GUIA TEAMMATE

MANUAL TEAMMATE:El presente manual pretende ser una guía sencilla para facilitar el inicio del trabajo con TeamMate. Los manuales propios del programa: Manual de la versión 7.1 en inglés (actualmente instalada, aunque ya está en marcha la instalación de la versión 8 ) y la versión 6 en castellano, junto con esta guía, están disponibles en T:\TEAM MATE\Manuales. Esta guía se irá actualizando periódicamente.

1.- Configuración del explorador de TeamMate:

Al ejecutar TeamMate se abre el explorador de auditoría.El explorador de TeamMate es una pantalla que muestra las auditorías según la localización del directorio del fichero.Cada pestaña del explorador conduce a un directorio, bien al disco duro o la red.

Pestaña Servidor: Nombre de la pestaña: ServidorCarpeta: S:\TEAMMATE\AUDITORIAS EN CURSOPestaña Disco Duro: Esta pestaña se usa para acceder al disco duro de cada uno.Nombre: Disco duro o nombre propio.Carpeta: D:\Datos\TeamMate\Data.Pestaña Local: Esta prevista para contener réplicas. Normalmente estará vacia.Carpeta: D:\Datos\TeamMate\repl.

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Pestaña Proyectos recientes: muestra el número (x) de las auditorias a las que se ha accedido recientemente, donde (x) puede fijarse en Herramientas\Preferencias\Explorador. Esta pestaña es útil para localizar las auditorias en las que se ha trabajado recientemente.Copias de seguridad: muestra las copias de seguridad de TeamMate (archivos.tmb)- la ubicación por defecto de las copias de seguridad es D:\Datos\TeamMate\Backup.

2.- Creación de un Proyecto / Auditoría:

La creación de un nuevo proyecto se puede realizar por dos vías alternativas:1.A partir de una librería básica e importar los programas de TeamStore.2.A partir de una librería modelo dependiendo del tipo de proyecto.

2.1. NUEVO PROYECTO A PARTIR DEL TEAMSTORE:

Desde el Explorador de auditoría clic sobre el icono de NUEVO

1) Se incluye información de la auditoría. Código Proyecto, Grupo de Proyecto y Nombre.Código Proyecto: Nombre corto del proyecto. (No admite acentos)Grupo de Proyecto: SECTOR LOCAL, INSTITUCIONES PARLAMENTARIAS,……Nombre: Descripción larga del proyecto. Debería coincidir con la denominación oficial del trabajo.

2) En el paso 2, se debe seleccionar una librería para utilizar como plantilla inicial de la auditoría. Podemos seleccionar la librería base de la Cámara de Comptos, que incluye las tres carpetas principales en el fichero de auditoría, y aspectos como políticas, terminología y marcas globales.

3) Finalmente, paso 3 de 3, nos solicita la identificación de la persona que va a inicializar la auditoría: Apellido, nombre, iniciales y clave. Pinchamos sobre “Finalizar” y entramos en el nuevo proyecto.

(Se ha seleccionado una librería base que contiene las tres carpetas principales y a partir de las mismas, crearemos la estructura de nuestra nueva auditoría.)

De esta manera queda creada una auditoría modelo con tres carpetas principales en el fichero de auditoría:Carpeta PA: Contendrá los documentos de planificación.Carpeta AS: Contendrá tanto las incidencias creadas como los informes generados.Carpeta CG: Esta carpeta está vacia y contendrá los programas de trabajo que decidamos importar del TeamStore o bien que creemos de forma manual.

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Importamos los programas de trabajo estándar y procedimientos de TeamStore ( más información punto 8):Para ello importamos desde TeamStore el armario , area o procedimiento que nos interese:

1) Seleccionar Herramientas\ Compartir TeamStore\ Obtener Programa.2) Navegar al directorio que contiene el TeamStore:

T:\TEAM MATE\STORES\Team Store Cámara de Comptos.3) Doble clic sobre el armario “Modelo ….” y seleccionamos todos los elementos que queremos

importar.4) Seleccionar y Cerrar.

2.2.- NUEVO PROYECTO A PARTIR DE UNA LIBRERÍA:

Una librería podríamos definirla como una plantilla con la cual se crea un nuevo proyecto.

