Final - disetujui pada Juli 2010 - RSPO - Roundtable on ... id_RSPO... · sistem kontrol internal dan ... entitas Manajer Grup terkadang disebut sebagai Unit Sistem Kontrol Internal

RSPO will transform markets to make sustainable palm oil the norm

Final - disetujui pada Juli 2010

Disusun oleh: BIOCert Indonesia dan ProForest

Page 2|10/31/2012|RSPO Technical

KONTEN:

Istilah dan Definisi ........................................................................................................ 3

PENDAHULUAN ............................................................................................................. 7

Cakupan Dokumen ................................................................................................................ 8

Standar dan Persyaratan yang Berlaku ................................................................................. 9

Dokumen Rujukan ............................................................................................................... 10

STANDAR SERTIFIKASI GRUP ....................................................................................... 12

1. Persyaratan Grup ............................................................................................................ 12

1.1. Elemen-elemen grup ................................................................................................ 12

1.2. Kesesuaian Standar ................................................................................................... 12

1.3. Manajer Grup ........................................................................................................... 13

2. Persyaratan Dokumentasi Manajemen Grup .................................................................. 14

2.1. Struktur dan isi Dokumen Manajemen Grup ........................................................... 14

2.2. Sistem penilaian internal .......................................................................................... 16

3. Rantai Perlindungan ........................................................................................................ 21

Gambar 1: Struktur Sertifikasi Grup ................................................................................. 8

Tabel 1: Contoh ukuran sampel untuk anggota grup dalam penilaian internal 19


Istilah dan Definisi

Sertifikasi

Prosedur di mana pihak ketiga memberikan garansi tertulis yang

dengan jelas mengidentifikasi proses telah secara metodis dinilai

sehingga kepercayaan yang cukup disediakan bahwa produk tertentu

sesuai dengan persyaratan yang ditentukan [Definisi dari: Kriteria

Akreditasi IFOAM].

Badan sertifikasi

Pihak ketiga yang menilai dan menyatakan kesesuaian organisasi

berhubungan dengan standar yang atau dokumen normatif lainnya

yang dipublikasikan [Definisi dari: Dokumen SIstem Sertifikasi RSPO

– Juni 2007]

Dalam dokumen ini, istilah "Badan Sertifikasi" mengacu secara

spesifik kepada badan yang disetujui oleh RSPO untuk menilai petani

kelapa sawit untuk kepatuhan terhadap persyaratan RSPO.

Tandan Buah Segar

Bersertifikasi Tandan Buah Segar (TBS) dari perkebunan bersertifikasi RSPO.

Minyak Sawit

Berkelanjutan

Bersertifikasi

(CSPO)

Minyak sawit dari pabrik bersertifikasi RSPO (dan basis pasokan)

[Definisi dari: Dokumen Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO –

November 2009].

Permintaan

Tindakan Perbaikan

(CAR)

Permintaan untuk menyelesaikan atau memecahkan ketidaksesuaian

sesuai standar terkait, diterbitkan oleh penilai internal atau eksternal.

Minyak Sawit

Mentah (CPO)

Produk minyak sawit tahap pertama yang diproduksi dari tandan

buah segar (TBS) di pabrik [Definisi dari: Sistem Sertifikasi Rantai

Suplai RSPO – November 2009].

Anggota Grup

Formal

Petani minyak sawit yang telah diterima di dalam grup sebagai

anggota formal untuk kemudian dimasukkan ke dalam sertifikasi grup

RSPO. Semua anggota grup formal harus mematuhi Standar Produksi

Minyak Sawit Berkelanjutan yang relevan diharuskan sebagai syarat

untuk bergabung dengan grup (lihat 1.2.1)

Tandan Buah Segar Tandan buah segar yang dipanen.


(TBS)

Sertifikasi Grup Sertifikasi yang dilakukan secara bersama-sama secara grup petani

minyak sawit dengan sertifikasi berlaku bagi seluruh grup

Manajer Grup

Orang atau sekelompok orang yang bertanggung jawab menjalankan

sistem kontrol internal dan mengelola grup. Dalam skema sertifikasi

yang sama, entitas Manajer Grup terkadang disebut sebagai Unit

Sistem Kontrol Internal

Dokumentasi

Manajemen Grup

Serangkaian prosedur dan proses terdokumentasi yang diterapkan

oleh grup untuk mencapai persyaratan yang ditentukan. Termasuk

juga Sistem Kontrol Internal (ICS)

Anggota Grup

Prospektif

Seorang petani minyak sawit yang merupakan bagian dari program

untuk mematuhi persyaratan RSPO seperti yang diorganisir oleh

sebuah grup. Setelah anggota prospektif patuh dengan standar RSPO,

anggota tersebut harus secara formal dimasukkan sebagai anggota

grup bersertifikasi (menjadi anggota grup formal). Hingga kepatuhan

RSPO tercapai, produksi TBS dari tempat anggota prospektif tidak

akan dihitung menuju total produksi bersertifikasi grup.

