FundamentosdeProyectosyGerenciadeProyectos2010

Fundamentos de Proyectos y

ó

Fundamentos de Proyectos y Gerencia de Proyectos

Curso taller Planeación y Control de Proyectoscon MS Project

[email protected]

Referencia

A Guide to the

Project Project ManagementBody ofKnowledgeg(PMBOK® Guide)

2Fundamentos de Proyectos y Gerencia de Proyectos

El Proyecto y su Ciclo de Vida

ContenidoEl Proyecto y su Ciclo de Vida

Relaciones Proyectos – Programas – Portafoliosy g

La Gerencia de Proyectos

El Gerente del Proyecto

La Organización

I t dInteresados

Marco Conceptual para la Gerencia de Proyectos


Marco Conceptual para la Gerencia de Proyectos

Proyectos vs. OperacionesComparten las siguientes características:

– Ejecutados por personasj p p–Restringidos por recursos limitadosPlaneados ejecutados y controlados–Planeados, ejecutados y controlados

4El Proyecto y su Ciclo de Vida

Proyectos vs. Operaciones

Proyecto Operación

Equipo de TrabajoTemporal Permanente

Desarrollo RepetitivoNuevo Desarrollo RepetitivoNuevo

Producto RepetitivoNuevo


¿Qué es un proyecto?Project Management Institute:“A project is a temporary endeavor undertaken to create

a unique product, service or result”PMBOK® Guide 4th edition


Características de un ProyectoTemporal

– Duración limitadaC i t b d• Comienzo: proyecto aprobado

• Final: Logro de los objetivosSe sabe que no se lograrán los objetivosq g jDesaparece la necesidad

– Aplicación al Proyecto, no al resultadoP d li l t id d– Puede aplicar a la oportunidadTiempo limitado para la producción del resultado


Características de un ProyectoEntregable Singular

– Único en su género– Diferente de los demás entregables– No ha sido hecho anteriormente o a s do ec o a te o e teexactamente en la misma forma

• Bien: Tangible y cuantificable • Bien: Tangible y cuantificable • Servicio: Intangible


Características de un Proyecto

Elaboración Progresiva (Gradual)– Desarrollo por pasosp p– Aumento por incrementos

A medida que se avanza se afinan los detalles


Proyectos y Estrategia

• Forma de organizar las actividades que no pueden acometerse dentro de los no pueden acometerse dentro de los límites operacionales normales de la

i ióorganización• Medio para realizar el plan estratégico p p g

de la organización, ya sea con recursos i t t dpropios o contratados Propósito


l d d

Razón de Ser

Resultado deConsideraciones ProblemáticaEstratégicas:

Problema– Demanda del mercado– Necesidad del negocio

Problema

ExigenciaNecesidad del negocio– Solicitud de un cliente– Avance tecnológico

g

OportunidadAvance tecnológico– Requisito legal Necesidad


Nombre del Proyecto


Ciclo de Vida

Mejora

N NN

ATE

GIA

E L

AN

IZA

CIÓ

N

DA

CIÓ

N

RA

CIÓ

N

EST

RA

DE

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UA

CIÓ

N

UL

AC

IÓN

PPEP

EJE

CU

EVA

LU

FOR

MU PPIAE

PREINVERSIÓNPREINVERSIÓN INVERSIÓNINVERSIÓN


Ciclo de Vida

HORIZONTE DE PLANEACIÓNHORIZONTE DE PLANEACIÓNCICLO DEL PROYECTOCICLO DEL PROYECTO

CICLO DEL PRODUCTOCICLO DEL PRODUCTO

GIA

CIÓ

N

IÓN

CIÓ

N

IÓN

IÓN

ÓN

CICLO DEL PROYECTOCICLO DEL PROYECTO

STR

ATE

GD

E L

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P

JEC

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PP

E

OR E

V

FO LIQOP

PREINVERSIÓNPREINVERSIÓN INVERSIÓNINVERSIÓN

EJ

IdeaPerfilPrefactibilidadNivel:Factibilidad


Ciclo de Vida

Niveles de Preinversión

• Identificación • Planteamiento d lt ti

• Estudio de lt ti

• Decisión d fi iti• Definición de

objetivos–Problema

de alternativas• Análisis inicial• Juicio de

alternativas• Información secundaria

definitiva• Información primaria

–Exigencia–OportunidadN id d

Juicio de expertos

p

–Necesidad


Ciclo de Vida del ProyectoIdentificación y Alineación Estratégica del Proyecto (IAEP)

ANÁLISIS ESTRATÉGICOSe adquiere un compromiso

ANÁLISIS ESTRATÉGICO -Entorno, Sector, Organización

(Misión, visión, objetivos y valores)

estratégico con el proyecto

PLANTEAMIENTO DEL PROYECTO (Idea o propuesta)

ALINEACIÓN DEL PROYECTO

CU

CIÓ

N

LU

AC

IÓN

UL

AC

IÓN

AE

P

Project Charter

EJE

C

EV

AL

FOR

MUIA


Project Charter

Acta de Constitución (Carta) del Proyecto• Documento que autoriza formalmente al qProyecto– Emitido por un ejecutivo del nivel adecuado, Emitido por un ejecutivo del nivel adecuado, externo al proyecto

– Documenta requisitos inicialesDocumenta requisitos iniciales– Da autoridad al Gerente del Proyecto