Una librería para un determinado tipo de proyecto (auditoría de un ayuntamiento, revisión de un expediente ….) puede contener los programas estándar de trabajo, terminología, políticas, estructura de la auditoría etc. De manera que la fase de planificación de una nueva auditoría que se abre a partir de dicha librería puede simplificarse mucho, además de garantizar una homogeneización entre todas las auditorias del mismo tipo.

La carpeta CG “Áreas de auditoría” contiene todos los programas de trabajo incluidos en la librería que hemos seleccionado.

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Cualquier proyecto, independientemente de la etapa en que se encuentre, puede guardarse como un librería a partir de la cual crear proyectos futuros:

1) Administración\Guardar como librería.2) Destino: T:\TEAMMATE\LIBRERIAS

Todo nuevo proyecto se inicia a partir de una librería, bien una librería de plantilla inicial, (librería base Cámara de Comptos), o bien proyectos ya abiertos que queremos que sirvan de base para auditorias futuras.

Una librería no se puede abrir, y por tanto conocer su contenido, hasta que no se abre un nuevo proyecto a partir de la misma.

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3. Descripción de las librerías que están creadas actualmente:

Actualmente están creadas las siguientes librerías, en T\TEAMMATE\LIBRERIAS:

1. Librería base Cámara de Comptos.tml: Contiene únicamente las tres carpetas principales del fichero de auditoría, además de las políticas, terminología y marcas globales definidas como comunes a todos los proyectos.

2. Ayuntamientos.tml : modelo auditoría ayuntamientosIncluye la librería base antes indicada, más los programas de trabajo y procedimientos definidos en los manuales de entidades locales. (No tiene papeles de trabajo).

3. Contratación.tml: modelo revisión expediente contrataciónIncluye la librería base más las areas en que se divide la revisión de un expediente: apertura, adjudicación, publicidad,etc. No contiene las guias de contratación, por lo que sirve para cualquier contrato. (No tiene papeles de trabajo ni marcas globales).

4. Contratación obras.tml: modelo revisión expediente contrato obrasIncluye la librería base más las diferentes fases de revisión de un expediente para el proyecto, obra principal, tres obras complementarias, dirección de obra y expropiaciones. ( No tiene papeles de trabajo ni marcas globales).

5. Instituciones parlamentarias.tml: modelo auditoría instituciones de pequeña dimensión.Incluye la librería base más los programas de trabajo y procedimientos definidos como comunes a estas instituciones.

4.- Fase de planificación:

El proyecto o auditoría se divide en 5 fases, que habrá que ir cerrando, de las cuales la primera es la de planificación.El cierre de la fase de planificación tiene los siguientes efectos:

No se podrán eliminar marcas globales, miembros del equipo (aunque sí se podrán insertar nuevos).

Se posibilita la firma de papeles y procedimientos, y se inicia el registro de edición (identificación de las personas que acceden a cada procedimiento y papel.)

4.1.- Configuración del equipo de auditoría:Menú Archivo\Administración\Equipo o a través del icono “Admin”\Equipo.

Las funciones asignadas a los miembros del equipo se pueden cambiar durante la auditoría y pueden ser las siguientes:Administrador: Es preparador y revisor a la vez, y además puede finalizar la auditoría y anular las contraseñas.

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Preparador/RevisorRevisor: Puede firmar la revisión de los papeles de trabajo y procedimientos, crear y borrar notas.Preparador: Puede crear los papeles de trabajo, notas y firmar en “Preparado por”. Sólo lectura.

Para añadir un nuevo miembro del equipo, pinchar en “Añadir” e introducir apellido,nombre, iniciales y función del miembro del equipo. Completados estos datos se hace clic en “guardar”. Las claves de cada uno de los miembros del equipo se introducen cuando cada uno accede por primera vez.

4.2- Asignación de las áreas de trabajo y procedimientos a los miembros del equipo:

Asignar áreas o subareas.Apretando el botón derecho sobre cada una de las carpetas que contiene las áreas y subareas de auditoría. Renombrar/Asignar.Asignar procedimientos:Un procedimiento: Dentro de cada PS, para cada uno de los procedimientos, desplegar el menú de “Asignación”.Conjunto de procedimientos de un PS: Seleccionar todos los procedimientos y con el botón derecho: Procedimientos tareas.