Roundtable on

Sustainable Palm

Oil (RSPO)

Asosiasi non-profit untuk memajukan produksi, pengadaan, dan

penggunaan produk-produk minyak kelapa sawit berkelanjutan.

www.rspo.org

Dasar & Kriteria

RSPO untuk Petani

Independen

Dasar dan Kriteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan

bagi petani independen di bawah Sertifikasi Grup (dikembangkan -

Jan 2010) - standar yang dapat diaudit berlaku bagi produsen yang

memenuhi kriteria pemenuhan syarat RSPO bagi petani independen.

Dasar-Dasar &

Kriteria (P & C)

RSPO

Dasar dan Kriteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan

(Oktober 2007) - standar yang dapat diaudit yang berlaku bagi pabrik

minyak sawit serta basis pasokannya.

Standar RSPO

untuk Sertifikasi

Grup

Persyaratan RSPO yang harus dipenuhi oleh grup produsen untuk

sertifikasi grup.


Petani kecil

Petani yang menanam kelapa sawit, terkadang bersama dengan

produksi subsistensi tanaman lain di mana keluarga menyediakan

sebagian besar tenaga dan perkebunan menyediakan sumber

pendapatan utama dan di mana area yang ditanami biasanya

berukuran kurang dari 50 hektar [Definisi dari: Dasar-Dasar dan

Kriteria untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan Dasar - Oktober

2007

Petani plasma:

Petani plasma, walaupun sangat beragam, dicirikan sebagai petani

kecil yang terikat secara struktural dengan kontrak, melalui perjanjian

kredit atau perencanaan pabrik tertentu. Petani plasma seringkali

tidak bebas memilih tanaman yang ingin dikembangkan, diawasi

teknik penanaman dan manajemen tumbuhannya, dan seringkali

diorganisir, diawasi atau dikelola langsung oleh manajer pabrik,

perkebunan atau skema yang terhubung dengannya secara struktural

[Definisi dari: Dasar-Dasar dan Kriteria RSPO untuk Produksi Minyak

Sawit Berkelanjutan:

Pedoman mengenai Petani plasma – Juli 2009]

Petani independen:

Petani independen, walaupun beragam situasinya, dicirikan oleh:

kebebasan untuk memilih bagaimana menggunakan lahannya,

tumbuhan mana yang ditanam dan bagaimana mengelolanya;

mengatur sendiri, mengelola sendiri, dan mendanai sendiri; dan tidak

secara kontrak terikat dengan pabrik mana pun atau asosiasi mana

pun. Namun, petani kecil mendapatkan bantuan atau layanan

dukungan dari instansi pemerintahan [Definisi dari: Dasar-Dasar dan

Kriteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan:

Pedoman mengenai Petani plasma – Juli 2009]

Bila Interpretasi Nasional memasukkan definisi petani kecil, hal

tersebut juga akan diakui.


Keterlacakan Kemampuan untuk melacak dan mencari (mengidentifikasi dan

mengukur) semua tahap dari perkebunan ke pabrik.


PENDAHULUAN

Akses untuk sertifikasi bagi seluruh produsen denga ukuran produksi yang berbeda-beda,

merupakan elemen penting dari sertifikasi RSPO. Untuk memfasilitasi produsen kecil dan

menawarkan biaya yang lebih rendah, model sertifikasi grup telah dikembangkan oleh RSPO

untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutani. Sertifikasi grup memungkinkan setiap anggota

grup untuk diuntungkan dan ekonomi skala sebagai bagian dari grup yang lebih besar, serta

membuat sertifikasi lebih terjangkau karena biaya dibagi. Untuk saat ini, Sertifikasi Grup di

bawah RSPO hanya melingkupi petani independen. Petani minyak sawit mandiri yang lebih

besar (biasanya melebihi 50 ha, atau seperti yang didefinisikan oleh interpretasi nasional,

dan tanpa hubungan dengan pabrik) dapat dimasukkan ke dalam Sertifikasi Grup nanti

sesuai keputusan oleh RSPO.

Sertifikasi grup adalah alat yang umum digunakan dalam sertifikasi manajemen sumber

daya alam (misal: produksi organik, manajemen hutan yang baik, praktik agrikultur yang

baik). Sertifikasi tersebut memungkinkan unit produksi tersertifikasi di bawah satu sertifikat,

yang dipegang oleh satu organisasi pusat atau seseorang (group administator, administrator

group, ataugroup entity). Manajer grup bertanggung jawab untuk membangun sistem

kontrol internal yang mengendalikan grup dan untuk melakukan program penilaian internal

kinerja anggota. Hal ini untuk memastikan bahwa semua anggota grup mematuhi

persyaratan produksi RSPO.