Ciclo de Vida del ProyectoFormulación

Las partes interesadas Estudio de Mercados(“stakeholders”) identificadas están de

d l

Estudios Técnicos: ingeniería ytecnología, tamaño y localización

acuerdo en las alternativas analizadas y en la alternativa

Estudio Ambiental

Estudio Administrativoen la alternativa seleccionada para el proyecto

Estudio Administrativo

C t B fi i

CU

CIÓ

N

LU

AC

IÓN

UL

AC

IÓN

AE

P

proyecto

E t di Fi i d Fi i ió

Costos y Beneficios

EJE

C

EV

AL

FOR

MUIA Estudios Financieros y de Financiación



Estudio Legal

• Utilización de productos y subproductos• Patentes e inscripción de marcasp• Tipo de sociedad• Legislación tributaria Costos y Beneficiosg• Legislación laboral• Regulaciones internacionales

CU

CIÓ

N

LU

AC

IÓN

UL

AC

IÓN

AE

P

EJE

C

EV

AL

FOR

MUIA



Estudio de MercadosEstudio de

oferta y demanda

A l P dActuales Proyectadas

Análisis de Competitividad Costos y Beneficios

Estrategia de comercialización

producto personasprecioplaza

publicidadpromoción

CU

CIÓ

N

LU

AC

IÓN

UL

AC

IÓN

AE

P

EJE

C

EV

AL

FOR

MUIA



Estudios Técnicos – Ingeniería y Tecnología

– Proceso– Obras físicas– Mano de obra, maquinaria, equipo Costos y Beneficios

y herramienta, mobiliario de planta, etc.

CU

CIÓ

N

LU

AC

IÓN

UL

AC

IÓN

AE

P

EJE

C

EV

AL

FOR

MUIA



Estudios Técnicos –Tamaño y Localización

– Tamaño

Costos y Beneficios

– Distribución en planta (layout)– Localización

•Macrolocalización•Microlocalización

CU

CIÓ

N

LU

AC

IÓN

UL

AC

IÓN

AE

P

EJE

C

EV

AL

FOR

MUIA



Estudio Ambiental

Costos y BeneficiosProyecto Entorno

CU

CIÓ

N

LU

AC

IÓN

UL

AC

IÓN

AE

P

EJE

C

EV

AL

FOR

MUIA



Estudio Administrativo

– Estructura organizacional

Costos y Beneficios

– Funciones, cargos y puestos•Perfil y remuneración

– Obras físicas, mobiliario, equipos, etc.

CU

CIÓ

N

LU

AC

IÓN

UL

AC

IÓN

AE

P

EJE

C

EV

AL

FOR

MUIA



Estudios Financieros y de Financiación

Costos y Beneficios – Fuentes y costos de financiamiento• Interno y externo

– Manejo de excedentes (criterios)– Manejo de depreciaciones– Costos muertos y de oportunidad ( )(criterios)

– Necesidades de liquidez y de inversión Pl d fi i i tC

UC

IÓN

LU

AC

IÓN

UL

AC

IÓN

AE

P

Plan de financiamiento

EJE

C

EV

AL

FOR

MUIA


E l ió

Ciclo de Vida del ProyectoEvaluación

Las partes interesadas identificadas están de identificadas están de acuerdo en que la alternativa seleccionada

Financiera

alternativa seleccionada para el proyecto es buena para la organización y

Económicap g ypara su entorno

Social

EJE

CU

CIÓ

N

EV

AL

UA

CIÓ

N

OR

MU

LA

CIÓ

N

IAE

P

E

FO



Evaluación Financiera

Determinación de la viabilidad del proyecto de acuerdo con el objetivo de rentabilidad financiera:•Cubrimiento oportuno de los costos•Medición de rentabilidad de la inversión•Posibilidad de comparación con otras alternativas

Desde diferentes puntos de vista:

CU

CIÓ

N

LU

AC

IÓN

UL

AC

IÓN

AE

P

p•Negocio•Inversionista

EJE

C

EV

AL

FOR

MUIA

•Gobierno...27El Proyecto y su Ciclo de Vida


Evaluación Económica

Medición de la contribución del proyecto al bienestar económico del paísCuantificación de la contribución neta a la generación de recursos que aportan bienestar o utilidadPuede establecerse comparación con otras alternativas

Punto de vista:Sociedad / Nación

CU

CIÓ

N

LU

AC

IÓN

UL

AC

IÓN

AE

P

EJE

C

EV

AL

FOR

MUIA



Evaluación Social

Extensión a la Evaluación Económica

Adiciona a la contribución al bienestar económico el aporte Adiciona a la contribución al bienestar económico el aporte del proyecto a la mejora de la equidad distributiva (redistribución de ingresos y riquezas)(redistribución de ingresos y riquezas)

Punto de vista:Sociedad / Nación

CU

CIÓ

N

LU

AC

IÓN

UL

AC

IÓN

AE

P

EJE

C

EV

AL

FOR

MUIA


Ciclo de Vida del ProyectoEjecución

Producción del Producto del Proyecto

– Mayores inversiones– Períodos de gracia (pago de intereses)– Capitalización de desembolsos (activos diferidos)– Egresos (no hay ingresos propios)