4.3-Definición de los Tick-Marks globales:Las marcas globales que se aplicarán a toda la auditoría se definen en la etapa de planificación, aunque posteriormente se podrán añadir marcas globales o específicas para cada papel de trabajo.Icono “Admin” / Marcas Globales. Se pueden añadir tantos como símbolos se presentan, y estos símbolos no son modificables.Las marcas globales pueden ver predefinidas como parte de la librería, lo que ahorra tiempo de planificación y asegura un uso global y consistente en todas las auditorias.

4.4-Revisión de la configuración general del proyecto:A través del icono “Propiedades” se pueden efectuar ajustes sobre la configuración del proyecto.Esta configuración general puede venir dada por la librería utilizada en la apertura del proyecto y utilizar un modelo general para todos los proyectos.En dicho icono aparece un cuadro de diálogo con varias pestañas:

Terminología:Configura la terminología de las pestañas dentro de las pantallas de incidencias, procedimientos y notas de seguimiento.

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Políticas:Es la manera de bloquear la posibilidad de efectuar determinados cambios en el programa, o de requerir acciones antes de cerrar el proyecto o papel de trabajo.

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4.5- Añadir nuevas áreas de auditoría, programas o procedimientos:La carpeta CG contiene todas las áreas de auditoría, cada una de las cuales contiene los programas de auditoría y los papeles de trabajo.Estas áreas y programas pueden venir dados por la librería utilizada, importarse desde TeamStore o bien modificarlos de una forma manual.Cada área o carpeta puede dividirse en subcarpetas. Cada carpeta o subcarpeta contendrá siempre un programa de auditoría y cualquier papel de trabajo añadido.

Áreas:Situándonos al nivel que queramos crear la carpeta (por ejemplo CG), clic sobre el botón dcho “Nueva carpeta” :En el ejemplo abajo indicado, creará una nueva carpeta o área con la letra I . Cada área de auditoría nueva tendrá una subcarpeta que contendrá un Programa de Auditoría *.PS en blanco. En el cuadro de diálogo que se abre nos pedirá el nombre para la carpeta “Grupo de componente” y subcarpeta “Primer componente”, que por defecto le asigna el mismo nombre que al “Grupo de Componente”Si por el contrario nos posicionamos en un área (por ejemplo A), creará una subcarpeta (A2)

Las referencias que TeamMate asigna a las distintas carpetas son inmodificables y, por tanto, el orden en que las creemos puede ser importante.

De un área se pueden crear tantas subcarpetas como queramos.

Procedimientos:Para añadir procedimientos de forma manual:Dentro del programa .PS “añadir fila”, introducimos el título del procedimiento. Una vez creado, se describirán los puntos de revisión, detalles y objetivo.Para añadir procedimientos del TeamStore:Posicionados sobre el área o subarea, clic botón dcho y obtener programa de TeamStore, seleccionar armario y buscar los procedimientos que queremos insertar.

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Para copiar procedimientos a otra carpeta:Resaltar el procedimiento a copiar, clic botón dcho, “copiar”, entrar en el programa destino y “pegar”.

4.6-Cierre de la etapa de planificación:Para cerrar la etapa de planificación deberemos pinchar en “Admin” \ “Etapas”, pinchando en “Trabajo de campo\Inicializar” estaremos en condiciones de empezar la auditoría.

5.- Organización del trabajo:TeamMate es una herramienta informática que nos permite organizar el trabajo realizado en el transcurso de la auditoría, y acceder a la información almacenada de forma rápida a través de las ventanas de resumen: Incidencias, procedimientos, notas de seguimiento, etc.

5.1. El navegador:Situados en el navegador , se observa en la parte izquierda 3 carpetas.Planificación y Administración. (Carpeta PA): Contendrá los documentos de planificación.Resumen Auditoría.( Carpeta AS): Contendrá tanto los resultados de auditoría como los informes generados. En la subcarpeta “Incidencias Detectadas” se añadirán automáticamente las incidencias que creemos a lo largo del trabajo. En la subcarpeta “ Informes” se añadirán los informes generados.En esta carpeta, hemos añadido una tercera carpeta “Relación de informes Cámara de Comptos”.Áreas Auditoría (Carpeta CG): Esta carpeta contiene los programas de trabajo estándar. Se añadirán los documentos Word ó Excel, principalmente, que documenten el trabajo realizado.