Semua grup disyaratkan untuk memenuhi standar sertifikasi terkait sistem kontrol internal

selai standar produksi minyak sawit berkelanjutan.

Manajer grup dan sampel grup dinilai oleh badan sertifikasi independen (lihat Gambar 1).


Gambar 1: Struktur Sertifikasi Grup

Cakupan Dokumen

Standar ini menjelaskan persyaratan RSPO untuk sekelompok petani minyak sawit untuk

disertifikasi bersama secara kolektif/grup. Standar ini termasuk persyaratan untuk manajer

grup (pemegang sertifikat) yang mengelola grup petani minyak sawit di bawah satu

sertifikasi, proses yang disebut sebagai Sertifikasi Grup. Standar ini tidak berlaku untuk

petani plasma (lihat Dasar-Dasar dan Kriteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit

Berkelanjutan: Pedoman Petani plasma).

Sebuah kelompok dapat diciptakan dengan jumlah berapa pun anggota sepanjang manajer

grup dapat menunjukkan kapasitas dan sumber daya memadai untuk mengelola grup

tersebut (lihat 1.3.6).

Manajer Grup

Mendukung anggota

Mengontrol Grup

Memantau anggota grup

Menilai manajer grup

Auditor Badan

sertifikasi

mendukung memantau

Menilai sampel anggota grup

setiap kunjungan

Anggota

Secara formal bergabung dengan grup

Setuju dengan peraturan grup

Mematuhi semua persyaratan manajemen

minyak sawit


Anggota grup harus merupakan petani independen, yaitu harus petani minyak sawit di mana

perkebunan tidak secara formal berhubungan dengan sebuah pabrik (berdasarkan kontrak,

perjanjian kredit atau cara apa pun yang serupa) dan tidak ada kontrak eksklusif untuk

menjual TBS ke pabrik/petani tertentu. Petani mandiri yang bukan petani kecil (lihat definisi

"petani kecil") dapat termasuk dalam Sertifikasi Grup RSPO di kemudian hari. Silakan lihat

"Standar dan Persyaratan Berlaku" untuk perbedaan standar-standar RSPO.

Sertifikasi Grup RSPO harus tetap fleksibel untuk mencakup beragam skenario petani kecil di

seluruh dunia. Disarankan bahwa setiap badan Interpretasi Nasional di negara

masing-masing mendefinisikan karakteristik petani yang memenuhi syarat untuk Sertifikasi

Grup. Namun, Interpretasi Nasional juga harus dapat menyediakan justifikasi memadai

untuk RSPO agar dalam keputusan apa pun untuk mencakup jenis tertentu petani dalam

Sertifikasi Grup. Justifikasi harus berdasarkan batas tertentu yang ditentukan oleh RSPO

(CATATAN: Hal ini belum dikembangkan). Disarankan pula bahwa Interpretasi Nasional

diperbolehkan meninjau karakteristik petani untuk dimasukkan ke dalam Sertifikasi Grup

dalam 2 tahun adopsi Protokol Sertifikasi Grup RSPO berdasarkan uji lapangan Sertifikasi

Grup di negara tersebut.

Grup dapat melakukan pemasaran kolektif atas nama anggota-anggota grup.

Standar dan Persyaratan yang Berlaku

Ada tiga persyaratan utama dalam sistem sertifikasi mana pun (standar, persyaratan

sertifikasi, dan persyaratan akreditasi). Perbedaanya untuk sertifikasi grup hanya bahwa

beberapa standar khusus, persyaratan sertifikasi, dan akreditasi khusus mungkin berlaku.

Hal tersebut dijelaskan di bawah:

Standar sertifikasi. Standar ini menetapkan persyaratan yang harus dipenuhi dan

digunakan untuk penilaian sertifikasi. Untuk Sertifikasi Grup, tersedia 2 standar:

Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup (menjelaskan dokumentasi dan mekanisme

kontrol internal yang manajer grup dan anggota harus miliki) [terdapat pada

dokumen ini].

Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan terkait dengan

syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh setiap anggota grup dalam Grup. Untuk

petani independen, standar tersebut adalah Dasar-Dasar dan Kriteria RSPO untuk


Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan: Pedoman untuk Petani independen di

bawah Sertifikasi Grup atau Interpretasi Nasional RSPO untuk Petani independen

yang sah. Ketika RSPO memperbolehkan Sertifikasi Grup untuk petani mandiri yang

lebih besar, maka standar yang relevan adalah Dasar-Dasar dan Kriteria untuk

Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan atau Interpretasi Nasional RSPO relevan mana

pun.