CU

CIÓ

N

LU

AC

IÓN

UL

AC

IÓN

AE

P

EJE

C

EV

AL

FOR

MUIA


Ciclo de Vida del ProyectoFASES

INTERMEDIASFASE

INICIAL

FASE

FINAL

os y re

curso

de co

stos

Nivel d

Tiempo31El Proyecto y su Ciclo de Vida

Ciclo de Vida del ProyectoAlto

Influencia de los interesados

Costo de cambios

TiempoBajo


Relaciones

Plan Estratégico

Portafolio de Proyectos

Programas

y

Proyectos

g

Subproyectos

y

Relaciones Proyectos – Programas – Portafolios 33

Subproyectos

Programa• Proyectos relacionados• Administrados en forma coordinada• Beneficios no disponibles individualmente

Gerencia de Programa• Centralizada y coordinada• Beneficios y objetivos estratégicos del programa


Portafolio de ProyectosNo necesariamente dependientes o relacionados• Proyectos (o programas)• Facilitan la gestión efectiva• Objetivos estratégicos de la organización

ó fObjetivos de la Gestión de Portafolios• Maximizar el valor del portafolio

f• Balancear el portafolio


Interacción

Portafolio

Portafolios Programas Proyectos

Programas Proyectos Proyectos Operaciones

Proyectos Operaciones


SubproyectoC á ñ j bl• Componentes más pequeños y manejables

• Frecuentemente subcontratadosl• Ejemplos:

– Fase de un proyectoC t i h bilid d i l– Componente que requiere habilidades especiales

– Componente que involucra tecnología especializadaespecializada


La Gerencia de Proyectos

La Gerencia de Proyectos 38

Éxito de la Gerencia de Proyectos

Logro del alcance del proyectoLogro del alcance del proyectodentro del tiempoy el costo acordados, QQy ,con los parámetros de calidadestipulados

QCostoQ

Costo

Triple RestricciónTriple Restricción

La Gerencia de Proyectos 39

Procesos en Proyectos

G PG. P

PPPPP.P.P.P

40La Gerencia de Proyectos

Grupos de Procesos


Grupos de Procesos

SEGUIMIENTO Y CONTROL

PLANEACIÓN

INICIACIÓN CIERRE

EJECUCIÓN

Tomado de PMBOK 4ª ed.


4

Ciclo de Vida

ión

ón n

IAEP

rmulac

i

valuac

ió

jecu

ció

For

Ev Ej43La Gerencia de Proyectos

Ciclo de Vida

Di ñ

Desarrollar Especificaciones

Construir

Diseñar

Probar

Construir

Integrar

Probar

Entregar

Integrar

g


Ciclo de Vida

Esfuerzo

IniciaciónPlaneación Ejecución

Cierre

Control

TiempoTomado de PMBOK 4ª ed.


4

GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN GESTIÓN DEL ALCANCE GESTIÓN DEL TIEMPO

9 ÁREAS DE CONOCIMIENTO DE GERENCIA DE PROYECTOS

GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN

Desarrollar el Acta de Constitución del ProyectoDesarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

GESTIÓN DEL ALCANCERecopilar RequisitosDefinir el AlcanceCrear la EDTVerificar el Alcance

GESTIÓN DEL TIEMPO

Definir las ActividadesSecuenciar las ActividadesEstimar los Recursos de las ActividadesEstimar la Duración de las Actividadesdel Proyecto

Dirigir y Gestionar la Ejecución del ProyectoMonitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

Controlar el AlcanceEstimar la Duración de las ActividadesDesarrollar el CronogramaControlar el Cronograma

GESTIÓN DEL COSTO

Estimar los CostosRealizar el Control Integrado de CambiosCerrar el Proyecto o Fase

GESTIÓN DE LA CALIDAD

Estimar los CostosDeterminar el PresupuestoControlar los Costos

GESTIÓN DE LOS

GESTIÓN DE LASCOMUNICACIONES

Identificar a los InteresadosPlanificar las ComunicacionesDistribuir la InformaciónGESTIÓN DE LA CALIDAD

Planificar la CalidadRealizar el Aseguramiento de CalidadRealizar el Control de la Calidad

RECURSOS HUMANOS

Desarrollar el Plan de Recursos HumanosAdquirir el Equipo del Proyecto

Distribuir la InformaciónGestionar las Expectativas de los InteresadosInformar el Desempeño

GESTIÓN DE RIESGOS

PMBOK® 4ª Ed

Desarrollar el Equipo del ProyectoGestionar el Equipo del Proyecto

GESTIÓN DE RIESGOS

Planificar la Gestión de RiesgosIdentificar los RiesgosRealizar el Análisis Cualitativo de Riesgos

GESTIÓN DE ADQUISICIONES

PMBOK 4ª Ed.2008

RiesgosRealizar el Análisis Cuantitativo de RiesgosPlanificar la Respuesta a los RiesgosMonitorear y Controlar los Riesgos

Planificar las AdquisicionesEfectuar las AdquisicionesAdministrar las AdquisicionesCerrar las Adquisiciones


Grupos de Procesos vs.Á d C i i

Grupos de Procesos

Áreas de Conocimiento

Tomado de PMBOK® 4ª Ed. 2008

Grupos de ProcesosIniciación

(2)Planeación

(20)Ejecución

(8)Seguimiento y

Control (10)Cierre

(2)