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5.2. Programa de trabajo:Todos los programas terminan en .PS (ejemplo C.1.PS). Toda carpeta dentro de “Áreas o procedimientos” del navegador contiene automáticamente un programa de trabajo. Tanto los programas como los procedimientos se importan desde TeamStore, donde previamente se han introducido los programas correspondientes a sector local ayuntamientos, o a cuentas generales.Un programa de trabajo está dividido en tres ventanas:Ventana Izda: Incluye la lista de los procedimientosVentana Dcha Superior: Se describe la prueba a realizar, detalles y objetivos seguidos con la misma.Venta Dcha Inferior: Incluye Trabajo Realizado y Conclusión. Contiene información de todos los papeles de trabajo que hemos adjuntado a ese programa.

Pestaña trabajo realizado:Cada procedimiento contiene una ventana de “trabajo realizado”, diseñada para ser el método básico para documentar el trabajo. La ventana no tiene limite en cuanto a la cantidad de texto a almacenar (haciendo doble clic sobre el nombre de la pestaña proporcionará un área más grande). HIPERTEXTO : Desde el campo de trabajo realizado se puede hacer referencia a cualquier papel de trabajo o procedimiento incluido en el TeamMate, simplemente tecleando la referencia como texto (ejemplo C.1.1.). Pinchando dos veces sobre dicha referencia nos llevará a ese papel de trabajo o procedimiento.

Formato texto de la ventana: Clic botón derecho y se abre un cuadro de diálogo que nos permite dar formato (tipo letra, tamaño, forma, color, subrayar, etc.), copiar, cortar, borrar y pegar.

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Cuadro Refs:Aparecen las referencias de los papeles de trabajo relacionados con el procedimiento resaltado.Posicionados en la ventana de Refs, clic botón dcho, nos permite borrar o añadir hiperenlaces a ese procedimiento. Si lo que queremos es borrar un papel de trabajo, tendremos que hacerlo desde el navegador, esta ventana sólo gestiona hiperenlaces a los procedimientos.

Símbolos que indican en que fase se encuentra cada procedimiento o papel de trabajo:▼En fase de preparación.● Firmado como realizado.■ Firmado como revisado.

5.3. Papeles de trabajo:También se pueden añadir papeles de trabajo para documentar el trabajo (Word, Excel, PDF, PowerPoint etc.). Se pueden crear hojas de trabajo nuevas, insertar papeles de trabajo existentes fuera de TeamMate o importar plantillas existentes en TeamStore.

Añadir papel de trabajo:Una vez nos situamos sobre el procedimiento que queremos documentar, hacemos aparecer la barra de herramientas flotante, clic sobre el icono “Añadir PT”.

A la hora de diseñar las hojas de Excel es necesario tener en cuenta que por regla general no se van a imprimir, sino que lo normal será verlas en pantalla. Por tanto, deberemos procurar que las hojas de cálculo no se extiendan y ocupen más de una pantalla.

TeamMate asignará automáticamente un número y una letra que hace referencia al programa y se relacionará al procedimiento que tengamos resaltado. Se le podrá dar un Título o asignar a una persona del equipo.

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“Importar desde Archivo”:Se puede insertar cualquier tipo de archivo, esta pestaña nos posibilita navegar por nuestro ordenador hasta localizar el archivo correspondiente, que puede estar en cualquier formato.A través de esta opción podremos incorporar legislación o incluso páginas Web, siempre y cuando previamente la hayamos almacenado en nuestro PC o en nuestro entorno de red:Ejemplo: Insertamos como papel de trabajo una resolución publicada en el Boletín Oficial. Una vez posicionados en la resolución , “Guardar como” Tipo: “Página Web, sólo HTML (*htm,*html)”. Guardada la resolución, bien en red o en el disco duro, la importamos desde TeamMate.

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Añadir referencia a un procedimiento de un papel de trabajo ya incluido en el TeamMate:Situando el ratón sobre la ventana de Refs. , clic sobre el botón derecho, “Crear Hiperenlaces”/ “Vinculo a Ref”. TeamMate te permite navegar por las distintas áreas, procedimientos o incidencias para poder seleccionar el documento que queremos insertar.

5.4. Firmas y registros de acceso:Existen dos tipos diferentes de firma en TeamMate:

La firma en papeles de trabajo e incidencias La firma en procedimientos de forma individual.