Persyaratan akreditasi. Ini adalah persyaratan untuk dipenuhi oleh badan sertifikasi dan

dirancang untuk memastikan bahwa badan tersebut kompeten dan menghasilkan hasil

yang konsisten dan kredibel. Hal ini dijelaskan pada Bagian 3 dokumen Sistem Sertifikasi

RSPO (Juni 2007). Untuk sertifikasi grup, persyaratan akreditasi tambahan ditemukan

pada Bagian 1 dokumen Pedoman Akreditasi dan Sertifikasi RSPO Sertifikasi Grup untuk

Badan Sertifikasi [draf 3].

Persyaratan proses sertifikasi. Ini menetapkan bagaimana badan sertifikasi harus menilai

sebuah operasi dan mencapai keputusan apabila serangkaian persyaratan (standar) telah

terpenuhi. Hal ini dijelaskan pada Bagian 4 dokumen Sistem Sertifikasi RSPO (Juni 2007).

Untuk sertifikasi grup, persyaratan dan pedoman tambahan ditemukan pada Bagian 2

dokumen Pedoman Akreditasi dan Sertifikasi RSPO Sertifikasi Grup untuk Badan

Sertifikasi [draf 3].

Dokumen Acuan

Dokumen-dokumen berikut harus digunakan bersama dengan dokumen ini:

Dokumen Sertifikasi Grup RSPO

Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup.

Pedoman RSPO untuk Manajer Grup (Catatan: Hal ini belum dikembangkan)

Dokumen Sertifikasi RSPO

Sistem Sertifikasi RSPO, 26 Juni 2007

Sistem Sertifikasi Rantai Suplai, November 2009

Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan

Standar Global Generik:

Dasar-Dasar dan Kriteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan, Oktober

2007


Interpretasi Nasional yang Disetujui RSPO

Roundtable on Sustainable Palm Oil (RSPO) Interpretasi Nasional Malaysia

(MY-NI)-Indikator dan Panduan untuk menciptakan Dasar-Dasar & Kriteria RSPO,

April 2008.

Interpretasi Nasional Dasar-Dasar dan Kriteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit

Berkelanjutan - Republik Indonesia, Mei 2008.

The Roundtable on Sustainable Palm Oil (RSPO) PNG National Implementation

Working Group (PNG NIWG) - Indikator dan panduan dibutuhkan untuk menciptakan

Dasar-Dasar dan Kriteria RSPO, Maret 2008.

Interpretasi Nasional Dasar-Dasar dan Kriteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit

Berkelanjutan untuk Petani plasma - Republik Indonesia, Mei 2009.

Pedoman Petani Kecil RSPO tentang standar produksi minyak sawit

Dasar-Dasar dan Kriteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan: Pedoman

mengenai Petani plasma – Juli 2009.

Dasar-dasar dan Kriteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan untuk

Petani independen di bawah Sertifikasi Grup (sedang dikembangkan).


STANDAR SERTIFIKASI GRUP

1. Persyaratan Grup

Produsen dapat membentuk atau bergabung dengan sebuah grup untuk sertifikasi grup.

Organisasi dan anggotanya harus menunjukkan kemampuan untuk memenuhi Standar

RSPO untuk Sertifikasi Grup dan Standar RSPO Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan yang

relevan.

1.1. Elemen-elemen grup

1.1.1 Grup harus dikelola oleh satu administrasi pusat (Manajer Grup) yang bertanggung

jawab memastikan kepatuhan grup terhadap standar yang berlaku dan mengelola

Dokumentasi Manajemen Grup tersebut.

1.1.2 Grup harus terdiri dari anggota grup yang secara formal bergabung dengan grup.

1.1.3 Dokumentasi Manajemen Grup harus mencakup dokumentasi dan pemantauan

semua anggota grup untuk status keanggotaan, proses produksi, dan aspek terkait

lainnya untuk memastikan kepatuhan terhadap Standar RSPO untuk Produksi Minyak

Sawit Berkelanjutan dan Persyaratan Sertifikasi Grup RSPO terkait.

1.1.4 Manajer Grup harus menentukan dalam Dokumentasi Manajemen Grup jumlah

maksimal yang dapat didukung oleh sistem manajemen dan sumber daya manusia

serta kapasitas teknis Manajer Grup.

1.2. Kepatuhan terhadap standar

1.2.1 Semua anggota grup yang merupakan anggota formal grup yang menginginkan

sertifikasi RSPO di bawah sertifikasi grup harus mematuhi Standar RSPO untuk

Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan terkait.

1.2.2 Manajer Grup dapat menjalankan program untuk mendukung anggota prospektif

dalam mencapai kepatuhan terhadap persyaratan RSPO. Bila program tersebut

tersedia, harus ada mekanisme kuat untuk memastikan baik anggota prospektif

maupun Manajer Grup tidak membuat klaim seakan mereka bersertifikasi RSPO.

