspección de oficinas Conformado de Facturas de Trabajos por

Administración

Registro, seguimiento y control de los niveles de servicio.

Visitas de recepción de nuevas instalaciones Grabación de las OM en Sistema

Seguimiento y control de las actuaciones solicitadas por al red, AVISOS / ORDENES DE MANTENIMIENTO

Visitas de recepción de nuevas oficinas con empresa mantenedora

Tratamientos de facturación electrónica (Fijos mensuales y Derramas)

Control de costes en trabajos por administración, comparativa de presupuestos, plazos de garantías, soluciones técnicas, cumplimiento de pliegos.

Visitas de inspección por mala praxis Reclamación de avisos y envío de facturas a otros departamentos (UCS, Holding…)

Implantar los procedimientos y planes específicos de SS.CC en el territorio. Coordinación con Seg / PRRLL / Obras /G.Espacios

Visitas en siniestros y actuaciones urgentes Atención telefónica de avisos y urgencias

Explotar la información de gestión de manera centralizada para la DAR y para SS.CC

Visitas realizadas a solicitud de la DAR

Funciones de los Facility Managers RED

1. Edificios Corporativos.• Informe mensual de gestión según ANS Johnson Controls.• Indicadores de cumplimiento de protocolos ISO 14001 en edificios.• Informes de seguimiento Obras.• Informes de apoyo a traslados y gestión de espacios.• Informes de preparación de eventos.• Actualización de normativa: Seguridad Industrial, MA y PRLL

2. Red de Oficina.• Informes mensuales de gestión según ANS con Johnson Controls.• Informes mensuales de nivel de servicio de las subcontratas.• Informes de recepciones de obras y nuevas instalaciones.• Contra informes técnicos de mala praxis de subcontratas.• Actualización Cuadros de mando: Gasto / inversión. Ahorros.• Mejora de procesos internos.• Actualización de normativa: Seguridad Industrial, MA y PRRLL

Reporting Interno a los departamentos

CAPITULO DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES NIVEL DE SERVICIO CRITERIO DE MEDICIÓN

INDICADOR CLAVE

Control de avisos generados en el SAP R3 “ACOGE” por los usuarios de BBVA

Modificación del status de la orden en caso de que sea necesario

Incidencias hasta el día anterior, revisadas por el Gestor

100%

Generación de informes mensuales para el Responsable de BBVA

Informes enviados dentro de los 20 primeros días del mes siguiente

100%

El sistema de Gestión SAP R3 se mantendrá con los avisos depurados

El Gestor diariamente anulará estos avisos en el sistema de gestión.

Incidencias hasta el día anterior, depuradas por el Gestor

100%

Diariamente el Gestor identificará el proveedor que corresponda a la incidencia y se la notificará mediante correo electrónico.

Notificaciones a proveedores hasta el día anterior realizadas por el Gestor

100%

Gestión de incidencias, utilizando el sistema SAP-ACOGEGESTIÓN DE AVISOS

GESTIÓN DE AVISOS

Depuración de los “avisos nulos” de SAP R3 Los “avisos nulos” son avisos válidos que no corresponden a la contrata de Mantenimiento integral:

- Teléfono- Persianas eléctricas- Rótulos- Cambio de cristales- Ascensores- DDD- Máquinas de ofimática: contadores de billetes, destructoras documentos, fax, fotocopiadoras, relojes de oficina

El Gestor diariamente anulará estos avisos en el sistema de gestión.

Auditorias INTERNAS

Auditorias EXTERNAS

ANS CONTRACTUALES AHORROS POR GESTIÓN

Certificaciones ISO 14001+ + ++

2 21

7

•Una vez establecidas las funciones, el dimensionamiento, y los diferentes perfiles necesarios, se definen los Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS). En base a su grado de cumplimiento, se aplican penalizaciones o bonificaciones sobre la facturación anual.

Hasta la fecha, el equipo de Johnson Controls ha conseguido:

•Empresas de outsourcing FM mejor valorada por el cliente.•Meryt Award Fy09 Employee Ingenuity and customer satisfaction.•Pasado 2 auditorias internas de Cumplimiento Normativo del cliente. •Pasado 21 auditorias externas del cliente•Todos los Edificios Corporativos que JC GWS gestiona, han sido certificados con la ISO 14001. •Bonificaciones contractuales por cumplimiento de los Acuerdos de Nivel de Servicio.

Acuerdos de nivel de servicio (ANS)

•Para cumplir con las necesidades internas del cliente y con la mejora continua del servicio prestado, Johnson Controls ha desarrollado protocolos, manuales técnicos y herramientas de gestión en red a medida, que facilitan la explotación de la información, aseguran el cumplimiento de la normativa interna del cliente, y garantizan la adaptabilidad de los procedimientos a sus necesidades, que varían a lo largo del tiempo.

Entre estas actuaciones se encuentran:

•Protocolos de coordinación interdepartamental eficientes.

•Protocolos de coordinación y recepción de obras de instalaciones.

•Protocolos de inspección de Oficinas /Edificios.

•Soporte de implementación y desarrollo de mejoras , de las herramientas de gestión internas del cliente.

•Recurso compartido departamental en red y GMAO Edificios Corporativos.

•Recurso compartido departamental en red y GMAO Red de Oficinas.

•BBDD inventarios en RED

•Herramienta de visado centralizado en red para trabajos por administración.

Innovación y mejora continua

Preguntas?

Documents

GlobalWorkPlaceSolutions “Facility Management – una ... Proveedor de... · GlobalWorkPlaceSolutions Creating business advantage “Facility Management – una perspectiva Global“