Para firmar papeles de trabajo e incidencias, hacer clic en el icono “Firmado” en la barra flotante de herramientas y después hacer clic en “Preparado por”. TeamMate inserta automáticamente sus iniciales y la fecha.

Para firmar procedimientos, una vez resaltado el mismo, hacer clic en el icono ovalado de la parte inferior del programa.

Cada procedimiento, papel de trabajo o incidencia puede ser firmado como realizado y como revisado. Además, a partir del cierre de la planificación, se crea un registro de las personas que acceden a los documentos y modifican algo.

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6.- Realización del trabajo:

6.1. HiperenlacesPara cruzar referencias de unos papeles de trabajo a otros pueden realizarse:

De una dirección ( del archivo A al B) De dos direcciones, esto es, de ida y vuelta (de A a B y de B a A).

En la barra flotante de TeamMate tenemos el icono de Hiperenlaces.

Vínculo de una dirección:Existen dos formas de crear el enlace:

1. Posicionado en el lugar donde queremos que aparezca el Hiperenlace, en la barra flotante seleccionamos el icono de Hiperenlace

Elegimos la pestaña “Vínculo a Ref.” y aparece un árbol con todas las áreas y los archivos que cuelgan de cada una. Pinchando en el archivo correspondiente y luego en “Insertar” se crea el Hiperenlace. El lugar al que nos desplazaremos picando en el enlace es, si el archivo destino es Excel, la última celda en que hayamos estado; si es Word, al inicio del documento.

2. Cuando queremos dirigirnos a un lugar concreto del archivo destino.Nos situamos en el lugar/posición de destino del enlace, y activamos el icono de Hiperenlace.En la parte superior derecha “copiar destino”Nos posicionamos en el archivo y lugar donde queremos insertar el enlace.Activamos el icono de Hiperenlace y elegimos “pegar vínculo”, “insertar”.

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Vínculo de dos direcciones:Se realizaría de la misma forma que el procedimiento 2) anterior, sólo que es necesario activar la casilla “crear un vínculo de dos vías” antes de pinchar en “insertar”.

6.2. Incidencias:Para introducir una incidencia (M/L) en un papel de trabajo o procedimiento es necesario activar la barra flotante y pinchar en el icono de “Incidencias”.Se abre el primer cuadro de dialogo que nos pedirá el nombre de la misma. “Aceptar”En la siguiente pantalla distinguimos dos grandes áreas, una para introducir una descripción de la incidencia y otra para efectuar la recomendación correspondiente.

La incidencia quedará insertada en el procedimiento o papel desde el cual hemos abierto la barra, en el ejemplo (M.1.PS)

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Estas incidencias se almacenan automáticamente en AS.1. Es desde esta posición donde se nos permite cambiar el nombre, firmar como preparado o revisado, o incluso borrarla. Una vez que se elimina una incidencia, no se renumeran las demás, su eliminación deja su número sin uso.

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6.3. Notas de seguimiento:Al igual que las incidencias, las notas se pueden introducir a un papel de trabajo o procedimiento, y como en el caso anterior, se activa la barra flotante y se selecciona el icono “Notas”.Pinchamos sobre el icono “Nuevo” y se abre un cuadro de diálogo donde introduciremos a quien va dirigida la nota , el contenido de la misma y la firmaremos como preparada.Cuando guardamos y cerramos la nota se crea un hiperenlace al procedimiento u hoja de trabajo desde donde la hayamos creado.Para borrar las notas es necesario que tengan dos firmas, preparador y revisor. Un preparador/revisor podrá firmar ambas.

7.- Revisión del trabajo:A través de las ventanas de resumen se puede acceder de forma rápida a la información deseada.

Navegador/Incidencias/Procedimientos/Notas de seguimiento/Estado elementos/Estado procedimientos

A través de procedimientos, podremos saber cuantos procedimientos tenemos asignados, cuantos están preparados o pendientes de preparar.A través de incidencias ( agrupadas por preparador, o por carpeta, etc.) podremos ver la descripción y recomendación de cada una . Para editarlas podemos acceder a ellas con doble clic.Para borrarlas, será necesario acceder desde el navegador a la carpeta AS.