Integración (6)Desarrollar el Acta de

Constitución del ProyectoDesarrollar el Plan para la

Dirección del ProyectoDirigir y Gestionar la

Ejecución del ProyectoMonitorear y Controlar el

Trabajo del ProyectoCerrar el Proyecto o Fase

to

Integración (6) Realizar el Control Integrado de Cambios

Alcance (5)Recopilar RequisitosDefinir el AlcanceCrear la EDT

Verificar el AlcanceControlar el Alcance

Definir las ActividadesSecuenciar las ActividadesEstimar los Recursos para

Controlar el Cronograma

ocim

ient Tiempo (6)Estimar los Recursos para

las ActividadesEstimar la Duración de las

ActividadesDesarrollar el Cronograma

Costo (3) Estimar los CostosDeterminar el Presupuesto

Controlar los Costos

Calidad (3) Planificar la Calidad Realizar el Aseguramiento Realizar el Control de Calidad

de C

ono Calidad (3) g

de Calidad

Recursos Humanos (4)

Desarrollar el Plan de Recursos Humanos

Adquirir el Equipo del ProyectoDesarrollar el Equipo del

ProyectoGestionar el Equipo del

ProyectoId ifi l I d Pl ifi l Di ib i l I f ió I f l D ñ

Áre

as

Comunicaciones (5)

Identificar a los Interesados Planificar las Comunicaciones

Distribuir la InformaciónGestionar las Expectativas

de los Interesados

Informar el Desempeño

Riesgo (6)

Planificar la Gestión de RiesgosIdentificar los RiesgosRealizar el Análisis

Cualitativo de Riesgos

Monitorear y Controlar los Riesgos

Riesgo (6) gRealizar el Análisis

Cuantitativo de RiesgosPlanificar la Respuesta a los

Riesgos

Adquisiciones (4) Planificar las Adquisiciones Efectuar las Adquisiciones Administrar las Adquisiciones Cerrar las Adquisiciones

Process Groups vs.K l d A

Process Groups

Knowledge Areas

Tomado de PMBOK® 4ª Ed. 2008

Process GroupsInitiating

(2)Planning

(20)Executing

(8)Monitoring &

Controlling (10)Closing

(2)

Integration (6)Develop Project Charter Develop Project

Management PlanDirect and Management

Project ExecutionMonitor and Control Project

ExecutionClose Project or Phase

as

Integration (6) Perform Integrated Change Control

Scope (5)Collect RequerimentsDefine ScopeCreate WBS

Verify ScopeControl Scope

Time (6)

Define ActivitiesSequence ActivitiesEstimate Activity Resources

Control Schedule

dge

Are

a Time (6) Estimate Activity ResourcesEstimate Activity DurationsDevelop Schedule

Cost (3) Estimate CostsDetermine Budget

Control Costos

Quality (3) Plan Quality Perform Quality Assurance Perform Quality Control

Develop Human Resorce Aacquire Project Team

Kno

wle

d Human Resorces (4)

Develop Human Resorce Plan

Aacquire Project TeamDevalop Project TeamManage Project Team

Communications (5)

Identify Stakeholders Plan Communications Distribute InformationManage Stakeholder

Expectations

Report Performance

Plan Risk Management Monitor and Control RisksK

Risk (6)

Plan Risk ManagementIdentify RisksPerform Qualitative Risk

AnalysisPerform Quantitative Risk

AnalysisPlan Risk Responses

Monitor and Control Risks

Procurement (4) Plan Procurements Conduct Procurements Administer Procurements Close ProcurementsProcurement (4)


El Gerente de Proyecto

ResponsabilidadespCon el Con la Con el EquipoProyecto• Integridad

Organización• Uso de Recursos

q p• Roles y Responsabilidad• Integridad

• Sponsor• Control de

• Uso de Recursos• Objetivos• Comunicación

Responsabilidad• Futuro• Capacitación• Control de

Cambios• Comunicación p

• Representación

El Gerente del Proyecto 49

Ó

El Gerente de ProyectoSELECCIÓNAlguien que …• Tenga antecedentes técnicos• Tenga buen “olfato”• Sea maduro• Esté disponible

é• Mantenga buenos términos con la Alta Gerencia• Pueda mantener contento al Equipo

f• Haya trabajado en diferentes departamentos


Ó

El Gerente de ProyectoSELECCIÓNAlguien que …• Tenga credibilidad

– TécnicaAd i i t ti– Administrativa

• Tenga sensibilidad• Tenga liderazgo• Tenga liderazgo• Tenga habilidad para manejar el estrés


El Gerente de Proyecto

SELECCIÓN• Generalista vs EspecialistaGeneralista vs. Especialista

– Ventajas / Desventajas– Analogía:g

Director de orquesta


i d

El Gerente de ProyectoCarrera en Gerencia de Proyectos• Punto de entrada

– Asistente de un Gerente de Proyecto C di d d b – Coordinador de un subproyecto

– Apoyo, desde una función, a actividades de un proyecto• Gerente de proyecto

De un proyecto pequeño y de bajo costo – De un proyecto pequeño y de bajo costo – De un proyecto mediano o grande– Gerente de proyectos muy grandes o críticos

• Consultor en Gerencia de ProyectosConsultor en Gerencia de Proyectos• Gerente Ejecutivo de proyectos

– Gerente de Programa– Gerente de la Oficina de Proyectosy– Vicepresidente para proyectos


El Gerente de Proyecto dedica % d un 90% de su

tiempo a tiempo a comunicacionescomunicaciones

La Gerencia de Proyectos 5454El Gerente del Proyecto

La Organización• Basadas en proyectos• No basadas en proyectos

Diferentes tipos de estructuras organizacionales:• Funcional• Matriciales• Proyectizada• Combinada