Setelah anggota prospektif patuh dengan standar RSPO, anggota tersebut harus

secara formal dimasukkan sebagai anggota grup bersertifikasi. Hingga kepatuhan

RSPO tercapai, produksi TBS dari tempat anggota prospektif tidak akan dihitung

menuju total produksi bersertifikasi grup.

1.2.3 Anggota formal Grup harus menandatangani perjanjian dengan Manajer Grup yang

berkomitmen untuk mencapai kepatuhan dengan standar RSPO untuk produksi

minyak sawit berkelanjutan terkait. Manajer Grup dan setiap anggota harus


menyimpan salinan perjanjian ini.

1.2.4 Semua anggota grup mematuhi dan menunjukkan bukti bahwa persyaratan internal,

sesuai yang ditetapkan pada sistem, program atau kebijakan yang diadopsi Manajer

Grup dipenuhi.

1.2.5 Manajer grup harus mematuhi persyaratan Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup.

1.2.6 Harus tersedia bukti untuk menunjukkan bahwa anggota grup formal, baik secara

individu maupun kolektif, terus berusahan untuk menjaga kepatuhan terhadap

Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelajutan yang terkait.

1.3. Manajer Grup

Manajer Grup dari Grup tersebut harus menunjukkan kapasitasnya untuk mengelola

sertifikasi grup dan penilaian kinerja sesuai Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup.

1.3.1 Manajer Grup harus merupakan entitas atau perorangan legal yang bertindak

sebagai badan hukum.

1.3.2 Apabila Manajer Grup bukan perorangan, harus ada penjelasan struktur umum

Manajer Grup yang menjelaskan posisi dan tanggung jawab semua personil yang

secara jelas diidentifikasi.

1.3.3 Manajer grup dan/atau personilnya harus dapat berkomunikasi dalam bahasa yang

dipahami oleh semua anggota grup (baik dalam bentuk tertulis maupun lisan).

1.3.4 Manajer grup dan/atau personilnya harus dapat menunjukkan pengetahuan akan

persyaratan produksi sawit, Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit

Berkelanjutan, Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup, dan prosedur dan kebijakan grup

internal.

1.3.5 Manajer Grup dan/atau personilnya tidak boleh memiliki konflik kepentingan yang

dapat memengaruhi kapasitasnya untuk memenuhi persyaratan untuk Manajer Grup

dan harus menyediakan bukti untuk ini.

1.3.6 Manajer Grup harus menunjukkan sumber daya yang cukup - manusia, keuangan,

fisik, dan sumber daya relevan lainnya - untuk memungkinkan manajemen teknis dan

administratif yang efektif dan menyeluruh dari Sertifikasi Grup.

1.3.7 Manajer Grup harus memiliki kapasitas untuk mengontrol, memantau dan

mengevaluasi semua anggota mengenai kepatuhan mereka terhadap persyaratan

RSPO, termasuk berkomunikasi dengan mereka dan mengunjungi mereka sesuai

kekerapan yang diharuskan.

1.3.8 Manajer Grup harus memiliki sistem yang terdokumentasi yang menetapkan misi


dan tujuan, kebijakan, dan prosedurnya untuk manajemen operasional dan

pengambilan keputusan untuk menunjukkan kemampuan mengelola grup dengan

cara yang sistematis dan efektif.

1.3.9 Harus ada kebijakan dan prosedur yang jelas untuk komunikasi antara Manajer Grup

dan anggota grup.

1.3.10 Manajer grup harus memastikan semua anggota formal dan prospektif memahami

Standar RSPO yang relevan. Hal ini mungkin termasuk pengembangan rencana

strategis mengenai bagaimana sertifikasi grup dapat dicapai untuk anggota

prospektif, dan identifikasi, definisi dan/atau pengadaan kebutuhan pelatihan

dan/atau strategis komunikasi terkait dengan penerapan Standar RSPO untuk

Produksi Minyak Sawit dan Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup yang terkait. Ini

dapat disediakan secara langsung oleh Manajer Grup, kursus pelatihan yang

dijalankan secara eksternal atau cara lain mengadakan pelatihan atau kepakaran.

1.3.11 Manajer Grup harus memastikan bahwa apabila ada sistem pemasaran grup

dikembangkan dan dikelola untuk grup, hal ini secara mutual adil dan transparan

untuk memungkinkan pengamanan bahan mentah atau perdagangan hasil kolektif

anggota grup, atau mengatur sesuai yang sepadan. Sistem pemasaran grup harus

termasuk; peraturan pembelian dan penjualan dalam grup, peraturan klaim

bersertifkasi RSPO, diseminasi pasar, dan informasi harga serta logistik terkait

(transportasi ke pabrik, dsb).

1.3.12 Manajer Grup harus memastikan bahwa total semua penjualan dan klaim produksi

TBS bersertifikasi RSPO dari anggota grup tidak melebihi total produksi TBS

bersertifikasi keseluruhan grup.