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8.- TEAMSTORE

El TeamStore es una base de conocimiento de la auditoría, es un fichero independiente que se ubica fuera de TeamMate. TeamMate puede importar (obtener) y exportar (enviar) a/y desde TeamStore. Por ejemplo se pueden importar programas de auditoría estándar del TeamStore.

Los elementos que se pueden obtener desde TeamStore son: Programas de auditoría (.PS) y procedimientos estándar. En cualquier momento de la

auditoría, se pueden añadir programas de auditoría completos o procedimientos seleccionados a un programa de auditoría existente , simplemente importando desde TeamStore.

Incidencias. TeamStore admite la posibilidad de almacenar incidencias que se repiten frecuentemente- incluyendo recomendaciones.

Miembros del equipo de auditoría. TeamStore puede contener una relación completa de todo el personal de auditoría. Durante la fase de planificación se puede hacer una importación de la lista hacia su auditoría.

Papeles de trabajo. Plantillas

Una vez abierta la aplicación de TeamStore, “Abrir”, navegamos hasta T:/TEAMMATE/STORES donde se encuentra la base de datos de TeamStore.

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La base de datos se divide en armarios, cada uno de ellos engloba los programas de trabajo dependiendo de cual sea el objeto de fiscalización: Entidades Locales, Cuentas Generales, Contratación (para la revisión de expedientes concretos)

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Introducir datos al TeamStoreSe pueden crear cuantos armarios queramos y la división por carpetas, subcarpetas y procedimientos se puede realizar como consideremos oportuno. Al rellenar las pestañas de “puntos de revisión “, “detalles” y “objetivos” no es necesario teclear todo el texto, admite cortar y pegar del documento plantilla de Word donde tenemos archivados los programas de trabajo.

Importar desde TeamMateHerramientas\Compartir TeamStore\obtener programas, seleccionamos áreas de auditoría o procedimientos y “Seleccionar y cerrar”

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Enviar información a TeamStore desde TeamMate:

Desde TeamMate se pueden enviar programas de trabajo e incidencias existentes a cualquier TeamStore existente o se puede crear un TeamStore nuevo durante el proceso. La información enviada, en cualquier etapa en que se encuentre el proyecto, servirá para poder utilizarla en futuras auditorias.

8.1. Modificaciones de la estructura importada de TeamStore (programas de trabajo estándar para Ayuntamientos) para el Ayuntamiento de Pamplona:

Como trabajo previo a la apertura de la auditoría del Ayuntamiento de Pamplona 2004, almacenamos todos los programas de trabajo estándar para Ayuntamientos, hasta entonces soportados en papel, en el TeamStore. Al importar todos estos programas y procedimientos y comenzar a estructurar nuestro trabajo, vimos que debíamos introducir alguna variación.

Se ha añadido una nueva área: Área Preliminar.En esta carpeta se incluye la documentación a recopilar: estado ejecución del presupuesto, balances, cuenta general etc.Y el análisis de dicha documentación: revisión analítica de balance, de la liquidación de presupuesto etc.

Se ha añadido un procedimiento para cada una de las áreas, en la carpeta “general”, para el seguimiento de recomendaciones de años anteriores.

Se ha subdividido la carpeta gastos de funcionamiento e inversiones en dos áreas distintas.

Se ha añadido en el título de cada procedimiento, la carpeta del área a la que pertenece, de manera que desde el “estado de procedimientos” podamos saber a que área corresponde.

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9.- Finalización del Proyecto

Una vez terminados todos los trabajos relacionados con un proyecto de Auditoría procede “finalizarlo” en TeamMate.

Una vez “Terminado” un proyecto de Auditoría solamente podremos acceder a él en modo lectura, es decir, para examinar su contenido, pero no podremos modificar nada.

Por tanto, para prever la necesidad de modificaciones posteriores a la “finalización” es importante tener una copia de seguridad justamente antes de la “finalización”, que nos permita borrar el proyecto “Terminado”, restaurar la copia de seguridad justamente previa a la finalización, introducir las modificaciones pertinentes y volver a “finalizar” el proyecto (con una nueva copia de seguridad que sustituiría a la anterior). La obtención de ésta copia de seguridad forma parte del proceso de “finalización”.

Para finalizar un proyecto hay que ser “Revisor” o “Administrador”. Es decir, un “Preparador” no podrá “finalizar” un proyecto.