55La Organización

Organización FuncionalOrganización FuncionalFunctional Organization

C. E. O.

GerenteFuncional

GerenteFuncional

GerenteFuncional

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

56La Organización

Organización ProyectizadaOrganización ProyectizadaProjectized Organization

C. E. O.

Gerentede Proyecto

Gerentede Proyecto

Gerentede Proyecto

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

57La Organización

Organización Matricial DébilOrganización Matricial DébilWeak Matrix Organization

C. E. O.

GerenteFuncional

GerenteFuncional

GerenteFuncional

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

58La Organización

Organización Matricial EquilibradaOrganización Matricial EquilibradaBalanced Matrix Organization

C. E. O.

GerenteFuncional

GerenteFuncional

GerenteFuncional

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

Gerente de Proyecto Staff StaffProyecto

59La Organización

Organización Matricial FuerteOrganización Matricial FuerteStrong Matrix Organization

C. E. O.

Gerente deGerenteFuncional

GerenteFuncional

GerenteFuncional

Gerente de Gerentes de

Proyecto

Staff Staff Staff Gerente de Proyecto


Staff Staff Staff Gerente de ProyectoProyecto

60La Organización

Organización CombinadaOrganización CombinadaComposite Organization

C. E. O.

G t dGerenteFuncional

GerenteFuncional

GerenteFuncional

Gerente de Gerentes de

Proyecto



Staff Staff Staff Gerente de ProyectoProyecto

61La Organización

Organización CombinadaOrganización CombinadaComposite Organization

• En diferentes niveles• Equipo especial para proyecto crítico

Conceptos:• Reubicación (Co‐location)• Cuarto de guerra (War Room / Tight Matrix)

62La Organización

Sistema de Gerencia de Proyectos

• Su uso se describe en el plan del proyecto

•Procesos•Herramientas

del proyecto• Su contenido varía

–Área de aplicación•Técnicas•Metodologías

Área de aplicación–Influencia de la organización–Complejidad del proyectog

•Recursos•Procedimientos

Co p ej dad de p oyecto–Disponibilidad de sistemas

• Ajustable a exigencias de la

Formal o informal

Ajustable a exigencias de la organización

• Gestionado por la PMO

63La Organización

o a o o a Gestionado por la PMO

Activos de los Procesos de la OrganizaciónActivos de los Procesos de la OrganizaciónOrganizational Process Assets

• Procesos y Procedimientos– Estándares

N líti• Normas, políticas• Ciclos de vida• CalidadCalidad

– Lineamientos, criterios– Plantillas

• Base Corporativa de Conocimiento– Archivos de proyectos

f ó h ó l d d– Información histórica / lecciones aprendidas– Bases de datos

64La Organización

Factores Ambientales de la OrganizaciónFactores Ambientales de la OrganizaciónEnterprise Environmental Factors

• Cultura, estructura…• Estándares, regulaciones, códigos• Infraestructura• Recursos humanos• Condiciones del mercado• Tolerancia ante el riesgo

f ó• Información comercial• Sistema de información para la gerencia de

proyectos (PMIS)

65La Organización

Interesados (“Stakeholders”)

Individuos y organizaciones:• Involucrados activamente• Intereses afectados (+, ‐) por la ejecución o

terminación del proyectop y• Tienen influencia (+, ‐) sobre el proyecto o sus

resultados

Interesados 66

d f ó

Partes Interesadas (“Stakeholders”)

IdentificaciónQuien …

b l d d l d ll d• tiene responsabilidad (general – detallada)• recibe los resultados• provee los insumos• provee los insumos• supervisa• obtiene beneficios / reconocimientos• obtiene beneficios / reconocimientos• padece consecuencias / castigos

67Interesados

Partes Interesadas (“Stakeholders”)

Análisis• Expectativasp

– Intereses– Necesidades

fl– Conflictos– Preocupaciones

Nivel de compromiso– Nivel de compromiso• Diferenciar necesidades y deseos

68Interesados

Algunos InteresadosAlgunos Interesados‐Interacción del Gerente del Proyecto‐

P i d (S )• Patrocinador (Sponsor)• Alta Dirección (Senior Management)• Equipo del Proyecto (Project Team / Staff)• Equipo del Proyecto (Project Team / Staff)• Gerente del Portafolio (Portfolio Manager)• Gerente de Programa (ProgramManager)• Oficina de Gerencia de Proyectos (PMO)• Gerentes Funcionales (Functional Managers)• Gerente de Operaciones (Operations Manager)• Gerente de Operaciones (Operations Manager)• Proveedores (Sellers / Vendors / Suppliers)• Contratistas (Contractors)( )• Cliente / Usuario (Customer / User)• Otros interesados (Stakeholders)

Interesados 69

Modelo para Gerencia de ProyectosModelo para Gerencia de ProyectosComponentes

Procesos de Producción del Producto

Especificaciones, Diseño, Construcción, Prueba …

Procesos de Gerencia de Proyectos (PMBOK)

Iniciación, Planeación, Seguimiento y Control, Cierre

Procesos Administrativos

Habilidades Liderazgo Pensamiento Sistémico

Finanzas, Cambio, Problemas, Legal, Ambiental …

HabilidadesGerenciales

ENTORNOORGANIZACIONAL

Valores Éticos y Operativos, Cultura, P líti I f t t

Liderazgo, Pensamiento Sistémico, Influencia, Comunicación …

ORGANIZACIONAL

ENTORNOP. E. S. T. A.

Entorno Político, Económico, Social, Tecnológico, Ambiental …

Políticas, Infraestructura

70Marco Conceptual para la Gerencia de Proyectos

ENTORNO P. E. S. T. A.