2. Persyaratan Dokumentasi Manajemen Grup

Grup Manajer menilai kepatuhan praktik perkebunan dan mengelola anggota grup untuk

memastikan kepatuhan terhadap Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup dan Standar RSPO

untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan terkait. Manajer Grup harus memiliki sistem

internal terdokumentasi yang berisikan semua elemen yang diperlukan untuk menilai

kinerja anggota grup dan perkebunannya.

2.1. Struktur dan isi Dokumen Manajemen Grup

Manajer Grup harus memiliki struktur, kebijakan, dan prosedur operasional serta informasi

dasar setiap anggota grup terdokumentasi. Sistem memverifikasi apabila operasi dalam

grup mematuhi Standar RSPO untuk Persyaratan Sertifikasi Grup dan Standar RSPO untuk

Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan terkait.


2.1.1 Manajer Grup harus memiliki struktur beroperasi yang mendefinisikan dokumentasi

manajemen grup (sistem kontrol internal), pengambilan keputusan, dan tanggung

jawab dan grup.

2.1.2 Semua catatan grup harus disimpan selama paling tidak 5 tahun.

2.1.3 Manajer Grup harus memiliki persyaratan keanggotaan terdokumentasi untuk

partisipasi setiap anggota dalam grup. Hal ini termasuk:

2.1.3.1 Persyaratan dan prosedur untuk bergabung dengan grup.

2.1.3.2 Persyaratan dan prosedur untuk keluar dari grup.

2.1.3.3 Prosedur untuk memasukkan sistem perbaikan untuk ketidakpatuhan

anggota.

2.1.3.4 Prosedur untuk pengeluaran anggota.

2.1.4 Harus ada pedoman operasi tingkat grup yang mencakup hal-hal berikut:

2.1.4.1 Protokol penilaian internal

2.1.4.2 Kebijakan dan prosedur menerima dan mengeluarkan anggota.

2.1.4.3 Kebijakan dan prosedur untuk menerapkan permintaan tindakan perbaikan

(CAR) kepada anggota grup untuk ketidakpatuhan dengan standar RSPO

terkait.

2.1.4.4 Prosedur untuk mengomunikasikan permintaan tindakan perbaikan (CAR)

2.1.4.5 Penjelasan jelas proses untuk memenuhi permintaan tindakan perbaikan

apa pun (CAR) yang diterbitkan secara internal oleh Manajer Grup atau oleh

badan sertifikasi termasuk jadwal dan implikasi, bila ada, atas CAR tidak

dipatuhi.

2.1.4.6 Kebijakan dan prosedur untuk menangani keluhan, permintaan, permintaan

tindakan perbaikan (CAR), dan penilaian kinerja anggota grup.

2.1.4.7 Kebijakan dan prosedur untuk pemantauan grup, termasuk melakukan dan

memperbarui penilaian risiko grup dan pengawasan tahunan anggota grup.

2.1.5 Manajer Grup harus mengembangkan dan menjaga basis data anggota grup yang

termasuk dalam Skema Grup. Termasuk minimal informasi di bawah bagi setiap

anggota:

2.1.5.1 Salinan aplikasi anggota grup kepada grup dengan informasi terkait untuk

setiap anggota yang diperbarui secara teratur, yaitu: nama produsen,

alamat, rincian kontak, jenis kepemilikan lahan, ukuran area perkebunan,


dsb.

2.1.5.2 Total produksi tahunan dan produksi per unit area (hektar) untuk

tahun-tahun sebelumnya, dari paling tidak satu tahun sebelum bergabung

dengan grup, dan estimasi produksi untuk tahun saat ini.

2.1.5.3 Hasil dari penilaian internal dan eksternal terakhir menunjukkan tingkat

kinerja terhadap Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan

terkait, termasuk tanggal dilakukannya, rencana apa pun untuk peningkatan

yang diterapkan, dan permintaan tindakan perbaikan (CAR) yang diangkat

dan diselesaikan untuk setiap anggota.

2.1.5.4 Tanggal penerimaan keanggotaan grup dan tanggal keluar atau pengeluaran

dari grup apabila relevan.

2.1.5.5 Peta area perkebunan untuk setiap anggota grup. Peta bisa berupa

beberapa peta atau peta kolektif yang melingkupi semua anggota grup.

2.1.6 Rangkuman semua data penggunaan lahan (dalam hektar) harus disimpan dan

diperbarui secara teratur melingkupi keseluruhan grup yang mencakup paling tidak:

2.1.6.1 Total area lahan keseluruhan untuk setiap anggota grup.

2.1.6.2 Total area lahan yang ditanami sawit untuk setiap anggota grup.

2.1.6.3 Total area lahan produksi bersertifikasi RSPO untuk setiap anggota grup.

2.1.6.4 Area produksi tumbuhan lainnya (non-minyak sawit) untuk setiap anggota

jika ada.