A un proyecto “Terminado” únicamente podrán acceder a él los usuarios actualmente autorizados. Por ello se ha adoptado la solución de añadir a todos los proyectos antes de “finalizarlos” un usuario “CAMARA COMPTOS” con rol de “Sólo Lectura”, de manera que todos los usuarios conocedores de la contraseña podrán acceder a consultar el proyecto una vez “Terminado”.

El procedimiento para “finalizar” un proyecto es el siguiente:

1.- Añadir al Equipo de Trabajo un usuario denominado CAMARA COMPTOS con rol de “Sólo Lectura”. Las instrucciones para añadir un nuevo miembro del Equipo de Auditoría figuran en el apartado “4.1 Configuración del equipo de auditoría” de la presente Guía (pág. 5).

2.- Elegir la opción Archivo | Administración | Etapas… para acceder a la ventana de “Cambiar Estado”.

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3.- Pulsar el 5º botón “Completar / Finalizar”. Se lanzará el asistente para finalizar, que consta de seis pasos.

4.- El primer paso es solamente informativo y resume las acciones que se van a realizar. Pulsaremos el botón “Siguiente”.

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5.- El segundo paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los elementos. Para ello hay que pulsar el botón “Inicio escaneo”. Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a “Cancelar” el proceso de “finalización” hasta que tengamos todo firmado. Cuando esto sea así podremos pulsar el botón “Siguiente”.

6.- El tercer paso va a verificar que se han firmado debidamente todos los procedimientos. Para ello hay que pulsar el botón “Inicio escaneo”. Si queda algo pendiente de firmar se nos obliga a “Cancelar” el proceso de “finalización” hasta que tengamos todo firmado. Cuando esto sea así podremos pulsar el botón “Siguiente”.

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7.- El cuarto paso va a verificar que no quedan Notas de Seguimiento sin contestar. Para ello hay que pulsar el botón “Inicio escaneo”. Si queda algo sin contestar se nos obliga a “Cancelar” el proceso de “finalización” hasta que tengamos todo contestado. Cuando esto sea así podremos pulsar el botón “Siguiente”.

8.- ¡MUY IMPORTANTE: NO PULSAR EL BOTÓN “SIGUIENTE” DE ESTA VENTANA HASTA QUE NO SE HAYA COMPLETADO LA COPIA DE SEGURIDAD!

El quinto paso es crítico, pues es ahora cuando vamos a realizar la última copia de seguridad. Dada su importancia se ha creado una carpeta para albergar estas copias de seguridad: S:\TEAMMATE\COPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS. Por tanto pulsaremos el botón “Navegar” para seleccionar dicha carpeta que quedará en el primer campo de la ventana y podremos pulsar el botón “Inicio Copia de seguridad” que aparece en el segundo campo de la ventana. Una vez terminada la copia pulsar el botón “Siguiente”.

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S:\TEAMMATE\COPIAS SEGURIDAD DEFINITIVAS

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9.- El sexto paso va a ser propiamente el proceso de finalización, de manera que todavía estamos a tiempo de pulsar el botón “Cancelar” para abandonar el procedimiento sin haber realizado la “finalización” del proyecto.

Si estamos seguros de que queremos “finalizar” el proyecto quedan 2 últimas decisiones.

La primera decisión es sobre el Histórico de Firmas y Ediciones (modificaciones) y figura en la parte izquierda de la ventana. Podemos elegir entre mantener solamente las firmas o mantener tanto las firmas como las ediciones.Además, en el primer caso de dejar solamente las firmas, podemos indicar dos opciones más:

o retener solamente el último preparador y el último revisor firmante o todos los habidos (puesto que se ha podido firmar varias veces)

o y limpiar las fechas de firma, dejando solamente el usuario firmante.

La segunda decisión es sobre las Notas de Seguimiento y figura en la parte derecha de la ventana. Podemos elegir entre Borrar o Mantener las Notas de Seguimiento incluidas en el proyecto.Una vez elegidas todas las opciones mencionadas pulsaremos el botón

“Inicio Finalización proceso”.Una vez completado este proceso de Finalización pulsaremos el botón

“Cerrar” del Asistente y de la ventana “Cambiar Estado” y ya tenemos el proyecto “Terminado”.

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