Entorno P. E. S. T. A.– Entorno Político

• Leyes y costumbres • Clima político

A.

• Clima político

– Entorno Económico• Sector, Región, País, Global

NO

P. E

. S. T

. A

P. E

. S. T

. A.

– Entorno Social• Comprensión de la forma como el proyecto

afecta a las personas y las personas afectan al

EN

TO

RN

EN

TO

RN

O afecta a las personas y las personas afectan al

proyecto

– Entorno Tecnológico• Estado del Arte (Sector, Región, País, Global)

– Entorno AmbientalE l í fí d f t d • Ecología y geografía que pueden ser afectadas por el proyecto o que pueden afectarloEscuela Colombiana de Ingeniería

Marco de Referencia para la

Gerencia de Proyectos


yVersión 4.0


ENTORNO ORGANIZACIONAL

ENTORNO ORGANIZACIONALENTORNO ORGANIZACIONAL• Valores Éticos y Operacionales

– Calidad de las personas

ON

AL

AL

p• Respeto por las personas• Integridad• Equidad

OR

GA

NIZ

AC

IO

GA

NIZ

AC

ION Equidad

– Calidad de la gestión• ResponsabilidadDi ió

EN

TO

RN

O

O

NT

OR

NO

O

RG • Discreción

• Trabajo en equipo– Calidad de las actitudes

EN

• Vocación innovadora • Orientación al cliente• Orientación a resultados

Escuela Colombiana de Ingeniería



Orientación a resultados


yVersión 4.0



ENTORNO ORGANIZACIONALENTORNO ORGANIZACIONAL• Cultura de la Organización

– Madurez en Gerencia de Proyectos

ON

AL

AL

Madurez en Gerencia de Proyectos• Estructura de la Organización

– Orientación hacia Gerencia de

OR

GA

NIZ

AC

IO

GA

NIZ

AC

ION

Proyectos• Infraestructura

EN

TO

RN

O

O

NT

OR

NO

O

RG

– Tecnológica– Edificios, etc.

• Rec rsos H manosEN • Recursos Humanos

– Disponibilidad– Capacidad




Capacidad– Calificación


yVersión 4.0



ENTORNO ORGANIZACIONALENTORNO ORGANIZACIONAL• Políticas


ON

AL

AL

– Gerencia de Proyectos– CalidadRecursos Humanos

OR

GA

NIZ

AC

IO

GA

NIZ

AC

ION – Recursos Humanos

• Horario de Trabajo• Reclutamiento

EN

TO

RN

O

O

NT

OR

NO

O

RG Reclutamiento– Adquisiciones

• Contratación

EN

• Hacer, Comprar, Rentar– Riesgos





yVersión 4.0


EntornoEn el PMBOK® 4a Ed (2008) se refleja en:• Factores Ambientales de la Organización

d d d l f b l– Todos y cado uno de los factores ambientales internos y externos, de las organizaciones involucradas en el proyecto que rodean o tienen alguna influencia sobre el proyecto, que rodean o tienen alguna influencia sobre el éxito del proyecto

• Acervo de Procesos de la OrganizaciónAcervo de Procesos de la Organización– Todos y cada uno de los activos relacionados con los

procesos, de las organizaciones involucradas en el proyecto, que se usan o se pueden usar para ejercer influencia sobre el éxito del proyecto


Entorno• Factores Ambientales de la Organización

– Internosl• Cultura

• Estructura• Infraestructura

– Instalaciones– Equipos

• Recursos humanosRecursos humanos– Habilidades, disciplinas, conocimientos– Disponibilidad, capacidad, experiencia, intereses, costo

• Administración de personalAdministración de personal– Guías de contratación y despido– Evaluaciones de desempeño– Registros de formación (Educación, capacitación, entrenamiento)Registros de formación (Educación, capacitación, entrenamiento)


Entorno• Factores Ambientales de la Organización[2]

– Internos [2]d ó d l b• Sistema de autorización del trabajo

• Tolerancia al riesgo de las Partes Interesadas• Sistemas de Información de Gerencia de Proyectosy

– Herramientas– Sistemas de gestión de la configuración– Sistemas de recolección y distribución de informacióny– Interfaces con otros sistemas– Datos históricos para estimación


Entorno• Factores Ambientales de la Organización[3]

– Externosd d l d• Condiciones del mercado

– Productos y servicios disponibles– Quién los tiene– Términos y condiciones

• Normas, reglamentaciones, estándares• Bases de datos comerciales Bases de datos comerciales

– Tarifas– Listas de precios

Datos estandarizados para estimación– Datos estandarizados para estimación– Estudios de riesgo de la industria– Bases de datos de riesgos


Entorno• Acervo de Procesos de la Organización

– Procesos y procedimientos para conducir el trabajoó– Base de Conocimientos de la organización (a nivel

corporativo) para almacenamiento y recuperación d i f ióde información


A d P d l O i ió

Entorno• Acervo de Procesos de la Organización

– Procesos y procedimientos para conducir el trabajo• Procesos estándar de la organizacióng

– Normas y estándares– Políticas (Ej.: Seguridad y Salubridad, Gerencia de Proyectos,

Calidad)Ci l d id d l t d l d t– Ciclos de vida del proyecto y del producto

– Políticas y procesos de Calidad (Ej.: Auditorías de procesos, objetivos de mejora, listas de verificación, definiciones estándar de procesos)procesos)

• Guías estandarizadas, instrucciones de trabajo, criterios de evaluación de propuestas, criterios de evaluación del desempeño