2.1.6.5 Total area yang tidak dikembangkan atau disisihkan untuk alasan apa pun

(konservasi, adat, HCV yang teridentifikasi, dsb) untuk setiap anggota grup,

jika ada.

2.1.6.6 Total area dengan infrastruktur untuk setiap anggota grup, jika ada.

2.2. Sistem penilaian internal

2.2.1 Anggota prospektif yang ingin bergabung dengan grup untuk dimasukkan ke dalam

sertifikasi grup hanya diperbolehkan untuk menjadi anggota formal grup setelah

penilaian kepatuhan awal untuk masuk oleh Manajer Grup dilakukan. Penilaian awal

akan menentukan bahwa semua anggota grup yang bergabung secara formal dengan

grup untuk dimasukkan di bawah sertifikasi grup, dapat memenuhi persyaratan

keanggotaan grup dan dapat memenuhi Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit


Berkelanjutan terkait.

2.2.2 Manajer Grup harus menerapkan program penilaian internal rutin dan berkelanjutan

untuk semua anggota grup yang mencakup minimal hal-hal berikut:

2.2.2.1 Penilaian internal harus didokumentasikan dan dokumen-dokumen tersebut

harus dijaga selama 5 tahun.

2.2.2.2 Kunjungan penilaian internal rutin (minimal setiap tahun) untuk mengambil

sampel anggota grup untuk mengonfirmasi kepatuhan berlanjut terhadap

semua persyaratan Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit

Berkelanjutan dan Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup terkait. Semua

anggota harus dipantau paling sekali dalam masa validitas sertifikat grup

(biasanya 5 tahun).

2.2.2.3 Anggota grup harus mengidentifikasi Standar RSPO untuk Produksi Minyak

Sawit Berkelanjutan relevan yang sesuai untuk setiap anggota grup. Kinerja

sesuai standar ini yang dinilai di setiap penilaian internal.

2.2.2.4 Ukuran sampel untuk penilaian internal harus berdasarkan penilaian risiko

anggota grup, di mana risiko yang lebih tinggi membutuhkan ukuran sampel

yang lebih tinggi.

Contoh: Grup berisiko rendah adalah grup yang secara relatif homogen secara geografis

serta sosioekonomis, sedang tidak ada aktivitas penanaman kembali, tidak ada anggota

baru, grup mapan dan tidak ada riwayat ketidaksesuaian. Risiko rendah juga dapat

didefinisikan dengan adanya kemungkinan tinggi bahwa seorang anggota grup akan

menjaga kepatuhan dengan standar terkait.

Grup berisiko tinggi adalah grup yang memiliki perbedaan yang cukup tinggi di grup (misal:

terpisah secara geografis, daerah yang sangat berbeda, tingkat pengalaman budidaya kelapa

sawit yang berbeda, ukuran perkebunan yang sangat beragam, situasi sosioekonomis yang

berbeda di antara anggota, dsb). Risiko tinggi juga dapat didefinisikan dengan

kemungkinan rendah bahwa seorang anggota grup akan menjaga kepatuhan dengan

standar terkait.

2.2.2.5 Ukuran sampel harus ditentukan oleh formula (0.8√y) x (z), di mana z adalah

pengali yang ditentukan oleh penilaian risiko. Risiko rendah = pengali 1,

risiko menengah - pengali 1,2, risiko tinggi = pengali 1,4 (lihat Tabel 1).

2.2.2.6 Grup harus menggunakan sampel minimum untuk dikunjungi setiap tahun


untuk penilaian internal (0.8√y), di mana y adalah jumlah anggota grup, dan

di mana pemilihan anggota grup berdasarkan teknik pemilihan acak.


Tabel 1: Contoh ukuran sampel untuk anggota grup dalam penilaian internal

Contoh ukuran sampel untuk anggota grup yang akan dinilai dalam penilaian internal

Jumlah anggota grup

= y

Minimal

= 0.8√y

Risiko

rendah

= (0.8√y) x

(1)

Risiko

menengah

= (0.8√y) x

(1,2)

Risiko tinggi

= (0.8√y) x (1,4)

6 2 2 3 3

14 3 3 4 5

25 4 4 4 6

39 5 5 6 7

Contoh ukuran sampel untuk anggota grup yang akan dinilai dalam penilaian internal

Jumlah anggota grup

= y

Minimal

= 0.8√y

Risiko

rendah

= (0.8√y) x

(1)

Risiko

menengah

= (0.8√y) x

(1,2)

Risiko tinggi

= (0.8√y) x (1,4)

56 6 6 7 8

75 7 7 8 10

100 8 8 10 11

500 18 18 21 25

1000 26 26 30 35

2500 40 40 48 56

3600 48 48 58 67

2.2.2.7 Manajer Grup harus memastikan bahwa anggota grup berbeda dikunjungi

setiap penilaian internal tahunan dengan yang sebelumnya dipilih untuk

penilaian oleh badan sertifikasi, kecuali ada kondisi yang mengharukan

kunjungan ulang ke anggota yang sama (misal: permintaan tindakan

perbaikan yang sedang diproses (CAR), keluhan yang didapatkan dari

pemangku kepentingan, faktor risiko, dsb).

