Formatting and Printing Rosters in Excel 

1. Open roster spreadsheet in Excel. 2. Change page orientation to “Landscape”. 

 

  

3. Select all by clicking the rectangle in the upper left corner of the spreadsheet. 

 

 

4. Double click the line between two columns to size all of the columns to fit. The cursor should become a two sided arrow when you are on the line. 

 

5. Double click on the line between two rows to size all of the rows to fit. 

 

 

 

 

Double click here. 

Double click here. 

6. Right click on any columns that do not need to be printed and choose “Hide”.   The columns that we do not think you would need to print are: Age, Grade, School Attended, Shoe Fields, Email Addresses, Address Fields  You are welcome to print these fields if you would like to, but you most likely would not need to refer to them during practice. 

 

7. If all columns do not fit on one page, you can have the girl’s first and last name repeat on each page. You can also have the column headers repeat on each page if all of the girls do not fit on one page. 

a. In the “Page Setup” menu, click on the “Sheet” tab. b. Click in the box next to “Rows to repeat at top:”. c. Select the first row with your cursor. d. Click in the box next to “Columns to repeat at left:”. e. Select the first two columns with your cursor (Girl’s First Name, Girl’s Last Name). 

 

8. To print gridlines, in the “Page Setup” menu, click on the “Sheet” tab. Make sure that the “Gridlines” box is checked in the “Print” section. 

 

9. Print spreadsheet. 

 

If you have any questions or problems with formatting your roster to print, please feel free to email me at maggie@girlsontherunstlouis.org or call me at the office at 314‐862‐6266.