• Plantillas (riesgos, WBS, cronogramas)( g , , g )• Listas de Verificación


A d P d l O i ió

Entorno• Acervo de Procesos de la Organización [2]

– Procesos y procedimientos para conducir el trabajo [2]• Guías y criterios para adaptar los procesos estándar de la y p p porganización a las necesidades específicas del proyecto

• Requerimientos de comunicaciones de la organización (Tecnología disponible, medios de comunicación, requerimientos ( g p , , qde retención y seguridad de la información)

• Guías y requerimientos de cierre del proyecto (Auditorías finales, evaluaciones, validaciones del producto, criterios de aceptación)

• Procedimientos de control financiero (Informes de tiempo, revisiones de gastos y desembolsos, códigos contables, disposiciones contractuales)


A d P d l O i ió


– Procesos y procedimientos para conducir el trabajo [3]• Procedimientos de gestión de defectos, problemas y asuntos g , p ypendientes (Identificación, resolución, seguimiento)

• Procedimientos de Control de Cambios– De estándares, políticas, planes y procedimientos– De documentos del Proyecto

• Procedimientos de Control de Riesgos– Categorías, probabilidad, impacto

Matriz de probabilidad e impacto– Matriz de probabilidad e impacto• Procedimientos para aprobación y emisión de autorizaciones de trabajo


A d P d l O i ió


– Base de Conocimientos de la organización para almacenamiento y recuperación de informaciónalmacenamiento y recuperación de información• Base de datos de mediciones

– Procesos– Productos– Productos

• Archivos de proyectos– Líneas Base (Alcance, Tiempo, Costo, Calidad)– Cronogramas– Cronogramas– Registros de Riesgo– Documentos de aceptación formal del producto– Documentos de cierre de los proyectosDocumentos de cierre de los proyectos


A d P d l O i ió


– Base de Conocimientos de la organización para almacenamiento y recuperación de información [2]almacenamiento y recuperación de información [2]• Calendarios• Listas de verificación tramitadas• Información histórica y Lecciones Aprendidas• Información histórica y Lecciones Aprendidas

– Causas raíces de las desviaciones– Razonamiento de las acciones correctivas

Lecciones aprendidas a través de los procesos de control– Lecciones aprendidas a través de los procesos de control• Base de datos de gestión de problemas, defectos y asuntos por resolver (acciones).


A d P d l O i ió


– Base de Conocimientos de la organización para almacenamiento y recuperación de información [3]almacenamiento y recuperación de información [3]• Base de conocimientos de Gestión de la Configuración

– Documentos base y versiones de estándares, políticas, procedimientos documentos de los proyectosprocedimientos, documentos de los proyectos

• Bases de datos financieras– Horas trabajadasC d– Costos causados

– Presupuestos– Costos excedidos


DA

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LIDERAZGO

PENSAMIENTO SISTÉMICO

INFLUENCIA EN LA ORGANIZACIÓN

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MANEJO DEL TIEMPO

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HABILIDADES GERENCIALES

• Liderazgo• Pensamiento Sistémico• Influencia en la Organización• Negociación y Manejo de g y j

Conflictos• Comunicación Efectiva• Manejo del Tiempo• Solución de ProblemasSolución de Problemas• Creatividad



Gerencia de ProyectosyVersión 4.0


Habilidades Gerenciales• Liderazgo

Complemento necesario de la GerenciaEstablecer Dirección– Establecer Dirección:• Desarrollar una visión• Desarrollar unas estrategias para producir el cambio necesario para lograr esa visión

– Alinear a la Gente:• Comunicar la visión de palabra y hecho a todos aquellos cuya p y q ycooperación sea necesaria para lograrla

– Motivar e Inspirar:• Estimular a las personas para que alcancen altos niveles de Estimular a las personas para que alcancen altos niveles de rendimiento y superen los obstáculos políticos, burocráticos y de recursos, que se oponen al cambio


P i Si é i

Habilidades Gerenciales• Pensamiento Sistémico

– Un proyecto es un sistema en sí mismo• Una serie de “entradas” interactúan mediante ciertos procesos y Una serie de entradas interactúan mediante ciertos procesos y procedimientos para obtener ciertas “salidas” o resultados.

– Capacidad de pensamiento global o sistémicoHabilidad para:

• Observar y entender el todo

• Examinar las interrelaciones entre las partes.

• Influencia en la Organización• Influencia en la Organización– Capacidad para “lograr que las cosas se hagan”


N i ió M j d C fli

Habilidades Gerenciales• Negociación y Manejo de Conflictos

– Consultar con los demás para lograr acuerdos• Comunicación• Comunicación

– Intercambio efectivo de información• Manejo del TiempoManejo del Tiempo

– Administración efectiva del tiempo de cada persona• Solución de Problemas

– Combinación de definición de problemas, identificación y análisis de alternativas, y toma de d i idecisiones


C ti id d

Habilidades Gerenciales• Creatividad

– “Capacidad de inventar algo nuevo, de relacionar algo conocido de forma innovadora o de apartarse de los esquemas de p qpensamiento y conducta habituales.”

– “En psicología, se le atribuyen los siguientes atributos: originalidad (considerar las cosas o relaciones bajo un nuevo originalidad (considerar las cosas o relaciones bajo un nuevo ángulo), flexibilidad (utilizar de forma inusual pero razonable los objetos), sensibilidad (detectar problemas o relaciones hasta entonces ignoradas) fluidez (apartarse de los esquemas hasta entonces ignoradas), fluidez (apartarse de los esquemas mentales rígidos) e inconformismo (desarrollar ideas razonables en contra de la corriente social).”