2.2.2.8 Penilaian internal tambahan harus dijadwalkan ketika masalah potensial


muncul atau ketika Manajer Grup mendapatkan informasi dari pemangku

kepentingan mengenai ketidakpatuhan yang dituduhkan terhadap Standar

RSPO Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan oleh anggota grup.

2.2.3 Ketidakpatuhan yang diidentifikasi oleh Manajer Grup harus diselesaikan secara

internal sesuai sistem terdokumentasi penerapan permintaan tindakan perbaikan

(CAR). Lihat 2.1.4.3.


3. Rantai Perlindungan

Manajer Grup harus memiliki sistem yang tersedia untuk memungkinkan perdagangan

Tandan Buah Segar (TBS) bersertifikasi RSPO yang dihasilkan oleh grup.

3.1 Manajer grup harus mendokumentasi dan menerapkan sistem untuk melacak TBS

yang diproduksi oleh anggota grup, dan dimaksudkan untuk dijual sebagai TBS

bersertifikasi RSPO.

3.2 Harus ada prosedur kolektif untuk penjualan semau TBS bersertifikasi yang berasal

dari perkebunan anggota grup yang disetujui oleh anggota grup dan Manajer Grup

dan dirancang untuk memastikan bahwa TBS non-sertifikasi tidak dijual sebagai TBS

bersertifikasi RSPO. Hal ini harus termasuk dalam sistem pemasaran grup yang

dikembangkan untuk grup, dan mengikuti salah satu model rantai suplai dari Sistem

Sertifikasi Rantai Suplai RSPOii, yaitu Identity Preserved, Segregated, atau Mass

Balance.

3.3 Manajer grup harus memastikan bahwa semua faktur penjualan TBS bersertifikasi

yang berasal dari grup diterbitkan dengan informasi yang disyaratkan persyaratan

model rantai suplai yang diadopsi dalam Lampiran 6 dokumen Sistem Sertifikasi

Rantai Suplai RSPO - November 2009.

3.4 Pentransportasian fisik TBS bersertifikasi RSPO yang berasal dari perkebunan

anggota grup harus dilakukan baik langsung oleh grup (melalui transportasi sendiri),

atau melalui perantara sub-kontraktor. Untuk perantara, persyaratan yang dijelaskan

pada 3.7 juga harus berlaku.

3.5 Semua penjualan TBS dari perkebunaan anggota grup harus didokumentasikan. Hal

ini termasuk:

3.5.1 Hal ini termasuk:

3.5.2 Informasi mengenai transportasi.

3.5.3 Nomor identifikasi grup anggota grup terkait.

3.5.4 Penjelasan produk yang dijual (bersertifikasi RSPO atau tidak), volume

produk, dan tujuan.

3.6 Manajer Grup harus menyimpan salinan semua dokumentasi dan catatan terkait

transaksi produk grup selama 5 tahun.

3.7 Apabila ada perantara dalam rantai suplai dari grup ke pabrik yang ingin dimasukkan

ke dalam kontrol sertifikasi grup dibandingkan mendapatkan sertifikasi rantai

suplai-nya sendiri, perantara harus diidentifikasi oleh Manajer Grup. Manajer Grup

harus memiliki kontrak dengan perantara untuk memenuhi Standar Sertifikasi Grup

RSPO dan setuju untuk dinilai setiap tahun oleh Manajer Grup serta dalam penilaian


sertifikasi. Grup Manajer bertanggung jawab untuk memastikan bahwa perantara

mematuhi ketentuan berikut:

3.7.1 Harus ada kontrak antara perantara dan Manajer Grup.

3.7.2 Perantara harus memiliki catatan pembelian dan penjualan yang lengkap

3.7.3 Perantara harus memiliki sistem rantai suplai RSPO untuk memisahkan

bahan bersertifikasi dan non-sertifikasi melalui pilihan rantai suplai RSPO

mana pun (Identity Preserved, Segregation atau Mass Balance).

i Nussbaum, R. (2002) Group Certification for forests: a practical guide, ProForest, Oxford and Forest

Research Programme, London. P6. ii Catat bahwa hal ini tidak termasuk pemesanan dan klaim.

Documents

Final - disetujui pada Juli 2010 - RSPO - Roundtable on ... id_RSPO... · sistem kontrol internal dan ... entitas Manajer Grup terkadang disebut sebagai Unit Sistem Kontrol Internal