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PROCESOS ADMINISTRATIVOS Manejar los Aspectos Financieros Manejar el Cambioj Manejar los Problemas Manejar los Aspectos Legales Manejar los Aspectos Legales Manejar Seguros y Garantías Manejar los Aspectos Ambientales Manejar los Aspectos Ambientales

MANEJAR LOS ASPECTOS AMBIENTALES

PRO

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OS MANEJAR LOS ASPECTOS FINANCIEROS

MANEJAR EL CAMBIO

MANEJAR LOS PROBLEMAS

MANEJAR LOS ASPECTOS LEGALES

MANEJAR SEGUROS Y GARANTÍAS


Marco de Referenciapara la

Gerencia de Proyectos MANEJAR LOS ASPECTOS AMBIENTALESyVersión 4.0


AR

DISTRIBUIR INFORMACIÓN

MANEJAR LAS EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS

REALIZAR ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

EJE

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CONDUCIR LAS ADQUISICIONES

DIRIGIR Y MANEJAR LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO

INICIAR PLANEAR CERRAR


RECLUTAR EL EQUIPO DEL PROYECTO

DESARROLLAR EL EQUIPO DEL PROYECTO

MANEJAR EL EQUIPO DEL PROYECTO

INICIAR PLANEAR CERRARPLANEAR CERRAR

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SEGUIR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO

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CONTROLAR EL CRONOGRAMA

CONTROLAR LOS COSTOS

REALIZAR CONTROL DE CALIDAD

INFORMAR EL DESEMPEÑO

SEGUIR Y CONTROLAR LOS RIESGOS


REALIZAR CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS

VERIFICAR EL ALCANCE

CONTROLAR EL ALCANCE

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ADMINISTRAR LAS ADQUISICIONES


yVersión 4.0


PRODUCIR EL PRODUCTO

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Gerencia de ProyectosyVersión 4.0


ProducirSuministrar a los usuarios el “Producto” Suministrar a los usuarios el Producto

(bien o servicio) acordadoPRODUCIR EL PRODUCTOPRODUCIR EL PRODUCTOA

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Producir

• Especificaciones

Documentación en forma completa precisa y – Documentación en forma completa, precisa y verificable de los requerimientos, diseño,

t i t t t í ti d l comportamiento u otras características del Producto, frecuentemente acompañada por los procedimientos para determinar si se satisfacen


Producir

• Diseño– Determinar y documentar la estructura de componentes

del Producto y las especificaciones y estrategias para su construcción

• Construcción• Construcción– Fabricar, adaptar o comprar, probar individualmente y

ensamblar los componentes del Producto, para p , psometerlos luego a las pruebas de integración


Producir

• Pruebas– Probar Funcionalmente el Producto

• Verificar el funcionamiento integral del Producto para comprobar el cumplimiento de las especificacionesb l d ió– Probar el Producto para Aceptación

• Verificar el funcionamiento del Producto para d t l li i t d l i i t demostrar el cumplimiento de los requerimientos establecidos y convenidos respecto a él


Producir

• Integración– Integrar el Producto a los bienes y servicios g yde la organización beneficiaria del Trabajo, para que entre a formar parte de los activos para que entre a formar parte de los activos de ella

E t• Entrega– Dejar el Producto en poder de sususuarios para que pueda ser utilizado autónomamente


Procesos de Gerencia de Proyectos (PMBOK®)Procesos de Gerencia de Proyectos (PMBOK )y de Producción del Producto del Proyecto







EJE

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INICIAR PLANEAR CERRARPRODUCIR EL PRODUCTO

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C INFORMAR EL DESEMPEÑO


ENTORNO ORGANIZACIONALLIDERAZGO

PENSAMIENTO SISTÉMICO

INFLUENCIA EN LA ORGANIZACIÓN

NEGOCIACIÓN Y MANEJO DE CONFLICTOSDA

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CREATIVIDAD

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SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

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MANEJAR SEGUROS Y GARANTÍAS

MANEJAR LOS ASPECTOS FINANCIEROS

MANEJAR LOS ASPECTOS AMBIENTALES

MANEJAR LOS PROBLEMAS

MANEJAR LOS ASPECTOS LEGALES

MANEJAR EL CAMBIO

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pGerencia de Proyectos

Versión 4.0

ENTORNO ORGANIZACIONALENTORNO P. E. S. T. A.


Gerencia de Proyectos como Proceso

• Visible• Repetible•Medible

d bl• Predecible

Base para Mejoramiento Continuo


BibliografíaÓ bl ó d•LLEDÓ, Pablo y RIVAROLA, Gustavo (2007). Gestión de

proyectos. Prentice Hall, Buenos Aires.•MOKATE Karen (2004) Evaluación financiera de •MOKATE, Karen (2004). Evaluación financiera de proyectos de inversión 2ª ed. Ediciones Uniandes : Alfaomega Colombiana BogotáAlfaomega Colombiana, Bogotá.

•Project Management Institute (2008). Project Management Body of Knowledge (PMBOK) 4th ed. Project g y f g ( ) 4 jManagement Institute, Pensilvania.

•SAPAG CHAÍN, Nassar (2007). Proyectos de inversión. Formulación y evaluación. Prentice Hall, México.


Documents

FundamentosdeProyectosyGerenciadeProyectos2010